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Servicio de Consultoría para la actualización del diagnóstico e implementación del Sistema de Control Interno del INGEMMET

Adjudicación Directa Pública 007-2014-INGEMMET/CE

27 de febrero de 2014

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Cláusula de Propiedad Intelectual

Este documento contiene material, ideas y conceptos que son propiedad de Ernst & Young Asesores S. Civil de R. L. Los materiales, ideas y conceptos aquí vertidos son para uso de la Alta Dirección del INGEMMET. El contenido de este documento no debe ser reproducido total o parcialmente por ningún medio; ni distribuido a nadie externo a la Alta Dirección del INGEMMET sin el consentimiento previo y por escrito de Ernst & Young Asesores S. Civil de R. L.

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Lima, 27 de febrero de 2014

Señor César Rubio Mori

Secretario General

Instituto Geológico, Minero y Metalúrgico del Perú - INGEMMET

Estimado Sr. César Rubio Mori

Hemos finalizado nuestra trabajo relacionado con la asistencia en la implementación del Sistema de

Control Interno del Instituto Geológico, Minero y Metalúrgico del Perú (en adelante “INGEMMET”), de

acuerdo con el Contrato N° 007-2014-INGEMMET/CE, suscrito el 16 de octubre de 2014 entre la

Entidad y Ernst & Young Asesores S. Civil de R.L. (en adelante “EY” o “nosotros”).

En el presente Informe, denominado “Informe Final”, se presenta la descripción de las actividades

realizadas, así como el desarrollo de la implementación del Sistema de Control Interno a nivel de entidad

y a nivel de procesos. Para ello, se tomó como base:

(i) Los resultados del diagnóstico de control interno y el Plan de Acción resultante del referido

diagnóstico realizado en el año 2012,

(ii) Las conclusiones y recomendaciones detalladas en el Plan de Trabajo de Implementación

del Sistema de Control Interno (segundo informe), elaborado por EY.

Nuestra asistencia se realizó entre los meses de diciembre de 2014 y febrero de 2015, a través de la

revisión de la documentación o normativa interna existente, provisión de lineamientos y prácticas líderes

de control interno para la actualización de dicha documentación, y el desarrollo de entrevistas y talleres

de riesgos, con el personal clave de INGEMMET.

Este Informe Final se emite para uso exclusivo de INGEMMET, y no debe ser usado con ningún otro

propósito, ni entregado o difundido a terceros, de manera parcial o general. En este sentido, Ernst &

Young Asesores S. Civil de R. L. no asume responsabilidad alguna ante terceros a los que este informe

fuera entregado, exhibido o a cuyas manos pudiera llegar, de manera parcial o general.

Valoramos la oportunidad de trabajar con ustedes y apreciamos sinceramente vuestra

cooperación y asistencia proporcionada durante el curso del trabajo.

Atentamente,

________________________________________ Numa Arellano Rubio Socio Ernst & Young Asesores S. Civil de R. L.

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Índice

I. Antecedentes 04

II. Actividades Realizadas 10

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I. Antecedentes

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I. Antecedentes

1. Origen

El Instituto Geológico Minero y Metalúrgico - INGEMMET, es un organismo público

técnico especializado del Sector Energía y Minas del Perú. La entidad cuenta con

personería jurídica de derecho público interno, autonomía, técnica administrativa y

económica. Su principal objetivo es la obtención, almacenamiento, registro,

procesamiento, administración y difusión eficiente de la información geocientífica y

aquella relacionada a la geología básica, los recursos del subsuelo, los riesgos

geológicos y el geoambiente.

Adicionalmente, el INGEMMET se encuentra a cargo de conducir el Procedimiento

Ordinario Minero, incluyendo la recepción de petitorios, el otorgamiento de

concesiones mineras y su extinción según las causales fijadas por la ley, ordenando y

sistematizando la información georreferenciada mediante el Catastro Minero Nacional,

así como la administración y distribución del Derecho de Vigencia y Penalidad.

Las principales funciones del INGEMMET son:

1. Realizar y fomentar la investigación de los recursos minerales, energéticos e

hidrogeológicos del país; generando y actualizando el inventario de los mismos y

promover su conocimiento y desarrollo;

2. Investigar y efectuar estudios en geomorfología, glaciología y geología ambiental

en el ámbito de su competencia, así como estudios de evaluación y monitoreo de

los peligros geológicos en el territorio nacional a efecto de determinar sus efectos

en la comunidad y el medio ambiente.

3. Recibir, admitir a trámite y tramitar petitorios de concesión minera a nivel

nacional; otorgar títulos de concesión minera; y extinguir petitorios y concesiones

mineras.

El 23 de septiembre de 2014, mediante Adjudicación Directa Pública ADP 007-2014-

INGEMMET/CE, el Comité Especial del Instituto Geológico Minero y Metalúrgico (en

adelante “INGEMMET” o “la Entidad”) otorgó la Buena Pro a Ernst & Young Asesores

S. Civil de R. L. (en adelante “EY” o “nosotros”), para la contratación del “Servicio de

Consultoría para actualización del diagnóstico e implementación del Sistema de Control

Interno” de INGEMMET.

El 16 de octubre de 2014 se suscribió el Contrato N° 007-2014-INGEMMET/CE,

materia del servicio, y en esa misma fecha se dio inicio formal al mismo. Los plazos de

entrega de Informes comienza a contabilizarse al día siguiente de la firma del contrato.

2. Objetivo

El objetivo de nuestro servicio es realizar la actualización del diagnóstico e

implementación del Sistema de Control Interno (en adelante SCI) del INGEMMET. Para

esta tercera fase del trabajo, se brindó asistencia en la ejecución del Plan de Trabajo

del SCI del INGEMMET. La asistencia estuvo compuesta por dos fases: i) Asistencia en la

implementación del SCI a nivel Entidad, y ii) Asistencia en la implementación del SCI a

nivel de Procesos; y estuvo enfocada en desarrollar cada uno de los componentes

señalados en las Normas de Control Interno (NCI) emitidas por la Contraloría General de

I. Antecedentes

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la República: i. Ambiente de control, ii. Evaluación de riesgos, iii. Actividades de

control, iv. Información y comunicación y v. Supervisión, en la Entidad. Este trabajo

está alineado, a las normas locales de control interno, tales como las Normas de

Control Interno (Resolución N° 320-2006-CG), la Guía para la Implementación del

Sistema de Control Interno de las Entidades del Estado (Resolución N° 458-2008-CG),

así como a normas internacionales, tal como el Marco de Referencia Integrado COSO.

3. Alcance

De acuerdo con nuestro entendimiento del objetivo y alcance requerido por INGEMMET

en los Términos de Referencia incluidos en el Capítulo III, Términos de referencia, de las

bases integradas de la Adjudicación Directa Pública Nº 007-2014-INGEMMET/CE, EY

asistirá a la Alta Dirección del INGEMMET en la actualización y adecuación de su

Sistema de Control Interno, tanto a nivel entidad, como a nivel de procesos,

considerando a todo el personal de la institución independientemente de su vínculo

contractual laboral.

La asistencia de EY en esta fase se ejecutó en las instalaciones de INGEMMET, en Av.

Canadá 1470 San Borja, Lima y en nuestras oficinas, y está basada en la

documentación y normativa interna existente, reuniones de coordinación, provisión de

lineamientos y prácticas líderes de control interno para la ejecución del Plan de Trabajo

de Implementación del SCI.

Para la asistencia en la ejecución del Plan de Trabajo para la Implementación del SCI, se

procedió a definir prácticas para la implementación y adecuación del SCI de acuerdo

con lo señalado en la normativa vigente y en base a las actividades delimitadas en el

Plan de Trabajo elaborado en la etapa anterior. De este modo, se ha procurado el

desarrollo de los cinco (05) componentes detallados en las NCI mediante el

planteamiento de medidas que contribuyan con la implementación de las

recomendaciones contenidas en el Plan de Trabajo para la Implementación del SCI. El

trabajo realizado en esta etapa fue dividido en dos fases:

Fase 1: Asistencia en la Implementación del SCI a nivel de Entidad

Comprende el diseño e implementación de aquellos controles que se encuentran a nivel

Entidad en la medida que afectan transversalmente a todos los procesos, actividades y

unidades de INGEMMET. En este sentido, se asistió en el establecimiento de las políticas

y normativas de control necesarias para contribuir a que los objetivos de INGEMMET

cuenten con un cumplimiento efectivo, mediante la propuesta de lineamientos y, en

ciertos casos, modelos para la implementación de los documentos.

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Inventario de políticas, normativas y/o documentos:

Código (1-45)

Componente del sistema de control

Documento

1 Ambiente de Control Modelo de Acta de Compromiso de Implementación del SCI suscrito

2 Ambiente de Control Modelo de documento de designación del Comité de Control Interno

3 Ambiente de Control Modelo de documento de lineamientos de asignación de funciones del Comité de Control Interno

4 Ambiente de Control Lineamientos para implementar un Buzón de Sugerencias

5 Ambiente de Control Lineamientos para implementar un Canal de Denuncias

6 Ambiente de Control Modelo de reporte de recomendaciones del OCI

7 Ambiente de Control Lineamientos para implementar un Código de Ética de la Entidad

8 Ambiente de Control Modelo de Registro de difusión del Código de Ética

9 Ambiente de Control Referenciar el Código de Ética con el RIT

10 Ambiente de Control Modelo de Reporte de Seguimiento de procesos administrativos y procesos judiciales

11 Ambiente de Control Procedimiento de elaboración y evaluación del PEI, POI y Presupuesto

12 Ambiente de Control Lineamiento para la formulación del manual de perfiles de puestos- MPP

13 Ambiente de Control Lineamientos para la evaluación y actualización del Manual de Procesos

14 Ambiente de Control Procedimientos para la evaluación y actualización del Mapa de Procesos

15 Ambiente de Control Lineamientos para la evaluación y actualización del RIS

16 Ambiente de Control Lineamientos para la evaluación y actualización del Plan de Capacitación e Inducción

17 Ambiente de Control Lineamientos para la evaluación y actualización de los procedimientos sobre administración de personal, evaluación del desempeño

18 Evaluación de Riesgos Modelo para la designación de un Comité de Riesgos

19 Evaluación de Riesgos Capacitación del Comité de Riesgos

20 Evaluación de Riesgos Lineamientos y políticas para la administración de riesgos

21 Evaluación de Riesgos Procedimiento de Modelo de Plan de Administración de Riesgos

22 Evaluación de Riesgos Modelo de Registro de identificación de Riesgos

23 Evaluación de Riesgos Modelo de Inventario de riesgos a nivel de entidad y a nivel de procesos críticos

24 Evaluación de Riesgos Lineamientos de criterios de evaluación de riesgos

25 Evaluación de Riesgos Modelo de Matriz de riesgos a nivel de procesos

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Código (1-45)

Componente del sistema de control

Documento

26 Evaluación de Riesgos Procedimiento de Modelo de estrategias de respuesta al riesgo

27 Evaluación de Riesgos Modelo de registro de controles para afrontar los riesgos evaluados

28 Actividades de Control Modelo de Matriz de Segregación de funciones de los procesos claves

29 Actividades de Control Lineamientos para la aplicación de la evaluación costo-beneficio

30 Actividades de Control Procedimientos de control de bienes y recursos

31 Actividades de Control Procedimientos de mecanismos de conciliaciones y verificaciones

32 Actividades de Control Modelo de registro de indicadores de desempeño para procesos, actividades y tareas

33 Actividades de Control Directiva de Procedimientos para registro de rendiciones de cuentas

34 Actividades de Control Procedimientos de revisión periódica de los procesos, actividades y tareas

35 Actividades de Control Lineamientos para establecer controles para la tecnología de la información (Tics)

36 Información y Comunicación

Inventario de reportes clave generados por la empresa


Políticas y procedimientos para el adecuado suministro de información


Registro de mecanismos diseñados, evaluados e implementados para asegurar la calidad y suficiencia de la información


Modelo Registro de resultados de opiniones de los usuarios sobre el sistema de información


Procedimientos documentados de administración de archivo institucional

41.a Información y Comunicación

Directivas de comunicación interna y canales de comunicación

41.b Información y Comunicación

Directivas de comunicación externa y canales de comunicación

42 Supervisión Modelo de registros de revisión periódica de procesos y procedimientos

43 Supervisión Formato para el registro de deficiencias

44 Supervisión Modelo de registro de evaluación de eficacia de las acciones correctivas

45 Supervisión Modelo de registro de recomendaciones de auditoría

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Fase 2: Asistencia en la Implementación del SCI a nivel de Procesos

Durante esta fase, se brindó asistencia en la implementación de los componentes de

SCI al interior de la Entidad, mediante la asistencia en la determinación de los procesos

críticos existentes (el sustento de la definición de este criterio será explicado en el

siguiente capítulo); en el establecimiento de la vinculación de los procesos críticos con

los riesgos identificados, determinando si son de nivel bajo, medio o alto (el sustento de

la definición de dichos niveles será explicado en el siguiente capítulo); en la

implementación de procedimientos de monitoreo y seguimiento de los riesgos

identificados en los procesos críticos, y de los planes de acción diseñados para

enfrentar dichos riesgos.

Los procesos críticos identificados fueron:

1. Planeamiento y Presupuesto

2. Gestión de Sistemas de la Información

3. Gestión de Derechos de Vigencia

4. Gestión de Investigación Geológica

5. Gestión Financiera

6. Gestión de Otorgamiento de Concesiones Mineras

7. Gestión Logística

8. Gestión de Personal

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II. Límites y

Responsabilidades

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II. Límites y Responsabilidades del presente Informe

De acuerdo con el alcance de nuestra asistencia, el cual se detalla en nuestra propuesta

técnica, elaborada sobre la base de los alcances del servicio incluido en Capítulo III, Términos

de referencia, de las bases integradas de la Adjudicación Directa Pública Nº 007-2014-

INGEMMET/CE, nuestro trabajo no constituyó una auditoría de Estados Financieros y, por lo

tanto, no le resulta de aplicación las normas profesionales correspondientes. La suficiencia

de los procedimientos realizados, basados en la información disponible por parte de

INGEMMET y en las entrevistas realizadas con su personal, es de exclusiva responsabilidad de

la INGEMMET. En consecuencia, no nos manifestamos sobre la suficiencia de los

procedimientos de revisión establecidos en nuestra propuesta técnica ni en los términos de

referencia sobre los cuales ésta fue preparada, ya sea para el propósito para el cual se

preparó este entregable o para cualquier otro propósito.

La naturaleza del servicio es la de un servicio profesional independiente. EY desarrolló los

servicios de acuerdo con los estándares profesionales aplicables. El detalle de los

procedimientos y actividades ejecutadas se realizó conforme a lo acordado con ustedes y

descrito en nuestra Propuesta Técnica, aceptando ustedes el alcance del mismo, por lo que

no habrá responsabilidad de nuestra parte para realizar procedimientos adicionales a los

considerados en nuestro informe adjunto.

Al proveer los Servicios, EY no:

Realizó actividades de monitoreo permanente de control interno; ni otras actividades de

control que afectan la ejecución de transacciones; ni aseguró que las transacciones sean

debidamente ejecutadas y/o registradas; ni realizó actividades rutinarias en relación con

los procesos operativos o de registro de INGEMMET, que son equivalentes a los de una

función de cumplimiento o de control de calidad permanente.

Determinó cuáles de las recomendaciones para mejorar el control interno deberán ser

implementadas.

Actuó en nombre la Alta Dirección o Gerencia del Proyecto o Comité de Control Interno

para reportar a la Alta Dirección o Comité de Dirección del Proyecto o equivalente.

Actuó en cualquier capacidad equivalente a un miembro de Alta Dirección o a un

empleado.

Autorizó, ejecutó o consumó transacciones, o de otro modo ejerció autoridad en nombre

de INGEMMET.

Preparó documentos fuente de transacciones.

Tuvo custodia de activos.

Aprobó o fue responsable del plan de trabajo general de auditoría interna, incluyendo la

evaluación de riesgo de auditoría, determinación de alcance y frecuencia de realización

de procedimientos de auditoría.

Respecto del alcance de los Servicios, la Alta Dirección de INGEMMET reconoce que es la

única y exclusiva obligada y responsable de la suficiencia de los sistemas de control interno y

de los procedimientos diseñados y efectuados para ejercer el control interno de INGEMMET.

Consecuentemente, EY no emite declaración alguna sobre los sistemas de control interno de

INGEMMET ni sobre la suficiencia de los procedimientos efectuados para los propósitos para

los cuales esta asistencia fue solicitada o para ningún otro propósito. INGEMMET asignó a

personal de nivel gerencial para supervisar los Servicios que han sido otorgados, y EY no es ni

será responsable de no haber identificado situaciones de desviación del ejercicio del control

interno por parte de INGEMMET, que deriven de situaciones de dolo, colusión, uso indebido de

de 125

fondos y activos, malversación, peculado, entre otros, por parte del personal de cualquier

nivel jerárquico de INGEMMET.

La información proporcionada por INGEMMET a EY se analizó sobre la base del supuesto de

que la información emitida por INGEMMET es íntegra, exacta, veraz y confiable. La seguridad

y custodia de esta información disponible es responsabilidad de INGEMMET.

Este informe confidencial se emite para uso exclusivo del Grupo Directivo del Comité de Control Interno y Alta Dirección de INGEMMET, y no debe ser usado entregado o difundido a terceros, de manera parcial o general. En este sentido, Ernst & Young Asesores S. Civil de R. L. no asume responsabilidad alguna ante terceros a los que este informe pudiera ser entregado, exhibido o a cuyas manos pudiera llegar, de manera parcial o general. Asimismo, conforme a lo acordado, no tenemos ninguna obligación de actualizar el presente informe con eventos o circunstancias que ocurran después del plazo de 10 días calendario de revisión por parte de INGEMMET.

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III. Actividades

Realizadas

de 125

III. Actividades Realizadas

1. Asistencia en la Implementación del SCI a nivel de Entidad

Se asistió a la Alta Dirección de INGEMMET en la adecuación del sistema de control

interno a nivel entidad o general, tomando como base los resultados del Diagnóstico y

determinación del nivel de adecuación de la estructura de control interno de

INGEMMET, de fecha 2012.

