tutorial: gestão da central de serviços - nti - ufabc · tutorial: gestão da central deserviços...

Orientação para acesso e edição de conteúdos de

ofertas de serviços da Central de Serviços da

UFABC

Tutorial: Gestão da Central

de Serviços

Novembro de 2014

Autor: Nilson José Zoccaratto

Versão 2

Tutorial: Gestão da Central deServiços 2014

1

Conteúdo

Descrição ............................................................................................................................... 2

1- Entrar no Sistema. ............................................................................................................. 3

2- Usando as permissões de Administrador. .......................................................................... 4

3- Entrando no espaço exclusivo de sua Área de Serviço. ...................................................... 5

4- Criando uma Categoria de Serviços. ................................................................................... 6

5- Criando um Tipo de Serviço. .............................................................................................. 7

6- Continuando com a criação do Serviço. ............................................................................. 8

6.1 – Descrição das cinco opções de campo. ........................................................................ 11

Texto: ............................................................................................................................................................ 11

Texto Longo: ................................................................................................................................................. 12

Menu Drop-Down: ....................................................................................................................................... 13

Menu CheckBox: .......................................................................................................................................... 14

Campo Oculto: .............................................................................................................................................. 16

- Enviado para um e-mail específico: ...................................................................................................................... 16

- Enviado para uma Fila do RT: ................................................................................................................................ 16

7 – Glossário de Termos: ...................................................................................................... 18

- Fim ........................................................................................................................................................................ 19


2

Descrição

A proposta da Central de Serviços é juntar num mesmo lugar as ofertas on line de serviços das Áreas prestadoras da UFABC, aos usuários da nossa comunidade. Inicialmente usada apenas pelo NTI, estará contando com o ingresso de Áreas prestadoras de serviços como Biblioteca, Proex, Prefeitura e UAB. Esses novos entrantes, também precisarão acessar o Sistema e editar as suas próprias ofertas de serviços, incluindo a formatação do formulário de requisição para cada serviço e manter atualizada a lista dos e-mails dos seus prestadores.

Conforme a disposição acima, os componentes editáveis e customizáveis de cada

ambiente em que será organizada a Central, não serão responsabilidade do NTI (exceto o seu próprio) e sim de cada Área prestadora. O representante da Área que executará essa tarefa, chamaremos de administrador da área, cujo login e senha que possui atualmente, terá permissões especiais para editar e manter a sua Área específica. Nesse sentido vemos a necessidade de uma pequena capacitação para familiarização com os padrões de edição do sistema e desenvolvimento de habilidades de edição e gestão de sua Área específica na Central. Para ajudar nessa tarefa, estamos oferecendo este Tutorial.

OBS.: Qualquer outra Área prestadora da UFABC que queira ser incluida, deve

manifestar seu interesse ao NTI, que criará e nomeará o seu espaço de Área na

Central, a partir de um acordo de serviço e uso.


3

1- Entrar no Sistema.

Para acessar a Central de Serviços, digite este endereço no seu navegador: http://central.ufabc.edu.br

A tela inicial é apresentada a seguir Figura 1, por onde você entra no sistema, colocando nome de usuário e senha (o mesmo utilizado no e-mail) e clicando no botão verde “Login”:

Figura 2 - Tela inicial única para usuários de serviços e administradores das áreas

OBS.: Quando em treinamento, estaremos usando um ambiente de teste, que é cópia exata da atual Central de Serviços e onde poderemos experimentar as funcionalidades, fazendo todos os tipos de edição, sem medo de quebrar o Sistema. O link para a “Central” de treinamento é o seguinte: http://central_teste.ufabc.int.br

http://central.ufabc.edu.br/

http://central_teste.ufabc.int.br/


4

2- Usando as permissões de Administrador.

Como você está cadastrado pelo NTI como administrador de sua Área, a tela seguinte Figura 3 te oferece um botão extra, para entrar como administrador: botão amarelo “Administrar Serviços”, no canto superior direito. Clicando nele você será remetido para o espaço da Central, referente à edição dos conteúdos de sua Área. Se você não estiver com o botão habilitado (visível), solicite essa permissão ao NTI.

Figura 4 - Tela em que o Administrador de Área escolhe administrar os serviços de sua Área

OBS.: Para cadastrar esse Administrador, a Área prestadora deve fornecer ao

NTI, o nome (ou nomes) da pessoa escolhida, isto é, aquele nome de login (username) usado para acessar o e-mail da UFABC.


5

3- Entrando no espaço exclusivo de sua Área de

Serviço.

