uso do auto preenchimento para inserir dados

Uso do auto preenchimento para inserir dados Página - 1/7

Celso Lemos Ferreira

Uso do auto preenchimento para inserir dados

O auto preenchimento é mais um dos poderosos recursos que o Excel oferece de modo a facilitar o trabalho. Neste caso, a facilidade é oferecida na inserção de dados, para limpar o conteúdo das células e para inserir ou excluir células linhas ou colunas.

Preenchimento de células com o mesmo valor

Após inserir um dado, pode ser necessário, nas células adjacentes, repetir este dado. Neste caso, após inserir o dado, usando ícone auto preenchimento ou alça de preenchimento, com o respectivo apontador, este dado pode ser repetido, como mostrado pelas figuras a seguir.

O dispositivo apontador assume o formato auto preenchimento ao apontar o respectivo ícone (ponto no canto inferior à direita de uma seleção). Este ícone é chamado também de alça de preenchimento sendo apresentado pela figura ao lado.

Nesta condição, clicando, segurando e arrastando, um contorno anuncia as células que serão preenchidas.

Ao liberar o botão do mouse, o Excel executa o preenchimento das células selecionadas. O auto preenchimento somente pode ser feito na linha ou coluna.



Preenchimento de células com seqüências

Quando o auto preenchimento é feito como descrito no item anterior, o Excel analisa o conteúdo ou conteúdos selecionados fazendo o preenchimento das células. Quando o valor ou valores iniciais criarem ambiente para gerar uma seqüência, o auto preenchimento será feito com a respectiva seqüência.

Os valores que permitem a criação de seqüências são: horas, datas completas ou não, meses e dias da semana por extenso ou abreviados, textos seguidos por numeral, numeral seguido por texto e outras seqüências definidas pelo usuário.

Criação de seqüências com incremento unitário

Quando a seleção inicial contém um único valor, a seqüência é criada com incremento unitário e crescente, como mostrado pela referida tabela a seguir.

Seleção inicial Seqüência expandida 11:00 11:15

12:00, 13:00, 14:00, 15:00, 16:00 ... 12:15, 13:15, 14:15, 15:15, 16:15 ...

21/04/95 21/abr Abr/95

22/04/95, 23/04/95, 24/04/95, 25/04/95, 26/04/96 ... 22/abr, 23/abr, 24/abr, 25/abr, 26/abr, ... Abr/95, Mai/95, Jun/95, Jul/95 ...

Janeiro Jan

Fevereiro, Março, Abril, Maio, Junho ... Fev, Mar, Abr, Mai, Jun ...

Segunda Seg

Terça, Quarta, Quinta, Sexta ... Ter, Qua, Qui, Sex, Sáb, Dom, Seg ...

Produto 1 Prod 1

Produto 2, Produto 3, Produto 4, Produto 5 ... Prod 2, Prod 3, Prod 4, Prod 5 ...

1º Trimestre 1º Trim T1

2º Trimestre, 3º Trimestre, 4º Trimestre, 1º Trimestre .. 2º Trim, 3º Trim, 4º Trim, 1º Trim ... T2, T3, T4, T1 ....

A figura ao lado apresenta exemplo para alguns casos, com a seleção inicial única e as seqüências criadas em colunas.



Criação de seqüências com qualquer incremento

Quando for necessário obter uma seqüência com incremento diferente do unitário ou negativo, há que declarar os valores com o incremento necessário para a seqüência (em geral os dois primeiros), para compor a seleção inicial. Ao executar o auto preenchimento, a partir de uma seleção inicial com mais de um valor, o Excel analisa o incremento destes valores, baseando a seqüência no referido incremento, como mostrado pela tabela a seguir.

11:00, 13:00 13:00, 11:00

15:00, 17:00, 19:00, 21:00, 23:00 ... 09:00, 07:00, 05:00, 03:00 01:00

21/04/95, 24/04/95 21/04/95, 20/04/95

27/04/95, 30/04/95, 03/05/95, 06/05/95, 09/05/96 ... 19/04/95, 18/04/95, 17/04/95, 16/04/95, 15/04/95 ...

Janeiro, Abril Dez, Set

Julho, Outubro, Janeiro, Abril, Julho, ... Jun, Mar, Dez, Set, Jun, ...

