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USO DO E-MAILComo usar corretamente a ferramenta respeitando o Regulamento Interno

USO DO E-MAIL

Como usar corretamente a ferramenta respeitando o Regulamento Interno.

1Uso do e-mailOBJETIVO

Abordar o uso da ferramenta de e-mail no ambiente corporativo, respeitando o Regulamento Interno, e inserir os conceitos do bom uso aos colaboradores.OBJETIVO

Abordar o uso correto da ferramenta de e-mail no ambiente corporativo;Respeitar o Regulamento Interno;Apresentar os conceitos do bom uso aos colaboradores.

2Uso do e-mailComo a Lei prev o uso do e-mail no trabalho ?A justia brasileira j considera que uma empresa responsvel pelo uso da ferramenta de trabalho por seus funcionrios, ou seja, se algum empregado fizer m utilizao da tecnologia em ambiente de trabalho, a empregadora poder ser acionada judicialmente e responder por perdas e danos alm de co r em processo de dano moral;A empresa proprietria de toda conta de e-mail que contenha seu domnio, que esteja hospedada em seus equipamentos ou que ela seja a responsvel pelos custos de hospedagem, caso esteja em equipamentos de terceiros.Como a Lei prev o uso do e-mail no trabalho ?

A justia brasileira j considera que uma empresa responsvel pelo uso da ferramenta de trabalho por seus funcionrios, ou seja, se algum empregado fizer m utilizao da tecnologia em ambiente de trabalho, a empregadora poder ser acionada judicialmente e responder por perdas e danos alm de co r em processo de dano moral;A empresa proprietria de toda conta de e-mail que contenha seu domnio, que esteja hospedada em seus equipamentos ou que ela seja a responsvel pelos custos de hospedagem, caso esteja em equipamentos de terceiros.

3Uso do e-mailE-mail no trabalho Em julho de 2006, o TRT paulista tomou deciso em favor da empresa, quando uma ex-empregada da Nestl acusou o empregador de violar sua correspondncia eletrnica e, com base em informaes trocadas por e-mail, demiti-la. Na ocasio, os juzes da 9 Turma do Tribunal Regional do Trabalho da 2 Regio (TRT-SP) negaram o pedido de indenizao da trabalhadora. Para a Justia, o e-mail corporativo uma ferramenta de trabalho, que pertence empresa e no ao funcionrio, o que justificaria o direito da empresa de monitorar estas contas. A ex-funcionria foi acusada de repassar informaes corporativas a outros colaboradores que no deveriam ter acesso a tais dados e, por isso, demitida por justa causa. E-mail no trabalho

Em julho de 2006, o TRT paulista tomou deciso em favor da empresa, quando uma ex-empregada da Nestl acusou o empregador de violar sua correspondncia eletrnica e, com base em informaes trocadas por e-mail, demiti-la. Na ocasio, os juzes da 9 Turma do Tribunal Regional do Trabalho da 2 Regio (TRT-SP) negaram o pedido de indenizao da trabalhadora. Para a Justia, o e-mail corporativo uma ferramenta de trabalho, que pertence empresa e no ao funcionrio, o que justificaria o direito da empresa de monitorar estas contas. A ex-funcionria foi acusada de repassar informaes corporativas a outros colaboradores que no deveriam ter acesso a tais dados e, por isso, demitida por justa causa.

4Regulamento Interno Captulo XIII:Art. 25, incisos III, IV e XII ResumoNo divulgar mensagens ofensivas de qualquer cunho;No repassar tais mensagens ou correntes de qualquer natureza;Manter sigilo sobre troca de mensagens e tomar cincia de que a troca de mensagens monitorada pela OSG, atravs da equipe de TI.Uso do e-mailRegulamento Interno Resumo

Captulo XIII, Art. 25, incisos III, IV e XII

No divulgar mensagens ofensivas de qualquer cunho;No repassar tais mensagens ou correntes de qualquer natureza;Manter sigilo sobre troca de mensagens e tomar cincia de que a troca de mensagens monitorada pela OSG, atravs da equipe de TI.

5Regulamento Interno:Art. 28 : Respeitar e acatar as orientaes e consideraes da rea de TI.Uso do e-mail

Isso fundamental pois a tecnologia caminha muito mais rpido do que as normas e regulamentos, e a TI a responsvel pelos servios de comunicao.Regulamento Interno Resumo

Captulo XIII, Art. 28

Respeitar e acatar as orientaes e consideraes da rea de TI.

