universidade candido mendes pÓs-graduaÇÃo lato … · sendo utilizadas para o controle é o a...
TRANSCRIPT
UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU
INSTITUTO A VEZ DO MESTRE
AUTOMATIZAÇÃO DE RELATÓRIOS E PLANILHAS DE
CÁLCULOS DE CONTRIBUIÇÃO E ALIMENTAÇÃO DA
RESERVA FINANCEIRA DOS CLIENTES DA FUNDAÇÃO
LATOSA
Por: Leonardo Rodrigo Pessanha de Souza
Orientador
Prof. Jorge Tadeu Vieira Lourenço
Rio de Janeiro
2009
2
UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU
INSTITUTO A VEZ DO MESTRE
AUTOMATIZAÇÃO DE RELATÓRIOS E PLANILHAS DE
CÁLCULOS DE CONTRIBUIÇÃO E ALIMENTAÇÃO DA
RESERVA FINANCEIRA DOS CLIENTES DA FUNDAÇÃO
LATOSA
Apresentação de monografia ao Instituto A Vez do
Mestre – Universidade Candido Mendes como
requisito parcial para obtenção do grau de
especialista em Gestão de Projetos
Por: Leonardo Rodrigo Pessanha de Souza
3
AGRADECIMENTOS
Em primeiro lugar, a Deus todo
poderoso que move céus e terras
apenas com a sua vontade, pela
determinação, coragem, persistência,
por colocar na minha vida pessoas
maravilhosas, que me amparou nos
momentos de desespero e angustia
que me deu e dá todos os dias forças
nos momentos de fracasso para
continuar meus caminhos nos estudos
e na vida, ao meu tio Sr. Jairo Marcos,
a Srta. Renata Rodrigues, a todos
meus professores do Curso pelos seus
ensinamentos durante as aulas.
Merecendo menção à parte, o Prof.
Marcelo Viola e Sra. Nadia Cristina.
4
DEDICATÓRIA
A uma mulher que abriu mão de todo um
sonho e de sua liberdade, para dar-me o
alimento e a educação necessária para
me tornar um homem digno e admirável
perante todos, sem ela eu nada seria,
dedico cada linha e cada letra desta
Monografia a minha avó Sra. Luiza
Ferreira Pessanha que sempre me
incentivou ir mais além, que por muitas
vezes quando estive cara a cara com o
fracasso e não encontrava ninguém para
dar-me uma palavra de estímulo, ela me
oferecia o seu colo repleto de amor e
carinho, com palavras ásperas, porém
repletas de conhecimentos e sabedoria,
que mais pareciam broncas e que na
verdade foram palavras que me
direcionaram ao caminho correto, árduo
sim, entretanto só assim pode superar as
baixas expectativas que a vida me
ofereceu. Sem ela eu não seria nada eu
não seria ninguém.
5
RESUMO
Este trabalho monográfico busca demonstra a eficácia e a eficiência da
ferramenta Visual Basic for Applications aplicada aos controles internos de
uma gerência onde há uma series de atividades que envolvem cálculos e
conferencias de valores e dados cadastrais. Ele também busca apresentar
uma solução pratica e viável para os risco e ameaças existentes nesta
gerência utilizando Visual Basic for Applications aplicada ao Microsoft Excel,
reduzindo significativamente o tempo e os riscos e ameaças da execuções das
tarefas desta gerência.
6
METODOLOGIA
Os métodos que levam ao problema proposto através de pesquisa
bibliográfica, pesquisa de campo, observação do objeto de estudo, etc.
7
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO 08
CAPÍTULO I - Gerência de Controle da Arrecadação 10
CAPÍTULO II - Visual Basic for Applications – Vba 14
CAPÍTULO III – VBA Aliado ao Controle Interno 22
CONCLUSÃO 35
BIBLIOGRAFIA 36
ÍNDICE 38
8
INTRODUÇÃO
Antes de iniciarmos este trabalho monográfico informo que por motivos
de sigilo empresarial o nome da empresa Fundação LATOSA é fictício.
Podemos definir Controles Internos de varias maneiras e de vários
pontos de vista diferentes, porem devemos voltar a origem de cada palavra e
buscar seus significados parar obtermos uma conclusão mais nítida e sucinta.
Segundo o dicionário Aurélio, controle é Ato ou poder de controlar,
Fiscalização exercida sobre as atividades de pessoas, órgãos, etc.
Deste modo podemos afirmar que, controle interno é o ato de controlar
as atividades internas de um determinado local, neste caso de uma
determinada gerência, podendo ser estas atividades gerenciais ou não,
utilizando ferramentas próprias, com a finalidade de atingir resultados seguros
e favorecedores para a empresa.
Quanto às ferramentas utilizadas para os controles internos de uma
determinada empresa, pode ser bastante variado tendo em vista o quantitativo
de ferramentas oferecidas pelo mercado atualmente.
Porém uma ferramenta que vem ganhando espaço na empresas e
sendo utilizadas para o controle é o a ferramenta “Visual Basic for Applications
– VBA” com seus métodos de automatização das planilhas e relatórios, que
visa diminuir o tempo total dos processos e diminui potencialmente o risco de
erros humano. Esta ferramenta será a base dessa monografia que busca um
melhor controle e melhores resultados para os cálculos de contribuição e
alimentação da reserva financeira dos clientes da Fundação LATOSA.
