SISTEMA ELETRÔNICO DE

INFORMAÇÕES

MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS

ADMINISTRATIVOS

Versão 1 - Janeiro/2017

2

1. INTRODUÇÃO

Conforme determina o Decreto Federal nº 8.539 de 08 de outubro de 2015,

autarquias da Administração Pública Federal dispõem de até dois anos para implantação do

Processo Eletrônico em toda sua esfera Administrativa. Através do projeto Processo Eletrônico

Nacional (PEN), o Governo Federal indica a utilização do Sistema Eletrônico de Informações -

SEI, desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4).

Após a análise dos projetos, programas, sistemas e legislações que norteiam a

implantação de Processos Eletrônicos nos órgãos da Administração Federal entendemos que

adotar o processo eletrônico significa mais que apenas migrar os expedientes já existentes para

a plataforma digital adotada, significa: mudança na cultura da organização; reorganização dos

fluxos processuais; implantação de métodos de assinatura através do uso de Login e senha e/ou

de Certificação Digital; aplicação da Política de Segurança da Informação – PSI para todos os

usuários (funcionários, conselheiros, inspetores, prestadores de serviço, profissionais e

empresas registradas); trabalho em conjunto – dos responsáveis pela implantação do sistema e

usuários/áreas; inclusão das informações necessárias ao funcionamento dos sistemas

eletrônicos com cuidado e dentro das normas, leis, regimentos.

Com base nesses preceitos em 03 de dezembro de 2015 foi instituída, pelo

Presidente do CREA/RS, a Comissão Administrativa Sistema Informatizado – CASI, para a escolha,

normatização e implantação de sistema compatível com as atividades desenvolvidas no

Conselho. Em sua primeira reunião, após análise prévia de alguns sistemas, a CASI resolve adotar

o SEI, conforme indicado pelo PEN.

Dando início ao processo de implantação o CREA-RS enviou, em 07/04/2016, Ofício

e Plano de Ação (cronograma) - exigidos pelo Decreto Federal nº 8.539/2015 - ao Ministério do

Planejamento, Desenvolvimento e Gestão, onde solicita a cessão do direito de uso do Sistema

Eletrônico de Informação - SEI e formaliza a participação do Conselho no projeto Processo

Eletrônico Nacional (PEN).

Cumprindo as exigências para adesão do Conselho ao PEN e liberação do Conselho

para utilização do SEI, em 22/07/2016, ocorreu a assinatura, entre o Presidente do CREA/RS,

Eng. Civil Melvis Barrios Jr e os responsáveis diretos pela liberação no Ministério do

Planejamento, Desenvolvimento e Gestão – MP, Diretor Wesley Rodrigo Couto Lira e Secretário

3

Gleisson Cardoso Rubin, do Acordo de Cooperação Técnica que dá ao CREA/RS autorização para

utilização do SEI. Consequentemente em 02/01/2017 o SEI é instituído, a partir de Instrução da

Normativa da Presidência nº 214, como sistema oficial de gestão e tramitação eletrônica de

processos administrativos e documentos eletrônicos no CREA-RS, auxiliando na execução e fluxo

de trabalho. Este manual é designado pela mesma Instrução Normativa da Presidência como

ferramenta de operacionalização do sistema e terá como finalidade instruir detalhadamente os

procedimentos administrativos e o uso do sistema eletrônico no âmbito do Conselho.

2. OBJETIVOS E ESPECIFICAÇÕES DESSE MANUAL

O presente manual tem como objetivos:

Descrever as competências, responsabilidades legais e funcionais e regulamentar

questões administrativas de acesso e guarda das informações geradas no Crea-RS em

razão das atividades que serão realizadas em meio eletrônico;

Apresentar aos usuários do Sistema SEI normas e procedimentos administrativos

(recebimento, registro, andamento, envio (tramitação), conclusão, arquivamento) em

processos e documentos dentro do Sistema SEI.

A alteração e manutenção desse material será de responsabilidade da CASI –

Comissão Administrativa Sistema Informatizado que disponibilizará o material no Padrão

Operacional - POP (Apolo) e informará quando da ocorrência de alteração através do Espaço SEI

no Em Dia e de comunicação às gerências e aos multiplicadores através de e-mail.

Para entendimento de alguns termos que podem prejudicar a leitura desse manual

estabelecemos:

O termo UNIDADE:

o Quando necessária a citação desse termo no sentido de área/departamento

devidamente registrado no organograma será descrita como unidade

administrativa;

o Quando necessária a citação desse termo em sentido amplo, ou seja,

desvinculado à organização administrativa expressa acima, será utilizada a

descrição unidade (área);

O termo POP:

4

o Padrões Operacionais – POP será utilizado quando o manual determina que

certa informação deve constar no APOLO;

o Procedimento Operacional Padrão – POP (é um documento organizacional que

traduz o planejamento do trabalho a ser executado. É uma descrição detalhada

de todas as medidas necessárias para a realização de uma tarefa) será utilizado

quando a referência for ao documento que deverá ser apresentado pelas

unidades (áreas) antes da migração dos processos para o SEI.

3. ABRANGÊNCIA

Todas as áreas do Conselho Regional de Engenharia e Agronomia do Rio Grande do

Sul – Crea-RS.

4. FUNDAMENTOS LEGAIS

Lei 8.159 de 09/01/1991 regulamenta pelo Decreto nº 4.073, de 03/01/2002 que “Dispõe sobre

a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências”.

Lei 9.784 de 29/01/1999 que “Regula o processo administrativo no âmbito da Administração

Pública Federal”.

Decreto 6.932 de 11/08/2009 que “Dispõe sobre a simplificação do atendimento público

prestado ao cidadão, ratifica a dispensa do reconhecimento de firma em documentos

produzidos no Brasil, institui a “Carta de Serviços ao Cidadão” e dá outras providências”.

Lei 12.527 de 18/11/2011 (LAI) que “Regula o acesso à informação [...]”.

Lei 12.682 de 09/07/2012 que “Dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos

em meios eletromagnéticos”

Resolução 37 de 19/12/2012, do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), que aprova a

presunção de autenticidade de documentos arquivísticos digitais.

Lei 13.105 de 16/03/2015 que dispõe sobre o “Código de Processo Civil”.

Decreto 8.539 de 08/10/2015 que “Dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do

processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal

direta, autárquica e fundacional”.

5

Medida Provisória 2.200-2 de 24/08/2001 que “Institui a Infraestrutura de Chaves Públicas

Brasileira - ICP-Brasil, transforma o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação em

autarquia, e dá outras providências”.

Portaria Administrativa da Presidência 315 de 03/12/2015 que “Institui comissão de natureza

administrativa, encarregada dos procedimentos para a implementação de sistema

informatizado para a gestão e o trâmite de processos administrativos eletrônicos, e designa seus

membros”. (Comissão Administrativa Sistema Informatizado – CASI)

Acordo de Cooperação Técnica, Processo Administrativo nº 05110.002072/2016-33 de

22/07/2016 entre o Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão – MP e o Conselho

Regional de Engenharia e Agronomia do Rio Grande do Sul – Crea-RS por meio do qual foi cedido

gratuitamente ao Crea-RS o direito de uso do software SEI – Sistema Eletrônico de Informações.

Instrução Normativa da Presidência nº 214 de 02/01/2017 que “Institui e regulamenta a

utilização do Sistema Eletrônico de Informações –SEI no âmbito do Conselho Regional de

Engenharia e Agronomia do Rio Grande do Sul – Crea-RS”.

Regimento Interno do Crea-RS.

Regulamentos: Disciplinar, de Pessoal (concursados e não concursados), Portarias e Instruções

da Presidência que organizam as atividades do Conselho.

5. O SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÕES - SEI

5.1 O Sistema Eletrônico de Informações-SEI é uma ferramenta de propriedade do Tribunal

Regional Federal da 4ª Região – TRF4 sendo seu uso concedido aos órgãos públicos através de

Acordo de Cooperação Técnica, intermediado pelo Ministério do Planejamento,

Desenvolvimento e Gestão – MP, ligado ao Poder Executivo Federal.

