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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
PROJETO A VEZ DO MESTRE
COMPETÊNCIAS ESTRATÉGICAS PARA AS
SECRETÁRIAS EXECUTIVAS
Por: Michelle da Silva Dantas Borges
Orientadora
Profª. Ms. Adélia Maria Oliveira de Araújo
Rio de Janeiro
2004
2
UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
PROJETO A VEZ DO MESTRE
COMPETÊNCIAS ESTRATÉGICAS PARA AS
SECRETÁRIAS EXECUTIVAS
Apresentação de monografia à Universidade
Candido Mendes como condições prévia
para conclusão do Curso de Pós-Graduação
“Lato Senso” em Gestão Estratégica e
Qualidade
Por: Michelle da Silva Dantas Borges
3
AGRADECIMENTOS
Agradeço ao Profº
Fernando Sant´ana que me
deu muita força e apoio
durante esses 12 meses e a
Profª Érica Chulvis que foi
minha 2ª orientadora
4
DEDICATÓRIA
Dedico aos meus queridospais e meu irmão e ao meumarido.
5
RESUMO
Com essa grande mudança no mercado trabalho a secretária
sofreu uma grande transformação, transformando-se em uma
assistente executiva planejando, organizando, dirigindo e controlando
as atividades de uma empresa.
Essa mudança atingiu dentro das universidades, que junto com
Ministério de educação tiveram que rever toda a grade curricular do
curso, para estar formando novos profissionais com qualificações que
possam ser utilizados dentro desse mercado de trabalho tão exigente.
6
SUMÁRIO INTRODUÇÃO 07
CAPÍTULO I
As transformações no mundo das organizações modernas
09
10
CAPÍTULO II
A Secretária e as organizações modernas
20
21
CAPITULO III
Grade curricular
33
34
CONCLUSÃO 38
ANEXOS 41
BIBLIOGRAFIA
ÍNDICE
43
44
7
INTRODUÇÃO
Ao longo do século XX, desde a Era Clássica, onde
predominavam os conceitos tayloristas e burocráticos de administração
até a Era da Informação no século XXI, onde as palavras-chave são a
flexibilidade e o conhecimento (Chiavenato, 1999), as organizações
passaram por uma série de transformações, seja no âmbito
administrativo, com a adoção de novos modelos de gestão ( como a
reengenharia, a terceirização, os sistemas de qualidade total), ou na
tecnologia, no tratamento das informações com a intensa utilização da
microinformática. Na mudança ocorrida na própria função secretarial
neste contexto, como consequência das transformações profundas
ocorridas nas organizações, e os impactos que estas mudanças têm
exercido sobre a formação da secretária executiva.
Nessa era da globalização da economia a secretária no mundo
dos negócios transformou-se, em assistente executiva dominando as
habilidades requeridas numa organização. Encontrando-se como
profissional de apoio nos níveis mais elevado da organização onde é
constituído pelo presidente e diretores que compõem a alta
administração e tomam as principais decisões. Não se resumindo em
apenas em elo entre o executivo, e sim um suporte para ele.
O perfil esperado do egresso das universidades do Curso de
Secretariado Executivo exige empenho em caminhar o aluno para
perspectivas claras e precisas de sua profissão. A Comissão
Especialista de Ensino de Administração refere-se ao perfil do egresso
do curso de Secretariado Executivo como: exercer as funções
gerenciais com capacidade de planejar, organizar, implantar e gerir
programas de desenvolvimento, tendo como objetivo de proporcionar
ao aluno oportunidade de aplicar o que aprendeu nas diversas
disciplinas.
8
O problema básico deste trabalho se encontra na
adequação da grade curricular dos cursos de secretariado executivo às
exigências do mercado de trabalho analisando o papel da Secretária
Executiva nas organizações modernas, quais habilidades e
competências são exigidas para atender às demandas impostas pelo
contexto organizacional atual definindo, assim, um novo perfil da
Secretária Executiva.
Desta forma o objetivo desta monografia é identificar a coerência
entre as competências que o mercado de trabalho exige atualmente da
Secretária Executiva e as oferecidas pelos cursos de Secretariado
Executivo das Universidades do Rio de Janeiro, analisar as grades
curriculares dos cursos de Secretariado Executivo verificando se
contemplam as competências exigidas pelo mercado de trabalho à este
profissional.
A importância desse trabalho e mostrar o que as universidades
estão ensinando aos alunos do curso de Secretariado Executivo,
verificando se as grades curriculares desses cursos estão de acordo
com as exigências do Ministério de Educação, se esses futuros
profissionais estão saindo das universidades com uma formação
adequada para cumprir todas as exigências que o mercado de trabalho
exigi, nesse mundo globalizado.
Nos capítulos começo com uma abordagem histórica da
transformação ocorrida no mundo das organizações modernas, a
mudança que houve com a profissional dentro dessa transformação,
abordando assim o que o MEC determina dentro das diretrizes
curriculares exigidas para o curso. Verificando o que o profissional
aprende durante o curso e se está preparada para enfrentar o mercado
de trabalho tão exigente.
9
CAPÍTULO I
AS TRANSFORMAÇÕES NO MUNDO DAS
ORGANIZAÇÕES MODERNAS
10
AS TRANSFORMAÇÕES NO MUNDO DAS
ORGANIZAÇÕES MODERNAS
1.1 – Administração Científica
O engenheiro Frederick W. Taylor iniciou no século XX a ênfase
nas tarefas que representa a preocupação com as operações e tarefas
a serem realizadas pelas pessoas que trabalham na organização, onde
marca a primeira tentativa de desenvolver uma teoria da administração
para resolver problemas industriais. Taylor desenvolveu um conjunto
de princípios, aos que deu o nome de Administração Científica –
determinar o método de trabalho, ou seja, a única maneira certa ( the
best way) de executar um trabalho para maximizar a eficiência de cada
operário.
Os quatros princípios da Administração Científica de Taylor:
(CHIAVENATO, 1999).
1. Princípio do Planejamento: substituir no trabalho o critério
individual do operário a improvisação e a atuação empírico-
prática por métodos baseados em procedimentos científicos. O
planejamento é uma responsabilidade da gerência e não do
trabalhador. Este é responsável apenas execução da tarefa.
