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SIG – Frotas

Manual do Usuário

Atualizado em 20/04/2012

Versão 1.4.2

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Índice

Função do modulo Conhecimento exigido para operação Acessando o sistema Padrões de Operação Campos Obrigatórios Teclas de Atalho Operando o sistema Cadastro de Veículos

Requisições de Combustível e peças Relatórios

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Função do modulo Gerenciar os gastos com frotas na administração pública permitindo um controle preciso dos gastos como:

Veículos e maquinários;

Manutenções;

Combustíveis;

Multas e taxas;

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Conhecimentos Exigidos & Requisitos Humanos

Para uma utilização ideal do sistema, é necessário que o usuário tenha alguns conhecimentos específicos como:

Básicos do sistema operacional utilizado;

Básicos de Informática;

Funcionamento da área em qual atua;

Funcionamento do sistema (treinamento disponibilizado pela PRODATA INFORMÁTICA LTDA).

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Acessando o Sistema

Login: O acesso ao sistema é realizado através de um navegador (Internet Explorer,Mozilla Firefox, Google Chrome). O sistema solicitará a autenticação do usuário, através de login e senha. Figura 1 - Tela Inicial de Acesso ao Sistema.

Informe o login e pressione <TAB> ou <ENTER>. Caso o usuário referente ao login que foi informado já esteja cadastrado no sistema, o campo nome receberá o nome do usuário.

Informe a senha e pressione <TAB> ou <ENTER>

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Mensagens

Usuário informado não foi encontrado: Se o login do usuário for informado errado ou não existindo o seu cadastro no banco, a seguinte mensagem de erro será exibida:

Tentativa Invalida: Caso o usuário informe a senha incorreta. O usuário tem 4 tentativas para efetuar seu login de forma correta e se errar todas as tentativas, sua senha será bloqueada é somente o administrador do sistema poderá efetuar o desbloqueio da mesma.

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Padrões de Operação

Botões para execução de cadastro

Botões para pesquisa

Clique ou pressione <F9> para realizar pesquisa(s) em um registro já existente;

Clique para “limpar” o resultado de uma pesquisa; Botões para Navegação

Próximo registro de um cadastro;

Registro anterior de um cadastro;

Navegação (esquerda e direita) para selecionar aba(s) de uma tela;

Visualiza todas as abas de um cadastro para seleção de uma única aba; Campos para edição, inclusão e seleção de registros # (contador automático): Inclui um registro de forma automática, obedecendo a um seqüencial;

: Edição de campos alfanuméricos (pode ser utilizado para pesquisa);

: Seleciona/Edita campos no formato data;

: Seleciona uma opção pré-definida de um campo; Campos para pesquisa e seleção em tabelas Selecione a primeira linha da tabela para incluir ou editar

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Pesquisa Rápida A pesquisa rápida é realizada nos campos:

Ao clicar na será exibido uma tabela exibindo os dados a serem selecionados ou pesquisados

Clicando na linha/coluna da tabela ou teclando (↑ , ↓) comece a digitar para exibir o campo de Pesquisa Rápida

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Você também pode realizar a pesquisa de acordo com a figura abaixo, comece a digitar uma pesquisa para serem exibidos os resultados da mesma.

Botões para execução da pesquisa rápida

Limpa os resultados de uma pesquisa;

Exibi a quantidade total de registros de uma pesquisa;

Clique ou tecle <ENTER> para consultar o resultado de uma pesquisa; Mensagens Se a pesquisa não retorna nenhum resultado, será exibida a mensagem: A pesquisa não encontrou nenhum registro!

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Campos Obrigatórios

Os campos obrigatórios são identificados por * (Asterisco) ou contadores automáticos (#). Para efetuar um cadastro os campos devem estar preenchidos de acordo com o seu formato (Numérico, alfanumérico, datas, etc.) Exemplo:

Mensagens dos campos obrigatórios Se algum campo obrigatório não for informado corretamente, a seguinte mensagem será exibida:

Clique no botão <OK>, o sistema indica quais os campos que deverão ser preenchidos com uma borda vermelha ou com uma mensagem de obrigatoriedade Exemplos:

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Teclas de Atalho

F2: Para Salvar/Alterar um registros;

F9: Para Abrir pesquisa;

Tab: Avança para os campos seguintes em uma tela;

Page Up: Retrocede o cursor para a primeira linha da página de consulta;

Page Down: Avança o cursor para a última linha da página de consulta.

Shift + Tab: Retorno ao campo anterior da tela;

Shift + Del: Deleta registro(s) de uma tabela;

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Cadastro de Veículos

A principal funcionalidade do cadastro de veículos e cadastrar veículos de diversas naturezas assim como

qualquer tipo de maquinário.

Acesse o sistema de frotas e acesse o item de menu Cadastros>Tabelas>Veículos;

Ou clique no ícone:

Atenção: antes de realizar uma operação no cadastro de veículos, devemos estar ciente que suas

movimentações (requisição de combustíveis, requisição de peças, etc...). Serão utilizadas apenas no local

de estoque (almoxarifado) do seu Organograma/Unidade.

