A Organização da Gestão Documental do MCTI

Sonia Maria/Ronal Guedes

I Ciclo de Palestras sobre a Gestão Arquivística de Documentos no INPE

Informações Iniciais

Sobre o MCTI

– Criação e finalidade – A unidade de Gestão de Documentos

O Acervo arquivístico

– Descrição inicial do acervo – Situação encontrada

O Ministério da Ciência, Tecnologia e Inovação - MCTI

Criado em 15 de março de 1985, pelo Decreto nº 91.146 , como órgão central do sistema federal de Ciência e Tecnologia.

Áreas de competência

Política nacional de pesquisa científica, tecnológica e inovação; Planejamento, coordenação, supervisão e controle das atividades da ciência e tecnologia; Política de desenvolvimento de informática e automação; Política nacional de biossegurança; Política espacial; Política nuclear e controle da exportação de bens e serviços sensíveis.

Organograma

CGGI

DGID

SAQ SPG SBI Protocolo Geral Arquivo Central Biblioteca

SEXEC

SPOA

Gestão de Documentos no MCTI

Sensibilização da Administração

Reestruturação das instalações

Alocação de Recursos Humanos

Triagem e identificação dos fundos arquivísticos existentes no arquivo central

Levantamento, identificação e análise dos arquivos setoriais

Início do Processo

Levantamento da legislação arquivística e pesquisa sobre o funcionamento do Órgão desde sua criação

Constituição da Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD

Plano de Gestão de Documentos - PGD

Concepções Básicas

Normatização

Estruturação do Sistema de Arquivos -SIARQ / MCT

Gestão de Documentos no MCTI

Estruturação da Gestão de Documentos

Organização da Massa Documental Acumulada no Arquivo Central

Definição e organização dos arquivos setoriais

Consolidação do Sistema de Arquivos - SIARQ / MCT

Instrumentalização Tecnológica do processo de controle e arquivamento dos documentos

Capacitação dos servidores

Treinamento

Participação em eventos

Resultados esperados

Gestão de Documentos no MCTI

Implementação do PGD

Área de Armazenamento do Arquivo central: 152 m2

Fundos: 4 (MCT, SEI, CAPRE, STI)

Tamanho do acervo: 1.300 metros lineares (apenas no arquivo central)

Suporte dos documentos: Papel, magnéticos

Organização no arquivo central em estágio inicial

Arquivos setoriais

DESCRIÇÃO INICIAL

Acervo Documental

Área de Armazenamento do Arquivo central: 324 m2

Fundos: 4 (MCTI, SEI, CAPRE, STI)

Tamanho do acervo: 1960 metros lineares (apenas no Arquivo Central)

Suporte dos documentos: Papel, magnéticos, mídias digitais;

Organização no arquivo central (Todo acervo organizado e identificado

Arquivos setoriais - Treinamento

DESCRIÇÃO ATUAL

Acervo Documental

Situação encontrada

Situação encontrada

Mecanismos

Visitas

Reuniões

Sensibilização

Apresentação

Proposta de novo local e layout

Solicitação de materiais e equipamentos

Higienização do acervo

Recuperação de embalagens

Situação após as primeiras mudanças

Medidas iniciais

Estruturação física e administrativa

Eliminação de documentos da área-

meio (3 toneladas)

Aquisição de Sistema de Arquivos

Deslizantes para o Arquivo Central

Todo o acervo organizado e

identificado

Esboço do Código de Classificação

de Documentos e da Tabela de

Temporalidade de Documentos das

Atividades-Fim do MCTI

Medidas recentes

Estruturação física e administrativa Atual

Situação atual

Concepções Básicas Aumentar o enfoque nos Arquivos Corrente e Intermediário;

Considerar Arquivo e Protocolo de forma unificada;

Definir uma única unidade como responsável por todo o processo de

Gestão de Documentos;

A Comissão Permanente de Avaliação de Documentos e a Comissão

Permanente de Documentos Sigilosos devem acompanhar e fiscalizar

o desenvolvimento das atividades relacionadas a Gestão de

Documentos.

Plano de Gestão de Documentos - PGD

Normatização

Normas de Funcionamento das Unidades de Arquivo e Protocolo

Norma Operacional de Empréstimos e Consultas

Norma Operacional de Formalização de Processos

Norma Operacional para Recebimento e Expedição de correspondências

Norma Operacional de Transferência de Documentos

Plano de Gestão de Documentos - PGD

ÓRGÃO CENTRAL SERVIÇO DE ARQUIVO

CENTRAL - SAQ

ARQUIVOS SETORIAIS Unidades do MCTI

Comissão Permanente de Avaliação de

Documentos Sigilosos - CPADS

SIARQ Comissão Permanente

de Avaliação de Documentos - CPAD

SERVIÇO DE PROTOCOLO GERAL

SPG

Estrutura do Sistema de Arquivo - SIARQ / MCTI

Adotar uma gestão participativa, em busca da melhoria contínua do ambiente de trabalho, de seus colaboradores, processos e serviços relacionados à atendimento ao Usuário e Gestão de Documentos.

Capacitação

Servidores atuantes nas unidades setoriais de Arquivamento e demais integrantes do SIARQ / MCTI.

Objetivo

Público alvo

Treinamento

O treinamento tem caráter teórico-prático, com aulas expositivas e aplicação dos conceitos das áreas propostas, baseando-se em uma metodologia que alterna o aprendizado de conceitos e instrumentos, com exercícios práticos.

