UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”

PROJETO A VEZ DO MESTRE

PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA NO ESTOQUE

Por: Helio Antonio Martins

Orientador

Prof. Ana Cristina

Rio de Janeiro

2004

2

UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”

PROJETO A VEZ DO MESTRE

Por: Helio Antonio Martins

PROCEDIMENTOS DE AUDITORIA NO ESTOQUE

Apresentação de monografia à Universidade Candido Mendes como condição prévia para a conclusão do Curso de Pós-Graduação “Lato Sensu” em Auditoria e Controladoria.

Rio de Janeiro

2004

3

AGRADECIMENTOS

À minha família que sempre me apoiou

nos momentos de maior dificuldade

4

DEDICATÓRIA

Dedico especialmente ao meu futuro filho

como referência de que conquistaremos tudo

o que almejarmos...

5

RESUMO

A auditoria em estoque é de fundamental importância porque nos dá a

garantia, que as demonstrações contábeis expressam, de forma fidedigna, a

posição do estoque em determinada data, refletindo de forma precisa o resultado

das operações realizadas e de sua relevância para a tomada de decisões.

O trabalho da auditoria no estoque tem por objetivo explicitar os

mecanismos de controle do estoque, expondo de forma clara os cuidados e

procedimentos que devem ser adotados para garantirmos a consistência,

confiabilidade e a observância dos princípios de contabilidade na apresentação

das demonstrações contábeis.

6

METODOLOGIA

Os métodos utilizados para a elaboração do trabalho tiveram como base de

informação as consultas bibliográficas, Internet, visita nas áreas operacionais de

almoxarifado e administrativas consultando às pessoas envolvidas ( gerentes,

coordenadores, almoxarifes e conferentes ) .

7

SUMÁRIO

INTRODUÇÃO 08

CAPÍTULO I - AUDITORIA NA ADMINISTR. DE MATERIAIS 09

CAPÍTULO II - AUDITORIA EM ESTOQUES 14

CAPÍTULO III - QUESTIONÁRIO PARA AUDITORIAS EM ESTOQUE 19

CAPÍTULO IV - QUESTIONÁRIO SIMPLIFICADO CONTR. INTERNO

DO ESTOQUE 28

CAPÍTULO V - O PROGRAMA DE AUDITORIA E A AUDITORIA DOS

ESTOQUES 32

CAPÍTULO VI - PROGRAMA ADAPTADO 36 CONCLUSÃO 38 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS 40

ÍNDICE 41

8

INTRODUÇÃO

O objetivo deste trabalho é o de contribuir e proporcionar orientação sobre

como obter um entendimento dos controles dos estoques, utilizando-se do

controle interno e sobre sua importância para a garantia da consistência das

informações contábeis e confiabilidade na apresentação das Demonstrações

Financeiras.

O auditor deve obter um entendimento dos sistemas contábeis, da

operação e do controle interno suficiente para planejar a auditoria dos estoques,

desenvolvendo assim uma abordagem de auditoria eficaz. O auditor deve usar os

conhecimento disponíveis para avaliar o controle do estoque e para projetar

procedimentos de auditoria que garantam que o risco foi reduzido a um nível

aceitavelmente baixo.

9

CAPÍTULO I - AUDITORIA NA ADMINISTRAÇÃO DE

MATERIAIS.

1.1 Conceito e definições de Auditoria.

O termo auditoria, de origem latina (vem de audire), foi utilizado

pelos ingleses para rotular a tecnologia contábil da revisão (auditing),

mas hoje tem sentido mais abrangente (ALMEIDA, Marcelo Cavalcanti –

Auditoria, um curso moderno e completo, Editora Atlas S.A.).

Inicialmente a auditoria limitou-se a comprovar a veracidade dos

registros contábeis, visando observar a exatidão desses registros.

A tendência moderna representa uma evolução relativa que

primitivamente se atribuía à auditoria e que se limitava ao campo de

simples verificação, o conceito hoje é dinâmico e prossegue em

evolução, atribuindo-se à auditoria outras importantes funções,

abrangendo todo o organismo da empresa e da sua administração, a

técnica da auditoria vai ainda além e passa ao regime da orientação, da

interpretação e até da previsão de fatos.

