virtual office

Como montarservio defacilidadesempresariais

EMPREENDEDORISMO

Especialistas em pequenos negcios / 0800 570 0800 / sebrae.com.br

Expediente

Presidente do Conselho Deliberativo

Robson Braga de Andrade Presidente do CDN

Diretor-Presidente

Luiz Eduardo Pereira Barreto Filho

Diretora Tcnica

Helosa Regina Guimares de Menezes

Diretor de Administrao e Finanas

Jos Claudio Silva dos Santos

Unidade de Capacitao Empresarial e Cultura Empreendedora

Mirela Malvestiti

Coordenao

Luciana Rodrigues Macedo

Autor

Maria Angela Soares Lopes

Projeto Grfico

Staff Art Marketing e Comunicao Ltda.www.staffart.com.br

Apresentao / A

presentao / Mercado / Localizao / Exigncias Legais e Especficas / Estrutura /

Pessoal / Equipamentos / M

atria Prima/M

ercadoria / Organizao do Processo Produtivo / A

utomao /

Canais de D

istribuio / Investimento / C

apital de Giro / C

ustos / Diversificao/A

gregao de Valor /D

ivulgao / Informaes Fiscais e Tributrias / Eventos / Entidades em

Geral / N

ormas Tcnicas /

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Sumrio

11. Apresentao ........................................................................................................................................

22. Mercado ................................................................................................................................................

23. Localizao ...........................................................................................................................................

34. Exigncias Legais e Especficas ...........................................................................................................

35. Estrutura ...............................................................................................................................................

46. Pessoal .................................................................................................................................................

47. Equipamentos .......................................................................................................................................

58. Matria Prima/Mercadoria .....................................................................................................................

69. Organizao do Processo Produtivo ....................................................................................................

610. Automao ..........................................................................................................................................

711. Canais de Distribuio ........................................................................................................................

712. Investimento ........................................................................................................................................

813. Capital de Giro ....................................................................................................................................

914. Custos .................................................................................................................................................

915. Diversificao/Agregao de Valor .....................................................................................................

1016. Divulgao ..........................................................................................................................................

1017. Informaes Fiscais e Tributrias .......................................................................................................

1218. Eventos ...............................................................................................................................................

1219. Entidades em Geral ............................................................................................................................

1320. Normas Tcnicas ................................................................................................................................

1321. Glossrio .............................................................................................................................................

1322. Dicas de Negcio ................................................................................................................................

1423. Caractersticas ....................................................................................................................................

1424. Bibliografia ..........................................................................................................................................

1525. URL .....................................................................................................................................................

Apresentao / A

presentao

1. Apresentao

Espaos de escritrio com estrutura adequada para reunies e trabalhos temporrios,normalmente alugados por empresrios em ocasies eventuais.

Aviso: Antes de conhecer este negcio, vale ressaltar que os tpicos a seguir nofazem parte de um Plano de Negcio e sim do perfil do ambiente no qual oempreendedor ir vislumbrar uma oportunidade de negcio como a descrita a seguir. Oobjetivo de todos os tpicos a seguir desmistificar e dar uma viso geral de como umnegcio se posiciona no mercado. Quais as variveis que mais afetam este tipo denegcio? Como se comportam essas variveis de mercado? Como levantar asinformaes necessrias para se tomar a iniciativa de empreender

Os Escritrios Virtuais surgiram para atender a demanda de empreendedores de Microe Pequenas Empresas _MPEs que trabalham em casa e eventualmente, precisam deum espao profissional para atender seus clientes, bem como para ofereceralternativas queles que esto comeando o seu negcio prprio e que precisam deinfra-estrutura e manuteno de escritrio, mas no querem ou no podem investirnestes itens. A soluo permite reduzir o custo de manuteno de uma empresa em70%. Os Escritrios Virtuais so espaos alugados onde empresrios encontram todosos servios e infra-estrutura necessrios para o para o desenvolvimento da reacomercial de seu negcio sem que para isso precise despender grandes quantias emdinheiro para montar uma estrutura prpria. Alm dos servios comuns, como porexemplo, recepcionista, office-boy, servios de cpias, locao de salas para reuniesou eventos. Em algumas regies do pas onde permitido o funcionamento de mais deuma empresa num mesmo endereo, os Escritrios Virtuais oferecem a opo deabertura de domiclio fiscal. Neste caso, o escritrio virtual cuidar do processo deregularizao fiscal do empreendimento agindo mediante procurao concedida pelolocatrio para represent-lo na recepo de correspondncias e perante os agentes defiscalizao. O nome Escritrio Virtual foi popularizado nos EUA e Europa (virtualoffices). A palavra virtual foi usada para com intuito de enfatizar que a infra-estruturaest fora da empresa que a utiliza. Embora existam outros nomes para designar onegcio, como escritrios inteligentes ou centros de negcios, a denominaoescritrio virtual se tornou referncia para esse segmento de prestao de servios.Este documento no substitui o Plano de Negcios, que imprescindvel para iniciarum empreendimento com alta probabilidade de sucesso. Para a elaborao do Planode Negcio deve ser consultado o SEBRAE mais prximo.