Para ello, se asistió a INGEMMET en la revisión de la documentación o normativa

interna existente, provisión de lineamientos y prácticas líderes de control interno para

la actualización de dicha documentación, desarrollo de entrevistas, reuniones de

coordinación, talleres de sensibilización sobre control interno, entre otros, alineados a

los objetivos institucionales de INGEMMET, y de conformidad con las Normas de Control

Interno aprobadas por la Contraloría General de la República, para cada uno de los

siguientes componentes:

- Ambiente de control

- Evaluación de riesgos

- Actividades de control

- Información y comunicación

- Supervisión

Las políticas, normativas y acciones de control interno desarrolladas, de acuerdo con el

Plan de Acción para la Adecuación del SCI, se indican en la tabla que se muestra en las

siguientes páginas, así como el status y detalle de la revisión de las mismas.

Durante esta revisión, se obtuvieron tres tipos de resultados: (i) documentos nuevos

creados en su totalidad por EY; (ii) documentos existentes en INGEMMET modificados

por EY; y (iii) documentos existentes en INGEMMET revisados y hallados en

conformidad de acuerdo a las normas y prácticas líderes empleadas, a los cuales no se

les ha aplicado ninguna modificación.

de 125

Código (1-45)

Componente del SCI

Documento

Elaborado por

(EY/ INGEMMET)

Revisado por

(EY/ INGEMMET)

Status/Comentarios

1 Ambiente de

Control

Modelo de Acta de Compromiso de Implementación del SCI suscrito

EY EY

Se elaboró el formato de acuerdo a lo requerido, en base a las normas y prácticas líderes de Control Interno

2 Ambiente de

Control

Modelo de documento de designación del Comité de Control Interno

EY EY


3 Ambiente de

Control

Modelo de documento de lineamientos de asignación de funciones del Comité de Control Interno

EY EY


4 Ambiente de

Control

Lineamientos para implementar un Buzón de Sugerencias

EY EY

Se elaboraron los lineamientos de acuerdo a lo requerido, en base a las normas y prácticas líderes de Control Interno

5 Ambiente de

Control

Lineamientos para implementar un Canal de Denuncias

EY EY


6 Ambiente de

Control Modelo de reporte de recomendaciones del OCI

EY EY


7 Ambiente de

Control

Lineamientos para implementar un Código de Ética de la Entidad

EY EY


8 Ambiente de

Control Modelo de Registro de difusión del Código de Ética

EY EY


9 Ambiente de

Control Referenciar el Código de Ética con el RIT

INGEMMET EY

Al elaborar el Reglamento Interno de Servidores Civiles (RIS), que reemplaza el RIT actual, se deberá de hacer referencia al Código de Ética de INGEMMET en virtud de del alineamiento del primero con los lineamientos contenidos en el Código.

10 Ambiente de

Control

Modelo de Reporte de Seguimiento de procesos administrativos y procesos

EY EY Se elaboró el formato de acuerdo a lo requerido, en base a las normas y

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Código (1-45)

Componente del SCI

Documento

Elaborado por

(EY/ INGEMMET)

Revisado por

(EY/ INGEMMET)

Status/Comentarios

judiciales prácticas líderes de Control Interno

11 Ambiente de

Control

Procedimiento de elaboración y evaluación del PEI, POI y Presupuesto

INGEMMET EY

Se agregó una sección correspondiente al Plan Estratégico Institucional (PEI)

12 Ambiente de

Control

Lineamiento para la formulación del manual de perfiles de puestos- MPP

EY EY

Se establecieron los lineamientos necesarios para elaborar el Manual de Perfiles de Puesto (MPP) (reemplazando el MOF-ROF-CAP)

13 Ambiente de

Control

Lineamientos para la evaluación y actualización del Manual de Procesos

INGEMMET EY Se complementaron los lineamientos referidos a los Manuales de Proceso

14 Ambiente de

Control

Procedimientos para la evaluación y actualización del Mapa de Procesos

INGEMMET EY

En base al documento actual de INGEMMET, se trabajó lo solicitado para el Mapa de Procesos

15 Ambiente de

Control

Lineamientos para la evaluación y actualización del RIS

EY EY Se establecieron los lineamientos necesarios para elaborar el RIS

16 Ambiente de

Control

Lineamientos para la evaluación y actualización del Plan de Capacitación e Inducción

EY EY


17 Ambiente de

Control

Lineamientos para la evaluación y actualización de los procedimientos sobre administración de personal, evaluación del desempeño

EY EY


18 Evaluación de

Riesgos Modelo para la designación de un Comité de Riesgos

EY EY


19 Evaluación de

Riesgos Capacitación del Comité de Riesgos

EY EY


20 Evaluación de

Riesgos Lineamientos y políticas para la administración de riesgos

EY EY


21 Evaluación de

Riesgos

Procedimiento de Modelo de Plan de Administración de Riesgos

EY EY

Se elaboró el procedimiento de acuerdo a lo requerido, en base a las normas y prácticas líderes de Control Interno

de 125

Código (1-45)

Componente del SCI

Documento

Elaborado por

(EY/ INGEMMET)

Revisado por

(EY/ INGEMMET)

Status/Comentarios

22 Evaluación de

Riesgos Modelo de Registro de identificación de Riesgos

EY EY


23 Evaluación de

Riesgos

Modelo de Inventario de riesgos a nivel de entidad y a nivel de procesos críticos

EY EY


24 Evaluación de

Riesgos Lineamientos de criterios de evaluación de riesgos

EY EY


25 Evaluación de

Riesgos Modelo de Matriz de riesgos a nivel de procesos

EY EY


26 Evaluación de

Riesgos

Procedimiento de Modelo de estrategias de respuesta al riesgo

EY EY


27 Evaluación de

Riesgos

Modelo de registro de controles para afrontar los riesgos evaluados

EY EY


28 Actividades de Control

Modelo de Matriz de Segregación de funciones de los procesos claves

EY EY



Lineamientos para la aplicación de la evaluación costo-beneficio

EY EY



Procedimientos de control de bienes y recursos

INGEMMET INGEMMET Se consideró conforme al cumplir los requerimientos indicados en la norma


Procedimientos de mecanismos de conciliaciones y verificaciones

EY EY

Se elaboró el procedimiento de acuerdo a lo requerido, en base a las normas y las buenas prácticas


Modelo de registro de indicadores de desempeño para procesos, actividades y tareas



Directiva de Procedimientos para registro de rendiciones

INGEMMET INGEMMET Se consideró conforme al cumplir los requerimientos

de 125

Código (1-45)

Componente del SCI

Documento

Elaborado por

(EY/ INGEMMET)

Revisado por

(EY/ INGEMMET)

Status/Comentarios

de cuentas indicados en la norma


Procedimientos de revisión periódica de los procesos, actividades y tareas



Lineamientos para establecer controles para la tecnología de la información (Tics)

EY EY




INGEMMET EY

Se actualizó el formato en base a la información recibida por INGEMMET, especificando los términos utilizados en los encabezados para precisar el formato.






EY EY



Registro de resultados de opiniones de los usuarios sobre el sistema de información

EY EY

Se reemplazó el formato "Registro de solicitud de opiniones a los usuarios sobre el sistema de información" por "Registro de resultados de opiniones de los usuarios sobre el sistema de información", al considerarse más apropiado para el cumplimiento de los objetivos que se busca obtener a través de ese documento.



INGEMMET EY




EY EY

Se elaboró la directiva de acuerdo a lo requerido, en base a las normas y prácticas líderes de Control Interno



INGEMMET EY

Se complementó la directiva con las medidas a tener en cuenta para la atención a través de canales de comunicación externa.

de 125

Código (1-45)

Componente del SCI

Documento

Elaborado por

(EY/ INGEMMET)

Revisado por

(EY/ INGEMMET)

Status/Comentarios


EY EY


43 Supervisión Formato para el registro de deficiencias





EY EY


de 125

Priorización de la implementación del SCI a nivel entidad:

Código (1-45)

Componente del SCI

Documento Prioridad de

implementación

1 Ambiente de

Control Modelo de Acta de Compromiso de Implementación del SCI suscrito

Alta

2 Ambiente de

Control Modelo de documento de designación del Comité de Control Interno

Alta

3 Ambiente de

Control

Modelo de documento de lineamientos de asignación de funciones del Comité de Control Interno

Alta

4 Ambiente de

Control Lineamientos para implementar un Buzón de Sugerencias

Media

5 Ambiente de

Control Lineamientos para implementar un Canal de Denuncias

Alta

6 Ambiente de

Control Modelo de reporte de recomendaciones del OCI

Alta

7 Ambiente de

Control Lineamientos para implementar un Código de Ética de la Entidad

Alta

8 Ambiente de

Control Modelo de Registro de difusión del Código de Ética

Media

9 Ambiente de

Control Referenciar el Código de Ética con el RIT Media

10 Ambiente de

Control

Modelo de Reporte de Seguimiento de procesos administrativos y procesos judiciales

Baja

11 Ambiente de

Control Procedimiento de elaboración y evaluación del PEI, POI y Presupuesto

Alta

12 Ambiente de

Control Lineamiento para la formulación del manual de perfiles de puestos- MPP

Alta

13 Ambiente de

Control Lineamientos para la evaluación y actualización del Manual de Procesos

Alta

14 Ambiente de

Control Procedimientos para la evaluación y actualización del Mapa de Procesos

Alta

15 Ambiente de

Control Lineamientos para la evaluación y actualización del RIS

Baja

16 Ambiente de

Control

Lineamientos para la evaluación y actualización del Plan de Capacitación e Inducción

Media

17 Ambiente de

Control

Lineamientos para la evaluación y actualización de los procedimientos sobre administración de personal, evaluación del desempeño

Alta

18 Evaluación de

Riesgos Modelo para la designación de un Comité de Riesgos

Alta

19 Evaluación de

Riesgos Capacitación del Comité de Riesgos Media

de 125

Código (1-45)

Componente del SCI


implementación

20 Evaluación de

Riesgos Lineamientos y políticas para la administración de riesgos

Alta

21 Evaluación de

Riesgos Procedimiento de Modelo de Plan de Administración de Riesgos

Alta

22 Evaluación de

Riesgos Modelo de Registro de identificación de Riesgos

Alta

23 Evaluación de

Riesgos Modelo de Inventario de riesgos a nivel de entidad y a nivel de procesos críticos

Alta

24 Evaluación de

Riesgos Lineamientos de criterios de evaluación de riesgos

Alta

25 Evaluación de

Riesgos Modelo de Matriz de riesgos a nivel de procesos

Alta

26 Evaluación de

Riesgos Procedimiento de Modelo de estrategias de respuesta al riesgo

Media

27 Evaluación de

Riesgos Modelo de registro de controles para afrontar los riesgos evaluados

Alta


Modelo de Matriz de Segregación de funciones de los procesos claves

Alta


Lineamientos para la aplicación de la evaluación costo-beneficio

Baja


Procedimientos de control de bienes y recursos

Media


Procedimientos de mecanismos de conciliaciones y verificaciones

Media


Modelo de registro de indicadores de desempeño para procesos, actividades y tareas

Alta


Directiva de Procedimientos para registro de rendiciones de cuentas

Media


Procedimientos de revisión periódica de los procesos, actividades y tareas

Alta


Lineamientos para establecer controles para la tecnología de la información (Tics)

Alta



Alta



Alta



Media


Registro de resultados de opiniones de los usuarios sobre el sistema de información

Baja



Baja

de 125

Código (1-45)

Componente del SCI


implementación



Alta



Alta


Alta

43 Supervisión Formato para el registro de deficiencias Media


Alta


Alta

de 125

Del mismo modo, se ha llevado a cabo un seguimiento al grado de avance de la

implementación de las recomendaciones contenidas en los planes de acción que comprenden

el Plan de Trabajo para la Implementación del SCI, presentado en el segundo informe de esta

asistencia.

Aspectos a implementar Cód. Actividades a realizar para la implementación

de los aspectos recomendados Responsable Status

Revisar el procedimiento de aprobación de pagos y establecer niveles de autorización en base a los montos de los pagos por aprobar.

P.A.1

1. Identificar y clasificar los rangos de los montos relacionados con los pagos a realizar por la entidad.

2. Revisar la estructura organizacional de la Unidad Financiera y definir niveles de aprobación, estableciendo una relación entre la jerarquía del aprobador y la criticidad del monto del pago.

3. Formalizar los niveles de aprobación definidos estableciéndolos en un documento interno.

Director de la Oficina de

Administración

Jefe de la Unidad

Financiera

Por iniciar

Realizar un análisis de carga de trabajo, a fin de determinar la distribución de las labores que debería asignarse al personal de las distintas unidades orgánicas de INGEMMET, con la finalidad de cumplir con las tareas encomendadas de manera eficiente. Para ello se deberá dimensionar las labores que son ejecutadas por las unidades orgánicas y la estimación de los recursos necesarios para lograr los objetivos de las mismas. Cabe agregar que, adicionalmente, en su oportunidad esta información servirá de referencia para la elaboración del Manual de Perfiles de Puestos (MPP), de conformidad con la metodología aprobada por SERVIR, y, en función a la nueva valorización de puestos, para la elaboración del Cuadro de Puestos de la Entidad (CPE), tal como lo establece el Art. 128 Del Reglamento General de la Ley N° 30057, Ley del Servicio Civil, sujeto a la normativa complementaria que debe emitir SERVIR y a la culminación del proceso de tránsito de INGEMMET al nuevo régimen del servicio civil.

P.A.2

1. Llevar a cabo un estudio de cargas de trabajo de las áreas de INGEMMET.

2. Designar un Equipo de Trabajo conformado por personal de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto de y la Unidad de Personal, el cual lidere la realización del estudio.

3. Definir la metodología de trabajo, la cual deberá contemplar: a. Identificar y detallar las actividades rutinarias

y eventuales realizadas por las áreas. b. Identificar los factores que influyen en las

actividades realizadas (p.e. estacionalidad de ciertas tareas).

c. Estimar en horas hombre el tiempo requerido para las actividades identificadas, teniendo en consideración los factores antes identificados.

d. Compilar los requerimientos de horas hombre requeridas por las áreas.

e. Identificar los recursos humanos requeridos en función a la información obtenida.

f. Realizar la evaluación de la correspondencia entre los recursos humanos actuales de cada área y el requerido en base al estudio.

g. Valorizar los puestos conforme al Reglamento de Compensaciones dispuesto por la Décima Disposición –complementaria Final de la Ley N° 30057, Ley de Servicio Civil.

Director de Planeamiento y

Presupuesto

Jefe de la Unidad de Personal

EY

Por iniciar

Incorporar dentro del Código de Ética aspectos regulatorios relacionados a: - Responsabilidad social - Cumplimiento de la Ley de Protección de Datos Personales

P.A.3

1. Definir una política de Responsabilidad Social Empresarial que establezca las principales actividades y medidas a emprender por la entidad con respecto a estos temas. Hacer referencia de esta política en el Código de Ética y mencionar sus principales lineamientos.

2. Revisar lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales y definir medidas a adoptar por la entidad de modo que se procure su cumplimiento. Incorporar dichas medidas dentro del Código de Ética de la entidad.

Jefe de la Unidad de Relaciones

Institucionales

EY

En

proceso

Llevar a cabo un proceso de determinación de competencias clave (considerando competencias básicas, genéricas y técnicas) para los puestos de trabajo de la entidad, dentro del cual deberán

P.A.4

1. Llevar a cabo reuniones con el personal de recursos humanos y el personal clave de las áreas para obtener un entendimiento de las labores realizadas por el personal, y determinar las competencias clave para los puestos de la entidad.


Administración

Jefe de la Unidad de

Por iniciar

de 125



definirse las atribuciones necesarias con las que deberá contar el personal relacionadas a: a. Aspectos tecnológicos b. Bases de conocimiento c. Formación y capacitación d. Sistemas de motivación e. Experiencia acumulada f. Capacidades de innovación g. Conocimiento del mercado h. Alianzas perdurables Elaborar el Manual de Perfiles de Puestos considerando las nuevas competencias definidas, de modo que el personal contratado esté alineado a las necesidades de las áreas. Asimismo, desarrollar documentos internos en los que establezcan los perfiles requeridos del personal CAS de manera previa a su contratación.

2. Elaborar el Manual de Perfiles de Puesto considerando las competencias y conocimientos clave definidos por puesto.

3. Elaborar documentos internos que contengan las competencias clave con las que deberá contar el personal CAS para el desarrollo de sus funciones, los cuales deberán ser revisados previamente a la contratación de este personal.

Personal

Elaborar un análisis de segregación de funciones sobre aquellas actividades con mayor exposición a la ocurrencia de errores o sensibles a situaciones irregulares (p.e fraude), y aquellas que pertenecen a procesos críticos.

La evaluación podría plasmarse en matrices de segregación de funciones, identificando y evaluando al personal responsable de las fases de un proceso: a. Autorización b. Procesamiento c. Revisión d. Control e. Custodia f. Registro de operaciones g. Archivo de la documentación.

P.A.5

1. Llevar a cabo un estudio de cargas de trabajo de las áreas de INGEMMET.

2. Designar un Equipo de Trabajo que deberá definir los lineamientos para documentar y evaluar la segregación de funciones. Se deberá contemplar: a. Deberá haber una adecuada segregación de

funciones en las actividades de: - Autorización - Procesamiento - Revisión - Control - Custodia - Registro de operaciones - Archivo de la documentación.

b. Establecer un formato estándar a ser utilizado para plasmar la segregación de funciones de los procesos y sub-procesos.

3. Relevar y documentar la segregación de funciones de los procesos y sub-procesos.

4. Revisar la idoneidad de la segregación de funciones existente y reformular, en caso sea necesario, el procedimiento para tener una adecuada segregación de funciones.

