trabalho de conclusão de curso aline silva
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Trabalho de Conclusão de Curso Sistemas de Informação Aline Silva estudante no Unileste. Coronel Fabriciano MG.TRANSCRIPT
CENTRO UNIVERSITÁRIO DO LESTE DE MINAS GERAIS – UNI LESTE-MG Curso Computação - Sistemas de Informação
Aline Cristina Souza Silva
SADC - SISTEMA DE ADMINISTRAÇÃO DE DOCUMENTOS
Coronel Fabriciano, 2012
ALINE CRISTINA SOUZA SILVA
SADC - SISTEMA DE ADMINISTRAÇÃO DE DOCUMENTOS
Monografia apresentada ao curso de graduação do Centro Universitário do Leste de Minas Gerais, como requisito à obtenção de título de bacharel em Computação – Sistemas de Informação. Professor Orientador: Mauro Morais de Miranda
Coronel Fabriciano, 2012
ALINE CRISTINA SOUZA SILVA
SADC - SISTEMA DE ADMINISTRAÇÃO DE DOCUMENTOS
Monografia submetida à comissão examinadora designada pelo curso de graduação em Computação – Sistemas de Informação como requisito parcial para obtenção do título de bacharel. Aprovada em 01 de dezembro de 2012.
Professor Orientador: Mauro Morais de Miranda Titulação: Mestre em Ciência da Computação Instituição: Centro Universitário do Leste de Minas Gerais
Professor de Metodologia: Elizabete Marinho Serra Negra Titulação: Mestre em Contabilidade Instituição: Centro Universitário do Leste de Minas Gerais
Professor Convidado: Eduardo Siqueira Martins Titulação: Mestre em Ciência da Computação Instituição: Centro Universitário do Leste de Minas Gerais
Dedico a Deus, por me abençoar a todo tempo. Aos meus pais, pela paciência, incentivo e apoio incondicional. À minha irmã Alice, à minha prima Isabella e a todos os meus amigos e familiares pela força, fé e confiança que sempre depositaram em mim.
AGRADECIMENTOS A Deus por estar a todo tempo ao meu lado, por me conceder tantas graças e bênçãos, por não permitir que desista dos meus sonhos e objetivos. Aos meus pais, pelo amor, carinho, pela educação e valores que recebi. Minha mãe que depositou em mim seu sonho de se formar e não pode realizar, por todo apoio e incentivo que sempre me deram. À minha irmã Alice por ser minha companheira e amiga. Por me incentivar dizendo “Você vai conseguir Nana!” todas as vezes que me desesperei. À minha prima Isabella, pela bela amizade que temos, por toda força e incentivo. Ao meu avô, José Morais (em memória) que com um simples olhar dizia o quanto se orgulhava de mim. Às minhas avós Ana e Judite pela FÉ, carinho e ajuda. Aos meus amigos, Mariana Oliveira, Sharliel Almeida e Wilian Penaforte, pelo companheirismo, amizade e parceria constante. Ao professor Mauro Morais de Miranda pela orientação e apoio dado para a conclusão deste trabalho. À professora Elizabete Marinho Serra Negra pela orientação metodológica essencial para a conclusão do trabalho. Ao Centro Universitário do Leste de Minas Gerais por me conceder a bolsa social por praticamente todo o curso, sem essa oportunidade certamente não seria possível estudar. À Celulose Nipo-Brasileira S.A. – CENIBRA, pela oportunidade de estágio durante o ano de 2012. E a todos os colegas de trabalho pelo auxilio e atenção.
“Só existem dois dias no ano que nada pode ser feito. Um se chama ontem e o outro se chama amanhã, portanto hoje é o dia certo para amar, acreditar, fazer e principalmente viver.” Dalai Lama (apud PENSADOR, 2012).
RESUMO
Este trabalho apresenta o desenvolvimento de um sistema para controle e administração de documentos, a fim de atender a necessidade de migração/atualização do software atualmente utilizado pelo setor de Arquivo, que se encontra alocado na Coordenação de Comunicação Corporativa e Relações Institucionais da Celulose Nipo-Brasileira S. A. – CENIBRA. Este sistema utiliza uma tecnologia defasada, impedindo que sejam feitas atualizações, alterações e melhorias necessárias para adequar o sistema às mudanças funcionais da operação do arquivo central. O sistema de arquivo e as funções arquivísticas facilitam a identificação, seleção, guarda, disponibilidade ou eliminação das informações empresariais, de utilização corrente, intermediária e permanente, visando a preservação e disponibilização de documentos para atender demandas administrativas, fiscalizações, processos judiciais, além de preservar a memória da empresa. Para tal se faz necessária a utilização de um software que proporcione maior interatividade, disponibilidade de recursos, maior facilidade na compreensão das telas e manipulação de informações. Foi feita a Reengenharia/Engenharia Reversa do programa que é o processo de exame e compreensão do sistema, uma vez que este não possuía documentação, dificultando o entendimento do processo. A partir dessa análise seguindo os conceitos e padrões de Análise de Sistemas e Engenharia de Software, um novo sistema foi criado, aprimorando as funcionalidades identificadas e implantando melhorias no processo. O software desenvolvido permite o gerenciamento e controle total dos documentos, com o recurso de notificação de usuários, evitando a utilização de controles paralelos, permitindo também que manutenções e melhorias que possam surgir sejam feitas de forma mais eficiente, a partir dos diagramas da documentação gerada. Palavras-chave: Arquivologia, Sistema de Arquivo, Reengenharia de Software, Banco de Dados.
ABSTRACT
This research presents the development of a system for document control and management in order to cope the need for migration / software upgrade currently used by the file sector of Celulose Nipo-Brasileira S. A. - CENIBRA, which uses outdated technology. That is what prevents updates and changes from being made and also hinder necessary improvements to adapt the system to functional changing of the central file operation. The file system and archival functions facilitate the identification, selection, custody, disposal or availability of enterprise information of current, intermediate and permanent use, aiming at the preservation and production of documents to cope the administrative demands, audits, lawsuits beyond preserving the memory of the company. For this it is necessary to use a software that provides greater interactivity, availability of resources, greater ease in understanding screens and manipulating information. Reengineering / Reverse Engineering of the program has been made, which is the process of examination and understanding of the system, since it does not have documentation hindering business understanding. From this analysis following the concepts and patterns of Systems Analysis and Software Engineering, a new system was created enhancing the identified functionalities and implementing process improvements. The developed software allows full control and management of documents, with the notification feature for users, avoiding the use of parallel controls. It will also allow that maintenance and improvements that may arise be made more efficiently from the diagrams and documentation generated. Keywords: Archival, File Systems, Software Reengineering, Database.
LISTA DE FIGURAS Figura 1 - Camadas de Software ................................................................................. 8
Figura 2 - Reengenharia de Software ....................................................................... 11
Figura 3 - Diagrama de Classe .................................................................................. 13 Figura 4 - Diagrama de caso de uso ......................................................................... 14 Figura 5 - Diagrama de Atividades ............................................................................ 14
Figura 6 - Controle de Acesso SADC ........................................................................ 21 Figura 7 - Tela Principal ............................................................................................ 22 Figura 8 – Função Exportar para Excel ..................................................................... 23
Figura 9 - Classificação Documental - Aba Função .................................................. 24
Figura 10 - Classificação Documental - Aba Subfunção ........................................... 25 Figura 11 - Classificação Documental - Aba Atividade .............................................. 26 Figura 12 - Classificação Documental - Aba Documento .......................................... 27 Figura 13 - Núcleo de Arquivo - Aba Diretoria ........................................................... 28
Figura 14 - Núcleo de Arquivo – Aba Revisão ........................................................... 31 Figura 15 - Produção Documental - Inclusão ............................................................ 33 Figura 16 - Consulta Produção Documental ............................................................. 34 Figura 17 - Cadastro de Disponibilização de Caixas ................................................. 35 Figura 18 - Cópia de Dossiês .................................................................................... 37
Figura 19 - Consulta Manutenção de Arquivo ........................................................... 39 Figura 20 – Atualização de Nº. de Caixa ................................................................... 40 Figura 21 - Recebimento de Documentos ................................................................. 40 Figura 22 - Devolução de Documentos ..................................................................... 41
Figura 23 - Alteração de Nº. de Suporte .................................................................... 42 Figura 24 - Eliminação de Caixas .............................................................................. 42 Figura 25 - Controle de Empréstimos ........................................................................ 43 Figura 26 – Atualização de Núcleo de Arquivo.......................................................... 44
Figura 27 - Configuração de Componentes .............................................................. 45 Figura 28 - Filtro Relatório Dossiê ............................................................................. 46 Figura 29 - Relatório de Dossiê ................................................................................. 46 Figura 30 – Filtro Relatório de Caixas por Núcleo de Arquivo ................................... 46
Figura 31 - Relatório de Caixas por Núcleo de Arquivo ............................................ 47 Figura 32- Relatório de Núcleo de Arquivo com documento a eliminar ..................... 47 Figura 33 - Relatório de Transferência a Receber .................................................... 48 Figura 34 - Relatório de Documentos a Microfilmar .................................................. 48
Figura 35 - Relatório Plano de Arquivo ..................................................................... 49 Figura 36 - Relatório Inclusão de Guias de Transferência ........................................ 49 Figura 37 - Filtro Relatório Documentos no Arquivo .................................................. 50 Figura 38 - Relatório Documentos no Arquivo........................................................... 50 Figura 39 - Filtro Relatório de Empréstimo ................................................................ 51
Figura 40 - Relatório de Empréstimo ......................................................................... 51 Figura 41 - Relatório de Lista de Eliminação de Documentos Sitético ...................... 52 Figura 42 - Relatório de Lista de Eliminação de Documentos Analítico .................... 52
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO ........................................................................................................ 1
2 CENÁRIO DO SOFTWARE .................................................................................... 3
3 DESENVOLVIMENTO DO SISTEMA ..................................................................... 8
3.1 Engenharia de Software ..................................................................................... 8
3.2 Reengenharia de Software ............................................................................... 10
3.3 Engenharia Reversa ......................................................................................... 11
3.4 Linguagem UML ................................................................................................ 12
3.5 Ferramentas Utilizadas ..................................................................................... 14
4 METODOLOGIA DE PESQUISA .......................................................................... 17
5 RESULTADOS E DISCUSSÕES .......................................................................... 19
6 CONCLUSÃO ....................................................................................................... 54
REFERÊNCIAS ......................................................................................................... 56
APÊNDICE ................................................................................................................ 58
1
1 INTRODUÇÃO
Em um mercado cada vez mais exigente e globalizado, o diferencial competitivo das
empresas, ocorre com a otimização e eficácia dos recursos disponíveis para a
captação, gerenciamento e qualificação de toda informação existente. As
informações, tanto externas quanto internas, precisam estar disponibilizadas no
exato momento em que qualquer colaborador da empresa necessitar utilizá-las.
O Manual de Gestão de Documentos do Estado do Paraná (2007, p. 8) diz que:
A Gestão de Documentos é o conjunto de procedimentos técnicos e operacionais referentes às atividades de produção, tramitação, classificação, avaliação e arquivamento dos documentos nas fases corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento à guarda permanente.
Uma Gestão de Documentos eficaz e confiável é necessária para se ter respostas
rápidas, serviços eficientes e desburocratização dos processos. Assim, as tomadas
de decisão empresarial são mais proveitosas para a organização como um todo.
Para a execução das atividades da empresa, diversos documentos são produzidos e
recebidos. Estes registram suas Políticas, Funções, Procedimentos e Decisões da
empresa.
Toda a documentação gerada permite que as organizações possam conduzir as
atividades de forma transparente, auxilia no processo de tomada de decisão, fornece
evidências ou provas em ações judiciais, protege os interesses da entidade, os
direitos dos funcionários e dos usuários ou clientes, assegura e documenta as
atividades de pesquisa, bem como a pesquisa histórica, além de manter a memória
da empresa.
Para que tenham essa capacidade, os documentos arquivísticos precisam ser
confiáveis, autênticos, acessíveis e compreensíveis, o que só é possível por meio da
implantação de um programa de gestão arquivística de documentos, que permitirá a
sua preservação (CONARQ, 2011, p. 17).
2
O controle sobre toda a produção documental da organização por meio da aplicação
de modernas técnicas e recursos tecnológicos é necessário para proporcionar a
melhoria dos serviços arquivísticos, aumentando a eficácia na proteção, localização
e guarda dos mesmos. Garante o armazenamento de grandes volumes de
documentos de forma organizada, permitindo que sejam recuperados em tempo
hábil para tomada de decisão, desenvolvimento de atividades ou provas judiciais.
Para fazer a gestão e controle dos documentos empresarias a Cenibra utiliza um
sistema desenvolvido em plataforma Natural. O mesmo está defasado em
tecnologia, não possui nenhuma documentação e sua base de dados precisa de
correções, esses problemas dificultam e impossibilitam manutenções e melhorias
solicitadas pelos colaboradores do Arquivo, fazendo com que eles tenham que
utilizar controles paralelos como planilhas e formulários para auxiliar na execução
das atividades.
A migração do sistema Administração de Documentos (ADC) foi definida como
projeto para a aluna durante o período de estágio na CENIBRA, onde foi
desenvolvido um estudo sobre o Sistema de Administração de Documentos da
empresa para que um novo sistema pudesse ser projetado a fim de atender aos
requisitos de acordo com as necessidades breves e futuras do setor.
Pretende-se com este trabalho, o crescimento técnico da aluna nos temas de
Análise e Projetos de Sistemas, Engenharia de Software, Desenvolvimento de
Sistemas, e trazer benefícios à empresa estudada.
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2 CENÁRIO DO SOFTWARE
O trabalho de organização dos arquivos organizacionais e da memória de uma
empresa ou instituição envolve a mobilização de recursos materiais e humanos.
Para isso a CENIBRA mantém o Arquivo Central que promove a gestão documental
controlando e guardando o patrimônio documental a fim de atender as solicitações
dos funcionários em questões fiscais, administrativas e judiciais.
O Arquivo Central é responsável por todas as atividades de preservação e
disponibilização de documentos e informações sob sua guarda. Além de prestar
assessoria técnica na organização dos arquivos setoriais.
Todo esse controle realizado pelo Arquivo Central se faz necessário, pois a empresa
necessita armazenar grandes volumes de documentos e, principalmente, pode a
qualquer momento precisar recuperar tais documentos para tomar decisões, ou para
serem utilizados como provas judiciais, evitando indenizações.
Para fazer o controle documental da CENIBRA o setor de arquivo, utiliza um sistema
legado, o chamado ADC (Administração de Documentos). Este sistema foi
desenvolvido em plataforma NATURAL e está defasado em tecnologia isso impede
e dificulta que sejam feitas melhorias e aprimoramentos no sistema.
Na CENIBRA os estagiários desenvolvem um projeto durante o período de estágio.
A Coordenação de Sistemas de Informação normalmente propõe aos estagiários a
migração de sistemas legados. Devido a diversas solicitações de melhoria e
reclamações feitas pelos usuários do ADC a migração deste legado foi definida
como Projeto de Estágio do ano 2012.
• Descrição do Ambiente
Quando se fala em controlar documentos a primeira coisa que se deve fazer é a
Classificação Documental, formada por 4 itens sequencialmente cadastrados:
Função, Subfunção, Atividade e Documento. “A classificação é utilizada para
agrupar os documentos a fim de contextualizá-los, agilizar sua recuperação e
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facilitar tanto as tarefas de destinação (eliminação ou recolhimento dos documentos)
como as de acesso.” (CONARQ, 2011, p. 36).
Os Núcleos de Arquivo representam cada Unidade Organizacional da empresa, que
são organizados em Diretoria, Gerência, Departamento e Coordenação. Para cada
núcleo são definidas as Atividades do Núcleo bem como os Gestores do Arquivo que
são os funcionários responsáveis por manter o arquivo do setor.
O sistema utilizado atualmente, não possui um cadastro de Núcleo de Arquivo,
Atividades do Núcleo e de Gestores do Núcleo definidos de forma estruturada para
atender a necessidade dos usuários. Existe um controle para as Unidades
Arquivísticas, em que os Núcleos e Atividades são cadastrados juntos fazendo com
que haja duplicação de dados e o controle dos Gestores é feita em formulários no
Microsoft Word.
Para criar uma Unidade Arquivística o funcionário do Arquivo Central realiza visita ao
setor onde é definido o Plano de Classificação de Documentos do Núcleo de
Arquivo. A CONARQ (2011, p. 36) com base no Conselho Nacional de Arquivos
(2005) diz que:
Um plano de classificação é um esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido.
Após este levantamento o Funcionário cadastra os documentos que serão utilizados
pelo novo Núcleo. Para fazer esse controle de documentos primeiramente devem
ser cadastradas as Funções, Subfunções, Atividades e Documentos. Esse cadastro
representa as associações dos documentos.
Definida a Classificação Documental e as Unidades Arquivísticas, é feito o Controle
Produção Documental que atualmente é dividido em duas telas, Suporte / Prazo de
Guarda e Arquivamento. Nesse cadastro, os documentos são associados aos
Núcleos de Arquivo. Para cada registro são informadas a forma de Arquivamento,
Disposição, Destinação Final, Descarte e Temporalidade.
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“A tabela de temporalidade e destinação é um instrumento arquivístico que
determina prazos de guarda tendo em vista a transferência, o recolhimento e a
eliminação de documentos” (CONARQ, 2011, p. 36).
Os Documentos podem ser agrupados em Dossiês. São definidos na funcionalidade
Suporte / Prazo de Guarda. Posteriormente são associados os documentos que irão
compor este Dossiê. Sendo assim, estes documentos recebem as mesmas
características definidas para o Dossiê.
A gestão de administração de documentos é dividida em dois grupos Arquivo Central
e Arquivo Setorial. Os usuários do Arquivo Central tem acesso total ao sistema. Já
os gestores de arquivo (Arquivo Setorial), têm acesso apenas ao cadastro de
documentos que serão transferidos para o Arquivo Central e alguns relatórios,
sempre considerando o Núcleo de Arquivo no qual foram associados.
Para fazer essa transferência o Gestor entra em contato com o Arquivo Central e
solicita um número de caixa que será a referência onde o documento será
armazenado no arquivo central. Essa transferência é feita através da funcionalidade
Transferência de Documentos, em que o gestor emite uma Guia de Transferência
que lista todos os documentos a serem transferidos. O funcionário do Arquivo
Central recebe os documentos e executa a funcionalidade de Recebimento de
Documentos, esse recurso altera o status de localização dos documentos de “a
transferir” para “transferido”.
Quando é necessário eliminar documentos é utilizado o recurso de Eliminação de
Documentos, que altera o status dos documentos de "transferido" para "eliminado”
essa eliminação não exclui o registro da base de dados ela somente o desativa,
eliminando a informação das ferramentas de busca.
Existe também a funcionalidade Altera Número de Caixa que modifica o número de
referência da caixa (composta por vários registros) para outro número. É utilizado
em situações como quando parte dos documentos da caixa são eliminados, e ficam
várias caixas pela metade, o conteúdo delas deve ser transferido unificando numa
só caixa.
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Os documentos localizados no Arquivo Central podem ser emprestados ou
devolvidos para o Arquivo Setorial. Para o empréstimo temporário é utilizado o
recurso de Empréstimo de Documentos, tendo como base as informações inseridas
na Manutenção do Arquivo adicionando a ele os dados do Atendimento.
A cobrança das devoluções de empréstimos é feita com base em relatórios de
empréstimo. Assim se faz necessário à implementação de uma rotina de notificação
para informar o usuário no qual o documento foi emprestado e os dados do
empréstimo, para devolução do documento ao Arquivo Central.
A Devolução de Documentos ou retorno para a área acontece quando o Núcleo de
Arquivo necessita que o documento volte para o Arquivo Setorial permanentemente,
não só como empréstimo, voltando ao status de “a transferir”.
No sistema atual existem muitos relatórios que são utilizados para recuperação de
informações cadastradas nas diversas tabelas que auxiliam o Controle e a
Manutenção dos Documentos para atendimento às Certificações ISO 9001 e 14001.
Porém, para cada situação um relatório é utilizado, ao invés de ter um filtro para
emissão dos mesmos, diminuindo este número e facilitando a utilização destes
recursos.
A divisão de funcionalidades atual é a seguinte:
Classificação Documental
• Função;
• Subfunção;
• Atividades;
• Item Documental.
Unidade Arquivística
• Alteração de Siglas das U.A.
• Revisão de Documentos.
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Produção Documental
• Suporte e Prazo de Guarda;
• Arquivamento;
• Composição do Dossiê.
Pesquisa e Recuperação
• Manutenção do Arquivo Central;
• Consulta e Empréstimo de Documentos.
Usuários
• Transferência de Documento
Relatórios do Sistema
• Relatórios do Sistema
Com esta lista foi possível identificar que existem muitas rotinas e atividades que
não são realizadas no sistema, o que dificulta o trabalho dos usuários, pois eles
necessitam usar planilhas e formulários em paralelo.
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3 DESENVOLVIMENTO DO SISTEMA
Será apresentado o referencial teórico, em que o desenvolvimento deste trabalho se
baseia. Conceitos e técnicas essenciais para a construção do projeto.
3.1 Engenharia de Software
Para entender o que é engenharia de software primeiramente deve-se ter a definição
de que um software não é apenas um programa de computador, mas também toda a
documentação associada e os dados de configuração necessários para fazer com
que esses programas operem corretamente. (SOMMERVILLE, 2011)
A engenharia de software é uma disciplina da engenharia que se ocupa de todos os
aspectos da produção de software, desde os estágios iniciais de especificação do
sistema até a manutenção desse sistema, depois que ele entrou em operação.
(SOMMERVILLE, 2011)
A Engenharia de software é dividida em camadas como pode ser visto na Figura 1.
Figura 1 - Camadas de Software
Fonte: Pressman, (2002 p. 19). Adaptado
Segundo Pressman (2002 p.18), a Gestão da Qualidade total leva ao
desenvolvimento de abordagens cada vez mais amadurecidas para a engenharia de
software.
A engenharia de software tem como fundamento a camada de processos. Os
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processos podem ser definidos como uma série de passos que devem ser seguidos
para a construção do programa/sistema.
Sommerville (2011, p. 18) define que: “um processo de software é um conjunto de
atividades relacionadas que levam à produção de um produto de software”. As
atividades definidas por ele são: Especificação, Desenvolvimento, Validação e
Evolução do software.
