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UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ RANÉ NICOLODELLI DA SILVA ROTTA
Trabalho de Estágio DIAGNÓSTICO DA EMPRESA M A DE FARIA E CIA LTDA: UTILIZANDO A FERRAMENTA
DE DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL DESENVOLVIDA PELA EQ UIPE UNI JÚNIOR.
ITAJAÍ 2011
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RANÉ NICOLODELLI DA SILVA ROTTA
Trabalho de Estágio DIAGNÓSTICO DA EMPRESA M A DE FARIA E CIA LTDA: UTILIZANDO A FERRAMENTA DE
DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL DESENVOLVIDA PELA EQ UIPE UNI JÚNIOR.
Trabalho de Estágio desenvolvido para o Estágio Supervisionado do Curso de Administração do Centro de Ciências Sociais Aplicadas – Gestão da Universidade do Vale do Itajaí.
Orientador: Alexandre Epifanio de Souza
ITAJAÍ 2011
Agradeço primeiramente a Deus por me proporcionar poder cursar uma universidade, aos meus pais Valcir e Marilú e meus irmãos Sheila e Lucas por estarem juntos comigo em todos os momentos da minha vida, ao meu namorado João pelo carinho e paciência que o mesmo teve ao longo deste momento, também ao meu orientador Alexandre que teve fundamental importância para a realização deste trabalho com seu profissionalismo, paciência e dedicação.
“Menor que meu sonho, não posso ser“(Lindolf Bell)
EQUIPE TÉCNICA
a) Nome do estagiário Rané Nicolodelli da Silva Rotta b) Área de estágio Administração Geral c) Orientador de conteúdo Prof. Alexandre Epifanio de Souza d) Supervisor de campo Murilo Alfredo de Faria e) Responsável pelo Estágio Prof. Eduardo Krieger da Silva, MSC
DADOS DE IDENTIFICAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO
a) Razão Social M A de Faria e Cia. Ltda. b) Endereço Rua Indaial, 420 – Bairro Dom Bosco, Itajaí - SC c) Setor de Desenvolvimento do Estágio Administração d) Duração do estágio 240 horas e) Nome e cargo do supervisor de campo Murilo Alfredo de Faria f) Carimbo e visto da organização
RESUMO
Em uma empresa, sendo ela grande, média, pequena ou micro a organização e conhecimento de seus processos são de fundamental importância tanto no âmbito acadêmico quanto no social, cada dia mais surgem pessoas e empresas especializadas em trabalhar todos os processos administrativos, financeiros e produtivo de uma organização. Com isso surgem tantas empresas direcionadas a consultoria e auditoria, para poder dar suporte e um mercado promissor. As empresas que trabalham com o atendimento ao cliente precisam cada vez mais conhecer suas necessidades, conhecer seus processos para poder oferecer um produto de boa qualidade a um preço acessível assim sendo buscam a satisfação e fidelização dos clientes. A satisfação do cliente com a qualidade pode ser definida pela comparação da percepção do serviço prestado com a expectativa do serviço desejado. Considerando estes aspectos o trabalho teve como objetivo geral diagnosticar quais as práticas administrativas da Empresa MA de Faria e Cia Ltda. A tipologia caracterizou-se como pesquisa diagnostico com abordagem dos métodos qualitativo e quantitativo, que possibilitou identificar os problemas e apresentar soluções. Os dados primários foram coletados por meio de entrevista direta com o sócio gerente, utilizando-se um questionário que foi desenvolvido pela equipe Uni Júnior, empresa Júnior dos cursos de Administração e Logística da Univali. Verificou-se que a empresa possui algumas carências a qual está aberta a implantação de novos sistemas e métodos que forem sugeridos. A partir do resultado da pesquisa, pode-se conhecer quais as áreas que estavam com maiores dificuldades para poder minimizar o impacto que está sofrendo devido a concorrência, não perdendo assim, qualidade, agilidade buscando sempre superar as expectativas dos clientes, possibilitando a apresentação de ações para melhorias no nível organizacional na produção de móveis sob medida.
Palavra–chave: Diagnóstico Organizacional; organização e processos.
LISTA DE QUADROS
Quadro 1 – Legenda critérios para preenchimento, avaliação e interpretação das respostas
17
Quadro 2 – Legenda das cores para avaliação dos resultados .................................................. 18
Quadro 3 - Relação de funcionários, cargos e atividades .......................................................... 45
Quadro 4 – Administração geral ...................................................................................................... 48
Quadro 5 – Administração financeira .............................................................................................. 49
Quadro 6 – Administração de materiais .......................................................................................... 49
Quadro 7 – Administração da produção ......................................................................................... 50
Quadro 8 – Administração mercadológica ..................................................................................... 51
Quadro 9 - Administração de recursos humanos ......................................................................... 52
Quadro 10 – Resultado geral do diagnóstico organizacional ..................................................... 53
Quadro 11 – Plano de ação .............................................................................................................. 55
LISTA DE GRÁFICOS
Gráfico 1 - Classificação por área da empresa ............................................................................ 54
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO ................................................................................................... 11 1.1 Objetivo geral ................................................................................................... 12 1.2 Objetivos específicos ...................................................................................... 12 1.3 Justificativa ...................................................................................................... 12 1.4 Aspectos metodológicos ................................................................................. 13 1.5 Técnicas de coleta e análise dos dados ........................................................ 14 2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA ......................................................................... 19 2.1 Administração .................................................................................................. 19 2.1.1 Planejamento ................................................................................................... 22 2.1.2 Organização ..................................................................................................... 23 2.1.3 Direção ............................................................................................................. 25 2.1.4 Controle ............................................................................................................ 26 2.2 As áreas da administração .............................................................................. 27 2.2.1 Administração mercadológica .......................................................................... 28 2.2.2 Administração da produção .............................................................................. 31 2.2.3 Administração de recursos humanos ............................................................... 33 2.2.4 Administração financeira .................................................................................. 35 2.2.5 Administração de materiais .............................................................................. 36 2.3 O administrador ............................................................................................... 37 2.4 Pequenas empresas ......................................................................................... 38 3 CARACTERIZAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO ....................................................... 43 3.1 Histórico ............................................................................................................ 43 3.2 Ramo de atividade ........................................................................................... 44 3.3 Estrutura organizacional ................................................................................. 44 3.4 Fornecedores ................................................................................................... 46 3.5 Clientes ............................................................................................................. 46 3.6 Maquinários ...................................................................................................... 46 4 RESULTADOS DA PESQUISA ......................................................................... 47 4.1 Resultado geral da pesquisa ........................................................................... 52 5 SUGESTÕES ..................................................................................................... 55 6 CONSIDERAÇÕES FINAIS ............................................................................... 58 REFERÊNCIAS ......................................................................................................... 59 ASSINATURA DOS RESPONSÁVEIS ..................................................................... 62 APÊNCIDE A ............................................................................................................ 63
INTRODUÇÃO
A rápida evolução tecnológica vem provocando mudanças no pensamento
da classe empresarial, onde uma nova sociedade surge decorrente da necessidade
de adaptação ao mercado cada vez mais competitivo.
Novas empresas e produtos entram no mercado, encadeando um processo
acelerado por parte das empresas para se adaptarem as novas exigências
competitivas.
É de fundamental importância o aperfeiçoamento dos processos
administrativos das empresas, pois o ato de administrar confere a organização um
ambiente adequado onde possam ser realizados os objetivos.
Assim como as grandes empresas às pequenas empresas também exigem
um processo gerencial para planejar, organizar, dirigir e coordenar as atividades.
Esses processos devem ser executados com sabedoria para que contribuam
com a produtividade e lucratividade, seja qual for o tamanho da empresa.
Os gestores deverão estar cada vez mais atentos as necessidades da
empresa, necessitando também a colaboração e comprometimento de seus
colaboradores para alcançar os objetivos organizacionais.
São por algumas destas estas razões, que as empresas precisam cada vez
mais de controle nas suas atividades a fim de otimizar os processos, buscando
continuamente baixar custos, reduzir desperdícios, bem como melhorar sua
eficiência para se tornar uma empresa competitiva.
Com a aplicação do diagnóstico organizacional pode-se identicar como
estão sendo realizados os processos das empresas que podem estar
compromentendo a sobrevivência delas.
“Nas micro e pequenas empresas brasileiras existe uma enorme carência de
informações e de tecnologia gerencial, refletida em baixa produtividade, ausência de
estratégia bem definida ou até a falta de estratégias” (DEGEN, 1989, p. 54).
O diagnóstico é uma ferramenta para levantamento e análise de informações
por meio de questionário com dados qualitativos, como objetivo de identificar
disfunções organizacionais, com vistas a elaboração de um plano de ação, para
facilitar a tomada de decisões na implantação de melhorias para a correção das
disfunções diagnosticadas.
Desta forma questiona-se a Empresa MA de Faria e Cia Ltda desenvolve
seus processos de gestão da forma mais adequada?
Objetivo geral
Diagnosticar as possíveis deficiências nos processos de todas as áreas que
compõem a administração da empresa MA de Faria e Cia. Ltda.
Objetivos específicos
Realizar o diagnóstico;
Interpretar as informações do diagnóstico;
Apresentar um plano de ação para correção das deficiências diagnosticadas.
Justificativa
Tendo em vista as transformações pelas quais o mundo dos negócios passa
diariamente existe a necessidade de constante aperfeiçoamento e inovação das
empresas, para melhor administrarem seus bens por meio de informações e
inovações que poderão conduzi-las ao contínuo desenvolvimento.
O mercado brasileiro é constituído por um grande número de micro e
pequenas empresas o que move com grande significância a economia nacional,
para tanto, diagnosticar situações e definir estratégias tornam-se premissas básicas
para a sobrevivência destas empresas.
Este projeto foi plenamente viável, pois teve total aceitação por parte da
empresa, fato este demonstrado pelo interesse do empresário solicitando a
realização do mesmo. Com relação aos custos, os mesmos foram subsidiados pela
estagiária que o tempo foi suficiente para realização da coleta, análise e
apresentação dos resultados.
Com o diagnóstico da empresa M A de Faria e Cia. Ltda., buscou-se levantar
e analisar informações pertinentes a sua rotina de trabalho, procurando sugerir a
implantação de soluções para as disfunções encontradas.
O estudo foi o primeiro do gênero a ser realizado na empresa M A de Faria e
Cia. Ltda.
O resultado deste projeto possibilitará a continuação da atividade de
diagnóstico e orientação por parte de outros acadêmicos, servindo de ferramenta de
apoio para futuros estudos e projetos a serem realizados.
Para a empresa MA de Faria e Cia. Ltda. teve grande relevância, pois a
mesma passou a conhecer as suas disfunções organizacionais, recebendo um plano
de reorganização, que facilitará a tomada de decisões.
A estagiária obteve conhecimentos na área de diagnóstico, podendo estudar
e trabalhar com esta ferramenta, bem como teve a possibilidade de aprofundar sua
bagagem teórica adquirida no decorrer de seu Curso de Administração.
Aspectos metodológicos
Segundo Roesch (1999) o capítulo da metodologia descreve como o trabalho
foi realizado à partir dos objetivos que se propõe a alcançar, distinguindo entre o
delineamento da pesquisa e as técnicas de coleta e análise de dados a utilizar.
A pesquisa teve caráter qualitativo, utilizando-se do método de pesquisa
diagnóstico com a utilização de informações quantitativas, que conforme Roesch
(1999) o qual se propõe a levantar e definir problemas, bem como explorar o
ambiente.
O método da pesquisa qualitativa conforme Godoy (1995) diz que a
pesquisa qualitativa não procura enumerar ou medir os eventos estudados, nem
emprega instrumentos estatísticos na análise de dados. Parte de questões ou focos
de interesses amplos, que vão se definindo à medida que o estudo se desenvolve.
Envolve obtenção de dados descritos sobre pessoas, lugares e processos pelo
contato direto do pesquisador com a situação estudada.