Por exemplo, eu estou como administrador da Área do NTI e fui remetido ao espaço da minha Área ”NTI – Núcleo de TI”, como pode ver na figura abaixo Figura 5. Aqui você pode observar exemplos de “Área Prestadora”, “Categoria de Serviços” e “Tipo de Serviço”. Uma Categoria contempla vários Tipos de Serviços. A função “[Editar]” na frente de uma Categoria ou um Tipo de Serviço, serve para reeditar esses elementos posteriormente.

Agora, clicando no botão amarelo “Adicionar categoria de serviço”, no canto superior direito da tela, inicia a função de criação de uma Categoria de Serviços dentro da sua Área – a Área já foi criada pelo NTI--, como veremos adiante.

Figura 6 - Espaço exclusivo de uma Área, com exemplos de elementos já criados


6

4- Criando uma Categoria de Serviços.

No exemplo seguido, estamos na Área “NTI – Núcleo de TI” e estamos criando uma Categoria de serviços para essa Área: na caixa de texto embaixo do rótulo (label) “Título *”, digitamos o nome da Categoria que estamos criando: “Criação ou Modificação de Sistemas ou Aplicações”. Clicando no botão verde – “Criar”- a Categoria estará criada. Ver abaixo na Figura 7.

Figura 8 - Criando uma Categoria de serviços.


7

5- Criando um Tipo de Serviço.

Estamos dentro da Área “NTI – Núcleo de TI”, dentro da Categoria “Criação ou Modificação de Sistemas ou Aplicações” e estamos criando um Serviço cujo título é “Desenvolvimento de novos sistemas ou aplicações”. Digitamos esse nome na cx. “Título”.

Logo abaixo da definição do Título (do Serviço), temos um editor de texto com

formatação para – “Descrição”-- , onde podemos digitar o acordo básico da prestação deste serviço, com todas as informações de restrições, prazos e condições de operação que se considere necessárias. Veja, também, no final, referências a documentos que podem ser exigidos do requisitante. Figura 9.


8

Figura 10 - Iniciando a criação de um Tipo de Serviço

6- Continuando com a criação do Serviço. Em relação à criação de um Tipo de Serviço, vimos até agora, a edição do Título do

Serviço; Descrição do Serviço; tornar ou não obrigatório o envio de algum documento, como um formulário padrão de requisição ou uma CI assinada pelo chefe da área, por ex., e a definição das extensões permitidas desses arquivos.

Agora vamos ver os “Campos Personalizados”, que são funções que customizam a estrutura de um formulário online para o requisitante preencher. Esses campos e estruturas devem ser editados pelo Administrador da Área e são criados de acordo com o Tipo de Serviço e a conveniência do prestador do Serviço. Na figura abaixo apresentamos a “mascara” da qual podemos criar tantos campos quantos forem necessários.


9

Veja os três elementos principais de edição Figura 11: - Caixa de texto “Nome do campo”: identifica um nome ou controle como único no sistema. - Caixa drop-down “Tipo do Campo”: permite escolher a forma com que as informações serão recebidas do requisitante. - Caixa “Label”: informação que aparece antes do campo e que o identifica para o requisitante.

Observe os botões amarelos:

- “Excluir Campo”: depois de criado o campo, clique nele para excluí-lo se quiser. - “Mover abaixo” e “Movendo acima”: Depois de criados vários campos dentro do Serviço, permite reordená-los para uma boa apresentação ao requisitante, deslocando um campo para baixo ou para cima. Para editar o campo, observe a dica dos balões em vermelho.

Figura 12 - Área de edição de um Campo Personalizado

Para um melhor entendimento, mostramos, como exemplo, na figura abaixo,

Figura 7 , o resultado da configuração de “Campos Personalisados”, que fazem parte

da oferta de um Serviço do NTI, na qual os campos já foram editados pelo

“Administrador da Área”. Nas figuras seguintes, vamos ver a descrição das cinco

opções de campo disponíveis.

Esta função adiciona itens de

um menu Drop-Down ou

Lista de Checkbox

Caso queira explicar

sobre o campo

Use esta função para

criar mais Campos

Personalizados

Habilite esta função se quiser que o

preenchimento seja obrigatório


10

Figura 7 - Exemplifica o resultado de uma edição de "Campos Personalizados"


11

6.1 – Descrição das cinco opções de campo. Pode-se escolher uma das opções de acordo com a informação que se pretende do requisitante do Serviço: Texto, Texto Longo, Campo Oculto, Menu Drop-Down e Lista de Checkbox:

Texto: é um campo oferecido para colocar um texto bem curto, como um nome ou um

CPF. Veja a figura abaixo Figura 8, quando estamos editando o Campo “Siape”, de Tipo “Texto” e compare com o campo “Siape” já editado, da Figura 7.

