Implementao de um programa de Auditoriade Conduta & tica - Caso MRS Logstica S.A.

Eduardo da Costa AzevedoMRS Logstica S.A

MRS Logstica S.A

A MRS Logstica uma concessionria que controla, opera e monitora a Malha Sudeste da Rede Ferroviria Federal. A empresa atua no mercado de transporte ferrovirio desde 1996, quando foi constituda, interligando os estados do Rio de Janeiro, Minas Gerais e So Paulo.

O foco das atividades da MRS est no transporte ferrovirio de cargas: minrios, produtos siderrgicos acabados, cimento, bauxita, produtos agrcolas, coque verde e conteineres.

R$mil2008 2007 % var.

Receita Bruta 3.401 2.515 35%Lucro lquido 663 555 19%Funcionrios 4.085 3.953 3%

1,6 mil Km

Implantao da rea de Auditoria Interna da MRS em setembro de 2007

Reporte direto ao Conselho de Administrao;

Contratao 4 auditores;

Implantao de metodologia considerando as Normas Internacionais para o exerccio da profisso da Auditoria Interna;

Aprovao e publicao do Charter de Auditoria;

Aquisio de um software de gesto da Auditoria Interna;

Elaborao do Plano anual de Auditoria Interna considerando a avaliao de riscos;

Seo 406 (Lei Sarbanes Oxley): As empresas devem declarar se possuem ou no um cdigo de tica. Em caso afirmativo, elas devem disponibilizar seus cdigos de tica na internet. Caso uma empresa no tenha adotado um cdigo de tica, ela deve dar ampla divulgao desse fato em seus relatrios.

Norma de Desempenho 2130 (IIA): A atividade de auditoria interna deve avaliar e fazer recomendaes apropriadas para a melhoria do processo de governana corporativa no cumprimento dos seus objetivos:

Promoo a tica e valores apropriados dentro da organizao;

2130.A1 A atividade de auditoria interna deve avaliar o desenho, a implantao e a eficcia dos objetivos, programas e atividades da organizao relacionados a tica.

Situao encontrada em 2007:

Cdigo de tica: No

Canal de denncia estruturado: No

Apurao de denncias: Sim - sem metodologia, qualificao tcnica, independncia e confidencialidade.

Incio do projeto de implementao de um programa de Auditoria de Conduta & tica em janeiro de 2008.

PRIMEIRA AO: IMPLANTAO DE UM CDIGO DE TICA

COMO FAZER???????

Ocdigodetica suficiente?

Cdigodetica

Controle

Reforo

Implantao

Divulgao a todos os pblicos

Termo de compromisso

Gesto da tica

Canal de denncia

Monitoramento

Campanhas de reciclagem

Atualizao do cdigo

Balano de conseqncias

1 Cdigo de tica:

Prticas do Instituto Brasileiro de Governana Corporativa IBGC;

Pesquisa do cdigo de tica 2008 do Instituto Brasileiro de ticas nos Negcios;

Cdigos de tica do mercado Vale, CSN e Gerdau;

Entrevistas com os diretores e aprovao da primeira verso do cdigo.

Impresso do cdigo em 4000 cartilhas tamanho padro uniforme MRS;

RESISTNCIA

CREDIBILIDADE

COMPROMETIMENTO

RESPONSABILIDADE

Mais uma poltica para ser descumprida!!!!!!!

OBSTCULOS PARA O SUCESSO DO PROJETO:

1.1 Campanha de Divulgao:

Banners;

Intranet;

Jornal da MRS;

Divulgao da assinatura 01 (Presidente e diretores);

Treinamento cdigo de tica para todos os gestores da Empresa (4 horas);

Porque o cdigo?

Condutas desejadas?

Conflito de Interesses?

Responsabilidades? (comit de tica)

Canal de comunicao ao Cdigo de tica;

Auditoria Interna

DiretoriaFluxo de divulgao:

GESTORES GESTORES GESTORES

FUNCIONRIOS E FORNECEDORES

1.2 Adeso e Compromisso

Importncia do exemplo!!! Mas se ele no vier????Cumprir e fazer com que sejam cumpridas......

98% dos funcionriosassinaram

CDIGO DE TICA IMPLANTADO!!!!!!!

Podemos afirmar que cumprimos 100% deste cdigo?

Ainda no!!!!

