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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES

PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”

FACULDADE INTEGRADA AVM

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A GESTÃO DE DOCUMENTOS PÚBLICOS: UMA ANÁLISE NO

ÂMBITO DO EXECUTIVO FEDERAL

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Por: Mauricio Maia Vinhas de Azevedo

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Orientador

Prof. William Rocha

Rio de Janeiro

2011

2

UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES

PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”

FACULDADE INTEGRADA AVM <>

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A GESTÃO DE DOCUMENTOS PÚBLICOS: UMA ANÁLISE NO

ÂMBITO DO EXECUTIVO FEDERAL

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Apresentação de monografia à Universidade

Candido Mendes como requisito parcial para

obtenção do grau de especialista em Gestão Pública

Por: Mauricio Maia Vinhas de Azevedo

3

AGRADECIMENTOS

aos meus amigos, por relevarem o meu

sumiço nas confraternizações enquanto

fazia este trabalho;

à Esther Medina, pela paciência e

companheirismo;

aos professores do curso de Pós-

Graduação Lato Sensu em Gestão

Pública, pelo empenho nas aulas e

conteúdo transmitido;

aos meus familiares, pelo apoio dado.

4

DEDICATÓRIA

Dedico este trabalho primeiramente a

mim, pois só eu sei as dificuldades que

passei para fazê-lo; aos meus pais e

todas a outras pessoas da página

anterior.

5

RESUMO

Este trabalho de conclusão de curso busca identificar os esforços do

Executivo Federal na gestão dos seus documentos. Apresenta a legislação que

trata de arquivos, documentos e gestão documental no âmbito do Executivo

Federal apontando a mudança quantitava e qualitativa que ocorreu após a

inserção da gestão de documentos como um dos deveres do Poder Público.

Expõe análises pontuais dos dispositivos legais que versam sobre temática

arquivística e instituições e entidades criadas com tal fim. Traz algumas

considerações sobre o Sistema Nacional de Arquivos – SINAR e suas

características. Com base nos dados apresentados ao longo da pequisa,

conclui que, apesar de ainda existir uma grande defasagem, a gestão de

documentos públicos no âmbito do Executivo Federal demonstra uma

significativa evolução nos últimos vinte anos.

6

METODOLOGIA

A metodologia aplicada neste trabalho foi baseada na pesquisa e

análise da legislação arquivística brasileira referente a arquivos e gestão de

documentos. Realizou-se uma pesquisa bibliográfica nas obras de referência

da área. Foi traçada uma “linha evolutiva” que acompanhou a legislação federal

que versa sobre arquivos e gestão de documentos, tendo como ponto de

referência a data de promulgação da Constituição da República Federativa

Brasil, quando a gestão de documentos foi estabelecida como dever do Poder

Público.

Dessa maneira, foi possível observar quantitativa e qualitativamente os

dispositivos legais criado antes e depois de 1988. A partir da análise de todos

os dados pesquisados e expostos, procurou-se demonstrar o desenvolvimento

da gestão de documentos no Executivo Federal.

7

SUMÁRIO

INTRODUÇÃO 08

CAPÍTULO I - A Arquivologia e a gestão de documentos 11

CAPÍTULO II - O profissional de arquivo 28

CAPÍTULO III – O arcabouço legal da gestão de documentos no Brasil 32

CAPÍTULO IV – Instituições e entidades arquivísticas do Executivo Federal 52

CONCLUSÃO 59

BIBLIOGRAFIA CONSULTADA 61

ÍNDICE 73

8

INTRODUÇÃO

A profissão de arquivista foi regulamentada em 1978 pela Lei nº 6.546,

porém, apenas dez anos depois, na Constituição da República Federativa do

Brasil, promulgada em 1988, a gestão de documentos foi definida como dever

do Poder Público.

“Cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão de documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem. (BRASIL 1988, Art. 216, parágrafo 2)”

A arquivologia, segundo Jardim (1987), teve seu desenvolvimento

como disciplina a partir da segunda metade do século XIX, e, após a Segunda

Guerra Mundial, passou por uma revolução com o surgimento do conceito de

gestão de documentos. Conforme Jardim:

“De acordo com o Dicionário de Terminologia Arquivística, do Conselho Internacional de Arquivos, a gestão de documentos diz respeito a uma área da administração geral relacionada com a busca de economia e eficácia na produção, manutenção, uso e destinação final dos mesmos.” (JARDIM, 1987)

Sendo assim, a gestão de documentos aproximou a Arquivologia da

administração científica ao trazer os conceitos de economia e eficiência dentro

dos seus objetivos primários. Ela abarca um conjunto de procedimentos e

técnicas que buscam a racionalização e otimização da produção, tramitação e

destinação dos documentos. Tem seu foco, principalmente, na eficiência na

recuperação e disponibilização da informação contida nos documentos para

atender às necessidades das pessoas e órgãos, contribuindo com a eficiência

da máquina administrativa.

Portanto, se a gestão de documentos possui traços oriundos do campo

da administração, a gestão de documentos públicos estaria naturalmente

aproximada da gestão pública. Na Lei nº 8.159 de 1991, conhecida como “Lei

dos Arquivos” a gestão de documentos aparece definida como:

9

“(...) o conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.

Cabe salientar que os objetivos técnico-operacionais da gestão de documentos

são todos direcionados à sua finalidade, que é assegurar ao governo e aos

governados o “acesso pleno às informações contidas nos documentos, tarefa

por excelência dos arquivos”. (ARQUIVO NACIONAL, 1995)

A importância dos documentos de arquivo para o funcionamento de

uma instituição surge na dupla função que eles têm: Ser suporte para a

consecução dos objetivos e também o registro do que foi ou não realizado,

remetendo dessa forma aos conceitos de Transparência1 e Accountability.

Accountability, segundo Matias-Pereira (2009) : (...) pode ser considerado o conjunto de mecanismos e procedimentos que levam os decisores governamentais a prestarem contas dos resultados de suas ações, garantindo-se maior transparência e a exposição das políticas públicas.

Para Otavio Prado (2006): (...) accountability é um processo democrático amplo que contém distintas etapas: informação correta e transparente aos cidadãos; prestação de contas dos governantes e sua responsabilização no sentido estrito, isto é, envolvendo a aplicação de recompensas aos governantes (por exemplo, reeleição) ou punições a eles quando seus atos forem desaprovados ou rejeitados (por exemplo, derrotas eleitorais, impeachment etc.).

A Transparência, por sua vez, é manifestada nos portais governamentais que

divulgam dados públicos do governo, como, por exemplo, o Portal da

Transparência do Governo Federal2. De acordo com Sartori (2001), entende-se

que para uma efetiva transparência não basta apenas que as informações

sejam divulgadas, mas que sejam consistentes e inteligíveis, estando em

linguagem acessível para entendimento do público em geral. Para Jardim

(1999), a transparência do Estado está expressa na “possibilidade de acesso

do cidadão à informação governamental”. No inciso XXXIII do art. 5º da

1 Que faz parte do princípio orçamentário da Publicidade. 2 http://www.portaltransparencia.gov.br/

10

Constituição da República Federativa do Brasil (BRASIL,1988) se encontra o

seguinte:

(...) todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do Estado.

Bresser Pereira (apud Matias-Pereira 2009) a respeito da possibilidade de

acesso do cidadão à informação governamental:

(...) eficiência administrativa e democracia são dois objetivos políticos maiores da sociedade contemporânea, ainda que vistos como contraditórios pelo saber convencional. Pois bem, uma tese fundamental que orientou a Reforma Gerencial de 1995 contradiz tal saber: a maior eficiência por ela buscada só se efetivará se o regime político for democrático.

De acordo com a Declaração dos Direitos do Homem e do Cidadão

(1789), a sociedade tem o direito de exigir a prestação de contas dos atos

praticados pelos gestores públicos sobre a sua administração. Portanto, os

documentos arquivísticos públicos têm, além de sua clara importância para o

desempenho das atividades da Administração Pública, um papel fundamental

para a garantia aos cidadãos do pleno exercício da cidadania.

A questão do acesso dos cidadãos à informação pública é por si só

emblemática e, quando somada a um país que há vinte cinco anos passou por

um processo de redemocratização após uma sucessão de governos

autoritários, passa a ser alvo de grande preocupação, uma vez que esteve

afastada da agenda política por vários anos. A partir da promulgação da

Constituição da República Federativa do Brasil, em 1988, especialmente o

inciso XXXIII do art. 5º, nota-se a retomada desse direito seguida pelo

surgimento de mais mecanismos legais que tratam desse tema.

A pergunta que surge refere-se ao quanto terá evoluido, em termos

quantitativos e qualitativos, a gestão dos documentos públicos do Executivo

Federal desde a publicação dos dois marcos legais arquivísticos brasileiros, o

art. 216 da Constituição Federal Brasileira de 1988 e a Lei nº 8.159 de 1991?

11

CAPÍTULO I

A ARQUIVOLOGIA E A GESTÃO DE DOCUMENTOS

Para iniciar este trabalho de conclusão é necessário evocar parte da

história da arquivologia e dos arquivos, pois não conhecê-la traria prejuízos ao

entendimento da obra.

1.1 – Uma breve história sobre arquivos

Sem a existência dos arquivos a Arquivologia provavelmente não

existiria, ao menos não com esse nome. É, portanto, imprescindível conhecer a

história dos arquivos e compreender como estas instituições surgiram e

evoluíram no decorrer dos séculos para se ter uma visão mais clara acerca da

Arquivologia e sua gênese.

Segundo Fonseca (2005), a história da formação dos arquivos

nacionais acompanha com relativa precisão a história da formação dos estados

nacionais. Antes da formação dos estados nacionais, nos impérios Grego e

Romano (1500 a.C a 476 d.C) os arquivos ainda tinham sua funcionalidade

totalmente direcionada a atender as autoridades, porém, observou-se uma

tímida aproximação entre o cidadão e o arquivo. O direito romano, por conta do

peso que dá ao ato escrito na sua normativa, relegava ao arquivo uma

importância maior.

Por volta de 476 a 1453, a idade média, época da decadência do direto

romano e das autoridades centralizadas, os arquivos submeteram-se às

autoridades feudais. No século XII, as provas documentais escritas voltaram a

ter alguma relevância, por conta do surgimento dos títulos e registros relativos

aos direitos sobre propriedades de terras, dando origem aos arquivos de

autoridades feudais. Cabe salientar, que a existência dos arquivos feudais, não

12

foi, exatamente, de cunho democrático nem tampouco de resguarda de direitos

registrados em documentos, a função era garantir às autoridades um maior

controle sobre os registros que fossem do seu interesse, o que resultou em

diversos títulos de propriedade que, até hoje em dia, têm sua autenticidade e

fidedignidade postas em dúvida.

Na criação e evolução dos estados modernos na Europa durante a

idade moderna (1453 a 1789) tem-se, novamente, a centralização do poder.

Países da Europa ocidental, tais como França, Itália, Espanha, Portugal,

Vaticano, Alemanha, Holanda e outros, nesta época, já tinham uma

organização arquivística, que incluía legislação e práticas próprias.

A Revolução Francesa em 1789, marco do início da idade

contemporânea, é também um marco para a arquivística. Segundo Fonseca:

“A evolução política da França, com a ascensão de Napoleão e sua estratégia expansionista para a consolidação do Império, certamente teve reflexos importantes na situação dos arquivos”. (2005, p.41)

A elaboração da Constituição e a Declaração dos Direitos do Homem e do

Cidadão e seus três princípios: "Liberté, Egalité, Fraternité" (Liberdade,

Igualdade, Fraternidade) foram acompanhadas pela abertura dos arquivos

públicos aos cidadãos e a reunião de toda a documentação oficial dispersa,

fazendo surgir um arquivo da nação, o primeiro aos moldes do que

conhecemos hoje em dia por arquivo nacional.

Nos trilhos da “história científica” positivista, surge no século XIX, a

pesquisa nos arquivos feita por historiadores, sendo o embrião para a

fundamentação do arquivo como espaço de pesquisa. Durante o século XIX

foram surgindo arquivos nacionais em vários países, inclusive no Brasil,

nascido Arquivo Público do Império. A esses arquivos coube recolher e

organizar a documentação existente nas diversas dependências

governamentais.

No século XX, pouco a pouco se desenvolveram os arquivos, podendo

se observar a consolidação como espaço democrático de pesquisa e resguarda

de direitos, contando também com o surgimento de leis que ampararam e

regularam as suas atividades. Em 1946, nos Estados Unidos, segundo Belloto

13

(2006), foi viabilizada uma aproximação entre o valor primário e o valor

secundário dos documentos, isto é, entre a fase do primeiro uso, o jurídico-

administrativo, e a fase do uso pela pesquisa, dos documentos já inativos do

ponto de vista jurídico. As duas áreas já não atuariam isoladamente, ambas

buscariam a possibilidade de fluxo. Institucionalmente isso se tornou possível,

primeiramente, nos Estados Unidos (em sistemática logo adotada por outros

países), com a criação formal dos chamados arquivos intermediários, que se

encarregavam de gerir o desejado fluxo onde parte da documentação

aguardava seu prazo de guarda para posterior eliminação ou recolhimento para

permanente guarda. Dessa experiência é que surgiu a base conceitual da

Arquivologia moderna.

“Arquivo é o conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas”.(Dicionário de Terminologia Arquivística, 1996) “Arquivo é um sistema (semi-) cerrado de informação social materializada em qualquer tipo de suporte, configurado por dois fatores essenciais – a natureza orgânica (estrutura) e a natureza funcional (serviço / uso) – às quais se associa um terceiro: a memória, imbricada nos anteriores”. (Silva2, 1999). “1.Designação genérica de um conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma pessoa física ou jurídica, pública ou privada, caracterizado pela natureza orgânica de sua acumulação e conservado por essas pessoas ou por seus sucessores, para fins de prova ou informação. 2.O prédio ou uma de suas partes, onde são guardados os conjuntos arquivísticos. 3. Unidade administrativa cuja função é a de reunir, ordenar, guardar e dispor para o uso, conjuntos de documentos, segundo os princípios e técnicas arquivísticas”.(PAES, 2006). “1. Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades, independentemente da natureza do suporte. 2. Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o processamento técnico, a conservação e o acesso a documentos. 3. Instalações onde funcionam arquivos. 4. Móvel destinado à guarda de documentos”. (Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, 2006)

14

Segundo Bellotto (2006):

“A natureza dos arquivos é administrativa, é jurídica, é informacional, é probatória, é orgânica, é serial, é contínua, é cumulativa. É esta natureza, soma de todas estas características, que faz do arquivo uma instituição única e inconfundível”.