9
No Capitulo I deste trabalho monográfico, iremos conhecer a Gerência
de Controle da Arrecadação, sua historia, suas atividades, seus riscos e suas
ameaças.
No Capitulo II iremos abordar as aplicações, as vantagens e as
desvantagens da ferramenta Visual Basic for Applications e como ela tem
evoluído ao longo da sua historia.
No Capitulo III veremos os conceitos de controles internos e suas
aplicabilidades, vermos também como podemos utilizar o Visual Basic for
Applications para realizarmos os controles internos da Gerência de controle da
Arrecadação e suas vantagens.
10
CAPÍTULO I
GERÊNCIA DE CONTROLE DA ARRECADAÇÃO
1.1 – Fundação LATOSA
A Fundação LATOSA (nome fictício), segundo a experiência do autor,
pode ser descrita, como uma entidade de previdência complementar fechada
multipatrocinada, sem fins lucrativos, e foi fundada em 31 de fevereiro de
1970, de acordo com a legislação em vigor. Inicialmente foi criada para
administrar o fundo de pensão dos funcionários da malha férrea. Possui
participantes, portanto, em todos os Estados do Nordeste, Rio de Janeiro, São
Paulo, Rio Grande do Sul, Paraná, Santa Catarina, Mato Grosso do Sul e
Minas Gerais. O patrimônio da Fundação LATOSA, de cerca de R$ 5 bilhões, é
constituído pelas contribuições das patrocinadoras, dos participantes ativos, e,
também, pelos rendimentos auferidos com a aplicação desses recursos nos
mercados financeiro e imobiliário.
A Fundação LATOSA, é dividida em três diretorias sendo elas Diretoria
Financeira e Administrativa, Diretoria de Superintendência e Diretoria de
Seguridade.
A Diretoria Financeira e tem como finalidade cuidar de toda a parte de
investimentos e administração da empresa, a Diretoria de Seguridade
administra os planos previdenciários e os recursos recebidos dos participantes
e das patrocinadoras e a Diretoria de Superintendência tem como principal
atividade supervisionar as demais diretorias e tratar de assuntos internos com
as patrocinadoras.
O foco deste trabalho monográfico está na Diretoria de Seguridade,
mas especificamente na Gerência de Arrecadação.
11
1.2 – Gerência de Controle da Arrecadação
Segundo a experiência do autor, a Gerência de Controle da
Arrecadação foi criada em 01 junho de 2003, após ser separada da Gerência
de Cadastro, a Gerência de Controle da Arrecadação passou a ter como
principais atividades calcular e arrecadar as contribuições, alimentar os saldos
das contas dos participantes, cobrar os participantes e as patrocinadoras que
possuem débitos, informar aos participantes através de extratos os valores
reais dos saldos de suas contas, informar mensalmente a Diretoria de
Seguridade e a Gerência Contábil os valores arrecadados no mês corrente, os
valores a serrem arrecadados no mês subseqüente e os valores que não foram
arrecadados per falta de pagamento dos participantes ou das patrocinadoras.
Passou também a gerar o arquivo digital de cobrança das patrocinadoras para
recebimento das contribuições no sistema da Fundação LATOSA.
1.3 – Ameaças e riscos
A Gerência de Controle da Arrecadação apresenta algumas
deficiências no controle de suas atividades, pois os processos de gerar os
arquivos de recebimentos de contribuições das patrocinadoras, gerar os
extratos dos saldos dos participantes, calcular os débitos das contribuições em
atrasos e corrigi-las, gerar o relatório informativo de valores recebidos e
receber são realizados manualmente aumentando a possibilidade de erros e
informações incorretas. Podendo gerar um retrabalho e uma perda financeira
para a empresa.
Quando são identificados riscos adicionais associados a diversas alternativas de pessoal, é necessário reexaminar um ou mais desses processos (PMBOK, 2004, p.77).
12
As ferramentas da análise de risco, como análise da árvore de decisão, podem ser usadas para escolher as respostas mais adequadas. Em seguida, são desenvolvidas ações específicas para implementar essa estratégia. Podem ser selecionadas estratégias principais e de reserva. É possível desenvolver um plano alternativo para ser implementado se a estratégia selecionada não for totalmente eficaz ou se um risco aceito ocorrer. (PMBOK, 2004, p.261).
Atualmente a Gerência de Controle da Arrecadação utiliza como
ferramenta de controle e de execução planilhas do Microsoft Excel, onde são
informadas series de dados que são calculados e/ou informados pelo sistema
da Fundação LATOSA. Alguns desses dados informados manualmente, são
valores calculados com base no salário dos participantes e estes valores são
inseridos manualmente no sistema da Fundação LATOSA.
Um dos grandes problemas da Gerência de Controle da Arrecadação é
o processo de acertos de salários e contribuições dos participantes que estão
solicitando algum benefício previdenciário.
As organizações percebem os riscos quando eles estão relacionados a ameaças ao sucesso do projeto ou a oportunidades para aumentar as chances de sucesso do projeto. É possível aceitar os riscos que constituem ameaças ao projeto se eles forem equivalentes à premiação que pode ser obtida ao se assumir esses riscos. (PMBOK, 2004, p.240).