10

1.2 Objetivo:

A auditoria dos estoques tem a finalidade de:

• determinar sua existência, que poderá estar na companhia, em

custódia com terceiros ou em trânsito;

• determinar se é pertencente à companhia;

• determinar se foram aplicados os princípios de contabilidade

geralmente aceitos, em bases uniformes;

• determinar a existência de estoques penhorados ou dados em

garantia; e

• determinar se estão corretamente classificados nas

demonstrações financeiras e se as divulgações cabíveis foram

expostas por notas explicativas.

1.3 A Auditoria pode ser:

1.3.1 Segundo Antônio Lopes de Sá ( Curso de auditoria, editora

Atlas S.A. )A Auditoria Externa ou auditoria independente surgiu

como parte da evolução do sistema capitalista. Para que terceiros

invistam em uma determinada empresa é preciso que esta empresa

11

demonstre os seus resultados, essa necessidade de informação era para

que o investidor pudesse avaliar a segurança, a liquidez e a

rentabilidade de seu futuro investimento, e para verificar esses

números era preciso que fossem confirmados por uma pessoa/empresa

idônea e sem ligação com a empresa em questão, surgindo assim o

auditor externo.

1.3.2 A Auditoria Interna é a tarefa designada a avaliar de

forma independente, dentro de uma organização, as operações

contábeis, financeiras e de outros tipos , no sentido de prestar um

serviço à administração. É um controle administrativo, cuja função é

medir e avaliar a eficácia de outros controles ( Antônio Lopes de Sá,

Curso de auditoria, editora Atlas S.A. ).

Autoridade e Responsabilidade.

A Auditoria Interna é mais uma função assessorial que de linha. Por

isso, o Auditor Interno não exerce autoridade direta sobre os outros

membros da organização, cujo trabalho revisa.

O Auditor Interno deve ter liberdade, para revisar e avalizar as normas,

os planos, procedimentos e registros.

1.4 Procedimentos de auditoria.

12

Os procedimentos de auditoria a serem utilizados são

dependentes da efetividade do controle interno e da materialidade (

Almeida, Marcelo Cavalcanti ).

Segue abaixo alguns procedimentos ilustrativos que poderão ser

utilizados durante a execução dos trabalhos de auditoria:

Exame físico

• contagem de estoques de matérias-primas, processo acabados e

materiais em consignação ou com terceiros.

• Confirmação.

• confirmação de estoques com terceiros;

• confirmação de estoques de terceiros;

• confirmação de estoques em consignação.

Documentos originais.

• exame documental das notas fiscais por compra e pagamentos;

• exame de contratos de compra e venda;

• exame documental das apropriações de matérias-primas e mão-

de-obra;

• exame de atas e assembléias.

13

Cálculos.

• soma de contagem de estoques;

• cálculos das quantidades pelo preço unitário;

• cálculos dos impostos;

• apropriação das despesas gerais de fabricação.

Escrituração.

• exame da conta de razão de produtos acabados;

• exame da conta de razão de importações em trânsito;

• exame das ordens de fabricação;

• follow-up das contagens físicas.

14

CAPÍTULO II - AUDITORIA EM ESTOQUES.

Compreende-se todos os materiais, tais como: matérias-primas,

materiais auxiliares de produção, materiais secundários, embalagens,

produtos em fabricação, produtos semi-elaborados, produtos para

venda, produtos para revenda, embalagens usadas, materiais

obsoletos, sucata, produtos alimentícios, mercadoria em postos de

abastecimento.

2.1 Pontos Fundamentais.

São 03 (três) os pontos fundamentais de que o Auditor sempre

deverá lembrar:

• conheça muito bem a área auditada, através do Manual de

Procedimentos e, na falta deste, com perguntas diretas aos

responsáveis usando o "questionário";

15

• com base em tais conhecimentos estabeleça um bom Programa,

ou, se este já tiver sido estabelecido, estude-o e analise-o para

possíveis modificações;

• aplique os testes conforme o Programa e somente transcreva sua

conclusão quando realmente se sentir seguro de que pode dar

uma opinião bem fundamentada sobre a área auditada.

Pelo que se observa, quase tudo que nos cerca em uma indústria ou

armazém é "Estoque". Pela sua natureza, os estoques são alvo das mais

variadas formas de malbarato, desvio e deterioração.