En caso INGEMMET no cuente con personal suficiente

para asignar las actividades a diferentes personas,

podría considerar la rotación de tareas entre el

personal existente, para ello, tendrá que desarrollar

las siguientes tareas:

a. Identificar formalmente las actividades que se rotaran entre el personal.

b. Determinar la frecuencia en que se rotaran las actividades

c. Definir el puesto responsable de monitorear se cumpla con la rotación de tareas.

d. Llevar un registro histórico del personal que ha ejecutado sus tareas y fechas para una adecuada rotación.


Planeamiento y Presupuesto

Experto en

Planeamiento

EY

Por iniciar

Revisar los indicadores contenidos en las evaluaciones de desempeño y evaluaciones de potencial, con el fin de procurar que se mantengan alineados a las nuevas competencias clave identificadas y plasmadas en los Manual de Perfiles de Puestos y la documentación interna de perfiles de puesto. Cabe agregar que, adicionalmente, en su oportunidad esta información servirá de referencia para el cumplimiento de lo establecido en el Título IV del

P.A.6

1. En coordinación con los responsables de las áreas, revisar los indicadores de desempeño y de potencial establecidos por puesto y verificar su alineamiento a las competencias profesionales y personales contenidas en los Manuales de Perfiles de Puestos y documentación interna de perfiles de puesto. Para ello, deberá considerarse lo establecido en el Art. 40° del Reglamento General de la Ley N°30057, Ley del Servicio Civil, el cual estipula que las metas individuales deberán tener en cuenta lo siguiente (en tanto a la fecha de implementación, resulte de aplicación): a. Deberán relacionarse de manera inequívoca


Por iniciar

de 125



Reglamento General de la Ley N°30057, Ley del Servicio Civil, sujeto a la normativa complementaria que debe emitir SERVIR y a la culminación del proceso de tránsito de INGEMMET al nuevo régimen del Servicio Civil.

con la función que desempeña el servidor, así como ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y prever un plazo para su cumplimiento. b. Deberán considerar los resultados alcanzados por el servidor en ejercicio de la misión y funciones asociadas a su puesto de trabajo, debiendo quedar consignada la forma como se observará su cumplimiento mediante evidencias.

2. Modificar aquellos indicadores que no estén enfocados a la medición del desarrollo de las competencias y aptitudes establecidas en los el Manual de Perfiles de Puesto y documentación interna de perfiles de puesto.

La Alta Dirección deberá establecer lineamientos y políticas para la administración integral de riesgos. Los lineamientos deberán consignar: Metodología, roles y responsabilidades, presupuesto, cronograma de trabajo, matriz de ponderación, priorización de los riesgos y criterios de evaluación del riesgo.

P.A.7

1. Realizar reuniones con la Alta Dirección y el Comité de Control Interno para realizar un levantamiento de información y tener mapeado con exactitud el modelo "AS-IS" de la gestión de riesgos.

2. Definir la metodología de la administración de riesgos, definición de roles y responsabilidades, presupuestos y cronograma de trabajo, definir los criterios de evaluación y las herramientas de mitigación y seguimiento.

Presidente del Consejo Directivo

Secretaria

General

EY

En

proceso

Implementar un proceso de gestión de riesgos, concordante con los objetivos estratégicos; y determinar la metodología acorde a su accionar.

P.A.8

1. Llevar a cabo reuniones con los responsables de las áreas analizadas para realizar un mapeo de los objetivos estratégicos de la entidad y documentarlos en el modelo "AS-IS" de la gestión de riesgos.

2. Definir los riesgos asociados, los lineamientos para la implementación de un sistema de gestión de riesgos


Secretaria

General

EY

En

proceso

Realizar talleres para desarrollar el plan de gestión de riesgos, con participación de las jefaturas de las unidades orgánicas, con el objeto de obtener información para la identificación de los riesgos que enfrentas los procesos de la entidad.

P.A.9

1. Desarrollar talleres de gestión de riesgos, en colaboración con las jefaturas de las unidades, para así poder identificar los riesgos de los procesos.

2. Documentar los riesgos identificados para posteriormente poder ingresarlos en un mapa de riesgos.


Secretaria

General

EY

Finalizado

La Alta Dirección deberá desarrollar un Plan de Actividades que comprenda la identificación, análisis, respuesta y monitoreo documentados de los riesgos; contemplando así mismo programas de sensibilización y capacitación de áreas involucradas en administración de riesgos.

P.A.10

1. Desarrollar documentación para la captura de información relacionada a riesgos.

2. Brindar los lineamientos para el desarrollo del Plan de Actividades comprendido por la identificación, análisis, respuesta y monitoreo documentados de los riesgos.

3. Desarrollar programas de sensibilización y capacitación de áreas involucradas en administración de riesgos.


Secretaria

General

EY

En

proceso

Capacitar un equipo responsable de la elaboración de planes de administración de riesgos.

P.A.11

1. Llevar a cabo reuniones con la Alta Dirección y los responsables de las áreas analizadas para definir un equipo interno para la gestión de riesgos.

2. Definir los lineamientos y capacitar al equipo encargado de la elaboración de planes de administración de riesgos


Secretaria

General

EY

Por iniciar

Determinar los procesos y actividades críticas que deberán ser objeto de control de riesgos de alta probabilidad e impacto.

P.A.12

1. Evaluar los lineamientos brindados por la normativa vigente y el ISO 9001 en cuanto al listado de procesos.

2. Realizar una revisión documentaria a fin de identificar los procesos y actividades críticos sujetos a riesgo.

3. Brindar los lineamientos y herramientas de mitigación de riesgo al INGEMMET


Secretaria

General

EY

Finalizado

Desarrollar una política de seguridad de la información, e identificar un responsable encargado de monitorear el

P.A.13

1. Llevar a cabo reuniones con el personal encargado del área de sistemas para el entendimiento de la situación actual y definir al responsable del monitoreo del cumplimiento de la


Sistemas de Información

En

proceso

de 125



cumplimiento de esta política en la entidad y de mantener actualizado este documento.

política y actualización del documento. 2. Brindar los lineamientos para la elaboración de

políticas sobre el manejo de la información y estableciendo un cronograma de actualización.

3. Desarrollar un plan de difusión para que la emisión de este documento llegue a los usuarios y estos puedan aplicar dichos lineamientos en su gestión diaria.

Técnico en


EY

Brindar los lineamientos para la realización de un plan de contingencias de TI, el cual puede ser incluido dentro del Plan de Contingencias general que existe actualmente en la entidad

P.A.14

1. Establecer reuniones con el Comité de Control Interno y el personal encargado de TI para brindar los lineamientos y asesoramiento en el desarrollo del Plan de Contingencia

2. Definir un equipo de acción responsable de la ejecución de plan. Indicar las acciones a seguir ante una emergencia, así como el registro del proceso de mitigación, recuperación y eliminación.

3. Establecer formalmente las actividades y lineamientos del plan de contingencias de TI en un documento a difundirse en la entidad (que podrá ser insertado en el Plan de Contingencias general).



Técnico en


EY

Por iniciar

Desarrollar un procedimiento y cronograma de actualización del listado maestro de bienes y servicios expuestos a riesgo.

P.A.15

1. Revisar el listado maestro de bienes y servicios críticos y verificar su correspondencia con la situación actual de la entidad.

2. Actualizar el listado maestro de bienes y servicios críticos en caso se identifiquen inconsistencias con respecto a los bienes y servicios críticos relacionados a los procesos de la entidad.

3. Desarrollar un procedimiento de actualización del listado maestro de bienes críticos, y definir un responsable de la actividad. Establecer un cronograma de actualización del listado maestro de bienes y servicios críticos.

Jefe de la Unidad de Logística

Por iniciar

Implementar canales de comunicación (p.e buzón de sugerencias) que permitan a los trabajadores presentar oportunamente sus quejas, sugerencias, oportunidad de mejoras.

P.A.16

1. Evaluar las opciones más viables de canal de denuncias (cuenta de correo electrónico, buzón anónimo, línea telefónica, etc.) y definir el canal específico.

2. Identificar el área y persona responsable de su implementación (Unidad de Personal y Sistemas de la Información, de ser necesario).

3. Designar a la persona o personas responsables de la administración (recepción, registro, evaluación inicial y comunicación) del canal de denuncias, y a quienes serán los evaluadores finales de las denuncias (ej. Comité de Disciplina o Ética).

4. Establecer los protocolos de recepción, registro, evaluación inicial y comunicación a los responsables de las denuncias recibidas. Dichos protocolos deberán considerar el registro en el repositorio implementado.

5. Implementar el canal de denuncias elegido. 6. Realizar una campaña de difusión inicial del canal

de denuncias implementado. 7. Incluir el canal de denuncias como parte de la

difusión del Código de Ética y RIT.


EY

En

proceso

Realizar campañas de difusión sobre los canales de denuncia con los que cuenta la entidad para el usuario externo

P.A.17

1. Realizar coordinaciones con el área responsable de las comunicaciones para identificar los canales utilizados para la emisión de los comunicados y poder analizar la efectividad de los mismos.

2. Brindar lineamientos para la realización de una campaña de difusión sobre los canales de denuncias en la entidad.

Secretaria General


Institucionales

EY

En

proceso

Desarrollar un procedimiento documentado referente a la atención de actividades fuera del "Plan de Difusión y Promoción de

P.A.18

1. En coordinación con el responsable del área de planificación y presupuesto y relaciones institucionales elaborar y documentar un procedimiento para la atención de las solicitudes,

Director de Oficina de

Planificación y Presupuesto

Por iniciar

de 125



los Productos y Servicios del INGEMMET"

las cuales se encuentran fuera del "Plan de Difusión y Promoción de los Productos y Servicios del INGEMMET", por parte de agentes externo


Institucionales

Promover en las áreas el uso de la documentación con la que cuenta la entidad (manuales, procedimientos, formatos) y demás herramientas alineadas al Sistema de Calidad ISO 9001.

P.A.19

1. Realizar entrevistas con el personal operativo, con el fin de comprender la situación actual del uso de la documentación ISO e identificar los principales motivos del no uso de la misma.

2. Brindar apoyo para la realización de una campaña de sensibilización al personal, en el uso correcto y oportuno de la documentación (manuales, procedimientos, instructivos, formatos y demás herramientas) asociada al Sistema de Calidad (ISO 9001).


Secretaria

General

Director de Oficina de

Planificación y Presupuesto

Por iniciar

Definir mecanismos de retención de personal clave en la entidad. Se puede recurrir a medidas tales como la alineación de la gestión de las compensaciones según parámetros de equidad interna y externa, así como a las expectativas de los colaboradores; la estructuración de líneas de carrera claras y el desarrollo de una gestión del desempeño con metas comunicadas claramente y vinculadas a la remuneración.

P.A.20

1. Llevar a cabo las siguientes actividades como parte de la estrategia de retención del personal clave de la entidad: a. Análisis de equidad interna y externa de las

compensaciones b. Encuesta de satisfacción laboral c. Estructuración y comunicación de líneas de

carrera 2. Definir un plan anual de capacitación de acuerdo

a los indicadores de desempeño y potencial. Para su despliegue se deberá definir los siguientes aspectos: a. La periodicidad en que se realizarán las

evaluaciones. b. La unidad o puesto responsable de ejecución

y monitoreo. c. Los medios / herramientas que se emplearán

para realizar las evaluaciones. d. Los criterios y niveles de calificación.


Administración


Por iniciar

Establecer las siguientes políticas, normativas y/o documentos: (Ver listado de documentación de la tabla de la página 12)

P.A.21

1. Revisar el maestro de políticas, procedimientos y documentos internos de la entidad y verificar qué políticas y/o documentos se encuentran desarrollados de manera parcial o completa. Verificar la fecha de actualización de la documentación existente.

2. En coordinación con las áreas involucradas,

analizar en qué medida se han desarrollado en la entidad medidas y/o actividades sin formalizar que corresponden a los contenidos y temas de las políticas, normativas y/o documentos internos por desarrollar

3. Tomando como base lo revisado con las áreas

involucradas, establecer las políticas, normativas y/o documentos internos definidos, y actualizar los que correspondan

Secretaria General

EY

Finalizado

de 125

2. Asistencia en la Implementación del SCI a nivel de Procesos

2.1 Identificación de procesos para el Sistema de Control Interno basado en los procesos documentados del Sistema de Gestión de Calidad

Con el fin de identificar los procesos de INGEMMET, se tomó como base los

procedimientos identificados y documentados de los procesos que forman parte

del Sistema de Gestión de Calidad de INGEMMET, así como el Mapa de Procesos

vigente, a fin de priorizarlos y finalmente contar con el inventario de procesos

críticos de la Entidad para propósitos de la adecuación del sistema de control

interno.

Para la identificación de los procesos críticos de INGEMMET, se aplicaron los

siguientes criterios:

a. Materialidad:

Este criterio es determinado por la incidencia que posee en proceso en las cuentas de INGEMMET, refiriéndose al porcentaje que representa del activo o pasivo, y de los ingresos o egresos.

b. Objetivos estratégicos:

Este criterio se utilizó para conocer aquellos procesos que contribuyen al cumplimiento de los objetivos estratégicos de la Entidad, o tienen gran impacto en relación a dicho cumplimiento. Los objetivos estratégicos de INGEMMET son:

Participar y contribuir en el desarrollo sostenible del país, a través del

ámbito geológico, minero y metalúrgico. Fortalecer el rol investigador Fortalecer el rol promotor Fortalecer el rol concedente Fortalecer el rol social, contribuyendo a mejorar la calidad ambiental y a

reducir los conflictos sociales Asegurar la calidad y oportunidad de los servicios y productos que se

brinda a la sociedad Fortalecer y mantener el posicionamiento institucional a nivel nacional e

internacional

c. Volumen de transacciones:

Este criterio evalúa la cantidad de transacciones que se realizan dentro de los procesos con la finalidad de determinar el nivel de carga operativa que enfrenta cada uno de ellos.

d. Complejidad de las operaciones:

Este criterio evalúa el nivel de complejidad de las operaciones que se realizan como parte de los procesos, en función al número de actividades y de responsables involucrados en el proceso.

e. Nivel de automatización:

Este criterio evalúa el nivel de automatización de los procesos, con la finalidad de determinar el nivel de operaciones manuales que se realizan dentro de cada uno de ellos.

de 125

Después de calificar los procesos de acuerdo con los criterios antes mencionados, se seleccionó un grupo de procesos que impactan significativamente en los criterios señalados. El listado de procesos críticos seleccionados es:

1. Planeamiento y Presupuesto


3. Gestión de Derechos de Vigencia


5. Gestión Financiera




2.2 Despliegue de la metodología de administración de riesgos

Como parte de la adecuación del sistema de control interno de INGEMMET, puso en

práctica una Metodología de Administración de Riesgos, en donde se incluyeron las

etapas de identificación, valoración, respuesta y monitoreo de los riesgos.

El despliegue de la referida metodología se realizó a través de las siguientes

actividades:

Desarrollo de talleres de identificación de riesgos y controles (talleres 1), así como

talleres de evaluación de riesgos (talleres 2), para cada proceso crítico, siguiendo

el siguiente enfoque metodológico:

de 125

Relevamiento de los

procesos críticos con

personal responsable

Identificación de

Riesgos y Controles de

los procesos

Estratégicos Operacionales

Cumplimiento Financieros

CONTROLES

Inventario de Riesgos y

Controles

Output final

PLAN DE AUDITORÍA

Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5 Mes .. Mes 12

5000

300

50

10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 90% 100%

Universo de riesgos

Criterios de

priorización de riesgos

Tipo

(P,D/M,A,TI)

PE02-R01 RE-06

Pérdidas por

catástrofes

Avería / pérdida

de embarcación

por factores

externos

Que se produzca una

avería o pérdida de la

embarcación o

panga, producto de

mal tiempo u otros

factores exógenos.

• Que las condiciones

climatológicas no sean

favorables para zarpar a

altamar.

• Falta de integridad de

la información acerca de

las condiciones

climatológicas.

• Ocurrencia de

fenómenos

climatológicos (v.g.

maretazos, fuertes

vientos, etc.).

• Fuentes de información

acerca de las

condiciones

climatológicas.

Alto PE02-C01 Información

meteorológi

ca

El Jefe de Prospección

Pesquera busca

diariamente información

metereológica en Internet y

la difunde vía correo

electrónico e Intranet entre

el personal de flota para

permitirles tomar las

medidas correspondientes.

P, M

PE02-C02 Revisión de

competenci

as de patrón

y motoristas

El Gerente de Flota revisa,

cada vez que los patrones

y motoristas van a ser

contratados, que éstos

tengan el título y

experiencia requeridos

para la capacidad de la

embarcación, y a su vez,

firma la carta de

nombramiento, en señal de

conformidad.

P, M

PE02-C03 Revisión de

requisitos

de

tripulantes

El Asistente de RRHH

revisa que cada tripulante

a contratar tenga el carné

de pescador y documentos

requeridos para

embarcarse, y firma la

carta de nombramiento en

señal de conformidad.

P, M

Resultado

General

Impacto

promedio

Probabilidad

Promedio

Tratamiento Acción

GeneralResponsables Plazo

Riesgo a

Monitorear

(Sí / No)

Evaluación Anual Plan de Acción

Descripción

PE02-R02 RP-RO-05

Recursos

Humanos

RP-RO-08

Eficiencia

Avería / pérdida

de embarcación

por factores

humanos

Que se produzca una

avería o pérdida de la

embarcación o

panga, a causa de

desconocimiento o

error del personal.

• Colisión por pugnas

con otras lanchas por un

mismo cardumen.

• Malas maniobras.

• Arriesgar embarcación

por ganar un cardumen

al calar.

• Tripulantes sin un

adecuado entrenamiento

o competencias en

extracción.

• Fallas en la

información.

• Nivel de preparación y

competencia de los

tripulantes.

• Cantidad de lanchas en

altamar.

Medio

IndicadoresEjemplos

Factores

de InfluenciaCód. Nombre

RIESGOS CONTROLES

Cód. Ref. Nombre Descripción

Inventario de riesgos y controlesTaller de priorización de riesgos

utilizando la herramienta electrónica

Riesgos

priorizados

Output

Output final

Los riesgos de cada proceso crítico fueron inventariados, así como las actividades

de control que ayuden a prevenir o detectar la ocurrencia de dichos riesgos.

