TUTORIAL CONFIGURAÇÃO DO PHL E TRABALHO FINAL DA

DISCIPLINA DE ARQUIVÍSTICA

Professor: Hélio Pajeú

Avaliação 2

SUMÁRIO

1 BAIXAR E ABRIR O PROGRAMA ............................................................................................... 3

2 CONFIGURANDO AS BASES DE DADOS.................................................................................... 5

2.1 CONFIGURANDO O SISTEMA ........................................................................................... 6

2.2 CONFIGURANDO A BIBLIOTECA ....................................................................................... 8

2.3 CONFIGURANDO O FORMULÁRIO DO CATÁLOGO.......................................................... 11

2.3 CONFIGURANDO A COLEÇÃO (ESPÉCIE) ......................................................................... 15

2.4 CONFIGURANDO OS TIPOS DE DOCUMENTOS ............................................................... 17

2.5 CONFIGURANDO O GÊNERO .......................................................................................... 19

3 INSERINDO DADOS ............................................................................................................... 21

3.1CADASTRANDO USUÁRIOS ............................................................................................. 21

3.2 GERANDO CARTEIRINHA DE USUÁRIO ........................................................................... 22

3.3 CADASTRANDO DOCUMENTOS ..................................................................................... 24

3.4 TOMBANDO O DOCUMENTO ......................................................................................... 30

4. BUSCANDO DOCUMENTOS ................................................................................................. 32

5. EDITANDO DOCUMENTOS ................................................................................................... 33

8. EMPRESTANDO DOCUMENTOS ........................................................................................... 36

9. DEVOLVENDO DOCUMENTOS ............................................................................................. 37

1 BAIXAR E ABRIR O PROGRAMA

1. Para baixar o programa entre http://www.elysio.com.br/ 2. Clicar em Downloads como demonstra a figura abaixo.

3. Escolha a configuração do seu computador.

4. Após baixar execute o programa e que irá aparecer no canto inferior esquerdo da tela. Ao iniciar a instalação selecione ACEITO e vá clicando em continuar até que o programa seja instalado completamente no seu computador. Depois de instalado procure o atalho do PHL para acesso ao mesmo na Área de Trabalho do seu computador.

5. Clique duas vezes para abrir o programa. Ele abrirá uma tela no Internet Explorer

e só funcionará corretamente neste programa. Se abrir no Google Chrome ou Firefox ele dará erros.

6. Para acessar a base de dados clique em Serviços/Renovação/Reservas.

7. No campo login e senha digite: super. Esta é a senha e o login padrão do sistema.

Clique em confirmar.

2 CONFIGURANDO AS BASES DE DADOS

8. Para configurar a biblioteca selecione Configurações (Tabelas).

2.1 CONFIGURANDO O SISTEMA

9. Selecione a opção Sistema e clique em confirmar.

10. Clique em Editar.

11. Configure os campos:

[200]: Nome da Instituição – Insira o nome da instituição (de acordo com seu plano de classificação). [219]: Sessão expira em: 600 (coloque o 600) Em preferências: [208]: Tipo de Coleção – Selecione a opção Sim [212]: Tipo de idioma - Selecione a opção Sim [215]: Tipo de documento - Selecione a opção Sim [218]: Tipo de suporte - Selecione a opção Sim [222]: Empréstimo – Selecione a opção Não senha. [224]: Informação adicional – Selecione a opção Tipo de Documento

Clique em Salvar/Sair ao final da página.

APÓS SALVAR DÊ UM PRINT SCREEN DA TELA, CONFORME A FIGURA ABAIXO. ESSA SERÁ A PRIMEIRA TELA AVALIADA DO TRABALHO.

2.2 CONFIGURANDO A BIBLIOTECA

12. Clique novamente em Configurações (Tabelas) e selecione a base de dados

Bibliotecas e clique em confirmar.

