visualizar conceptualizar definir apendices

8/8/2019 Visualizar Conceptualizar Definir Apendices

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Visualizacin

1 de 10Aprobado por: Comit de Operac. de PDVSA Actual: Abril 99 Rev. 1

Establecer los

objetivos y propsitosdel proyecto

Verificar alineacin

del proyecto conestrategias corp.

Desarrollo preliminar

del proyecto

Elaborar estimadode costos Clase V

Preparar plan deejecucin Clase V

Evaluar factibilidaddel proyecto

Elaborar alcancedel proyecto

. Planificacin corporativa

. Base de recursos

. Plan de negocios

. Infraestructura / plantasrequeridas

OPERAROPERARIMPLANTARIMPLANTARDEFINIRDEFINIRCONCEPTUALIZARCONCEPTUALIZAR

VISUALIZARVISUALIZAR

Visualizacin

Fase Visualizar

En esta primera fase se originan los proyectos de inversin. Las ideas que originan losproyectos pueden provenir, en cualquier momento, de cualquier parte de la Corporacin,pero son generalmente el producto de los anlisis del ambiente externo e interno a ella, odel anlisis F.O.D.A (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas) que se realizacomo parte de los ciclos de planificacin. Estos anlisis se efectan en equipo con laparticipacin de todas las organizaciones de la Corporacin y bajo la responsabilidadintegradora de las unidades de Planificacin Corporativa.

Como producto de estos ciclos se producen diferentes documentos que se describen acontinuacin.

Descripcin de trminos

Base de recursos(20 aos)

Este es el nombre dado al primer documento que elabora cada filial dentro del procesode planificacin de la Industria.

Este documento cuantifica y jerarquiza todas las oportunidades de negocios sinlimitaciones de recursos fsicos ni financieros. Slo est limitada por la tecnologadisponible.

Es consolidada por la funcin planificacin de cada filial y actualizada anualmente.

Se integra y valida con soporte del dueo y los grupos de ingeniera y proyectos.


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2 de 10Aprobado por: Comit de Operac. de PDVSA Actual: Abril 99Rev. 1

Plan de negocios (10 aos)

Este es el nombre dado al documento que elabora cada filial tomando en consideracinuna cantidad limitada de recursos, jerarquizados y aprobados por PDVSA.

Maximiza el valor creado para la nacin, asegurando la solvencia financiera de laempresa en el corto y largo plazo.

Es un plan de inversiones con recursos limitados.

Se elabora en base a las guas PDVSA. Una vez elaborados, los planes de negocios delas filiales son optimizados / jerarquizados y aprobados por PDVSA de acuerdo a losrecursos disponibles.

La fase visualizar, al inicio del desarrollo de un proyecto, debe satisfacer tres objetivosprincipales antes de pasar a la fase de conceptualizar:

1. Establecer los objetivos y propsitos del proyecto

Tal como se mencion, la base de recursostransformada luego a un plan de negocios,debe enumerar claramente los propsitos requeridos de los proyectos del plan corporativo,tales como:

Productos y volmenes de produccin

Calidad de los productos

Alimentacin requerida (volumen y calidad)

Tiempo de desarrollo estimado y qu tan sensible es para la ventana de oportunidad del

negocio Las premisas consideradas para establecer estos objetivos y propsitos

Requerimiento de pruebas / investigacin adicional para verificar estos objetivos ypropsitos

El margen de incertidumbre o la banda de variacin de estos objetivos para el anlisis desensibilidades

Dependencia y relacin con otros proyectos del plan.

2. Verificar la alineacin de los objetivos del proyecto con las estrategiascorporativas

Se debe poner especial atencin en verificar que el proyecto en cuestin est enmarcadodentro de las estrategias y lineamientos del plan de negocios. Esta tarea le corresponde alas organizaciones de Planificacin de la Corporacin, las cuales verificarn que elproyecto aade valor y forma parte integral del plan corporativo.

Una vez establecidos los objetivos y propsitos, y verificada su alineacin con lasestrategias corporativas, se procede al desarrollo preliminar del proyecto que se detalla acontinuacin.


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3. Desarrollo preliminar del proyecto

Aqu se elabora una ficha del proyecto con base en un alcance preliminar, con el objeto deverificar si la idea tiene los mritos suficientes para proseguir analizndola ydesarrollndola.

Las actividades para lograr este objetivo son:

1. Elaborar el alcance del proyecto

2. Elaborar el estimado de costos Clase V

3. Preparar el plan de ejecucin Clase V

4. Evaluar la factibilidad tcnica y econmica de proseguir con el proyecto.


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Establecer losobjetivos y propsitos

del proyecto

Verificar alineacindel proyecto conestrategias corp.

Desarrollo preliminardel proyecto




Elaborar alcance

del proyecto. Una idea inicial. No necesariamente la

mejor opcin

. Soporta slo un anlisis enla evaluacin de factibilidadtcnicoeconmica.



Elaborar el alcance del proyecto

Introduccin

Luego de que los objetivos y propsitos del proyecto han sido establecidos, y los grupos deplanificacin han constatado que cumplen con las estrategias y lineamientos del plan denegocios, se debe elaborar un alcance preliminar, a fin de utilizarlo de base para estimar sucosto y tiempo de ejecucin. Estos estimados se utilizarn en el anlisis para confirmar lafactibilidad econmica del proyecto y la conveniencia de proseguir con su desarrollo.

Elaboracin del alcance

La elaboracin de este alcance preliminar debe ser un trabajo de equipo, a fin de contar conla experiencia e informacin tanto del dueo como de la organizacin de ingeniera yproyectos. Las organizaciones dueas del proyecto, tales como operaciones, apoyotecnolgico, planificacin funcional, etc., cuentan con informacin y criterios de peso, a finde lograr que el alcance planteado sea lo ms parecido a la instalacin que finalmentesera construida. Con esto, las bases para el estudio de factibilidad tendrn un mejorfundamento.

Es muy importante elaborar este alcance preliminar para cumplir fielmente con losobjetivos y propsitos del dueo. Se debe evitar introducir elementos adicionales que losdistorsionen, como por ejemplo, disear para una capacidad superior a la realmenterequerida o plantear instalaciones asociadas no indispensables.


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del proyecto



Elaborar alcance

del proyectoElaborar estimadode costos Clase V



. Orden de magnitud

. Factibilidad

. Baja precisin



Elaborar estimado de costos Clase V

Definicin

Es un estimado con una precisin del tipo orden de magnitud, el cual se utiliza en laplanificacin a mediano plazo para establecer si los proyectos renen los mritossuficientes para proseguir su desarrollo.

El mismo deber incluir un estimado de costos de mayor precisin (Clase II) de los fondosrequeridos para el desarrollo de la fase Conceptualizar y de los trabajos de laboratorionecesarios para mejorar la definicin del proyecto. Estos fondos debern ser solicitados yaprobados antes de proseguir con dicha fase.

Informacin requerida

Este estimado debe basarse en una definicin global, agrosso modo, del proyecto y desus principales unidades de proceso, en la que la informacin disponible se limiteesencialmente a:

Tamaos o capacidades propuestas

Ubicacin geogrfica

Especificacin preliminar de insumos y productos

Fechas tentativas de inicio y finalizacin del proyecto

Mtodo de estimacin

Se basa en datos histricos de costos que provienen de proyectos similares ejecutados ocurvas de costos de unidades de proceso similares (extrapolacin estadstica),


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correlacionadas por su capacidad y corregidas por ndices de precios, factores deubicacin geogrfica, etc.

En lneas generales, deber emplearse la metodologa que haya sido seleccionada comoestndar para la IPPCN, por el comit de estimacin de costo, nombrado en su oportunidadpara este fin, por la Coordinacin de Recursos Tcnicos de PDVSA.

Precisin y confiabilidad

Es un estimado del tipo orden de magnitudy no tiene una confiabilidad definida sino queesta depende de la calidad de la informacin disponible de proyectos similares yacompletados o que estn en desarrollo y de la pericia con que se evalen, se ajusten porfactores o se escalen, los datos de costo.

Para mayor informacin, refirase al apndice MAnexo M.4 para obtener laclasificacin (PDVSA) de estimados de costos.


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del proyecto

Verificar alineacindel proyecto con

estrategias corp.

Desarrollo preliminar

del proyecto

Elaborar alcance

del proyectoElaborar estimadode costos Clase V



.Plan estratgico delproyecto.

. Premisas del plan

. Holguras



Preparar plan de ejecucin Clase V

Se debe preparar un plan preliminar para la ejecucin del proyecto mediante el uso dedatos histricos sobre tiempos de ejecucin de proyectos similares. Este plan debe incluir:

Premisas consideradas para la programacin de la ejecucin, tales como:

Requerimientos de perforacin/evaluacin de pozos de prueba.Periodos de negociacin con licenciatarios de procesos.Estudios e investigaciones especializadas y especficas por desarrollar.