Os Métodos são um conjunto de princípios e técnicas de como fazer para construir o
programa, os métodos incluem os modelos de sistemas, notações, regras,
recomendações de projetos e diretrizes de processos.
As Ferramentas são os programas utilizados para apoiar os processos de software,
bem como os métodos. Conhecidas como Ferramenta CASE que contém diversos
programas que auxiliam na análise de requisitos, na modelagem de sistema, na
depuração e nos testes.
Os modelos de softwares são a representação dos processos, dentre os modelos
existentes podem ser utilizados os seguintes:
O Modelo cascata segundo Sommerville (2011) tem como principal característica a
execução das atividades de software em uma sequência, em que cada fase deve ser
finalizada para que a seguinte seja iniciada. São atividades do modelo: análise e
definição de requisitos, projeto de sistema, implementação e teste unitário,
integração e teste de sistema, operação e manutenção.
O Modelo espiral é uma série de pequenos ciclos, cada um finalizando uma versão
de um software executável. O modelo em espiral assume que o processo de
desenvolvimento ocorre em ciclos, cada um contendo fases de avaliação e
planejamento. Tem como vantagem a execução de atividades de verificação ao final
de cada iteração que permitem um melhor controle gerencial sobre o projeto.
O Modelo processo de desenvolvimento iterativo e incremental divide o trabalho em
partes menores ou iterações. Cada iteração resultará em um incremento.
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Sommerville (2011, p.21) diz que o modelo se baseia em “desenvolver uma
implementação inicial, expô-la aos comentários dos usuários e continuar por meio da
criação de várias versões até que um sistema adequado seja desenvolvido”. Os
requisitos mais importantes normalmente são implementados primeiro e os demais
são acrescentados as novas versões. Este modelo oferece vantagens como a
redução de riscos, maior visibilidade sobre o processo, problemas podem ser
descobertos logo no início além de auxiliar na estimativa de tempo do projeto entre
outras.
O Modelo de prototipagem consiste basicamente em diversos ciclos iterativos. Um
protótipo é construído a partir de requisitos iniciais. É realizada uma avaliação crítica
do protótipo a qual considera os requisitos iniciais e requisitos que não foram
mencionados inicialmente. Caso o protótipo não atenda aos requisitos pretendidos,
novas iterações são realizadas produzindo novos protótipos. As iterações são
finalizadas quando os requisitos são atendidos.
3.2 Reengenharia de Software
De acordo com Piekarski e Quináia (2000) a Reengenharia de software pode ser
definida como a reconstrução de um produto existente com o objetivo de buscar por
melhorias que permitam produzir um novo software de qualidade melhor ou, pelo
menos, de qualidade comparável ao produto inicial.
Sommerville (2003, p. 533) diz que:
A reengenharia de software se ocupa de reimplementar sistemas legados, para que sua manutenção seja mais fácil. A reengenharia pode envolver redocumentar, organizar e reestruturar o sistema, traduzir o sistema para uma linguagem de programação mais moderna e modificar e atualizar a estrutura e os valores dos dados do sistema.
“O objetivo da reengenharia de sistemas é melhorar a estrutura do sistema e torná-la
mais fácil de ser compreendida. O custo da manutenção futura do sistema deve,
portanto, ser reduzido” (SOMMERVILLE, 2003, p.546).
A Reengenharia se inicia com um sistema já existente, é feita a análise do projeto
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para compreender como este funciona. Após essa análise uma nova estrutura é
montada e deve funcionar exatamente como o sistema original, mas não deve ser
simplesmente uma cópia dele. O Ciclo da Reengenharia pode ser visto na Figura 2.
Figura 2 - Reengenharia de Software
Fonte: Sommerville (2003, p. 534). Adaptada.
A Reengenharia é utilizada, por exemplo, para refazer sistemas legados. Com base
em Ward e Bennett, (1995) Piekarski e Quináia (2000, p. 42), afirmam que “Um
software legado pode ser informalmente definido como aquele que executa tarefas
úteis para a organização, mas que foi desenvolvido utilizando-se técnicas
atualmente consideradas obsoletas”.
Segundo Sommerville (2003) a substituição de um sistema legado é uma estratégia
de negócio arriscada, pois, normalmente não existe especificação completa do
sistema, as regras de negócio da empresa estão somente no software, não estão
documentadas dificultando o entendimento funcional.
Sendo assim, a partir da reengenharia de software uma nova versão de sistema é
gerada, composta por funcionalidades do sistema legado, inovações tecnológicas e
novas funcionalidades desejadas adaptando de acordo com as novas necessidades
do processo em que está inserido.
3.3 Engenharia Reversa
A Engenharia de Software é uma das atividades da reengenharia, Sommerville
(2003 p. 537) define que “engenharia reversa é o processo de analisar o software
com o objetivo de recuperar seu projeto e sua especificação”.
Segundo Canhota Jr. (2005 p. 4):
A Engenharia Reversa é uma atividade que trabalha com um produto
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existente (um software, uma peça mecânica, uma placa de computador, etc.) tentando entender como este produto funciona, o que ele faz exatamente e como ele se comporta em todas as circunstâncias. Fazemos engenharia reversa quando queremos trocar, modificar uma peça (ou um software) por outro, com as mesmas características ou entender como esta funciona e não temos acesso a sua documentação.
Normalmente a engenharia reversa é utilizada em situações em que o sistema foi
iniciado há muitos anos, quando tem pouca documentação e está desatualizada, ou
quando os desenvolvedores do sistema deixaram a empresa e não tem quem
explique as regras de negócio existentes no sistema.
São sistemas antigos, por isso os códigos na maioria das vezes não seguem os
princípios básicos de programação e as linguagens de programação utilizadas são
antigas, para a qual existem poucas ferramentas e os programadores atuais
normalmente não tem treinamento/conhecimento das mesmas.
3.4 Linguagem UML
UML é uma linguagem padrão para elaboração da estrutura de projetos de software.
Utilizada para modelar o software sendo possível especificar, visualizar, construir e
documentar os sistemas.
Gudwin (2010, p. 1) define a UML como:
A Linguagem UML (Unified Modeling Language) é uma linguagem de modelagem que foi criada visando-se a criação de modelos abstratos de processos [...] Tanto podem ser processos do mundo real como processos de desenvolvimento de software ou ainda detalhes internos do próprio software.
A UML tem por objetivo a especificação, documentação, estruturação para a
visualização lógica do desenvolvimento completo do sistema. A UML é um modo de
padronizar as formas de modelagem. Fornece diversos modelos de diagramas que
auxiliam o desenvolvimento dos softwares, por exemplo:
• Diagrama de Classes
• Diagrama de Objetos
• Diagrama de Componentes
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• Diagrama de Instalação
• Diagrama de Pacotes
• Diagrama de Caso de Uso
• Diagrama de Estados
• Diagrama de Atividade
Serão apresentados com mais detalhes os Diagramas que foram desenvolvidos para
a conclusão deste trabalho.
Diagrama de Classe
Para o desenvolvimento Orientado a Objetos o diagrama de classes é um dos
modelos principais que mostra a estrutura e os relacionamentos das classes.
Engholm Jr. (2008, p.68) diz que este diagrama “registra especificamente o
relacionamento dos objetos de dados com o sistema, o relacionamento entre eles e
as operações que cada um deles pode executar”. A figura 3 apresenta um exemplo
de um diagrama de classe.
Figura 3 - Diagrama de Classe
Fonte: A autora
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Diagrama de Caso de Uso
O diagrama de caso de uso segundo Engholm Jr. (2010) está relacionado à
modelagem do sistema, análise e levantamento de requisitos. Mostra as
associações entre os atores/usuários e os casos de uso ou as funcionalidades do
sistema. A figura 4 apresenta um exemplo de um diagrama de caso de uso.
Figura 4 - Diagrama de caso de uso
Fonte: A autora
Diagrama de Atividades
O Diagrama de Atividades é o diagrama UML que permite descrever processos ou
passos a serem percorridos para concluir uma ação. Segundo Engholm Jr. (2008), é
“utilizado na fase de levantamento de requisitos e na fase de design para identificar
fluxos de processos dentro do sistema”. Eles se assemelham aos antigos
fluxogramas como pode ser visualizado na Figura 5.
Figura 5 - Diagrama de Atividades
Fonte: A autora
3.5 Ferramentas Utilizadas
Astah Community
Para criar os diagramas citados na seção 3.4 se faz necessária a utilização de
ferramentas específicas para desenhar e especificar os diagramas. Um dos
softwares utilizados para a criação de diagramas de UML é o Astah Community.
O Astah Community foi escolhido por ser uma ferramenta de fácil utilização e
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gratuita para o desenvolvimento dos diagramas UML, ele é o sucessor do Jude
Community, um editor gratuito muito utilizado pela sua grandiosidade de recursos
oferecidos e por sua praticidade em elaborar diagramas completos.
Microsoft Visual Studio 2005
O Visual Studio 2005 é uma ferramenta de desenvolvimento de software abrangente
para a criação e implantação rápida de uma ampla variedade de aplicativos para
Windows, Web e dispositivos móveis. (MICROSOFT, 2012 a)
Por meio do Visual Studio 2005, é possível realizar a maioria das atividades
referentes ao desenvolvimento de uma aplicação. Além de editar, compilar e
debugar o código, visualizar bancos de dados, entre diversas outras ações que
facilitam e reduzem tempo de desenvolvimento.
Segundo a Microsoft (2012 b), o .NET Framework “é um componente essencial do
Windows que oferece suporte à criação e execução da próxima geração de
aplicativos e serviços XML da Web”.
O .NET Framework foi criado dentre outros motivos, para fornecer um ambiente de
programação orientada a objetos consistente, para fornecer um ambiente de
execução que minimize conflitos de versionamento de publicação conforme
Microsoft (2012, p.1 b).
O Visual C# é uma linguagem de programação criada para o desenvolvimento de
aplicações, suportada pelo Visual Studio 2005. Segundo Microsoft (2012 c), C# “é
uma linguagem orientada a objeto e que permite aos desenvolvedores construírem
uma variedade de aplicações seguras e robustas, compatíveis com o .NET
Framework”. Além de fornecer um editor de código avançado, depurador integrado
e muitas outras ferramentas que facilitam o desenvolvimento de aplicativos.
Essa ferramenta é utilizada pela CENIBRA no desenvolvimento de projetos, por isso
esse padrão de linguagem se mantém para a execução deste trabalho.
16
Banco de Dados - Oracle Database 10 g Release 2
Segundo Date (2004, p.6) um banco de dados é “um sistema computadorizado cuja
finalidade geral é armazenar informações e permitir que os usuários busquem e
atualizem essas informações quando as solicitar”. Neste ambiente as informações
ou dados são guardadas em tabelas definidas conforme o modelo relacional. Cada
tabela é composta por uma estrutura de dados com campos ou propriedades
correspondentes aos itens que serão armazenados.
Por se tratar de uma migração de sistema a base de dados já existe. O ADC utiliza o
sistema gerenciador de banco de dados (SGBD) Oracle Database 10 g Release
2 onde estão armazenados os dados necessários para o funcionamento do software.
Para atender as melhorias e aos novos requisitos do sistema, foi necessário realizar
algumas alterações neste banco de dados.
17
4 METODOLOGIA DE PESQUISA
O desenvolvimento deste trabalho se baseou na pesquisa exploratória que segundo
Gil (2010 p. 27) tem como objetivo “proporcionar maior familiaridade com o
problema, com vistas a torná-lo mais explícito ou a construir hipóteses”.
O sistema desenvolvido foi definido como projeto de estágio da aluna durante o ano
de 2012 na CENIBRA, tendo como objetivo identificar os motivos pelo qual o atual
sistema de gestão e controle do departamento de arquivo não atende às
necessidades e desenvolver um sistema para a gestão completa dos documentos.
Com base em técnicas da pesquisa exploratória, inicialmente foi feito um estudo
literário sobre a Gestão de Documentos que se baseou em conceitos definidos pelo
Arquivo Nacional brasileiro e em princípios da Arquivologia e da Gestão da
Informação. Foram realizadas também entrevistas livres com o Key-User (principal
usuário do sistema), que possibilitou a elaboração de uma descrição do negócio, em
que foi detalhado o funcionamento do sistema existente para que pudesse conhecer
os fluxos do negócio do setor.
Após este estudo deu-se início à análise do banco de dados. Por ser uma migração
de sistema, a base de dados existente teve que ser analisada, pois estava com erros
e inconsistências. Alguns campos que não são mais utilizados não haviam sido
excluídos, bem como o nome dos campos não condiziam com o que ela realmente
armazenava. Esses problemas dificultaram a análise do banco de dados.
Concluída a definição da base de dados o Diagrama de Entidade e Relacionamento
(DER) foi desenhado, para que posteriormente o Dicionário de Dados Completo
pudesse ser feito.
Tendo como base a descrição do negócio e da análise do banco de dados foi feito o
levantamento de requisitos, em que foram definidas as funcionalidades do novo
sistema. As principais funcionalidades foram mantidas sendo que estas receberam
melhorias, quando necessário.
18
Uma das principais reclamações dos usuários era ter que usar controles paralelos,
pois o sistema ADC não possuía todos os recursos que são utilizados para
desenvolver suas atividades. Para resolver esta questão foram definidos os
requisitos necessários para a inclusão das novas funcionalidades.
Para cada requisito foram feitos os diagramas de Caso de Uso e a especificação de
caso de uso que descreve o comportamento do sistema e orienta todo o
desenvolvimento, permite também validar a compreensão dos requisitos antes do
início do desenvolvimento do software.
Com base no DER e nos requisitos do sistema deu-se início à modelagem do
Diagrama de Classe. Com todas as classes do sistema, bem como os métodos e
atributos utilizados, que foi atualizado com conclusão do desenvolvimento do
sistema.
Com o levantamento devidamente definido, iniciou-se a prototipação das telas do
novo software, as telas foram desenhadas com base no sistema existente e nas
informações dos levantamentos realizados. Todas foram revisadas e validadas pelo
Key-User do sistema.
Após a prototipação deu-se início ao desenvolvimento e implementação do sistema,
primeiramente foram feitas as alterações necessárias no banco de dados.
Posteriormente os cadastros controles e relatórios foram desenvolvidos. Sempre
com o acompanhamento do usuário, que prontamente atendia as solicitações
necessárias e sanava as dúvidas que surgiram.
19
5 RESULTADOS E DISCUSSÕES
O Sistema de Administração de Documentos (SADC) permite o gerenciamento e
controle total do ciclo de vida dos documentos, desde a produção até a destinação
final, seguindo os princípios da gestão arquivística de documentos. Garante a
confiabilidade, a autenticidade e o acesso, ao longo do tempo, além de proporcionar
maior interatividade, disponibilidade de recursos, facilidade na manipulação de
informações, evitando a utilização de controles paralelos.
Por possuir uma abrangência corporativa na empresa, o SADC além de atender as
rotinas administrativas dos responsáveis pelo Arquivo Central, atende também a
aproximadamente 120 Gestores de Arquivo alocados em cada Unidade
Organizacional da empresa.
O ADC, era composto de 7 cadastros, 8 controles, e 38 relatórios. Desses 38
relatórios 4 não funcionavam, 8 poderiam ser unificados e 5 não eram utilizados ou
não atendiam da melhor forma. Os controles de Atividades do Núcleo e Gestores de
Arquivo eram feitos através de relatórios no Microsoft Word. Bem como o controle de
lista de números de caixas disponibilizadas.
Com a nova modelagem, todas as funcionalidades foram revisadas e receberam
melhorias e as tarefas executadas em paralelo foram incluídas no sistema.
Totalizando, 13 cadastros, 10 controles e os relatórios foram reduzidos para 11,
além disso, nos grids das telas de cadastro, foi incluído o recurso de exportação de
dados para o Microsoft Excel, que substituíram alguns relatórios.
As funcionalidades do SADC foram divididas em 4 grupos: Cadastros, Operacional,
Relatórios e Configurações.
� Cadastros: são inseridas as informações básicas para o funcionamento da
aplicação, composto pelos seguintes formulários:
o Classificação Documental;
o Núcleo de Arquivo;
o Produção Documental;
20
o Dossiê;
o Disponibilização de Caixas.
� Operacional: são os formulários para administração e controle total dos
documentos nos Arquivos Setorial e Central. Composto pelos formulários de:
o Manutenção de Arquivo;
� Atualização de Nº. de Caixa;
� Recebimento de Documentos;
� Devolução de Documentos;
� Alteração de Nº. de Caixa;
� Eliminação de Caixa;
o Controle de Empréstimos;
o Atualização de Núcleo de Arquivo;
o Alteração de Siglas.
� Relatórios: São os formulários para a emissão dos relatórios do SADC.
Sendo:
o Relatório de Composição do Dossiê;
o Relatório de Caixas por Núcleo de Arquivo;
o Relatório de Núcleo de Arquivo com documento a eliminar;
o Relatório de Transferência a Receber;
o Relatório de Documentos a Microfilmar;
o Relatório de Guia de Transferência de Documentos;
o Relatório Inclusão de Guias de Transferência;
o Relatório de Plano de Arquivo;
o Relatório de Documentos no Arquivo;
o Relatório de Empréstimo;
o Relatório de Lista de Eliminação de Documentos.
� Configuração: neste grupo existe o formulário de Configuração de Componentes
contidos nos demais formulários do SADC.
21
• O SADC
O primeiro formulário do SADC, exibido na Figura 6, é o de Controle de Acesso,
onde são informados o usuário e respectiva senha. Ao clicar no botão “Entrar”, o
sistema valida os dados informados de acordo com o perfil cadastrado para o
usuário.
Figura 6 - Controle de Acesso SADC
Fonte: A autora.
Na tela principal do SADC, exibida após a validação, as funcionalidades são
carregadas de acordo com os grupos de Técnico de Arquivo e Gestor de Arquivo,
exibindo os menus de Arquivo, Cadastros, Operacional, Relatórios, Configurações
para que o usuário tenha acesso a todas as funcionalidades do SADC, de acordo
com os perfis. O grupo de usuários Técnico de Arquivo tem acesso a todas as
funcionalidades do sistema, já o grupo Gestor de Arquivo tem acesso a Manutenção
de Arquivo, Empréstimos e relatórios. Na barra de status da janela é exibida a
matrícula e o nome do usuário logado, exibe também a data e hora do acesso
conforme demonstrado na Figura 7.
22
Figura 7 - Tela Principal
Fonte: A autora.
O primeiro cadastro é a Classificação Documental. Esta funcionalidade é usada para
classificar os documentos produzidos ou recebidos pelos Núcleos de Arquivo
durante a execução das atividades. Neste cadastro o usuário monta toda a estrutura
documental da empresa, agrupando os documentos por tema de forma a agilizar sua
recuperação/localização.
Para facilitar a manipulação dos dados, a tela foi dividida em abas, possibilitando
inserir, alterar e excluir dados de todos os itens que compõem a Classificação
Documental em um só formulário, ao contrário do software anterior em que cada aba
era em uma tela de cadastro separada, assim o usuário tinha que acessar
individualmente cada uma delas.
Caso queira alterar ou excluir registros, o usuário deverá selecioná-lo dando dois
cliques na linha do grid, o sistema carregará os dados. O sistema habilita os botões
“Editar” e “Excluir”, se clicar em “Editar” o sistema habilita os campos que podem ser
alterados. Na medida em que os registros são inseridos, alterados e/ou excluídos o
grid é atualizado automaticamente.
23
Para facilitar a localização dos registros inseridos, em todas as abas existe um grid
que exibe os registros cadastrados referentes a cada aba. Os dados do grid poderão
ser exportados para o Excel em qualquer aba, através do botão “Exportar Excel”, a
Figura 8 demonstra a exportação dos dados cadastrados na aba Atividade da
Classificação Documental.
Figura 8 – Função Exportar para Excel
Fonte: A autora.
A Classificação começa na aba Função demostrado na Figura 9, onde são inseridas
as classes principais que correspondem às grandes funções desempenhadas pelo
núcleo. Para inserir uma função o usuário informa o código, nome e uma breve
descrição da função. De acordo com a Arquivologia todos os códigos devem seguir
o método decimal, para garantir essa regra ao clicar em salvar o sistema verifica o
número de dígitos informado no campo que deve ser composto por dois números.
Verifica se a descrição informada já existe na base de dados, exibindo uma
mensagem de erro no topo da janela informando o problema. Essa validação e feita
nos dois casos, inclusão ou alteração.
24
Ao excluir o sistema emite uma mensagem de confirmação de exclusão, se o
usuário clicar em “Sim”, o sistema verifica se a função está associada a alguma
subfunção, caso esteja uma mensagem de erro é exibida informando que não é
possível excluir o registro.
Figura 9 - Classificação Documental - Aba Função
Fonte: A autora.
Na aba Subfunção é realizada a categorização das funções, deve ser informada
inicialmente a função na qual a subfunção pertencerá que pode ser carregada
automaticamente de acordo com o código informado ou selecionada através do
botão existente no campo, como pode ser visto na Figura 10. O sistema habilita os
campos de código, nome e descrição da subfunção. Ao salvar, o sistema valida o
código e verifica se para a função selecionada já existe subfunção com o código
e/ou descrição informados, caso exista, emite uma mensagem de erro impedindo a
gravação do registro, para inclusão ou alteração.
Ao excluir, o sistema emite uma mensagem de confirmação de exclusão, se o
usuário clicar em “Sim”, o sistema verifica se a subfunção está associada a alguma
atividade, caso esteja associada uma mensagem de erro é exibida informando que
não é possível excluir o registro.
25
Figura 10 - Classificação Documental - Aba Subfunção
Fonte: A autora.
A terceira divisão da Classificação Documental é feita na aba Atividade. Seguindo o
padrão, a função é o primeiro campo a ser preenchido, pode ser carregada
automaticamente de acordo com o código informado ou selecionada através do
botão existente no campo. Após o preenchimento da função, o campo subfunção é
habilitado onde o código poderá ser informado da mesma forma. Este campo está
associado à função, sendo assim, ao selecioná-la somente serão carregadas as
subfunções que pertencem à função informada. O sistema habilita os campos de
código, nome e descrição da atividade. Ao salvar, o sistema valida o código da
atividade e verifica se para a função e subfunção selecionada já existe atividade com
o código e/ou descrição informados, caso exista, emite uma mensagem de erro,
impedindo a gravação do registro conforme demonstrado na Figura 11.