Os problemas mais comuns nesse processo são as cobranças de
parcelas pró-rata, ou seja, as parcelas cobradas das contribuições calculadas
proporcionalmente com os dias trabalhados dos participantes da Fundação
LATOSA. Este processo requer uma grande atenção e um comprometimento
humano muito alto, necessitando ser conferido varias vezes, para intensificar e
diminuir a probabilidade de erros. Entretanto mesmo com toda a atenção
dedicada pelos funcionários da Gerência de Controle da Arrecadação, ainda
há de falhas humanas, tendo em vista que na maioria dos casos são utilizados
13
vários relatórios com centenas de informações sobre o histórico de
contribuições participante, que por fim podem gerar erros de valores calculados
e que fatalmente provocará uma perda financeira para a Fundação LATOSA.
14
CAPÍTULO II
VISUAL BASIC FOR APPLICATIONS – VBA
2.1 – O quê é Visual Basic for Applications aplicado ao Excel
Para explicar o que é Visual Basic for Applications aplicado ao Excel
ou VBA para Excel como é chamado pelos seus usuários, temos que primeiro
conhecer um pouco sobre as ferramentas Excel e Visual Basic for Applications.
2.1.1 – O quê é Excel
Em 1978, um aluno da Escola de Administração da Universidade de
Harvard, chamado Daniel Bricklin percebeu que seu mestre de finanças
gastava muito tempo para modificar e realizar, no quadro negro, novos
cálculos, que estavam dispostos em colunas e linhas, criando desta forma uma
tabela e, e quando ele alterava uma variável, todos os dados referentes
deveriam ser atualizados também! Neste momento o professor tinha de
calcular cada fórmula, o que provocava bastante demora.
Bricklin (1978), juntamente com seu amigo e programador Robert
Frankston, elaborou um programa que simulava o quadro negro do professor.
Tratava-se da primeira Planilha Eletrônica! Os dois então fundaram a empresa
VisCorp, em que o produto desenvolvido era o VisiCalc.
Naquele momento, os micros eram vistos como brincadeira e suas
vendas cresciam muito pouco, mas com o VisiCalc houve um repentino
crescimento nas vendas, pois percebeu-se que poderia ser utilizado para
assuntos mais sérios e práticos do cotidiano.
15
Não só VisiCalc surgiu, mas também aparecem outros programas de
Planilhas Eletrônicas disputando espaço num mercado em grande expansão.
Em 1983 ocorreu o lançamento de um programa integrado chamado 1.2.3,
criado pela empresa Lótus Development Corporation, hoje pertencente à IBM.
O 1.2.3 além de ser planilha gerava Gráficos e tratava os dados como uma
ferramenta de base de dados. Desbancou o VisiCalc da sua posição de líder.
Nos anos 80, a Lótus seria a líder de mercado, concorrendo com
outras Planilhas (SuperCalc, Multiplan e Quattro Pro). Já nos anos 90, é
lançado o MS Windows pela Microsoft e, em seguida, aparece uma Planilha
Eletrônica que rodava neste ambiente (MS – Excel 3.0) que se tornou líder em
seu segmento, ainda que concorrendo com os posteriores: Quattro Pro for
Windows e Lótus 1.2.3 for Windows.
O Microsoft Office Excel é um programa de planilha eletrônica de calculo, escrito e produzido pela Microsoft, para computadores usando o sistema operacional Microsoft Windows e computadores Macintosh da Apple. A versão para Windows também roda no Linux, via Wine. Seus recursos incluem uma interface intuitiva e capacitadas ferramentas de cálculo e de construção de gráficos que, juntamente com marketing agressivo, tornaram o Excel um dos mais populares aplicativos de computador até hoje. (BOOKMAN, 2009, p.8).
2.1.2 – O quê é Planilha Eletrônica
A Planilha é uma folha de cálculo disposta em forma de tabela, na qual
poderão ser efetuados rapidamente vários tipos de cálculos matemáticos,
simples ou complexos. De acordo com uma filosofia matricial, pode ser
utilizada por qualquer pessoa de qualquer setor profissional que tenha no seu
trabalho a necessidade de efetuar cálculos financeiros, estatísticos ou
científicos.
16
Antigamente, o termo planilha dizia respeito às folhas de papel quadriculadas que eram usadas por contadores e administradores de empresas, que as utilizavam para armazenar uma grande quantidade de números, dispostos em linhas e colunas. Esses números poderiam, então, ser somados, subtraídos e comparados, uns aos outros. (BENEVIDES, 2004, p.7).
A Planilha Eletrônica é o programa que impulsionou e revolucionou o
mercado da informática.
O tempo passou e o conceito de planilha também mudou. Hoje, uma planilha eletrônica representa o programa de computador (software) que é utilizado, de modo geral, para manipular cálculos, construir gráficos, gerenciar dados, fazer simulações, etc. (BENEVIDES, 2004, p.8).
Em sua evolução, a humanidade sempre tentou criar ferramentas para
suprir as novas necessidades que foram aparecendo. Com a Planilha
Eletrônica não foi diferente.
De fato, o primeiro nome que nos vêm em mente quando falamos desse assunto é o “Microsoft Excel”, mas embora ele exerça um papel preponderante na evolução desse mercado, não podemos nos esquecer de seus precursores, tais como Visicalc, Supercalc, Multiplan, Quatro Pro for Windows e a famosa Lotus 1-2-3, que durante certo tempo foi a grande aposta dessa área. (LUCIANA BENEVIDES, 2004, p.10).