Pesquisas qualitativas seguem métodos etnográficos e buscam satisfazer
duas condições:
a) o uso que o pesquisador faz de observações detalhadas e minuciosas do
mundo natural;
b) a tentativa de se evitar comprometimentos anteriores a qualquer modelo
teórico (YIN, 2001).
A pesquisa qualitativa é uma metodologia de pesquisa exploratória, não
estruturada e com amostras pequenas, para prover critérios e compreensão do
cenário do problema. A mesma tem como objetivo situações complexas ou
estritamente particulares.
Segundo Richardson (1999) a pesquisa qualitativa pode ser caracterizada
como a tentativa de uma compreensão detalhada dos significados e características
situacionais apresentadas pelos entrevistados.
Conforme Kurb (1980) pesquisa diagnóstico é a organização, a exploração,
o levantamento e definição de problemas.
Técnicas de coleta e análise dos dados
A população pesquisada compreendeu todo o quadro funcional, ou seja,
seus cinco integrantes, os quais foram mencionados na caracterização da
organização, subtítulo estrutura organizacional com seus respectivos cargos e
atividades. A amostra foi intencional por representatividade, sendo composta por
uma pessoa, ou seja, foi entrevistado a sócio gerente, Sr. Murilo o qual possui alto
grau de interação nos processos.
Bervian (1996) população é o conjunto de pessoas, de animais, ou de
objetos que representam a totalidade de indivíduos que possuam as mesmas
características definidas para estudo.
Para Richardson (1999) população é o conjunto de elementos que possuem
determinadas características. Usualmente refere-se à população a todos os
habitantes de determinado lugar, ou seja, o conjunto de indivíduos que trabalham
em um mesmo lugar, os alunos de um mesmo curso, toda a produção de
refrigeradores de uma fábrica etc.
Segundo Mattar (1996) a amostra é uma parcela convenientemente
selecionada do universo (população), é um subconjunto do universo.
De acordo Richardson (1999) amostra intencional é a representatividade do
universo.
A coleta de dados apresentará os métodos que foram empregados no
levantamento dos dados, bem como os instrumentos de pesquisa que foram
utilizados. A coleta de dados envolve as fontes e os instrumentos.
A coleta de dados foi por interação ativa, realizada com base em dados
primários, utilizando-se de observação participante e entrevistas apoiadas em
questionários com cinco opções de resposta para cada pergunta.
De acordo com Mattar (1996) dados primários são aqueles que não foram
coletados, estando ainda em posse dos pesquisados, e que são coletados com o
propósito de atender as necessidades específicas da pesquisa em andamento.
Os dados primários foram, coletados por meio de entrevista direta com o
sócio gerente, utilizando-se um questionário que foi reformulado pela estagiária.
O referido questionário teve sua origem com o acadêmico Sérgio Japiassu
Raimundo não publicado o ano, quando realizava seu estágio curricular do curso de
administração, que sugeriu um instrumental para o diagnóstico de uma micro e
pequena empresa do setor industrial. Aproveitando e adicionando algumas idéias
foram elaboradas perguntas inerentes a várias situações das micro e pequenas
empresas com a intenção de coletar o máximo de informações para o diagnóstico
organizacional, criando assim, o primeiro modelo de diagnóstico utilizado na Uni
Júnior, Empresa Júnior dos Cursos de Administração, Logística e Contabilidade da
Univali.
Com o desenvolver das atividades a Uni Júnior sentiu a necessidade de
resumir o modelo de diagnóstico existente, tornando-o mais prático para a sua
aplicação.
Para o referido trabalho à equipe da Uni Júnior reduziu o antigo modelo de
diagnóstico organizacional, elaborando um novo modelo, utilizando perguntas
fechadas de múltipla escolha, que possibilita para o estagiário melhor obtenção das
respostas e um trabalho de observação participante.
Segundo Bervian (1996) entrevista é denominada como um instrumento para
os pesquisadores em ciência sociais e psicológicas para obterem dados que não
podem ser encontrados em registros e fontes documentais e só podem ser
fornecidos por certas pessoas.
Para a conclusão da pesquisa foram realizadas diversas entrevistas no
período de março de 2011 a agosto de 2011, seguindo as orientações fornecidas no
treinamento, utilizando-se de um questionário com perguntas fechadas de múltipla
escolha. APENDICE A.
Para a coleta dos dados primários foi preciso estabelecer critérios para o
preenchimento, avaliação e interpretação das repostas. Os critérios estabelecidos
foram divididos em 5 níveis de pontuação, representando cada pontuação a situação
que a empresa encontra-se em relação ao questionamento conforme Quadro 1 a
seguir.
Situação Pontuação
Ruim / Inexistente 0
Deficiente 1
Razoável 2
Boa 3
Ótima 4
Quadro 1 - Legenda dos critérios para preenchimento, avaliação e interpretação das respostas
Fonte: Arquivos da Uni Júnior.
As situações encontradas em relação a cada questionamento foram
assinaladas no questionário, gerando um total de pontos ganhos para cada área
avaliada da empresa.
Segundo Parra e Santos (1998) questionário é a elaboração de perguntas
que atendam perfeitamente os objetivos da entrevista.
Para Bervian (1996) questionário é uma forma de coleta de dados, pois
possibilita medir com exatidão o que se deseja, possui questões relacionadas com
um problema central.
De acordo com Parra e Santos (1998) perguntas são meios utilizados para
elaboração de um questionário.
Conforme Cobra (1997) as perguntas fechadas de múltiplas escolhas são
questões fechadas, com limitado número de alternativas de respostas.
O tratamento e a análise dos dados foram feitos por meio de análise de
conteúdo, sendo demonstrados com de quadros e gráficos.
De acordo com Oliveira (1999) análise de conteúdo tem por finalidade
estudar as respostas dos entrevistados.
Foi necessário que a estagiária freqüentasse a empresa várias vezes, para
que a mesma obtivesse o conhecimento dos processos e da estrutura
organizacional, facilitando a análise e posterior tabulação das respostas fornecidas
pelo sócio gerente.
Foram utilizados quadros para apresentar o questionário e o resultado geral
do diagnóstico.
Para facilitar a visualização dos resultados do diagnóstico foi criado pela
equipe Uni Júnior uma legenda apresentando a pontuação e as cores referentes a
esta pontuação que representam em forma de gráfico a situação da empresa no
momento da pesquisa conforme Quadro 2 a seguir, que foi adotado pela estagiária.
Pontos Cor Situação
Até 22 Vermelho Crítica
23 a 44 Amarelo Razoável
45 a 66 Azul Boa
67 a 88 Verde Ótima
Quadro 2 - Legenda de cores para avaliação dos resultados
Fonte: Arquivos da Uni Júnior.
O total de pontos atingidos e as respectivas cores apresentadas serviram
para apresentar o gráfico resultante da avaliação geral do diagnóstico.
A apresentação gráfica é a representação de dados e informações por meio
de diagramas, desenhos, figuras ou imagens, rápida e objetiva.
Para Bervian (1996) gráficos apresentam as mais variadas formas: barras,
círculos, figuras, curvas ou logarítmicas.
Dentre as diversas formas que podem ser utilizadas destacam-se: gráficos
estatísticos de organização, mapas e figuras.
FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
Sendo que agora serão apresentadas informações que fundamentam
teoricamente o trabalho de estágio, administração, as áreas da administração, o
administrador e as pequenas empresas.
2.1 Administração
Fazendo uma retrospectiva verifica-se o ato de administrar desde os
primórdios, onde o homem utilizava inconscientemente a administração como forma
de sobreviver. Nos períodos mais remotos da história da humanidade o homem se
organizava em pequenas comunidades, dirigia seus grupos, planejava sua caça e
ainda controlava sua comida para tempo de invernos rigorosos.
Segundo Albers (1971) é possível encontrar relatos fragmentados do que se
pode chamar de princípios de administração, onde escritos dos primeiros
historiadores, autoridades eclesiásticas e líderes militares e políticos relatam
maneiras de administrar da antiguidade que ainda utilizamos.
Segundo Andrade (2009) administrar diz respeito ao desempenho da
organização como um determinado contexto. Desempenho, por sua vez, está
relacionado aos conceitos de eficácia, eficiência, efetividade e relevância. O
administrador é uma pessoa fundamental para qualquer tipo de organização, seja
governamental, industrial, comercial e de prestação de serviços. Nas organizações,
o administrador pode ser um presidente ou diretor, um gerente ou supervisor, em
cada um dos níveis organizacionais seu papel é diferente por lidar com decisões
mais ou menos complexas.
Conforme Loen (1973) administrar pode ser definido como planejamento,
direção e controle das atividades de pessoas para alcançar ou superar objetivos. A
administração pode ocorrer em qualquer nível de responsabilidade de uma
organização qualquer sempre que um administrador está procurando obter
resultados com as pessoas.
De acordo com Chiavenato (1997) administração é fazer as coisas por
intermédio das pessoas.
Para Fayol (1987) administrar é a repartição das tarefas com os membros da
organização com a intenção de alcançar os objetivos previamente traçados.
Conforme se verifica em vários autores administrar é a realização dos
objetivos definidos utilizando-se as pessoas.
A palavra administração vem do latim ad (direção para, tendência para) e minister (subordinação ou obediência) e significa aquele que realiza uma função abaixo do comando de outrem, isto é, aquele que presta um serviço a outro. No entanto, a palavra administração sofre uma radical transformação no seu significado original. A tarefa da administração é a de interpretar os objetivos propostos pela organização e transformá-los em ação organizacional por meio de planejamento, organização, direção e controle de todos os esforços realizados em todas as áreas e em todos os níveis da organização, a fim de alcançar tais objetivos da maneira mais adequada à situação. Assim, a administração é o processo de planejar, organizar, dirigir e controlar o uso de recursos a fim de alcançar objetivos (CHIAVENATO, 1997, p.12).
1 De acordo com diversas bibliografias a administração é conceituada
como sendo ciência, técnica e arte.
2 Segundo Andrade (2009) a administração é uma ciência, pois lida
com fenômenos complexos, sobre os quais o administrador tem pouco
conhecimento. Por ser uma ciência inexata, o administrador toma decisões com
base em informações incontroláveis, devido aos limites cognitivos de racionalidade e
por serem os negócios altamente mutáveis e circunstanciais.
3 De acordo com Chiavenato (1997) no estudo da ciência
administrativa não se cria as coisas nem os objetos; estes já estão dados na
realidade. A ciência procura conhecê-los, explicá-los e predizer seu comportamento.
A ciência significa conhecer, compreender e explicar a realidade. A ciência busca o
conhecimento e a explicação.
4 Conforme Andrade (2009) a administração como ciência recebeu e
recebe influências de diferentes ciências como Filosofia, Sociologia, Psicologia e
Economia. Por exemplo, A Sociologia como uma ciência que estuda as sociedades
humanas e os processos que interligam os indivíduos em associações, grupos e
instituições contribui para o administrador entender os processos de interações que
podem se estabelecer nas mais variadas situações. Também o administrador, deve
entender os fundamentos da Psicologia para compreender as manifestações
comportamentais suscitadas pela interação de uma pessoa com outras dentro e fora
das organizações. Os fundamentos da Economia ajudam o administrador a entender
as relações que ocorrem com a produção e troca de mercadorias. A Filosofia oferece
ao administrador uma imagem do pensamento humano – ou mesmo da realidade em
que este se encontra inserido.
A técnica, ao contrário, é uma complementação da ciência. Seu objetivo é a
operação ou manipulação da realidade, isto é, sua transformação por intermédio de
normas ou procedimentos executados sobre a realidade das coisas e objetos.
Conforme Chiavenato (1997) Ciência – Investiga e busca o conhecimento e
compreensão, elabora teorias, leis e hipóteses e aplica o método científico com rigor.
Técnica – Transforma e opera uma realidade, aplica normas e
procedimentos com rigor e sobre a base de um programa objetivamente definido.