Ao excluir, o sistema emite uma mensagem de confirmação de exclusão, se o
usuário clicar em “Sim”, o sistema verifica se a atividade está associada a algum
documento, caso esteja, uma mensagem de erro é exibida informando que não é
possível excluir o registro.
26
Figura 11 - Classificação Documental - Aba Atividade
Fonte: A autora.
Para finalizar, os Documentos que compõem a classificação devem sem ser
cadastrados. Seguindo o padrão, devem ser informadas na sequência a função,
subfunção e a atividade. Após o preenchimento da função, o campo subfunção é
habilitado, tendo selecionado a subfunção, o campo atividade é habilitado, que será
carregado de acordo com a função e subfunção informadas. O sistema habilita os
campos de código, nome e gênero, previamente devem ser cadastrados os itens do
gênero na Configuração de Componentes. O código do documento é composto por
três números. Ao salvar, o sistema valida o código e verifica se para a função,
subfunção e atividade selecionada, existe documento com o código e/ou descrição
informado, caso exista, emite uma mensagem de erro impedindo a gravação do
registro. Ao excluir o sistema emite uma mensagem para confirmação, se o usuário
clicar em “Sim”, o sistema verifica se o documento está associado a produção
documental, a algum dossiê ou a manutenção de arquivo, se estiver associado, uma
mensagem de erro é exibida informando que não é possível excluir o registro como
na Figura 12.
27
Figura 12 - Classificação Documental - Aba Documento
Fonte: A autora.
Com esses itens a Classificação Documental é definida. Outra validação feita no
formulário é caso o usuário feche a janela e existam campos preenchidos em
alguma aba, o sistema emite uma mensagem de informação perguntando se deseja
sair sem salvar. Se clicar em “Sim” o sistema fecha a janela normalmente, se clicar
em “Não” o sistema envia o foco para a aba com campos preenchidos para que o
usuário possa salvar o registro.
O cadastro de Núcleo de Arquivo é uma das melhorias do SADC. Nele é inserida a
estrutura organizacional da empresa, bem como as atividades de cada núcleo. Na
aba Gestor de Arquivo, é feita a definição dos empregados responsáveis por cada
atividade de núcleo associando-as aos núcleos a estrutura de cada arquivo da
empresa é definida. A tela foi dividida em abas, possibilitando inserir, alterar e excluir
dados de todos os itens em um só formulário. Para facilitar a localização dos
registros inseridos, em todas as abas existe um grid que exibe os registros
referentes a cada aba e são atualizados na medida em que são feitas atualizações,
na Figura 13 exibida a seguir a matrícula e nome dos responsáveis foram omitidas.
Para alterar ou excluir registros, o usuário deverá selecioná-lo dando dois cliques na
linha do grid, o sistema carrega os dados e habilita os botões “Editar” e “Excluir”, se
clicar em “Editar” o sistema habilita os campos que podem ser alterados. Os dados
28
dos grids também poderão ser exportados através do botão “Exportar Excel”.
No cadastro de Diretoria, primeira aba, conforme exibido na Figura 13, o código é
automático, devem ser informados a sigla, a nomenclatura e o responsável pelo
núcleo que busca todos os empregados da empresa. Pode ser carregado pela
matrícula ou nome e com a consulta de empregados existente no botão dos campos.
Ao salvar na alteração ou inclusão de registros, o sistema valida a sigla e
nomenclatura da diretoria e verifica se já existe diretoria cadastrada com os nomes
informados. Caso exista, emite uma mensagem de erro impedindo a gravação do
registro. Ao excluir, o sistema emite uma mensagem de confirmação de exclusão, se
o usuário clicar em “Sim”, o sistema verifica se a diretoria está associada a alguma
gerência, departamento, coordenação, gestor, produção documental ou a
manutenção de arquivo. Caso exista uma mensagem de erro é exibida informando
que não é possível excluir o registro.
Figura 13 - Núcleo de Arquivo - Aba Diretoria
Fonte: A autora.
Na segunda aba a Gerência é cadastrada e deve estar sempre associada a uma
diretoria, que pode ser carregada informando a sigla ou através do botão. O código é
automático, a sigla, a nomenclatura e o responsável pelo núcleo são habilitados
após a seleção da diretoria. Ao salvar, o sistema valida a sigla e nomenclatura da
29
gerência verificando se já existe gerência cadastrada com os nomes informados,
caso exista, emite uma mensagem de erro impedindo a gravação do registro. Ao
excluir, o sistema verifica se a gerência está associada a algum departamento,
coordenação, gestor, produção documental ou a manutenção de arquivo, exibindo a
mensagem que impede a exclusão, caso exista. O grid exibe todas as gerências
cadastradas, agrupadas por diretoria.
Na terceira aba devem ser informados os Departamentos da organização. Deve
estar sempre associada a uma diretoria, e se estiver associado a uma gerência, ela
pode ser carregada com o filtro da sigla e estará sempre ligada a diretoria informada,
mas não é obrigatória. O código é automático, a sigla, a nomenclatura e o
responsável pelo núcleo são habilitados após a seleção da diretoria. Ao salvar, o
sistema valida a sigla e nomenclatura do departamento verificando se já existe
departamento cadastrado com os nomes informados, caso exista, emite uma
mensagem de erro impedindo a gravação do registro. Ao excluir, o sistema verifica
se existe coordenação, gestor, produção documental ou manutenção de arquivo
associados ao departamento, exibindo a mensagem que impede a exclusão, caso
exista. O grid exibe os departamentos, agrupados por diretoria e gerência.
Na aba Coordenação, a diretoria é obrigatória, se estiver associado a
umagGerência, e/ou departamento podem filtrados pela sigla e estarão sempre
ligados à diretoria, mas não são obrigatórios. O código é automático, a sigla,
nomenclatura e responsável pelo núcleo são habilitados após a seleção da diretoria.
Ao salvar, o sistema valida a sigla e nomenclatura da coordenação verificando se já
existe departamento cadastrado com os nomes informados, caso exista, emite uma
mensagem de erro que impede a gravação do registro. Ao excluir, o sistema verifica
se a coordenação está associada ao gestor, produção documental ou a manutenção
de arquivo, impedindo a exclusão, quando existir. O grid exibe todas as
coordenações, agrupadas por diretoria e gerência.
Na aba Atividade de Núcleo, são cadastradas todas as atividades dos núcleos de
arquivo. O código é automático e o usuário deve informar o nome da atividade de
núcleo. Ao salvar, o sistema verifica se o nome já existe, caso exista, emite uma
mensagem de erro impedindo a gravação do registro. Ao excluir, o sistema verifica
30
se existe gestor de arquivo associados à atividade, impedindo a exclusão, quando
existir.
Para definir os Gestores de Arquivo inicialmente deve ser informado o núcleo de
arquivo (diretoria, gerência, departamento ou coordenação). A atividade do núcleo
deve ser informada a partir do código ou nome. O gestor é carregado a partir da
pesquisa de empregados, por matrícula ou nome. O campo localidade definido na
Configuração de Componentes, são os locais onde os arquivos se encontram
fisicamente. Ao salvar, o sistema verifica se o gestor já está associado à atividade e
ao núcleo selecionado, caso esteja, emite uma mensagem de erro que impede a
gravação do registro. O empregado pode ser gestor de mais de um núcleo, porém
em atividades de núcleo distintas. Ao excluir, o sistema verifica se existe produção
documental associada ao gestor de arquivo, impedindo a exclusão, quando existir.
Existe também no cadastro de Núcleo de Arquivo a aba Revisão, onde são feitas as
revisões de cada núcleo de arquivo sempre que a estrutura do plano de arquivo é
alterada. Para inserir, deverá ser informado o núcleo de arquivo e atividade do
núcleo. Automaticamente o sistema carrega os dados do gestor e calcula o número
da próxima revisão, somando o número da atual revisão mais um, exibe a data atual
no campo data de revisão, soma dois anos a essa data e exibe no campo próxima
revisão, a Figura 14 demonstra uma inserção de revisão.
31
Figura 14 - Núcleo de Arquivo – Aba Revisão
Fonte: A autora.
A partir dos cadastros de Classificação Documental e Núcleo de Arquivo, a
Produção Documental já pode ser definida. Neste cadastro o Plano de Arquivo de
cada núcleo é montado conforme os documentos produzidos pelo órgão. No antigo
sistema esse cadastro era dividido em duas telas diferentes, onde o usuário tinha
que acessar o documento duas vezes para montar a produção dele, isso causava
transtornos aos usuários uma vez que, caso ele cadastrasse em apenas uma tela,
não poderia utilizar o registro enquanto as outras informações não fossem definidas.
Com isso o key user solicitou que os dois cadastros fossem unificados para facilitar o
trabalho.
Na Produção Documental são definidos os prazos de guarda de cada documento
nos arquivos setoriais e central. A partir desses prazos é possível definir por quanto
tempo os documentos permanecerão arquivados. A tela foi dividida em pequenos
grupos para facilitar a identificação e manipulação dos campos. Todos os campos
conhecidos como LookUpEdit devem estar previamente cadastrados na
Configuração de Componentes.
Para inserir um registro, deve ser selecionado inicialmente o núcleo de arquivo
(diretoria, gerência, departamento ou coordenação), que pode ser carregado a partir
32
da sigla ou pela pesquisa existente no botão do campo. A atividade de núcleo é
carregada a partir do núcleo informado, podendo ser carregada por código e
descrição que pode ser filtrada com parte do nome da atividade, ou através do botão
de pesquisa. Automaticamente os campos gestor do arquivo e localidade são
carregados. O documento pode ser selecionado através do código, composto pelos
quatro itens da classificação documental, para facilitar a visualização foi colocada
uma máscara neste campo ou através do nome. O órgão produtor é carregado
conforme o núcleo de arquivo, se o documento for um dossiê deverá ser marcado o
campo “É um Dossiê?”. O usuário preenche os demais grupos Arquivamento,
Destinação Final / Descarte e Disposição / Recuperação. No grupo Temporalidade
são feitas algumas validações, os prazos podem ser definidos por dia, semana, mês,
ano, mês vigente, ano vigente, vigência e permanente. Se o usuário selecionar um
dos tipos mês vigente, ano vigente, vigência ou permanente, o campo para informar
o número fica desabilitado, se os outros tipos forem selecionados, o usuário terá que
informar o número referente, por exemplo, “1 ANO(S)”.
Ao salvar o registro o sistema verifica se os campos obrigatórios foram preenchidos,
caso haja campos em branco, uma mensagem é exibida como está demonstrado na
Figura 15, informando qual o campo deverá ser preenchido. Se os campos
obrigatórios estiverem preenchidos, o sistema valida se o documento já foi
cadastrado para o núcleo e atividade de núcleo selecionado, emitindo mensagem de
erro caso já exista.
33
Figura 15 - Produção Documental - Inclusão
Fonte: A autora.
Os dados documentos podem ser alterados caso mude o plano de arquivo, para
facilitar a localização dos registros, a pesquisa pode ser realizada de duas formas.
Quando o usuário souber o núcleo, atividade de núcleo e o código do documento,
ele deverá preencher esses campos na própria tela de cadastro e clicar no botão
“Buscar” ou pressionar a tecla F7. Com esse filtro o sistema carrega os demais itens
automaticamente.
Caso o usuário queira verificar se existe produção a partir do documento, poderá
pesquisar através do botão Consultar Produção Documental localizado na parte
inferior da janela. A tela de consulta é carregada, a pesquisa pode ser feita por
34
código ou descrição do documento. Ao clicar em “Buscar” (F7) o sistema carrega no
grid todos os registros existentes que correspondam ao filtro em todos os núcleos e
atividade de núcleo encontrados, como pode ser visualizado na Figura 16. O usuário
poderá selecionar o registro dando dois cliques na linha, o sistema retorna para a
tela de cadastro carregando todos os campos conforme a busca.
Figura 16 - Consulta Produção Documental
Fonte: A autora.
A partir da pesquisa o registro poderá ser alterado ou excluído. Para alterar deverá
clicar em “Editar” e atualizar o que for necessário. Ao salvar, o sistema realiza as
validações feitas na inserção. Ao excluir, o sistema verifica se o registro está
associado a algum dossiê ou a manutenção de arquivo, exibe a mensagem caso
esteja ou exclui o registro se não houver impedimentos. Se fechar a janela e houver
campos preenchidos exibe a mensagem de informação conforme os demais
cadastros.
O cadastro de Disponibilização de Caixas demonstrado na Figura 17 é um novo
recurso inserido para controlar a disponibilização de caixas no Arquivo Central para
que os gestores possam guardar os documentos. Esse controle era feito
35
manualmente e informado ao gestor por telefone, caso outro gestor utilizasse um
número passado para outro núcleo, o sistema não bloqueava a utilização do
número, gerando transtorno aos usuários. Com esse cadastro, os gestores serão
informados através de uma rotina de e-mail automática, com guia de transferência
disponibilizado para ele com os respectivos números de caixa. Nos demais
formulários o número é validado conforme o núcleo e atividades cadastradas
impedindo que outro usuário utilize as caixas indevidamente.
Figura 17 - Cadastro de Disponibilização de Caixas
Fonte: A autora.
Para fazer a liberação das caixas, o funcionário do arquivo central deverá
disponibilizar um guia de transferência, inicialmente, deverá informar o número do
guia, o núcleo de arquivo e atividade de núcleo que receberá os números, e
automaticamente os dados do gestor do arquivo serão carregados. Os números das
caixas poderão ser disponibilizados de duas maneiras, quando for apenas uma
caixa, irá informar somente o campo Inicial e se for uma sequência de números, os
campos Inicial e Final deverão ser informados e o sistema irá gerar a sequência
numérica e inserir os números das caixas individualmente.
Ao clicar no botão “Adicionar Caixa”, o sistema irá validar se o número do guia já
36
existe e se já foi emitido guia para o núcleo informado no mesmo dia, caso tenha,
uma mensagem é disparada impedindo a gravação. O sistema Irá verificar se o
número da caixa já foi disponibilizado para outro núcleo ou atividade de núcleo e por
ser uma nova função, deverá verificar se o número da caixa já existe na manutenção
de arquivo e se o número já existir, o sistema emite uma mensagem de erro que
impede a gravação do número, caso seja uma sequência, ele passa para o próximo
número da sequência e faz o mesmo procedimento. Ao concluir a liberação, é
enviado para o e-mail do gestor do arquivo uma notificação informando o guia e
números de caixas disponibilizados.
O Cadastro de Dossiê é um recurso já existente, onde são inseridos os Dossiês de
cada núcleo de arquivo, bem como os documentos que o compõe. Para ser um
dossiê, o documento deve ser cadastrado na Produção Documental como dossiê.
Para inserir um novo registro deverá informar o núcleo de arquivo, a atividade de
núcleo, e o dossiê que pesquisa os documentos marcados como dossiê
relacionados ao filtro informado. Ao salvar o sistema valida se todos os campos
estão preenchidos e verifica se o documento já existe no dossiê, emitindo uma
mensagem informando quando já existir.
Neste cadastro existe o recurso de Cópia de Dossiê, Figura 18. Esta funcionalidade
facilita a criação de dossiês com estruturas parecidas. O usuário informa os dados
do dossiê de origem e do dossiê de destino, ao salvar o sistema insere todos os
documentos que compõe o dossiê de origem no dossiê de destino de uma só vez.
Assim, o novo dossiê ficará com a estrutura completa, podendo excluir documentos
normalmente caso algum não for necessário no dossiê criado.
37
Figura 18 - Cópia de Dossiês
Fonte: A autora.
O principal controle do sistema é a Manutenção de Arquivo. Nesta funcionalidade os
funcionários dos Arquivos Setorial e Central relacionam os documentos ao suporte
onde estão armazenados. É feito o controle de tudo o que está sob a guarda do
Arquivo Central. Uma das melhorias deste recurso é que os gestores registravam
somente os documentos que seriam transferidos para o Arquivo Central, os
documentos que permaneciam no setor eram controlados paralelamente ao sistema.
Agora os gestores poderão registrar tanto os documentos que ficarão sob sua
guarda tanto os que vão para o Arquivo Central. Para que isso aconteça a utilização
dos recursos do formulário serão validados conforme o perfil do usuário, quando for
os administradores todas as funcionalidades do sistema ficarão liberadas, para os
gestores de arquivo acesso será concedido somente para informações do Núcleo e
Atividade em que estão cadastrados.
Outra melhoria do SADC é que ficam sob a guarda do Arquivo Central outros tipos
de suporte como microfilme, álbuns de fotografia, troféus, etc., utilizando controles
paralelos. Foram inseridos novos campos para que esses itens também possam ser
cadastrados no sistema.
Para inserir um novo registro o usuário deverá informar primeiramente o núcleo de
arquivo, atividade do núcleo, documento carregado conforme a produção
38
documental do núcleo. Caso seja do setorial, deverá preencher o local de
arquivamento no arquivo setorial, informando o tipo de suporte, o número do suporte
e o local (bloco, armário, etc.). Se for central, deverá preencher o local de
arquivamento no arquivo central, com o tipo de suporte, o número do suporte e o
local (bloco, armário, etc.). O gestor deverá solicitar ao arquivo central um número
de caixa para que essa opção possa ser escolhida, que será liberada no cadastro de
Disponibilização de Caixas. Inserido esse número o sistema verifica se existe
temporalidade no arquivo central definida para o documento selecionado na
produção documental, verifica se a caixa está liberada para o núcleo e atividades
selecionadas e se o número já existe na manutenção do arquivo, caso alguma
verificação seja verdadeira, o sistema emite mensagem de erro informando o
ocorrido. Ao preencher os números inicial e final o sistema confere se o número final
é menor ou igual ao inicial, caso seja, é emitida uma mensagem de erro. Para as
datas inicial e final o sistema confere se a final é menor que a inicial impedindo o
preenchimento se for menor. Com estas datas o sistema calcula a data de previsão
de eliminação, somando o ano da data final aos prazos físicos do arquivo setorial e
central definidos para o documento na Produção Documental, somente quando for
“ANO(S)” a opção cadastrada no prazo. Por default o status será sempre “corrente”
na inserção.
Ao salvar o registro o sistema verifica se os campos obrigatórios foram preenchidos,
exibe mensagem no topo da tela com o campo que falta preencher. Se não houver
impedimentos, gera o código do registro automaticamente e grava os dados.
Os dados podem ser selecionados de duas maneiras, uma é informando o código no
campo “Registro” e pressionando “Enter”, o sistema irá buscar a partir do número
informado preenchendo os dados do registro, se existir. Se o número não for
localizado emite mensagem informando. A outra forma de pesquisa é através do
botão “Consultar Manutenção de Arquivo”, Figura 19, nesta pesquisa o usuário tem
varias formas de filtrar a busca, sendo obrigatório informar o Status do registro. O
sistema faz a busca a partir do filtro informado e carrega no grid todos os registros
encontrados, para selecionar, basta dar dois cliques na linha desejada e o sistema
retornará com os dados para o formulário. Assim o registro poderá ser alterado ou
excluído. O Gestor só poderá alterar ou excluir os registros que estiverem sob sua
39
guarda com status “corrente”.
Figura 19 - Consulta Manutenção de Arquivo
Fonte: A autora.
São utilizados formulários auxiliares para atualizar e controlar algumas informações
nesta funcionalidade. Os botões de acesso a eles estão localizados na parte inferior
do formulário. O primeiro é a Guia de Transferência, que gera um relatório a partir
dos dados do núcleo e da guia disponibilizada, lista todas as caixas que serão
enviadas para o Arquivo Central.
Outro recurso desta tela é o de Atualizar Nº. de caixa, utilizado para modificar os
números de caixa no Arquivo Central a partir do número da Caixa no Arquivo
Setorial. Ao abrir o formulário, se estiver sido selecionado um registro na tela de
Manutenção, o sistema preenche as informações com base nesse registro, conforme
exibido no Grupo Arquivo Setorial da Figura 20. Assim, ao clicar em “Atualizar
Caixa”, o sistema atualiza o tipo e número do suporte no arquivo central com o
número informado, em todos os registros associados ao tipo e número do suporte no
local Arquivo Setorial. Caso não tenha registro selecionado, o usuário deverá
selecionar os dados para fazer a atualização.
40
Figura 20 – Atualização de Nº. de Caixa
Fonte: A autora.
Para fazer o Recebimento de Documentos, o usuário deverá acessar o botão
recebimento e será carregado o formulário onde deverá ser informado o núcleo,
atividade do núcleo, e a guia de transferência a ser recebida, Figura 21. Ao clicar em
“Receber Documentos” o sistema altera o status de todos os registros com o número
de caixa no arquivo central associado ao guia, para “intermediário”, e atualiza a data
do recebimento para a data atual. Após a atualização, o sistema abre
automaticamente o relatório com a lista dos registros atualizados, que poderá ser
emitido em outro momento acessando diretamente o relatório.
Figura 21 - Recebimento de Documentos
Fonte: A autora.
Para devolver documentos à área, o usuário poderá acessar a funcionalidade
Devolução de Documentos, que pode ser feita por caixa ou por registro. Para
41
devolver caixa completa, deve informar o número da caixa, clicando em “Devolver
Documento”, o sistema altera o status de todos os registros associados à caixa
informada para “devolvido”. Poderá devolver registros separados, se for somente
um, o campo registro inicial deve ser preenchido, como demostrado na Figura 22. O
sistema irá alterar somente o status do registro informado. Se for uma sequência de
registros, devem-se informar os campos inicial e final, o sistema irá atualizar o status
de todos os registros da sequência. Concluída a atualização, será carregado o
relatório de devolução com todos os documentos devolvidos. Se nenhum registro for
encontrado, o sistema emite mensagem de erro informando o ocorrido.
Figura 22 - Devolução de Documentos
Fonte: A autora.
Em algumas situações os documentos necessitam ser movidos de uma caixa para
outra, por exemplo, em uma eliminação onde ficam sobram poucos documentos,
para atualizar o número de referência da nova caixa, é usada a funcionalidade de
Alterar Nº. de Suporte onde o funcionário informa o tipo e número do suporte anterior
e o número atual, Figura 23. Clicando em Alterar Nº. de Suporte, o sistema atualiza
todos os registros associados ao número anterior para o número atual, evitando que
tenha que entrar cada registro para atualizar ao concluir, exibe relatório com todos
os registros atualizados. Caso não existam registros associados ao número anterior,
o sistema emite uma mensagem de erro.
42
Figura 23 - Alteração de Nº. de Suporte
Fonte: A autora.