2.2 Características.

Segundo o autor Marcelo Cavalcani Almeida, o Auditor deve voltar

a sua atenção para todas as características inerentes ao produto.

Características que compreendem:

01 - disponibilidade - existirá sempre material suficiente na hora

certa e em quantidades ideais, de forma que a produção não venha a

sofrer atrasos ou dificuldades;

02 - pesquisa - no ato da aquisição é necessário ter-se a certeza de

que somente é adquirido o material que realmente é o melhor obtenível

para o fim a que se destina;

16

03 - aquisição - as compras devem reger-se pela forma mais

econômica e nas melhores condições possíveis;

04 - preço - deverão existir sempre cotações de diferentes fontes, e os

valores contabilizados nunca devem ser superiores aos reais;

05 - recepção - a recepção da mercadoria deverá ser sempre revestida

de todos os cuidados, para que se recebam de fato as mercadorias nas

quantidades e qualidade adquiridas;

06 - quantidade - as mesmas deverão ser sempre as dos documentos

ou registros, que deverão permitir a conferência de sua movimentação

histórica, de preferência por controles cruzados;

07 - qualidade - todos os meios devem ser usados para os controles

de qualidade, tanto físico como visuais;

08 - custos - toda a mercadoria estocada representa custo, tal como:

de empate de capital, de área ocupada, de manuseio, de preservação,

de seguro, etc.;

09 - custódia - serão tomadas todas as providências para evitar

extravios, responsabilizando-se pessoas determinadas e dando-lhes a

correspondente autoridade e meios para que, de fato, tenham a

supervisão do que lhes foi confiado;

10 - embalagem - cuidados especiais devem ser tomados com

mercadorias que vêm acondicionadas em embalagens fechadas, para

17

que as quantidades sejam as indicadas nos volumes, é conveniente

embalar as mercadorias com antecedência e nas quantidades

usualmente requisitadas;

11 - acesso - as mercadorias devem ser estocadas de preferência

perto dos locais de consumo e nos depósitos, de acordo com as suas

características físicas, permitindo entregas racionais e ordenadas;

12 - preservação - os materiais devem ser preservados contra pó,

umidade, ferrugem, oxidação derrame, calor, ressecagem;

13 - deterioração - especiais cuidados devem ser tomados com

mercadorias sujeitas a deterioração. Devem ser armazenadas em

depósitos apropriados e os produtos mais velhos devem ser consumidos

primeiramente. Mercadorias imprestáveis devem ser segregadas de

mercadorias novas;

14 - consumo - as mercadorias somente devem ser entregues ao

consumo mediante requisição e ordens de retirada, devidamente

preenchidas e visadas por quem de direito. As devoluções devem

merecer todos os cuidados, tanto na sua escrituração, como no de seus

aspectos físicos.

15 - seguro e segurança - devem ser examinadas as apólices de

seguro e verificado se os materiais estão todos enquadrados, e cobertos

pela mesma. As condições de segurança quanto a incêndios e

inundações também devem ser verificadas;

18

16 - transporte - utensílios de manuseio e transporte também devem

existir dentro de padrões modernos e adequados.

Os métodos de Auditoria para cada tipo de indústria e produto devem

ser delineados de caso para caso, atendendo-se a manuais de

procedimentos e folhas de trabalho, onde constem todas as áreas

existentes, a fim de não se esquecer nenhum detalhe.

2.3. Alicerces.

As peças fundamentais para os alicerces são as seguintes:

Movimento de estoques:

• inventário físico (último realizado):

• relação dos saldos pelas fichas de estoques e pelos preços de

custo e de venda;

• classificação dos estoques;

• localização dos estoques; relação de faltas e sobras do último

inventário.

O papel do auditor deve ir além de uma revisão, pois, ao executar seu

trabalho, tem condições de transformar-se em autêntico

19

conselheiro, oferecendo sugestões de valor, e protegendo a empresa

contra fraudes, desperdícios, evasões etc.

CAPÍTULO III - QUESTIONÁRIO PARA AUDITORIA EM

ESTOQUES.

O questionário que se segue completa a fase de levantamento

com eficiência, dos procedimentos contábeis para a avaliação de

controles interno. O questionário de avaliação deve ser

preferencialmente aplicado antes do programa, pois dever servir de

base para sua elaboração.