5.2 Segundo o acordo firmado entre o Crea-RS e o Ministério do Planejamento, o Conselho

deve observar, entre outras, as seguintes cláusulas:

1.1 – É vedada a transmissão parcial ou total do SEI a outra pessoa física ou jurídica sem a

anuência do MP e do TRF4 [...];

6

1.2 – É vedada qualquer alteração unilateral, total ou parcial, que envolva modificações de

códigos-fonte, exceto as que estão disponíveis na camada de parametrização do

software.

5.3 A implantação do SEI no Crea-rs atenderá as seguintes diretrizes e objetivos do

Conselho:

a) Promover a modernização da gestão de documentos e dos fluxos de trabalho e

sensibilizar os servidores/colaboradores para a mudança de cultura no que diz respeito

à substituição do uso de documentos em papel para o meio digital;

b) Assegurar eficácia, eficiência e efetividade da gestão administrativa documental;

c) Promover com segurança, transparência e economicidade a produção de processos

administrativos em meio digital;

d) Garantir o controle da tramitação de processos;

e) Fomentar a celeridade na tramitação dos processos;

f) Viabilizar a sustentabilidade ambiental com o uso adequado da tecnologia da

informação e comunicação;

g) Propiciar satisfação dos usuários.

6. DIRETRIZES GERAIS

6.1 O Crea-RS, a partir da Instrução Normativa da Presidência nº 214 de 02/01/2017, aprova

os critérios, conceitos e procedimentos de protocolização e organização de seus processos e

documentos administrativos no Sistema Eletrônico de Informações – SEI. O presente Manual de

Normas e Procedimentos Administrativos do SEI vem auxiliar a referida instrução, explicando de

forma clara e pontual os principais pontos da mesma.

7. DEFINIÇÕES E COMPETÊNCIAS

7.1 As definições gerais sobre a implantação do sistema SEI são dadas pela Instrução

Normativa da Presidência nº 214 de 02/01/2017. As competências, dentro do processo de

implantação e utilização do sistema SEI, são as seguintes:

01 – PATROCINAR E NORMATIZAR:

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Presidência e Diretoria: exercer a função de patrocinadores da implantação e normatização do

Sistema Eletrônico de Informações – SEI no Crea-RS.

02 - GERIR:

Comissão Administrativa Sistema Informatizado – CASI: exercer, com apoio da GTIN, a função

de Grupo Gestor do SEI, com as seguintes atribuições:

a) Zelar pela contínua adequação do SEI às legislações vigentes, às necessidades do Crea-

RS e aos padrões de uso e evolução definidos no âmbito do projeto Processo Eletrônico

Nacional – PEN;

b) Realizar a gestão do SEI em seus aspectos técnicos, procedimentais e normativos;

c) Analisar os casos de solicitação de inclusão de documentos e/ou processos em nível de

acesso sigiloso, aplicando a legislação vigente. Em casos omissos, buscar junto ao

jurídico do Conselho a medida a ser adotada;

d) Receber, avaliar, autorizar, priorizar e acompanhar as demandas referentes ao SEI no

Conselho;

e) Apoiar a promoção de capacitação, suporte técnico-operacional e orientação aos

usuários quanto à utilização do SEI;

f) Realizar a interlocução com o Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão –

MP, garantindo a observância das diretrizes previstas no Acordo de Cooperação Técnica;

g) Propor à Presidência e à Diretoria do Conselho revisões das normas afetas ao processo

eletrônico; e

h) Decidir sobre casos omissos a esse Manual.

03 - ORGANIZAR:

Gerência de Tecnologia da Informação – GTIN: exercer, sob orientação da CASI, a

implementação, gestão operacional e manutenção técnica do SEI. É responsabilidade da GTIN

zelar pela boa utilização do sistema e pela segurança das informações, mantendo rotinas de

backup e otimização do armazenamento dos documentos.

Setor de Fluxos Processuais – SFPR: exercer, sob a coordenação da GTIN, a função de gestão

operacional do sistema, nas atividades de parametrização administrativa1 do SEI.

a) Inclusão e exclusão de:

1 Ver no item 8 desse manual a responsabilidade das unidades administrativas sobre a parametrização administrativa e a inclusão de informações no sistema.

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I. Usuários (Internos e Externos);

II. Unidades;

III. Assinaturas e Credenciais de Acesso; e

IV. Outras informações administrativas necessárias ao funcionamento do sistema.

b) Inclusão e exclusão de informações relevantes ao funcionamento e adequação do

sistema às normas e leis vigentes:

I. Adequar o item Assunto ao Plano de Classificação de Documentos Arquivísticos

e à Tabela de Temporalidade, assim que os mesmos estiverem adequados às

leis arquivísticas federais e vigentes no Conselho;

II. Receber os pedidos de inclusão de Tipos de Processos e/ou Documentos no SEI

que, segundo os gerentes das unidades (áreas), apresentem informações

Restrita ou Sigilosa, cadastrando-os nos níveis de acesso correspondentes aos

citados no item 13 desse manual. Em caso de dúvida o SFPR enviará as

informações à Ouvidoria2 para devida instrução.

c) Inclusão e exclusão de informações necessárias às atividades de protocolo3 como:

I. Padronização de documentos oficiais no sistema4;

II. Tipos de Documentos;

III. Tipos de Processos;

IV. Tipos de Conferência;

V. Tipos de Suporte;

VI. Outras demandas necessárias ao bom funcionamento do sistema.

d) Receber, analisar e autorizar a criação e a tramitação de processos em meio físico,

quando devidamente justificados pela área solicitante.

Gerência das Áreas: exercer funções administrativas de treinamento e adequação de processos

devendo:

a) Zelar pelo bom funcionamento do sistema, pelo adequado andamento dos processos e

pela qualidade dos mesmos em sua área de gestão;

b) Facilitar as atividades do multiplicador criando condições favoráveis ao

desenvolvimento de suas atividades;

c) Monitorar e avaliar a utilização do sistema dentro de sua área;

2 Unidade administrativa responsável pela Lei de Acesso à Informação no Crea-RS. 3 Entende-se por atividade de protocolo toda e qualquer inclusão de processos/documentos dentro do sistema, indiferente de qual unidade (área) a faça. 4 A edição de documentos oficiais será demandada pelo Manual de Padronização de Documentos Emitidos pelo Crea-RS.

9

d) Acompanhar a adequada utilização do SEI, zelando pela qualidade das informações nele

contidas;

e) Fomentar mudança quando indicado por usuários da área;

f) Reunir materiais (novos Tipos de Documentos, novos Tipos de Processos) e outras

alterações provenientes de sua área, enviando as informações e pedidos de inclusão e

exclusão dos mesmos para o Setor de Fluxos Processuais;

g) Editar e disponibilizar os processos de sua área na Base de Conhecimento (SEI) e no

Padrões Operacionais – POP (Apolo);

h) Atividades Iniciais (preparatórias para a implantação do sistema):

I. Escolher o (s) multiplicador (es)5;

II. Preencher e entregar à CASI o PLANO DE TRABALHO;

III. Efetuar manutenções periódicas no PLANO DE TRABALHO, para garantir o bom

andamento do projeto;

IV. Planejar e adequar as atividades do multiplicador que devem ser realizadas em

horário expediente;

V. Planejar, juntamente com o (s) multiplicador (es), o treinamento da área;

VI. Organizar, junto aos funcionários da área, a reanálise e a descrição dos

processos, indicando à CASI, através do Setor de Fluxos Processuais (processo

específico), os Tipos de Processos que devem ser migrados, disponibilizando

também a descrição (passo a passo) dos processos de responsabilidade de sua

área.

i) É facultado, quando devidamente documentado, ao gerente da área, delegar funções

de cunho administrativo relacionadas aos processos ao Chefe da área correspondente.

04 - EXECUTAR:

Multiplicador: funcionário, indicado pelas Gerências, que será responsável por transmitir o

conhecimento e as informações sobre a implantação e evolução do SEI aos demais funcionários

do Conselho. O multiplicador deverá:

a) Transmitir aos demais funcionários, indiferente da área dos mesmos, o aprendizado

adquirido nos treinamentos de uso do SEI;

5 Ser parte integrante do quadro funcional do CREA-RS; Ter disponibilidade para atender às reuniões e treinamentos;

Ter vontade e disposição para aprender a utilizar a nova ferramenta; Ter alguma habilidade em didática e oratória, a

fim de melhor repassar as informações recebidas; Estar ciente do importante papel que desempenhará na

implantação da ferramenta de processo eletrônico; Estar disposto a realizar as atividades propostas e contribuir com

o bom andamento do projeto de implantação.