1.2 – A Arquivologia

“É o aparecimento da escrita que remonta o nascimento dos arquivos e da arquivística, bem como as novas ocupações, entre as quais a de arquivista.” (COUTURE; ROUSSEAU, 1998, p.29)

Inicialmente, neste trabalho de conclusão de curso de pós-graduação

lato sensu, tentou-se acompanhar o surgimento da Arquivologia

separadamente do surgimento dos arquivos, entretanto, não foi possível

precisar quando e como a Arquivologia saiu dos arquivos e foi para os espaços

de educação, deixando de ser simplesmente uma questão de capacitação para

o trabalho, usando aqui as definições dadas por PEDERSON¹ (1994, p.5), de

que educação é um processo de instrução sistemática para desenvolver a

capacidade do indivíduo e adquirir um corpo de conhecimento e que

capacitação é meio para se atingir um fim, ou seja, adquirir experiência em um

tipo de trabalho e não constituir-se num fim em si mesmo.

Para Duranti (apud RONDINELLI, 2005), os primeiros elementos da

disciplina Arquivística podem ser encontrados no último volume da obra de

Dom Jean de Mabbilon “De Re Diplomática” de 1681. É possível reconhecer os

marcos da Arquivologia em sua evolução como disciplina, onde podemos citar,

além da obra mencionada anteriormente, a circular do conde de Duchatel data

de 24 de abril de 1841, que estabeleceu, pela primeira vez, que os documentos

deveriam ser agrupados por fundos, designação que é comumente atribuída a

Natalis de Wailly; o “Manual dos Arquivistas Holandeses” de Samuel Muller,

Johan Feith e Robert Fruin escrito em 1898; o “Manual de Administração de

Arquivos escrito por Sir Hilary Jenkinson em 1922 e “Arquivos Modernos”, de T.

R. Schellenberg, escrito em 1956. Essas obras não constituem marcos de uma

15

arquivologia primitiva que caíra em desuso, são a base de toda a teoria

arquivística moderna.

Segundo Martín-Pozuelo Campillos, em uma crítica à

monumentalização em torno da circular de 1841, já durante a Idade Média, a

documentação de um dado reinado, por exemplo, era tratada como uma

unidade, ou seja, algo da noção de fundo, posteriormente formulada na França

no século XIX.3

Arquivologia é a ciência que estuda os arquivos, quer na sua

estruturação interna e na sua dinâmica própria, quer na interação com outros

sistemas correlatos em um mesmo contexto. De acordo com Rousseau e

Couture (1998), a palavra arquivo vem do grego archeion e, na Grécia antiga,

designava palácio do governo, setor de documentos, depósito de documentos

originais, sendo que o prefixo arch significa autoridade, comando. O mesmo

termo, segundo Silva, “irá transmitir aos romanos e primeiros cristãos (...)

cristalizado sob a forma latina de archivum”. Segundo Ramiz Galvão (1909),

teria surgido da palavra archivum, de origem latina.

Baseada em dois conceitos básicos, princípio da proveniência ou

respeito aos fundos e ciclo vital dos documentos ou teoria das três idades, a

Arquivologia, através de metodologia própria e específica, trata os dados

contidos nos documentos arquivísticos objetivando a disseminação da

informação. Sua área de atuação compreende o gerenciamento da produção,

do processamento e da disseminação da informação corrente que é necessária

e básica para a tomada de decisões na moderna administração empresarial,

bem como a preservação e ampla disponibilização dos acervos de memória.

(FONSECA, 2005).

Segundo Silva, na abertura do X ENEARQ – Encontro Nacional de

Estudantes de Arquivologia 2006, publicado na revista digital Arquivística.net4:

“O próprio conceito do que seja a Arquivologia é uma construção. É uma construção política e intencional. Não é algo natural. Não é o fruto de uma árvore, esperando

3 Tradução livre 4 www.arquivistica.net/

16

ser colhido. É fruto de escolhas e decisões. E isso é construído a partir de uma realidade exterior aos arquivos, pois ocorre no interior do cérebro das pessoas. A Arquivologia será aquilo que os arquivistas decidirem.”

É importante expor esse trecho, pois demonstra de maneira clara que a

Arquivologia não está para sempre aprisionada em si mesma, limitada por

concepções e obras que, tanto podem ter sido o ponto de partida para o

surgimento da Arquivologia, como os primeiros produtos da mesma.

Em suas origens, a Arquivologia era marcada pelos aspectos

pragmáticos vinculados às práticas burocráticas que visavam à guarda e

preservação dos arquivos. O quadro histórico na primeira metade do século XX

foi elemento de fundo para o surgimento de uma visão gerencial dos arquivos.

Enquanto as relações entre os arquivos e a administração teriam sido, de certa

forma, negligenciadas no cenário durante a formação dos Estados nacionais

onde os arquivos eram vistos quase exclusivamente como instituições para

sustentação de identidades nacionais, acompanhou-se, na primeira metade do

século XX, iniciativas governamentais, principalmente nos Estados Unidos, que

buscavam aprimorar a metodologia do tratamento dos documentos.

A denominada “explosão documental”, a partir da Segunda Guerra

Mundial, aumentou as demandas por eficiência e eficácia da ação

administrativa para gestão econômica, exigindo comissões governamentais, de

novo nos EUA, que buscassem soluções para o volume de documentos do

Estado.

Essa demanda por eficiência estatal frente ao fenômeno da “explosão

documental” no período entre e pós guerras, e o ambiente de difusão das

idéias de administração científica, delinearam o surgimento do conceito e das

práticas de gestão de documentos, que segundo autores, configura uma

renovação epistemológica no universo da Arquivologia.

A Gestão de Documentos trouxe os fundamentos para o enfoque global

da administração de arquivos e documentos, assimilando os registros e

arquivos como ferramentas e subprodutos dos processos administrativos.

Nos anos de 1970 se formalizaram as correntes interdisciplinares, a “o

vento das mudanças” na Arquivologia, aparecendo principalmente na Itália e na

17

França, como apontam Francelin (2004) e Fazenda (1994), quando

movimentos estudantis reivindicaram um novo estatuto de universidade e

escola.

Nas décadas de 1980 e 1990, surgiram novas abordagens dos

conceitos da Arquivologia, com destaque para o Canadá, onde autores de um

novo “pensamento arquivístico” utilizaram como base para suas reflexões o

modelo de análise da história da ciência elaborado por Thomas Khun em “A

estrutura das revoluções científicas” para justificar essa tentativa de ruptura de

paradigma.

O desenvolvimento de novas tecnologias da informação e de

comunicação estaria, segundo Thomassen, conduzindo a essa ruptura de

paradigma. Nessa nova perspectiva o objeto da Arquivologia desloca-se do

documento de arquivo para a informação Arquivística.

Em 1992 é publicado por Terry Eastwood, “The Archival fonds: from

theory to pratice”, coletânea de estudos sobre os conceitos de fundo, nele se

apresenta uma perspectiva teórica onde é reclamado o estatuto de ciência para

a Arquivologia. Nesse estudo é abordada a questão do fundo de arquivo como

um sistema de documentos em relação uns com os outros e defendida a

análise de sistemas de arquivo como um método para esta ciência.

Autores brasileiros como José Maria Jardim e Maria Odila Fonseca,

abordaram as relações interdisciplinares entre Arquivologia e a Ciência da

Informação, considerando a informação como parte integrante do objeto da

Arquivologia, mas distinguindo as duas áreas, situando-as num mesmo nível

hierárquico, de modo que apareçam as relações existentes entre elas.

1.3 – Arquivologia no Brasil

No Brasil, a formação de arquivistas teve seu início nos programas de

aperfeiçoamento do Arquivo Nacional, em 1911, tornando-se regulares

somente a partir de 1958. Segundo Fonseca:

18

“Certamente a história dos arquivos e da disciplina arquivística no Brasil poderia ser analisada desde muito antes da década de 1970, e esta é uma lacuna na historiografia da área em nosso país”.(FONSECA, 2005)

Em 1972, o Conselho Federal de Educação concedeu às

Universidades brasileiras o poder de organizar programas de graduação em

Arquivologia, possibilitando a criação de cursos a partir de 1977. É ainda nessa

década que acontece o I Congresso Brasileiro de Arquivologia. Atualmente

existem quinze cursos superiores de Arquivologia no Brasil, sendo doze

oferecidos por instituições federais de ensino e três por instituições estaduais.5

Os anos de 1970 foram uma época de aprofundamento de questões

essenciais para a formulação de um corpo teórico suscetível de suportar uma

possível fundamentação científica da Arquivologia. Verifica-se ainda que a

mudanças ocorridas na chamada sociedade da informação, com todas as

implicações que a evolução tecnológica veio determinar, começaram a ter a

sua expressão também nos arquivos. Consequentemente, surgiram novas

formas de encarar a aproximação da Arquivística à outras áreas, a qual irá

desenvolver-se na década seguinte e ganhar maior expressão nos anos 90.

Em agosto de 1974, o Curso Superior de Arquivologia foi instituído pelo

Governo Federal e, em quatro de julho de 1978, foi sancionada a Lei nº 6.546,

regulamentada pelo Decreto nº 82.590 de 6 de novembro do mesmo ano, que

dispõe sobre a regulamentação das profissões de arquivista e técnico de

arquivo. Foi assim que o Estado brasileiro percebeu e fez perceber, pela

primeira vez, a importância da profissão de arquivista. Fonseca (2005) aponta

que a profissão de técnico de arquivo nunca foi implementada, pois não existe

curso profissionalizante nessa área, fazendo com que arquivistas e estagiários

preencham essa lacuna. É cabível comentar que em concursos públicos, existe

a vaga para a profissão “Técnico de Arquivo”, porém, ela tem como exigência

apenas o nível médio.

“(...) instituições Arquivísticas nacionais que, sob liderança do Arquivo Nacional, vinham tentando romper,

5http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?infoid=183&sid=65&tpl=printerview - Acessado aos 06/01/2011

19

na década de 1980, com a tradição latino-americana dos ‘arquivos nominais.” (FONSECA 2005)

Foi na década de 80 que a expressão “modernização de arquivos”

ganhou um significado além do literal, melhoria das instalações, equipamentos

etc. Isso só foi possível por conta de uma intervenção da diretoria do Arquivo

Nacional junto à UNESCO, à época da II Conferência RAMP6, propondo o

estabelecimento de um “projeto-piloto de modernização em uma instituição

arquivística do tipo tradicional”. Esse projeto-piloto consistia em romper com o

círculo vicioso dos chamados “arquivos nominais”, instituições arquivísticas

presentes nos organogramas das administrações públicas dos países latino-

americanos que dispunham do título arquivo, instalações, papéis timbrados e

publicações periódicas, mas desprovidas dos recursos materiais e humanos

indispensáveis ao exercício das funções arquivísticas (KECSKEMÉTI 1988).

Os anos de 1980 foram agitados para a Arquivologia no Brasil. Em

1986 surgiu o primeiro periódico brasileiro especializado na área, o que,

segundo Fonseca, é uma demonstração de mais um passo na caminhada em

direção à maturidade. É na década de 1980 que se inicia o processo de

redemocratização do Brasil. Ao observar quando Fonseca (2005) diz: “(...) há

uma íntima relação entre a configuração da disciplina arquivística e a história

política e administrativa de cada país.”, pode se ter uma idéia do momento.

Após o fim do governo militar segue-se o expurgo do chamado “entulho

autoritário”, ou seja, dos traços antidemocráticos do regime anterior. As

maiores expressões dessa fase são a elaboração da nova Constituição,

promulgada em outubro de 1988, e a eleição presidencial em 1989.

Posteriormente foram feitos esforços de restauração da cidadania, moralização

da vida pública e das instituições democráticas.

Na Constituição Federal, art. 5º inciso XIV e inciso XXXIII:

“É assegurado a todos o acesso à informação e resguardado o sigilo da fonte, quando necessário ao exercício profissional”.(BRASIL, 1988) “Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular, ou de interesse

6 Records and Archives Management Programme – Programa de gestão de arquivos e documentos (trad. Livre) UNESCO

20

coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e Estado”.(ibid.)

O Arquivo Nacional atuou junto à Assembléia Constituinte introduzindo

referências à gestão documental na constituição. Art. 216 parágrafo 2º:

“cabem à administração publica, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitarem”. (BRASIL, 1988)

A redemocratização trouxe consigo a implantação, imposta aos países

periféricos, do modelo Neoliberal de Estado mínimo, que contribui para a

deterioração de algumas instâncias institucionais da administração pública,

atingindo frontalmente as instituições arquivísticas nacionais.

Na década de 1990 acompanhou-se a consolidação da universidade

como espaço político e acadêmico importante na configuração do campo

arquivístico. Observou-se um crescimento de mais de 100% na oferta de

cursos superiores de Arquivologia (FONSECA 2005). Foi nesse período que,

pela primeira vez, arquivistas brasileiros foram convidados a ministrar palestras

no Congresso Internacional de Arquivos.

“(...) o Brasil passou a ocupar um cargo na Secretaria Executiva do Conselho Internacional de Arquivos, bem como a presidência e a vice-presidência da Associação Latino-Americana de Arquivos”.(FONSECA 2005, p. 70)

1.4 – Gestão de documentos

O conceito de gestão de documentos, que surgiu após a Segunda

Guerra Mundial, segundo Jardim (1987), provocou uma revolução na

Arquivologia ao trazer da área da administração a preocupação com eficácia e

eficiência nos processos de trabalho. De “auxiliar da história”, a arquivística

passou então a ser conceituada como o “conjunto de princípios e técnicas

adotadas na produção, organização e uso dos arquivos”. (ARQUIVO

NACIONAL, 1995)

21

Da parte dos governos, a partir da década e 1980, pôde-se observar o

aumento do interesse em considerar os arquivos como “instrumentos da gestão

governamental e da consciência nacional” (RODRIGUES 2007), culminando,

no Brasil, na lei 8.159 de 1991, que em seu art. 3º:

“Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.”

