UNIVERSIDADE FEDERAL DO ESPIRITO SANTO - UFES

CENTRO DE CIÊNCIAS JURÍDICAS E ECONÔMICAS - CCJE

DEPARTAMENTO DE ARQUIVOLOGIA

TATIANA DE JESUS DOS SANTOS

RELATÓRIO DE PRÁTICA EM ARQUIVO I

Vitória 2014/1

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TATIANA DE JESUS DOS SANTOS

RELATÓRIO DE PRÁTICA EM ARQUIVO I

Relatório apresentado para avaliação na

disciplina de Prática I, período 2014/1 do

curso de Arquivologia, ministrada pelo

professor Inaldo Conceição.

VITÓRIA 2014/1

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SUMÁRIO

1. INTRODUÇÃO ..................................................................................................................................... 4

2.1. ÁREA DE ESTÁGIO ........................................................................................................................ 5

2.2. ESPAÇO FÍSICO, CLIMATIZAÇÃO, SEGURANÇA E ACESSIBILIDADE................................................ 6

2.3. SERVIÇOS PRESTADOS AOS USUÁRIOS E À COMUNIDADE .......................................................... 9

2.4. ACERVO ...................................................................................................................................... 9

2.5. RECURSOS HUMANOS............................................................................................................... 10

2.5. RECURSOS HUMANOS............................................................................................................... 11

2.6. LEGISLAÇÃO. .............................................................................................................................. 12

3. CARACTERIZAÇÃO DAS ATIVIDADES REALIZADAS ............................................................................ 13

3.1. PRIMEIRA ETAPA (20 horas) ....................................................................................................... 13

3.2. SEGUNDA ETAPA (50 horas) ....................................................................................................... 14

3.2.1 PROGRAMA DE GESTÃO DOCUMENTAL E TRATAMENTO. ..................................................... 17

3.3. TERCEIRA ETAPA (10 horas) ....................................................................................................... 18

3.4. QUARTA ETAPA (15 horas) ......................................................................................................... 19

3.5.1 Visita técnica GED. ............................................................................................................... 20

4. SUPORTE PARA A SOLUÇÃO DE PROBLEMAS DURANTE O ESTÁGIO ................................................. 20

5. CONSIDERAÇÕES FINAIS ................................................................................................................... 22

6. REFERÊNCIAS ................................................................................................................................... 23

7. ANEXOS............................................................................................................................................ 24

7.1. ORGANOGRAMA GERAL DA SECRETÁRIA DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO................................. 24

7.2. REPRESENTAÇÃO DO AXIOMA ................................................................................................... 25

7.3. LAYOUT DO ARQUIVO ESTRUTURADO ....................................................................................... 26

7.4. FOTOS ........................................................................................................................................... 27

7.4.1. Foto 1 ..................................................................................................................................... 27

7.4.2. Foto 2 ..................................................................................................................................... 28

7.4.3. Foto 3 ..................................................................................................................................... 29

7.4.4. Foto 4 ..................................................................................................................................... 30

7.4.5. Foto 5 ..................................................................................................................................... 31

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1. INTRODUÇÃO

O local escolhido para a realização do estágio supervisionado foi o Arquivo da

Secretária de Educação do Estado do Espírito Santo, é um órgão público na

área da educação com o objetivo de formular e implementar as políticas

públicas estaduais que garantam ao cidadão o acesso à educação; e a

implementação da educação profissional de vários níveis. Situada na Rua Dr.

Vicente Burian, S/N, Jardim Limoeiro – Serra.

A data de início do estágio foi no dia 02 de maio de 2012, e seu término foi dia

11 de junho de 2012, com 120 horas no total.

O profissional coordenador, responsável pela Unidade de Informação, é o

profissional Fernando Azevedo Becalli, portador do registro profissional nº

000143-ES.

Da estrutura do local, pude conhecer sua área, seu espaço físico, sua

climatização, segurança e acessibilidade, acervo, recursos humanos e serviços

prestados aos usuários.

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2. CARACTERIZAÇÃO DO CAMPO E DA ÁREA DE ESTÁGIO

2.1. ÁREA DE ESTÁGIO

O Arquivo da SEDU é responsável por recebimento, guarda e

salvaguarda da documentação textual produzida pelas Superintendências

Regionais que por sua vez, recebem documentação das escolas e instituições

de modalidades de educacional, relacionadas à vida funcional dos servidores

em âmbito administrativo e magistério, com designação a nível efetivo e

temporário (Designação Temporária Administrativo e Designação Temporária

Magistério), essa documentação é apresentada em forma de processos

contendo uma sequência numérica de oito dígitos, envolto por uma capa

personalizada, gerenciada pelo Sistema Eletrônico de Protocolo.