Cronograma para el desarrollo de los hitos principales de la ejecucin del proyectoDefinicin completa.Estudios.Aprobacin.Licitacin y contratacin.Ingeniera, procura y construccin.

Las holguras permisibles despus de la cual se comienza a:Afectar la rentabilidad del proyecto.Incumplir compromisos de mercado ministeriales (oficiales).

Los potenciales riesgos de incumplimiento con el cronograma planteado.

Este plan Clase V servir de base en las fases posteriores a fin de ir precisando los tiemposy desagregando las actividades requeridas en el plan detallado de ejecucin.


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Visualizacin



del proyecto



Elaborar alcance

del proyecto


Preparar plan de

ejecucin Clase V


. Riesgos potenciales. Sensibilidades



Evaluar factibilidad del proyecto

Una vez que se tiene estimada la inversin / gastos y el plan para la ejecucin del proyecto,se procede con estos datos a establecer la rentabilidad del mismo. Luego se establece su

jerarquizacin dentro de la cartera de proyectos que conforman la base de recursos.

La evaluacin econmica de la cartera de proyectos genera como producto una serie dendices financieros, que permiten analizar qu tan bueno es cada proyecto con respecto alresto.

Los proyectos que presentan los ndices econmicos ms bajos, son sometidos a unanlisis alternativo, a objeto de determinar si existe un esquema de explotacin (en el casode produccin) o un proceso ms econmico (en el caso de manufactura) diferente alplanteado que mejore la rentabilidad.

Normalmente, se realiza una evaluacin econmica incremental de manera de visualizar elmomento en el cual la actividad planificada comienza a afectar los rendimientos del

proyecto.

Los ndices ms importantes que genera la evaluacin econmica son los siguientes:

Valor presente neto.

Eficiencia de la inversin.

Tasa interna de retorno.

Tiempo de pago.


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Visualizacin


Ganancia por barril o unidad de producto.

En esta fase, estos indicadores econmicos solo corroboran la factibilidadeconmica del proyecto.


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Visualizacin


OPERAROPERARIMPLANTARIMPLANTARD E F I N I RCONCEPTUALIZAR


Indice FEL

DSDDSD

D2

D1

D3 D4

Lista de la informacin que debe contener el documento de soporte

de decisin (DSD) a ser preparado al finalizar la fase visualizar

Resumen ejecutivoPropsito/ metas del proyectoObjetivos de la faseEstrategias consideradasRecomendaciones

Informe de prefactibilidad econmicaCostos de inversinCostos de operacin

Flujo de cajaIndicadores econmicos

Estimado de costo Clase V

Plan de ejecucin Clase V

Documento de verificacin de alineacin del proyecto con los objetivos del negocio

Consideraciones de mercado (Precios de venta de producto)

Lista de riesgos mayores

Recursos requeridos para ejecutar la prxima fase (conceptualizar).

Plan para ejecutar la prxima fase.


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Conceptualizacin


Organizarse para lafase de planificacin

del proyecto

Preparar plan paraconceptualizar / definir

Formalizar objetivo , rolesy responsabilidades

Seleccionar la(s) opcin(es)preferida(s) / Solicitar fondos

para estim. Clase II

Evaluar la

tecnologa

Evaluar el sitio

Preparar alcance(s) concept. yestimados de costos Clase IV

Evaluar rentabilidad de opcionesPreparar solicitud fondos paraalcanzar estimados Clase II

Conformar equipode trabajo

OPERAROPERARIMPLANTARIMPLANTARDEFINIRDEFINIRVISUALIZARVISUALIZAR

CONCEPTUALIZARCONCEPTUALIZAR

Conceptualizacin

Fase ConceptualizarLos productos de la fase de visualizar constituyen el insumo de trabajo para continuar conel desarrollo del proyecto y ejecutar la fase de conceptualizar.

El propsito de esta fase es la seleccin de la(s) mejor(es) opcin(es) y la mejora en la

precisin de los estimados de cos tos y tiempo de implantacin. Todo esto para lograr losiguiente :

Reducir la incertidumbre y cuantificar los riesgos asociados Determinar el valor esperado para la(s) opcin(es) seleccionada(s).

Bsicamente, esta fase busca cumplir con dos objetivos principales:

Organizarse para la fase de planificacin del proyecto Seleccionar la(s) opcin(es) preferida(s) y solicitar los fondos para ejecutar las

actividades que permitan obtener un estimado de costo Clase II.

Organizarse para la etapa de planificacin del proyecto

Las actividades principales para lograr este objetivo son:

1. Conformar el equipo de trabajo

2. Formalizar los objetivos, roles, y responsabilidades y

3. Preparar el plan para conceptualizar y definir el proyecto.
http://cgi-bin/ibw_buscar/ggpichttp://cgi-bin/show_home/ggpic


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Conceptualizacin


Seleccionar la(s) opcin(es) preferida(s)

Las actividades principales para lograr este objetivo son:

1. Evaluar la tecnologa

2. Evaluar el sitio

3. Preparar los alcances conceptuales de las opciones seleccionadas y sus estimadosde costo Clase IV.

4. Evaluar la rentabilidad de las opciones

A continuacin se describen detalladamente las actividades de cada uno de estosobjetivos.


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Conceptualizacin



del proyecto





Evaluar latecnologa

Evaluar el sitio


Evaluar rentabilidad de opciones

Preparar solicitud fondos paraalcanzar estimados Clase II

. La composicin del equipopuede ser dinmica

. Destrezas, experiencia yautoridad

. Gerencia de proyectos,tecnologa, operaciones ydel negocio.



CONCEPTUALIZAR

Conformar el equipo de trabajo

Introduccin

Es esencial, para el proceso de planificacin de un proyecto, seleccionar el equipo detrabajo adecuado. A continuacin, se describen algunos factores claves para lograr unaoptima seleccin.

Punto de partida

La gerencia de proyectos usar el concepto validado, desarrollado durante la fase devisualizacin del negocio, para determinar la composicin del equipo. El concepto validadoes la idea inicial del proyecto que impulsa el proceso de planificacin. Tpicamente,contiene informacin relacionada con los objetivos preliminares del proyecto, queconfirman que la gerencia lo ha aceptado como un proyecto factible y ha autorizado losfondos requeridos para la fase de conceptualizacin.

Composicin del equipo.

Bsicamente, la formacin del equipo se efecta en base a la participacin organizacional /funcional y requiere atributos individuales de sus miembros para que logre su cometido.

La primera consideracin es que todas las organizaciones involucradas deben tenerrepresentacin en el equipo o tener oportunidad de aportar al proceso de planificacin.Estas organizaciones funcionales, que sern llamadas a participar en el proyecto, incluyenla gerencia de proyectos, tecnologa, operaciones, unidad de negocios, planificacincorporativa, etc.


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Conceptualizacin


La siguiente consideracin, muy crtica para el xito del equipo, tiene que ver con la

incorporacin de los siguientes atributos de sus miembros para que pueda lograr susobjetivos:

ExperienciaConocimiento cabal de los elementos clave del proyecto.

CapacidadLa habilidad de ejecutar las tareas requeridas por el proyecto.

AutoridadLa capacidad de tomar decisiones.

El nmero de participantes en la planificacin no es lo ms importante, sino la experienciarequerida para completar el proceso.

En los proyectos que contemplan alianzas o asociaciones estratgicas (joint ventures), los

distintos dueosdeben plantear sus respectivas estrategias corporativas muy tempranodurante el proceso de planificacin.

El lder del equipo.

La gerencia de proyectos debe seleccionar el lder del equipo quien, a su vez, determinarla composicin del mismo tomando en cuenta el concepto planteado por el dueo y losatributos requeridos para un desenvolvimiento exitoso.

Entre las cualidades ideales del lder del equipo deben estar:

Comprensin cabal del proceso de planificacin del proyecto. Experiencia en proyectos similares.

Habilidad como facilitador del equipo.

Ser reconocido como lder por otros lderes. Disposicin de escuchar y habilidad de expresarse. Habilidad de ayudar a individuos / organizaciones para superarse.

Efectividad organizacional (encuentra el balance entre tareas y gente).

Habilidad y disposicin para afrontar problemas.

Equipos de apoyo

Los miembros del equipo, a su vez, podrn formar equipos de apoyo enfocados en tareasespecficamente definidas. Estos equipos podrn incluir gente dentro o fuera de laorganizacin, tales como consultores o contratistas que pueden aportar experienciasespecficas para el logro de la meta y objetivos del equipo.

Los equipos de apoyo podrn revisar temas como:

Gerencia de riesgos (ambiental, legal, poltica, tecnolgica, etc.)


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Conceptualizacin


Evaluacin de la tecnologa

Evaluacin del sitio Evaluacin del mercado.

El balance correcto

Se ha demostrado que no solo con tener el recurso humano adecuado se logra el xito delos proyectos, sino que se requiere adems de un balance de factores tcnicos,gerenciales y humanos que son interdependientes, sinrgicos y congruentes.