Los riesgos identificados fueron priorizados por el personal clave que conoce y

participa de los procesos, y validados posteriormente por los dueños de cada

proceso, considerando tres (3) niveles de criticidad, sobre la base del impacto y

probabilidad de ocurrencia:

- Impacto: Grado en que el riesgo, de materializarse, impactará en la Entidad.

Los factores que pueden ayudar a definir la calificación del impacto están

relacionados con: efectos financieros, impactos en la imagen y reputación de la

Entidad, capacidad para alcanzar los objetivos clave, incumplimiento de la

legislación y la normatividad vigente, etc.

Se ha establecido tres (3) escalas de valoración del criterio de impacto,

considerando factores cuantitativos y cualitativos, las cuales son las siguientes:

Talleres 1: Identificación de riesgos y controles

Talleres 2: Evaluación de riesgos

de 125

I. IMPACTO

Criterios BAJO

(Deficiencia de control: < ET)

MODERADO (Deficiencia significativa: > ET, < MG)

ALTO (Deficiencia

material: > MG)

Cuantitativos

Potencial pérdida financiera

Impacto adverso menor a S/. 100,000

Impacto adverso mayor a S/. 100,000 pero menor a S/. 500,000

Impacto adverso mayor a S/. 500,000

Cualitativos

Calificación en los Estados Financieros (EEFF)

Auditoría Externa plantea observaciones puntuales o aisladas de manera verbal, que no ameritan una calificación sobre los EEFF.

Auditoría Externa emite una Carta a la Gerencia en la que incluye observaciones inmateriales.

Auditoría Externa emite una opinión / calificación sobre la información de los EEFF.

Eventos de fraude No se presentan eventos de fraude.

Se presentan eventos irregulares aislados, cometidos por personal de cargos operativos.

Se presentan eventos de fraude, cometidos por altos ejecutivos, empleados diversos, y/o colusión con proveedores.

Reputación / Pérdida de confianza

No se presentan daños en la reputación.

Daño en la reputación con alcance local o regional, que podría originar desconfianza en ciertos grupos de interés.

Daño en la reputación con alcance nacional, que origina la pérdida de confianza de los principales grupos de interés.

Incumplimiento ante reguladores

No se dan casos de incumplimiento de normativa externa legal, sectorial, laboral ni tributaria.

Casos no severos o aislados de incumplimiento de normativa externa legal, sectorial, laboral o tributaria, que podrían determinar el pago de penalidades leves o moderadas.

Casos severos de incumplimiento de normativa externa legal, sectorial, laboral o tributaria, que decantan en el pago de penalidades elevadas.

Interrupción de operaciones

Interrupción de operaciones menor a 8 horas.

Interrupción de operaciones entre 8 y 24 horas.

Interrupción de operaciones por más de 24 horas.

Disponibilidad de información / Confiabilidad del sistema

No disponibilidad oportuna de información, pero que no afecta la continuidad del negocio.

No disponibilidad oportuna de la información crítica, aquella que: (i) es requerida por el regulador (ii), es indispensable para las partes interesadas, o (iii) es estratégica para el negocio; lo cual conlleve a la interrupción de

Pérdida de información crítica de la Entidad o de terceros que no se pueda recuperar; lo cual conlleve a la interrupción de procesos clave o continuidad del negocio. Uso de un sistema no confiable.

de 125

I. IMPACTO

Criterios BAJO

(Deficiencia de control: < ET)

MODERADO (Deficiencia significativa: > ET, < MG)

ALTO (Deficiencia

material: > MG)

procesos clave.

- Probabilidad de ocurrencia: Posibilidad de ocurrencia de un riesgo en un

período de tiempo determinado (normalmente un año).

II. PROBABILIDAD DE OCURRENCIA

Criterios BAJA MODERADA ALTA

Cuantitativos

Frecuencia de eventos

Remota: Históricamente el evento no ha ocurrido, pero podría ocurrir una vez al año.

Ocasional: El evento podría ocurrir semestral o trimestralmente.

Frecuente: El evento podría ocurrir mensualmente, semanalmente, o con una periodicidad menor.

Cualitativos

Tipo del evento

Eventos o transacciones remotas (podrían ocurrir bajo circunstancias muy excepcionales).

Eventos o transacciones ocasionales (ocurren cuando las transacciones sean requeridas).

Eventos o transacciones sistemáticas o continuas (transacciones diarias, semanales, mensuales).

Complejidad del proceso

La actividad es simple y no requiere de un nivel de especialización alto (actividades estandarizadas y repetitivas).

La actividad es medianamente compleja y requiere de un nivel de especialización.

La actividad es compleja y requiere de un nivel alto de especialización (especialistas).

Cambios en las actividades u organización

No se presentan cambios relevantes en las actividades, ni en el personal directivo.

Se presentan cambios moderados en las actividades o personal directivo, pero que no afectan significativamente la cultura organizacional y manera de operar.

Cambios significativos en las actividades, conocimientos y personal directivo (p.e. implementación de sistemas, reingeniería de procesos, rediseño organizacional).

Existencia de políticas / procedimientos

Existen políticas y procedimientos documentados, actualizados y difundidos, y son aplicados de manera uniforme.

Existen políticas y procedimientos documentados, pero están desactualizados.

No existen políticas y procedimientos, o falta de comunicación de los mismos.

de 125

3. Alta Medio Alto Alto

2. Media Bajo Medio Alto

1. Baja Bajo Bajo Medio

1. Bajo 2. Medio 3. Alto

|---

----

----

----

----

----

----

----

----

----

----

----

----

---P

RO

BA

BIL

IDA

D--

----

----

----

----

----

----

----

----

----

----

----

----

---|

|---------------------------------------------------------------------------IMPACTO---------------------------------------------------------------------------|

Los tres (3) niveles de criticidad de los riesgos residuales resultaron de la

combinación de los criterios de impacto y probabilidad de ocurrencia, tal como se

muestra en la tabla siguiente (el resultado final de la criticidad del riesgo se indica

en la última columna):

- Riesgos Altos

- Riesgos Medios

- Riesgos Bajos

Posteriormente, se obtuvieron mapas de riesgos por cada proceso crítico, a fin de

presentar gráficamente la criticidad de los riesgos identificados, según el área en

la que se ubiquen (área roja = riesgos altos, área amarilla = riesgos moderados,

área verde = riesgos bajos).

Finalmente, se determinaron los planes de acción necesarios para fortalecer los

controles existentes o diseñar nuevos controles que prevengan o detecten riesgos.

Los planes de acción propuestos tienen como finalidad adoptar una estrategia de

respuesta al riesgo, la cual puede ser:

- Evitar el riesgo: Dejar de realizar la actividad que genera el riesgo.

de 125

- Mitigar el riesgo: Implica tomar medidas para disminuir el impacto del riesgo.

- Reducir el riesgo: Implica tomar medidas de prevención, para reducir la

probabilidad de ocurrencia.

- Compartir o transferir el riesgo: Trasladar el impacto y la respuesta a un

tercero.

- Asumir/aceptar/retener el riesgo: Aceptar la pérdida residual que implica el

riesgo, por conservarlo sin tomar ninguna acción adicional más que su

adecuado monitoreo.

A continuación se presenta una tabla resumen con los resultados obtenidos de la

identificación, valoración y respuesta al riesgo de los procesos críticos de INGEMMET:

Proceso # Riesgos

Riesgos Altos

Riesgos Moderados

Riesgos Bajos

Código Nombre

1 Planeamiento y Presupuesto 12 - 5 7

2 Gestión de Sistemas de la Información

19 6 6 7

3 Gestión de Derecho de Vigencia 11 1 4 6

4 Gestión de Investigación Geológica

18 9 8 1

5 Gestión Financiera 21 - 1 20

6 Gestión de Otorgamiento de Concesiones Mineras

10 6 0 4

7 Gestión Logística 30 13 5 12

8 Gestión de Personal 23 - 3 20

TOTAL 144 35 32 77

Tal como se puede apreciar, fueron identificados 144 riesgos, de los cuales 35 resultaron

altos, 32 moderados y 77 bajos. El resultado final se obtuvo de la conjugación de los criterios

de impacto y probabilidad de ocurrencia.

de 125

24.31%

22.92%

52.78%

Consolidado

Riesgos Altos

Riesgos Moderados

Riesgos Bajos

0%

50%

50%


Riesgos Altos

Riesgos Moderados

Riesgos Bajos

A continuación se presentan gráficos que muestran la criticidad de los riesgos a nivel

consolidado y por procesos:

de 125

31.58%

31.58%

36.84%

Gestión de Sistemas de la Información

Riesgos Altos

Riesgos Moderados

Riesgos Bajos

9.09%

36.36%

54.55%

Gestión de Derecho de Vigencia

Riesgos Altos

Riesgos Moderados

Riesgos Bajos

de 125

50.00%

44.44%

5.56%

Gestión de Investigación Geológica

Riesgos Altos

Riesgos Moderados

Riesgos Bajos

0.00%

4.76%

95.24%

Gestión Financiera

Riesgos Altos

Riesgos Moderados

Riesgos Bajos

de 125

60.00%

0.00%

40.00%

Gestión de Otorgamiento de Concesiones Mineras

Riesgos Altos

Riesgos Moderados

Riesgos Bajos

43.33%

16.67%

40.00%

Gestión Logística

Riesgos Altos

Riesgos Moderados

Riesgos Bajos

de 125

0.00%

13.04%

86.96%

Gestión de Personal

Riesgos Altos

Riesgos Moderados

Riesgos Bajos

de 125

El resultado del proceso de identificación, valoración y respuesta a los riesgos ha sido

documentado en las matrices de riesgos y controles de los procesos críticos que se presentan

en las siguientes páginas. En dichas matrices se encuentra el inventario de riesgos, sus

controles asociados, responsables y estrategia para afrontar el riesgo.

A su vez, se presentan las tablas de puntuación de los criterios de evaluación de riesgos y los

mapas de riesgos, donde se incluyen los riesgos y controles de cada proceso.

Diagrama metodológico general para el diseño y ejecución de los planes de acción del SCI

Planes de Acción

Revisar planes de

acción a una fecha

determinada

Programar reuniones

independientes con los

responsables para

conocer el status de las

acciones

Sostener reuniones

independientes y

solicitar envios

Evidencias

(políticas,

procesos)

¿Acciones

cumplidas dentro de

plazos?

Preguntar las causas y

proponer acciones

correctivas. Evaluar

cumplimiento en un

futuro.

Actualizar planes de

acción con nuevo status

Programar y sostener

reunión con Comité de

Control Interno para

exponer status

Difundir la acción

implementada y agregar

en inventario de

controles (de aplicar)

Monitorear la adecuada

implementación de la

acción

Fin

Inicio

No

Si

Planes de acción.

actualizados

de 125

2.4 Resultados de la evaluación de riesgos a nivel de procesos

de 125

1. Gestión de Planeamiento y Presupuesto

RIESGO CONTROL OPORTUNIDAD DE MEJORA

Código del

Riesgo Descripción del Riesgo

Tipo de Riesgo

Evaluación del Riesgo Inherente

Código de

control Descripción del control

Responsable del control

Frecuencia del control

Tipo de control:

Preventivo/ Detectivo

Naturaleza del Control

Evaluación del Riesgo Residual OM

Responsables de la OM

Calificación del riesgo


Código del

riesgo Descripción del riesgo

Estratégico / Cumplimiento

/ Operacional /

TI / Financiero o De Reporte

Priorización de riesgos

Código del

control

Descripción del control. Incluir: Quién realiza el control (cargo), Cuándo lo realiza

(frecuencia), Cómo lo realiza (especificar), Dónde se deja evidencia de su realización.

Cargo del responsable del control

Cada vez que sucede,

Diario, Semanal,

Quincenal, Mensual,

Trimestral, Semestral,

Anual

Preventivo / Detectivo

Manual / Automático /

Semiautomático


Descripción de la actividad

Cargo de los responsables de realizar la

actividad

1 R1

Que se vea perjudicada la imagen de la Institución, la operatividad y/o se produzcan recortes presupuestales debido a que no se ejecuten los gastos presupuestados.

Financiero Medio 1 C1

Anualmente, el Especialista en Presupuesto y Finanzas elabora el presupuesto proyectado para el año siguiente, basado en el comportamiento anual de la ejecución del presupuesto del año anterior, el cual es sujeto a evaluación por parte de la Dirección Nacional de Presupuesto Público mediante la revisión en el sistema SIAF de la ejecución acumulada del presupuesto, dejando como resultado un documento llamado reporte presupuestal.

Especialista de

Presupuesto y Finanzas

Anual Preventivo Manual Bajo N/A N/A

1 R2

Que existan reprocesos o no se puedan ejecutar las iniciativas estratégicas de las Unidades Orgánicas debido a que no haya una adecuada Planificación del Presupuesto Institucional debido a que los requerimientos de las áreas a ser incluidos en los Cuadros de Necesidades no correspondan a lo establecido en el plan estratégico.

Financiero Bajo

1 C2

Anualmente, cada área usuaria plasma sus requerimientos en un Cuadro de Necesidades, el cual es revisado con la Dirección de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto (OPP) con la finalidad de verificar que las áreas usuarias no están excediendo el presupuesto asignado, dejando como evidencia un informe de aprobación de requerimientos del Cuadro de Necesidades.

Directora de la Oficina de

Planeamiento y

Presupuesto

Anual Preventivo Manual

Bajo N/A N/A

1 C3

Anualmente, luego de la aprobación del Presupuesto Institucional Anual, la Unidad de Logística junto con las demás áreas usuarias realizan una última modificación al Cuadro de Necesidades para poder elaborar la versión final del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones (PAC). Esta modificación se basa en priorizar las compras que necesita cada área usuaria en el Cuadro de Necesidades.

Cada unidad orgánica

Operador de Logística


1 R3

Que no se pueda realizar una estimación confiable de los gastos presupuestales de la Institución debido a que los gastos del periodo anterior no fueron ejecutados oportunamente.


Cada vez que el área usuaria solicita una certificación presupuestal, el Especialista en Presupuesto y Finanzas identifica en el INGEADMIN la fecha de inicio del proceso de convocatoria, para determinar si es un gasto que corresponde al año en curso o a un gasto de un periodo anterior que es financiado con recursos del año vigente.

Especialista de


Cada vez que sucede

Detectivo Manual Medio

O.M.1.1 Formalizar e incluir dentro del Procedimiento de Contratación de Bienes y Servicios la elaboración de un reporte mensual de gastos de otro periodo en el que se identifiquen aquellos gastos que corresponden a períodos anteriores pero que se están ejecutando con recursos del año vigente.

Directora de Planeamiento y

Presupuesto

de 125

1 R4

Que ocurran desviaciones presupuestales no identificadas debido a errores de digitación en el ingreso de la información en los sistemas INGEADMIN y SIAF.


Cada vez que se solicita una certificación presupuestal a través del INGEADMIN, el Especialista de Presupuesto y Finanzas revisa la aplicación correcta del gasto, la afectación a la oficina y/o unidad y a la meta POI correcta; además, verifica que la partida presupuestaria esté incluida en el Plan Anual de Adquisiciones Contrataciones, y que cuente con presupuesto asignado y aprobado. Luego envía la solicitud a la Directora de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto, quien aprueba la certificación y elabora un memorándum de aprobación, el cual se adjunta al expediente de compras. El Especialista de Presupuesto y Finanzas se aprueba y libera la certificación presupuestal a través del INGEADMIN.

Especialista de


Cada vez que sucede

Preventivo Manual Bajo N/A N/A

1 R5

Que ocurran desbalances en el presupuesto debido a que la información utilizada como inputs no sea la adecuada (incompleta, incorrecta y/o inoportuna) para la elaboración del presupuesto.

Financiero Bajo

1 C6

Anualmente, el Jefe de la Unidad de Logística aprueba el Plan Anual de Contrataciones, en el que se incluye el cuadro de necesidades de cada unidad con un valor referencial de compra acorde al mercado, el cual es obtenido del catálogo de bienes y servicios del INGEMMET, dejando como evidencia el documento firmado por el Jefe de la Unidad de Logística.

Jefe unidad Logística


Bajo

O.M.1.2 Evaluar la posibilidad de la conformación de un comité evaluador que esté encargado de validar las solicitudes de certificación presupuestal enviadas a Oficina de Planeamiento y Presupuesto (estableciendo montos mínimos para priorizar las solicitudes más significativas). El comité deberá programar reuniones para analizar, evaluar y validar la información que se recibe de las Unidades Orgánicas para la elaboración del presupuesto anual.


Presupuesto

1 C7

El Operador de Logística envía una solicitud de certificación presupuestal al Especialista de Presupuesto y Finanzas, de modo que pueda verificar que la desviación del valor referencial inicial no supere el 20% del presentado por logística para poder aprobar dicha solicitud, dejando como evidencia el documento aprobado y/o denegado adjunto al expediente.

Especialista de


Cada vez que sucede

Detectivo Manual

1 R6

Que ocurran perjuicios económicos o posibles fraudes debido a que se realicen aprobaciones y desembolsos de partidas presupuestarias sin que hayan sido aprobadas por las instancias correspondientes.


Cada vez que se solicita una certificación presupuestal a través del INGEADMIN, el Especialista de Presupuesto y Finanzas revisa la aplicación correcta del gasto, la afectación a la oficina y/o unidad y a la meta POI correcta; además, verifica que la partida presupuestaria esté incluida en el Plan Anual de Adquisiciones Contrataciones, y que cuente con presupuesto asignado y aprobado. Luego envía la solicitud a la Directora de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto, quien aprueba la certificación y elabora un memorándum de aprobación, el cual se adjunta al expediente de compras. El Especialista de Presupuesto y Finanzas se aprueba y libera la certificación presupuestal a través del INGEADMIN.

