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UNEMAT – SINOP

Ciências Contábeis

Organização Sistemas e Métodos(FA)

Professora: Priscila Pelegrini

[email protected]

Sinop – 2016/1

FLUXOGRAMA

“Existem, basicamente, dois tipos de

fluxogramas: aqueles que são mais adequados

para descrever pequenas atividades, compostas

de poucos passos e que requerem uma

simbologia restrita, pois apresentam poucos

eventos ocorrendo e que, na maioria dos casos,

podem ser tratados como seqüências, e, por

outro lado, aqueles mais complexos, envolvendo

o início até o fim uma grande quantidade de

ações, decisões, funções, áreas” (BALLESTERO-

ALVAREZ, 2000, p.235).

FLUXOGRAMA

Segundo Lins (1993), o fluxograma destina-se à descrição de

processos. Um processo é uma determinada combinação de

equipamentos, pessoas, métodos, ferramentas e matéria-

prima, que geram um produto ou serviço com determinadas

características.

Para Oliveira (2009), fluxograma é uma técnica de

representação gráfica que se utiliza de símbolos previamente

convencionados, permitindo a descrição clara e precisa do

fluxo ou sequência de um processo, bem como sua analise e

redesenho.

FLUXOGRAMA

Fluxogramas são formas de representar, por meio de símbolos

gráficos, a sequência dos passos de um trabalho para facilitar sua

análise. Um fluxograma é um recurso visual utilizado pelos

gerentes de produção para analisar sistemas produtivos,

buscando identificar oportunidades de melhorar a eficiência dos

processos. (PEINADO; GRAEML, 2007).

FLUXOGRAMA

Os aspectos principais de um

fluxograma, segundo Oliveira (2002)

são os seguintes:

(i) Padronizar a representação dos métodos e

os procedimentos administrativos;

(ii) Maior rapidez na descrição dos métodos

administrativos;

(iii) Facilitar a leitura e o entendimento;

(iv) Facilitar a localização e a identificação dos

aspectos mais importantes;

(v) Maior flexibilidade;

(vi) Melhor grau de análise

ESTRUTURA ORGANIZACIONALSímbolo Significado Verbos Mais Usuais

OperaçãoExecutar, criar, produzir, copiar, publicar, inse-

rir, incluir, datilografar/digitar, emitir, pôr/colo-

car, calcular, providenciar, elaborar, remover,

apanhar, processar, coletar, perfurar, preen-

cher, classificar, redigir, retirar, eliminar,

preparar etc.

TransporteRemeter, transportar, conduzir, enviar,

deslocar, encaminhar, trocar, destinar,

movimentar etc.

ArquivoArquivar, guardar, armazenar, encerrar,

ordenar, estocar, terminar, desarquivar etc.

EsperaEsperar, aguardar, demorar, receber etc.

ControleAprovar, inspecionar, controlar, assinar, verifi-

car, examinar, analisar etc.

Fonte: Ballestero-Alvarez – 2000 – p.235

D

REGRAS BÁSICAS

ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

Fluxograma Horizontal

Fluxograma horizontal refere-se à

seqüência das seções envolvidas no

processo que seguem esse sentido. São

reservados espaços retangulares verticais

para as atividades realizadas dentro de

cada seção.


ESTRUTURA ORGANIZACIONALFluxograma Horizontal


ESTRUTURA ORGANIZACIONALMacro Fluxograma


Detalha cada setor e propicia uma visão

geral dos processos, permitindo uma

avaliação mais precisa do que merece ou

não maior detalhamento.

ESTRUTURA ORGANIZACIONALMacro Fluxograma


ESTRUTURA ORGANIZACIONALFluxograma de Blocos

Fonte: Araújo – 2000 – p.70

O fluxograma de blocos oferece a

possibilidade de fluxos alternativos. A

descrição das tarefas/atividades devem

ser descritas em cada símbolo que

compõe o fluxograma. Não é mais usudo

em fluxogramas, mas facilita o

entendimento. É utilizado como meio de

detalhar os processos.

ESTRUTURA ORGANIZACIONALFluxograma de Blocos


ESTRUTURA ORGANIZACIONALFluxograma Esqueleto


O fluxograma do tipo esqueleto é

recomendado quando há consultas às

informações indiretamente relacionadas

aos processos. Ele permite visualizar de

forma detalhada qual tipo de documento

deve ser consultado, e o que será obtido

na consulta. Exemplo: fichário de

assinaturas, livro de registros, fichário de

material, ficha de prateleira.