2. Princípio do Controle: controlar o trabalho para se certificar de
que ele está sendo executado de acordo com as normas
estabelecidas e segundo o plano previsto. O controle deve
focalizar as execuções ou desvios dos padrões. O que ocorre
dentro dos padrões normais não deve ocupar em demasia a
atenção do gerente. A gerência deve verificar as ocorrências que
se afastam dos padrões para corrigi-las adequadamente.
11
3. Princípio da Execução: distribuir distintamente as atribuições e
as responsabilidades para que a execução do trabalho seja a
mais disciplinar possível.
Para aumentar a eficiência, Taylor enfatizou outros princípios
secundários, até então pouco considerados em sua época:
(CHIAVENATO, 1999).
1. Estudo de tempos e movimentos: para eliminar movimentos
inúteis e racionalizar o trabalho do operário e com isso
estabelecer o método ideal de trabalho, ou seja, a melhor
maneira (the best way) de executar o trabalho.
2. Seleção científica do trabalhador: processo seletivo para
adequar as pessoas às tarefas especializadas a serem
executadas.
3. Preocupação com a fadiga: movimentos mal planejados
produzem cansaço e redução da eficiência do operário. A
preocupação é determinar qual é a lei da fadiga, ou seja, como
ela ocorre e como pode ser evitada.
4. Padrão de Produção: corresponde à eficiência = 100%
A ênfase na estrutura organizacional reflete a preocupação com
a formação de uma rede interna de relações entre os órgãos que
compõem a organização e com o estabelecimento de um conjunto de
princípios universais para o seu bom funcionamento. A ênfase na
estrutura foi desenvolvida por duas diferentes abordagens: a Teoria
Clássica e a Teoria da Burocracia. A preocupação com essa estrutura
teve início com o engenheiro francês Henri Fayol.
12
1.2 – Teoria Clássica
A Teoria Clássica se caracteriza pela ênfase na estrutura que a
organização deveria possuir para ser eficiente. Na realidade, o objetivo,
tanto da Administração Científica de Taylor, como da Teoria Clássica
de Fayol, era o mesmo: a busca da eficiência das organizações. Na
Teoria Clássica essa eficiência era alcançada considerando-se o todo
organizacional e a sua estrutura para garantir que todas as partes da
organização estariam envolvidas no processo, fossem elas órgãos
(como seções, departamentos e etc.) ou pessoas (como ocupantes de
cargos e executores de tarefas). A abordagem microscópica do
homem, no nível individual de cada operário com relação à tarefa é
ampliada no nível da organização como um todo em relação à sua
estrutura organizacional. Para ele, toda empresa é composta de seis
funções básicas: (CHIAVENATO, 1999).
1. Função financeira: relacionada com a procura e gerência de
capitais.
2. Função técnica: relacionada com a produção de bens ou de
serviços da empresa.
3. Função comercial: relacionada com a compra, venda e
permutação.
4. Função contábil: relacionada com inventários, registros,
balanços, custos e estatísticas.
5. Função de segurança: relacionada com a proteção e
preservação dos bens e das pessoas.
6. Funções Administrativas: relacionadas com a integração das
outras cinco funções.
13
As funções administrativas coordenam as demais funções da
empresa, pairando acima delas. (CHIAVENATO, 1999).
Segundo Henry Fayol , essa função é constituída por cinco
elementos:
• Previsão: visualizar o futuro e traçar o programa de ação.
• Organização: constituir o duplo organismo material e social da
empresa.
• Comando: dirigir e orientar o pessoal.
• Coordenação: ligar, unir, harmonizar todos os atos os esforços
coletivos.
• Controle: verificar que tudo ocorra conforme as regras
estabelecidas e as ordens dadas.
Além da ênfase na estrutura, a Teoria Clássica deu enorme
importância aos princípios gerais de Administração. Cada princípio
funciona como uma prescrição ou receita sobre como agir em certas
situações. Daí o seu caráter prescritivo o normativo. A Teoria Clássica
teve enorme impacto e repercussão durante as cinco primeiras
décadas do século XX. Mais recentemente, ela foi totalmente
redimensionada e atualizada pela Teoria Neoclássica.
1.3 - Teoria da Burocracia
Por volta de 1947, os escritos do sociólogo alemão Max Weber
sobre o modelo burocrático foram traduzidos para a língua inglesa e
provocaram o surgimento da chamada Teoria da Burocracia na
Administração – é a organização racional e eficiente por excelência. O
14
século XX foi o século das burocracias, para Weber burocracia é
um modelo de organização que se fundamenta em seis dimensões:
(CHIAVENATO,1999)
1. Divisão do Trabalho: Uma sistemática divisão do trabalho para
permitir alto grau de especialização profissional e pessoas
tecnicamente qualificadas. Os cargos são fragmentados em
tarefas simples, rotineiras e bem definidas.
2. Hierarquia de Autoridade: Os cargos são arranjados,
organizados e remunerados de acordo com uma hierarquia:
cada nível é supervisionado e controlado pelo nível superior. A
autoridade é bem definida e se estrutura sob forma escalar ou
piramidal, desde o topo até a base.
3. Regulamentação: Normas, regras e procedimentos formais e
escritos, juntos com a estrutura de autoridade, permitem a
coordenação e asseguram uniformidade, eliminando decisões
arbitrárias e regulando as ações empregados.
4. Comunicação Formalizadas: Todas as comunicações são feitas
através de meios escritos e documentados.
5. Impessoalidade: A ênfase é colocada nos cargos e não nos
empregados, para assegurar que as regras e controles sejam
aplicados uniformemente, evitando envolvimentos com
pessoas e preferências pessoais e para assegurar
continuidade, independentemente da rotatividade do pessoal.
6. Competência profissional: A admissão e o encarreiramento são
baseados na competência técnica e profissional, mediante
concursos ou provas para seleção. Com o tempo de serviço, o
profissional segue carreira dentro da organização, para
promoção, progresso e acesso na escala hierárquica.
15
Para Weber, essas seis dimensões garantem a montagem
de uma organização em que prevalece a ordem, a disciplina e a total
previsibilidade do comportamento dos seus participantes na busca da
máxima eficiência da organização.
