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1. INTRODUCCIÓN

POLÍTICA Código: POL.-GPE-01

USO DE SOFTWARE CON UCENCIA Versión: 04 mNCOSTOPARALAENTIDAD

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VALOR+ S.A.S, es consciente de que la evolución tecnológica ha llevado a las empresas a considerar que las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, desempeñan un rol estratégico al interior de las compañías y que el uso de las herramientas necesarias para incursionar en esta evolución, debe ser reglado operativamente de ta l forma que se respeten los derechos de autor y !as condiciones de uso.

Es así como a partir de estas premisas VALOR + S.A.S, define a través del presente documento los lineamientos y políticas generales para el "Uso de Software con Licencia sin Costo para la Entidad" , para garantizar que no se ponga en riesgo la compañía por el uso indebido de herramientas tecnológicas (Software) no licenciado.

2. OBJETIVO

Definir las Políticas para el uso de software cuya utilización no genere un costo para la Entidad, garantizando el control legal del mismo y los deberes de todo usuario para la protección de los derechos de autor, de tal manera que se minimice el riesgo de vulnerabilidad informática en la Entidad .

3. ALCANCE

La presente política va desde la solícitud, instalación y seguimiento de! software cuya utilización no genere un costo para la Entidad , hasta el uso responsable del mismo por parte de cada Empleado vinculado, Contratista y/o tercero que tenga relaciones comerciales y/o contractuales con VALOR + S.A.S, y aplica. para todos los eq uipos de cómputo, (comprados, en rentíng , en leasing , en comodato. arrendados, prestados o adquiridos por cualquier otro medio), con el objeto de gestionar y respetar los derechos de autor.

• La solicitud de uso la puede real izar cualquier Empleado vinculado o Contratista de VALOR+.

• La aprobación del software para su uso lo rea liza el área de TI de VALOR + S.A.S • La instalación la realiza la mesa de ayuda de VALOR+ S.A.S. • El seguimiento al uso y verificación de continuidad del modelo de licencia lo realiza

el área de TI de VALOR + S.A.S.

4. MARCO NORMATIVO

NORMA DESCRIPCIÓN - ---------··---·· ------- --------------

Decisión Andina 351 de Régimen común sobre derecho de autor y derechos conexos. 1993

Decisión Andina 351/1993 "Artículo 54 .- Ninguna autoridad i:L,2ersona natural o jurídica, podrá

Código: POL-GPE-01 Nersión: OJ.JFecha actualización: 2018/09/19

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USO DE SOFTWARE CON LICENCIA Versión: 04 SIN COSTO PARA LA ENTIDAD

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(Art. 54) autorizar la utilización de una obra , interpretación , producción fonográfica o emisión de radiodifusión o prestar su apoyo para su utilización, si el usuario no cuenta con la autorización expresa previa del titular del derecho o de su representante. En caso de incumplimiento será solidariamente responsable.''

Ley 222 de 1995 (Art. 4 7} "Por la cual se modifica el Libro 11 del Código de Comercio, se expide un modificado pof la ley 603 de nuevo régimen de procesos concursales y se dictan otras disposiciones." 2000 (L. 222 - 1995).

Por la cual se modifica el articulo 4 7 de la Ley 222 de 1.995 {ley 603 de 2000)"

ley 23 de 1982 Régimen General de Derechos de Autor

Ley 599 de 2000, Art. (s) LPor la cual se expide el Códígo Penal" 270 a 272

Circular No. 05 del 9 de "Derechos de autor sobre los programas de computador, su licenciamiento octubre de 2003, Dirección y sanciones derivadas de su uso no autorizado" Nacional de Derechos de .A.utor

5. GLOSARIO (TERMINOLOGÍA Y DEFINICIONES)

Licencia de Software: Contrato por el cual un autor o titular de los derechos de patrimoniales de un software (programa informático y recursos asociados), autoriza al usuario (persona natural o jurídica) para utilizar dicho software y sus recursos asociados; cumpliendo una serie de términos y condiciones.