Ideias de Negcios | www.sebrae.com.br 1

Apresentao / A

presentao / Mercado / Localizao

2. Mercado

"Segundo Paulo Karnas, Diretor Administrativo da ANCNev (Associao Nacional dosCentros de Negcios e Escritrios Virtuais), existem aproximadamente 500 EscritriosVirtuais no Brasil. Os Escritrios Virtuais cresceram em faturamento a um ritmo de 50%ao ano conforme nota divulgada pela ANCNev. Tal aumento foi impulsionado pelademanda de empresas independentes que tiveram que se reestruturar aps a crisemundial de 2008/2009. Este um segmento em expanso e tem alcanado bonsresultados, tanto em situaes de crise, quando as empresas procuram diminuircustos, quanto em fases de crescimento econmico. Ameaas e oportunidades Asoportunidades de negcios so definidas pelas possibilidades de bons resultados queo empreendedor vislumbra ao implantar um novo empreendimento. O conhecimentoreal das possibilidades de sucesso somente ser possvel atravs de pesquisa demercado. Uma pesquisa no precisa ser sofisticada, dispendiosa - em termosfinanceiros - ou complexa. Ela pode ser elaborada de forma simplificada e aplicadapelo prprio empresrio, para estudar a concorrncia j instalada, os preos praticadose caractersticas gerais do pblico que pretende atingir. O risco de abrir as portas semconhecimento do ambiente local muito grande. Oportunidades: - Parceria comincubadora de empresas; - Parceria com associaes de empresrios. As ameaasso representadas por todas as possibilidades de insucesso que o futuro empresriopode identificar para o novo negcio. A realizao da pesquisa sugerida fornecesubsdios para a previso de dificuldades que podero aparecer pelo caminho. Apesquisa realizada identificou as ameaas abaixo listadas como sendo as maissignificativas: Ameaas: - A cultura de valorizar a posse fsica de um escritrio.

3. Localizao

A localizao de um Escritrio Virtual item fundamental para o sucesso doempreendimento. Os clientes deste tipo de negcio procuram empresas instaladas empontos nobres das cidades. Alm do bairro, a localizao deve ser decidida levandoem considerao alguns aspectos, tais como:a) Adequao aos clientes:- Facilidadede acesso; - Facilidade de estacionamento (de preferncia local);b) Adequao aosfuncionrios:- Proximidade de estaes e pontos de transporte coletivo;- Infra-estruturade servios (restaurantes, farmcias, bancos);

Alguns locais que podem ser considerados estratgicos:- Centros Comerciais e deNegcios. importante que o empresrio esteja atento que a legislao no permite anegociao somente do domiclo fiscal: Consideram-se escritrios virtuais aquelesdestinados prestao de servios virtuais de suporte administrativo para pessoasfsicas ou jurdicas, que mantenham domiclio ou estejam sediadas neste Municpio.(BRASIL, SANTOS, LEI COMPLEMENTAR N. 616, de 26 de dezembro de 2007)


Apresentao / A

presentao / Mercado / Localizao / Exigncias Legais e Especficas / Estrutura

4. Exigncias Legais e Especficas

Para dar incio ao processo de abertura da empresa necessrio que se cumpra osseguintes procedimentos: 1) Consulta Comercial Antes de realizar qualquerprocedimento para abertura de uma empresa, o primeiro passo realizar uma consultaprvia na prefeitura ou administrao local. A consulta tem por objetivo verificar se nolocal escolhido para a abertura da empresa permitido o funcionamento da atividadeque se deseja empreender. Outro aspecto que precisa ser pesquisado o endereo.Em algumas cidades, o endereo registrado na prefeitura diferente do endereo quetodos conhecem. Neste caso, necessrio o endereo correto, de acordo com o daprefeitura, para registrar o contrato social, sob pena de ter de refaz-lo. rgoresponsvel: - Prefeitura Municipal; - Secretaria Municipal de Urbanismo. 2) Busca denome e marca. Verificar se existe alguma empresa registrada com o nome pretendidoe a marca que ser utilizada. rgo responsvel: - Junta Comercial ou Cartrio (nocaso de Sociedade Simples) e Instituto Nacional de Propriedade Intelectual (INPI). 3)Arquivamento do contrato social/Declarao de Empresa Individual Este passoconsiste no registro do contrato social. Verifica-se tambm, os antecedentes dosscios ou empresrio junto a Receita Federal, atravs de pesquisas do CPF. rgoresponsvel: - Junta Comercial ou Cartrio (no caso de Sociedade Simples). 4)Solicitao do CNPJ rgo responsvel: - Receita Federal. 5) Solicitao da InscrioEstadual rgo responsvel: - Receita Estadual 6) Alvar de licena e Registro naSecretaria Municipal de Fazenda O Alvar de licena o documento que fornece oconsentimento para empresa desenvolver as atividades no local pretendido. rgoresponsvel: - Prefeitura Municipal; - Secretaria Municipal da Fazenda. 7) Matrcula noINSS rgo responsvel: - Instituto Nacional de Seguridade Social; Diviso deMatrculas INSS. Existem alguns municpios, como por exemplo Salvador e Barueri,que mantm lei prpria sobre o funcionamento de Escritrios Virtuais. Na ausncia delei especfica no municpio onde os escritrios virtuais estiverem localizados, valer ascondies constantes no contrato de prestao de servios formulada pelaadministradora do escritrio.