Conforme Andrade (2009) pode-se dizer que uma pessoa possui técnica
quando compreende e tem domínio da atividade que realiza. Exige conhecimento
especializado, habilidade analítica dentro da especialidade e facilidade no uso das
técnicas e do instrumental voltados especificamente para as atividades que
desenvolve.
Arte – Capta uma realidade em um plano vivencial e espiritual em forma
subjetiva e pessoal.
5 Chiavenato (1997) destaca que a administração não deve ser vista
como arte, pois não busca a explicação nem a compreensão da realidade de um
objeto (tal como a ciência), nem tampouco busca transformar ou operacionalizar as
coisas (tal como a técnica).
Já Andrade (2009) a administração é uma arte no sentido de proporcionar o
desenvolvimento por meio do treinamento educativo das habilidades necessárias
para que o administrador realize com desenvoltura as atividades nas organizações,
sendo a mesma arte de liderar pessoas e de gerir recursos escassos e valiosos
dentro e fora das organizações. O administrador deve ser maestro, ter jogo de
cintura para improvisar e reinventar, afim de não deixar a organização passar por
dificuldades para alcançar os objetivos pretendidos.
Observando as idéias supra citadas, considera-se que administração
consiste em orientar, dirigir e controlar os esforços de um determinado grupo de
indivíduos para alcançarem um objetivo comum.
De nada adianta os gestores possuírem os recursos favoráveis se não
sabem o que fazer com eles, por isso é importante primeiramente entender o que é a
administração para assim sobreviver e se manter num mercado cada vez mais
competitivo.
Verificando-se nos diversos conceitos de administração, observam-se
operações básicas, que juntas resultam na integração dos resultados das empresas.
2.1.1 Planejamento
6 O planejamento é a primeira função administrativa onde o
administrador define os planos e determina o que será feito para realizá-lo.
7 Em uma organização planejar o que se deseja alcançar e identificar
os processos é fundamental para o desenvolvimento da mesma, cabe ao
administrador liderar seus membros afim de obter os resultados.
8 Conforme Taylor (apud ANDRADE, 2009) o planejamento tem por
objetivos aplicar os métodos científicos no desenvolvimento do trabalho, em vez da
improvisação e escolha individual.
9 De acordo com Drucker (1998) o planejamento fixa os objetivos,
determina as metas em cada área dos objetivos, determina o que se fará para
alcançar esses objetivos, coloca-os em vigor comunicando as pessoas cuja atuação
será necessária para alcançá-los.
Conforme Chiavenato (1993) planejamento envolve a avaliação do futuro e
aprovisionamento em função dele. Unidade, continuidade, flexibilidade, e apreciação
são aspectos principais de um bom plano de ação.
Baseando-se na idéia de Fayol (1987) planejamento é a previsão no mundo
dos negócios, é calcular o futuro e preparar-se para agir.
Segundo Loen (1973) planejamento é a determinação do que precisa ser
feito, quando e por quem, para cumprir a responsabilidade atribuída a alguém.
Conforme Muniz (2007) planejamento é determinar antecipadamente o que
se deve fazer e quais os objetivos que devem ser atingidos. É o processo de decidir
o que fazer, como fazer, antes que se requeira uma ação. É um sistema de decisões
e cada decisão afeta o resultado.
Como observado em várias obras planejamento envolve toda a empresa, é a
primeira função administrativa, definindo os objetivos para o futuro desempenho
organizacional e decidindo sobre recursos e tarefas necessários para alcançá-los
adequadamente. O administrador deve assegurar planos com perspectivas futuras,
com metas claras que envolvam os colaboradores e utilize o melhor curso a ser
tomado.
O administrador desenvolve sua tarefa pelas pessoas sendo que para isto é
preciso elaborar o planejamento deixando as metas definidas para todos os
membros, assim todos trabalham com o mesmo objetivo conhecendo as estratégias
e política para alcançar o resultado almejado.
Com o planejamento, o administrador se orienta pelo objetivos visados e das
ações necessárias para alcançá-los baseando-se em método, plano ou lógica. O
planejamento produz planos que se baseiam em objetivos e nos melhores
procedimentos para alcançá-los adequadamente. Assim, planejar envolve solução
de problemas e tomadas de decisões quanto às alternativas para o futuro.
2.1.2 Organização
O estudo da organização torna-se importante para a administração, pois são
uma das formas de se atingir as metas da empresa. Organização é a forma de
associação humana para a realização de um objetivo.
Segundo Andrade (2009) organização compreende a distribuição do poder,
das tarefas, e da prestação de contas. A organização também expressa à
distribuição otimizada dos recursos em uma empresa.
De acordo com Chiavenato (1994) organização é parte do processo
administrativo e significa estruturar e integrar os recursos e os órgãos incumbidos de
sua administração e estabelecer relações entre eles e atribuições de cada um deles.
Conforme relata Fayol (1987) organizar é dotar a empresa de tudo que é útil
ao seu funcionamento: matérias-primas, utensílios, capitais e sociais.
Para Drucker (1998) organizar é analisar as atividades, decisões e relações
necessárias, classificar o trabalho e escolher pessoas que administrarão tais
unidades ou farão tais serviços.
De acordo com Muniz (2007) o conceito de organização segundo os
especialistas em Desenvolvimento Organizacional é tipicamente comportamentalista:
uma organização é a coordenação de diferentes atividades de contribuintes
individuais com a finalidade de efetuar transações planejadas com o ambiente.
Para Muniz (2007) organização é o agrupamento de atividades necessárias
para atingir os objetivos da empresa, com delegação e coordenação de autoridades
a chefes, que deverão definir e estruturar os meios, os recursos humanos e
materiais na consecução das operações sob sua responsabilidade.
Em síntese a função organizar representa todos os meios que a empresa
utiliza para pôr em prática o planejamento, a direção e o controle para então atingir
seus objetivos é a estruturação da empresa, reunindo pessoas e equipamentos
conforme o planejamento proposto.
2.1.3 Direção
Após definir o planejamento e a organização verifica-se a direção onde se
observa o direcionamento e o incentivo dos membros da organização para o alcance
dos resultados esperados.
Segundo Chiavenato (1994) direção se relaciona diretamente com a maneira
pela qual o objetivo ou os objetivos devem ser alcançados com as atividades
pessoas que compõem a organização. A função de direção se preocupa com que
asoperações sejam executadas e os objetivos atingidos.
A direção é uma função administrativa que se refere às relações interpessoais dos administradores com seus subordinados. Para que o planejamento e a organização possam ser eficazes, eles precisam ser complementados pela orientação a ser dada às pessoas, através de uma adequada comunicação e habilidade de liderança e de motivação. Constitui uma das mais complexas funções da administração (CHIAVENATO, 1994, p. 469).
Para Drucker (1998) a direção deve sempre ter por base uma tarefa que seja
essencial à realização dos objetivos da empresa, deve compreender um serviço
genuíno que contribua de modo visível para o êxito do empreendimento, a direção
relaciona-se com os membros da organização de forma intensa, realizando um
trabalho interpessoal.
Conforme Andrade (2009) direção envolve os estilos de liderança utilizados
pelos gestores para motivar as pessoas a atingir os objetivos propostos e
proporcionar o sentido de missão.
Segundo Muniz (2007) a direção é um aspecto interpessoal de administrar,
com o qual os subordinados são levados a compreender e a contribuir eficaz e
eficientemente para a consecução dos objetivos empresariais.
A direção é a terceira função administrativa que envolve o uso de influência
para ativar e motivar as pessoas a alcançar os objetivos organizacionais. Ela
envolve liderança, comunicação, coordenação e motivação das pessoas para
desempenhar tarefas essenciais e necessárias ao desenvolvimento de todas as
atividades da empresa.
Verificando os autores mencionados observa-se a importância da direção na
administração de empresas, pois as pessoas precisam ser guiadas e impulsionadas
para alcançarem os resultados que delas se espera nas empresas. Direção está
relacionada diretamente com a maneira pela qual os objetivos da empresa devem
ser alcançados, sendo que para isto é utilizada a atividade das pessoas que
compõem a empresa. Sendo também o processo de influenciar e orientar as
atividades relacionadas com as tarefas dos diversos membros da equipe ou da
organização como um todo.
2.1.4 Controle
A função administrativa de controle está intimamente ligada às outras
funções administrativas, sendo que em certos casos torna-se necessário modificar o
planejamento, a organização ou a direção para que muitos sistemas de controle
possam ser mais eficazes, verifica-se que controlar é estabelecer a harmonia entre
todos os atos de uma empresa, é a conferência se tudo ocorre de acordo com o
programa adotado.
Conforme relatado por Chiavenato (1994) o controle propicia a mensuração
e a avaliação dos resultados da ação empresarial obtida a partir do planejamento, da
organização e da direção. É a avaliação dos resultados e conseqüências das outras
funções.
De acordo com Drucker (1998) o controle permite ver as coisas. Eles
modificam os acontecimentos mensuráveis e também o observador. Eles concedem
aos acontecimentos não apenas sentido, mas também valor.
Controle é assegurar que os resultados daquilo que foi planejado, organizado e dividido se ajustem tanto quanto possível aos objetivos previamente estabelecidos. A essência do controle reside na verificação se a atividade controlada está ou não alcançando os objetivos ou resultados desejados. O controle consiste fundamentalmente em um processo que guia a atividade exercida para um fim previamente determinado. Como processo, o controle apresenta fases que merecem uma explicação (CHIAVENATO, 1997, p. 459).
Para Muniz (2007) controlar é verificar se o pensado, o executado e o
avaliado estão de acordo com o concebido. Utiliza as ferramentas capazes de medir
erros, corrigir desvios, de forma a propiciar o pleno desenvolvimento das atividades
desenvolvidas no processo administrativo.
Controlar é a quarta função administrativa relacionada com o monitoramento
das atividades, a fim de manter a organização no caminho adequado para alcance
dos objetivos e permitir as correções necessárias para atenuar os desvios.
Controlar é uma função administrativa que define padrões de desempenho,
monitora-os e compara-os tomando ações corretivas para assegurar os objetivos
desejados, pelas pessoas.
2.2 As áreas da administração
A administração está com caráter mais voltado para a prática, pois as
empresas passam por intensa modificação, precisando trabalhar com agilidade,
flexibilidade, descentralizadas e receptivas à inovação.
Administração Geral, área que abrange todas as outras áreas de
administração, incorporam a maioria dos desenvolvimentos da teoria organizacional.
A Administração pode ser dividida a partir dos processos ou funções
administrativas, a partir das diversas áreas de atividade, teremos então:
* marketing;
* administração da produção;
* administração de recursos humanos;
* administração financeira;
* administração de materiais.
Para a elaboração deste trabalho serão analisados assuntos
correspondentes as várias áreas da administração, sendo que serão sugeridos
processos que facilitarão na organização e no desempenho da empresa.
A seguir serão citados alguns processos que poderão ser sugeridos no plano
de ação a ser elaborado a partir da aplicação do diagnóstico na empresa.
Organograma é um gráfico representativo da estrutura formal da
organização em dado momento, o objetivo é demonstrar a divisão do trabalho, a
relação superior-subordinado, o trabalho desenvolvido pelas frações organizacionais
e permitir a análise organizacional.
Organograma retrata a configuração estrutural da empresa e o seu funcionamento. De um lado, a configuração da estrutura organizacional representa os órgãos que compõem a empresa e as suas relações de interdependência e, de outro, o seu funcionamento envolve as funções e as atividades necessárias para levar ao alcance dos objetivos da empresa (CHIAVENATO, 2000, p. 205).
Seguindo a estrutura empresarial verifica-se a seguir o fluxograma
empresarial.
Para Chiavenato (2000), fluxograma são gráficos que representam o fluxo ou
a seqüência de procedimentos ou de rotinas. São procedimentos devidamente
padronizados e formalizados. O fluxograma pode ser vertical, horizontal ou em
blocos.