10

b) Servir de porta-voz da CASI junto às áreas quando da mudança ou inclusão de novas

funcionalidades do Sistema;

c) Atividades Iniciais (preparatórias para a implantação do sistema):

I. Participar dos treinamentos propostos para a implantação do Sistema;

II. Treinar os funcionários para o uso do Sistema.

Usuários: todos os servidores/colaboradores6 que utilizarão o SEI como ferramenta de trabalho,

regular ou esporadicamente, dentro de suas atividades e atribuições, gerenciados por sua

respectiva gerência e auxiliados pelo multiplicador. Terão como atividades:

a) A execução da atividade de protocolo;

b) A adequação dos processos para inclusão no SEI;

c) A inclusão de textos padrão e Documentos Modelo que serão utilizados por suas áreas

no SEI;

d) Informar ao multiplicador problemas e necessidades de inclusão de informações nos

materiais de apoio;

e) Zelar pelo bom andamento e qualidade do seu trabalho realizado pelo Sistema e pela

segurança da informação em seu poder.

05 - MONITORAR:

Controladoria: exercer o monitoramento e análise da qualidade da informação e dos processos

incluídos no sistema, indicando aos gerentes das áreas, através de procedimento próprio, os

erros e deficiências dos processos eletrônicos e solicitando adequação na realização das

atividades. Será a área detentora da permissão sobre a funcionalidade “Inspeção” disponível no

SEI.

a) Atribui-se à Controladoria e aos gerentes das áreas, com auxílio da Comissão

Administrativa Sistema Informatizado – CASI (até sua dissolução), as responsabilidades

de gestão e acompanhamento do SEI no âmbito do Conselho Regional de Engenharia e

Agronomia do Rio Grande do Sul;

b) A controladoria poderá, caso necessário, solicitar ao Presidente do Conselho a formação

de uma Comissão Administrativa para auxílio na gestão e acompanhamento dos

processos administrativos no Sistema Eletrônico de Informações – SEI.

6 Todo e qualquer funcionário, incluindo Gerentes, Multiplicadores, Presidente do Conselho, Conselheiros, Inspetores, Membros de Comissão.

11

8. PARAMETRIZAÇÃO DO SISTEMA

8.1 A parametrização das informações no Sistema SEI será de responsabilidade da Gerência

de Tecnologia da Informação (GTIN) e do Setor de Fluxos Processuais (SFPR). É importante

apontar aos usuários as seguintes informações:

a) Preferencialmente, a parametrização deverá basear-se em instrumentos e manuais

disponibilizados por órgãos públicos:

I. Formatos de Documentos Externos e de imagens permitidas: o Crea-RS

utilizará os indicados no E-Ping7 e no E-arq Brasil8;

II. Formatos de Documentos Oficiais: Por regra seguir o Manual de

Padronização de Documentos Emitidos pelo Crea-RS. Caso esse não indique

a formatação de documento específico atentar para o Manual de Redação

da Presidência da República.

b) Alimentação de dados administrativos internos:

I. Pedidos de permissões, informações, alterações, movimentações e

exclusões de usuários serão de responsabilidade do Núcleo de Recursos

Humanos - NRHU;

Será autorizada, conforme Instrução Normativa da Presidência nº

214 de 02/01/2017, art. 22, a movimentação de funcionários por

solicitação fundamentada do gerente da área solicitante, em

casos especiais, conforme art. 22 da Instrução Normativa da

Presidência de nº 214 de 02/01/2017.

II. Pedidos de inclusões, informações e exclusões de unidades serão de

responsabilidade do Núcleo de Suporte Institucional - NSIN;

Não serão incluídas unidades sem a existência delas no

organograma administrativo do Crea-RS ou sem a existência de

Portaria que a institua.

III. Inclusão de Assinaturas das Unidades serão dadas a partir de:

Cargo – Devidamente registrado no NRHU;

7 Padrão de Interoperabilidade de Governo Eletrônico. Define um conjunto mínimo de premissas, políticas e especificações técnicas que regulamentam a utilização da Tecnologia de Informação e Comunicação (TIC) na interoperabilidade de serviços de Governo Eletrônico, estabelecendo as condições de interação com os demais Poderes e esferas de governo e com a sociedade em geral. 8 Semelhante ao E-Ping mas indicado pelo Conselho Nacional de Arquivos – Conarq.

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Função

o Devidamente registrada no NRHU;

o Outras indicadas através de portaria9.

c) Alimentação de informações processuais:

I. Tipos de Processo: A partir das informações dadas pela área Dona do

Processo;

II. Tipos de Documentos: A partir das informações dadas pela área/usuário

que solicitou a inclusão/exclusão;

III. Níveis de Acesso: Cadastro inicial10 será feito a partir das informações dadas

pelo Dono do Processo que fará a previsão de Nível de Acesso ao descrever

o processo. O suporte à classificação de Níveis de Acesso no Crea-RS se dará

através da Ouvidoria.

8.2 Pedidos de alimentação de dados e de informações processuais deverão ser feitos

através de Topo de Processo específico criado e disponibilizado no Padrão Operacional – POP

da CASI e em Base de Conhecimento (SEI) específica do Tipo de Processo.

9. A MIGRAÇÃO DOS PROCESSOS

9.1 A agenda preliminar de migração dos processos, aprovada pelas gerências em reunião

no dia 29/11/2016, é a seguinte:

DATA LIMITE TIPO DE ATIVIDADE

02/05/2017 Atividades Administrativas11

02/09/2017 Atividades Finalísticas

02/10/2017 RH

DATA FASE ÁREAS

02/01/2017 1ª Migração Administrativo, Qualidade, Ouvidoria, Setor de Fluxos Processuais.

02/02/2017 2ª Migração Marketing, Patrimônio, Ger. Executiva de Gabinete, Controladoria.

02/03/2017 3ª Migração Ger. Sistema Profissional, Ger. Inspetorias.

9 Esse item incluí: Fiscais de Contrato; Pregoeiras (titular e substituta); Integrantes de Comissões e GTs Administrativos (permanentes ou não). 10 Esse cadastro inicial não obsta, o funcionário responsável pela inclusão da informação no sistema, de cadastrar o nível de acesso adequado à informação recebida no decorrer do processo. 11 Entende-se por atividade administrativa toda aquela não diretamente vinculada à atividade finalística do Conselho, ainda que executada por área fim.

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02/04/2017 4ª Migração Contabilidade, Financeiro, Jurídico, Ger. Institucional de Gabinete.

02/05/2017 5ª Migração ART, Contabilidade, Financeiro.

02/06/2017 6ª Migração ART, Fiscalização.

02/07/2017 7ª Migração ART, Fiscalização.

02/08/2017 8ª Migração Câmaras.

02/09/2017 9ª Migração Câmaras.

02/10/2017 10ª Migração RH.

9.2 Comunicação de migração dos processos administrativos:

a) Processos migrados serão comunicados pela CASI, através do Em Dia e de e-mail para

as gerências, até o prazo final da migração, 10/2017;

b) Atualizações e alterações dos processos já migrados serão comunicados pela área

Dona do Processo após resposta do Setor de Fluxos Processuais sobre o pedido de

alteração;

c) Após o prazo final de migração, 10/2017, a responsabilidade sobre a comunicação de

novos processos é da área Dona do Processo.

9.3 Para uma migração saudável dos processos de suporte físico (papel) para o eletrônico

(digital) as gerências devem atentar e definir sobre:

a) A padronização do nome dos destinatários e interessados em seus processos;

b) A padronização dos seus processos e disponibilização da descrição dos mesmos na

Base de Conhecimento (SEI) e no Padrão Operacional – POP (Apolo);

c) Revisar seus requerimentos e documentos de solicitações externas para que seja

incluída cláusula que autorize o Crea-RS a responder as demandas por meio de

documentos eletrônicos ao invés de documento físico (papel), que informe a

responsabilidade do requerente sobre o documento físico devolvido e que indique a

aceitação de ambas as partes à assinatura eletrônica (login e senha);

d) Regrar os processos que poderão ser recebidos e respondidos através de e-mail

observando que a validade e qualidade das informações recebidas via e-mail são

frágeis juridicamente;

e) Adequar a migração de informações do SEI para outros Sistemas de Informação.