Segundo a publicação do Arquivo Nacional de 1995 intitulada “Gestão de

documentos: conceitos e procedimentos Básicos”:

“Gerir documentos, em seu sentido mais amplo significa não só racionalizar e controlar a produção documental, garantir o uso e a destinação adequados dos mesmos, mas principalmente assegurar ao governo e ao cidadão o acesso pleno às informações contidas nos documentos, tarefa por excelência dos arquivos”. (ARQUIVO NACIONAL, 1995)

“(...) é uma atividade permanente que garante o controle da produção, bem como a utilização e destinação adequadas dos documentos, assegurando, assim, a preservação daqueles conjuntos considerados de valor de guarda permanente.” (ibid.)

De acordo com o Modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão

arquivística de documentos (e-ARQ), gestão de documentos também:

“(...) compreende a responsabilidade dos órgãos produtores e das instituições arquivísticas em assegurar que a documentação produzida seja o registro fiel das suas atividades e que os documentos permanentes sejam (...) recolhidos às instituições arquivísticas.” (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 2006)

Numa abordagem mais preocupada com os resultados da gestão de

documentos, Cynthia et al (2004) afirma:

“A gestão de documentos arquivísticos é um procedimento fundamental na vida de uma empresa pública ou privada. Para tomar decisões, recuperar a informação e preservar a memória institucional é preciso

22

estabelecer um conjunto de práticas que garanta a organização e preservação dos arquivos.”

“Administrar ou gerenciar documentos arquivísticos, a partir da aplicação de conceitos e teorias difundidas pela Arquivologia, garante às empresas públicas ou privadas obter maior controle sobre as informações que produzem e/ou recebem, racionalizar os espaços de guarda de documentos, desenvolver com mais eficiência e rapidez suas atividades, atender adequadamente clientes e cidadãos.”

Para visualizar a importância da Gestão de Documentos como a ferramenta

para dar suporte aos documentos arquivísticos, devemos considerar, em

primeiro lugar, que:

“Os documentos arquivísticos conferem às entidades a capacidade de:

• conduzir as atividades de forma transparente, possibilitando a governança e o

controle social das informações;

• apoiar e documentar a elaboração de políticas e o processo de tomada de decisão;

• possibilitar a continuidade das atividades em caso de sinistros [e tb. mudança de administração];

• fornecer evidências em caso de litígios;

• proteger os interesses do órgão ou entidade e os direitos dos

funcionários e dos usuários ou clientes;

• assegurar e documentar as atividades de pesquisa, desenvolvimento e inovação,

bem como a pesquisa histórica;

• manter a memória corporativa e coletiva.” (BERNARDES, 2003)

Para se dar início à gestão de documentos, duas ferramentas básicas

são necessárias: o Plano de Classificação de Documentos Arquivísticos e a

Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos Arquivísticos. (DI

23

MAMBRO, 2007). A Resolução Nº 1 do Conselho Nacional de Arquivos, dispõe

sobre a necessidade da adoção desses instrumentos e indica que poderá

auxiliar as instituições na elaboração ou análise dos mesmos. No âmbito do

Executivo Federal, delimitação desta pesquisa, esses dois instrumentos foram

elaborados pelo CONARQ - Conselho Nacional de Arquivos –e publicados, em

1996, na forma da obra “Classificação, temporalidade e destinação de

documentos de arquivo relativos às atividades-meio da administração pública”.

Os instrumentos relativos às atividades-fim devem ser elaborados pelas

instituições contando com o apoio dos grupos de trabalho do SIGA - Sistema

de Gestão de Documentos de Arquivo da Administração Pública Federal.7

Estas ferramentas permitem racionalizar e simplificar a gestão dos documentos

arquivísticos de forma a recuperar a informação arquivística com maior

agilidade e precisão. Permitem, ainda, eliminar os documentos destituídos de

valor permanente, preservando os detentores de tal valor. (BERNARDES,

2003)

1.4.1 – Etapas da gestão de documentos

Segundo Paes (2006), a gestão de documentos estaria dividida em três

fases básicas: a produção, a utilização e a destinação dos documentos.

“Produção de documentos: refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um órgão ou setor. Nesta fase, o arquivista deve contribuir para que sejam criados apenas documentos essenciais à administração da instituição e evitadas a duplicação e emissão de vias desnecessárias; propor consolidação de atos normativos alterados ou atualizados com certa frequência, visando à perfeita compreensão e interpretação dos textos; sugerir criação ou extinção de modelos e formulários; contribuir para a difusão de normas e informações necessárias ao bom desempenho institucional (...)” (PAES, 2006)

“Utilização de documentos: esta fase inclui as atividades de protocolo (recebimento, classificação,

7 As instituições federais de ensino superior - IFES - elaboraram, junto ao SIGA, seu Código de Classificação de Documentos de Arquivo e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Fim, postos em consulta pública em 2010.

24

registro, distribuição, tramitação), de expedição, de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo e consulta) e à recuperação de informações (...).” (ibid.)

“Avaliação e destinação de documentos: talvez a

mais complexa das três fases da gestão de documentos, se desenvolve mediante a análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos, como vistas a estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais serão objeto de arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informação para a instiuição.” (ibid.)

Segundo o estudo RAMP - Records and Archives Management

Programme - realizado por de James RHOADS (1983), um programa de

gestão documental deve ser desenvolvido em três fases:

“Produção: fase em que se administram os elementos específicos de um programa de controle e criação de documentos, através da elaboração e gestão de formulários; gestão da correspondência e dos relatórios; sistemas de gestão da informação; gestão das diretrizes da preparação e difusão da informação sobre as políticas e procedimentos e aplicação das novas tecnologias a estes processos.” “Utilização e conservação: fase que corresponde ao controle, utilização e armazenamento dos documentos necessários para realizar ou facilitar as atividades de uma organização. Compreende a implantação dos sistemas de arquivos e de recuperação da informação; a gestão dos correios e telecomunicações; seleção e uso de equipamentos reprográficos; análise de sistemas; produção e manutenção de programas de documentos vitais à administração e uso de automação e reprografia nestes processos.” “Destinação (eliminação) – fase na qual se definem os procedimentos para implantar as propostas de eliminação de documentos, que envolve as atividades de identificação e descrição das séries documentais; avaliação das séries de valor permanente para os

25

arquivos; eliminação periódica dos documentos sem valor de guarda permanente; transferências8 e recolhimentos9.”

De acordo com Rodrigues (2007), a gestão de documentos é

sustentada pelas funções arquivísticas da identificação, produção, avaliação e

classificação documental, que garantiriam “a normalização de parâmetros para

o planejamento adequado da produção e controle da acumulação” tanto para

documentos produzidos em meio tradicional quanto para os produzidos em

meio digital.

“1. Identificação A identificação é uma fase da metodologia

arquivística qualificada pelos autores como do tipo intelectual e se caracteriza pelo estudo analítico do órgão produtor e dos documentos produzidos. Trata-se de uma tarefa de pesquisa, de levantamento de dados sobre a estrutura e o funcionamento do órgão, compilando dados sobre as competências, funções e atividades desempenhadas e sobre a tipologia documental produzida neste contexto. Em resumo, é um trabalho de investigação e de crítica sobre a gênese do documento.

O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2005), define esta fase como “processo de reconhecimento, sistematização e registro de informações sobre arquivos, com vistas ao seu controle físico e/ou intelectual.

A identificação das tipologias documentais10, uma das etapas desta função, se fundamenta nos princípios teóricos e metodológicos da Diplomática Contemporânea, que é “estudo das formas e dos processos de formação dos documentos de arquivo”. (...)

As informações coletadas nesta pesquisa ficam registradas no manual de tipologia documental (ou banco de dados). Neste instrumento constam os dados detalhados sobre cada tipo de documento resultante dos procedimentos administrativos, informações que refletem o momento de sua produção até o momento em que os mesmos são destinados à eliminação ou ao recolhimento para preservação.

8 Remanejamento dos documentos dos arquivos correntes para os arquivos intermediários. 9 Recolhimento é a transferência de documentos com prazo de guarda permanente para o arquivo permanente. 10 Divisão de espécie documental que reúne documentos por suas características comuns no que diz respeito à fórmula diplomática, natureza de conteúdo ou técnica do registro. (ARQUIVO NACIONAL. Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística . 2005)

26

A identificação guarda uma estreita relação com as outras funções arquivísticas, caracterizando-se como a base fundamental para o seu desenvolvimento. É premissa e condição para a realização das metodologias de produção, avaliação e classificação no âmbito dos programas de gestão documental.

2. Produção Os estudos de identificação de tipologias

documentais desenvolvidos no momento de produção dos documentos fornecem os parâmetros para o diálogo profissional interdisciplinar, com o objetivo de simplificar os procedimentos administrativos e racionalizar os documentos resultantes dos mesmos; de definir normas para sua execução e critérios para o desenho dos sistemas de Informação (...)

3. Avaliação A avaliação consiste em estabelecer valores para os

documentos a fim de determinar os prazos guarda e destinação final dos mesmos, eliminação ou guarda permanente.

A metodologia da avaliação demanda o conhecimento das competências atribuídas às áreas e das atividades que justificam a tipologia documental produzida, para a correta atribuição de valores (jurídico, fiscal, administrativo e histórico), prazos de retenção (em cada unidade da rede municipal dos arquivos) e destinação (eliminação ou guarda permanente) para os documentos.

As operações de avaliação devem versar sobre séries11, portanto sobre os mesmos tipos de documentos produzidos no exercício de uma atividade presente na gestão administrativa do órgão.

A avaliação tem como produto à tabela de temporalidade, que é um “instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos de transferência, recolhimento, eliminação e reprodução de documentos”. (DICIONÁRIO, 1996). (...) Este instrumento é indispensável para administrar eficaz e economicamente o volume documental de um órgão e proteger os conjuntos de valor histórico (permanente).

11 Subdivisão do quadro de arranjo que corresponde a uma seqüência de documentos relativos a uma mesma função, atividade, tipo documental ou assunto. (ARQUIVO NACIONAL. Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, 2005.)

27

4. Classificação É uma tarefa que consiste em estabelecer a imagem

do contexto onde são produzidos os documentos. Significa separar, diferenciar, distinguir ou dividir um conjunto de elementos da mesma composição (órgão produtor, competências, funções, atividades) em classes, subgrupos, grupos e fundo.

O estudo das características que apresentam o órgão produtor e das competências e funções a ele atribuídas, permitem que se posicione cada uma e a totalidade das tipologias documentais produzidas na estrutura interna do fundo documental (...). Estes dados ficam registrados no plano de classificação, que é o instrumento que permite a enunciação lógica e hierárquica de um conjunto de documentos produzidos por um órgão.” (RODRIGUES, 2007)

Sousa (2003) afirma que a classificação é a medida mais importante

dentro da gestão dos arquivos, determinando as demais atividades que fazem

parte da gestão de documentos, sendo imprescindível para a fase da

destinação. A metodologia de classficação a ser utilizada num determinado

arquivo deve possibilitar fácil acesso à informação e revelar a estrutura da

instituição que o produziu.

É necessário comentar que, apesar das definições de gestão de

documentos comumente mostrarem a fase de destinação como a última, na

prática, os documentos que já tiveram a sua destinação estabelecida poderão

ser descritos12 e indexados13 em outros instrumentos de pesquisa mais

específicos.

12 Conjunto de procedimentos que leva em conta os elementos formais e de conteúdo dos documentospara elaboração de instrumentos de pesquisa. Ver também nível de descrição e unidade de descrição. ARQUIVO NACIONAL. Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, 2005. 13 Processo pelo qual documentos ou informações são representados por termos, palavraschave ou descritores, propiciando a recuperação da informação. ARQUIVO NACIONAL. Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, 2005.

28

CAPÍTULO II

O PROFISSIONAL DE ARQUIVO

2.1 – O arquivista

O arquivista é o profissional incumbido da gestão de documentos. O

exercício da profissão de arquivista só é permitido, segundo a lei 6.546 de 1978

que regulamenta a profissão, aos diplomados por Curso Superior em

Arquivologia, ou àqueles que na época da publicação da lei, comprovaram pelo

menos cinco anos ininterruptos de atividade ou dez intercalados. Essa lei

regulamenta também a profissão de Técnico de Arquivo que nunca chegou a

ser implementada, pois não existe curso profissionalizante reconhecido nesta

área, fazendo com que estagiários e arquivistas se ocupem de todas as tarefas

arquivísticas (FONSECA 2005).

Muitas pessoas ainda acreditam que somente os documentos antigos,

empoeirados e amarelados são o objeto de trabalho do arquivista. No entanto,

trata-se de apenas mais uma das muitas confusões que ocorre quando se fala

nessa profissão. Há também quem acredite que o arquivista ou é um

“historiador por natureza”, ou um profissional auxiliador da história. É inegável a

importância do seu trabalho no processo de construção da história, porém, isso

é somente parte do trabalho do arquivista. Destaca-se aqui o que Sir Hilary

Jenkinson escreveu em seu “Manual de administração de arquivos”14, escrito

em 1922:

(...) o arquivista não é e não deve ser um historiador. Ele precisará, claro, de algum conhecimento de História e pode estar interessado nela pessoalmente, como pode estar interessado em metalurgia ou outra ciência: mas seu dever é para com seus arquivos, independentemente de qualquer das disciplinas (das quais, presentemente, a História é a mais proeminente) que fazem uso dos arquivos para seus próprios fins; e, portanto, um

14 Tradução Livre

29

interesse por alguma dessas disciplinas, uma vez que pode dar ao arquivista uma predisposição não somente em favor dela, mas talvez também em favor de uma de suas correntes de opinião, pode ser então mais que inconveniente e impróprio, pode ser, positivamente, perigoso. (JENKINSON, 1922.)