Requerimientos anticipados de recursos para el proyecto

El lder debe evaluar los requerimientos del proyecto para la conformacin del equipo eincluir en el mismo los recursos humanos y experiencia para las reas siguientes, segn serequiera:

Evaluacin del mercado y el negocio Construccin Costo y programacin / planificacin Ambiente

Anlisis financiero Ingeniera general Recursos humanos

Relaciones laborales

Legal

Operaciones y mantenimiento

Ingeniera de proceso Procura

Control del proyecto

Relaciones pblicas Calidad

Seguridad

Ingeniera de especialistas

Continuidad a largo plazo

Cuando se seleccionan los miembros clave del equipo, es deseable considerar supermanencia a lo largo de la vida del proyecto. La continuidad ayuda a garantizar elcumplimiento del objetivo e intenciones originales ya que se cuenta con los antecedentes,las razones que soportaron las decisiones, etc. De no ser posible la continuidad, entonces


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Conceptualizacin


se requiere de un buen registro y documentacin de lo anteriormente desarrollado, y hasta

donde sea posible, un plan para la transicin y cambio del personal.Se ha demostrado que cambios en los miembros clave del equipo han afectadonegativamente los resultados de los proyectos

Compromiso del equipo

El lder deber ayudar a los miembros del equipo a lograr su meta. Los miembros seapoyarn, colaborarn y se comunicarn abiertamente y libremente unos con otros.

Las agendas personales no pueden ser ms importantes que la agenda establecida por elequipo. Los conflictos se deben abordar abiertamente, en un ambiente de comunicacin

honesto y constructivo.Los equipos efectivos:

Son flexibles

Son confiables

Apoyan a los miembros del equipo

Tienen objetivos compartidos

Son tcnicamente calificados Son abiertos y honestos

Son respetuosos con los dems No son amenazas para los otros miembros del grupo

Son automotivados

Se orientan a la solucin Son totalmente comprometidos con el grupo

Estn dispuestos a compartir poder Estn dispuestos a participar en discusiones de grupo Estn dispuestos a colaborar Utilizan sistemas de informacin que racionalizan la comunicacin Emplean tcnicas de planificacin y prcticas organizadas de trabajo Mantienen la continuidad de los miembros clave

Apoyan las decisiones por consenso

Muestran una sensacin de urgencia.

El trabajo en equipo es una de las mejores prcticas y constituye una de las premisasfundamentales para elxito de los proyectos

Decisiones ponderadas


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Conceptualizacin


El equipo toma decisiones preferiblemente por consenso, para lo cual se deben considerar

todos los argumentos / elementos de informacin a objeto de soportar esta decisin. De nollegar a un consenso, el lder del equipo ser quien tome la decisin correspondiente.

Una vez tomada la decisin, todos los miembros se deben sentir comprometidos parallevarla adelante.

Objetivos claramente definidos

Trabajos de investigacin han demostrado que muchas de las dificultades en proyectosson causadas principalmente por:

La falta de definicin clara de los objetivos del dueo La interpretacin inconsistente de los objetivos La falta de comunicacin clara de los objetivos del proyecto.

El primer paso en la planificacin y organizacin de los proyectos es definir clara ydetalladamente los objetivos del dueo. Este, a su vez, debe comunicar estos objetivos alos participantes en el proyecto.

Se debe lograr la consistencia en el entendimiento de los objetivos entre las gerencias deproyectos, unidades de negocios y operaciones.

Los objetivos deben ser precisos, definidos en trminos de resultados medibles,especficos en cuanto al tiempo para lograrlos, flexibles, aceptar cambios en la medida quese avance y justifique, y jerarquizados.

Alianzas/ Esfuerzo Compartido de Optimizacin (E.C.O) / cambio al uso de serviciosexternos (Outsourcing)

En algunos casos, se forman alianzas para permitir a los negocios una competencia mseficiente por la cuota del mercado. Una alianza es una asociacin a largo plazo, con una oms organizaciones externas a la filial.

Las alianzas pueden ser conformadas para un proyecto especfico, tal como es el caso dela aplicacin de la filosofa E.C.O. En otros casos se forma una alianza para atender algnaspecto especfico de los proyectos de una filial, como por ejemplo la ingeniera dedetalles.

Un aspecto de especial relevancia en el caso de las alianzas consiste en lograr que susmiembros se comprometan fuertemente con el equipo y compartan los objetivos delproyecto, sobreponindose a las potenciales diferencias entre los objetivos corporativos,valores y cultura de cada una de las organizaciones.


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Conceptualizacin


Tanto en el caso de Outsourcing, como es el caso de los proyectos ejecutados bajo las

modalidades B.O.O ( Build, Own, and Operate), B.O.T (Build , Operate, and Transfer), ocon financiamiento, es importante destacar que el dueo, entendido como la filial o lacorporacin, deber desarrollar como mnimo las fases de Visualizar y Conceptualizar,antes de decidir que modalidad utilizar para ejecutar el proyecto.

El desarrollo de estas fases le permitir conocer al dueo, adems de la factibilidadcomercial, el nivel de riesgo involucrado. Niveles altos de riesgo no son convenientes paraninguna de las partes, ya que a pesar de que el dueo le transfiera los riesgos al tercero, enltimo caso, si el proyecto u operacin del tercero presentase problemas, es el dueo quinal final sufre las consecuencias. Aunque el dueo se proteja incorporando penalizacionesy otros mecanismos dentro de los contratos, stos sern solo paliativos y no soluciones

permanentes.

En definitiva la decisin de Outsourcing debe estar basada en un anlisis del negocio, susriesgos, beneficios y el valor agregado que esta modalidad aportara al accionista. Pudiesedarse el caso de que la decisin de Outsourcing se sobrepusiera a la convenienciaeconmica para la corporacin de ejecutar un proyecto con sus propios recursos, por serquizs la nica forma viable de desarrollarlo. Esto se hara as para no perder la ventana deoportunidad en el tiempo para un determinado negocio como, por ejemplo, en el caso deexistir restricciones presupuestarias con una cartera de actividades en donde existen otrosnegocios ms rentables.

Resulta una buena prctica establecer con certeza, aunque no siempre resulte una tareafcil, cuanto le costara al dueo la ejecucin, operacin y mantenimiento del proyecto, yaque este ejercicio constituir la base fundamental para evaluar la conveniencia delOutsourcing.

Es importante destacar que todo lo indicado en las presentes guas resulta vlido paracualquier modalidad de contratacin que desarrolle un proyecto y, en cualquiera de loscasos, el dueo deber velar por que se ejecuten en su totalidad. Las fases subsiguientes alas de visualizacin y conceptualizacin podrn ser desarrolladas con terceros quienessern los que ejecuten sus actividades.


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Conceptualizacin



del proyecto



Formalizar objetivo, rolesy responsabilidades


para estim. clase II

Evaluar latecnologa

Evaluar el sitio




. Requerimientos plan delnegocio.

. Traducir en objetivos delproyecto.

. Enumerar opcionesconocidas.

. Definir misin.


CONCEPTUALIZAR

Formalizar objetivos, roles y responsabilidades

Introduccin

La segunda actividad del objetivo: Organizarse para la planificacin del proyectoconsisteen desarrollar el mandato, cometido o encomienda del proyecto. Este mandato ayuda a

definirle al equipo, su misin, roles y responsabilidades para permitirle transformar elconcepto del proyecto en una estrategia viable para la ejecucin del mismo, enmarcadadentro de:

La ventana de tiempo disponible.

Estas guas corporativas para proyectos de capital.

Objetivos

Un proyecto debe satisfacer objetivos corporativos y especficos. Los objetivoscorporativos pueden necesitar uno o ms proyectos para su cumplimiento. Estos objetivos

son ms conceptuales y amplios que los objetivos especficos de cada proyecto. A pesar deesto, deben abordarse en trminos completamente entendibles por el equipo del proyecto.

Los objetivos especficos, los cuales sirvieron para la conformacin del equipo, deben sercompatibles con los objetivos corporativos.

En el caso de alianzas o cualquier otra modalidad de contratacin/ejecucin de proyectos,los objetivos corporativos deben reflejar el consenso de todas las unidades, compaas uorganizaciones participantes.


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Conceptualizacin


Por otra parte, los objetivos corporativos deben definir los requerimientos y/o la

oportunidad del negocio en trminos amplios, sin enfocar prematuramente proyectos /reas especficas que podran no ser despus la mejor opcin para satisfacer lasnecesidades del negocio.

A manera de ejemplo, no es lo mismo un objetivo de: Instalar una nueva caldera queSuministrar mayor volumen de vapor que el actual. Lo primero establece claramente lanecesidad de un nuevo equipo, mientras lo segundo podra satisfacerse mediante laampliacin de lo existente o en ltima instancia con la instalacin de equipos adicionales.

Factores de xito en la ejecucin de un proyecto

La percepcin del xito de un proyecto depende de la perspectiva de quien estmidindolo. El xito para el dueo es elproducto operacionaly el cumplimiento de lasespecificaciones, mientras que para los diseadores y contratistas estriba en losprocesos de diseo y construcciny enel cumplimiento con las metas de costo y tiempode ejecucin.