1.3 Identificar Deficincias:

O que no cumprimos?

b) Eu cumpro as regras de segurana no trabalho?

R: Em algumas situaes sou obrigado a descumprir...

a) Eu cumpro todas as polticas e normas da Empresa?

R: Como, se no conheo todas....

c) Estou assediando moralmente meu subordinado?

R: No entendo bem o que o assdio moral...

Comit de tica Aes Corretivas

2 Controle:

Implantao do sistema de registro:

Acesso somente intranet;

Gerao de login e senha;

Comunicao com o denunciante (status e resultado);

Gerao de relatrios de acompanhamento;

Registros mais frequentes:Presentes brindes e agrados;

Relao de parentesco;

Assdio moral

Mdia de 4Registros ms

Estruturao de um nico canal de tratamento das questes ticas:

3 Reforo:

Reunio trimestral com o Comit de tica:

Apresentao dos relatrios;

Decises sobre as condutas no previstas no cdigo;

Aprovaes de excees (presentes, doaes, patrocnios, etc.);

Definies de estratgias e atuao (palestras, reforo, alterao do cdigo)

Palestras para orientao sobre Assdio Moral e Sexual;

Campanha de reforo dos princpios ticos da MRS;

Treinamento sobre a utilizao do Canal Livre (Denncias)

Aes 2009:

3 Reforo:

PESQUISA CDIGO DE TICA 2009 641 funcionrios

90% afirmam ter recebido orientaes adequadas sobre o cdigo antes de assin-lo;

86% acreditam que o cdigo de tica ir ajudar a MRS a atingir seus objetivos;

76% consideram bom ou timo o ambiente tico da MRS;

65% acreditam que a empresa cumpre integralmente o cdigo de tica.

Pontos de Ateno:

7% - A MRS no cumpre integralmente o cdigo de tica;

3% - O ambiente tico da MRS ruim.

Meta da Auditoria Interna - aumentar os percentuais da primeira pesquisa.

A GRANDE DESCOBERTA

Como afirmar que a implantao do Cdigo de tica melhorou o ambiente de controles internos?

Controles Gerais de TI: Acesso, Gesto da Mudana, Desenvolvimento

Controles de Entidade: Polticas e Procedimentos, Auditoria Interna / Gesto de Riscos

Cdigo de tica

?

AMBIENTE DE CONTROLE

Revisar

Aprovar

Inspecionar

Conciliar

Conferir

Observar

Automatizados

Semi-automatizados

Manuais

Mapeamento e avaliao do Controle Interno

Identifica Riscos

Identifica Controles Internos

Segrega Funo, Implanta ControleTesta Controles

(Monitora)

Controles Adequados

(Risco Mitigado)

CONFLITO DE INTERESSES

(Situao desconhecida e no monitorada)

Cdigo de tica

Situao Identificada

e Monitorada

Controles Inadequados

Avalia Ambiente de Controle

Situao avaliada.

1) O fiscal do servio avalia condio do servio prestado pela empresa Alpha e autoriza medio da nota fiscal;

2) O Analista de Contas a Pagar recebe nota fiscal e verifica se a mediao foi aprovada pelo fiscal do servio;

3) Analista de Contas a Pagar libera pagamento.

Auditor Interno testa e julga que os controles so eficientes!!

O Fiscal do Contrato scio da Empresa Alpha ou a esposa do fiscal scia da Alpha;

O filho do fiscal foi contratado pela Alpha, depois de 6 anos desempregado;

O fiscal passou um belo final de semana na casa de praia do dono da Alpha e com esposa e filhos;

Situao desconhecida e no monitorada

Casos identificados:

Dos 4.000 funcionrios, 1.200 possuem grau de parentesco com funcionrios ou fornecedores.

Situaes crticas esto sendo tratadas pelos gestores

Funcionrio trabalhava como consultor no fornecedor que fiscalizava.

Tentativa de suborno ao comprador Fornecedor excludo do cadastro!

Relatos sobre favores oferecidos por fornecedores final de semana em Ilha Bela

Fiscal de obra era scio da construtora que fiscalizava Funcionrio demitido!

Palavras da vez:

Respeito;

Transparncia;

Vdeo de encerramento:

eaz@mrs.com.br

32.3239-4675

MUITO OBRIGADO

mailto:eaz@mrs.com.br