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UNEMAT – SINOP Ciências Contábeis

Organização Sistemas e Métodos(FA)

Professora: Priscila Pelegrini [email protected]

Sinop – 2016/2

Informativo!!! Apresentação Plano de Ensino. Disponibilização do Material (Professor Interativo). Comunicação com o Professor via (Email). [email protected] Faltas: Freqüência 75%. Atestado Médico

Data de Entrega das Atividades. Horário de Entrada e Saída. Trabalhos Copiados. (Plágio) “No Brasil o plágio é considerado crime e sua principal referência é a lei 9.610. Todavia, a lei 9.610 é voltada para a proteção de obras comerciais.. Para fins de trabalho acadêmico é mais adequado seguir-se as normas da ABNT, que não admitem exceções para textos copiados”.

CONCEITOS Organização

“Associação ou instituição com objetivos definidos.” Sistema

“Disposição das partes ou dos elementos de um todo, coordenados entre si, e que funcionam com estrutura organizada.”

Atividade “Qualquer ação ou trabalho específico.”

Processo “Maneira pela qual se realiza uma operação segundo determinadas normas.”

(Fonte: Aurélio Buarque de Holanda)

DEFINIÇÃO OSM

“Função mista de Organização e Planejamento, desenvolvendo-se na construção da estrutura de recursos e de operações de uma instituição, assim como na determinação de seus planos, principalmente na definição dos procedimentos, rotinas e dos métodos.”

(ROCHA, Luiz Oswaldo Leal da. Organização e Métodos. São Paulo: Atlas, 1998)

DEFINIÇÃO OSM

“Estudo das organizações por meio da análise de cada uma das suas atividades, a fim de criar procedimentos que venham a interligá-las de forma sistêmica.”

(CRUZ, Tadeu. Sistemas, Organização & Métodos. São Paulo: Atlas, 2002)

Antiga Organização & Métodos

Antigo setor de O&M: Apenas aconselhamento, muito isolado Pouca preocupação com o “o que”, mais com o “como”

Pouco ligado ao objetivo da empresa “Organizava, por organizar” “Excesso de formulários” “Mero desenho de fluxogramas”

Organização Sistemas e Métodos Atualmente mais focada em processos:

Mais estratégica Não planeja pela organização Métodos para alcançar os objetivos da organização

Auxilia na elaboração (ou melhoria) dos procedimentos Consultoria: melhorar os processos da empresa

Formulários, organogramas e fluxogramas são ferramentas

Objetivos básicos: Eliminar o inútil ou supérfluo Maximizar os resultados Otimizar recursos e minimizar custos

Funções de OSM Introduzir métodos de trabalho mais eficazes: Bom nível de produtividade Minimização de ociosidade Ao menor custo possível

Eficiência versus Eficácia Proporcionar melhores resultados com: Pessoal Material Espaço físico Tempo

Funções de OSM Pessoal: Racionalização na distribuição de tarefas Ferramentas mais adequadas Eliminação de atividades desnecessárias

Material: Padronização de documentos Evitar desperdício (formulário e cópias)

Espaço: Melhor distribuição do espaço

Tempo: Evitar desperdício de tempo e re-trabalho

Aplicações de OSM

Estrutura organizacional: Descrever o objetivo e as funções de cada

uma das unidades empresariais Projetar a criação, união ou eliminação de

unidades, e acompanhar a execução Elaborar e divulgar as normas,

regulamentos e manuais necessários

Aplicações de OSM

Desenvolvimento organizacional: Estudar e definir os ciclos organizacionais Analisar ações alternativas visando a

maturidade Avaliar os impactos decorrentes de ações Estruturar o treinamento, adequando-o às

necessidades

Aplicações de OSM Racionalização do trabalho:

Definir a movimentação de documentos

Definir o fluxo das decisões nos sistemas Estudar os sistemas e rotinas administrativas Melhorar os métodos de trabalho através da

análise e criação de formas alternativas Definir os formulários e demais instrumentos que

acompanham as soluções adotadas Pesquisar evoluções tecnológicas que possam ser

utilizadas pela empresa em suas áreas Desenvolver internamente novas soluções

tecnológicas

Aplicações de OSM Controle de sistemas:

Elaborar análise de viabilidade Elaborar cronogramas físicos, financeiros e de pessoal Avaliar equipamentos disponíveis

Sistemas de informação: Analisar e definir a amplitude dos níveis

organizacionais contemplados Definir e estruturar os dados contemplados Definir e estruturar as atividades contempladas Definir e estruturar as informações contempladas

Profissional de OSM Profissionais Indicados: Administrador de empresas Analista de sistemas Contador Economista

Denominação: Analista de Organização, Sistemas e

Métodos Analista de Negócios Analista de Sistemas Analista de Processos

INTRODUÇÃO!!!!