Basta ver que muitas escolas, laboratórios e empresas de diversos
ramos cresceram após explorar todo o potencial oferecido pelas planilhas
eletrônicas. Em outras palavras, o computador deixou de ser um mero
brinquedo e passou a ser um forte aliado no mundo dos negócios, sobretudo,
por causa de três grandes características que passaram a determinar, em
síntese, a qualidade de uma planilha eletrônica.
2.1.3 – O Microsoft Excel ou Excel
17
A Planilha Eletrônica Microsoft Excel está caracterizada como um dos
mais importantes aplicativos da área para uso em microcomputadores. O nome
Excel vem da abreviatura da Excelent, ou seja, Excelente. O termo Excel em
inglês significa primar, superar, ser superior.
A operação do Microsoft Excel e das demais Planilhas Eletrônicas,
mesmo tendo passado quase 20 anos, continua similar. Mas claro que com o
passar dos anos, foram acontecendo melhorias, porém a estrutura principal de
operação continua a mesma.
Podemos definir o Excel como um programa de software que permite a
criação tabelas e calcular e analisar dados. Este tipo de software é
denominado software de folha de cálculo. O Excel permite criar tabelas que
calculam automaticamente os totais de valores numéricos introduzidos,
imprime tabelas em esquemas atrativos e criar gráficos simples.
No Excel 2003, você pode criar listas na planilha para agrupar e agir de acordo com dados relacionados. Pode também criar uma lista de dados existentes ou criar uma lista a partir de um intervalo vazio. Quando especifica um intervalo como uma lista, você pode facilmente gerenciar e analisar os dados independentemente dos outros dados que estejam fora dela. Além disso, as informações contidas em uma lista podem ser compartilhadas com outras através da integração com o Windows SharePoint Services.. (BENEVIDES, 2004, p.22).
2.1.3.1 – Cálculo Automático
Podemos realizar qualquer cálculo no Microsoft Excel, desde que ele
seja precedido pelo sinal de igualdade = , caso contrário, o cálculo não será
realizado. Após digitar a fórmula, você deve pressionar a tecla ENTER. A
tabela 1 a seguir traz alguns exemplos:
CÁLCULOS SUPORTADOS PELO MICROSOFT EXCEL
Tabela 1 – Cálculos
18
OPERADOR NOME DA OPERAÇÃO EXEMPLO
+ Adição =2+3 – Subtração =2-3 * Multiplicação =2*3 / Divisão =2/3 ^ Exponenciação =2^3 & Concatenação =2&3
% Porcentagem =2%*3
Além dos cálculos aritméticos, podemos também pode implementar
cálculos relacionais para comparar valores contidos nas planilhas. A tabela 2 a
seguir traz alguns exemplos:
OPERADORES RELACIONAIS
OPERADOR NOME DA OPERAÇÃO EXEMPLO
= Igualdade =10=20 < Menor que =10<20 > Maior que =10>20 <= Menor ou igual =10<=20 >= Maior ou igual =10>=20
<> Diferente de =10<>10
A última e principal característica de qualquer planilha eletrônica é a
geração automática de gráficos. É exatamente nesse ponto que o Microsoft
Excel se diferencia das demais planilhas, pois com ele você poderá criar
diversos tipos de gráficos, cada qual com seu objetivo, e apenas pressionando
uma única tecla. Conforme visualizado nas figura 1 e figura 2.
Tabela 2 – Relacionais
Figura1 – Seleção (Extraído do Microsoft Excel 2003).
19
2.1.3.2 – Armazenamento e tratamento de dados
Armazenar, organizar e tratar uma grande quantidade de dados
também é outra característica fundamental de uma planilha eletrônica do
Excel. Desde o seu advento, essa capacidade vem aumentando
consideravelmente.
Quando abrimos o Microsoft Excel uma nova pasta de trabalho
(arquivo) é exibida. Cada pasta de trabalho é composta inicialmente por 3
folhas de cálculos, ou seja, três planilhas. Cada planilha é formada por um
conjunto de 256 colunas e 65.536 linhas.
Se multiplicarmos o número de colunas pelo número de linhas
existentes teremos exatamente 16.777.216 células em cada planilha. E se
pensarmos que o Excel nos permite acrescentar até 256 planilhas em cada
pasta de trabalho, teremos aproximadamente 4.294.967.296 células em um
único arquivo, ou seja, podemos tratar uma quantidade de dados monstruosa
visto que cada célula pode armazenar aproximadamente 2.500 caracteres, o
que nos leva ao numero aproximado de 10.737.418.240.000 caracteres para
serem tratados de uma única vez em alguns minutos. O que é muito rápido,
considerando que um ser humano levaria meses talvez anos para tratar
tamanha quantidade de dados.
O usuário pode restringir dados a um determinado tipo, como números inteiros, números decimais ou texto, e definir limites para as entradas válidas. Por exemplo, imagine que na planilha de vendas, nas células onde seriam inseridas as quantidades vendidas, você quisesse bloquear a entrada de números "quebrados" (com casas decimais), permitindo somente a entrada de números inteiros. (BENEVIDES, 2004, p.54).