5. Estrutura

A dimenso do empreendimento uma deciso do empresrio, entretanto, sugere-seuma rea mnima de 60m para estruturar um Escritrio Virtual. O espao deve serbem planejado e recomenda-se evitar poluio visual, proporcionar boa iluminao eventilao para que haja conforto tanto para as pessoas que trabalham na empresaquanto para clientes.A estrutura dever contemplar uma recepo um escritrio, umasala de reunies, e uma copa: Recepo - Mesa; - Cadeiras e/ou sof; - Telefone; -Fax; - Computador; - Impressora Multifuncional; - Armrios para guardar documentos e


Apresentao / A


Pessoal / Equipamentos

materiais de escritrio. Escritrio - Mesa; - Cadeiras; - Telefone. Sala de Reunies -Mesa; - Cadeiras; - Projetor Multimidia; - Flipchart; -Pincis atmicos - Computador ounotebook Copa - Microondas; - Louas; - Talheres; - Copos; - Armrio; - Mquina decaf espresso e similares; - Frigobar.

6. Pessoal

Um Escritrio Virtual precisa de profissionais que exeram as funes deadministrador, secretria e motoboy / Office boy. Para amenizar os custos iniciais comfolha de pagamento, convm optar pela contratao de uma equipe enxuta. possvelcomear com apenas trs pessoas, desde que os trs profissionais renam ascompetncias necessrias para tocar o empreendimento: Administrador? Capacidadepara lidar com imprevistos;? Reconhecer e definir problemas,? Atuarpreventivamente;? Ter raciocnio lgico, crtico e analtico;? Ter conhecimento degesto empresarial.;? Habilidade de relacionamentos;? Habilidade para negociar;?Pr-atividade;? Inteligncia emocional para lidar com possveis conflitos;? Disciplina.Secretria? Cortesia e educao para com os clientes e colegas;? Disciplina;?Organizao;? Boa apresentao pessoal. Motoboy / Office boy? Manter bomrelacionamento interpessoal;;? Manter asseio pessoal;? Demonstrar flexibilidade;?Zelar pelo bom estado das encomendas transportadas;? Agir com responsabilidade;?Agir com ateno;? Evidenciar tica profissional. A capacitao de profissionais desteramo de negcio deve estar direcionada para o desenvolvimento das competnciascitadas acima. Os nveis salariais bsicos so definidos pelos sindicatos de cadaregio e categoria, a partir da o empresrio dever manter polticas que remuneremadequadamente os empregados, considerando-se os nveis de competnciaspessoais. Recomenda-se a adoo de uma poltica de reteno de pessoal,oferecendo incentivos e benefcios de natureza financeiros ou outros. Assim, aempresa poder diminuir os nveis de rotatividade e obter vantagens como a criaode vnculo entre funcionrios e clientes e ainda a diminuio de custos com:?recrutamento e seleo,? treinamento de novos funcionrios,? custos com demisses.

7. Equipamentos

Para estruturar a empresa sero necessrios os seguintes equipamentos: Recepo -Uma mesa;- Trs Cadeiras;- Um telefone; - Um fax;- Um computador;- Umaimpressora multifuncional;- Trs armrios. Escritrio - Uma mesa;- Trs cadeiras;- Umtelefone; Sala de Reunies - Uma mesa;- Seis cadeiras;- Um datashow;- Umcomputador;- Um flipchart. Copa - Um microondas;- Louas Variadas;- Um jogo detalheres;- 12 copos;- Dois armrios;- Uma mquina de caf espresso;- Um frigobar.


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atria Prima/M

ercadoria

Alm dos equipamentos mencionados acima, o empreendedor deve considerar anecessidade de instalao de aparelhos de ar condicionado. O mercado de usadospode ser interessante para quem est comeando. Porm, alguns cuidados devem dertomados ao comprar mquinas e equipamentos usados: - Dar preferncia aequipamentos que estejam em uso; - Pedir a um especialista para avaliar as condiesdo equipamento antes de compr- lo; - Solicitar toda a documentao tcnica doequipamento que estiver comprando como os manuais de operao e manuteno; -Os mveis tem que ter aspecto de novos. O empresrio deve avaliar se existenecessidade de instalao de sistema de alarmes, instalao de cmeras, bem como acontratao de seguro para os equipamentos, considerando os riscos pertinentes regio ou local em que a empresa est instalada.