Durante a era industrial clássica a organização burocrática
funcionava em um grande ambiente estável e de pouca mudança, eram
encontradas em organizações industriais, políticas, religiosas,
educacionais, militares etc. Nesse mundo tão atual a burocracia não
tem a menor aptidão para a flexibilidade e inovação. Daí a forte e
generalizada tendência à desburocratização nas organizações
modernas. Desburocratizar não é apenas diminuir a papelada e sim
reduzir o grau de intensidade das dimensões burocráticas.
1.4 - Ênfase na estrutura
Iniciada com a teoria Clássica, tendo o Modelo Burocrático e
fundamento da teoria administrativa, nesta era a teoria administrativa
passou a ser desenvolvida pela Teoria Estruturalista e Teoria
Neoclássica. (CHIAVENATO,1999).
Teoria Estruturalista: O estruturalismo foi a mais forte
influência da sociologia e preocupou-se com o estudo da organização
formal (aquela que é deliberada e oficialmente estabelecida pela
organização, principalmente através de organogramas e manuais de
organização), mas também incorporou a organização informal
(decorrência do comportamento dos grupos sociais informais dentro da
organização formal), buscando compartibilizar idéias da Teoria
Clássica e da Teoria das Relações Humanas, considerando totalmente
opostas e contraditórias.
Teoria Neoclássica: A teoria Clássica veio para redimensionar
e atualizar os velhos conceitos Clássicos de Administração,
considerada Escola do Processo Administrativo pela ênfase nas
16
funções administrativas. Para autores neoclássico tema função
adotando o planejamento, a organização, a direção e o controle como
as funções administrativas.
Teoria Comportamental: Os administradores devem ser
capazes de chegar a um detalhamento de fatores, que possam
humanizar o trabalho, ao nível de prioridades motivacionais, a definição
de um estilo de chefia em função dessas prioridades e a programação
do treinamento específico do supervisor à área em gestão. Em
decorrência dessa filosofia e política administrativa, tornou-se hoje
fundamental o estudo das ciências do comportamento na área
administrativa e em áreas afins. A Teria Comportamental trouxe uma
direção e enfoque dentro da teoria administrativa: a abordagem das
ciências do comportamento. Ela não deve ser confundida com a Escola
Behaviorista que se desenvolveu na Psicologia a partir dos trabalhos
de Watson. Ambas se fundamentaram no comportamento humano.
Teoria de Sistemas: A abordagem sistêmica da administração,
tem sua origem a partir dos estudos do biólogo alemão Ludwig von
Bertalanffy, que elaborou uma teoria interdisciplinar, capaz de
transcender os problemas específicos de cada ciência. Este feito
possibilitou que princípios e modelos gerais pudessem permitir a
utilização das descobertas de uma ciência por outras. Os campos da
física, química, biologia, psicologia, sociologia e outros foram
profundamente afetados pela perspectiva da abordagem sistêmica.
Essa teoria foi, pelo autor, denominada Teoria Geral dos
Sistemas e permitiu, pela interdisciplinariedade, demonstrar o
isomorfismo entre as ciências, de modo a possibilitar a aproximação
entre as fronteiras de cada uma, inclusive preenchendo os chamados
espaços vazios ou brancos entre as mesmas. A dimensão totalizante
desta teoria baseia-se na dependência recíproca de todas as
disciplinas e na necessidade de sua integração. Dessa forma, todas as
17
ciências passam a poder tratar seus objetos de estudo como
sistemas e assim também a administração.
Teoria da Contingência: A Teoria da Contingência é um passo
além da Teoria dos Sistemas em Administração. A visão contingencial
da organização e de sua administração sugere que uma organização é
um sistema composto de subsistemas e delineado por limites
identificáveis em relação ao seu supra-sistema ambiental. A visão
contingencial procura compreender as relações dentro e entre os
subsistemas , bem como entre a organização e seu ambiente, e definir
padrões de relações ou configuração de variáveis . Ela enfatiza a
natureza multivariada das organizações e procura compreender como
as organizações operam sob condições variáveis e em circunstâncias
específicas.
A visão contingencial está dirigida acima de tudo para a
recomendação de desenhos organizacionais (organizational designs) e
sistemas gerenciais mais apropriados para situações específicas. A
Teoria da Contingência enfatiza que não há nada de absoluto nas
organizações ou na teoria administrativa. Tudo é relativo. Tudo
depende. A abordagem contingencial explica que existe uma relação
funcional entre as condições do ambiente e as técnicas administrativas
apropriadas para o alcance eficaz dos objetivos da organização.
1.5 - As Organizações na atualidade: A Era da Informação
Através do período de industrialização houve o aparecimento da
teoria administrativa, no final do século XIX onde a industrialização
clássica teve o seu início, como conseqüência da Revolução Industrial
indo até a metade do século XX. Nas décadas desse período,
prevaleceram as três abordagens tradicionais da administração: a
Administração Científica – enfatiza as tarefas a nível do operário, a
Teoria Clássica e o Modelo Burocrático – valoriza a estrutura
18
organizacional, e a Teoria das Relações Humanas – ressalta o
papel das pessoas nas organizações. (Chiavenato, 1999)
A Era Industrial Neoclássica ocorreu em 1950 até 1990 onde
ocorreu uma forte movimentação no mundo dos negócios. O final da
Segunda Guerra Mundial liberou as organizações para os seus
produtos e serviços originais, e o desenvolvimento tecnológico – o
advento do avião a jato, da televisão, da telefonia digital, do
computador de primeira a quarta geração e do microcomputador .
Nessa época houve grandes mudanças sociais, culturais, econômicas
e tecnológicas, mudando o mundo dos negócios ou em alguns casos
não sofrendo nenhuma alteração. Uma nova realidade começou a
mostrar os seus amplos contornos, a globalização da economia,
trazendo novos conceitos como a qualidade total, produtividade,
competitividade, que tornaram-se os principais conceitos empresariais.
No início da década de 1990 surge a Era da Informação,
caracterizada pelo desenvolvimento tecnológico e com a chamada
tecnologia da informação. A tecnologia da informação (TI) é o
casamento do computador com a televisão e as telecomunicações que
invadiu a vida das organizações e das pessoas. Com essa evolução
houve uma grande diminuição no espaço dentro das organizações.