* Arquivo Técnicas de Arquivo Metodologia de Gerenciamento de Arquivos

* Qualidade Liderança Ambiente com Qualidade Motivação Técnicas de Atendimento.

* Informática Conhecimentos básicos - Aplicativos Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED Tecnologia da Informação.

Metodologia

Áreas de Atuação

Propiciar conhecimentos técnicos de organização dos documentos de arquivo, com uso de instrumentos de gestão, visando a melhoria da qualidade dos processos, produtos e serviços relacionados à Gestão de Documentos e ao Sistema de Arquivo (SIARQ / MCTI).

Técnicas de Arquivo

OBJETIVO GERAL

Apresentar os principais conceitos da Arquivologia; os instrumentos técnicos para a gestão de documentos de arquivo; Legislação Arquivística e as Normas Operacionais do MCT; Exercitar a aplicação do Código de Classificação de Documentos e Tabelas de Temporalidade da área meio e fim do MCTI; Apresentar as funcionalidades do Sistema de Informações Documentais como ferramenta na utilização dos métodos e técnicas arquivísticas.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Qualidade

Objetivo

Iniciar uma mudança de cultura na CCGI, que favoreça a implantação da Gestão pela Qualidade em todos os ambientes do Ministério, começando pelas Unidades de Protocolo e Arquivo, que servirão como pilotos do Programa de Qualidade.

Objetivo Específicos

Promover um ambiente de trabalho que favoreça a Qualidade e a Produtividade Envolver e comprometer os colaboradores Estimular a prática do trabalho em equipe Evidenciar os colaboradores envolvidos no Programa.

Informática

Objetivo Preparar os servidores do Órgão para a utilização de sistemas informatizados de produção e controle de documentos.

Objetivo Específicos Conhecer os sistemas e aplicativos mais utilizados. Utilização de sistemas de GED estimulando a produção e controle eletrônico dos documentos. Estimular a utilização dos recursos de TI para a recuperação de informações.

Processo de Organização de Documentos - Resultados esperados

As atividades sendo desenvolvidas com base em atos formais (normas, rotinas);

Internamente, a produção e tramitação de documentos feitas por meio eletrônico;

A solicitação de serviços (empréstimo, consulta, autuação de processos, etc) feitas via sistema;

Maior controle quanto ao acesso e utilização de documentos; Toda documentação acumulada recebendo tratamento técnico

previsto na legislação arquivística federal; Os documentos considerados de valor histórico digitalizados ou

microfilmados, com restrição do acesso físico ao mesmo e disponibilização, ao usuário, apenas de cópias em papel ou de imagens;

Documentos de procedência externa, são digitalizados, com tramitação eletrônica.

Processo de Organização de Documentos - Resultados esperados

Criação dos requisitos para um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos;

Em 2006 - visita aos órgãos que utilizavam sistema de gerenciamento eletrônico de documentos;

Escolha do sistema que mais se adequava aos requisitos criados para o sistema no MCTI;

Ações para implantação do Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos

A SPOA encaminha Memorando Circular as chefias das unidades, convidando para apresentação do sistema de gerenciamento eletrônico de documentos;

A Coordenação-Geral do Cerimonial envia e-mail para todos os usuários da rede do MCTI, reiterando o convite pois contará com a presença do Sr. Ministro.

Envolvimento do corpo gerencial do MCTI no projeto

Divulgação da implantação do sistema por meio de cartazes, folders e e-mails;

Divulgação dos benefícios que o sistema irá proporcionar;

Divulgação em quadro informativo sobre o sistema, elaborado pela Assessoria de Comunicação Social.

Conscientização dos servidores

De 20/11 a 7/12 de 2006, foram treinados 156 colaboradores, para utilizarem o sistema;

O sistema entrou em produção em 17 de dezembro de 2006;

Os documentos e processos anteriores a esta data, foram inseridos no sistema, atendendo as demandas das unidades.

Treinamento

Capacitação - Resultados esperados

Aumento da Produtividade

Agilidade no atendimento aos usuários

Autodisciplina dos Colaboradores

Conhecimentos em Arquivística

Eliminação do desperdício

Incentivo a criatividade da equipe

Otimização do espaço

Padronização das tarefas/atividade

Racionalização do espaço

Racionalização do tempo

Redução do “stress” das pessoas

Valorização dos Colaboradores

Dados estatísticos Período de: maio/2012 a maio/2013

Foram recebidos no MCTI 49.872 documentos;

Foram expedidas 30.281 documentos;

Foram tramitados do Protocolo Geral para as unidades 38.830 docum entos;

Foram tramitados das unidades para o Protocolo Geral 43.972 documentos;

Dos 41.392 documentos cadastrados, 32.672 foram inseridos os arquivos

digitais e 8.720 ficaram sem os arquivos digitais.

Extensão do sistema de Gestão Eletrônico de Documentos

Foram feitas as extensões de licença de uso do sistema para as unidades:

INPE

LNCC

AEB

CEITEC

COORDENAÇÃO-GERAL DE GESTÃO E INOVAÇÃO – CGGI

Arquivo Central – SAQ

Protocolo Geral – SPG

Ronal de Oliveira Guedes – roger@mct.gov.br

Sonia Maria Ferreira dos Santos – soniama@mct.gov.br