O recurso Eliminação de Caixa é utilizado quando se encerra o prazo de guarda do
documento. O funcionário informa os dados do suporte e o sistema altera o status de
todos os registros associados para “eliminado”, figura 24.
Figura 24 - Eliminação de Caixas
Fonte: A autora.
Após serem transferidos para o Arquivo Central os documentos podem ser
emprestados para qualquer funcionário desde que esteja autorizado pelo Gestor do
documento. Para inserir um novo empréstimo o funcionário deve informar
inicialmente o registro na manutenção de arquivo, com esse número o local de
arquivamento e os dados complementares são preenchidos. Poderão ser alterados
os números inicial e final e as datas inicial e final, uma vez que pode ser emprestado
somente um registros do suporte. No grupo Dados do Atendimento, deve ser
43
informada a matrícula do solicitante, o gestor que autorizou o empréstimo, a data do
atendimento, a previsão de devolução é preenchida automaticamente somando 15
dias na data do atendimento, se houver custo para empresa, deve ser informado o
valor do custo, prioridade, tipo de atendimento, tempo do atendimento em minutos –
este campo é utilizado para gerar estatísticas do tempo gasto em cada atendimento
– o tipo de entrega, quantidade de documentos emprestados, finalidade e o status
que por default é “pendente”. Na figura 25, é demonstrado um empréstimo.
Figura 25 - Controle de Empréstimos
Fonte: A autora.
Quando for devolvido o funcionário preenche a data de devolução e o status é
alterado automaticamente para “concluído”. Caso o documento seja extraviado o
funcionário deverá mudar o status para “extraviado”, o sistema emite uma
mensagem solicitando ao usuário a atualização do registro na Manutenção do
Arquivo.
44
Quando acontecer alterações na estrutura organizacional da empresa, por exemplo,
quando a sigla do departamento for alterada, o funcionário deverá cadastrar a nova
sigla como um novo núcleo de arquivo e associá-lo a uma atividade de núcleo, para
atualizar os registros existentes deverá ser acessado o recurso Atualizar Núcleo de
Arquivo, Figura 26, onde o usuário selecionará o núcleo anterior e o núcleo atual.
Clicando em “Atualizar Núcleo” o sistema atualiza todas as tabelas da base de
dados em que a sigla e atividade informadas são utilizadas para a nova sigla e
atividade selecionadas.
Figura 26 – Atualização de Núcleo de Arquivo
Fonte: A autora
Em diversas telas é utilizado o componente LookUpEdit, em situações em que o
usuário deverá escolher entre um item a partir de uma lista pré-definida. Na maioria
desses campos essa lista poderá sofrer alterações constantes, por isso foi criado a
Configuração de Componentes, demonstrado na Figura 27, com este recurso o
próprio usuário poderá inserir, alterar e excluir estes itens. Esse recurso é um
facilitador, uma vez que se fossem definidos diretamente no código os itens de cada
campo, toda vez que houvesse a necessidade de inserir um novo item o usuário
teria que abrir um chamado para manutenção do sistema, que entraria numa fila de
solicitações e nem sempre seria atendido prontamente.
O formulário foi dividido em duas abas, na aba Componente serão cadastrados os
componentes ou campos dos formulários. Na aba Itens do Componente o usuário irá
45
cadastrar os itens do campo, ele irá selecionar o componente, informar a descrição
do item e colocar uma referência, letra ou sigla que identifique o item, é essa
informação que será incluída no banco quando o componente for utilizado. Essa foi
a melhor solução encontrada, pois esses registros já existem na base de dados, e a
atualização poderia causar transtornos.
Figura 27 - Configuração de Componentes
Fonte: A autora
Um dos relatórios gerados pelo SADC é o Relatório de Composição do Dossiê, que
pode ser emitido a partir do dossiê ou do documento. Para listar por dossiê o
funcionário deverá selecionar o dossiê conforme a Figura 28, ao emitir, o sistema
gera relatório que exibe o dossiê e todos os documentos que o compõe conforme
Figura 29. Caso emita por documento, o sistema gera o relatório com todos os
dossiês que estão associados ao documento. Se não informar nenhum filtro o
sistema gera relatório com todos os dossiês cadastrados no sistema, com seus
devidos documentos. O usuário poderá ainda, exportar relatório para PDF, Excel,
Imagem, etc.
46
Figura 28 - Filtro Relatório Dossiê
Fonte: A autora
Figura 29 - Relatório de Dossiê
Fonte: A autora
O Relatório de Caixas por Núcleo de Arquivo, tem como filtro opcional o núcleo e
atividade e obrigatório o tipo suporte (caixa, microfilme, álbum...), conforme
demostrado na Figura 30, ao emitir, lista os números de cada suporte do arquivo
central, cadastrados na manutenção de arquivo Figura 31, exibindo no final o total
de caixas. O usuário poderá exportar relatório para PDF, Excel, Imagem, etc.
Figura 30 – Filtro Relatório de Caixas por Núcleo de Arquivo
Fonte: A autora.
47
Figura 31 - Relatório de Caixas por Núcleo de Arquivo
Fonte: A autora.
O Relatório de Núcleo de Arquivo com Documento a Eliminar, lista todos os núcleos
de arquivo em que a data de previsão de eliminação dos documentos cadastrados
na manutenção de arquivo está dentro do período informado no filtro do relatório.
Exibe também para cada núcleo encontrado os campos de para controle da
devolução da carta de eliminação e da efetivação eliminação dos documentos,
conforme Figura 32.
Figura 32- Relatório de Núcleo de Arquivo com documento a eliminar
Fonte: A autora.
O Relatório de Transferência a Receber, lista os dados do núcleo, atividade, gestor e
guia de transferência calculando o total de caixas associadas a cada guia. Pode ser
filtrado por núcleo e atividade.
48
Figura 33 - Relatório de Transferência a Receber
Fonte: A autora.
O Relatório de Documentos a Microfilmar, lista os dados dos documentos agrupados
ao núcleo e atividade, em que existe prazo para microfilme na produção do
documental, ou seja, lista os documentos que deverão ser microfilmados conforme
demostrado na Figura 34.
Figura 34 - Relatório de Documentos a Microfilmar
Fonte: A autora.
O Relatório de Guia de Transferência de Documentos lista os documentos inseridos
pelos gestores na manutenção de arquivo, em que existe prazo para o arquivo
central na produção documental referente ao filtro informado.
O Relatório de Plano de Arquivo, Figura 35, exibe a relação de todos os do núcleo
de arquivo, listando as informações de identificação, arquivamento, disposição,
temporalidade e destinação final de todos os documentos que compõem o arquivo.
Para emissão deverá ser informado o núcleo e atividade e poderá filtrar também por
49
tipo de armazenamento, em que poderão ser visualizados os documentos separados
em armazenamento físico, eletrônico, etc. Para os técnicos é exibido no fim do
relatório a Ata de Aprovação com assinatura dos responsáveis. Os gestores de
arquivo também poderão emitir o plano de arquivo do núcleo no qual estão
alocados, apenas para consulta, sem a Ata de Aprovação.
Figura 35 - Relatório Plano de Arquivo
Fonte: A autora.
O Relatório Inclusão de Guias de Transferência exibe o período de inclusão em que
os registros foram incluídos na guia de transferência, Figura 36. Pode ser emitido
por núcleo, atividade, gestor de arquivo ou período.
Figura 36 - Relatório Inclusão de Guias de Transferência
Fonte: A autora.
50
O Relatório de Documentos no Arquivo lista os registros cadastrados nos arquivos
central e setorial de acordo com a localização do registro. O status é o filtro
obrigatório. A pesquisa poderá ser feita também por núcleo, atividade, documento,
etc., como pode ser visualizado na Figura 37. Para os técnicos serão exibidos
somente os registros localizados no arquivo central, e para os gestores serão
exibidos os registros localizados no arquivo setorial, conforme o núcleo no qual
estão alocados.
Figura 37 - Filtro Relatório Documentos no Arquivo
Fonte: A autora.
Figura 38 - Relatório Documentos no Arquivo
Fonte: A autora.
51
O Relatório de Empréstimo é utilizado para controlar os empréstimos realizados nos
arquivos central e setorial. Sempre deverá ser informado o status do registro e para
refinar a busca normalmente é informado o filtro solicitante. Os demais filtros são de
núcleo, atividade, documento, suporte, etc., conforme Figura 39 e Figura 40.
Figura 39 - Filtro Relatório de Empréstimo
Fonte: A autora.
Figura 40 - Relatório de Empréstimo
Fonte: A autora.
O Relatório de Lista de Eliminação de Documentos é emitido a partir do núcleo,
atividade e período de eliminação. Poderá ser emitido no modo Sintético ou
Analítico. O Sintético, Figura 41, exibe um relatório agrupado por documento com as
informações via, valor documental, forma de eliminação datas inicial e final e
números inicial e final, e conta o total de caixas e calcula peso médio das caixas.
Exibe também os campos de Eliminar, Preservar e Microfilmar, para gestor defina a
destinação final do documento. O relatório Analítico, Figura 42, mostra todos os
documentos encontrados, exibindo o tipo de suporte e número, o registro,
52
documento, identificadores, datas inicial e final e números inicial e final e a forma de
eliminação.
Figura 41 - Relatório de Lista de Eliminação de Documentos Sitético
Fonte: A autora.
Figura 42 - Relatório de Lista de Eliminação de Documentos Analítico
Fonte: A autora.
53
• Dificuldades Encontradas
Para o desenvolvimento do software algumas dificuldades foram encontradas,
dentre elas:
o A base de dados estava inconsistente e com problemas de modelagem, o que
dificultou a associação dos campos do banco com os itens da tela da aplicação
utilizada, perdeu-se muito tempo “descobrindo” onde cada informação estava
armazenada.
o O sistema não possuía nenhuma documentação o que dificultou a
compreensão e definição dos processos foi, sendo necessário fazer muitas reuniões
com o usuário do sistema.
o A plataforma de desenvolvimento era até então desconhecida, os
conhecimentos foram adquiridos na medida em que o sistema foi desenvolvido, por
isso em alguns momentos, foi necessário voltar a atividades já concluídas para que
fossem implementadas de forma mais correta e coerente.
54
6 CONCLUSÃO
Este trabalho teve como objetivo, o desenvolvimento de um software para controle e
administração de documentos, a fim de atender a necessidade de atualização do
software atualmente utilizado pelo setor de Arquivo da CENIBRA.
Com a dificuldade de implementar novos recursos a única solução encontrada pelos
funcionários era recorrer à planilhas e documentos paralelos, para auxiliar em suas
atividades, o que não garantia segurança pela facilidade de perda de dados. Além
disso, diversas funções foram “adaptadas” no software para atender às solicitações
urgentes dos usuários, sem uma especificação definida e sem a utilização da
documentação do sistema, uma vez que o sistema não possui nenhuma
documentação.
Após o desenvolvimento do sistema foi possível constatar as seguintes melhorias:
• as telas foram desenhadas com o acompanhamento do usuário, utilizando
recursos e componentes atuais que permitem maior interatividade e manipulação
de informações, além de seguir os princípios da usabilidade de sistemas;
• as novas funcionalidades incluídas no sistema foram desenvolvidas para que
toda a gestão documental seja feita em um só lugar. Substituindo a utilização de
diversos controles paralelos;
• o controle da Manutenção de Arquivo e o controle de empréstimos foram
remodelados de forma a atender também ao controle dos documentos que
permanecem nos arquivos setoriais. Com isso os Gestores de Arquivo poderão
manter o cadastro de registros do arquivo corrente. Além de controlar o
empréstimo de documentos nas áreas;
• os relatórios do sistema anterior foram analisados de forma a levantar a real
necessidade de cada um, onde parte deles foram descartados, pois não eram
utilizados e não estavam corretos. Outros foram unificados diminuindo o número
de relatórios. Além de facilitar o trabalho dos usuários, essa diminuição facilitará
também o trabalho dos desenvolvedores em manutenção e melhorias que
possam surgir;
55
• foi implantado o mecanismo de Notificação de E-mails. Um importante recurso
para a comunicação usuários do sistema. Serão disparados e-mails quando as
Guias de transferência forem liberadas, quando o Plano de Arquivo for concluído,
quando houver pendencias de empréstimos, etc;
• a base de dados foi corrigida e ampliada. Foi feita uma varredura em todas as
tabelas existentes, eliminando campos desnecessários e inutilizados. Foram
incluídas as tabelas para armazenamento dos dados das novas funcionalidades
e;
• a documentação gerada dos processos de implementação, com descrição dos
fluxos e diagramas permitirá que manutenções e melhorias que possam surgir
sejam feitas de forma mais segura e eficiente.
O software desenvolvido, acredita-se que será uma eficiente ferramenta, que
permitirá o gerenciamento e controle dos documentos de forma mais segura e
confiável. Porém, se faz necessário acompanhamento da evolução do processo
operacional do arquivo e atualização do software. Afim de atender aos princípios do
Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de
Documento, adotada pelo Conselho Nacional de Arquivos.
Este trabalho contribuiu para o crescimento técnico da aluna, e aplicação dos
conhecimentos nos temas de Análise e Projetos de Sistemas, Engenharia de
Software, Desenvolvimento de Sistemas, adquiridos durante o curso além de trazer
benefícios à empresa estudada. Fica claro que para concluir um desenvolvimento de
projeto dentro do prazo e cumprindo o escopo, é preciso fazer um levantamento de
requisitos detalhado, definindo os possíveis riscos e imprevistos que possam
acontecer.
56
REFERÊNCIAS
BRASIL, Manual de gestão de documentos do estado do Paraná. Secretaria de Estado da Administração e da Previdência. Departamento Estadual de Arquivo Público. 3. ed. Curitiba, 2007. Disponível em: <http://www.arquivopublico.pr.gov.br/arquivos/File/pdf/gestao.pdf>. Acesso em: 20 ago. 2012. CANHOTA JR, Antônio Jorge Sapage et al. Engenharia Reversa. Universidade Federal Fluminense Graduação em Ciência da Computação. Rio de janeiro. 2005. Disponível em: <http://www.ic.uff.br/~otton/graduacao/informaticaI/apresentacoes/eng_reversa.pdf>.Acesso em 27 ago. 2012. CENIBRA, Celulose Nipo-Brasileira S.A. Competência e Missão. Criado em: 03/05/2010. CONARQ, Conselho Nacional de Arquivos. e-ARQ Brasil: Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos / Câmara Técnica de Documentos Eletrônicos. v. 1.1. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2011. Disponível em: <http://www.documentoseletronicos.arquivonacional.gov.br/media/e-arq-brasil-2011-corrigido.pdf>. Acesso em: 20 ago. 2012. DATE, Christopher J. Introdução a sistemas de bancos de dados - Tradução da 8ª Edição Americana. 8. ed. Rio de Janeiro: Campus 2004. DUDZIAK, Elisabeth Adriana. Arquivos e Documentos Empresariais: Da Organização Cotidiana À Gestão Eficiente. Revista de Gestão e Secretariado , São Paulo, 2010, v. 1, n. 1, p. 90–110, jan./jun. 2010. Disponível em: <http://revistagesec.org.br/ojs-2.2.4/index.php/secretariado/article/view/5/74>. Acesso em: 26 ago. 2012. ENGHOLM JR, Hélio. Engenharia de Software na prática. São Paulo: Novatec, 2010. GUDWIN, Ricardo R., Introdução à Linguagem UML. DCA-FEEC-UNICAMP 30/09/2010 Disponível em: <http://www.dca.fee.unicamp.br/~gudwin/ftp/ea976/Estruturais2010.pdf>.Acesso em 27 ago. 2012. MICROSOFT, Partner Network. Microsoft Visual Studio 2005. Disponível em: <https://partner.microsoft.com/brasil/40013160>. Acesso em 02 out. 2012 a. MICROSOFT, Msdn. Visual C#. Disponível em: <http://msdn.microsoft.com/library/vstudio/kx37x362>. Acesso em 02 out. 2012 b. MICROSOFT, Msdn. Visão geral conceitual do .NET Framework. Disponível em: <http://msdn.microsoft.com/pt-br/library/zw4w595w(v=VS.80).aspx>.
57
Acesso em 02 out. 2012 c. PAULA FILHO, Wilson de Pádua. Engenharia de Software - Fundamentos, Métodos e Padrões. 2. ed. Rio de Janeiro: LTC –Livros Técnicos e Científicos Editora S.A. 2003 PENSADOR. Dalai Lama. Disponível em: <http://pensador.uol.com.br/autor/dalai_lama>. Acesso em: 28 ago. 2012. PIEKARSKI, Ana Elisa Tozetto e QUINÁIA, Marcos Antônio. Reengenharia de software: o que, por quê e como. Revista Ciências Exatas e Naturais. Departamento de Informática – UNICENTRO. Guarapuava, 2000, a. 1, n. 2, Jan/Jun 2000. Disponível em: <http://mmstec.eti.br/public/ftc/2012.1/engenharia%20de%20software%20II/artigo%20-%20Reengenharia%20de%20software.pdf>. Acesso em: 26 ago. 2012.
PRESSMAN, Roger S. Engenharia de Software. 5. ed. Rio de Janeiro: McGraw- Hill, 2002. SOMMERVILLE, Ian. Engenharia de Software. 6. ed. São Paulo: Addison Wesley, 2003. SOMMERVILLE, Ian. Engenharia de Software. 9. ed. São Paulo: Pearson, 2011.
58 APÊNDICE
Lista de funções do Projeto
ID Tipo Requisito Descrição Tempo Estimado
Tempo Realizado
1 1 Cadastro de Função Inclusão, Alteração, Exclusão das Funções que irão compor a Classificação Documental.
8 8
2 1 Cadastro de Subfunção Inclusão, Alteração, Exclusão das Subfunções que irão compor a Classificação Documental.
8 8
3 1 Cadastro de Atividades Inclusão, Alteração, Exclusão das Atividades que irão compor a Classificação Documental.
8 8
4 1 Cadastro de Documentos Inclusão, Alteração, Exclusão dos Documentos que irão compor a Classificação Documental.
12 12
5 1 Cadastro de Diretoria Inclusão, Alteração, Exclusão das Diretorias que irão compor o Núcleo de Arquivo.
10 10
6 1 Cadastro de Gerência Inclusão, Alteração, Exclusão das Gerências que irão compor o Núcleo de Arquivo.
10 10
7 1 Cadastro de Departamento Inclusão, Alteração, Exclusão dos Departamentos que irão compor o Núcleo de Arquivo.
10 10
8 1 Cadastro de Coordenação Inclusão, Alteração, Exclusão das Coordenações que irão compor o Núcleo de Arquivo.
10 10
9 1 Cadastro de Atividades do Núcleo de Arquivo
Inclusão, Alteração, Exclusão das Atividades de Núcleo de Arquivo.
8 8
10 1 Cadastro de Gestores do Núcleo de Arquivo
Inclusão, Alteração, Exclusão dos Gestores de Arquivo e Localidade dos Núcleos de Arquivo.
10 10
11 1 Cadastro de Revisão de Núcleo de Arquivo
Inclusão, Alteração, Exclusão da Revisão Núcleos de Arquivo.
8 8
12 1 Cadastro de Produção Documental
Inclusão, Alteração, Exclusão dos Planos de Arquivo de cada Núcleo de Arquivo.
40 60
13 1 Cadastro Disponibilização de Caixas
Inclusão, Alteração, Exclusão de Disponibilização de Caixas no Arquivo Central.
15 20
14 1 Cadastro de Dossiês Inclusão, Alteração, Exclusão dos Dossiês (Conjunto de Documentos).
10 12
15 2 Cópia de Dossiês Cópia da estrutura de um Dossiê para outro Dossiê.
6 8
16 2 Configuração de Componentes
Inclusão, Alteração, Exclusão de Componentes LookupEdit e Itens de cada Componente.
12 12
17 2 Controle da Manutenção Arquivo
Inclusão, Alteração, Exclusão dos Registros de Documentos nos Arquivos Setorial e Central.
50 80
18 2 Controle de Empréstimos Inclusão, Alteração, Exclusão dos Empréstimos de Documentos nos Arquivos Setorial e Central.
30 30
59
19 2 Altera Nº. de Suporte Altera o número do suporte no Arquivo Central (composta por vários registros) para outro número.
8 8
20 2 Altera Siglas Altera a Sigla do Núcleo para outra Sigla nas tabelas dependentes.
8 8
21 2 Atualizar Nº. de Suporte Atualiza os números do suporte no Arquivo Central com base no número do suporte no Arquivo Setorial.
8 8
22 2 Atualizar Núcleo de Arquivo Atualiza Núcleo de Arquivo e Atividade de Núcleo nas tabelas dependentes.
8 8
23 2 Devolução de Documentos
Altera status do registro na manutenção de Arquivo para “DEVOLVIDO” quando este retorna para o Arquivo Setorial.
8 8
24 2 Elimina Documentos Altera status do registro na manutenção de Arquivo para “ELIMINADO”.
8 8
25 2 Recebimento de Documento
Altera status do registro na manutenção de Arquivo para “INTERMEDIÁRIO” quando este é transferido do Arquivo Setorial para o Arquivo Central.
8 8
26 3 Relatório de Dossiês Emite relação de Documentos por Dossiê cadastrados no sistema de acordo com o filtro informado.
8 8
27 3 Relatório de Caixas Emite relação Números de Suporte por Núcleo de Arquivo de acordo com o filtro informado.
8 8
28 3 Relatório de Núcleo de Arquivo com Documento a Eliminar
Emite relação Núcleo de Arquivo que possui registros na Manutenção de Arquivo a eliminar no período informado no filtro.
4 4
29 3 Relatório de Documentos a serem Recebidos
Emite relação Documentos a serem recebidos no Arquivo Central de acordo com o filtro informado.
8 8
30 3 Relatório de Documentos a Microfilmar
Emite relação Documentos a serem microfilmados de acordo com o filtro informado.
8 8
31 3 Guia de Transferência de Documentos
Emite relação Documentos a serem transferidos para o Arquivo Central de acordo com o filtro informado.
6 6
32 3 Relatório de Inclusão de Documentos por Guia de Transferência
Emite relação de datas de inclusão de registros nas guias de acordo com o filtro informado.
6 6
33 3 Relatório de Plano de Arquivo
Emite relação de Documentos que compõem o Plano de Arquivo referente ao Núcleo de Arquivo informado no filtro.
12 12
34 3 Relatório de Manutenção de Arquivo
Emite relação registros existentes na Manutenção de Arquivo que correspondem ao filtro informado.