O arquivo tem sobre sua responsabilidade um Acervo documental textual

considera pela SEDU como permanente, e apresenta necessidade de

tratamento documental, no que diz respeito ao Sistema de Arranjo dessa

documentação, que possui constantes solicitações dos servidores

aposentados, os servidores buscam benefícios e bonificação por tempo de

serviço, e os servidores que estão próximos a se aposentar. A documentação

necessita de cuidados referentes à Preservação e Conservação, de acordo

com a lei 8159/1991:

Art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e o de proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação. (...) Art. 25. Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse público e social.

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Tem como missão coordenar e desenvolver a política e a gestão arquivística de

documentos da Secretária do Estado do Espírito Santo, visando agilizar o

acesso às informações produzidas, contribuindo para a sua eficiência

administrativa. Essa missão se intensifica com o advento da lei 12.527/2011,

que orienta:

Art. 6º Cabe aos órgãos e entidades do poder público, observadas as normas e procedimentos específicos aplicáveis, assegurar a: I - gestão transparente da informação, propiciando amplo acesso a ela e sua divulgação; II - proteção da informação, garantindo-se sua disponibilidade, autenticidade e integridade; e III - proteção da informação sigilosa e da informação pessoal, observada a sua disponibilidade, autenticidade, integridade e eventual restrição de acesso.

2.2. ESPAÇO FÍSICO, CLIMATIZAÇÃO, SEGURANÇA E ACESSIBILIDADE

O Arquivo da Secretária de Educação do Estado do Espírito Santo, é um órgão

público na área da educação com o objetivo de formular e implementar as

políticas públicas estaduais que garantam ao cidadão o acesso à educação; e

a implementação da educação profissional de vários níveis. Situada na Rua Dr.

Vicente Burian, S/N, Jardim Limoeiro – Serra.

O Arquivo não possui uma sede própria, e devido a esse fator, é locatário de

um galpão para fins industriais, que foi adaptado para receber o arquivo, e que

permanece muito distante da sede administrativa (descentralizado) falta uma

política voltada para a gestão documental. As condições ambientais do galpão

não são as ideias para manter um arquivo dessa proporção, a iluminação do

local é precária, por ser um galpão muito auto alguns corredores do arquivo em

determinados momentos do dia temos poça luminosidade, dificultando a

visualização da localização dos processos nas caixas. Não existe controle da

temperatura, tão pouco da umidade relativa do ar, fazendo com que os

documentos em geral sofram variações bruscas de temperaturas, em sua

maioria muito alta.

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O grande problema do galpão está relacionado à falta de estrutura física para

abrigar esses setores supracitados e principalmente um setor como o Arquivo

que, devido à grande quantidade de documentos armazenados.

As instalações hidráulicas, bem como as elétricas, não dão garantia nenhuma

de segurança. Verificam-se alguns vazamentos nas pias e vasos sanitários,

sendo que alguns se encontram interditados, a infiltrações devido a chuvas. O

sistema de combate a incêndio possui detector de fumaça que está desativado,

e foram alocado extintores de incêndio, porém foram feitas substituições de

extintores a base de água sendo apenas dois a base de gás, próprio para

combater incêndio em arquivo que possui um grande acervo documental de

suporte em papel, no total são dez extintores que contempla toda a estrutura

física do arquivo, e apenas três são de pó químico.

O sistema de iluminação também é precário, algumas lâmpadas encontram-se

muito distante fazendo com que a iluminação inadequada, o que torna o

ambiente com pouca luminosidade úmido, propenso à ação de insetos e

microrganismos.

Ocorre também, no período da tarde, forte incidência de raios solares .

Todo o relato acima demonstra a falta de cuidados adequados com a

documentação sob a guarda da Administração da SEDU, o que dificulta o

acesso aos mesmos pelos usuários. De acordo com Pereira (2003, p. 16):

O acesso ao documento de arquivo conduz ao reconhecimento da sua importância pelos usuários. Para que esse acesso ocorra a longo termo é preciso que os respectivos programas de preservação e conservação sejam implementados, através da elaboração das políticas de preservação e conservação à luz da legislação nacional sobre os arquivos abrangido todos os suportes de informação.

Embora exista armazenada grande quantidade de material bastante inflamável

no local, existe apenas uma saída de emergência, e não possui porta corta-

fogo, e os extintores são considerados pouco pelo volume documental

existente. Cabe ainda ressaltar que, até o momento, não foi realizado nenhum

tipo de treinamento com os servidores locais para que, em caso de

emergência, eles saibam se portar utilizando os extintores disponíveis.

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O local dispõe de uma única entrada e o acesso às dependências do arquivo e

a entrada para o escritório se dá por uma escada. A partir dessa problemática

foi despertada a atenção para a inacessibilidade para usuários que possua

algum tipo de deficiência, que por sua vez tem o acesso a órgãos público

garantido pela Lei Nº 10.098 de 19 de dezembro.

Art. 11. A construção, ampliação ou reforma de edifícios públicos ou

privados destinados ao uso coletivo deverão ser executadas

de modo que sejam ou se tornem acessíveis às pessoas portadoras de

deficiência ou com mobilidade reduzida.

