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Procedimento Operacional Padrão

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1.0 – Objetivo Protocolar para encaminhamento para o faturamento SANCOOP as guias provenientes dos atendimentos realizados nos hospitais, clínicas e consultório

2.0 – Aplicação Setor de Recepção e Comunicação. 3.0 – Responsabilidade Coordenador e Assistente de Recepção. 4.0 – Desenvolvimento Para operacionalizar o módulo WEBSIOS, foram feitas algumas parametrizações conforme especificações de cada convênio como: � Convênio � Data de atendimento � Tipo de guia � Local de atendimento � Número de carteira ou matrícula � Paciente � Procedimento � Prazo de validade de guia convênio; � Senha/autorização para aqueles convênios que a mesma é obrigatória;

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4.1 Para realizar a entrega das guias na SANCOOP é necessário que as mesmas sejam protocoladas no sistema WEBSIOS através do site: http://websios.sancoop.com.br. Para que o cooperado/secretária faça a digitação das guias no WEBSIOS é necessário que, seja feito um cadastro junto ao SRC onde irá conter um login/usuário e senha para acesso ao sistema. A senha gerada pela SANCOOP é encaminhada para o email cadastrado e pode ser alterada pelo usuário no modo “configurações/alterar senha”.

Para que a mudança de senha seja feita, é necessário digitar a senha encaminhada pela SANCOOP no campo “senha antiga”, digitar no campo “nova senha” a senha que deseja usar e depois, confirmá-la no campo “confirmar senha” e “salvar”. OBS: Esta mudança poderá ser feita sempre que o cooperado/ secretária assim desejar.

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4.2 - Digitação de guias no protocolo Para fazer o protocolo clique em “entrar” ou “guia de atendimento” .

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4.3 - Importação pelo arquivo por CPF ou CNPJ: O sistema possibilita protocolar as guias por CPF ou CNPJ. CPF destina-se ao registro de protocolos oriundos de atendimento realizados por pessoas físicas, e CNPJ para cooperados pessoa jurídica na SANCOOP. Para cooperado pessoa jurídica (PJ) o protocolo das guias, pode ser realizado das duas formas: CPF ou CNPJ. 4.3.1 – Importação por CPF: Para acessar, selecionar o ícone “pessoa física”, preencha os campos abaixo com os dados cadastrados, CPF do cooperado, login e senha fornecidos pela SANCOOP (ou senha alterada como mencionado acima no dispositivo 4.1), clicar em “entrar”.

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Clicar em “guia de atendimento”/ “protocolo de guias”, e em seguida em “adicionar nova guia”.

Preencher os campos (convênio, data de atendimento, tipo de guia, local de atendimento, número da carteira/matrícula, paciente, definir recém nascido, procedimento, quantidade e autorização) com os dados do atendimento que consta na guia e clicar em “salvar”.

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Observações: O WEBSIOS faz a leitura de número de carteira de pacientes que já estão registrados no SIOS. Uma vez digitado o número da carteira do paciente, este fica salvo no banco de dados e o sistema importa automaticamente as informações do mesmo, porém se houver algum erro no nome desse paciente, a secretária/cooperado deverá entrar em contato com a SANCOOP no SRC onde será feito a correção do nome do paciente. Feito esta correção é gerada uma senha onde o colaborador do SRC repassa para o cooperado/secretária fazer a alteração clicando no “lápis” que aparece ao lado do nome do paciente no WEBSIOS, onde o mesmo irá digitar a senha e “aplicar”, feito isso o processo de alteração estará pronto. No campo procedimento, serão digitados os códigos dos mesmos, conforme tabela negociada.

Para fazer a inserção de novas guias no protocolo, é necessário clicar no ícone “adicionar nova guia” e repetir o processo citado acima.