Arquivos eletrônicos acabam com a papelada e com a necessidade de
móveis associados, criando espaço dentro da organização para outros
fins. Os centros de processamento de dados (CPSs) foram reduzidos e
descentralizados, através de redes de microcomputadores dentro das
organizações. As comunicações tornaram-se móveis, flexíveis, rápidas,
diretas, permitindo maior tempo de dedicação ao cliente. Com o micro
portátil , a multimídia, o trabalho em grupo (workgroup), e as estações
de trabalho (workstations), surgindo o teletrabalho, em que as pessoas
trabalham juntas, mesmo distantes. A teleconferência e a telerreunião
permitem maior conectividade entre as pessoas, com menor
deslocamento físico e menor necessidade de viagens para contatos
pessoais. Através da TI vem a ligação com a internet e a adoção da
19
Intranet estão se propagando de forma intensa. A globalização da
economia é uma das conseqüências da globalização da economia. A
tecnologia está se transformando na ferramenta a serviço do homem e
não mais na variável independente e dominadora que impunha
condições e características tanto à estrutura como ao comportamento
das organizações, como ocorrida na Era Industrial Clássica e na Era
Industrial Neoclássica. (CHIAVENATO, 1999)
20
CAPÍTULO II
A SECRETÁRIA E AS ORGANIZAÇÕES
MODERNAS
21
A SECRETÁRIA E AS ORGANIZAÇÕES
MODERNAS
2.1 Competências
Competência é a capacidade de mobilizar conhecimentos,
valores e decisões para agir de modo pertinente numa determinada
situação. Portanto, para constatá-la, há que considerar também os
conhecimentos e valores que estão na pessoa e nem sempre podem
ser observados.
Competências e habilidades pertencem à mesma família. A
diferença entre elas é determinada pelo contexto. Uma habilidade, num
determinado contexto, pode ser uma competência, por envolver outras
habilidades mais específicas. Para ser competentes, precisamos
dominar conhecimentos. Mas também devemos saber mobilizá-los e
aplicá-los de modo pertinente à situação. Tal decisão significa vontade,
escolha e, portanto, valores. E essa é a dimensão ética da
competência. Que também se aprende, que também é aprendida.
A capacidade de tomar decisões e a experiência estão
estreitamente relacionadas na operação de uma competência. Tomar
uma decisão, muitas vezes, implica certo grau de improvisação, mas
uma improvisação orientada pela experiência.
A competência só pode ser constituída na prática. Não é só o
saber, mas o saber fazer. Aprende-se fazendo, numa situação que
requeira esse fazer determinado.
2.2. A Profissão: Secretariado Executivo
A Secretária é uma profissional que assessora o executivo,
transmite-lhe informações e executa as tarefas que lhe são confiadas.
22
Nessa era da globalização da economia a secretária no mundo dos
negócios transformou-se, em assistente executiva dominando as
habilidades requeridas numa organização. Tendo capacidade para
desempenhar funções de assistente administrativa , tornando-se a
ponte entre aqueles que tomam decisões gerenciais e os que
executarão tais decisões, executa tarefas relevantes para a empresa.
Esse papel de assistente administrativa não se resume a ser elo entre
a administração e o pessoal de linha, sendo suporte para o executivo.
A competência de uma secretária pode ser avaliada não
somente por sua capacidade em lidar com papéis e objetivo materiais,
mas também por sua habilidade em lidar com pessoas. Inútil pensar
numa educação formal com término estabelecido. Não bastam cursos
de segundo e terceiro graus para a exercer competência a função de
secretária, que exige aprimoramento permanente.
O enriquecimento das tarefas de uma secretária moderna pode
ser visto num comparativo de dois tipos : o antigo e o atual. A
apresentação desse tipos tem em vista apenas um efeito didático, pois
é possível encontrar secretárias do passado que apresentam
desempenho de assistente administrativas e de suporte para seus
executivos, como é possível encontrar quem defenda o ponto de vista
de que a profissão de secretária deve compreender somente as tarefas
de secretariado. Pode-se dizer que antigamente a secretária atendia a
um executivo e que hoje ela é assistente da empresa ou de uma área.
Anteriormente, o executivo ditava cartas que a secretária
datilografava. Hoje, as tarefas de uma secretária compreendem
gerenciamento e operação de sistemas de informação (telefone, fax,
copiadoras, microcomputadores ligados por modem a redes de
informação); gerenciamento de serviços e de treinamento, atendimento
a clientes, objetivando oferecer maior qualidade dos produtos ou
serviços da empresa para a qual trabalha; apoio logístico a reuniões.
23
Com toda essa mudança nos requisitos de desempenho de
uma secretária, mais nada mais oportuno que uma preparação
educacional diferente da que se oferecia às secretárias. Entre regras
de comportamento a mesa (boas maneiras) e conhecimentos
administrativos, financeiros, contábeis, de negócios e outros, é possível
que a secretária moderna dê prioridade a estes últimos tipos de
conhecimentos. Diferentemente do modelo clássico, as organizações
modernas exigem um tipo de profissional mais que não apenas execute
as tarefas que lhe são prescritas, mas que também seja criativa e
flexível, comprometida com o trabalho. Hoje é necessário que os
cursos de secretariado abordem administração, marketing, comércio
exterior, contabilidade, finanças, processamento de dados
(informática), uso de equipamentos de comunicação, como copiadoras,
fax, microcomputador, calculadoras eletrônicas.
O mundo dos negócios, com o elevado número de tarefas e
pressões devido à burocracia, rotinas de trabalho, tem levado os
executivos a delegar mais responsabilidade a suas secretárias e a
implementar a autoridade delas. É exigência do mundo dos negócios
modernos que as secretárias estejam preparadas para desempenhar
com competência muitas tarefas especializadas que requerem
capacidade para avaliar e julgar antes que sejam executadas.
A secretária deve estar atenta para o efeito do rápido
desenvolvimento tecnológico, sobretudo com a introdução de
modernos aparelhos de comunicação (variados tipos de telefone, fax,
copiadoras, microcomputadores), alterando sobremaneira a rotina
quotidiana da execução dos serviços.
Flexibilidade, competência e conhecimento são qualidades que a
secretária tem que possuir para conseguir resolver seus desafios do
dia a dia. Tendo como valor, tolerância, competência, flexibilidade,
espontaneidade, criatividade, relevância, alternativas, autoconfiança,
24
demostrar equilíbrio, funcionalidade, técnicas inovadoras, agilidade
organizacional, comunicação rápida e clara.