20
2.1.4 – Visual Basic for Applications
A partir da versão 97 do Office toda suite Microsoft (incluido o Project)
incluiu o VBA como linguagem embutida. Com o VBA podemos utilizar todas
as aplicações e todas a sua funcionalidade de maneira a permitir que outras
aplicações a acessem via VBA. Ou seja, podemos acessar toda a
funcionalidade do Word, Excel, PowerPoint, Access através do Visual Basic.
O VBA é uma linguagem de programação, baseada na linguagem BASIC, desenvolvida para atuar em conjunto com as aplicações do Microsoft Office. Trata-se de uma linguagem de programação visual, utilizando o paradigma de orientação a objetos e orientada a eventos. A linguagem VBA é baseada na implementação de macros. Uma macro é um conjunto de instruções com a finalidade de desempenhar uma determinada tarefa. Uma macro é criada de forma a poder ser reutilizada em ocasiões futuras. (SHEPHERD, 2006, p.5).
Para trabalhar com VBA utiliza-se a mesma interface, ou Ambiente de
Desenvolvimento Integrado (IDE). No Office o IDE é chamado de Visual Basic
Editor. Podemos acessar o Visual Basic Editor no Word, Excel e PowerPoint
selecionando o menu Ferramentas e a opção Macro clicando a seguir em
Editor do Visual Basic (ou Alt+F11). Conforme visualizado nas figura 3 e figura
4.
O ambiente de programação do VBA no Excel é acionado pela opção Ferramentas/Macro/Editor do Visual Basic ou através das teclas de atalho ALT+F11. (SHEPHERD, 2006, p.7).
21
Deste modo teremos acesso ao editor do Visual Basic.
Figura 3 – Editor de MACRO (Extraído do Microsoft Excel 2003).
Figura 4 – Editor de MACRO 2 Microsoft Office Visual Basic for Applications 2003).
22
Uma problemática do uso do VBA é a susceptibilidade perante a
ameaça de vírus informáticos. Os chamados macro-vírus fazem uso do VBA.
Por esse problema o Excel vem equipado com uma ferramenta de segurança
que permite ou não a utilização da macro. Conforme visualizado nas figura 5 e
figura 6:
Figura 4 – Segurança (Extraído do Microsoft Excel 2003).
Figura 6 – Segurança 2 (Extraído do Microsoft Excel 2003).
23
2.1.5 – Visual Basic for Applications aplicado ao Microsoft
Excel - Macro
Uma macro é um pequeno programa que contém uma lista de
instruções a realizar no Excel. Como sendo um repositório de operações, uma
macro pode executar um conjunto de tarefas através de um único
procedimento o qual pode ser invocado rapidamente ou em um determinado
momento.
As instruções que formam o corpo da macro são escritas num código
próprio para que o computador as possa entender, essa linguagem é
designada por VBA – Visual Basic for Applications. Conforme visualizado na
figura 7:
Figura 7 – Editor de MACRO 3 (Microsoft Office Visual Basic for Applications 2003).
24
As Macros podem ser geradas ou criadas dos seguintes modos,
através do Gravador de Macros do Microsoft Excel ou utilizando o editor e
programando em Visual Basic for Applications. Conforme visualizado na figura
8:
Figura 8 – Editor de MACRO 4 (Microsoft Office Visual Basic for Applications 2003).
25
CAPÍTULO III
VISUAL BASIC FOR APPLICATIONS ALIADO AOS
CONTROLES INTERNOS
3.1 – Controles Internos
Controles internos são processos operado pelo conselho de administração, pela administração e outras pessoas, desenhado para fornecer segurança razoável quanto à consecução de objetivos nas seguintes categorias: a) confiabilidade de informações financeiras; b) obediência (compliance) às leis e regulamentos aplicáveis; c) eficácia e eficiência de operações. (BOYTON, 2002, p.320).
Para melhor entender e situar a importância da função de controle,
torna-se necessário fazer uma digressão conceitual e lembrar os fundamentos
que orientam a atividade de administração.
A Administração de uma entidade deve estar estruturada e organizada
de acordo com princípios científicos aplicáveis às funções básicas que a
compõem, para melhor realizar os seus planos e alcançar os objetivos que
constituem a razão da sua existência.
Segundo os clássicos, como Frederick Taylor e Henri Fayol, e outros
mais modernos que os sucederam, a administração deve atender,
particularmente, aos princípios de organização, planejamento, comando e
controle.
O controle constitui um dos princípios basilares da administração, de
tal forma que a inexistência dessa função ou as deficiências que apresentar
tem reflexos diretos e negativos com a mesma intensidade nas demais funções
(organização, planejamento e comando), decretando invariavelmente a
frustração parcial ou total dos seus objetivos. Os resultados medíocres ou
26
desastrosos na administração pública ou privada têm sempre como
responsáveis às falhas do controle, de igual forma como o sucesso repousa
fundamentalmente na sua eficiência.
somente o planejamento não assegurará a realização dos planos; também será necessário controle. Este processo de controle exige que estejam estabelecidos padrões de desempenho, que atuarão como guias para a realização bem sucedida desse planejamento estratégico. (KRONMEYER, 2000, p.3). Controles internos devem ser entendidos como qualquer ação tomada pela administração (assim compreendida tanto a Alta Administração como os níveis gerenciais apropriados) para aumentar a probabilidade de que os objetivos e metas estabelecidos sejam atingidos. (AUDIBRA, 1992, p.48).
