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UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE EDUCAÇÃO SÃO JOSÉ
CURSO DE AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIOS E SECRETARIADO
ANA PAULA VIEIRA
RELATÓRIO DE CONCLUSÃO DE ESTÁGIO
GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS: UM ESTUDO DE CASO NA SECRETARIA DE ESTADO DO DESENVOLVIMENTO SOCIAL, TRABALHO E RENDA
Área de concentração: Tecnologia da Informação
São José 2005
ANA PAULA VIEIRA
GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS: UM ESTUDO DE CASO NA SECRETARIA DE ESTADO DO DESENVOLVIMENTO SOCIAL, TRABALHO E RENDA
Relatório de Conclusão de Estágio apresentado, à banca examinadora de Estágio Supervisionado do Curso de Automação de Escritórios e Secretariado na Universidade do Vale do Itajaí, Centro de Educação São José, como requisito parcial para obtenção do título de bacharel em Automação de Escritórios e Secretariado.
Orientador: Profº Mestre Marcus Antônio Silva
São José 2005
ANA PAULA VIEIRA
GERÊNCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS: UM ESTUDO DE CASO NA SECRETARIA DE ESTADO DO
DESENVOLVIMENTO SOCIAL, TRABALHO E RENDA.
Este relatório de conclusão de estágio foi julgado adequado para a obtenção do título
de bacharel em Automação de Escritórios e Secretariado e aprovado pelo curso de Automação
de Escritórios e Secretariado da Universidade do Vale do Itajaí, Centro de Educação São José,
São José (SC).
São José, __ de _______de 2005.
Professora: Marlise There Dias Responsável pelo Estágio
Professora Luciana Merlin Bervian Coordenadora de Curso
______________________________
Oscar Adalberto Schmidt
Apresentada à Banca Examinadora formada pelos Professores:
______________________________
Marcus Antônio Silva
______________________________
Marlise There Dias
______________________________
Viviane Frare
DEDICATÓRIA
Dedico este trabalho à minha madrinha Maria Edilma de Aguiar Vieira (in memorian).
AGRADECIMENTOS
Agradeço...
A minha mãe pelo apoio e compreensão nos momentos difíceis que passei.
A meu pai pelo apoio e pela tranqüilidade que me transmitiu.
A minha irmã por dividir meus momentos de lamentações e euforia.
A minha amiga Denise Schirmen Götz pelo companheirismo durante esta empreitada.
Ao meu orientador por ter me auxiliado no caminho deste trabalho.
As professoras Marlise There Dias e Viviane Frare pelas sugestões concedidas para o
aperfeiçoamento deste trabalho.
EPÍGRAFE
“O único modo de você se distanciar da multidão, é fazer um trabalho destacado com a informação. O modo como você reúne, administra e usa a informação determina se vencerá ou perderá”.
Bill Gates
RESUMO
Este relatório tem como objetivo elaborar um projeto piloto para a implantação de um sistema para Gerenciamento Eletrônico de Documentos na Secretaria de Estado do Desenvolvimento Social, Trabalho e Renda – SDS/SC. Esse gerenciamento, também conhecido como GED, possibilitará maior controle sobre as informações que circulam na SDS/SC, reduzindo custos, agilizando o processo de tomada de decisões e garantindo a segurança no armazenamento e na distribuição dos documentos. O GED possui soluções de acordo com a necessidade das empresas, sendo a indicada para uso na SDS/SC a solução de Document Imaging, que capta, armazena e localiza as imagens dos documentos digitalizados. Ao agregar a tecnologia Workflow a esta solução, o fluxo dos documentos passa a ser padronizado e as tarefas realizadas com maior rapidez e precisão. Tal solução pode ser fornecida pelo Centro de Informática e Automação do Estado de Santa Catarina S.A. – CIASC por meio de contrato com a SDS/SC, o que resulta em maior segurança e credibilidade, sendo esse um órgão prestador de serviços de tecnologia aos órgãos públicos e privados do Estado de Santa Catarina desde 1.975. Quanto à metodologia aplicada a este relatório, tem-se um estudo de caso com análise quantitativa, porém em maior parte qualitativa. A base deste estudo são as pesquisas bibliográficas e documentais, sendo utilizados, como meio de coleta para posterior análise de dados, questionário, entrevista informal e observação participativa.
ABSTRACT
This report have as objective to draw a project for introduce a system of the Electronic Document Management in the Secretary of the State Development Social, Work and Income – SDS/SC. This management is known too as EDMS, possibility control major about information that circulate in SDS/SC, reducing costs, and agility the process of the decisions and to assure in storage and in distribution of documents. The EDMS have solutions in accordance with the need that’s companies, suitable for use SDS/SC the solution Document Imaging, than pick up, store and locate imaging digital documents; when together workflow technology it this solution, the flow of the documents for to be uniform and the tasks to carry with quickly and precision. So-called solution can was supplied for Center of Informatics and Automation of the State Santa Catarina S.A. – CIASC for contract with SDS/SC, that’s result in more secure and reliable, this a company services offer the technology for institutions publics and privates of the State Santa Catarina since 1975 Quanto à metodologia aplicada a este relatório, tem-se um estudo de caso com análise quantitativa, porém em maior parte qualitativa. A base deste estudo é as pesquisas bibliográficas e documentais, sendo utilizados, como meio de coleta para posterior análise de dados, questionário, entrevista e observação participativa.
LISTA DE FIGURAS Figura 1: Informação e Estratégia Competitiva..................................................................................................... 21 Figura 2: Atividades dos Sistemas de Informação - Entrada, Processamento e Saída .......................................... 23 Figura 3: Classificação dos sistemas de informação como operacionais e gerenciais. .......................................... 27 Figura 4: Componentes de um Sistema de Computador........................................................................................ 29 Figura 5: Ambiente de Document Imaging ........................................................................................................... 35 Figura 6: Ambiente de Document Management .................................................................................................... 38 Figura 7: Fluxo atual dos documentos................................................................................................................... 69 Figura 8: Fluxo dos documentos em ambiente GED............................................................................................. 71 Figura 9: Janela de acesso ao Sofware................................................................................................................... 78 Figura 10: Janela de índices para pesquisa ............................................................................................................ 79 Figura 11: Janela de índices com pasta selecionada .............................................................................................. 80 Figura 12: Janela de localização de documento..................................................................................................... 81 Figura 13: Janela de localização aberta ................................................................................................................. 83 Figura 14: Janela de consulta de documentos........................................................................................................ 82 Figura 15: Janela do documento localizado........................................................................................................... 84
LISTA DE GRÁFICOS
Gráfico 1: Idade dos funcionários ......................................................................................................................... 54 Gráfico 2: Conhecimento em informática ............................................................................................................. 55 Gráfico 3: Meio de aprendizado ............................................................................................................................ 56 Gráfico 4: Funcionário .......................................................................................................................................... 57 Gráfico 5: Sistema de apoio à informação............................................................................................................. 58 Gráfico 6: Controle de documentos....................................................................................................................... 59 Gráfico 7: Armazenagem informatizada ............................................................................................................... 60 Gráfico 8: Sistema de protocolo informatizado..................................................................................................... 61 Gráfico 9: Sistema de protocolo ............................................................................................................................ 62 Gráfico 10: Meio utilizado .................................................................................................................................... 63 Gráfico 11: Localiza documentos facilmente ........................................................................................................ 64 Gráfico 12: A viabilidade do GED seria: .............................................................................................................. 65 Gráfico 13: Aceitação do GED.............................................................................................................................. 66
LISTA DE TABELAS Tabela 1: Comparação entre atividades de recuperação de documentos em papel e GED.................................... 32 Tabela 2: Comparativo entre espaço de armazenamento analógico e digital ........................................................ 75
SUMÁRIO
DEDICATÓRIA .................................................................................................................................................... 3 AGRADECIMENTOS.......................................................................................................................................... 4 EPÍGRAFE ............................................................................................................................................................ 5 RESUMO ............................................................................................................................................................... 6 ABSTRACT ........................................................................................................................................................... 7 LISTA DE FIGURAS ........................................................................................................................................... 8 LISTA DE GRÁFICOS ........................................................................................................................................ 9 LISTA DE TABELAS......................................................................................................................................... 10 1 INTRODUÇÃO ........................................................................................................................................... 13
1.1 Apresentação do tema............................................................................................................................ 13 1.2 Apresentação do problema .................................................................................................................... 14 1.3 Objetivos ............................................................................................................................................... 15
1.3.1 Objetivo Geral ...................................................................................................................................... 15 1.3.2 Objetivos Específicos ........................................................................................................................... 16
1.4 Justificativa............................................................................................................................................ 16 2 FUNDAMENTOS TEÓRICOS.................................................................................................................. 18
2.1 A informação no século XXI................................................................................................................. 18 2.2 Sistemas de Informação......................................................................................................................... 22 2.3 Tecnologia da Informação ..................................................................................................................... 27 2.4 Gerenciamento Eletrônico de Documentos ........................................................................................... 31
2.4.1 Processamento, Arquivamento e Recuperação de Documentos ( Document Imaging) ........................ 34 2.4.2 Gerenciamento de Documentos (Document Management) .................................................................. 36 2.4.3 Gerenciamento Eletrônico de Documentos Técnicos (EDMS) ............................................................ 38 2.4.4 Processamento de Formulários (Forms Processing) ............................................................................ 39 2.4.5 Image Enable........................................................................................................................................ 39 2.4.6 ERM/COLD ......................................................................................................................................... 40 2.4.7 Cases .................................................................................................................................................... 41
2.5 Workflow ............................................................................................................................................... 43 3 ASPECTOS METODOLÓGICOS ............................................................................................................ 46
3.1 Caracterização da pesquisa .................................................................................................................... 46 3.2 População e Amostra ............................................................................................................................. 47 3.3 Coleta de dados...................................................................................................................................... 48 3.4 Análise dos dados .................................................................................................................................. 49
4 APRESENTAÇÃO E ANÁLISE DOS DADOS........................................................................................ 50
4.1 Caracterização da Empresa.................................................................................................................... 50 4.2 Levantamento e análise dos dados: observação participante e questionário.......................................... 51
4.2.1 Aplicação e análise do questionário ..................................................................................................... 53 4.2.2 Fluxo de documentos............................................................................................................................ 67
4.3 Roteiro para implantação do GED......................................................................................................... 72 5 CONCLUSÃO ............................................................................................................................................. 86 6 RECOMENDAÇÃO.................................................................................................................................... 87 7 REFERÊNCIAS .......................................................................................................................................... 88 APÊNDICES........................................................................................................................................................ 91 APÊNDICE A – QUESTIONÁRIO................................................................................................................... 92 ANEXOS .............................................................................................................................................................. 97 ANEXO A – GUIA DE ENCAMINHAMENTO .............................................................................................. 98 ANEXO B – CAPA DE PROCESSO............................................................................................................... 100
12
ANEXO C – OFÍCIO ........................................................................................................................................ 102 ANEXO D – COMUNICAÇÃO INTERNA.................................................................................................... 104 ANEXO E - KODAK SCANNER DA SÉRIE I100 ........................................................................................ 106 ANEXO E – FUJITSU SCANPARTNER® FI-4340C ................................................................................... 110
13
1 INTRODUÇÃO
1.1 Apresentação do tema
Ao considerar informação como bem precioso, devido à sua importância dentro dos
organismos institucionais, leva-se em conta todo o tipo de informação recebida, armazenada e
transmitida. Com o intuito de aprimorar o desenvolvimento dessas instituições, visando maior
eficácia, lucratividade e economia de tempo, faz-se a associação desse bem com a tecnologia,
de modo que essa permita alavancar o nível de capacidade intelectual e produtiva da empresa.
A informação é um conjunto de dados sobre alguém ou algo (FERREIRA, 1989),
sendo essencialmente necessária para comunicar, decidir, planejar, organizar, coordenar e
controlar, além de possuir valor histórico, cultural e jurídico.
Devido à importância dada a informação, a mesma precisa ser gerenciada de modo a
conceder eficiência para a empresa no que diz respeito ao tempo de solicitações e respostas, à
eficácia na tomada de decisões, à redução de custos, à segurança das informações e ao
aumento na velocidade de busca das mesmas.
Nesse contexto, para que a informação seja eficiente em todos os modos apresentados,
a mesma pode ser gerenciada por um sistema de informação que, definido por Laudon e
Laudon (1999, p.4) é
[...] um conjunto de componentes inter-relacionados trabalhando juntos para coletar, recuperar, processar, armazenar e distribuir informação com a finalidade de facilitar o planejamento, o controle, a coordenação, a análise e o processo decisório em empresas e outras organizações.
O investimento na automação para o gerenciamento e o controle das informações faz-
se necessário, uma vez que a empresa torna-se dependente de quem possui o armazenamento
dessas informações. Dentre as tecnologias disponíveis para esse investimento, tem-se o
sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, também conhecido como GED, e o
Workflow.
O sistema de GED permite que as informações sejam de propriedade das empresas e
não das pessoas que as manipulam. Esse sistema ainda possui soluções de acordo com a
necessidade da empresa, como o Document Imaging, que digitaliza, arquiva e recupera os
documentos; o Document Management, que gerencia os documentos em todas as etapas do
14
ciclo documental; EDMS (Engineering Document Management System), aplicável aos
documentos técnicos: plantas, normas de qualidade, relatórios; Image Enable, permite anexar
um documento a um processo existente no sistema; o COLD (Computer Output to Laser Disk
ou Computer On-Line Data) que permite a saída de sistemas informatizados em discos
ópticos e gerencia relatórios gerados em sistemas robustos; e o Forms Processing, aplicável
na captura de dados de formulários (BALDAM, VALLE e CAVALCANTI, 2002).
Conforme o Gartner Group (apud BALDAM, VALLE e CAVALCANTI, 2002, p.32),
“GED é a tecnologia que provê um meio de facilmente armazenar, localizar e recuperar
informações existentes em documentos e dados eletrônicos durante todo o seu ‘Ciclo de
Vida’”.
A forma digital dos documentos viabiliza o aumento da produtividade das pessoas,
pois o tempo de resposta passa a diminuir, além de manter a integridade e a preservação das
informações.
Por outro lado, a tecnologia Worklow, agregada ao GED, permite a coordenação e o
controle no fluxo de trabalho no que se refere aos documentos disponibilizados em meio
digital (BALDAM, VALLE, CAVALCANTI, 2002).
Esse gerenciamento documental que utiliza tecnologia da informação aperfeiçoando os
recursos disponíveis para tal gerenciamento com o intuito de aumentar a capacidade da
empresa em gerenciar suas informações, é uma inovação tecnológica que permite à empresa a
posse do conhecimento e o controle de suas informações.
1.2 Apresentação do problema
A implantação, na empresa, de tecnologias da informação adequadas às necessidades
específicas, contribui para um desenvolvimento uniforme e eficiente do seu capital intelectual.
Dentro desse contexto, percebe-se que atualmente circula na Secretaria de Estado do
Desenvolvimento Social, Trabalho e Renda – SDS/SC um volume muito grande de
informações. Este é representado por Ofícios, Cartas, Comunicações Internas, Processos,
Relatórios e Prestações de Contas que precisam ser manipulados por várias pessoas em
diferentes setores.
15
Essa manipulação ocorre de forma um tanto quanto desordenada, pois não existe uma
padronização para tal processo. Observa-se que existe re-trabalho em alguns pontos do fluxo
desses documentos.
Há informações recebidas na SDS/SC que possuem prazo de resposta, o qual varia
entre 5 a 30 dias. No entanto, por falta de organização e de uniformização, essas respostas
ultrapassam o prazo pré-estabelecido.
Diante disso, e devido à falta de gerenciamento das informações internas e externas
nessa Secretaria, são gerados prejuízos que resultam da má distribuição da informação e do
re-trabalho. Para exemplificar esses prejuízos podem ser citados os números de cópias
desnecessárias de um mesmo documento, duplicidade de informações e solicitações atendidas
fora do prazo estipulado.
Esta Secretaria possui diretorias distintas para solucionarem e responderem as
solicitações feitas. No entanto, devido à falta do gerenciamento de documentos e controle do
fluxo de trabalho, além de serem geradas cópias desnecessárias, existe uma grande
probabilidade desses documentos se perderem em meio às inúmeras documentações
espalhadas nas Diretorias. Essa falta de controle gera ineficiência, custos financeiros e
operacionais, além do tempo despendido durante toda a execução.