Especialista de


Cada vez que sucede

Preventivo Manual Bajo

O.M.1.3 Evaluar la posibilidad de incluir en el Procedimiento de Contratación de Bienes y Servicios del INGEMMET una sección que formalice la revisión de compras no programadas dentro del Plan Anual de Contrataciones, en el que se consideren: - Flujo de Aprobaciones - Monto máximo de las Compras. - Requisitos necesarios para la aprobación de la compra. - Memorándum en el que se sustente la causa de la no programación de dicha compra


Presupuesto

1 R7

Que ocurran perjuicios económicos y/o acciones de fraude debido a que las solicitudes de certificación presupuestal ingresadas al sistema no guarden relación con las órdenes de servicio/compra existentes.


Diariamente, el Especialista en Presupuesto y Finanzas realiza una comparación entre las certificaciones solicitadas por SIAF y las órdenes de compra u órdenes de servicio que figuran en el sistema INGEADMIN, verificando así que cada una de ellas esté asociada a la certificación correcta.

Especialista de


Diario Detectivo Semiautomático Bajo

O.M.1.4 Elaborar un reporte en Excel en el que se pueda hacer posible la evidencia de la revisión efectuada por el Especialista de Presupuesto y Finanzas, en que figure como mínimo: - N° Certificación Presupuestal - Fecha de Certificación Presupuestal - Proceso de compra asociado - Operador logístico - Centro de Costo

Especialista de Planeamiento y

Presupuesto

de 125

1 R8

Que se generen ineficiencias operativas debido a errores en el ingreso del presupuesto al sistema.

Financiero Bajo N/A No hay control Bajo

O.M.1.5 Evaluar la posibilidad de automatizar la interconexión entre SIAF e INGEADMIN; es decir, que exista una migración automática del presupuesto del SIAF al INGEADMIN, luego de ejecutar la operación presupuestal. Asimismo, que las transferencias presupuestales se efectúen de manera sincronizada en el SIAF e INGEADMIN.


Presupuesto

1 R9

Que se generen ineficiencias operativas producto de una falta de correspondencia entre la ejecución del presupuesto y el cumplimiento del Plan Operativo Institucional (POI).

Financiero Alto

1 C9

Dentro de los 10 días calendarios de finalizado el trimestre, las distintas unidades orgánicas realizarán la evaluación del avance del cumplimiento de las acciones programadas en el Plan Operativo Institucional (POI), dejando como evidencia el registro de la información en el INGEADMIN y remitida de forma impresa con el visto correspondiente a la Oficina de Planeamiento y Presupuesto. Paralelamente en los meses de Marzo y agosto, las diferentes unidades orgánicas deben remitir a la OPP los indicadores de desempeño, a fin de evaluar los niveles de eficiencia y eficacia del gasto institucional.

Cada unidad orgánica

Trimestral Preventivo Manual Bajo N/A N/A

1 C10

En los meses de Marzo y Agosto, las diferentes Unidades Orgánicas deben remitir a la Directora de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto los indicadores de desempeño, a fin de evaluar los niveles de eficiencia y eficacia del gasto institucional. La evaluación del presupuesto es publicada en la página web del Ministerio de Economía y Finanzas y remitida al congreso de la República y a la Contraloría General de la República.

Directora de la Oficina de

Planeamiento y

Presupuesto

Semestral Preventivo Manual Bajo N/A N/A

1 R10

Que no se ejecute el presupuesto debido a que no se reporte oportunamente el retraso en el cumplimiento del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones (PAC).

Financiero Alto 1 C11

Cada vez que la Unidad de Logística solicita la certificación presupuestal de un proceso del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones, posterior a su aprobación, el Especialista de Presupuesto y Finanzas registra en un archivo de Excel el número de certificación presupuestal generado en SIAF e INGEADMIN, fecha de entrega, tipo de compra y operador logístico para poder hacer seguimiento a las Certificaciones Presupuestales aprobadas.

Especialista de


Cada vez que sucede

Preventivo Manual Medio

O.M.1.6 El archivo en Excel de consolidación de certificaciones presupuestales deberá ser enviado por el Especialista de Presupuesto y Finanzas a la Directora de Planeamiento y Presupuesto para informar acerca del status de cada certificación presupuestal. Una vez revisado y aprobado por la Directora de Planeamiento y Presupuesto, dicho reporte deberá ser enviado al jefe de la Unidad de Logística para realizar el seguimiento correspondiente.

Especialista de Planeamiento y Presupuesto/ Directora de


1 R11

Que existan modificaciones en el desarrollo de las actividades establecidas en el Plan Estratégico Institucional (PEI) debido a intereses políticos o requerimientos del Gobierno.

Financiero Medio N/A No hay control Medio

O.M.1.7 Se recomienda evaluar la emisión de una Resolución de Presidencia que establezca que el Consejo Directivo de la institución deberá participar en el proceso de toma de decisión para la definición de cualquier modificación en el desarrollo de las actividades establecidas en el PEI, y que deberá informarse de manera oportuna a las Unidades Orgánicas que se vean afectadas por dichas modificaciones. Asimismo, deberá considerarse que dichas variaciones sean actualizadas oportunamente en el documento del PEI.

Consejo Directivo

de 125

1 R12

Que la institución vea obstaculizada la mejora de la calidad de sus procesos debido a que aún persisten brechas significativas como deficiencias en la infraestructura.

Financiero Alto N/A No hay control Medio

O.M.1.8 Llevar a cabo un estudio que recoja qué deficiencias de infraestructura existen actualmente en la institución y cuál es su dimensión (en función a su magnitud/costo y al impacto que tienen en el desarrollo de las actividades de la institución). Elaborar un plan de acción para el siguiente año que permita priorizar la subsanación de aquellas deficiencias que implican un menor esfuerzo y gasto pero que impactan positivamente en la aproximación al cumplimiento de los estándares de calidad, procurando que en un período de un año pueda alcanzarse lo requerido para obtener las certificaciones de calidad deseadas. Presentar tanto el estudio como el plan de acción ante el Consejo Directivo de modo que se obtenga la aprobación para su implementación.

Directora de Planeamiento y Presupuesto /

Consejo Directivo

de 125

Evaluación del Nivel de Riesgo

Cód. Evaluación del riesgo inherente Evaluación del riesgo residual

Probabilidad Impacto Probabilidad Impacto

1 R1 2 2.2 1.3 1.5

1 R2 1.3 1.7 1.7 1.7

1 R3 1.8 2 1.8 1.2

1 R4 1.8 2 1.2 1.3

1 R5 1.5 1.8 1.3 1.3

1 R6 1.8 2.2 1.0 1.0

1 R7 1.8 2 1.0 1.3

1 R8 1.2 1.5 1.2 1.2

1 R9 2.5 2.3 1.5 1.5

1 R10 2.7 3 2.2 2.2

1 R11 1.8 1.8 1.7 2.0

1 R12 2.2 2.7 1.8 2.0

Riesgo Inherente

Riesgo Residual

de 125



Código del


Tipo de Riesgo


Código de




Tipo de control:

Preventivo/ Correctivo


Evaluación del Riesgo Residual

Plan de Acción Responsables

Calificación del Riesgo


Código del



/ Operacional /


Priorización de Riesgos

Código del

control

Descripción del control. Incluir: Quién realiza el control (cargo), Cuándo lo realiza (frecuencia), Cómo lo realiza (especificar), Dónde se deja

evidencia de su realización.



Diario, Semanal,

Quincenal, Mensual,


Anual



Semiautomático




actividad

2. R1

Que no se cumplan con los objetivos establecidos en el Plan Estratégico de Tecnologías de la Información (PETI) por no considerar factores críticos en el proceso de planificación.

Estratégico Alto

2. C1

Cada dos años, la Dirección de Sistemas de la Información elabora el PETI en base a las necesidades tecnológicas de la institución, el cual es enviado al Consejo Directivo para su aprobación, dejando como evidencia de su conformidad una Resolución.

Directora de Oficina de

Sistemas de la

Información

Cada 2 años.

Preventivo Manual

Bajo

O.M.2.1 Reportar la revisión y modificación del PETI a la Secretaría General y/o Consejo Directivo, de modo que exista un alineamiento entre lo establecido en el PETI y los cambios en la estrategia/objetivos de la Alta Dirección.

Directora de Sistemas de la

Información

2. C2

Anualmente, la Dirección de la Oficina de Sistemas de la Información, en conjunto con la Dirección de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto, revisan el cumplimiento del PETI y analizan las modificaciones requeridas en función a los requerimientos de las áreas y las necesidades de mejoras internas.


Sistemas de la

Información


2. R2

Que ocurran desbalances en el cumplimiento del Plan de Mantenimiento y Desarrollo Anual (PMDA) de la Oficina de Sistemas de la Información por no considerar factores críticos en el proceso de planificación (por ejemplo instalación de nuevos locales).

Estratégico Alto

2. C3

En noviembre de cada año, todas las áreas envían sus requerimientos de mantenimiento para el siguiente año, vía memorándum, a la Oficina de Sistemas de la Información. A partir de lo cual, dicha Oficina elabora el PMDA, el cual es aprobado por la Directora de Sistemas de la Información y, en última instancia, por el Consejo Directivo.


Sistemas de la

Información


Bajo

O.M.2.2 Mensualmente, el Analista de Sistemas y la Directora de la Oficina de Sistemas de la Información sostendrán una reunión en la que se revisen los deadlines propuestos en el PMDA y su cumplimiento, dejando como evidencia un reporte con el status del PMDA aprobado por la Directora que incluya acciones inmediatas a implementar para subsanar y prevenir incumplimientos. O.M.2.3 Cada vez que se realice una modificación del alcance de una solicitud de asistencia del PMDA que involucre un mayor número de recursos para la institución y la ampliación del plazo de las asistencia, pasarán por un flujo de aprobaciones dejando como evidencia una firma electrónica del último aprobador.


Información

2. C4

Cuando un miembro del Equipo de Desarrollo responsable de una asistencia determina que el alcance del requerimiento debe ampliarse llena un formato de requerimiento de funcionalidades el cual es validado por el responsable y el usuario y enviado al Encargado del Equipo de Desarrollo; quien centraliza los formatos y modificaciones del PMDA.

Encargado del Equipo

de Desarrollo y

Sistemas

Cada vez que sucede

Correctivo Manual

2. C5

A inicios del año, la Dirección de la Oficina de Sistemas de la Información reporta el PMDA al Secretario General y a fin de año revisa con él su cumplimiento.


Sistemas de la

Información


2. R3

Que se generen reprocesos y desbalances en el Plan de Mantenimiento y Desarrollo Anual (PMDA) debido a que las áreas usuarias no especifiquen adecuadamente sus necesidades

Estratégico Medio 2. C3

En noviembre de cada año, todas las áreas hacen llegar sus requerimientos de mantenimiento vía memorándum para el siguiente año. A partir de lo cual la oficina de Sistemas de la Información elabora el PMDA, el cual es aprobado por la Directora de Sistemas de la Información y en última instancia por el Consejo Directivo.


Sistemas de la

Información

Anual Preventivo Manual Medio

O.M.2.2 Mensualmente, el Analista de Sistemas y la Directora de la Oficina de Sistemas de la Información deberán sostener una reunión en la que se revisen los deadlines propuestos en el PMDA y su cumplimiento, dejando como evidencia un reporte con el status del PMDA aprobado por la Directora que incluya acciones inmediatas a implementar para subsanar y prevenir incumplimientos. O.M.2.3 Cada vez que se realice una modificación del alcance de una solicitud de asistencia del PMDA


Información

de 125

2. C4



de Desarrollo y

Sistemas

Cada vez que sucede

Correctivo Manual

que involucre un mayor número de recursos para la institución y la ampliación del plazo de las asistencia, deberá pasar por un flujo de aprobaciones dejando como evidencia una firma electrónica del último aprobador.

2. R4

Que no se cumpla con lo establecido en el Plan de Mantenimiento y Desarrollo Anual (PMDA) debido a que no se realiza un adecuado seguimiento.

Estratégico Alto 2. C5

A inicios del año, la Dirección de la Oficina de Sistemas de la Información reporta el PMDA al Secretario General y a fin de año se revisa con él su cumplimiento

Directora de la Oficina de Sistemas de

la Información.

Anual Preventivo Manual Alto

O.M.2.2 Mensualmente, el Analista de Sistemas y la Directora de la Oficina de Sistemas de la Información deberán sostener una reunión en la que se revisen los deadlines propuestos en el PMDA y su cumplimiento, dejando como evidencia un reporte con el status del PMDA aprobado por la Directora que incluya acciones inmediatas a implementar para subsanar y prevenir incumplimientos.


Información

2. R5

Qu se incrementen los gastos de mantenimiento por exceder la cantidad de mantenimientos programados en el Plan de Mantenimiento y Desarrollo Anual (PMDA).

Operacional Medio

2. C4



de Desarrollo y

Sistemas

Anual Correctivo Manual

Medio

O.M.2.2 Mensualmente, el Analista de Sistemas y la Directora de la Oficina de Sistemas de la Información deberán sostener una reunión en la que se revisen los deadlines propuestos en el PMDA y su cumplimiento, dejando como evidencia un reporte con el status del PMDA aprobado por la Directora que incluya acciones inmediatas a implementar para subsanar y prevenir incumplimientos. O.M.2.3 Cada vez que se realice una modificación del alcance de una solicitud de asistencia del PMDA que involucre un mayor número de recursos para la institución y la ampliación del plazo de las asistencia, deberá pasar por un flujo de aprobaciones dejando como evidencia una firma electrónica del último aprobador.


Información 2. C5

A inicios del año, la Dirección de la Oficina de Sistemas de la Información reporta el PMDA al Secretario General y a fin de año se revisa con él su cumplimiento


la Información.


2. C6

Cada vez que se recibe una solicitud de asistencia, dependiendo de su área de expertisse, la persona designada coordina con el usuario para entender a detalle la solicitud. En función a ello se plantea un tiempo estimado, se determina la prioridad y se definen las condiciones de la atención.


de Desarrollo y

Sistemas

Cada vez que sucede

Preventivo Manual

2. R6

Que no se atiendan de manera oportuna las solicitudes de mayor importancia debido a que no existe un flujo de aprobaciones que asegure la prioridad de las mismas ni un sistema de categorización de prioridad de solicitudes.

Operacional Alto 2. C6

Cada vez que se recibe una solicitud, dependiendo de su área de expertisse, la persona designada coordina con el usuario para entender a detalle la solicitud. En función a ello se plantea un tiempo estimado, se determina la prioridad y se definen las condiciones de la atención.


de Desarrollo y

Sistemas

Cada vez que sucede

Preventivo Manual Alto

O.M.2.4 Generar un reporte diario en el que se muestren las solicitudes ordenadas por prioridad, el cual deberá ser validado por el Analista de Sistemas. O.M.2.5 Desarrollar un instructivo y/o documento interno en el que se establezcan solicitudes de atención tipo y la clasificación de prioridad que se les debe asignar.


Información

2. R7

Que se incurran en sobretiempos no aprobados o no reportados debido a que las modificaciones al alcance de las solicitudes de asistencia sin contar con una aprobación previa plasmadas en el formato de requerimiento de funcionalidades no atraviesen por un flujo de aprobación.

Operacional Medio 2. C4



de Desarrollo y

Sistemas

Cada vez que sucede

Correctivo Manual Bajo

O.M.2.3 Cada vez que se realice una modificación del alcance de una solicitud de asistencia del PMDA que involucre un mayor número de recursos para la institución y la ampliación del plazo de las asistencia, deberá pasar por un flujo de aprobaciones dejando como evidencia una firma electrónica del último aprobador.


Información

2. R8

Que existan reprocesos debido a que la conformidad del servicio no esté enlazada automáticamente a la solicitud del mismo.


Unavez atendida la solicitud de asistencia, el usuario solicitante envía un correo electrónico a la Directora de sistemas de la Información dando la conformidad del servicio.


la Información.

Cada vez que sucede


O.M.2.4 Generar un reporte diario en el que se muestren las solicitudes ordenadas por prioridad, el cual deberá ser validado por el Analista de Sistemas. O.M.2.6 Registrar en el reporte diario de atención de solicitudes el status de atención de las mismas. Si la solicitud fue atendida y es conforme, se deberá hacer referencia al documento que da conformidad a las solicitudes. Si aún no ha sido atendida dicha solicitud aparecerá como pendiente.


Información

de 125

2. R9

Que no se cumplan con los objetivos del área debido a que no se cuenta con el personal suficiente

Estratégico Alto N/A No hay Control Alto

O.M.8.9 Realizar un análisis de la carga de trabajo mediante el cálculo de FTE´s, en base a las actividades actuales de la unidades orgánicas. A partir de este análisis, rediseñar la estructura organizacional de dichas unidades considerando la inclusión de nuevos puestos donde corresponda. Deberá elaborarse el perfil de dichos puestos nuevos e iniciar los procesos de contratación respectivos.


2. R10

Que existan ineficiencias o retrasos en las operaciones de la oficina debido a que las actividades claves relacionadas al mantenimiento de las herramientas y desarrollos tecnológicos, se encuentren concentradas en pocas personas generando cuellos de botella.

Operacional Alto 2.C8

En base a las actividades actuales y cada vez que atraviesan por alguna modificación, la Directora de Sistemas de la Información, delega nuevas responsabilidades a los integrantes de su Oficina,. La delegación de las nuevas labores las realiza vía correo electrónico


la Información.

Cada vez que sucede


O.M.8.8 Elaborar un análisis de Segregación de Funciones sobre las actividades de los procesos críticos de la institución.(Ver O.M.5 del PLAN DE TRABAJO DE IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO).La evaluación deberá plasmarse en matrices de segregación de funciones, identificando y evaluando al personal responsable de las fases de un proceso: - Autorización - Procesamiento - Revisión - Control - Custodia - Registro de Operaciones - Archivo de la Documentación.