O mundo é composto, essencialmente, por Organizações que são heterogêneas.

As Organizações precisam ser administradas para sobreviver às constantes mudanças do mundo.

A palavra administração vem do latim ad (tendência para) e minister (subordinação).

Entretanto, seu significado e conteúdo vêm sofrendo transformações, por meio das diferentes Teorias da Administração.

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DEFININDO ADMINISTRAÇÃO

“A administração deve definir os resultados (objetivos) que espera alcançar e depois organizar os recursos da organização visando a obter esses resultados.” (Drucker, 1999, p.16).

Para Maximiniano (1997, p. 20), “a Teoria Geral da Administração é o corpo de conhecimentos a respeito das organizações e do processo de administrá-las”.

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Definições para Administração “Administração é um processo distinto, que consiste no

planejamento, organização, atuação e controle, para determinar e alcançar os objetivos da organização pelo uso de pessoas e recursos”. (George TERRY – 1953).

“Administrar é prever, organizar, comandar, coordenar e controlar”. (Jules Henri FAYOL – 1981).

“Administração é um conjunto de atividades dirigidas à utilização eficiente e eficaz de recursos, no sentido de alcançar um ou mais objetivos ou metas organizacionais”. (Reinaldo Oliveira da SILVA – 2001).

“Administrar é o processo de dirigir ações que utilizam recursos para atingir objetivos”. (Jucélio PAIVA – 2011).

As variáveis da T.G.A.

TAREFAS

PESSOAS

TECNO-LOGIA AMBIENTE

ESTRUTURA

Fonte: Chiavenato (2000)

ORGANIZAÇÃO

Teorias de Administração


As Principais Teorias Administrativas

Pode-se dizer que as teorias administrativas são aplicáveis às situações atuais das organizações.

É necessário que o administrador as conheça bem para

ter à sua disposição um leque de alternativas adequadas para cada situação.

À medida que a administração se defronta com novas situações, as teorias administrativas precisam adaptar suas abordagens para continuarem aplicáveis a gestão das organizações contemporâneas.

Importância das Organizações

Servem à sociedade: as organizações são instituições sociais que refletem alguns valores e necessidades culturalmente aceitos.

Realizam Objetivos: objetivos e metas individuais.

Preservam o Conhecimento: as organizações com as universidades, museus e corporações são essenciais porque guardam e protegem a maior parte do conhecimento que nossa civilização juntou e registrou.

Proporcionam carreiras: as organizações proporcionam

aos seus empregados uma fonte de sobrevivência.

Definição de Organizações

Segundo Barnar (1038): Organizações são sistemas cooperativos, formados por pessoas que se comunicam entre si e desenvolvem ações tendo em vista alcançar um propósito comum.

Para Etzione (1964): “são unidades sociais (ou agrupamentos humanos) intencionalmente construídas e reconstruídas, a fim de atingir objetivos específicos...”

Organizações caracterizam-se por: Divisões de trabalho, poder e responsabilidades de

comunicação planejadas intencionalmente; Com a presença de um ou mais centros de poder; Com possibilidade de substituição de pessoal.

Características das Organizações!!

As organizações têm como principal razão de sua existência, atingir objetivos específicos.

As pessoas são o principal recurso das organizações.

As organizações são grupos de pessoas que usam

recursos: recursos materiais, como espaço, instalações, máquinas, móveis e equipamentos, e recursos intangíveis, como tempo e conhecimentos.

A divisão do trabalho é o processo que permite superar as limitações individuais por meio da especialização.

RECURSOS OBJETIVOS

• PRODUTOS • SERVIÇOS

• PROCESSOS DE TRANSFORMAÇÃO

• DIVISÃO DO TRABALHO

• HUMANOS • MATERIAIS • FINACEIROS • INFORMAÇÃO • ESPAÇO • TEMPO

Uma Organização é um sistema de recursos que procura realizar objetivos organizacionais.

Fonte: Maximiano (2009)

AMBIENTE

Fornecedores Empresa Clientes

Ambiente de Tarefa Concorrentes

Entidades Reguladoras

Ambiente Geral Condições Tecnológicas

Condições Legais Condições Políticas

Condições Culturais Condições Ecológicas

Condições Econômicas Condições Demográficas


O ambiente pode ainda ser classificado, quanto à sua dinâmica, em estável ou instável.