9.4 Os documentos recebidos em suporte físico e que façam parte dos processos de

trabalho liberados e já migrados para o SEI serão digitalizados e capturados de acordo com sua

especificidade, por qualquer unidade e usuário de sistema.

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10. O ACESSO AO SEI

10.1 O acesso ao SEI será por meio do login e senha utilizados para acessar a rede do CREA-

RS, e passam a ter caráter de assinatura eletrônica, identificando unicamente os funcionários,

diretores, conselheiros e demais colaboradores do sistema profissional Confea/Crea dentro do

Crea/RS.

10.2 O acesso do usuário dar-se-á de acordo com a unidade administrativa na qual esteja

lotado perante os registros do NRHU.

a) A unidade administrativa superior terá acesso às unidades administrativas que lhe

são hierarquicamente subordinadas;

b) O cadastro das unidades administrativas no SEI será realizado conforme descrição

presente nesse manual – item 8.1 b II;

c) O cadastro de usuários no SEI será realizado conforme descrição presente nesse

manual – item 12.

d) Todas as unidades administrativas estarão com a característica “Protocolo” ativada.

10.3 O acesso dos usuários ao SEI se dará conforme as seguintes permissões:

a) Perfil de Usuário:

I. Básico: permissão para executar as funções básicas do sistema (Funções de

criação e controle de processos, base de conhecimento, blocos e

estatísticas). Será fornecido a todos os servidores, diretoria e conselheiros;

II. Acesso de Leitura: permissão apenas para leitura. Será concedido a

estagiários e reeducandos;

III. Administrador: permissão para configurar itens de negócio do sistema. Será

concedido à Gerente da Gerência de Tecnologia da Informação (GTIN) e à

Chefe do Setor de Fluxos Processuais (SFPR), coordenadora e coordenadora

adjunta da CASI, respectivamente, e aos respectivos substitutos, em caso

de férias e afastamentos, por tempo equivalente ao período de ausência.

b) Características dos Departamentos (unidades (áreas)):

I. Protocolo, concedido a todas as unidades para fins de inclusão de

documentos digitalizados e certificação dos mesmos;

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II. Inspeção Administrativa: Acesso aos recursos específicos para quem

trabalha com inspeção administrativa no órgão. Será concedida

permanentemente à Controladoria;

III. Auditoria, cedido a órgãos competentes para fins de auditoria dos

processos administrativos desenvolvidos na autarquia;

Em caso de auditoria, após autorização do Presidente do

Conselho, será criado o perfil “Auditoria” de caráter excepcional

e por prazo determinado e terá funções específicas para o tipo de

auditoria.

IV. Ouvidoria, cedido à Ouvidoria do Crea, para administração dos contatos

realizados pela sociedade e profissionais/empresas do sistema

Confea/Crea;

V. Arquivamento, cedido à Comissão Permanente de Análise Documental –

CPAD, através do Setor de Fluxos Processuais – SFPR.

11. O PROCESSO ELETRÔNICO

11.1 São objetivos do processo administrativo eletrônico:

a) Abranger toda a documentação administrativa;

b) Garantir a organicidade, a unicidade, a confiabilidade, a integridade, a autenticidade

e a segurança das informações relacionadas à documentação administrativa;

c) Oferecer transparência e celeridade às ações relacionadas à produção, tramitação e

uso da documentação administrativa;

d) Adotar práticas de gestão alinhadas aos princípios da sustentabilidade e da redução

de impactos ambientais ocasionados pelas atividades institucionais;

e) Gerir o conhecimento institucional, visando facilitar e agilizar a obtenção de

informações gerenciais, bem como a tomada de decisões;

f) Reduzir o volume de documentos físicos, otimizando espaço das instalações e o uso

de recursos institucionais;

g) Tornar a documentação administrativa acessível para diversos usuários

simultaneamente.

16

11.2 A partir de 02/01/2017, data inicial de implantação do SEI no Crea-RS, todos os novos

processos administrativos, liberados para a migração pela CASI, serão criados e tramitados

exclusivamente no sistema SEI.

a) O Prazo final para migração total dos processos administrativos nos órgãos da

Administração Pública Federal ligadas ao Poder Executivo, conforme o Decreto 8.539

de 2015, é 08/10/2017, portanto a data final de migração total dos processos

administrativos no âmbito do Crea-RS será 08/10/2017.

11.3 Processos já migrados criados em suporte físico (papel) deverão ser devolvidos à

unidade (área) remetente, para que os procedimentos sejam efetuados conforme o disposto no

presente manual.

a) Apenas por motivo de força maior, devidamente justificados, será permitida a

criação e tramitação da documentação administrativa institucional em suporte físico.

11.4 Todos os documentos no âmbito do SEI integrarão processos eletrônicos.

a) No SEI: “Um dos principais conceitos do sistema é a gestão por processo. Assim, para

se criar um documento deve-se antes iniciar o Tipo de Processo correspondente ou

inserir o documento em um processo já existente”.

b) Os documentos arquivísticos natos digitais juntados aos processos eletrônicos com

garantia de origem e de seu signatário no SEI, na forma estabelecida pela Instrução

Normativa da Presidência nº 214 de 02/01/2017 e por esse manual, serão

considerados originais para todos os efeitos legais.

c) Os documentos arquivísticos digitalizados juntados aos processos eletrônicos no SEI,

na forma estabelecida na Instrução Normativa da Presidência nº 424 de 02/01/2017

e nesse manual, terão a mesma força probante dos originais, quando devidamente

certificados pelo usuário que o incluiu no sistema.

I. Em caso de alegação motivada e fundamentada de adulteração dos

documentos apresentados deverá ser instaurado procedimento próprio

para averiguação da alegação de adulteração ou qualquer arguição de

falsidade.

11.5 O processo administrativo eletrônico no SEI deve ser criado e mantido pelos usuários de

forma a permitir sua eficiente localização e controle, mediante o preenchimento dos campos

próprios do sistema, observados os seguintes requisitos:

a) Ser formado de maneira cronológica, lógica e contínua;

17

b) Possibilitar a consulta a conjuntos segregados de documentos, salvo os processos

físicos já existentes que forem digitalizados e convertidos em processo eletrônico;

c) Permitir a vinculação entre processos;

d) Observar a publicidade das informações como preceito geral e o sigilo como exceção;

e,

e) Ter o nível de acesso de seus processos individualmente atribuído, quanto às

informações neles contidas, como público, restrito ou sigiloso, ou alterado sempre

que necessário, ampliando ou limitando o acesso.

11.6 O número automático do SEI, atribuído a partir da inclusão do processo por qualquer

das unidades (áreas) protocolizadoras, deve ser obrigatoriamente mantido, exceto:

a) Quando a unidade precisar digitalizar um processo físico;

b) Quando da inoperância do sistema12.

I. Ver maiores instruções no Manual Prático do SEI.

12. USUÁRIOS

12.1 Usuário Interno: todo funcionário ativo do Conselho com cadastro na rede, poderá

cadastrar e tramitar processos, bem como gerar e assinar documentos no âmbito do SEI de

acordo com seu perfil de acesso e competências funcionais.

a) Consideram-se também usuários internos do SEI: o Presidente do Conselho e sua

diretoria; os Conselheiros; Inspetores; Inspetores Membros de Comissão.

b) Inicialmente e até disposição em contrário, os estagiários e reeducandos terão

acesso ao SEI somete com permissão de leitura;

c) O cadastramento, a modificação de configurações de acesso e a desativação ou

exclusão de usuários internos do SEI serão realizados pelo Setor de Fluxos

Processuais – SFPR.

I. Essa solicitação é de responsabilidade do Núcleo de Recursos Humanos -

NRHU que deverá comunicar imediatamente ao Setor de Fluxos

Processuais em caso de mudanças para que o mesmo iniba/altere as

permissões de acesso do usuário.

