sistema unificado de processos eletrônicos - supe

Município de Maceió

Secretaria Municipal de Gestão

Diretoria de Tecnologia da Informação

SIIMM – Sistema Integrado de Informações do Município de Maceió

Tutorial para o Módulo

Sistema Unificado de Processos

Eletrônicos - SUPE

PREFEITO DE MACEIÓ

JOÃO HENRIQUE CALDAS

VICE-PREFEITO

RONALDO AUGUSTO LESSA SANTOS

SECRETARIA MUNICIPAL DE GESTÃO – SEMGE

RAYANNE ISABELLE TENORIO DA SILVA

DESENVOLVIMENTO E ELABORAÇÃO

DIRETORIA DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO – DTI

2

Tutorial para o Módulo do Sistema Unificado de Processos no Sistema SIIMM - Versão 6.5

Apresentação

Sobre

O manual do Sistema Unificado de Processos Eletrônicos (SUPE) irá auxiliar as Secretarias

Municipais de Maceió, no cadastro e manutenção das configurações dos dados de domínio

referentes à abertura de processos. As informações geradas neste módulo do Sistema

Unificado de Processos do SIIMM permitirão a tramitação e gestão de processos de

requisição, assim como de documentos eletrônicos.

Suporte ao Sistema Unificado de Processos Eletrônicos

Para os usuários, visando sanar quaisquer dúvidas e/ou eventuais problemas do sistema, são

disponibilizados os seguintes canais de atendimento:

Suporte por e-mail: [email protected]

Por telefone: 3312-5980

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Sumário

1. Sistema SIIMM .......................................................................................... 5

1.1 Acesso ao Sistema ......................................................................................... 5

1.2 Tela de Seleção dos Módulos ........................................................................ 5

1.3 Componentes comuns a todos os submódulos:.............................................. 7

2. Sistema Unificado de Processos Eletrônicos ....................................... 7

2.1 Tela inicial do Protocolo .................................................................................. 7

2.1.1 Abertura de Processo ................................................................................. 9

2.1.2 Buscas e Informações de Processos ........................................................ 10

2.1.3 Quadro a Receber ..................................................................................... 11

2.1.4 Quadro Recebidos .................................................................................... 12

3. Processos ............................................................................................... 14

3.1 Abertura de Processos ................................................................................. 14

3.2 Receber Processo ........................................................................................ 16

3.3 Tramitar Processo ........................................................................................ 18

3.4 Tramitar em Lote .......................................................................................... 19

3.5 Tornar-se responsável e/ou atribuir responsável .......................................... 20

3.6 Detalhes do Processo................................................................................... 21

3.6.1 Dados do Processo ................................................................................... 21

3.6.1.1 Situação do Trâmite ................................................................................ 22

3.6.2 Documentos .............................................................................................. 23

3.6.3 Operações do Processo ............................................................................ 37

4. Painel do usuário ................................................................................... 48

5. Listagem e consulta de Processos Vinculados .................................. 48

6. Pesquisa Avançada de Processo ......................................................... 49

6.1 Estornar Processo ........................................................................................ 50

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7. Listagem de Processos Sem Responsável ......................................... 51

7.1 Consulta de Processos sem Responsável .................................................... 51

7.2 Atribuir Responsável para o Processo. ......................................................... 52

8. Notificações ............................................................................................ 53

8.1 Notificações Gerais ...................................................................................... 54

8.1.1 Notificações Visualizadas .......................................................................... 55

8.2 Assinaturas Pendentes ................................................................................. 56

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1. Sistema SIIMM

O SIIMM (Sistema Integrado de Informações do Município de Maceió) é um ambiente que

possibilita o acesso integrado aos módulos desenvolvidos pela Diretoria de Tecnologia

da Informação (DTI).

1.1 Acesso ao Sistema

Para que o usuário consiga utilizar o sistema é necessário abrir um navegador,

acessar o endereço www.siimm.supe.maceio.al.gov.br e informar as credenciais

(usuário e senha) fornecidas pelo administrador do sistema.

Figura 1. Tela de acesso ao sistema

1.2 Tela de Seleção dos Módulos

Após a autenticação via login, é exibida a tela para seleção dos módulos que traz um

formato explicativo de como baixar o manual da funcionalidade exibida e marcar a

notificação como visualizada.

http://www.siimm.supe.maceio.al.gov.br/

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Figura 2. Tela de notificação de novidades

Obs.: Conforme o aviso da tela de seleção dos módulos, é possível ir para o SIIMM

padrão, sistema onde o restante dos módulos pode ser utilizado. Para isso o usuário

é redirecionado para o seguinte endereço: http://www.siimm.maceio.al.gov.br/.