Ambiente Estável:

• Estabilidade e permanência.

• Pouca mudança.

• Problemas ambientais rotineiros.

• Previsibilidade e certeza.

• Rotina e conservação. • Reações padronizadas e rotineiras.

• Tendência à burocracia.

• Lógica do sistema fechado.

• Preocupação interna com a organização.

• Ênfase na eficiência.

Ambiente Instável:

. Instabilidade e variação.

• Muita mudança e turbulência.

• Problemas ambientais novos.

• Imprevisibilidade e incerteza. • Inovação e criatividade.

• Reações variadas e inovadoras.

• Tendência à adhocracia.

• Lógica do sistema aberto.

• Preocupação externa com o ambiente. • Ênfase na eficácia.

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Fonte: Chiavaneto (2000)

Principais Funções Organizacionais

ADMINISTRAÇÃO GERAL

OPERAÇÕES

MARKETING

FINANÇAS

RECURSOS HUMANOS

PESQUISA E DESENVOLVIMENTO


Níveis Organizacionais

Penetração de forças ambientais

Fronteiras dos níveis do sistema

Nível Institucional Nível Intermediário Nível Operacional

Ambiente do Sistema

Entradas do ambiente

Saídas para o ambiente


Níveis Organizacionais: Novo Arranjo

Ambiente Externo

Nível Institucional É o componente estratégico. Formulação de políticas gerais. Nível Intermediário É o componente tático. Elaboração de planos e programas específicos. Nível Operacional É o componente técnico. Execução de rotinas e procedimentos.

Núcleo Técnico

Lógica de Sistema Aberto

Lógica de Sistema Fechado

Incerteza

Certeza

Mediação (limitação da incerteza)


TIPOS E FUNÇÕES DAS ORGANIZAÇÕES

As organizações são criadas para prover produtos e serviços, segundo Moraes (2004), e podem ser de natureza econômica ou social. De natureza econômica: Empresas com finalidade lucrativa. De natureza social: São as organizações voltadas às ações comuns ou de utilidade pública, sem finalidade lucrativa.

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De acordo com Maximiano (2007) as organizações estão representadas por: • Organizações do Governo – que são administradas pelo governo e têm como objetivo prestar serviços à comunidade em geral; • Organizações Empresariais – são organizações que têm como finalidade o lucro na produção e/ou comercialização de bens e serviços. • Organizações do Terceiro Setor – compreende as organizações de utilidade pública, sem fins lucrativos, e são criadas por pessoas sem vínculo com o governo.

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QUANTO AO TIPO DE PRODUÇÃO

Primárias ou extrativas: São as empresas dedicadas às atividades agropecuárias e extrativas.

Secundárias ou de transformação: São as empresas que

produzem bens físicos por meio da transformação de matérias-primas.

Terciárias ou prestadoras de serviços: são empresas

especializadas em serviços. Exemplos:!!!

Princípios Básicos da Organização

1. Divisão do trabalho – Níveis Hierárquicos. 2. Especialização – Função Específica. 3. Hierarquia – Autoridade, Delegação. 4. Autoridade - Cargos. 5. Responsabilidade – Inerente das pessoas. 6. Delegação – Transferir Autoridade. 7. Amplitude administrativa – Subordinados. 8. Centralização e Descentralização – Decisão.

Princípios Básicos da Organização

Vantagens da Centralização

Desvantagens da Centralização

• decisões são tomadas por indivíduos com visão

global da empresa

• tomadores de decisão são mais experientes,

capacitados

• decisões são mais consistentes com

planejamento

• executivos estão longe do dia-a-dia da empresa

• executivos têm pouco

contato com funcionários

• caminho complexo das comunicações

Organizações como Sistema Aberto

As organizações possuem uma interação com o meio que atua: fornecedores, concorrentes, governo, clientes, etc.

Elas influenciam no ambiente e sofrem influências deste.

Pela Teoria de Sistemas, as organizações possuem algumas características específicas:

1. Comportamento probabilístico e não determinístico 2. Partes de mundo maior e feita de partes menores 3. Fronteiras, limites. 4. Homeostase – Adaptabilidade. 5. Morfogênese – Capacidade de Mudanças.

ELEMENTOS DEFINIDORES DA ESTRUTURA

Sistema de Atividades Divisão e especialização do trabalho: uma das primeiras tarefas

para o delineamento da estrutura é a decisão sobre a forma como o trabalho será dividido e distribuído.