Assim sendo, objetiva-se com esse projeto responder a seguinte pergunta: Como a
Secretaria de Estado do Desenvolvimento Social, Trabalho e Renda pode gerenciar e controlar
suas informações, de modo a tornar-se uma instituição eficiente tanto nas tomadas de decisões
quanto na redução de custos?
1.3 Objetivos
1.3.1 Objetivo Geral
Elaborar um projeto piloto para a implantação de um sistema para Gerenciamento
Eletrônico de Documentos na Secretaria de Estado do Desenvolvimento Social, Trabalho e
Renda – SDS/SC.
16
1.3.2 Objetivos Específicos
• Mapear o fluxo dos documentos que circulam na SDS.
• Verificar quais documentos serão digitalizados.
• Definir qual tecnologia de GED será utilizada.
1.4 Justificativa
A tecnologia específica a ser viabilizada para implantação na Secretaria de Estado do
Desenvolvimento Social, Trabalho e Renda – SDS/SC, deverá estar voltada ao gerenciamento
e controle das informações que circulam nesse órgão. O Gerenciamento Eletrônico de
Documentos – GED, juntamente com o Workflow, permitirá a essa Secretaria maior eficiência
no que tange às tomadas de decisões em menor tempo, redução de custos com cópias
desnecessárias e controle de todas as informações submetidas à utilização dessas tecnologias.
Com a utilização dessas tecnologias, a empresa estará gerenciando seu capital intelectual.
Esses sistemas permitem, além da gerência do capital intelectual, a gestão do fluxo de
trabalho com redução de custo e aumento de velocidade na busca das informações, bem
como, manter o controle de acesso a essas informações e garantir a segurança no seu
armazenamento.
Assim sendo, espera-se encontrar por meio desse projeto uma forma para diminuição
no número de cópias desnecessárias já que, na maioria das vezes, no momento em que o
documento é despachado à “diretoria destino”, é feita uma cópia do mesmo para
conhecimento e análise de outros Setores, os quais, por solicitação do despachante, precisam
devolver os documentos com as respostas, causando re-trabalho e desperdício de tempo.
Com esse estudo, espera-se obter também uma maior eficácia na tomada de decisões,
referentes às solicitações internas e externas, evitando duplicidade de informações, que hoje
ocorre em virtude da falta de planejamento, organização, coordenação e controle dessas
informações.
Na eficácia pode ser citada também a velocidade na busca de documentos que podem
ser localizados no próprio computador através de palavras-chave, datas, assuntos ou origem
respeitando sempre os níveis de acesso permitidos pelo sistema.
17
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos permitirá também a segurança no
armazenamento das informações, podendo ser citado como exemplo o extravio de um
documento, o qual poderá ser encontrado após acesso ao sistema do GED.
2 FUNDAMENTOS TEÓRICOS
2.1 A informação no século XXI
Em uma breve retrospectiva, pode-se iniciar o processo de reconhecimento da
informação na era dos homens das cavernas, que utilizavam inscrições com os mais diversos
significados nas pedras. Esta era a tecnologia que eles tinham para deixar registrado seu
conhecimento às gerações futuras, porém houve a evolução, e com ela a tecnologia para tais
registros. Os fatos e informações saíram das pedras e passaram a ser registrados em papiros1,
e mais tarde, as informações foram organizadas em livros. Atualmente a mesma pode ser
registrada e armazenada digitalmente, tornando o procedimento muito mais rápido.
Para McGee e Prusack (1994, p.23), informação “são dados2 coletados, organizados,
ordenados aos quais são atribuídos significados e contexto. Informação deve informar,
enquanto os dados absolutamente não têm essa missão”; e para Cautela e Polloni (1982, p.11),
“é um conjunto de dados relacionados, a fim de transmitir um conhecimento”.
O volume de informações disponíveis no século XVIII associadas com as idéias de
James Watt, Eli Whitney e Thomas Edison, fizeram com que esses homens iniciassem um
processo de revolução através de suas invenções, como a máquina a vapor e a produção em
massa, dando início à Revolução Industrial.
As invenções surgiram do conhecimento adquirido por meio das informações
disponíveis na época e do modo como foram utilizadas. Porém o real objetivo de sua
utilização não era valorizar o capital intelectual, mas sim, acumular riqueza por meio de
recursos naturais e trabalho físico. Desta forma, verifica-se que uma vez disponibilizada de
forma correta, a informação pode ser usada de diversas maneiras, dependendo do
conhecimento e experiência do seu utilizador.
Com o passar dos anos o avanço tecnológico desenvolveu-se e o volume de
informação aumentou. Passou-se então para a era da globalização que juntamente com o
surgimento de sistemas computacionais, facilitou o processamento e a distribuição da
informação, possibilitando sua localização e gerenciamento. Segundo Lastres e Albagli (1999,
1 Ferreira (1989, p.373) define papiro como uma “grande erva, de cujas folhas se fazia o papiro, material sobre o qual se escrevia”. 2 Para Cautela e Polloni (1982, p.11) “ dado é uma referência de um fato”.
19
p.12) “nas análises da fase atual do processo de globalização, busca-se também entender as
causas e conseqüências cruzadas (e os limites) que tal processo tem com a difusão das
tecnologias da informação”.
Com isso, a globalização também gerou uma revolução, a Revolução da Informação,
que disseminou as tecnologias da informação e desenvolveu o crescimento das redes de
computadores.
Segundo Dertouzos (apud LASTRES e ALBAGLI, 1999, p.33) “em termos ideais, a
Revolução da Informação repetirá os êxitos da Revolução Industrial. Só que, desta vez, parte
do trabalho do cérebro, e não dos músculos, será transferido para as máquinas”.
As bombas atômicas e os ataques terroristas são conseqüências negativas da
Revolução da Informação. No entanto, têm-se muitas conseqüências positivas, cita-se os
avanços da medicina como, transplantes de órgãos realizados com o auxílio de aparelhos
sofisticados, a cura de algumas doenças através das células tronco, inseminações artificiais e
cirurgias feitas por vídeo.
Assim, a economia iniciou um processo de modificações substantivas com o novo
papel da informação e do conhecimento, alterando suas relações, forma e conteúdo do
trabalho, que começam a assumir um caráter mais “informal” [...] (LASTRES e ALBAGLI,
1999), ou seja, surge uma nova economia, cujas fontes de riqueza são o conhecimento e a
informação. Por meio da exemplificação de Stewart (1998, p.6) essa nova era torna-se mais
compreensível:
reinando sobre ele, o equivalente dos magnatas exploradores do final do século XX, está uma nova geração de poderosos industriais, bilionários impulsionados não pelo petróleo que extraem ou pelo aço que forjam, mas sim por um produto ou serviço que pode não ter realidade física [...].
O conhecimento é um dos ativos da nova economia voltada para a informação. Para o
Papa João Paulo II (apud STEWART, 1998, p.11) “Se antes a terra, e depois o capital, eram
os fatores decisivos da produção...hoje o fator decisivo é, cada vez mais, o homem em si, ou
seja, seu conhecimento”. Percebe-se que o sucesso desse novo modelo econômico dependerá
da forma como o mesmo será administrado.
Segundo McGee e Prusack (1994, p.3)
20
nos últimos 25 anos o mundo industrializado vem enfrentando a transição de uma economia industrial para uma economia de informação, e nas próximas décadas, a informação, mais do que a terra ou o capital, será a força motriz na criação de riquezas e prosperidade.
A sociedade está convivendo com uma economia capaz de gerar mudanças no
comportamento das empresas. Desse modo, as instituições necessitam estar mais atentas a
essas modificações, transformando-as em oportunidades de desenvolvimento, gerindo-as de
forma estratégica e usufruindo a informação da melhor maneira possível.
Para o Dr. P. Roy Vagelos, (apud STEWART, 1998, p. 51,)
um produto de baixo valor pode ser feito por qualquer pessoa, em qualquer lugar. Quando se tem conhecimentos aos quais ninguém mais tem acesso – isso é dinamite pura. Protegemos nossas pesquisas com mais cuidado do que nossos ativos físicos.
A informação e o conhecimento são recursos intangíveis, não materiais e,
conseqüentemente, não-esgotáveis e não-deterioráveis (LASTRES e ALBAGLI, 1999). Os
ativos intangíveis são o Capital Intelectual, ou seja, os talentos dos funcionários, a eficiência
dos sistemas gerenciais e o relacionamento com os clientes.
É mais fácil compreender esses ativos intangíveis nas empresas que desenvolvem
tecnologias para gerenciar informações empresariais, pois uma instituição produtora de
software, por exemplo, não vende o produto “software”, mas vende sua capacidade de
resolver problemas por meio dessa tecnologia, encontrando as soluções adequadas para seus
clientes, conforme suas necessidades.
Logo, o conhecimento é a matéria-prima mais valiosa da empresa (STEWART, 1998),
e por meio dessa afirmação, pode-se dizer que as organizações que não dispensam as atenções
necessárias ao gerenciamento do seu Capital Intelectual não estão atendendo às expectativas
do mercado. Em conseqüência disso, perdem a oportunidade de ampliar seus negócios, como
espaço, clientes e produtos cada vez mais competitivos.
As empresas não contam os ganhos gerados pelo Capital Intelectual, pois não
conseguem fazer essa medição. Mesmo o setor de Recursos Humanos não é capaz de medir o
conhecimento adquirido pelos funcionários por meio da aprendizagem (STEWART, 1998).
Porém, o valor do conhecimento é muito alto, e caso não o tenha pode-se desenvolver projetos
para adquiri-los através da informação, projetando assim o “mapa do tesouro”, conforme
denominação do autor.
21
A informação quando gerida de forma estratégica pode trazer lucratividade, ganho na
agilidade do tempo para tomada de decisões e diminuição de custos.
Para McGee e Prusack (1994), a informação é um dos principais elementos para a
definição, execução e a integração da estratégia, conforme demonstrado na Figura 1:
Figura 1: Informação e Estratégia Competitiva Fonte: McGEE, PRUSAK (1994, p.10)
Percebe-se que a informação é necessária para definir, executar e integrar a estratégia
competitiva. Sendo assim, para que haja a definição da estratégia, indica-se que os recursos
para a implantação da mesma sejam considerados, sendo esses financeiros, de capacitação ou
de informação.
Segundo McGee e Prusack (1994, p.35) a “[...] informação não se deprecia da mesma
forma que os bens de capital. Em algumas circunstâncias o valor da informação é eterno: ela
será tão valiosa amanhã quanto hoje”. Tal definição é mais um dos motivos a serem levados
em consideração por parte das empresas que desejam estar atualizadas e manterem a
credibilidade, a confiabilidade e a automatização nos desenvolvimentos e execuções de suas
estratégias.
INFORMAÇÃO
DEFINIÇÃO
INTEGRAÇÃO
ESTRATÉGIA
EXECUÇÃO
22
Na execução da estratégia já definida, algumas empresas costumam aplicar a
reengenharia utilizando a Tecnologia da Informação como instrumento de execução, já na
integração, também denominada feedback, utiliza a informação como base e integra a
definição e a execução da estratégia, analisando os resultados obtidos (McGEE e PRUSACK,
1994).
Recomenda-se às instituições que, ao definir a estratégia e o modo como esta será
executada, analisem as reais condições para uma possível reestruturação da empresa, que
talvez seja necessária para a obtenção eficaz dos objetivos e, posteriormente, realizar um
feedback que viabilize uma avaliação de acordo com as expectativas e com uma margem
inferior de erros.
Essa avaliação pode ser realizada utilizando os mesmos instrumentos da Tecnologia da
Informação, de forma a ter maior precisão no feedback. Esses instrumentos, denominados
sistemas, podem e devem ser empregados em todas as fases do processo de gerência e de
distribuição da informação.
2.2 Sistemas de Informação
Os Sistemas de Informação, conhecidos também por SI, viabilizam o ordenamento das
informações de modo que as empresas tornem-se mais organizadas e competitivas, uma vez
que esses sistemas possibilitam aos gestores identificarem quais informações podem ser
utilizadas estrategicamente, com o objetivo de controlar as mesmas e de aumentar a
efetividade da empresa.
Para Melo (2002, p. 21) um sistema é “um conjunto de elementos, ou de componentes
que mantêm relações entre si”, o autor afirma também que qualquer sistema faz parte de um
sistema maior, mantendo relações que contribuam para seu funcionamento, bem como,
recebendo do maior, elementos para a execução de suas próprias funções.
Diante das definições apresentadas por Laudon e Laundon (1999, p.4), no item 1.1 -
Apresentação do tema deste estudo de caso, e acima por Melo, conclui-se que para ter uma
inter-relação entre os subsistemas, estes necessitam de uma entrada e uma saída, formando um
ciclo. Em Sistema de Informação pode-se dizer que os dados entram e a informação sai.
23
Para que esse ciclo de dados e informações em um SI tenha continuidade, recomenda-
se fazer um estudo sobre o atual sistema. Esse estudo é indicado para identificar
possivelmente quais são os subsistemas que compõem o sistema maior, de modo que viabilize
a inserção e a saída eficiente dos dados e possibilite a análise mais adequada das informações.
Segundo O’Brien (2002 p.17) a “entrada envolve a capacitação e reunião de elementos
que entram no sistema para serem processados”, o “processamento envolve processos de
transformação que convertem insumo (entrada) em produto”, e a “saída envolve a
transferência de elementos produzidos por um processo de transformação até seu destino
final”.
Vale ressaltar que, além dos componentes do sistema “é preciso considerar também os
atributos, as relações, o meio ambiente, o estado e o equilíbrio”, conforme afirmação de
Cautela e Polloni (1982, p.9). Assim sendo, o processo de inter-relação pode ser apresentado
por meio da Figura 2:
Figura 2: Atividades dos Sistemas de Informação - Entrada, Processamento e Saída Fonte: Laudon e Laudon (1999, p.4)
Analisando a figura 2, percebe-se que o dado ou a informação são inseridos,
processados, utilizados, e novamente inseridos após ter passado por um processo de
realimentação, podendo utilizar, ou não, a tecnologia para facilitar a execução dos trabalhos.
Ao pensar em sistema, faz-se a primeira associação com a tecnologia, porém um
sistema pode ser uma cadeia alimentar, a evolução de alguma espécie animal, o Planeta Terra,
a Galáxia, dentre outros. No entanto, o uso da tecnologia como ferramenta facilitadora de
Ambiente
Organização
Entrada Processamento Saída
Realimentação
24
estudos científicos propicia um sistema de informação eficaz, mantendo seu equilíbrio e
colocando-se à frente de mudanças que até séculos anteriores eram imprevisíveis.
Em um ambiente empresarial, um Sistema de Informação é composto não só por
tecnologia, mas por organizações e pessoas. Conforme Laudon e Laudon (1999, grifo nosso)
as organizações necessitam desenvolver sistemas hierárquicos de estruturação para
solucionarem problemas criados por fatores internos ou externos, já as pessoas trabalham
freqüentemente com a introdução de dados em um sistema que o computador possa ler, e a
tecnologia é o meio que possibilita a transformação e a organização dos dados para uso das
pessoas.
O uso da tecnologia é indicado quando se pensa em organizar um Sistema de
Informação com eficácia, pois a execução das atividades requer um meio físico, no qual
caberia esse uso. Desse modo, para que essas tecnologias sejam utilizadas de maneira correta,
recomenda-se à empresa ou aos responsáveis pela implantação do mesmo, possuir
conhecimento em tecnologias.
Segundo Melo (2002, p.31) as “pesquisas e protótipos são desenvolvidos por
especialistas que trabalham nas empresas que fornecem hardware e software, no fantástico e
turbulento mercado da Informática”. Laudon e Laudon (1999, p.9) afirmam que
o conhecimento de sistemas de informação consiste em três elementos: • Um conhecimento e uma habilidade prática com tecnologias da
informação. • Uma compreensão ampla de organizações e indivíduos, com uma
perspectiva comportamental. • Uma compreensão ampla de como analisar e resolver problemas.
Entende-se que um Sistema de Informação tem como finalidade resolver eventuais
problemas organizacionais, sendo que as pessoas responsáveis por essa solução necessitam de
amplo conhecimento em diversas áreas científicas, tanto administrativa e comportamental
como em tecnologia.