Visto as áreas da administração, verifica-se a possibilidade de estudo mais
ampla sobre esta, pois são setores não estanques e isolados. As empresas dividem
suas áreas para melhor funcionamento, porém são áreas interligadas, com
processos que auxiliam umas as outras.
2.2.1 Administração Mercadológica
10 A partir de 1964, com a instalação de uma nova política econômica
no Brasil e capitais alemães, japoneses, canadenses, ingleses e norte-americanos,
começou a afluir know-how de marketing em função da nova realidade que aos
poucos se configurava: o mercado se tornava cada vez mais complexo e
competitivo, impondo uma alteração nas técnicas de merchandising, publicidade,
política de preços e produtos, isto é, no marketing como um todo.
Segundo Roesch (1999) o pensamento de marketing teve seu início no
começo do século XX devido a problemas decorrentes da distribuição de
mercadorias.
11 Segundo IasnogrodskI (1991) com o tempo, os conceitos
acadêmicos foram mudando a essência das próprias empresas. A introdução de
pessoal recém-formado, dotado de boas bases teóricas e a par das mais recentes
conquistas do marketing internacional, fazia com que cada dia a visão das empresas
se modificasse e que o marketing assumisse papel crescente, importante.
12 Por Kotler (1996) marketing é o
processo social e gerencial através do qual indivíduos e grupos obtém aquilo que
necessitam e desejam por meio da criação e troca de produtos e valores.
13 Ainda seguindo Kotler (1996) o marketing é o ele de ligação entre as
necessidades da sociedade e suas atividades industriais. É a função que ajusta as
ofertas da organização às necessidades sempre mutáveis do mercado. São os
sensores externos da organização.
14 Sempre com base nas classes médias urbanas e, pouco a pouco,
nas classes mais altas, o marketing desenvolveu o apetite do consumo. Começou o
“marketing da obsolescência”, levando o consumidor a trocar constantemente um
produto por outro mais novo e mais sofisticado. O alvo principal passou a ser, como
hoje em dia, a classe média. Verifica-se isto no exemplo dos produtos das indústrias
eletro-eletrônico e automobilísticas.
15 De outro lado, os produtos de consumo em massa visavam ao “uso
do massificado”, é o caso dos fabricantes de sabão em pó e produtos análogos que
massificavam aqueles 30% de consumidores responsáveis pelo consumo de 70% de
seus produtos, levando-os a consumirem mais e mais. Toda organização da
produção e da máquina de vendas, das quais a propaganda é uma parte, criava um
novo momento para o marketing: o semi-controle do consumidor, ou, em outras
palavras, um marketing vendedor capaz de alocar, vender a produção dentro do
mercado afunilado, mas dotado de respostas extremamente rápidas.
16 Essa modificação da realidade do mercado, juntamente com a
introdução de pessoal “gerado” nos estudos de marketing, com o advento dos
supermercados e com a introdução da televisão no processo de propaganda e
publicidade, causou profundas alterações nos hábitos dos consumidores. E isto se
refletiu novamente no mercado, até chegar-se à descrição histórica de marketing.
17 Segundo Iasnogrodski (1991) marketing não tem tradução direta
para nosso idioma, porém a que mais se aproxima de seu significado real é a
palavra “comercialização”.
18 Comercialização – Não significa somente compra e venda, mas sim
todo o processo de descobrir as tendências de determinado segmento de mercado,
satisfazendo as necessidades deste mercado.
19 É um conjunto de técnicas utilizadas para se aproveitar melhor às
oportunidades surgidas no mercado, visando um melhor atendimento às
necessidades dos consumidores e com garantias de menores riscos e maiores
lucros.
20 Marketing é segundo foi apresentado pela ASSOCIAÇÃO NORTE-
AMERICANA DE MARKETING em citado por Murphy (2000, p. 14) “o desempenho
de atividades de negócios direcionadas e incidentes ao fluxo de mercadorias e
serviços para o cliente ou usuário”.
Conforme relato de Roesch (1999) a área de marketing concentra-se em
análises competitivas, de mercado ou comportamento do consumidor, incluindo perfil
e análise do consumidor, definição de segmentos de mercado, elaboração de planos
de marketing, análise de cadastro.
De acordo com Czinkota (2001) marketing trata de identificar as
necessidades do consumidor e desenvolver produtos que os satisfaçam.
Conforme as bibliografias citadas verificam-se a importância do marketing
para as empresas, sendo que interliga os produtores aos consumidores.
Salientando a necessidade de receita para as empresas, reforça-se o valor
significativo que o marketing tem para estas entidades, pois, possui a função de
auxiliar a comercialização dos produtos, prevendo a demanda necessária, realizando
a divulgação da imagem das empresas, utilizando táticas para atrair o consumidor.
Conforme visto nas referências supracitadas o marketing tem fundamental
importância para a empresa.
De acordo com Cobra (1997) o desequilíbrio faz parte da economia de
mercado, quando a capacidade de consumo diminui e a capacidade de produção
aumenta, surge à necessidade de estimular o mercado, surgindo o papel do
marketing.
Verificando o desequilíbrio no mercado e procurando oferecer produtos que
estimulem o consumo utilizam-se algumas ferramentas do marketing.
Conforme Cobra (1997) o indivíduo necessita de comida, ar, água, roupa e
abrigo para sobreviver, ultrapassando o âmbito das necessidades básicas o
indivíduo precisa satisfazer outras necessidades como status, poder.
Seguindo este pensamento as empresas precisam estar em contato com
seu mercado consumidor, realizando pesquisa de satisfação.
De acordo com Cobra (1997) pesquisa de satisfação tem o objetivo de
conhecer as necessidades de seus consumidores bem, como conhecer seus
conceitos perante os produtos e serviços da empresa.
Define-se como administração de marketing como análise, planejamento,
implementação e controle de programas destinados a criar, desenvolver e manter
trocas com o mercado-alvo, com o propósito de atingir os objetivos da organização.
Verificando que administração de marketing nada mais é do que o esforço
consciente para se atingir resultados desejados de troca com os mercados visados.
Analisando o mercado consumidor cada vez mais exigente e mais atualizado
sobre os produtos desejados torna-se imprescindível para as empresas realizarem
pesquisa de mercado, procurando saber o interesse e a satisfação de seus
consumidores.
2.2.2 Administração da produção
A função produção, entendida como o conjunto de atividades que levam à
transformação de um bem tangível em outro com maior utilidade, acompanha o
homem desde sua origem.
Segundo Slack (2006) a administração de produção é, acima de tudo, um
assunto prático que trata de problemas reais e sua função representa a reunião de
recursos destinados à produção de seus bens e serviços. Qualquer organização
possui uma função produção porque produz algum tipo de bem e/ou serviço.
Conforme Martins & Laugeni (2001) com a evolução e modernização dos
processos de produção, crescem em importância a figura do consumidor, em nome
do qual tudo se tem feito.
Todas as atividades desenvolvidas por uma empresa visando atender seus objetivos de curto, médio e longo prazo, se inter-relacionam, muitas vezes de forma extremamente complexa. Como tais atividades, na tentativa de transformar insumos, tais como matérias-primas, em produtos acabados e/ou serviços, consomem recursos e nem sempre agregam valor ao produto final, constitui objetivo da Administração da Produção/Operações a gestão eficaz dessas atividades (MARTINS & LAUGENI, 2001, p. 5).
A área da produção destina-se ao processo pelo qual se criam mercadorias
e serviços.
De acordo com Buffa (1972) os processos de produção se encontram em
fábricas, escritórios, hospitais e supermercados.
Buffa (1972) A administração da produção concerne à tomada de decisão
com relação aos processos de produção, de modo que a mercadoria ou o serviço
resultante seja produzido, de acordo com especificações segundo as quantidades e
programas requeridos e a um custo mínimo.
A administração de produção pôr várias razões é mais freqüentemente
associada com a administração de fábricas.
Segundo Buffa (1972) isto se deve ao fato de que os problemas específicos
de produção aparecerem, de início, na fábrica, antes do sistema da fábrica ser
criado, grande número de oficinas de um só homem, que produziam mercadorias,
apresentava poucos problemas de administração da produção.
Conforme os problemas foram surgindo e as respostas aparecendo o campo
da administração de produção foi se desenvolvendo.
Segundo Chiavenato (1991) administração de produção é a área da
administração que cuida dos recursos físicos e materiais da empresa que realizam o
processo produtivo, ou seja, administração de produção executa a produção ou as
operações da empresa.
Conforme Chiavenatto (1991) a administração de produção possui dois
grandes objetivos que são alcançar eficiência e eficácia na administração de
recursos físicos e materiais.
Segundo Erdmann (2000) a administração de produção responsabiliza-se
pelo processo de transformação de alguma coisa em outra, ressaltando que a
produção gera produtos que podem variar desde ferramentas e máquinas até a
recreação ou informação, isto é, desde bens até serviços.
Como se observou a administração de produção relaciona-se com a
produção de bens e serviços podendo apresentar-se de maneira mais atuante nas
fabricas devido às várias fases do processo produtivo.
Segundo Chiavenato (1991) a administração de produção apresenta-se em
grande escala nas fábricas, onde os processos de produção são mais distintos e
segmentados.
Mesmo verificando uma maior presença da administração da produção nas
grandes fábricas, às micro e pequenas empresas também podem usufruir dos
controles e procedimentos da produção.
Verificando a administração da produção na pequena empresa é necessário
o conhecimento de alguns meios utilizados.
Para Burbidge (1983) padronização de métodos de produção pode ser
demonstrada pelo fluxograma de processo usando símbolos para representar as
tarefas e linhas desenhadas entre elas para mostrar a seqüência na qual a tarefas
são realizadas.
Conforme Burbidge (1983) controle da produção é a função da
administração relacionada com o planejamento, direção e controle do suprimento de
materiais e das atividades de processo em uma empresa.
Se a função produção for eficaz, deve usar eficientemente seus recursos e
produzir bens e serviços de maneira que satisfaça a seus consumidores. Além disso,
ela deve ser criativa, inovadora e vigorosa para introduzir formas novas e
melhoradas de produzir bens e serviços. Se a produção puder fazer isso, ela
proporcionará à organização os meios de sobrevivência em longo prazo porque dá a
ela uma vantagem competitiva sobre seus rivais comerciais. Uma forma de justificar
a adoção desta idéia em uma organização que não visa o lucro é que a produção
eficaz fornece os meios para a mesma atender a seus objetivos estratégicos em
longo prazo.
Conforme os autores supracitados observam-se a importância da
administração de produção para as empresas, visto a necessidade de controle das
atividades desenvolvidas com uma estimativa de tempo em um padrão a ser seguido
facilitando o desenvolver das atividades, evitando interrupções por falta de
conhecimento da seqüência
2.2.3 Administração de recursos humanos
O futuro das organizações está nas mãos de seus colaboradores, pois sem
uma afinidade entre a equipe fica mais difícil produzir com qualidade e obter lucros e
resultados almejados. A Administração de Recursos Humanos é uma das áreas
mais importantes para uma organização, pois é a área que trata com as pessoas.
Com o crescimento das organizações e o aumento da complexidade das
tarefas de gestão de pessoal surgiu a necessidade da administração de recursos
humanos.
De acordo com Gil (1994) a administração de recursos humanos é entendida
como a administração de pessoas a partir de uma integração existente, ou seja, uma
organização interagida.
Conforme Gil (1994) a administração de recursos humanos envolve ações
que tem pôr objetivo a integração do trabalhador no contexto da organização,
preocupando-se com o aumento de sua produtividade.
“A administração de recursos humanos é a área que trata de recrutamento,
seleção, treinamento, desenvolvimento, manutenção controle e avaliação do
pessoal” (GIL, 1994, p. 13).
Para Roesch (1999) a área de recursos humanos busca basicamente
compatibilizar as necessidades de curto prazo das pessoas com os objetivos de
longo prazo das organizações.