13. Clique em Editar.

14. Configure os seguintes campos: Nome [602] – Insira o nome do seu Arquivo. Número de chamada [616] – Selecione a ordem de classificação de acordo com a figura abaixo. Configure somente os 5 primeiros elementos, deixe os demais em branco.

Elemento 01: Tipo de coleção Elemento 02: Tipo de Documento Elemento 03: Classificação Elemento 04: Tombo Elemento 05: Exemplar

Conforme a figura a seguir:

ROLE A BARRA DE ROLAGEM ATÉ O FIM E CAPTURE A TELA. ESSA SERÁ A SEGUNDA TELA A SER AVALIADA, CONFORME A FIGURA ABAIXO:

15. Clique em Salvar/Sair.

2.3 CONFIGURANDO O FORMULÁRIO DO CATÁLOGO

16. Clique em Configurações (Tabelas) e selecione a base de dados Formulário do

catálogo. Em seguida clique em Confirmar.

17. Delete os formulários já cadastrados, com exceção do Formulário: (2) - Formulário para descrição de documento de arquivos, pois é este que iremos usar.

18. Clique em Sim, depois clique em Lista Inicial. Formulário: (2) - Formulário para descrição de documento de arquivos aparecerá como o primeiro. Apague todos os demais executando o passo número 17.

APÓS DELETAR TODOS OS OUTROS FORMULÁRIOS CAPTURE A TELA, ELA SERÁ TERCEIRA TELA QUE SERÁ AVALIADA, CONFORME A FIGURA ABAIXO:

19. Após deletar todos os outros formulários clique em Editar o formulário para descrição de arquivos.

20. Aqui deverão ser configurados (selecionados) os seguintes campos:

Código da unidade [001] Identificação do título [002] Localização [003] Tipo de documento [005] Tombo [007] Meio eletrônico [008]

Ementa/Créditos [015] Autor [016] Título [018] Total de páginas [020] Informação descritiva [038] Nível arquivístico [039] Idioma do texto [040] Notas Gerais [061] Editora [062] Data de publicação [064] Data padronizada [065] Cidade [066] País de publicação [067] Resumo [083] Área do Conhecimento [085] Notas de conteúdo [086] Palavras-chave [087] Observações [089] Disponibilidade [090] Gênero documental (NOBRADE) [105] Subtítulo [181]

21. Clique em Salvar /Sair. APÓS SALVAR, CAPTURE A TELA, ESSA SERÁ 4 TELA A SER AVALIADA. CONFORME A FIGURA ABAIXO:

2.3 CONFIGURANDO A COLEÇÃO (ESPÉCIE)

22. Clique em Configurações (Tabelas) e selecione a base de dados Tipo de Coleção, em seguida clique em Confirmar.

23. Aqui deverá ser configurada as espécies dos documentos gerados pela sua unidade produtora de acordo com o seu plano de classificação. Exemplo: Se a unidade produz certidões de nascimento e certidão de óbito, você deverá cadastrar somente a espécie do documento que deverá ser CERTIDÃO. Edite os

tipos de coleções já existentes de acordo com as espécies do seu arquivo e apague os demais. Você deverá cadastrar todas as espécies que constarem no seu PLANO DE CLASSIFICAÇÃO.

Usarei este plano de classificação como exemplo:

APÓS CADASTRAR TODAS AS ESPÉCIES CAPTURE A TELA, ELA SERÁ A 5 TELA A SER AVALIADA, CONFORME A FIGURA ABAIXO.

2.4 CONFIGURANDO OS TIPOS DE DOCUMENTOS

24. Clique em Configurações (Tabelas) e selecione a base de dados Tipo de

documento, em seguida clique em Confirmar.

25. Aqui deverá ser configurada a tipologia dos documentos gerados pela sua unidade produtora. O tipo de documento é a especificação da espécie. Exemplo:

Atas de reunião. Edite os tipos de documentos já existentes de acordo com os documentos que aparecem no seu plano de classificação. Cada tipo de documento deverá ter o seu próprio registro. Deste modo, faça um registro para cada tipo documental, editando os que já existem e apagando os demais. Em seguida clique em Salvar/Sair.

