UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES

PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”

AVM FACULDADE INTEGRADA

A LOGÍSTICA NA FARMÁCIA HOSPITALAR AJUDANDO AOS

PROFISSIONAIS DE SAÚDE A OFERECER MAIS SEGURANÇA,

QUALIDADE E EFICIÊNCIA.

Por: Luana Peçanha Lopes

Orientador

Prof. Jorge Tadeu Vieira Lourenço

Rio de Janeiro

2012

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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES

PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”

AVM FACULDADE INTEGRADA

A LOGÍSTICA NA FARMÁCIA HOSPITALAR AJUDANDO AOS

PROFISSIONAIS DE SAÚDE A OFERECER MAIS SEGURANÇA,

QUALIDADE E EFICIÊNCIA.

Apresentação de monografia à AVM Faculdade

Integrada como requisito parcial para obtenção do

grau de especialista em Logística Empresarial.

Por: Luana Peçanha Lopes.

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RESUMO

A logística dos materiais assume importância crescente nas entidades

de saúde. O elevado custo da manutenção dos estoques, de um lado e, do

outro, a necessidade de proporcionar um perfeito nível de atendimento aos

pacientes, sem ocorrência de qualquer falta de insumos, requerem extrema

proficiência por parte do gestor de materiais. O presente estudo tem como

objetivo, portanto mostrar que a aplicação da logística na gestão de materiais

de uma farmácia hospitalar se faz extremamente necessária para um

atendimento de qualidade ao paciente, sem desperdícios e custos elevados

para o hospital.

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METODOLOGIA

A elaboração deste estudo utilizou-se como princípio a metodologia de

pesquisa bibliográfica, que pode ser considerada a base para as demais

pesquisas, pois é embasada em materiais já publicados pertinentes ao tema

estudado.

“A metodologia é o ato que guia o aluno na investigação da

verdade, cientificamente.” (LAROSA, 2005, p.25)

A metodologia é o método para se conseguir o conhecimento

verdadeiro, analisando o objeto real, viabilizando sua

comprovação e benefícios sociais, ou seja, o conhecimento é

provado por qualquer pessoa em qualquer parte do universo.

(LAROSA, 2005, p.30)

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SUMÁRIO

INTRODUÇÃO 06

CAPÍTULO I - Logística empresarial e Logística Hospitalar 08

CAPÍTULO II - Garantindo a qualidade e evitando o desperdício 13

CAPÍTULO III – A tecnologia apoiando a gestão de materiais 30

CONCLUSÃO 37

ANEXOS 38

BIBLIOGRAFIA CONSULTADA 41

6

INTRODUÇÃO

O tema deste estudo é a logística hospitalar e a questão central é o

que deve ser feito para que uma farmácia hospitalar garanta a disponibilidade e

a qualidade de materiais no momento necessário e com custos reduzidos em

sua aquisição e armazenagem. O tema sugerido é de fundamental relevância,

pois vivenciando o ambiente hospitalar pode-se verificar o quanto a logística

pode ajudar no dia a dia do profissional de saúde e no atendimento imediato e

de qualidade aos pacientes. Mas mesmo com tantas vantagens que a logística

bem aplicada traz aos hospitais/clínicas, ainda existem muitas organizações

que desconhecem, ou pouco conhecem sobre o assunto.

Segundo Silva (2001), no Brasil, os cursos regulares de graduação em

administração hospitalar são recentes e ainda existem muitos hospitais sendo

geridos por profissionais da área de saúde (médicos, farmacêuticos,

enfermeiros, fisioterapeutas, nutricionistas etc.), sem uma adequada formação

ou qualquer experiência em gestão logística.

Tomando-se como análise a publicação da Associação Nacional de

Hospitais Privados (ANAHP), projeta-se que os hospitais têm custo mensal

com medicamentos na casa de R$ 3 milhões. Com base nisso, explica-se a

necessidade de aprimoramento constante no controle das farmácias

hospitalares, tanto na aquisição como na estocagem.

Uma gestão eficiente dos recursos materiais pode dar uma contribuição

importante para melhorar os serviços hospitalares, na medida em que reduz os

custos desses recursos ao mesmo tempo em que promove uma melhora dos

serviços prestados, ou seja, atender os pacientes com qualidade e menor custo

envolvido com os materiais.

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O estudo foi dividido em três capítulos, onde o primeiro capítulo aborda

o conceito de logística empresarial e logística hospitalar e de como elas se

comportam dentro de uma organização. O capítulo finaliza trazendo a definição

de farmácia hospitalar para o leitor.

Já o segundo capítulo apresenta a forma como uma organização de

saúde deve trabalhar com a logística a seu favor para evitar desperdício e sem

perda na qualidade, através da padronização dos medicamentos, reposição e

armazenagem corretos.

O terceiro capítulo foca na importância da tecnologia no apoio à gestão

de materiais mostra algumas das tecnologias mais aplicáveis à gestão de

materiais dentro de uma farmácia hospitalar.

Por fim o estudo é concluído focando na importância de se utilizar uma

logística bem aplicada para gerenciamento de estoques dentro das farmácias

hospitalares e da importância em se preparar pessoas para exercerem tal

gerenciamento.

São, portanto, objetivos deste estudo, colher o máximo de informações

possíveis sobre um assunto ainda pouco explorado, a logística bem aplicada

na farmácia hospitalar. Informar através de experiências e pesquisas, que o

empreendedor/ profissional de saúde tem muito a ganhar quando passa a

conhecer e aplicar efetivamente o conhecimento logístico dentro de suas

organizações e conseqüentemente beneficiar os pacientes com um

atendimento eficaz, eficiente e de qualidade.

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CAPÍTULO I

LOGISTICA EMPRESARIAL E LOGISTICA HOSPITALAR

Segundo Ballou (1993), a logística empresarial trata de todas as

atividades de movimentação e armazenagem, que facilitam o fluxo de produtos

desde o ponto de aquisição da matéria-prima até o ponto de consumo final,

assim como dos fluxos de informação que colocam os produtos em movimento,

com o propósito de providenciar níveis de serviço adequados aos clientes a um

custo razoável.