II. Em casos especiais, devidamente justificados e analisados pelo SFPR

(baseado em instruções da CASI e da Instrução Normativa da Presidência

nº214), essa solicitação poderá partir do gerente da unidade (área)

interessada.

12 A Gerência de Tecnologia da Informação – GTIN é a unidade responsável por atestar o período de inoperância do sistema.

18

12.2 Usuário Colaborador: prestador de serviços ativo da instituição, que poderá cadastrar e

tramitar processos, bem como gerar documentos no âmbito do SEI, mediante cadastramento

solicitado por seu supervisor13, que será corresponsável pelas ações realizadas pelo colaborador.

a) Os Usuários Colaboradores não poderão assinar documentos no âmbito do SEI;

b) A solicitação de inclusão de Usuário Colaborador deverá ser justificada e solicitada

ao SFPR mediante processo próprio;

c) O supervisor deverá, ao final das atividades do Usuário Colaborador, solicitar à SFPR,

através do mesmo processo de inclusão, o fim da permissão.

12.3 Usuário Externo: pessoa física ou jurídica externa à instituição que, mediante

credenciamento prévio, fica autorizada a visualizar processos e documentos do SEI.

Também pode obter autorização para assinar documentos disponibilizados para este fim.

a) O credenciamento de usuário externo é ato pessoal e intransferível, e dar-se-á a

partir de solicitação externa ou interna.

I. Solicitação externa: a partir de formulário e instruções que serão

disponibilizados neste material e no site do Crea-RS quando o módulo de

Peticionamento Eletrônico estiver liberado para produção;

II. Solicitação Interna: será cadastrado pelo SFPR, mediante solicitação formal

e documentos necessários, enviados pelo responsável da unidade (área)

que detêm o processo que deverá ser acessado por esse usuário, conforme

procedimento definido no Manual Prático do SEI no Crea-RS.

Em casos específicos, o credenciamento poderá ser repassado

ao Gerente de unidade (área) ou funcionário devidamente

autorizado por ele.

b) O usuário externo14 poderá:

I. Anexar e complementar processos nos quais sejam parte interessada e que

tenham sido habilitados para tanto;

II. Acompanhar trâmite de processos de seu interesse, por prazo

determinado, mediante autorização da unidade (área) responsável pela

informação;

III. Assinar eletronicamente documentos com assinatura eletrônica ou com

certificado digital;

IV. Solicitar vista de processos, que não estejam sob sigilo.

13. NÍVEL DE ACESSO

13.1 Os processos e documentos no SEI devem, em regra, ter nível de acesso público.

Restrição ou Sigilo são exceções e a classificação dos mesmos deverá ser devidamente

fundamentada.

13 Gerente da unidade (área) onde o referido colaborador estará vinculado ou funcionário devidamente indicado pelo gerente para esse fim. 14 As funcionalidades e instruções sobre usuários externos serão melhor organizados no Manual Prático do SEI, item ???, que fala exclusivamente sobre usuários externos.

19

13.2 A classificação de um documento ou processo como sigiloso ou restrito atinge a

totalidade do conjunto (processo) ao qual pertence.

13.3 Os processos e documentos criados ou incluídos no SEI devem obedecer aos seguintes

níveis de acesso:

a) Público, com acesso garantido e sem formalidades a qualquer interessado;

b) Restrito, informação sigilosa não classificada pela LAI. O acesso a esses processos e

documentos por terceiros deverá ser formalizado conforme instruções da área

responsável pelo acesso à informação no Crea-RS (Ouvidoria).

I. Informação pessoal de natureza sensível – art. 31 da LAI, regulamentado

pelo decreto 7.421/12. Informações relacionadas à pessoa natural

identificada ou identificável, apenas para informações pessoais que se

refiram à intimidade, à vida privada, à honra e à imagem. Exemplos:

Data de Nascimento

Endereço pessoal ou comercial do requisitante

Endereço eletrônico (e-mail) pessoal

Número de telefone pessoal (fixo ou móvel)

Informações financeiras e patrimoniais

Informações referentes a alimentandos, dependentes ou pensões

Informações médicas

Origem racial ou étnica, orientação sexual, convicções religiosas,

filosóficas ou morais.

II. Determinação judicial – art. 22 da LAI e art. 6º do Decreto 7.421/12.

III. Sigilo Bancário – Lei Complementar nº 105 de 10/01/2001.

IV. Sigilo Fiscal – art. 198, caput, da Lei 5.172/1966.

V. Segredo de Justiça – art. 5º, LX da CF e art. 155 do CPC.

VI. Sigilo Industrial – art. 5º, XXIX da CF

VII. Sigilo decorrente de direitos autorais - art. 5º, XXVII da CF e arts. 07 e 24 da

Lei 9.618/98

VIII. Sigilo empresarial – art. 169 da Lei 11.101/2005.

IX. Sigilo das Sociedades anônimas – art. 155 da Lei nº 6.404/76

X. Sigilo decorrente de risco à governança empresarial - art. 173 da CF e art.

5º, §1º e §2º do Decreto 7.724/12.

XI. Sigilo Profissional – Conf. normas e legislações referentes às profissões.

20

XII. Restrição especial – Documentos Preparatórios – são documentos que,

caso detectada necessidade, embasarão a abertura de um processo

administrativo. Enquanto a fase inicial não for encerrada a publicidade

desses documentos pode prejudicar o andamento do processo. Os

documentos preparatórios e informações neles contidas deverão ter nível

de acesso Restrito, segundo a hipótese legal correspondente, até a

conclusão do ato ou decisão subsequente, momento a partir do qual é

obrigatória a redefinição de seu nível de acesso para Público, exceto se

incidir outra hipótese legal de sigilo sobre os correspondentes documentos.

O disposto não se aplica quando ao documento preparatório tiver

sido dada publicidade em decorrência de sua consulta pública ou

de outras hipóteses previstas em lei ou em regulamentação

específica.

c) Sigiloso, informação sigilosa classificada pela LAI, por ser imprescindível à segurança

da sociedade ou do Estado, nos termos dos artigos 23 e 24 da Lei nº 12.527/2011

(LAI), passível de classificação nos graus ultrassecreto, secreto ou reservado.

I. Não identificamos no Crea-RS Tipos de Processos ou informações recebidas

que se enquadrem como sigilosos – Informações Classificadas.

II. Caso venha a ser detectada a existência desse grau de sigilo a análise do

fato será feita inicialmente pela CASI que posteriormente repassará a

informação às áreas responsáveis pela decisão final de classificação e grau

de sigilo adequado dentro do Conselho.

13.4 O Crea-RS, por suas atividades, possui diversos processos que demandam a restrição de

acesso pelas razões citadas no item 13.3 desse manual, principalmente as relativas a

informações pessoais sensíveis, para isso, a área responsável pelo processo (Dono do Processo)

deve:

a) Documentar à CASI, quando da migração do processo físico para o eletrônico, através

de processo próprio, a previsão de que determinado Tipo de Processo/Tipo de

Documento poderá conter informações restritas indicando as hipóteses legais

cabíveis à classificação da informação.

b) Através de processo, redefinir o nível de acesso já atribuído à informação sempre

que necessário, ampliando ou limitando seu acesso, especialmente quando não mais

subsistir a situação de fato ou de direito que justifique o nível de acesso atual.

21

13.5 Todo colaborador terá a responsabilidade sobre a indicação, durante o trâmite do

processo, do nível de acesso adequado ao processo/documento. A não observância desse

preceito acarretará em responsabilidade administrativa sobre a informação prestada.

14. A PRODUÇÃO DE DOCUMENTOS

14.1 Como regra, todo documento oficial produzido no âmbito do Crea-RS deverá ser

elaborado por meio do editor de texto do SEI, observando o seguinte:

a) Documentos gerados no SEI receberão Número SEI e, quando aplicável, Número do

Documento;

b) Usuário interno poderá elaborar documentos, bem como assinar aqueles de sua

competência em conformidade com normas próprias;

c) Documentos que demandem análise preliminar formal de sua minuta, seja por parte

da unidade de origem, de outra unidade organizacional, para fins de consulta interna

ou Consulta Pública, devem ser formalizados por meio de tipo de documento próprio,

MINUTA, que não se confunde com o documento final a ser posteriormente

formalizado.