APÓS PREENCHER o PRIMEIRO TIPO DE DOCUMENTO, SELCIONE O FORMULÁRIO E CAPTURE A TELA. ELA SERÁ A 6 TELA A SER AVALIADA. CONFORME A FIGURA ABAIXO.

26. Ao configurar cada tipo de documento, selecione o formulário que será usado para o preenchimento. Para salvar clique em Salvar/Sair.

APÓS CONFIGURAR CADA TODOS OS TIPOS DE DOCUMENTOS, CAPTURE A TELA. ELA SERÁ A 7 TELA A SER AVALIADA. CONFORME FIGURA ABAIXO:

2.5 CONFIGURANDO O GÊNERO

27. Clique em Configurações (Tabelas) e selecione a base de dados Tipo de gênero em seguida clique em Confirmar.

28. Aqui deve ser configurado os gêneros documentais produzidos no arquivo. A tabela já vem com alguns exemplos, se houver algum gênero produzido no arquivo que não está cadastrado, por favor faça o cadastro. Deste modo, faça um registro para cada gênero, editando os que já existem e apagando os demais. Em seguida clique em Salvar/Sair.

29. Preencha o formulário de acordo com os tipos de gênero que compõe o seu arquivo e clique em Salvar/Sair.

3 INSERINDO DADOS

3.1CADASTRANDO USUÁRIOS

30. Clique em Entrada e selecione a base de dados Usuários, em seguida clique em Confirmar. Deverão ser cadastrados todos os membros da equipe.

31. Preencha todos os campos em vermelho do formulário, conforme figura anterior, e em seguida clique em Salvar/Sair. Lembre-se que o campo Matrícula é o

número que será usado para efetuar o empréstimo do documento, portanto use o número do CPF de cada aluno .

3.2 GERANDO CARTEIRINHA DE USUÁRIO

32. Clique em Relatórios e selecione Operacionais e clique em Confirmar.

33. Selecione Carteira de Usuário.

34. Selecione o modelo 1 e clique em confirmar

GERE A CARTEIRINHA DE TODOS OS USUÁRIOS CADASTRADOS. CAPTURE TODAS AS TELAS, CONFORME A FIGURA ABAIXO. ELAS SERÃO AVALIADAS.

3.3 CADASTRANDO DOCUMENTOS

35. Clique em Entrada e selecione a base de dados Catálogo, em seguida clique em Confirmar.

CLIQUE EM TIPO DE DOCUMENTO E CAPTURE A TELA, CONFORME A FIGURA ABAIXO. ESSA TELA SERÁ AVALIADA.

EM SEGUIDA CLIQUE EM TIPO DE COLEÇÃO E CAPTURE A TELA, CONFORME FIGURA ABAIXO. ESSA TELA SERÁ AVALIADA.

SELECIONE UM TIPO DE DOCUMENTO QUE CONSTA NO SEU PLANO DE CLASSIFICAÇÃO PARA CADASTRÁ-LO.

36. Selecione as opções de acordo com o documento que será cadastrado. Em seguida clique em Confirmar.

37. Preencha o formulário com os dados do documento. Se houver qualquer dúvida clique no preenchimento clique no número equivalente ao campo que uma janela de ajuda abrirá com informações sobre o preenchimento de cada campo, conforme figura abaixo. Preencha com o máximo de dados possível. Quanto mais

informações forem inseridas, melhor será a busca e a recuperação do mesmo na base de dados.

IMPORTANTE: NO CAMPO 003, deverá ser colocado o código criado no plano de classificação que diz respeito ao arquivamento do documento. De acordo com o meu plano de classificação o documento que estou cadastrando é uma Ata de Reunião cujo código 111.01. A minha classificação será por esse código e em seguida pela data de produção do documento que é 26 de setembro de 2006, logo a minha notação no campo de classificação será: 111.01 – 26-09-2006 (essa é a localização exata do documento no arquivo). Veja a figura abaixo:

38. Ao terminar de preencher os campos, clique em Salvar/Sair, ao final do formulário.

AO SALVAR O REGISTRO, CAPTURE A TELA, CONFORME FIGURA ABAIXO. ESSA TELA SERÁ AVALIADA.