12 10
35 3 Relatório de Empréstimo Emite relação Empréstimo que correspondem ao filtro informado. 12 10
36 3 Relatório de Lista de Eliminação de Documentos
Emite relação de Documentos com ano de eliminação correspondente ao filtro informado.(Sintético e Analítico)
6 6
60 Restrições do Projeto (Limites do Produto)
O SADC não irá englobar tecnologias de digitalização de documentos;
Análise de Risco do Projeto
Riscos Probabilidade ocorrer Estratégias redução de riscos
Dificuldades para aprendizagem de linguagem de programação. Alta
Disponibilizar contato com algum conhecedor da linguagem e pesquisar por materiais.
Não ter disponíveis softwares necessários. Baixa Buscar softwares alternativos.
Não conseguir configurar o ambiente de desenvolvimento corretamente devido a complexidade do banco de dados.
Média Buscar conhecimentos com colegas de trabalho, e pesquisar em tutorias.
Descrição dos Atores
Ator Descrição
TÉCNICO DO ARQUIVO (ARQUIVO CENTRAL)
Os funcionários do arquivo central são os usuários que têm acesso a todas as funcionalidades do sistema. Eles têm como objetivo realizar tarefas diárias do arquivo, como validação de cadastros, arquivamento, emissão de relatórios, entre outras atividades.
GESTOR DE ARQUIVO (ARQUIVO SETORIAL)
Os Gestores de Arquivo são os funcionários dos arquivos setoriais são usuários que tem como objetivo manter o arquivo corrente das áreas em que estão alocados. Realizam tarefas como solicitação de documentos, consultas de documentos, entre outras atividades.
61 Caso de Uso Completo
62 Módulo Classificação Documental
Módulo Produção Documental
63 Módulo Núcleo de Arquivo
64 Módulo Manutenção de Arquivo
Módulo Relatórios
65 Requisitos Funcionais [RF001] Cadastro de Função Pré-condições:
1. O Sistema está em modo de cadastro.
Fluxo Principal: 1. O Sistema exibe a interface de Classificação Documental - Aba Função. 2. O Técnico informa a opção desejada.
Fluxo alternativo Inserção de Função
1. O Técnico informa os dados da função (Código, Nome e Descrição). 2. O Técnico aciona o comando “Salvar”. 3. O Sistema Valida os Dados:
3.1. Se houver alguma função com o código ou nome informado emite uma mensagem de erro;
3.2. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro; 3.3. Se não houver impedimentos salva dados da função e emite mensagem informativa.
Fluxo alternativo Alteração de Função
1. O Técnico seleciona a função que deseja alterar. 2. O Sistema exibe os dados da Função. 3. O Técnico aciona o comando “Editar”. 4. O Sistema habilita campos que podem ser alterados. 5. O Técnico informa os dados a serem alterados na Função. 6. O Técnico aciona o comando “Salvar”. 7. O Sistema Valida os Dados:
7.1. Se houver alguma função com nome informado emite uma mensagem de erro; 7.2. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro; 3.4. Se não houver impedimentos salva dados da função e emite mensagem informativa.
Fluxo alternativo Exclusão de Função
1. O Técnico seleciona a função que deseja excluir. 2. O Sistema exibe os dados da função. 3. O Técnico aciona o comando “Excluir”. 4. O sistema emite uma mensagem para confirmação da exclusão.
4.1. Se confirmar exclusão: 4.1.1. O Sistema verifica se existem subf unções associadas à função. 4.1.2. Se existir: o Sistema emite uma mensagem de erro e cancela (aborta) a
exclusão. 4.1.3. Se não existir: o Sistema exclui a função da base de dados.
4.2. Se não confirmar exclusão: Sistema cancela (aborta) a exclusão. Fluxo alternativo Seleção de Função
1. O Técnico clica no botão para seleção da função, localizado nas telas dependentes. 2. Se O Técnico informar o código da função.
2.1. O Sistema exibe a tela de Pesquisa de Função com o registro que atender ao filtro. 3. Se não informar o código da função.
3.1. O Sistema exibe a tela de Pesquisa de Função com todos os registros. 4. O Técnico seleciona a Função dando dois cliques. 5. O Sistema retorna dados da função selecionada para a tela de cadastro.
66 [RF002] Cadastro de Subfunção Pré-condições:
1. O sistema está em modo de cadastro. 2. Funções previamente cadastradas.
Fluxo Principal: 1. O Sistema exibe a interface de Classificação Documental - Aba Subfunção. 2. O Técnico informa a opção desejada.
Fluxo alternativo Inserção de Subfunção
1. O Técnico seleciona a função que a subfunção irá pertencer. [RF001] 2. O Sistema carrega o código e o nome da função. 3. O Técnico informa os dados da subfunção (Código, Nome e Descrição). 4. O Técnico aciona o comando “Salvar”. 5. O Sistema Valida os Dados:
5.1. Se houver alguma subfunção com o código ou nome informado associado à função informada emite uma mensagem de erro;
5.2. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro; 5.3. Se não houver impedimentos salva dados da subfunção e emite mensagem
informativa. Fluxo alternativo Alteração de Subfunção
1. O Técnico seleciona a subfunção que deseja alterar. 2. O Sistema exibe os dados da subfunção. 3. O Técnico aciona o comando “Editar”. 4. O Sistema habilita campos que podem ser alterados. 5. O Técnico informa os dados a serem alterados na subfunção. 6. O Técnico aciona o comando “Salvar”. 7. O Sistema Valida os Dados:
7.1. Se houver alguma subfunção com o com código ou nome informado associado à função informada emite uma mensagem de erro;
7.2. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro; 7.3. Se não houver impedimentos altera os dados da subfunção e emite mensagem
informativa. Fluxo alternativo Exclusão de Subfunção
1. O Técnico seleciona a subfunção que deseja excluir. 2. O Sistema exibe os dados da subfunção. 3. O Técnico aciona o comando “Excluir”. 4. O sistema emite uma mensagem para confirmação da exclusão.
4.3. Se confirmar exclusão: 4.3.1. O Sistema verifica se existem atividades associadas à subfunção. 4.3.2. Se existir: o Sistema emite uma mensagem de erro e cancela (aborta) a
exclusão. 4.3.3. Se não existir: o Sistema exclui a subfunção da base de dados.
4.4. Se não confirmar exclusão: Sistema cancela (aborta) a exclusão. Fluxo alternativo Seleção de Subfunção
1. O Técnico clica no botão para seleção da subfunção, localizado nas telas dependentes. 2. Se o Técnico informar o código da subfunção.
2.1. O Sistema exibe a tela de Pesquisa de Subfunção com o registro que atender ao filtro da subfunção e função.
3. Se não informar o código da subfunção. 3.1. O Sistema exibe a tela de Pesquisa de Subfunção com todos os registros.
4. O Técnico seleciona a subfunção dando dois cliques. 5. O Sistema retorna dados da subfunção selecionada para a tela de cadastro.
67 [RF003] Cadastro de Atividades Pré-condições:
1. O sistema está em modo de cadastro. 2. Funções previamente cadastradas. 3. Subfunções previamente cadastradas.
Fluxo Principal:
1. O Sistema exibe a interface de Classificação Documental - Aba Atividade. 2. O Técnico informa a opção desejada.
Fluxo alternativo Inserção de Atividade
1. O Técnico seleciona a função que a atividade irá pertencer. [RF001] 2. O Sistema carrega o código e o nome da função e habilita o campo subfunção. 3. O Técnico seleciona a subfunção que a atividade irá pertencer. [RF002] 4. O Sistema carrega o código e o nome da subfunção e habilita os demais campos. 5. O Técnico informa os dados da atividade (Código, Nome e Descrição). 6. O Técnico aciona o comando “Salvar”. 7. O Sistema Valida os Dados:
7.1. Se houver alguma atividade com o código ou nome informado associado à função e subfunção informadas emite uma mensagem de erro;
7.2. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro; 7.4. Se não houver impedimentos salva dados da atividade e emite mensagem informativa.
Fluxo alternativo Alteração de Atividade
1. O Técnico seleciona a atividade que deseja alterar. 2. O Sistema exibe os dados da atividade. 3. O Técnico aciona o comando “Editar”. 4. O Sistema habilita campos que podem ser alterados. 5. O Técnico informa os dados a serem alterados na Atividade. 6. O Técnico aciona o comando “Salvar”. 7. O Sistema Valida os Dados:
7.1. Se houver alguma atividade com o código ou nome informado associado à função e subfunção informadas emite uma mensagem de erro;
7.2. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro; 7.5. Se não houver impedimentos altera os dados da atividade e emite mensagem
informativa. Fluxo alternativo Exclusão de Atividade
1. O Técnico seleciona a atividade que deseja excluir. 2. O Sistema exibe os dados da atividade. 3. O Técnico aciona o comando “Excluir”. 4. O sistema emite uma mensagem para confirmação da exclusão.
4.1. Se confirmar exclusão: 4.1.1. O Sistema verifica se existem documentos associados à atividade. 4.1.2. Se existir: O Sistema emite uma mensagem de erro e cancela (aborta) a
exclusão. 4.1.3. Se não existir: O Sistema exclui a atividade da base de dados.
4.2. Se não confirmar exclusão: Sistema cancela (aborta) a exclusão. Fluxo alternativo Seleção de Atividade
1. O Técnico clica no botão para seleção da atividade, localizado nas telas dependentes. 2. Se o Técnico informar o código da atividade.
2.1. O Sistema exibe a tela de Pesquisa de Atividade com o registro que atender ao filtro da atividade, subfunção e função.
3. Se não informar o código da atividade.
68 3.1. O Sistema exibe a tela de Pesquisa de Atividade com os registros que atenderem
ao filtro da subfunção e função. 3.2. O Técnico seleciona a atividade dando dois cliques.
4. O Sistema retorna dados da atividade selecionada para a tela de cadastro.
[RF004] Cadastro de Documento Pré-condições:
1. O sistema está em modo de cadastro. 2. Funções previamente cadastradas. 3. Subfunções previamente cadastradas. 4. Atividades previamente cadastradas.
Fluxo Principal:
1. O Sistema exibe a interface de Classificação Documental - Aba Documento. 2. O Técnico informa a opção desejada.
Fluxo alternativo Inserção de Documento
1. O Técnico seleciona a função que o documento irá pertencer. [RF001] 2. O Sistema carrega o código e o nome da função e habilita o campo subfunção. 3. O Técnico seleciona a subfunção que o documento irá pertencer. [RF002] 4. O Sistema carrega o código e o nome da subfunção e habilita o campo atividade. 5. O Técnico seleciona a atividade que o documento irá pertencer. [RF003] 6. O Sistema carrega o código e o nome da atividade e habilita os demais campos. 7. O Técnico informa os dados do documento (Código, Nome, Gênero). 8. O Técnico aciona o comando “Salvar”. 9. O Sistema Valida os Dados:
9.1. Se houver algum documento com o código ou nome informado associado à função, subfunção e atividade informadas emite uma mensagem de erro;
9.2. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro; 9.3. Se não houver impedimentos salva dados do documento e emite mensagem
informativa. Fluxo alternativo Alteração de Documento
1. O Técnico seleciona o documento que deseja alterar. 2. O Sistema exibe os dados do documento. 3. O Técnico aciona o comando “Editar”. 4. O Sistema habilita campos que podem ser alterados. 5. O Técnico informa os dados a serem alterados no documento. 6. O Técnico aciona o comando “Salvar”. 7. O Sistema Valida os Dados:
7.1. Se houver algum documento com o código ou nome informado associado à função, subfunção e atividade informados emite uma mensagem de erro;
7.2. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro; 7.3. Se não houver impedimentos altera os dados do documento e emite mensagem
informativa. Fluxo alternativo Exclusão de Documento
1. O Técnico seleciona o documento que deseja excluir. 2. O Sistema exibe os dados do documento. 3. O Técnico aciona o comando “Excluir”. 4. O sistema emite uma mensagem para confirmação da exclusão.
4.1. Se confirmar exclusão: 4.1.1. O Sistema verifica se existem associações com a Produção Documental, Arquivo
Central e Dossiês. 4.1.2. Se existir: O Sistema emite uma mensagem de erro e cancela (aborta) a
69 exclusão.
4.1.3. Se não existir: O Sistema exclui o documento. 4.2. Se não confirmar exclusão: Sistema cancela (aborta) a exclusão.
Fluxo alternativo Seleção de Documentos
1. O Técnico clica no botão para seleção do documento, localizado nas telas dependentes. 2. Se o Técnico informar o código do documento.
2.1. O Sistema exibe a tela de Pesquisa de Documentos com o registro que atender ao filtro.
3. Se não informar o código do documento. 3.1. O Sistema exibe a tela de Pesquisa de Documentos com todos os registros.
4. O Técnico seleciona o documento dando dois cliques. 5. O Sistema retorna dados do documento selecionado para a tela de cadastro.
[RF005] Cadastro de Diretoria Pré-condições:
1. O sistema está em modo de cadastro. Fluxo Principal:
1. O Sistema exibe a interface de Núcleo de Arquivo – Aba Diretoria. 2. O Técnico informa a opção desejada.
Fluxo alternativo Inserção de Diretoria
1. O Técnico informa os dados iniciais da diretoria (Sigla e Nomenclatura). 2. O Técnico seleciona o responsável. 3. O Sistema carrega a matrícula e o nome do responsável. 4. O Técnico aciona o comando “Salvar”. 5. O Sistema Valida os Dados:
5.1. Se houver alguma diretoria com a sigla ou nomenclatura informada emite uma mensagem de erro;
5.2. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro; 5.3. Se não houver impedimentos salva dados da diretoria e emite mensagem informativa.
Fluxo alternativo Alteração de Diretoria
1. O Técnico seleciona a diretoria que deseja alterar. 2. O Sistema exibe os dados da diretoria. 3. O Técnico aciona o comando “Editar”. 4. O Sistema habilita campos que podem ser alterados. 5. O Técnico informa os dados a serem alterados na diretoria. 6. O Técnico aciona o comando “Salvar”. 7. O Sistema Valida os Dados:
7.1. Se houver alguma diretoria com a sigla informada emite uma mensagem de erro; 7.2. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro; 7.3. Se não houver impedimentos salva dados da diretoria e emite mensagem informativa.
Fluxo alternativo Exclusão de Diretoria
1. O Técnico seleciona a diretoria que deseja excluir. 2. O Sistema exibe os dados da diretoria. 3. O Técnico aciona o comando “Excluir”. 4. O sistema emite uma mensagem para confirmação da exclusão.
4.1. Se confirmar exclusão: 4.1.1. O Sistema verifica se existe gerência, departamento, coordenação e produção
documental, associadas à diretoria. 4.1.2. Se existir: O Sistema emite uma mensagem de erro e cancela (aborta) a
exclusão.
70 4.1.3. Se não existir: O Sistema exclui a diretoria da base de dados.
4.2. Se não confirmar exclusão: Sistema cancela (aborta) a exclusão. Fluxo alternativo Seleção de Diretoria
1. O Técnico clica no botão para seleção da diretoria, localizado nas telas dependentes. 2. Se o técnico informar a sigla da diretoria.
2.1. O sistema exibe a tela de Pesquisa de Diretoria com o registro que atender ao filtro. 3. Se não informar a sigla da diretoria.
3.1. O sistema exibe a tela de Pesquisa de Diretoria com todos os registros. 4. O Técnico seleciona a diretoria dando dois cliques. 5. O sistema retorna dados da diretoria selecionada para a tela de cadastro.
[RF006] Cadastro de Gerência Pré-condições:
1. O sistema está em modo de cadastro. 2. Diretorias previamente cadastradas.
Fluxo Principal:
1. O Sistema exibe a interface de Núcleo de Arquivo – Aba Gerência. 2. O Técnico informa a opção desejada.
Fluxo alternativo Inserção de Gerência
1. O Técnico seleciona a diretoria. [RF005] 2. O Sistema carrega a sigla e a nomenclatura da diretoria. 3. O Técnico informa os dados iniciais da gerência (Sigla e Nomenclatura). 4. O Técnico seleciona o responsável. [RF010] 5. O Sistema carrega a matrícula e o nome do responsável. 6. O Técnico aciona o comando “Salvar”. 7. O Sistema Valida os Dados:
7.1. Se houver alguma gerência com a sigla informada emite uma mensagem de erro; 7.2. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro; 7.3. Se não houver impedimentos salva dados da gerência e emite mensagem informativa.
Fluxo alternativo Alteração de Gerência
1. O Técnico seleciona a gerência que deseja alterar. 2. O Sistema exibe os dados da gerência. 3. O Técnico aciona o comando “Editar”. 4. O Sistema habilita campos que podem ser alterados. 5. O Técnico informa os dados a serem alterados na gerência. 6. O Técnico aciona o comando “Salvar”. 7. O Sistema Valida os Dados:
7.1. Se houver alguma gerência com a sigla informada emite uma mensagem de erro; 7.2. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro; 7.3. Se não houver impedimentos salva dados da gerência e emite mensagem informativa.
Fluxo alternativo Exclusão de Gerência
1. O Técnico seleciona a gerência que deseja excluir. 2. O Sistema exibe os dados da gerência. 3. O Técnico aciona o comando “Excluir”. 4. O Sistema emite uma mensagem para confirmação da exclusão.
4.1. Se confirmar exclusão: 4.1.1. O Sistema verifica se existe departamento, coordenação e produção
documental, associadas à gerência. 4.1.2. Se existir: O Sistema emite uma mensagem de erro e cancela (aborta) a
exclusão. 4.1.3. Se não existir: O Sistema exclui a gerência da base de dados.
71 4.2. Se não confirmar exclusão: Sistema cancela (aborta) a exclusão.
Fluxo alternativo Seleção de Gerência
1. O Técnico clica no botão para seleção da gerência, localizado nas telas dependentes. 2. Se o Técnico informar a sigla da gerência.
2.1. O Sistema exibe a tela de Pesquisa de Gerência com o registro que atender ao filtro. 3. Se não informar a sigla da gerência.
3.1. O Sistema exibe a tela de Pesquisa de Gerência com todos os registros. 4. O Técnico seleciona a gerência dando dois cliques. 5. O Sistema retorna dados da gerência selecionada para a tela de cadastro.
[RF007] Cadastro de Departamento Pré-condições:
1. O sistema está em modo de cadastro. 2. Diretorias previamente cadastradas. 3. Gerências podem ou não estar cadastradas.
Fluxo Principal:
1. O Sistema exibe a interface de Núcleo de Arquivo – Aba Departamento. 2. O Técnico informa a opção desejada.
Fluxo alternativo Inserção de Departamento
1. O Técnico seleciona a diretoria. [RF005] 2. O Sistema carrega a sigla e a nomenclatura da diretoria. 3. Se o departamento pertencer a uma gerência
3.1. O Técnico seleciona a gerência. [RF006] 3.2. O Sistema carrega a sigla e a nomenclatura da gerência.
4. Se não pertencer a uma gerencia segue fluxo normal. 5. O Técnico informa os dados iniciais do departamento (Sigla e Nomenclatura). 6. O Técnico seleciona o responsável. [RF010] 7. O Sistema carrega a matrícula e o nome do responsável. 8. O Técnico aciona o comando “Salvar”. 9. O Sistema Valida os Dados:
9.1. Se houver algum departamento com a sigla e/ou nomenclatura informada associada à diretoria e/ou gerência informadas emite uma mensagem de erro;
9.2. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro; 9.3. Se não houver impedimentos salva dados do departamento e emite mensagem
informativa. Fluxo alternativo Alteração de Departamento
1. O Técnico seleciona o departamento que deseja alterar. 2. O Sistema exibe os dados do departamento. 3. O Técnico aciona o comando “Editar”. 4. O Sistema habilita campos que podem ser alterados. 5. O Técnico informa os dados a serem alterados no departamento. 6. O Técnico aciona o comando “Salvar”. 7. O Sistema Valida os Dados:
7.1. Se houver algum departamento com a sigla informada associada à diretoria e/ou gerência informada emite uma mensagem de erro;
7.2. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro; 7.3. Se não houver impedimentos salva dados do departamento e emite mensagem
informativa. Fluxo alternativo Exclusão de Departamento
1. O Técnico seleciona o departamento que deseja excluir.
72 2. O Sistema exibe os dados do departamento. 3. O Técnico aciona o comando “Excluir”. 4. Sistema emite uma mensagem para confirmação da exclusão.
4.1. Se confirmar exclusão: 4.1.1. O Sistema verifica se existe coordenação e produção documental, associadas
ao departamento. 4.1.2. Se existir: O Sistema emite uma mensagem de erro e cancela (aborta) a
exclusão. 4.1.3. Se não existir: O Sistema exclui o departamento da base de dados.
4.2. Se não confirmar exclusão: Sistema cancela (aborta) a exclusão. Fluxo alternativo Seleção de Departamento
1. O Técnico clica no botão para seleção do departamento, localizado nas telas dependentes. 2. Se O Técnico informar a sigla do departamento.
2.1. O Sistema exibe a tela de Pesquisa de Departamento com o registro que atender ao filtro.
3. Se não informar a sigla do departamento. 3.1. O Sistema exibe a tela de Pesquisa de Departamento com todos os registros.
4. O Técnico seleciona o departamento dando dois cliques. 5. O Sistema retorna dados do departamento selecionado para a tela de cadastro.
[RF008] Cadastro de Coordenação Pré-condições:
1. O sistema está em modo de cadastro. 2. Diretorias previamente cadastradas. 3. Gerências podem ou não estar cadastradas. 4. Departamentos podem ou não estar cadastrados.
Fluxo Principal:
1. O Sistema exibe a interface de Núcleo de Arquivo – Aba Coordenação. 2. O Técnico informa a opção desejada.
Fluxo alternativo Inserção de Coordenação
1. O Técnico seleciona a diretoria. [RF005] 2. O Sistema carrega a sigla e a nomenclatura da diretoria. 3. Se a coordenação pertencer a uma gerência.
3.1. O Técnico seleciona a gerência. [RF006] 3.2. O Sistema carrega a sigla e a nomenclatura da gerência.
4. Se a coordenação pertencer a um departamento. 4.1. O Técnico seleciona o departamento. [RF007] 4.2. O Sistema carrega a sigla e a nomenclatura do departamento.