Figura 3. Módulo do sistema unificado de processos

http://www.siimm.maceio.al.gov.br/

7


1.3 Componentes comuns a todos os submódulos:

Item Descrição

“Ir para página x”: Este botão exibe atalhos para páginas de listagem de registros

mais próximas. Um clique em um número x do botão leva diretamente para a esta

página x de registros;

“Ir para próxima última página”: Este botão exibe a próxima página da listagem de

registros;

“Ir para primeira página”: Este botão exibe a página anterior da listagem de registros.

“Ir para última página”: Este botão exibe a última página da listagem de registros;

“Ir para página anterior”: Este botão exibe a primeira página da listagem de registros.

2. Sistema Unificado de Processos Eletrônicos

Permite a gestão de processos eletrônicos e seus respectivos documentos. Além de

realizar a tramitação de processos físicos.

2.1 Tela inicial do Protocolo

Assim que o usuário clica no botão referente ao sistema, é exibida uma tela com

todas as secretarias, setores e naturezas aptas para manipular processos

eletrônicos, além de uma tabela com os documentos que tiveram o prazo para

assinatura excedido.

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Figura 4. Tela com todas as secretarias, setores e naturezas aptas

Figura 5. tabela com os documentos que tiveram o prazo para assinatura excedido

9


A tela principal disponibiliza a opção de criar um novo processo e exibe todos os

processos relacionados ao(s) setor(es) do servidor logado. Os processos são

mostrados de maneira separada, em quadros, “a Receber” e “Recebidos” de forma

atualizada. Também consta uma área de busca por órgão, número e ano do

processo.

Figura 6. Tela Principal do Sistema Unificado de Processos – Destaque dos elementos

2.1.1 Abertura de Processo

Ao clicar no botão é aberta a tela Novo Processo onde o usuário poderá criar

um processo;

10


2.1.2 Buscas e Informações de Processos

Símbolos e orientação visual:

Item Descrição

“Órgão”: Possibilita realizar a consulta por órgão. Para isso é só

digitar o órgão e clicar no botão consultar;

“Número do processo”: Possibilita consulta de processo pelo

número;

“Ano do processo”: Possibilita realizar consulta de processos por

ano;

“Somente Processos eletrônicos”: Clicando nessa opção e ao

pressionar o botão de busca, o sistema exibe apenas os processos

eletrônicos;

Botão de Busca: Esse botão exibe a consulta de processo de acordo

com o preenchimento dos campos acima;

“Botão Limpar”: Esse botão limpa os dados preenchidos nos

campos órgão, número, ano e na opção somente processos

Eletrônicos;

“Botão Painel do Usuário”: Neste botão o usuário é redirecionado

para o painel de usuário podendo obter informações sobre os

processos sob sua responsabilidade, sob sua corresponsabilidade,

sobre as assinaturas pendentes, sobre as notificações recebidas e

expedidas pendentes de resposta.

“Processos Vinculados”: Ao clicar nesse botão o usuário é

redirecionado para uma tela com a listagem dos processos vinculados

ao usuário logado. Essa vinculação tem relação com a

Responsabilidade pelo Processo, cuja responsabilidade é de apenas

um responsável.

“Consulta Avançada”: Clicando nesse botão é aberto a tela Consulta

Avançada onde podemos realizar consultas utilizando outros filtros.

11


2.1.3 Quadro a Receber

Esse quadro apresenta os processos direcionados ao setor e que ainda não

foram recebidos pelos servidores do departamento;

Figura 7. Tela principal – Quadro A Receber


Item Descrição

“Quantidade de processos a receber”: Mostra o quantitativo de

processos a receber

“Receber”: Ao clicar permite o recebimento do processo no setor do

servidor logado;

“Detalhes”: Clicando nessa opção será apresentado informações

detalhadas do processo dados/documentos;

“Imprimir Tela”: Ao clicar nesse botão sistema exibe a lista dos

processos a receber;

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2.1.4 Quadro Recebidos

Esse quadro apresenta os processos que estão recebidos no setor.

Processos criados pelo próprio setor também são apresentados neste bloco.

Figura 8. Tela principal – Quadro Recebidos


Item Descrição

“Processos sem Responsável”: Ao clicar no número o usuário

é redirecionado para uma tela listando os processos sem usuário

vinculado (Responsável);

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“Todos”: Mostra todos os processos recebido pelo setor: em

andamento e Arquivados;

“Em andamento”: Essa opção mostra apenas os processos em

andamento;

“Aguardando Arquivamento”: Nesta opção são apresentados

apenas os processos que estão aguardando arquivamento.

“Arquivados”: Nessa opção são apresentados apenas os

processos arquivados;

“Cancelados”: Nessa opção são apresentados apenas os

processos cancelados.