A secretária executiva deve ser multicultural, estabelecendo e
gerenciando excelentes relações entre diferentes culturas; entendendo,
facilitando e disponibilizando todas as ferramentas possíveis para este
intercâmbio; derrubar barreiras quanto a idiomas ou expressões ainda
não internalizadas; facilitar e orientar quanto ao cumprimento das
exigências preliminares que antecedem toda e qualquer negociação;
colocando-se como Agente de Negócios da sua empresa na recepção
e intercâmbio de todos os processos de comunicação.
2.3 Mercado de Trabalho
A concorrência era menor, os produtos eram mais longos e a
incerteza era controlável. Hoje, os mercados estão cada vez mais
globalizados e dinâmicos e, os clientes cada vez mais exigentes. Para
a satisfação dos clientes as linhas e modelos de produtos melhoram,
mais os produtos duram bem menos.
A tendência do mercado de trabalho é exigir do profissional
conhecimentos generalizados e competências múltiplas que
transcendam as fronteiras do país no qual vive; e esta exigência é
ainda maior quando o enfoque é para profissões como o secretariado.
2.4- As Habilidades Necessárias da Secretária Executiva
nas Organizações Modernas
A secretária pode estar situado em um dos três níveis
organizacionais: no nível institucional, intermediário ou operacional de
uma organização. Em cada um dos níveis organizacionais, o papel da
secretária é diferente.
25
• Nível Institucional: É o nível mais elevado da
organização, onde é constituído pelo presidente e diretores que
compõem a alta administração e tomam as principais decisões.
• Nível Intermediário: É o nível administrativo que articula
internamente o nível institucional com o nível operacional da
organização, onde é composto por gerentes, chamado de nível
de meio campo.
• Nível Operacional: É o nível administrativo mais baixo de
todos, e mais íntimo da organização e constitui a base inferior do
organograma.
A secretária executiva encontrava-se como uma profissional de
apoio nos níveis Institucional e Intermediário, estando envolvida com
atividades de assessoria e planejamento. (MEDEIROS e
HERNANDES, 1999)
Desde meados do século XX, tornou-se prática comum definir a
administração em termos de suas quatro funções específicas:
planejamento – define o que a organização pretende fazer no futuro e
como deverá fazê-lo, sendo a primeira função administrativa, definindo
os objetivos para o futuro desempenho organizacional e decidindo
sobre os recursos e tarefas necessários para alcança-los
adequadamente; organização – visa estabelecer os meios e recursos
necessários para possibilitar o planejamento e reflete como a
organização ou empresa tenta cumprir os planos, sendo ser a função
administrativa relacionada com a atribuição de tarefas, agrupamento de
tarefas em equipes ou departamentos e alocação dos recursos
necessários nas equipes e nos departamentos; direção – representa a
colocação em marcha daquilo que foi planejado e organizado, sendo a
função administrativa que envolve o uso de influência para ativar e
motivar as pessoas a alcançar os objetivos organizacionais; e
controle – representa o acompanhamento, monitoração e avaliação do
desempenho organizacional para verificar se as coisas estão
26
acontecendo de acordo com o que foi planejado, organizado e
dirigido, sendo a função administrativa relacionada com a monitoração
das atividades a fim de manter a organização no caminho adequado
para o alcance dos objetivos e permitir as correções necessárias para
atenuar os desvios. Logo, administração é o processo de planejar,
organizar, dirigir e controlar os esforços dos membros da organização e
de utilizar todos os recursos organizacionais disponíveis para alcançar
objetivos organizacionais previamente estabelecidos. Isso significa que
a secretária deve saber planejar, organizar, dirigir e controlar as
atividades das organizações.
Para Katz (apud, cit. Chiavenato, 1999), existem três tipos de
habilidades importantes para o desempenho administrativo bem-
sucedido: as habilidades técnicas – é o caso da habilidade em
contabilidade, programação de computador, engenharia etc., estão
relacionadas com o fazer, isto é, com o trabalho com “coisas”, como
processos materiais ou objetos físicos e concretos; as habilidades
humanas – envolvem a capacidade de comunicar, motivar, coordenar,
liberar e resolver conflitos individuais ou coletivos. As habilidades
humanas estão relacionadas com a interação entre as pessoas;
habilidades conceituais – envolvem a visão da organização ou da
unidade organizacional com um todo, a facilidade em trabalhar com
idéia e conceitos, teorias e abstrações, estão relacionadas com o
pensamento, o raciocínio, a diagnóstico das situações e a formulação
de alternativas de soluções dos problemas.
Não basta saber apenas essas três habilidades, é preciso
possuir certas competências pessoais para ter um bom resultado. As
competências são qualidades de quem é capaz de analisar uma
situação, apresentar soluções e resolver assuntos ou problemas,
constituem o maior patrimônio pessoal da secretária, o seu capital
intelectual, a sua maior riqueza. Existem três competências duráveis
que precisam ser desenvolvidas pela secretária, para ser bem sucedido
27
profissionalmente: o conhecimento – significa todo o acervo de
informações, conceitos, idéias, experiências, aprendizagens que o
administrador possui a respeito de sua especialidade; a perspectiva –
significa a capacidade de colocar o conhecimento em ação, saber
transformar a teoria em prática, aplicar o conhecimento na análise das
situações, na solução dos problemas e na condução do negócio; a
atitude – significa o comportamento pessoal do administrador frente
às situações com que se defronta no seu trabalho. (CHIAVENATO,
1999)
2.5 – A manutenção da empregabilidade na função de
Secretária Executiva
Uma nova mentalidade profissional impera no mundo
empresarial. As empresas trazem novos caminhos de empregabilidade,
funcionalidade, assim como novos conceitos de mudança da função
secretarial.
A velocidade das transformações é tão grande que na realidade
quase não nos damos conta de que não podemos parar. Hoje vivemos
on-line, plugados ao mundo, no que ele tem de bom e no que não é tão
bom. Portanto, se quisermos ver o mundo ao nosso redor melhor,
cabe a nós torná-lo melhor e mais bonito para nós mesmo e nossos
filhos, para que vivamos mais dignamente.