Bio (1996, p.97), afirma que o desenvolvimento de sistemas pretende maximizar o
aproveitamento de recursos técnicos e humanos capacitados, colocando-os a serviço da
solução dos problemas da empresa e que um Sistema de Informação eficaz tem algumas
características, das quais podem ser citadas: “ter um fluxo total de procedimentos (internos e
externos ao processamento) racional, integrado, rápido e de menor custo possível”; e “conter
25
dispositivos de controle interno que garantam a confiabilidade das informações de saída e
adequada proteção aos ativos controlados pelo sistema”.
Os recursos de Sistemas de Informação são compostos por pessoas, hardware,
software, dados e redes. Os recursos humanos são os usuários finais que utilizam as
informações processadas através do sistema, e os especialistas em sistemas de informação
(programadores, analistas, engenheiros, etc.) que desenvolvem esses sistemas. O hardware
são os componentes físicos do sistema do computador e seus periféricos. O software são os
programas de sistemas operacionais, os aplicativos e as instruções operacionais. Os recursos
de dados são banco de dados que viabilizam a pesquisa das informações armazenadas. Os
recursos de rede são as redes de comunicação que utilizam mídia de comunicações (cabo de
fibra ótica, satélite de comunicação, etc.) e suporte de rede que incluem pessoas, hardware,
software e dados. (O’BRIEN, 2002, p.23).
Percebe-se que para o bom funcionamento dos Sistemas de Informação, são
necessários recursos capazes de criar a melhor solução, desenvolver com eficiência a
estratégia, aplicar as tecnologias adequadamente e dar suporte ao sistema admitido pela
organização. O suporte é essencial para a seqüência dos processos inseridos nos sistemas de
informação, pois permite constante atualização e mantém a segurança do mesmo.
Assim como existem diversos recursos que compõem o SI, há também tipos de SI
diversificados que, segundo Terra Vista (2004), supre as necessidades da busca e tomada de
decisões no que se refere à informação.
Dentre esses tipos estão os Sistemas de Informações para a Gestão – SIG – que
apóiam “às atividades de gestão, controle e tomada de decisão dos gestores de uma
organização”, os Sistemas de Processamento de Transações – SPT – que geram “itens de
informação de rotinas e usualmente manipulam dados que são inseridos ou retirados da base
de dados da organização”, os Sistemas de Automação de Escritórios que “são projetados para
aumentar a produtividade das pessoas que trabalham com dados nos escritórios”, os Sistemas
de Apoio à decisão – SAD – que “procuram fornecer suportes às tomadas de decisões: são
desenvolvidos para o nível operacional das organizações”, e os Sistemas de Apoio Executivo
– SAE – que “trabalhando no nível estratégico das organizações, auxiliam na tomada de
decisões não estruturadas, através de recursos avançados de análise de dados” (TERRA
VISTA, 2004).
26
Já para O’Brien (2002, p.28, grifo nosso) os tipos de sistemas de informação estão
classificados em Sistemas de Apoio às Operações e Sistemas de Apoio Gerencial, do seguinte
modo:
• Sistemas de Apoio às Operações: o papel desses sistemas em uma empresa é
“eficientemente processar transações, controlar processos industriais, apoiar
comunicações e colaboração e atualizar banco de dados da empresa”. Dentro desses
sistemas encontram-se os Sistemas de Processamento de Transações que registram e
processam dados resultantes de transações das empresas, cujo modo de processamento
pode ser em lotes ou em tempo real (on-line); os Sistemas de Controle de Processo
que objetivam monitorar e controlar os processos físicos; e os Sistemas
Colaborativos que tendem a elevar a produtividade e as comunicações das equipes e
dos grupos de trabalho.
• Sistemas de Apoio Gerencial: tem a finalidade de fornecer informação e apoio para a
tomada de decisão eficaz pelos gerentes. Esses sistemas se subdividem nos Sistemas
de Informação Gerencial que fornecem informação em modo de relatórios e vídeos;
Sistemas de Apoio à Decisão que dão suporte computacional aos gerentes durante o
processo de tomada de decisão; e Sistemas de Informação Executiva os quais
possibilitam a apresentação em quadros, textos e gráficos a vários gerentes,
destacando os pontos de maior desempenho organizacional e competitivo.
Mesmo que os autores utilizem modos diferenciados para classificar os SI, pode-se
observar que existe relação entre eles quando O’Brien desmembra seus dois principais tipos
de SI apresentando-os em “subsistemas” que, de certa forma, coincidem com a tipologia
adotada por Terra Vista. A figura 3, adaptada de O’Brien, ilustra tal classificação.
27
Figura 3: Classificação dos sistemas de informação como operacionais e gerenciais. Fonte: adaptado de O’Brien (2002, p.28)
Cada um dos sistemas citados tem por objetivo atender um determinado problema que
pode ser estratégico ou operacional dentro das organizações, sendo tal fato perceptível nas
informações de entrada, processamento e saída nos sistemas e que se diferem de acordo com o
problema a ser solucionado. Pode-se dizer então que os Sistemas de Automação de
Escritórios, os SAE possuem nível estratégico, e que os SIG, os SPT e os SAD, possuem nível
operacional.
2.3 Tecnologia da Informação
A Tecnologia da Informação (TI) costuma ser apresentada como uma ferramenta para
auxiliar na solução do problema, pois geralmente quando se discorre sobre Sistemas de
Informação, reengenharia e gerenciamento estratégico da informação, associa-se um recurso
físico para a execução da estratégia definida.
Sistemas de Informação
Sistemas de Apoio às Operações
Sistemas de Apoio Gerencial
Sistemas de Processamento de Transações
SPT
Sistemas de Controle de Processos
SCP
Sistemas Colaborativos
SC
Sistemas de Informação Gerencial
SIG
Sistemas de Apoio à Decisão
SAD
Sistemas de Informação Executiva
SIE
Apoio às Operações
Apoio à Tomada de Decisão Gerencial
Processamento de Transações
Controle de Processos Industriais
Colaboração entre Equipes e
Grupos de Trabalho
Relatórios Padronizados para
os Gerentes
Apoio Interativo á Decisão
Informação Elaborada Especificamente para Executivos
28
Fernandes e Alves (1992, p.36) afirmam que “a área de TI tem um papel estratégico,
quando a estratégia empresarial depende do bom funcionamento tanto dos sistemas em
operação como dos em desenvolvimento”.
Assim sendo, a Tecnologia da Informação, como auxiliadora na estratégia, é composta
por recursos físicos planejados e produzidos especificamente para alcançar o resultado
esperado na automação de escritórios, de processos e de atividades.
Esses tipos de recursos físicos dispõem de hardwares e softwares que tenham a
capacidade de receber as informações, processá-las e armazená-las, além de redes de
computadores, fax, fotocopiadoras, dentre outras. Para cada projeto desenvolvido utiliza-se
uma tecnologia diferente, haja vista que as mesmas são criadas de acordo com a necessidade
da empresa.
Percebe-se que, por meio de dispositivos associados ao computador, as organizações e
pessoas podem utilizar a tecnologia mais adequada para produzir mais, aproveitar melhor o
tempo e tomar decisões mais eficazes.
Conforme Laudon e Laudon (1999) os dispositivos de entrada possibilitam que os
dados sejam enviados para o computador, os dispositivos de saída fazem o inverso, ou seja,
tornam os dados visíveis aos usuários.
O computador é definido por Laudon e Laudon (1999, p.72) como “um dispositivo
que recebe dados como entrada, transforma esses dados pela execução de um programa
armazenado e envia informações para diversos dispositivos”.
O meio físico do computador é denominado hardware. Esse meio é responsável pela
entrada, saída e armazenamento dos dados, podendo ser interligado às redes de comunicações,
conforme apresentado na Figura 4:
29
Figura 4: Componentes de um Sistema de Computador Fonte: Laudon e Laudon (1999, p.72)
A Unidade Central de Processamento, conhecida como UCP ou CPU (Central
Processing Unit), é responsável pelo processamento dos dados no computador. Esse
processamento é realizado por meio da transmissão dos dados no barramento até o dispositivo
que viabilize tal procedimento.
Quanto à segurança dos dados é imprescindível o armazenamento das informações em
um sistema devido sua importância para a empresa. Para o atendimento dessa necessidade a
TI dispõe do armazenamento principal e secundário.
O armazenamento principal é volátil, ou seja, os dados serão perdidos assim que a
energia elétrica for desligada, e segundo Laudon e Laudon (1999, p. 72)
armazena instruções de programas e os dados que estão sendo utilizados por essas instruções. Os dados e os programas são colocados no armazenamento principal antes do processamento, entre as etapas do processamento e depois do término deste antes de serem emitidos como saída.
Dispositivos de Comunicações
Armazenamento Secundário • Discos magnéticos • Fitas magnéticas • Discos óticos
UCP (Unidade Central de Processamento)
Armazenamento Principal
Dispositivos de Entrada • Terminais CRT • Automação de dados-fonte • Mouse de computador • Perfuradora de cartões • Dispositivos de entrada de
áudio
Dispositivos de Saída • Impressoras • Terminais de vídeo • Plotters • Dispositivos de saída de
áudio • Microfilme/microfichas
Buses ou barramento
30
Outro tipo de tecnologia de armazenamento é o armazenamento secundário, não
volátil, que segundo os autores é mais lento que o principal porque utiliza componentes
eletromecânicos, enquanto o armazenamento principal é eletrônico e funciona
aproximadamente à velocidade da luz.
Os dispositivos de comunicação permitem que o sistema do computador seja ligado a
redes locais (LAN – Local Área Network), a redes metropolitanas (MAN – Metropolitan Area
Network) e a redes distantes geograficamente (WAN – Wide Area Network). Essa ligação faz
com que os usuários, por meio das workstations (computadores utilizados como estações de
trabalho) troquem e compartilhem informações simultaneamente com outros usuários.
Os dispositivos de entrada são os meios pelos quais os dados são inseridos na CPU,
podendo ser citados: mouse, teclado, telas sensíveis ao toque (Touch Screen), leitores de
código de barras, scanners, Web Cam e Touch Pad.
Os dispositivos de saída dos dados são: impressoras, terminais de vídeo, DVD, CD
ROM, tela do computador. Há ainda os dispositivos de entrada e saída, como o fax modem, o
disco rígido (HD) e o zip drive.
O software é o programa que permite ao hardware a leitura dos dados. Segundo
Laudon e Laudon (1999, p.98) o software possui três funções principais, sendo o
desenvolvimento das ferramentas para aplicar ao hardware na resolução de problemas, a
possibilidade de uma organização gerenciar seus recursos computacionais, e servir como
mediador entre a organização e suas informações armazenadas.
Assim sendo, o software devidamente planejado e construído é uma Tecnologia da
Informação que pode gerenciar as informações contidas nos recursos computacionais
resolvendo problemas existentes na organização como o extravio de documentos importantes
que possuem prazos de respostas, ou até mesmo, decisões que necessitam desses documentos
para serem tomadas.
Dentre os softwares desenvolvidos com o intuito de efetuar esse gerenciamento,
organização e eficiência, tem-se o Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED, que
permite a supressão das necessidades de controle e coordenação no que se refere a
documentos.
31
2.4 Gerenciamento Eletrônico de Documentos
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED é uma tecnologia de informação
disponível ao uso das empresas que desejam ser mais eficientes quanto à tomada de decisões
que dependem de informações documentais, bem como na economia de tempo e na redução
de custos com fotocópias desnecessárias.
O Jornal do GED (2004, n.61, p.10) define essa tecnologia como “um grupo de
tecnologias divididas em cinco funcionalidades básicas: captação, gerenciamento,
armazenamento, distribuição e preservação [...]. Essas tecnologias, trabalham reunidas ou
isoladamente [...]”, de modo exemplificado o Jornal do GED (2004, n.63, p.11) apresenta o
GED como
uma tecnologia que envolve a organização sistematizada e informatizada, interna e externa de documentos, ao longo do seu ciclo de vida, através de algum tipo de banco de dados ou seu equivalente. Isso é o que o GED, a grosso modo, faz. O GED e suas tecnologias ajudam a gerenciar e organizar documentos que circulam por uma empresa, uma tarefa nada fácil.
Essa tecnologia é bem aplicada na Automação de Escritórios que definida por Laudon
e Laudon (1999, p.311) “é toda aplicação da tecnologia de informação com o objetivo de
aumentar a produtividade dos trabalhadores da informação de escritórios [...] usada de início
em referência ao gerenciamento e processamento de documentos3”.
Para Laudon e Laudon (1999, p.313) “o gerenciamento de documentos normalmente
envolve cerca de 40% do total de horas trabalhadas em um escritório médio”. Assim, pode-se
concluir que uma das formas recomendadas para a Automação de Escritórios ser eficiente, é a
utilização do GED. Ainda para os autores, “as tecnologias de gerenciamento eletrônico são as
tecnologias da informação utilizadas no processamento e no gerenciamento de documentos;
elas incluem edição de textos, editoração eletrônica e armazenamento em discos óticos”.
Desse modo, recomenda-se às empresas que trabalham com um grande volume de
documentos e que possuem prazos para o encaminhamento das informações solicitadas
formalmente, o uso do GED como ferramenta facilitadora na busca e no compartilhamento
desses documentos. Segundo Andrade (2002)
3 Segundo Cervo e Bervian (apud, PÁDUA, 2000, p.56) documento “é toda base de conhecimento fixado materialmente e suscetível de ser utilizado para consulta, estudo ou prova”.
32
gerenciar e organizar os documentos que circulam por uma empresa não é tarefa fácil. Mesmo pequenas empresas recebem grandes quantidades de correspondência de seus clientes e fornecedores, além da própria organização [...] tornando difícil a tarefa de armazenar, recuperar ou acompanhar o processamento do documento na organização.
O GED possibilita a digitalização dos documentos em papel, armazenando-os em
meio digital e viabilizando o planejamento e a coordenação do fluxo documental que
dependem dessas informações para darem continuidade às atividades.
Conforme a afirmação de Antônio Paulo de Andrade e Silva, diretor do CENADEM4,
no jornal Mundo da Imagem (2003, n.56, p.6)
ter um sistema de GED numa empresa significa que todos os tipos de informação (texto, imagem, dados e som) podem ser acessados a partir de uma plataforma. Podem ainda ser integrados a outros sistemas ou aplicações. E isso significa ter o poder de usar a informação certa no momento certo. Significa tomar decisões que conduzem a organização à competitividade.
Na tabela 1, pode-se realizar um comparativo entre as atividades em papel e em GED.
Observa-se também que o uso da tecnologia para esses processos torna a empresa mais ágil,
bem como reduz os custos, no que tange ao fluxo desse tipo de documento.
Tabela 1: Comparação entre atividades de recuperação de documentos em papel e GED
Atividade Papel GED
Capturar um documento São armazenados em armários e pastas.
Documentos são digitalizados para gerar imagens.
Uso de mais de uma forma de armazenar documentos ou arquivos setoriais
Cópias são feitas e armazenadas em diversos arquivos.
Busca por índice de diferentes maneiras para localizar o mesmo documento. Sem limite físico.
Recuperação
Exemplo de fácil consulta: ir até a sala do arquivo, encontrar o documento, removê-lo, ir à copiadora, fazer a cópia, retornar o original ao local de origem.
Ir ao computador, pesquisar pelo índice desejado, visualizar ou imprimir.
Tempo de recuperação Desde vários minutos até semanas Segundos
Distribuição do documento (imagem) Malote, correio interno
Via mensagem eletrônica, própria do sistema ou e-mail.
Espaço exigido para armazenamento (documentos por m³)
Alguns milhares Milhões
4 Centro Nacional de Desenvolvimento do Gerenciamento da Informação. (CENADEM, 2005)
33
Potencial de perda de documentos Alta Mínima
Impacto na infra-estrutura de computadores
Nenhum Alto
Impacto no sistema atualmente em uso
Nenhum Potencialmente alto – pode requerer revisão de processos.
Fonte: Baldam, Valle e Cavalcanti (2002, p. 37)
Percebe-se que a utilização da tecnologia de GED, como substituição do processo
manual da localização e do armazenamento de documentos, é potencialmente eficaz no que
tange ao tempo despendido para o desenvolvimento de atividades morosas, conforme
ilustrado na atividade “recuperação” com o “exemplo de fácil consulta” apresentado na tabela
acima.
