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Representação Distrital – D.4430 #tudonosso!

Treinamento Secretaria

Luiza Peres

Secretária Distrital - 2012/2013

Distrito 4430


Perfil do Secretário • Ser organizado;

• Ter clareza nos trabalhos;

• Atencioso e Dedicado;

• Manter sócios informados;

• Trabalhar em sintonia com presidente e protocolo;

• Acompanhar todo o trabalho do club.


Responsabilidades • Manter atualizada a lista de sócios;

• Registrar o número de sócios presentes nas reuniões ordinárias e o número de visitantes;

• Enviar comunicados sobre reuniões do club;

• Elaborar e arquivar as atas das reuniões do club;

• Elaborar relatórios bimestrais;

• Interagir com os demais líderes do club;

• Executar outras tarefas inerentes do cargo.


Atividades - Pauta • Presidente envia os tópicos;

• Deve conter: data, horário, local e duração prevista;

• Tópicos do que será discutido – com tempo previsto informado pelo protocolo;

• Enviar por email e se possível entregar impresso para cada pessoa presente na reunião.


Atividades – Lista de Presença Lista deverá conter: nome de sócios com seus

respectivos cargos e um campo para visitantes.

Livro Presença:

• Termo de abertura – presidente, secretário e 2º secretário com assinaturas;

• Modelos: em Aspiral, Encadernado, Livro Ata ou Pasta envelope-plástico.


Atividades - Atas O que é? Para que serve?

• É o documento que registra de forma resumida e clara as discussões, decisões, soluções de uma reunião;

• O secretário toma nota de tudo detalhadamente;

• Serve para provar que a reunião existiu e para posterior consultas.


Atividades - Atas Redigir atas – Reuniões Ordinárias e Extraordinárias:

• Início:

Ata da 1ª Reunião Ordinária do Rotaract Club de XXX do Distrito 4430, Realizada no XXX (local e endereço), no dia 11 de Agosto de 2012 – Gestão 2012/2013

Os trabalhos dessa reunião se desenvolveram pelo (a) presidente, nome , que convidou a mim “nome secretário”, para secretariá-la. Com a composição da mesa e os devidos trames tomado, segue os itens que foram discutidos:


Atividades - Atas • Conteúdo: Modelo (texto contínuo – PADRÃO do Rotary e para Empresas): Aos dez dias do mês de janeiro do ano de dois mil e sete, às vinte horas, foi realizada pela diretoria colegiada e conselho fiscal da Empresa X, no gabinete da Direção-Geral da empresa, em seu edifício-sede situado em Marília – São Paulo. A reunião foi presidida pelo Diretor-Financeiro, José Luz da Rocha, secretariada por Antônio Meira e contou com a presença do Diretor de Recursos Humanos, Marcelo Firmino, do Diretor de Operações, Afonso Quezada, e de todos os integrantes do Conselho Fiscal da empresa, à exceção do Sr. Rogério Meira, cuja ausência foi previamente justificada. Inicialmente foi lida e aprovada a ata da reunião anterior, à exceção da seguinte ressalva: onde constou ‘vinte mil unidades de matéria-prima’, leia-se ‘trinta mil unidades de matéria-prima’... Modelo (Tópicos): • Abertura: • O Presidente José Luz da Rocha convocou o secretário Antônio Meira para redigir a ata desta

reunião.

• Expediente Tesouraria: • O Tesoureiro Afonso Quezada expôs o balanço financeiro da empresa e justificou os gastos a maior

nos investimentos realizados na bolsa de valores.


Atividades - Atas Final: • Poderá conter horário de início e término da reunião; • Nada mais havendo a tratar e ninguém querendo fazer uso da palavra, o (a)

Senhor (a) Presidente dá por encerrado os trabalhos da Reunião Ordinária, lavrou-se a presente Ata que vai assinada pelo (a) Senhor (a) Presidente e por mim, que secretariou os trabalhos dessa reunião. Nada mais.