I – nas áreas externas ou internas da edificação, destinadas a garagem

e a estacionamento de uso público, deverão ser reservadas vagas

próximas dos acessos de circulação de pedestres, devidamente

sinalizadas, para veículos que transportem pessoas portadoras de

deficiência com dificuldade de locomoção permanente;

II – pelo menos um dos acessos ao interior da edificação deverá estar

livre de barreiras arquitetônicas e de obstáculos que impeçam ou

dificultem a acessibilidade de pessoa portadora de deficiência ou com

mobilidade reduzida;

Tendo em vista que o arquivo tem que dispor de condições de acesso a todos

quantos quiserem fazer uso das informações nele contidas, verifica-se a

ausência de rampas de acesso aos portadores de necessidades especiais com

dificuldades de locomoção.

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2.3. SERVIÇOS PRESTADOS AOS USUÁRIOS E À COMUNIDADE

O Setor de Arquivo atendem os usuários por intermédio dos setores da SEDU,

as Secretárias, e das Superintendências Regionais. A maioria dos usuários são

os próprios servidores, que entram em contato com a SEDU, que solicita a

documentação (processo) para o arquivo, por meio de correio eletrônico e via

telefone, a expectativa de resposta é considerado hábil, pois o setor depende

também da utilização de veículos para o transporte da documentação, que por

sua vez é liberada pela Administração Geral da SEDU, que fazem a entrega e

recebimento de processos, no que se referem às contratações temporárias,

tempo de serviço, prestação de serviço, prestação de contas, frequência de

servidores, higienização de documentos, e presta assistência técnica às 11

Superintendências Regionais de Educação (SREs) através da Comissão

Setorial de Avaliação de Documentos (CADS) utilizando como ferramenta o

Programa de Gestão Documental (PROGED) do Estado do Espírito Santo.

2.4. ACERVO

O acervo do arquivo da SEDU possui documentação da fase Corrente e

permanente.

Arquivo corrente: Documentação contida em processos referente a contração

do servidor em Designação Temporária – DTA e Designação Temporária

Magistério – DTM

Arquivo Permanente: guarda de documentos da vida funcional dos servidores.

QUANTITATIVO DO ACERVO: Existe atualmente uma média de 23.400 caixas

com documentos em custódia do Setor de Arquivo. O que equivale a 21.060

metros lineares de documentos. Sendo que:

Arquivo Corrente: Possui 18.720 caixas, equivale a 16.848 metros

lineares.

Arquivo Permanente: Possui 4.680 caixas, equivalente a 4.212 metros

lineares.

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Arquivo Permanente - SEDU:

A pesquisa foi realizada no Fundo Secretária de Educação, composto

pelos seguintes documentos considerados permanentes:

Quadro Demonstrativo de Profissional;

Ficha de Empenho;

Folha de Ponto Servidor

Ficha de Frequência;

Ficha Funcional Efetivo;

Ficha de Monitor

Folha de Pagamento,

Folha Financeira – FGTS, Apuração Contábil

Boletim de Frequência;

Salário Família;

Contratos;

Portarias;

Ordem de Serviços;

Boletim de Arquivamento;

FAFABES;

Atestados Médicos;

Licença Médica;

Quadro demonstrativo de escolas singulares.

*As informações em negrito já passaram ou estam sendo realizados

intervenções, tratamento de preservação e conservaçao.

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2.5. RECURSOS HUMANOS

Quanto aos servidores lotados no arquivo, encontram-se neste setor, 18

servidores, de diversos vínculos, sendo estes:

QUADRO DE SERVIDORES

QUNT. CARGO DESIGNAÇÃO

1 Supervisor DT - Cargo Comissionado;

1 Assistente Administrativo DT – Cargo Comissionado

2 Assistente Administrativo Efetivo

1 Arquivista DTA;

8 Assistentes Administrativos DTA

5 Estagiários do curso de

Arquivologia

Estágio

*DT= Designaçao Temporária; DTA= Designaçao Temporária Administrativa.

A princípio pode-se pensar que existem muitos servidores lotados no setor,

mas se levarmos em consideração o fato de que: verifica-se a existência de

uma grande quantidade de servidores estagiários, ou mesmo de cargo de

confiança, que se configuram em mão de obra temporária; a quantidade de

serviços prestados, qualifica ao arquivo como arquivo geral da SEDU, e em sua

maioria a acumulo de serviço para o mesmo servidor.

Existe ainda a imperícia no manuseio e no restauro da documentação

permanente do arquivo, onde alguns servidores utilizam alimentos próximos à

mesa onde se encontra a documentação que está passando por higienização,

fumante não toma o cuidado de higienizar as mãos para utilizar a

documentação independente da fase documental.

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2.6. LEGISLAÇÃO.

LEGISLAÇÃO

LEIS ESTADUAIS

LEIS FEDERAIS

Plano de Classificação e

Tabela de Temporalidade

De Documentos da

Administração Pública

do Estado do Espírito

Santo – Atividade Meio.