Dessa forma, recomenda-se às empresas e até mesmo aos órgãos governamentais que
procurem utilizar a Tecnologia da Informação como um meio de viabilizar a ordem. No
entanto, essas instituições acreditam que os sistemas desenvolvidos para controlar e coordenar
processos possuem preço elevado. Todavia, conforme Gates (1999, p.346), pode-se perceber
que
os países menos desenvolvidos talvez acreditem que a opção digital para a administração está fora de seu alcance, mas o fato é que, não havendo nenhum sistema, pode-se começar do zero com sistemas novos, que serão menos caros do que processos manuais.
No Brasil, segundo o jornal Mundo da Imagem (2003, n.56, p.3)
[...] o presidente Luís Inácio Lula da Silva substituiu a caneta presidencial, a famosa com a qual se registra o documento do ato, pelo cartão n° 0001/2003, emitido pela Autoridade Certificadora da Presidência da República. Com ele, o presidente passará a assinar eletronicamente os mais diversos documentos oficiais. Mas, e o GED com isso? É que toda a documentação que se utilizará dessa tecnologia deverá, obviamente, estar em formato digital. E o sistema que garantirá o tráfego da documentação é dotado de ferramentas de GED e Workflow.
Ainda, conforme o jornal Mundo da Imagem (2003, n.56), existem algumas
instituições, no Brasil, que utilizam o GED para aumentar sua eficiência e competitividade,
como a Avon, a Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos, a Petrobrás, a Seara, a JUCESC
– Junta Comercial do Estado de Santa Catarina, dentre outras.
Para a implantação de uma tecnologia de GED, é indicada à instituição uma pesquisa
para descobrir qual é a melhor solução que se modelaria às necessidades da mesma. Essa
34
pesquisa evita os enganos ao adquirir uma tecnologia que ao ser implantada torna-se um
empecilho que somente trará prejuízos ao comprador.
Atualmente as soluções de GED disponíveis são específicas para cada necessidade da
empresa, bem como a relação entre os tipos de documentos utilizados, suas manipulações e
finalidades. Dentre essas soluções podem ser citados o Document Imaging, Document
Management, EDMS, Forms Processing, Image Enable e COLD.
2.4.1 Processamento, Arquivamento e Recuperação de Documentos ( Document
Imaging)
O Jornal do GED (2004, n.61, p.12) define Document Imaging como “processo de
captação, armazenamento e busca de documentos, independetemente do formato original,
usando imaging, microformas e/ou imagem digital”.
Para o gerenciamento da informação através do documento já pronto, o Document
Imaging é a solução de GED recomendada, pois permite a digitalização desse documento,
disponibilizando-o em meio digital para acessos simultâneos e agilidade nas tomadas de
decisões.
A criação e revisão de documentos podem ser realizadas em papel, para depois ser
digitalizado, processado e arquivado digitalmente. Tal situação pode ser representada por
meio da figura 5.
Segundo Baldam, Valle e Cavalcanti (2002, p.48):
vale sempre a pena frisar que o que normalmente interessa a quem está procurando o documento não é sua forma física efetivamente. Normalmente estamos procurando a informação que ele contém. O papel é normalmente essencial como prova de operações e atos, mas o que se usa no dia-a-dia para tomar as decisões são de fato as informações que estão nele. Portanto, ter esse mesmo documento em formato eletrônico vai permitir que você tome as decisões necessárias.
35
Figura 5: Ambiente de Document Imaging Fonte: The Rheiner Group (apud BALDAM, VALLE e CAVALCANTI, 2002, p.49)
Conforme Baldam, Valle e Cavalcanti (2002, grifo nosso), esse tipo de aplicação,
possui algumas características comuns a essa solução de GED, sendo interface de pesquisa,
visualização e indexação; banco de dados para armazenar os índices; visualizador de imagens;
recursos de customização; recursos de programação; segurança; e funcionalidades comuns a
saber:
• A interface de pesquisa tende a ser no modo de página WEB5, pois os funcionários
estão familiarizados com esse modo de exibição, tornando o aprendizado mais
compreensível;
• A visualização dependerá da escolha realizada pelo cliente, já que o software
possibilita essa versatilidade;
• A indexação mais utilizada nessa aplicação é o preenchimento de data de entrada do
documento, a escolha de índice, comparação com verificadores e a integração com o
banco de dados da empresa.
• A armazenagem como índices viabiliza a busca de documentos. Quando as empresas
já possuem um banco de dados como o SQL - Server, podem estar integrando ao
software do Document Imaging. No entanto, é necessário verificar a estrutura para
garantir uma integração que gere resultados positivos.
5 Segundo AISA (2004) WEB ou WWW significa world wide web, que pode ser traduzido em “uma grande teia de cabos e comunicações via satélite ligando servidores e micro-computadores de todo o mundo entre si através do padrão de comunicação da Internet”.
Criação Revisão
Processamento Arquivo
Mundo Analógico
Mundo Digital
36
• O visualizador de imagens, possibilita a visualização da imagem digitalizada,
possuindo recursos de sublinhamento, marca-texto, Zoom + e -, anexar anotações e
bloqueio das áreas de conteúdo sigiloso.
• A customização do software é possível de ser realizada, porém deve-se tomar o
cuidado para tal procedimento, com o intuito de que o mesmo seja viável para os
usuários, ou seja, esse recurso deve ser simples, sem a necessidade de utilizar
linguagens de programação. Para atender as necessidades que vão surgindo na
empresa, são utilizados recursos de customização, dentre os quais podem ser citadas a
integração ao sistema de correio eletrônico e às tecnologias que necessitam de
imagem, como o workflow.
• A segurança é viabilizada por meio de níveis de acesso e sigilo dos documentos. Os
acessos, bem como as alterações nos documentos, são controlados por senhas e
tornam-se mais seguros quando integram os recursos da rede com o GED.
• As funcionalidades comuns permitem a extração de um documento do GED, e sua
posterior inclusão, possibilita também exportá-lo de um local de drive ou de rede com
o grupo de documentos e índice, além da geração de relatórios dos documentos para
simples conferência ou auditoria.
Ao analisar as características e a definição desse aplicativo de GED, percebe-se a
eficiência na usabilidade do mesmo, quando se refere a diferentes tipos de formatos de
documentos, uma vez que esse aplicativo permite captar quaisquer imagens para o meio
digital.
2.4.2 Gerenciamento de Documentos (Document Management)
O Jornal do GED (2004, n.61, p.12) define Document Management como sendo um
“software que controla e organiza documentos pela empresa, incorpora captação de conteúdo
e documentos, Workflow, repositórios de documento, sistemas de saída e COLD/ERM e
sistemas de busca de informação”.
Esse aplicativo permite o gerenciamento de documentos desde sua criação até o seu
arquivamento. A utilização desse software é mais indicada para a empresa cujo documento é
37
desenvolvido em meio digital. Suas funções típicas são: controle de versões de documentos,
uso de modelos de documentos predefinidos ou formulários eletrônicos, integração com
programas geradores de novos documentos, gerenciamento de documentos em construção,
fluxos documentais e suporte a diversos tipos documentais, conforme representado na figura 6
e definido por Baldam, Valle e Cavalcanti (2002, grifo nosso) como:
• O controle de versões de documentos permite que somente a versão atualizada esteja
disponível aos usuários, dispõe níveis de alçada para comparar as versões. Esse
controle é indicado para desenhos técnicos, como plantas de engenharia elétrica que
podem estar sendo modificadas.
• O uso de modelos de documentos predefinidos ou formulários eletrônicos decorre
da padronização e de normas estabelecidas na empresa para a execução de
documentos, desde fax aos mais diversos documentos de comunicação, podendo
mesclar informações, de um modelo a ser utilizado, com o banco de dados.
• A integração com programas geradores de novos documentos permite que um
novo documento, padronizado pela empresa, seja desenvolvido simultaneamente com
a indexação no Document Management, o que agiliza o processo, pois o mesmo não
precisa ser digitado duas vezes.
• O gerenciamento de documentos em construção possibilita que o usuário
identifique através de uma interface objetiva que o documento está em construção e
quem é o responsável por seu desenvolvimento.
• Os fluxos documentais permitem que os usuários recebam notificações em forma de
índices para os documentos que devem ser verificados, viabilizando o acesso
simultâneo e o controle para alterações documentais conforme a alçada.
• O suporte a diversos tipos documentais possibilita o gerenciamento de tipos
diferentes de documentos, desde os digitalizados até apresentações de slides e páginas
HTML.
38
Figura 6: Ambiente de Document Management Fonte: The Rheinner Group (apud BALDAM, VALLE e CAVALCANTI, 2002, p.58)
Conforme as definições e a figura acima, percebe-se que esse aplicativo é
recomendado para o uso em instituições que desejam coordenar e gerenciar os documentos
criados em meio digital, tais como projetos de engenharia e outros documentos que
necessitam de constantes mudanças até a sua aprovação final.
2.4.3 Gerenciamento Eletrônico de Documentos Técnicos (EDMS)
Os documentos técnicos que o EDMS (Engineering Document Management Syutem)
permite gerenciar são desenhos, manuais, normas, dentre outros. Segundo Baldam, Valle e
Cavalcanti (2002, p.65) “o propósito básico do EDMS [...] é gerenciar durante todo o Ciclo de
Vida documentos técnicos da empresa, seja na fase da implantação, seja durante a vida útil do
empreendimento”, e ainda afirmam que esse gerenciamento diferencia-se do Document
Imaging pelo fato de ser voltado para trabalhos com documentos técnicos, sendo a estrutura
entre esses dois gerenciamentos muito parecida.
O EDMS exige tratamento especial, pois segundo os autores esses documentos têm
características específicas que os diferenciam dos demais, podendo ser apresentados como
exemplo a temporalidade, o tamanho físico de documentos, o documento está
permanentemente sujeito a alterações, visualização de documentos CAD e híbridos,
disponibilidade de documentos em manutenção, integração com outros sistemas de
engenharia e custo desse documento.
Document Management
Mundo Analógico
Mundo Digital
Criação Revisão Processamento Arquivo
Document Imaging
39
2.4.4 Processamento de Formulários (Forms Processing)
Essa solução de GED permite que os diversos tipos de formulários sejam indexados
mais rapidamente, diminuindo o tempo e o número de pessoas que seriam utilizados para
realizar esse procedimento. Segundo Baldam, Valle e Cavalcanti (2002, p.84) o conceito
dessa solução
são tecnologias aplicáveis na captura de dados de formulários, normalmente produzidos exclusivamente com este fim. A partir desses formulários são colhidos dados de maneira automática por meio de reconhecimento de padrões como [...] código de barras, marcas, etc. Os dados colhidos podem ser apenas para indexação com objetivo de armazenar a imagem ou coleta de grande volume de dados, como para formulários de pesquisa de grande monta, usados no censo.
Desse modo, o Forms Processing viabiliza transformar algumas informações de uso
contínuo em formulário para preenchimento dessas informações, diminuindo a quantidade de
papel e tornando mais eficiente ao mensurar os dados colhidos.
A digitalização dos formulários, conforme Baldam, Valle e Cavalcanti (2002), permite
que as pessoas usuárias desse tipo de sistema se ocupem com outras atividades que lhes
proporcionem desenvolver outras aptidões, que podem ser tolhidas no desenvolvimento de
tarefas rotineiras e exaustivas, haja vista essas pessoas ao utilizarem essa tecnologia, não
necessitarem digitar todas as informações contidas nos formulários para o computador,
bastando somente indexar os formulários.
Para que haja efeito e padronização, Baldam, Valle e Cavalcanti (2002) recomendam
que os formulários sejam confeccionados em papel adequado e preenchido com tipos de letras
e cores pré-estabelecidas. Desse modo, o Forms Processing vem a sanar o desperdício de
tempo e maior precisão nas análises das informações dispostas no formulário indexado.
2.4.5 Image Enable
Essa tecnologia de GED objetiva proporcionar aos usuários a visualização dos
documentos que seriam utilizados para o andamento das atividades do processo. Em uma
instituição que utiliza um Banco de Dados - BD e não possui essa tecnologia, o usuário
necessitará dirigir-se até o arquivo para procurar o documento que irá condizer com os dados
apresentados no BD e assim completar as etapas da atividade.
40
Segundo Baldam, Valle e Cavalcanti (2002, p.77) “o objetivo do Image Enable é
permitir que ambientes que não são GED possam “enxergar” os documentos necessários no
processo”.
Para os autores, é possível visualizar os documentos por meio de links diretos no
próprio BD ou integrar os índices de ambientes de GED ao Image Enable. Essa última
sugestão é para os autores a mais adequada, já que permite ao usuário visualizar todos os
documentos listados que pertencem a um mesmo processo, o que não é possível por meio de
link direto ao BD, que possibilita visualizar somente o documento que está linkado.
2.4.6 ERM/COLD
Essa solução é voltada para empresas que utilizam relatórios extensos e que
necessitam otimizar a busca dessas informações, sem precisar imprimir inúmeras páginas,
causando morosidade no trâmite dos relatórios e informações.
Os autores Baldam, Valle e Cavalcanti (2002, p.80) afirmam que
esses relatórios podem possuir milhares de páginas que podem ser tratadas como um único documento, de maneira mais automatizada e de fácil consulta. Os relatórios são preparados e indexados de forma a ter uma aparência agradável e natural ao usuário que fará a consulta.
O Jornal do GED (2004, n.61, p.12) define ERM/COLD como sendo uma tecnologia
que
armazena e indexa saídas de computador (inicialmente relatórios) em discos magnéticos, discos ópticos e fitas magnéticas. Uma vez armazenados, os relatórios podem ser acessados, visualizados, impressos, transmitidos por fax ou distribuídos pela Internet. Freqüentemente usado para aplicações de contas pela Internet.
Essa forma natural de apresentar o relatório resulta uma interface adequada ao usuário,
tornando seu trabalho ou pesquisa um pouco mais prazerosa, uma vez que não há poluição de
imagens que podem tornar cansativa a busca e análise das informações.
Ainda, segundo os autores Baldam, Valle e Cavalcanti (2002), as funções gerais de um
ERM são transformar os relatórios de um sistema em modo de consulta natural, indexar
automaticamente, pesquisar pelos índices indicados, permitir impressão e visualização com
41
máscaras (pano de fundo), e permitir anexar comentários referentes ao registro, e também
concluem (p.80) que
o nome COLD (Computer Output to Laser Disc ou Computer On-Line Data) ainda é extensivamente usado, porém pouco a pouco o termo vem sendo substituído por ERM (Enterprise Report Management), que condiz com o moderno aspecto que esse sistema possui.
Conclui-se que essa solução de GED voltada ao uso de relatórios é viável tanto para a
empresa quanto aos usuários, pois economiza com papéis, tempo, energia e dinheiro, sendo
que aos usuários é disponibilizado uma interface amena e saudável.
2.4.7 Cases
O mercado de GED está em contínuo crescimento, não só em projetos, como também
em aplicabilidades das soluções desenvolvidas. Isso acontece devido às empresas estarem
mais preocupadas com a agilidade e a eficiência no processo de informatização dos métodos
manuais, os quais se referem à eliminação de papel e organização dos documentos.
De acordo com Ricardo Monteiro, diretor da Scansystem, “de ano para ano, o GED
tem deixado de ser algo que só os especialistas em informática entendiam para ser algo que,
aos poucos, vai se tronando uma ferramenta comum aos trabalhadores das empresas”. (Jornal
do GED, 2004, n. 61, p.11).
Segundo O Jornal do GED (2004, n.61, p.5)
o grande desafio para todas as empresas, sejam públicas ou privadas, é tornar o conhecimento mais útil e valioso. No processo técnico e administrativo, a tomada de decisão é um elemento básico e fundamental e deve ser realizada sobre informações concretas.
Desse modo, a Assessoria Parlamentar em Brasília da Secretaria da Receita Federal -
SRF, conforme o mesmo jornal, tinha como desafio agilizar o acesso ao acervo de
Proposições Legislativas das Áreas Tributárias e Aduaneira, tornando assim o conhecimento
mais útil e valioso.
Para que a Assessoria Parlamentar obtivesse sucesso na superação desse desafio,
implantou-se com sucesso o projeto desenvolvido com o intuito de solucionar o problema, o
qual utilizou uma tecnologia de GED. Os resultados apontados pelo jornal foram muitos,
42
dentre eles a diminuição do custo de material e agilização do fluxo de trabalho em 80%,
conseqüência da viabilidade de consultas simultâneas a projetos diferentes.