APÓS CAPTURAR A TELA, COPIE OS DADOS QUE APARECEM NELA E COLE NUMA FOLHA DO WORD, CONFORME OS DADOS ABAIXO. ELES TAMBÉM SERÃO AVALIADOS. MARTINS, João Luiz; BARROS, Cynthia Maria Alves de Brito Andrade. Ata da reunião extraordinária do Conselho de Ensino,Pesquisa e Extensão da Universidade Federal de Ouro Preto. Antenor Rodrigues Barbosa Júnior, Geraldo Donizetti de Paula, Gilberto Queiroz da Silva, Hélio Lopes da Silva, Ivan Antônio de Almeida, Jorge Luiz Brescia Murta, José Geraldo Arantes de Azevedo Brito, Luiz Fernando de Medeiros Teixeira, Marcone Jamilson Freitas Souza, Margareth Aparecida Santos, Roberto Pimentel da Silva, Tanus Jorge Nagem. Ouro Preto: CEPE - UFOP, set. 2006. 3 p. 001: 001 002: 501260253311 003: 111.01 – 26-09-2006 005: Atas de Reunião 006: m 015: Antenor Rodrigues Barbosa Júnior, Geraldo Donizetti de Paula, Gilberto Queiroz da Silva, Hélio Lopes da Silva, Ivan Antônio de Almeida, Jorge Luiz Brescia Murta, José Geraldo Arantes de Azevedo Brito, Luiz Fernando de Medeiros Teixeira, Marcone Jamilson Freitas Souza 015: Margareth Aparecida Santos 015: Roberto Pimentel da Silva

015: Tanus Jorge Nagem 016: MARTINS, João Luiz 016: BARROS, Cynthia Maria Alves de Brito Andrade 018: Ata da reunião extraordinária do Conselho de Ensino, Pesquisa e Extensão da Universidade Federal de Ouro Preto 020: 3 022: Impresso 026: Atas 029: S 039: 6 040: Português 062: CEPE - UFOP 064: set. 2006 065: 20060926 066: Ouro Preto 067: Brasil 085: Outros 086: I. INSTITUTO DE CIÊNCIAS EXATAS E BIOLÓGICAS. A) CIÊNCIA DA COMPUTAÇÃO. O COCIC sugeria a seguinte alteração curricular: a) criação de disciplinas eletivas Tópicos em Robótica Móvel (CIC 285), Modelagem e Simulação de Sistemas Terrestres (CIC 345) e Tópicos em Sistemas de Computação (CIC335); b) exclusão dos pré-requisitos das disciplinas Metodologia de Projetos de Software (CIC 240) para Tópicos em Desenvolvimento de software I (CIC340) e Metodologia de Projetos de Software (CIC 240) para Tópicos em Desenvolvimento de Software II (CIC 341); c) exclusão da disciplina Tópicos em Sistemas de Computação (CIC 333). II. INSTITUTO DE CIÊNCIAS HUMANAS E SOCIAIS. A) HISTÓRIA (MODALIDADES LICENCIATURA E BACHARELADO): criação das seguintes disciplinas eletivas: Seminário de Teoria da História (HIS 640), Microstoria: o contexto historiográfico do seu surgimento, suas tendências e contribuições (HIS 610); Política, Cultura e Sociedade na República de Weimar (HIS 626); Seminário de História do Brasil (HIS 641); Antropologia da Arte (HIS 638); Seminário de Teoria da História (os Estudos Pós-Coloniais) (HIS 642) e Seminário de História da Cultura (HIS 643). 087: APROVAÇÃO DE DISCIPLINAS 087: SEMINÁRIO DE HISTÓRIA DO BRASIL 090: b 105: Bibliográfico 998: 1 999: ^d20150126^h025331^bsuper 999: ^d20150126^h030014^bsuper

3.4 TOMBANDO O DOCUMENTO

39. Cada documento deverá ser tombado imediatamente após a sua gravação. Para efetuar o tombamento clique em Tombar.

40. Preencha o formulário de tombo. O número pode ser deixado automático pelo sistema ou pode ser preenchido pelo catalogador. Ao clicar em Salvar o registro Serpa gravado. O registro já está gravado.