A continuacin se mencionan algunos factores indispensables para una planificacinexitosa:

Objetivos del proyecto bien definidos

Congruencia de objetivos entre los participantes claves

Una planificacin extensiva y temprana. Participantes competentes tcnicamente en todas las reas requeridas por el proyecto Compromiso de dedicacin (tiempo) de los participantes claves. Qumica adecuada del equipo. Un sentido de urgencia /respuesta entre los miembros del equipo.

Comunicaciones abiertas.

Actitudes que propicien el trabajo en equipo

Contenido del mandato o cometido

En los proyectos mayores, el mandato o cometido formal, consiste en un memorndum alos miembros del equipo, el cual deber apuntar a los siguientes elementos claves:

Misin Definicin de la calidad de los productos Organigramas con roles y responsabilidades

Identificacin de actividades e hitos principales para la planificacin del proyecto Procedimientos para optimar el trabajo en equipo


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Conceptualizacin


Definicin de requerimientos de medicin y reportes de progreso

Procedimientos de coordinacin Definicin de lmites de autoridad Parmetros presupuestarios.

Conclusiones

El mandato enfoca el equipo hacia la tarea que tiene en frente y es la base de referencia a lolargo del proceso de planificacin del proyecto. El mandato debe prepararse basado en losrequerimientos de las guas corporativas de la empresa.

Una vez establecido el mandato y acordado con los miembros del equipo, deber ser

revisado y avalado por el dueo del proyecto, antes de proceder con el trabajo deplanificacin. El objetivo de esta revisin es asegurar la alineacindel proyecto con losobjetivos corporativos y el compromiso del dueo de ceirse a este mandato a lo largo delproyecto.


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Conceptualizacin


Se compone de:

Requerimientos del negocio Enumeracin de opciones conocidas Un cronograma detallado para la planificacin preliminar Recursos requeridos para la planificacin preliminar Presupuesto estimado para la planificacin preliminar Informacin requerida / disponible Sitio de trabajo del equipo (conceptualizacin / definicin) Estrategia de contratacin Anlisis de los requerimientos de permisologa

Productos y documentos a preparar Requerimientos de medicin y reporte de progreso Definicin de tareas para minimizar el riesgo en

Investigacin Tecnologa El sitio (caractersticas) El mercado La competencia Salud y seguridad

Descripcin del proyecto

Capacidad Ubicacin Calidad de la alimentacin y los productos Tecnologas consideradas

Prioridades de las fases de planificacin del proyecto Responsabilidades de todos los miembros del equipo de planificacin del proyecto.

Es importante mencionar que, durante el proceso de preparacin del plan, hay dos factoresque influyen en su culminacin exitosa: la composicin y destrezas del equipo de trabajo, yla calidad del mandatoen trminos de objetivos claramente expresados.

Elementos claves

Los elementos a considerar en el proceso de planificacin preliminar del proyecto son:

Mientras ms temprano se planifique el proyecto mayor ser la posibilidad de acortar eltiempo de ejecucin.

Mientras ms temprano se pueda dividir las tareas mayores en subtareas mspequeas, autosuficientes y ejecutables independientemente de las dems, menor ser


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Conceptualizacin


la duracin de la planificacin del proyecto, ya que se podrn acometer varias subtareas

simultneamente. Es vital para una planificacin exitosa del proyecto que los roles y responsabilidades de

los miembros del equipo se encuentren bien definidos.

Mientras ms recursos y tiempo se asigne a la planificacin, mayor ser la oportunidadde encontrar soluciones ptimas. Sin embargo, el plan para conceptualizar y definir elproyecto debe ser controlado en trminos de tiempo y costo.

En situaciones de alta incertidumbre, planificar bajo un enfoque flexible y adaptableresulta apropiado. As mismo, en este tipo de situaciones aumenta en importancia laescogencia de miembros del equipo que estn altamente calificados.

Como el proceso de planificacin puede consumir una gran cantidad de tiempo y resultarun reto desde el punto de vista tcnico y administrativo, se le debe permitir suficientetiempo al equipo de planificacin para efectuar las tareas adecuadamente.

Conclusiones

La planificacin de las actividadesabre el camino hacia la ejecucin exitosa de un proyecto.Las guas mencionadas anteriormente ayudarn a garantizar que el proceso est biencoordinado y comprendido.

Organizarse para la planificacin del proyecto consiste bsicamente en seleccionar alpersonal adecuado para la tarea, apoyarlos y comunicarles claramente los objetivos de laCorporacin y del proyecto, para que se pueda preparar un buen plan preliminar.


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Conceptualizacin



del proyecto





Evaluar el sitio





Evaluar la

tecnologa

. Nueva o existente? En que porcentaje?

. Est demostrada comercialmente?

. Existen problemas de escalamiento en lacapacidad? Estn identificados?

. Existe una filosofa o lineamientocorporativo sobre la toma de riesgos?

. Se permite tolerar en alto grado lascontingencias?


CONCEPTUALIZAR

Evaluar la tecnologa

Introduccin

Las actividades para analizar la tecnologa sopesan las tecnologas disponibles enrelacin con las necesidades y restricciones de la Corporacin. Los miembros del equipodeben identificar las brechas tecnolgicas y de conocimiento, para trabajarlas y producirinformacin complementaria que permita a los niveles correspondientes tomar decisionesde calidad.

Las opciones tecnolgicas deben ser cuidadosamente analizadas para asegurar queel proyecto tenga un comienzo fundamentado sobre bases firmes.

Aspectos principales a considerar

Normalmente la seleccin de la tecnologa del proyecto se hace con base en variastecnologas en competencia y posiblemente alguna tecnologa desarrollada dentro de laCorporacin. Para las primeras, existe un patrn o secuencia general de eventos, los

cuales se enumeran a continuacin:

1. Desarrollar la informacin bsica del proyecto.

2. Identificar las tecnologas disponibles.

3. Contactar a los licenciantes de tecnologa.

4. Realizar una evaluacin tcnica preliminar.

5. Visitar plantas que utilicen las tecnologas evaluadas y seleccionar la lista corta.


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Conceptualizacin


6. Desarrollar alternativas al proceso.

7. Solicitar informacin tcnica detallada (bajo acuerdos de confidencialidad).8. Elaborar estimados de costo

9. Realizar anlisis tcnicoeconmicos para la seleccin preliminar de la tecnologa.

10. Seleccin definitiva de la tecnologa.

11. Documentacin del trabajo y reportes de avance y resultado final.

1. Desarrollar la informacin bsica del proyecto

El comprador de tecnologa debe desarrollar en primer lugar los criterios para

seleccionarla. Estos criterios parten de las oportunidades y limitaciones que envuelven elproyecto. Aspectos tales como ubicacin de la planta, disponibilidad de materia prima,disponibilidad de servicios, demanda y calidad de productos y consideracionesambientales deben ser tomados en cuenta. Por ejemplo, si el costo de la energa es altoentonces un proceso eficiente en energa debera ser favorecido. Si la materia prima escostosa e importada, entonces se debera dar un mayor peso a los rendimientos de laplanta.

El dueo debe desarrollar informacin bsica sobre el proyecto, la cual ser de muchautilidad durante el proceso de evaluacin y seleccin, tal como:

Capacidad y ubicacin Especificaciones de los productos

Disponibilidad, calidad y costo de la materia prima

Disponibilidad y condiciones de entrega de los servicios en el sitio de ubicacin Condiciones climticas Regulaciones ambientales

Estndares de ingeniera Requerimientos de almacenaje de la materia prima y los productos

2. Identificar las tecnologas disponibles

Por lo general, varias tecnologas se encuentran disponibles para obtener un determinadoproducto. Se puede encontrar informacin sobre estas tecnologas en publicaciones,revistas tcnicas (Hydrocarbon Processing, Chemical Engineering, etc.) y bases de datoscomputarizadas en lnea (Internet).

Algunos licenciantes (Union Carbide, UOP, EVC, etc.) mercadean directamente sustecnologas, mientras que otros prefieren hacerlo a travs de arreglos con compaas de


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Conceptualizacin


ingeniera. Algunas compaas de ingeniera son dueas de tecnologas propias. Muchas

fuentes de tecnologa pueden ser ubicadas fcilmente. Otras, por ser procesosespecializados, pueden requerir la contratacin de empresas familiarizadas con el temapara poderlas ubicar.

3. Contactar a los licenciantes de tecnologa

Despus de cumplir con los pasos anteriores, los licenciantes pueden ser contactados paraobtener informacin preliminar de sus procesos. Esta informacin incluye normalmenteuna descripcin del proceso, requerimientos de materia prima, calidad de los productos,consumo de servicios, costo de capital (orden de magnitud), efluentes y subproductos. Ellicenciante puede resultar muy til en enfocar la atencin a las reas crticas de latecnologa basado en sus propias experiencias pasadas. En esta etapa, la calidad de lainformacin suministrada por el licenciante ser determinante en la posible inclusin de sutecnologa dentro del anlisis por parte del dueo.