Software libre: Es más económico que el software propietario y, el hecho de (en ciertos casos) poder acceder a su código fuente , ofrece cierta independencia tecnológica permitiéndonos desarrollar una propia versión del software o integrarlo con otras aplicaciones.

Software de licencia sin costo o demostración: Es más económico que la versión de pago y ofrece muchas de las características funcionales del producto de pago, con las características básicas , de la versión de licencia sin pago se pueden supl ir muchas de las posibles necesidades de la Entidad.

6. DESARROLLO DE LAS POLÍTICAS DE SOFTWARE SIN LICENCIAMIENTO

En VALOR + S.A.S los procesos institucionales y de apoyo requieren recursos de software para su desarrollo, por lo tanto, se definen las Políticas en los siguientes términos:

• Permitir a sus Empleados vinculados y Contratistas el uso de software cuya utilización no genera un costo para la Entidad.

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• En cuanto al mantenimiento, soporte y posibles fallas que presente el software aprobado para su util ización , el Empteado vinculado o Contratista se debe remitir a !os ofrecidos por el fabricante, dado que, al usar el software, acepta las políticas establecidas ai respecto.

• La Gerencia de Tecnología orientará al Empleado vinculado o Contratista en las posibles soluciones a eventos presentados con e! uso del software.

• Existen muchos tipos de licencia de software, con diferentes características; en algunos, el modelo de licencia puede cambiar en el tiempo, además, pueden surgir nuevos modelos de licenciamiento.

• Para la utilización de software, cuya utilización no genera un costo para VALOR + S.A.S, se debe verificar que la licencia, además, de no generar un costo, sea permitida para su utilización en ambientes empresariales o comerciales.

• Los pasos para que un Empleado vinculado o Contratista de VALOR+ S.A.S, pueda utilizar el software en mención es el siguiente:

1. Solícitud.

El Empleado vinculado o Contratista que tenga la necesidad de utilizar un software libre, de licencia sin costo, de demostractón, etc. en definitiva, que no genere costo para VALOR+ S.A.S, debe enviar a la mesa de ayuda la solicitud de instalación y uso de dicho software.

Si ya ha sido aprobado el uso del software, la mesa de ayuda procede a instalarlo, si no ha sido aprobado. se solicita al servidor público la siguiente información:

• Necesidad a satisfacer: • Nombre del software: • Vers ión del software: • URL de descarga: • Evidencia que el software es libre o de licencia sin costo para ambientes

empresariales o comerciales. (extracto o pantallazo donde se evidencia que no genera costo su uso en ambientes comercia les)

2. Aprobación:

La Gerencia de Tecnología evaluará la solicitud y aprobará o no la instalación y uso del software requerido por el Empleado vinculado o Contratista de la Entidad .

Para la aprobación o no del uso del software, además del tipo de licencia se evalua rá la arquitectura requerida y capacidad tecnológica de instalación, si las características buscadas con la herramienta ya están cubiertas por otro software de la Entidad.

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or USO DE SOFTWARE CON LICENCIA Versión: 04 ~NCOSTOPARALAENTIDAD

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Si la Gerencia de Tecnología no aprueba el uso del software en su modelo sin costo, el Empleado vinculado o Contratista debe buscar otro software que le satisfaga la necesidad y no requiera costo para su uso o realizar un requerimiento de compra de software o solicitud de software que satisfaga su necesidad, para lo cual no aplica esta política.

3. Instalación.

Con el aval de la Gerencia de Tecnología la Mesa de Ayuda procede a la instalación del software requerido.

4. Seguimiento

Al menos una vez al año, la Dirección Tecnología debe verificar que en el tiempo el modelo de licenciamiento no cambie.

En caso que en el tiempo cambie el modelo de licenciamiento, la Gerencia de Tecnología informará ele esto al Empleado vinculado o Contratista que solicitó su uso y se procederá a evaluar si se compra la licencia o se reemplaza con otro software y la mesa de ayuda debe desinstalar la versión gratuita o sin costo . ·

6.1. PROGRAMA DE COMPUTADOR

"Con este término se pretende describir la secuencia ordenada de instrucciones destinadas a ser asimiladas por un computador, a fin de lograr un resultado especifico.