“Tramitar em Lote”: Nesse botão é aberta a tela Tramitar em

lote, que permite selecionar mais de um processo para ser

tramitado. Este item será abordado logo em seguida;

“Quantidade de processos recebidos”: Mostra a quantidade

de processos recebidos pelo setor;

“Imprimir Tela”: Neste botão o sistema exibe a lista dos

processos recebidos;

“Tramitar”: Neste botão é aberta a tela “Tramitar Processo” onde

o usuário precisa adicionar o órgão e setor destino para que o

processo seja tramitado.

“Responsável”: Ao passar o mouse sobre este ícone o sistema

indica qual o responsável pelo processo.

Quando o processo não tem responsável, o botão será cinza,

constando com um menu de opções. Por meio deste menu o

usuário pode escolher entre duas opções. Assumir

Responsabilidade ou atribuir responsabilidade.

“Detalhes”: Essa opção traz a tela com maiores detalhes do

processo;

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3. Processos

3.1 Abertura de Processos

a) Novo Processo

Para criar um novo processo basta clicar no botão “Novo Processo” na tela

inicial do Sistema.

b) Preencher dados do processo

Em seguida, deve-se preencher as informações do processo:

• Tipo de documento: Permite selecionar o tipo de documento que será

utilizado para abertura (ata, aviso, empenho etc.);

• Tipo de processo:

o Papel: Essa opção cria um processo físico, permitido apenas

acompanhar o(s) trâmite(s), inviabilizando o gerenciamento dos

documentos. Esse tipo de processo é o mesmo que o criado no protocolo

padrão;

o Eletrônico: Nessa opção é criado um processo eletrônico, que permite

funcionalidades como gerenciar documentos, assinar, administrar

responsabilidade e corresponsabilidade;

● Interessado: Seleciona o interessado do Processo;

● Deseja incluir documentos na abertura do processo: Informa se o usuário

deseja incluir documentos já na abertura do processo;

● Natureza: Seleciona a natureza do processo;

● Documentos Necessários: Documentos que devem ser anexados para a

criação do processo de acordo com a natureza selecionada;

● Deseja notificar a cada trâmite: Ao marcar esta opção, o interessado do

processo receberá um e-mail para cada nova movimentação;

● Setor origem: Seleciona o setor de criação do processo;

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● Assunto: Aqui o usuário uma descrição deve fazer resumida da finalidade

do processo.

Figura 9. Novo Processo

Após preencher os campos, clicar no botão gravar, feito isso o processo é salvo, e

irá surgir uma tela com os dados do processo. Essa tela pode variar de acordo com

o tipo de processo.

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Se o processo for em papel: é mostrado o número do processo e as opções de

impressão ou envio por e-mail conforme figura abaixo.

Figura 10. Aviso de sucesso para a criação de um processo em papel

Se o processo for eletrônico: aparece apenas a informação de criação do processo,

conforme figura abaixo.

Figura 11. Aviso de sucesso para a criação de um processo em eletrônico

3.2 Receber Processo

O botão (RECEBER) permite que o processo seja recebido no

setor do servidor logado, apresentando uma tela com os dados do processo para

receber.

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Figura 12. Dados do processo a ser recebido

Após a confirmação o sistema irá questionar se o usuário atual deseja se tornar

responsável pelo processo recebido. Clique no botão correspondente a sua resposta.

Figura 13. Tela para tornar-se responsável

Escolhida a opção, a operação de recebimento de processo é finalizada.

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3.3 Tramitar Processo

Há duas maneiras de chegar à tela de tramitar processo:

A primeira é clicar no botão na tabela de processos recebidos na página

inicial.

A segunda é clicar no botão “Tramitar processo” na aba “Operações do Processo” na

opção “Detalhes”, na página inicial, do processo em questão.

Qualquer um dos caminhos detalhados o sistema mostra uma nova tela “Tramitar

Processo”. Escolha o órgão de destino e o setor de destino e clique no botão

Tramitar, conforme figura abaixo:

Figura 14. Tramitar Processo

Importante: Para realizar o trâmite é necessário que o processo esteja nas seguintes

condições:

- Não pode estar apenso ao processo;

- É necessário ter ao menos um documento incluído no trâmite atual;

- É necessário assinar todos os documentos anexados ou criados;

- É necessário concluir ou descartar os documentos temporários;

- Caso o processo seja sigiloso o usuário pode ter acesso a ele.

Importante: Somente é possível tramitar para Secretarias/Setores que estejam habilitados para o recebimento de processos eletrônicos.

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3.4 Tramitar em Lote

Figura 15. Botão Tramitar em Lote

Clicando no botão destacado na imagem acima, é aberta a tela “Tramitar em lote”.