Existe uma seção ou departamento responsável pela manutenção dos

estoques?

Tem um responsável ou um almoxarife?

Quem é o responsável?

Tem o responsável outras seções sob a sua subordinação?

Quais?

Existem registros permanentes dos estoques para:

Matérias-primas?

Matérias auxiliares?

20

Material de consumo?

Produtos elaborados?

Mercadorias?

Equipamentos?

Produtos semi-elaborados?

Os registros são controlados por fichários de estoques fora do

almoxarifado? São informatizados os registros?

O almoxarifado mantém fichas de estoques e de valores? Usa

computadores?

Onde são mantidas? Se informatizado, quem digita?

Todos os artigos comprados passam pelo almoxarifado?

Ainda quando a unidade é de consumo imediato?

Só se fazem entregas nos almoxarifados mediante notas de requisição?

São estas notas pré-numeradas?

Se não, qual a outra modalidade?

Como são distribuídas as vias das requisições de materiais?

Quem registra o estoque do controle é subordinado ao almoxarife?

21

Os registros de estoques do almoxarifado são feitos respeitando-

se as datas das aquisições ou das entregas?

Todas as requisições são atendidas no mesmo dia?

Existem almoxarifados auxiliares?

Como se processa a transferência dos materiais?

Existem inspetores de estoques?

A quem estão subordinados?

São levantados inventários físicos anuais? Existem listagens periódicas?

As diferenças de estoque são relacionadas?

Quem as aprova?

Como são ajustadas?

Fazem-se investigações sobre as diferenças?

Qual a percentagem delas, face ao valor do último inventário?

Qual o setor no qual são encontradas as maiores diferenças?

As devoluções são controladas?

Qual o critério?

22

Quem as fiscaliza?

Os materiais obsoletos e inadequados são relacionados?

Quem recebe a relação?

As consignações são controladas?

Qual o critério?

Quem é o encarregado do controle?

A quem está subordinado o controlador das consignações?

Existe controle contábil dos estoques em contas especiais?

O controle é feito no razão Geral ou no de Custos?

Se no de custos, existe no razão Geral uma conta controladora

superior?

Quais as contas?

Se um material for debitado diretamente a uma conta de despesa,

continua sendo controlado no almoxarifado?

Existem instruções escritas adotadas para a contagem dos estoques?

Quem assiste aos inventários?

Os inventários são conferidos e revisados?

23

Os transportes são controlados pelo almoxarifado, no que diz respeito à

recepção?

Existe um serviço autônomo de recepção ou é dependente?

Oferece boas condições de conferência do material a seção de

recepção?

As unidades dos materiais estão bem definidas nos controles?

Os estoques estão devidamente segurados?

São feitos controles dos preços?

Percebeu alguma possibilidade de desvio dos estoques?

Qual o critério de avaliação seguido?

O processo seguido neste exercício é idêntico ao do exercício anterior?

Como se registram as discrepâncias de cálculos?

São autorizadas?

Quem as autoriza?

Existem materiais sem movimento há mais de um ano?

São relacionados os materiais sem movimentação?

24

Qual o critério para o estabelecimento dos mínimos e dos máximos dos

estoques?

As requisições de compra obedecem aos mínimos ou a estes e a outras

margens?

Existe um serviço de compras organizado?

Tal serviço é autônomo, relativamente aos serviços de recepção,

estoques, despachos e contadoria?

Possui um encarregado especial?

Este encarregado está na função há quanto tempo?

Existe o critério de estabelecer-se rodízio nesta função?

Todas as ordens de compra são documentadas?

Todas as coletas de preços são documentadas?

As ordens de compra são aprovadas?

Quem as aprova?

São tais ordens pré-numeradas?

A Contadoria recebe cópia das ordens de compra e dos boletins de

recepção diretamente dos serviços indicados?

25

O serviço de recepção recebe cópia das ordens de compra?

Como se processa o controle das ordens pendentes?

São elas relacionadas mensalmente e encaminhadas à administração?

Os fornecedores estão registrados segundo que critério?

As recepções são pré-numeradas?

Os números prevalecem para os registros contábeis?

O serviço de recepção mantém as cópias dos boletins devidamente

arquivadas?