Manual de Gestão

Documental do Estado

do Espírito Santo

Leis e Decretos

Lei Federal nº 8.159, de 8

de janeiro de 1991.

Portaria nº 39-R de

06.07.2011 - Normatiza

o uso do manual de

Gestão Documental;

Lei 12.527, de 18 de

novembro de 2011.

Legislação editada pelo

CONARQ.

Decreto processo

aquisição Proged.

Membros Comitê Seger;

Decreto nº 7.845, de 14

de novembro de 2012.

Regulamenta

procedimentos para

credenciamento de

segurança e tratamento de

informçaõ classificada.

Decreto nº 1.522-R, de 10

de outubro de 2005.

Lei nº 6.684, de 24 de

maio de 2001;

Lei 8.159, de 08 de janeiro

de 1991

Decreto nº 17 – R, de 10

de março de 2007.

Decreto 998 - R de

05.02.2002 - Prazo de

tramitação de

processos;

Lei nº 12.965, de 23 de

abril de 2014.

PORTA I Nº 60-R, de 27

agost de 200 9

Conselho Nacional de

Arquivos: Resolução nº

5, 6, 7, 14 e 20.

Lei nº 9.800, de 26 de

maio de 1999.

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3. CARACTERIZAÇÃO DAS ATIVIDADES REALIZADAS

3.1. PRIMEIRA ETAPA (20 horas)

Essa etapa foi destinada ao conhecimento orgânico-funcional da Unidade de

Informação (Arquivo Geral da SEDU), diagnóstico da situação em que se encontra o

acervo e como são coletados os dados de usuário do arquivo.

A atividade do estágio está voltada para a documentação considerada pela

SEDU como permanente, o acervo encontra-se sem quadro de arranjo. Foi

realizado um calendário específico, pois precisaria atender a funcionária Regina

Scheppa que acompanharia as atividades, e as atividades acadêmicas da aluna.

A data escolhida para inicio do estágio supervisionado foi o dia 12 de maio de 2014

com previsão para finalização 12 de junho de 2014, mas foi preciso prorrogar o

prazo de finalização para o dia 25 de julho de 2014, onde será finalizada a execução

das atividades programada.

Nesta etapa a estagiária teve contato com todas as principais atividades que o

arquivo na fase corrente está realizando, recebimento de processos, arquivamento,

anexação no banco de dados do Sistema Eletrônico de Protocolo, a criação de

dossiê.

O Arquivo da SEDU funciona das 08:00h ás 12:00h e de 13:00h ás 17:00h

atendendo diversidades de públicos.

É utilizada como instrumento de coleta de dados de usuários do arquivo guia

de desarquivamento, que nesse caso são os e-mails de solicitação que o servidor

encaminha para o arquivo. Após o desarquivamento, é anexada uma ficha de

controle de arquivamento e desarquivamento, é preenchido o Boletim de

Andamento, indicando o solicitante, o setor, data, e responsável pelo envio, e

recebimento no setor de destino.

Para o recebimento de processos, o procedimento começa em verificar a

procedência da S.R.E, efetuar a separação dos setores SUPET, GA, GRH,

Almoxarifado, Protocolo, Corregedoria que normalmente refere-se a contratos de

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DTA, DTM que são arquivados juntos, e os demais setores que possuem um volume

maior de documentos são separados de acordo com o setor, GEOFI e Patrimônio.

O arquivo da SEDU não possui Plano de Classificação.

3.2. SEGUNDA ETAPA (50 horas)

As atividades para tratamento da documentação na fase permanente são de

higienização, organização, e alimentação no banco de dados interno, e

acondicionamento. Essa documentação não possui o Sistema de Arranjo,

ocasionando grande dificuldade em localizar a documentação necessária.

Existe um trabalho de tratamento da documentação permanente, a equipe

iniciou o trabalho para salvaguardar as documentações em condições ideais. As

Fichas de Empenho bastante utilizada para informar o tempo que os servidores

estiveram efetivos, vem sofrendo intervenções de higienização, e ordenação por

Letra (A,B, C...), descrição dos nomes dos servidores por ordem de letra, e

quantidade de ficha existente em planilha Excel, acondicionamento das fichas em

caixas, e posteriormente passará pela ordenação alfabética (ficha por ficha), pois a

prioridade desse trabalho era possibilitar a localização rápida e eficaz das fichas

para a funcionária que trabalha diretamente com essa documentação. Participei da

digitação e revisão dos dados dos servidores na planilha Excel, que ainda está

sendo concluídas, as fichas está por ordem de letra acondicionada em caixas,

codificado pela primeira letra do nome do servidor.

