sistema de informação da empresa

Sistema de Informao da

Empresa

Joo Pestana Sistemas de Informao da Empresa 0776

4 Tarefas Administrativas(Correspondncia, documentao e arquivo)

(Este documento utiliza o novo acordo ortogrfico)

4 Tarefas Administrativas

Joo Pestana Sistemas de Informao da Empresa - 0776

Os sistemas de arquivo:

Arquivador horizontal :Tipos de documentos - documentos grficos de

tamanho considervel.

Arquivador Lateral : Tipos de documentos - cd's, documentos encadernados e

livros.

Arquivador Vertical: Tipos de documentos - documentao corrente (faturas,

correspondncia, etc).



As unidades de conservao

Os documentos de um arquivo no se colocam diretamente em cima da

estante ou nos arquivadores, metendo-se primeiro em unidades de

conservao, para que os documentos fiquem protegidos do p e luz.

O mtodo que se escolher depender de fatores como:

O tipo de negcio a que a empresa se dedica;

O tipo e o tamanho dos papis que a secretria arquiva (correspondncia,

documentos legais, projetos, grficos ou desenhos);

A quantidade de material a arquivar ou a frequncia com que se precise do

mesmo. corrente (faturas, correspondncia, etc).



Entre os arquivadores e unidades de conservao convm destacar:

Dossier de argolas

Apropriados para arquivar a correspondncia, listas, esquemas ou tabelas estatsticas.

Quando no convm furar os documentos, podem utilizar os modelos mais

largos que permitem coloc-los em bolsas de plstico com os lados

perfurados.

Caixas

Devem-se evitar as metlicas ou as de plstico porque no permitem a

transpirao dos documentos. So os mais adequados para guardar pequenos

fascculos, documentos informativos, revistas, catlogos, etc.



Pastas de mola (com ou sem badanas)

So apropriadas para preparar o material que o chefe deve levar consigo para

uma reunio ou viagem. Utilizam-se para arquivar documentos informativos

que no sejam muito volumosos.

Pastas de pendurar

Costumam-se arquivar em armrios ou gavetas com calhas ou em carrinhos

especiais para os mesmos. Utilizam-se para documentos que no sejam muito

volumosos e permitem a ordenao alfabtica ou por assuntos. Deve-se

anotar o assunto do seu contedo nas janelas de plstico que apresentam na

parte lateral superior.



Tubos

So adequados para documentos de tamanho considervel. Utilizam-se para

arquivar mapas, projetos e plantas.

Envelopes e bolsas

Utilizam-se em menor medida, mas so de utilidade para fotografias ou

diapositivos. Podem ser de papel normal ou plstico.

Ficheiros

H muitos tipos de ficheiros. H os para pr em cima da mesa com gavetas, outros constituem um mvel transportvel munidos de rodas. Usam-se para

arquivar a documentao que preciso ter mo, como as moradas de

fornecedores, clientes, etc.

Arquivos de microfilmes

Era utilizado nas empresas com um considervel volume de documentos ou

informao para arquivar. Esta tcnica consiste em fotografar o documento

original com uma mquina que contm um filme de formato reduzido. Uma

vez revelado o negativo, aparece uma cpia de tamanho reduzido. As imagens

reduzidas so armazenadas em rolos de filmes ou em transparncias.

Novas Tecnologias (TIC)

Computador, PC/MAC/ LINUX

Digitalizao de documentos

Access/Oracle/Informix

Pastas do Windows, CD/DVD, Disco Externo, Pen Drive...



Mtodos de classificao

- Os principais mtodos de classificao so:

1. alfabtico

2. numrico

3. por assuntos (ideolgico)

4. geogrfico

5. cronolgico

- Cada um deles tem vantagens e desvantagens, tambm possvel combinar

dois ou mais mtodos, em funo das necessidades da empresa.



