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TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO – RELATÓRIO TÉCNICO

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Análise dos Requisitos do Software de Gerenciamento de Estoque do

Almoxarifado Central da Secretaria de Saúde do Município de Três Rios -

RJ

Alexandre Lopes do Couto – alexandre0lopes@gmail. – UFF/ICHS

Resumo

Para desenvolver uma boa gestão de Almoxarifado é necessário ter acesso a ferramentas que

possibilitam o alcance dos objetivos organizacionais. O presente relatório técnico compreende

a análise da efetividade dos requisitos de uma dessas ferramentas: o software de

gerenciamento de estoque do Almoxarifado Central da Secretária de Saúde da Prefeitura

Municipal de Três Rios. Aponta-se também outras funcionalidades que poderiam ser

implementadas que auxiliam na tomada de decisão do gestor e do Secretário de Saúde, com

foco no planejamento de aquisições importantes e mais necessárias. Aborda-se conceitos

como a eficiência no setor público e tecnologia da informação. Conclui-se demonstrando as

limitações do trabalho e as proposições para novos estudos.

Palavras-chave: Almoxarifado; Gestão; Software;

1 - Introdução

De acordo com o Manual de Patrimônio do Tribunal de Contas do Estado do Espírito

Santo, o conceito de Almoxarifado é tido como unidade administrativa que possui o fim de

suprir material na quantidade certa, no tempo certo e ao menor custo possível aos demais

órgãos ou unidades que fazem parte da cadeia de suprimento.

Para um bom gerenciamento de almoxarifado, o gestor deve reunir ao seu redor uma

quantidade de ferramentas que torna seu trabalho mais fluido e preciso, como a quantificação

e previsão de determinado material, classificação dos mesmos para a disposição e organização

dentro de um espaço físico.

Uma ferramenta útil é a utilização de softwares que auxiliam o gerenciamento dos

recursos disponíveis para a execução de um serviço ou a fabricação de um produto, e também

permite a consulta de dados essenciais para a tomada de decisão, bem como a visualização,

em números, de todos os materiais disponíveis e a necessidade de reposição.


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Os princípios Constitucionais da publicidade e da eficiência são respeitados quando

há um bom gerenciamento de almoxarifado. Pelo princípio da publicidade, entende-se que o

processo e a gestão devem ser transparentes, ao ponto de facilitar a fiscalização.

O princípio da eficiência diz respeito à maneira que o gestor deve conduzir as ações

de um determinado órgão ou setor, de forma que suas ações ofereçam as melhores execuções

para a Administração Pública.

Baseado nesses dois princípios faz-se necessário a utilização de um software que

facilite a prestação de contas perante aos órgãos reguladores e possibilite a transparência dos

procedimentos feitos pelo Almoxarifado.

O Sistema de Estoque é um software desenvolvido pela MFB Informática LTDA,

modelado em Visual Basic, na versão 6.0, pelo qual o Almoxarifado desenvolve suas

atividades com base nas informações obtidas por ele e presta contas ao Tribunal de Contas do

Estado do Rio de Janeiro.

O manual de gerenciamento de estoque de patrimônio, disponibilizado pelo TCE/RJ,

caracteriza como requisitos básicos a facilidade de manuseio, cadastro de materiais, entradas e

baixas; demonstrativo contábil dos movimentos mensais e anuais; acesso rápido às

quantidades em Estoque dos itens pesquisados; e funcionalidades que melhoram manutenção

do estoque.

Identifica-se como problema organizacional a questão de o software licenciado ao

Almoxarifado Central da Secretaria de Saúde do Município de Três Rios contribuir para uma

melhor gestão do setor.

O presente relatório técnico pretende analisar o software utilizado pelo e verificar se

atende às demandas do ambiente interno, através do levantamento dos requisitos básicos do

software, bem como suas limitações, com o intuito de propor as melhorias necessárias para

que essa ferramenta possa contribuir para o melhoramento da gestão do Almoxarifado

Central.


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2 – Apresentação do Caso e Diagnóstico

2.1 - A Cidade

Três Rios é um município brasileiro, do estado do Rio de Janeiro, que situa-se na

região Centro-sul Fluminense. Segundo dados estatísticos do IBGE/ (2015), o município

possui 102.212 habitantes.