2. R11

Que se generen ineficiencias en las operaciones debido a las brechas existentes en la integración de los sistemas de información de las dos entidades fusionadas. (INGEMMET y INAAC)

Operacional Alto N/A No hay Control Alto

O.M.2.7 - Integrar las políticas de cada sistema de gestión en una política única de sistema integrado de gestión (es decir, que se siga el mismo “reglamento” para la administración de ambos sistemas). Integrar en un único Manual de Gestión la documentación de los sistemas de gestión que se aplican. - Definir las responsabilidades y funciones del personal relacionado con los procesos críticos para la gestión de todos los aspectos que cubre el sistema integrado (calidad, medio ambiente, salud y seguridad ocupacional, etc.). Es recomendable separar funciones por procesos y no por sistemas.


Información

de 125

2. R12

Que existan retrasos o paralizaciones debido a cortes en el suministro de energía eléctrica.


De acuerdo a lo establecido en el Procedimiento de Generación de copias de respaldo y recuperación de la información, el responsable de la gestión de respaldo realiza un back up diario de la información dejando como evidencia una cinta de respaldo. Semanalmente, dicho respaldo es trasladado a Hermes para su almacenamiento, dejando como constancia un acta de entrega de las cintas.

Responsable de la gestión de respaldo

Diario Preventivo Automático Alto

O.M.2.8 Evaluar la posibilidad de adquirir un grupo electrógeno, que se encienda de manera automática cada que hay alguna falla en el sistema eléctrico. O.M.2.9 Elaborar un Plan de Contingencias de los Sistemas de Información que comprenda el desarrollo de las siguientes actividades: - Analizar los riesgos de los sistemas críticos para determinar su nivel de tolerancia en caso de desastre o cualquier otra eventualidad - Definir un plan de recuperación que incluya el periodo crítico de recuperación y los sistemas que deben ser recuperados antes que se generen pérdidas significativas o irrecuperables. - Definir las variables para priorizar las aplicaciones /sistemas críticos y determinar el orden de atención éstos al momento de ocurrir un desastre. - Determinar el período de tiempo (horas, días, semanas) entre la declaración de desastre y el momento en el que el centro alternativo puede procesar las aplicaciones críticas. - Designar un Centro Alternativo de Proceso de Datos. - Definir los mecanismos para asegurar la capacidad de las comunicaciones. - Definir los seguros a contratarse para disminuir las pérdidas económicas y gastos en caso de ocurrir un desastre. Realizar pruebas para evaluar la viabilidad del plan de contingencia y ajustar su diseño de ser requerido. Definir al personal responsable de revisar periódicamente el plan de contingencia y actualizarlo de ser necesario.


Información

2. R13

Que existan ineficiencias en las operaciones debido a fallas en aquellos sistemas que no cuentan con un soporte técnico por parte del fabricante


En junio de cada año, la Directora de la oficina de Sistemas de la Información en conjunto con la oficina de Planeamiento y Presupuesto programa la adquisición de equipos para cada año en base a los requerimientos de las áreas y tendencias del mercado. Si de manera imprevista surge una necesidad adicional la Directora de la Oficina hace un informe que debe ser validado por el Secretario General


la Información.

Anual Preventivo Automático Medio

O.M.2.10 Elaborar un Programa Anual de Mantenimiento Preventivo (PAMP) y pruebas periódicas sobre el funcionamiento de los sistemas críticos. Esta actividad comprenderá la elaboración y reporte sobre el avance o cumplimiento del PAMP e informes con los resultados de las pruebas y firmas de los responsables de su ejecución.


Información

2. R14

Que se afecte negativamente la continuidad del negocio debido a una inadecuada gestión administrativa en la ejecución del Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones.

Alto 2.C10

En junio de cada año, la Directora de la oficina de Sistemas de la Información en conjunto con la oficina de Planeamiento y Presupuesto programa la adquisición de equipos para cada año en base a los requerimientos de las áreas y tendencias del mercado. Si de manera imprevista surge una necesidad adicional la Directora de la Oficina hace un informe que debe ser validado por el Secretario General


la Información.

Anual Preventivo Automático Medio

O.M.7.12 La Unidad de Logística deberá establecer reuniones mensuales con los directores de cada Unidad Orgánica para evaluar el cumplimiento de las fechas del PAAC, dejando como evidencia un acta de reunión en el que se reporte el avance y las modificaciones (de ser necesarias) a las fechas del PAAC, la cual tendrá que ser enviada a cada unidad.


2. R15

Que se pierda información crítica para la organización debido a fallas o ausencia de un proceso de recuperación de datos


De acuerdo a lo establecido en el Procedimiento de Generación de copias de respaldo y recuperación de la información, el responsable de la gestión de respaldo realiza un back up diario de la información dejando como evidencia una cinta de respaldo. Semanalmente, dicho respaldo es trasladado a Hermes para su almacenamiento, dejando como constancia un acta de entrega de las cintas.


Diario Preventivo Automático Alto

O.M.2.11 Incluir en el Procedimiento de Generación de copias de respaldo y restauración de la información la ejecución de pruebas periódicas de restauración de información respaldada. Dichas pruebas deben tener un responsable y dejar evidencia de su ejecución.

Dirección de Sistemas de la

Información

de 125

2. R16

Que ocurran pérdidas de información debido a que las cintas de respaldo no estén adecuadamente resguardadas.


De acuerdo a lo establecido en el "Procedimiento de Generación de copias de respaldo y recuperación de la información", el responsable de la gestión de respaldo realiza un back up diario de la información dejando como evidencia una cinta de respaldo. Semanalmente, dicho respaldo es trasladado a Hermes para su almacenamiento, dejando como constancia un acta de entrega de las cintas.


Diario Preventivo Automático Medio

O.M.2.9 Elaborar un Plan de Contingencias de los Sistemas de Información que comprenda el desarrollo de las siguientes actividades: - Analizar los riesgos de los sistemas críticos para determinar su nivel de tolerancia en caso de desastre o cualquier otra eventualidad - Definir un plan de recuperación que incluya el periodo crítico de recuperación y los sistemas que deben ser recuperados antes que se generen pérdidas significativas o irrecuperables. - Definir las variables para priorizar las aplicaciones /sistemas críticos y determinar el orden de atención éstos al momento de ocurrir un desastre. - Determinar el período de tiempo (horas, días, semanas) entre la declaración de desastre y el momento en el que el centro alternativo puede procesar las aplicaciones críticas. - Designar un Centro Alternativo de Proceso de Datos. - Definir los mecanismos para asegurar la capacidad de las comunicaciones. - Definir los seguros a contratarse para disminuir las pérdidas económicas y gastos en caso de ocurrir un desastre. Realizar pruebas para evaluar la viabilidad del plan de contingencia y ajustar su diseño de ser requerido. Definir al personal responsable de revisar periódicamente el plan de contingencia y actualizarlo de ser necesario.


Información

2. R17

Que ocurra pérdidas de información debido a que las tareas de respaldo de información no se culminen satisfactoriamente.


De acuerdo a lo establecido en el "Procedimiento de Generación de copias de respaldo y recuperación de la información", el responsable de la gestión de respaldo realiza un back up diario de la información dejando como evidencia una cinta de respaldo. Semanalmente, dicho respaldo es trasladado a Hermes para su almacenamiento, dejando como constancia un acta de entrega de las cintas.


Diario Preventivo Automático Bajo



Información

de 125

2. R18

Que existan pérdidas económicas / paralizaciones de las labores debido a que no se cuenta con un plan de contingencia en caso se presenten daños en el Data Center

Estratégico Alto N.A. No hay Control Medio



Información

2. R19

Que la confidencialidad e integridad de la información se vea afectada debida a una inadecuada administración de los accesos

Cumplimiento Alto 2.C11

De acuerdo a un formato establecido, las Direcciones de la institución solicitan los accesos a los sistemas, creación de usuarios y de contraseñas del personal nuevo. El Administrador se encarga de gestionar la activación de accesos y usuarios y solicita al usuario con copia a la Directora de la Oficina de Sistemas de la Información, la confirmación de la activación realizada.


la Información.

Cada vez que sucede

Preventivo Automático Bajo

O.M.2.12 En base al análisis de segregación de funciones y a los tipos de información existentes en la institución, elaborar perfiles de usuarios de sistemas definidos. Cada vez que se reciba, por parte de alguna Dirección, una solicitud de generación de accesos y activación de usuarios y con el solicitante deberá evaluar las funciones del puesto, características y condiciones de los perfiles de usuarios para determinar cuál será el que se le asignará al nuevo empleado. O.M.2.13 La Entidad evaluará: 1. Elaborar un Procedimiento formal sobre Gestión de Seguridad Lógica debidamente aprobado por el personal responsable. 2. Periódicamente realizar una revisión de personal cesado para verificar que existan cuentas de usuarios activas. 3. Para mantener una adecuada segregación de funciones, es necesario mantener separadas las funciones del administrador de la base de datos y del administrador de la seguridad del sistema, lo que implica que sean realizadas por personas distintas.


Información

de 125




2 R1 3.0 3.0 1.5 2.0

2 R2 2.0 2.5 1.5 2.5

2 R3 2.0 2.0 2.0 2.0

2 R4 2.5 3.0 2.0 2.5

2 R5 2.0 2.0 2.0 2.0

2 R6 2.5 2.5 2.0 2.5

2 R7 2.0 2.0 2.0 1.5

2 R8 2.5 2.0 1.0 2.0

2 R9 2.5 3.0 2.0 2.5

2 R10 2.0 3.0 1.5 2.0

2 R11 2.0 3.0 2.0 2.5

2 R12 2.5 3.0

2.0 2.5

2 R13 2.5 3.0 2.0 2.5

2 R14 2.5 3.0 2.0 2.0

2 R15 3.0 3.0 2.0 2.0

2 R16 3.0 3.0 2.0 2.5

2 R17 2.5 2.5 1.0 2.5

2 R18 2.5 2.5 1.0 2.0

2 R19 3.0 3.0 2.0 2.0

Riesgo Inherente

Riesgo Residual

de 125

3. Gestión de Derecho de Vigencia


Código del


Tipo de Riesgo


Código de




Tipo de control:

Preventivo/ Detectivo


Evaluación del Riesgo Residual Descripción de la actividad




Código del



/ Operacional /



Código del

control





Diario, Semanal,

Quincenal, Mensual,


Anual.



Semiautomático




actividad

3 R1

Posibles perjuicios económicos, reprocesos e impactos negativos en la imagen de la institución debido a que no se registre con exactitud la información de los petitorios entregada y generada.

Operacional Alto 3 C1

Cada vez que se registra un nuevo petitorio, el Ingeniero Analista ingresa al sistema SIDEMCAT y verifica que la información haya sido registrada correctamente de modo que se compruebe la validez de los pagos realizados por concepto de derecho de vigencia; para ello, compara que la información del expediente físico del petitorio y lo registrado en el sistema por la Unidad de Administración de Archivo (UADA) coincidan. De ser correcto, el expediente físico es firmado por el Ingeniero Analista.

Ingeniero Analista

Cada vez que sucede

Detectivo Semiautomático Medio

O.M.3.1 Trimestralmente, el Director de Derecho de Vigencia realizará un muestreo aleatorio del universo de petitorios mineros ingresados al SIDEMCAT por la Unidad de Administración de Archivos, con la finalidad de verificar que todos los datos ingresados por UADA hayan sido registrados de manera correcta y oportuna. Como resultado de esta verificación, el Director de Derecho de Vigencia deberá elaborar un Memorándum en el que se informe los resultados de su revisión a UADA, una vez consensuado el resultado de la revisión, el memorándum será elevado a la Oficina de Administración.

Director de Derecho de

Vigencia

3 R2

Posibles perjuicios económicos debido a que el petiorio prosiga el proceso de trámite a pesar que los pagos efectuados por los administrados sean por un monto menor al que corresponde.

Operacional Medio 3 C1

Cada vez que se registra un nuevo petitorio, el Ingeniero Analista ingresa al sistema SIDEMCAT y verifica que la información haya sido registrada correctamente de modo que se compruebe la validez de los pagos realizados por concepto de derecho de vigencia; para ello, compara que la información del expediente físico del petitorio y lo registrado en el sistema por la Unidad de Administración de Archivo (UADA) coincidan. De ser correcto, el expediente físico es firmado por el Ingeniero Analista.

Ingeniero Analista

Cada vez que sucede

Detectivo Semiautomático Bajo N/A N/A

3 R3

Posibles perjuicios económicos debido a que no se realice un adecuado seguimiento de aquellas concesiones otorgadas que incurran en penalidad según el Art 40° de la Ley General de Minería.

Operacional Bajo

3 C2

Anualmente, la Dirección General de Minería elabora el Inventario de Pasivos Mineros, el cual es enviado a la Dirección de Derecho de Vigencia, en dicho reporte se identifican a todos aquellos administrados que no cumplieron con la producción mínima anual al septimo año de haber adquirido el título de concesión. Luego de recibido el reporte, el Ingeniero Analista, ingresará y registrará en SIDEMCAT los datos obtenidos del reporte.

Dirección General de

Minería Anual Detectivo Semiautomático

Bajo N/A N/A

3 C3

Anualmente, la Dirección de Derecho de Vigencia elabora el Padrón Minero junto con la Dirección de Concesiones Mineras, Dirección de Catastro Minero, Oficina de Asesoría Jurídica, Unidad de Administración Documentaria y Archivo, Dirección General de Minería, FONAFE y otros. En el Padrón Minero se informa sobre aquellos titulares que han incurrido en penalidad por no cumplir con la producción mínima, así como aquellos que han incurrido en caducidad por no cancelar la penalidad.

Dirección de Derecho de

Vigencia Anual Detectivo Semiautomático

de 125

3 C4

Luego de la publicación del Padrón Minero en la página web de INGEMMET, la Dirección de Derecho de Vigencia, junto con la Presidencia de INGEMMET, determinan a través de la Resolución de Presidencia N°181-2014 la relación de derechos mineros cuyos titulares no cumplieron con pagar la penalidad del ejercicio anterior, la misma que es publicada en el Diario El Peruano.

Dirección de Derecho de

Vigencia Anual Detectivo Semiautomático

3 R4

Posibles sanciones debido a que lo recogido en la ley no comprende adecuadamente el funcionamiento del sistema con respecto al dinero no distribuido debido a una retención temporal de distribución o por causas de no solicitud de devolución.

Estratégico Alto N/A No hay Control Alto

O.M.3.2 En coordinación con el Consejo Directivo, evaluar la posibilidad de presentar una solicitud de modificación de la Ley con respecto a la distribución inmediata del dinero recaudado por derecho de vigencia que debería ser devuelto y no es solicitado al momento por el titular, ya que genera ineficiencias en el proceso una vez que dicho titular decide solicitar la devolución del dinero.

N/A

3 R5

Que se generen inconsistencias de los pagos debido a errores / omisiones en el registro manual de los abonos y los certificados de devolución, tanto en la Sede Central del INGEMMET como en las Oficinas Descentralizadas.


Cada vez que se ingresa una solicitud de petitorio y pago de derecho de vigencia, el Ingeniero Analista realiza una verificación de consistencia de pago, basada en la comparación de los pagos de derecho de vigencia registrados en el SIDEMCAT y los estados de cuenta de los bancos, luego se verifican aquellos pagos que no coinciden contra el comprobante de pago físico.

Ingeniero Analista

Cada vez que sucede


3 R6

Que existan perjuicios económicos debido al uso y la emisión de certificados de devolución duplicados.

Cumplimiento Medio 3 C6

Cada vez que un administrado presenta un certificado de devolución como documento de pago, el Ingeniero Analista ingresa al aplicativo del SIDEMCAT llamado Consulta de Devoluciones para verificar que el certificado de devolución no haya sido utilizado dos veces.

Ingeniero Analista

Cada vez que sucede

Detectivo Semiautomático Bajo

O.M.3.3 La Dirección de Derecho de Vigencia deberá elaborar una base de datos en la que se registren y contabilicen todos los certificados de devolución emitidos por dicha Dirección. Asimismo, en coordinación con la Oficina de Sistemas de la Información, deberá evaluar la posibilidad de crear un módulo en el SIDEMCAT que permita verificar los datos de cada documento ingresando el número de certificado. El módulo deberá permitir al usuario de Concesiones Mineras ingresar el número de petitorio al que el certificado de devolución está siendo aplicado.


Vigencia

3 R7

Que se generen posibles contingencias legales debido al desconocimiento de la procedencia de depósitos por montos significativos.

Cumplimiento Medio N/A No hay Control Medio

O.M.3.4 Mensualmente, el Ingeniero Analista deberá solicitar el estado de cuenta bancario de las cuentas que mantiene con las diferentes entidades para realizar la verificación de los abonos realizados en dichas cuentas, para así poder identificar si se realizó algún abono significativo del cual no se conozca su procedencia, dejando como evidencia un reporte de verificación de los Estados de Cuenta entregado al Director de Derecho de Vigencia.

Ingeniero Analista

3 R8

Que no se cobre correctamente lo correspondiente a los pagos por derecho de vigencia debido a que los titulares han sido registrados en la condición empresarial incorrecta (Régimen General, Pequeño Productor Minero y/o Productor Minero Artesanal).

Operacional Bajo 3 C7

Cada vez que un administrado presenta los requisitos para formular un petitorio minero deberá presentar al encargado de Mesa de Partes de la sede Central del INGEMMET o de las Oficinas Desconcentradas del INGEMMET el comprobante de pago original del derecho de trámite, más dos copias simples, este pago puede realizarse en la Caja del INGEMMET o en la Cuenta Corriente del Banco de la Nación, y el certificado de la condición empresarial del administrado.

Ingeniero Analista

Cada vez que sucede


de 125

3 C8

Cada vez que ingresa un petitorio, el Ingeniero Analista verifica que el certificado de condición empresarial presentado por el administrado sea original, revisando el certificado original y comparándolo con lo registrado en el SIDEMCAT. Luego de comprobar la validez del documento, éste es adjunto al expediente del petitorio y es enviado a la Dirección de Concesiones Mineras.

Encargado de Mesa de Partes

Cada vez que sucede

Preventivo Manual

3 R9

Que se generen posibles afectaciones a la legalidad debido a que no se consideren adecuadamente los criterios de distribución de acuerdo a lo establecido en la Ley N° 28327, respecto de los porcentajes de distribución a los Gobiernos Locales, Ministerio de Energía y Minas, INGEMMET.