5. Se não pertencer a um departamento segue fluxo normal. 6. O Técnico informa os dados iniciais da coordenação (Sigla e Nomenclatura). 7. O Técnico seleciona o responsável. [RF010] 8. O Sistema carrega a matrícula e o nome do responsável. 9. O Técnico aciona o comando “Salvar”. 10. O Sistema Valida os Dados:
10.1. Se houver alguma coordenação com a sigla informada associada à diretoria e/ou gerência e/ou departamento informado emite uma mensagem de erro;
10.2. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro; 10.3. Se não houver impedimentos salva dados da coordenação e emite mensagem
informativa. Fluxo alternativo Alteração de Coordenação
1. O Técnico seleciona a coordenação que deseja alterar.
73 2. O Sistema exibe os dados da coordenação. 3. O Técnico aciona o comando “Editar”. 4. O Sistema habilita campos que podem ser alterados. 5. O Técnico informa os dados a serem alterados na coordenação. 6. O Técnico aciona o comando “Salvar”. 7. O Sistema Valida os Dados:
7.1. Se houver alguma coordenação com a sigla informada associada à diretoria e/ou gerência e/ou departamento informado emite uma mensagem de erro;
7.2. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro; 7.3. Se não houver impedimentos salva dados da coordenação e emite mensagem
informativa. Fluxo alternativo Exclusão de Coordenação
1. O Técnico seleciona a coordenação que deseja excluir. 2. O Sistema exibe os dados da coordenação. 3. O Técnico aciona o comando “Excluir”. 4. Sistema emite uma mensagem para confirmação da exclusão.
4.1. Se confirmar exclusão: 4.1.1. O Sistema verifica se existe produção documental, associada à coordenação. 4.1.2. Se existir: O Sistema emite uma mensagem de erro e cancela (aborta) a
exclusão. 4.1.3. Se não existir: O Sistema exclui a coordenação da base de dados.
4.2. Se não confirmar exclusão: Sistema cancela (aborta) a exclusão.
[RF009] Consultar Núcleo de Arquivo Pré-condições:
1. Núcleos previamente cadastrados. Fluxo Principal:
1. O Sistema exibe a interface de cadastro que contém o campo Núcleo de Arquivo. 2. O Técnico inicia um cadastro.
Fluxo alternativo Seleção de Núcleo de Arquivo
1. O Técnico clica no botão para seleção do núcleo de arquivo, localizado nas telas de cadastro e controle.
2. O Sistema exibe a tela de Consulta de Núcleo de Arquivo com as abas Diretoria, Gerência, Departamento e Coordenação com todos os registros cadastrados.
3. O Técnico seleciona um núcleo de arquivo dando dois cliques. 4. O Sistema retorna dados do núcleo de arquivo selecionado para a tela de cadastro.
[RF0010] Cadastro de Atividades do Núcleo de Arquiv o Pré-condições:
1. O sistema está em modo de cadastro. Fluxo Principal:
1. O Sistema exibe a interface de Núcleo de Arquivo – Aba Atividade Núcleo. 2. O Técnico informa a opção desejada.
Fluxo alternativo Inserção de Atividades do Núcleo
1. O Técnico informa os dados da atividade (Nomenclatura). 2. O Técnico aciona o comando “Salvar”. 3. O Sistema Valida os Dados:
3.1. Se houver alguma atividade com a nomenclatura informada emite uma mensagem de
74 erro;
3.2. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro; 3.3. Se não houver impedimentos salva dados da atividade e emite mensagem informativa.
Fluxo alternativo Alteração de Atividades do Núcleo
1. O Técnico seleciona a Atividade que deseja alterar. 2. O Sistema exibe os dados da Atividade. 3. O Técnico aciona o comando “Editar”. 4. O Sistema habilita campos que podem ser alterados. 5. O Técnico informa os dados a serem alterados na Atividade. 6. O Técnico aciona o comando “Salvar”. 7. O Sistema Valida os Dados:
7.1. Se houver alguma atividade com a nomenclatura informada emite uma mensagem de erro;
7.2. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro; 7.3. Se não houver impedimentos salva dados da atividade.
Fluxo alternativo Exclusão de Atividades do Núcleo
1. O Técnico seleciona a atividade que deseja excluir. 2. O Sistema exibe os dados da atividade. 3. O Técnico aciona o comando “Excluir”. 4. O sistema emite uma mensagem para confirmação da exclusão.
4.1. Se confirmar exclusão: 4.1.1. O Sistema verifica se existe gestor de arquivo, associadas à atividade. 4.1.2. Se existir: O Sistema emite uma mensagem de erro e cancela (aborta) a
exclusão. 4.1.3. Se não existir: O Sistema exclui a atividade da base de dados.
4.2. Se não confirmar exclusão: Sistema cancela (aborta) a exclusão. Fluxo alternativo Seleção de Atividade do Núcleo
1. O Técnico clica no botão para seleção da atividade do núcleo, localizado nas telas dependentes.
2. Se o Técnico informar o código da atividade do núcleo. 2.1. O Sistema exibe a tela de Pesquisa de Atividades do Núcleo com o registro que
atender ao filtro. 3. Se não informar o código da atividade do núcleo.
3.1. O Sistema exibe a tela de Pesquisa de Atividades do Núcleo com todos os registros. 4. O Técnico seleciona a atividades do núcleo dando dois cliques. 5. O Sistema retorna dados da atividade do núcleo selecionado para a tela de cadastro.
[RF0011] Cadastro de Gestor de Arquivo Pré-condições:
1. O sistema está em modo de cadastro. Fluxo Principal:
1. O Sistema exibe a interface de Núcleo de Arquivo – Aba Gestor de Arquivo. 2. O Técnico informa a opção desejada.
Fluxo alternativo Inserção de Gestor de Arquivo
1. O técnico seleciona o núcleo de arquivo. [RF009] 2. O Sistema carrega o código, sigla, nomenclatura e tipo do núcleo. 3. O Técnico seleciona a atividade do núcleo de arquivo. [RF010] 4. O Sistema carrega o código, a descrição da atividade do núcleo. 5. O Técnico seleciona o empregado gestor do arquivo. 6. O Sistema carrega a matrícula e o nome do gestor do arquivo.
75 7. O Técnico aciona o comando “Salvar”. 8. O Sistema Valida os Dados:
8.1. Se para o núcleo e atividade selecionados já existir um gestor emite uma mensagem de erro;
8.2. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro; 8.3. Se não houver impedimentos salva dados do gestor de arquivo e emite mensagem
informativa. Fluxo alternativo Alteração de Gestor de Arquivo
1. O Técnico seleciona o registro que deseja alterar. 2. O Sistema exibe os dados do gestor de arquivo. 3. O Técnico aciona o comando “Editar”. 4. O Sistema habilita campos que podem ser alterados. 5. O Técnico informa os dados a serem alterados para o gestor do arquivo. 6. O Técnico aciona o comando “Salvar”. 7. O Sistema Valida os Dados:
7.1. Se para o núcleo e atividade selecionados já existir um gestor emite uma mensagem de erro;
7.2. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro; 7.3. Se não houver impedimentos salva dados do gestor de arquivo e emite mensagem
informativa. Fluxo alternativo Exclusão de Gestor de Arquivo
1. O Técnico seleciona o registro que deseja excluir. 2. O Sistema exibe os dados do gestor de arquivo. 3. O Técnico aciona o comando “Excluir”. 4. O sistema emite uma mensagem para confirmação da exclusão.
4.3. Se confirmar exclusão: 4.3.1. O Sistema verifica se existe produção documental, associada ao gestor. 4.3.2. Se existir: O Sistema emite uma mensagem de erro e cancela (aborta) a
exclusão. 4.3.3. Se não existir: O Sistema exclui o gestor da base de dados.
4.4. Se não confirmar exclusão: Sistema cancela (aborta) a exclusão. Fluxo alternativo Seleção de Gestor de Arquivo
1. O Técnico clica no botão para seleção do gestor de arquivo, localizado nas telas dependentes.
2. Se O Técnico informar a matrícula do gestor. 2.1. O Sistema exibe a tela de Pesquisa de Empregados com o registro que atender ao
filtro. 3. Se não informar a matrícula do gestor.
3.1. O Sistema exibe a tela de Pesquisa de Empregados com todos os registros. 4. O Técnico seleciona o gestor dando dois cliques. 5. O Sistema retorna dados do gestor selecionado para a tela de cadastro.
[RF0012] Pesquisa de Empregados (Responsáveis / Ges tores) Pré-condições:
1. O sistema está em modo de cadastro. Fluxo Principal:
1. O Sistema exibe a interface de Núcleo de Arquivo e seleciona a aba desejada. 2. O Técnico inicia um cadastro.
Fluxo alternativo Seleção de Responsáveis pela Unid ade Organizacional
1. O Técnico clica no botão para seleção do responsável, localizado nas telas dependentes.
76 2. Se O Técnico informar a matrícula do responsável.
2.1. O Sistema exibe a tela de Pesquisa de Empregados com o registro que atender ao filtro.
3. Se não informar a matrícula do responsável. 3.1. O Sistema exibe a tela de Pesquisa de Empregados com todos os registros.
4. O Técnico seleciona o responsável dando dois cliques. 5. O Sistema retorna dados do responsável selecionado para a tela de cadastro.
[RF0013] Configuração de Componentes – Aba Componen te Pré-condições:
1. O sistema está em modo de cadastro. Fluxo Principal:
1. O Sistema exibe a interface de Configuração de Componentes – Aba Componente. 2. O Técnico informa a opção desejada.
Fluxo alternativo Inserção de Componente
1. O Técnico informa os dados do Componente (Item da tela). 2. O Administrador aciona o comando “Salvar”. 3. O Sistema Valida os Dados:
3.1. Se houver algum componente com o nome informado emite uma mensagem de erro; 3.2. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro; 3.3. Se não houver impedimentos salva dados do componente.
Fluxo alternativo Alteração de Componente
1. O Técnico seleciona o componente que deseja alterar. 2. O Sistema exibe os dados do componente. 3. O Técnico aciona o comando “Editar”. 4. O Sistema habilita campos que podem ser alterados. 5. O Técnico informa os dados a serem alterados no componente. 6. O Técnico aciona o comando “Salvar”. 7. O Sistema Valida os Dados:
7.1. Se houver algum componente com o nome informado envia uma mensagem de erro; 7.2. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro; 7.3. Se não houver impedimentos salva dados do componente e emite mensagem
informativa. Fluxo alternativo Exclusão de Componente
1. O Técnico seleciona o componente que deseja excluir. 2. O Sistema exibe os dados do componente. 3. O Técnico aciona o comando “Excluir”. 4. O sistema emite uma mensagem para confirmação da exclusão.
4.1. Se confirmar exclusão: 4.1.1. O Sistema verifica se existe item associado ao componente. 4.1.2. Se existir: O Sistema emite uma mensagem de erro e cancela (aborta) a
exclusão. 4.1.3. Se não existir: O Sistema exclui o componente da base de dados. 4.1.4. Se não confirmar exclusão: Sistema cancela (aborta) a exclusão.
Fluxo alternativo Seleção de Componente
1. O Técnico clica no botão para seleção do componente localizado na tela de item. 2. Se o Técnico informar o código do componente.
2.1. O Sistema exibe a tela de Pesquisa de Componente com o registro que atender ao filtro.
3. Se não informar o código do componente.
77 3.1. O Sistema exibe a tela de Pesquisa de Componente com todos os registros.
4. O Técnico seleciona o componente dando dois cliques. 5. O Sistema retorna dados do componente selecionado para a tela de cadastro.
[RF0014] Configuração de Componentes – Aba Itens do componente Pré-condições:
1. O sistema está em modo de cadastro. 2. Itens do componente previamente cadastrados.
Fluxo Principal:
1. O Sistema exibe a interface de Itens do componente. 2. O Técnico informa a opção desejada.
Fluxo alternativo Inserção de Itens do componente
1. O Técnico seleciona o componente. [RF013] 2. O Sistema carrega o código e nomenclatura do componente. 4. O Técnico informa os dados do item (Nome e Referência). 5. O Técnico aciona o comando “Salvar”. 6. O Sistema Valida os Dados:
6.1. Se houver algum item com o nome informado associado ao componente informado emite uma mensagem de erro;
6.2. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro; 6.3. Se não houver impedimentos salva dados do item e emite mensagem informativa.
Fluxo alternativo Alteração de Itens do componente
1. O Técnico seleciona o item que deseja alterar. 2. O Sistema exibe os dados do item. 3. O Técnico aciona o comando “Editar”. 4. O Sistema habilita campos que podem ser alterados. 5. O Técnico informa os dados a serem alterados no item. 6. O Técnico aciona o comando “Salvar”. 7. O Sistema Valida os Dados:
7.1. Se houver algum item com o nome ou referência informado associado ao Componente informado emite uma mensagem de erro;
7.2. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro; 7.3. Se não houver impedimentos salva dados do item e emite mensagem informativa.
Fluxo alternativo Exclusão de Itens do componente
1. O Técnico seleciona o item que deseja excluir. 2. O Sistema exibe os dados do item. 3. O Técnico aciona o comando “Excluir”. 4. O sistema emite uma mensagem para confirmação da exclusão.
4.1. Se confirmar exclusão: 4.1.1. O Sistema verifica existem registros cadastrados associados ao item.
4.2. Se existir: O Sistema emite uma mensagem de erro e cancela (aborta) a exclusão. 4.3. Se não existir: O Sistema exclui o item da base de dados. 4.4. Se não confirmar exclusão: Sistema cancela (aborta) a exclusão.
[RF0015] Cadastro de Produção Documental Pré-condições:
1. O sistema está em modo de cadastro. 2. Classificação Documental previamente cadastrada. 3. Núcleo de Arquivo previamente cadastrado.
78 4. Atividade do Núcleo previamente cadastrada. 5. Gestor de Arquivo previamente cadastrado. 6. Configuração de Componentes previamente cadastrados.
Fluxo Principal:
1. O Sistema exibe a interface de Produção Documental. 2. O Técnico informa a opção desejada.
Fluxo alternativo Inserção de Produção Documental
1. O Técnico seleciona o Núcleo de Arquivo. [RF009] 2. O Sistema carrega o código, sigla, nomenclatura e tipo do núcleo. 3. O Técnico seleciona a atividade do núcleo. 4. O Sistema carrega o código, a descrição da atividade, a matrícula o nome do gestor da
atividade e a localidade. 5. O Técnico seleciona o documento. 6. O Sistema carrega a código e a descrição do documento. 7. O Técnico Seleciona o órgão produtor. 8. Sistema Carrega o código, sigla, nomenclatura e tipo do órgão. 9. Se o documento for um dossiê:
9.1. O Técnico ativa o campo “É um Dossiê”. 10. O Técnico informa os dados de Arquivamento, Destinação Final/Descarte e
Disposição/Recuperação. 11. O Técnico informa o Prazo Físico 1 do Arquivo Setorial e seleciona o tempo de retenção
(Ano, Ano Vigente, Dia, Mês, Mês Vigente, Permanente, Semana e Vigência). 11.1. Se o Tempo de retenção selecionado for Permanente, Ano Vigente, Mês Vigente ou
Vigencia: 11.1.1. O Sistema desabilita e limpa o campo Prazo 1.
12. O Técnico informa o Prazo Físico 2 do Arquivo Setorial e seleciona o tempo de retenção (Ano ou Mês).
13. O Técnico informa o Prazo Eletrônico do Arquivo Setorial e seleciona o tempo de retenção (Ano, Permanente ou Vigência). 13.1. Se o Tempo de retenção selecionado for Permanente ou Vigência:
13.1.1. Sistema desabilita e limpa o campo Prazo 1. 14. O Técnico Informa o Prazo Físico 1 do Arquivo Central e seleciona o tempo de retenção
(Ano ou Permanente). 14.1. Se o Tempo de retenção selecionado for Permanente:
14.1.1. Sistema desabilita e limpa o campo Prazo 1. 15. O Técnico informa o Prazo Microfilme do Arquivo Central e seleciona o tempo de retenção
(Ano ou Permanente). 15.1. Se o Tempo de retenção selecionado for Permanente:
15.1.1. Sistema desabilita e limpa o campo Prazo 1. 16. O Técnico aciona o comando “Salvar”. 17. O Sistema Valida os Dados:
17.1. Se o documento selecionado, já estiver relacionado ao núcleo e atividade selecionados emite uma mensagem de erro;
17.2. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro; 17.3. Se não houver impedimentos salva dados da produção documental.
Fluxo alternativo Alteração de Produção Documental
1. O Técnico seleciona o registro que deseja alterar. 2. O Sistema exibe os dados do registro selecionado. 3. O Técnico aciona o comando “Editar”. 4. O Sistema habilita campos que podem ser alterados. 5. O Técnico informa os dados a serem alterados na Produção Documental. 6. O Técnico aciona o comando “Salvar”. 7. O Sistema Valida os Dados:
79 7.1. Se o documento selecionado, já estiver relacionado ao núcleo e atividade
selecionados emite uma mensagem de erro; 7.2. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro; 7.3. Se não houver impedimentos salva dados da produção documental.
Fluxo alternativo Exclusão de Produção Documental
1. O Técnico seleciona o registro que deseja excluir. 2. O Sistema exibe os dados do registro. 3. O Técnico aciona o comando “Excluir”. 4. O sistema emite uma mensagem para confirmação da exclusão.
4.1. Se confirmar exclusão: 4.1.1. O Sistema verifica se o registro está associado ao algum dossiê ou a
manutenção de arquivo. 4.1.2. Se existir: O Sistema emite uma mensagem de erro e cancela (aborta) a
exclusão. 4.1.3. Se não existir: O Sistema exclui o registro da produção documental da base de
dados. 4.2. Se não confirmar exclusão: Sistema cancela (aborta) a exclusão.
[RF0016] Cadastro de Dossiê Pré-condições:
1. O sistema está em modo de cadastro. 2. Classificação Documental previamente cadastrada. 3. Núcleo de Arquivo previamente cadastrado. 4. Atividade do Núcleo previamente cadastrada 5. Gestor de Arquivo previamente cadastrados. 6. Produção Documental previamente cadastrada (Marcados como “É um Dossiê”).
Fluxo Principal:
1. O Sistema exibe a interface de Dossiê. 2. O Técnico informa a opção desejada.
Fluxo alternativo Inserção de Dossiê
1. O Técnico seleciona o núcleo de arquivo. 2. O Sistema carrega a sigla e a nomenclatura do núcleo. 3. O Técnico seleciona a atividade do núcleo. 4. Sistema carrega o código e a descrição da atividade. 5. O Técnico seleciona o documento que é dossiê. 6. Sistema carrega o código e a descrição do dossiê. 7. O Técnico seleciona o documento que irá compor o dossiê. [RF0016] 8. Sistema carrega o código e a descrição do documento. 9. O Técnico aciona o comando “Salvar”. 10. O Sistema Valida os Dados:
10.1. Se o documento selecionado já estiver associado ao núcleo, atividade e dossiê informado emite uma mensagem de erro;
10.2. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro; 10.3. Se não houver impedimentos salva dados do dossiê.
Fluxo alternativo Alteração de Dossiê
1. O Técnico seleciona o dossiê que deseja alterar. 2. O Sistema exibe os dados do dossiê. 3. O Técnico aciona o comando “Editar”. 4. O Sistema habilita campos que podem ser alterados. 5. O Técnico informa os dados a serem alterados no dossiê. 6. O Técnico aciona o comando “Salvar”.
80 7. O Sistema Valida os Dados:
7.1. Se já existirem associações do dossiê e documento ao núcleo e atividade informado emite uma mensagem de erro;
7.2. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro; 7.3. Se não houver impedimentos salva dados do dossiê.
Fluxo alternativo Exclusão de Dossiê
1. O Técnico seleciona o registro que deseja excluir. 2. O Sistema exibe os dados do registro. 3. O Técnico aciona o comando “Excluir”. 4. O sistema emite uma mensagem para confirmação da exclusão.
4.1. Se confirmar exclusão: Sistema exclui o registro da produção documental da base de dados.
4.2. Se não confirmar exclusão: Sistema cancela (aborta) a exclusão. Fluxo alternativo Cópia de Dossiê.
1. O Técnico seleciona os dados do dossiê de origem (Núcleo, Atividade e Dossiê). [RF009] 2. O Sistema carrega dados do dossiê de origem. 3. O Técnico seleciona os dados do dossiê de destino (Núcleo, Atividade e Dossiê). [RF009] 4. O Sistema carrega dados do dossiê de destino. 5. O Técnico aciona o comando “Salvar”. 6. O Sistema Valida os Dados:
6.1. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro; 6.2. Se não houver impedimentos
6.2.1. Sistema copia todos os documentos associados ao dossiê de origem e insere no dossiê de destino.
Fluxo alternativo Seleção de Dossiê
1. O Técnico clica no botão para seleção do dossiê. 2. Se O Técnico informar o código do dossiê e/ou a descrição do dossiê.
2.1. O Sistema exibe a tela de Pesquisa de Dossiê com o registro que atender ao filtro. 3. Se não informar o código do documento e/ou a descrição do dossiê.
3.1. O Sistema exibe a tela de Pesquisa de Dossiê com todos os dossiês cadastrados. 4. O Técnico seleciona o dossiê dando dois cliques. 5. O Sistema retorna dados do dossiê selecionado para a tela de cadastro.
[RF0017] Controle Manutenção de Arquivo Pré-condições:
1. Produção Documental previamente cadastrada. 2. Configuração de Componentes previamente cadastrada.
Fluxo Principal:
1. O Sistema exibe a interface de Manutenção de Arquivo. 2. O Técnico/Gestor informa a opção desejada.
Fluxo alternativo Inserção de Registro na Manutençã o de Arquivo (Arquivo Setorial)
1. O Gestor informa os dados de Identificação, Armazenamento no arquivo setorial e Dados Complementares do registro.
2. Sistema calcula a previsão de eliminação somando o ano do campo data final com os anos dos dois prazos físicos do arquivo setorial ao prazo físico do arquivo central, previamente cadastrados na produção documental mais 1 ano.
3. O sistema preenche o campo status com “Corrente”. 4. O Gestor aciona o comando “Salvar”. 5. O Sistema Valida os Dados:
5.1. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro;
81 5.2. Se não houver impedimentos salva dados e emite mensagem informativa.
Fluxo alternativo Inserção de Registro na Manutençã o de Arquivo (Transferência para o Arquivo Central)
1. O sistema preenche o campo status com “Corrente”. 2. O Gestor informa os dados de Identificação, Armazenamento no arquivo central. 3. O Sistema valida o número do suporte no arquivo central:
3.1. Verifica se existe temporalidade no prazo1 arquivo central, na produção documental; 3.1.1. Se não existir temporalidade envia uma mensagem de erro e impede a
continuação do cadastro; 3.2. Verifica se o número da caixa existe na disponibilização de caixas.