A Assessoria Parlamentar utilizou sua própria infra-estrutura adquirindo apenas um
escanner para a digitalização de imagens e um computador com capacidade de armazenar um
banco de dados de aproximadamente 15 GB, e terceirizaram a digitalização dos documentos
já existentes.
De acordo com o jornal Mundo da Imagem (2003, n.57, p.6) “O GED deu certo na
Replan, Refinaria de Paulínia-SP, a maior de todas”. A Replan implantou o EDMS desde o
ano de 2000 com módulo de Workflow, e entre 2001/2002 implantou o GED com Workflow,
e cita-se como um dos principais benefícios adquiridos com a implantação dessas tecnologias,
“que somente um sistema de EDMS e Workflow pode fornecer, é garantir ao projeto
subsídios necessários para o cumprimento dos prazos”. Outras refinarias como a Repar (PR),
Rlam (BA), Reduc (RJ), Revap (S. J. dos Campos – SP) e Regap (MG) utilizam tecnologias
de GED.
O jornal Mundo da Imagem (2003, n.56, p.4) diz que na Transpetro, subsidiária da
Petrobrás responsável pela logística e transporte de petróleo e derivados, o “GED com
Workflow via Internet é o que está fazendo com que a busca por um documento leve apenas
20 segundos”, além de ter reduzido em 75% as cópias reprográficas de documentos. E cita
também a Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos que por meio de seu Correio Híbrido,
transforma os “dados físicos em dados eletrônicos, através da digitalização de formulários,
comprovantes e outros documentos”.
Ainda, o Jornal do GED (2004, n.63, p.3) expõe um case internacional, sendo o
sistema de GED utilizado no FBI. Tal tecnologia está auxiliando a polícia americana a
encontrar um serial Killer desaparecido há 25 anos. Este serial mantém contato com a polícia
por meio de cartas, confessando e detalhando mais de 70 assassinatos. Desse modo o chefe de
investigação do caso, Cliff Thomas, reconhece o uso do GED afirmando que
os registros policiais investigativos críticos estão indexados no sistema, que por ter clareza e organização, permite aos policiais estudar as similaridades nos casos, o que não era possível há 25 anos, já que as pistas eram guardadas em pequenos pedaços de papel. Além disso, os novos policiais que vão se envolvendo ao longo do processo, podem se inteirar do assunto ou pesquisar detalhes específicos sem precisar ler toneladas de arquivos.
43
Percebe-se, então, que o mercado de GED juntamente com outras tecnologias – em
especial a Workflow – é responsável por redução de custos, cumprimento de prazos e
agilidades nas tramitações dos processos em insituições que necessitam oferecer serviços com
maior qualidade e obter o gerenciamento e o controle de suas informações.
Os cases apresentados mostram os resultados obtidos com sucesso pelas instituições
que aderiram ao uso do GED e Workflow. No entanto, recomenda-se que após a implantação
seja realizado um feedback constante, objetivando verificar possíveis atualizações no sistema.
2.5 Workflow
A tecnologia de GED admite o uso da tecnologia Workflow quando o andamento do
processo depende de documentos. Essa última define o fluxo de trabalho pertinente a
determinadas pessoas que possuem em seu poder documentos que necessitam de andamento
para que as informações sejam transmitidas corretamente e em tempo hábil.
Cruz (2000, p.75) define workflow como sendo “ferramentas que têm por finalidade
automatizar processos racionalizando-os e, conseqüentemente, aumentando sua produtividade
por meio de dois componentes implícitos: organização e tecnologia”.
Para Koulopoulos, (apud CRUZ, 2000, p. 75) “workflow é um conjunto de
ferramentas que possibilitam análise proativa, compressão e automação de atividades e tarefas
baseadas em informação”.
Segundo CSCW (apud THIVES, 2000, p.44),
“workflow’ é um termo relativamente novo, surgido na década de 90, no universo da tecnologia da informação e apareceu juntamente com outras tecnologias que permitiram o trabalho integrado, interativo e ativo, conhecidas de uma forma geral como tecnologias para o trabalho em grupo.
Essas ferramentas tendem a tornar o processo de decisão e resolução de problemas
mais ágil, haja vista que essa tecnologia é direcionada especificamente às pessoas que
compõem o ciclo decisório e outros que dependam de atitudes para serem solucionados.
Segundo afirmado por Maurício Antônio Ferreira, diretor de tecnologia do
CENADEM, no Jornal do GED (2004, n.61, p.7, grifo nosso)
44
implantando a tecnologia do Workflow, teremos todo o processo sendo gerenciado de forma automática, permitindo, além de um maior controle e segurança, um aumento de produtividade que pode alcançar 90%. Há casos reais em que um processo que demorava de 20 a 30 dias passou para dois a três dias, conseguindo pagar totalmente os investimentos das novas ferramentas em menos de seis meses.
Antes de proceder a implantação do Workflow, assim como o GED e outras
tecnologias, é necessário realizar um estudo para ter o conhecimento do melhor modo a ser
utilizado. No caso do Workflow, é recomendado fazer entrevistas com as pessoas que farão
parte do processo, bem como mapear todo o fluxo do trabalho realizado de forma manual.
Após essa pesquisa, são verificadas quais atividades serão desenvolvidas pelos usuários e pelo
servidor.
Conforme detalhado por Cruz (2000, p.135-137) nas especificações cliente-servidor,
têm-se na parte cliente os seguintes principais módulos:
• O módulo com ferramentas para desenho do Workflow que “permite a criação dos
modelos que serão usados no fluxo de trabalho”,
• O módulo com ferramentas para ativação do Workflow que “tem a responsabilidade de
ativar os modelos utilizados no fluxo de trabalho”,
• O módulo com ferramentas para roteamento e verificação do Workflow que “é o
módulo responsável por duas atividades fundamentais para a automatização de
qualquer fluxo de trabalho. O gerenciamento das rotas e a verificação do andamento
dos trabalhos [...]”.
Já na parte servidor, o autor especifica os seguintes módulos:
• O módulo de gerenciamento dos serviços Workflow gerencia todas as funcionalidades
desse sistema,
• O módulo de gerenciamento dos serviços de banco de dados é responsável pela
utilização concorrente do ambiente transacional,
• O módulo de transporte de mensagens e comunicações gerencia todas as mensagens
trocadas pelos participantes e todas as comunicações internas e externas.
A empresa Scitech Consulting afirma que a tecnologia Workflow “aumenta a
produtividade através da automação dos processos de trabalho centrados em
45
documentação[...]serviços de roteamento e notificação garantem um fluxo de trabalho
tranqüilo, independente de erros ou ausência do usuário” (STBRASIL, 2005).
E Fruscione (apud THIVES, 2002) observa workflow como sendo um avanço da
tecnologia, que combinando processamento eletrônico de imangens de documentos com
diversas ferramentas de processamento da informação, permite que as organizações
construam fluxos de trabalho automatizados, objetivando diminuir o tempo de processamento
das transações empresariais críticas, melhorar a comunicação com os clientes e reduzir o
tempo de desenvolvimento de produtos.
Percebe-se que essa tecnologia agrega valores de total coordenação e controle sobre as
tarefas relacionadas ao trabalho a ser desenvolvido pelos usuários em meio automatizado.
Além disso, permite às instituições maior eficiência no gerenciamento de processos quando o
modo manual utilizado é substituído pelo modo informatizado através da tecnologia
Workflow.
3 ASPECTOS METODOLÓGICOS
3.1 Caracterização da pesquisa
Antes de iniciar a pesquisa, os critérios de obtenção e análise de dados precisam estar
previamente definidos. Tal precaução possibilita que a mesma não perca seu foco, tomando
rumos diferenciados que não condizem com o objetivo final da pesquisa.
Segundo Oliveira (2001, p.118) “pesquisar significa planejar cuidadosamente uma
investigação de acordo com as normas da Metodologia Científica, tanto em termos de forma
como de conteúdo”.
As normas da Metodologia Científica fazem com que o pesquisador obtenha êxito em
sua pesquisa, pois as mesmas tendem a corroborar para um bom desenvolvimento do assunto
a ser explorado, atuando como agente facilitador nesse processo.
Realiza-se uma pesquisa para responder as dúvidas que vão surgindo no passar dos
tempos, pois auxilia no alcance dos objetivos definidos e no entendimento de assuntos que
podem responder tais questionamentos.
Tomada num sentido amplo, pesquisa é toda atividade voltada para a solução de
problemas; como atividade de busca, indagação, investigação, inquirição da realidade, é a
atividade que vai nos permitir, no âmbito da ciência, elaborar um conhecimento, ou um
conjunto de conhecimentos, que nos auxilie na compreensão desta realidade e nos oriente em
nossas ações (PÁDUA 2000, p.31).
Essa pesquisa se caracteriza por ser exploratória, tratando-se de estudo de caso que
utiliza a pesquisa bibliográfica como fonte de levantamento do material bibliográfico
relacionado ao tema abordado neste trabalho.
As pesquisas exploratórias são realizadas quando o tema adotado é pouco explorado e
quando são desenvolvidas com o intuito de propiciar uma visão geral referente a um
determinado fator (GIL, 1994) e normalmente é utilizada em estudo de caso por caracterizar o
levantamento de hipóteses.
Santos (1999, p.28) define estudo de caso como um “objeto de pesquisa restrito com o
propósito de aprofundar os aspectos característicos”, e Yin (apud PONTE, 2004) afirma que
47
um estudo de caso é uma investigação de natureza empírica. Baseia-se fortemente no trabalho de campo. Estuda uma dada entidade no seu contexto real, tirando todo o partido possível de fontes múltiplas de evidências como entrevistas, observações, documentos e artefatos.
Quanto à pesquisa bibliográfica, Marconi e Lakatos (1999, p. 73) afirmam que
a pesquisa bibliográfica, ou fontes secundárias, abrange toda bibliografia já tornada pública em relação ao tema de estudo, desde publicações avulsas, boletins, jornais, revistas, livros, pesquisas, monografias, teses, material cartográfico etc., até meios de comunicação orais: rádio, gravações em fita magnética e audiovisuais: filmes e televisão.
Conforme Pádua (2000, p.52) “A pesquisa bibliográfica é fundamentada nos
conhecimentos de biblioteconomia, documentação e bibliografia; sua finalidade é colocar o
pesquisador em contato com o que já se produziu a respeito do seu tema de pesquisa”.
Desse modo, este estudo de caso tem essas definições como princípios para o
desenvolvimento das pesquisas que serão utilizadas neste trabalho.
3.2 População e Amostra
A população e a amostra foram pesquisadas na Secretaria de Estado do
Desenvolvimento Social Urbano e Meio Ambiente – SDS.
Richardson (1999) define população como um conjunto de elementos que possuem
determinadas características, podendo ser um conjunto de indivíduos que trabalham num
mesmo ambiente.
Os elementos desse conjunto, que são escolhidos para desenvolver a coleta de dados,
são denominados de amostra. De acordo com Richardson (1999), existem dois grandes grupos
de amostras, sendo amostras probabilísticas, quando todos os elementos possuem a mesma
probabilidade de serem escolhidos, e amostras não probabilísticas que ocorrem quando os
elementos são escolhidos por determinado critério, seja acidental, intencional ou de seleção
racional.
Desse modo, trinta e sete funcionários da Secretaria compõem a população cuja
amostra foi probabilística, sendo escolhido para a coleta de dados os funcionários do
protocolo, alguns servidores, comissionados e contratados que manipulam os documentos
48
mapeados, além de ter sido entrevistado de maneira informal, o Coordenado de Atendimento
e Negócios do Centro de Integrado de Automação do Estado de Santa Catarina - CIASC/SC.
3.3 Coleta de dados
A coleta de dados se deu por meio de observação participante, questionário,
levantamento documental e entrevista informal.
Para Richardson (1999, p.259) “a observação, sob algum aspecto, é imprescindível em
qualquer processo de pesquisa científica, pois ela tanto pode conjugar-se a outras técnicas de
coleta de dados como pode ser empregada de forma independente e/ou exclusiva”.
Segundo Marconi e Lakatos (1999, p.92) a observação participante “consiste na
participação real do pesquisador com a comunidade ou grupo. [...] e participa das atividades
normais deste”.
A observação possibilita a percepção do observador no momento exato em que os
acontecimentos ocorrem, porém o cuidado para não haver interferências no que tange aos
observados precisa ser tomado, pois caso haja essa situação, o resultado pode não ser positivo
e vir a atrapalhar o decorrer do processo.
Os questionários descrevem as características e viabilizam a medição das variáveis de
um grupo social (RICHARDSON, 1999). Para tanto, a elaboração das perguntas a serem
aplicadas podem ser objetivas ou subjetivas, de acordo com o que se pretende coletar, seja
identificação do público questionado ou de suas opiniões acerca do problema que está sendo
base de estudo.
Assim sendo, neste trabalho foram aplicados aos funcionários das diretorias, gabinete
e protocolo, perguntas objetivas para identificar o perfil dos colaboradores, no que se refere à
idade, sexo, tipo de funcionário e o nível de conhecimento em informática, e perguntas
subjetivas para colher e analisar a opinião desses colaboradores sobre uma possível mudança
nos procedimentos manuais dos documentos.
A pesquisa documental serviu de base para o levantamento documental, pois este se
assemelha à pesquisa bibliográfica. A diferença entre ambas está nas fontes pesquisadas.
Enquanto a pesquisa bibliográfica utiliza contribuições de autores sobre determinado assunto,
49
a pesquisa documental vale-se de materiais que podem ser reelaborados de acordo com os
objetivos da pesquisa (Gil, 2002).
Ainda, a característica da pesquisa documental é a fonte de coleta de dados que se
restringe a documentos, escritos ou não (LAKATOS e MARCONI, 1991).
Para auxiliar na coleta de dados para viabilizar o levantamento das informações
necessárias para o desenvolvimento deste trabalho, o Senhor Carlos Senz, Coordenador de
Atendimento e Negócios do CIASC/SC, concedeu uma entrevista informal.
Segundo Pádua (2000, p.66) a entrevista informal “é geralmente utilizada em estudos
exploratórios, a fim de possibilitar ao pesquisador um conhecimento mais aprofundado da
temática que está sendo investigada”.
3.4 Análise dos dados
A análise documental viabilizou um estudo mais aprofundado e concreto, permitindo o
estudo de documentos científicos, que auxiliaram no desenvolvimento da pesquisa, sejam eles
artigos, revistas, teses, dentre outros.
Foram realizadas também, análises quantitativa e qualitativa sobre os dados coletados
em questionário aplicado aos funcionários dessa Secretaria de Estado. Esse meio de coleta
permitiu verificar o perfil dos usuários e suas opiniões sobre o processo de mudança do
sistema manual de gerenciar documentos para um sistema informatizado.
Os métodos quantitativos caracterizam-se pelo uso da quantificação, sendo nas
modalidades de coleta de informações, no tratamento das mesmas por meio de técnicas
estatísticas (RICHARDSON, 1999).
Os métodos qualitativos caracterizam-se por meio das investigações voltadas para uma
análise qualitativa, tendo como objetivo situações complexas ou particulares. Os estudos que
empregam essa metodologia podem descrever a complexidade de determinado problema, bem
como analisar a interação de certas variáveis, compreender e classificar processos dinâmicos,
desde que vividos por grupos sociais (RICHARDSON, 1999).
4 APRESENTAÇÃO E ANÁLISE DOS DADOS
4.1 Caracterização da Empresa
Por meio da nova gestão de governo do Estado de Santa Catarina, em janeiro de 2003,
houve a fusão da Secretaria de Estado da Família e da Secretaria de Estado do
Desenvolvimento Urbano e Meio Ambiente, dando surgimento à Secretaria de Estado do
Desenvolvimento Social, Urbano e Meio Ambiente – SDS.
No entanto, essa junção foi desfeita após aprovação do Projeto de Lei Complementar
PLC/0001.8/20056, encaminhado à Assembléia Legislativa do Estado por meio do Programa
Cícerus7, o qual visa dentre outras metas, a reestruturação administrativa do Governo,
qualificar e estimular os funcionários, inovar processos e induzir novas práticas de gestão
(SPG, 2005). A Secretaria então foi dividida em duas Secretarias Setoriais, sendo a Secretaria
de Estado do Desenvolvimento Sustentável e a Secretaria de Estado do Desenvolvimento
Social, Trabalho e Renda, na qual está sendo realizado o estudo de caso.