Fornecedores de Equipamentos:Tok StokTel: 0800 70 10 161Site:http://www.tokstok.com.br

Ponto FrioSite: http://www.pontofrio.com.br/

CTISTel: 0800 723-2847HTTP://www.ctis.com.br

Tecnologia Os Escritrios Virtuais precisam contar com uma Central de internet debanda larga que permita a conexo de vrias mquinas a uma rede sem fio e segura.Alm disso, precisam de uma central de PABX (Private Automatic Branch Exchange)que permite a utilizao de vrias linhas e ramais telefnicos e um Sistema do tipoVOIP que possibilita a transferncia de chamadas a baixo custo.

8. Matria Prima/Mercadoria

A gesto de estoques no varejo a procura do constante equilbrio entre a oferta e ademanda. Este equilbrio deve ser sistematicamente aferido atravs de, entre outros,os seguintes trs importantes indicadores de desempenho:Giro dos estoques: o giro dos estoques um indicador do nmero de vezes em que ocapital investido em estoques recuperado atravs das vendas. Usualmente medidoem base anual e tem a caracterstica de representar o que aconteceu no passado.Obs.: Quanto maior for a freqncia de entregas dos fornecedores, logicamente emmenores lotes, maior ser o ndice de giro dos estoques, tambm chamado de ndicede rotao de estoques. Cobertura dos estoques: o ndice de cobertura dos estoques a indicao do perodo de tempo que o estoque, em determinado momento, consegue


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utomao

cobrir as vendas futuras, sem que haja suprimento. Nvel de servio ao cliente: oindicador de nvel de servio ao cliente para o ambiente do varejo de pronta entrega,isto , aquele segmento de negcio em que o cliente quer receber a mercadoria, ouservio, imediatamente aps a escolha; demonstra o nmero de oportunidades devenda que podem ter sido perdidas, pelo fato de no existir a mercadoria em estoqueou no se poder executar o servio com prontido.Portanto, o estoque dos produtos deve ser mnimo, visando gerar o menor impacto naalocao de capital de giro. O estoque mnimo deve ser calculado levando-se em contao nmero de dias entre o pedido de compra e a entrega dos produtos na sede daempresa

Os servios oferecidos por um Escritrio Virtual so basicamente:? EndereoComercial e Fiscal (dependendo do Estado);? Registro de empresas (caso o clienteopte pelo endereo fiscal);? Recepo;? Sala de reunio equipada;? Atendimentotelefnico personalizado;? Nmero telefnico exclusivo;? udio conferncia;?Identificador de chamadas, transferncia de chamadas, correio de voz, ramal;?Secretria eletrnica personalizada; ? Suporte Administrativo, Secretariado;?Digitao, impresses, digitalizao, cpias;? Recebimento e envio de fax, email,correspondncias, recados, reservas, agendamentos.? Servio de Entrega (Motoboyou similar);

9. Organizao do Processo Produtivo

Contato do Cliente ? Oferecimento de pacotes ? Assinatura do contrato ?Acompanhamento do cliente ? Ps Venda Contato do Cliente Esta a etapa em que oEscritrio Virtual estabelece contato com possveis clientes ou o cliente procura oEscritrio Virtual para conhecer os servios e benefcios oferecidos. Oferecimento depacotes de servios O responsvel entende a necessidade do cliente e apresenta asalternativas de pacotes de servios que se adquam melhor ao perfil do cliente.Assinatura de contrato O cliente opta por um dos pacotes e assina um contrato com aempresa. A maioria das empresas trabalha com contratos de um ano.Acompanhamento do cliente Durante todo o contrato o Escritrio Virtual permanece emcontato com o cliente, transferindo chamadas anotando recados e etc. Ps Venda Ocontato com o cliente durante a vigncia do contrato permite a manuteno dorelacionamento e a aferio do grau de satisfao clientes e o oferecimento de novassolues customizadas e/ou a reformulao de processos organizacionais.

10. Automao

Do Negcio Para gerenciar a comunicao entre empresa e cliente existem softwaresespecficos. muito importante que a empresa tenha controle das mensagens erecados enviados e recebidos pelo cliente, um software permite maior rigidez deste


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Canais de D

istribuio / Investimento

controle. Alm disso, os Escritrios Virtuais utilizam tecnologias como o sistema VOIPque permite a transferncia de ligaes para telefones fixos e mveis com maisagilidade e menor custo. Na administrao A gesto do negcio pode serautomatizada. Existem vrios softwares no mercado que possibilitam a automao dagesto de empresas. Entretanto, o mais indicado que o empresrio invista emsoftwares especficos para o ramo de negcio da empresa para permitir a gestoeficiente do negcio. Dentre os benefcios que um software de gesto pode oferecer,pode-se citar alguns.? Controle de clientes com gerenciamento de relacionamentoCRM (Customer Relationship Manager);? Envio de e-mail direto e personalizado paracomunicao com os clientes;? Contas a pagar;? Controle de despesas; ? Contas areceber;? Contratos para cobrana mensal;? Controle bancrio (taxas, tarifas, chequesj compensados, etc); ? Fluxo de caixa.