Ela permite adicionar vários processos em um lote para o trâmite entre as secretarias,

conforme figura abaixo:

Figura 16. Tramitar em Lote

a. Pesquisar Processos: primeiro passo é pesquisar o processo que será incluído

na tramitação em lote, em seguida clicar no botão pesquisar.

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b. Processos: O resultado da pesquisa será mostrado nesta área, localize o

processo e clique no botão para adicionar o processo no lote.

c. Lote: Essa área mostra os processos que foram adicionados ao lote. E para

excluir um processo do lote basta clicar no botão .

d. Secretaria: Aqui o usuário escolhe a secretaria para o trâmite do lote de

processos.

e. Setor: Aqui o usuário seleciona o setor para o trâmite do lote de processos.

f. Botão “Tramitar”: Ao clicar neste botão todos os processos selecionados serão

tramitados para secretaria e setor indicados.

3.5 Tornar-se responsável e/ou atribuir responsável

Na tela principal, no quadro de processos recebidos, quando o processo não tem

responsável, um botão de escolha de opção é apresentado ao lado dos dados do

processo, conforme destacado na figura abaixo:

Figura 17. Botão de escolha – Tornar-se responsável

Importante: O trâmite em lote exige que os processos respeitem as condições citadas no tópico anterior.

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Ao clicar neste botão, duas opções são visualizadas: Tornar-se responsável pelo

processo e atribuir um responsável.

A primeira opção permite que você se torne responsável pelo processo. A tela de

confirmação será exibida, basta apenas clicar no botão de confirmação.

Para atribuir um responsável ao processo clique na segunda opção. Uma tela para

escolha do responsável será exibida. Selecione o responsável clicando no botão

“Selecione”.

3.6 Detalhes do Processo

3.6.1 Dados do Processo

Nesta Aba, são mostrados os dados do Processo e as movimentações.

Figura 18. Dados do Processo


Item Descrição

“Situação do Trâmite”: Permite selecionar uma nova

situação, no trâmite atual;

“Atualizar”: atualizar o status do trâmite do processo;

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“Histórico”: Essa opção traz a lista dos status de

trâmites do processo;

“Voltar”: Permite voltar para a tela Inicial de processos;

“Gerar Extrato”: Permite gerar uma lista dos trâmites do

processo;

3.6.1.1 Situação do Trâmite

Essa opção, permite inserir uma nova situação do Processo, no trâmite

atual.

Figura 19. Situação do Tramite

a. Selecionar Situação: Para mudar o status de um processo, o primeiro passo é

escolher a nova situação dentre as opções mostradas;

b. Atualizar Situação: após escolher a nova situação, basta clicar no botão

atualizar.

3.6.1.1.1 Movimentação no Trâmite Atual

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Todas as mudanças de status do Processo, no trâmite atual, são

mostradas incluindo:

● A conclusão de um documento interno;

● Juntada de documentos;

● A exclusão de um documento;

● O pedido para alguém assinar um processo,

● O pedido para alguém remover a assinatura do processo;

● Tornar-se responsável;

● Deixar de ser responsável;

● A atribuição de alguém como responsável ou como

corresponsável;

● A exclusão de alguém como responsável ou como

corresponsável;

● O arquivamento do processo;

● O desarquivamento do processo.

Figura 20. Movimentação no trâmite atual

3.6.2 Documentos

Nessa aba é possível visualizar e manipular os documentos associados

ao Processo. Essa manipulação dos documentos baseia-se em diversos

critérios de permissão.

24


Figura 21. Aba Documentos


Item Descrição

“Assinar em lote”: Essa opção permite assinatura dos

documentos selecionados;

“Recibo documentos”: exibe uma lista com o nome dos

documentos adicionados ao processo;

“Sequência”: Esses botões têm a função de reordenar a

sequência dos documentos dentro do trâmite atual.

“Características”: Este ícone representa a visibilidade do

documento “Restrito”;

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“Características”: Este ícone representa a assinatura do

documento. Quando vermelho o documento está pendente de

assinatura, quando azul o documento não possui pendência

de assinatura;

“Ações”: Clicando no símbolo, o usuário consegue ver o

documento selecionado;

“Ações”: Clicando nesse ícone, sistema permite assinar o

documento eletronicamente;

“Ações”: Nesse ícone é exibido um menu com as seguintes

opções: detalhes, enviar e excluir.

“Detalhes”: No ícone “detalhes da assinatura”, é possível

adicionar ou excluir um usuário para assinar o documento;

“Enviar”: Nesse ícone é possível enviar por e-mail o

documento selecionado para a pessoa interessada no

processo;

“Excluir”: Permite a exclusão do documento selecionado;

“Ver todos os anexos”: Exibe os documentos anexados

aberto;

“Baixar todos os anexos”: Todos os documentos anexados

são baixados no computador;

“Baixar Documentos selecionados”: Os documentos

selecionados serão baixados;

“Juntada de Documento”: Será aberta uma tela para

selecionar documentos salvos no computador, e fazer a

juntada;

“Produzir Documento Interno”: Será aberta uma tela para

produzir um novo documento;

26


3.6.2.1 Assinar em lote

Nesta opção o sistema permite assinar eletronicamente mais de um

documento, de forma simultânea.