O bom administrador aquele que sabe tirar proveito do controle, pois
através dele obtém informações sobre o plano organizacional, quanto à sua
dinâmica e eficácia, sobre a execução dos projetos e atividades, se está de
conformidade, ou não, com o planejamento, sobre o comportamento dos
agentes e promotores da execução de projetos e de atividades, e do seu grau
de adesão às políticas da Administração, sobre o comportamento da ação
executiva e do nível de consecução das metas estabelecidas, e sobre os
resultados obtidos, em confronto com as metas planejadas.
Hoje o controle encontra-se num estágio ainda mais avançado e
estrutura-se, basicamente, sobre princípios de comprovada eficiência.
Espelha-se nos modelos aplicados aos grandes conglomerados
empresariais do mundo desenvolvido.
O controle interno, como foi visto, faz parte do plano de organização da
Administração e tem os mesmos objetivos. Ocupa-se essencialmente com o
processamento de informações que retro alimentem a função de comando,
concorrendo para a correta tomada de decisões, coexiste com as demais
funções da Administração e com elas, por vezes, se confunde, sendo cada
27
qual indispensável para o funcionamento do sistema que formam, de tal
maneira que a falha em uma delas pode embaraçar o funcionamento de todo o
conjunto.
O controle interno tem expressão funcional e sua ação não admite
concentração puramente orgânica.
Embora não haja unanimidade na identificação de suas funções
básicas, as mais freqüentemente mencionadas são, organização
(administrativa, jurídica e técnica), procedimentos e métodos, informações
(planejamento, orçamentação, contabilidade, estatística e informatização),
recursos humanos e a auto-avaliação.
O sistema de controle interno se constitui na alma do plano de
organização de qualquer entidade, fundamentalmente comprometido com a
realização dos objetivos da própria Administração, os quais constituem a razão
de sua existência.
O esforço do planejamento é essencial para todos os fatores que afetam a organização, independente do fato de serem controláveis ou não. Quanto melhor for o processo de planejamento e controle, melhores suas possibilidades de crescer com continuidade. (CATELLI, 1999, p.149).
3.1.1 – Controles Internos Gerenciais
O controle representa o acompanhamento, a monitoração e a avaliação do desempenho organizacional para verificar se tudo está acontecendo de acordo com o planejamento, organizado.Controle é a função administrativa relacionada com a monitoração das atividades a fim de manter a organização no caminho adequado para o alcance dos objetivos, permitindo as correções necessárias para atenuar os desvios. (CHIAVENATO, 2004, p.16).
Uma das funções do Controle Interno é a avaliação de sua própria
atividade. Sabendo-se que suas funções convivem na administração com
28
todas as demais funções, resulta que se encontra presente em cada
desdobramento da organização. Evidencia-se, por exemplo, na atividade de
triagem de ingresso e saída de pessoas, veículos, bens e mercadorias, no
acompanhamento das condições de qualidade dos serviços e dos produtos, na
feitura de estatísticas, na contabilização física e financeira, nos registros dos
recursos humanos e dos correspondentes dados cadastrais, funcionais e
financeiros.
A supervisão das atividades de controle interno compete à função de
Comando, que dele necessita para bem administrar. Importa-lhe, por isso,
preservar seu funcionamento com eficiência. O tamanho e a complexidade das
organizações modernas, porém, têm dificultado e, por vezes, impossibilitado a
supervisão direta de todas as operações por parte dos dirigentes superiores,
obrigando-os a delegar parte dessas funções a outros profissionais. Estes,
com a devida independência, coletam dados estratégicos, analisam-nos e
colocam à disposição da direção as informações finais sobre o comportamento
operacional da entidade.
A organização do sistema de controle interno e o seu funcionamento
eficiente é da inteira responsabilidade do administrador, como corolário do
dever de bem administrar e de prestar contas.
Incumbe ao administrador, primeiramente, gerir o patrimônio e os
recursos a ele confiados com proficiência, sem desperdícios e desvios, em
segundo lugar, cumpre-lhe prover as condições para demonstrar a prática da
boa administração e permitir a verificação, por parte dos órgãos de controle
externo, de que agiu com correção e competência. Uma vez organizado o
controle interno, há que mantê-lo sob permanente vigilância e avaliação, pois
se sabe que as falhas de seu funcionamento trazem reflexos inevitáveis nos
resultados da administração, podendo comprometê-la irremediavelmente.
A prevenção de riscos envolve mudanças no plano de gerenciamento do projeto para eliminar a ameaça apresentada por um risco adverso, para isolar os objetivos do projeto do impacto do
29
risco ou para flexibilizar o objetivo que está sendo ameaçado, como extensão do cronograma ou redução do escopo. O esclarecimento dos requisitos, obtenção de informações, melhoria da comunicação ou aquisição de especialização podem prevenir alguns riscos que surgem. (PMBOK, 2004, p.261).
3.2 – Softwares de controles
Atualmente existem centenas de softwares utilizados para realizar
controles internos.
Estes softwares podem ser comprados, criados ou simplesmente
podem ser baixados da Internet pelo usuário interessado.