Já para Arbache (2004), a logística empresarial é uma ferramenta

operacional e de planejamento estratégico, cujo desenvolvimento sustenta-se

no uso de sistemas computacionais, com grande relação com as atividades de

produção (manufatura), marketing e finanças.

A logística tem como concepção básica a administração de forma

sistêmica das atividades relacionadas ao fluxo de materiais, serviços e

informações desde o fornecedor de matéria-prima até o consumidor final,

procurando fazer com que os clientes tenham materiais e serviços em

quantidade, condições (integridade), custo e prazo desejados.

Podemos definir logística como a ferramenta de coordenação de todas

as atividades envolvidas no processo de entrega do produto ao cliente final,

uma vez que o atendimento das necessidades do cliente é a razão de ser das

empresas. Em um mercado cada vez mais competitivo, somente aqueles que

estiverem ligados ao mercado consumidor conseguirão manter seus negócios

no futuro.

9

Muito antes de interessar aos homens de negócios, de forma

organizada, a administração da logística militar já tinha se desenvolvido. De

acordo com uma frase difundida nos meios militares, atribuída a variados

autores, mas que de tão importante é constantemente citada: ”Amadores

discutem tática e estratégia, profissionais discutem logística”.

Pela sua abrangência a logística tornou-se importante demais para

merecer destaque nos diversos campos de atuação econômica, nas

organizações militares, indústrias, bancos, hospitais e organismos

governamentais ligados à segurança pública e combate a calamidade como

corpo de bombeiros ou Defesa Civil, no Rio de Janeiro.

Logística é importante porque é capaz de auxiliar empresas e

organizações na agregação e criação de valor ao cliente. Ela pode ser a chave

para uma estratégia empresarial de sucesso, provendo uma multiplicidade de

maneiras para diferenciar a empresa da concorrência através de um serviço

superior ou ainda por meio de interessantes reduções de custo operacional.

Sbrocco (2001) coloca que o grande desafio do profissional de logística

é colocar as mercadorias ou os serviços certos no lugar e no instante corretos

e na condição desejada, ao menor custo possível. E quando falamos de

logística hospitalar, parece que o peso da responsabilidade é maior ainda para

vencer este desafio, já que neste caso estamos lidando com vidas. Fica difícil

imaginar como é o funcionamento de um hospital sem levar em conta os

conceitos de logística. É indiscutível, portanto, a necessidade de logística no

dia-a-dia dos hospitais, sejam eles de qualquer porte.

Uma gestão logística eficiente pode auxiliar a empresa bem

posicionada no mercado, em termos de produtos ou serviço, a diferenciar-se

por meio de redução de custos operacionais ou de um serviço bem-feito (de

maior valor aos olhos do cliente), superior ao da concorrência, ou ainda ambos

em um segmento específico de clientes, produtos ou mesmo área geográfica,

segundo Arbache (2004).

10

O processo logístico impregna toda atividade humana, direta ou

indiretamente, quer se queira ou não. A logística, portanto, impacta

significativamente toda uma sociedade, independente dos papéis que os

indivíduos exerçam e na administração todos são afetados – gestores e

empresários, empregados, funcionários e consumidores.

A atividade do prestador de serviço em saúde é muito diferente na sua

responsabilidade de uma atividade industrial ou comercial. Pode-se em uma

fábrica deixar de produzir algum item por falta de componente e recuperar-se o

atraso da produção no dia seguinte.

No hotel, se não há algum ingrediente para refeição principal, altera-se

o cardápio e o hóspede pode continuar satisfeito. Não é o que ocorre com a

atividade hospitalar. O nosso “cliente” está necessitando do medicamento

naquele horário, ou para aquela cirurgia imediata, ou ainda vem para

atendimento emergencial que não sabemos quanto ou o que poderá ser.

Assim, como prover de forma eficiente, com orçamentos sempre

limitados, custos em ascensão e receitas concorridas? Podemos de modo

simples, entender logística como parte integrante do negócio, como a tarefa de

colocar o produto necessário no lugar certo e no momento em que o cliente

deseja, pelo preço mais justo possível de ser obtido.

Para alcançar bons resultados, os processos devem ser executados

com agilidade, usando sistemas de informação que envolvam equipamentos,

softwares e treinamento, maximizando a gestão administrativa de controle de

estoques, compras e finanças, e estruturando todo o processo logístico.

Conforme Roberto (2010), na gestão hospitalar, bem como em todas

as áreas de gestão, deveria ser necessário gerenciar de maneira efetiva os

processos organizacionais com a intenção de implantar programas de

qualidade voltados, também, para a produtividade, quer em instituições

públicas da área de saúde, quer em instituições privadas.

11

Um ponto importante para ressaltar é que a gestão de suprimento de

materiais não tem recebido o devido trato profissional, desvalorizando-se o

setor, por conseguinte a empresa hospitalar. Por vezes, delega-se essa

responsabilidade a colaboradores não qualificados para o exercício da função.

Os conceitos básicos, a linguagem técnica e os conhecimentos necessários

devem ser adquiridos através de cursos especializados, o que resulta em

ganhos de qualidade, produtividade, investimento no capital humano, eficiência

e eficácia. Por vezes, o capital humano, do ambiente hospitalar, por inabilidade

gestora, é alocado em funções fora do seu grau de competência, de

conhecimento ou de formação, contribuindo para uma estrutura hospitalar

inadequada, conforme Roberto (2010).

Segundo Barbieri (2006), a gestão adequada de materiais afasta do

hospital três graves males:

- a compra cara;

- o estoque excessivo;

- a falta de material.

Esses flagelos são, os dois primeiros, fatais para o hospital e, o

terceiro, fatal para o paciente.

A administração de material na área de saúde é mais complexa do que

a de outros segmentos da economia, pois:

- os medicamentos e materiais amontoam a milhares;

- possuem exíguo prazo de validade;

- requerem conservação a baixa temperatura;

- devem ser passíveis de rastreabilidade;

-são facilmente furtados;

- apresentam-se sob as formas mais diversas, desde comprimidos até

injetáveis;

12

- as doses individuais devem ser diariamente prescritas, preparadas,

baixadas dos estoques, ministradas ao paciente e faturadas sem omissão nem

erro;

- e finalmente, os resíduos contaminados devem ser removidos e

incinerados com extremo cuidado.

