TÉCNICAS PARA A REALIZAÇÃO DE EVENTOS

PÚBLICOS Lucymara Correia

Conforme as diferenças de conotações e prioridades, metodologias, temas e objetivos, poderemos encontrar as

nomenclaturas especificas.

O propósito, formato e tipo de público estabelecem a natureza do evento.

Eventos com carateres específicos:

1.Assembleia

Assembleia consiste em "reunir representantes de grupos, com delegação oficial para debaterem assuntos de

importância para seus representados". Nesse sentido, podemos citar as assembleias legislativas, espaço onde os

deputados se reúnem para defender os interesses do povo.

2.Conferência

é um tipo de reunião direcionada para um grupo de pessoas com o mesmo interesse, onde há uma preleção

pública, sendo o conferencista um especialista conhecedor do assunto a ser discutido, uma autoridade em determinado

assunto falando para um grande número de pessoas Ele fará sua apresentação em um tempo estipulado e limitado, em

seguida os participantes lhe farão perguntas pertinentes ao exposto. Exige a presença de um presidente de mesa, ou

mediador para condução dos trabalhos, sendo bem mais formal que uma palestra. As perguntas acontecem somente por

escrito e devidamente identificadas, bem ao final da exposição.

3.Congresso

É uma reunião destinada a grupos profissionais, onde se apresenta e debate assuntos atuais relacionados a uma

determinada categoria profissional, essa reunião acontece com uma certa periodicidade e pode ser de abrangência

regional, nacional ou internacional.

É restritos a ambientes associativos, visando a debater assuntos de interesse específico de um segmento

profissional. É a reunião de várias sessões de trabalho previamente definidas entre debates, mesas-redonda,

conferências, etc.

4. Convenção

Trata-se de um evento promovido por empresas visando a integração dos participantes sobre algum assunto

exposto, acontece geralmente sobre vendas, mas pode ser apresentado outros assuntos, sendo um para cada convenção.

Normalmente não ultrapassa cinco dias.

Os participantes são pessoas de um mesmo ramo de atividade exatamente para que haja um incentivo, um estímulo

coletivo, é nessa ocasião que se transmite aos participantes otimismos para as ações futuras. Tipos: de vendas,

lançamento de produto/serviço, congraçamento e comemorações...

5.Simpósio

É uma reunião de especialistas, sob a direção de um moderador, para apresentação de tema de interesse e de

caráter científico, a uma audiência selecionada. Os especialistas desenvolvem partes de um mesmo tema, e

posteriormente entre si desenvolvem uma segunda fase de debate. O coordenador do simpósio apresenta os

especialistas, introduz os tópicos de cada assunto e sumaria as exposições feitas. A assistência participa somente no

final, com perguntas escritas e identificadas, sem teor de polêmica.

5. Debate

Quando ouvimos essa palavra automaticamente nos recordamos de ano eleitoral, pois esse tipo de reunião é

comumente utilizada pelos candidatos para defenderem suas propostas.

Logo, podemos compreender por debate como uma reunião onde pessoas defendem seus pontos de vista sobre um

determinado assunto, obedecendo algumas regras apresentadas pelo mediador, sendo ele administrador do debate tendo

poderes para simular situações com o propósito de ativar as discussões e manter a plateia concentrada.

Vale ressaltar que em um debate a plateia não participa realizando perguntas, podendo sim apresentar suas

manifestações com aplausos ou protestos moderados.

6. Exposição e Feira

Colocamos esses dois tipos de reunião porque elas têm o mesmo objetivo, alterando-se apenas sua

nomenclatura..

A exposição como o próprio nome já diz, trata-se de expor algo ou alguma coisa, dependendo do ramo

empresarial.

Feira. Um “mundo” de pessoas visitando vários estandes e passeando por um enorme salão.. Mas qual o

objetivo dessa reunião?

O principal objetivo é canalizar a comercialização entre vários atores do comércio, como: fabricantes,

fornecedores, clientes, entidades de fomento, enfim, tem um motivo expositor, visando lucro futuro.

7. Reunião de trabalho

A reunião é muito presente em empresas privadas para acompanhamento de metas, programas, promoções e etc.

Logo, cada tipo de reunião dependendo do seu público pode ser mais formal ou informal, por exemplo: uma

reunião entre empresários e fornecedores, exige um ambiente mais requintado e formal, e quando falamos de uma

reunião rotineira da empresa com seus colaboradores, utiliza-se um ambiente mais simples e informal.

Entretanto, há reuniões de negócios com características próprias, como: café da manhã, brunch, almoço.

O café da manhã ou breakfast acontece entre 07h30m e 9h; o brunch ocorre entre 10h30m e 12h e o almoço é

marcado para 12h até 13h30.

8. Palestra

Método de discussão mais antigo, pressupõe uma preleção acompanhada de intenso período de perguntas e

debates com a platéia buscando conclusões. Pode ser complementada de uma visita, demonstração ou mesmo exercício

de laboratório.