I. Alterações necessárias podem ser sugeridas durante toda a fase de minuta

pelos envolvidos na elaboração/aprovação do documento.

II. A responsabilidade pela edição final do documento é da unidade (área)

geradora da minuta, que deverá consolidar no documento final todas as

alterações realizadas e propostas durante a fase de minuta.

III. As assinaturas de elaboradores e demais responsáveis na hierarquia do

órgão emissor do documento só serão apostas na versão definitiva para

encaminhamento, superada, portanto, a fase de minuta.

d) Processos com documentos que demandem assinatura de mais de um usuário

devem ser encaminhados a unidade (área) subsequente somente depois da

assinatura de todos os envolvidos.

I. Recomenda-se que as assinaturas sejam realizadas em ordem decrescente

de hierarquia, ou seja, do maior cargo/função para o menor.

e) Excetuam-se os documentos produzidos em outros sistemas ou provenientes de

fontes externas, os quais deverão ser capturados digitalmente e inseridos no SEI.

22

15. DA ASSINATURA ELETRÔNICA

15.1 Através da Instrução Normativa da Presidência nº 214 de 02/01/2017, em consonância

com o Decreto 8.539/2015 e a Medida Provisória 2.200-2/2001, o Crea-RS institui a assinatura

eletrônica de documentos produzidos no SEI válida para todos os efeitos legais.

a) Considera-se assinatura eletrônica o registro realizado eletronicamente, por acesso

identificado, através da utilização de usuário e senha de uso pessoal e intransferível,

de modo a garantir o não repúdio.

b) Para conferir a validade jurídica, a autenticidade do documento digital e o atributo

de não repúdio referente à assinatura eletrônica o usuário deverá utilizar um dos

seguintes meios:

I. Assinatura cadastrada, utilizando login e senha, ou

II. Assinatura digital, baseada em certificado digital emitido por Autoridade

Certificadora credenciada à Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira

(ICP-Brasil)

O uso da assinatura digital (certificada) é obrigatório para

documentos de conteúdo decisório ou destinados a público

externo ao Crea-RS, exceto em caso de existência de acordo

firmado entre o Crea-RS e a parte que receberá o devido

documento onde, neste único caso, poderá ser utilizada a

assinatura cadastrada.

É permitido ao usuário interno utilizar certificado digital emitido

pela ICP-Brasil adquirido por meios próprios, desde que possua

características compatíveis com as disposições da Instrução e

desse manual, não sendo cabível, em qualquer hipótese, o

ressarcimento pelo Crea-RS dos custos havidos.

15.2 Os dados (login e senhas) necessários para a concretização das assinaturas cadastrada e

digital são de uso pessoal e intransferível, sendo responsabilidade do titular sua guarda e sigilo.

15.3 Com base na Política de Segurança da Informação – PSI, atualizada pelo Crea-RS em

05/2016 (Instrução Normativa da Presidência nº 197) o acesso, através de login e senha, aos

sistemas de informação utilizados pelo Crea-RS são considerados válidos e acarretam

responsabilidades sobre sua utilização.

23

15.4 A assinatura eletrônica de documentos importa na aceitação das normas

regulamentares sobre o assunto e na responsabilidade do usuário por sua utilização indevida.

15.5 A autenticidade de documentos gerados no SEI pode ser verificada em endereço do

Crea-RS na Internet indicado na tarja de assinatura e declaração de autenticidade no próprio

documento, com uso dos Códigos Verificador e CRC.

16. DO RECEBIMENTO, DIGITALIZAÇÃO E CAPTURA DA

DOCUMENTAÇÃO

16.1 Considera-se recebido o processo administrativo eletrônico no momento de sua

abertura no SEI.

16.2 Até que seja implementado o módulo de Peticionamento Eletrônico diretamente no SEI,

o recebimento de documentos externos só será possível através da apresentação de documento

em suporte físico, salvo quando expressamente autorizada a inclusão de documentos

eletrônicos pela unidade (área) dona do processo.

16.3 Todos os documentos formalmente encaminhados ao Crea-RS ou a seus integrantes, no

desempenho de suas funções, que façam parte dos processos de trabalho definidos e já

migrados para o sistema, serão digitalizados e capturados no SEI de acordo com sua

especificidade e devem ser registrados pela unidade (área) que os recebeu, salvo documentos

recebidos pelo Serviço de Triagem.

a) As atividades de recebimento da documentação pelas unidades (áreas) continuarão

sendo efetivadas conforme o processo em papel, salvo mudanças que aconteçam,

sejam descritas e informadas pela unidade (área) dona do processo na adequação de

seus processos para a migração ao processo eletrônico ou pela gerência da área que

recebe a documentação nos casos de atividades administrativas internas.

16.4 Antes da abertura de um novo processo para a inclusão de um documento externo

recebido, deve-se pesquisar nos sistemas Apolo (processo físico) e SEI (processo eletrônico)

identificando se o documento deve ser incluído em processo já existente ou se irá gerar novo

processo.

a) Identificado que o documento apresentado integra processo existente e já registrado

no Apolo, definimos o processo como gerado e tramitado em meio físico (papel),

seguir o trâmite já utilizado nos processos em papel.

24

b) Identificado que o documento apresentado integra processo existente e já registrado

no SEI definimos o processo como gerado e tramitado em meio eletrônico (digital),

seguir o trâmite referente ao processo digital conforme instruções da unidade (área)

dona do processo.

16.5 Na inclusão dos processos no SEI, deverá ser escolhido o Tipo de Processo adequado em

conformidade com o assunto do documento.

16.6 O Decreto 8.539/2015, art. 12, indica que “A digitalização de documentos recebidos ou

produzidos no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta,

autárquica e fundacional deverá ser acompanhada da conferência da integridade do documento

digitalizado”.

a) Tem-se por “conferência da integridade do documento digitalizado” no Crea-RS o

uso de certificação digital, em conformidade com o art. 6º do mesmo decreto.

16.7 O processo de digitalização será realizado de forma a manter a integridade, a

autenticidade e garantir o mínimo de qualidade entre o arquivo digital gerado e o documento

original, levando em consideração suas características físicas e estado de conservação.

a) Deverá ser observado o Manual Prático do SEI no Crea-RS nº ???, Orientações para

Digitalização, onde estão descritos procedimentos e regras para a digitalização

correta dos documentos.

16.8 O receptor, no Crea-RS, deverá digitalizar o documento e registrar no SEI se o

documento apresentado pela parte requisitante é:

a) Documento original

b) Cópia autenticada em cartório

c) Cópia autenticada administrativamente (confere com original interno)

d) Cópia simples.

I. Os documentos resultantes da digitalização de originais e capturados para

o SEI serão considerados cópia autenticada administrativamente, e

II. Os resultantes da digitalização de cópia autenticada em cartório, de cópia

autenticada administrativamente ou de cópia simples e capturados para o

SEI terão valor de cópia simples.

16.9 Definindo o que diz o §3º do art. 12, o Crea-RS considera que o receptor deve:

25

a) Como regra, proceder a digitalização imediata do documento apresentado e devolvê-

lo imediatamente ao interessado;

b) Em casos especiais, quando devidamente autorizado pelas unidades (áreas) dona do

processo e atentando para a responsabilidade sobre a inclusão e andamento

cronológico do processo:

I. Determinar que a protocolização de documento original seja acompanhada

de cópia simples, hipótese em que o receptor atestará a conferência da

cópia com o original (carimbo de confere com original + data + assinatura),

devolverá o documento original imediatamente ao interessado e

descartará a cópia simples após a sua digitalização; ou

II. Receber o documento em papel para posterior digitalização, considerando

que:

Os documentos em papel recebidos que sejam originais ou cópias

autenticadas em cartório devem ser devolvidos ao interessado,

preferencialmente, ou ser mantidos sob guarda do órgão ou da

entidade, nos termos da sua tabela de temporalidade e

destinação; e

Os documentos em papel recebidos que sejam cópias

autenticadas administrativamente ou cópias simples podem ser

descartados após realizada a sua digitalização, nos termos do

caput e do § 1º do art. 12 do Decreto.