Os softwares que comprado comprados necessitam de uma licença
para serem executados nas maquinas da empresa e em alguns casos e
necessário uma licença para cada maquina e na maioria das vezes para cada
licença a empresa necessita pagar uma taxa, tornando assim o software uma
ferramenta muito cara dependendo do custo - beneficio da empresa.
Os softwares gratuitos (baixados da Internet), podem não suprir a
necessidade da empresa, pois nem sempre este é completo ou possui todas
as ferramentas especificas ou necessárias para a execução do controle
interno.
Os softwares criados pela empresa por outro lado pode ser muito uma
boa escolha, pois o custo é muito menor que os softwares comprados e não
necessitam de licenças para serem executados nos computadores da
empresa. Porém os softwares criados pela empresa não são criados da noite
para o dia, na maioria das vezes é necessário um largo período de tempo para
que o software seja criado, testado e implementado.
30
Softwares de gerenciamento de projetos, como aplicativos de software para estimativa de custos, planilhas computadorizadas e ferramentas estatísticas e de simulação, são amplamente usados para auxiliar na estimativa de custos. Essas ferramentas podem simplificar o uso de algumas técnicas de estimativa de custos e, portanto, facilitar uma análise rápida de diversas alternativas de estimativa de custos. (PMBOK, 2004, p.165).
3.3 – Visual Basic for Applications utilizado como software de
controle interno
Caso a empresa utilize uma base de dados extensa e utilize planilhas
do Microsoft Excel para realizar as suas tarefas. A criação de uma interface
com o usuário utilizando o Microsoft Excel para a realização de tarefas é uma
alternativa viável e de custo infinitamente baixo.
Sim podemos criar um uma interface com o usuário utilizando o
Microsoft Excel, mas especificamente utilizando o Visual Basic for Applications
aplicado ao Microsoft Excel (Macro), neste caso ele funciona como um
software que integrará todas as informações do banco de dados em um único
sistema simples e de baixíssimo custo de manutenção.
Este sistema pode efetuar cálculos gigantescos, realizar operações
lógicas, tratar e identificar risco e ameaças em questão de segundos, tornado
assim as atividades da empresa ou da gerência muito mais seguras e fácies de
se controlar.
Outra grande vantagem de utilizarmos o Visual Basic for Applications
aplicado ao Microsoft Excel é que o sistema não requer nenhuma licença para
que possa ser instalado, pois é desenvolvido através do sistema operacional
Microsoft Excel.
31
3.4 – Visual Basic for Applications utilizado como ferramenta
de controle interno na Gerência de Controle da Arrecadação
Com base na experiência do autor, o Visual Basic for Applications
aplicado ao Microsoft Excel, utilizado como uma ferramenta para a realização e
de controle das tarefas da Gerência de Controle da Arrecadação, teria as
seguintes características:
• Realizaria uma busca por matricula, nome ou CPF do participante;
• Traria as informações do banco de dados da Fundação LATOSA pertinetes
ao a matricula, nome ou CPF utilizado para a realização da busca;
• Realizaria os cálculos de salários proporcionais;
• Realizaria os cálculos de contribuições proporcionais;
• Atualizaria o saldo da conta do participante;
• Realizaria um levantamento dos valores a serem cobrados;
• Realizaria um levantamento dos valores a serem devolvidos;
• Geraria um relatório gerencial de débitos e créditos.
Considera as especificações supracitadas teríamos o seguinte sistema
projetado em Visual Basic for Applications, conforme pode ser visualizado na
figura a seguir:
• Um sistema de senha para registrar o funcionário que está realizando as
operações;
32
A criação de um sistema de senha é imprescindível para saber quem
realizou determinada tarefa e quando a mesma foi realizada.
• Teria os campos necessários de cadastro referente às informações
utilizadas pela Gerência de Controle da Arrecadação;
Como pode ser visto na anterior, os campos pertinentes aos dados
cadastrais básicos do participante, está bem definida, eliminando assim a
possibilidade de um eventual engano com participantes com nomes
semelhantes. O sistema também poderá gerar os arquivos de cobranças das
patrocinadoras.
Figura 9 – Senha (Microsoft Office Visual Basic for Applications 2003).
Figura 10 – Sistema de Cálculo (Microsoft Office Visual Basic for Applications 2003).
33
• Teria os campos necessários de informações para gerar o relatório de
debito e créditos;
Os sistemas para informar os débitos e créditos, conforme mostra as
figuras anteriores, terão o papel de além de gerenciar os participantes em
debito com a Fundação LATOSA, de manter uma base de dados atualizada
dos débitos e créditos da Fundação LATOSA para com os participantes e as
patrocinadoras e gerar o relatório que informará esses valores de modo
descriminado.
Figura 11 – Sistema de Débito (Microsoft Office Visual Basic for Applications 2003).
Figura 12 – Sistema de Créditos (Microsoft Office Visual Basic for Applications 2003).
34
Utilizando o micro sistema criado através do Visual Basic for
Applications, a Gerência de Controle da Arrecadação teria uma maior
confiabilidade nas tarefas em que se utilize o sistema, além de ter um maior
controle das tarefas e baixaria o risco de erros humanos a quase zero.