Em 14 de dezembro de 1938, o então distrito de Entre-Rios foi emancipado. Em 31

de dezembro de 1943 seu nome mudou de Entre-Rios para Três Rios, devido aos três rios que

serpenteiam a região, Paraíba do Sul, Piabanha e Paraibuna.

A sede do poder executivo funciona no edifício-sede junto a Praça São Sebastião,

Centro.

A Administração Municipal, segundo a Lei Orgânica do Município, é constituída dos

órgãos que integram a estrutura administrativa da Prefeitura. Em seu art. 39, parágrafo 1, os

órgãos da administração direta da Prefeitura são as secretarias municipais, administrações

distritais e conselhos municipais.

2.2 - A Secretaria Municipal de Saúde

A estruturação da Administração Municipal tem como objetivo o cumprimento do

dever do município que é a garantia da qualidade de vida compatível com a dignidade da

pessoa humana.

Deve-se, portanto, assegurar educação, serviço de saúde, alimentação, habitação,

transporte, saneamento básico e, suprimento energético, segundo planos e programas de

governo.

Entre todas as atribuições previstas em lei, vale destacar a competência da secretária

de saúde, que está diretamente ligada às funções do almoxarifado.

Cabe a secretária de saúde apresentar ao prefeito, à Câmera Municipal e aos

Conselhos Populares, relatórios dos serviços prestados pela Secretaria Municipal de Saúde.


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2.3 - O Almoxarifado

De acordo com a Lei 8666/93, a Administração Pública, na pessoa física ou jurídica,

deverá seguir procedimentos claros e objetivos no levantamento das necessidades, das

descrições, das aquisições, dos recebimentos e das alienações de materiais.

O Almoxarifado Central compõe parte da estrutura da Administração Direta, com o

intuito de intermediar os materiais entregues pelos fornecedores e as demandas dos setores

que integram a Secretaria Municipal de Saúde.

O Almoxarifado Central da Secretaria de Saúde abastece 80 unidades e setores de

saúde que compõem a Secretaria, para que esses desempenham suas funções administrativas e

seus objetivos junto à sociedade, visando a proteção dos bens de consumo e permanentes.

De acordo com a Lei nº 4.320/64, um material de consumo pode ser entendido com

todo material que perde sua identidade física ou sua utilização no decorrer de dois anos. O

material permanente não perde sua identificação e sua durabilidade é superior a dois anos.

Essas duas categorias de materiais ingressam no Almoxarifado por meio de compra

ou doação. No caso de compra, a Nota Fiscal e, no caso de doação, o Termo de Doação

acompanha os materiais. Em situação de distribuição de materiais, a guia de registro de saída

é o Pedido de Abastecimento.

O galpão localiza-se à Rua Domingos dos Anjos, 17, Centro, Três Rios – RJ. Não há

nenhuma sinalização que anuncia uma instalação pública, de maneira a evitar paradas

indevidas de outros veículos junto à entrada.

O espaço físico é destinado às prateleiras, com materiais de fácil manuseio e

separação, há paletes com inúmeras caixas e outros materiais, cuja movimentação destes se

torna impossível, devido ao peso e ao tamanho do material.

Há quatro servidores desempenham funções como almoxarifes e apenas dois,

entretanto, possuem cursos de gestão de almoxarifado e patrimônio desenvolvido e ministrado

pela Escola de Contas do Estado do Rio de Janeiro.

Para o Controle dos Bens Públicos, a Lei 4320/64, que classifica os critérios de

contabilização e responsabilização pela guarda de materiais, a Lei 8666/9, que doutrina a

forma como os materiais entram e saem sob supervisão de um servidor, e o Decreto ES 1.110-


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RJ/02, bem como o Regimento Interno dos Tribunais de Contas, há determinações para que

sejam desenvolvidos os requisitos que facilitam o controle interno pelo próprio setor.

Essas requisitos podem ser descritos com controle de recebimento de material,

cadastramento e identificação, termos de responsabilidade, verificações periódicas e

inventários.

Segundo o Manual de Gestão Patrimonial e Almoxarifado do Estado do Espírito

Santo, as etapas do Controle Interno têm como objetivos a eficácia, entendida como foco a

obtenção do resultado do controle; a eficiência, que preocupa-se em atingir os resultados com

baixo custo; e a efetividade, que é a relevância dos resultados para o órgão público.