III. A documentação recolhida para digitalização posterior deverá ser incluída

no sistema no mesmo dia em que essa documentação chegou ao Crea-RS.

16.10 O usuário, imediatamente após registrar e capturar o documento externo para o SEI

deverá “certificar esse documento eletronicamente”. Essa “certificação” equipara-se ao confere

com original aposto nos documentos em papel e conforme o Decreto, art. 6º §1º, expressa a

comprovação pelo colaborador sobre “a autoria, a autenticidade e a integridades dos

documentos e da assinatura, nos processos administrativos eletrônicos”.

a) Importante: a partir da implantação dos processos eletrônicos, a guarda dos originais

ou dos documentos que deram origem à digitalização passa a ser de responsabilidade

da parte interessada, e não mais do Crea-RS. Essa responsabilidade deverá ser

expressa nos requerimentos de solicitação feitas a partir de demandas externas.

16.11 Não deverão ser objeto de registro no SEI:

26

a) Jornais, revistas, livros, folders, propagandas e demais materiais, salvo quando se

caracterizam como documento arquivístico para o Conselho; e

b) Correspondências particulares.

17. TRAMITAÇÃO E REMESSA DE DOCUMENTOS

17.1 O recebimento de processo administrativo eletrônico em uma unidade (área) se dará

automaticamente a partir da tramitação (envio do processo) pelo SEI.

17.2 A data e hora da remessa e recebimento eletrônico de documentos e processos

constarão no histórico de tramitação e seguirão o horário oficial de Brasília.

17.3 Até que seja implementado o módulo de Intimação Eletrônica diretamente no SEI, a

remessa de documentos a destinatários externo será efetivada em suporte físico.

a) Caso haja o acordo entre o Crea-RS e a parte interessada, de troca de informações

entre ambos através de processo eletrônico, a remessa de documentos digitais

poderá ser realizada por e-mail.

17.4 Até que a infraestrutura de remessa de processos e documentos eletrônicos entre

órgãos públicos (Barramento) seja disponibilizada pelo Poder Executivo Federal, a remessa de

documentos a destinatários externo (órgãos públicos) será efetivada em suporte físico.

a) Caso haja o acordo entre o Crea-RS e o órgão público, de troca de informações entre

ambos através de processo eletrônico, a remessa de documentos digitais poderá ser

realizada por e-mail.

b) A conferência de assinaturas de documentos digitais, recebidos de outros órgãos

públicos, é de inteira responsabilidade do usuário que os incluí no processo.

18. ORGANIZAÇÃO DO TRABALHO

18.1 Segundo diretrizes próprias de processos eletrônicos um processo eletrônico para ter

validade deve no mínimo:

a) Estar em ordem cronológica;

b) Ter todos os documentos assinados;

c) Os documentos externos digitalizados devem estar certificados;

d) Os documentos externos devem estar legíveis.

18.2 As áreas responsáveis pelos processos operacionais (Donas do Processo) do CREA/RS

DEVEM:

27

a) Quando necessário, alterar o tipo, as especificações e as instruções de cada processo

de sua unidade (área);

b) Criar e gerir a Base de Conhecimento (SEI), e o Padrão Operacional– POP (Apolo) de

cada processo de sua unidade (área).

18.3 Todas as unidades (áreas) do Crea-RS devem manter atualizados os registros de tipos de

processos e de documentos no SEI, de forma a possibilitar sua localização imediata.

18.4 Caso seja necessária a criação de um novo Tipo de Processo ou Tipo de Documento no

SEI, a unidade interessada deverá solicitar ao SFPR através de processo específico, criado e

disponibilizado em Base de Conhecimento (SEI) pelo SFPR.

18.5 Qualquer unidade pode solicitar a criação novos processos no SEI, observados o devido

cuidado e a responsabilidade pelas informações inseridas no Sistema.

18.6 Para organizar e disponibilizar informações sobre procedimentos e uso do SEI o Crea-

RS institui junto a esse Manual de Normas e Procedimentos Administrativos do SEI no Crea-RS

o Manual Prático do SEI no Crea-RS.

a) Ambos manuais serão alterados pela CASI quando da necessidade e mudança de

informações;

b) O presente Manual é de uso obrigatório, uma vez que dispõe sobre questões legais

e deveres para com o uso administrativo do sistema e regulamenta os atos

processuais. Já o Manual Prático do SEI no Crea-RS é para uso pontual pois

operacionaliza o uso do sistema e questões específicas que não são corriqueiras no

processo;

c) A edição dos manuais é colaborativa o que indica que cada funcionário pode e deve

solicitar à CASI alterações caso detecte problemas, incoerência de informações ou

queira dar sugestões.

18.7 Recebimento de processo quando há falta de operação do sistema

a) Em casos especiais e devidamente justificáveis, os processos poderão ser recebidos

em meio físico, para isso devem ser observadas as instruções do Manual Prático do

SEI no Crea-RS, item ???.

b) Casos autorizados:

I. Problemas de acesso, internet e sistema;

II. Falta de energia;

28

c) A responsabilidade pela inclusão dos documentos no SEI é da área que detiver a

documentação no momento em que o sistema voltar a funcionar.

d) No caso de inviabilidade técnica ou normativa para uso do SEI, deverão ser utilizadas

as seguintes alternativas para o encaminhamento de documento ou processo:

I. Malote;

II. Correio eletrônico; ou

III. Via postal.

Essa demanda deve ser contemplada pela unidade (área) dona do

processo ou pela gerência da unidade (área) quando se tratar de

demanda administrativa.

18.8 Através Digitalização de processos físicos (papel) já encerrados

a) Para facilitar o trabalho as unidades (áreas), conforme sua necessidade, poderão

digitalizar os processos que hoje estão em meio físico (papel), incluindo os arquivos

em um processo que será aberto no SEI. Para esse procedimento, devem ser

observadas as instruções do Manual Prático do SEI no Crea-RS nº ???.

b) Importante: Em hipótese alguma a digitalização e inclusão desses processos no SEI

habilita a eliminação do documento físico. Enquadra-se a essa observação o

documento pertencente a um processo físico que por alguma razão será digitalizado

e incluído em um processo digital.

18.9 Quando devidamente autorizado pela unidade (área) Dona do Processo as informações

podem ser recebidas através de suportes de mídias digitais variadas como CD, Disquete, Pen

Drive, Blu-ray, Celular, Tablet, outros.

a) Os procedimentos para a migração das informações digitais, presentes nesse suporte

para o sistema e a guarda do suporte e informação original devem ser observados no

Manual Prático do SEI no Crea-RS nº???, item ???.

18.10 Alguns termos obrigatórios foram criados para auxílio de demandas como por exemplo

??????. Esses termos serão melhor descritos e explicados no Manual Prático do SEI no Crea-RS,

item ???.

19. GARANTIAS E PUBLICIDADE

19.1 Através Garantia do tratamento de informações (referente à TI)

29

19.2 A publicidade interna das Informações relativas ao SEI e aos processos administrativos

eletrônicos será feita através do Em Dia e e-mail aos multiplicadores (para publicidade geral) e

e-mail aos gerentes (para publicidade em sua área de atuação).

a) É de responsabilidade do gerente da unidade administrativa a publicidade das

informações recebidas a todos os usuários (servidores/colaboradores) de sua

unidade;

b) É de responsabilidade do usuário a leitura da publicação.

19.3 Inicialmente os processos e documentos cadastrados com o nível de acesso público

poderão ser visualizados por todos os usuários internos e colaboradores, sendo franqueado o

acesso aos usuários externos mediante solicitação de vista processual.

19.4 Os processos registrados no Sistema Eletrônico SEI gozarão de garantias administrativas

quando devidamente observadas as instruções da Instrução Normativa da Presidência e os

Manuais, de Normas e Procedimentos Administrativos e Prático do SEI.

20. A CLASSIFICAÇÃO ARQUIVÍSTICA E O ARQUIVAMENTO

20.1 Os tipos de processo no SEI serão, inicialmente, classificados arquivísticamente como

000 – ADMINISTRAÇÃO GERAL. Essa situação torna-se necessária enquanto o Crea-RS não tem

seu Código de Classificação e a Tabela de Temporalidades de Documentos Arquivísticos

devidamente implantados.