A Contadoria é imediatamente cientificada das devoluções? Algum

registro é feito por funcionário ligado ao Almoxarifado?

A contadoria é imediatamente cientificada dos cancelamentos de ordens

de compra? E o serviço de recepção?

Quem prepara os boletins de devolução?

A quem está subordinado?

A Contadoria faz preferência as faturas nas ordens de compra e nos

boletins de recepção?

Há possibilidade de aprovação dupla de um fatura?

26

Todas as faturas de fornecedores são preparadas para a aprovação de

pagamentos?

Como se processa a preparação?

As faturas são conferidas com as notas fiscais?

As notas fiscais são conferidas aritmeticamente?

As faltas e sobras são reportadas nos boletins?

São feitos confrontos entre os totais das contas de compras e de

controle e o Registro de Entradas?

O total do Registro confere com o total das entradas ou recepções mais

os vales em trânsito?

Qual o critério seguido para se realizar o lançamento no registro de

compras?

Obedece ao que prevê a lei tributária?

Há centralização de controle das compras?

Há centralização do controle de aprovação de faturas de fornecedores?

Toda a documentação de compras gira pelos serviços de compras,

recepção, controle e contadoria?

Os contratos de compra serão registrados?

Estão sendo cumpridos?

27

100.A empresa observa o critério de seleção de fornecedores baseado

apenas em preços?

O questionário, distingue bem as duas fases de indagação - estoques e

compras.

O questionário de estoques vai do número 1 até o número 60 e o de

compras, do número 61 até o número 100.

De acordo com cada caso tal questionário pode ser modificado.

O livro de registro de inventários é obrigatório segundo a legislação

tributária brasileira. Pela sua capacidade probante perante a lei, é que o

auditor deve partir dele para a realização de seus exames, procurando

fazer, pelo processo de amostragem ou de testes,

confrontos com os dados constantes das fichas de controle dos estoques

existentes no fim do exercício.

28

CAPÍTULO IV - QUESTIONÁRIO SIMPLIFICADO

DE CONTROLE INTERNO DE ESTOQUE.

Sim/Nã

o

1. O responsável pelos estoques é o

estoquista?

2. As precauções contra roubo são

adequadas (cerca, portões, portas, janelas,

grades, balcões, etc.)?

3. Os seguintes materiais tem inventário

periódico rotativo? materiais de almoxarifado

Medicamentos Gêneros Outros materiais

(especificar)

4. Os materiais comprados são entregues em

um departamento de recebimentos?

5. O relatório diário de entrada de

mercadorias é preenchido pelo departamento

de recebimento ou pelos setores de

estoques?

6. Os setores de estoques só processam

29

saídas de materiais, exclusivamente contra

requisições?

7. Fazem-se contagens físicas e comparações

com o fichário pelo menos uma vez por ano?

8. Investigam-se, aprovam-se e relatam-se

as eventuais discrepâncias apuradas no item

7?

9. Exerce-se vigilância adequada sobre as

vendas de sucata e os estoques de sucata?

10. informa-se periodicamente a

administração sobre materiais obsoletos,

avariados, os que tem consumo lento e os

estocados em excesso?

11. Contabilizam-se cuidadosamente os

seguintes itens: materiais em consignação?

Mercadorias em depósitos de terceiros?

Mercadorias de terceiros em depósitos na

empresa? Embalagens a devolver? Materiais

remetidos a título devolutivo, a fornecedores,

laboratórios, etc.?

12. Quando os suprimentos de fabricação são

lançados como despesas, é exercido controle

30

extracontábil adequado sobre sua

movimentação?

13. Quando se realiza um inventário, são

preparadas instruções escritas?

14. São fáceis de identificar os materiais

quando de um inventário físico?

15. Os inventários são feitos por empregados

distintos dos encarregados da escrituração

do estoque?

16. Após a contagem física do inventário, são

devidamente controladas as etiquetas,

folhas, etc.,. usadas?

17. No período de inventário, verifica-se

suspensão de atividades do estoque?

18. A arrumação e a disposição do material

inventariado são boas?

19. Os empregados que efetuam o inventário

são independentes dos seguintes

departamentos? Compras? Transporte?

Faturamento?