Michel Duchein, propõe:

“Uma formação puramente histórica não é mais, certamente, suficiente para exercer a profissão de arquivista, sobretudo se ele se dispõe a gerir arquivos modernos. (...) A formação profissional ideal do arquivista deve então unir, e não opor, os dois aspectos – ‘histórico’ e ‘modernista’. Mas não é preciso dissimular que será cada vez mais difícil, e até mesmo impossível, dar apenas uma única e mesma formação a todos os arquivistas, que irão exercer suas funções em contextos muito diferentes”.( DUCHEIN, 1993)

O arquivista é o profissional cuja tarefa é a gestão dos recursos

informativos dos documentos. Para Michel Duchein (1993), o arquivista é um

gestor de informação cujo trabalho visa suprir as demandas informativas de

modo que a administração possa atingir um desenvolvimento mais eficaz,

rápido e econômico de suas funções, salvaguardar direitos e deveres das

pessoas contidos em documentos, e tornar possíveis a pesquisa e a difusão

cultural.

Silva, em conferência na abertura do X ENEARQ onde discursou sobre

a formação do arquivista, relata sobre o profissional:

“ A nós arquivistas está confiada a missão precípua de compreender, amparar e desenvolver a vocação da cultura, do conhecimento, da informação e da memória pública, privada, individual ou social.”15(SILVA1, 2006)

Segundo o autor, na mesma conferência, “O arquivista é um profissional

polivalente. Ele precisa ter um conhecimento ao mesmo tempo amplo e

específico”, descrição que corrobora com Duchein quando este escreveu: “(...)

impossível dar apenas uma única e mesma formação a todos os arquivistas,

que irão exercer suas funções em contextos muito diferentes”. Silva também

15 Sérgio Conde de Albite Silva - Arquivística.net 23/07/2006 disponível em: http://www.arquivistica.net/ojs/viewarticle.php?id=70&layout=abstract

30

ressalta a importância, para o arquivista, de conhecer e usar os recursos

tecnológicos disponíveis.

O website “Brasil Profissões”16 cita as principais atividades

desenvolvidas pelo arquivista:

• organizar documentos, avaliando seu grau de importância para decidir o tempo de arquivamento adequado;

• estudar sistemas de arranjo dos documentos, identificando-os, codificando-os e padronizando-os;

• preparar catálogos, índices, cópias em microfilmes; • redigir resumos descritivos do conteúdo dos documentos arquivados; • atender pesquisadores, orientando-os sobre a correta utilização dos

documentos; • permutar informações com outros centros de documentação; • localizar material extraviado; • organizar sistema de transferência de pastas entre arquivos corrente,

intermediário e permanente; • providenciar reproduções para poupar documentos mais solicitados, os

que se encontram em mau estado de conservação ou os que possuem grande valor;

• encarregar-se da restauração do material que se encontra deteriorado, utilizando técnicas, materiais e conhecimentos específicos, para devolver-lhes as condições originais;

• realizar pesquisas sobre documentos dos arquivos.

2.2 – A formação profissional

Conforme pôde-se observar, a temática da gestão de documentos

aparece em diversos dipositivos legais federais principalmente a partir da

promulgação da Constitução de 1988 e da “Lei dos Arquivos” de 1991. Mas

para que haja a gestão dos documentos não basta ter apenas amparo legal, é

imprescindível ter profissionais capacitados para exercer a função e esses

profissionais são os Arquivistas.

Atualmente são oferecidos doze cursos de Arquivologia em Instituições

Federais de Ensino – IFES e outros três em universidades estaduais. Até o ano

de 1988 existiam apenas três cursos de Arquivologia, na Universidade Federal

16 http://www.brasilprofissoes.com.br

31

de Santa Maria - UFSM, na Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro

– UNIRIO, e na Universidade Federal Fluminense – UFF. Após 1988 foram

criados outros nove cursos, sendo que a maioria deles surgiu a partir do anos

2000.

Apenas ter profissionais no mercado ainda não é o suficiente, é

necessário contratar. Embora o aumento da oferta de vagas para concursos

públicos tenha tido um aumento geral significativo, não pode se descartar os

dados relativos à oferta de vagas para arquivista. Conforme análise dos editais

de concursos públicos, houve aumento na oferta de vagas para Arquivista na

casa dos 50% de 2007 até 201017 sendo o ano de 2009 o com maior oferta.

17 Não foi possível aferir os anos anteriores.

32

CAPÍTULO III

O ARCABOUÇO LEGAL DA GESTÃO DE

DOCUMENTOS NO BRASIL

“As responsabilidades de um arquivista em relação aos documentos públicos devem ser claramente definidas em lei.” (SCHELLENBERG, 2002, p.165)

3.1 – Os dispositivos legais da gestão de documentos no Poder

Executivo Federal

Por se tratar de uma análise na esfera pública, é imprescindível ter

como fonte a legislação brasileira pertinente. A exposição dos mecanismos

legais que tornam viável a gestão dos documentos públicos fornece dados

muitos úteis para o fim dessa pesquisa.

Considerando que este trabalho busca identificar o grau de maturidade

e evolução da gestão dos documentos no âmbito do Executivo Federal, e na

tentativa de demonstrar o ritmo de criação de leis que versam sobre temática

arquivística antes e depois da promulgação da Constituição da República

Federativa do Brasil, que instruiu a gestão de documentos como dever do

Poder Público, o levantamento da legislação arquivística aparece aqui

estruturado em capítulos diferentes, um para a legislação aprovada até 1988 e

outro para a que foi aprovada após essa data.

3.2 – A legislação arquivística anterior ao ano de 1988

Desde 1937, data da primeira lei que versa sobre temática arquivística,

no caso sob o ponto de vista de patrimônio histórico, até 1988 (51 anos),

33

apenas três decretos-lei, um decreto federal e nove leis foram publicados.

Média de 0,25 por ano.

• Decreto-lei nº 25, de 30 de novembro de 1937 - Organiza a proteção do

patrimônio histórico e artístico nacional. Define patrimônio histórico e

artístico como o “conjunto dos bens móveis e imóveis existentes no país

e cuja conservação seja de interesse público, (...), quer por seu

excepcional valor arqueológico ou etnográfico, bibliográfico ou artístico”.

Os bens só serão considerados integrantes do patrimônio histórico e

artístico nacional quando inscritos num dos quatro Livros do Tombo. Cita

as penalidades aplicadas a quem tentar deslocar, transferir posse ou

levar obra tombada para fora do país sem comunicar ao Serviço do

Patrimônio Histórico e Artístico Nacional (SPHAN). Penas que vão do

pagamento de multa a quatro anos de reclusão.

• Decreto-lei nº 2.848, de 7 de dezembro de 1940 (Código Penal) – Em

seu Título III, “Dos Crimes Contra o Patrimônio”, estabelece ser crime

causar danos à coisa tombada repercutindo em pena de detenção por

até dois anos e multa. Em seu Título XI, “Dos crimes Contra a

Administração Pública”, expõe ser passível de pena de reclusão por até

quatro anos “extrair livro oficial ou qualquer documentos, de que tem

guarda em razão do cargo; sonegá-lo ou inutilizá-lo total ou

parcialmente”.

• Decreto-lei nº 3.365, de 21 de junho de 1941 - Dispõe sobre

desapropriações por utilidade pública. No item L do seu art. 5º considera

como caso de utilidade pública “a preservação e a conservação

adequada de arquivos, documentos e outros bens móveis de valor

histórico ou artístico”, podendo estes serem desapropriados nos casos

previstos.

• Lei nº 4.845 de 19 de novembro de 1965 – Proíbe a saída, para o

exterior, de obras de arte e ofícios produzidos no país até o fim do

período monárquico. Proíbe a saída definitiva e define as regras para

intercâmbio cultural das obras.

34

• Lei nº 5.433 de 8 de maio de 1968 – Regula a microfilmagem de

documentos oficiais e dá outras providências. Estabelece que as cópias

em microfilme, assim como as certidões, os traslados e as cópias

fotográficas obtidas dos microfilmes produzirãos os mesmos efeitos em

juízo ou fora dele. Reitera que os documentos de valor histórico

(permanente) não deverão ser eliminados. Instrui que as cópias em

microfilmes poderão ser eliminadas ou transferidas de local mediante

lavratura de termo em livro próprio pela autoridade competente.

• Lei nº 5.471 de 9 de julho de 1968 – Dispõe sobre a exportação de livros

livros antigos e conjuntos bibliográficos brasileiros. Proíbe a exportação

de acervos documentais e bibliográficos constituídos de obras brasileiras

ou sobre o Brasil editadas nos séculos XVI a XIX. Define normas para

saída temporária motivada por intercâmbio cultural.

• Lei nº 5.869 de 11 de janeiro de 1973 – Institui o Código de Processo

Civil. No capítulo VI, que trata das provas, seção V, subseção I, “Da

força probante dos documentos”: “O documento público faz prova não só

da sua formação, mas também dos fatos que o escrivão, o tabelião, ou o

funcionário declarar que ocorreram em sua presença.”. Na subseção III,

que versa sobre a produção de prova documental, estabelece que o juiz

poderá requisitar às repartições públicas, em qualquer tempo ou grau de

jurisdição, as certidões necessárias à prova de alegações das partes e

“os procedimentos administrativos nas causas em que forem

interessados a União, o Estado, o Município, ou as respectivas

entidades da administração indireta”. Incluído pela Lei nº 11.419 de

2006, o parágrafo 2º do artigo 399 instrui que:

“As repartições públicas poderão fornecer todos os documentos em meio eletrônico conforme disposto em lei, certificando, pelo mesmo meio, que se trata de extrato fiel do que consta em seu banco de dados ou do documento digitalizado”.(BRASIL, 1973)

O artigo 1.215 traz em seu bojo a temática da destinação e eliminação

de documentos: “Os autos poderão ser eliminados por incineração,

35

destruição mecânica ou por outro processo adequado, findo o prazo de

cinco (5) anos, contados da data do arquivamento”. Porém, foi incluída

pela Lei nº 5.925 de 1973 a necessidade de se publicar em órgão oficial

e em jornal local aviso aos interessados com o prazo de 30 dias.

• Lei nº 6.246 de 07 de outubro de 1975 - Suspende a vigência do art.

1.215 do Código de Processo Civil. Artigo 1: “Fica suspensa a vigência

do artigo 1.215 do Código de Processo Civil, até que lei específica

discipline a matéria nele contida.”

• Lei nº 6.546 de 4 de julho de 1978 – Dispõe sobre a regulamentação das

profissões de Arquivista e de Técnico de Arquivo e dá outras

providências. Regulamentada pelo Decreto nº 82.590, de 06/07/1978.

Estabelece os requisitos para exercer as profissões e as atribuições das

mesmas. É importante salientar que a profissão de Técnico de Arquivo,

apesar de existir legalmente, na prática sofre com a inexistência de

cursos técnicos na área que cumpram a exigência definida na lei: “curso

ministrado por entidades credenciadas pelo Conselho Federal de Mão-

de-Obra, do Ministério de Trabalho, com carga horária mínima de 1.100

hs. nas disciplinas específicas.”

• Lei nº 7.115 de 29 de agosto de 1983 - Dispõe sobre a prova

documental nos casos que indica e dá outras providências.

• Lei nº 7.347 de 24 de julho de 1985 - Disciplina a ação civil pública de

responsabilidade por danos causados ao meio-ambiente, ao

consumidor, a bens e direitos de valor artístico, estético, histórico,

turístico e paisagístico (vetado) e dá outras providências. Visa à

proteção do patrimônio documental-arquivístico (histórico) entre outros.

• Lei nº 7.627 de 10 de novembro de 1987 – Dispõe sobre a eliminação de

autos findos nos órgãos da Justiça do Trabalho, e dá outras

providências. Lei um tanto controversa, pois em 1975, após a “gritaria de

36

historiadores, juristas e arquivistas” 18 a Lei 6.246 suspendeu a vigência

do artigo 1.215 da Lei 5.869 de 1973 que estabelecia que os autos

poderiam ser eliminados após 5 anos contados da data de arquivamento

e por meio desta, esse prazo é retomado. Estabelece:

“Art. 1º Fica facilitado aos Tribunais do Trabalho determinar a eliminação, por incineração, destruição mecânica ou por outro meio adequado, de autos findos há mais de 5 (cinco) anos, contado o prazo da data do arquivamento do processo. Art. 3º Deliberada a eliminação, o Presidente do Tribunal, para conhecimento dos interessados, fará publicar a decisão em órgão oficial de imprensa, por 2 (duas) vezes, com prazo de 60 (sessenta) dias. § 1º É lícito às partes interessadas requerer, às suas expensas, o desentranhamento dos documentos que juntaram aos autos, certidões ou cópias de peças do processo ou a microfilmagem total ou parcial do mesmo.” (BRASIL, 1987)

• Decreto nº 82.590 de 6 de novembro de 1978 - Regulamente a Lei nº

6.546 de 4 de julho de 1978 que regulamenta as profissões de Arquivista

e Técnico de Arquivo.

• Constituição da República Federativa do Brasil promulgada em 5 de

outubro de 1988. É, junto à Lei 8.159 de 1991, o grande marco para a

arquivística e gestão de documentos no Brasil. Em seu artigo 5, inciso

XIV: “É assegurado a todos o acesso à informação e resguardado o

sigilo da fonte, quando necessário ao exercício profissional”. E no inciso

XXXIII do mesmo artigo:

“Todos têm direito a receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular, ou de interesse coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e Estado”.(BRASIL, 1988)

No artigo 23, define como competência da União, Estados, Distrito Federal e Municípios:

18 http://novo.tribunadonorte.com.br/noticia/uma-agressao-a-historia/158004

37

“I - Zelar pela guarda da Constituição, das leis e das instituições democráticas e conservar o patrimônio público; (...) III - proteger os documentos, as obras e outros bens de valor histórico, artístico e cultural, os monumentos, as paisagens naturais notáveis e os sítios arqueológicos; IV - impedir a evasão, a destruição e a descaracterização de obras de arte e de outros bens de valor histórico, artístico ou cultural; V - proporcionar os meios de acesso à cultura, a educação e a ciência;” (BRASIL, 1988)

No artigo 216 parágrafo 2º, surge a parte mais importante para a

temática de gestão de documentos: “Cabem a administração pública, na

forma da lei, a gestão da documentação governamental e as

providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem.”