Figura 8 – Editando o campo “Siape”, de tipo Texto.

Digite um nome

interno para o

campo

Escolha o Tipo de

Campo

Digite o nome ou rótulo

do campo, que quer

visível no formulário


12

Texto Longo: é um campo que permite a colocação de muitas linhas de texto.

Veja a figura abaixo Figura 9, quando estamos editando o Campo “Descrição/ Justificativas”, de Tipo “Texto longo” e compare com o campo “Descrição/ Justificativas” já editado, da Figura 7, como o último da lista.

Figura 9 – Editando o campo “descrição”, do tipo Texto longo

Digite um nome

interno para o

campo

Escolha o Tipo de

Campo

Digite o nome ou rótulo

do campo, que quer

visível no formulário


13

Menu Drop-Down: é um campo formado por uma caixa de opções onde apenas

uma é escolhida.

Na figura abaixo Figura 10, estamos editando o campo “Unidade”, usando o “Tipo de Campo” “Menu Drop-down”, que é aquele de oferta de opções que ficam “guardadas” e só aparecem para escolha quando o requisitante clica na seta ao lado. Compare com o campo “Unidade” já editado, da Figura 7.

Figura 10 - Editando o campo "Unidade", do Tipo “Menu Drop-Down”.

Cria itens funcionais apenas

para os Tipos de campos

“Menu Drop-Down” ou “Lista

de Checkbox”

Itens criados

conforme a

necessidiade, usando-

se a função

“[Adicionar ítem]”

logo abaixo


14

Menu CheckBox: é um campo de opções sempre visíveis, onde é possível escolher

vários itens.

Na figura abaixo Figura 11, estamos editando um campo com menu CheckBox, dentro de um outro exemplo de Serviço (“Capacitação para Administrador de Área na Central de Serviços”). O título do campo é “ÁREA DEMANDANTE DO CURSO”. Observe que, embora a estrutura seja a mesma da edição anterior, a escolha de “Lista de chekbox” como parâmetro de “Tipo de campo”, faz toda diferença (disponível para escolha pela seta ao lado da caixa). Confira na figura posterior Figura 12 ,em que mostramos o campo já editado.

Figura 11 - Editando o campo "ÁREA DEMANDANTE DO CURSO", do Tipo “Lista de Checkbox”

Para remover um

item, clique em

excluir ou deixe o

nome em branco

Cria itens funcionais apenas

para os Tipos de campos

“Menu Drop-Down” ou “Lista

de Checkbox”


15

Figura 12– Exemplo de edição de "Campos Personalizados", enfatizando o campo editado pelo Tipo: “Lista de Checkbox”


16

Campo Oculto:

Para que o Sistema encaminhe os dados dos formulários preenchidos pelos requisitantes, aos prestadores de serviços correspondentes e não os guarde em um “local padrão”, recomendamos usar a estrutura de edição de “Campos Personalizados” e criar um campo oculto para cada Serviço ofertado.

Antes, uma explicação: os dados de um formulário de requisição de serviço serão

enviados para a pessoa ou equipe que presta o serviço. Hoje há duas formas dessas requisições serem enviadas: para um e-mail específico, ou para uma Fila no RT (Request Tracker, o comunicador automático que é usado pelo NTI para gerenciar a comunicação com o requisitante). Para cada uma dessas formas, há uma configuração diferente de Campo oculto:

- Enviado para um e-mail específico: adicionar um “Nome de campo” chamado “X-Email-To”, escolher “Campo oculto” em “Tipo de campo” e digitar o e-mail de destino, como conteúdo do “Label”, como por ex.: [email protected]. Ver Figura 13.

Figura 13 - Editando Campo oculto para envio de requisição para o prestador do serviço, por e-mail específico.

- Enviado para uma Fila do RT: adicionar um “Nome de campo” chamado “X-RT-Queue”, escolher “Campo oculto” em “Tipo de Campo”e no conteúdo do “Label”, colocar o nome de uma fila do RT (é um nome de grupo de pessoas criado pelo NTI para o RT funcionar) Figura 14, como por exemplo:

mailto:[email protected]


17

. NTI-Suporte-BLA-Atend$$Bloco A ;

. NTI-Desenv-Rails$$Bloco A ;

. NTI-Desenv-Criacao$$Bloco A .