A gestão eficiente de materiais exige por parte dos responsáveis

inúmeros e constantes esforços.

1.1 Conhecendo a Farmácia Hospitalar

Segundo o Ministério da Saúde (1994), a partir da década de 40, com o

surgimento de antibióticos e sulfas, e apesar da existência do grande número

de especialidades farmacêuticas, os farmacêuticos, na Europa e nos Estados

Unidos da América, começaram a tomar conhecimento da necessidade de

ampliação de suas áreas de atuação e iniciaram os primeiros passos em

direção á farmácia Hospitalar.

No Brasil, a partir de 1950, os serviços de Farmácia Hospitalar,

representados na época pelas Santas Casas de Misericórdias e Hospital das

clínicas da Universidade de São Paulo passaram a se desenvolver e a se

modernizar. O professor José Sylvio Cimino, diretor do serviço de Farmácia do

hospital das Clínicas de São Paulo, foi o farmacêutico que mais se destacou

nesta luta, sendo, inclusive, o autor da primeira publicação a respeito da

farmácia Hospitalar no país.

De acordo com o programa Regional de Medicamentos essenciais da

organização Pan Americana de saúde (OPAS, 1987), a farmácia hospitalar

compreende a seleção de medicamentos, a aquisição e o controle dos

medicamentos selecionados e o estabelecimento de um sistema racional de

distribuição que assegure que o medicamento prescrito chegue ao paciente na

dose correta.

13

Ainda conforme o Ministério da Saúde (1994), a farmácia hospitalar

como uma unidade técnica-administrativa do hospital e que visa

primordialmente à assistência ao paciente no âmbito dos medicamentos e

correlato e executa uma série de atividades com o objetivo de fazer uso

racional dos medicamentos.

Independentemente da complexidade da organização da farmácia, esta

tem funções essenciais, que para serem executadas precisam de profissionais

com conhecimentos básicos teóricos e práticos para o bom desempenho das

funções.

A farmácia hospitalar deve estar sob a responsabilidade de um

farmacêutico legalmente habilitado e especialmente preparado em Farmácia

Hospitalar.

O Ministério da saúde (1994) reconhece que dentre outras justificativas

para o alto custo da assistência farmacêutica, está o despreparo dos

farmacêuticos para assumirem as atividades administrativas da Farmácia

Hospitalar, dentre elas, a gestão de materiais.

Um dos principais objetivos da farmácia hospitalar é ter o medicamento

certo, na quantidade certa, na hora certa, no lugar certo, na especificação

certa, ao custo e preço econômicos.

CAPITULO II

GARANTINDO A QUALIDADE E EVITANDO O

DESPERDÍCIO

14

A estrutura organizacional complexa, a natureza dos serviços

prestados e a crescente contenção de custos dos financiadores contribuem

para a dificuldade no gerenciamento dos hospitais. Além disso, uma maior

conscientização do público tem gerado uma demanda crescente por serviços

de qualidade, aliados a custos baixos. Isso tem forçado a busca por novas

técnicas e metodologias que possam minimizar as complexidades inerentes à

gestão hospitalar, conforme Moreira (2003).

De acordo com Arbache (2004), em uma economia cada vez mais

dependente de resultados operacionais, onde muitas vezes as empresas lutam

para manter a participação de mercado e aumentos percentuais são muitos

pequenos, o sucesso das operações passou a ser vital para elas. É nesse

cenário que a logística surge como a ferramenta de maior impacto na melhoria

dos resultados operacionais, pois, principalmente em países como o Brasil, é

nessa área que as empresas podem obter grandes reduções de custo e

melhoria de performance.

Qualquer economia resultante de uma melhor gestão dos materiais é

sempre bem-vinda, pois é amplamente conhecida a grande dificuldade por que

passa uma parcela expressiva dos hospitais brasileiros. Essas economias

poderiam muito bem suprir outras deficiências para melhorar os serviços

prestados, por exemplo, para melhorar a remuneração dos profissionais ou de

qualquer outro componente dos pacotes produto-serviço que o hospital oferece

ou venha a oferecer. Essa questão, já importante por si mesma em qualquer

circunstância, torna-se crucial quando se verifica a situação do Brasil em

relação à saúde.

A importância de se manter os estoques dos medicamentos realmente

necessários, através da padronização e de uma reposição correta dos itens, é

para que não ocorra mais caso como ocorreu no depósito de medicamento e

materiais hospitalares dos hospitais estaduais do Rio de Janeiro, conforme

mostra no anexo1, de haver milhões em medicamentos vencidos no depósito e

falta de diversos medicamentos nas farmácias hospitalares.

15

É fundamental que as organizações hospitalares sejam geridas

como um sistema que não pode falhar. O princípio logístico da

redundância deve ser considerado com o máximo rigor, como

se o hospital fosse um avião em pleno vôo. (SILVA, 2010,

p.60).

A busca pela qualidade dos serviços de saúde tornou-se imperativa,

tanto do ponto de vista técnico quanto do social. Isso se deve ao fato de que a

sociedade está mais exigente em matéria de qualidade dos serviços que

recebe. Diante desta realidade, governo, administradores hospitalares,

médicos, responsáveis por suprimentos hospitalares e sociedade em geral tem

discutido incessantemente sobre o assunto.

Em se tratando de suprimentos hospitalares, a gestão de materiais, ou

estoques de materiais de uso hospitalar, assim como o próprio hospital como

instituição, precisa empenhar-se em proporcionar meios que permitam a

melhoria de sua eficiência, eficácia e da qualidade dos seus serviços, conforme

Roberto (2010).

Há vários modelos de gestão de materiais, entre eles aquele em que

cada setor cuida do seu estoque; um segundo onde há um setor centralizador e

um terceiro modelo que é intermediário. A instituição hospitalar deve acolher o

que melhor lhe convier. As funções da administração de materiais estão

envolvidas em interesses de três pontos de vista que deve conciliar:

• O usuário, que deseja condições de utilização, de entrega, de

tempo, de custos, sem burocracia;

• A área econômico-financeira, que deseja menor custo, maiores

prazos, redução do valor do estoque, evitar ocorrências freqüentes com os

materiais;

16

• Os fornecedores, que desejam vender a maior quantidade, maior

preço, curto prazo de recebimento e se isentar de futuras

responsabilidades.