3.3 – A legislação arquivística após o ano de 1988

Após a promulgação da Constituição da República Federativa do Brasil,

em 1988, e o marco inicial da gestão de documentos em matéria legal

registrada no segundo parágrafo do artigo 216, pôde-se observar um aumento

significativo na quantidade de leis. Outro aspecto que merece comentário é a

visível inserção dos conceitos trazidos da gestão de documentos. É também

perceptível que a preocupação com os arquivos excedeu os limites quase

museológicos19 anteriores, começando então a levar em conta a importância

dos documentos para as atividades rotineiras desempenhadas pela

administração pública. Nos vinte e três anos (1988-2011) foram publicadas

onze leis, quatro medidas provisórias, quatorze decretos, duas portarias e vinte

e duas resoluções do CONARQ que versam sobre a gestão dos documentos

no âmbito do executivo federal. Uma média de mais de duas por ano.

19 Documentos de arquivo como símbolos culturais. Memória e história.

38

• Lei 8.159 de 8 de janeiro de 1991 – Dispõe sobre a política nacional de

arquivos públicos e privados e dá outras providências. Conhecida

também como a “lei dos arquivos”, compartilha com o parágrafo 2 do

artigo 216 da Consituição da República Federativa do Brasil o status de

marco da gestão de documentos no Brasil. Reitera que é dever do Poder

Público a gestão e proteção dos documentos de arquivo, como

instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento

científico e como elementos de prova e informação. Ao incutir aos

documentos de arquivo a qualidade de “instrumentos de apoio à

administração” foge um pouco do paradigma anterior que normalmente

ligava acervos arquivísticos somente à história e memória. Traz a inédita

– na esfera pública - problemática dos acervos privados.

Regulamentada pelo Decreto nº 4.073 de 2002. Cria o CONARQ –

Conselho Nacional de Arquivos, órgão central do SINAR – Sistema

Nacional de Arquivos.

• Lei nº 8.394 de 30 de dezembro de 1991 – Dispõe sobre a preservação,

organização e proteção dos acervos documentais privados dos

presidentes da República e dá outras providências.

“Art. 3º Os acervos documentais privados dos presidentes da República integram o patrimônio cultural brasileiro e são declarados de interesse público para os fins de aplicação do § 1º do artigo 216 da Constituição Federal, e são sujeitos às seguintes restrições (...).” (BRASIL, 1991)

Em seu capítulo II é criado o “Sistema dos Acervos Documentais

Privados dos Presidentes da República” que compreende um conjunto

de medidas de providências a serem cumpridas por entidades públicas e

privadas, sempre coordenadas entre si, para garantir a preservação, a

conservação e o acesso aos acervos documentais. Os objetivos do

“Sistema dos Acervos Documentais Privados dos Presidentes da

República”, coordenado pela Comissão de Memória dos Presidentes da

República são:

39

“I - preservar a memória presidencial como um todo num conjunto integrado, compreendendo os acervos privados arquivísticos, bibliográficos e museológicos; II - coordenar, no que diz respeito às tarefas de preservação, conservação, organização e acesso aos acervos presidenciais privados, as ações dos órgãos públicos de documentação e articulá-los com entidades privadas que detenham ou tratem de tais acervos; III - manter referencial único de informação, capaz de fornecer ao cidadão, de maneira uniforme e sistemática, a possibilidade de localizar, de ter acesso e de utilizar os documentos, onde quer que estejam guardados, seja em entidades públicas, em instituições privadas ou com particulares, tanto na capital federal como na região de origem do presidente ou nas demais regiões do País; IV - propor metodologia, técnicas e tecnologias para identificação, referência, preservação, conservação, organização e difusão da documentação presidencial privada; e V - conceituar e compatibilizar as informações referentes à documentação dos acervos privados presidenciais aos documentos arquivísticos, bibliográficos e museológicos de caráter público.”(BRASIL, 1991)

• Lei nº 9.051 de 18 de maio de 1995 – Dispõe sobre a expedição de

certidões para a defesa de direitos e esclarecimentos de situações.

• Lei nº 9.507 de 12 de novembro de 1997 – Regula o direito de acesso às

informações e disciplina o rito processual do habeas data. No parágrafo

único do artigo primeiro, define como de caráter público:

“todo registro ou banco de dados contendo informações que possam ser transmitidas a terceiros ou que não sejam de uso privativo do órgão ou entidade produtora ou depositária das informações”.(BRASIL, 1997)

• Lei nº 9.605 de 12 de fevereiro de 1998 – Dispõe sobre as sanções

penais e administrativas derivadas de condutas e atividades lesivas ao

meio ambiente e dá outras providências. No capítulo V, “Dos crimes

contra o meio ambiente”, seção IV “Dos crimes contra o ordenamento

urbano e o patrimonio cultural”:

“Art. 62. Destruir, inutilizar ou deteriorar:

40

I - bem especialmente protegido por lei, ato administrativo ou decisão judicial; II - arquivo, registro, museu, biblioteca, pinacoteca, instalação científica ou similar protegido por lei, ato administrativo ou decisão judicial; Pena - reclusão, de um a três anos, e multa. Parágrafo único. Se o crime for culposo, a pena é de seis meses a um ano de detenção, sem prejuízo da multa.” (BRASIL, 1998)

• Lei nº 9.610 de 19 de fevereiro de 1998 - Altera, atualiza e consolida a

legislação sobre direitos autorais e dá outras providências. Relevante

quando se trata de consulta à acervos disponibilizados em arquivos

públicos.

• Lei nº 9.800 de 26 de maio de 1999 – Permite às partes a utilização de

sistemas de transmissão de dados para a prática de atos processuais.

• Lei nº 10.869 de 13 de maio de 2004 - Altera a Lei no 10.683, de 28 de

maio de 2003, que dispõe sobre a organização da Presidência da

República e dos Ministérios, e que consolidou a transferência do Arquivo

Nacional para compor a Casa Civil da Presidência da República.

• Lei nº 11.111 de 5 de maio de 2005. Regulamenta a parte final do

disposto no inciso XXXIII do caput do art. 5º da Constituição Federal e

dá outras providências. O Decreto nº 5.301 de 2004 também regula a

mesma matéria. Dispõe sobre a necessidade de manutenção da

proteção das informações produzidas cujo sigilo seja imprescindível à

segurança da sociedade e do Estado. Antes de expirada a prorrogação

do prazo, a autoridade competente para a classificação do documento

no mais alto grau de sigilo poderá provocar, de modo justificado, a

manifestação da Comissão de Averiguação e Análise de Informações

Sigilosas para que avalie se o acesso ao documento ameaçará a

soberania, a integridade territorial nacional ou as relações internacionais

do País, caso em que a Comissão poderá manter a permanência da

ressalva ao acesso do documento pelo tempo que estipular. Cabe

41

salientar que é por essa lei que se mantém inacessível boa parte do

acervo relacionado ao período da ditadura militar.

• Lei nº 11.419 de 19 de dezembro de 2006. Dispõe sobre a

informatização do processo judicial; altera a Lei nº 5.869, de 11 de

janeiro de 1973 – Código de Processo Civil; e dá outras providências.

Torna o envio de petições, de recursos e a prática de atos processuais

em geral por meio eletrônico admitidos mediante uso de assinatura

eletrônica. Permite a conservação dos autos do processo em meio

eletrônico total ou parcialmente:

“A digitalização de autos em mídia não digital, em tramitação ou já arquivados, será precedida de publicação de editais de intimações ou da intimação pessoal das partes e de seus procuradores, para que, no prazo preclusivo de 30 (trinta) dias, se manifestem sobre o desejo de manterem pessoalmente a guarda de algum dos documentos originais.”(BRASIL, 2006, Artigo 12, parágrafo 5)

• Lei 11.977 de 7 de julho de 2009 - Conversão da Medida Provisória nº

459, de 2009 - Dispõe sobre o Programa Minha Casa, Minha Vida –

PMCMV e a regularização fundiária de assentamentos localizados em

áreas urbanas; altera o Decreto-Lei nº 3.365, de 21 de junho de 1941, as

Leis nºs 4.380, de 21 de agosto de 1964, 6.015, de 31 de dezembro de

1973, 8.036, de 11 de maio de 1990, e 10.257, de 10 de julho de 2001, e

a Medida Provisória nº 2.197-43, de 24 de agosto de 2001; e dá outras

providências.

“Art. 38. Os documentos eletrônicos apresentados aos serviços de registros públicos ou por eles expedidos deverão atender aos requisitos da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP e à arquitetura e-PING (Padrões de Interoperabilidade de Governo Eletrônico), conforme regulamento.” (BRASIL, 2009)

• Medida Provisória nº 2.045-1 de 28 de junho de 2000 (Reeditada pela

MPv nº 2.045-2 de 2000) - Institui o Fundo Nacional de Segurança

Pública – FNSP, suspende temporariamente o registro de armas de

42

fogo, e dá outras providências. Transferiu o Arquivo Nacional para a

Casa Civil da Presidência da República.

• Medida Provisória nº 2.049-20 de 29 de junho de 2000 - Altera

dispositivos da Lei nº 9.649, de 27 de maio de 1998, que dispõe sobre a

organização da Presidência da República e dos Ministérios, e dá outras

providências. Rege a transferência do Arquivo Nacional para a Casa

Civil da Presidência da República.

• Medida Provisória nº 2.200-2 de 24 de agosto de 2001 - Institui a Infra-

Estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, transforma o

Instituto Nacional de Tecnologia da Informação em autarquia, e dá

outras providências. Visa garantir a autenticidade, integridade e validade

jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte

e dos certificados digitais. É composta por uma autoridade gestora de

políticas e pela cadeia de autoridades certificadoras.

• Medida Provisória nº 228 de 9 de dezembro de 2004 - Regulamenta a

parte final do disposto no inciso XXXIII do art. 5º da Constituição e dá

outras providências. Convertida na Lei nº 11.111 de 2005.

• Decreto nº 1.799 de 30 de janerio de 1996 - Regulamenta a Lei n° 5433,

de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos

oficiais, e dá outras providências.

• Decreto nº 3.294 de 15 de dezembro de 1999 - Institui o Programa

Sociedade da Informação e dá outras providências. Tem como objetivo

viabilizar a nova geração da Internet e suas aplicações. O Ministério da

Ciência e Tecnologia ficará responsável pela coordenação das

atividades do programa.

• Decreto nº 3.505 de 13 de junho de 2000 - Institui a Política de

Segurança da Informação nos órgãos e entidades da Administração

Pública Federal. Um item interessante dessa lei é a preocupação em

“eliminar a dependência externa em relação a sistemas, equipamentos,

43

dispositivos e atividades vinculadas à segurança dos sistemas de

informação (...)”.

• Decreto de 18 de outubro de 2000 - Cria, no âmbito do Conselho de

Governo, o Comitê Executivo do Governo Eletrônico, e dá outras

providências.

“Art. 1º Fica criado, no âmbito do Conselho de Governo, o Comitê Executivo do Governo Eletrônico, com o objetivo de formular políticas, estabelecer diretrizes, coordenar e articular as ações de implantação do Governo Eletrônico, voltado para a prestação de serviços e informações ao cidadão.”(BRASIL, 2000)

• Decreto nº 3.865 de 13 de julho de 2001 - Estabelece requisitos para

contratação de serviços de certificação digital pelos órgãos públicos

federais, e dá outras providências.

“Art. 1o Somente mediante prévia autorização do Comitê Executivo do Governo Eletrônico, os órgãos da Administração Pública Federal, direta e indireta, e as entidades a eles vinculadas poderão contratar, para uso próprio ou de terceiros, quaisquer serviços de certificação digital de: I - documentos em forma eletrônica; II - aplicações de suporte; e III - transações eletrônicas. Parágrafo único. O Comitê Executivo do Governo Eletrônico poderá baixar normas complementares para cumprimento do disposto neste artigo e no art. 3o do Decreto de 18 de outubro de 2000, que o instituiu no âmbito do Conselho de Governo.”(BRASIL, 2001)

• Decreto nº 3.872 de 18 de julho de 2001 - Dispõe sobre o Comitê Gestor

da Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira - CG ICP-Brasil, sua

Secretaria-Executiva, sua Comissão Técnica Executiva e dá outras

providências.

“Art. 2o O CG ICP-Brasil, vinculado à Casa Civil da Presidência da República, é composto por onze membros, sendo quatro representantes da sociedade civil, integrantes de setores interessados e sete representantes dos seguintes órgãos, todos designados pelo Presidente da República (...)

44

(...) Art. 3o Compete ao CG ICP-Brasil: I - adotar as medidas necessárias e coordenar a implantação e o funcionamento da Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil; II - estabelecer a política, os critérios e as normas para licenciamento das Autoridades Certificadoras - AC, das Autoridades de Registro - AR e dos demais prestadores de serviços de suporte à ICP-Brasil, em todos os níveis da cadeia de certificação; III - estabelecer a política de certificação e as regras operacionais da Autoridade Certificadora Raiz - AC Raiz; IV - homologar, auditar e fiscalizar a AC Raiz e os seus prestadores de serviço; V - estabelecer diretrizes e normas para a formulação de políticas de certificados e regras operacionais das AC e das AR e definir níveis da cadeia de certificação; VI - aprovar políticas de certificados e regras operacionais, licenciar e autorizar o funcionamento das AC e das AR, bem como autorizar a AC Raiz a emitir o correspondente certificado; VII - identificar e avaliar as políticas de ICP externas, quando for o caso, certificar sua compatibilidade com a ICP-Brasil, negociar e aprovar, observados os tratados, acordos e atos internacionais, acordos de certificação bilateral, de certificação cruzada, regras de interoperabilidade e outras formas de cooperação internacional; e VIII - atualizar, ajustar e revisar os procedimentos e as práticas estabelecidas para a ICP-Brasil, garantir sua compatibilidade e promover a atualização tecnológica do sistema e a sua conformidade com as políticas de segurança.”(BRASIL 2001)

• Decreto nº 3.996 de 31 de outubro de 2001 - Dispõe sobre a prestação

de serviços de certificação digital no âmbito da Administração Pública

Federal.