Onde a 1ª linha é o nome do grupo do NTI que dá atendimento de suporte técnico no bloco A, cujos nomes contidos (e-mails), receberão e participarão da comunicação com o requisitante, pelas funcionalidades do RT. Da mesma forma, a 2ª linha é o nome do grupo do NTI que atende requisições de serviços referentes aos sistemas criados na linguagem Rubi on Rails. A 3ª linha segue a mesma lógica.

Figura 14 - Editando Campo oculto para envio de requisição para o prestador do serviço, por uma Fila do RT.

OBS.: Em caso de sua Área não ter optado pelo uso do RT (Request Tracker) para a comunicação com os requisitantes, e depois decidir fazê-lo, então o NTI deverá fornecer ao administrador da Área, os nomes das fila que foram inscritas no RT, para serem colocadas pelo administrador no Label do Campo oculto X-RT-Queue, para cada serviço ofertado.

O nome de uma fila nada mais é do que um nome relacionado com um Serviço ou conjunto de serviços oferecidos. É uma associação mnemônica que identifica um grupo de pessoas com um grupo de serviços prestados por elas. Uma pessoa pode estar inscrita em mais de um grupo. E um grupo pode realizar mais de um Serviço dos que estão catalogados na lista de ofertas—lembrando que essas configurações no RT, são tarefas, aí sim, exclusivas do NTI--.

Continuando com um exemplo: se a Prefeitura optar por usar o RT como comunicador, então o e-mail específico [email protected], que hoje é usado para direcionar requisições de serviços para a seção “Copa” da Prefeitura Universitária, dará origem a uma ou mais filas, como por exemplo: “Prefeitura-Copa-BlocoA”, ”Prefeitura-Copa-Catequese” ou simplesmente “Prefeitura-Copa”, para que a requisição de Serviço encontre o seu prestador final, do local desejado.

mailto:[email protected]


18

7 – Glossário de Termos:

- Administrador da área: é uma pessoa pertencente a uma área prestadora de serviços, que tem permissões especiais para editar sua correspondente área virtual da Central. Por exemplo, pode criar e remover ofertas de serviços, atualizar informações como termos e acordos de serviços, etc.

- Área [específica na Central]: área virtual da Central de Serviços, onde estão disponibilizadas as ofertas de serviços de uma área prestadora de serviços da UFABC, como Prefeitura, NTI, Bibioteca, etc. Possui uma interface para os usuários de serviços e outra para edição de conteúdos.

- Área Prestadora: é uma área administrativas da UFABC, que presta serviços à comunidade acadêmica, serviços tais que podem ser ofertados e requeridos pela Central de Serviços.

- Categoria de Serviço: é um agrupamento de tipos de serviços, identificados com as atividades assumidas pelas divisões e seções administrativas da UFABC.

- Label: é um rótulo que aparece antes de um campo de dados de um formulário e que indica o tipo de informação que se quer do requisitante.

- Nome do campo: é o nome interno de um campo de formulário que identifica um nome ou controle que deve ser único no sistema.

- RT - Request Tracker, é um comunicador automático com várias funcionalidades,

que é usado pelo NTI para gerenciar a comunicação entre os prestadores do Serviço e o seu requisitante.

- Requisitante: é uma pessoas da comunidade acadêmica, que tem login e senha de rede / e-mail e que quer requisitar um serviço oferecido por alguma Área prestadora.

- Tipo do Campo: é uma caixa drop-down que permite escolher a forma com que as informações serão recebidas do requisitante.

- Tipo de campo Texto: é uma opção de edição do tipo de campo que significa um texto curto, como por ex. um e-mail, um nome, um CPF, etc.

- Tipo de campo Texto Longo: é um opção de edição do tipo de campo, que significa que aceita um texto com muitas palavras.


19

- Tipo de campo Texto oculto: refere-se a um campo que não será apresentado ao requisitante depois de editado, mas tem uma função interna de orientar o destino da requisição de serviço.

- Tipo de campo Menu Drop-Down: é uma lista de opções que ficam “guardadas” na cx. do menu e que aparece para escolha de uma delas, quando o requisitante clica na seta ao lado da caixa.

- Tipo de Serviço: é uma unidade de serviço oferecido pela Central de serviços, que agrupa chamados e tarefas com características e métodos semelhantes.

- X-RT-Queue: é um código interno que define a rota dos dados dos formulários passando pelo RT (Request tracker).

- X-Email-To: é um código interno que define a rota dos dados dos formulários, diretamente para o e-mail do prestador.

______________________________________________________________________________________________

- Fim Santo André, 27 de novembro de 2014

tutorial: gestão da central de serviços - nti - ufabc · tutorial: gestão da central deserviços...

Documents