Alguns Fornecedores: Dkal Automao Comercial Rua Alferes Magalhes, 72 3andar, Santana So Paulo SP SAC: (11)3846-1831 Avaya Brasil Ltda Rua VerboDivino, 1227 So Paulo, SP Tel. 11-5185-6509 Site: http://www.avaya.com/br/ Loja doVoip Site: http://www.lojadovoip.com.br

11. Canais de Distribuio

O principal canal de distribuio de um Escritrio Virtual de venda direta, no qual ocliente faz o contato por telefone ou pessoalmente solicitando os servios da empresa.Independentemente do canal de distribuio adotado, o sucesso de um negciodepende, principalmente, da capacidade de percepo de oportunidade doempreendedor e da sua agilidade para adaptar seus canais de distribuio,aproveitando tendncias e criando novas formas de fazer sua empresa ser conhecidapor seus clientes.

12. Investimento

O valor total a ser investido depende de um conjunto de decises que precedem ainstalao do negcio, como por exemplo: -Decidir se o imvel ser prprio oualugado; -Avaliar todas as modificaes necessrias que devero ser realizadas nolocal para o funcionamento do negcio; - Avaliar o custo benefcio de comprar mveise equipamentos usados. Os resultados das decises referentes a estes itens surgirocom a elaborao do plano de negcios. Etapa fundamental para quem desejaempreender de forma consciente, o plano de negcios a validao da idia, anlisede sua viabilidade como negcio (DOLABELA, 1999, p.17). Considerando umEscritrio Virtual instalado numa rea de 60m, necessrio um investimento inicialestimado em R$ 64.212,00 (sessenta e quatro mil e duzentos e doze reais) a ser


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Canais de D


apital de Giro

alocado majoritariamente nos seguintes itens: ? Reforma do local: R$ 20.000,00?Mveis e materiais de escritrio: R$ 12.329,00? Equipamentos e Mquinas: R$13.730,00;? Sistemas de Automao: R$ 1.500,00? Capital de giro: R$ 14.818,20

13. Capital de Giro

Capital de giro o montante de recursos financeiros que a empresa precisa manterpara garantir fluidez dos ciclos de caixa. O capital de giro funciona com uma quantiaimobilizada no caixa (inclusive banco) da empresa para suportar as oscilaes decaixa.O capital de giro regulado pelos prazos praticados pela empresa, so eles: prazosmdios recebidos de fornecedores (PMF); prazos mdios de estocagem (PME) eprazos mdios concedidos a clientes (PMCC).Quanto maior o prazo concedido aos clientes e quanto maior o prazo de estocagem,maior ser sua necessidade de capital de giro. Portanto, manter estoques mnimosregulados e saber o limite de prazo a conceder ao cliente pode melhorar muito anecessidade de imobilizao de dinheiro em caixa.Se o prazo mdio recebido dos fornecedores de matria-prima, mo-de-obra, aluguel,impostos e outros forem maiores que os prazos mdios de estocagem somada aoprazo mdio concedido ao cliente para pagamento dos produtos, a necessidade decapital de giro ser positiva, ou seja, necessria a manuteno de dinheiro disponvelpara suportar as oscilaes de caixa. Neste caso um aumento de vendas implicatambm em um aumento de encaixe em capital de giro. Para tanto, o lucro apurado daempresa deve ser ao menos parcialmente reservado para complementar estanecessidade do caixa.Se ocorrer o contrrio, ou seja, os prazos recebidos dos fornecedores forem maioresque os prazos mdios de estocagem e os prazos concedidos aos clientes parapagamento, a necessidade de capital de giro negativa. Neste caso, deve-se atentarpara quanto do dinheiro disponvel em caixa necessrio para honrar compromissosde pagamentos futuros (fornecedores, impostos). Portanto, retiradas e imobilizaesexcessivas podero fazer com que a empresa venha a ter problemas com seuspagamentos futuros.Um fluxo de caixa, com previso de saldos futuros de caixa deve ser implantado naempresa para a gesto competente da necessidade de capital de giro. S assim asvariaes nas vendas e nos prazos praticados no mercado podero ser geridas compreciso.

Um Escritrio Virtual requer um montante de capital de giro que pode ser consideradoalto, entre 25 e 30% do investimento inicial. A estratgia a ser utilizada para atrairclientes ser fundamental para o alcance do ponto de equilbrio entre receita edespesa.