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Somente após clicar na opção “finalizar” o protocolo estará encerrado e pronto para que as guias físicas sejam entregues para conferência e faturamento na SANCOOP. Ao lado do ícone “adicionar nova guia” estão também os ícones: “Editar guia”: ícone disponibilizado para fazer ajustes, quando necessário, nas guias digitadas. Para fazer o devido ajuste, é necessário clicar na guia desejada e fazer edição da mesma, finalizada o processo clicar em “salvar”. “Excluir guia”: ícone disponibilizado para excluir guia que por algum motivo não deverá constar no protocolo. Para excluir esta guia é necessário selecionar a mesma, clicar em excluir e “salvar”. “Importar”: ícone disponibilizado somente para aquelas clínicas que disponibilizam do arquivo CSV arquivo este, que importa as guias do sistema da clínica para o INTRAWEB (SANCOOP). “Criar backup”: ícone disponibilizado para ser selecionado antes de finalizar o protocolo, gerando assim mais segurança no processo de envio a SANCOOP no caso de algum erro no sistema. “Analisar”: ícone disponibilizado para analisar as guias que serão importadas para o INTRAWEB (verificar alguma inconsistência).

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Ao lado dos nomes dos pacientes tem uma “caixinha”, que serve para ser selecionada quando for excluir a guia que não deve constar no protocolo por alguma inconsistência, exemplo: faltando assinatura do paciente, carimbo e assinatura do cooperado etc. Depois das guias digitadas, editadas e excluídas (quando assim for necessário), o protocolo ficará da forma descrita abaixo devendo ser encaminhado a “recepção de guias” na SANCOOP. Após o protocolo finalizado, não será permitido nenhum tipo de alteração.

4.3.2- Importação por CNPJ cooperados pessoa jurídica SANCOOP O cooperado/secretária poderá importar o arquivo em CSV desde que atendam aos critérios adotados, pois para fazer tal importação, o protocolo é feito em uma planilha do excel com alguns critérios. O arquivo é lançado na seguinte ordem de colunas: ”cpf profissional”, “conselho profissional”, “cnpj do convênio”, “data de atendimento”, “número de carteira/matrícula”, “paciente”, “recém nascido (RN)”, “procedimento”, “autorizações de procedimento” (quando se fizer necessário). Na montagem do arquivo em CSV os dados devem estar na ordem citada acima e separados por ponto vírgula (;), não podendo ter símbolos ou abreviaturas, para que haja sucesso na importação do protocolo. Para acessar o INTRAWEB, é necessário digitar o CNPJ cadastrado na cooperativa, ressaltando que todos os cooperados que terão suas guias enviadas

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nesses moldes, também terão que ter seus CPFs cadastrados/ligados no CNPJ (PESSOA JURÍDICA) de referência. Após digitado o CNPJ digite o login senha e clique em “entrar”. Para importação das guias decooperados pessoa jurídica é necessário que siga o modelo do protocolo abaixo, que pode ser solicItado ao coordenador da recepção da SANCOOP.

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Após logado clicar em “importar”.

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Escolher o arquivo, clicar em “aplicar”.

Depois de clicar em aplicar, o arquivo será importado para o websios e surgirá uma tela informando se as guias foram importadas com sucesso, se houve duplicidade ou erros, analise e clique em “ok”.

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Como o arquivo em CSV tem algumas especificações, é necessário informar o CPF de cada cooperado, fazendo portanto com que o arquivo seja capaz de direcionar as guias para cada CPF informado no ato da importação das guias. Feito isso as guias deverão ser separadas por cooperados e entregues na SANCOOP. 4.4 - Acesso aos protocolos No INTRAWEB estará disponibilizado todos os protocolos após o envio com suas respectivas guias, no modo “relatórios”/ “protocolos”.

4.5 - Acesso as guias devolvidas As guias devolvidas também estarão disponibilizadas neste sistema, informando qual o motivo da devolução no modo “relatórios”/ “guias devolvidas”. Para visualizar qual a inconsistência de cada guia, é necessário clicar na mesma, clicar na “lupa”, então aparecerá discriminando as justificativas para a devolução.

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4.6 Devolução de guias As guias que forem devolvidas deverão ser retiradas na SANCOOP, para a correção, e protocoladas novamente e enviadas para cooperativa recomeçando, portanto, todo o processo.