Figura 22. Assinar em lote

a. Selecionar documentos: Primeiro passo é selecionar os documentos para assinar.

b. Assinar em Lote: Com os documentos selecionados, clique no botão “Assinar em lote”.

Será aberta uma novela tela em que será necessário confirmar os dados para realizar

as assinaturas.

c. Autenticar usuário para assinatura eletrônica: O usuário deve preencher seus dados:

CPF, usuário do siimm e senha.

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3.6.2.2 Juntada de Documento

Figura 23. Juntada de documento(s)

a. Adicionar Servidor(es) para assinatura digital: Define o(s) servidor(es) responsável(is)

para assinar eletronicamente o(s) documento(s);

b. Setor Origem: Informa o setor está fazendo a juntada do(s) documento(s);

c. Escolher arquivo: Seleciona o documento(s) no computador para fazer a Juntada;

d. Visibilidade: Informa a visibilidade do documento;

e. Origem: Informa a origem do documento;

f. Confere com o original: Atesta se o documento adicionado é igual ao original;

g. Excluir: Exclui um documento anexado;

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h. Anexar: Este botão direciona para autenticação do usuário para assinatura eletrônica.

Figura 24. Assinar eletronicamente os documentos anexados e o termo de juntada

3.6.2.3 Detalhes de Assinatura do Documento

Figura 25. Opções de um documento

Clicando no ícone em “Ações” o usuário vê as opções relacionadas ao documento.

Importante: Quando a autenticação for confirmada será gerado um termo de juntada que

será anexado junto aos documentos externos.

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Figura 26. Detalhes de um documento

A opção de detalhes exibe uma tela com os dados referentes as assinaturas do

documento em questão.

Figura 27. Assinaturas de um documento

a. Adicionar Servidor(es) para assinatura digital: O usuário é direcionado para tela onde

pode relacionar quem assina o documento para validação.

b. Listagem de Assinaturas: Apresenta se o usuário assinou ou não o documento. Se a

coluna “Data e hora da assinatura” estiver vazia significa que o servidor da linha ainda

não assinou o documento.

c. Excluir: Nesta opção o servidor da linha é retirado da lista de pessoas que devem

assinar o documento.

3.6.2.4 Relacionar servidores que deverão assinar o documento

30


Figura 28. Botão Adicionar Servidor(es) para assinatura digital

Para adicionar um servidor a lista de assinatura, o usuário clica nesta opção, onde aparecerá

a tela de “Relacionar servidores que deverão assinar o documento”.

Figura 29. Relacionar servidores que deverão assinar o documento

a. Área de Busca: O usuário localiza um servidor para adicionar à lista de assinaturas.

b. Marcação: Aqui são selecionados os servidores que serão adicionados.

c. Selecionados: Os servidores selecionados são adicionados à lista de assinaturas.

3.6.2.5 Produzir Documento Interno

Clicando no link: produzir documento interno é aberta a tela “Criação

de Documento Interno”, onde o usuário pode criar o documento que

desejar escolhendo apenas o modelo.

31


Figura 30. Link Produzir Documento Interno

a. Produzir Documento Interno: Primeiro passo é clicar em “Produzir

Documento Interno”, irá surgir a tela para selecionar o modelo.

Figura 31. Tela – Selecionar um modelo

b. Selecionar Modelo: Escolha um modelo de documento dentre as opções

listadas, em seguida clique no botão selecionar e a tela criação de

documento interno estará disponível.

32


Figura 32. Tela para a criação de documento interno

c. Informações Adicionais: Essa área é destinada para informações

específicas de cada modelo de documento, por padrão existe o nome do

documento, mas cada modelo gera campos próprios para serem

preenchidos.

Figura 33. Opções do documento interno

I II III

33


d. Opções do Documento Interno:

I. Salvar Documento: É possível salvar um documento “Temporário” ou

“Concluído”. O documento temporário poderá ser alterado

posteriormente. O documento Concluído não poderá mais ser alterado e

será incluído na relação de documentos do Processo.

II. Pré-visualizar: Antes de salvar o documento é possível visualizar como

ele vai ficar ao concluir.

III. Alterar Modelo: Aqui o usuário retorna ao menu de escolha do modelo do

documento, podendo alterar o modelo atual.

e. Formatação do documento: Permite realizar a formatação de conteúdo do

documento como o usuário desejar.