20.2 Compete à unidade (área) a conclusão dos processos quando encerrada sua atuação no

mesmo.

20.3 Os processos eletrônicos serão mantidos até que cumpram seus prazos de guarda,

definidos em normas e procedimentos específicos, obedecendo os seguintes critérios:

a) O arquivamento dos documentos será realizado de forma lógica, iniciando-se a

contagem de temporalidade quando todas as unidades (áreas) nas quais o processo

esteja aberto indicarem sua conclusão diretamente no sistema;

b) Ressalvadas as hipóteses de devolução de documentos ao interessado, os

documentos e processos físicos, objeto de digitalização, serão destinados ao

Arquivo Geral e ali mantidos até que cumpram seus prazos de guarda, conforme

definido em normas específicas.

30

20.4 Os processos eletrônicos de guarda permanente deverão receber tratamento de

preservação de forma que não haja perda ou corrupção da integridade das informações;

20.5 O setor responsável, juntamente com a Gerência de Tecnologia da Informação, deve

desenvolver um plano de preservação digital, a ser submetido e também aprovado pela CASI.

20.6 O descarte de documentos e processos eletrônicos será promovido pela área

administrativa devidamente indicada para esse fim e executado de acordo com os

procedimentos relativos à eliminação.

20.7 Procedimentos pontuais sobre arquivamento de processos estão descritos no Manual

Prático do SEI no Crea-RS.

21. DEVERES/RESPONSABILIDADES ESPECÍFICAS

21.1 São deveres dos usuários do SEI:

a) Controlar a entrada de processos administrativos eletrônicos tramitados pelo SEI;

b) O protocolo correto dos processos observando os requisitos descritos no item 15.1

desse Manual e o Manual Prático do SEI no Crea-RS;

c) Registrar o processo/documento no dia e hora de seu recebimento, salvo casos

excepcionais devidamente previstos e autorizados pela unidade (área) dona do

processo nos padrões operacionais e bases de conhecimento;

d) Descrever corretamente as informações do processo possibilitando um acesso

rápido ao mesmo a qualquer tempo;

e) Concluir os processos quando suas obrigações, para com o mesmo, já estiverem

encerradas;

f) Assinar todos os documentos antes do envio do processo para a unidade (área)

subsequente;

g) Certificar, através de login e senha, a autenticidade do documento externo;

h) Respeitar os prazos judiciais (legais/processuais) e internos (retorno programado)

dos processos que estão sob sua responsabilidade;

i) Alimentar os sistemas de informações utilizados pelo Crea-RS com as informações

necessárias;

j) Prezar pela qualidade da digitalização dos documentos;

31

k) Zelar pela informação que está sob guarda do Crea-RS, atentando para as normas de

acesso descritas no item 13 desse Manual;

l) Guardar sigilo sobre fato ou informação de qualquer natureza de que tenha

conhecimento por força de suas atribuições, ressalvadas aquelas de acesso público;

m) Conferir as assinaturas dos documentos digitais recebidos no decorrer de suas

atividades;

n) Evitar a impressão de documentos digitais, zelando pela economicidade e pela

responsabilidade socioambiental;

o) Aplicar corretamente o cargo/função em suas assinaturas cuidando para não assinar

pela função quando a demanda solicita assinatura pelo cargo e vice e versa;

p) Manter cautela necessária na utilização do SEI a fim de evitar que pessoas não

autorizadas pratiquem atos no sistema;

q) Bloquear a sessão de uso do sistema sempre que se ausentar do computador, de

forma a impedir o acesso indevido às informações por pessoas não autorizadas;

r) Observar e seguir a Política de Segurança de Informação – PSI e o Manual de

Padronização de Documentos Emitidos pelo Crea-RS em suas atividades.

21.2 O funcionário/usuário não deve:

a) Utilizar o sistema à distância ou fora do horário de trabalho quando não

expressamente permitido pela gerência com ciência do RH, através de solicitação de

hora extra;

b) Assinar com cargo ou função não correspondente ao seu cadastro junto ao NRHU ou

portaria específica;

c) Liberar a terceiros (órgãos públicos ou não) acesso a processos e informações

restritas que estão em poder do Crea-RS sem o devido registro do processo e

autorização dada pela área responsável pelo acesso à informação dentro do Crea-RS

(Ouvidoria);

d) Eliminar processos e documentos anteriores ao SEI sem a devida gestão documental

desses documentos/processos;

e) Liberar ou disponibilizar seu login e senha ou certificado digital para outro

funcionário/usuário.

21.3 Responsabilidades sobre procedimentos processualísticos:

a) O sobrestamento de processo que aguarda providência é uma ferramenta que

somente poderá ser utilizada quando a resolução do processo está fora da alçada da

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unidade/usuário responsável pela etapa corrente do processo. A justificativa de

sobrestamento é obrigatória e de total responsabilidade do usuário que sobrestou.

I. O sobrestamento deve ser removido quando não mais subsistir o motivo

que o determinou ou quando for definida a retomada de sua regular

tramitação.

b) O cancelamento15 de documentos (tramitados e visualizados por outra unidade

(área)) deverá sempre ser justificado de forma clara e objetiva, acarretando na

responsabilização administrativa do usuário responsável pelo cancelamento caso

detectado que a razão do cancelamento não seja condizente com a justificativa.

c) A responsabilidade sobre prazos legais e processuais é do Chefe do departamento

para qual o processo ou documento foi encaminhado, ou do servidor que detenha

carga do processo eletrônico mediante atribuição feita pelo chefe, devendo o chefe

conjuntamente acompanhar o prazo;

I. Para comprovação de cumprimento de prazos será considerado o horário

oficial de Brasília-DF.

21.4 O uso inadequado do SEI fica sujeito à apuração de responsabilidade administrativa,

trabalhista, civil e criminal, na forma da legislação em vigor.

22. DISPOSIÇÕES FINAIS

22.1 Os processos e documentos em tramitação no sistema corporativo do CREA – APOLO

(em via física), deverão concluir a sua tramitação no meio físico.

a) A digitalização de processo administrativo concluído em meio físico é permitida nas

seguintes situações:

I – Para fins de consulta, quando o processo tem que ser acessado diversas

vezes;

II – Para fins de vinculação a novos processos eletrônicos que estão

diretamente relacionados a um processo físico.

15 É a retirada devidamente autorizada de documentos de um processo por interesse da administração ou a pedido de interessado.

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b) A digitalização de um processo concluído em meio físico em hipótese alguma permite

a destruição das vias originais, devendo este procedimento ser analisado e aprovado

pela Comissão Permanente de Análise de Documentos – CPAD.

c) Os documentos gerados no Sistema Corporativo serão inseridos no SEI no formato

pdf (portable document format), ou outro que venha substituí-lo.

d) Os processos e documentos com trâmite concluído no Sistema Corporativo do CREA-

RS, permanecerão arquivados neste sistema, com as respectivas vias físicas

armazenadas no Arquivo Geral do Conselho.

22.2 Eventuais dificuldades técnicas ou operacionais não imputáveis ao SEI não servirão de

escusas para o descumprimento de obrigações e prazos.

22.3 Permanecerá ativo o módulo Homologação do SEI (testes) para todos os funcionários

mesmo após a liberação do módulo produção. É importante frisar:

a) O módulo produção é o módulo em que serão realizados os processos administrativos

eletrônicos do Crea-RS.

b) O módulo de teste (homologação) é o módulo onde os funcionários poderão fazer testes

antes de colocar o devido processo em produção.

I. Indicamos, a fim de evitar transtornos, que o usuário altere a cor da tela

principal do SEI MODULO DE TESTE para “CEREJA” e utilize as outras cores

(“Azul Celeste”, “Verde Limão”, “Vermelho”) na tela principal do SEI

MÓDULO DE PRODUÇÃO.

22.4 Casos omissos serão resolvidos pela CASI, com apoio da GTIN e do Jurídico do Crea-RS,

proferindo parecer e, se necessário, a instrução e os manuais serão reeditados e republicados

com suas devidas alterações apontadas.

22.4 A Instrução Normativa da Presidência nº 214 de 02/01/2017 passa a vigorar na data de

sua publicação.