3.2.1. Se não existir caixa disponível envia uma mensagem de erro e impede a continuação do cadastro.
3.3. Verifica se o número da caixa já existe na manutenção do arquivo associado a outro núcleo ou outra atividade de núcleo.
3.3.1. Se a caixa já existir na manutenção do arquivo emite uma mensagem de erro e impede a continuação do cadastro.
4. O Gestor informa os Dados Complementares do registro. 5. Sistema calcula a previsão de eliminação somando o ano do campo data final com os anos
dos dois prazos físicos do arquivo setorial ao prazo físico do arquivo central, previamente cadastrados na produção documental mais 1 ano.
6. O Gestor aciona o comando “Salvar”. 7. O Sistema Valida os Dados:
7.1. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro; 7.2. Se não houver impedimentos salva dados e emite mensagem informativa.
Fluxo alternativo Alteração de Registro na Manutenç ão de Arquivo (Arquivo Setorial)
1. O Gestor seleciona o registro que deseja alterar. 2. O Sistema exibe os dados do registro. 3. O Gestor aciona o comando “Editar”. 4. O Sistema habilita campos que podem ser alterados. 5. O Gestor informa os dados a serem alterados no registro. 6. Se o número do suporte for alterado: 7. Sistema valida número do suporte:
7.1. Verifica se existe temporalidade no prazo1 arquivo central, na produção documental; 7.1.1. Se não existir temporalidade envia uma mensagem de erro e impede a
continuação do cadastro; 7.2. Verifica se o número da caixa existe na disponibilização de caixas.
7.2.1. Se não existir caixa disponível envia uma mensagem de erro e impede a continuação do cadastro.
7.3. Verifica se o número da caixa já existe na manutenção do arquivo associado a outro núcleo ou outra atividade de núcleo.
7.3.1. Se a caixa já existir na manutenção do arquivo emite uma mensagem de erro e impede a continuação do cadastro.
8. O Gestor aciona o comando “Salvar”. 9. O Sistema Valida os Dados:
9.1. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro; 9.2. Se não houver impedimentos salva dados do registro.
Fluxo alternativo Exclusão de Registro na Manutençã o de Arquivo
1. O Gestor/Técnico seleciona o registro que deseja excluir. 1.1. O registro pode ser selecionado informando o campo registro, ou a partir do botão
“Pesquisar”. 2. O Sistema exibe os dados do registro. 3. O Gestor/Técnico aciona o comando “Excluir”. 4. Sistema emite mensagem de confirmação de exclusão 5. Se Gestor/Técnico confirmar exclusão:
82 5.1. O Sistema verifica se existem associações com o Empréstimo.
5.1.1. Se existir: O Sistema emite uma mensagem de erro e cancela (aborta) a exclusão.
5.1.2. Se não existir: O Sistema exclui o registro da base de dados. 5.1.3. Se não confirmar exclusão: Sistema cancela (aborta) a exclusão.
Fluxo alternativo Atualização do Número da Caixa (A rquivo Setorial)
1. O Gestor aciona a funcionalidade Atualizar Nº Caixa localizado na tela de manutenção do arquivo.
2. O Gestor seleciona o suporte e informa o número do suporte no arquivo setorial. 3. O Gestor seleciona o suporte e informa o número do suporte no arquivo central. 4. O Gestor aciona o botão “Salvar”. 5. O Sistema Valida os Dados:
5.1. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro; 5.1.1. O Sistema verifica se o número do suporte no arquivo central está devidamente
disponibilizado para o núcleo e atividade selecionados. 5.2. Se não houver impedimentos:
5.2.1. O Sistema verifica em todos os registros que estão associados ao suporte informado no arquivo setorial com status corrente e atualiza o campo número do suporte em todos os registros da manutenção do arquivo, para o número informado no arquivo central, salva dados do registro.
Fluxo alternativo Inserção de registro na Manutençã o de Arquivo Central.
1. O sistema preenche o campo status com “Intermediário”. 2. O Técnico informa os dados de Identificação, Armazenamento no arquivo central. 3. O Sistema valida o número do suporte no arquivo central:
3.1. Verifica se existe temporalidade no prazo1 arquivo central, na produção documental; 3.1.1. Se não existir temporalidade envia uma mensagem de erro e impede a
continuação do cadastro; 3.2. Verifica se o número da caixa já existe na manutenção do arquivo associado a outro
núcleo ou outra atividade de núcleo. 3.2.1. Se a caixa já existir na manutenção do arquivo emite uma mensagem de erro e
impede a continuação do cadastro. 4. O Técnico informa os Dados Complementares do registro. 5. O Sistema calcula a previsão de eliminação somando o ano do campo data final com os
anos dos dois prazos físicos do arquivo setorial ao prazo físico do arquivo central, previamente cadastrados na produção documental mais 1 ano.
6. O Técnico aciona o comando “Salvar”. 7. O Sistema Valida os Dados:
7.1. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro; 7.2. Se não houver impedimentos salva dados e emite mensagem informativa.
Fluxo alternativo Alteração de Registro na Manutenç ão de Arquivo (Arquivo Central)
1. O Técnico seleciona o registro que deseja alterar. 2. O Sistema exibe os dados do registro. 3. O Técnico aciona o comando “Editar”. 4. O Sistema habilita campos que podem ser alterados. 5. O Técnico informa os dados a serem alterados no registro. 6. Se o Número do suporte 1 for alterado o Sistema valida número do suporte:
6.1. Verifica se existe temporalidade no prazo1 arquivo central, na produção documental; 6.1.1. Se não existir temporalidade envia uma mensagem de erro e impede a
continuação do cadastro; 6.2. Verifica se o número da caixa está disponível para o núcleo, na disponibilização de
caixas. 6.2.1. Se não existir caixa disponível envia uma mensagem de erro e impede a
continuação do cadastro.
83 7. O Técnico aciona o comando “Salvar”. 8. O Sistema Valida os Dados:
8.1. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro; 8.2. Se não houver impedimentos Salva dados do Registro.
Fluxo alternativo Exclusão de Registro na Manutençã o de Arquivo (Arquivo Central)
1. O Técnico seleciona o registro que deseja excluir. 2. O Sistema exibe os dados do registro. 3. O Técnico aciona o comando “Excluir”. 4. O Sistema emite mensagem de confirmação de exclusão. 5. Se Técnico confirmar exclusão:
5.1. O Sistema verifica se o registro está associado ao Empréstimo. 5.1.1. Se não estiver: Sistema exclui o registro.
6. Se Técnico não confirmar a exclusão: 6.1. Sistema cancela (aborta) a exclusão do registro.
Fluxo alternativo Eliminação de Caixa (Arquivo Cent ral/ Setorial)
1. O Técnico/Gestor aciona a funcionalidade Eliminação de Documentos localizado na tela de manutenção do arquivo.
2. O Técnico/Gestor seleciona o suporte e informa o número do suporte no arquivo central. 3. O Técnico/Gestor aciona o botão “Eliminar Caixa”. 4. O Sistema Valida os Dados:
4.1. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro; 4.2. O Sistema Verifica se existem registros associados ao número de suporte informado; 4.3. Se não existir registros associados ao número:
4.3.1. O Sistema emite mensagem de erro informando que a caixa está vazia. 4.4. Se não houver impedimentos:
4.4.1. O Sistema altera status de todos os registros associados ao suporte selecionado para “eliminado”.
Fluxo alternativo Alterar Número de Suporte (Arquiv o Central)
1. O Técnico clica no botão Alterar Nº Caixa localizado na tela de manutenção do arquivo. 2. O Técnico seleciona o suporte e informa o número do suporte no arquivo central. 3. O Técnico aciona o botão “Salvar”. 4. O Sistema Valida os Dados:
4.1. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro; 4.2. Se o núcleo e atividade de núcleo associados ao número anterior for diferente dos
associados ao número atual envia uma mensagem de erro; 4.3. Se não houver registro associado ao número na manutenção de arquivo envia uma
mensagem de erro; 4.4. Se não houver impedimentos:
4.4.1. O Sistema altera o campo número do suporte de todos os registros da manutenção do arquivo associados ao número anterior informado para o novo número atual informado.
Fluxo alternativo Recebimento de Documentos (Arquiv o Central)
1. O Técnico aciona a funcionalidade Recebimento localizado na tela de manutenção do arquivo.
2. O Técnico seleciona Núcleo de Arquivo, a Atividade do Núcleo de Arquivo e Guia. 3. O Técnico aciona o botão “Receber Documentos”. 4. O Sistema Valida os Dados:
4.1. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro; 4.2. Se não houver impedimentos:
4.2.1. Sistema altera status de todos os registros correspondentes ao filtro para “Intermediário” na Manutenção de Arquivo.
84 Fluxo alternativo Devolução de Documentos (Arquivo Central)
1. O Técnico aciona funcionalidade Devolução localizado na tela de manutenção do arquivo. 2. Ser for devolução de caixa:
2.1. O Técnico informa o número da caixa. 3. Se for devolução de um registro.
3.1. O Técnico informa o registro inicial. 4. Se for devolução de uma sequência de registros.
4.1. O Técnico informa o registro inicial e registro final. 5. O Técnico aciona o botão “Devolver Documento”. 6. O Sistema Valida os Dados:
6.1. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro; 6.2. Se não houver impedimentos:
6.2.1. Sistema altera status do registro para “devolvido” na manutenção de arquivo.
[RF0018] Controle Empréstimo Pré-condições:
1. Manutenção de Arquivo previamente cadastrada. 2. Gestores só podem emprestar documentos que estão no Arquivo Setorial. 3. Técnicos só podem emprestar documentos que estão no Arquivo Central.
Fluxo Principal: 1. O Sistema exibe a interface de Empréstimo. 2. O Técnico ou Gestor informa a opção desejada.
Fluxo alternativo Inserção de Empréstimo
1. O Técnico ou Gestor preenche os dados conforme a localidade de cada um. 2. O Sistema calcula a data de previsão de devolução somando 15 dias a data do
empréstimo. 3. O Técnico aciona o botão “Salvar”. 4. O Sistema Valida os Dados:
4.1. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro; 4.2. Se não houver impedimentos salva dados e emite mensagem informativa.
Fluxo alternativo Alteração de Empréstimo 1. O Técnico ou Gestor seleciona o registro a ser alterado. 2. O Sistema exibe os dados do empréstimo. 3. O Técnico ou Gestor aciona o comando “Editar”. 4. O Sistema habilita campos que podem ser alterados. 5. O Técnico ou Gestor informa os dados a serem alterados no registro. 6. O Técnico ou Gestor faz as alterações necessárias. 7. O Técnico aciona o botão “Salvar”. 8. O Sistema Valida os Dados:
8.1. Se houver preenchimento incorreto de dados envia uma mensagem de erro; 8.2. Se não houver impedimentos salva dados e emite mensagem informativa.
Fluxo alternativo Exclusão de Empréstimo
1. O Técnico ou Gestor seleciona o registro que deseja excluir. 2. O Sistema exibe os dados do registro. 3. O Técnico ou Gestor aciona o comando “Excluir”. 4. O Sistema emite mensagem de confirmação de exclusão. 5. Se Técnico ou Gestor confirmar exclusão:
5.1. Sistema exclui o registro. 6. Se Técnico ou Gestor não confirmar a exclusão:
6.1. Sistema cancela (aborta) a exclusão do registro.
85 [RF0019] Controle Atualização de Núcleo de Arquivo Pré-condições:
4. Núcleos de Arquivo previamente cadastrados. 5. Atividades do Núcleo previamente cadastradas. 6. Gestor de Arquivo previamente cadastrados.
Fluxo Principal:
3. O Sistema exibe a interface de Atualização de Núcleo de Arquivo 4. O Técnico informa a opção desejada.
Fluxo alternativo Atualização de Núcleo de Arquivo
1. O Técnico seleciona o núcleo de arquivo anterior. 2. O Sistema carrega a sigla e a nomenclatura do núcleo anterior. 3. O Técnico seleciona a atividade do núcleo anterior. 4. O Sistema carrega o código e a descrição da atividade anterior 5. O Técnico seleciona o núcleo de arquivo atual. 6. O Sistema carrega a sigla e a nomenclatura do núcleo atual. 7. O Técnico seleciona a atividade do núcleo atual. 8. O Sistema carrega o código e a descrição da atividade futuro. 9. O Técnico aciona o botão “Atualizar núcleo”. 10. O Sistema percorre todas as tabelas que possuem o campo sigla e atividade, atualizando
os campos para o núcleo e atividade selecionados.
[RF0020] Controle Altera Sigla Unidade Arquivística Pré-condições:
1. Núcleos de Arquivo previamente cadastrados. 2. Atividades do Núcleo previamente cadastradas. 3. Gestor de Arquivo previamente cadastrados.
Fluxo Principal:
5. O Sistema exibe a interface de Alteração de Siglas 6. O Técnico informa a opção desejada.
Fluxo alternativo Atualização de Núcleo de Arquivo
1. O Técnico informa a unidade arquivística e o núcleo e atividade atual. 2. O Técnico aciona o botão “Alterar Siglas”. 3. O Sistema percorre todas as tabelas que possuem o campo sigla, atualizando o campo
para o núcleo e atividade selecionados.
[RF0021] Relatório de Composição do Dossiê Pré-condições:
1. Dossiês cadastrados. Fluxo Principal:
1. O Sistema exibe a interface de Emissão de Relatório de Composição do Dossiê. Fluxo alternativo Relatório de Composição do Dossiê
1. O Técnico preenche o filtro para pesquisa. 2. O Técnico aciona o comando “Emitir Relatório”. 3. O Sistema carrega todos os dossiês e os respectivos documentos que o compõe, que
atendem ao filtro informado, agrupados por núcleo e atividade.
86 [RF0022] Relatório de Caixas por Núcleo de Arquivo Pré-condições:
1. Manutenção de Arquivo cadastrada. Fluxo Principal:
2. O Sistema exibe a interface de Emissão de Relatório de Caixas por Núcleo de Arquivo. Fluxo alternativo Relatório de Caixas por Núcleo de Arquivo
1. O Técnico preenche o filtro para pesquisa. 2. O Técnico aciona o comando “Emitir Relatório”. 4. O Sistema carrega todos os números de caixa que atendem ao filtro informado, com status
“I - Intermediário”, agrupados por núcleo e atividade. 5.
[RF0023] Relatório de Núcleo de Arquivo com Documen to a Eliminar Pré-condições:
1. Manutenção de Arquivo cadastrada. Fluxo Principal:
2. O Sistema exibe a interface de Emissão de Relatório de Núcleo de Arquivo com Documento a Eliminar.
Fluxo alternativo Relatório de Núcleo de Arquivo com Documento a Elim inar
1. O Técnico informa o Período de Eliminação para pesquisa. 2. O Técnico aciona o comando “Emitir Relatório”. 3. O Sistema carrega todos os núcleos e atividades em que o ano no campo previsão de
eliminação seja igual ao ano informado no filtro. [RF0024] Relatório de Transferência a Receber Pré-condições:
1. Manutenção de arquivo cadastrada. Fluxo Principal:
2. O Sistema exibe a interface de Emissão de Relatório de Transferência a Receber Fluxo alternativo Relatório de Transferência a Rece ber
1. O Técnico preenche o filtro para pesquisa. 2. O Técnico aciona o comando “Emitir Relatório”. 3. O Sistema lista os dados do núcleo, atividade, gestor e guia de transferência calculando o
total de caixas associadas a cada guia que atendem ao filtro informado.
[RF0025] Relatório de Documentos a Microfilmar Pré-condições:
1. Manutenção de arquivo cadastrada. Fluxo Principal:
1. O Sistema exibe a interface de Emissão de Relatório de Documentos a Microfilmar. Fluxo alternativo Relatório de Documentos a Microfi lmar
1. O Técnico preenche o filtro para pesquisa. 2. O Técnico aciona o comando “Emitir Relatório”. 3. O Sistema lista os dados dos documentos agrupados ao núcleo e atividade, em que existe
prazo para microfilme na produção do documental, que atendem ao filtro informado.
87 [RF0026] Relatório de Guia de Transferência de Docu mentos Pré-condições:
1. Manutenção de arquivo cadastrada. Fluxo Principal:
2. O Sistema exibe a interface de Emissão de Relatório de Guia de Transferência de Documentos.
Fluxo alternativo Relatório de Guia de Transferênci a de Documentos
1. O Técnico preenche o filtro para pesquisa. 2. O Técnico aciona o comando “Emitir Relatório”. 3. O sistema lista os documentos contidos em todas as caixas associadas à guia, em que
existe prazo para o arquivo central na produção documental que atendem ao filtro informado.
[RF0027] Relatório de Inclusão na Guia De Transferê ncia Pré-condições:
1. Manutenção de arquivo cadastrada. Fluxo Principal:
1. O Sistema exibe a interface de Relatório de Inclusão na Guia De Transferência. Fluxo alternativo Relatório de Inclusão na Guia de Transferência
1. O Técnico preenche o filtro para pesquisa. 2. O Técnico aciona o comando “Emitir Relatório”. 1. O Sistema lista relatório agrupado por Núcleo, Atividade de Núcleo, Gestor e Guia. Para
cada um exibe a menor e a maior data de inclusão dos registros na Manutenção do Arquivo com a caixa associada ao guia de transferência, que atentem ao filtro informado.
[RF0028] Relatório de Plano de Arquivo Pré-condições:
1. Produção Documental cadastrada. Fluxo Principal:
1. O Sistema exibe a interface de Relatório de Plano de Arquivo. Fluxo alternativo Relatório de Plano de Arquivo
1. O Técnico /Gestor preenche o filtro para pesquisa. 2. O Técnico /Gestor aciona o comando “Emitir Relatório”. 3. Se for Técnico:
3.1. O Sistema gera o plano de arquivo com os dados de todos os documentos relacionados ao núcleo e atividade que correspondem ao filtro, e exibe a ata de aprovação do plano de arquivo.
4. Se for Gestor: 4.1. O Sistema gera o plano de arquivo com os dados de todos os documentos
relacionados ao núcleo e atividade do gestor.
[RF0029] Relatório de Manutenção de Arquivo Pré-condições:
1. Manutenção de Arquivo cadastrada.
88 Fluxo Principal:
1. O Sistema exibe a interface de Emissão de Relatório de Manutenção de Arquivo. Fluxo alternativo Relatório de Manutenção de Arquiv o
1. O Técnico /Gestor preenche o filtro para pesquisa. 2. O Técnico /Gestor aciona o comando “Emitir Relatório”. 3. Se for Técnico:
3.1. O Sistema carrega os dados da manutenção de arquivo que correspondam ao filtro informado.
4. Se for Gestor: 4.1. O Sistema carrega os dados da manutenção de arquivo que correspondam ao filtro
informado, associados ao núcleo e atividade do gestor.
[RF0030] Relatório de Empréstimo Pré-condições:
1. Empréstimos cadastrados. Fluxo Principal:
1. O Sistema exibe a interface de Emissão de Relatório de Empréstimo. Fluxo alternativo Relatório de Empréstimo.
1. O Técnico /Gestor preenche o filtro para pesquisa. 2. O Técnico /Gestor aciona o comando “Emitir Relatório”. 3. Se for Técnico:
3.1. O Sistema carrega os dados dos empréstimos que correspondam ao filtro informado. 4. Se for Gestor:
4.1. O Sistema carrega os dados dos empréstimos que correspondam ao filtro informado, associados ao núcleo e atividade do gestor.
[RF0031] Relatório de Lista de Eliminação de Docume ntos Pré-condições:
1. Manutenção de Arquivo previamente cadastrada. Fluxo Principal:
1. O Sistema exibe a interface de Emissão de Relatório de Lista de Eliminação de Documentos.
Fluxo alternativo Relatório de Lista de Eliminação de Documentos
1. O Técnico /Gestor preenche o filtro para pesquisa. 2. O Técnico /Gestor aciona o comando “Emitir Relatório”. 3. Se o tipo de relatório for Sintético:
3.1. O Sistema carrega os dados agrupados por documento, calculando o total e peso das caixas de que correspondam ao filtro informado.
4. Se o tipo de relatório for Analítico: 4.1. O Sistema carrega os dados de cada registro encontrado, agrupados por núcleo e
atividade que correspondam ao filtro informado.
89 Requisitos Não Funcionais [NF001] Usabilidade O sistema deve apoiar a realização de tarefas simples, diretas e objetivas, que garantam as metas de produtividade e qualidade de trabalho do usuário deve fornecer a usuários finais e administradores funções intuitivas e fáceis de usar, que requeiram poucas ações para completar uma tarefa padrão. Deverá apresentar todos os elementos obrigatórios para preenchimento das informações com mínima demanda para o usuário; Prioridade: Importante. [NF002] [NF002] Disponibilidade O sistema deve estar disponível durante todo o tempo. Caso seja necessária alguma manutenção no sistema, fazê-lo no ambiente de desenvolvimento, seguindo os padrões da organização, que não está disponível para os usuários, e então replicar as mudanças na versão que está disponível para os usuários. Para que o sistema possa atender as necessidades do usuário sempre que precisar do sistema, com rapidez e eficiência. Prioridade: Essencial [NF003] Tempo de retorno após falha Após uma falha que instabilize temporariamente o acesso ao sistema, o sistema deve voltar ao ar em no máximo 3 dias. Prioridade: Importante. [NF004] Desempenho e escalabilidade Tempo de resposta para os usuários Os requisitos de desempenho enfocam a eficiência no atendimento aos usuários, de acordo com suas expectativas quanto ao tempo de resposta. Os tempos de resposta são influenciados por fatores externos ao SADC, como, por exemplo, infraestrutura de rede, volume de tráfego de dados e dimensionamento dos servidores e estações de trabalho. O tempo máximo de resposta do sistema a uma consulta simples de um usuário deve ser de até 10 segundos, para operações simples como exibição de páginas de cadastro ou alteração de dados 5 segundos. Por conter relatórios robustos o tempo de resposta para os relatórios será de 1 minuto. Prioridade: Desejável Número de acessos E como a capacidade de um sistema responder a um aumento do número de usuários e do volume de documentos arquivísticos, mantendo o desempenho de suas respostas. O sistema deve ser capaz de atender em média 120 usuários por dia, quantas vezes forem necessárias ao longo do dia. Cerca de 20 usuários simultâneos são esperados em picos de acessos. Prioridade: Desejável. [NF005] Controle de Acesso Os usuários deverão informar login e senha para identificação e autenticação de usuários, o controle de acesso é baseado em grupos de usuários e em papéis de usuários. O sistema deverá permitir acesso a funções do sistema somente a usuários autorizados e sob controle rigoroso da administração do sistema, a fim de proteger a autenticidade dos documentos arquivísticos. Prioridade: Essencial.