A Secretaria de Estado do Desenvolvimento Social, Trabalho e Renda localizada à
Avenida Mauro Ramos, n° 722, Centro, Florianópolis, Santa Catarina, possui um Gabinete
para o Secretário, oito Conselhos Estaduais, um Gabinete para o Diretor Geral, três Diretorias
voltadas a assuntos sociais e um órgão vinculado, sendo este a Companhia Habitacional do
Estado de Santa Catarina – COHAB/SC.
Ao Gabinete do Secretário, compete assessorar o secretário nos assuntos de
comunicação (imprensa), jurídico e técnico.
Os Conselhos ligados à esta Secretaria são: Conselho Estadual do Idoso - CEI,
Conselho Estadual da Assistência Social - CEAS, Conselho Estadual dos Direitos da Mulher -
CEDIM, Conselho Estadual de Combate à Fome e Segurança Alimentar, Conselho Estadual
de Pessoas Afrodescendentes, Conselho Estadual de Deficientes - CONEDE, Conselho
Estadual de Povos Indígenas.
6 “Estabelece novo modelo de gestão para a Administração Pública Estadual e dispõe sobre a estrutura organizacional do Poder Executivo” (ALESC, 2005). 7 Programa que visa a modernização no estado de Santa Catarina (SPG, 2005).
51
Ao Gabinete do Diretor Geral, compete gerenciar os processos administrativos,
planejar e avaliar os processos, bem como coordenar o setor de Tecnologia de Informação –
TI.
À Diretoria de Ação Social, compete assegurar de forma articulada com as
organizações governamentais e não governamentais, a operacionalização da Lei Orgânica de
Assistência Social (LOAS), no Estado, de forma a garantir maior justiça social e qualidade no
atendimento do serviço social público; promover a integração, acompanhamento e controle
sistemático da execução de programas de ações desenvolvidas pelas gerencias, além de
articular com órgãos públicos e privados afetos aos interesses da família, visando a integração
de ações de captação de recursos.
À Diretoria de Juventude, Trabalho e Renda, compete elaborar políticas, coordenar e
implantar ações na área do trabalho, emprego e renda avaliando permanentemente os
resultados das mesmas.
À Diretoria de Habitação compete, acompanhar e supervisionar programas, projetos e
ações na área da habitação, com participação da Secretaria, de Companhia de Habitação do
Estado de Santa Catarina e das Prefeituras.
Cada diretoria é subordinada diretamente ao Secretário de Estado do Desenvolvimento
Social, Urbano e Meio Ambiente, com apoio de seu gabinete e indiretamente pelo Diretor
Geral com apoio de seu gabinete.
4.2 Levantamento e análise dos dados: observação participante e
questionário
Por meio da observação participante, foi realizado no período de dois dias, sendo sete
e oito de março do ano de dois mil e cinco, um levantamento situacional da Instituição para
verificar as condições físicas dos ambientes destinados à instalação dos setores e funcionários.
Esse levantamento possibilita perceber quais são as tecnologias presentes e quais poderão
estar sendo utilizadas para a implantação do Gerenciamento Eletrônico de Documentos, em
que o uso de computadores é indispensável, além de apresentar deficiências que poderão estar
sendo encaminhadas aos gestores para uma solução adequada.
No Setor de Protocolo, foi observada a morosidade no sistema do CIASC – Centro de
Informática e Automação do Estado de Santa Catarina – ocasionando acúmulo nas atividades
52
de registro dos processos que entram na Secretaria; isso ocorreu devido à queda na rede da
SDS/SC, que impediu o acesso ao mesmo. O sistema do CIASC disponível aos órgãos
públicos possui acesso com permissões e tem a funcionalidade de registrar os processos, de
informar em que órgão e setor estes se encontram, de apresentar a relação dos setores nos
quais o processo teve entrada e saída, informar a numeração de empenhos e sub-empenhos
para ordenação de despesas, dentre outras funcionalidades direcionadas a outros Setores,
como o de Recursos Humanos.
Nesse Setor há 4 funcionários lotados, sendo 1 responsável pelo Setor de Protocolo, 2
auxiliares e 1 Office-Girl. Como recursos materiais e físicos pôde-se observar 4 mesas com
cadeiras, 1 mesa com cadeira e computador, 2 cadeiras de espera, 2 telefones, 1 máquina
registradora, 1 impressora jato de tinta, 1 armário de madeira para arquivo e materiais de
expediente. A sala não possui espaço para arquivo e para circulação dos próprios
funcionários, além de possuir precária iluminação afetando o desempenho dos funcionários.
Todos os documentos endereçados à Secretaria de Estado do Desenvolvimento Social,
Trabalho e Renda, entram no Setor de Protocolo, o qual recebe uma média de 80
documento/dia, realizando a distribuição destes aos demais setores, por meio da associação de
assuntos, que traz facilidade no momento de separar os documentos a serem entregues nos
diversos setores por meio de guias de encaminhamento.
No Setor de Reprografia há 4 máquinas fotocopiadoras, 1 furadora para viabilizar a
encadernação quando necessária, 1 mesa com cadeira, 1 telefone, 1 mesa pequena para café e
dois funcionários.
No Gabinete do Diretor Geral há 3 mesas com cadeira e computador, 1 computador
portátil, 2 impressoras jato de tinta, 4 telefones, 1 aparelho de fax, 3 mesas com cadeira, 7
cadeiras, 1 mesa com 8 cadeiras, utilizada para reunião, 1 armário de aço utilizado para
arquivo, 1 armário pequeno de madeira utilizado para armazenar material de expediente, 1
armário grande de madeira, também utilizado para este fim.
Na Diretoria de Ação Social as salas possibilitam uma boa circulação dos
funcionários, por serem bem dimensionadas e distribuídas. Esta Diretoria possui 3 mesas
redondas com 4 cadeiras, geralmente utilizada para reuniões deste setor, 1 cadeira de espera,
18 mesas com cadeiras, 12 mesas com computador, 2 aparelhos de fax, 8 telefones, 1
quilhotina, 1 fotocopiadora, 4 impressora jato de tinta, 1 armário pequeno para material de
expediente, 5 armários de madeira para arquivo e material de expediente e 1 arquivo de aço.
53
Na Diretoria de Juventude, Trabalho e Renda as salas permitem circulação livre dos
funcionários por serem de tamanhos adequados às atividades executadas nas mesmas. Esta
Diretoria possui 5 aparelhos de fax, 12 telefones, 1 mesa com seis cadeiras, utilizada para
reuniões do setor, 7 mesas com cadeira, 16 mesas com cadeira e computador, 1 sofá de dois
lugares, utilizado para recepção, 5 armários de aço, 6 armários de madeira para arquivo e
material de expediente, 3 mesas pequenas, 3 impressoras jato de tinta, 1 mesa redonda com 4
cadeiras, também utilizada para reuniões.
A Diretoria de Habitação possui 3 mesas com cadeira e computador, 1 impressora jato
de tinta, 3 telefones, 1 aparelho de fax, 3 cadeiras de espera, 1 armário de aço e 1 armário de
madeira.
Esta observação comprova a existência de recursos suficientes para uma futura
implantação de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, pois se verificou que há
computadores suficientes para o trabalho dos usuários, além de todos esses computadores
serem ligados em uma rede LAN8 de topologia estrela9 e a 8 servidores Pentium III de
processador 2,0Gb. Os servidores ficam localizados na sala de informática onde há 4
funcionários lotados, sendo 1 responsável pela rede e os outros 3 pela manutenção de
impressoras e computadores. De modo geral, os ambientes não apresentam deficiências
graves que possam vir a bloquear a instalação de uma nova Tecnologia da Informação.
4.2.1 Aplicação e análise do questionário
Diante da necessidade de se coletar dados mais precisos e conforme a metodologia
definida anteriormente, foram distribuídos no setor de Protocolo, na Diretoria de Habitação,
na Diretoria de Trabalho e Renda, na Diretoria de Ação Social e no Gabinete do Secretário, ao
todo, 37 questionários sendo devolvidos 31. O questionário foi composto pelo seguinte
número de questões: 3 subjetivas, 3 objetivas e subjetivas, 11 objetivas (ver apêndice A).
Essa aplicação foi realizada na data de oito de março do ano de dois mil e cinco, e teve
como objetivo identificar o perfil dos usuários, por meio do conhecimento destes em
informática, da responsabilidade dos mesmos com relação aos documentos, do tipo de sistema
8 Segundo Baldam, Valle e Cavalcanti (2002, p.159), LAN são redes que interligam salas em um edifício comercial ou prédios e caracterizam-se por altas taxas de transferência, baixo índice de erros e custo relativamente pequeno. 9 Conforme Baldam, Valle e Cavalcanti (2002, p.158), “a topologia estrela é caracterizada por um elemento central que “gerencia” o fluxo de dados da rede”.
54
de informação utilizado para identificar qual tecnologia de GED será melhor aplicada, bem
como a aceitação de uma possível implantação do GED na Instituição. Desse modo, abaixo
está sendo apresentado o objetivo a que se propunha as questões do questionário (ver
Apêndice A) seguido pela análise desses dados com auxílio dos gráficos gerados.
Objetivo da questão 1: verificar a média de idade dos funcionários para facilitar o
treinamento para uso da Tecnologia da Informação escolhida.
Idade dos funcionários
42%
58%
1987 - 19751945 - 1974
Gráfico 1: Idade dos funcionários
Ao calcular a média de idade dos funcionários, conforme representado no Gráfico 1,
percebe-se que 42% destes tem entre 18 e 30 anos, e 58% tem entre 31 e 60 anos. Pode-se
dizer então que há uma média quase equiparada em percentual, sendo uma diferença de 16%,
o que apresenta não haver dificuldades em separar turmas, caso haja necessidade, para um
futuro treinamento.
A divisão em turmas torna o aprendizado mais efetivo, obtendo assim, melhor
resultado na absorção das orientações repassadas e aproveitamento do tempo destinado ao
treinamento.
55
Objetivo da questão 6: identificar o perfil dos funcionários no que se refere ao
conhecimento adquirido pelo mesmo, em informática.
Conhecimento em informática
3%
49%35%
10% 3%excelentebomregularruimpéssimo
Gráfico 2: Conhecimento em informática
Ao analisar os dados do Gráfico 3, nota-se que o mesmo apresenta 49% de
funcionários com bons conhecimentos em informática e 35% com regulares conhecimentos
em informática.
Dos funcionários questionados sobre o conhecimento que os mesmos possuem em
informática, percebe-se que 13% tendem a possuir uma carga horária maior em treinamento.
O intuito é fazê-los sentir segurança ao utilizar uma nova ferramenta tecnológica que
influenciará diretamente nos resultados das atividades executadas diariamente.
56
Objetivo da questão 7: conhecer sobre o meio que o funcionário utilizou para adquirir
conhecimento em informática, visando também, dar enfoque ao treinamento dos funcionários.
Meio de aprendizado
48%
39%
13%
cursosozinhooutros
Gráfico 3: Meio de aprendizado
Ao analisar os dados percebe-se que 48% dos questionados aprenderam informática
por meio de cursos e 39% aprenderam sozinhos.
Com essa análise acredita-se que não haverá dificuldade em utilizar uma nova
tecnologia, pois a maior parte dos usuários tem conhecimento em informática, e se não
aprenderam em cursos aprenderam sozinhos. Acredita-se que estes têm maior facilidade em
absorver e saber utilizar as informações que lhes são transmitidas, resultado este auxiliador no
processo de treinamento.
Ao cruzar os dados do Gráfico 2 com o Gráfico 3, nota-se que os 13% que indicaram
ter um nível péssimo ou ruim de conhecimento em informática, indicaram que o meio
utilizado para o aprendizado são outros, como colegas e parentes.
Essa comparação dos gráficos prova que o meio de aprendizado tem grande influência
no nível de conhecimento adquirido pelo indivíduo. Nesse caso, é necessário frisar que o
treinamento para esse percentual de funcionários deve possuir maior carga horária e
dedicação do treinador.
57
Objetivo da questão 4: além de traçar um perfil do funcionário, é identificar o
percentual de funcionários que estará envolvido com treinamentos.
Funcionário
43%
19%
35%
3%públicocomissionadocontratadoestagiário
Gráfico 4: Funcionário
Ao verificar os dados apresentados no Gráfico 4, percebe-se que 78% dos funcionários
são públicos ou contratados (43% público + 35% contratado). Essa informação é bastante
importante para decidir quem irá participar do treinamento.
Sendo 19% funcionários comissionados e 3% estagiários, totalizando em 22%, pode-
se concluir que a carga horária a ser disponibilizada para treinamento destes, tende a ser
reduzida. Isso se deve ao fato de não haver estabilidade no cargo dos mesmos, que podem ser
exonerados ou substituídos em qualquer tempo.
Entende-se que esses 22% de funcionários não serão prejudicados, uma vez que os
funcionários públicos e contratados trabalham diretamente com os comissionados, desse
modo poderão prestar esclarecimentos e auxílio conforme a necessidade.
58
Objetivo da questão 5: identificar o percentual de funcionários que utiliza sistemas
gerenciais e/ou sistemas operacionais, para que seja possível conceder senhas de acesso lógico
(login e senha) ao GED.
Sistema de Apoio à Informação
42%
35%
23%
gerenciaisoperacionaisambos
Gráfico 5: Sistema de apoio à informação
Dentre os questionados, 42% utilizam Sistemas de Apoio Gerenciais, 35% utilizam
Sistemas de Apoio Operacionais e 23% utilizam ambos os Sistemas.
Essa análise auxiliará na escolha do software e nas definições de permissão, uma vez
que há funcionários utilizando os dois sistemas. Sendo assim, 23% dos funcionários terão
permissões de acesso a níveis gerenciais e operacionais.
59
Objetivo da questão 9: conhecer o modo que os funcionários dispõem e utilizam para
estar controlando os documentos em seu setor.
Controle de documentos
6% 10%
84%
manualinformatizadomisto
Gráfico 6: Controle de documentos
Ao analisar os dados do Gráfico 6, percebe-se que 6% dos funcionários responderam
que em seu setor o sistema de controle de documentos é manual, 10% responderam ser
informatizado e 84% responderam utilizar um controle misto ou seja, controlam alguns
documentos de forma manual e outros de forma informatizada.
Vale ressaltar que o controle informatizado, citado pelos questionados, refere-se ao
sistema de protocolo do Centro de Informática e Automação do Estado de Santa Catarina S.A.
– CIASC, o qual permite verificar onde estão os processos que recebem uma numeração em
etiqueta auto-adesiva fornecida por este Centro.
60
Objetivo da questão 13: verificar como os funcionários armazenam os documentos em
seu setor, fato relevante para a implantação do GED.
Armazenagem informatizada
39%
61%
simnão
Gráfico 7: Armazenagem informatizada
De acordo com o Gráfico 7, observa-se que 61% responderam não ter seus
documentos armazenados de forma informatizada, contra 39% de respostas positivas.
Nesta Secretaria, onde está sendo efetuado o estudo de caso, os documentos não são
armazenados em meio digital. Sendo assim, os 39% correspondem às “informações não
estruturadas”10, como e-mails e correspondências em geral, que são digitadas e armazenadas
no computador, portanto, não são o foco deste relatório já que o projeto apresentado neste
trabalho é direcionado a documentos físicos e concluídos.
10 “Jargão usado para se referir a conteúdo que não é gerenciado e armazenado por um sistema corporativo, como um data warehouse ou um sistema integrado de gestão (ERP)” (CALANDRA, 2005).
61
Objetivo da questão 12: verificar qual o tipo de sistema de protocolo é utilizado no
setor em que o funcionário atua.
Sistema de protocolo informatizado
45%
55%
simnão
Gráfico 8: Sistema de protocolo informatizado
Conforme o Gráfico 8, observa-se que 45% responderam que o sistema de protocolo
em seu setor é informatizado, contra 55% de respostas negativas.
A Secretaria possui um sistema de protocolo informatizado e integrado entre diversos
órgãos governamentais, estaduais e municipais, o qual é fornecido pelo Centro de Informática
e Automação do Estado de Santa Catarina S.A. – CIASC. No entanto, esse sistema não possui
a funcionalidade de visualizar os documentos.
62
Objetivo da questão 11: analisar como o funcionário avalia o sistema de protocolo
utilizado atualmente.
Sistema de protocolo
17%
53%
30%excelentebomregular
Gráfico 9: Sistema de protocolo
Ao analisar os dados apresentados no Gráfico 9, tem-se 17% de funcionários
que consideram o sistema excelente, 53% consideram bom e 30% consideram regular.