“Art. 1º A prestação de serviços de certificação digital no âmbito da Administração Pública Federal, direta e indireta, fica regulada por este Decreto. Art. 2º Somente mediante prévia autorização do Comitê Executivo do Governo Eletrônico, os órgãos e as entidades da Administração Pública Federal poderão prestar ou contratar serviços de certificação digital (...).” (BRASIL, 2001)

45

• Decreto nº 4.073 de 3 de janeiro de 2002 - Regulamenta a Lei no 8.159,

de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos

públicos e privados. Estabelece que acervos públicos ou privados

poderão ser declarados de interesse público e social por decreto do

Presidente da República.

• Decreto nº 4.344 de 26 de agosto de 2002 - Regulamenta a Lei no 8.394,

de 30 de dezembro de 1991, que dispõe sobre a preservação,

organização e proteção dos acervos documentais privados dos

presidentes da República, e dá outras providências.

• Decreto nº 4.553 de 27 de dezembro de 2002 - Dispõe sobre a

salvaguarda de dados, informações, documentos e materiais sigilosos

de interesse da segurança da sociedade e do Estado, no âmbito da

Administração Pública Federal, e dá outras providências. Estabelece

classificações20 e prazos de duração do sigilo para os documentos.

• Decreto 4.915 de 12 de dezembro de 2003 - Dispõe sobre o Sistema de

Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, da administração pública

federal, e dá outras providências.

“Art. 1o Ficam organizadas sob a forma de sistema, com a denominação de Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, as atividades de gestão de documentos no âmbito dos órgãos e entidades da administração pública federal. (...) Art. 2o O SIGA tem por finalidade: I - garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades da administração pública federal, de forma ágil e segura, o acesso aos documentos de arquivo e às informações neles contidas, resguardados os aspectos de sigilo e as restrições administrativas ou legais; II - integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos de arquivo desenvolvidas pelos órgãos setoriais e seccionais que o integram; III - disseminar normas relativas à gestão de documentos de arquivo;

20 Classificação, neste caso, se refere ao grau de sigilo, que pode ser: reservado, confidencial, secreto ou ultra-secreto.

46

IV - racionalizar a produção da documentação arquivística pública; V - racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da documentação arquivística pública; VI - preservar o patrimônio documental arquivístico da administração pública federal; VII - articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou indiretamente na gestão da informação pública federal.” (BRASIL, 2003)

• Decreto nº 5.301 de 9 de dezembro de 2004 - Regulamenta o disposto

na Medida Provisória nº 228, de 9 de dezembro de 2004, que dispõe

sobre a ressalva prevista na parte final do disposto no inciso XXXIII do

art. 5º da Constituição, e dá outras providências. Institui no âmbito da

Casa Civil da Presidência da República a Comissão de Averiguação e

Análise de Informações sigilosas que tem a finalidade de aplicar a

ressalva de acesso aos documentos públicos quando o sigilo for

imprescindível à segurança da sociedade e do Estado.

“Art. 5º A autoridade competente para classificar o documento público no mais alto grau de sigilo poderá, após vencido o prazo ou sua prorrogação, previstos no §2º do art. 23 da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, provocar, de modo justificado, a manifestação da Comissão de Averiguação e Análise de Informações Sigilosas para que avalie, previamente a qualquer divulgação, se o acesso ao documento acarretará dano à segurança da sociedade e do Estado”.(BRASIL, 2004)

• Decreto nº 5.584 de 18 de novembro de 2005 - Dispõe sobre o

recolhimento ao Arquivo Nacional dos documentos arquivísticos públicos

produzidos e recebidos pelos extintos Conselho de Segurança Nacional

- CSN, Comissão Geral de Investigações - CGI e Serviço Nacional de

Informações - SNI, que estejam sob a custódia da Agência Brasileira de

Inteligência - ABIN.

• Decreto nº 6.514 de 22 de julho de 2008 - Dispõe sobre a especificação

das sanções aplicáveis às condutas e atividades lesivas ao meio

ambiente, e dá outras providências. Revoga o Decreto nº 3.179 de 1999.

“Art. 72. Destruir, inutilizar ou deteriorar:

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I - bem especialmente protegido por lei, ato administrativo ou decisão judicial; ou II - arquivo, registro, museu, biblioteca, pinacoteca, instalação científica ou similar protegido por lei, ato administrativo ou decisão judicial: Multa de R$ 10.000,00 (dez mil reais) a R$ 500.000,00 (quinhentos mil reais). Parágrafo único. Se o ato for realizado em monumento ou coisa tombada, a multa é aplicada em dobro.” (BRASIL, 2008)

• Portaria nº 259 de 2 de setembro de 2004 do Ministério da Cultura – Cria o Comitê Nacional do Brasil do Programa Memória do Mundo da UNESCO.

“Art. 2º - O Comitê tem como objetivo assegurar a preservação das coleções documentais de importância mundial, por meio de seu registro na lista do patrimônio documental da humanidade, democratizar o seu acesso e criar a consciência sobre a sua importância e a necessidade de preservá-lo. Art. 3º - O Comitê tem as seguintes atribuições: I - Promover os objetivos do Programa Memória do Mundo da UNESCO, de acordo com suas diretrizes, que visam assegurar a preservação e o acesso ao patrimônio documental e bibliográfico de importância mundial. II - Trabalhar em consonância com o Comitê Regional da América Latina e Caribe, para o Programa Memória do Mundo, por meio do Representante do Brasil neste Comitê, na preservação e nominação das Coleções do Brasil e da região. III - Realizar reuniões nas regiões do país, com o apoio do Ministério da Cultura, para que os objetivos do Programa Memória do Mundo e as ações do Comitê possam ser disseminados e discutidos em todo o Brasil. IV - Identificar, avaliar e selecionar documentos e coleções de importância mundial para que sejam encaminhados aos registros do Programa Memória do Mundo em seus três níveis: Nacional, Regional da América Latina e do Caribe com o Mundial. V - Supervisionar os projetos e atividades nacionais que estejam dentro do escopo do Programa. VI - Apoiar os órgãos competentes na formulação de políticas nacionais que permitam definir, registrar, salvaguardar e dar acesso ao patrimônio arquivístico e bibliográfico do Brasil. VII - Propor mecanismos que favoreçam a Cooperação, a difusão e o intercâmbio da informação

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sobre a conservação do patrimônio documental e bibliográfico do País. VIII - Promover junto aos órgãos públicos e entidades da Administração Pública do País e de Instituições Privadas, a conscientização para a salvaguarda do Patrimônio documental e bibliográfico do Brasil, considerando parte essencial de nosso patrimônio cultural. IX - Elaborar o Regulamento do Comitê e submetê-lo à aprovação do Ministério da Cultura.”(BRASIL, 2004)

• Portaria nº 12 de 8 de junho de 2009 do Ministério da Justiça - Dispõe

sobre o registro e fiscalização do exercício da atividade de

microfilmagem de documentos e revoga a Portaria nº 29, de 10 de

setembro de 2008.

3.3.1 – Resoluções do Conselho Reigional de Arquivos – CONARQ

• Resolução nº 1 de 18 de outubro de 1995 - Dispõe sobre a necessidade

da adoção de planos e/ou códigos de classificação de documentos nos

arquivos correntes, que considerem a natureza dos assuntos resultantes

de suas atividades e funções.

• Resolução nº 2 de 18 de outubro de 1995 - Dispõe sobre as medidas a

serem observadas na transferência ou no recolhimento de acervos

documentais para instituições arquivísticas públicas.

• Resolução nº 3 de 26 de dezembro de 1995 - Dispõe sobre o Programa

de Assistência Técnica do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ).

• Resolução nº 5 de 30 de setembro de 1996 - Dispõe sobre a publicação

de editais para eliminação de documentos nos Diários Oficiais da União,

Distrito Federal, Estados e Municípios.

• Resolução nº 6 de 15 de maio de 1997 - Dispõe sobre diretrizes quanto

à terceirização de serviços arquivísticos públicos.

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“Art. 1º As atividades de avaliação serão reservadas para execução direta pelos órgãos e entidades do Poder Público, por ser atividade essencial da gestão de documentos, de responsabilidade de Comissões Permanentes de Avaliação, conforme determina o disposto no art. 2º do Decreto nº 2.182, de 20 de março de 1997, sendo vedada a eliminação de documentos sem prévia autorização da instituição arquivística pública de seu âmbito de atuação, conforme determina o disposto no art. 9º, da Lei nº 8.159/91. Art. 2º A guarda dos documentos públicos é exclusiva dos órgãos e entidades do Poder Público, visando garantir o acesso e a democratização da informação, sem ônus, para a administração e para o cidadão. Art. 3º Poderão ser contratados serviços para a execução de atividades técnicas auxiliares, desde que planejados, supervisionados e controlados por agentes públicos pertencentes aos órgãos e entidades produtores e acumuladores dos documentos.” (CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS, 1997)

• Resolução nº 7 de 20 de maio de 1997 - Dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Poder Público.

• Resolução nº 9 de 1 de julho de 1997 - Dispõe sobre o regimento interno do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ). Substituída pela Portaria nº 05, da Casa Civil da Presidência da República, de 7 de fevereiro de 2002.

• Resolução nº 10 de 6 de dezembro de 1999 - Dispõe sobre a adoção de símbolos ISO nas sinaléticas a serem utilizadas no processo de microfilmagem de documentos arquivísticos. Símbolos padronizados que indicam início ou fim do rolo e outras informações

• Resolução nº 13 de 9 fevereiro de 2001 - Dispõe sobre a implantação de uma política municipal de arquivos, sobre a construção de arquivos e de websites de instituições arquivísticas.

• Resolução nº 14 de 24 de outubro de 2001 - Aprova a versão revisada e ampliada da Resolução nº 4, de 28 de março de 1996, que dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a

50

destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública.

• Resolução nº 16 de 24 de junho de 2003 - Dispõe sobre as diretrizes a serem adotadas para criação do Boletim Interno do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ.

• Resolução nº 17 de 25 de julho de 2003 - Dispõe sobre os procedimentos relativos à declaração de interesse público e social de arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas que contenham documentos relevantes para a história, a cultura e o desenvolvimento nacional. Complementa o Decreto nº 4.073 de 3 de janeiro de 2002.

• Resolução nº 19 de 28 de outubro de 2003 - Dispõe sobre os documentos públicos que integram o acervo das empresas em processo de desestatização e das pessoas jurídicas de direito privado sucessoras de empresas públicas.

• Resolução nº 20 de 16 de julho de 2004 - Dispõe sobre a inserção dos documentos digitais em programas de gestão arquivística de documentos dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos.

• Resolução nº 21 de 4 agosto de 2004 - Dispõe sobre o uso da subclasse 080 – Pessoal Militar do Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio e da Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública, aprovados pela Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001, Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ.

• Resolução nº 22 de 30 de junho de 2005 - Dispõe sobre as diretrizes para a avaliação de documentos em instituições de saúde. Recomendar às instituições de saúde a criação e implantação de Comissão Permanente de Avaliação de Documentos.

• Resolução nº 23 de 16 de junho de 2006 - Dispõe sobre a adoção do Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos-SINAR.

• Resolução nº 24 de 3 de agosto de 2006 - Estabelece diretrizes para a transferência e recolhimento de documentos arquivísticos digitais para instituições arquivísticas públicas.

51

• Resolução nº 25 de 27 de abril de 2007 - Dispõe sobre a adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos - e-ARQ Brasil pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR.

• Resolução nº 28 de 17 de fevereiro de 2009 - Dispõe sobre a adoção da Norma Brasileira de Descrição Arquivística - NOBRADE pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, institui o Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos e estabelece a obrigatoriedade da adoção do Código de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos – CODEARQ.

• Resolução nº 31 de 28 de abril de 2010 - Dispõe sobre a adoção das Recomendações para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes

• Resolução nº 32 de 17 de maio de 2010 - Dispõe sobre a inserção dos Metadados na Parte II do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos – e-ARQ Brasil.

52

CAPÍTULO IV

INSTITUIÇÕES E ENTIDADES ARQUIVÍSTICAS NO

EXECUTIVO FEDERAL

Como analisar a evolução da gestão de documentos e da arquivística

no Brasil sem considerar as entidades e instituições que têm essa finalidade?

Esse capítulo traz algumas informações sobre instituições e entidades

brasileiras que são responsáveis pela normatização ou até mesmo por alguma

etapa da execução da gestão de documentos públicos.

ARQUIVO NACIONAL: Criado em 1838, é o órgão central do SIGA – Sistema

de Gestão de Documentos de Arquivo. Tem por finalidade implementar e

acompanhar a política nacional de arquivos, definida pelo Conselho Nacional

de Arquivos - CONARQ, por meio da gestão, do recolhimento, do tratamento

técnico, da preservação e da divulgação do patrimônio documental do País,

garantindo pleno acesso à informação, visando apoiar as decisões

governamentais de caráter político-administrativo, o cidadão na defesa de seus

direitos e de incentivar a produção de conhecimento científico e cultural. Esteve

compondo a Casa Civil da Presidência da República desde junho do ano 2000,

porém retornou ao Ministério da Justiça em janeiro de 2011 numa decisão

considerada por muitos como um retrocesso.

CONARQ: Criado pela Lei 8.159 de 1991, o Conselho Nacional de Arquivos é

um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, que tem por finalidade

definir a política nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central

de um Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, bem como exercer orientação

normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos

de arquivo. Estabelece diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de

Arquivos – SINAR, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos

documentos de arquivos.