3.6.2.5.1 Salvar documento temporariamente

Figura 34. Salvar documento temporariamente

Ao salvar o documento temporariamente ele é incluído na lista de documentos que

precisam ser editados ou descartados antes que o processo possa ser tramitado.

34


3.6.2.5.2 Salvar documento definitivamente

Figura 35. Salvar documento definitivamente

Os campos “Secretaria Origem” e “Setor Origem” são preenchidos automaticamente

de acordo com a secretaria e o setor do usuário atual.

Preencha os campos “Gerar com data”, “Visibilidade”, “Secretaria Destino” e “Setor

Destino”.

Obs.1: Os campos “Secretaria Destino” e “Setor Destino” só podem ser definidos na

primeira criação de um documento por trâmite.

Salvando como concluído o documento vai ser incluído na lista de documentos do

processo, e poderá ser assinado.

3.6.2.6 Documento Interno Temporário

35


Quando um documento interno é salvo como “Temporário”, poderá ser

editado posteriormente e visualizado conforme figura abaixo:

Figura 36. Operações para um documento temporário

No documento interno temporário é possível as seguintes operações:

a. Editar: Aqui é possível retornar à criação do documento.

b. Descartar Documento Interno: Aqui o documento salvo como temporário é

excluído.

c. Compartilhar Documento Interno: clicando nessa opção aparece uma tela

para gerenciar com quais servidores esse documento será compartilhado.

3.6.2.7 Compartilhar Documento Interno

36


Figura 37. Compartilhar documento interno

a. Adicionar Usuários: Aqui, a tela de consulta de servidores é exibida para

ser adicionado à lista de compartilhamento.

b. Compartilhado com: Aqui é disponibilizado a listagem de servidores que

têm acesso ao documento, sendo possível remover o compartilhamento

com um servidor ao clicar no botão da coluna de ação.

3.6.2.7.1 Adicionar usuários ao compartilhamento de documento

interno

Figura 38. Adicionar usuários ao compartilhamento de documento interno

37


a. Selecionar: seleciona o servidor para a lista de usuários que o documento

será compartilhado.

b. Permissão: essa opção indicará quais ações o servidor poderá realizar

no documento compartilhado.

c. Salvar: Aqui os servidores selecionados são adicionados à lista de

servidores que podem interagir com o documento.

3.6.3 Operações do Processo

3.6.3.1 Manutenção

3.6.3.1.1 Tornar-se Responsável

Clicando no botão o usuário torna-se responsável pelo

processo.

Figura 39. Botão Tornar-se responsável pelo processo

3.6.3.1.2 Deixar Responsabilidade

Clicando no botão o usuário deixa de ser responsável pelo

processo.

38


Figura 40. Botão Deixar Responsabilidade pelo Processo

3.6.3.1.3 Gerenciar Corresponsáveis

Figura 41. Botão Gerenciar corresponsáveis

No botão “Gerenciar corresponsáveis” o usuário visualiza a tela “Corresponsáveis” onde é

possível adicionar um corresponsável ao clicar no botão “Adicionar” e seguindo os passos

abaixo:

a. Utilize a busca da tela exibida para procurar um servidor por nome ou CPF;

b. Selecione o corresponsável utilizando a caixa de seleção ao lado dos dados do

servidor no resultado;

c. Informe o motivo pelo qual o servidor foi escolhido como corresponsável;

d. Clique em “Confirmar”.

A partir do momento em que é escolhido um corresponsável, ele terá permissão de realizar

as mesmas tarefas do responsável pelo processo. Caso o usuário deseje remover o servidor

como corresponsável, basta clicar no X vermelho ao lado dos dados do corresponsável que

deseja excluir e confirmar.

39


3.6.3.1.4 Apensar

Figura 42. Botão Apensar

Clicando no botão o usuário é direcionado para tela de Apensar Processo, onde

pode gerenciar o procedimento de apensar processo.

Figura 43. Tela Apensar Processo

a. Processo Principal: informações referentes ao processo que está sendo

acessado.

b. Apensar Novo: Direciona o usuário para escolher o processo a ser

apensado.

c. Processo(s) apensado(s): a listagem de processos apensos ao processo

principal.

40


d. Desapensar: Permite desvincular a relação de apenso entre o processo

selecionado e o principal, após confirmação.

3.6.3.1.4.1 Escolher processo a ser apensado

Figura 44. Escolher processo a ser apensado

a) Localizar processo: área disponível para localizar um processo.

b) Apensar: ao clicar nessa opção o usuário apensa o processo localizado ao processo

principal.

3.6.3.1.5 Cancelar processo

Figura 45. Botão Cancelar Processo

O cancelamento de um processo só pode ser feito caso o processo já tenha sido

aberto e ainda não tenha sido tramitado. Para cancelar um processo siga os seguintes

passos:

41


a. Clique no botão “Cancelar Processo”, destacado na imagem acima;

b. Confirme o cancelamento na tela seguinte.