Como prover de forma eficiente, com qualidade e ainda sim evitar o

desperdício, com orçamentos sempre limitados, custos em ascensão e receitas

concorridas?

Segundo Ribeiro (2005), para alcançar esses objetivos, os processos

devem ser executados com agilidade, utilizando a tecnologia como aliada e

todo o processo logístico deve ser estruturado.

2.1 Padronização de medicamentos

Dentre as estratégias ligadas à gestão dos estoques da farmácia

hospitalar estão aquelas envolvendo a seleção dos produtos mais adequados

ao perfil de utilização dos mesmos por cada organização de saúde, incluída a

padronização de medicamentos. (BOND, 1999, apud GONÇALVES, 2006, p.3).

Segundo Alto (2009), padronizar significa adotar um padrão a ser

obedecido. Quando padronizamos, escolhemos um só produto de certa marca,

tipo ou modelo que deverá satisfazer algumas necessidades específicas.

Padrões são uma forma de assegurar qualidade e reduzir custos. A

aquisição de material padronizado apresenta alguns objetivos:

- reduzir números e a variedade de itens de material;

- reduzir o tempo de processamento da compra;

- reduzir o espaço de armazenagem e o custo de estocagem;

- simplificar o controle de estoque;

- obedecer a padrões técnicos que nos permitam trabalhar com maior

segurança;

17

- seguir os padrões de mercado, ou seja, dar preferência à utilização de

produtos que sejam facilmente encontrados nos fornecedores, resultando em

redução do custo de aquisição.

Padronizar medicamentos significa escolher, dentre uma relação de

produtos e de acordo com determinadas especificações, aqueles que atendam

às necessidades de cobertura terapêutica da população-alvo que se deseja

tratar. (AGARAN, 1999, apud GONÇALVES, 2006, p.3).

Os estoques da farmácia hospitalar são caracterizados por ciclos de

demandas e de ressuprimentos, com flutuações significativas e altos graus de

incerteza, fatores críticos diante da necessidade de manter medicamentos em

disponibilidade na mesma proporção da sua utilização.

Conforme Barbieri (2006), com a padronização, busca-se reduzir a

variedade desnecessária de materiais que atendam às mesmas finalidades. Os

fabricantes oferecem permanentemente uma grande variedade de produtos

novos e similares, daí a necessidade de proceder a uma rigorosa avaliação das

opções existentes para selecionar as mais convenientes para a organização e

aos seus usuários. Variedade desnecessária é uma espécie de desperdício e

como tal deve ser evitada.

Preferências por um determinado medicamento ou grupo de produtos,

por parte dos médicos, e as pressões exercidas pela indústria farmacêutica

sobre os responsáveis pelas aquisições de remédios, são as maiores barreiras

encontradas para a padronização de medicamentos em hospitais. (MCKEE,

2000, apud GONÇALVES, 2006,p.4).

Ainda conforme Barbieri (2006), nos hospitais, a inclusão (adoção) ou

exclusão (eliminação) de um medicamento deve ser realizada de acordo com

um processo de seleção estruturado a partir de uma política de seleção de

medicamentos e itens afins visando:

18

• A redução da variedade desnecessária;

• A qualidade farmacológica em consonância com as normas

da vigilância sanitária;

• A garantia das prescrições médicas.

Para realizar essa seleção, o hospital deve constituir uma comissão de

padronização de medicamentos encarregada de estabelecer critérios de

seleção.

A comissão é encarregada de estabelecer critérios de seleção,

proceder à seleção, divulgar informações sobre os medicamentos

selecionados, prestar esclarecimentos aos usuários solicitantes e revisar as

normas internas relacionadas com as rotinas referentes ao uso e ás

solicitações de inclusão de medicamentos. Pelos objetivos e critérios

mencionados, tal comissão deve ser constituída por médicos representantes

das diferentes áreas de atuação do hospital (cirurgia, traumatologia, pediatria,

obstetrícia e outras), farmacêuticos e enfermeiros.

2.2 Repondo no momento e na quantidade correta

Para Ballou (1993), controlar o nível de estoque é como apostar num

jogo de azar. Nunca se tem certeza da quantidade demandada para

armazenagem. Para complicar ainda mais a situação, não é possível conhecer

com exatidão quando chegarão os suprimentos para abastecer os inventários.

Nos hospitais, a falta de material gera atrasos nas atividades, perda de

qualidade e pode até pôr em risco a vida de pacientes. Além de colocar em

risco a vida dos pacientes, gera impactos negativos sobre sua reputação, bem

como sobre a de seus profissionais. Isso tem levado muitos administradores a

preferir excesso à falta de material, até porque esses excessos escondem

falhas e ineficiências do sistema produtivo, incluindo relações deficientes com

os fornecedores. Estoques elevados podem estar, por exemplo, compensando

19

a ausência de um programa de manutenção preventiva ou uma articulação

deficiente ou conflituosa entre as áreas gestoras e usuárias de materiais. De

modo geral, a empresa que procura reduzir ao mínimo os estoques

necessários para suportar as atividades, além de se beneficiar da redução dos

custos de manter, passa a ter uma percepção maior dos seus problemas

administrativos e operacionais.

Segundo Roberto (2010), uma das principais regras de abastecimento,

é que o sistema deve distribuir a menor quantidade que a sua logística permitir.

Esse procedimento se justifica pelo fato de que o usuário em geral não possui

condições adequadas de armazenamento e os estoques periféricos significam

aumento dos recursos imobilizados.

O gerenciamento de estoques reflete quantitativamente os

resultados obtidos pela empresa ao longo do exercício

financeiro, o que, por isso mesmo, tende a ter sua ação

concentrada na aplicação de instrumentos gerenciais baseados

em técnicas que permitem a avaliação sistemática dos

processos utilizados para alcançar as metas desejadas,

podendo-se afirmar que ao manter os estoques em níveis

economicamente satisfatórios, o atendimento as necessidades

em material de qualquer empresa constitui seu mais amplo

objetivo. (NANTES, 2001, p.44)

Conforme Arbache (2004) a correta previsão de demanda pode permitir

um bom nível de serviço com baixos estoques, mas para isso é necessária

agilidade na tomada da decisão em reabastecer a empresa no momento e na

quantidade certos.