Para a função a que se presta, o sistema atual atende às necessidades, pois é possível
saber onde está um processo por meio da consulta de seu número ou do órgão destinatário do
mesmo. Entretanto, funções mais específicas, como visualizar o documento e imprimir uma
cópia deste, o sistema atual não permite.
63
Objetivo da questão 14: colher dados que demonstram como o funcionário avalia o
meio utilizado em seu setor para localizar, armazenar e controlar os documentos.
Meio utilizado
68%
26%
6%
excelentebomregular
Gráfico 10: Meio utilizado
Ao analisar os dados do Gráfico 10, percebe-se que 6% dos questionados afirmam que
o meio utilizado para os fins citados na questão é excelente, 68% afirmam ser bom e 26%
regular.
Percebe-se que o grau de satisfação com os meios não são 100%. Isso faz com que
haja uma margem de insatisfação, podendo ser utilizada para estudo com o objetivo de
suprimi-la.
Com a implantação de uma solução de GED adequada, pretende-se atender às
necessidades de todos os funcionários, inclusive dos que afirmaram ser excelente, no entanto
para estes a pretensão será o aperfeiçoamento dos meios.
64
Objetivo da questão 10: analisar a facilidade ou dificuldade de localização de um
documento no setor, o que enfoca a implantação de um sistema de GED.
Localiza documentos facilmente
52%45%
3%
sempreàs vezesraramente
Gráfico 11: Localiza documentos facilmente
Ao analisar os dados do Gráfico 11, nota-se que 48% têm dificuldade em localizar os
documentos em seu setor (45% às vezes + 3% raramente) e 52% afirmam ter facilidade na
mesma localização.
No entanto, ao comparar os dados dos Gráficos 9, 10 e 11 percebe-se uma
discordância nos dados coletados, pois o percentual correspondente a excelente e bom para o
sistema de protocolo é de 70%, e ao meio utilizado para controle, localização e
armazenamento é de 74% para as mesmas referências.
Porém, somente 48% dos questionados, responderam encontrar dificuldades para
localizar os documentos. Essa dicotomia relata uma deficiência no sistema utilizado para
controlar, armazenar e localizar os documentos, independente de ser manual ou
informatizado.
65
Objetivo da questão 16: analisar a viabilidade do GED na instituição perante os
funcionários.
A viabilidade do GED seria:
32%
68%
excelentebom
Gráfico 12: A viabilidade do GED seria:
Os dados apresentados no Gráfico 12 mostram que 68% dos funcionários afirmam ser
excelente a viabilidade de um Gerenciamento Eletrônico de Documentos na instituição,
justificando a otimização das atividades executadas atualmente, uma vez que a busca das
informações necessárias para tomada de decisão torna-se ágil e precisa.
66
Objetivo da questão 17: verificar a aceitação dos funcionários perante a tecnologia de
GED, caso a mesma fosse implantada na instituição.
Aceitação do GED
25%
68%
7%
excelentebomnão tem opinião
Gráfico 13: Aceitação do GED
Ao analisar os dados do Gráfico 13, nota-se que 68% afirmam ter excelente aceitação
no que se refere ao implemento dessa nova tecnologia e que 25% teriam boa aceitação, uma
vez que o software apresenta agilidade e inovação, contra 7% que informaram não ter opinião.
Estes apresentam em suas respostas subjetivas que sua aceitação dependerá da segurança dos
documentos e do suporte que deverá ser prestado à instituição.
Ao concluir a análise percebe-se que, com as tecnologias existentes na SDS/SC é
possível implantar um software de GED sem ter de alterar significativamente a estrutura
tecnológica já existente. Os funcionários sendo em maior parte públicos e contratados e com
bons conhecimentos em informática, viabilizam a redução de custos com treinamentos
focados na utilização de uma nova TI, bem como demonstraram grande interesse em
experimentar um Gerenciamento Eletrônico de Documentos justificando agilidade e eficiência
tanto na busca de informações quanto na transmissão das mesmas aos solicitantes, reduzindo
assim, o custo com cópias desnecessárias e com faturas telefônicas.
De modo geral, os resultados obtidos com a aplicação do questionário foram
satisfatórios, todavia, a fim de possuir um embasamento sólido a respeito da implantação,
surge a necessidade de analisar o fluxo de documentos atual da Secretaria, buscando conhecer
sua circulação.
67
4.2.2 Fluxo de documentos
Com o intuito de mapear os documentos na Secretaria de Estado do Desenvolvimento
Social, Trabalho e Renda, conforme definido anteriormente nos objetivos específicos,
converteu-se a circulação dos mesmos, nessa Secretaria, em Fluxo de Informações. Isso se
deu por meio da observação participante e permitirá uma análise mais adequada porque a
disposição dos trâmites dos documentos estará representada graficamente em fluxogramas.
Conforme Filho (1999, p.60), “fluxograma é a representação gráfica do movimento e
operação de pessoas, documentos ou materiais entre diversas unidades da organização”. Para
mapear movimentos, o fluxograma costuma ser indicado, pois retrata de forma ideal o fluxo
atual e o desejado para que quaisquer pessoas possam compreender os trâmites de maneira
sistematizada.
Desse modo, os documentos recebidos atualmente na Secretaria de Estado do
Desenvolvimento Social, Trabalho e Renda são: processos de outros órgãos governamentais,
documentos oficiais ou não, os quais podem ou não gerar processo. Para um documento dar
origem a um processo a informação contida no mesmo necessita estar relacionada a assuntos
especificamente voltados a solicitações, podendo essas ser convênios estaduais e federais,
pareceres de contratos, dentre outras, ou ainda conforme a necessidade e contatos
anteriormente estabelecidos com os funcionários para abertura de processo; sendo os casos
estudados isoladamente. No entanto, os processos não são o foco deste relatório.
Para os documentos que não originam processos, cujas informações contidas são para
conhecimento e arquivamento do setor competente ou para providenciar soluções e respostas,
o trâmite é realizado de forma manual, não havendo registros em um sistema corporativo,
ocasionando morosidade na localização dos documentos, nas respostas a serem elaboradas,
além de extravios e perdas de documentos.
O fluxo atual dos documentos na Secretaria de Estado do Desenvolvimento Social,
Trabalho e Renda está representado por meio da figura 7, onde pode-se perceber que os
documentos entram e saem do Setor de Protocolo e onde o preenchimento manual de uma
guia de encaminhamento (ver Anexo A) é necessária. Essa necessidade de preencher a guia é
para que esse mesmo Setor possa entregar os documentos ao “Setor Respectivo” e para ter o
68
controle destes, sendo realizado pelo arquivamento dessa guia devidamente assinada e datada
por quem recebeu os respectivos documentos.
O fluxo atual dos documentos representado pela figura 7, mostra que os documentos
entram e saem no Setor de Protocolo e que há a necessidade de ser preenchida manualmente
uma guia de encaminhamento para entrega dos documentos ao “Setor Respectivo”; após essa
guia ser assinada e datada com o recebido ela retorna ao Setor de Protocolo para
arquivamento.
O “Setor Respectivo” verifica se o documento solicita resposta e se essa resposta
depende de outros setores. Se não houver dependência o próprio Setor providencia a resposta
e arquiva o documento. Se houver, tiram-se quantas cópias esse Setor achar necessário,
registra-se as cópias no caderno de protocolo, faz-se a distribuição nos “Outros Setores” e
solicita o registro de recebimento neste caderno. Vale ressaltar que não existe uma
padronização para esses procedimentos, pois alguns Setores encaminham as cópias por meio
de Comunicações Internas – CI, sendo arquivada a CI quando esta retorna ao Setor com os
devidos registros de recebimento.
Caso haja despacho do “Setor Respectivo”, no documento ou em forma de CI,
solicitando feedback das informações, o “Outro Setor” responde com despacho no próprio
documento, em CI, ou encaminha minuta, anexando os documentos necessários para a
formalização da resposta, ou ainda, encaminha o Ofício concluído. Tão logo o documento
oficial é assinado, uma via do mesmo é arquivada e outra via é direcionada ao Setor de
Protocolo para envio ao Correio.
Percebe-se que além de não haver padronização nos encaminhamentos, os
procedimentos dos mesmos dificultam o cumprimento de prazos, causam desperdício de
material, de tempo e, conseqüentemente, de recursos públicos.
69
PROTOCOLO SETOR RESPECTIVO OUTRO SETOR
Figura 7: Fluxo atual dos documentos
NÃO
DOC
DOC
DOC
INÍCIO
PREPARA DOC E PREENCHE GUIA DE ENCAMINHAMENTO
GUIA DE ENC.
DOC
ENVIA DOC E GUIA AO SETOR RESPECTIVO
GUIA DE ENC.
DOC
CONFERE E REGISTRA RECEBIMENTO NA GUIA DE ENC.
GUIA DE ENC.
ARQUIVO
DOC
NECESSITA
RESPOSTA?
DOC
ARQUIVO
OUTRO
SETOR?
LOCALIZA DOCUMENTOS, CONFECCIONA DOC DE RESPOSTA
DOC DE RESPOSTA
ASSINADO
ENVIA CÓPIA DOC RESP AO PROTOCOLO, ARQUIVA A OUTRA CÓPIA.E O DOC.
ARQUIVO
LOCALIZA DOCUMENTOS E CONFECCIONA DOC RESPOSTA
DOC DE RESPOSTA
SETOR RESP..
SOLICITOU
DEVOLUÇÃO?
COLHE ASSINATURA NO DOC DE RESPOSTA
DOC DE RESPOSTA
ASSINADO
ENVIA CÓPIA DOC RESP AO PROTOCOLO, ARQUIVA A OUTRA CÓPIA.E O DOC.
ARQUIVO
NÃO
SIM
SIM
NÃO
SIM
COLHE ASSINATURA NO DOC DE RESPOSTA
ARQUIVA DOC
DOC DE RESPOSTA
ASSINADO
ENCAMINHA AO CORREIO.
FIM
70
A figura representativa do fluxo dos documentos em ambiente GED (ver figura 8), se
comparada à figura 7, faz notar que o procedimento além de ser mais ágil é padronizado. O
Setor de Protocolo continua recebendo e enviando os documentos, porém ao invés deste Setor
preencher manualmente uma guia de encaminhamento, levar a guia e o documento no “Setor
Respectivo”, retornar a guia e arquiva-la, esse Setor irá escanear o documento, indexar no
sistema GED e Workflow, para então, arquivar o documento.
Desse modo, o “Setor Respectivo” receberá automaticamente uma mensagem na
estação de trabalho do funcionário. Esse funcionário após visualizar o documento verifica se o
mesmo solicita resposta e se essa resposta depende de “Outros Setores”, se não houver
dependência o próprio Setor providencia resposta, colhe assinatura no documento de resposta
e o encaminha em duas vias ao Setor de Protocolo que irá escanear e arquivar uma via,
direcionando a outra ao Correio. Atualmente, os documentos precisam ser arquivados
fisicamente por motivos legais, até que seja aprovado legalmente o uso de assinaturas digitais
em documentos oficiais do Governo Estadual.
Se houver dependência de resposta do “Setor Respectivo”, então envia-se uma
mensagem através do Workflow à estação, ou às estações de trabalho dos “Outros Setores”
para que sejam tomadas as providências necessárias, conforme mensagem e documento
recebido.
71
PROTOCOLO SETOR RESPECTIVO OUTRO SETOR
Figura 8: Fluxo dos documentos em ambiente GED
DOC DE RESPOSTA
ASSINADO
DOC DE RESPOSTA
ASSINADO
INÍCIO
ESCANEIA DOCUMENTO,
INDEXA NO GED E WORKFLOW.
DOC
ARQUIVA DOC
RECEBE MENSAGEM DO SISTEMA E VISUALIZA DOC.
ARQUIVO
NECESSITA RESPOSTA?
DEPENDE DE OUTRO SETOR?
VISUALIZA DOCUMENTOS, CONFECCIONA DOC DE RESPOSTA E IMPRIME.
DOC DE RESPOSTA
ASSINADO ENVIA DOC RESP AO PROTOCOLO EM DUAS VIAS.
SETOR RESPECTIVO SOLICITOU DEVOLUÇÃO?
COLHE ASSINATURA NO DOC DE RESPOSTA
DOC DE RESPOSTA
ASSINADO
SIM
SIM
NÃO
SIM
COLHE ASSINATURA NO DOC DE RESPOSTA
DOC DE RESPOSTA
ASSINADO
ENCAMINHA AO CORREIO.
FIM
SAI DO SISTEMA E FAZ ANOTAÇÕES NO PRÓPRIO SISTEMA SE DESEJAR.
DOC DE RESPOSTA
ESCANEIA DOCUMENTO,
INDEXA NO GED E ARQUIVA UMA VIA.
RECEBE MENSAGEM DO SISTEMA E VISUALIZA DOC.
VISUALIZA DOCUMENTOS, CONFECCIONA DOC DE RESPOSTA E IMPRIME.
ENVIA DOC DE RESPOSTA AO PROTOCOLO EM DUAS VIAS.
ARQUIVO
NÃO
NÃO
72
Ao traçar um comparativo entre as figuras 7 e 8, percebe-se que por meio da utilização
da tecnologia de GED juntamente com a tecnologia de Workflow, os procedimentos serão
mais eficientes, não havendo, portanto, a necessidade de tirar cópias de um mesmo
documento, cujo resultado será a segurança deste, já que o original permanecerá no arquivo
do Setor de Protocolo, sendo disponibilizado em meio digital aos Setores competentes. Esse
procedimento viabilizará respostas dentro dos prazos estipulados pelos solicitantes, economia
de tempo, de material e de recursos operacionais e financeiros, além de padronizar as
atividades.
4.3 Roteiro para implantação do GED
Por meio da pesquisa bibliográfica, da observação participativa e da entrevista
informal com o Coordenador de Atendimento e Negócios do Centro de Informática e
Automação de Santa Catarina S.A. – CIASC, foi possível desenvolver um roteiro para
implantação do Gerenciamento Eletrônicos de Documentos nessa Secretaria de Estado.
Sendo assim, os documentos que poderão estar sendo digitalizados são os que
entrarem na Secretaria e não derem origem a processos, já que os processos, além de serem
constituídos por pastas (ver Anexo B), possuem páginas de despachos anexadas e os demais
documentos necessitam de despacho em suas próprias folhas ou em forma de Ofícios (ver
Anexo C) e Comunicações Internas (ver Anexo D), quando solicitadas maiores explicações,
bem como, pareceres sobre as informações contidas nos documentos, conforme já apresentado
na figura 7.
Os processos terão, a princípio, a mesma continuidade do fluxo atual, pois esse
trabalho visa implantar o GED na Secretaria de Estado do Desenvolvimento Social, Trabalho
e Renda, e os processos percorrem diversos órgãos até retornar ao local de origem, logo, não
se pode digitalizá-los devido às demais instituições não possuírem essa tecnologia de
informação, o que torna esse tipo de aplicação inviável.
Após a análise do fluxo dos documentos e a comparação com as soluções de GED
existentes no mercado, concluiu-se que, para a implantação de um ambiente GED nessa
instituição recomenda-se o Document Imaging, pois se trata de uma solução que possibilita
digitalizar imagens de documentos já confeccionados e fisicamente palpáveis. Essa
73
tecnologia permite também localizar e armazenar os documentos em meio digital, como foi
apresentado no item 2.4.1 deste relatório.
Sugere-se que ao digitalizar um documento seja utilizada a resolução de 200DPI11,
quanto maior a quantidade de DPI maior é a nitidez da imagem e conseqüentemente ocupará
maior espaço no disco rígido do computador, conhecido também como HD. No caso dos
documentos a serem digitalizados, cuja prioridade é a informação contida no mesmo, não há
necessidade de uma resolução maior, pois 200DPI são suficientes para tornar o documento
nítido, além de ser mais vantajoso por ocupar menos espaço em disco.
Para obter uma prévia de quanto será ocupado de espaço no HD, é apresentado o
cálculo da média de Kb gerados através da digitalização de um documento. Segundo Baldam,
Valle e Cavalcanti (2002), o método de cálculo utilizado para uma previsão desses Kb
gerados, possui fórmulas definidas. O resultado obtido por meio dessas fórmulas é
aproximado, portanto deve-se ter em mente que na prática o mesmo terá uma pequena
diferença, sendo esta maior do que o resultado apresentado.