Para o cumprimento das exigências legais e a melhoria na qualidade da gestão e

controle interno do setor, foi adquirida, pela Prefeitura Municipal de Três Rio, a partir de

janeiro de 2010, a licença de um software de gerenciamento de estoque, cedido pela empresa

MFB Informática LTDA, situada à Rua Mariano Procópio, 81- Três Rios, RJ –

CNPJ4.301.929/0001-01.

2.4 – O Software

O software utilizado funciona no próprio terminal, dispensando servidores externos e

acesso à internet. Todos os dados ficam armazenados no disco rígido da própria máquina em

questão e os back-ups são feitos manualmente, em um disco de memória flash.

O acesso ao software se dá por meio de seu ícone na área de trabalho e da digitação

de login e senha. A partir daí, o software exibe uma janela com menus principais e, após o

acesso destes, menus secundários. Nos menus principais, encontra-se reunidos Artigos,

Movimentação, Relatórios.

A interface do software é bem simplificada. Os nomes dos menus sugerem a

atividade que lhe são conferidas. Em pouco tempo de uso, é praticamente possível dominar

suas funções.

Constata-se que a facilidade de manuseio garante ao usuário conhecer

completamente o software, respondendo às demandas dos processos diários de consulta,

impressão, entradas e baixas.


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Figura 1Janela com os principais menus. Sistema de Estoque (2017)

Em Artigos, é possível visualizar menus secundários, como Fornecedores, Grupos de

Materiais, Artigos e Seções, onde é possível fazer cadastros de materiais e visualizar

quantidade em estoque.

Neste menu é pode-se efetuar o cadastro de materiais. Trata-se de um requisito útil e

eficaz, pois por ele se registra todos os itens estocados, além das seções que são abastecidas

pelo Almoxarifado, bem como os fornecedores que suprem a Secretaria Municipal de Saúde.

Percebe-se que através desse requisito a quantidade de unidades que pertencem a

cadeia de suprimentos de matérias do Almoxarifado Central. Essa visão sistêmica permite

julgar quão importante são atividades do setor.


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Figura 2 Cadastros de Materiais. Sistema de Estoque (2017)

Em Movimentação, encontra-se os tipos de movimentação registradas pelo software.

No caso de ser entrada, o software exibe campos para a inserção de data, fornecedor, número

da nota fiscal, identificação do material, quantidade e preço unitário. No caso de ser saída, o

usuário deve inserir a data, o número do Pedido de Abastecimento, o local de destino do

material (Seções) e a quantidade.

As entradas e baixas são devidamente registradas e para consultá-las o usuário pode

digitar dados necessários nos campos específicos, que um relatório aparecerá, com

informações como local de destino e preço unitário.

Verifica-se com esse requisito o volume de materiais que entram e saem no setor,

sinalizando a necessidade de possuir instalações adequadas para o estoque dos inúmeros

materiais que precisam ser armazenados.


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Figura 3 Entradas e Saídas. Sistema de Estoque (2017)

Em Relatórios, é possível imprimir os relatórios mensais com todas as entradas e

saídas dos materiais em estoque, os movimentos de um determinado material e uma planilha

que facilita a conferência do arrolamento anual.

Neste menu, os demonstrativos contábeis dos movimentos mensais e anuais são

exibidos, tornando úteis para a conferência interna, podendo ser possível visualizar se os

materiais foram inseridos no software com o preço e a quantidade corretos.

A Lei 4320/64 nos artigos 94, 95 e 96 determina que é necessário a realização anual

de inventario, que é o arrolamento de todas as entradas e saídas registradas no software, além

de relatórios mensais para conferência interna.

Pode-se acessar às quantidades em estoque dos materiais pesquisados, de maneira

rápida, perfeitamente fácil e sua visualização é digital, poupando assim a impressão

desnecessária de papel.

Percebe-se com esse requisito o alinhamento com a Lei que versa sobre a utilização

de planilhas que facilitam a confronto do estoque físico, para elaboração de relatórios que são

enviados ao TCE/RJ.


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Figura 4 Acesso aos demonstrativos anuais. Sistema de Estoque (2017)

Os requisitos facilidade de manuseio, cadastros de materiais, entradas e baixas,

demonstrativo contábil dos movimentos mensais e anuais e acesso rápido às quantidades em

estoque dos materiais pesquisados são suficientemente atendidos.