El Especialista Economista programa el SIDEMCAT con porcentajes establecidos permanentemente para la distribución, de acuerdo a lo establecido en la Ley N° 28327 dejando como evidencia una publicación en el diario El Peruano de los porcentajes distribuidos.

Especialista Economista

Cada vez que sucede

Detectivo Automático Bajo N/A N/A

3 R10

Que existan reprocesos debido a errores de transferencia de la distribución por parte de la institución financiera responsable


Cada vez que se realiza la distribución de los fondos recaudados, el Asistente Administrativo genera oficios de distribución enviados a los Gobiernos Regionales para notificar el pago, asimismo, una vez distribuido el dinero, se publica en el Diario El Peruano los montos distribuidos.

Asistente administrativo

Cada vez que sucede

Detectivo Automático Medio N/A N/A

3 R11

Que se generen ineficiencias operativas debido a que no se pueda caducar los petirorios de manera oportuna debido a la utilización de recursos legales que impiden la caducidad por parte de las compañías mineras.

Operacional Medio N/A No hay Control Medio

O.M.3.5 En coordinación con el Consejo Directivo, evaluar la posibilidad de presentar una solicitud de modificación de la Ley respecto de los recursos legales que amparan a los Administrados en caso el Petitorio presentado incurra en caducidad, considerando que los plazos y mecanismos establecidos pueden retrasar y generar reprocesos a la Dirección de Derecho de Vigencia.

N/A

de 125


Cód.

Evaluación del riesgo inherente Evaluación del riesgo residual


3 R1 3.0 3.0 2.0 2.0

3 R2 3.0 1.0 2.0 1.0

3 R3 1.0 1.0 1.0 1.0

3 R4 2.0 3.0 2.0 3.0

3 R5 3.0 3.0 1.0 2.0

3 R6 1.0 3.0 1.0 2.0

3 R7 1.0 3.0 1.0 3.0

3 R8 1.0 1.0 1.0 1.0

3 R9 1.0 3.0 1.0 1.0

3 R10 1.0 3.0 1.0 3.0

3 R11 1.0 3.0 1.0 3.0

Riesgo Inherente Impacto

Probabilidad

Riesgo Inherente Impacto

Probabilidad

Probabilidad

de 125



Código del

Riesgo Descripción del riesgo

Tipo de Riesgo


Código de




Tipo de control:



Evaluación del Riesgo Residual OM Responsable



Código del



/ Operacional /



Código del

control




Cada vez que sucede, Diario,

Semanal, Quincenal, Mensual,


Anual



Semiautomático




actividad

4 R1

Que no se cumpla con los objetivos y plazos establecidos en el Plan Operativo Institucional (POI) y/o con los puntos del Plan Estratégico Institucional (PEI) referidos a modificaciones del contenido posteriores a la elaboración de dicho documento sin la participación de los directores de geología.

Estratégico Alto 4 C1

Cada vez que se modifique el Plan Operativo Institucional, la dependencia responsable enviará un informe, cuando por efecto de los procesos de modernización, emisión de nuevas disposiciones legales, se demuestre que las condiciones que dieron lugar a su formulación hayan variado y se producen cambios sustanciales de la estructura, funciones y objetivos de las diferentes Unidades Orgánicas del INGEMMET. Las modificaciones al POI serán enviadas a la Oficina de Planeamiento y Presupuesto y ésta a su vez informará al Consejo Directivo a través de la Secretaría General, para su evaluación y aprobación correspondiente.

Directores de Geología

Cada vez que sucede


O.M.4.1 Formalizar como requisito previo a la realización de modificaciones en el contenido del POI y/o PEI (en los temas referidos a las Direcciones de Geología) el contar con un informe de conformidad que sea firmado por las tres Direcciones.

Direcciones de Geología

4 R2

Incumplimiento de los objetivos y metas de las Direcciones de Geología debido a que no haya una participación total de su parte en la elaboración y aprobación de los procedimientos relativos a sus funciones.


De acuerdo al procedimiento "Control de Documentación del Sistema de Calidad", La necesidad de elaborar o modificar un documento de calidad puede ser generada en cualquier Unidad Orgánica, debe realizarse por medio del Sistema SE SUITE - INGEMMET.


Cada vez que sucede

Detectivo Manual Alto

O.M.4.2 Revisar y modificar el procedimiento de “Control de Documentación del Sistema de Calidad” de modo que no pueda aprobarse la vigencia de nueva documentación normativa interna, o las modificaciones a la ya existente, sin que atraviese por la revisión y visto bueno de las Direcciones a las que aplicaría su alcance.


de 125


Código del


Tipo de Riesgo


Código de




Tipo de control:






Código del



/ Operacional /



Código del

control







Anual



Semiautomático




actividad

4 R3

Que exista ineficiencias operativas debido a que la estructura organizacional actual de las Direcciones de Geología no permite una distribución adecuada de la carga laboral y que esta no refleje el marco normativo existente.


En base a las actividades actuales y cada vez que atraviesan por alguna modificación, las Direcciones de Geología modifican internamente su estructura organizacional de modo que puedan desempeñar de la manera más eficiente posible sus funciones y atender sus necesidades administrativas.

Director de Gobiernos Regionales

Cada vez que sucede

Detectivo Manual Alto

O.M.8.14 Elaborar un análisis de Segregación de Funciones sobre las actividades de los procesos críticos de la institución. La evaluación deberá plasmarse en matrices de segregación de funciones, identificando y evaluando al personal responsable de las fases de un proceso: - Autorización - Procesamiento - Revisión - Control - Custodia - Registro de Operaciones - Archivo de la Documentación.

Jefe de Unidad de Personal

4 R4

Que el personal contratado no cumpla con los requerimientos solicitados debido a que no se considera la participación de las Direcciones de Geología en la última etapa del proceso de selección de personal CAS y practicantes.


Los directores de los Órganos de Línea o Unidades Orgánicas, según corresponda, son responsables de realizar las gestiones de habilitación presupuestal ante la Oficina de Planeamiento y Presupuesto y la aprobación del requerimiento ante la Secretaría General cada vez que se solicita la contratación de personal; asimismo, realizan la evaluación curricular y evaluación técnica de los candidatos, y del proceso de inducción del nuevo personal a su cargo. Correspondiéndole a la Unidad de Personal la evaluación curricular preliminar para la identificación de los postulantes aptos, y la entrevista personal.


Cada vez que sucede


O.M.4.3 Definir formalmente la necesidad de que, tras la entrevista personal realizada por la Unidad de Personal a los postulantes, deba solicitarse la validación definitiva del Director de Geología correspondiente para la contratación o rechazo del candidato. O.M.7.2 Incluir, dentro del Procedimiento de Contratación de Bienes y Servicios, un calendario que establezca claramente los plazos para: - El ingreso de los requerimientos de bienes y servicios, por parte de las áreas usuarias, al cuadro de necesidades en el sistema INGEADMIN; - La consolidación de los requerimientos de todas las áreas usuarias, por parte de la Unidad de Logística, para su inclusión en el proyecto de PAC; - La entrega de las áreas usuarias de las especificaciones técnicas o términos de referencia de los requerimientos; - En caso de reducción del presupuesto previsto, la determinación de los procesos a ejecutar con cargo a los recursos asignados; - La programación final de los procesos de contratación, y la aprobación final del PAC mediante Resolución de Presidencia; y - La ejecución y supervisión del PAC.


Jefe de Unidad de Logística Jefe de

Unidad de Personal

de 125


Código del


Tipo de Riesgo


Código de




Tipo de control:






Código del



/ Operacional /



Código del

control







Anual



Semiautomático




actividad

4 R5

Que existan ineficiencias operativas y reprocesos debido a que las Direcciones de Geología no cuentan con el personal administrativo suficiente y/o capacitado.


En base a las actividades actuales y cada vez que atraviesan por alguna modificación, las Direcciones de Geología modifican internamente su estructura organizacional de modo que puedan desempeñar de la manera más eficiente posible sus funciones y atender sus necesidades administrativas

Geólogos Cada vez que

sucede Detectivo Manual Medio

O.M.4.4 En función a lo obtenido en el análisis de distribución de la carga laboral de las Direcciones de Geología, determinar la necesidad actual de soporte administrativo y, en base a ello, elaborar perfiles de puesto para la contratación del personal administrativo necesario. A medida que se desarrolle este proceso, desasignar al personal operativo de las Direcciones de Geología de las funciones administrativas de apoyo que han venido desempeñando. O.M.8.13 Realizar un análisis de la carga de trabajo mediante el cálculo de FTE´s, en base a las actividades actuales de las Unidades Orgánicas. A partir de este análisis rediseñar la estructura organizacional de la oficina considerando la inclusión de nuevos puestos donde corresponde . Deberá elaborar el perfil de dichos puestos nuevos e iniciar un proceso de contratación.



4 R6

Que se apliquen sanciones a la Institución debido a que se excedan los plazos autorizados por el Ministerio de Energía y Minas para realizar los trabajos en áreas de no admisión de petitorios.


Cada vez que se realizan trabajos en áreas de no admisión de denuncios, el Geólogo a cargo del proyecto reserva el área por el plazo máximo que permite la Ley (5 años). En la mayoría de los casos, los trabajos de exploración realizados en los territorios no exceden los 2 años.


Cada vez que sucede


O.M.4.5 Cada vez que surja la necesidad de llevar a cabo trabajos de prospección minera en áreas de no admisión de petitorios, deberá elaborarse un plan de trabajo que contenga la distribución de actividades a lo largo de un período máximo de dos (02) años, el cual deberá ser presentado y sustentado por la Dirección de Geología correspondiente al Consejo Directivo, quien deberá otorgar su aprobación para dar inicio a los trámites de solicitud de autorización ante el MINEM.


4 R7

Que existan contingencias legales que afectan al personal en campo debido a que el procedimiento de rendiciones de cuentas no contempla las condiciones reales en campo.

Cumplimiento Alto 4 C6

Cada vez que un geólogo necesita realizar las siguientes actividades: alquiler de acémilas, pago de ayudantes y/o guías de campo, traslados fluviales, así como el servicio de guardianía del vehículo, utilizará el formato: ANEXO 3 "RECIBOS DE GASTO DE CAMPO" para rendir sus gastos ante el Tesorero, el cual será firmado por el prestador del servicio, consignando el número de su DNI y huella digital del dedo índice derecho, para el caso de las personas iletradas consignar los dos últimos requisitos, asimismo, el Recibo de Gastos de Campo deberá contar con la firma del Jefe de Brigada o comisionado que emita el documento. Sólo se aceptarán dichos documentos cuando los trabajos se realicen fuera del ámbito urbano en que se realiza la


Cada vez que sucede


O.M.4.6 Elaborar un instructivo adicional al procedimiento de rendición de cuentas existente, que considere las especificidades del trabajo en campo que afectan el flujo de rendición de cuentas convencional y plantee alternativas que permitan reportar aquellas situaciones en las que no es posible cumplir con los estándares del proceso de rendición de cuentas actual a causa de las condiciones presentadas en campo, como por ejemplo, informes de reporte de condiciones excepcionales a la Unidad de Finanzas que deban contar con el visto bueno de la Dirección de Geología correspondiente. O.M.4.7 Elaborar un plan de difusión del uso adecuado de la directiva de Rendición de Cuentas. Este plan deberá contener un cronograma de capacitaciones a los


de 125


Código del


Tipo de Riesgo


Código de




Tipo de control:






Código del



/ Operacional /



Código del

control







Anual



Semiautomático




actividad

comisión de servicios. servidores del INGEMMET por Oficinas y/o Direcciones.

4 C7

Cada vez que el Geólogo realiza una comisión de servicios en zonas rurales, centros poblados, que no cuenten con establecimientos de servicios que emitan comprobantes de pago reconocidos por la Superintendencia Nacional de Administración Tributaria - SUNAT por concepto de alimentación y hospedaje, así como, para aquellos gastos por movilidad local (Taxi) incurridos por el comisionado. El monto total de la Declaración jurada no deberá superar el límite del 30% del monto otorgado para viáticos, la misma que deberá estar firmada por el comisionado. Formato: ANEXO 4: DECLARACIÓN JURADA.


Cada vez que sucede

Detectivo Manual

4 R8

Que los proyectos en campo no puedan desarrollarse de acuerdo a lo planificado debido a que no se realicen las campañas de sensibilización en las comunidades.

Estratégico Medio 4 C8

Cada vez que la Dirección de Recursos Minerales y Energéticos decide empezar un nuevo proyecto en provincia , la dirección de Recursos Mineros contrata un grupo especializado para que realice la campaña de sensibilización, basado en informar a la población acerca de los beneficios que trae consigo realizar los estudios geológicos en su comunidad, dejando como evidencia una acta de aceptación o de no aceptación de la comunidad. Este control no es replicado en el área de Gobierno Regional.

Director de Recursos Minerales

Cada vez que sucede


O.M.4.8 Formalizar el Procedimiento de Sensibilización a las Comunidades, en el que se establezca como mínimo: - Objetivos - Responsables del procedimiento - Comisión Técnica - Alcance y duración - Metodología a Utilizar, que incluya: - Análisis de la Situación actual de la Comunidad - Diagnóstico Adicionalmente, se deberá evaluar qué herramienta de gestión se utilizará, así como evaluar la posibilidad de delegar la responsabilidad de las campañas de sensibilización a la Oficina de Relaciones institucionales debido a la mayor disponibilidad de capacidades y recursos.


de 125


Código del


Tipo de Riesgo


Código de




Tipo de control:






Código del



/ Operacional /



Código del

control







Anual



Semiautomático




actividad

4 R9

Que existan ineficiencias operativas, incumplimiento de los objetivos y de los estándares de seguridad debido a que para la provisión de los recursos de equipamiento y servicios solicitados se le da mayor prioridad al precio y no a los estándares de calidad y requerimientos específicos establecidos por las Direcciones de Geología.


Anualmente, los Directores de Investigación Geológica solicita la habilitación presupuestal a la Oficina de Planeamiento y Presupuesto y envía la aprobación del requerimiento ante la Secretaría General, una vez aprobado enviará a la Unidad de Logística el detalle de su requerimiento; puede ser. un bien, un servicio o una consultoría, en documentos escritos tales como Especificaciones Técnicas, Términos de Referencia ó Términos de Referencia para consultoría según corresponda. En cada uno de esos documentos señalará expresamente cuáles son los requisitos con los que debe cumplir su requerimiento y los plazos de entrega de los bienes y/o servicios.



O.M.7.6 Planificar e implementar un programa de capacitación al personal de la Unidad de Logística en el que se les instruya acerca del proceso de contrataciones del Estado, considerando sus aspectos críticos y las últimas actualizaciones de la regulación establecidas por el OSCE. Asimismo, dicho programa de capacitación deberá brindar los lineamientos que deberán ser considerados por el personal de la Unidad de Logística de modo que su gestión esté enfocada a cubrir las necesidades requeridas por las áreas usuarias.

N/A

4 R10

Que se incumplan los estándares de seguridad debido a que los servicios de transporte entregados en provincia no atraviesan por un proceso de certificación in situ de la calidad del servicio solicitado.

Cumplimiento Alto

4 C9

Anualmente, el Director de Investigación Geológica solicita la habilitación presupuestal a la Oficina de Planeamiento y Presupuesto y envía la aprobación del requerimiento ante la Secretaría General, una vez aprobado enviará a la Unidad de Logística el detalle de su requerimiento; puede ser. un bien, un servicio o una consultoría, en documentos escritos tales como Especificaciones Técnicas, Términos de Referencia ó Términos de Referencia para consultoría según corresponda. En cada uno de esos documentos señalará expresamente cuáles son los requisitos con los que debe cumplir su requerimiento y los plazos de entrega de los bienes y/o servicios.


sucede Preventivo Manual Alto

O.M.4.9 Elaborar un procedimiento que permita la certificación del cumplimientos de los requerimientos solicitados a los servicios de transporte entregados en provincia, mediante una revisión in situ a cargo de las Oficinas Descentralizadas, previamente a que el Geólogo inicie sus labores en campo.


4 C10

Cada que un Geólogo regresa de visita a campo, redacta un informe de visita a campo, en el que detalla si las condiciones del servicio recibido cumplieron con los requisitos de seguridad necesarios, éste informe es utilizado para dar conformidad al servicio y poder cancelar el servicio brindado por el proveedor.

de 125


Código del


Tipo de Riesgo


Código de




Tipo de control:






Código del



/ Operacional /



Código del

control







Anual



Semiautomático




actividad

4 R11

Que se generen contingencias de seguridad ocupacional por no disponer de personal que cuente con las habilidades y conocimientos necesarios para definir, implementar y monitoreas el cumplimiento de los estándares de seguridad y salud ocupacional


Anualmente, el Director de Investigación Geológica solicita la habilitación presupuestal a la Oficina de Planeamiento y Presupuesto y envía la aprobación del requerimiento ante la Secretaría General, una vez aprobado enviará a la Unidad de Logística el detalle de su requerimiento; puede ser. un bien, un servicio o una consultoría, en documentos escritos tales como Especificaciones Técnicas, Términos de Referencia ó Términos de Referencia para consultoría según corresponda. En cada uno de esos documentos señalará expresamente cuáles son los requisitos con los que debe cumplir su requerimiento y los plazos de entrega de los bienes y/o servicios.


Cada vez que sucede


O.M.4.10 De acuerdo a las necesidades de seguridad existentes en los procesos de las Direcciones de Investigación Geológica, elaborar un perfil para el puesto de Coordinador de Seguridad que sirva como base para los procesos de contratación.


4 R12

Posibles contingencias de seguridad en trabajos de campo debido a que no existe un proceso de inducción y capacitación de seguridad, ni de revisiones médicas previas a las salidas al campo.