6Uso do e-mailUsar o e-mail adequadamente no ambiente corporativo to importante como lavar as mos antes das refeies: questo de educao e respeito.

fcil, basta seguir algumas orientaes:Qual a importncia do uso correto

Usar corretamente a ferramenta de mensagens eletrnicas e-mail vital para a sade da organizao. Usar o e-mail como ferramenta de desordem fcil e causa um enorme problema para a empresa. Ter bom senso e usar adequadamente auxilia no bom ambiente de trabalho e na produtividade pessoal e do grupo.7Uso do e-mailOrientaes sobre:Como redigir um e-mail;Identificao;Cuidados ao responder um e-mail;Cpias Cc e Cco;Destinatrios;Uso de Grupos;Uso de e-mail particular;

Orientaes sobre:

Como redigir um e-mail;Identificao;Cuidados ao responder um e-mail;Cpias Cc e Cco;Destinatrios;Uso de Grupos;Uso de e-mail particular;

8 Como redigir um e-mailGRITANDO COM ELE.

Conciso. Escrever o essencial em poucas linhas, sendo ainda assim bastante claro;No utilizar-se de letras maisculas ou fontes com tamanho maior de 14, pois o destinatrio pode pensar que voc esteja

Conciso.

Escrever o essencial em poucas linhas, sendo ainda assim bastante claro. No utilizar-se de letras maisculas ou fontes com tamanho maior de 14, pois o destinatrio pode pensar que voc esteja gritando com ele.

9 Como redigir um e-mailSimplicidade. Seja o que voc tambm para escrever. A melhor comunicao escrita aquela simples, que d o recado e todos entendem o seu tom. Cuidado ao utilizar recursos udio visuais: Tenha certeza de que o destinatrio vai entender o que aquilo significa dentro da mensagem.

Simplicidade

Seja o que voc tambm para escrever. A melhor comunicao escrita aquela simples, que d o recado e todos entendem o seu tom.

Cuidado ao utilizar recursos udio visuais:

Tenha certeza de que o destinatrio vai entender o que aquilo significa dentro da mensagem.

10 Como redigir um e-mailEducao. Ao escrever emails, principalmente por ser uma comunicao muito fria, usar por favor, desculpe, por gentileza e outras expresses igualmente polidas; isso conquista e agrada quem recebe a mensagem. A resposta ou entendimento fica mais fcil de ser conseguida.

Educao

Ao escrever emails, principalmente por ser uma comunicao muito fria, usar por favor, desculpe, por gentileza e outras expresses igualmente polidas; isso conquista e agrada quem recebe a mensagem. A resposta ou entendimento fica mais fcil de ser conseguida.

11 Como redigir um e-mailRespeito. Ao receber emails, conveniente responder queles urgentes em primeiro lugar, mas sem jamais deixar de responder a todos. Basta informar que responder mais tarde. Alm disso, programas de correio eletrnico modernos podem sinalizar ao destinatrio que voc leu a mensagem. Neste caso, deixar de enviar um reply (resposta) beira a grosseria e suja a imagem de qualquer um, inclusive a imagem da prpria OSG.

Respeito

Ao receber emails, conveniente responder queles urgentes em primeiro lugar, mas sem jamais deixar de responder a todos. Basta informar que responder mais tarde. Alm disso, programas de correio eletrnico modernos podem sinalizar ao destinatrio que voc leu a mensagem. Neste caso, deixar de enviar um reply (resposta) beira a grosseria e suja a imagem de qualquer um, inclusive a imagem da prpria OSG.

12 Como redigir um e-mailObjetividade. Ir direto ao ponto , no mnimo, o melhor que voc pode fazer por seu destinatrio. Pense no que quer dizer e escreva sua mensagem, tendo conscincia da sigla QQCOPq, ou Quem, Quando, Como, Onde e Por que, usada no jornalismo.

Objetividade

Ir direto ao ponto , no mnimo, o melhor que voc pode fazer por seu destinatrio. Pense no que quer dizer e escreva sua mensagem, tendo conscincia da sigla QQCOPq, ou Quem, Quando, Como, Onde e Por que, usada no jornalismo.

13 Como redigir um e-mailInternets. Sem carinhas nem rs ou hehehe nas mensagens corporativas, por favor. Abreviaturas, a menos que seja o popular att de despedida ou as j embutidas no dia-a-dia corporativo (PSC, PSP, PSI), tambm devem ser cortadas, pois podem indicar preguia ou impacincia do autor, alm de dificultar o entendimento pelo destinatrio.

Internets.