Para Dias (2010), as funções básicas que determinam a qualidade da gestão de

estoque de materiais são a possibilidade de saber o que existe em estoque, tomar decisões

sobre o que comprar, quando comprar e quanto comprar, acionar o setor responsável para

aquisições e receber, armazenar e controlar os materiais estocados.

É perfeitamente possível ao gestor do Almoxarifado desenvolver essas funções

básicas e ter domínio sobre todos os materiais que entram e saem e, ainda, prestar contas aos

Tribunais desses, com precisão e rapidez, através dos requisitos apresentados.

Há, entretanto, outro requisito sumariamente importante para a melhoria da gestão

dos bens em estoque que não fora atendido: funcionalidades que melhoram a manutenção do

estoque.

Diante da realidade do Almoxarifado, o software poderia apresentar duas

funcionalidades que potencializaria gestão do setor e contribuiria positivamente para a tomada


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de decisão: 1) emitir um alerta quando houvesse a necessidade de reposição de estoque de um

material e 2) exibir um relatório com os materiais que apresentam maior consumo e

demandam maior espaço físico de armazenagem.

3 – Referencial Teórico

De acordo com Rosa (2011), a manutenção das informações em todo processo

logístico, que inclui a aquisição e a distribuição de materiais, deve ser atualizada de forma

segura e rápida. O autor ressalta que é mandatória a informatização e a automação da

manutenção das informações. A organização que se propõe a desenvolver essas duas práticas

obtém maior otimização do tempo, maior confiabilidade no trabalho de manipulação dos

dados, agilidade, disponibilidade de informação em qualquer lugar e hora e eficiência

operacional.

A informatização e a automação da manutenção das informações é vista por Moreira

(2003) como uma estruturação correta de sistemas de informação que possibilita aos gestores

o consumo de dados onde e quando necessário.

A melhoria no gerenciamento das informações possibilita uma melhor tomada de

decisão. A qualidade do processo de tomada de decisão para Gomes (2006) é possível quando

as informações estão disponíveis, são confiáveis e seguras. Essas características melhoram a

gestão do estoque.

Já Lima (2003) acredita que para uma melhor qualidade no processo de tomada de

decisão um software que permite a descentralização da informação e a redução de ocorrência

de erro contribui para a consolidação de uma visão estratégica eficaz.

É também notório o posicionamento de Pozo (2001), quando diz que gestores de

organizações públicas e privadas devem prestar atenção devida à administração de materiais,

uma vez que essa atividade afeta de forma positiva ou negativa os resultados da organização.

É importante ressaltar a necessidade de avaliar os requisitos imprescindíveis ao

ambiente de trabalho no qual o software está em desenvolvimento ou em uso. Brown (2000)

considera que no desenvolvimento de um software é fundamental a participação do analista e

do cliente, assim como Kirzner (1996), quando diz que o planejamento, o controle e a

armazenagem deve estar em conformidade com os requisitos do cliente.


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Caso o ambiente de trabalho e os requisitos do cliente não forem prioritariamente

considerados, há grandes chances de o software não ser eficazmente usado e, para os devidos

ajustes e alinhamento à realidade do ambiente, gerar custos maiores não previstos (SANTOS,

1999, p. 9).

Para Rosa (2013), o sistema de gerenciamento de estoque deve oferecer três

requisitos básicas para o sucesso da gestão: identificação, quantidade e localidade. Chiku

(2004), entretanto, considera a facilidade de interface um dos requisitos indispensáveis para a

aquisição de um software.

Outro requisito importante é o evocado por acesso Hoffmann (2011), como a

quantidade de estoque dos itens pesquisados, a qual possibilita a prestação eficaz dos serviços

à cadeia de suprimento através do planejamento de compras.

4 – Plano de Ação

Baseado na análise discutida, aponta-se algumas considerações cabíveis e altamente

práticas para a melhoria do armazenamento e manipulação dos materiais estocados e o uso

potencialmente efetivo do software utilizado no Almoxarifado.

Para a implementação das melhorias no software, aplicou-se a planilha 5W2H padrão

como elaboração do plano de ação, com a finalidade de dirigir os passos das execuções das

melhorias propostas.