20

2.2.1 Ponto de reposição

Trata-se de uma quantidade (saldo em estoque) que, ao ser atingida

pelo estoque em declínio determina a adoção de medidas para o ressuprimento

do item.

Segundo Ballou (1993), a finalidade do ponto de reposição é dar início

ao processo de ressuprimento com antecipação suficiente para não ocorrer

falta de material.

Quando o estoque cai a um nível conhecido como PR (ponto de

reposição), um pedido de compra ou ressuprimento é disparado em uma

quantidade fixa conhecida como lote de compra ou de reposição.

A fórmula matemática de ponto de reposição é:

PR = D X TR

PR = Ponto de reposição

D = Demanda

TR = Tempo médio de ressuprimento ou lead time

Digamos que a demanda de um item seja 50 unidades por dia, e o

ressuprimento de três dias, o ponto de reposição será no momento em que o

estoque estiver com 150 unidades (50 x 3 = 150).

21

Figura 1 – Gráfico para exemplificar ponto de reposição (LUANA

LOPES, 2012)

Segundo Ballou (1993) este cálculo é utilizado se a taxa de consumo e

o tempo de ressuprimento são conhecidos com certeza.

Nos casos onde há incertezas na demanda ou no tempo do ciclo de

atividades de reposição, faz-se necessário a formulação de um estoque de

segurança.

A fórmula do ponto de reposição passa a ser:

PR = D X TR + ES

PR = Ponto de reposição

D = Demanda

TR = Tempo médio de ressuprimento ou lead time

ES = Estoque de segurança

22

Para ilustrar este novo exemplo de cálculo, digamos que a demanda

seja de 50 unidades por dia, e o ressuprimento de três dias, e neste caso um

estoque de segurança de 150 unidades, o ponto de reposição será no

momento em que o estoque estiver com 300 unidades (50 x 3 + 150 = 300).

Figura 2 – Gráfico para exemplificar ponto de reposição (LUANA

LOPES, 2012)

2.2.2 Lote de compra

Conforme Ballou (1993), o volume e a freqüência das compras estão

relacionados. Se forem adquiridos volumes maiores em cada compra, então

haverá menor número de pedidos por ano. Haverá menos trabalho burocrático,

mas os custos de manutenção de estoques vão aumentar.

O lote de compra é a quantia fixa de compra que minimiza os custos

totais anuais de um item de estoque. Para efeito de gestão de estoque, os

custos devem ser obtidos com vistas às decisões sobre quanto e quando

comprar, segundo Barbieri (2006).

23

Para Alto (2009), a compra de materiais e serviços pode trazer

excelentes resultados, provocando redução de custos e reflexos positivos na

produção, na manutenção, na operação, no transporte, na distribuição física,

na logística, nas vendas e nas áreas financeiras e de marketing, desde que

fundamentada em processos científicos e tendo como base de ação a ética

pessoal e profissional.

O princípio que determina o tamanho do lote de compra visa o

equilíbrio entre o custo de manutenção do estoque e o custo do investimento

para colocação do pedido junto aos fornecedores.

O custo de obter os materiais refere-se aos gastos efetuados pelo setor

de compras e envolve entre outros as seguintes despesas:

• Salários e encargos do setor de compras;

• Impressos e materiais de escritório;

• Aluguel, luz, água e outras despesas do órgão de compra;

• Correio, telefone, fax, EDI, Internet, e outros meios de

comunicação;

• Viagens e diárias;

• Auditoria e inspeção do fornecedor;

• Outros.

O custo de manter os estoques refere-se ao conjunto das atividades

administrativas e operacionais voltadas para a guarda, a conservação e o

manuseio dos materiais, geralmente denominados custo de armazenagem ou

de estocagem. E envolve entre outros as seguintes despesas:

• Salários e encargos do setor de armazenagem;

• Aluguéis, energia, luz, água etc. consumidos nos armazéns e

depósitos;

• Seguros dos materiais, equipamentos e instalações;

• Perdas por deterioração, obsolescência, quebras, furtos etc.;

24

• Depreciação de equipamentos.

Figura 3 – Tabela para exemplificar Lote de compra (LUANA LOPES, 2012)

No quadro apresentado, o melhor lote de compra é de 600 unidades,

onde o custo total é o menor possível.

2.3 Armazenagem

De acordo com Arbache (2004) as instalações de armazenagem

desempenham papel primordial no atendimento de forma eficiente e eficaz aos

desejos desse mercado, cada vez mais competitivo. Seu planejamento e

formatação terão impacto importante no desempenho da distribuição de

produtos.

Uma boa armazenagem é fator de suma importância em todo processo

da assistência farmacêutica hospitalar, gerando redução de custos, a

manutenção do tratamento ao paciente e uma organização nas diversas

atividades da farmácia.

De acordo com o Ministério da Saúde (1990), estocar medicamentos

não é como estocar alimentos – apesar da importância das duas atividades

para a saúde humana. O alimento estragado, na maioria das vezes, é

facilmente identificável. No caso dos medicamentos a realidade é outra: se eles

têm o seu estado normal alterado, tornam-se inativos ou nocivos à saúde e, o

25

que é pior, são de difícil reconhecimento. Toda e qualquer área destinada à

estocagem de medicamentos deve ter condições que permitam preservar suas

condições de uso, conforme anexo 2.

Percebe-se então, a responsabilidade que representa o manuseio de

medicamentos, que pode significar a diferença entre a saúde e a doença e, em

casos extremos, entre a vida e a morte. Mesmo um breve tratamento incorreto

pode torná-los ineficazes, o que traduz a importância do trabalho de todas as

pessoas envolvidas em sua manipulação.

Porém, conforme Barbieri (2006) como as atividades de armazenagem,

movimentação e manuseio de materiais envolvem algum esforço físico e certo

isolamento, elas não são vistas como atividades nobres, pois nobreza que se

presta foge desse tipo de atividade como o vampiro de uma réstia de alho.

Esse talvez seja o motivo por que se observa, via de regra, que o pessoal

dessa área nem sempre recebe treinamentos adequados, embora sejam

responsáveis pela guarda de recursos valiosos e pelo atendimento aos

usuários internos.