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apital de Giro / C


gregao de Valor

14. Custos

Os custos indicam as despesas (gastos) de um negcio. Podem ser fixos, queindependem do faturamento, ou seja, aluguel, salrios, gastos com contador, gua, luz,telefone, internet. Ou podem ser variveis, que esto relacionados quantidade deservio prestado no ms, como por exemplo: impostos. A escolha dos fornecedores importante, por isso fundamental que se faa uma boa pesquisa para selecionar osmelhores preos e a melhor qualidade. Podem ser tomadas algumas providncias queajudem a diminuir o valor dos custos fixos, como por exemplo: ? Optar por locais emque o aluguel tenha um preo menor, desde que no prejudique a competitividade ouacesso do cliente e dos clientes dos clientes, e que tenha uma boa relaocusto/benefcio;? Optar por planos de telefone com custos mais baixos;? Evitar gastose despesas desnecessrios;? Manter uma equipe de pessoal enxuta;? E outras aesde acordo com a realidade de cada empreendimento. Os custos para uma abrir umEscritrio Virtual devem ser estimados considerando os itens a seguir: ? Salrios, eencargos: R$ 9.200,00? Tributos, impostos, contribuies e taxas: R$ 1.265,00?Aluguel, taxa de condomnio, segurana: R$ 2.300,00? Luz, telefone e acesso ainternet: R$ 490,00? Produtos para higiene e limpeza: R$ 150,00? Recursos paramanutenes e correes: R$ 150,00? Assessoria contbil: R$ 500,00? Propaganda epublicidade da empresa: R$ 1.000,00 essencial que se faa uma anlise criteriosade todas as despesas, buscando formas de minimiz-las sem prejudicar a qualidadedos servios e produtos oferecidos pelo Escritrio Virtual.

15. Diversificao/Agregao de Valor

Para manter-se competitivo um negcio precisa oferecer diferenciais que o torne maisatrativo que seus concorrentes. Agregar valor oferecer o inesperado ao cliente; iralm da obrigao; oferecer mais e melhor e o que ningum ainda ofereceu. Nesseramo, existem algumas possibilidades de agregar valor, dependendo apenas dainiciativa e criatividade do empreendedor como, por exemplo: - Oferecer o servio desecretria bilngue; - Fazer parceria com empresas que fornecem lanches ou refeies;A qualidade no atendimento ao cliente um aspecto importante que deve serobservado. Servios feitos com qualidade, escuta atenciosa e dilogo de compromissoinfluenciam muito na satisfao dos clientes. Ao oferecer um atendimento dequalidade, a empresa cria um diferencial, constri um relacionamento de confiana etorna inconveniente a migrao do cliente para um concorrente.


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Canais de D


apital de Giro / C


gregao de Valor /D

ivulgao / Informaes Fiscais e Tributrias

16. Divulgao

Como diz o ditado popular, a propaganda a alma do negcio. Por meio dapropaganda o empreendedor dar destaque ao seu estabelecimento no mercado. possvel a utilizao de formas simples e baratas de divulgao. Com criatividadepode-se e buscar alternativas que atraiam os clientes. Entre as alternativas quedemandam menos investimento pode-se citar: ? Utilizao de mala direta commensagens que lembram e divulgam o Escritrio Virtual;? Distribuio de materialinformativo em pontos estratgicos como agncias bancrias destinadas a pessoasjurdicas, centros de apoio a jovens empreendedores;? Outdoor em locais de grandecirculao de pessoas;? Anncio em pginas especializadas nos jornais;? Site naInternet com portflio de servios;? Participao em feiras e eventos de negcios;?Cartes de visita. O bom atendimento aliado a qualidade dos servios e boalocalizao uma receita de sucesso para qualquer Escritrio Virtual. Clientessatisfeitos tendem a comentar com outras pessoas e no existe melhor propagandaque a tradicional boca-a-boca, barata e eficiente.

17. Informaes Fiscais e Tributrias

O segmento de FACILIDADES EMPRESARIAIS - ESCRITORIO VIRTUAL, assimentendido pela CNAE/IBGE (Classificao Nacional de Atividades Econmicas) 8211-3/00 como a atividade de centros de prestao de servios s empresas ou escritriosvirtuais , poder optar pelo SIMPLES Nacional - Regime Especial Unificado deArrecadao de Tributos e Contribuies devidos pelas ME (Microempresas) e EPP(Empresas de Pequeno Porte), institudo pela Lei Complementar n 123/2006, desdeque a receita bruta anual de sua atividade no ultrapasse a R$ 360.000,00 (trezentos esessenta mil reais) para micro empresa, R$ 3.600.000,00 (trs milhes e seiscentosmil reais) para empresa de pequeno porte e respeitando os demais requisitos previstosna Lei.

Nesse regime, o empreendedor poder recolher os seguintes tributos e contribuies,por meio de apenas um documento fiscal o DAS (Documento de Arrecadao doSimples Nacional), que gerado no Portal do SIMPLES Nacional (http://www8.receita.fazenda.gov.br/SimplesNacional/):

IRPJ (imposto de renda da pessoa jurdica); CSLL (contribuio social sobre o lucro); PIS (programa de integrao social); COFINS (contribuio para o financiamento da seguridade social);


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Canais de D


apital de Giro / C


gregao de Valor /D

ivulgao / Informaes Fiscais e Tributrias

ISSQN (imposto sobre servios de qualquer natureza); INSS (contribuio para a Seguridade Social relativa a parte patronal).