As empresas devem ser preocupar seriamente com a qualidade de seu
pessoal, garantindo-lhes ambiente de trabalho propício para desenvolverem suas
funções, independente de serem empresas pequenas ou não.
Como visto nas referências supracitadas é fundamental para as empresas a
área de administração de recursos humanos, pois tem o papel de integração das
pessoas utilizando ferramentas que auxiliam no interesse de pequenas médias ou
grandes empresas.
Para Bensoussan e Albiere (1999) EPI é todo o equipamento de uso
individual de fabricação nacional ou estrangeira destinada a proteger a saúde e a
integridade física do trabalhador.
Recrutamento é o uso de práticas e processos com os quais se desperta o
interesse para os empregos, atraindo e encaminhando pessoas para desempenhá-
lo.
A seleção tem a finalidade central de escolher, entre os candidatos
recrutados, aqueles que se revelarem mais qualificados na triagem inicial do
recrutamento.
O processo após o recrutamento e seleção verifica-se o treinamento que é
um instrumento administrativo de importância vital para o aumento da produtividade
do trabalho, ao mesmo tempo em que é um fator de auto-satisfação do treinamento,
constituindo-se num agente motivador comprovado.
Treinamento é o meio mais eficaz para as empresas de contar com
profissionais adequados às tarefas que irão executar.
Devido à globalização da economia e o mundo incrivelmente competitivo, a
necessidade de superar barreiras é de suma importância para a sobrevivência de
qualquer organização. A administração de recursos humanos terá que administrar
com pessoas investindo em suas capacitações ao mesmo tempo criando
oportunidade para crescerem profissionalmente.
2.2.4 Administração financeira
A administração financeira é uma das mais importantes áreas da
administração, pois trabalha diretamente com os recursos financeiros (dinheiro) das
empresas.
Para Roos, Randolph e Jaffe (1995) administração está ligada aos recursos
disponíveis que a empresa possui para os investimentos de longo prazo, para
determinar a forma com que se cobrará dos clientes, de que modo serão adquiridos
os financiamentos e outras funções que estão direcionadas ao recurso financeiro.
Segundo Hoji (2007) a administração financeira incorpora o objetivo
econômico e financeiro de uma empresa que é a maximização de seu valor no
mercado, por meio de geração contínua de lucro.
A administração financeira trabalha com dados contábeis e econômicos.
De acordo com Johnson (1980) na administração financeira não há regra
fixa, a função a ser desempenhada varia de acordo com os planos estratégicos da
empresa, sendo ela uma grande empresa ou uma pequena empresa.
Conforme visto na área de administração financeira, esta procura formular
estratégias empresariais para determinar a utilização mais eficiente dos recursos
financeiros disponíveis a qualquer momento.
Para as empresa poderem trabalhar conhecendo seus reais custos e sua
margem de lucro, precisam conhecer seu custo de produção e comercialização.
Segundo Burbidge (1983) custo de produção e comercialização pode ser
definido como as despesas incorridas em dado período de tempo, ou mais
simplesmente, como o dinheiro gasto para adquirir um produto ou serviço.
Visto a dificuldade de circulação de dinheiro e a falta de capital de giro
principalmente para micro e pequenas empresas, são fundamentais para os
empresários trabalharem de forma que consigam saldar as contas e maximizar os
lucros.
2.2.5 Administração de materiais
Nesta área da administração veremos o controle necessário para a compra,
podendo programar a produção o armazenamento dos materiais utilizados pela
empresa, sendo eles para a produção de um serviço, para a transformação de um
produto ou simplesmente materiais de escritório.
A administração de materiais é uma área ou campo da ciência de
administração e trata como o nome indica, da gerencia do material em uma
entidade.
A administração de material visa assegurar o abastecimento contínuo dos
artigos necessários e capazes de atender aos serviços executados por uma
entidade. Para tanto, compra, movimenta, recebe, armazena materiais.
Um sistema de materiais deve estabelecer uma integração desde a previsão
de vendas, passando pelo planejamento de programa-mestre de produção, até a
produção e entrega do produto final. Uma boa administração de materiais começa
com o controle de estoque necessário para que o processo de produção-venda da
empresa opere com um número mínimo de preocupações e desníveis. Os estoques
podem ser de matérias-prima, produtos em fabricação e produtos acabados.
Conforme Martins e Laugeni (2001) as principais atribuições da área de
materiais são: compra, programação da produção, armazenamento e logística.
Para Martins e Laugeni (2001) empresas de pequeno porte ou médio porte
as atribuições da área de materiais podem se encontrar subordinadas a um único
órgão de administração ou gestão de materiais e suprimentos. Para empresas de
grande porte podem existir órgãos diferentes envolvidos com os materiais.
De acordo com as referências anteriores observa-se que a organização da
área de materiais pode assumir diferentes formas, visando sempre à otimização dos
processos para a obtenção dos materiais, a rapidez na entrega dos produtos à
redução dos níveis de estoque.
Com os conceitos citados é possível verificar o estabelecimento do nível de
estoque de uma empresa, seja estoque de materiais de escritório ou materiais para
a transformação de produtos ou serviços, visto que este controle propicia ao
empresário a prevenção de falta de matéria prima e suprimento para escritório.
2.3 O Administrador
Na administração o ato de administrar tem sido verificado de diversas
formas.
Para Roesch (1999) o administrador desenvolve habilidades para manter a
empresa eficiente, eficaz, produtiva, manter a satisfação de seus clientes internos e
externos, criando um ambiente com qualidade, procurando garantir a
competitividade da empresa.
De caráter multivariado. Se ele é um supervisor de primeira linha situado no nível operacional da empresa, precisam estar mais voltado para as rotinas, normas e procedimentos que regulam a atividade de seus subordinados que executam tarefas ou lidam com a tecnologia ou tecnologias utilizadas pela empresa. Se ele é um gerente situado no nível intermediário, precisa estar mais voltado para a elaboração de planos táticos, para a organização de atividades, para a direção de determinados órgãos ou departamentos e para o controle dos resultados. Porém, se ele é um diretor localizado no nível institucional da empresa, então precisa estar voltado para as demandas do ambiente externo e para a adequação da empresa, como um todo, para as oportunidades que ele deve entrever e as ameaças e contingências que ele precisa pressentir nesse ambiente, tendo as forças e limitações de sua empresa (CHIAVENATO, 2000, p. 63).
Segundo Longenecker, Moore e Petty (1997) o administrador possui
características como uma enorme necessidade de realização, uma flexibilidade na
resolução de problemas, disposição para assumir certos riscos e um bom
relacionamento com as pessoas.
Conforme Andrade (2009) o administrador encara a organização como um
sistema aberto, com interface com o meio ambiente, para isso o mesmo necessita
ter um profundo conhecimento da teoria das organizações, buscando entender a
estrutura, os objetivos e o papel social que as organizações desempenham assim
como entender de que maneira as organizações podem ser concebidas e mudadas
em seu todo e em suas partes.
Como verificado nas citações os autores relatam o papel que o
administrador deve assumir diante das empresas.
Para grandes empresas é comum verificar vários administradores que
segmentam suas aptidões para áreas afins, como administração financeira,
administração de recursos humanos etc. As empresas de pequeno porte também
possuem administradores, porém de uma maneira mais informal, pois em muitas
situações o próprio dono é quem exerce todas as funções administrativas.
2.4 Pequenas empresas
A cada ano, milhares de indivíduos inauguram novos negócios por conta
própria fornecendo para a economia uma nova classe empresarial, a qual gera
milhares de empregos diretos e indiretos possibilitando uma nova visão do mercado
econômico.
A economia brasileira é composta por expressivo número de micro e
pequenas empresas as quais nascem constantemente com a intenção de
conquistarem um espaço no mercado econômico. Em qualquer momento
oportunidades potencias e lucrativas existem no ambiente, porém essas
oportunidades precisam ser reconhecidas e agarradas por empreendedores que
queiram assegurar seu sucesso.
O cenário empresarial brasileiro apresenta milhares de micro e pequenas
empresas, uma estimativa de sucesso para muitos indivíduos que acreditam em
suas potencialidades, contornam as ameaças e trabalharam muito bem com seus
pontos fortes aproveitando as oportunidades para desfrutarem da prazerosa vida
empreendedora onde, o lucro é retorno do tempo investido e a independência terá
de ser dividida com a necessidade de tomar decisões significativas para o sucesso.
De acordo com Longenecker, Moore & Petty (1997) as empresas são
classificadas conforme seu número de funcionários, seu faturamento, seu valor de
ativos, seu seguro da força de trabalho e seu volume de depósito, sendo
classificadas por micro, pequena ou grandes empresas.
Conforme Drucker (1975) para o desempenho das empresas é fundamental
que estas cumpram seus compromissos, trabalhando conforme sua missão e
estratégia empresarial.
Como parte da comunidade empresarial, as empresas contribuem inquestionavelmente para o bem-estar econômico da nação. Elas produzem uma parte substancial do total de bens e serviços. Assim, sua contribuição econômica geral é similar àquela das grandes empresas. As pequenas empresas, entretanto possuem algumas qualidades que as tornam mais do que versões em miniatura das grandes corporações. Elas oferecem contribuições excepcionais, na medida em que fornecem novos empregos, introduzem inovações, estimulam a competição, auxiliam as grandes empresas e produzem bens e serviços com eficiência (LONGENECKER, MOORE e PETTY, 1997, p. 34).
Conforme Kurb (1980) pequena empresa é um seguimento de empresas
inserido na economia onde o dono exerce o papel de administrador e diversas
outras funções a ele atribuídas devido o reduzido quadro funcional.
Segundo Chiavenato (1994) as empresas também são classificadas
conforme o número de pessoas, o volume de atividades (operações ou faturamento),
o patrimônio envolvido (capital ou ativo fixo).
Pequena empresa, componente vital para a economia, organização operante
em todas as áreas industriais e comercias que fornecem grande parte de novos
empregos necessários para uma economia em crescimento, visto que, em tempo de
grandes fusões de empresas a maior mudança que envolve o mundo dos negócios é
que as empresas estão ficando cada vez menores.
Segundo Longenecker, Moore e Petty (1997) relatos de um importante
estudo realizado em vários países, inclusive países com grande desenvolvimento
econômico afirmam que ocorreu um expressivo aumento na participação do total de
empregos em pequenos empreendimentos.
Com a grande introdução da pequena empresa no mercado, observam-se
suas contribuições para o bem-estar econômico da nação.
Conforme relato de Longenecker, Moore & Petty (1997) a contribuição das
pequenas empresas para o bem-estar econômico da comunidade em geral é similar
aquelas das grandes empresas, pois oferecem contribuições excepcionais, na
medida em que fornecem novos empregos, introduzem inovações, estimulam a
competição, auxiliam as grandes empresas e produzem bens e serviços com
eficiência.
As pequenas e micro empresas estão obtendo força e ganhando um
mercado de atuação cada vez maior, possibilitando uma expressiva melhoria para a
economia nacional na medida em que fornecem novos empregos, introduzem
inovações, estimulam a competição, auxiliam as grandes empresas e produzem
bens e serviços com eficiência.
Apesar de cada empresa gerar poucos empregos estas estão em grande
escala no quadro nacional, possibilitando muitas opções de emprego.
A pequena empresa abriga criativos empreendedores que em muitos casos
geram soluções que servem a primeiro momento de adaptações, mas que podem
ser grandes idéias a serem comercializadas.
Longenecker, Moore e Petty (1997) relatam que muitos avanços científicos
foram originados por inventores independentes e pequenas organizações.
Observa-se neste relato que as empresas de grande porte tendem a
enfatizar o aprimoramento de produtos já existentes, sendo que prioriza os produtos
relacionados à sua linha de produção.
Com a entrada das micro e pequenas empresas no mercado é estimulada a
competição onde o consumidor é beneficiado, surgindo opções de negócios.
Longenecker, Moore e Petty (1997) expõem os valores inerentes à
competição econômica, sendo uma competição de negócios, os indivíduos são
conduzidos pelo interesse próprio a agir de uma maneira socialmente desejável. A
competição atua como o regulador que transforma o egoísmo em atendimento.