4. Realizar una evaluacin tcnica preliminar

Toda la informacin tecnolgica obtenida de los licenciantes debe ser cuidadosamenteanalizada, a objeto de identificar reas que no se ajusten a las condiciones del proyecto,como por ejemplo:

El uso de una tecnologa con una instrumentacin / control altamente sofisticados ensitios donde no se dispone de recursos tcnicos para apoyarlos.

La imposibilidad de la tecnologa para procesar la materia prima con la calidaddisponible.

Despus de la evaluacin tcnica preliminar, el nmero de licenciantes puede ser reducidoa una lista corta, para entonces solicitarles informacin detallada.

5. Visitar plantas que utilicen las tecnologas evaluadas

Las visitas a plantas con las tecnologas consideradas dentro de la lista corta, son unaparte esencial de la evaluacin general. Generalmente, el cliente firma un acuerdo deconfidencialidad antes de la visita. Estas visitas proporcionan un entendimiento excelentede la complejidad del proceso, su grado de automatizacin y los tipos de procesoinvolucrados. En lo posible, se deber seleccionar plantas que operen en condicionessimilares a las del proyecto. Con estas visitas, se puede conocer los requerimientos derea, distribucin de las instalaciones, elevacin de los equipos, operaciones unitarias,requerimientos de mantenimiento, control de proceso, repuestos, etc. La comparacin devarias plantas puede dar orientacin, para la seleccin posterior de la tecnologa.

Despus de las visitas a las plantas, ya existe suficiente informacin disponible paracomparar las diferentes tecnologas con base en criterios establecidos. Los rendimientos


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Conceptualizacin


se pueden aadir equipos para la recuperacin adicional de productos de las diferentes

corrientes y efluentes. Algunas veces, las especificaciones de los productos deexportacin se convierten en el factor que controla el diseo.

En definitiva, los licenciantes deben ajustar varias o todas las secciones de sus procesospara cumplir con las especificaciones de los clientes.

7. y 8. Solicitar Informacin tcnica detallada y elaborar estimados de costo

Despus de que los licenciantes hayan hecho los ajustes de proceso a sus tecnolog as,proporcionarn, bajo acuerdo de confidencialidad, las propuestas tcnicas detalladas quepermitan elaborar los estimados de costos.

9. Realizar anlisis tcnicoeconmico para la seleccin definitiva de latecnologa

Con la informacin tcnica y los estimados de costos se procede a un anlisis detallado delas opciones en el cual se comparan los costos de capital, los rendimientos, los consumosde servicios, los consumos de catalizadores y qumicos, los requerimientos operacionalesy de mantenimiento, etc.

Generalmente el equipo del proyecto conforma un grupo evaluador para estudiar laspropuestas y emitir recomendaciones. El anlisis econmico debe incorporar el impacto delos posibles riesgos identificados. El resultado final del anlisis econmico ser la

jerarquizacin de los licenciantes segn el valor econmico resultante de su tecnologa. Esconveniente sealar que la mejor opcin econmica no siempre es la de menor inversin.

La incorporacin de un consultor experimentado en la evaluacin de tecnologas puederesultar muy til en esta etapa, ya que puede facilitar la identificacin de reas importantesdel proceso, tales como la operabilidad de la planta, materiales, facilidad demantenimiento, rendimientos, riesgos operacionales e integracin de energa.

10. Seleccin definitiva de la tecnologa

Adicionalmente al resultado econmico, la decisin sobre la seleccin final de la tecnologa

debe tomar en cuenta el aseguramiento de la asistencia y conocimientos tecnolgicosnecesarios, a fin de maximizar el valor obtenido por la potencial compra de la licencia. Elinters del licenciante por lograr la venta de su licencia representa una ventaja denegociacin importante para el dueo a fin de asegurar el objetivo del aseguramientotecnolgico. Adems de la evaluacin tecnolgica ya efectuada, los aspectos a considerarpara el aseguramiento tecnolgico se mencionan a continuacin y se describen en detalleen la fase de definicin:

1. Seleccin del contratista de ingeniera


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Conceptualizacin


2. Acuerdos de transferencia de tecnologa

Licencia de tecnologa Regalas Consultas durante la ingeniera de detalle Revisin de dibujos de detalles mecnicos de los vendedores Adiestramiento tcnico Asistencia durante el arranque Procedimientos de arranque y operacin Garantas Soporte continuo.

11. Documentacin del trabajo, reportes de avance y resultado final

En la medida en que el anlisis de las tecnologas progresa, ste debera ser documentadode manera que contenga la siguiente informacin:

Objetivos del anlisis. Una exposicin de los objetivos tecnolgicos junto con la lista delas tecnologas a ser analizadas por el equipo.

Descripcin de los productos y procesos. Descripcin general de cada proceso y susproductos. Tambin debe prepararse una lista de las brechas de conocimientoidentificadas y las necesidades de informacin sobre procesos y productos.

Factores relativos a la aplicabilidadde las tecnologas y los mercados. Se describirn los

usos preestablecidos y potenciales de los procesos y productos, entre los cuales sepodr incluir:

posicionamiento competitivo captacin o cuota de mercado esperada grado de competicin anticipada tipos de mercados crecimiento esperado de los mercados amenazas de otras fuentes o productos proyecciones a largo plazo de las ventas.

Anlisis financiero. Se deben incluir los planes para el anlisis financiero de cada

tecnologa. Estos deberan incluir un estudio de evaluacin de riesgos y los anlisis desensibilidad. Los mtodos normales que las compaas utilizan, tales como la tasainterna de retorno (TIR), el valor presente neto (VPN), etc., deberan ser comparados.

Determinacin del marco regulatorio y de la necesidad de una evaluacin ambiental otoxicolgica. Debe incluirse un plan para atender estos aspectos.

Estado del marco legal y de patentes. Todos los aspectos que aborden estos puntosdeben ser incluidos.


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Conceptualizacin


Estado del grado de conocimiento y de la tecnologa. Se incluir un plan para cubrir las

brechas de conocimiento y tecnolgicas identificadas.Cronograma con hitos

La documentacin tecnolgica debera tambin incluir un cronograma con hitos a fin deayudar a determinar el tiempo requerido para completar el estudio. El cronograma podraincluir hitos claves, tales como:

Fecha de formacin del equipo. Identificacin de todas las tecnologas a ser consideradas. Acuerdos de confidencialidad para todas las tecnologas abordadas en detalle.

Muestras de productos obtenidas / analizadas. Todos los sitios visitados y las reuniones sostenidas.

Toda la informacin para el anlisis financiero. Estos incluyen pronsticos de ventas,precio y volumen de cada producto (a corto y largo plazo) y todos los elementos de costo(labor, bienes, capital, etc.) de cada tecnologa.

Determinacin del marco regulatorio que aplica a cada tecnologa. Determinacin del marco legal y de patentes de cada tecnologa. Determinacin de riesgos. Fecha de la revisin por parte de los niveles decisorios de los criterios de seleccin. Fecha para el reporte final y la emisin de las recomendaciones.

Informe final

Los requerimientos sobre el informe final de evaluacin de las tecnologas deberaconsistir en una presentacin a la gerencia, adems de un informe formal.

La presentacin a la gerencia. El objetivo de esta presentacin debe ser darle a la gerenciasuficientes elementos para obtener comprensin y confianza en las recomendaciones, demanera que queden convencidos de que:

los mtodos de anlisis han sido rigurosos los resultados son completos y precisos

las recomendaciones estn bien fundamentadas, estructuradas de manera slida yresponsable

las recomendaciones satisfarn los objetivos de la Corporacin y podrn ser alcanzadasdentro de las restricciones y requerimientos establecidos

la tecnologa seleccionada es la correcta.

El informe formal. El informe debera documentar los detalles del anlisis de la tecnologaefectuado, incluyendo el costo final del esfuerzo del equipo de trabajo.


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Conceptualizacin



del proyecto






Evaluar la

tecnologa

Preparar alcance(s) concept. yestimados de costos Clase IV.5



Evaluar el sitio

. En conjunto o en paralelo con el anlisis

de la tecnologa.. Considere todos los niveles (global, local,

dentro del rea industrial, etc.)

. Investigue las caractersitcas del sitio y sucumplimiento con los objetivos.

. Determine fortalezas y debilidadesrelativas a los sitios.

. Satisfaga las necesidades a largo plazo.


CONCEPTUALIZAR

Evaluar el sitio

Introduccin

En muchos casos, las caractersticas del sitio influencian la seleccin de la tecnologa.

El equipo de trabajo debe desarrollar suficiente informacin para permitir que laoptimizacin se concrete durante la actividad evaluacin de rentabilidad de opciones.