Conforme a Lei Complementar n 123/2006, as alquotas do SIMPLES Nacional, paraesse ramo de atividade, variam de 6% a 17,42%, dependendo da receita bruta auferidapelo negcio. No caso de incio de atividade no prprio ano-calendrio da opo peloSIMPLES Nacional, para efeito de determinao da alquota no primeiro ms deatividade, os valores de receita bruta acumulada devem ser proporcionais ao nmerode meses de atividade no perodo.

Se o Estado em que o empreendedor estiver exercendo a atividade concederbenefcios tributrios para o ICMS (desde que a atividade seja tributada por esseimposto), a alquota poder ser reduzida conforme o caso. Na esfera Federal poderocorrer reduo quando se tratar de PIS e/ou COFINS.

Se a receita bruta anual no ultrapassar a R$ 60.000,00 (sessenta mil reais), oempreendedor, desde que no possua e no seja scio de outra empresa, poderoptar pelo regime denominado de MEI (Microempreendedor Individual) . Para seenquadrar no MEI o CNAE de sua atividade deve constar e ser tributado conforme atabela da Resoluo CGSN n 94/2011 - Anexo XIII(http://www.receita.fazenda.gov.br/legislacao/resolucao/2011/CGSN/Resol94.htm ).Neste caso, os recolhimentos dos tributos e contribuies sero efetuados em valoresfixos mensais conforme abaixo:

I) Sem empregado 5% do salrio mnimo vigente - a ttulo de contribuio previdenciria doempreendedor; R$ 5,00 a ttulo de ISS - Imposto sobre servio de qualquer natureza.

II) Com um empregado: (o MEI poder ter um empregado, desde que o salrio seja deum salrio mnimo ou piso da categoria)

O empreendedor recolher mensalmente, alm dos valores acima, os seguintespercentuais: Retm do empregado 8% de INSS sobre a remunerao; Desembolsa 3% de INSS patronal sobre a remunerao do empregado.


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Canais de D


apital de Giro / C


gregao de Valor /D


Geral

Havendo receita excedente ao limite permitido superior a 20% o MEI ter seuempreendimento includo no sistema SIMPLES NACIONAL.

Para este segmento, tanto ME, EPP ou MEI, a opo pelo SIMPLES Nacional sempreser muito vantajosa sob o aspecto tributrio, bem como nas facilidades de abertura doestabelecimento e para cumprimento das obrigaes acessrias.

Fundamentos Legais: Leis Complementares 123/2006 (com as alteraes das LeisComplementares ns 127/2007, 128/2008 e 139/2011) e Resoluo CGSN - ComitGestor do Simples Nacional n 94/2011.

18. Eventos

Feiras e eventos de negcios so oportunidades para o empreendedor realizar efechar parcerias, fazer contatos e manter-se atualizado sobre as novidades. A seguiruma relao de alguns eventos do setor: Feira do empreendedor Evento: Anual Local:Brasil Realizao: SEBRAE Site: http://www.feiradoempreended or.sebrae.com.brExpogesto Evento: Anual Local: Joinvile - SC Realizao: Messe Brasil Site: http://feiras.messebrasil.com.br/expogestao/expositor-982.htm

19. Entidades em Geral

Os Escritrios Virtuais relacionam-se com um conjunto de entidades, quedesempenham diversos papis auxiliares ao negcio. A seguir destacam-se algumasentidades com as quais o empresrio deste ramo poder desenvolver algum tipo derelacionamento:SEBRAE Servio Brasileiro de Apoio s Micro e PequenasEmpresasUnidade do SEBRAE mais prxima acesse:www.sebrae.com.br/atendimentoTel.:0800 570 0800

RENEV Rede Nacional dos Escritrios VirtuaisUnidades da RENEV acesse:http://www.renev.co m.br/index.php/content/view/4.html


Apresentao / A



atria Prima/M


utomao /

Canais de D


apital de Giro / C


gregao de Valor /D


Geral / N

ormas Tcnicas /

ANCNev - Associao Nacional dos Centros de Negcios e Escritrios VirtuaisTel: (51)2102-0330Site: http://www.ancn.com.br/novosite/

20. Normas Tcnicas

As normas tcnicas, elaboradas no mbito da Associao Brasileira de NormasTcnicas - ABNT, so documentos de uso voluntrio, sendo importantes refernciaspara o mercado.

No existem normas tcnicas aplicveis a este segmento empresarial.

21. Glossrio

Audioconferncia- um meio tecnolgico que permite a comunicao e a interao depessoas que esto localizadas em regies diferentes atravs da voz, com o auxlio delinhas telefnicas comuns, internet, VoIP (Voice over IP-Rede de dados), conexo viacabo e bluetooth.Central de PABX - um PABX pode se comunicar internamente,independente de possuir uma linha de telefone convencional. Dependendo do porte daempresa ou organizao, a central PABX poder ter um nmero elevado de ramais, osquais podem estar at mesmo em outro local da cidade. Neste caso a empresa aluga arede externa de uma operadora apenas para interligar seus ramais.Sistema VOIP -sistema de comunicao pela Internet, ou seja, comunicao atravs de protocolosIPs, onde normalmente no se paga para se comunicar com outro computador ligadoa mesma rede, tambm pode ser ligado a qualquer telefone fixo e celular de qualquerparte do mundo por tarifas custo muito baixo.