Na transformação do egoísmo em atendimento as pequenas empresas
transformam-se em peças chaves para que haja opção para os clientes, não
concentrando os produtos somente com as grandes empresas, com isto inibem
estas empresas a estabelecer altos preços, excluir novos concorrentes ou abusar da
sua posição de poder.
Para as grandes empresas a atuação das pequenas e micros empresas não
estão somente na esfera competitiva, mas sim auxiliando o mercado econômico
fornecendo produtos e serviços.
Segundo Longenecker, Moore e Petty (1997) se as pequenas empresas
fossem removidas de repente do cenário contemporâneo, as grandes empresas se
encontrariam sobrecarregadas com uma miríade de atividades que elas poderiam
desempenhar apenas ineficientemente.
O auxilio que as pequenas empresas prestam para grandes empresas com
mais freqüência e eficiência é a função de distribuição e de fornecimento.
O varejo e atacado podem ser formados por pequenas empresas que ligam
os produtores aos clientes, serviço que poucos fabricantes consideram desejável
possuir.
A função de fornecimento auxilia as grandes empresas que procuram firmar
parcerias para descrever este relacionamento existente entre a pequena e a grande
empresa.
A existência contínua de pequenas empresas em um sistema econômico
competitivo é evidencia da operação eficiente deste segmento de empresa.
Isso é verificado no relato de Longenecker, Moore e Petty (1997) onde se
verifica que as grandes empresas são responsáveis pela fabricação de automóveis,
porém as pequenas empresas se destacam no conserto deles.
As empresas operam em todos os setores, mas diferem enormemente em
sua natureza e importância de um setor para outro.
São inúmeros os fatores que podem desestruturar uma pequena empresa,
ou até levá-la ao fracasso.
Segundo Longenecker, Moore & Petty (1997) os fatores econômicos são a
principal causa dos fracassos nos negócios 45% por cento do total, seguindo de
vendas inadequadas, lucros insuficientes, fracas perspectivas de crescimento,
causas financeiras englobando pesadas despesas operacionais e capital insuficiente
e causas relativas à experiência.
Segundo Degen (1989) as razões para o fracasso da maioria dos pequenos
empreendimentos são a falta de habilidades administrativas, financeiras,
mercadológicas ou tecnológicas dos empreendedores. Esta falta de habilidade
manifesta-se mais freqüentemente, em ordem de importância, pelos seguintes
problemas:
* Falta de experiência gerencial do empreendedor.
* Conhecimento inadequado do mercado.
* Insuficiência de disponibilidade de capital para iniciar o empreendimento.
* Problemas de qualidade com o produto.
* Localização errada.
* Erros gerenciais no desenvolvimento do negócio.
* Capitalização excessiva em ativos fixos.
* Inadimplência de credores.
* Ineficiência de marketing e vendas.
* Excessiva centralização gerencial do empreendedor.
* Crescimento sem planejamento.
* Atitude errada do empreendedor para com o negócio.
* Erro na avaliação da reação dos concorrentes.
* Rápida obsolescência do produto.
21 * Posicionamento errado do produto ou serviço no mercado –
imagem, propaganda, promoção, canais de distribuição e preço.
* Abordagem incorreta de vendas.
* Problema de produção do produto.
* Escolha do momento errado para iniciar o empreendimento.
* Falta ou erros de planejamento do empreendimento – projeção de vendas,
de custos e do fluxo de caixa.
O diagnóstico organizacional constitui-se num método de levantamento e
análise, através de questionário de dados qualitativos e quantitativos, em um dado
momento, das causas de baixa produtividade, do desempenho da administração e
da potencialidade da empresa, identificando as deficiências e os desequilíbrios, com
vista à elaboração de um programa de reorganização e a facilitar a tomada de
decisões.
Conforme Fortes (1950) o objetivo do diagnóstico é levantar, metódica e
periodicamente, as condições internas da empresa, principalmente por intermédio de
dados qualitativos obtidos em questionários especialmente preparados para isso,
identificando as deficiências, as lacunas e os desequilíbrios existentes na
organização.
Uma das finalidades da aplicação é comparar seus próprios desempenhos
por períodos determinados de tempo, permitindo ainda, comparar a performance de
seus vários pontos em desiquilíbrio para a montagem de uma estratégia global.
Segundo Fortes (1950) o diagnóstico deve ser aplicado direto pelo analista,
os resultados permitem os profissionais envolvidos a estmulares a criatividade de
seus colaboradores e mesmo dirigentes, fazendo-os participar e provocando a busca
de soluções por parte dos próprios envolvidos no processo.
CARACTERIZAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO
Neste capítulo será apresentada a empresa M A de Faria e Cia. Ltda., seu
histórico, estrutura organizacional, principais atividades.
Histórico
22
23
24 A empresa M A de Faria e Cia. Ltda. foi fundada por Murilo Alfredo
de Faria e Romário Cordeiro, em 04 de julho de 1998 com a fabricação de móveis
sob medida. No início compunham a empresa Murilo Alfredo de Faria que vendia os
móveis e o Sr. Romário Cordeiro que confeccionava-os na Rua Carolina Wailat, em
Itajaí, na residência do Sr. Romário Cordeiro.
25 A empresa funcionou até dezembro de 1999 ficando inativa por até
janeiro de 2003, após este período o Sr. Romário se desligou da empresa foi então
que Sr. Murilo se juntou com o Sr. Márcio Capela e reativaram a empresa, ela ao se
reativar mudou-se para Balneário Camboriú, chegando a ter 18 funcionários, em um
grande galpão, ficou na cidade de Balneário até fevereiro de 2006, e depois retornou
a sua cidade de origem Itajaí, já não mais com o sócio Sr. Márcio, que se desligou;
cabendo a confecção, venda e administração por conta do Sr. Murilo; logo em
seguida dois colaboradores Sr. Amilton Ferreira Ramos e Sr. Alcioni Zuchetti,
tornaram-se sócios da empresa, pelos dois anos seguintes, a sociedade foi desfeita
no final do ano de 2008 o Sr. Murilo Alfredo de Faria, colocou como sua sócia a filha,
mas assumiu sozinho a empresa.
Em 2008 quando foi desfeita a sociedade, estavam com 8 (oito)
colaboradores e houve uma diminuição do quadro funcional para 4 (quatro)
colaboradores diminuindo sua produção.
Hoje, a empresa é administrada por Sr. Murilo Alfredo de Faria, contando
com a colaboração de funcionários internos e com a terceirização da mão-de-obra
momentaneamente, quando os pedidos aumentam.
Na intenção de atender o mercado consumidor a empresa abrange as
cidades de Balneário Camboriú e Itajaí procurando oferecer constantemente
qualidade em seus produtos e serviços prestados.
Ramo de atividade
A empresa M A de Faria e Cia. Ltda., realiza atividades de comercialização e
prestação de serviços, a qual vende bens tangíveis acompanhados de serviços
realizando a venda dos produtos com a devida instalação, e assistência técnica.
Estrutura organizacional
A empresa M A de Faria e Cia. Ltda., trabalha com uma equipe de seis
funcionários internos e dois funcionários terceirizados.
O Sr. Murilo faz o orçamento, monta o projeto e traz para empresa para
execução e fabricação dos móveis, e a produção e montagem é feita pelos
colaboradores, bem como assistência técnica quando necessário.
A empresa não possui um organograma definido, no entanto no Quadro 3
será apresentado sua equipe de funcionários com seus cargos e suas respectivas
atividades.
NOME CARGO ATIVIDADE
Murilo Sócio-gerente Administra a empresa
Atendimento ao Cliente
Elaboração do pedido
Planejamento dos Móveis
Venda dos produtos
Compra de Material
Alex Projetista Atendimento ao Cliente na loja
Atendimento ao telefone
Compra de Material
Execução dos projetos
Rotinas bancárias
Vanderlei Produção Interpreta o projeto
Fabrica os móveis
Faz a montagem
Arlindo Produção Interpreta o projeto
Fabrica os móveis
Faz a montagem
Júnior Auxiliar de produção Acabamento das peças
Auxiliar a produção
Manutenção
Ricardo Auxiliar de produção Acabamento das peças
Auxiliar a produção
Manutenção Quadro 3 – Relação de funcionários, cargos e atividades
Fonte: Elaborado pela estagiária.
O Quadro 3, apresenta a equipe que compõe a M A de Faria Ltda., onde se
observa seus respectivos cargos e atividades.
Alguns destes colaboradores trabalham desde o início das atividades da
empresa, e há também os terceirizados que são contratados conforme a
necessidade de serviços para instalações porém não foram apresentados no Quadro
3.
Fornecedores
Seus principais fornecedores são:
- Madeplacas da cidade de Timbó
- Lojão do MDF da cidade de Camboriú
- Lojas Tamoyo da cidade de Itajaí.
Clientes
A maioria de seus clientes são pessoas físicas que o procuram direto em
sua empresa ou são indicadas por outros clientes, há também alguns principais
clientes jurídicos como Arxo Sideraço, Vidraçaria Bazan.
Máquinários
Fazem parte do imobilizado da empresa as seguintes máquinas:
- 01 serra esquadrejadeira;
- 01 galopa (3 facas);
- 01 Tupia;
- 08 Parafusadeiras;
- 02 serras tico-tico;
- 01 lixadeira de cinta;
- 01 compressor;
- 01 furadeira para concreto;
- 02 furadeiras pequenas de móveis.
RESULTADOS DA PESQUISA
A seguir será apresentada a pesquisa realizada com o sócio gerente, da
empresa M A de Faria e Cia Ltda.
A pesquisa abordou assuntos das diversas áreas da administração,
diagnosticando a empresa, levantando dados, e verificando a necessidade de
melhoria em cada área.
As áreas abordadas pela pesquisa foram:
* administração geral;
* administração financeira;
* administração de materiais;
* administração da produção;
* administração mercadológica;
* administração de recursos humanos.
A pesquisa baseou-se em critérios de avaliação pré-estabelecidos para
gerar o resultado do diagnóstico. A classificação dos pontos que geraram o
resultado foi fixada conforme o Quadro 1.
No Quadro 4 apresenta-se a pesquisa realizada na área de administração
geral.
N.º Perguntas
Respostas
0 1 2 3 4
1 Possui organograma?
2 Possui fluxograma do processo organizacional?
3 Os arquivos administrativos são organizados
sistematicamente?
4 O lay out (arranjo físico) da organização é o ideal?
TOTAL DE PONTOS GANHOS 2
Quadro 4 – Administração geral
Fonte: Elaborado pela acadêmica.
No Quadro 4 tem-se a possibilidade de analisar a empresa quanto a sua
organização, divisão de trabalho, seu processo passo a passo, a ordem e
conservação de documentos e outros papéis, seu lay out, com a disposição das
máquinas e equipamentos.
A empresa possui várias disfunções nesta área, pois, apresenta falta de
organização dos arquivos e o lay out é deficiente, a inexistência do organograma e
do fluxograma da organização, ou seja, estas situações questionadas apresentam
uma discrepância quanto a situação ideal, como pode ser visto no total de 2 pontos
atingidos de um máximo de 16.
No Quadro 5 a seguir, apresenta-se a pesquisa a área de administração
financeira.
N.º Perguntas
Respostas
0 1 2 3 4
5 Possui controles financeiros?
6 Conhece o custo de produção, comercialização?
7 O preço de venda é elaborado tecnicamente?
8 Conhece o ponto de equilíbrio financeiro?
TOTAL DE PONTOS GANHOS 0
Quadro 5 – Administração financeira
Fonte: Elaborado pela acadêmica.
No Quadro 5, apresenta-se a situação da área financeira, onde detectou-se
a inexistência/falta de qualquer controle financeiro, a falta de conhecimento do custo
de produção e comercialização, os preços de venda não são elaborados utilizando
qualquer técnica, e o ponto de equilíbrio financeiro também não é conhecido.