________________________ _____________________ Nome XXX Nome XXX Presidente 1º (ª) Secretário (a) Gestão 2012/2013 Gestão 2012/2013


Atividades - Informações Como? • Emails; • Sms; • Redes sociais ou site do club; • Diretamente nas reuniões – pelo expediente secretaria; O que informar? • Eventos, projetos, fóruns, treinamentos, reuniões, etc.; • Importante – lembrar os sócios de suas obrigações; • Informar mensalidades sócios; • Atas por email ou lida em reunião; • Formulário de visita.


Relatório Bimestral O que é? Para que serve?

• É um relatório em que apresenta todas as atividades que o club realiza e participa. Nessa gestão o modelo é bimestral para ter um prazo maior no seu preenchimento e entrega ao secretário distrital.

• Através desse relatório a secretaria distrital computará os pontos para os concursos de melhor secretário e club destaque.


Relatório Bimestral Campos de preenchimento:

• Bimestre – ex: Julho/Agosto;

• Nome do club;

• Nome Secretário;

• Reuniões ordinárias: Data e será computado o número de rotarianos, interactianos, rotaract/outro club, aspira e convidados.

• Projetos, atividades e eventos do club.


Relatório Bimestral Campos de preenchimento:

• Visitas as reuniões de Rotary, Rotaract e Interact: data, club e distrito.

• Participações de Projetos, Atividades e Eventos de Rotary, Rotaract e Interact: data, nome da atividade, club e distrito.


Concurso – Melhor Secretaria

Controle Interno Secretaria Pontos

Entrega do Censo 2012 75

Entrega do Censo 2013 75

Inscrição/Atualização Site Omir 25

Participação Tlirc 2012 35

Apresentação Livro Ata - Represete I 50

Apresentação Livro Ata - Represete II 50

Apresentação Livro Ata - Represete III 50

Apresentação Livro Ata - Represete IV - Codirc 100

Entrega dos Formulários dentro do Prazo 35

Participação de discussões na lista e facebook 25

Penalidades (Falta de assinatura, entregas fora de prazo, etc) -10


Concurso – Melhor Secretaria

Reuniões Pontos

Reunião Realizada 25 Por reunião

Visita Rotariano 10 Por visitante

Visita Rotaract/clubs 20 Por visitante

Visita Interact 10 Por visitante

Convidados / aspiras 15 Por aspira


Concurso – Club Destaque Controle Interno Clube Destaque Pontos

Realização de Evento/Festa 50 multiplicar por evento

Premiações em Eventos 25 multiplicar por premio

Crescimento do Quadro Social 50 multiplicar por sócio

Companheirismo 35

prestar ajuda, melhor contato com outros clubes, fora

do distrito

Participação em Eventos/Festa 50 multiplicar por evento

Participação em Eventos/Festa fora do Distrito 50 multiplicar por evento

Atualização dos Sites 15

Divulgação do Clube em Sites/Eventos/Revistas 25 multiplicar por divulgações

Participação do Projeto Distrital 50

Participação de discussões na lista e facebook 25 multiplicar por periodo bimestral

Maior caravana em eventos 50 multiplicar por eventos

Participação na Adirc 75

Participação na Codirc 75

Participação na Conarc 50

Participação no ENPARC 50

Penalidades (não participação em evento) -20

Observações: Companheirismo: auxílio dos RDAs; Sites, revistas, lista de discussões e redes sociais: critérios de avaliações – Pontuações símbolicas apenas para registros de sites e divulgações


Concurso – Club Destaque

Visitas e Participações Pontos

Visita a Reunião de Rotary Padrinho 25

Visita a Reuniões de Clubes do Distrito / Interact 20

Visita a Reuniões de Clubes Fora do Distrito / Interact 15

Visita a outros Rotarys 15

Projetos de Clubes do Distrito / Interact 25

Projetos de Clubes Fora do Distrito / Interact 20

Projetos Pontos

Projetos Realizados 35 Por projeto

Visita Rotariano 15 Por visitante

Visita Rotaract / clubs 20 Por visitante

Visita Interact 10 Por visitante

Convidados / aspiras 5 Por aspira


Obrigada pela participação!

Boa gestão queridos Secretários.

#Tudonosso

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