20. Feito o inventário, verificam-se as

operações de apuração final? Preços

31

aplicados? Unidades usadas? Multiplicação e

somas? Transferência de quantidades para os

resumos finais?

21. Existindo a seção de custos, ela: Está

integrada na contabilidade geral? É a seção

de custos que determina o preço de venda

dos materiais?

22. Os estoques estão segurados e é

adequado o valor do seguro?

Preparado por Data

Revisado por Data

32

CAPÍTULO V - O PROGRAMA DE AUDITORIA E A

AUDITORIA DOS ESTOQUES.

O programa de auditoria dos estoques deve abranger todos os

setores em que se operam a formação, a manutenção, e a saída dos

estoques.

Em um programa bem orientado não se devem deixar de observar

os seguintes itens:

• Confronto do livro de registro de inventários com os saldos dos

controles de estoque no encerramento do exercício.

• Verificação aritmética do inventário (somas, transportes, cálculos

de médias, etc.,).

• Confronto do total de registro de inventário com as contas de

controle do Razão (quer o de custos, quer o geral).

• Testes, por amostragem, dos estoques físicos a vista dos registros

de estoque.

• Comparação entre transações de aquisição e saídas de materiais

por aplicação e as vendas.

• Verificação dos controles de consignações e armazenagens em

trapiches, alfândegas ou armazéns gerais.

33

• Obtenção de confirmações de saldos dos trapiches e dos

armazéns gerais.

• Estabelecimento de classificação dos estoques, a fim de observar

se outros elementos que não os bens de venda os integram.

• Exame dos valores atribuídos aos estoques e eliminação de

qualquer parcela de resultado que lhes tenha sido acrescentada.

• Testes dos preços dos estoques em face dos de aplicação e de

venda.

• Testes do lucro provável.

• Verificação sobre se os materiais obsoletos constam no estoque

com o preço de materiais novos.

• Obtenção do quociente de rotação de estoques.

• Exame do controle de retalhos e resíduos.

• Verificação do controle dos armazéns de sobras.

• Exame da cobertura de seguros que possuem os estoques.

• Comparações dos estoques em diversos exercícios.

• Obtenção do cliente, do certificado dos estoques.

• Exame dos materiais em trânsito.

34

• Exame das rotinas internas do armazém e das suas conexões com

as demais.

• Verificação sobre se a empresa possui um estoque de controle

fora do almoxarifado.

• Exame do sistema de controle das compras.

• Exame e comparação das ordens de compra com os boletins de

recepção, as faturas, as requisições de compras e as partidas

contábeis.

• Exame da imputação e do controle do custo dos transportes sobre

as compras.

• Exame do processo de controle de obrigações a pagar, derivadas

de compras.

• Comparação dos registros de estoques com os boletins de

recepção, as faturas e as requisições de estoques.

• Verificação da exatidão dos transportes e das somas nas ordens

de compra.

• Teste das compras em face do Registro de entradas e do

inventário, por meio das faturas originais e das contas de

controle.

• Verificação das devoluções.

35

• Sondagens diretas de preços na praça.

• Verificação sobre se todas as faturas estão acompanhadas das

notas fiscais respectiva.

Percebe-se, nitidamente, a distinção das duas fases da indagação: uma

nos armazéns, outra nos serviços de compras.

A parte dos armazéns é feita pelos itens de número 1 até 21 e a parte

de compras pelos de números 22 até 31.

36

CAPÍTULO VI - PROGRAMA ADAPTADO (OUTRO

MODELO).

QUESTIONÁRIO DE AUDITORIA

Discriminação das Instruções

Medidas Preliminares: Determinar as freqüências das

contagens. Selecionar os itens antecipadamente.

Determinar a extensão do teste. Percorrer os armazéns

para tomar contato. Contagem. Lotes de custo elevado

(classe A) 100%. Lotes de menor custo por testes.

Acompanhar as contagens para se certificar de que

todos os itens vem a ser contados. Certificar-se de que

não existem itens pertencentes a terceiros. Verificar a

existência de estoques obsoletos. Se existir o mesmo

material estocado em mais de um armazém, proceder

à contagem simultânea. No término das contagens,

certificar-se, juntamente com o encarregado do setor,

de que todos os estoques hajam sido inventariados.