As despesas pessoais do sócio – gerente e da empresa, não estão
devidamente separadas.
A situação encontrada apresenta uma discrepância total quanto à situação
ideal, como pode ser visto no total de 16 pontos não obtendo nenhum ponto.
No Quadro 6, verifica-se a organização da empresa quanto os controles de
materiais.
N.º Perguntas
Respostas
0 1 2 3 4
9 Os almoxarifados são organizados sistematicamente?
10 Possui formulário?
11 Estabelece níveis de estoque tecnicamente?
TOTAL DE PONTOS GANHOS 0
Quadro 6 – Administração de materiais
Fonte: Elaborado pela acadêmica.
No Quadro 6, observa-se que a empresa M A de Faria e Cia Ltda. também
apresenta uma situação ruim, não existe local definido como almoxarifado, em
conseqüência não existe nenhuma organização, nenhum formulário, muito menos
níveis de estoque estabelecidos tecnicamente.
A situação encontrada apresenta uma discrepância total quanto à situação
ideal, como pode ser visto no total de 12 pontos não obtendo nenhum ponto.
No Quadro 7 a seguir será apresentada a pesquisa da área de
administração da produção.
N.º Perguntas
Respostas
0 1 2 3 4
12 Utiliza padrões na produção?
13 Utiliza algum formulário para iniciar a produção?
14 Utiliza algum formulário para registrar a produção?
TOTAL DE PONTOS GANHOS 02
Quadro 7 – Administração da produção
Fonte: Elaborado pela acadêmica.
Com o resultado apresentado no Quadro 7 é possível verificar que existe
uma razoável padronização da produção, pois a empresa segue uma seqüência de
etapas, para a realização de seus processos.
Constatou-se também que a empresa não utiliza nenhum formulário para dar
inicio e controlar a produção, o que acaba gerando atrasos e retrabalhos.
As situações encontradas apresentam uma discrepância quanto à situação
ideal, como pode ser visto no total de 2 pontos ganhos de um máximo de 12.
No Quadro 8 a seguir será apresentada a pesquisa na área de
administração mercadológica.
N.º Perguntas
Respostas
0 1 2 3 4
15 Pesquisa as necessidades e satisfação de seus
clientes?
16 Possui cadastro de seus clientes?
17 Elabora relatórios/gráficos de vendas periodicamente?
18 Os atendimentos pessoais e telefônicos são
adequados?
TOTAL DE PONTOS GANHOS 03
Quadro 8 – Administração mercadológica
Fonte: Elaborado pela acadêmica.
No Quadro 8 apresenta-se a avaliação de algumas questões da área de
marketing, a empresa apresenta uma razoável maneira de avaliar as necessidades e
satisfação de seus clientes com seus contatos pessoais. Não existe banco de dados
com cadastros dos clientes, histórico de pedidos, nem relatórios e gráficos das
vendas.
A empresa apresenta uma situação razoável quanto ao atendimento pessoal
e telefônico.
Analisando os resultados, verificou-se que mesmo não explora as vantagens
que as ferramentas de marketing proporcionam, a empresa atingiu na área de
administração mercadológica sua melhor pontuação, 3 pontos ganhos de um
máximo de 16, resultando na menor discrepância por área avaliada da empresa.
No Quadro 9 a seguir será apresentada a pesquisa realizada na área de
recursos humanos.
N.º Perguntas
Respostas
0 1 2 3 4
19 Possui descrição das atividades de cada cargo?
20 Possui processo de recrutamento e seleção?
21 Os funcionários usam EPI?
22 A empresa fornecem benefícios e treinamento aos
funcionários ?
TOTAL DE PONTOS GANHOS 0
Quadro 9 – Administração de recursos humanos
Fonte: Elaborado pela acadêmica.
Conforme apresentado no Quadro 9 a empresa possui várias disfunções na
área de recursos humanos.
Não tem definida e descrita as atividades executadas por cada funcionário,
bem como falta definição do perfil adequado para cada cargo, dificultando o
processo de recrutamento e seleção.
Observou-se a inexistência do uso dos EPI’S. A empresa não fornece
nenhum tipo de benefício aos funcionários.
As situações encontradas apresentam uma discrepância total quanto à
situação ideal, como pode ser visto no total de nenhum ponto ganho de um máximo
de 16.
4.1 Resultado geral da pesquisa
Baseando-se nos critérios estabelecidos para o preenchimento, avaliação e
interpretação das repostas, obteve-se uma pontuação por área avaliada e uma
pontuação geral da empresa que será apresentada no Quadro 10 a seguir.
AREAS Qt.
Perguntas
MÁXIMO
DE
PONTOS
PONTOS
OBTIDOS
PONTOS
PERDIDOS
DISCREPÂNCIA
%
% PONTOS
OBTIDOS
ADM. GERAL 4 16 2 14 87,50 12,50
ADM. FINANCEIRA 4 16 0 16 100 0,00
ADM. DE MATERIAIS 3 12 0 12 100 0,00
ADM. DA PRODUÇÃO 3 12 2 10 83,33 16,67
ADM. MERCADOLÓGICA 4 16 3 13 81,25 18,75
ADM.RECURSOS HUMANOS 4 16 0 16 100 0,00
TOTAL GERAL 22 88 7 81 92,02 7,95
Quadro 10 – Resultado geral do diagnóstico organizacional.
Fonte: Elaborado pela acadêmica.
No Quadro 10 é possível avaliar a discrepância de 92,02% com relação a
situação ideal considerando-se as questões pesquisadas e avaliadas. De um total
de 88 pontos, verifica-se que a empresa obteve somente sete pontos demonstrando
claramente falta de adoção de métodos de administração.
A administração da empresa não está praticando as operações básicas da
administração em nenhuma das áreas avaliadas, ou seja, não existe planejamento,
organização, direção e controle.
Os processos em geral não estão sendo executados com a sabedoria
necessária para atingir índices de produtividade e lucratividade que satisfaçam as
necessidades da empresa e do empresário.
O empresário necessita de orientações e conhecimentos de administração
para poder melhorar a gestão da empresa. Sem a adoção de técnicas de
administração, será difícil manter-se no mercado cada vez mais exigente e
competitivo que obriga as empresas constantemente a otimizarem seus processos
consequentemente reduzindo custos e desperdícios, em busca da melhoria contínua
para manter-se competitiva.
O Gráfico 1 apresentará a situação da empresa classificada por área.
Gráfico 1 – Classificação por área da empresa
Fonte: Elaborado pela acadêmica.
O Gráfico 1 classificou a empresa por área, representando sua situação no
momento do diagnóstico. No gráfico é possível avaliar as áreas que obtiveram maior
pontuação, como a área de marketing e vendas, a qual a empresa trabalha com
seus processos de maneira mais adequada mesmo que de forma precária,
utilizando-se de maneira informal, porém, coletando informações quanto à satisfação
de seus clientes.
Verificando as áreas como administração geral e financeira observa-se a
falta de controles financeiros, o desconhecimento do ponto de equilíbrio, a falta de
organograma, de fluxograma, da organização de seus arquivos como blocos de
pedidos, notas fiscais, recibos, etc., justificando-se assim uma menor pontuação.
Após a conclusão do diagnóstico, avaliada e tabulada as respostas,
elaborou-se um plano de ação que propõe para a empresa um acompanhamento
com as correções necessárias a serem implantadas, quem implantará, quando e
como serão implantadas, porque implantar e onde realizar a implantação, conforme
o Quadro 11
Com o plano de ação procurou-se estabelecer um cronograma para a
realização das melhorias das disfunções encontradas na realização do diagnóstico.
SUGESTÕES PARA A ORGANIZAÇÃO
Plano de Ação
Área Nº O quê (assunto) Como Porque
Adm. Geral 1 Elaborar
Organograma
Analisar os cargos e atividades da
empresa, fazer o desenho do gráfico com o
auxílio de bibliografias específicas.
Para auxiliar a visualização e
distribuição de tarefas.
Adm. Geral 2 Elaborar
Fluxograma
Descrever todas as atividades da empresa
do atendiemnto ao cliente no telefone até o
pós atendimento.
Para auxiliar a visualização
das tarefas englobando todo
o processo
Adm. Geral 3 Organização dos
arquivos
Arrumar os arquivos de maneira que facilite
a procura dos documentos.
Para facilitar a procura de
documentos.
Adm. Geral 4 Organização do
depósito (lay-out)
Arrumar o depósito por produto, com
identificação dos materiais.
Para facilitar a procura dos
materiais
Adm.
Financeira
5 Fazer controles
financeiros
Separar as despesas da empresa, da casa
e pessoal. Fazer planilha de custos
salientando informações que agragam
valores especialista em custo.
Para auxiliar no
levantamento do custo real
de tudo que a empresa
produz.
Adm.
Financeira
6 Elaborar preço de
venda
tecnicamente
Fazer planilha de custos salientando
informações que agregam valores na
elaboraçãodo preço final do produto
Para conhecer o preço final
com a contabilização dos
custos, despesas e lucro
Adm,
Financeira
7 Encontrar o ponto
de equilíbrio
Resultado obtido na elaboração do preço
de venda
Para conhecer o valor
mínimo de venda para suprir
as despesas da empresa
Adm.
Materiais
8 Organização do
Almoxarifado
Identificar onde estão todos as ferramentas
e utensílios de trabalho.
Para encontrar de maneira
mais rápida para execução
de tarefas.
Adm. De
Materiais
09 Elaborar formulário
de Fornecedores,
Pedido de Compras
e Clientes
Elaborar formulário dos fornecedores com
dados para auxiliar sua identificação.
Formulário de pedido de compra e serviço
com campos para preenchimento do
processo de venda, formulários de clientes
com dados necessários para cadastro e
histórico de compra
Para facilitar a procura de
dados pertinentes aos
fornecedores, para agilizar
tamém o processo interno e
conhecer melhor o perfil de
seus clientes
Adm. De
Matriais
10 Estabelecer níveis
de estoque
Estipular a quantidade mínima necessária
para cada produto
Para prevenção de falta de
matéria-prima e suprimentos
para escritório
Adm. Da 11 Padronizar a Organizar padrões na produção que devem Para melhorar o
Produção Produção ser seguidos por todos para igualitar a
produção das peças procurando sempre
manter a qualidade e agilidade
entendimento e melhor
acabamento dos móveis
seguindo sempre o padrão
de produção.
Adm
Mercadologica
12 Satisfação dos
Clientes
Estabelecer contato com seus clientes no
pós vendas com a intenção de atender as
necessidades e fidelizando os mesmos.
Para manter um vínculo e
ser sempre lembrado
quando houver necessidade
por parte do cliente.
Adm
Mercadológica
13 Cadastro de
Clientes
Fazer um cadastro de contato com clientes
com otodos os dados para melhor atendê-
lo, demonstrando assim uma organização.
Para o melhor atendimento
identificando até suas
necessidades.
Adm.
Mercadológica
14 Pintura na Fachada Efetuar a pintura com o nome da empresa
bem como telefone
Para a divulgação já que a
localização é em uma área
de grande fluxo, sendo
assim de fácil visualização
Adm de RH 15 Contratação de um
gerente financeiro
Contratação imediata de um gerente
financeiro especialista em custo
Para auxiliar e dividir todas
as receitas e custos da
empresa.
Quadro 11 – Plano de ação
Elaborado pela acadêmica
Considerando as avaliações feitas é possível propor algumas melhorias para
a empresa.
A empresa apesar de estar atuante no mercado, apresenta algumas
disfunções em suas operações, o que são considerados pontos fracos que
comprometem a otimização de seus resultados.
Com a realização do diagnóstico da empresa observou-se que esta possui
muitos processos informais como: o registro de suas atividades, a maneira como são
realizadas, a organização dos arquivos, a identificação das atividades, a delegação
das tarefas, divulgação da empresa, organização do local de trabalho.