Flexibilidade é uma das palavras de ordem neste momento. Uma
das definições que podemos dar é que flexibilidade é mudar sem deixar
de ser.
Alvin Toffler, (apud.cit. Dutra, 2001) um dos gurus da
Administração disse que “o analfabeto do ano 2000 não será o
indivíduo que não sabe ler e escrever, mas aquele que não consegue
aprender, desaprender e reaprender.” É preciso ter flexibilidade para
28
desaprender o que já sabemos e construir novos conceitos, novas
formas de fazer, novas formas de realizar, refazer sempre e, mais uma
vez, mais e melhor.
As empresas buscam hoje profissionais treinados, altamente
capacitados, preparados para aceitar desafios, ágeis, inteligentes,
atualizados, aqueles que sabem desenvolver projetos novos, formar
parcerias e tornar seus os objetivos da empresa.
2.5.1 - Novos paradigmas organizacionais
As mudanças de paradigmas na década de 90 são muitas, o
torna as organizações mais competitivas, voltadas para o cliente. A
globalização e a revolução tecnológica deste final de século estão
dissolvendo rapidamente as fronteiras nacionais. A espetacular
expansão do comércio internacional gera pressões, aumentando a
competição, tendo como conseqüência a busca frenética da eficiência,
que passa a ser um diferencial, tornando-se a prioridade número um de
todas as organizações.
O fenômeno globalização resulta da conjunção de três
poderosas forças:
1. A terceira revolução tecnológica (tecnologias ligadas a busca,
processamento, difusão, transmissão de informações, inteligência
artificial, engenharia, genética).
2. A formação de áreas de livre comércio e blocos econômicos
integrados como o Mercosul a União Europeia e a Nafta,
3. A crescente interligação e interdependência dos mercados físicos e
financeiros, em escala planetária.
Para o economista francês François Chesnais, a “mundialização”
(maneira pela qual os franceses chamam a globalização) revela que é
29
bem mais que uma fase suplementar do processo de
internacionalização do capital industrial é o novo modelo de
funcionamento sistêmico do capitalismo mundial. Em outros termos, é
uma nova modalidade de regime de acumulação. Seja qual for a
melhor definição, o fato é que está em curso uma etapa da
internacionalização.
O mundo organizacional moderno tem demostrado certa
complexidade e tem substituído modelos de gestão rígidos por outros
mais flexíveis, hajam vista as empresas atuarem cada vez com mais
interdependência de áreas e, consequentemente, com situações mais
complexas. Essas modificações são causadas pela “revolução” que ora
assistimos em todo o planeta.
Diante desse novo contexto mundial, determinamos mentalidade
inovadoras, que devemos nortear as gestões nas organizações
preocupadas em manterem-se vivas. Para isso, precisamos de
constante renovação, trabalho em equipe, estilo gerencial participativo,
descentralização, criação de inovações, administração intuitiva,
delegação do poder.
Esses estilos administrativos que norteiam os novos paradigmas
organizacionais, vislumbram uma organização que não se esquece da
influência externa, ou seja, do ambiente e de uma economia
globalizada. Em contexto onde a tecnologia está acessível a qualquer
pessoa, portanto, valorar três “personagens” é condição sine qua non
para uma vida longa: o cliente, a concorrência e a mudança.
2.5.2 - Perfil secretarial desse final de século
Atualmente tudo nos leva a olhar mais longe, devido à
complexidade do mundo globalizado. As funções e incorporações das
30
empresas levam seus colaboradores a conviver com culturas
diferenciadas modificando as crenças, os valores individuais e
consequentemente, suas atuações profissionais. (apud.cit. Dutra, 2001)
Neste contexto, devido à mundialização da economia, como
falam os franceses, uma gestão secretarial eficaz torna-se cada vez
mais necessária. Isso pelo fato de Secretário Executivo ser um
executivo adjunto, ou seja, um assessor, no sentido mais amplo da
palavra.
Para atender as exigência do mercado, o perfil secretarial desse
final de século foi radicalmente modificado. Nos anos 80 contratavam-
se profissionais com ênfase nos requisitos técnicos exímio datilógrafo,
arquivamento, perfeito, atendimento telefônico eficiente etc. Nos anos
90 a procura do mercado e por secretários com o seguinte perfil
profissiongráfico:
X Empreendedor;
X Inovador;
X Programador de soluções;
X Gestor do fluxo de informações; indispensável as decisões
do executivo
X Dominador no mínimo dois idiomas;
X Iniciativa;
X Criativo;
X Dinâmico;
X Polivalente;
X Negociador;
X Culto;
X Participativo;
X Conhecedor de tecnologias;
X Conhecedor de gestão estratégica;
X Discreto;
31
X Ético;
X Conhecedor de etiqueta e cerimonial;
X Leitor de ambientes para fins de veiculação de mudanças na
estrutura logística e nas relações interpessoais;
X Possuir uma visão generalista da organização.
A secretária deve também desempenhar com alto padrão de
competência as atividades peculiares à profissão, contribuindo
significativamente para uma performance eficaz do executivo.
X Administrar eficazmente o tempo;
X Aplicar as funções gerenciais (planejamento, organização,
controle e direção);
X Dar ênfase ao relacionamento com clientes (internos e
externos)
X Valorizar os princípios de um bom sistema de comunicação;
X Resolver problemas inerentes ao seu trabalho;
X Obter uma visão geral da cultura da organização;
X Conhecer a aplicação elementos de psicologia, não
esquecendo que está lidando com seres humanos diferentes
uns dos outros;
X Coletar dados e elaborar relatórios;
X Redigir documentos empresariais (cartas, ofícios,
requerimentos, atas, etc.)
X Aplicar as técnicas secretariais ( arquivo, follow up, agenda,
reunião, viagens etc.);
X Fazer uso da tecnologia de informação (planilha eletrônica,
banco de dados, processadores de texto, correio eletrônico,
internet, etc;
X Gerenciar eficazmente a transmissão e difusão da
informação.