9. Seminário

É uma seqüência concentrada de atividades com o fim específico de desenvolver capacidades, conhecimento e

aprendizagem por meio do trabalho de treinadores especializados. A idéia é somar informações e experiências, não

chegar a conclusão ou resultado. Pode ser de um dia até várias semanas.

10. Conferama

Trata-se de uma conferência ilustrada ou com dramatização.

11. Brainstorming

Grupos de pessoas devidamente orientadas põem-se a emitir idéias sobre uma questão, que vão sendo

intercambiadas e aperfeiçoadas sem juízo prévio de valor, com vistas à solução de problemas.

1º - Terminada a produção de ideias, serão avaliadas e selecionadas as que, pela sua originalidade e viabilidade,

melhor respondem aos objetivos pretendidos.

2º - Retomar as ideias selecionadas e, em colaboração com os participantes, desenvolvê-las e aprofundá-las,

sem desvalorizar o seu conteúdo.

3º - Finalmente se for oportuno, fazer uma avaliação dos resultados obtidos e organizar um projeto de trabalho.

Compreendem, então, duas etapas, passando logo depois para uma parte avaliativa. É a fase de criação e depois

a de julgamento.

12. Painel

Reunião essencialmente questionadora, em que é resumido para um grande grupo o teor de apresentações feitas

por pequeno grupo, ficando este disposto de preferência em mesa de semi-círculo com o presidente ao centro .

13. Mesa-redonda

Difere da anterior pelo fato de haver um tempo específico para o questionamento pelos especialistas convidados

das teses apresentadas pelos colegas. Há ampla discussão (e por vezes polêmica) antes mesmo da participação da

audiência.

14. Fórum

Reunião baseada na busca da participação intensa da platéia, preferencialmente numerosa. A idéia é sensibilizar

a opinião pública sobre determinados problemas sociais. Um coordenador levanta o tema de interesse geral e busca a

opinião da coletividade. Ocorre debate livre até que conclusões possam ser retiradas.

15. Colóquio:

É a exposição de um tema em reunião fechada, sob uma coordenação, que tem por objetivo esclarecer dívidas e

levar à tomada de decisões.

16. Jornada:

Reunião de grupos profissionais, de âmbito regional, para discutir, com certa periodicidade, assuntos de

interesse desse grupo,. Costuma ser promovido por entidades de classe, com duração de vários dias. As conclusões

podem servir de diretriz para as atividades relacionadas a esta classe.

17. Mostra:

Geralmente pequena, circulante e com o objetivo somente de divulgar. Trata-se de uma das únicas maneiras de

expor que pode ser vista em diferentes locais, sem passar por alterações na forma e no conteúdo.

18. Oficina:

É semelhante ao workshop., porém é mais utilizada na área educacional e o workshop em business .

19. Vernissage:

convencionalmente designa abertura de exposições artísticas.

20. Inaugurações:

cerimônia por meio da qual se entrega ao público uma nova obra.

21. Assinaturas:

Este evento precisa atender aos detalhes de todas as entidades envolvidas.

Material de apoio,

Cerimonial

22. Posse:

É a cerimônia de investidura num cargo público, privado ou honorífico (Academia Brasileira de Letras);

A posse é regulamentada de acordo com a Instituição onde ocorre, podendo ser individual ou coletiva. Nos

poderes Executivo, Legislativo e Judiciário são regidas por cerimoniais próprios.

23. Workshop

O workshopé, basicamente, uma palestra dividida em duas partes: teórica e pratica. A primeira caracteriza-se

pela apresentação teórica de um tema e a segunda pela prática, na qual os participantes testam as informações recebidas.

24. Homenagens:

Dependendo do tipo de homenagem, pode requerer especificidades.

Cerimonial.

Estrutura.

As homenagens podem ser feitas por meio de retratos, bustos, nomes de espaços, galerias,...

Avaliação

Faz parte da organização e é uma forma de saber até que ponto o evento foi proveitoso e qual o seu interesse

para aqueles que nele participaram e para a empresa ou organização que o promoveu.

É um processo que, a partir da recolha de alguns dados e sua consequente análise, permite:

- Verificar em que medida foram atingidos os objetivos

- Comprovar a utilidade e oportunidade dos assuntos discutidos

- Certificar a justeza das técnicas e métodos utilizados

- Diagnosticar novos assuntos a desenvolver e aprofundar

- Introduzir reajustes e alterações para evitar a repetição de erros.

Cerimonia:

atividades formais realizadas em alguma ocasião solene ou importante ”A cerimônia de coroação da nova rainha realizou-se em grande pompa.” 1.atividade religiosa ou sagrada; rito solene “O casamento civil acontecerá logo

após a cerimônia religiosa.” observância formal da etiqueta Passemos diretamente ao que interessa, eu não tenho tempo para cerimônias.

- Preparação de uma cerimônia:

O cerimonial valoriza as ações e gestos, cria sensibilidade, implica em honra, dignidade na celebração de cada

ato. Evolui para a elevação social, para o desenvolvimento do indivíduo, do respeito ao próximo e assume o sentido

natural da própria evolução humana.