A próxima atividade refere-se à tipologia documental Folha de Pagamento,

que se encontra em pastas suspensas que estão danificadas, oxidadas, pois

possuem metal nas bordas e internamente; a documentação está sendo afetada

pelas condições insalubres do ambiente, acumulando sujidade, e ataques de agente

biológicos, traça, baratas, roedores, e também exposição à radiação da luz. Foi

realizada o diagnostico condições, metadados para a descrição em planilha Excel, já

está sendo realizada a higienização e mudança do acondicionamento, e confecção

de etiquetas para melhor localização erecuperação da informação.

A Folha de Pagamento faz parte de um conjunto documental, que possui

importante significado para os servidores que estão aposentados e para quem

pretende aposentar, pois quando não encontrado a informação na Ficha de

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Empenho, Folha de Ponto, a informação será direcionada para a Folha de

Pagamento que possui metadados que identificam e comprova o vínculo do servidor,

como: o ano de emissão, o nome do funcionário, número funcinal, o cargo, a escola

e municipio de atuação, a data do vinculo, salario base e liquido. Exemplificado na

tabela abaixo:

Secretária de Estado da Educação – Folha de Pagamento.

Data Emissão. Minicipio Escola EPSG São José Pag. 413

21-10-96 Cod. 21 Dores do Rio Preto Outubro/96

Numero Nome Salário

Base

Data

Admissão

Cargo Salário

Liquído

362255

Tatiana de Jesus dos Santos

600,00

20-03-2013

Professor

03 – 25h

561,41

Foram utilizados os conhecimentos adquiridos nas aulas de Preservação e

conservação em unidades de informação, onde foi realizada a higienização dos

documentos com os seguintes materiais:

Higienização: trinha horizontal de serdas macias, pincel de ½ polegada, pinça,

estrator, flanela, borracha.

Acondicionamento: Garra plástica, capa papel duplex, caixas de poliondas,

etiquetas de identificação e ordenação.

O primeiro passo foi realizar a limpeza da documentação ainda nas pastas próximo

a estante, retirando as teias de aranha, e a sujidade mais agressiva. Logo após esse

processo as pastas foram tranferidas para uma sala com condicionais para efetuar a

higienização mais completa, utilizando uma mesa de escritório, removendo assim

todas as impurezas que estavam causando a deterioração do documento, como fita

adesiva, grampos metálico, clips. Em alguns dias devido a demanda do local o

serviço de higienizaçao teve que ser realizado proximo o local de acondicionamento

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dos documentos. O terceiro passo, foi à fixação da garra plástica, e a capa plástica.

A qurta etapa se deu em acondicionar a documentação já com a proteção, nas

caixas de poliondas, foi criado pela estagiaria o modelo de etiqueta a ser utilizado

para esse tipo documental, onde contém as informações, Setor, a tipologia

documental (Folha de Pagamento), mês, ano, o número da caixa, e a quantidade de

pastas acondicionadas, e por fim foram encaminhadas para a estante.

Modelo Etiqueta Folha de Pagamento.

Figura 1: Modelo de Etiqueta.

EPI: normalmente existe epi’s no arquivo para uso dos funcionários, mas devido à

renovação de contratos por parte de todo o sistema de gestão da SEDU, foi preciso

comprar luvas e mascara por conta das estagiárias, para execução dos serviços.

Ainda foram utilizados jaleco, óculos de proteção, e alcool em gel utilizado de cada

termino do serviço.

Existe hoje no arquivo permanente cerca de 4.680 caixas de dcoumentos,

equivalente a 4.212 metros lineares.

SETOR: GRH / ARQ.

FOLHA DE PAGAMENTO

ANO: 1994

MÊS: 11

CAIXA Quant. Pastas

1,2

001

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A Folha de Pagamento possui 97,2 metros lineares, foram tratadas apenas: o

equivalente a 21,6 metros lineares, cerca de 53200 folhas de pagamento,

acondicinada em 48 caixas de poliondas.

Os resultados da higienizaçao foram satisfatórios, a funcionária responsável pela

documentação, aprovou o serviço, e pretende permitir outros estagiários a auxilia-la

no tratamento da documentação, a servidora da SEDU – Sede, poderá consultar a

informação com mais segurança, podendo localizar a documentação com eficiência,

não correndo mais o risco de danificar, derrubar a documentação ou até provocar

um acidente devido às pontas enferrujada das pastas Az, mesmo porque no local

onde se encontra a documentação permanente não existe mesa de triagem, para

consulta e separação da documentação.

3.2.1 PROGRAMA DE GESTÃO DOCUMENTAL E TRATAMENTO.

O Sistema de Gestão Documental adotado pela SEDU está padronizado pelo

Programa de Gestão Documental Estado do Espírito Santo (PROGED), que atende

todo Estado, e estabeleceu através de normas, o Manual de Gestão Documental

com objetivo de auxiliar os servidores estaduais nas atividades básicas referente à

gestão documental, principalmente o Setor de Protocolo e Arquivo permitindo uma

ação mais segura e eficaz. A qualidade no atendimento ao cliente/usuário é

priorizada devido ao entendimento que é através do relacionamento entre Órgão e

Sociedade que surge a porta de entrada de documentação nas instituições públicas

estaduais, outro objetivo seria a otimização do trabalho nos setores públicos.

