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© 2010 Excel com Negócios 1 Unidade 10: Estrutura de tópicos

Unidade 10: Estrutura de tópicos *material do 2010*

10.0 Introdução

Volumes de dados podem ser enormes. Portanto, às vezes é útil reduzir o número de linhas

e colunas de dados em sua tela. O agrupamento de linhas e colunas é o método

recomendado para fazer isso. Outro método é ocultá-los. Nós preferimos o agrupamento

porque esse método retém as larguras das colunas e a altura das linhas, e como o Excel

torna o agrupamento mais óbvio, você (e outros) terá maior possibilidade de reconhecer

quando isso aconteceu.

Agrupar linhas e colunas pode ser temporariamente útil para permitir a comparação de

duas colunas lado a lado. Ou pode ser usado como um recurso mais permanente, servindo

como uma função específica e deliberada, independente das linhas/colunas serem

recolhidas ou expandidas.

Não confunda o agrupamento e o desagrupamento aqui descritos com o agrupamento e

desagrupamento de objetos (técnica de formatação) usados mais frequentemente no

PowerPoint, mas que também podem ser realizados no Excel 2007:

O agrupamento (e desagrupamento) descrito nesta Unidade será somente de linhas e

colunas.


10.1 Como fazer

Colunas

Suponha que você tenha um banco de dados, que no momento só lhe interessa para

comparar as populações dos países em 1999 e 2009 (colunas B e L):

Selecione as colunas intermediárias

Faixa de Opções > Dados > Estrutura de Tópicos > Agrupar

Para obter:


Você poderá então realizar a alteração cosmética desejada clicando sobre a linha horizontal

preta ou no sinal de menos à direita dela acima para obter:

Em seguida você pode expandir novamente as colunas agrupadas clicando o sinal "+"

circulado acima e rotuladas “B”. Ou você pode usar os botões quadrados 1 e 2, também

circulados (do lado esquerdo e rotulados “A”). Aqui 1 significa “recolhido”, 2 significa

“expandido”.

Linhas

Linhas são agrupadas exatamente da mesma maneira. Basta iniciar o processo selecionando

as linhas em questão, em vez de colunas:


10.2 Camadas de grupos

Pode ser que seus dados pertençam a uma hierarquia e às vezes você desejará exibir apenas

os dados mais importantes, às vezes absolutamente tudo e às vezes algo no meio. Isso pode

ser feito através do agrupamento de linhas/colunas entre linhas/colunas já agrupadas.

Considere esta lista genérica de hierarquia de pessoal:


O uso adequado do recurso de Grupo do Excel permitirá que você veja qualquer nível da

hierarquia de qualquer tipo que você queira com apenas alguns cliques.

O nível superior da hierarquia (o CEO) não precisa ser agrupado. Assim, as primeiras linhas

do grupo são todas aquelas abaixo do CEO, ou seja, tudo o mais:

Em seguida, agrupe todas as linhas sob o nível seguinte, ou seja, todas as linhas sob o

Diretor de Vendas:


A seguir, faça o mesmo para todas as outras linhas neste nível, por exemplo:

E continue para obter:


Em seguida nos deslocamos para o nível seguinte abaixo, aplicando o mesmo processo:

Agora você poderá controlar o que sua planilha exibe em qualquer nível hierárquico,

clicando em um dos números destacados na figura acima. Clicar em "1" apresenta o nível

superior:


Clicar em "2" exibe:

Clicar em "3" exibe:

Finalmente, clicar em "4" exibe todo o lote inteiro:


10.3 Subtotais

Se seus dados têm valores e categorias, você pode pedir ao Excel para automaticamente

agrupar as categorias e somar os subtotais dos valores correspondentes. Considere o

exemplo simples a seguir, uma lista de compras:

Você pode querer agrupar as diferentes categorias e saber quais são os subtotais para cada

uma. E isso pode ser feito pelo método acima, pela inserção de linhas e colocação manual

de funções de SOMA conforme apropriado. No entanto, se houver muitas linhas, esse

processo manual não é uma boa opção. Ou você poderia simplesmente:

Clicar em uma das células na tabela

Dados > Subtotal:

Na janela que será exibida:


Selecione quando desejar que os subtotais apareçam, escolhendo a coluna com o nível de

detalhe adequado. Aqui, esta é a Categoria. Se você escolher Item aqui, você teria uma

nova linha de subtotal (porque não há repetições) depois de cada linha, o que seria

indesejável.

Na segunda caixa, é quase certo que você queira a função SOMA (segunda caixa), embora

outras estatísticas (p.ex., média, contagem) também estejam disponíveis.

Na caixa Adicionar subtotal a: é quase certo que você escolherá a coluna com os valores

que está somando (£ ou Coluna C aqui).

As opções restantes falam por si; os padrões (default) geralmente são a escolha certa.

Tenha cuidado

Integridade dos dados. O recurso de subtotal depende não só da integridade de seus

dados (observe que novos subtotais serão criados para espaços em branco ou erros de

digitação), mas na ordem correta de seus dados. Se você tiver alguns itens “Toilletries”

no topo e depois mais alguns no final, você terá dois subtotais para estes itens, em vez

de apenas um, que provavelmente não é o que você quer. É por isso que a Classificação

de Dados (consulte a Unidade 13: Classificar e Filtrar) vai muito bem com Subtotais.

Adicionando linhas. Subtotais adicionam linhas à planilha. Se você tiver mais alguns

dados abaixo da tabela na qual você deseja adicionar subtotais, o Excel não

sobreescreve esses dados. Mas ele expandirá seu conjunto de dados.


10.4 Nova função AGREGAR()

Esta é uma nova função do Excel 2010 que amplia a funcionalidade da função SUBTOTAL()

existente. A função AGREGAR() inclui opções adicionais para o tipo de agregado, incluindo

percentis e quartis e também 8 opções de exclusão para lidar com outras funções de

SUBTOTAL() e AGREGAR(), bem como linhas ocultas e valores de erro.

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