Após o cancelamento não será possível realizar mais nenhuma operação com o

processo.

3.6.3.1.6 Arquivar

Figura 46. Botão Arquivar Processo

Ao clicar na opção de arquivar, o usuário é direcionado para confirmar a ação.

Figura 47. Tela de confirmação de arquivamento de processo

Após a confirmação o processo atual é arquivado.

3.6.3.1.7 Desarquivar

Figura 48. Botão Desarquivar Processo

42


Ao clicar na opção de desarquivar o usuário é direcionado para confirmar a ação.

Figura 49. Tela de confirmação de desarquivamento de processo

Após a confirmação o processo atual é desarquivado.

3.6.3.1.8 Editar Processo

Figura 50. Botão Editar Processo

A edição de um processo só pode ser feita se o processo foi tramitado apenas

uma vez. Para editar clique no botão destacado acima. Esta será a tela exibida:

Figura 51. Tela de Editar processo

43


Nesta tela será possível editar o interessado, a natureza e o assunto.

Após as edições feitas clique no botão “Confirmar”.

3.6.3.1.9 Tornar Processo Eletrônico

Figura 52. Botão “Tornar Processo Eletrônico”

Clicando no Botão “Tornar Processo eletrônico”, a tela de confirmação é

apresentada.

Figura 53. Tela de confirmação de conversão de processo físico em eletrônico

Após a confirmação a seguinte tela é apresentada:

44


Figura 54. Tela para o armazenamento do processo digitalizado.

Leia com atenção o aviso e grave o processo digitalizado no sistema, sendo um

arquivo PDF para cada página do processo. Para isso clique no botão “Escolher

arquivo”. Após isso clique em “Confirmar”.

Uma tela de autenticação de usuário irá aparecer pedindo o preenchimento do

CPF, usuário e senha. Após o preenchimento desses campos clique no botão

“Confirmar”.

No caso da conversão de um processo físico que já tinha documentos anexados,

o usuário poderá acessar os documentos clicando na opção destacada na imagem

abaixo.

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Figura 55. Link de acesso aos documentos anexados a um processo antes da conversão

A opção acima leva o usuário à seguinte tela:

Figura 56. Tela de acesso aos documentos anexados a um processo antes da conversão

Clique no botão destacado acima para salvar o documento no computador.

46


3.6.3.1.10 Emitir notificação

Figura 57. Botão Emitir Notificação

Ao clicar no botão “Emitir Notificação”, é apresentada ao usuário a seguinte tela:

Figura 58. Tela – Selecionar usuário para notificar

a. Clique no botão “Selecionar”, ao lado dos dados do servidor que deseja notificar;

b. Em seguida, digite a mensagem na tela que surgir e escolha uma opção entre:

● “Não desejo ciência de visualização ou resposta da notificação”,

47


● “Desejo tomar ciência da visualização dessa notificação”,

● “Desejo que a notificação seja respondida”

c. Após isso, clique em “Confirmar”.

3.6.3.2 Notificações

Figura 59. Aba Notificações

Clicando no botão o usuário vai receber uma notificação a cada nova movimentação

do processo.

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4. Painel do usuário

Figura 60. Botão Painel do Usuário

Aqui ele pode acessar opções como Processos sob sua responsabilidade, notificações

recebidas pendentes de resposta, entre outras.

Figura 61. Tela – Painel do usuário

5. Listagem e consulta de Processos Vinculados

Exibe a listagem de processos, sob responsabilidade do usuário logado no sistema.

Figura 62. Botão Processos Vinculados

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a. Processos Vinculados: Ao clicar no botão “Processos Vinculados”, localizado na tela

principal do Protocolo, o navegador vai direcionar o usuário para a tela de consulta de

processo vinculados.

Figura 63. Tela – Processos Vinculados

b. A tela de processos vinculados consta com filtros semelhantes aos de pesquisa

avançada: número, setor, natureza, órgão, interessado, assunto, CPF/CNPJ e data de

abertura.

Importante: Os campos são apresentados de acordo com o tipo do filtro selecionado

para consulta de processos.

6. Pesquisa Avançada de Processo

Permite consultar processos de acordo com o filtro selecionado:

Figura 64. Botão Consulta Avançada

a. Consulta Avançada: Ao clicar no botão consulta avançada, localizado na tela

principal do protocolo, irá surgir a tela de consulta avançada.

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Figura 65. Tela para consulta avançada de processos

b. Filtro: Com a tela de consulta avançada aberta, você pode realizar a pesquisa pelo

número do processo (Órgão, Número e Ano) ou ir à opção “filtrar por” e escolher

um dos filtros (Setor, Natureza, interessado, assunto, CPF/CNPJ, data de abertura).