O Arquivo da SEDU não dispõe de um plano de classificação de documentos.

Porém, já está em andamento o Projeto para Elaboração do Plano de Classificação

e da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos das Atividades-Fim da

Secretaria de Estado da Educação do Estado do Espírito Santo.

O PROGED solicitou as secretárias credenciadas à criação do Plano de

Classificação e da Tabela de Temporalidade das atividades-fim. O Arquivo Público

do Estado do Espírito Santo (APEES) está atualizando os instrumentos de gestão

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documental – Tabela de Temporalidade e Plano de Classificação – das atividade-

meio do Governo do Espírito Santo. A tabela de temporalidade é a ferramenta que

visa determinar a destinação final dos documentos gerados, definindo os prazos

pelos quais eles devem ser guardados e os critérios para uma correta eliminação. A

eliminação de documentos replicados é realizada mediante autorização do

Secretário da SEDU, e após trinta dias de publicação no Diário Oficial,

O objetivo é promover uma melhor preservação dos acervos de guarda permanente

- que possuem relevante valor histórico e informativo e também otimizar o espaço e

reduzir custos de manutenção por meio do descarte dos volumes de massa

documental que não necessitam ser guardados. Uma organização mais adequada

dos acervos facilita ainda o acesso do público aos documentos do seu interesse.

3.3. TERCEIRA ETAPA (10 horas)

3.3.1 – Diagnóstico: Preservação, conservação.

A sede atual do Arquivo não é própria; o prédio é alugado e divide espaço físico com

a Escola Extinta das Superintendências Regionais de Carapina - Vitória, Vila Velha,

Cariacica, Viana e Guarapari. O local não dispõe de condições que assegurem a

preservação e a conservação do acervo. Tratando-se dos itens anteriormente

mencionados: o local possui rachaduras nas paredes, não há controle de insetos,

nem controle de mofo e fungos, não possui saídas de emergência, dentre outros;

possui controle de temperatura nos escritórios, que é feito por meio de um aparelho

ACJ considerado ultrapassado.

Quanto ao armazenamento dos documentos, é feito através de caixas poliondas na

cor azul e verde, arquivadas em estantes de ferro ou de aço.

Também foi analisada a imperícia da funcionária que apesar de todos os

contratempos, possui boa vontade em executar o serviço e demonstra disposição

em aprender a maneira correta de executar o serviço. Pois nas condições atuais, a

funcionária é a única em sua função no tratamento da documentação permanente,

que está sendo realizada de maneira inadequada, com materiais impróprios para

documentação danificada, pois é utilizado suporte secundário, como capa de

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processos que seriam descartadas,com nível de sujidade alto, composto por papel e

plástico com acidez elevada que a longo prazo poderá aumentar deterioração do

documento, utiliza-se também a colagem desse material ao documento, cola

escolar, fita adesiva, material inadequado para uma coleção documental

permanente.

O galpão onde os documentos são acondicionados não possui nenhum sistema de

controle de temperatura e ambiental, estando expostos a mudanças climáticas

bruscas, ora muito alta ora muito baixa, exposta a radiação da luz, artificial e solar, a

infiltrações sendo inadequado para documentos, e provocando grande desconforto

aos funcionários quando os mesmo necessitam desarquivar e arquivar a

documentação. O ambiente também não dispõe de aparelhos desumidificadores,

para equilíbrio da umidade relativa do ambiente e nem de outros aparelhos para a

leitura de níveis ambientais como o termômetro e o higrômetro, dentre outros.

3.4. QUARTA ETAPA (15 horas)

3.4.1 – Ação Social e cultura do arquivo

Durante o período de estagio não houve ações voltado para a realização de Ação

Social e nem Cultural na instituição.

O processo de mediação e acesso à informação arquivística se dá por meio de

diálogo entre o requerente e o servidor/estagiário, com a finalidade de se chegar a

satisfação do usuário que tem seus pedidos atendidos, em até três dias úteis.

Há no arquivo a disponibilização da informação e isso se dá por meio de

digitalização, fotocópia ou fotografia da documentação.

No que se refere às melhorias, uma sugestão é que se divulgue mais as atividades

do arquivo, para que haja uma interação adequada do arquvo com os demais

setores da SEDU.