La actividad evaluacin del sitio consiste en la ponderacin de las fortalezas ydebilidades de las diferentes ubicaciones, para cumplir con los requerimientos del dueo.La teora de seleccin es bastante simple: encontrar una ubicacin que maximice losbeneficios para el dueo. Sin embargo, la aplicacin de esta teora no resulta tan sencilla.

La evaluacin de las ubicaciones podra hacerse a nivel mundial, nacional, local y hasta serealizara un anlisis de ubicaciones dentro de una instalacin industrial.

Pasos principales para la evaluacin del sitioA continuacin, se mencionan los pasos principales a seguir:

Identificar claramente los objetivos del negocio

Determinar las posibles ubicaciones geogrficas de las instalaciones a construir, lascuales pueden estar cerca de:.... los clientes (mercados)


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Conceptualizacin


.... el suministro de la materia prima

.... donde los costos de labor sean menores

.... donde existan servicios adecuados

.....de otras plantas relacionadas

.... o una combinacin de lo anterior.

Tambin, puede considerarse una optimizacin del uso de la infraestructura existente,tales como: tuberas, lneas de conexin, etc.

Finalmente, deber considerarse las caractersticas portantes del suelo, su escorrenta,topografa, etc., para lo cual resulta conveniente tener los estudios correspondientes.

Desarrollar tablas con el impacto en costo de las diferentes opciones ayudan a

jerarquizarlas, pero la decisin debe tomar en cuenta las necesidades a largo plazo. Acontinuacin, se presenta un caso hipottico ilustrativo de ubicacin de una planta:

Ubicacin 1 Cerca de la materia prima

Ubicacin 2Menor costo de la labor

Ubicacin 3Menor costo de la electricidad

Ubicacin 4Cerca de los clientes

EJEMPLO DE TABLA DE IMPACTO SEGN COSTOS ANUALESUbicacin escogidaSegn ..........>

Materia primaUbicacin 1

LaborUbicacin 2

Costo electricidadUbicacin 3

MercadoUbicacin 4

Estimado Estimado Estimado EstimadoCostos anuales> Bajo Mejor Alto Bajo Mejor Alto Bajo Mejor Alto Bajo Mejor AltoMateria prima

Labor

Costo del dinero (inters)

Depreciacin

Servicios

Costos de suministro ydistribucin

Costos de administraciny mercadeoCostos totales

Si la seleccin del sitio no est restringida por exigencias de tipo poltico, legal, financieroo social, entonces la seleccin se transformar en una verdadera optimizacin basadaen las mejores opciones tcnicas disponibles, desde el punto de vista:

Econmico global (con elementos presentes y futuros)


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Conceptualizacin


Ingresos (mercado)

Costos (materia prima, labor, servicios, costo de suministroy distribucin) Inversin inicial.

Si existiesen restricciones de tipo poltico, legal, financiero o social, entonces laseleccin ser una suboptimizacin basada en las mejores opciones disponibles,dado el conjunto de restricciones que aplican. Por ejemplo: El Gobierno podra estarinteresado en desarrollar un rea definida, desde el punto de vista social o de cualquierotro. En este caso, los planificadores del proyecto deben considerar estascomplicaciones y ajustar el tiempo y el costo.

Finalmente, el equipo hace una jerarquizacin de los mejores sitios posibles y de stosse selecciona el sitio definitivo.

Seleccin del sitio

Una vez desarrollada la informacin del sitio, el equipo debe organizarla para propsitos deanlisis y de la toma de decisin. El anlisis reducir las ubicaciones potenciales a unaspocas que puedan ser manejables y, si es posible, a una sola. Si el equipo no puedefinalizar la seleccin del sitio basado en la informacin preliminar disponible en esemomento, entonces deber incluir ms de una opcin para estudiarlas ms en detalle. Elequipo podr tomar la decisin final durante el Desarrollo del paquete de definicin del

proyectoen la fase de definicin.Documentacin del proceso

El equipo deber documentar los esfuerzos de evaluacin en un reporte escrito, quecontenga, adems de las recomendaciones sobre los sitios, comparaciones en forma detablas, que permitan referencias fciles durante la evaluacin. Cualquier informacindetallada de las caractersticas del sitio deber ser preservada para futuros usos por elequipo, en la forma de un reporte tcnico. Las presentaciones orales debern ser hechassolamente como suplemento a los reportes escritos y para ayudar a convencer al entedecisorio de que se est tomando la va apropiada.

Lista de verificacin

En la seleccin del sitio, es necesario desarrollar suficiente informacin para cada opcin, afin de poder establecer ventajas y desventajas relativas de una con respecto a las dems.


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Conceptualizacin


A continuacin se enumeran algunos de los principales objetivos y caractersticas a

considerar.

Aspectos relativos a los objetivos del sitio

Posibilidad de crecimiento o de expansiones de capacidad futuras

Nivel de impuestos y otras consideraciones legales

Objetivos de largo plazo

Facilidad de acceso al mercado

Facilidad de acceso a la materia prima a bajos costos

Disponibilidad y costo de la tierra

Transporte

Consideraciones de la competencia

Costo de la energa Optimizacin de la infraestructura (tuberas, lneas de conexin, etc.) Anlisis respecto a la labor de construccin y operacin:

Disponibilidad Consideraciones ticas Actitud de la fuerza laboral Costo de la fuerza laboral Destrezas de la fuerza laboral Aspectos sindicales

Anlisis regional Facilidad de atraer y retener profesionales Servicios e infraestructura (clnicas, tiendas, agua, luz, telfono, aseo, etc.) ycostos relativos

Calidad de vida

Capacidades y costos de las industrias locales relacionadas

Incentivos financieros locales

Incentivos de crecimiento

Restricciones ambientales

Anlisis de costo para cada ubicacin.

Aspectos relativos a las caractersticas del sitio

Consideraciones hidrolgicas Capacidad portante del suelo

Carreteras Fundaciones de equipos


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Conceptualizacin


Fundaciones de edificios

Otras consideraciones geotcnicas (sismicidad, etc.)

Consideraciones de drenaje del terreno (escorrenta) Implicaciones histricas del sitio Evaluaciones ambientales

Condicin de uso del sitio Disponibilidad de datos de calidad ambiental del aire

Factibilidad de evitar cambios indeseados en la topografa del terreno Uso del terreno circundante a la obra Facilidad de disposicin de efluentes

Consideraciones para limpieza de efluentes txicos o peligrosos Topografa del sitio Zonificacin Uso de la tierra de los alrededores

Acceso (carreteras, muelles, aeropuertos) para construccin y operacin Factibilidad de construccin Propiedad del terreno

Costo total de desarrollo del terreno

Aspectos meteorolgicos.


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Conceptualizacin



del proyecto

Preparar plan para





Evaluar la

tecnologaEvaluar el sitio

Eval. rentabilidad de opciones


Preparar alcance(s)concept. y estimados de

costos Clase IV

. Reducir incertidumbres.

. Identificar tiempos y costos disponibles.

. Ser consistente.

. Involucrar al usuario.

. Evitar detalles.

Conceptualizar/Definir


CONCEPTUALIZAR

Preparar alcance conceptual y estimados de costoClase IV

Introduccin

El propsito de esta actividad es generar suficiente informacin para el anlisis financiero

durante la tarea evaluar rentabilidad de opciones, y reducir las incertidumbres a un nivelaceptable de riesgo.

En esta etapa, es muy importante mantener un balance adecuado entre la necesidad dedesarrollar detalles ms precisos y la verdadera disponibilidad de tiempo y presupuestopara el estudio.

No se trata de ser preciso en esta etapa.

Usando la informacin suministrada por los licenciantes de tecnologa y la proveniente dela seleccin del sitio, se pueden elaborar alcances de trabajo para cada opcin generadacon suficientes detalles para preparar estimados de costos Clase IV (confiabilidad 30%).

Por estar analizando posiblemente varias opciones en conjunto, el nivel de detalles de losalcances y la precisin de los estimados deben ser controlados a fin de evitar costosexcesivos en esta etapa.

Preparacin del alcance y de los estimados de Costo

La preparacin del alcance de las opciones debe anticipar situaciones dinmicas, yrequieren por ende, retroalimentacin y ajustes.


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Conceptualizacin


Para aumentar la confiabilidad del trabajo de evaluacin, es necesario que los alcances se

preparen siguiendo la misma metodologa, con el mismo nivel de detalles y utilizando en loposible el mismo equipo de trabajo.

La consistencia en la elaboracin de los alcances es el factor clave.

Para reducir la incertidumbre a un nivel aceptable, es conveniente utilizar personal consuficiente experiencia.

El lder del equipo debe asegurar que la actividad de preparacin de los alcances yestimados de costos de las opciones refleje el alcance original y deseado del proyecto.


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Conceptualizacin


Alcances Conceptuales

Los alcances conceptuales contienen informacin preliminar de algunas o todas las reasindicadas en la tabla que a continuacin se presenta. Esta informacin es suministradapor los licenciantes de tecnologa y por el equipo del proyecto, con base en los anlisis delsitio y los objetivos del proyecto.