Hoje em dia, Instituições públicas, privadas, nacionais e estrangeiras não sobrevivem sem um componente

profissional de cerimonial. O profissional cerimonialista moderno não é um simples organizador e executor de

cerimoniais. Ele deverá estar sempre envolvido como os resultados do evento onde deverão ser submetidos a critérios de

eficácia. Deverão ser simples e de impacto, obedecendo a princípios de funcionalidade e beleza singela.

Definição e Objetivo do Cerimonial

Trata-se de um conjunto de normas estabelecidas com a finalidade de ordenar corretamente o desenvolvimento

de qualquer ato solene ou comemoração pública que necessite de formalização, ou seja; procedimentos como disciplina,

hierarquia, ordem, elegância, respeito, bom senso, bom gosto e simplicidade que os profissionais de cerimonial seguem

durante a organização e realização de atos, públicos ou não.

Funções do Cerimonial

Segundo o livro Etiqueta, Protocolo & Cerimonial, estabelece as principais funções desempenhadas pelo

cerimonial. Para ele, a mais importante diz respeito ao disciplinamento das precedências, mas acrescentam outras:

- Função ritual - além das precedências, os gestos e preceitos, honrarias e privilégios, símbolos do poder;

- Função semiológica - linguagem formal, linguagem internacional e diplomática, tratamento e fórmulas de cortesia,

redação e expressão oficial e diplomática;

- Função legislativa - codificação das regras e preceitos em normas de protocolo e cerimonial, nos planos interno e

externo;

- Função gratuita - hedonismo, frivolidade, festividade, atividade lúdica que pode chegar à disfunção e descaracterizar e

etiqueta;

- Função pedagógica - ensino de civilização e cultura;

Chefe do Cerimonial

O Chefe do Cerimonial ou Coordenador de Eventos é responsável pelo planejamento, coordenação e

organização do evento, em todas as suas fases, além do protocolo de implantação com as precedências e tratamentos de

acordo com a legislação específica, planejando o roteiro da solenidade.

Mestre de Cerimônias

O Mestre de Cerimônias é o condutor do evento. A ele compete conduzir, com segurança, o evento, do início ao

fim; anunciar o roteiro que foi traçado pelo Chefe do Cerimonial, em boa postura e com voz firme.A função desse

profissional é ordenar e orientar a cerimônia. Em determinados tipos de solenidades, é comum usar um casal para

conduzir o evento, visto que, assim, a dupla poderá dividir listas de nomes a serem chamados (agraciados, formandos,

etc.), tornando a cerimônia mais atraente. Pode também o mestre de cerimônias elaborar a relação com os nomes das

autoridades presentes, identificar e confeccionar as nominatas com os nomes das autoridades que deverão ser citadas

pelo presidente ou anfitrião da solenidade, conferir o som, orientar as recepcionistas quanto à formação da Mesa,

coordenar os garçons no serviço de água para Mesa e conduzir a cerimônia com bom desempenho.

Recepções e registro de autoridades

Uma boa equipe de recepção é fundamental para todo tipo de evento. Receber bem os convidados e/ou

participantes do evento colabora que estes se sintam bem acolhidos. Além de recepcionar os convidados, os

recepcionistas colaboram na operacionalização do pré, trans e pós-evento.

O recepcionista assumirá a responsabilidade de registrar as autoridades que se fizerem presentes ao evento

escrevendo numa ficha específica o nome, cargo, instituição/empresa, ou até mesmo, na ausência do responsável, quem

está representando para que o Mestre de Cerimônias possa registrar as autoridades presentes durante o evento.

Composição de mesa

Ao organizar uma cerimônia, mais precisamente na hora de elaborar o roteiro, precisamos saber o lugar à mesa

de cada convidado considerando a precedência do cargo. Logo, devemos nos atentar ao Decreto nº 70.274 de 09 de

março de 1972, pois é ele que rege o cerimonial público no Brasil e contém todas as informações pertinentes ao

cerimonial.

Alguns autores que abordam este assunto, aconselham compor a mesa principal com até sete pessoas, pois dessa forma

distingui-se o centro, que no caso é ocupado pelo anfitrião, colocando-se a sua direita o convidado de honra ou cargo

mais importante e a sua esquerda o convidado de cargo inferior aquele.

No caso de número par, traçamos uma linha imaginária na vertical, a sua direita ou ao centro mais próximo dela ficará o

anfitrião e a esquerda da linha o convidado com o cargo mais importante, sempre seguindo esse ordenamento de direita

e esquerda sucessivamente.

Sempre que uma solenidade contar com a presença do presidente da república, ele presidirá a cerimônia, e a sequência

seguirá a lógica hierárquica.

Agora, nos casos omissos, caberá ao Chefe do Cerimonial esclarecer as dúvidas baseada no protocolo.

Com a República nasceram também a Bandeira, o Hino,as Armas e o Selo Nacional que representam os valores

e o espírito cívico do povo brasileiro, devendo ser observados os padrões próprios de cada um, quando de suas

representações. A Lei nº. 5.700 de 01.07.1971, regula a forma e a representação desses símbolos.