Importante: Os campos são apresentados de acordo com o tipo do filtro selecionado para

consulta de processos.

c. Estornar: Na opção de estornar trâmite, o usuário é direcionado para tela de

Confirmar Estorno do Trâmite.

6.1 Estornar Processo

Para estonar o processo o usuário deve ir a tela busca avançada, para que possa

localizá-lo. Ao localizar o processo basta clicar na opção de estornar e então confirmar o

procedimento.

Figura 66. Botão Estornar Processo

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Figura 67. Tela – Confirmar Estorno de Processo

O motivo do estorno deve ser informado. Ao confirmar, o processo retorna para o setor de

origem.

7. Listagem de Processos Sem Responsável

7.1 Consulta de Processos sem Responsável

Na tela de processos existe uma listagem com todos os processos sem usuário

vinculado.

Figura 68. Botão de contagem – Processos sem responsável

a. Processos sem responsável: Ao clicar no botão de contagem “Processos sem

responsável” localizado na tela principal de protocolo, será exibida a tela de consulta

de processos sem responsável.

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Figura 69. Tela – Processos Sem Responsável

b. A tela de processos sem responsável consta com filtros semelhantes aos de

pesquisa avançada: número, setor, natureza, órgão, interessado, assunto,

CPF/CNPJ e data de abertura.

c. Clicando no botão o usuário é direcionado para a página de detalhes do processo.

d. Clicando no botão o sistema mostra uma tela para atribuir responsável. (que botão?

Atribuir responsável?)

7.2 Atribuir Responsável para o Processo.

Figura 70. Tela – Selecionar Responsável

a. Buscando por nome ou CPF é possível localizar o servidor.

b. Clicando em “Selecionar” na linha de um servidor localizado é aberto uma tela para

confirmação.

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Figura 71. Confirmar Seleção Responsável

Ao confirmar a atribuição o usuário é adicionado como responsável pelo processo

selecionado.

8. Notificações

Figura 72. Botão de contagem – Notificações

Clicando no número de notificações é aberto a tela de listagem de notificações.

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Figura 73. Tela – Notificações

As notificações se dividem em dois tipos, “Geral” e “Assinaturas Pendentes”.

8.1 Notificações Gerais

A listagem “Geral” é referente a qualquer ação realizada no processo.

Figura 74. Listagem de notificações gerais

a. Marcar como visualizada: Aqui as notificações selecionadas são “visualizadas”

e então são retirados da lista.

b. Visualizadas: Aqui é disponibilizado a lista de notificações que foram colocadas

como visualizadas.

c. Selecionar: Aqui o usuário seleciona as notificações que deseja marcar como

visualizadas.

d. Ações: Essa área disponibiliza procedimentos que podem ser realizados com

cada notificação.

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Figura 75. Procedimentos que podem ser realizados para uma notificação geral

I. Marcar como visualizado: a notificação é retirada da lista e colocada como

visualizada.

II. Visualizar documento: aqui o documento é aberto para ser visualizado.

III. Abrir produção de documento: este botão leva o usuário até a tela de criação

de documento interno para a edição de um documento já iniciado por outro

usuário.

IV. Visualizar processo: aqui o usuário é direcionado para página do processo

referente a notificação.

8.1.1 Notificações Visualizadas

Figura 76. Notificações Visualizadas

I II III IV

I

II

56


Essa tela disponibiliza as notificações que já foram marcadas como visualizadas.

Também tendo procedimentos que podem ser feitos.

I. Visualizar documento: aqui o documento é aberto para ser visualizado.

II. Visualizar processo: aqui o usuário é direcionado para página do processo

referente a notificação.

8.2 Assinaturas Pendentes

A listagem de “Assinaturas Pendentes” disponibiliza as notificações referente às

assinaturas que o usuário atual deve realizar.

Figura 77. Notificações – Assinaturas pendentes

a. Assinar em lote: Aqui as assinaturas pendentes selecionadas são assinadas após o

procedimento de autenticação.

b. Selecionar: Aqui o usuário seleciona as assinaturas pendentes que deseja assinar em

lote.

c. Ações: Essa área disponibiliza procedimentos que podem ser realizados com cada

assinatura pendente.

Figura 78. Procedimentos que podem ser realizados para assinaturas pendentes

I II III

57


I. Assinar documento: aqui é o usuário é direcionado para assinar individualmente

um documento.

II. Visualizar documento: ao clicar nessa opção o documento é aberto para ser

visualizado.

III. Visualizar processo: O usuário é direcionado para página do processo referente

a assinatura pendente.

sistema unificado de processos eletrônicos - supe

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