35
CONCLUSÃO
Tendo em vista o grande uso da ferramenta Microsoft Excel pela
Gerência de Controle da Arrecadação, e considerando que a mesma utiliza
uma grande quantidades de dados para realizar suas atividades, criar um
sistema no Visual Basic for Applications seria uma medida bastante vantajosa
uma vez que todas as suas planilhas seriam compactadas em apenas um
modulo sistêmico, que realizaria as atividades da gerencia de um modo mais
seguro, confiável e estável, não dando margem a erros humanos.
Deste modo o controle de risco seria quase que eliminado, pois os
funcionários da Gerência de Controle da Arrecadação teriam que incluir
somente alguns dados básicos e o Visual Basic for Applications, realizaria
todas as tarefas de calculo e arrecadação das contribuições, alimentação dos
saldos das contas dos participantes, Informaria os participantes e as
patrocinadoras que possuem débitos, geraria um relatório periódico (mensal,
anual, etc.) para informar a Diretoria de Seguridade e a Gerência Contábil os
valores arrecadados no mês corrente, no mês subseqüente e os valores que
não foram arrecadados per falta de pagamento dos participantes ou das
patrocinadoras.
Tendo exposto as vantagens da utilização do Visual Basic for
Applications, creio que essa seria uma alternativa de baixo custo e de alta
confiança para a execução das tarefas realizadas pela Gerência de Controle
da Arrecadação.
BIBLIOGRAFIA
36
ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS – ABNT.
Apresentação de relatórios técnico-científicos. NBR 10719, AGO. 1989.
AUDIBRA – Instituto dos Auditores Internos do Brasil. Normas brasileiras
para o exercício da auditoria interna. 2ª. Ed. São Paulo, Audibra, 1992.
BOYTON, Willian C.; JOHNSON, Raymond N.; KELL, Walter G. Kell.
Auditoria, São Paulo, Atlas, 2002.
CAGGIANO, Paulo Cesar; Figueiredo, Sandra. Controladoria: Teoria e Prática
– 4ª Ed., São Paulo, Atlas, 1997.
CHIAVENATO, Idalberto. Administração nos novos tempos. 2ª Ed., Rio de
Janeiro, Elsevier, 2004.
____________________. Introdução a Teoria Geral da Administração. 7ª
Ed., Rio de Janeiro, Campus, 2004.
FERREIRA, Aurélio Buarque de Holanda – Dicionário Aurélio Básico da
Língua Portuguesa – 3ª impressão – Nova Fronteira 1988.
FRYE, Curtis. Microsoft Office Excel 2007: Passo a Passo – São Paulo,
Bookman, 2008.
SHEPHERD, Richard. Excel Vba: Programação de Macros – São Paulo, Alta
Books, 2006.
Microsoft Corporation. Microsoft Office Excel – Versão 2003.
___________ Microsoft Office Visual Basic for Applications – Versão 2003.
37
Sites
José Carlos Macoratti. Macoratti.net. Disponível em
<http://www.macoratti.net/vba.htm>. Acessado em 13/06/2009.
Microsoft Corporation.Microsoft Office Online. Disponível em
<http://office.microsoft.com/pt-pt/Novice/FX102659522080.aspx>. Acessado
em 15/06/2009.
Portal de Auditoria. Portal de Auditoria. Disponível em
<http://www.portaldeauditoria.com.br/auditoriagerencial_controlesinternos.htm>.
Acessado em 28/06/2009.
Auditoria Unicamp. Auditoria Reitoria PRDU. Disponível em
<http://www.reitoria.rei.unicamp.br/auditoria>. Acessado em 08/07/2009.
Portal Tributário. Portal de Contabilidade. Disponível em
<http://www.portaldecontabilidade.com.br/controladoria.htm>. Acessado em
17/07/2009.
Departamento de Informática em Saúde - DIS/EPM, Informática em Saúde,
Disponível em
<http://www.virtual.epm.br/material/tis/mat_apoio/excel2003/Excel2003.htm>.
Acessado em 20/07/2009.
38
ÍNDICE
FOLHA DE ROSTO 02
AGRADECIMENTO 03
DEDICATÓRIA 04
RESUMO 05
METODOLOGIA 06
SUMÁRIO 07
INTRODUÇÃO 08
CAPÍTULO I - Gerência de Controle da Arrecadação 10
1.1 – Fundação LATOSA 10
1.2 – Gerência de Controle da Arrecadação 11
1.3 – Ameaças e riscos 11
CAPÍTULO II - Visual Basic for Applications – Vba 14
2.1 – O quê é Visual Basic for Applications aplicado ao Excel 14
2.1.1 – O quê é Excel 14
2.1.2 – O quê é Planilha Eletrônica 15
2.1.3 – O Microsoft Excel ou Excel 17
2.1.3.1 – Cálculo Automático 17
2.1.3.2 – Armazenamento e tratamento de dados 18
2.1.4 – Visual Basic for Applications 19
2.1.5 – Visual Basic for Applications aplicado ao Microsoft Excel –
Macro
20
CAPÍTULO III – VBA Aliado ao Controle Interno 22
3.1 – Controles Internos 22
3.1.1 – Controles Internos Gerenciais 24
3.2 – Softwares de controles 26
3.3 –Visual Basic for Applications utilizado como software de controle
interno
27
3.4 – Visual Basic for Applications utilizado como ferramenta de
39
controle interno na Gerência de Controle da Arrecadação 28
CONCLUSÃO 35
BIBLIOGRAFIA 36
ÍNDICE 38