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Exemplo de uma operação de inclusão

Inclusão de Registros no cadastro de veículos

Informe o campo Modelo* do veiculo;

Informe o campo Placa*;

Informe os campos Tipo de Veiculo e o Sub. Tipo Veiculo*;

Informe o campo Combustível;

Informe o campo Tipo de Medição;

Informe os campos Km/Horas Atuais e Km/Hora Inicial*;

Ao realizar a primeira inclusão do Veiculo/Maquinário, esses campos deverão ter o mesmo valor

conforme o exemplo acima. No decorrer das movimentações de requisições de combustível/peças

o campo Km/Horas Atuais será atualizado automaticamente.

Informe o campo Possui Odômetro;

O campo Vencimento IPVA será informado automaticamente;

De acordo com a tela Cadastro Vencimentos IPVA;

Informe o campo Organograma;

Clique no botão Salvar parar gerar o campo Código# (contador automático);

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Na Aba Agendamento será cadastrado as informações referentes à agenda do veiculo;

Em alguns casos, será necessário informar as informações adicionais do veículo na Aba

Complementares;

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Consumo Médio: Informe esse campo para saber o consumo médio do veiculo no momento de criar

uma requisição de combustível/peça;

Aba Responsáveis será utilizada para informar os condutores dos veículos (Cadastrado

previamente no Cadastro de Condutor).

Aba Multas será utilizada para informar as Multas dos Veículos, permitindo o controle de

pagamentos das mesmas e informa o condutor infrator;

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Aba Grupo de Manutenções será realizada a inclusão dos grupos de manutenções (Troca de

Óleo, Troca de Pneus, Checklist de vistoria) do veículo, permitindo a geração automática de

requisições de peças (Cadastrado previamente na tela Grupo de Manutenções).

Aba Taxas será utilizada para informar as taxas dos Veículos, permitindo o controle de

pagamentos das mesmas.

*Alteração de Registros no cadastro de Veículos;

Selecione um veiculo previamente cadastrado pelo Código# ou realize uma pesquisa ;

Após informar o campo Código, observe que todos os dados do veículos serão informados

automaticamente.

Informe os campos que serão alterados.

*Excluindo Registros no cadastro de Veículos;

Selecione um veiculo previamente cadastrado pelo Código# ou realize uma pesquisa ;

Após informar o campo Código, observe que todos os dados dos veículos serão informados

automaticamente.

Clique no botão Excluir.

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*Possíveis Mensagens de Erro

1 – Não é possível excluir um veiculo caso exista uma movimentação de requisições com o mesmo.

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Requisições de Combustível e Peças

Qualquer tipo de movimentação a ser realizado no veiculo deverá ser realizada na tela Requisições.

Acesse o sistema de frotas e acesse o item de menu Cadastros>Movimentações>Requisição de Combustível e Peças;

Ou clique no ícone:

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Exemplo de uma movimentação

Criando uma Requisição de Combustível e/ou peças.

Informe o campo Local de Estoque* do veiculo;

Informe o campo KM Atual(*);

Informe esse campo de acordo com Km Atual do veiculo (Km Atual deve ser maior que o Km

Anterior, dessa forma obtemos o Km Percorrido nos relatórios de Despesa e Consumo).

Km Percorrido = Km Atual - Km Anterior)

Clique no botão Salvar parar gerar o campo Nr. Requisição# (contador automático);

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Clique na Guia Produtos Requisitados e Atendidos;

Informe o campo Código>>, e selecione os produtos previamente cadastrados no Local de

Estoque com suas devidas quantidade;

Informe o campo Data e Tipo (Transação do Estoque);

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Possíveis Mensagens de Erro

1 – Não e possível alterar uma requisição com transação de estoque. Se já existir uma movimentação,

será visualizada a seguinte mensagem:

2 - Não será possível realizar movimentações em locais de estoque que não pertence ao veiculo, e será

visualizada a seguinte mensagem:

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Relatórios

Os relatórios mais utilizados no sistema de Frotas são:

Relatório de Consumo;

Relatório de Despesas;

Relatório de Abastecimentos por Gestão e Unidade;

Esses relatórios podem ser utilizados para a prestação de contas ao Tribunal dos Municípios (TCM-GO);

Relatório de Consumo

Visualiza todas as movimentações de combustível do Veiculo;

[informe os campos (filtros) para impressão/visualização do relatório]

*Visualização do Relatório

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Relatório de Despesas

Visualiza todas as movimentações de combustível e peças do Veiculo;

[informe os campos (filtros) para impressão/visualização do relatório]

*Visualização do Relatório

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Relatório de Abastecimentos por Gestão e Unidade;

Visualiza todas as movimentações de combustível (de forma sintética) dos veículos, por gestão,

unidade e estoque.

[informe os campos (filtros) para impressão/visualização do relatório]

*Visualização do Relatório

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