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Projeto SP Sem Papel
Tutorial para conversão de documentos PDF
A fim de atender a necessidade do sistema SP Sem Papel
referente a captura de documentos digitalizados, seguindo
a Instrução Normativa CECAD-1, de 6-8-2019 e o documento
orientador do Treinamento Online SP Sem Papel, o tutorial irá
guiá-lo pelo processo de padronização de documentos PDF
para captura documental no sistema.
Projeto SP Sem Papel
Como salvar um arquivo na qualidade padrão “PDF/A-OCR”.
(OCR - Optical Character Recognition - Reconhecimento ótico de caracteres).
Digite na busca do seu Windows : PDF X-Change Editor e abra
quando o encontrar.
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2
Lupa de
busca
Projeto SP Sem Papel
Abra o arquivo PDF que deseja alterar, clicando em “Ficheiro”,
em seguida em “Abrir” e selecionando o arquivo PDF.
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2- Localize o
arquivo PDF
Projeto SP Sem Papel
Em seguida clique no menu “Documento” e em seguida
“Páginas OCR”.
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Projeto SP Sem Papel
Selecione “Todas” e clique em “OK”.
Aguarde até concluir o processo de reconhecimento de
caracteres.
Projeto SP Sem Papel
Para verificar a função de reconhecimento de caracteres,
basta clicar no símbolo “Ferramenta de Seleção de Texto”, e
selecionar o texto desejado.
O texto selecionado irá ficar em destaque.
Projeto SP Sem Papel
Para finalizar, é necessário salvar o arquivo em formato PDF/A.
Atenção: Ao salvar o arquivo, siga a orientação do
treinamento online SP Sem Papel sobre a nomenclatura dos
arquivos.
Recomenda-se a utilização da seguinte estrutura padrão de
nomenclatura
de documentos digitais:
• Parte 1: data de digitalização do documento (ano.mês.dia);
• Parte 2: nome ou sigla da espécie documental;
• Parte 3: sigla da instituição (pública ou privada);
• Parte 4: nome, número ou assunto.
Exemplos:
✓ 2019.07.04_oficio_PMSP_solicita visita tecnica
✓ 2019.07.05_RG_Jose da Silva
✓ 2019.07.06_NF_Casas Bahia_1958300135201603
Clique em “Ficheiro”, em seguida “Guardar como...”
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Preencher o campo “Nome”, seguindo o padrão
recomendado.
Altere o tipo para “PDF/A Document (*.pdf)”, em seguida
clique em “Guardar”, e finalize clicando em “OK”.
Projeto SP Sem Papel
Observação: Realizado o procedimento, o arquivo quando
aberto irá apresentar a informação de PDF/A e será possível
selecionar os caracteres do texto.
Finalizado o procedimento, o documento pode ser
capturado pelo sistema SP Sem Papel.