Colocação de bandeiras:

A Bandeira Nacional pode ser usada em todas as manifestações do sentimento patriótico dos brasileiros, de

caráter oficial ou particular.

Nenhuma bandeira de outra nação poderá ser usada sem que a nacional esteja ao seu lado direito e seja de igual

tamanho, salvo nas sedes das embaixadas e consulados. Num dispositivo de bandeiras (mastro ou adriças), as

estrangeiras deverão ficar distribuídas à direita e à esquerda da nacional, em ordem alfabética.

Tratando-se de bandeiras dos estados da união, a ordem é determinada pela constituição histórica, mas também

poderão ser distribuídas em ordem alfabética. Num dispositivo em que, além das bandeiras dos países participem

bandeiras de estados, municípios e entidades, a ordem será a seguinte: país, estado, município e entidade. Exemplos:

Hasteia-se obrigatoriamente, a Bandeira Nacional, nos dias de festa ou de luto nacional em todas as repartições

públicas, nos estabelecimentos de ensino e sindicatos. Nas escolas públicas ou particulares, é obrigatório o hasteamento

solene da Bandeira Nacional, durante o ano letivo, pelo menos uma vez por semana. A Bandeira Nacional pode ser

hasteada e arriada a qualquer hora do dia ou da noite:

Normalmente faz-se o hasteamento às 8 horas e o arriamento às 18 horas.

No dia 19 de novembro, Dia da Bandeira o hasteamento, é realizado às 12 horas, com solenidades especiais.

Durante a noite a Bandeira deve estar devidamente iluminada

Quando várias bandeiras são hasteadas ou arriadas simultaneamente, a Bandeira Nacional é a primeira a atingir

o tope e a última a dele descer. Quando em funeral, a Bandeira fica a meio-mastro ou a meia adriça. Nesse caso no

hasteamento ou arriamento, deve ser levada inicialmente até o tope. Quando conduzida em marcha, indica-se o luto por

um laço de crepe atado junto à lança.

Hasteia-se a Bandeira Nacional em funeral nas seguintes situações:

1. Em todo o País quando o Presidente da República decretar luto oficial;

2. Nos edifícios-sede dos poderes legislativos federais, estaduais ou municipais, quando determinado pelos respectivos

presidentes, por motivos de falecimento de um de seus membros;

3. No Supremo Tribunal Federal, nos Tribunais Superiores, nos Tribunais Federais de Recursos e nos Tribunais de

Justiça estaduais, quando determinado pelos respectivos presidentes, pelo falecimento de um de seus ministros ou

desembargadores;

4.Nos edifícios-sede dos Governos dos Estados, Territórios, Distrito Federal e Municípios por motivo do falecimento do

Governador ou Prefeito, quando determinado luto oficial para autoridade que o substituir;

5. Nas sedes de Missões Diplomáticas, segundo as normas e usos do país em que estão situadas.

A Bandeira Nacional em todas as apresentações no território nacional, ocupa lugar de honra, compreendido

como uma posição:

1. Central ou a mais próxima do centro e à direita deste, quando com outras bandeiras pavilhões ou estandartes, em linha

de mastros, panóplias, escudos ou peças semelhantes;

2. Destacada à frente de outras bandeiras, quando conduzida em formaturas ou desfiles;

3. À direita de tribunais, púlpitos, mesas de reunião ou de trabalho. Considera-se direita de um dispositivo de bandeira a

direita de uma pessoa colocada junto a ele e voltada para a rua, para a platéia ou de modo geral, para o público que

observa o dispositivo. A Bandeira Nacional, quando não estiver em uso, deve ser guardada em local digno. Nas

repartições públicas e organizações militares, quando a Bandeira é hasteada em mastro colocada no solo, sua largura não

deve ser maior que 1/5 (um quinto) nem menor que 1/7 (um sétimo) da altura do respectivo mastro. Quando distendida e

sem mastro, coloca-se a Bandeira de modo que o lado maior fique na horizontal e estrela isolada em cima não podendo

ser ocultada, mesmo parcialmente por pessoas sentadas em suas imediações. A Bandeira Nacional nunca se abate em

continência.

O uso e disposição da Bandeira e outros Símbolos Nacionais são regulamentados pela Lei 5.700/71.

A Bandeira Nacional ocupa lugar de honra, sendo colocada no centro ou à direita do ponto central quando

alinhada com outras bandeiras, e à direita de tribunas, mesas de reunião ou de trabalho. O lugar, portanto, que lhe é

destinado, deve ser destacado e de fácil visualização.

• Deve ocupar lugar de honra, que é o centro, em caso de número de bandeiras ímpar; e centro-direita, em caso de

número de bandeiras par – (ver ilustração abaixo) e tem uso obrigatório em cerimônias oficiais.

• Com número ímpar de bandeiras: a Bandeira Nacional ao centro, a do Estado à direita, a do Município, ou da

instituição à esquerda.