Recomenda-se, portanto, que a armazenagem seja tratada com a

mesma importância que as demais atividades administrativas.

A armazenagem possui quatro atividades básicas: recebimento,

estocagem, administração de pedidos e expedição.

2.3.1 Recebimento

É o primeiro estágio do processo de armazenagem. Significa o aceite

físico dos materiais, após a checagem das condições físicas do produto e dos

dados da nota fiscal, conforme Arbache (2004).

Para Barbieri (2006), as tarefas de recebimento consistem em:

26

- verificar, por comparação entre a nota fiscal do fornecedor e a cópia

do pedido, se os materiais entregues foram, de fato, encomendados, no tipo,

na quantidade e no preço estipulados na nota fiscal;

- assinar os canhotos das notas fiscais dos fornecedores;

- verificar se as mercadorias entregues correspondem, na quantidade e

no tipo, ao que consta na nota. Essa verificação requer contagem e/ou

pesagem rigorosa, de cada item;

- identificar com etiqueta, códigos ou sinais apropriados, os itens

entregues que não estiverem claramente marcados;

- anotar, em documentos apropriados, entregas parciais ou em

excesso, ou discrepâncias;

- avisar os responsáveis pela inspeção de qualidade das mercadorias

entregues;

- enviar as notas fiscais e outros documentos, pertinentes ao

almoxarifado, a contas a pagar, compras e outros setores;

- enviar, ao almoxarifado propriamente dito, as mercadorias conferidas,

inspecionadas e aceitas;

- providenciar a devolução de mercadorias recusadas.

No caso de medicamentos, entre os itens de verificação por ocasião do

recebimento de um lote encomendado, encontram-se os seguintes:

denominação do produto, quantidade, forma farmacêutica, concentração,

número do lote, prazo de validade e registro do Ministério da Saúde. Os

quatros primeiros itens devem estar de acordo com o pedido de compra, da

qual o setor de recebimento deve ter em mãos uma cópia.

Para o recebimento de medicamentos conforme o Ministério da Saúde

(1990) devem existir instruções por escrito, descrevendo com detalhes o

recebimento, a identificação e o manuseio dos medicamentos. Elas devem

indicar adequadamente os métodos de estocagem e definir os procedimentos

burocráticos.

27

Alguns cuidados para o recebimento segundo o Manual de Boas

práticas para estocagem de medicamento, do Ministério da saúde (1990) são:

• No ato do recebimento, cada entrada deve ser examinada quanto

a sua documentação e fisicamente inspecionada para se verificar suas

condições, rotulagem, tipo e quantidade.

• Se for o caso de recebimento de um produto com mais de um lote

de fabricação, ele deve ser subdividido em quantos lotes forem necessários e

estocados dessa forma.

• Os lotes que forem submetidos à amostragem ou os julgados

passíveis de análise devem ser conservados em quarentena até decisão do

Controle de qualidade.

E segundo Barbieri (2006) o setor de recebimento deve dispor de área

separada do almoxarifado, onde a mercadoria entregue pelo fornecedor é

descarregada e aguarda aceitação.

Os materiais, portanto, deverão ser recebidos conforme especificações

padronizadas, de modo a garantir que o produto adquirido mantenha a

qualidade adequada, conforme o Ministério da Saúde (1994).

2.3.2 Estocagem

Segundo Arbache (2004), a estocagem do produto é o direcionamento

do produto para o seu ponto de guarda.

Para o Ministério da Saúde (1994), a estocagem é atividade de

importância fundamental na assistência farmacêutica hospitalar. Tem como

objetivo básico garantir a conservação dos medicamentos, germicidas,

correlatos e outros materiais adquiridos, dentro de padrões e normas técnicas

28

específicas, que assegurem a manutenção das características e qualidade

necessária à correta utilização.

A dimensão da farmácia e das suas áreas internas deve seguir as

normas das autoridades competentes. A Resolução RDC n° 50 de 21/2/2002 é

um instrumento normativo que consolida num regulamento técnico, diversas

normas voltadas para orientar o planejamento, programação, elaboração,

avaliação e aprovação de projetos físicos de estabelecimentos assistenciais de

saúde.

Para Barbieri (2006), os pontos de estocagem das farmácias

hospitalares devem estar localizados em local controlado do ponto de vista

ambiental, por exemplo, com baixa umidade, baixa temperatura, boa

ventilação, pisos que não transmitem vibrações e iluminação adequada. Tais

precauções se devem ao fato de que muitos materiais parecem em decorrência

das condições de armazenagem, por exemplo, temperatura elevada que

favorece a emissão de substâncias voláteis, calor e umidade que favorecem a

decomposição bacteriana e outras, conforme anexo 2. A localização e o lay-out

devem facilitar a recepção e distribuição dos materiais aos solicitantes e o

controle físico dos estoques.

Para Silva (2010), especialmente no setor de saúde, muitos insumos,

como matérias-primas, princípios ativos, excipientes etc., podem ser

vulneráveis a condições severas de armazenagem, motivo pelo qual os

cuidados aqui descritos são importantes para se evitar a perecibilidade de

insumos. Os fármacos exigem tratamento especial quanto à armazenagem.

A área de estocagem ideal deve ser um ambiente saudável, limpo,

arejado e bem iluminado, com piso adequado e instalações fisicamente bem

dimensionadas, lay-out funcional e acesso somente para pessoal devidamente

autorizado.

29

Segundo Barbieri (2006) a farmácia hospitalar armazena três tipos de

produtos:

• medicamentos de prateleiras, agulhas, seringas e outros

insumos farmacêuticos;

• psicotrópicos, drogas as quais tem de ser exercido controle

rigoroso, devendo as autoridades de saúde ser constantemente informadas

sobre seu uso e o estoque existente na instituição;

• materiais refrigerados: medicamentos que requerem

refrigeração, por exemplo, antibióticos, o que costuma ser feito em geladeiras

comuns, tipo domésticos.

2.3.3 Administração de pedidos

A administração de pedidos divide-se em processamento e separação.

As principais tarefas realizadas em cada uma das fases são:

• Processamento de pedidos – recebimento de pedido, emissão

de lista de separação, criação de circuito lógico para separação de pedidos;

• Separação de pedidos – recebimento da lista de separação,

emissão de etiquetas de identificação, movimentação do material para área de

expedição ou de consolidação.