Segunda, Quarta Seg, Dom

Sexta, Domingo, Terça, Quinta, Sábado ... Sáb, Sex, Qui, Qua, Ter ...

Prod 1, Prod 3 Prod 5, Prod 7, Prod 9, Prod 11 ... 1º Trim, 3º Trim 1º Trim, 3º Trim, 1º Trim, 3º Trim ...

A figura a seguir, apresenta exemplo para alguns casos, com a seleção inicial de dois valores, e as seqüências criadas em colunas.



Auto preenchimento para múltiplas seqüências

O auto preenchimento também pode ser executado para criar vária seqüências. Para tanto os elementos iniciais devem estar selecionados, como mostrado pela próxima figura.

A figura ao lado apresenta uma seleção com dados preparados para o auto preenchimento pelas linhas da planilha. Observe o dispositivo apontador no formato auto preenchimento.

A figura ao lado apresenta o contorno anunciando o auto preenchimento.

Nesta figura é possível observar o resultado obtido ao executar o auto preenchimento criando várias seqüências.



Controle de seqüências

O Excel permite combinar o auto preenchimento coma tecla <Ctrl> de modo a evitar que valores incrementados automaticamente não sejam incrementados ou que valores não incrementados automaticamente passem a ser.

Quando o auto preenchimento é combinado com a tecla <Ctrl>, o formato do dispositivo apontador é acrescido de um sinal mais ao lado.

A figura ao lado apresenta o auto preenchimento combinado com a tecla <Ctrl>.

Observe que a seleção inicial Jan que sem a combinação com a tecla <Ctrl> gera a seqüência, não gerou tal seqüência. Note também que a seleção inicial com o valor 1 que não gera seqüência, gerou pois foi feita combinando a tecla <Ctrl>



Uso do menu de atalho do auto preenchimento

Para usar o menu de atalho, o auto preenchimento deve ser executado pelo botão direito do mouse. O referido menu é apresentado ao liberar o botão do mouse depois de selecionar um intervalo para o auto preenchimento.

A figura ao lado mostra o menu de atalho exibido para o intervalo com a referência B1:B4 e a seleção inicial com a data 21/04/95.

Copiar células

A execução deste comando simplesmente copia o conteúdo da seleção inicial, sem gerar uma seqüência, mesmo que os valores da seleção inicial sejam naturalmente geradores de seqüência.

No caso apresentado pelo exemplo anterior, as quatro células são preenchidas com a mesma data e não com a seqüência.

Esta forma de preenchimento é obtida também, sem usar o referido comando do menu de atalho, quando o auto preenchimento é feito com o botão esquerdo do mouse mantendo a tecla <Ctrl> pressionada.

Preencher seqüência

O uso deste comando força o preenchimento com seqüência a partir de valores simples como conteúdos numéricos.

Por exemplo: quando a seleção inicial é um conteúdo numérico com 1, o auto preenchimento feito pelo botão esquerdo do mouse simplesmente copia o valor da seleção inicial. Já, usando este comando, a seleção é preenchida com a seqüência 2, 3, 4 etc.

Esta mesma condição pode ser obtida pelo botão esquerdo do mouse desde que o auto preenchimento seja feito mantendo a tecla <Ctrl> pressionada.



Preencher formatos

A execução deste comando, formata as células do intervalo selecionado com o ou os formatos da seleção inicial.

Por exemplo: se seleção inicial tiver o conteúdo formatado com negrito e itálico, as células do intervalo selecionado para preenchimento serão formatadas da mesma maneira ao executar este comando.

A figura a seguir apresenta dois exemplos para o uso deste comando.

O intervalo com a referência A1:A7 foi copiado para o intervalo B1:B7 assim como D1:D12 para E1:E1 de modo que os intervalos B1:B7 e E1:E12 possam mostrar o resultado deste comando, como descrito a seguir.

O referido comando foi executado para a seleção inicial B1, expandida para o intervalo B1:B7 e também para seleção inicial foi E1:E2, expandida para o intervalo E1:E12. Note que o formatação da célula B1 (negrito itálico) foi aplicada ao intervalo selecionado para preenchimento B1:B7 e a formatação do intervalo E1:E2 (somente negrito para E1 e somente itálico para E2) foi aplicada ao intervalo selecionado para preenchimento E1:E12.

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