APÓS EFETUAR O TOMBAMENTO, CAPTURE A TELA, CONFORME FIGURA ABAIXO. ELA SERÁ AVALIADA.

4. BUSCANDO DOCUMENTOS

41. Clique em Busca. Em seguida digite o termo que está procurando na caixa de

busca e clique em Buscar.

42. A primeira linha da referência recuperada informa a espécie do documento, o tipo de documento e onde o mesmo encontra-se arquivado. Esta informação foi inserida no momento da catalogação do documento no campo Classificação. A informação inserida neste campo depende do tipo de classificação e arquivamento selecionado por cada grupo.

APÓS EFETUAR A BUSCA CAPTURE A TELA, CONFORME A FIGURA ACIMA. ESSA TELA SERÁ AVALIADA.

5. EDITANDO DOCUMENTOS

43. Para editar um documento já cadastrado clique em Edição e selecione a base de

dados Catálogo, clique em confirmar.

44. Clique em Editar e faça as alterações. Em seguida clique em Salvar/Sair. Para editar um usuário cadastrado, basta selecionar Editar no menu principal e escolher a base de dados Usuários, localizar o usuário que deseja modificar, fazer as alterações e Salvar.

7. GERANDO A ETIQUETA DE REFERÊNCIA DO DOCUMENTO

45. Para gerar a etiqueta de referência do documento (aquela que vai junto com o documento com algumas informações) Selecione Relatório e Operacionais. Em seguida clique em Confirmar.

46. Selecione a opção Etiqueta de Lombada e clique em Confirmar. Conforme figura a seguir:

47. Na próxima tela, deixe como está e clique em Confirmar. Selecione a opção Etiqueta de Lombada e clique em Confirmar, conforme figura a seguir:

APÓS CONFIRMAR APARECERÁ A ETIQUETA DE REFERÊNCIA QUE DEVERÁ IR JUNTO COM O DOCUMENTO CADASTRADO, CONFORME FIGURA ABAIXO. NELA DEVERÃO APARECER AS

SEGUINTES INFORMAÇÕES: a espécie do documento, o tipo de documento, a classificação (o tipo de arquivamento usado de acordo com o plano de classificação), o número do tombo e

o exemplar.

APÓS GERAR A ETIQUETA CAPTURE A TELA, CONFORME FIGURA ACIMA, ESSA TELA SERÁ AVALIADA.

8. EMPRESTANDO DOCUMENTOS

48. Para emprestar documentos do arquivo clique em Circulação e selecione a opção Empréstimo. No campo usuário digite o número de matrícula do usuário que solicita o documento, neste caso o CPF. No campo Tombo digite o número do tombo do documento a ser emprestado. Clique em Confirmar.

49. O documento foi emprestado. Selecione a ação seguinte.

APÓS EMPRESTAR O DOCUMENTO CAPTURE A TELA, CONFORME FIGURA ACIMA, ESSA TELA SERÁ AVALIADA.

9. DEVOLVENDO DOCUMENTOS

50. Para devolver documentos do arquivo clique em Circulação e selecione a opção Devolução. No campo Tombo digite o número do tombo do documento a ser devolvido. Clique em Confirmar.

51. O documento foi devolvido.

APÓS DEVOLVER O DOCUMENTO CAPTURE A TELA, CONFORME FIGURA ABAIXO, ESSA TELA SERÁ AVALIADA.

FIM