32
Peter Drucker, em O Gerente Eficaz, disse que o
trabalhador com conhecimentos nas organizações modernas, é um
gerente se, em virtude de sua posição e desse conhecimento for
responsável por uma contribuição que afete, materialmente, a
capacidade da organização de trabalhar e obter resultados, tal homem
ou mulher, deve tomar decisões, pois não se pode apenas obedecer as
ordens. (apud. Cit. Dutra, 2001)
Nesse final de século, o secretário Executivo é co-participante
das revoluções conjuntoriais que estão testando continuamente a
capacidade das organizações de se ajustarem às novas situações,
impondo-lhes a necessidade de adaptação às inovações do ambiente
em turbulência.
33
CAPÍTULO III
GRADE CURRICULAR
34
GRADE CURRICULAR
3.1- Diretrizes Curriculares
A habilidades esperadas dos que exercerão essa a profissão de
Secretária Executiva, como iniciativa, bom sensu, maturidade
emocional, firmeza de caráter e conhecimentos gerais, entre outras,
representam um compromisso para esses mestres
e para a instituição em que atuam.
O perfil esperado do egresso das universidades do Curso de
Secretariado Executivo exige empenho em caminhar o aluno para
perspectivas claras e precisas de sua profissão.
A proposta de Diretrizes Curriculares supervisionada pela
Comissão de Especialista de Ensino de Administração (CEEAD), em
exame no Conselho Nacional de Educação, refere-se ao perfil dos
egressos como:
Aptos a atuar em um mercado altamente competitivo e em
constantes transformações, deverão desenvolver uma gestão
competente, controlando e coordenando seu espaço de atuação, de
maneira a manter a estrutura organizacional otimizada seja de direito
público ou privado. Atuar como Assessor Executivo – sendo o agente
executor e multiplicador mais próximo dos centros de deliberações dos
processos decisórios; como Gestor- veicular a prática de exercício de
atribuições e responsabilidades das funções de Secretário Executivo
– exercer as funções gerenciais (capacidade de planejar, organizar,
implantar e gerir programas de desenvolvimento); como
Empreendedor – promover as idéias e as práticas inovadoras –
competência para implantar resoluções alternativas e inovadoras, bem
como capacidade crítica reflexiva e criativa; como Consultor –
entender a empresa e a sua cadeia produtiva, a sua razão de ser, seus
objetivos e políticas, trabalhar com a cultura da organização,
35
transformando-se em oportunidades utilizando os novos
conhecimentos para aprimorar estratégias em vantagens competitivas,
analisar criticamente as organizações, antecipando e promovendo suas
transformações. (Carvalho e Andrade: In: MEC. 1998:7)
Dar ênfase à multidisciplinaridade faz parte das proposições aqui
contidas. O objetivo é proporcionar ao aluno oportunidade de aplicar o
que aprendeu na universidade nas diversas disciplinas. O rápido
desenvolvimento das organizações tem exigido que a educação
também se acelere, que as instituições escolares aumentem seu ritmo
de trabalho para alcançar o que o mundo delas exige.
3.2. O curso de Secretariado Executivo
A comissão de Especialistas de Ensino de Administração
(CEEAD) do ministério da Educação (MEC), na proposta de diretrizes
curriculares, cuja síntese foi elaborada por Carvalho e Andrade (1999),
propõe, para o perfil do aluno do Curso de Secretariado Executivo o
que segue:
A formação do Bacharel deve contemplar as relações entre o
conhecimento teórico e as exigências da prática cotidiana da profissão,
preparar secretários executivos para exercer o seu novo papel dentro
das organizações, assessorando staffs, gerenciando setores e
pessoas, gerindo fluxo de informação, utilizando novas tecnologias,
inovando, enfrentando mudanças culturais, econômicas, políticas,
sociais e profissionais, com sensibilidade e lucidez para diagnosticar
conflitos e resistência a mudança, com visão empreendedora, capaz de
promover novos conhecimentos e provocar mudanças, trabalhando
com competência e discrição. (Carvalho e Andrade: In: MEC. 1998:7)
36
O curso de Secretariado Executivo, deve atender a alguns
aspectos fundamentais, que apresentam o compromisso da própria
Instituição de Ensino Superior, quais sejam, as necessidades,
aspirações e expectativas:
Do Projeto Pedagógico estar de acordo com o Novo Perfil
Profissional; De formar bacharéis em Secretariado Executivo; Dos alunos que entram no curso, buscando uma formação
compatível com as exigências do mercado de trabalho, com base
sólida dos conhecimentos fundamentais necessários à sua
formação acadêmica e científica; Dos professores que buscam no curso, realizar sua vocação de
educador e pesquisador, assumindo comprometimento com o
crescimento do curso; Do coordenador do curso, que tenha graduação em Secretariado
Executivo, com curso de pós-graduação em Secretariado Executivo
ou Administração, e/ou com experiência de no mínimo dez anos no
exercício da profissão; Da grade curricular dos cursos de Secretariado Executivo,
possuírem em nível nacional, unicidade lingüistica da formação
específica, imprescindíveis à formação profissional. (BIANCHI,2003)
Essas são áreas básicas que serão trabalhadas nos cursos; mas
temas como: competência, visão, excelência no trabalho, capacidade
de superar obstáculos que surjam quando da realização de tarefas
mais difíceis devem estar incluídos no dia-a-dia de todas as disciplinas,
possivelmente como temas transversais.
De acordo com as áreas de atuação, competências, habilidades
e o perfil desejados para o egresso, as instituições devem proceder à
escolha da grande curricular. As propostas elaboradas pelos
especialistas do Ministério da Educação, nas quais se incluem as
realidades regionais, são importantes nessa amostragem:
37
I- Conteúdos Básicos: estudos relacionados com as Ciências
Sociais, com as Ciências Jurídicas e com as Ciência Sociais,
com as Ciências Jurídicas e com as Ciências da Comunicação e
da Informação;
II- Conteúdos Específicos: estudos das Técnicas Secretariais e de
Gestão Secretarial, abrangendo os conteúdos relacionados com
as Teorias das Organizações, com o Desenvolvimento de
Recursos Humanos e com a Ética Profissional, além do domínio
de, pelos menos, uma língua estrangeira e o aprofundamento da
Língua Nacional.
III- Conteúdos Teórico-Prático: Laboratórios Informatizados, com as
diversas interligações em rede, Estágio Curricular
Supervisionado e Atividades Complementares, especialmente a
abordagem teórico-prática dos Sistemas de Comunicação com
ênfase em software e aplicativos.