Dentro del proceso de creación de un programa de computador, los desarrolladores generan en primera instancia un método algorítmico que servirá como estructura del programa final; éste se traslada a un lenguaje especializado (Cobol, Pascal, Visual Basic, Visual C, Oracle, Java, etc.), para constituir finalmente lo que se denomina código fuente. En este punto el programa no puede ser ejecutado por el computador, a este fin es necesario un procedimiento especial que transforme el lenguaje de programación a uno descifrable por la máquina, una vez terminado este proceso se entiende generado el código ejecutable.

La Decisión Andina 351 de 1993, norma de aplicación preferente y directa, define en su artículo 3° al programa de ordenador (Software), como: "Expresión ele un conjunto de instrucciones mediante palabras, códigos, planes o en cualquier otra forma que, al ser incorporadas en un dispositivo efe lectura automatizada, es capaz ele hacer que un ordenador -un aparato electrónico o similar capaz de elaborar informaciones -, ejecute determinada tarea u obtenga determinado resultado. El programa de ordenador comprende también la documentación técnica y /os manuales de uso".

Así las cosas, el programa de computador asimilado a una obra literaria, puede ser objeto de disposición en sus derechos patrimoniales, bien sea transfiriendo a terceros la totalidad de tales prerrogativas o concediendo licencias de uso.

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USO DE SOFTWARE CON LICENCIA Versión: 04 SIN COSTO PARA LA ENTIDAD

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6.2. LICENCIAS DE USO PROGRAMA DE COMPUTADOR

Se entiende la licencia de uso como el instrumento, ya sea un contrato o unas instrucciones, por medio de las cuales el titular de derechos patrimoniales autoriza a los usuarios para que se sirvan de la obra en una forma determinada. Por lo general , sólo son comercia lizados el código objeto (lenguaje de máquina) y los manuales de funcionamiento, detentando el titular de manera exclusiva el manejo sobre el código fuente. De esta manera, el programador se asegura de poder explotar su obra en forma sistemática sin tener que transferir su dominio, al mismo tiempo que resguarda su razonamiento lógico inicial previn iendo que otra persona desarrol le un programa de computador de características similares.

Entre las presentaciones más comunes de un programa de computador tenemos cuatro tipos de clasificaciones: la comercial. el shareware. el freeware1 y el domino público:

1. Comercial: Representa la mayoría de los programas adquiridos en las tiendas comerciales de computadoras. Las condiciones del convenio de licencia varían dependiendo de la voluntad del productor . Por lo general este tipo de licencias estipulan que:

a) El programa de computador está protegido por·e1 derecho de autor; b) Aunque pueden hacerse copias del programa para archivo, la copia de respaldo no puede ser usada excepto cuando el paquete origina l fa lla o es destruido; e) No se permite hacer modificaciones al programa de computador; d) No se permiten hacer nuevos trabajos construidos con base en el paquete {obras derivadas) .

2. Shareware: Es una forma amplia de publicar programas de computador, la cual permite al creador ahorrarse los usuales costos de mercadotecnia mediante la distribución de su trabajo a través de una red de computadoras; este método autoriza a los usuarios a descargar y probar el programa por algún tiempo, si desean prolongar su uso deben enviar un pago al titular; no hacerlo constituye una violación a los derechos de autor.

3. Freeware: Se entiende la licencia en virtud de la cual cualquier persona está facultada para hacer copias de un programa de computador, distribuirlo. explotarlo económicamente y modificarlo. Aunque pareciera que en este tipo de licencias los autores se desprenden de sus derechos sobre él no es posible hacer tal afirmación, ya que si bien, las restricciones a su utilización son pocas, no se puede desconocer la titula ridad sobre el mismo. De tal forma que este tipo de obras están proteg idas por el Derecho de Autor, y las condiciones para su uso son deflnidas por el titular del derecho. Por lo general, estas condiciones son completamente opuestas a las restricciones establecidas para ei común de los demás tipos de programas. En lo que se refiere al freewa re. el usuario no tiene ninguna obligación legal de pagar.