Uma grande necessidade para a empresa que precisa ser revista com
urgência é o controle financeiro, pois não é de conhecimento da empresa sua
rentabilidade, a necessidade de venda mínima, seus reais custos para a formação
de seu preço e até qual sua margem de lucro.
Visto que a empresa comercializa e presta serviços observou-se
necessidade de controle do almoxarifado, do estabelecimento de níveis de estoque
e do controle de cadastro de fornecedores, com pastas separadas por empresas
contendo informações que agilizarão o processo de compra e a resolução de
possíveis falhas existentes.
Analisando as estratégias de marketing, verificou-se que a empresa poderia
trabalhar conhecendo melhor seu mercado, utilizando e realizando pesquisa de
satisfação e necessidades de seus clientes, histórico de compras, relatório de
vendas. Visto os procedimentos já existentes na empresa observa-se de maneira
muito básica a utilização de algumas dessas ferramentas, porém, a área de
marketing bem explorada tornará um ponto forte para a empresa.
Um outro assunto analisado com a pesquisa foi à mistura das atividades,
não havendo responsáveis por determinadas tarefas, o que diminui o poder de
delegação e dificulta a avaliação e o acompanhamento da realização das atividades.
Sugere-se que seja elaborada uma descrição detalhada de cada cargo, podendo ser
utilizado também para o processo de recrutamento e seleção definindo o perfil do
candidato a vaga, com descrição das atividades, o que fazer como fazer, porque
fazer e com as qualificações das pessoas para ocupar o cargo. Ainda analisando a
área de recursos humanos sugere-se que a empresa adquira e adote como norma à
utilização de Equipamento de Proteção Individual, visto que alguns de seus
funcionários manuseiam colas e equipamentos elétricos e cortantes.
Realizado o diagnóstico e apontado as necessidades da empresa propõem-
se que as modificações sejam implantadas para haver o resultado esperado pela
estagiária e pela empresa. Para auxilio na implantação das melhorias das disfunções
diagnosticadas sugere-se que seja utilizado o plano de ação que servirá no
acompanhamento da realização das tarefas, tendo prazo determinado, pessoas
delegadas a realização, porque realizar as melhorias e onde realizá-las.
Sugere-se para a empresa que o diagnóstico seja aplicado periodicamente
após conclusão deste estágio, sendo possível a comparação com outros resultados
obtidos em períodos diferentes, o que proporcionará uma avaliação do desempenho
da empresa.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
Ao término de um trabalho de conclusão de curso verifica-se todo o
esforço aplicado, onde a teoria adquirida no decorre do curso, à vontade de
realização do projeto tornam-se bases para a aplicação prática dos
conhecimentos.
A realização do diagnóstico organizacional possibilitou a acadêmica
estudar assuntos de todas as áreas da Administração, analisar a empresa de
maneira geral, realizar um parecer da atual situação em que a empresa se
encontrava e propor um plano de ação com melhorias para a mesma.
Com a realização do TCE (Trabalho de Conclusão de Estágio) foi possível
conhecer grandes dificuldades enfrentadas pelas micro e pequenas empresas
que não necessitam somente de recursos financeiros para supri-las, mas sim, de
uma equipe coesa, com a intenção de utilizar ferramentas que otimizem seu
trabalho.
Um fator de extrema importância para a realização deste trabalho foi à
aceitação do projeto pelo empresário, a qual procurou dispor tempo para
transmitir as informações necessárias para o andamento do trabalho.
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ASSINATURA DOS RESPONSÁVEIS
Nome do estagiário Rané Nicolodelli da Silva Rotta
Orientador de conteúdo Prof. Alexandre Epifanio de Souza
Supervisor de campo Murilo Alfredo de Faria
Responsável pelo Estágio Prof. Eduardo Krieger da Silva, MSC
APÊNDICE
A
64
0,00% 25,00% 50,00% 75,00% 100,00%0 1 2 3 4
1 Possui organograma?É um gráfico representativo da estrutura fo rmal da organização. Os objetivos são demonstrar: adivisão do trabalho em unidades (cargos, setores, gerências, etc.); a relação hierárquica.
0
2Possui fluxograma do processo principal?
É um gráfico elaborado através de símbolos quedemonstra algum fluxo, o processo passo apasso, ação por ação. Os objetivos são:identificar a utilidade de cada etapa do processo;verificar as vantagens em alterar a seqüência dasoperações; adequar as operações (passos) àspessoas que as executam e identificar anecessidade de treinamento para o trabalhoespecífico de processo.
0
3
Os arquivos administrativos são
organizados sistemáticamente
Arquivar é co locar e conservar numa mesmaordem, devidamente classificados, todacorrespondência, documentos e outros papeisrelacionados com um indivíduo ou uma empresa,de tal fo rma que estejam protegidos contradeterio ração, destruição ou perda, e ao mesmotempo facilitem a localização e manejo .
1
4O lay out (arranjo
físico) da organização é o ideal?
O lay out é a maneira como as pessoas,máquinas e equipamentos estão dispostos numaempresa. O lay out ideal é aquele que possibilitauma organização capaz de distribuir as pessoas,máquinas e materiais no espaço físico daempresa com segurança, estética, economia detempo, facilidade de processamento dasoperações.
1
2 0 0 0PONTOS GANHOSTOTAL DE PONTOS GANHOS
NºPONTUAÇÃO
PERGUNTAS LEMBRETES
2
65
0,00% 25,00% 50,00% 75,00% 100,00%0 1 2 3 4
5Possui controles
financeiros?
Para o empresário manter o equilíbrio financeiroda empresa, governar o curso dos negócios éimprescindível o controle através de formulários(manuais ou informatizados) – caixa, contas areceber, contas a pagar, contro le de bancos,contro le individual de despesas e fluxo de caixa.
0
6Conhece o custo de
produção, comercialização?
Na empresas industriais ou prestadoras deserviços – os custos são todo o dispêndiorelacionado com a transformação da matéria-prima em produto acabado ou com a prestaçãode um serviço.
0
7O preço de venda é
elaborado técnicamente?
Nas empresas comerciais – o lucro ou prejuízo édeterminado pela diferença entre o preço devenda e o custo de aquisição da mercadoria,acrescido do custo de funcionamento . Osprincipais objetivos de calcular os custostecnicamente são: conhecer a rentabilidade daempresa; determinar o volume mínimo de vendapara que a empresa não tenha prejuízo; atuar paraa redução de custos contro láveis; conhecer ocomportamento e as variações dos custos efornecer dados para a tomada de decisão.
0
8Conhece o ponto de equilíbrio financeiro?
É de extrema importância elaborar o preço devenda com base em informações precisas sobreo custo de aquisição da mercadoria, custo defuncionamento, para poder elaborar o preço devenda com a margem de lucro desejada, sem termedo de estar tendo prejuízo , bem comoconhecer os custos que compõem a formaçãodo preço de venda para poder analisa-los eadequá-los a situação específica necessária parater um preço competitivo.
0
0 0 0 0
PERGUNTAS LEMBRETESNºPONTUAÇÃO
PONTOS GANHOSTOTAL DE PONTOS GANHOS 0
66
0,00% 25,00% 50,00% 75,00% 100,00%0 1 2 3 4
9Os almoxarifados são
organizados sistematicamente?
Separa matérias-primas, materiais secundários(aqueles consumidos no processo de fabricaçãode produtos finais) , em processo de elaboração.Produtos acabados, materiais (suprimentos) eferramentas – são artigos utilizados nasoperações da empresa, mas não formam partedo produto . Ex. Combustível, material de limpezae escritó rio. Peças – são componentes de umproduto final, que se incorporam ao produtoacabado, geralmente no processo de montagem.
0
10 Possui formulários?
É conveniente manter um pequeno cadastro defornecedores, em uma pasta organizada sobrecatálogos e bo letins técnicos sobre os artigosque os fornecedores possuem, agilizando oprocesso de compra. - Cadastro defornecedores.- Pedidos de compra.
0
11Estabelece níveis de
estoque tecnicamente?
Para garantir a alta rentabilidade do capital, nãodevem ser mantidas grandes quantidades emestoque, deve-se estabelecer uma quantidadeótima a ser mantida em estoque, a qual minimiza a soma dos custos para obtenção e manutençãodos materiais em estoque, garantindo o fluxo deprodução-venda, de forma contínua eunifo rme,Estoque máximo, ideal e mínimo(método ABC).
0
0 0 0 0PONTOS GANHOSTOTAL DE PONTOS GANHOS
PONTUAÇÃONº PERGUNTAS
0
LEMBRETES
0,00% 25,00% 50,00% 75,00% 100,00%0 1 2 3 4
12Utiliza padrões na
produção?
A padronização de métodos de produção reduz onúmero de variações, facilitando a repetição doprocesso e atende a uma característica daqualidade.
2
13Utiliza algum
formulário para inicar a produção?
É um comando para a realização de umadeterminada tarefa, pedido ou programação deprodução. Ex. Receitas, fo rmulas, roteiros.
0
14
Utiliza algum formulário para
controlar (registrar) a produção?
Pedido, nota, so licitação. Este formulário deveconter: Quantidades, prazo de entrega e demaisespecificações.
0
15
Utiliza algum formulário para
controlar a manutenção das
máquinas?
Conservar as máquinas e os equipamentos emserviço durante o maior tempo possível e com omáximo de rendimento, realizando manutençãopreventiva e corretiva.- P lano de manutenção,histórico da máquina..
0
0 2 0 0
16
Pesquisa as necessidades e
satisfação de seus clientes?
Para ter sucesso nas vendas deve-se conhecer omercado e suas necessidades. A pesquisaproporciona segurança, diminui os riscos,confirma previsões, aumenta a possibilidades deêxito , dá ao empresário a medida mais próxima do comportamento do consumidor.
2
17Possui cadastro de
seus clientes?
Banco de dados, histó rico de compras, pode serutilizado para diversos fins: planejamento demídia, segmentação de público alvo , análise deconcessão de crédito, cobrança e etc..
0
18Elabora
relatórios/gráficos de vendas?
Contro les de receitas de vendas – por produtos,condição de pagamento , comissões,inadimplência.
0
19O atendimento
pessoal e telefônico são adequados?
Trata o cliente como um rei. Utiliza técnicas devendas e atendimento que apresentam qualidade.
1
1 2 0 0PONTOS GANHOSTOTAL DE PONTOS GANHOS
PONTOS GANHOSTOTAL DE PONTOS GANHOS 2
3
NºPONTUAÇÃO 67
PERGUNTAS LEMBRETES
68
0,00% 25,00% 50,00% 75,00% 100,00%0 1 2 3 4
20Possui descrição das
atividades de cada cargo?
A descrição é o processo por meio , do qual umcargo determinado é composto em todos osseus elementos componentes, de formaordenada e sintética, especificando com precisãoo que fazer, como fazer, porque fazer, ascondições em que é feito e as qualificações que apessoa deve possuir para executa-lo .
0
21Possui processo de
recrutamento e seleção definido?
O recrutamento e a seleção de recursoshumanos devem ser tomados como duas fasesde um mesmo processo: a introdução derecursos humanos na organização. Orecrutamento é uma atividade de divulgação e aseleção é a atividade de esco lher e classificar oscandidatos adequados às necessidades daorganização. A empresa deve ter definido :Fontes e meios de recrutamento , descrição eanálise do cargo e ficha profissiográfica
0
22Os colaboradores
utilizam EPI?
Prevenção é o único meio de alcançar asegurança. - Equipamento pro teção individualelimina o perigo na própria fonte, dependendo desua natureza, desenvo lve meios de contro le queos eliminem, antes de entrarem em contato como homem.
0
23A empresa fornece
bennefícios aos funcionários?
Serve como identificação – nome da empresa,nome do funcionário, cargo, facilita acomunicação com o cliente, demonstraorganização.
0
0 0 0 0PONTOS GANHOSTOTAL DE PONTOS GANHOS
LEMBRETES
0
NºPONTUAÇÃO
PERGUNTAS