A posição direita ou esquerda é sempre vista, posicionando-se no lugar da bandeira e olhando-se para a plateia.

• Com número par de bandeiras: a Bandeira Nacional ao centro direito, a do Estado na posição centro-esquerda, a do

município na extrema direita e a da instituição na extrema esquerda.

• As bandeiras deverão estar situadas à direita da mesa de honra (de quem olha da mesa para o auditório), sem a

presença de obstáculos e com a panóplia na mesma altura do palco.

• Outros usos de bandeiras (estrangeiras, por exemplo) deve-se consultar a legislação já citada.

• No caso de evento em entidade que empreste o espaço, retirar a bandeira da entidade da panóplia.

• Em composição com as bandeiras dos Estados brasileiros, a Bandeira Nacional, é colocada ao centro, seguindo a

ordem de constituição histórica (uma à direita, outra à esquerda sucessivamente) Quando o número de bandeiras for par,

a Bandeira Nacional ocupa o lugar do centro à direita seguindo essa mesma

ordem.

CERIMONIAL DE ABERTURA DO CONGRESSO (NOME DO EVENTO)

DATA:

HORÁRIO:

LOCAL:

DESENVOLVIMENTO DA SESSÃO

MESTRE DE CERIMÔNIAS : SENHORAS E SENHORES, BOM DIA/BOA TARDE/BOA NOITE! DAMOS

INÍCIO À CERIMÔNIA DE ABERTURA DO (NOME DO EVENTO);

REALIZAÇÃO: (NOME DAS ENTIDADES PROMOTORAS);

MESTRE DE CERIMÔNIAS: TEREMOS INICIALMENTE A APRESENTAÇÃO (INSERIR DETALHES DA

APRESENTAÇÃO: TIPO, EXECUTORES E SUA ORIGEM. EX.: APRESENTAÇÃO DO POEMA “ARTE DE

VIVER”, COM OS ALUNOS E PROFESSORES DA FACULDADE DE EDUCAÇÃO DA UFG);

MESTRE DE CERIMÔNIAS: PARA COMPOR A MESA DIRETIVA, CONVIDAMOS:

(ANEXAR LISTA, CHAMANDO AUTORIDADES DA MAIOR PARA MENOR HIERARQUIA)

MESTRE DE CERIMÔNIAS: CONVIDAMOS A TODOS PARA, EM POSIÇÃO DE RESPEITO, CANTARMOS

O HINO NACIONAL;

(CASO O HINO SEJA APRESENTADO AO VIVO, ACRESCENTAR: QUE SERÁ APRESENTADO POR....)

MESTRE DE CERIMÔNIAS: REGISTRAMOS A PRESENÇA DAS SEGUINTES AUTORIDADES:

(LISTAR AUTORIDADES PRESENTES – CARGO E NOME)

MESTRE DE CERIMÔNIAS: COM A PALAVRA:

O COORDENADOR-GERAL DO EVENTO (CARGO E NOME);

(ANUNCIAR DEMAIS AUTORIDADES, OBEDECENDO A ORDEM DE PRONUNCIAMENTOS: MENOR

HIERARQUIA PARA MAIOR HIERARQUIA)

MESTRE DE CERIMÔNIAS: AGRADECEMOS A PRESENÇA DOS COMPONENTES DA MESA DIRETIVA E

OS CONVIDAMOS A OCUPAR LUGAR NO AUDITÓRIO PARA ASSISTIREM À CONTINUIDADE DA

PROGRAMAÇÃO.

MESTRE DE CERIMÔNIAS: TEREMOS AGORA A PALESTRA (TEMA).

PARA COORDENAR AS ATIVIDADES DA MESA DE TRABALHOS E TAMBÉM APRESENTAR O

MINICURRÍCULO DO PALESTRANTE, COM A PALAVRA (NOME DO COORDENADOR DA MESA OU

COORDENADOR GERAL DO EVENTO).

CERIMONIAL DE ABERTURA DO CONGRESSO (NOME DO EVENTO)

DATA:

HORÁRIO:

LOCAL:

DESENVOLVIMENTO DA SESSÃO

MESTRE DE CERIMÔNIAS: SENHORAS E SENHORES, BOM DIA/BOA TARDE/BOA NOITE! DAMOS

INÍCIO À CERIMÔNIA DE ABERTURA DO (NOME DO EVENTO);

REALIZAÇÃO: (NOME DAS ENTIDADES PROMOTORAS);

MESTRE DE CERIMÔNIAS: TEREMOS INICIALMENTE A APRESENTAÇÃO (INSERIR DETALHES DA

APRESENTAÇÃO: TIPO, EXECUTORES E SUA ORIGEM. EX.: APRESENTAÇÃO DO POEMA “ARTE DE

VIVER”, COM OS ALUNOS E PROFESSORES DA FACULDADE DE EDUCAÇÃO DA UFG);

MESTRE DE CERIMÔNIAS: PARA COMPOR A MESA DIRETIVA, CONVIDAMOS:

(ANEXAR LISTA, CHAMANDO AUTORIDADES DA MAIOR PARA MENOR HIERARQUIA)

MESTRE DE CERIMÔNIAS: CONVIDAMOS A TODOS PARA, EM POSIÇÃO DE RESPEITO, CANTARMOS

O HINO NACIONAL;

(CASO O HINO SEJA APRESENTADO AO VIVO, ACRESCENTAR: QUE SERÁ APRESENTADO POR....)