Informacin preliminar para alcance conceptual

Proceso Edificaciones Instalaciones de servicios

Bases de diseo Zonificacin Filosofa de controlBalance de masa y energa Uso Sistemas de control distribuidoLista de equipos Ubicacin Aspectos ambientales

Diagrama de flujo rea de terreno Lmites de ruidoDiagrama ubicacin equipos Nueva o a renovar Sistema de medicin ysupervisin

Previsiones especiales Poblacin esperada Aspectos de seguridadFlujo de caja Aspectos ambientales Distribucin de tuberasDocumento de aprobacin Estacionamientos/ paisajismo Leyes/estndares/cdigosRequerimiento de servicios Aspectos de seguridad Interconexiones de cables

Impacto sobre el costo potencialde diseo

Aterramiento elctrico

Carreteras y accesos Transformadores / interruptoresde transferencia automtica

Utilitarios/ servicios Niveles de voltaje paradistribucin elctrica

Cafetera/laboratorio/sala de conferencia

Telecomunicaciones/ grado desofisticacinTipo de edificacin/acabado/tamao/nmero depisos


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Conceptualizacin


Evaluar los requerimientos del suministro de materia prima, servicios y labor, por ser

elementos fundamentales en la evaluacin de las opciones.Una vez desarrollados los alcances y estimados conceptuales, las opciones preferidassern evaluadas como se presenta en la descripcin de la siguiente actividad.


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Conceptualizacin



del proyecto






Evaluar la

tecnologa

Evaluar el sitio



Evaluar rentabilidadde opciones

. Identificar alternativa(s)

. Criterios de evaluacin consistentes.

. Denominar un responsable por ladecisin.

. Obtener toda la informacin para laevaluacin.


CONCEPTUALIZAR

Evaluar rentabilidad de las opciones

Introduccin

La evaluacin de las opciones se realiza con base en la informacin desarrollada en

actividades anteriores, tales como: Seleccin de Tecnologa, Evaluacin del Sitio, yPreparacin de los Alcances Conceptuales y Estimados de Costos, lo cual permitirdesarrollar una imagen completa de cada opcin, con el fin de realizar la comparacin entreellas en una misma base.

Los criterios de evaluacin incluyen: costos, beneficios, variables econmicas y cualquierotra consideracin necesaria para la toma de decisin.

El objetivo consiste en producir toda la informacin necesaria para la preparacin de lasrecomendaciones que se presentarn al nivel de decisin correspondiente para decidircul o cules sern las opciones seleccionadas.

Criterios de evaluacin

La evaluacin de las opciones slo debe hacerse despus de haber establecido una baseconsistente para la seleccin de los objetivos y criterios de evaluacin. En la mayora delos casos, la evaluacin econmica determinar cul ser la opcin seleccionada. Sinembargo, algunas veces varias opciones pueden tener proyecciones econmicassimilares, en cuyo caso resulta inadecuado utilizar solamente el criterio econmico para laseleccin final.


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Conceptualizacin


En caso de que fuese necesario considerar criterios adicionales al econmico, cada una de

las opciones debe ser evaluada usando herramientas tales como: anlisis porrbol dedecisin y/o anlisis de Pareto.

La tcnica de rbol de decisin puede ser utilizada para evaluar el riesgo en laperspectiva correcta, determinar sensibilidades y el margen de los resultados. El anlisisde Paretopuede ser usado a fin de determinar los criterios vitales yasignarles pesospara comparar las opciones.

Los participantes debern asegurarse de que entienden las necesidades del dueo y, enconsecuencia, puedan suministrar toda la informacin pertinente para satisfacer loscriterios claves del xito y tomar la decisin de acuerdo con el mandato suministrado por eldueo.

Anlisis econmico

Existe una variedad de mtodos disponibles y comnmente usados en la evaluacin deopciones. Estos mtodos generalmente requieren conocer informacin que puede seragrupada en las siguientes categoras:

Beneficio

Volmenes de venta y precios de los productos durante el tiempo de vida de la instalacin.

Inversin de capital y flujo de caja

costo de capital capital del proyecto discriminando el flujo de caja anual costo de financiamiento del proyecto (si aplica) fecha requerida de puesta en servicio de la instalacin.

Requerimientos no operacionales gastos de investigacin y desarrollo gastos de distribucin y administrativos inversin de soporte de la planta incluyendo capital de servicios e inversin enplantas instalaciones asociadas con el proyecto

impuestos incentivos.

Requerimientos operacionales costos de la materia prima costos de los servicios (electricidad, agua, vapor, etc.) costos de labor niveles de operacin (% del tiempo en lnea, % del tiempo en especificacin)


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Conceptualizacin


costos de reparacin y mantenimiento

otros requerimientos tales como: laboratorio, transporte, almacenaje y manejode materiales, etc.) costos especiales / ahorros no identificados previamente.

Adicionalmente, deben considerarse otros criterios, dependiendo de los aspectospolticos, sociales y otros factores econmicos, tales como:

acceso a mercados futuros acceso futuro a la materia prima disponibilidad de mano de obra especializada a largo plazo alineacin del negocio con la estrategia corporativa a largo plazo

consideraciones polticas disponibilidad de transporte y/o comunicaciones imagen corporativa/ calidad de vida/ seguridad consideraciones ambientales disponibilidad del sitio ubicacin adyacente a una instalacin existente posicin competitiva a largo plazo: precio de los productos vs. costos

operacionales flexibilidad: habilidad para alcanzar nuevos requerimientos de calidad,

volumen y tipo de producto disponibilidad de tecnologa en trminos de precio y tiempo

adaptabilidad de la instalacin para cumplir con otras necesidades.

Para la evaluacin, generalmente se utiliza una matriz de decisin, en donde se asignanpesos relativos a cada uno de los factores antes mencionados, de acuerdo con laimportancia de c/u de ellos y para ponderar las combinaciones de los diferentes sitios ytipos de tecnologas seleccionados.

Anlisis de riesgos del negocio

Ya en esta etapa, podra resultar til desarrollar un modelo financiero computarizado paracada opcin. Esto permite mostrar el desempeo o resultado esperado de la opcin, desdeel punto de vista econmico, bajo un conjunto de condiciones que pueden variar. De estamanera se puede examinar cada opcin bajo diferentes escenarios econmicos(asignndole diferentes valores a cada variable).

Desafortunadamente, la informacin de cada una las opciones no presenta el mismo gradode precisin y confianza. Para manejar esta disparidad, resulta conveniente haceracompaar a cada juego de cifras financieras de las opciones, de una probabilidad deocurrencia. Se puede adicionalmente variar las cifras de este caso base para crearsensibilidades, las cuales tendrn probabilidades de ocurrencia diferentes. Con esto, se


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Conceptualizacin


cubrir el espectro de posibilidades incorporando as el riesgo dentro del anlisis. Un

mtodo clsico de este tipo de anlisis lo constituye el mtodo de Montecarlo.La consistencia en cada uno de los estimados de costos es muy importante. Lo que sebusca asegurar es que la diferencia en las cantidades finales debe ser la diferencia realentre cada opcin y no la diferencia en la metodologa o precisin de los estimados.

Opciones recomendadas

Una vez que el proceso de evaluacin de opciones se ha completado y llegado a unaconclusin, el equipo de trabajo debe preparar una recomendacin que conste de dos (2)partes:

1. Un reporte escrito que contenga la recomendacin, acompaado de la documentacinde soporte y de una descripcin del proceso utilizado para llegar a esarecomendacin. Se debe incorporar una lista del personal involucrado en lasestimaciones y las organizaciones que ellos representan con el fin de aumentar lacredibilidad del estudio.

Se debe establecer la duracin y el tiempo para preparar esta informacin.

2. Una presentacin para ser mostrada al nivel de decisin correspondiente, con el finde asegurar que la recomendacin ha sido bien discutida y adecuadamente entendidaantes de que la decisin final haya sido tomada.

Conclusiones

Es importante hacer un anlisis sistemtico de los sitios y tecnologas que pueden serutilizados en el proyecto

Se debe ser consistente en el anlisis y evaluar los riesgos involucrados La experiencia demuestra que la seleccin de la tecnologa y la seleccin del sitio son

actividades crticas para el xito del proyecto Los productos obtenidos en esta fase de conceptualizacin se convierten en el insumo

para la prxima fase de definicin.


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Conceptualizacin



del proyecto






Evaluar latecnologa

Evaluar el sitio


Evaluar rentabilidadde opciones

Preparar solicitud fondos para

alcanzar estimados Clase II


CONCEPTUALIZAR

Preparar solicitud fondos para alcanzar estimados

Clase II

Al finalizar la fase de Conceptualizacin, se debe preparar una solicitud de fondos paraejecutar la prxima fase (definicin) y cuyo objetivo primordial es asegurar los recursos

para continuar con el desarrollo del proyecto y poder alcanzar un grado de definicinaceptable que permita la elaboracin del estimado Clase II.