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Foi mencionado pelo supervisor do arquivo Fernando Becalli, a possibilidade de

iniciar um projeto voltado à memória do arquivo, para tanto será necessário criar

uma equipe com funções bem organizada e distribuída. Pois será necessária a

busca da informação a partir da memória coletiva de funcionário que participaram da

criação do arquivo desde a época que era alocada na Faculdade de Musica do

Espírito Santo – FAMES, e que passou desde lá por duas grandes mudanças, para

o bairro Goiabeiras, e a transferência definitiva do arquivo de Cariacica para o

arquivo geral da SEDU. Por volta de 2008 o arquivo foi obrigado a mudar

novamente, devido a falta de espaço, e da locação de um galpão para comportar a

massa documental, passando a residir na cidade de Serra, no bairro Jardim

Limoeiro. A iniciativa tem como objetivo a criação de um Centro de Memória do

Arquivo Geral da SEDU, com o intuito de ter registrado fatos e acontecimentos

históricos que envolvem tanto a instituição quanto seus funcionários, e relatar um

pouco a história da SEDU, já que se encontram tais fatos somente através de

funcionários mais antigos.

3.5. QUINTA ETAPA (5 horas)

3.5.1 Visita técnica GED.

Não será compreendido nesse trabalho, a partir da decisão do professor

orientador Tiago Braga.

4. SUPORTE PARA A SOLUÇÃO DE PROBLEMAS DURANTE O ESTÁGIO

Como soluções propor-se-á, por meio de ofício expedido ao profissional arquivista

do local, as seguintes medidas:

Requerer adiantamento de obras de reforma no local que abrigará o Arquivo;

Existe um projeto de compra da sede do arquivo, com previsão para o

primeiro semestre de 2016, que também já possui um projeto para compra de

estantes deslizantes.

Interação do corpo institucional para criação dos objetivos para ser aplicado

21

ao Plano de Políticas de Preservação e conservação de acervo documental.

Após a aquisição da sede própria para o arquivo, efetuar o mapeamento de

riscos ambientais e monitoramento de infestações de agentes externos,

diagnosticando as prioridades a ser executado através do Programa de

Planejamento de Preservação.

Criação do Sistema de Arranjo, e criar instrumento de pesquisa, sendo que

possível à ordenação da documentação permanente por espécie e tipologia

documental.

Treinamento com os funcionários do arquivo, através de palestras, oficina a

respeito de como proceder com a documentação, principalmente no que diz

respeito ao tratamento documental permanente;

É necessário de contratação de mão de obra com qualificação para acervo

permanente.

Aquisição de material apropriado, como papel PH7, neutro, ou papel alcalino

para uso de suporte secundário, cola sem acidez, para executar atividades

de restauro, reparo documental, quando necessário utilizar suporte

secundário para aumentar a resistência e durabilidade do documento,

Solicitar caixas apropriadas para acondicionamento da documentação.

Tratamento, armazenamento e acondicionamento de alguns documentos

específicos: folhas de pagamento, ficha de empenho, ficha de funcionário e

outros;

Foi analisada a possibilidade da criação do Sistema de Arranjo através da

Identificação do Fundo documental existente, evidenciando os conjuntos

documentais que tenham relações uns aos outros. E ordenar pela serie,

espécie e tipologia documental;

Sendo imprescindível à criação do instrumento de controle para que a

profissional possa localizar de maneira precisa a documentação utilizada pra

informar tempo de serviço. E assim executarmos um instrumento de pesquisa

através de catalago, onde outros usuários do acervo arquivístico da SEDU

possa localizar a documentação e posteriormente a informação, em caso de

falta da profissional designada para o acervo permanente.

22

5. CONSIDERAÇÕES FINAIS

Ao iniciar o estágio, havia o receio de não saber lidar com a prática, já que até o

presente momento só havia tido noções teóricas referentes à arquivologia. Porém,

com o decorrer do tempo, foi possível a adaptação nas atividades práticas na

unidade de informação. Para que isso fosse possível, teve-se a orientação de

profissionais dotados de competência, que mantém seus conhecimentos

atualizados, desenvolvem suas habilidades e destacam suas atitudes, agregando

valor a unidade de informação. O desenvolvimento do estágio realizado no Arquivo

Geral da SEDU proporcionou, além de experiência e conhecimento das rotinas de

arquivo, melhorando a habilidade em fornecer informação, considerando o tempo

para busca documental, atendendo o usuário de forma que venham facilitar a

localização, manipulação e retorno desse documento para a caixa devida.

Percebeu-se que para bem desempenhar as tarefas incumbidas, administrar o

tempo é fundamental; além disso, é preciso que o profissional busque sempre

conhecimentos paralelos à sua formação, com vistas a uma maior amplitude de

conhecimentos e à melhoria do desempenho profissional

Aprendeu-se que é necessário listar todos os compromissos e priorizar as atividades

que possuem maior grau de urgência e importância. A preservação da memória

começa nas mãos do arquivista, o que torna sua responsabilidade ainda maior no

que diz respeito ao trato com os documentos. Lopez (1999) afirma que:

(...) ou se age com o objetivo de garantir a sobrevivência de documentos para a história, porque eles informam sobre mudanças e transformações sociais, ou os historiadores terão de se contentar com documentos tidos como “históricos”, na mais vulgar acepção desse termo, selecionados por profissionais que nada entendem das demandas do fazer histórico. (LOPEZ, 1999, p. 30)

Conclui-se que o programa de estágio favoreceu a qualificação técnica, emocional e,

principalmente, social, permitindo a prática de trabalhar em equipe, respeitando as

diferenças e visualizando os benefícios que este exercício ocasiona, podermos

receber da experiencia de quem exercicita a profissão em arquivos por anos, mas

que não possui graduaçao, e que possui o conheicmento prático do fazer

arquivístico e estão dispostos em compatilhar seus conhecimentos e experiências.