2.3.4 Expedição

Na etapa de expedição ocorrem o embarque e a movimentação do

produto. Nessa fase são executadas: conferência entre pedido e separação,

emissão de documentação, programação de entregas e controle de embarque

de mercadorias.

30

Conforme Ministério da saúde (1994), neste momento, deve existir um

sistema que permita a fácil identificação do seu destino. Para tanto, os registros

de distribuição devem conter a identificação do produto, seu número de lote,

nome e endereço do destinatário, data e quantidade enviada e o número da

nota fiscal, ou do documento de despacho.

CAPITULO III

A TECNOLOGIA APOIANDO A GESTÃO DE MATERIAIS

Basicamente um dos elementos mais importantes nas operações

logísticas é o fluxo de informações envolvidas.

A tecnologia da informação (TI) tem sido de grande importância para o

desenvolvimento de um modelo de logística integrada. Gerir a informação

passou a ser essencial para o desempenho das empresas, segundo Arbache

(2004). A tecnologia da informação consiste em várias tecnologias que

coletam, processam, armazenam e transmitem informações com suporte de

hardware e software, utilizados por toda um cadeia logística para agrupar e

analisar informações. A tecnologia da informação é como os olhos e ouvidos da

gestão, recebendo e enviando as informações necessárias.

Segundo o Ministério da Saúde (1994), em muitos hospitais os dados

ainda são processados de forma manual, de maneira inadequada, dificultando

a sua localização quando necessária, além de consumir muito tempo e

possibilitar informações erradas.

Pelos aspectos inerentes ao gerenciamento da logística, no que tange

às informações envolvidas, a tecnologia da informação pode proporcionar

ganhos efetivos e eficientes de controle, acompanhamento e suporte às

decisões.

31

A informação com rapidez e precisão segundo Nogueira (2009), é

crucial para o bom desempenho dos processos logísticos, sendo que a mesma

deve ser a base sólida, onde os gestores analisam e estruturam suas decisões.

A tecnologia da informação consiste em ferramentas utilizadas para obtenção e

acesso às informações, de tal forma que possamos tomar as melhores

decisões.

Algumas tecnologias podem permitir melhorar a performance das

atividades logísticas e, conseqüentemente, otimizar os processos de

reabastecimento armazenagem, coleta, entre outros.

3.1 Sistemas de informação

Na farmácia hospitalar existem muitas áreas onde a melhora da

qualidade e a produtividade, pode estar associado à utilização de um sistema

eficiente de processamento e controle de dados conforme, o Ministério da

Saúde (1994).

A informatização, devidamente adequada às necessidades do hospital,

auxilia o planejamento, a organização, a coordenação e o controle da

organização. Particular à logística hospitalar verifica-se também que modernas

técnicas de gestão, integradas a sistemas de informação bem definidos, são

ferramentas indispensáveis para o apoio à gestão e ao processo decisório dos

sistemas logísticos.

Conforme Wanke (2004), a gestão de estoque é a função com maior

carência de informatização no âmbito das organizações de saúde. Na maior

parte das vezes, o controle e a tomada de decisão são feitos sem o uso de

sistemas computacionais específicos de suporte à decisão.

32

O processo de gestão de uma organização deve contemplar as fases

do planejamento, execução e controle e ser suportado por sistemas de

informação que fornecem subsídios ao processo decisório em cada uma destas

fases. Por conta disso, o sistema de informação apresenta-se como uma das

principais ferramentas de apoio à gestão, além de exercer influência direta no

desempenho de cada uma das fases do processo de gestão.

Os sistemas de informação corretamente estruturados são capazes de

disponibilizar as informações aos gestores onde e quando eles necessitam.

Esta característica influi diretamente na qualidade e capacidade das tomadas

de decisão. Por conta disso, os sistemas de informação são relevantes como

ferramenta de apoio à gestão e controle, segundo Moreira (2003).

3.2 Código de barras

Conforme Barbieri (2006), o código de barras é uma composição

numérica de dados de um determinado produto possibilitando sua identificação

de forma rápida e precisa.

Segundo Arbache (2004), o código de barras é um arranjo de barras e

espaços dispostos em um padrão logicamente definido, que em conjunto

representam um número. Essas barras são interpretadas por um leitor óptico e

enviadas a um computador que retorna algumas informações sobre o produto

referenciado.

33

Figura 4 – Código de barras (extraída do livro gestão de logística,

distribuição e trade marketing, 2004, p. 82)

O código de barras é de grande importância para a agilidade e bom

andamento da cadeia de abastecimento. Nós os encontraremos em

supermercados, hospitais, lojas de departamentos etc.

Tornaram-se parte integrante de nossas vidas. O código de barras tem

a finalidade de identificar um produto. Ele contém algumas informações como:

código do produto, descrição, país de origem e empresa.

O código de barras veio facilitar e agilizar a identificação,

características de um produto, quanto a sua descrição, quantidade, número de

lote, facilitando assim sua localização. Com o código de barras temos um

ganho significativo na garantia de qualidade no atendimento do produto correto,

conforme Nogueira (2006).

Os benefícios de se implantar tecnologia de código de barras são

significativos:

34

• Redução dos ciclos de processamento;

• Aumento na precisão de informações;

• Redução das perdas com materiais;

• Baixo custo e menor tempo de implantação;

• Fácil utilização;

• Alta velocidade de captura de dados;

• Informações como, validade, data de fabricação, número de lote,

dentre outras.

3.3 EDI (Intercâmbio Eletrônico de dados)

Segundo Silva (2010), o EDI é um recurso largamente empregado

pelas empresas para realizarem negócios por meio de troca de arquivos

codificados. A troca de dados médicos, via EDI, entre hospitais já uma prática

adotada por grandes instituições, havendo inclusive experiências com

intervenções cirúrgicas a distâncias.

A idéia por trás do EDI é relativamente simples, muitas empresas

utilizam computadores para organizar os processos comerciais e

administrativos ou ainda para editar textos e documentos. A maioria das

informações é introduzida no computador manualmente, através de digitação.