53

SIGA: Criado em dezembro de 2003 pelo Decreto nº 4.915, o Sistema de

Gestão de Documentos de Arquivo – SIGA, tem como objetivo organizar, sob a

forma de sistema, as atividades de gestão de documentos no âmbito da

Administração Pública Federal. É composto pelo Arquivo Nacional, seu órgão

central, por órgãos setoriais e órgãos seccionais. De acordo como Decreto nº

4.915, de 12 de dezembro de 2003, são objetivos do SIGA:

“I - garantir ao cidadão e aos órgãos e entidades da administração pública federal, de forma ágil e segura, o acesso aos documentos de arquivo e às informações neles contidas, resguardados os aspectos de sigilo e as restrições administrativas ou legais;

II - integrar e coordenar as atividades de gestão de documentos de arquivo desenvolvidas pelos órgãos setoriais e seccionais que o integram;

III - disseminar normas relativas à gestão de documentos de arquivo;

IV - racionalizar a produção da documentação arquivística pública;

V - racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da documentação arquivística pública;

VI - preservar o patrimônio documental arquivístico da administração pública federal;

VII - articular-se com os demais sistemas que atuam direta ou indiretamente na gestão da informação pública federal.”(artigo 2 do Decreto 4.915. BRASIL, 2003)

4.1 – SINAR – Sistema Nacional de Arquivos

Nos últimos cinquenta anos, três projetos de Sistema Nacional de

Arquivos foram propostos pelo Governo Federal. O primeiro, em 1962, e o

segundo, em 1978, não chegaram a ser juridicamente consolidados ou

viabilizados (JARDIM, 1995). O terceiro, criado em 1994, é o vigente.

54

4.1.1 – O que é um sistema

O desenvolvimento do sistemismo, segundo Durand (1992, apud

JARDIM) aborda dois momentos: Um nos anos 50 baseado no Estruturalismo,

na Cibernética, na Teoria do Jogos, na Teoria da Decisão e na Teoria da

Informação; outro nos anos 70 e 80, somando dois novos conceitos aos

anteriores: autonomia e auto-organização.

A Teoria Geral dos Sistemas – TGS, concebida por Bertalanffy na

segunda metade do século XX, conforme Jardim (1995), “incumbe-se (...) de

uma linguagem unificadora para o entendimento da complexidade, inclusive da

ciência”. Tem como objeto “a formulação de princípios válidos para os

‘sistemas’ em geral, qualquer que seja a natureza dos elementos que os

compõem e as relações de força existentes entre eles” (BERTALANFFY apud

RIBEIRO, 1993). Para José Manuel Silva, sobre a Teoria Geral dos Sistemas:

“O foco de seus esforços estava na produção de conceitos que permitissem criar condições de aplicações na realidade empírica e pragmática, sob a óptica das questões científicas dos sistemas. Muito rapidamente houve uma preocupação de integrar as premissas da TGS nas várias ciências naturais e sociais. Como resultado, a teoria tornou-se um género mais amplo de estudar os campos não-físicos do conhecimento científico, especialmente as Ciências Sociais. É claro que essa teoria de sistemas, ao desenvolver princípios unificadores que atravessam verticalmente os universos particulares das diversas ciências envolvidas, aponta para um objectivo definido: a unidade da ciência (...)”. (SILVA 3, 2006)

Bertalanffy (1976) define sistema com um “complexo de elementos em

interação, interação essa de natureza ordenada (não fortuita)”. Morin (1981),

conceitua sistema como “unidade global organizada de inter-relações entre

elementos, ações ou indivíduos” e observa que a maior parte das definições de

sistema carrega duas características: interação e totalidade. Saussure (1981,

p.99 apud MORIN, 1981) define sistema como “uma totalidade organizada,

feita de elementos solidários que só podem definir-se uns em relação aos

outros em função do lugar que ocupam nesta totalidade”. Para Jardim:

55

“A totalidade sistêmica é algo além da soma das partes, implicando qualidades emergentes que suas partes isoladamente não possuem. Essa nova unidade, que resulta das relações entre as partes, é forjada simultaneamente a uma organização que isola o caos, o imprevisto e o conflito, sendo não apenas um estado como também um processo.” (JARDIM, 1995, p.27)

Muito associado à ideia de sistema, o conceito de organização,

segundo Morin (1981, p.101) “é a disposição de relações entre componentes

ou indivíduos, que produz uma unidade completa ou sistema, dotada de

qualidades desconhecidas ao nível de componentes ou indivíduos”.

Morin (2003) demonstra que a a Teoria Geral dos Sistemas ainda não

revela a especificidade do sistema mas apenas uma imagem generalizadora.

“(...)o sistema emana de uma teoria geral (...) mas não constitui um princípio de nível paradigmático: o princípio novo é ‘holismo’, que busca a explicação ao nível dos elementos de base. Ora, eu gostaria de mostrar que o ‘holismo’ emana do mesmo princípio simplificador que o reducionismo ao qual se opõe (...) a teoria dos sistemas deixou de escavar suas próprias fundações, de elucidar o conceito de sistema. Também o sistema como paradigma permanece embrionário, atrofiado, não descompromissado: a teoria dos sistemas sofre então de uma carência fundamental: tende sem cessar a recais na trincheira redutoras, simplificadoras, mutilantes e manipulantes das quais deveria se libertar e nos libertar”. (MORIN, 2003)

4.2 – Sistema de arquivo e sistema nacional de arquivo

Segundo Jardim (1995), as noções de sistema de arquivos e sistema

nacional de arquivos são pouco frequentes na literatura internacional. No

Dicionário Português de Terminologia Arquivística publicado pelo Instituto da

Biblioteca Nacional e do Livro em 1993, sistema de arquivos surge remetido ao

termo rede de arquivos (JARDIM, 1995). Está definido como:

“o conjunto de arquivos que, independentemente da posição que ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado

56

na prossecução de objetivos comuns”. (Dicionário de Terminologia Arquivística, 1993)

De acordo com o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística

(2005), sistema de arquivos é um “conjunto de arquivos que,

independentemente da posição que ocupam nas respectivas estruturas

administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na persecução de

objetivos comuns”.

De acordo com Delmas e d’Olier (apud JARDIM, 1995), o conceito de

sistema nacional de arquivos “envolve o conjunto de fundos documentais,

públicos e privados, existentes no território nacional”. Assim, deve levar em

consideração a estrutura do Estado; o nível de autonomia das autoridades

regionais e locais; a situação social do país; o poder da administração central

de intervir nos assuntos locais etc. A importância dos sistemas de arquivos

como instrumentos de racionalização e eficiência arquivística, seja na esfera

pública ou privada, é assinalada por Vazquez. Para ele:

“sistema integrado de arquivos é um conjunto orgânico de arquivos vinculados por uma direção central que normaliza os processos arquivísticos e focaliza a informação em um ponto acessível à consulta interna” (VAZQUEZ, apud JARDIM, 1995)

Helena Machado, no Boletim da Associação dos Arquivistas Brasileiros

publicado em 1994, afirmou que:

“várias esferas de governo já contam com sistemas de arquivo, quase todos estruturados a partir de um órgão central (coordenação e orientação normativa) e órgãos setorais (execução das normas)”. (MACHADO apud JARDIM, 1995)

Entretanto, “esses sistemas, que deveriam ser integradores por excelência,

apresentam escassos resultados”(ibid.). Para ela, as falhas dos sistemas:

“devem ser creditadas não só ao índice de consciência social, aliada às precárias formas de comunicação entre dirigentes e respectivas equipes. Como palavra de ordem impõem-se, pois, investir na integração de objetivos (pessoas/instituição), alicerçada por um sistema de comunicação, onde as informações fluam (...) de tal modo que o trabalho se desenvolva num clima de consonância de propósitos e de busca de soluções conjuntas”.

57

Para Jardim (1995) o sucesso dos sistemas de arquivos não está sendo

frustrado pelo modelo sistêmico adotado, mas pelas dificuldades em torná-lo

viável, “dado o reduzido grau de integração em tentativas frustradas de sua

implementação”.

De acordo com Jardim (1995), as instituições arquivísticas brasileiras

estão voltadas quase que exclusivamente para a guarda de documentos

“considerados, na maior parte das vezes sem critérios científicos, como de

valor histórico”. Ainda conforme Jardim (ibid.), “privilegia-se a dicotomia valor

histórico/valor administrativo dos acervos arquivísticos”. Dessa forma, não é

com grande frequência que se observa os arquivos integrados e atuando em

conjunto com a administração pública. Segundo o autor, no tocante aos

recolhimentos dos documentos oriundos da administração pública, a atuação

dos arquivos públicos é caracterizada pela passividade, e algumas uma das

possíveis causas são as deficiências quantitativas e qualitativas dos recursos

humanos, limitações de espaço físico etc.

Jardim (1995), sobre as afirmações de Delmas e d’Olier, propõe que a

autoridade responsável pelo sistema nacional de arquivos seja um órgão

governamental dotado de amplos poderes interministeriais que permitam

exercer suas ações sobre a totalidade dos serviços administrativos do governo.

O “Conselho Superior de Arquivos” de um país federal seria o ponto de

confluência de todos os representantes das instituições arquvísticas do país,

elaboraria a legislação, os planos e coordenaria a política nacional de arquivos.

O sistema nacional de arquivos deveria depender do serviço arquivístico

nacional no plano técnico. Jardim (idid.) faz críticas ao modelo de Sistema

Nacional de Arquivos proposto por Delmas ao afirmar que ele “não responde às

características de descentralização e autonomia local e regional do

federalismo”. É interessante observar que o Sistema Nacional de Arquivos –

SINAR, tem o seu “Conselho Superior de Arquivos” representado pelo

CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos) e o “serviço arquivístico nacional”

prestado pelo Arquivo Nacional, que é o órgão central do CONARQ.

O Sistem Nacional de Arquivos – SINAR, previsto na Lei nº 8.159 de

1991 e regulamentado em 1994 pelo Decreto nº 1.173 que foi revogado pelo

58

Decreto 4.073 de 2002, “tem por finalidade implementar a política nacional de

arquivos públicos e privados, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos

documentos de arquivo” (art. 10). Tem como integrantes o Arquivo Nacional;

arquivos federais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário; arquivos

estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário; arquivos do Distrito

Federal e dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário; pessoas físicas e

jurídicas de direito privado mediante acordo ou ajuste com o órgão central.

Jardim (1995) ressalta que no art. 14 “Os integrantes do SINAR

seguirão as diretrizes e normas emanadas do CONARQ, sem prejuízo de sua

subordinação e vinculação administrativa”. Percebe-se, então, uma tendência

“de se considerar as normas técnicas do sistema como uma instância neutra

em relação ao contexto organizacional do qual resultam e do qual serão

aplicadas” (ibid).

Embora o Sistema Nacional de Arquivos – SINAR apresente os desvios

indicados neste capítulo, não há como negar que a sua viabilização e sua

persistência, que já dura mais uma de década, provam o relativo sucesso

alcançado. Também cabe lembrar que a maior parte da bibliografia consultada

encontra-se bastante desatualizada. Do ano de 1995 até a presenta data,

inúmeros dispositivos legais que versam sobre o Sistema Nacional de Arquivo

e seus objetivos foram criados e também surgiu um novo sistema, o SIGA –

Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo, que tem como objetivo a

gestão dos documentos no âmbito da Administração Pública Federal.

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CONCLUSÃO

A Arquivologia, ou arquivística, tem seus marcos nos séculos XVII e

XIX com Dom Jean Mabillon e conde de Duchatel, respectivamente, e também

apresenta vestígios em épocas muito mais remotas. No Brasil, a formação de

arquivistas teve início em 1911 em programas de aperfeiçoamento elaborados

pelo Arquivo Nacional. O conceito de gestão de documentos, que surgiu por

volta dos anos de 1950, culminou no Brasil no artigo 216, parágrafo 2º da

Constituição da República Federativa do Brasil e na Lei 8.159, a “Lei dos

arquivos”, que estabeleceram como dever do Poder Público a gestão dos

documentos pertencentes a ele.

Como se pôde verificar ao longo deste trabalho, a arquivística, e, por

sua vez, a gestão de documentos, têm o seu percurso no Brasil um tanto

recente. Antes de 1988, a legislação federal referente a arquivos e documentos

quase sempre aludia à cultura, história e memória. Há apenas pouco mais de

vinte anos a gestão de documentos passou a ser dever do Poder Público, e, ao

menos na Lei, os documentos de arquivo passaram a ter reconhecida sua

relevância para a administração. Se, por força de lei, cria-se uma demanda, ela

deve ser suprida. Após a gestão de documentos aparecer na Constituição da

República Federativa do Brasil, em 1988, a oferta de cursos superiores de

arquivologia sofreu uma enorme expansão. Observou-se o surgimento de

cursos de graduação em arquivologia fora do eixo sul-sudeste, hoje podendo

ser encontrados em todas as regiões do Brasil. A fartura na quantidade de

vagas para arquivista em concursos públicos também é inédita.21

Desde a redemocratização do país e o surgimento de diversos

dispositivos legais que versam sobre a gestão de documentos, instituições

foram criadas e dois sistemas foram viabilizados22. Muito embora, em janeiro

de 2011, o Arquivo Nacional tenha retornado ao Ministério da Justiça numa

21 Embora, o governo Lula tenha sido recordista na contratação de servidores públicos mediante concursos, esse dado não é desprezível.

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decisão considerada por muitos como um retrocesso e, apesar de todos o

problemas que ainda existem e que deixam transparecer uma certa

imaturidade23, já é possível visualizar significativos indicadores do processo de

evolução que a gestão de documentos no âmbito do Poder Executivo Federal

vem passando.

22 Sistema Naciona de Arquivos – SINAR e Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA 23 Da qual decorrem.

61

BIBLIOGRAFIA CONSULTADA

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62

BRASIL. Congresso Nacional. Lei nº 5.869 de 11 de janeiro de 1973. Institui o Código de Processo Civil. BRASIL. Congresso Nacional. Lei nº 5.925 de 1 de outubro de 1973. Retifica dispositivos da Lei nº 5.869, de 11 de janeiro de 1973, que instituiu o Código de Processo Civil. BRASIL. Congresso Nacional. Lei nº 6.246 de 07 de outubro de 1975. Suspende a vigência do art. 1.215 do Código de Processo Civil. BRASIL. Congresso Nacional. Lei nº 6.546 de 4 de julho de 1978. Dispõe sobre a regulamentação das profissões de Arquivista e de Técnico de Arquivo e dá outras providencias. BRASIL. Congresso Nacional. Decreto Nº 82.590, de 06 de novembro de 1978. Regulamenta a Lei 6546, que dispõe sobre a regulamentação da profissão. BRASIL. Congresso Nacional. Lei nº 7.115 de 298 de agosto de 1983. Dispõe sobre a prova documental nos casos que indica e dá outras providências. BRASIL. Congresso Nacional. Lei nº 7.347 de 24 de julho de 1985. Disciplina a ação civil pública de responsabilidade por danos causados ao meio-ambiente, ao consumidor, a bens e direitos de valor artístico, estético, histórico, turístico e paisagístico (vetado) e dá outras providências. BRASIL. Congresso Nacional. Lei nº 7.627 de 10 de novembro de 1987. Dispõe sobre a eliminação de autos findos nos órgãos da Justiça do Trabalho, e dá outras providências. BRASIL. Constituição da República Federativa do Brasil: promulgada em 05 de outubro de 1988. São Paulo: Saraiva, 1988. BRASIL. Congresso Nacional. Lei Nº 8159, de 08 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política Nacional de arquivos públicos e privados e da outras providências. BRASIL. Congresso Nacional. Lei nº 8.394 de 30 de dezembro de 1991. Dispõe sobre a preservação, organização e proteção dos acervos documentais privados dos presidentes da República e dá outras providências. BRASIL. Congresso Nacional. Lei nº 9.051 de 18 de maio de 1995. Dispõe sobre a expedição de certidões para a defesa de direitos e esclarecimentos de situações. BRASIL. Congresso Nacional. Lei nº 9.507 de 12 de novembro de 1997. Regula o direito de acesso a informações e disciplina o rito processual do habeas data.