23

6. REFERÊNCIAS

BRASIL. Lei n.8159 de janeiro de 1991. Dispõe sobre a política Nacional de Arquivos Públicos e privados e dá outras providências. Disponível em:http://www.arquivonacional.gov.br/conarq/legislação/lei8159htm. Acesso em: 10/ago/2012.

BELLOTTO, Heloisa Liberalli. Arquivos Permanentes: Tratamento documental, 4º

edição,Rio de Janeiro, FGV, 2008, P. 125-216.

JARDIM, J.M. A invenção da memória nos arquivos públicos. Ciência da

Informação, Brasília, v.25, n.12, p.1-13, 1995. LOPEZ, A.P.A. Tipologias documentais de partidos políticos e associações políticas brasileiras. São Paulo: Loyola, 1999.

ROUSSEAU, J.Y., COUTURE, C. Os fundamentos da disciplina arquivística. Lisboa: publicações Dom Quixote, 1998. SOARES. N.T. As novas funções dos arquivos e dos arquivistas. CADERNOS FUNDAP, São Paulo, ano 4, n. 8, p. 40-48, abr. 1984.

LEGISLAÇÃO PROGED: <http://www.proged.es.gov.br/legislacao/default.asp>

LEI No 8.159 de 08 de janeiro de 1991. Disponível em: < http://

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/L8159.htm>. Acesso em: 19 de julho de

2014.

LEI No 10.098, DE 19 DE DEZEMBRO DE 2000. Disponível em: <

http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/leis/l10098.htm>. Acesso em: 19 de julho de

2014.

http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?sid=54

24

7. ANEXOS

7.1. ORGANOGRAMA GERAL DA SECRETÁRIA DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTO.

25 7.2 – REPRESENTAÇÃO DO AXIOMA

Designação

Temporária

Administrativ

a.

Férias de

Contrato de

Designação

Temporária

Cessação de

Contrato de

Designação

Temporári

a

Designação

Temporária

Magistério

ARQUIVO CORRENTE

Quadro

Demonstrativo

de Profissional

Ficha de

Empenho

Folha de Ponto

Servidor

ARQUIVO PERMANENTE

Ficha de

Frequência

Ficha

Funcional

Efetivo

Ficha de

Monitor

Folha

Financeir

a

Boletim de

Frequência

Salário

Família

Portaria

s

Atestados

Médicos

Ordem

de

Serviços

Licença

Médica Boletim de

Arquivamento

Quadro

demonstrativo de

escolas singulares

Folha de

Pagamento

Contratos

SEDU

Escola

Extinta

FAFABES

ACERVO DAS ESCOLAS EXTINTAS

DE ACESSO RESTRITO.

SRE Vila

Velha -

Colégio

Nacional

SRE Carapina -

Colégio Luis de

Camões

SRE

Colatina -

Colégio São

José

Colégio

Brasileiro de

Vitória

SER Cariacica

Colégio

Passionista

Superintendência Regional de Ensino - SRE

26

7.3. LAYOUT DO ARQUIVO ESTRUTURADO

27

7.4. FOTOS

7.4.1. Foto 1

Parte do acervo que encontra-se em pasta Az.

Entrada do Arquivo da SEDU – Jardim Limoeiro.

Arquivo Permanente.

28

7.4.2. Foto 2

EPI, material para higienização.

Documento contaminado, poeira, teia de

aranha.

Antes da limpeza previa.

Depois da limpeza previa.

29

7.4.3. Foto 3

Processo de higienização. Retirada das folhas.

Partes metalicas oxidadas.

Limpeza de adesivos, fitas. Higienizaçao com borracha, remoção de

sujidades.

30

7.4.4. Foto 4

Antes da higienização. Depois da higienização. Remoção de fita adesiva.

Processo de higienização, externo. Substitução do prendedor metalico por

garra plástica.

Colocação da Capa, para proteção do

documento.

31

7.4.5. Foto 5

Identificação interna do documento, ano,

mês e pasta tratada..

Capacidade de armazenamento. Dois volume por caixa.

Colocação da etiqueta, identificação

externa. Armazenamento.

Serviço completo.

32

7.4.6. Foto 6

Servidoras atendendo a solicitação de usuários, interno e externo.

Arquivo permanente. Arquivo corrente.

33

7.4.7. Foto 7

Servidoras da SEDU sede, setor Gerencia de Recursos Humanos – GRH.

Consultando documentação de carater permanente, com auxilio do funcionário do

arquivo

34

APÊNDICE