22. Dicas de Negcio

Dicas importantes para quem pensa em abrir um Escritrio Virtual:? Verificar os preospraticados pelos concorrentes;? Estabelecer uma excelente relao com os clientes;?Estar presente diariamente na empresa;? Acompanhar as novidades do mercado;?Segundo empreendedores do ramo o investimento inicial em uma estrutura maior, comsete salas de reunio, faz com que o empresrio alcance mais rapidamente o ponto deequilbrio do negcio, devido ao valor baixo dos pacotes de servios econsequentemente necessidade de uma carteira de clientes maior para suprir oscustos da estrutura. ? Fazer parcerias com empresas de contabilidade.


Apresentao / A



atria Prima/M


utomao /

Canais de D


apital de Giro / C


gregao de Valor /D


Geral / N

ormas Tcnicas /

23. Caractersticas

Conforme Dolabella, (1999, p.70), um empreendedor saber aprender o que fornecessrio para a criao, desenvolvimento e realizao de sua viso. Considerando-se esta afirmativa, percebe-se que a caracterstica mais importante para umempreendedor, em qualquer rea que deseje atuar, estar disposto a aprender. Paraabrir um Escritrio Virtual, o interessado dever se concentrar em desenvolveralgumas caractersticas especficas, caso no as tenha. Dentre elas destacam-se:? Terpaixo pela atividade e conhecer bem o ramo de negcio;? Pesquisar e observarpermanentemente o mercado onde est instalado, promovendo ajustes e adaptaesno negcio;? Ter atitude e iniciativa para promover as mudanas necessrias;?Acompanhar o desempenho dos concorrentes;? Saber negociar para manter clientessatisfeitos;? Ter viso clara de onde quer chegar;? Planejar e acompanhar odesempenho do Escritrio Virtual;? Ser persistente e no desistir dos seus objetivos; ?Manter o foco definido para a atividade empresarial;? Ter coragem para assumir riscoscalculados;? Estar sempre disposto a inovar e promover mudanas;? Ter grandecapacidade para perceber novas oportunidades e agir rapidamente para aproveit-las;? Ouvir os clientes e identificar oportunidades de criar novos servios deve sertarefa permanente do empreendedor.

24. Bibliografia

DOLABELLA, Fernando. Oficina do empreendedor. So Paulo. Cultura EditoresAssociados, 1999.Referncias EletrnicasBRASIL, SANTOS, LEI COMPLEMENTARN. 616, de 26 de dezembro de 2007. Dispe sobre o funcionamento de escritriosvirtuais no municpio de Santos e d outras providncias. Disponvel em:http://www.smartcenter.com. br/Legislacao.aspx Acesso em: Janeiro / 2010.BR OfficesEscritrio Virtual. Disponvel em: http://broffices.m2rnet.com.br/index.php/content/view/105.html Acesso em Janeiro /2010FARIAS, Leone. Escritrios virtuais da Joinville Business Center so uma boaopo para. Disponvel em: http://www.sebrae-sc.com.br/novos_destaques/oportunidade/default.asp?m ateria=14117 Acesso em:Janeiro / 2010Hermanson, Boris. Como funciona um escritrio virtual. Disponvel em:http://www.sebraesp.com.br/midiateca/publicacoes/artigos/juridico_legislacao/como_funciona_escritorio_virtual. Acesso em Janeiro/ 2010LOCHINS, Carmem Lgia; GRISCI, Priscila Daniel; JANOVIK, Scalco; JANOVIK,Mayara Squeff. Modos de Trabalhar e de Ser de Motoboys: A Vivncia Espao-Temporal Contempornea. Disponvel em: http://bases.bireme.br/cgi-bin/wxislind.exe/iah/online/?IsisScript=iah/iah.xis&src=google&base=LILACS&lang=p&nextAction=lnk&exprSearch=501954&indexSearch=ID. Acesso em: Janeiro / 2010NAGATA,Bianca. Escritrios virtuais so beneficiados pela crise. Disponvel em:http://www.metodista.br/rronline/ciencia-e-sa ude/economia/escritorios-virtuais-sao-


Apresentao / A



atria Prima/M


utomao /

Canais de D


apital de Giro / C


gregao de Valor /D


Geral / N

ormas Tcnicas /

orio-virtual-uma-moderna-solucao-de-negocios-523427.html. Acesso em: Janeiro /2010Virtual Associados. Disponvel em: http://www.virtualassociados.com .br/ev4/Acesso em Janeiro / 2010

25. URL

http://www.sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/ideias/Como-montar-servi%C3%A7o-de-facilidades-empresariais-escrit%C3%B3rio-virtual


virtual office

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