Quando as empresas se comunicam, por exemplo, para encomendar

mercadorias ou cobrar os clientes, porque, ao invés de imprimir relatórios em

papel e enviá-lo por fax para seu parceiro, elas obterem uma forma de

transferir eletronicamente essas informações diretamente do computador da

empresa para os computadores de seus clientes, fornecedores, bancos e

outros, conforme Nogueira (2006).

O intercâmbio EDI padroniza a forma como os computadores enviam e

recebem dados. O EDI acelera o ritmo com que clientes e transportadores

trocam informações operacionais como programações de embarque, roteiros

de entrega e rastreamento da carga, além de permitir a emissão de faturas e

35

romaneios livre de erros por eliminar a necessidade de interferência humana no

processo.

A logística tem muito a ganhar com a utilização do EDI porque esse

recurso contribui efetivamente para a redução de custos.

Dentre as várias facilidades destacamos os principais benéficos:

• Redução de custos administrativos e operacionais, frente à

brusca redução dos trâmites, que originam montes de papéis, os quais operam

em fluxos viciosos de vai-e-vem de vias de documentos, protocolos e

assinaturas;

• Agilidade no processo;

• Eliminação de erros, o EDI elimina os inevitáveis erros

resultantes da entrada manual de dados;

• Aumento da produtividade, pois o EDI permite que as

companhias controlem e manejem melhor as necessidades de produção,

compras e entregas.

3.4 ERP (Planejamento de Recursos Empresariais)

Conforme Arbache (2004), ERP são pacotes de gestão empresarial

que possibilitam a automação e a informatização integrada de uma

organização, dando suporte ao gerenciamento dos negócios.

A tecnologia ERP tem como um de seus principais conceitos, a

implantação de uma base de dados única, integrando os diversos módulos ou

subsistemas desse pacote de gestão.

O ERP pode integrar informações logísticas, financeiras, de produção,

administração de RH, contabilidade, entre outras.

36

O ERP permite que diversas informações dos processos, que

necessitem de matéria-prima e de recursos humanos, sejam visualizadas de

forma consolidada e rápida, facilitando a tomada de decisão pelos gestores. Os

executivos das empresas podem saber pelos relatórios emitidos pelo ERP,

quanto de recurso é necessário para que cada unidade de negócio implante,

por exemplo, um novo projeto.

Estes sistemas integram e coordenam os principais processos da

empresa através de um software, organizando e disseminando a informação de

forma integrada entre as diferentes áreas da companhia. Essa integração faz o

uso de uma base de dados comum a toda empresa, consolidando assim toda a

operação do negócio em um único ambiente computacional. Dessa forma,

procura-se evitar redundâncias e inconsistências de dados, assegurando-se a

integridade do fluxo de informações, segundo Silva (2010).

A grande vantagem da implementação do EPR advém da sua própria

concepção integrada, permitindo assim uma maior eficiência, eficácia e rapidez

nos processos da coleta, armazenagem, transferência e processamento das

informações corporativas.

O uso do ERP está crescendo devido à complexidade de gerenciar as

múltiplas informações fornecidas pelo mercado, geradas por uma concorrência

cada vez mais acirrada, que deixa de ser regional para ser globalizada.

As empresas tem utilizado sistemas integrados de gestão (ERP) para

otimizar e controlar melhor seus processos de negócios e o setor hospitalar

não é uma exceção.

As funções de retaguarda de hospital são fundamentais para garantir a

melhoria de qualidade dos cuidados dos pacientes e a eficiência operacional

dos hospitais. Os ERPs melhoram a eficiência da cadeia de suprimentos,

gestão de inventário, gestão de relacionamento com os pacientes e seus

familiares, recursos humanos, finanças e faturamento.

37

CONCLUSÃO

O objetivo geral deste estudo foi mostrar que apesar das dificuldades

em colocar em prática uma gestão eficiente de materiais, esta é uma das

atividades mais importantes dentro da administração hospitalar e que, portanto,

merece sua devida atenção.

A escolha do tema deveu-se à necessidade de informar aos

profissionais e gestores de farmácias hospitalares, que eles devem buscar

formação e se preparar para executar um bom trabalho em um setor que exige

tanto zelo e eficiência. Ainda encontram-se muitos profissionais em hospitais,

sem o mínimo de formação e orientação adequada para garantir uma boa

gestão de materiais. Apesar da farmácia hospitalar obrigatoriamente ter um

farmacêutico responsável, na maioria das vezes, este não está preparado para

assumir todas as atividades que o setor exige. Como então orientar

adequadamente outro profissional?

Em muitos segmentos do mercado, a gestão de materiais já é vista

como um diferencial competitivo, porém, muitos hospitais geridos por médicos

ou profissionais com pouca informação sobre o assunto, possuem uma

tendência em depositar todas as energias em outras áreas do estabelecimento

e entender que a farmácia hospitalar é somente um local para recebimento,

armazenamento e expedição de medicamentos e que para isto não é

necessário muito trabalho.

O estudo, portanto analisa e mostra os principais cuidados e

procedimentos que devem ser realizados dentro de uma farmácia hospitalar

para garantir uma eficiente gestão de estoques, contribuindo assim, para a

redução de custo, organização, garantia da qualidade e maior eficiência no

atendimento aos clientes internos e aos pacientes.

38

ANEXO 1

REPORTAGEM INTERNET

Reportagem de Ludmilla de Lima publicada em 20/07/2007 às 23h07m

http://oglobo.globo.com/rio/mat/2007/07/20/296880273.asp

39

ANEXO 2

FOTOS

Condições de armazenagem em duas Farmácias Hospitalares

diferentes .

Foto 1:Armazenamento inadequado de soluções, encostadas na parede,

próximas à janela e expostas ao sol em um Hospital da região Norte do RJ.

Foto 2: Armazenamento inadequado de medicações que precisam de

refrigeração. Refrigerador inapropriado com medicações amontoadas e

termômetro quebrado em um Hospital da região Norte do RJ.

40

Foto 3: Armazenamento adequado de soluções em local climatizado.

Farmácia hospitalar de um Hospital da região Oeste do RJ.

Foto 4: Armazenamento adequado de medicações que precisam de

refrigeração. Refrigeradores adequados com medição constante de

temperatura e medicações armazenadas com fácil visualização de lote e

validade.

Farmácia Hospitalar de um Hospital da região Oeste do RJ.

41

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