Para um documento digitalizado, a fórmula é descrita levando em consideração os
seguintes critérios:
* A – largura do documento em polegadas * B – altura do documento em polegadas * C – resolução desejada * D – quantidade de bits e cores desejadas * E – tipo de compactação de dados usado
Desse modo tem-se a fórmula ( ) ( )
EDCBCA
KB⋅⋅
⋅⋅⋅⋅=10248
Para calcular grandes volumes consideram-se os critérios:
* X – Tamanho mínimo em KB das imagens de cada grupo de imagens. * Y – Margem de projeto * Z – Número total de imagens a armazenar por grupo
Desse modo tem-se a fórmula KB= (X + Y* X)* Z
Pode-se então calcular os Kb aproximados que serão gerados por meio da
digitalização de documentos na Secretaria de Estado do Desenvolvimento Social, Trabalho e
11 “dpi - sigla inglesa para dots per inch (pontos por polegada quadrada) - conforme o Aurelião, medida que indica a resolução de uma imagem impressa ou a capacidade do equipamento de produzir imagem com determinada resolução” (jornal A Notícia, 2003).
74
Renda. Sendo considerado para método de cálculo o papel tamanho letter (8,5 x 11
polegadas); resolução de 200 DPI, por ocupar menos espaço em disco; monocromático
(P&B), pois os documentos que entram nesta Secretaria são Ofícios, Cartas, Relatórios,
Prestação de Contas, dentre outros cujo foco é a informação em caracteres contida no mesmo;
e utilizar o tipo de compactação CCITT Group IV, por compactar a imagem em 20:1, que
significa compactar um documento em vinte vezes do seu tamanho real. Esse tipo de redução
é utilizada com freqüência quando se trata de digitalizar documentos, pois o intuito é
economizar a quantidade de KB disponíveis na memória do computador.
Logo, ao aplicarmos esses dados na fórmula ( ) ( )
EDCBCA
KB⋅⋅
⋅⋅⋅⋅=10248
, temos:
( ) ( )
KbKB 2382,222010248
1200112005,8 ≅=⋅⋅
⋅⋅⋅⋅=
Para verificar quanto será utilizado de espaço em disco ao final de um ano pode-se
utilizar os dados de 80 doc/dia conforme informações do Setor de Protocolo, aumentando esse
número para 160, a fim de considerar todas as páginas dos relatórios e prestações de contas
recebidos, vezes a média da quantidade de dias no ano, sendo 366, considerando uma margem
de 100% no projeto e 25Kb gerados por documentos digitalizados. Ao aplicar esses dados na
fórmula KB= (X + Y* X)*Z, temos:
( ) GbKbKB 93,2000.928.2560.58250.125 ≅=∗∗+=
Comparando o resultado obtido com a tabela 2, percebe-se que a quantidade de
páginas utilizadas no cálculo são de 58.560. Essas se aproximam da quantidade de 60.000
páginas armazenadas em um metro cúbico encaixotado compacto, que se digitalizadas em 200
DPI, ocupariam 1,41 Gb de espaço em disco rígido.
Logo, percebe-se que há uma diferença entre as informações dispostas na tabela e a
aplicação da fórmula. Os autores informam, ainda, que pode ocorrer margem de erro de 20%
para mais ou para menos.
Diante disso, para este trabalho, por medida de segurança, será adotado o valor obtido
por meio da fórmula mantendo a margem de 20%, ou seja, 2,93Gb + 20% = 3,52Gb. Mesmo
sendo um resultado superior ao apresentado na tabela de Baldam, Valle e Cavalcanti (2002, p.
148), este recurso, para os padrões atuais e aos observados na Secretaria, é aceitável e por se
tratar de armazenamento de informações é prudente estimar um valor maior.
75
Tabela 2: Comparativo entre espaço de armazenamento analógico e digital
Armazenamento Quant.
Páginas
200 DPI
Espaço em
GB
200 DPI
Quant. de
CD
300 DPI
Espaço em
GB
300 DPI
Quant. de
CD
Estante aberta – 1 metro
linear repleto de documentos
4.500 a
6.000
0.11 0.16 0.24 0.37
Caixa Box padrão (14 cm de
largura)
600 a 800 0.03 0.046 0.07 0.104
Gaveta de arquivo de aço 3.000 0.07 0.11 0.16 0.24
Armário de arquivo de aço
com 4 gavetas
12.000 0.28 0.43 0.64 0.98
Metro cúbico encaixotado
compacto
60.000 1.41 2.17 3.18 4.89
Fonte: Baldam, Valle e Cavalcanti (2002, p.148)
Ao escolher o escâner apropriado para aquisição é recomendável levar em
consideração a quantidade de entrada dos documentos. Como nessa Secretaria a média é de
160pág/dia, pode-se adquirir um escâner com capacidade de digitalizar 40 PPM (páginas por
minuto), já que esse equipamento para ter 100% de produtividade, dependendo da rede e de
outros fatores que podem intervir em uma quantidade menor de PPM do que a quantidade
fornecida pelo fabricante.
Os fabricantes desse tipo de escâner são KODAK e FUJITSU. O escâner da KODAK
(ver Anexo E) modelo i160, capta as imagens frente e verso simultaneamente, que em termos
técnicos é chamado de duplex. Digitaliza documentos até o tamanho A3, e compacta
internamente com o tipo de compactação CCITT Group IV, com módulo de saída em JPEG
para imagens coloridas e tons de cinza e TIFF para imagens preto e branco. O escâner da
FUJITSU (ver Anexo F) modelo ScanPartner® fi-4340C, digitaliza documentos de tamanho
A8 até A4, no entanto a compressão é feita em JPEG.
Fazendo um comparativo entre os escâneres apresentados, acredita-se que o indicado
para uso na implantação do GED seria o i160 da KODAK, uma vez que utiliza o modo de
compressão CCITT Group IV que, conforme explicado anteriormente na resolução das
fórmulas, compacta um documento em vinte vezes, já o escâner ScanPartner® fi-4340C, da
FUJITSU, realiza a compressão em JPEG, que compacta um documento em dez vezes.
76
A digitalização será feita no Setor de Protocolo, onde os documentos entram e saem da
Secretaria. Após o documento passar por esse procedimento, o mesmo será arquivado em uma
sala situada neste mesmo Setor, organizando-os em pastas identificadas e em ordem alfabética
com o nome dos órgãos emissores.
Os documentos escaneados podem passar pelo processo de reconhecimento de padrões
em imagens. Neste caso seria o OCR (Optical Character Recognition) que reconhece
caracteres processados pelo computador e utiliza a aplicação Full Text para reconhecer todo o
documento. Essa tecnologia converte o formato bitmap em caracteres, como se o texto
estivesse digitado no computador.
Os escaneres comercializados atualmente já possuem a tecnologia de OCR disponível
para ser utilizada conforme programação a ser efetuada pelo usuário, segundo os manuais
desses equipamentos.
Para iniciar a digitalização o documento precisa passar pelo processo manual de
tratamento, cujo objetivo é retirar os grampos, clips, amassados e quaisquer outros empecilhos
que podem prejudicar a fidelidade do documento e o escâner.
Para localizar os documentos digitalizados, os mesmos serão indexados em pastas de
índices e o acesso se dará por meio de permissões, fato este relacionado à segurança e
integridade das informações que estarão disponíveis para circulação na rede local da
Secretaria.
Desse modo, para efeito de exemplificação, o Setor de Prestação de Contas terá acesso
aos relatórios de prestação de contas, a Diretoria de Trabalho e Renda terá acesso aos
documentos do Ministério do Trabalho e Emprego – MTE e da Delegacia Regional do
Trabalho – DRT, por exemplo, já o Secretário e o Diretor Geral terão acesso livre a todos os
documentos que circulam no software.
O Centro de Informática e Automação do Estado de Santa Catarina S.A. – CIASC, por
ter direito de uso do software DocMan, ele pode fornecer essa solução de GED além de
agregar a tecnologia Workflow, conforme contrato e solicitação do cliente. Sendo objeto de
contrato a aquisição por licença de uso desse software, no contrato fica embutido o custo final
da implantação com direito a atualização de versões por doze meses.
Conforme Carlos Senz, Coordenador de Atendimento e Negócios do CIASC, “o
projeto contempla o objetivo fundamental de integração entre as novas tecnologias de GED
77
com os atuais sistemas informatizados pelo CIASC, gerando melhor atendimento aos
clientes” (JORNAL DO GED, 2005, n.68, p.3).
O CIASC possui servidores exclusivos para o uso dessa solução, presta consultoria de
projeto quando houver necessidade ou solicitação do cliente, possui suporte 24h e durante 7
dias na semana, e ainda, concede o treinamento aos funcionários que irão utilizar a tecnologia
de informação adquirida
O fato de o CIASC disponibilizar essas tecnologias por meio de contrato com órgãos
públicos, dispensa a licitação para contratar empresas que trabalham com esse tipo de
software, gerando maior segurança, pois, havendo processo licitatório, as empresas poderão
formar um consórcio objetivando ganhar a concorrência. Dispensa também a aquisição de
servidores para armazenamento do banco de imagens, uma vez que o CIASC prevê a inclusão
de um Storage com capacidade de 1 Tera byte para armazenamento de imagens.
Abaixo estão dispostas as telas do software de GED, DocMan, utilizado no CIASC e
que pode estar sendo disponibilizado por meio de contratação de serviços e licença de uso.
Este Centro de Automação implantou esse software na Secretaria de Estado da Educação e
Inovação e na Secretaria de Estado da Segurança Pública, as quais obtiveram êxitos nos
resultados desejados.
Essas telas facilitam a compreensão e o entendimento de como funciona o
Gerenciamento Eletrônico de Documentos nas instituições corporativas, sejam essas públicas
ou privadas.
78
A figura 9 representa a janela de acesso ao sistema, em que há solicitação do login e
da senha do usuário. O software irá, então, processar esses dados e abrir uma nova janela,
conforme a permissão concedida anteriormente ao usuário durante o desenvolvimento do
sistema.
Figura 9: Janela de acesso ao Sofware Fonte: Gentilmente cedido pelo CIASC
79
A figura 10 representa a janela de índices para pesquisa. Pode-se observar a facilidade
de localizar as informações necessárias, uma vez que o modo de estrutura de busca disposto
em índices tem uma interface de simples entendimento e utilização.
Figura 10: Janela de índices para pesquisa Fonte: Gentilmente cedido pelo CIASC
80
A figura 11 representa a janela de índices com a pasta desejada já selecionada. Nota-se
que ao selecionar uma pasta, os documentos contidos na mesma são relacionados em lista ao
lado do índice aberto. Esse modo de exibição evita que o usuário ao selecionar uma pasta
incorreta necessite voltar à janela anterior para realizar nova seleção.
Figura 11: Janela de índices com pasta selecionada Fonte: Gentilmente cedido pelo CIASC
81
A figura 12 representa a janela de localização de documento. Caso o usuário não tenha
conhecimento em qual pasta está armazenado o documento, pode ser efetuada a pesquisa de
documentos informando alguns dados como data ou período de criação do documento.
Figura 12: Janela de localização de documento Fonte: Gentilmente cedido pelo CIASC
82
A figura 13 representa a pesquisa sendo realizada e o documento selecionado, cujos
dados são apresentados no módulo ficha, na cor verde e no rodapé desta mesma janela.
Figura 13: Janela de consulta de documentos Fonte: Gentilmente cedido pelo CIASC
83
A figura 14 representa a janela de localização aberta. Essa janela representa a ficha
escolhida para pesquisa, que no exemplo abaixo consta o dossiê de um funcionário, no qual
pode ser localizado o assunto desejado, além de apresentar a localização física do mesmo por
meio do N°Caixa.
Figura 14: Janela de localização aberta Fonte: Gentilmente cedido pelo CIASC
84
A figura 15 representa a janela do documento localizado. Dentro da ficha escolhida
pode-se ainda, escolher o assunto desejado, que para ilustração neste relatório foi utilizado o
aviso de férias. Depois de realizada a seleção do assunto, abre-se uma nova janela para
possibilitar a visualização do documento com as opções de zoom +ou-, impressão, salvar
imagem, enviar via correio eletrônico, dentre outras.
Figura 15: Janela do documento localizado Fonte: Gentilmente cedido pelo CIASC
Esse roteiro para implantação do Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED
serve de suporte para a aquisição de novas Tecnologias da Informação que possam agregar
capacidades, agilidades e resultados aos procedimentos que utilizam documento.
Percebe-se que as facilidades proporcionadas através do software de Document
Imaging, que pode estar sendo licenciado pelo CIASC para uso na Secretaria de Estado do
Desenvolvimento Social, Trabalho e Renda, são altamente eficazes se comparadas à
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diminuição do tempo despendido na busca de documentos, na redução de cópias em papel e
na segurança do documento original.
Para auxiliar na implantação, foi elaborado um levantamento de prazos que seriam
necessários para o cumprimento das etapas de procedimentos administrativos e operacionais,
conforme segue:
• Contrato de licenciamento entre o CIASC/S.A. e a SDS/SC: 1 mês.
• Aquisição de escâner: 15 dias.
• Instalação do software: 15 dias.
• Treinamento intensivo com os funcionários: 5 dias.
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5 CONCLUSÃO
A análise e interpretação dos dados levantados levaram a concluir que a Tecnologia da
Informação agregada às tarefas dos funcionários, incluindo os documentos, permite um
gerenciamento da informação de maneira padronizada e ágil. Permite também, atender os
objetivos do Projeto Cícerus, o qual visa a modernização das atividades operacionais e
administrativas no âmbito do Governo do Estado de Santa Catarina.
A tecnologia de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, por meio da solução
Document Imaging, permite à instituição reduzir custos operacionais e financeiros, uma vez
que diminui a quantidade de cópias, de tempo de resposta, além de tornar-se mais eficaz na
busca e na transmissão de informação.
Ao agregar a tecnologia workflow à tecnologia Document Imaging, os trâmites dos
documentos entre os setores internos serão mais rápidos, uma vez que, a tecnologia permite
integrar e dinamizar as tarefas e solicitações dos usuários.
Observou-se através da coleta de dados que os funcionários acreditam na excelência
da tecnologia da informação aplicada às suas atividades, no que se refere aos documentos,
pois irá otimizar as atividades internas, sendo atualmente, algumas morosas devido à busca
dos documentos necessários para confeccionar respostas às solicitações de outras instituições,
ou até mesmo para desenvolver projetos.
Com isso, o funcionário poderá aproveitar melhor seu tempo, utilizando a maior parte
deste para o desenvolvimento de idéias, por meio de projetos, e concluir suas tarefas em
andamento, ao invés de ficar procurando os documentos nos setores e nos arquivos da
Secretaria de Estado do Desenvolvimento Social, Trabalho e Renda.
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6 RECOMENDAÇÃO
As recomendações a serem sugeridas e seguidas em uma pós-implantação de novas
Tecnologias da Informação, mais especificamente o Gerenciamento Eletrônico de
Documentos e o Workflow, na Secretaria de Estado do Desenvolvimento Social, Trabalho e
Renda, são as seguintes:
• Desenhar e aplicar um novo layout para o Setor de Protocolo, que será o
responsável pela guarda física dos documentos e pela digitalização destes.
• Capacitar os profissionais do Setor de Informática constantemente para manter
a rede e os equipamentos de informática em funcionamento.
• Realizar testes no protótipo para verificar se há necessidade de readaptar algum
processo de tramitação de documentos e informações, ou de permissões para
acessar determinados conteúdos do sistema.
• Realizar pesquisas dentro da instituição para levantar possíveis
aperfeiçoamentos a serem realizados no novo Sistema de Informação adotado.
A Tecnologia da Informação quando bem aplicada, tende a somar na administração e a
incentivar os gestores a investir mais em projetos, em consultoria e em aquisição de novas
tecnologias que possam vir a auxiliar na gestão de recursos, de informação e de
conhecimento.
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7 REFERÊNCIAS
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APÊNDICES
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APÊNDICE A – QUESTIONÁRIO
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ANEXOS
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ANEXO A – GUIA DE ENCAMINHAMENTO
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ANEXO B – CAPA DE PROCESSO
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102
ANEXO C – OFÍCIO
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ANEXO D – COMUNICAÇÃO INTERNA
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ANEXO E - KODAK SCANNER DA SÉRIE i100
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ANEXO E – FUJITSU SCANPARTNER® fi-4340C
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