MESTRE DE CERIMÔNIAS: REGISTRAMOS A PRESENÇA DAS SEGUINTES AUTORIDADES:

(LISTAR AUTORIDADES PRESENTES – CARGO E NOME)

MESTRE DE CERIMÔNIAS: COM A PALAVRA:

O COORDENADOR-GERAL DO EVENTO (CARGO E NOME);

(ANUNCIAR DEMAIS AUTORIDADES, OBEDECENDO A ORDEM DE PRONUNCIAMENTOS: MENOR

HIERARQUIA PARA MAIOR HIERARQUIA)

MESTRE DE CERIMÔNIAS: AGRADECEMOS A PRESENÇA DOS COMPONENTES DA MESA DIRETIVA E

OS CONVIDAMOS A OCUPAR LUGAR NO AUDITÓRIO PARA ASSISTIREM À CONTINUIDADE DA

PROGRAMAÇÃO.

MESTRE DE CERIMÔNIAS: TEREMOS AGORA A PALESTRA (TEMA).

PARA COORDENAR AS ATIVIDADES DA MESA DE TRABALHOS E TAMBÉM APRESENTAR O

MINICURRÍCULO DO PALESTRANTE, COM A PALAVRA (NOME DO COORDENADOR DA MESA OU

COORDENADOR GERAL DO EVENTO).

O Roteiro de Cerimonial contém a sequência de falas do Mestre de Cerimônias, que o utiliza para fazer a

locução do evento. Um Roteiro tem como ordem básica:

1. Introdução (boas vindas, apresentação dos objetivos, patrocinadores e

realizadores do evento)

2. Composição de mesa

3. Hino Nacional (quando necessário)

4. Registro das autoridades que prestigiam o evento

5. Homenagens /Leitura e assinatura de Termos/Descerramento de placas

6. Pronunciamentos de autoridades

7. Encerramento.

WORSHOP CURITIBA-SUÉCIA - 09,10 e 11 de Abril 2014

Workshop between Brazilian and Swedish Institutions to promote sustainable urban development in

Curitiba by City of Curitiba, KTH, BORAS, UTFPR, UFPR, PUCPR, UP, FIEP, CISB

CHECK-LIST DE TAREFAS PARA ORGANIZAÇÃO DE UMA REUNIÃO DO FÓRUM

NACIONAL

1 Descrição Responsável Execução

Auditório do Mercado Municipal 176 pessoas ARI-Lucimara

Infraestrutura do auditório(Microfone, som, datashow, etc.) ARI-Lucimara + SMAB

XXX Mesas hall e sala ao lado com com capacidade para 50

pessoas ARI-Lucimara + SMAB

Coffee-break para 174 pessoas -Abertura 09/4 ARI-Lucimara

Coffee-break para xxx pessoas 10 e 11/04 (MANHÃ E

TARDE) ARI-Lucimara

Biombo ARI-Lucimara + FCC

Stand para o credenciamento (2) ARI-Lucimara +SMAB

Material para identificar o evento no stand ?NÃO ARI-Lucimara + SMCS

Impressão dos nomes nos crachas (pré inscritos) ? ARI -MARCUS

2 Material a produzir

Texto para o convite eletrônico assinado pelo Prefeito ARI-ROSANE

Texto para o folder com a programação ARI-ROSANE

Envio do programa/convite por e.mail CERIMONIAL

Convite aos painelistas do programa (Suécia e Curitiba) ARI-ROSANE

Confecção de banners (fundo do palco) e entrada auditório

com as logomarcas ?????

CREA +

CERIMONIAL/SMCS

Identificação das mesas (Mobilidade Urbana e Gestão

Ambiental) (prisma)

Identificação das salas/ grupos - Mobilidade Urbana e Gestão

Ambiental

Credenciamento lista com os nomes dosparticipantes ?????

Crachás 200 SMAM

Pastas 200 (programação, blocos, canetas,etc.) SMAM

Providenciar todo material institucional da cidade (guia

turistico, informativo, ações da prefeitura ARI-Lucimara + CTUR IMT

Certificação eletrônica IMAP + SEPLAN

3 Equipamentos

Sonorização (mesa de som, caixas de som, 8 microfones

s/fio) SMAB + CERIMONIAL

Equipamentos multi-midia (tela, projetor, computador com

todos os programas) SMAB + ARIN + ICI (?)