Se no e-mail particular e nos aplicativos de mensagens instantneas o internets benvindo, no e-mail corporativo o contrrio.Sem carinhas nem rs ou hehehe nas mensagens corporativas, por favor. (vc, qq, pq, q, etc.)Abreviaturas, a menos que seja o popular att de despedida ou, as j embutidas no dia-a-dia corporativo, (PSC, PSP, PSI), tambm devem ser cortadas, pois podem indicar preguia ou impacincia do autor, alm de dificultar o entendimento pelo destinatrio.

Att Atenciosamente > usadas como saudao ao final do e-mail;PSP Para suas providncias > geralmente utilizadas em e-mail encaminhados, para que o destinatrio tome providencias acerca do assunto do e-mail;PSC Para seu conhecimento > geralmente utilizadas em e-mail encaminhados, para que o destinatrio tome cincia acerca do assunto do e-mail;FYI For your information > Idem a PSC;PSI Para sua informao > Idem a PSC;UU Urgencia Urgentissima > algo que requer imediata ateno;

14 Como redigir um e-mailIdentificao. Ser pessoal se identificar, usando verbos na primeira pessoa: farei, envio, elaborei etc. Isso ajuda a dar mais personalidade e comprometimento com o que se transmite. Evitar o gerundismo : estaremos fazendo, estaremos verificando, etc. Alm de ser um atentado a lngua portuguesa, torno o entendimento da mensagem difcil.

Identificao

Ser pessoal se identificar, usando verbos na primeira pessoa: farei, envio, elaborei etc. Isso ajuda a dar mais personalidade e comprometimento com o que se transmite. Evitar o gerundismo : estaremos fazendo, estaremos verificando, etc. Alm de ser um atentado a lngua portuguesa, torno o entendimento da mensagem difcil.

15 Identificao no e-mailIdentificao. Usar a assinatura padro determinada pela rea de Marketing da OSG:

Identificao

Usar a assinatura padro determinada pela rea de Marketing da OSG.16 Identificao no e-mailIdentificao. Tambm imprescindvel e educado uma saudao final:

Identificao

Tambm imprescindvel e educado uma saudao final:

17 Identificao no e-mailAssinatura e Saudao Final. No sei fazer. Envio solicitao para a TI ?RESPOSTA

Assinatura e Saudao Final

Se o usurio tiver dvidas sobre como fazer isso no leitor de e-mails (mail cliente) Outlook, a TI desenvolveu um aplicativo que faz isso de forma mais facilitada.18 Identificao no e-mail

Assinatura e Saudao Final

Acesse a intranet OSG;V na seo de Donwloads;Encontre a opo: Gerador de assinaturas;Clique no link;Faa o download do aplicativo;Execute-o diretamente;Preencha os campos;

19 Identificao no e-mail

Assinatura e Saudao Final

Acesse a intranet OSG;V na seo de Donwloads;Encontre a opo: Gerador de assinaturas;Clique no link;Faa o download do aplicativo;Execute-o diretamente;Preencha os campos;Escolha a saudao final;Selecione a verso do Outlook;Clique em criar.

Feito. Agora s fechar o Gerador e abrir o Outlook e fazer um teste.

20Cuidados ao responder um e-mailAo responder um e-mail tambm preciso tomar muito cuidado: No raro respostas que acabam em destinatrios que no deveriam (ou no poderiam) ter acesso ao contedo da mensagem. E isso pode at se tornar um vazamento de informao restrita ou confidencial.

Cuidados ao responder um e-mail

Ao responder um e-mail tambm preciso tomar muito cuidado: No raro respostas que acabam em destinatrios que no deveriam (ou no poderiam) ter acesso ao contedo da mensagem. E isso pode at se tornar um vazamento de informao restrita ou confidencial.

21 Cpias em e-mailsCpias. Muito cuidado para quem voc envia um e-mail. Determinadas informaes no so para todos, mas todos que esto na cpia, muitas vezes, precisam saber que recebero determinada mensagem e o motivo.

Cpias

Muito cuidado para quem voc envia um e-mail. Determinadas informaes no so para todos, mas todos que esto na cpia, muitas vezes, precisam saber que recebero determinada mensagem e o motivo.

22 Cpias em e-mailsCpias. Tambm no incomum de se utilizar da ferramenta de e-mail como prova ou incentivo compulsrio, copiando inmeras pessoas, apenas para provar uma ao ou omisso, ou ainda para forar algum a ser mais clere em alguma atividade, mostrando ao seu chefe (supervisor, gerente, diretor, etc.) que a pessoa est errada ou morosa em determinado caso. Isso comprovadamente contraproducente. Evite.