63

BRASIL. Congresso Nacional. Lei nº 9.605 de 12 de fevereiro de 1998. Dispõe sobre as sanções penais e administrativas derivadas de consdutas e atividades lesivas ao meio ambiente e dá outras providências. BRASIL. Congresso Nacional. Lei nº 9.610 de 19 de fevereiro de 1998. Altera, atualiza e consolida a legislação sobre direitos autorais e dá outras providências. BRASIL. Congresso Nacional. Lei nº 9.800 de 26 de maio de 1999. Permite às partes a utilização de sistemas de transmissão de dados para a prática de atos processuais. BRASIL. Congresso Nacional. Lei nº 10.869 de 13 de maio de 2004 - Altera a Lei no 10.683, de 28 de maio de 2003, que dispõe sobre a organização da Presidência da República e dos Ministérios e dá outras providências. BRASIL. Congresso Nacional. Lei nº 11.111 de 5 de maio de 2005. Regulamenta a parte final do disposto no inciso XXXIII do caput do art. 5º da Constituição Federal e dá outras providências. BRASIL. Congresso Nacional. Lei nº 11.419 de 19 de dezembro de 2006. Dispõe sobre a informatização do processo judicial; altera a Lei nº 7 5.869, de 11 de janeiro de 1973. Código de Processo Civil; e dá outras providências. BRASIL. Congresso Nacional. Lei 11.977 de 7 de julho de 2009 - Conversão da Medida Provisória nº 459, de 2009 - Dispõe sobre o Programa Minha Casa, Minha Vida – PMCMV e a regularização fundiária de assentamentos localizados em áreas urbanas; altera o Decreto-Lei nº 3.365, de 21 de junho de 1941, as Leis nºs 4.380, de 21 de agosto de 1964, 6.015, de 31 de dezembro de 1973, 8.036, de 11 de maio de 1990, e 10.257, de 10 de julho de 2001, e a Medida Provisória nº 2.197-43, de 24 de agosto de 2001; e dá outras providências. BRASIL. Congresso Nacional. Medida Provisória nº 2.045-1 de 28 de junho de 2000 (Reeditada pela MPv nº 2.045-2 de 2000) - Institui o Fundo Nacional de Segurança Pública – FNSP, suspende temporariamente o registro de armas de fogo, e dá outras providências. BRASIL. Congresso Nacional. Medida Provisória nº 2.049-20 de 29 de junho de 2000. Altera dispositivos da Lei nº 9.649, de 27 de maio de 1998, que dispõe sobre a organização da Presidência da República e dos Ministérios, e dá outras providências. BRASIL. Congresso Nacional. Medida Provisória nº 2.200-2 de 24 de agosto de 2001. Institui a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira - ICP-Brasil, transforma o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação em autarquia, e dá outras providências.

64

BRASIL. Congresso Nacional. Medida Provisória nº 228 de 9 de dezembro de 2004 - Regulamenta a parte final do disposto no inciso XXXIII do art. 5º da Constituição e dá outras providências. BRASIL. Congresso Nacional. Decreto 1.799 de 30 de janerio de 1996. Regulamenta a Lei n° 5433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e dá outras providências. BRASIL. Congresso Nacional. Decreto nº 3.294 de 15 de dezembro de 1999. Institui o Programa Sociedade da Informação e dá outras providências. BRASIL. Congresso Nacional. Decreto nº 3.505 de 13 de junho de 2000. Institui a Política de Segurança da Informação nos órgãos e entidades da Administração Pública Federal. BRASIL. Congresso Nacional. Decreto de 18 de outubro de 2000. Cria, no âmbito do Conselho de Governo, o Comitê Executivo do Governo Eletrônico, e dá outras providências. BRASIL. Congresso Nacional. Decreto nº 3.865 de 13 de julho de 2001. Estabelece requisito para contratação de serviços de certificação digital pelos órgãos públicos federais, e dá outras providências. BRASIL. Congresso Nacional. Decreto nº 3.872 de 18 de julho de 2001. Dispõe sobre o Comitê Gestor da Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira - CG ICP-Brasil, sua Secretaria-Executiva, sua Comissão Técnica Executiva e dá outras providências. BRASIL. Congresso Nacional. Decreto nº 3.996 de 31 d outubro de 2001. Dispõe sobre a prestação de serviços de certificação digital no âmbito da Administração Pública Federal. BRASIL. Congresso Nacional. Decreto nº 4.073 de 3 de janeiro de 2002. Regulamenta a Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. BRASIL. Congresso Nacional. Decreto nº 4.344 de 26 de agosto de 2002. Regulamenta a Lei no 8.394, de 30 de dezembro de 1991, que dispõe sobre a preservação, organização e proteção dos acervos documentais privados dos presidentes da República, e dá outras providências. BRASIL. Congresso Nacional. Decreto nº 4.553 de 27 de dezembro de 2002. Dispõe sobre a salvaguarda de dados, informações, documentos e materiais sigilosos de interesse da segurança da sociedade e do Estado, no âmbito da Administração Pública Federal, e dá outras providências.

65

BRASIL. Congresso Nacional. Decreto 4.915 de 12 de dezembro de 2003. Dispõe sobre o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, da administração pública federal, e dá outras providências. BRASIL. Congresso Nacional. Decreto nº 5.301 de 9 de dezembro de 2004. Regulamenta o disposto na Medida Provisória nº 228, de 9 de dezembro de 2004, que dispõe sobre a ressalva prevista na parte final do disposto no inciso XXXIII do art. 5º da Constituição, e dá outras providências. BRASIL. Congresso Nacional. Decreto nº 5.584 de 18 de novembro de 2005. Dispõe sobre o recolhimento ao Arquivo Nacional dos documentos arquivísticos públicos produzidos e recebidos pelos extintos Conselho de Segurança Nacional - CSN, Comissão Geral de Investigações - CGI e Serviço Nacional de Informações - SNI, que estejam sob a custódia da Agência Brasileira de Inteligência - ABIN. BRASIL. Congresso Nacional. Decreto nº 6.514 de 22 de julho de 2008. Dispõe sobre a especificação das sanções aplicáveis às condutas e atividades lesivas ao meio ambiente, e dá outras providências. BRASIL. Congresso Nacional. Portaria nº 259 de 2 de setembro de 2004 do Ministério da Cultura – Cria o Comitê Nacional do Brasil do Programa Memória do Mundo da UNESCO. BRASIL. Congresso Nacional. Portaria nº 12 de 8 de junho de 2009 do Ministério da Justiça. Dispõe sobre o registro e fiscalização do exercício da atividade de microfilmagem de documentos e revoga a Portaria nº 29, de 10 de setembro de 2008. CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Glossário de documentos arquivísticos digitais. Rio de Janeiro: 2004. 17 p. --------------------------------------------------------------. Modelo de requisitos para sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos; e-ARQ. Versão 0. Rio de Janeiro: 2006. 107 p. --------------------------------------------------------------. Resolução nº 1, de 18 de outubro de 1995. Dispõe sobre a necessidade de adoção de planos e ou códigos de classificação de documentos nos arquivos correntes, que considerem a natureza dos assuntos resultantes de suas atividades e funções. --------------------------------------------------------------. Resolução nº 2, de 18 de outubro de 1995. Dispõe sobre as medidas a serem observadas na transferência ou no recolhimento de acervos documentais para instituições arquivísticas públicas.

66

--------------------------------------------------------------. Resolução nº 3, de 26 de dezembro de 1995. Dispõe sobre o Programa de Assistência Técnica do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ). --------------------------------------------------------------. Resolução nº 5, de 30 de setembro de 1996. Dispõe sobre a publicação de editais para eliminação de documentos nos Diários Oficiais da União, Distrito Federal, Estados e Municípios. --------------------------------------------------------------. Resolução nº 6, de 15 de maio de 1997. Dispõe sobre diretrizes quanto à terceirização de serviços arquivísticos públicos. --------------------------------------------------------------. Resolução nº 7, de 20 de maio de 1997. Dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Poder Público. --------------------------------------------------------------. Resolução nº 9, de 1 de julho de 1997. Dispõe sobre o regimento interno do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ). --------------------------------------------------------------. Resolução nº 10, de 6 de dezembro de 1999. Dispõe sobre a adoção de símbolos ISO nas sinaléticas a serem utilizadas no processo de microfilmagem de documentos arquivísticos. --------------------------------------------------------------. Resolução nº 13, de 9 fevereiro de 2001. Dispõe sobre a implantação de uma política municipal de arquivos, sobre a construção de arquivos e de websites de instituições arquivísticas. --------------------------------------------------------------. Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001. Aprova a versão revisada e ampliada da Resolução nº 4, de 28 de março de 1996, que dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos as Atividades-Meio da Administração Pública. --------------------------------------------------------------. Resolução nº 16, de 24 de junho de 2003. Dispõe sobre as diretrizes a serem adotadas para criação do Boletim Interno do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ. --------------------------------------------------------------. Resolução nº 17, de 25 de julho de 2003. Dispõe sobre os procedimentos relativos à declaração de interesse público e social de arquivos privados de pessoas físicas ou jurídicas que contenham documentos relevantes para a história, a cultura e o desenvolvimento nacional.

67

--------------------------------------------------------------. Resolução nº 19, de 28 de outubro de 2003. Dispõe sobre os documentos públicos que integram o acervo das empresas em processo de desestatização e das pessoas jurídicas de direito privado sucessoras de empresas públicas. --------------------------------------------------------------. Resolução nº 20, de 16 de julho de 2004. Dispõe sobre a inserção dos documentos digitais em programas de gestão arquivística de documentos dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos. --------------------------------------------------------------. Resolução nº 21, de 4 agosto de 2004. Dispõe sobre o uso da subclasse 080 – Pessoal Militar do Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio e da Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública, aprovados pela Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001, Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ. --------------------------------------------------------------. Resolução nº 22, de 30 de junho de 2005. Dispõe sobre as diretrizes para a avaliação de documentos em instituições de saúde. --------------------------------------------------------------. Resolução nº 23, de 16 de junho de 2006. Dispõe sobre a adoção do Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos-SINAR. --------------------------------------------------------------. Resolução nº 24, de 3 de agosto de 2006. Estabelece diretrizes para a transferência e recolhimento de documentos arquivísticos digitais para instituições arquivísticas públicas. --------------------------------------------------------------. Resolução nº 25, de 27 de abril de 2007. Dispõe sobre a adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos - e-ARQ Brasil pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR. --------------------------------------------------------------. Resolução nº 28, de 17 de fevereiro de 2009. Dispõe sobre a adoção da Norma Brasileira de Descrição Arquivística - NOBRADE pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, institui o Cadastro Nacional de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos e estabelece a obrigatoriedade da adoção do Código de Entidades Custodiadoras de Acervos Arquivísticos – CODEARQ. --------------------------------------------------------------. Resolução nº 31, de 28 de abril de 2010. Dispõe sobre a adoção das Recomendações para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes

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--------------------------------------------------------------. Resolução nº 32m de 17 de maio de 2010. Dispõe sobre a inserção dos Metadados na Parte II do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos – e-ARQ Brasil. COOK, Terry. Arquivos pessoais e arquivos institucionais: para um entendimento arquivístico comum da formação da memória em um mundo pós-moderno. Revista Estudos Históricos, FGV, Rio de Janeiro, nº 21 - 1998/1. COUTURE, Carol; ROUSSEAU, Jean-Yves. Fundamentos da disciplina arquivística. Lisboa: Dom Quixote, 1998.

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ÍNDICE

FOLHA DE ROSTO 2 AGRADECIMENTO 3 DEDICATÓRIA 4 RESUMO 5 METODOLOGIA 6 SUMÁRIO 7 INTRODUÇÃO 8

CAPÍTULO I A ARQUIVOLOGIA E A GESTÃO DE DOCUMENTOS 11 1.1 – Uma breve história sobre arquivos 11 1.2 – A Arquivologia 14 1.3 – A Arquvilogia no Brasil 17 1.4 – Gestão de documentos 20 1.4.1 – Etapas da gestão de documentos 23 CAPÍTULO II O PROFISSIONAL DE ARQUIVO 28 2.1 – O Arquivista 28 2.2 – A formação profissional 30 CAPÍTULO III O ARCABOUÇO LEGAL DA GESTÃO DE DOCUMENTOS NO BRASIL 32 3.1 – Os dispositivos legais da gestão de documentos no Poder Executivo Federal

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3.2 - A legislação arquivística anterior ao ano de 1988 32 3.3 - A legislação arquivística após o ano de 1988 37 3.3.1 - Resoluções do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ 48 CAPÍTULO IV INSTITUIÇÕES E ENTIDADES ARQUIVÍSTICAS DO EXECUTIVO FEDERAL

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4.1 – SINAR – Sistema Nacional de Arquivos 53 4.1.1 - O que é um sistema 54 4.2 – Sistema de arquivo e sistema nacional de arquivo 55

CONCLUSÃO 59 BIBLIOGRAFIA CONSULTADA 61 ÍNDICE 73