90 [NF006] Linguagem de Implementação O sistema deverá ser implementado na plataforma Visual Studio 2005 utilizando a linguagem C-Sharp (C#), utilizando os conceitos de programação orientada a objetos. Prioridade: Importante [NF007] Branco de Dados O banco de dados utilizado será o Oracle. Prioridade: Importante [NF008] Plataforma de Funcionamento O sistema deve funcionar na plataforma Microsoft .Net, independente do sistema operacional da máquina. Prioridade: Desejável.
91 Diagrama de Classe
92 Diagrama de Atividade
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114 Diagrama de Entidade e Relacionamento
115 Dicionário de Dados
ENTIDADE: DOC_SISTEMA
NOME DO ATRIBUTO TIPO DESCRIÇÃO MÁSCARA REGRA VALIDAÇÃO
COD_DOC_SISTEMA CHAR(2) Código da Função 99 NOT NULL
DESC_DOC_SISTEMA CHAR(70) Nome da Função @! NOT NULL
DESC_FUNCAO CHAR(300) Breve Descrição da Função @! NOT NULL
COD_USUARIO_INC CHAR(8) Usuário de Inclusão 99999999 NOT NULL
DATA_INC DATE Data de Inclusão NOT NULL
COD_USUARIO_ALT CHAR(8) Usuário de Alteração 99999999
DATA_ALT DATE Data de Alteração
ENTIDADE: DOC_SUB_SISTEMA
NOME DO ATRIBUTO TIPO DESCRIÇÃO MÁSCARA REGRA VALIDAÇÃO
COD_DOC_SISTEMA CHAR(2) Código da Função 99 NOT NULL
COD_DOC_SUBSISTEMA CHAR(2) Código da Subfunção 99 NOT NULL
DESC_SUB_SISTEMA CHAR(70) Nome da Subfunção @! NOT NULL
DESC_SUBFUNCAO CHAR(450) Breve Descrição da Subfunção @! NOT NULL
COD_USUARIO_INC CHAR(8) Usuário de Inclusão 99999999 NOT NULL
DATA_INC DATE Data de Inclusão NOT NULL
COD_USUARIO_ALT CHAR(8) Usuário de Alteração 99999999
DATA_ALT DATE Data de Alteração
ENTIDADE: DOC_ATIVIDADE
NOME DO ATRIBUTO TIPO DESCRIÇÃO MÁSCARA REGRA VALIDAÇÃO
COD_DOC_SISTEMA CHAR(2) Código da Função 99 NOT NULL
COD_DOC_SUBSISTEMA CHAR(2) Código da Subfunção 99 NOT NULL
COD_DOC_ATIVIDADE CHAR(2) Código da Atividade 99 NOT NULL
DESC_DOC_ATIVIDADE CHAR(70) Nome da Atividade @! NOT NULL
DESC_ATIVIDADE CHAR(450) Breve Descrição da Atividade @! NOT NULL
COD_USUARIO_INC CHAR(8) Usuário de Inclusão 99999999 NOT NULL
DATA_INC DATE Data de Inclusão NOT NULL
COD_USUARIO_ALT CHAR(8) Usuário de Alteração 99999999
DATA_ALT DATE Data de Alteração
116
ENTIDADE: DOC_DOCUMENTO
NOME DO ATRIBUTO TIPO DESCRIÇÃO MÁSCARA REGRA VALIDAÇÃO
COD_DOC_SISTEMA CHAR(2) Código da Função 99 NOT NULL
COD_DOC_SUBSISTEMA CHAR(2) Código da Subfunção 99 NOT NULL
COD_DOC_ATIVIDADE CHAR(2) Código da Atividade 99 NOT NULL
COD_DOC_DOCUMENTO CHAR(3) Código do Documento 999 NOT NULL
DESC_DOCUMENTO CHAR(150) Nome do Documento @! NOT NULL
DOC_GENERO NUMBER Gênero do Documento 9
COD_USUARIO_INC CHAR(8) Usuário de Inclusão 99999999 NOT NULL
DATA_INC DATE Data de Inclusão NOT NULL
COD_USUARIO_ALT CHAR(8) Usuário de Alteração 99999999
DATA_ALT DATE Data de Alteração
ENTIDADE: DOC_DIRETORIA
NOME DO ATRIBUTO TIPO DESCRIÇÃO MÁSCARA REGRA VALIDAÇÃO
COD_SEQ_DIR NUMBER Código da Diretoria 99999 NOT NULL
NUM_EMPREG_RESP CHAR(8) Matricula do Empregado Responsável 99999999 NOT NULL
SIGLA_DIR CHAR(5) Sigla da Diretoria @! NOT NULL
DIRETORIA CHAR(80) Nomenclatura da Diretoria @! NOT NULL
TIPO_NUCLEO CHAR(2) Tipo de Núcleo de Arquivo @! NOT NULL
COD_USUARIO_INC CHAR(8) Usuário de Inclusão 99999999 NOT NULL
DATA_INC DATE Data de Inclusão NOT NULL
COD_USUARIO_ALT CHAR(8) Usuário de Alteração 99999999
DATA_ALT DATE Data de Alteração
ENTIDADE: DOC_GERENCIA
NOME DO ATRIBUTO TIPO DESCRIÇÃO MÁSCARA REGRA VALIDAÇÃO
COD_SEQ_GER NUMBER Código da Gerência 99999 NOT NULL
NUM_EMPREG_RESP CHAR(8) Matricula do Empregado Responsável 99999999 NOT NULL
SIGLA_GER CHAR(10) Sigla da Gerência @! NOT NULL
GERENCIA CHAR(80) Nomenclatura da Gerência @! NOT NULL
COD_SEQ_DIR NUMBER Código da Diretoria 99999 NOT NULL
TIPO_NUCLEO CHAR(2) Tipo de Núcleo de Arquivo @! NOT NULL
COD_USUARIO_INC CHAR(8) Usuário de Inclusão 99999999 NOT NULL
DATA_INC DATE Data de Inclusão NOT NULL
COD_USUARIO_ALT CHAR(8) Usuário de Alteração 99999999
DATA_ALT DATE Data de Alteração
117
ENTIDADE: DOC_DEPARTAMENTO
NOME DO ATRIBUTO TIPO DESCRIÇÃO MÁSCARA REGRA VALIDAÇÃO
COD_SEQ_DEP NUMBER Código Do Departamento 99999 NOT NULL
NUM_EMPREG_RESP CHAR(8) Matricula do Empregado Responsável 99999999 NOT NULL
SIGLA_DEP CHAR(10) Sigla do Departamento @! NOT NULL
DEPARTAMENTO CHAR(80) Nomenclatura do Departamento @! NOT NULL
COD_SEQ_DIR NUMBER Código da Diretoria 99999 NOT NULL
COD_SEQ_GER NUMBER Código da Gerência 99999
TIPO_NUCLEO CHAR(2) Tipo de Núcleo de Arquivo @! NOT NULL
COD_USUARIO_INC CHAR(8) Usuário de Inclusão 99999999 NOT NULL
DATA_INC DATE Data de Inclusão NOT NULL
COD_USUARIO_ALT CHAR(8) Usuário de Alteração 99999999
DATA_ALT DATE Data de Alteração
ENTIDADE: DOC_COORDENACAO
NOME DO ATRIBUTO TIPO DESCRIÇÃO MÁSCARA REGRA VALIDAÇÃO
COD_SEQ_COO NUMBER Código da Coordenação 99999 NOT NULL
NUM_EMPREG_RESP CHAR(8) Matricula do Empregado Responsável 99999999 NOT NULL
SIGLA_COO CHAR(10) Sigla da Coordenação @! NOT NULL
COORDENACAO CHAR(80) Nomenclatura da Coordenação @! NOT NULL
COD_SEQ_DIR NUMBER Código da Diretoria 99999 NOT NULL
COD_SEQ_GER NUMBER Código da Gerência 99999
COD_SEQ_DEP NUMBER Código Do Departamento 99999
TIPO_NUCLEO CHAR(2) Tipo de Núcleo de Arquivo @! NOT NULL
COD_USUARIO_INC CHAR(8) Usuário de Inclusão 99999999 NOT NULL
DATA_INC DATE Data de Inclusão NOT NULL
COD_USUARIO_ALT CHAR(8) Usuário de Alteração 99999999
DATA_ALT DATE Data de Alteração
ENTIDADE: DOC_ATIVIDADE_NUCLEO
NOME DO ATRIBUTO TIPO DESCRIÇÃO MÁSCARA REGRA VALIDAÇÃO
COD_SEQ_ATIVIDADE NUMBER Código da Atividade de Núcleo 99999 NOT NULL
DESC_ATIVIDADE CHAR(80) Descrição da Atividade de Núcleo
@! NOT NULL
SIGLA_REF CHAR(5) Referencia para atualização do banco
@! NOT NULL
COD_USUARIO_INC CHAR(8) Usuário de Inclusão 99999999 NOT NULL DATA_INC DATE Data de Inclusão NOT NULL COD_USUARIO_ALT CHAR(8) Usuário de Alteração 99999999 DATA_ALT DATE Data de Alteração
118
ENTIDADE: DOC_ATV_NUCLEO_GESTOR
NOME DO ATRIBUTO TIPO DESCRIÇÃO MÁSCARA
REGRA VALIDAÇÃO
COD_SEQ_ATIVIDADE NUMBER Código da Atividade de Núcleo 99999
NOT NULL
SIGLA_NUCLEO VARCHAR(10) Sigla do Núcleo de Arquivo @! NOT NULL
MATRICULA_GESTOR CHAR(8) Matrícula do Empregado Gestor 99999999
NOT NULL
LOCALIDADE NUMBER Localidade do Arquivo 9 NOT NULL
COD_USUARIO_INC CHAR(8) Usuário de Inclusão 99999999 NOT NULL
DATA_INC DATE Data de Inclusão NOT NULL
COD_USUARIO_ALT CHAR(8) Usuário de Alteração 99999999 DATA_ALT DATE Data de Alteração
ENTIDADE: DOC_REVISAO
NOME DO ATRIBUTO TIPO DESCRIÇÃO MÁSCARA REGRA VALIDAÇÃO
COD_REVISAO NUMBER Código da Revisão 99999 NOT NULL
SIGLA_NUCLEO CHAR(10) Sigla do Núcleo de Arquivo @! NOT NULL
COD_SEQ_ATIVIDADE NUMBER Código da Atividade de Núcleo 99999 NOT NULL
DATA_REVISAO DATE Data da Revisão NOT NULL
DATA_PROXIMA_REVISAO DATE Data da Proxima Revisão NOT NULL
COD_USUARIO_INC CHAR(8) Usuário de Inclusão 99999999 DATA_INC DATE Data de Inclusão COD_USUARIO_ALT CHAR(8) Usuário de Alteração 99999999 DATA_ALT DATE Data de Alteração
ENTIDADE: DOC_CAIXAS
NOME DO ATRIBUTO TIPO DESCRIÇÃO MÁSCARA REGRA VALIDAÇÃO
COD_SEQ_CAIXA NUMBER Código da Caixa 99999 NOT NULL
NUMERO_CAIXA NUMBER Número da Caixa 9999999999
NOT NULL
SIGLA_NUCLEO CHAR(10) Código da Atividade de Núcleo 99999 NOT NULL
COD_SEQ_ATIVIDADE NUMBER Sigla do Núcleo de Arquivo @! NOT NULL
NUM_GUIA NUMBER Número do Guia de Transferência 99999
NOT NULL
SITUACAO_GUIA CHAR(1) Situação do Guia de Transferência
@! NOT NULL
COD_USUARIO_INC CHAR(8) Usuário de Inclusão 99999999 NOT NULL
DATA_INC DATE Data de Inclusão NOT NULL
COD_USUARIO_ALT CHAR(8) Usuário de Alteração 99999999 DATA_ALT DATE Data de Alteração
119 ENTIDADE: DOC_TEMPORALIDADE
NOME DO ATRIBUTO TIPO DESCRIÇÃO MÁSCARA REGRA VALIDAÇÃO
COD_DOC_SISTEMA CHAR(2) Código da Função 99 NOT NULL COD_DOC_SUBSISTEMA CHAR(2) Código da Subfunção 99 NOT NULL COD_DOC_ATIVIDADE CHAR(2) Código da Atividade 99 NOT NULL COD_DOC_DOCUMENTO CHAR(3) Código do Documento 999 NOT NULL SIGLA_NUCLEO CHAR(25) Sigla do Núcleo de Arquivo @! NOT NULL COD_SEQ_ATIVIDADE NUMBER Código da Atividade de Núcleo 99999 NOT NULL SIGLA_ORG_EMISSOR CHAR(25) Sigla do Órgão Emissor @! NOT NULL TIPO_ELIMINACAO CHAR(1) Tipo de Eliminação NOT NULL FLAG_DOSSIE CHAR(1) Flag do Dossiê OBSERVAÇÃO CHAR(50) Observação NUM_PRAZO_AS1 CHAR(2) Prazo 1 no Arquivo Setorial NUM_PRAZO_AS2 CHAR(2) Prazo 2 no Arquivo Setorial NUM_PRAZO_AC CHAR(2) Prazo no Arquivo Central NUM_PRAZO_MICROF CHAR(2) Prazo Microfilme NUM_PRAZO_ELETR CHAR(2) Prazo Eletronico TIPO_PRAZO_AS1 CHAR(3) Tipo Prazo no Arquivo Setorial TIPO_PRAZO_AS2 CHAR(3) Tipo Prazo no Arquivo Central TIPO_PRAZO_ELETR CHAR(3) Tipo Prazo Eletronico TIPO_PRAZO_AC CHAR(3) Tipo Prazo Arquivo Central TIPO_PRAZO_MICROF CHAR(3) Tipo Prazo Microfilme TIPO_ARMAZENAMENTO CHAR(2) Tipo de Armazenamento NOT NULL TIPO_DOCUMENTO CHAR(2) Tipo de Documento NOT NULL TIPO_ORDEM CHAR(1) Tipo de Ordem NOT NULL TIPO_PROTECAO CHAR(15) Tipo de Proteção NOT NULL TIPO_FREQ_PRODUCAO CHAR(2) Freqência de Produção NOT NULL TIPO_INFORMACAO CHAR(1) Tipo Informação NOT NULL TIPO_VIA_DOC CHAR(1) Tipo Via do Documento NOT NULL TIPO_ACESSO CHAR(1) Tipo de Acesso NOT NULL VALOR_DOC CHAR(1) Valor do Documento NOT NULL DISPOSICAO CHAR(20) Disposição NOT NULL COD_USUARIO_INC CHAR(8) Usuário de Inclusão 99999999 NOT NULL DATA_INC DATE Data de Inclusão NOT NULL COD_USUARIO_ALT CHAR(8) Usuário de Alteração 99999999 DATA_ALT DATE Data de Alteração
120
ENTIDADE: DOC_DOC_DOSSIE
NOME DO ATRIBUTO TIPO DESCRIÇÃO MÁSCARA
REGRA VALIDAÇÃO
COD_DOS_SISTEMA CHAR(2) Código da Função do Dossiê 99 NOT NULL
COD_DOS_SUBSISTEMA CHAR(2) Código da Subfunção do Dossiê 99 NOT NULL
COD_DOS_ATIVIDADE CHAR(2) Código da Atividade do Dossiê 99 NOT NULL
COD_DOS_DOCUMENTO CHAR(3) Código do Documento do Dossiê 999 NOT NULL
COD_DOC_SISTEMA CHAR(2) Código da Função do Documento 99
NOT NULL
COD_DOC_SUBSISTEMA CHAR(2) Código da Subfunção do Documento 99
NOT NULL
COD_DOC_ATIVIDADE CHAR(2) Código da Atividade do Documento 99
NOT NULL
COD_DOC_DOCUMENTO CHAR(3) Código do Documento do Documento 999
NOT NULL
SIGLA_NUCLEO VARCHAR(25) Sigla do Núcleo do Dossiê
COD_SEQ_ATIVIDADE NUMBER Código da Atividade de Núcleo do Dossiê
COD_USUARIO_INC CHAR(8) Usuário de Inclusão 99999999
NOT NULL
DATA_INC DATE Data de Inclusão NOT NULL
COD_USUARIO_ALT CHAR(8) Usuário de Alteração 99999999
DATA_ALT DATE Data de Alteração
121
ENTIDADE: DOC_ARQUI_CENTRAL
NOME DO ATRIBUTO TIPO DESCRIÇÃO MÁSCARA REGRA VALIDAÇÃO
COD_DOC_SISTEMA VARCHAR(2) Código da Fução 99 NOT NULL COD_DOC_SUBSISTEMA VARCHAR(2) Código da Subfunção 99 NOT NULL COD_DOC_ATIVIDADE VARCHAR(2) Código da Atividade 99 NOT NULL COD_DOC_DOCUMENTO VARCHAR(3) Código do Documento 999 NOT NULL NUM_ARQUIV_CENTRAL NUMBER(7) Número do Registro 99999 NOT NULL
SIGLA_NUCLEO VARCHAR(25) Sigla do Núcleo de Arquivo
@! NOT NULL
COD_SEQ_ATIVIDADE NUMBER Código da Atividade de Núcleo 99999 NOT NULL
NUM_DOC_INICIAL VARCHAR(10) Numero Inicial NUM_DOC_FINAL VARCHAR(10) Número Final
LOCALIZACAO CHAR(1) Localização (Arquivo Central / Setorial) NOT NULL
SUPORTEAC VARCHAR(1) Tipo de Suporte no Arquivo Central
NUM_SUPORTEAC NUMBER(6) Número do Suporte no Arquivo Central
LOCAL_CENTRAL VARCHAR(30) Local Arquivo Central
SUPORTEAS VARCHAR(1) Tipo de Suporte no Arquivo Setorial
NUM_SUPORTEAS NUMBER Número do Suporte no Arquivo Setorial
LOCAL_SETORIAL VARCHAR(30) Local Arquivo Setorial OBS_ARQUI_CENTRAL VARCHAR(70) Observação
IDENTIFICADORES VARCHAR(400) Identificadores
STATUS VARCHAR(1) Status do Registro DATA_PREVISAO DATE Previsão de Eliminação DATA_EFET_ELIMIN DATE Data de Eliminação DATA_INICIAL DATE Data Inicial DATA_FINAL DATE Data Final PIGMENTACAO CHAR(3) Pigmentação VISTA CHAR(3) Vista RESOLUCAO CHAR(15) Resolução DIMENSAO CHAR(15) Dimensão CONSERVACAO CHAR(3) Conservação RESTRICAO CHAR(3) Restrição ASSUNTO CHAR(3) Assunto AUTOR CHAR(120) Autor DURACAO CHAR(15) Duração COD_USUARIO_INC VARCHAR(8) Usuário de Inclusão 99999999 NOT NULL DATA_INC DATE Data de Inclusão NOT NULL COD_USUARIO_ALT CHAR(8) Usuário de Alteração 99999999 DATA_ALT DATE Data de Alteração
COD_USUARIO_REC CHAR(8) Usuário de Recebimento 99999999
DATA_REC DATE Data de Recebimento COD_USUARIO_DEV CHAR(8) Usuário de Devolução 99999999 DATA_DEV DATE Data de Devolução
122
ENTIDADE: DOC_EMPRESTIMO
NOME DO ATRIBUTO TIPO DESCRIÇÃO MÁSCARA REGRA VALIDAÇÃO
NUM_EMPRESTIMO_DOC NUMBER(7) Número do Empréstimo 99999 NOT NULL
NUM_ARQUIV_CENTRAL NUMBER(7) Número do Registro 99999 NOT NULL
TIPO_ATENDIMENTO CHAR(1) Tipo de Atendimento NUM_DOC_INICIAL CHAR(10) Número Inicial NOT NULL
NUM_DOC_FINAL CHAR(10) Número Final NOT NULL
MATR_SOLICITANTE CHAR(8) Matricula Empregado Solicitante
NOT NULL
PRIORIDADE CHAR(6) Prioridade NOT NULL
STATUS CHAR(1) Status NOT NULL
CUSTO_EMPRESA CHAR(1) Custo para empresa NOT NULL
DATA_ATENDIMENTO DATE Data do Atendimento NOT NULL
DATA_PREVISTA_DEV DATE Data Prevista para Devolução
NOT NULL
DATA_DEVOLUCAO DATE Data de Devolução TEMPO_ATENDIMENTO NUMBER(5,2) Tempo de Atendimento NOT NULL
OBS_EMPRESTIMO_DOC VARCHAR(75) Observação NOT NULL
COD_USUARIO_INC CHAR(8) Usuário de Inclusão NOT NULL
DATA_INC DATE Data de Inclusão NOT NULL
DATA_INICIAL DATE Data Inicial
DATA_FINAL DATE Data Final
TIPO_ENTREGA CHAR(1) Tipo de Entrega FINALIDADE CHAR(1) Finalidade
QTD_DOCUMENTO NUMBER(10) Quantidade de Documentos
MATR_AUTORIZADO CHAR(8) Matricula Empregado Autorização
VALOR_CUSTO CHAR(20) Valor do Custo IDENTIFICADORES CHAR(400) Identificadores
ENTIDADE: DOC_ITEM_SELECAO
NOME DO ATRIBUTO TIPO DESCRIÇÃO MÁSCARA REGRA VALIDAÇÃO
COD_DOC_ITEM NUMBER Código do Componente 99999 NOT NULL
DESC_DOC_ITEM CHAR(30) Descrição do Componente @! NOT NULL
ENTIDADE: DOC_SUBITEM_SELECAO
NOME DO ATRIBUTO TIPO DESCRIÇÃO MÁSCARA REGRA VALIDAÇÃO
COD_DOC_SUBITEM NUMBER Código do Item do Componente 99999 NOT NULL
COD_DOC_ITEM NUMBER Código do Componente 99999 NOT NULL
DESC_DOC_SUBITEM CHAR(40) Descrição do Item @! NOT NULL
REF_DOC_SUB CHAR(3) Referencia do Item @! NOT NULL