Departamentalização: a regra de reunião dessas tarefas em blocos coerentes que permitam sua coordenação por meio de diversas subunidades e níveis da organização.

Os critérios mais frequentes de departamentalização são: o Funcional o Geográfico ou territorial o Por produto o Por processo produtivo o Por mercado/cliente: o Por projetos o Há, ainda, formas combinadas importantes, como as

estruturas divisionais ou as estruturas matriciais

ÁREAS FUNCIONAIS NA EMPRESA Dois tipos: Áreas fim Atividades e funções ligadas ao ciclo de

produção ou colocação do produto no mercado (objetivo da empresa) Produção, Marketing

Áreas meio Proporcionam os meios para que as áreas fim

cumpram sua finalidade Administração de Finanças, Administração de

Materiais, Administração de Recursos Humanos, Administração de Serviços e Gestão Empresarial

ÁREAS FUNCIONAIS NA EMPRESA

Enfoque Sistêmico Não são unidades organizacionais Existe interação entre as diversas áreas

Composição de uma área funcional: Conjunto de funções

Grupos de atividades específicas e inter-relacionadas

Observe alguns exemplos de áreas funcionais no livro: OLIVEIRA, Djalma P. R. Sistemas, Organização &

Métodos. São Paulo: Atlas, 2002

Organização, Sistemas e Métodos

Evolução da

Teoria das Organizações

Algumas grandes conquistas da Humanidade:

As pirâmides do Egito A Grande Muralha da China A Acrópole (Grécia) A catedral de Colônia (Alemanha) As grandes navegações Os canais de Suez e do Panamá Estação Espacial Internacional (ISS)

CIVILIZAÇÕES ANTIGAS Pré-História

Divisão de trabalho e uso de métodos China

Divisão formal do trabalho, padrões e qualidade Israel

Velho Testamento Êxodo, Levítico, Números, Deuteronômio, Livro

dos Reis Grécia

Planejamento de qualidade Especificações e controle de qualidade Inspeção de produtos Controle de processos Melhoria de qualidade

ESCOLA CLÁSSICA

Taylor e Fayol Método científico e racional na administração Caráter descritivo, prescritivo e normativo Estrutura formal – único caminho viável para eficiência Divisão do trabalho Supervisão funcional

ESCOLA CLÁSSICA Eficiência Unidade de comando – autoridade única Autoridade versus Responsabilidade

Responsabilidade é uma conseqüência natural da autoridade

Linha (comando) versus Staff (aconselhamento) Falhas:

Extremamente mecanicista Abordagem incompleta da organização Organização como um “sistema fechado”

ESCOLA DAS RELAÇÕES HUMANAS

Mayo (Experiência de Hawthorne) Trabalho só tem sentido enquanto existe

atividade grupal Recompensas e sanções do grupo social

têm maior influência que as provenientes da estrutura formal

Maior especialização do trabalho pode conduzir à monotonia e não necessariamente à eficiência

Escola das Relações Humanas

Falhas: Visão inadequada dos problemas de

relações industriais Parcialidade nas conclusões Concepção ingênua e romântica do

operário Ênfase demasiada nos grupos informais

Escola Comportamental Maslow & McGregor

Cooperação entre empresários, empregados e clientes Alcançar objetivos individuais dirigindo esforços grupais

para os objetivos da organização Escala motivacional – Cada indivíduo atua de forma

particular e única Psicológico”

Estilo participativo de liderança.

Autocontrole em oposição ao autoritarismo Une as duas escolas anteriores. Excesso de “Tratamento Psicológico”

Escola Estruturalista Max Weber Inter-organizacional A Organização é composta por “estruturas

menores” “Homem organizacional” Tratamento do conflito Clássica: identidade de interesses (desconhece

conflito) Relações Humanas: “harmonia via

compreensão” Comportamental: resolve por integração de

necessidades Estruturalista: processo social, inerente às

relações de produção

Escola Estruturalista

Max Weber Abre caminho para a Teoria Geral dos

Sistemas Burocracia Racionalidade, precisão, rapidez,

uniformidade, continuidade, constância, subordinação, confiabilidade

ESCOLA SISTÊMICA

Modelo mecânico – inspirado na Física Modelo orgânico – inspirado na Biologia Modelo sistêmico – Novo enfoque

“Sistema é um conjunto de partes interagentes e interdependentes que, conjuntamente, formam um todo unitário com determinado objetivo e efetuam determinada função.” (OLIVEIRA, Djalma P. R. Sistemas, Organização & Métodos. : Atlas, 2002)

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