Implementação das funcionalidades que melhoram a manutenção do Estoque

O que fazer Por que

fazer Onde fazer

Quando

fazer Quem Como Quanto

Melhoria 1:

emissão de

alerta quando

o estoque de

um material

estiver

abaixo do

Permite ao

usuário um

feedback em

tempo real, à

medida que

as baixas do

estoque vão

MFB

Informática

LTDA

Até

05/03/2018

Técnico

Responsável:

Maurício

Aplicar às

futuras

versões do

software essa

necessidade.

Valor da

licença R$

580


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suficiente

para

abastecer

todas as

unidades

acontecendo

Melhoria 2:

relatório

onde

apresenta os

materiais

que são

altamente

consumidos

pelas

unidades

Permite

priorizar a

aquisição de

bens mais

requisitados

por todas as

unidades

abastecidas

MFB

Informática

LTDA

Até

05/03/2018

Técnico

Responsável:

Maurício

Aplicar às

futuras

versões do

software essa

necessidade.

Valor da

licença R$

580

Tabela 1: Plano de ação Implementação de funcionalidades que melhoram a manutenção do

Estoque. 2017.

Como resultado do plano de ação, percebe-se que as atualizações no software com as

novas funcionalidades que melhoraram a gestão do Estoque não aumentam o valor da

mensalidade que a Secretaria de Saúde já licitou.

Verifica-se que o prazo para a implementação das funcionalidades nas futuras

atualizações é extenso propositalmente, devido à dificuldade do técnico responsável em

trabalhar ao mesmo tempo com várias entidades do setor público.

Constata-se também que a Melhoria 1 evita a espera de uma conferência mensal ou

anual para obter informações quanto ao nível de determinado material estocado e a Melhoria

2 colabora para uma melhor gestão do espaço físico do Almoxarifado e a programação da

compra.

Para os autores Chopra e Meindl (2003), os gestores que possuem ferramentas como

relatórios que possibilitam a previsão da demanda de materiais, são capazes de tomar decisões

mais assertivas a respeito das quantidades que serão adquiridas.


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Martins e Campos (2009), contudo, afirmam que a estrutura física do Almoxarifado de

materiais deve possuir um leiaute que facilite as atividades de recebimento e conferência,

fornecendo ao gestor um ambiente favorável de trabalho.

Essas melhorias adequam o software à realidade singular do Almoxarifado, tornando-o

uma ferramenta auxiliadora na obtenção da qualidade dos serviços prestados para a Secretaria

de Saúde Municipal.

5 – Conclusão

A Administração Pública Municipal tem passado por mudanças profundas, com

adoção de técnicas gerenciais cada vez mais modernas e práticas. Esse cenário é fortemente

fomentado pela ideia de uma administração mais enxuta e eficiente.

Os desdobramentos que transformam a gestão pública estão cada vez mais

associados ao uso de novas ferramentas tecnológicas, que facilitam e melhoram a qualidade

da administração.

Alguns gestores, entretanto, desconsidera ou não compreende o valor das

ferramentas que possui em mãos para a melhoria dos processos gerenciais. Com isso, a gestão

de recursos e de pessoas tende a morosidade e enrijecimento.

O software Sistema de Estoque contribui com os requisitos básicos para o

desenvolvimento das atividades do Almoxarifado: a facilidade de manuseio, o cadastro de

materiais, as entradas e baixas, os demonstrativos anuais e mensais e o acesso aos materiais

estocados.

Após a aplicação da planilha 5W2H padrão, entretanto, verifica-se a necessidade das

melhorias apontadas para o enriquecimento da ferramenta como auxilio à gestão do setor.

Uma vez implementadas, as funcionalidades trarão o amparo necessário para a tomada de

decisão ao gestor e ao Secretário de Saúde.

A limitação deste trabalho caracteriza-se pela dificuldade em dialogar com a empresa

que fornece o software, sugerir mudanças e estabelecer prazos para suas implementações. A

resistência se deu pelo fato de a empresa não entender os problemas enfrentados pelo setor.

Como assunto para próximos estudos, propõe-se um estudo sobre como conscientizar

os gestores de que o uso de novas tecnologias para gestão devem contemplar o ambiente


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interno e que a possibilidade de melhorias é sempre necessária em um mundo cheio de

mudanças.

6 – Referências

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