38
CONCLUSÃO
A secretária superou os conceitos tayloristas e burocráticos de
administração e seguindo os meios da Era da Informação sendo
flexível e conhecendo novos modelos de gestão, com a evolução da
tecnologia. Com essa evolução houve uma série de mudança na vida
da secretária, tornando sua jornada de trabalho rápida e prática, depois
da Era da Informação dentro das organizações criaram-se espaço pois
os arquivos eletrônicos diminuíram-se os papéis, permitindo maior
espaço para outros fins.
Não bastando apenas alguns cursos de aperfeiçoamento para a
secretária se adequar a inovação tecnológica, e sim aprimoramento
permanente. A secretária deixou de compreender somente as tarefas
de secretariado, deixando de atender somente o seu executivo, e sim
tornando-se assistente da empresa ou de uma área.
As organizações modernas exigem da profissional que não
apenas execute as tarefas que lhe são prescritas, mas que também
seja criativa e flexível, comprometida com o trabalho. Estando
preparada para desempenhar com competência muitas tarefas
especializadas que requerem capacidade para avaliar e julgar antes
que sejam executadas. A secretária moderna em uma organização
deve saber planejar, organizar, dirigir e controlar suas atividades.
Existem três habilidades importantes que uma secretária precisa
ter para um bom desempenho administrativo, habilidades técnicas
(contabilidade, programação de computador...), habilidades humanas
(comunicar, motivar, coordenar...), habilidades conceituais (idéias,
conceitos, teorias....). Para essas habilidades, ter um bom resultado é
preciso ter certas competências pessoais, as competências são
qualidades de quem é capaz de analisar uma situação, apresentar
39
soluções e resolver assuntos ou problemas, o capital intelectual da
secretária, constitui a sua maior riqueza. Precisando ter Competências
de conhecimento, perspectiva e atitude.
Com esses novos conceitos a secretária teve que mudar sem
deixar de ser. É preciso ter flexibilidade para desaprender o que sabe e
construir novos conceitos, novas formas de fazer, novas formas de
realizar, refazer sempre até melhorar. As mudanças de paradigmas na
década de 90 são muitas, o que tornaram as organizações mais
competitivas, voltadas para o cliente, dissolvendo as fronteiras
nacionais, substituindo modelos de gestão rígido por outros mais
flexíveis. Precisamos de renovação, trabalho em equipe, estilo
gerencial, participativo, descentralizado, criativo e com delegação de
poder.
O grande desenvolvimento das organizações fez com que as
instituições de ensino mudasse seu ritmo de trabalho paa alcançar as
exigências do mercado de trabalho. A formação do Bacharel deve
contemplar as relações entre o conhecimento teórico e as exigências
da prática cotidiana da profissão, preparar secretários executivos para
exercer o seu novo papel dentro das organizações, assessorando
staffs, gerenciando setores e pessoas, gerindo fluxo de informação,
utilizando novas tecnologias, inovando, enfrentando mudanças
culturais, econômicas, políticas, sociais e profissionais, com
sensibilidade e lucidez para diagnosticar conflitos e resistência a
mudança, com visão empreendedora, capaz de promover novos
conhecimentos e provocar mudanças, trabalhando com competência e
discrição.
Com este novo perfil profissiográfico para os Cursos de
Secretariado Executivo, as IES poderão definir melhor o seu Projeto
Pedagógico, sua Grade Curricular, e escolher estrategicamente a
linhas de trabalho que desenvolverá em sua IES – com alunos,
40
professores e profissionais da área. O novo perfil profissional
exigido pelo mercado internacionalizado, faz-nos ver a urgência de
inovamos no Secretariado Executivo, criando novas vertentes de
atuação para acompanhar as modificações mundiais. A formação
construída em sua grade curricular, não só atenderá ao mercado
Nacional, mas ao mercado Internacional, fazendo com que estes
profissionais cresçam nas suas habilidades, colocando-os competitivos
e empreendedores.
41
ANEXO 1
GRADES CURRICULARES
42
ANEXO 2
DIRETRIZES CURRICULARES DOS CURSOS
DE SECRETARIADO EXECUTIVO
43
BIBLIOGRAFIA
CHIAVENATO, I. Introdução à Teoria Geral da Administração. Rio de Janeiro:
Ed. Campus, 1999.
CHIAVENATO, I. Administração nos novos tempos. Rio de Janeiro: ed. Campus, 1999. BELTRÃO, Mariúsa, PASSOS, Elisabeth de Ibarra – Prática de Secretariado.
São Paulo: Atlas 2 ed, 1991
GUIMARÃES, Marcio Eustáquio – O Livro Azul da Secretária. São Paulo: Érica
3 ed. 1995.
MEDEIROS, João Bosco, HERNANDES, Sonia – Manual da Secretária. São Paulo:
Atlas, 7 ed.1999.
BIANCHI, Ana Cecília de Moraes- Orientação para Estágio em Secretariado:
Trabalhos, Projetos e Monografias. São Paulo: Pioneira Thomson Learning, 2003.
NAMO, Guiomar. Afinal, o que é Competência? 21/07/2004.
http://www/novaescola.abril.com.br/ed/160_mar03/html/com_palavra.html
44
ÍNDICE INTRODUÇÃO 07
CAPÍTULO I
As transformações no mundo das organizações modernas
1.1 Administração Científica
1.2 Teoria Clássica
1.3 Teoria da Burocracia
1.4 Ênfase na Estrutura
1.5 As Organizações na atualidade: A Era da Informação
09
10
10
12
13
15
17
CAPÍTULO II
A Secretária e as organizações modernas
2.1 Competências
2.2 A profissão: Secretariado Executivo
2.3 Mercado
2.4 As habilidades Necessárias da Secretária Executiva nas
organizações modernas
2.5 A manutenção da empregabilidade na função de Secretária
Executiva
2.5.1 Novos paradigmas Organizacionais
2.5.2 Perfil Secretarial desse final de século
20
21
21
21
24
24
27
28
29
45
CAPITULO III
Grade curricular
3.1 Diretrizes Curriculares
3.2 O cursos de Secretariado Executivo
33
34
34
35
CONCLUSÃO 38
ANEXOS 41
BIBLIOGRAFIA 43