Verificação de Controles: Certificar-se de que todo o

material recebido até a data do inventário foi nele

37

incluído, e que os recebimentos após a sua data foram

excluídos. Certificar-se de que todos os produtos já

faturados não foram incluídos nos inventários.

Compilação. Conferir as passagens dos itens contados

para as folhas de inventários. Conferir, nas folhas de

inventários, as somas e os cálculo aritméticos, em base

de teste, inclusive os transportes de folha para folha.

Exames Finais: Assegurar-se de que o método de

avaliação é correto. Assegurar-se se os itens contados

não estão vinculados, caucionados ou de qualquer

outra forma onerados. Verificar se a cobertura de

seguros sobre os estoques é suficiente, excessiva ou

carente. Determinar a rotação dos estoque,

comparando-a com o ano anterior e explicar as

variações. Conclusão: 20. Escrever memorando

indicando os procedimentos gerais das áreas de

estoque, procedimentos de auditoria, sugestões e

conclusão.

Tempo previsto: Data inicial: Data final: Tempo gasto :

Tempo a mais/a menos: Local, data e assinatura

___________________________ Auditor

38

CONCLUSÃO.

Para que o trabalho de auditoria em estoques atinja seus objetivos,

concluímos que, além de tudo que já foi dito, o que segue:

• a existência de um livro de registro de inventário, no qual

constem todos os componentes do inventário final de cada

exercício;

• a existência de livros, mapas, etc., exigidos pela legislação em

vigor, como os que dizem respeito a determinados medicamentos

controlados, e outros.;

• verificação e comparação do registro de inventários com as contas

de controle do Razão;

• verificação da exatidão dos saldos demonstrados pelas fichas de

controle físico e físico-contábil de estoque;

• controle da existência de materiais deteriorados, obsoletos e

pouco movimentados;

• análise da rotação de estoques e média de permanência

apresentadas;

• análise das medidas de segurança recomendadas pelo Ministério

da Saúde e pela ABNT;

39

• tipos de seguros existentes;

• indicação de mudanças no Regimento Interno quando julgadas

oportunas;

• rotinas claras para o processo de compra de materiais e para as

técnicas corretas de armazenagem e controle dos materiais;

• verificação da existência de rotinas adequadas sobre devoluções e

materiais em trânsito;

• recomendação para uma política de treinamento constante do

quadro de funcionários lotados nos setores de estoques.

40

REFERÊNCIAS BIBLIOGRAFICAS.

• ALMEIDA, Marcelo Cavalcanti, Auditoria, um curso moderno e

completo, Editora Atlas S.A., 5ª ed., São Paulo, 1996.

• PATERNO, Dario, Administração de Materiais no Hospital, editora

CEDAS, 2ª ed., São Paulo, 1990.

• SÁ, Antônio Lopes de, Curso de Auditoria, editora Atlas S.A., 8ª

ed., São Paulo, 1998.

• SILVA, Renaud Barbosa da, Administração de Material, teoria e

prática, ABAM, 2ª ed., Rio de Janeiro, 1981.

• UHL, Franz e FERNADES João Teodorico F.S., Auditoria Interna,

Editora Atlas S.A., 2ª ed., São Paulo, 1976.

• www.ibracon.com.br

41

ÍNDICE

INTRODUÇÃO 08

CAPÍTULO I - AUDITORIA NA ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS. 09

1.1 Conceito e definições de Auditoria. 09

1.2 Objetivo: 10

1.3 A Auditoria pode ser: 10

1.4 Procedimentos de auditoria. 11

CAPÍTULO II - AUDITORIA EM ESTOQUES. 14

2.1 Pontos Fundamentais. 14

2.2 Características. 15

2.3. Alicerces. 18

CAPÍTULO III - QUESTIONÁRIO PARA AUDITORIA EM ESTOQUES. 19

CAPÍTULO IV - QUESTIONÁRIO SIMPLIFICADO DE CONTROLE INTERNO DE

ESTOQUE. 28

CAPÍTULO V - O PROGRAMA DE AUDITORIA E A AUDIT. DOS ESTOQUES. 32

CAPÍTULO VI - PROGRAMA ADAPTADO (OUTRO MODELO). 36

CONCLUSÃO. 38

REFERÊNCIAS BIBLIOGRAFICAS. 40

ÌNDICE 41

42