Esta prctica cobra mayor validez en el caso de los proyectos complejos y/o de granmagnitud. En stos la contratacin de compaas consultoras o de consultoresespecializados, resulta ser el camino correcto para poder completar el diseo bsico.

Aunque en muchos casos estas contrataciones representan un monto pequeo encomparacin con el costo total del proyecto, su valor absoluto es lo suficientemente grandeque su aprobacin por el nivel de autoridad financiera correspondiente es un proceso quetoma tiempo.

Conseguir estos recursos oportunamente es la clave para evitar atrasos en el proyecto y sise logran obtener los fondos al finalizar la Conceptualizacin, se garantiza la continuidaddel trabajo. Con esto se evita interrupciones innecesarias no contempladas generalmenteen la programacin.

Vale la pena destacar que existen diferentes formas de manejar esta situacin y en cadacaso depender del tipo de proyecto, magnitud del monto que se requiera y el estiloparticular en que la unidad de negocios maneje su presupuesto.


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Conceptualizacin


Lo que se quiere resaltar aqu es que ste es un aspecto relevante que el gerente del

proyecto debe tener en cuenta. ste deber velar por que en el estimado Clase IV que seprepara en la Conceptualizacin, se indique la porcin Clase II correspondiente ynecesaria para culminar la etapa de Definicin y Desarrollo. Es decir, que se hayandeterminado cabalmente todos los estudios especiales, pruebas y actividades deingeniera que se requerirn, su duracin, horas hombre, etc., que se necesitarn paradefinir cabalmente el proyecto y obtener el estimado de costo Clase II.


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Conceptualizacin


OPERAROPERARIMPLANTARIMPLANTARDEFINIRDEFINIRVISUALIZARVISUALIZAR CONCEPTUALIZAR

Indice FEL

DSDDSD

D2

D1D3 D4

Lista de la informacin que debe contener el documento de soportede decisin (DSD) a ser preparado al finalizar la fase conceptualizar

Memorando dejustificacin del desarrollo del proyectoResumen ejecutivo (actualizacin)Objetivos de la faseEstrategias consideradasRecomendaciones

Evaluacin econmica de c/u de las alternativas consideradasCostos de operacinCostos de inversinFlujo de cajaCriterios de evaluacinIndicadores econmicos

Anlisis de riesgosIdentificacin de riesgos de c/u de las alternativas consideradasCuantificacin de los riesgosPonderacin de los riesgos

Estimados de costos clase IV de c/u de las alternativas consideradas

Alternativa seleccionadaJustificacin de la tecnologa seleccionadaInforme de soporte de la alternativa seleccionada

Plan de ejecucin del proyecto Clase IV


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Conceptualizacin


Plan de ejecucin de la prxima fase: definir

Formalizacin de roles y responsabilidadesCronograma de trabajo

Recursos para ejecutar la prxima fasePresupuestoEquipo de trabajoOficinas.


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Definicin


Desarrollar el paquete dedefinicin del proyecto

Preparar el paquete para laautorizacin del proyecto

Establecer guias paracontrol de proyecto

Preparar documentacinpara aprobacin

Preparar estimado decosto Clase II(pspto. firme)

Precisar el alcancey elaborar el diseo basico

Evaluar gradode definicin proy.

Desarrollar plan deaseguramiento tecnolgico

Revisar evaluacin parasolicitar fondos:

propios / financiamiento

Establecer proceso decontratacin

Elaborar / validarestrategia de

ejecucin / contratacinDesarrollar documentode solicitud de ofertas

(DSO)

Analizar los riesgos

Desarrollar en detalleel plan de ejecucion

OPERAROPERARIMPLANTARIMPLANTARCONCEPTUALIZARCONCEPTUALIZARVISUALIZARVISUALIZAR

DEFINIRDEFINIR

Definicin

Fase DefinirLas decisiones tomadas en la fase de Conceptualizacin constituyen el insumo de trabajopara continuar con el desarrollo del proyecto y ejecutar la fase de Definir.

El propsito de esta fase es desarrollar en detalle el alcance y los planes de ejecucin de la

opcin seleccionada para:

Permitir a la Corporacin comprometer los fondos u obtener el financiamiento requeridopara ejecutar el proyecto.

Preparar la documentacin que sirva de base para la ingeniera de detalle y lacontratacin de la ejecucin del proyecto.

Confirmar si el valor esperado del proyecto cumple con los objetivos del negocio.

La fase definir consiste en tres objetivos bsicos:

1. Desarrollar el paquete de definicin del proyecto

Para lograr desarrollar este objetivo, es necesario ejecutar las siguientes actividades:

Analizar los riesgos Precisar el alcance y elaborar el diseo bsico Desarrollar en detalle el plan de ejecucin Preparar el estimado de costos Clase II Evaluar el grado de definicin del proyecto


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Definicin


Establecer las guas para el control del proyecto

Desarrollar el plan de aseguramiento tecnolgico.2. Establecer el proceso de contratacin y el documento de solicitud de ofertas

(D.S.O)

El proceso de contratacin consiste en la planificacin y ejecucin de todas las actividadesque conllevan a un entendimiento formal entre el dueo del proyecto y uno o mscontratistas.

Este entendimiento llamado contrato tiene carcter legal, ya que los compromisos que seacuerdan entre las partes pasan a ser de obligatorio cumplimiento ante la ley. Un contratoformal presenta las siguientes ventajas:

Facilita el desarrollo de trminos y condiciones mtuamente aceptables. Clarifica con exactitud la intencin de las partes. Documenta estas intenciones, de manera que puedan ser comprendidas por cualquier

lector futuro.

Provee bases a los equipos del proyecto para el logro de los resultados deseados.

Minimiza las disputas y malos entendidos. Ayuda a resolver problemas.

Establece las bases para liquidar reclamos y, en ltima instancia, es el elemento clavepara resolver querellas por va judicial.

Como se ver ms adelante, el lenguaje utilizado es de suma importancia para concederventajas relativas o proteger a alguna de las partes a la hora de resolver diferencias ante laley. Por ello, es importante el involucramiento de expertos en la materia como lo son losdepartamentos legales de las empresas.

Sin embargo, un contrato, por muy bien hecho que est, no lograr escoger al contratistams adecuado o establecer la modalidad de contratacin que optime los intereses deldueo, preservando al mismo tiempo el mercado de obras y servicios. A la gerencia delproyecto le corresponde la responsabilidad de planificar adecuadamente el proceso decontratacin, a fin de que esto ocurra antes de comenzar con la contratacin propiamentedicha. La planificacin debe incluir cmo asegurar la transparencia del proceso decontratacin y un ambiente de justicia para todos los concursantes.


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Definicin


El establecimiento del proceso de contratacin puede dividirse en dos actividades:

Elaborar / validar estrategia de ejecucin / contratacin

Desarrollar documento de solicitud de ofertas (D.S.O).

3. Preparar el paquete para la autorizacin del proyecto

Este es el ltimo objetivo antes de someter el proyecto para aprobacin de fondos yconsiste en:

Revisar la evaluacin para solicitar fondos propios / financiamiento Preparar la documentacin para aprobacin.


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Definicin


Desarrollar el paquete dedefinicin del proyecto

Preparar el paquete para laautorizacin del proyecto

Establecer guias paracontrol de proyecto

Preparar documentacinpara aprobacin

Preparar estimado decosto Clase II

(pspto. firme)

Precisar el alcancey elaborar el diseo bsico

Evaluar gradode definicin proy.

Desarrollar plan deaseguramiento tecnolgico

Revisar evaluacin parasolicitar fondos:

propios / financiamiento

Establecer proceso decontratacin

Elaborar / validarestrategia de

ejecucin / contratacinDesarrollar documentode solicitud de ofertas

(DSO)


Desarrollar en detallesel plan de ejecucion

OPERAROPERARIMPLANTARIMPLANTARCONCEPTUALIZARCONCEPTUALIZARVISUALIZARVISUALIZAR

DEFINIRDEFINIR


Introduccin

La evaluacin de riesgos es una herramienta de gerencia que le presenta al nivel dedecisin opciones, de tal manera de eliminar la posibilidad de exceder los lmites

establecidos en cuanto a costo, tiempo de ejecucin y factibilidad tcnica. La evaluacin deriesgos debe ser cualitativa y cuantitativa.

Esta actividad de evaluar y manejar los riesgos debe ser continua a lo largo del proyecto,como se ha podido ver en fases anteriores. Ahora, dentro de esta fase de definicin, estaactividad ser incorporada dentro de la evaluacin definitiva para la aprobacin o no delproyecto. En este punto ya se ha desarrollado toda la informacin necesaria para planificarel proyecto en detalle y se pueden visualizar mejor los factores de riesgo.

Muchas compaas utilizan un mtodo tradicional de anlisis de riesgos que consiste endividir el proyecto en partes menores. Se ajusta un intervalo mnimo y mximo de seguridaden trminos del crecimiento o aumento del costo que c

visualizar conceptualizar definir apendices

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