4. Dominio Público. Se predica tal calidad de un programa de computador, cuando el titular d~I derecho explícitamente renuncia a él, o cuando transcurrido un término especifico de

Código: POL-GPE-01 !Versión: 04 !Facha actualización: W18i09!19

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Código: POL.-GPE-01

~valor POLiTICA USO DE SOFTWARE CON LICENCIA Versión: 04

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tiempo la legislación le otorga tal calidad. Para Colombia se entiende que las obras son de dominio público transcurridos 80 años de fallecido el autor."1

En nuestro caso, como Entidad es importante enfatizar profundamente sobre la adecuada utilización de este tipo de obras, sobre todo, cuando se trate de identificar los tipos de licencias de usos (,g..Qm_§[QLª.L ... §.b_ª!..9-.W.ª.C.'ª·'·.Jr.~&Ware y el domino .Qúbjj_º_g} que poseen los programas de computador (Software} que se pretendan utilizar para la operación de la compañía y así evitar inconvenientes que podrían sobrevenir de no tenerse la claridad suficiente sobre la materia .

Es dable resaltar que en toda utilización del programa de computador debe mediar una autorización previa y expresa del autor o de los titulares (artículo 54 de la Decisión Andina 351 de 1993), de lo contrario, se atenta contra el derecho de autor y se incurrirá en un ilícito que conlleva a sanciones civiles, disciplinarias y penales.

~ ESTEBAN TOBON URREA

Gerente General

~ ~ ~~~~ ~, Responsabie Área: Sergio Andrés Estrada Bonett

Gerente de Tecnoiogia

Aprobó: Comité de Gestión y Desempeño fl.c:a No. 07 (1611012018)

>

1 Dirección Nacional de Derechos de Autor, C. (2001). Derechos de autor sobre los programas de computador, su ficenciamiento y sanciones derivadas de su uso no autonzado (05). Recuperado desde: 1J!iP.J/200 .. ~1 .225.128/lntrane1/desarr<~ll!,'.l/CON~EPTOSWEB/busca conceplo.asp

Código: POL·GPE-01 Nersión: 04 /Fecfla octualización: 2018/09i19

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LISTA DE VERSIONES

COPlA CONTROLADA: (Los Formatos publicados no podrán ser modificados por nadie, sin previa autorización del Representante de la Dirección}

----------------------------- --------- ---------VERSIÓN

FECHA JUSTIFICACIÓN DE LA ACTUALIZACIÓN NOMBRE DEL LÍDER DEL PROCESO

AA/MMIDD

01 20·18/05128 Creación del documento Ruth Sanchez Arenas

Actualización del documento

. Incorporación del cuadro para la 1 02 2018/06106 incursión de la normatividad Ruth Sánchez Arenas

1 . !ncorporación del nombre y finna del

1 1 Gerente General y de qwen proyectó

Actualización del rJocumento ;

03 2018/08/08 . Se cambia Proyectó por Responsable 1

Ruth Sánchez Arenas Ívea: 1 . Se incluye Revisó :

/l,ctualización del documento

. Se carnbia creación x actualización en el pie de página:

04 2018109119 . Se corrige la fecha de la versión 3

Ruth Sánchez Arenas 20·1B/C6/08 . Se Gambia Revisó por Aprobó . Comité de Gestión y Desempeño Acta No. XX (DD/MM/Af.JO)

i --Elaboró Revisó Aprobó

Nombres y apollidos do quion Nombros y apcl1 idos: 1

Nombres y apell idos: elaboró: Rulh Sánchez l1renas. Comi té cte Gr~slión y Desempe,10 SErgio P,ndrés Estrada Honett

1 .jaime Botero Cargo: Cargo: Acta No. 07 Gerente de Tecnología Directora de Planeación 16/"10/2018 Director de Conectiv;dad Responsable del Proceso

G. Planeación Estratégica 1

Código; POL-GPE-01 !Versión: 04 /Fecha <1ctualización: W!8!09i 19