ESTRUTURA ORGANIZACIONALFluxograma Esqueleto


ESTRUTURA ORGANIZACIONALFluxograma de Procedimentos


O fluxograma de procedimentos é o que

apresenta maior detalhamento das ações.

Vale-se da simbologia da Associação dos

Engenheiros Mecânicos dos Estados

Unidos (ASME), que é mundialmente

conhecida e compreendida. Exige boa

capacitação para sua elaboração, além de

exigir o mesmo grau de entendimento por

parte de quem interpreta o fluxograma.

ESTRUTURA ORGANIZACIONALFluxograma de Procedimentos


ESTRUTURA ORGANIZACIONALFluxograma Vertical/Horizontal


O fluxograma vertical/horizontal conta

com uma tabela de símbolos a serem

preenchidos, que indicam as ações/fluxos,

bem como conta com uma tabela a ser

preenchida que indica o caminho

percorrido para a realização das

ações/fluxos.

ESTRUTURA ORGANIZACIONALFluxograma Vertical/Horizontal


ESTRUTURA ORGANIZACIONALFluxograma Vertical


O fluxograma vertical de Araújo é uma

variação do modelo de Ballestero-

Alvarez, visto que inclui uma coluna

central com os cargos que executam as

tarefas.

ESTRUTURA ORGANIZACIONALFluxograma Vertical


ESTRUTURA ORGANIZACIONALFluxograma Integrado


O fluxograma integrado traz uma série de

complementos ao fluxograma vertical.

Integra as informações sobre a descrição

das fases, o nome do funcionário que

executa a tarefa, a seção que executa a

ação, o tempo gasto em cada passo e a

distância entre cada pessoa.

ESTRUTURA ORGANIZACIONALFluxograma Integrado


FLUXOGRAMA DESCRITIVO

Esse tipo de fluxograma é utilizado para finsde descrever rotinas administrativas, com aadoção de alguns recursos técnicos quepermitem uma apresentação maiscompreensível da rotina, facilitando, assim, asua análise e posterior racionalização.

Fluxo Descritivo - Exemplo

INÍCIO

Depto. Pessoal-DP

Envia aos departamentos a

Ficha de Indicação de

Treinamento - FIT

DP

Faz a tabulação dos dados

coletados

Faz avaliação do

treinamento realizado

Unidade Administrativa-

UA

Preenche a FIT

Coordena a realização do

curso

Elabora programação de

cursos, com base nas

informações

Confirma, junto aos

departamentos a

participação do servidor

indicado

Entrega o Certificado de

participação ao servidorDevolve FIT ao DP,

indicando os servidores,

com os respectivos cursos

FIM

Arquiva as avaliações

DICAS!!!

Desenhando Fluxogramas


Utilizar os símbolos indicando onde o mesmo“inicia” e onde é “finalizado” é uma indicaçãológica.

É importante lembrar que os fluxos devem possuirum “inicio” e pelo menos um “fim”, exceto em casosmuito específicos tais como o fluxo de processoscontínuos, onde ao final de um ciclo, retornamos acondição de “inicio” de forma contínua eciclicamente.


Há casos onde um fluxo possui umaindicação de “inicio” e pode possuir maisde uma forma de ser “Finalizado”, e isto éuma condição normal, visto que umprocesso pode ter diversas possibilidadesde “saídas” ou até mesmo formas de ser“finalizado”.


Sentido das linhas de Conexão e o uso de setas indicativas de direção

Há ainda uma Convenção relacionada ao uso desetas nas “linhas de conexão” utilizadas entre os“símbolos” a qual define que nas situações ondeuma linha esteja conectando dois símbolos e osentido de conexão estiver indicando o mesmosentido de direção definido pela “convenção deescrita/leitura” – (da Esquerda para a Direita, e deCima para Baixo) não é necessário a colocação de“seta” no final da linha de conexão Ex. ( 1 ao 2), ( 1ao 3) e (3 ao 4).