1 - A classificao por ordem alfabtica

Na classificao por nome em ordem alfabtica, o material organizado com base no nome da

pessoa ou empresa, cujo documento registado e depois ordenado em sequncia alfabtica.

Ex: lista telefnica.

Vantagens:

simplicidade no plano de classificao (no so previstas classes nem subclasses e o nico elemento necessrio para classificar o material o nome das coisas a classificar firma ou nome

da pessoa).

familiaridade com o critrio de ordenao (a ordem alfabtica uma das mais tradicionais,

elasticidade ( sempre possvel inserir novos nomes no lugar exato).

baixo custo (o material pode ser arquivado em aparelhagens simples).

possibilidade de encontrar facilmente uma posio



Desvantagens:

Os critrios de ordenao do material no so inequvocos ( fcil surgirem dvidas, serem cometidos erros, e que aqueles que classificam efetuam sucessivamente a procura no sigam os mesmos critrios).

Se o material for muito, a classificao tem de ser feita por pessoas prticas neste tipo de trabalho.

Quanto mais o material aumenta, mais frequentes os casos de homonmia (repetio dos mesmos nomes).

Resumindo:

A classificao por nome em ordem alfabtica aconselhvel como nico sistema para a ordenao do material quando:

A documentao no demasiada, pois as probabilidades de cometer erros de sistematizao so mais limitadas. (e tem varias regras para operar)



2 - Classificao por ordem numrica

Na classificao por nome em ordem numrica o principal elemento a considerar para a classificao

um nmero e a sua ordenao feita por ordem sequencial crescente ou decrescente

Nesta modalidade, a consulta indireta, pois h a necessidade de se recorrer a um ndice auxiliar

alfabtico que remeter ao nmero sob o qual a informao foi arquivada.

Vantagens:

Ao contrrio da alfabtica, possibilita a deteo imediata da falta de um processo

Permite um menor n de arquivamentos errados, pois torna-se mais fcil ler nmeros do que letras;

As operaes de arquivo so mais rpidas.

Desvantagens:

torna-se quase impossvel detetar um documento quando por lapso se lanar um n errado de

processo



3 - Classificao por nome em ordem geogrfica

Na classificao por nome em ordem geogrfica o material organizado em funo do local ou provenincia da informao.

Ex: Vrios pases nome do pas, nome da capital e nome dos correspondentes

Se houver documentos procedentes de outras cidades que no a capital, devemos orden-los alfabeticamente no arquivo aps a capital.

ARGENTINA

Buenos Aires

Maia Carraro, Alcides

Corrientes Del Vale, Lus

Este mtodo de arquivo muito utilizado no caso das empresas que mantm correspondncia com vrias filiais ou agncias em vrias zonas e ainda para firmas de transporte de cargas e mercadorias



4 - Classificao por assuntos (Ideolgico)

Este um dos mtodos mais perfeitos de arquivo, porm requer um planeamento prvio alm de requisitos como:

Amplo conhecimento da empresa, bem como dos documentos que representam as atividade da mesma;

Anlise minuciosa e interpretao da documentao.

Ordenao do dos assuntos por ordem alfabtica:

Artigos para Calados

Calados Ortopdicos

Calados para Crianas

Calados para Homens

Calados para Senhoras

Fbricas de Calados



5 - Classificao por Ordem Cronolgica

O material ordenado, com base na data de emisso, fabricao, aquisio, prazo, receo, etc. de baixo para cima.

Vantagens:

uma das mais rpidas e menos dispendiosas;

no so previstas intercalaes, mas apenas sobreposies ou acrescentos de material novo;

para encontrar o material classificado por esta ordem preciso saber a data em que foi colocado ou ento percorrer todo o material recolhido.

Por isso este sistema deve ser adotado quando:

O material a classificar limitado;

possvel conhecer aproximadamente a data da classificao.

A classificao por ordem cronolgica revela-se til quando se tem que classificar documentos de carcter financeiro.



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