Cpias

Tambm no incomum de se utilizar da ferramenta de e-mail como prova ou incentivo compulsrio, copiando inmeras pessoas, apenas para provar uma ao ou omisso, ou ainda para forar algum a ser mais clere em alguma atividade, mostrando ao seu chefe (supervisor, gerente, diretor, etc.) que a pessoa est errada ou morosa em determinado caso. Isso comprovadamente contraproducente. Essa prtica provoca revolta no destinatrio alvo, alm de no resolver o seu problema inicial, cria outro que pode ser ainda pior. Evite.

23Uso de grupos de e-mailsUso de Grupos de e-mailO que so? Um nico endereo de e-mail congrega vrios destinatrios, facilitando o uso da ferramenta.Ex: tecnologia@osg.com.br = pbergamini@osg, ptittanegro@osg, psousa@osg, gmoraes@osg,tschievenin@osg e msouza@osg.com.br

Uso de Grupos de e-mail

O que so? Um nico endereo de e-mail congrega vrios destinatrios, facilitando o uso da ferramenta.Ex: tecnologia@osg.com.br = pbergamini@osg, ptittanegro@osg, psousa@osg, gmoraes@osg,tschievenin@osg e msouza@osg.com.br

24DestinatriosDestinatrios: Para, Cc e Cco

BotesDestinatrios

Apresentando os botes: Para, Cc e Cco.

Como enviar um e-mail e pra que serve cada um deles.

Ateno: Geralmente o boto Cco vem desabilitado e escondido. Para us-lo necessrio clicar sobre o boto Cc, que aparecer uma segunda tela onde o Cco estar habilitado. Basta escrever um endereo que o Cco aparecer na tela principal do editor do e-mail.25DestinatriosDestinatrios: Para, Cc e CcoPara: Destinatrio comum; Geralmente utilizado para o(s) destinatrio(s) principal(is);Cc: Destinatrios copiados; pessoas que recebero o e-mail para tomarem cincia do assunto ou providencias;Cco: Idem ao Cc, mas ocultos. No recebero uma provvel resposta nem sero participados (automaticamente) em futuras trocas de e-mails a partir do original.

Destinatrios

Para, Cc e Cco

Para: Destinatrio comum; Geralmente utilizado para o(s) destinatrio(s) principal(is);Cc: Destinatrios copiados; pessoas que recebero o e-mail para tomarem cincia do assunto ou providencias;Cco: Idem ao Cc, mas ocultos. No recebero uma provvel resposta nem sero participados (automaticamente) em futuras trocas de e-mails a partir do original.26AnexosAnexos. Muito cuidado com o que se anexa no e-mail. Dentro do ambiente corporativo, na medida do possvel, no anexe nada; indique o caminho para abrir o arquivo no ambiente de rede:Ex:\\braganca\osg\102\Trabalho\2000\2511\GESTAO\Treinamentos\OSG

Anexos

Muito cuidado com o que se anexa no e-mail. Dentro do ambiente corporativo, na medida do possvel, no anexe nada; indique o caminho para abrir o arquivo no ambiente de rede:

Ex: \\braganca\osg\102\Trabalho\2000\2511\GESTAO\Treinamentos\OSG

27Uso do e-mail - ParticularEvite usar webmail pessoal no trabalho. Baixar aquele pps ou vdeo a porta de entrada de pragas virtuais no ambiente de TI no trabalho e a porta para a perder de horas e horas de trabalho, alm de poder ser punido pela empresa, pois viola o Art. 25, inciso V, do Regulamento Interno.

Uso de e-mail particular

Evite usar webmail pessoal no trabalho. Baixar aquele pps ou vdeo a porta de entrada de pragas virtuais no ambiente de TI no trabalho e a porta para a perder de horas e horas de trabalho, alm de poder ser punido pela empresa, pois viola o Art. 25, inciso V, do Regulamento Interno.

28Finalizando o assunto...O e-mail uma ferramenta de comunicao ponderosa. Mas pode facilmente se transformer num vilo da produtividade. Us-lo corretamente uma prtica que precise ser treinada e policiada diariamente, para que possamos usufruir dos benefcios e evitar as armadilhas do uso incorreto.Finalizando o assunto

O e-mail uma ferramenta de comunicao ponderosa. Mas pode facilmente se transformer num vilo da produtividade. Us-lo corretamente uma prtica que precise ser treinada e policiada diariamente, para que possamos usufruir dos benefcios e evitar as armadilhas do uso incorreto.

29Obrigado