Sentido das linhas de Conexão e o uso de setas indicativas de direção

Segundo esta “mesma convenção”, Assetas, devem ser usadas apenas nos casosonde o sentido apontado pela conexãoesteja apontando no “contra fluxo”estipulado pela convenção aplicada para asua leitura Ex. ( 2 ao 3 ) e ( 4 ao 2 ).

DESENHANDO FLUXOGRAMAS

Procure detalhar o máximo possível em cadasímbolo de atividades a ação a ser executada,sendo indicado sempre iniciar o texto a serempregado na “atividade” por um verbo,indicando a ação de fazer alguma coisa.

Dependendo do nível de detalhamentorealizado durante o levantamento deinformações do processo, pode haverdiversas atividades, executadas emsequencia, sem que algo seja efetivamenteproduzido entre elas, além da execução daprópria atividade em si.

O importante em relação ao sequenciamentoé identificar a ordem de execução das açõesno contexto de um processo.


Quando uma atividade estiver relacionada aopreenchimento de um documento, porexemplo, ela poderá ser representada atravésde uma única atividade (“Preencher taldocumento…”), sendo desnecessárioidentificar uma atividade para cada campocontido no corpo deste documento. Este nívelde detalhamento e outros tantos exemplos aele relacionados, não é indicado


É função essencial dos processos aprodução de algum “Resultado tangível”em algum momento de sua execução.

Quando estamos desenhando umprocesso de negócio e não identificamosse mesmo não produz um “resultadotangível” no final do seu ciclo de vida,este processo tem um erro de concepçãograve.


Tratamento de Arquivos

As convenções mais antigas do uso destesímbolo recomendavam inserir no interior dotriangulo, algumas letras indicando a“ordem” de arquivamento que deveria seradotada como índice de ordem dearquivamento, esta informação poderia serainda acompanhada pelo tempo em (M –Meses / D – Dias / A – Anos), que odocumento deveria ser mantido, até serdescartado/destruído.


Tratamento de Arquivos Ex.:• (A /3A) - Alfabética – Destruir após 3 anos.

• (D /3M) - Destruir após 3 meses,

• (N /30D) - Ordem Numérica , Destruir após 30 dias,

Sem conteúdo (Sem a presença de Letras seria o equivalente a arquivar o artefatoem Ordem de Chegada .

Ex: ( – /3A) –Ordem de Chegada, destruir após 3 anos),

Uma segunda indicação de qual a Informação deveria ser utilizada como índicepara a ordem de arquivamento

Ex:(Nr. Pedido/A3 –Destruir após 3 Anos, Razão Social, CNPJ).


Tratamento de Arquivos

Nos casos onde o documento não seriaarquivado e sim destruído,convencionava-se colocar um X cobrindotodo o triangulo ou o símbolo do própriodocumento, indicando a destruição dodocumento.


Situações onde o Arquivamento encerra o Processo

O mais comum, e encontrarmos símbolos dearquivo no fim de processos, onde após serexecutadas todas as ações e atividades previstase ainda depois de serem produzidas todas asevidencias (Artefatos), o destino final dadocumentação é indicada nos processos atravésdo arquivamento dos documentos.


Situações onde o Arquivamento Inicia o Processo

Embora seja menos comum, tambémpodemos encontrar símbolos de arquivo noinicio dos processos. Isto normalmente ocorrenos casos envolvendo rotinas de “limpeza edescarte” das próprias informações contidasnos arquivos ou ainda informações queestavam armazenadas de forma temporáriaou aguardando um evento ou data paraserem recuperadas e processadas.

Atividade 1

Fluxo Vertical - ExemploDESCRIÇÃO DA ROTINA RESPONSÁVEL SÍMBOLOS

Atividade 2

Fluxo Descritivo - Exemplo

INÍCIO

FIM

Atividade 3

Fluxo Macro- Exemplo

Elaboração da

Especificação

Técnica

Inicio

Cotação de

preçoFormalização

do processo

Solicitação para

saldo

orçamentário

Verificação de

saldo

orçamentário

Autorização

para licitação

Análise da

documentação

recebida

Encaminhamento

das cartas convite

Análise e

julgamento das

propostas

Recebimento e

respostas dos

recursos

Análise do

Relatório de

Recurso

Comunicação

aos licitantes

sobre o resultado

Baixa no

controle interno

Homologação e

adjudicação da

licitação

Solicitação para

Autorização da

Licitação

A

A

Fim

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