Computador (2) com impressora para a

secretaria/credenciamento ICI

Ponto de internet para acesso na secretaria e na sala de

reuniões - Wi FI SMAB

Bandeiras : Brasil, Suécia, Paraná e Curitiba CERIMONIAL Cerimonial

4 Recursos Humanos

Auditório

1 operador de computador para as apresentações no auditório

(abertura e encerramento do evento)

1 operador de som para o auditório (abertura e encerramento

do evento)

3 pessoas para atender/apoio no auditório e mesa da abertura

(abertura e encerramento do evento) IMAP + CERIMONIAL

1 Mestre de cerimonia (abertura e encerramento) CERIMONIAL PMC

4.1 Sala de trabalhos

2 operadores de computador para as apresentações nas

salas/grupos em tempo integral DEFINIR NOS GRUPOS

2 recepcionista para o apoio nas salas/grupos em tempo

integral IMAP + CERIMONIAL

Secretaria

01 técnico em informática ICI

06 pessoas somente para credenciamento IMAP + CERIMONIAL

01 motorista a disposição TRANSPORTE

2 ônibus para as visitas técnicas URBS

2 guias para as visitas técnicas com conhecimento do idioma

inglês IPPUC + URBS

5 Comunicação

Fotografar (cobertura total do evento nos 3 dias) SMCS

Assessoria pré e durante o evento SMCS + CERIMONIAL

Confirmação de autoridades locais CERIMONIAL

6 Alimentação

Almoço 2 (pode ser adesão, devemos indicar e promover

traslado caso seja externo) anfitrião/adesão

Jantar de confraternização na 5 feira a noite (sendo externo

providenciar traslado) anfitrião

Animação musical pára o jantar anfitrião

água e café tempo integral para o evento anfitrião

7 Passagens

ANTP - 3 passagens ida e volta SÃO x cidade de destino x

SÃO

Hospedagem para ANTP - para 3 pessoas

locomoção equipe ANTP - Valéria, Branco e Ailton

8 Providências

Levar todo o kit de material de escritório (grampeador, papel,

clips, tesoura, etc.) anfitrião

Equipe para montagem e instalação disponível na 4 feira

(véspera dia do evento) anfitrião

Confecção de folder com informações uteis da cidade anfitrião

Organizar almoço de 5ª e 6ª feira anfitrião

Reunião de organização com todos envolvidos no apoio para

realização na 4 feira ANTP

9

Organizar Visita técnica caso o anfitrião tenha interesse e/ou

passeio turístico após o termino do evento anfitrião

Visita precursora

Verificação do local onde será realizado a cerimônia.

Palanque coberto - posição do sol, segurança das autoridades, melhor local para tomadas de vídeo e fotos (a

metragem utilizada para palanque levando em conta a segurança é de um metro quadrado por pessoa e a altura é de 80 a

100 cm).

Som - qualidade do equipamento e número de microfones.

Local para imprensa credenciada.

Banheiros disponíveis.

Estacionamento vip e para convidados em geral.

Lista de convidados.

Convites.

Da Cerimônia - Providências

Mestre de Cerimônias - responsável pela condução da solenidade sob a orientação do cerimonial e por testar o som.

Placa Inaugural - toda placa a ser descerrada deverá ser previamente aprovada pelo Coordenador de Cerimonial, bem

como, o local de sua instalação. O descerramento poderá ocorrer no trajeto para a solenidade, na própria solenidade ou

simbolicamente no palanque oficial onde estará depositada em um cavalete para ser afixada posteriormente. Para

descerrá-la convida-se as principais autoridades presentes. Nunca utilize Bandeiras como cobertura de placa.

Pano de Placa - poderá ser confeccionado em tecido verde, verde e branco ou ainda nas cores institucionais da

empresa.

**Convém lembrar que de acordo com a nova Constituição Federal, artigo 37, cap.XXI, § 1º, a publicidade dos atos,

programas, obras, serviços e campanhas dos órgãos públicos deverá ter caráter educativo, informativo ou de orientação

social, dela não podendo constar nomes, símbolos ou imagens que caracterizem promoção pessoal de autoridades ou

servidores públicos.

Água Mineral - copos plásticos em isopor com gelo em apoio colocado em local de fácil acesso.

Roteiro

Composição de palanque de autoridades por ordem de precedência (a ordem de precedência será sempre do maior

para o menor hierarquicamente).

Registro das demais autoridades.

Texto com informações sobre o tema do evento.

Homenagem/ assinaturas / descerramento de placas inaugurais (quando a placa estiver no palanque).

Pronunciamentos - a ordem de precedência será sempre do menor para o maior (exemplo: Secretário - Presidente da

Assembleia - Governador).

Visita às instalações.

Coquetel (opcional) servido sempre após o término da cerimônia.

Cerimônia em lugar fechado

Lista de convidados.

Convites.

Local - verificação do local (auditório ou espaço previamente adaptado), bem como iluminação e instalação de

banners. Sempre que necessário, montar um pequeno tablado onde as autoridades presentes se farão posicionar.

Mesa de Cerimônia - convém lembrar que um número ímpar de autoridades a mesa proporcionará maior equilíbrio.

Bandeiras.

Som - instalação de equipamento de som, com um microfone para o Mestre de Cerimônias na Tribuna e um mínimo

de dois microfones na mesa.