5.0 Cadastro e alteração de dados de cooperados no SIOS para geração e senha para envio de protocolo. Para que o cooperado e/ou secretária enviem os protocolos com as guias, é necessário que estejam cadastrados no SIOS, onde é gerado um login e senha. 5.1 Cadastro ou edição de login e senha. 5.1.1Cadastro de login e senha no ato do cadastro do cooperado Se o cadastro for realizado no ato da admissão do cooperado.

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Selecionar “usuário web” preencher o “login de usuário”

Preencher o campo do email ao qual será encaminhado o login e senha e clicar na “chave” para encaminhar o email “aplicar” para salvar.

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5.1.2 Cadastro de login e senha após admissão de cooperado.

Clicar em cadastro e pessoas

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Abrirá a tela onde deverá será e selecionado o nome do cooperado em questão, clique em “ok”.

Clicar em “usuários web”, “editar” e “adicionar”.

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Digitar o novo “usuário” e clicar em “ok”.

Digitar o email que será encaminhado o novo login e/ou senha.

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Clicar em “aplicar” e em seguida clicar na “chave que fica ao lado do nome.

Clicar em “ok”. Assim o login e a senha serão encaminhados para o email. A senha não pode ser visualizada pelo colaborador SANCOOP, pois é gerada através do sistema.

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5.1.3 EDIÇÃO E EXCLUSÃO DE LOGIN E SENHA

Clicar em “cadastro” e “pessoas”.

Selecionar o “cooperado” clicar no “enter” e depois em “ok”

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Clicar em “usuários web”.

Clicar em “editar”, selecionar o usuário que deseja excluir ou editar o login e senha. EDIÇÃO: Clicar em “editar”, no login que deseja alterar. Faça a edição alterando o email ou usuário e clicar em “aplicar”.

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EXCLUSÃO: Clicar em “editar”, selecionar o usuário que deseja excluir e clica em “excluir”.

Clicar em dados SANCOOP, locais de atendimento, para adicionar ou excluir local onde o cooperado atende (consultório, hospital).

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Clicar em editar e em adicionar.

Selecionar o local de atendimento e clicar em “oK”.

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6.0 Notificações WEB:

Ferramenta desenvolvida para envio de textos curtos e de mensagens que precisam ser enviados com uma certa urgência aos cooperados e secretárias. Estes textos ou mensagens podem ser enviados para todos os cooperados ou individualmente.

Clicar em guias/notificações WEB

Clicar em ‘NOVO’. Digitar o título.

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Clique na aba onde abrirá uma janela onde deverá ser insrido o texto.

Adicionar individualmente. Desse modo é necessário clicar na “caixa” que aparece ao lado do nome do cooperado e selecionar quantos forem necessários. Clicar em “continuar”

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Clicar em “fechar”

Clicar em “salvar”.

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Adicionar todos os cooperados. Dessa forma aparecerá uma caixa para que haja a confirmação se todos serão notificados. Clique em “sim” o sistema irá buscar por todos os cooperados cadastrados e encaminhará a mensagem. Feito isso clique “salvar”.

7.0 Alterar informações de convênio

Ferramenta utilizada para alterar a situação de convênio para (ativo ou inativo), a exigência de número de guia, se é devido a cobrança de adicional, verificar horário de acordo com a tabela negociada, CNPJ, quantidade mínima e máxima, número da carteira do convênio, validade de guias, prazo de vencimento que varia dependendo de cada convênio. A validade das guias está parametrizada sempre com menos trinta dias, se o convênio tiver o prazo de validade de 60 dias, o mesmo estará parametrizado com 30 dias, ficando então o prazo para a secretária/cooperado digitar a guia no websios. Essa atitude serve para resguardar a cooperativa de ter um prazo para fazer a faturamento da guia, evitando que a mesma vença na SANCOOP.

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8.0 Siglas e Abreviaturas • SIOS – Sistema de Informações Operacionais SANCOOP • SADT – Serviço de Apoio, Diagnóstico e Terapias • SRC – Setor de Recepção e Comunicação • CSV – Comma – Separated values

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