Copos de água na mesa – copos de vidro sem garrafa.

Mestre de Cerimônias.

Lista de autoridades sob a responsabilidade de um Cerimonialista que deverá registrar as presenças e encaminhar ao

Mestre de Cerimônias.

Roteiro

Composição da mesa de cerimônia ou indicativo para as autoridades virem a frente (no praticável), por ordem de

precedência (a ordem de precedência será sempre do maior para o menor hierarquicamente).

Registro das demais autoridades.

Texto com informações sobre o tema do evento.

Homenagem/ assinaturas / descerramento de placas inaugurais (quando a placa estiver no palanque).

Cartão com o registro dos componentes da mesa e outras autoridades para o anfitrião e para os que farão uso da

palavra.

Pronunciamentos - a ordem de precedência será sempre do menor para o maior (exemplo: Secretário - Presidente da

Assembleia - Governador).

Coquetel (opcional) servido sempre após o término da cerimônia.

Composição de mesa

Nas solenidades em que se compõe mesa com a confirmação de autoridades, devemos utilizar a ordem geral de

precedências; a maior autoridade ou o anfitrião ocupará o lugar de honra ao centro da mesa.

As mesas com lugares ímpares deve-se observar que a colocação deve ser feita a partir do centro à direita, alternando com a esquerda.

1. Maior autoridade presente (preside a mesa)

2. Segunda maior autoridade

3. Anfitrião

4. Terceira maior autoridade

5. Quarta maior autoridade

Em mesas com número par de lugares, o lugar de honra é o da direita mais próximo ao centro.

1. Maior autoridade (presidente da mesa)

2. Anfitrião

3. Segunda maior autoridade

4. Terceira maior autoridade

5. Quarta maior autoridade

6. Quinta maior autoridade

Inaugurações

As Inaugurações podem ocorrer em locais abertos ou fechados. Devem ser evitados ambientes pequenos e

superlotados, ou ainda grandes com poucos convidados.

Caberá ao anfitrião ou Coordenador da Solenidade acompanhar a autoridade, apresentar as pessoas e prestar

esclarecimentos sobre detalhes técnicos, econômicos e sociais do evento.

A menos que se tenha uma situação atípica, a seqüência será a seguinte:

o Composição do palanque (praticável).

o Registro de autoridades.

o Texto.

o Pronunciamentos.

o Corte simbólico da fita.

o Descerramento de placa comemorativa (quando fora do palanque/praticável).

o Visita as instalações.

o Coquetel/almoço/jantar (conforme ocasião).

Normalmente o hasteamento de bandeiras e a execução do Hino Nacional antecedem o corte simbólico da fita.

Outorga de Títulos

Na Capital do Estado a Solenidade de outorga de títulos se dá em sessão solene na Assembleia Legislativa ou na

Câmara Municipal.

O homenageado é conduzido por uma comissão designada préviamente, e o Presidente da casa abre a sessão.

O Hino Nacional é executado; o Deputado ou Vereador que propôs a homenagem fará seu pronunciamento

ressaltando o mérito do homenageado e é feita a entrega do título.

O homenageado faz seu pronunciamento.

Ouve-se o Hino do Estado ou da Cidade, seguindo-se do encerramento da sessão.

Assinatura de Atos

As Solenidades de assinaturas de atos, convênios, protocolos, etc., serão conduzidos pelo Mestre de Cerimônias, de

acordo com o roteiro elaborado pelo Coordenador de Cerimonial em entendimento prévio com órgão envolvido;

Quando houver grande número de autoridades presentes, as assinaturas poderão ocorrer em pé, tribuna ou mesa, com

a seguinte seqüência:

Composição de mesa ou indicativo para as autoridades virem à frente no praticável;

Registro de presença de autoridades;

Breve relato do ato a ser assinado;

Assinaturas;

Pronunciamentos.

Audiências

As audiências individuais ou de pequenos grupos, que não fazem parte da rotina de uma determinada autoridade,

poderão ser realizadas nos gabinetes ou em salas preparadas especialmente para esse fim.

Posse

É a cerimônia de investidura num cargo público, privado ou honorífico (Academia Brasileira de Letras);

A posse é regulamentada de acordo com a Instituição onde ocorre, podendo ser individual ou coletiva. Nos poderes

Executivo, Legislativo e Judiciário são regidas por cerimoniais próprios.

Roteiro de Posse Individual:

o Registro de presença de autoridades;

o Leitura de Termo de Posse, ou Ato de Designação;

o Assinatura do empossado;

o Pronunciamentos (antecessor e empossado);

o A cerimônia de posse do Governador, se dá na Assembleia Legislativa do Estado onde é prestado juramento de

acordo com a Constituição Estadual;

o Segue-se a transmissão de cargo pelo antecessor, na sede do Governo do Estado. Neste ato o novo governador dá

posse aos seus Secretários de Estado.

Fonte: PORTAL EDUCAÇÃO -

http://www.portaleducacao.com.br/iniciacao-profissional/artigos/17750/etica-e-postura-profissional#ixzz2kWkltDGz