Cumplimiento Alto N/A No hay Control Alto

O.M.4.11 Cada vez que deban trasladarse a campo los Geólogos deberán recibir una capacitación de seguridad especializada, dejando como evidencia un acta de conformidad de recepción. O.M.4.12 Anualmente, deberá definirse un programa de capacitaciones de seguridad para el personal de las Direcciones de Geología, cuyo cumplimiento deberá ser reportado al Consejo Directivo como parte del desarrollo del Plan Operativo de las Direcciones.


4 R13

Que se afecte negativamente el estado y calidad del producto final de los trabajos de las Direcciones de Geología debido a que no se contrate oportunamente los servicios de laboratorio requeridos para el análisis de muestras.

Operacional Alto

4 C9

Anualmente, el Director de Investigación Geológica solicita la habilitación presupuestal a la Oficina de Planeamiento y Presupuesto y envía la aprobación del requerimiento ante la Secretaría General, una vez aprobado envía a la Unidad de Logística el detalle de su requerimiento; puede ser un bien, un servicio o una consultoría, en documentos escritos tales como Especificaciones Técnicas, Términos de Referencia ó Términos de Referencia para consultoría según corresponda. En cada uno de esos documentos señalará expresamente cuáles son los requisitos con los que debe cumplir su requerimiento y los plazos de entrega de los bienes y/o servicios.


Mensualmente


O.M.7.2 Incluir, dentro del Procedimiento de Contratación de Bienes y Servicios, un calendario que establezca claramente los plazos para: - El ingreso de los requerimientos de bienes y servicios, por parte de las áreas usuarias, al cuadro de necesidades en el sistema INGEADMIN; - La consolidación de los requerimientos de todas las áreas usuarias, por parte de la Unidad de Logística, para su inclusión en el proyecto de PAC; - La entrega de las áreas usuarias de las especificaciones técnicas o términos de referencia de los requerimientos; - En caso de reducción del presupuesto previsto, la determinación de los procesos a ejecutar con cargo a los recursos asignados; - La programación final de los procesos de contratación, y la aprobación final del PAC mediante Resolución de Presidencia; y

Jefe de Unidad de Logística

4 C10

Cada que un Geólogo regresa de visita a campo, redacta un informe de visita a campo, en el que detalla si las condiciones del servicio recibido cumplieron con los requisitos de seguridad necesarios, éste

de 125


Código del


Tipo de Riesgo


Código de




Tipo de control:






Código del



/ Operacional /



Código del

control







Anual



Semiautomático




actividad

informe es utilizado para dar conformidad al servicio y poder cancelar el servicio brindado por el proveedor.

- La ejecución y supervisión del PAC.

4 R14

Que se generen ineficiencias operativas debido a retrasos en la atención a los requerimientos realizados al laboratorio interno para el análisis de muestras.


Cada vez que el laboratorio no puede atender los requerimientos de análisis de muestras, en su reemplazo, los de Directores de Geología ejecutan los resultados microscópicos y análisis petrográficos, al finalizar las actividades en el laboratorio los Geólogos elaboran un informe en el que detallan las pruebas de laboratorio realizadas y que debe ser aprobado por los Directores de Geología.


sucede Detectivo Manual Medio

O.M.4.13 Elaborar un cronograma con la Programación Anual de los trabajos que se deberán realizar en el Laboratorio interno. Se deberá tomar como base para la programación de las actividades los proyectos del POI anuales de las Direcciones de Geología. O.M.4.14 Documentar el procedimiento a seguir para la ejecución de los estudios y capacitar al personal de las Direcciones de Geología para que pueda asumir la responsabilidad de forma adecuada. Asimismo, hacer estudios de prueba, bajo la supervisión de los responsables de laboratorio, para evaluar si el personal de la Dirección de Investigación de Geología está apto para realizar dichos estudios.


4 R15

Que se generen reprocesos debido a que no haya una alineación adecuada entre los contenidos de los informes técnicos emitidos por las Direcciones de Geología y los criterios de admisión de dichos informes del Asesor de Presidencia del Consejo Directivo.

Operacional Alto N/A No hay Control Alto O.M.4.15 Planear reuniones anuales de alineamiento estratégico entre el asesor y los Direcciones de Geología.


4 R16

Que existan retrasos en la entrega del producto final debido a ineficiencias operativas en la Unidad de cartografía.


Actualmente, los Geólogos de la Dirección de Investigación Geológica, se encuentran realizando las funciones que corresponden a la Unidad de Cartografía, tales como elaboración de sus propios mapas cartográficos, para poder llegar al cumplimiento de sus metas POI.


sucede Preventivo Manual Alto

O.M.4.16 Elaborar un cronograma con Programación Anual de la publicación de los mapas geológicos que deberá presentar el INGEMMET. Se deberá tomar como base para la programación de las actividades las metas POI anuales de las Direcciones de Geología.


de 125


Código del


Tipo de Riesgo


Código de




Tipo de control:






Código del



/ Operacional /



Código del

control







Anual



Semiautomático




actividad

4 R17

Posibles perjuicios económicos e ineficiencias operativas debido a que no se cuenta con almacenes apropiados para el resguardo de las muestras geológicas.


Actualmente, los Direcciones de Geología, han elaborado un memorándum solicitando la ampliación y/o construcción de nuevos almacenes, el cual ha sido elevado a Secretaría General para su aprobación


Cada vez que sucede


O.M.7.2 Incluir, dentro del Procedimiento de Contratación de Bienes y Servicios, un calendario que establezca claramente los plazos para: - El ingreso de los requerimientos de bienes y servicios, por parte de las áreas usuarias, al cuadro de necesidades en el sistema INGEADMIN; - La consolidación de los requerimientos de todas las áreas usuarias, por parte de la Unidad de Logística, para su inclusión en el proyecto de PAC; - La entrega de las áreas usuarias de las especificaciones técnicas o términos de referencia de los requerimientos; - En caso de reducción del presupuesto previsto, la determinación de los procesos a ejecutar con cargo a los recursos asignados; - La programación final de los procesos de contratación, y la aprobación final del PAC mediante Resolución de Presidencia; y - La ejecución y supervisión del PAC.


4 R18

Que se generen sobrecostos por contaminación de las muestras resguardadas en los almacenes debido a que no fueron trasladadas a tiempo al laboratorio.

Operacional Alto N/A No hay Control Bajo

O.M.4.17 Anualmente, los Geólogos junto con el Director de Recursos Minerales deberán elaborar y aprobar conjuntamente procedimientos alternativos de conservación de minerales, dejando como evidencia un procedimiento interno aprobado por las Direcciones de Geología.


de 125




4 R1 2.7 3 2.3 2.7

4 R2 3 3 3 3

4 R3 3 2.7 3 3

4 R4 3 2.7 2.3 2.7

4 R5 2.7 2.3 2.3 2

4 R6 2.3 2.3 1.7 1.7

4 R7 2.3 2.7 2.3 3

4 R8 2.3 2.3 1.7 1.7

4 R9 2.7 3 3 2.7

4 R10 2.7 2.7 2.3 2.7

4 R11 3 3 2.3 2.3

4 R12 2.7 3 3 3 4 R13

2.7 2.7 2.3 3 4 R14

2.7 2.7 1.7 2 4 R15

2.7 3 2.3 2.7 4 R16

3 2.3 2.3 2.7 4 R17

2.3 1.7 1.7 1.7 4 R18

2.3 2.7 1.3 1.3

Riesgo Inherente

Riesgo Residual

de 125

5. Gestión de Finanzas SUB

PROCESO RIESGO CONTROL OPORTUNIDAD DE MEJORA

Subproceso Código

del Riesgo

Descripción del Riesgo Tipo de Riesgo


Código de




Tipo de control:







Subproceso Código

del Riesgo

Descripción del Riesgo


/ Operacional /



Código del

Control

Descripción del control. Incluir: Quién realiza el control (cargo), Cuándo lo realiza (frecuencia), Cómo lo realiza

(especificar), Dónde se deja evidencia

de su realización.

Cargo del responsable del Control


Diario, Semanal,

Quincenal, Mensual,


Anual



Semiautomático




actividad

Administración de Documentos

de Garantía

5 R1

Que existan sobrecostos por pérdidas de los títulos valores debido a un inadecuado resguardo de los mismos.


Cada vez que la Unidad de Logística recibe una carta fianza, el Tesorero recibe el título valor para colocarlo bajo custodia en una caja de seguridad, dejando como evidencia un cargo firmado por el Tesorero.

Tesorero Cada vez

que sucede Preventivo Manual Bajo

O.M.5.1 Elaborar un procedimiento de custodia de títulos valores y/o garantías, en el que se defina como mínimo: - Alcance y vigencia - Base Legal - Responsables - Disposiciones específicas de la custodia a.- Registro físico de los títulos valores b.- Registro virtual de los títulos valores c.- Resguardo físico de los títulos valores d.- Plan de contingencia en caso de pérdidas e.- Formato de seguimiento de vencimiento de las cartas fianza - Procedimiento para la renovación y/o ejecución de una carta fianza.

Jefa de la unidad de Finanzas

5 R2

Inconsistencias en la información contable debido a que el registro de las cartas fianza entregadas por la Unidad de Logística no se realice de manera oportuna y/o en su totalidad, o que se encuentren vencidas.


Cada cierre contable, el Especialista Contable de cada cuenta revisa que la información proporcionada por cada Unidad Orgánica sea consistente, validando montos y analizando variaciones mensuales, para que luego esta información sea validada y autorizada por la Jefa de Unidad de Finanzas.

Especialista contable

Cada vez que sucede

Detectivo Manual Bajo

O.M.5.1 Elaborar un procedimiento de custodia y registro de títulos valores y/o garantías, en el que se defina como mínimo: - Alcance y vigencia - Base Legal - Responsables - Disposiciones específicas de la custodia a.- Registro físico de los títulos valores b.- Registro virtual de los títulos valores c.- Resguardo físico de los títulos valores d.- Plan de contingencia en caso de pérdidas e.- Formato de seguimiento de vencimiento de las cartas fianza - Procedimiento para la renovación y/o ejecución de una carta fianza.


Administración de Efectivo por

Caja Chica 5 R3

Que existan observaciones de los Órganos de Control debido a que se efectúen retiros de efectivo por caja chica para efectuar gastos de carácter previsible.

Financiero Bajo 5 C3

Cada vez que un Usuario solicita el retiro de efectivo por caja chica, el Encargado de Caja Chica verifica que el gasto liquidado haya sido para aquellos bienes y/o servicios señalados explícitamente en la Directiva de Caja chica vigente, dicha liquidación es elevada a la Jefa de Unidad de Finanzas para una primera aprobación y posteriormente es enviada al Director de Administración, quien aprueba finalmente la liquidación y emite un memorándum de aprobación.

Encargado de caja chica

Cada vez que sucede


de 125

SUB PROCESO RIESGO CONTROL OPORTUNIDAD DE MEJORA

Subproceso Código

del Riesgo



Código de




Tipo de control:







Subproceso Código

del Riesgo



/ Operacional /



Código del

Control



de su realización.



Diario, Semanal,

Quincenal, Mensual,


Anual



Semiautomático




actividad

5 R4

Que existan observaciones por parte de los Órganos de Control y destino innecesarios de esfuerzos y recursos debido a que no se pueda realizar arqueos inopinados de caja chica en las Oficinas Descentralizadas por causa de la no disponibilidad del personal a cargo.


Cada vez que el Director de la Oficina de Administración considere pertinente realizar arqueos inopinados designa a un personal de la Unidad de Finanzas, para tal efecto deberán tener en cuenta los movimientos, flujos y el costo - beneficio del mismo. Los resultados del arqueo serán comunicados vía memorándum a la Oficina de Control Interno.

Personal que disponga el

Director

Cada vez que sucede


5 R5

Posibles observaciones de los Órganos de Control y reprocesos debido a que no se revisen de manera adecuada los requisitos necesarios para la aprobación de pagos y rendición de cuentas con el fondo de caja chica.


Cada que se entrega dinero por caja chica, el Encargado de Caja Chica deberá verificar que el Usuario al momento de liquidar cumpla con todos los requisitos señalados explícitamente en la directiva de Caja Chica vigente, dejando como evidencia la aprobación del Director de Administración.

Encargado de caja chica

Cada vez que sucede


Entregas a Rendir Cuentas

5 R6

Que existan reprocesos por no cumplir con los plazos de rendición en los procedimientos.


Cada que un usuario solicita una Entrega a Rendir Cuentas (ERC), éste deberá remitir las ERC´s (debidamente suscritas por el director, Jefe o Coordinador de los Órganos Desconcentrados) a la Oficina de Administración dentro de los 10 días hábiles contados desde la culminación de la comisión de servicios.

Usuario Cada vez

que sucede Preventivo Manual Bajo

O.M.5.2 Definir un responsable de controlar se cumplan los plazos de la rendición de gastos del personal, mediante la revisión semanal del estado de las rendiciones de gastos asignar como parte de sus responsabilidades enviar un correo recordatorio 3 días útiles antes de la fecha de vencimiento para la rendición de gastos. Evaluar la designación de una penalidad al personal que no cumple con los plazos establecidos para la rendición de gastos. Desarrollar mecanismos para difundir el procedimiento de rendición de gastos y esta pueda ser interiorizada por el personal.


de 125


Subproceso Código

del Riesgo



Código de




Tipo de control:







Subproceso Código

del Riesgo



/ Operacional /



Código del

Control



de su realización.



Diario, Semanal,

Quincenal, Mensual,


Anual



Semiautomático




actividad

5 R7

Que ocurran perjuicios económicos y observaciones de los Órganos de Control debido a que se entreguen viáticos a terceros que cuenten con contratos en los que no corresponde la entrega de viáticos, y/o que el plazo de la entrega de los viáticos exceda el plazo del contrato de trabajo.

Financiero Bajo N/A No hay control Bajo

O.M.5.3 La Institución deberá incluir dentro de la Directiva de "Entregas a Rendir": - En la sección de Solicitud se deberá detallar: a.- La condición contractual del solicitante b.- Fecha de vencimiento de su contrato c.- Cargo del solicitante d.- Formato de solicitud con las aprobaciones correspondientes.


Pago a Proveedores

5 R8

Que existan perjuicios económicos o reprocesos por errores /omisiones en los pagos cargados al sistema de pago.


Cada vez que se registra una factura, el Especialista Contable de Compras revisa que los montos ingresados al INGEADMIN sean los mismos que los montos de las facturas en físico, dejando como evidencia una pre-aprobación para que pase a tesorería y el pago pueda ser desembolsado.


Cada vez que sucede

Detectivo Manual Bajo N/A N/A

5 R9

Posibles perjuicios económicos o fraudes por realizar pagos que no cuentan con la autorización del personal responsable.


Anualmente, el Ministerio de Finanzas se encarga de designar un nuevo Tesorero para la Institución, que tendrá como una de sus principales funciones autorizar el desembolso de los pagos por compras de la Institución.

Ministerio de Finanzas

Anual Preventivo Automático Bajo N/A N/A

5 R10

Que se incurra en penalidades y/o multas debido a que las facturas no sean procesadas oportuna y adecuadamente en el expediente de una compra de bienes y servicios.


Cada que llega una factura a la Unidad de Logística, el Operador de Logística; dentro de un plazo de 15 días, deberá ingresarla al sistema y adjuntarla al expediente, para que pase a la Unidad de Finanzas y su pago pueda ser aprobado dentro del plazo establecido en la ley.

Analista de logística

Cada vez que sucede


O.M.5.4 Elaborar y formalizar el procedimiento de cuentas por pagar a proveedores, en el que se incluya como mínimo: - Alcance y vigencia - Responsables - Disposiciones específicas del pago a proveedores. - Flujo de aprobaciones de los pagos. - Descuento por penalidades.


5 R11

Que existan perjuicios económicos debido a que el cobro de penalidades no esté enlazado automáticamente a la orden de compra o servicio.


Cada que llega una factura por pagar a la Unidad Financiera, la Jefa de la Unidad revisa que en el expediente se haya agregado una hoja de liquidación, en la que se encuentra el detalle de las penalidades en las que incurrió el proveedor y se procede a ejercer el descuento.

Jefa de Unidad

Cada vez que sucede




de 125


Subproceso Código

del Riesgo



Código de




Tipo de control:







Subproceso Código

del Riesgo



/ Operacional /



Código del

Control



de su realización.



Diario, Semanal,

Quincenal, Mensual,


Anual



Semiautomático




actividad

Información Contable

Financiera

5 R12

Que no se presente información contable confiable debido a que no se entregue oportunamente la información que alimenta el Registro de Ventas perteneciente a los Oficinas Descentralizadas, o que ésta contenga errores.


Semanalmente, el Especialista Contable, verifica en el reporte del INGEADMIN que los registros de comprobantes de pago realizados por cada Oficina Descentralizada y envía un correo electrónico al encargado para ratificar que los ingresos hayan sido los que aparecen en el sistema, dejando como evidencia el correo de confirmación del encargado de la Oficina Descentralizada.


Semanal Detectivo Manual Bajo

O.M.5.5 Plantear la creación de un Módulo de interface Contable, que permita ejecutar las siguientes funciones: a.- Administrar los datos contables generados desde varios sistemas, de tal forma que con la ayuda del estructurador contable, se pueda armar las transacciones contables que serán enviadas a contabilidad. b.- Disponer de opciones que permitan consultar y modificar las transacciones generadas, en caso de ser requerido. c.- Poseer reportes que ayuden a analizar los datos de los diferentes sistemas antes de ser transferidos a contabilidad. d.- Manejar los datos contables de cualquier aplicación, permitiendo su adecuada parametrización para luego poder transferir los asientos a contabilidad.


5 R13

Que existan distorsiones en la información financiera por inconsistencias en la información de los ingresos reconocidos en el SIAF y los registrados en el INGEADMIN.


Diariamente, el Especialista Contable extrae los reportes diarios del INGEADMIN y se registra de forma manual en el SIAF, adicionalmente, la Jefa de la Unidad evalúa que estos reportes hayan sido ingresados de manera adecuada en el SIAF, verificando que no existan diferencias entre lo ingresado en INGEADMIN y SIAF.


Diario Detectivo Manual Bajo



5 R14

Que existan distorsiones en la información financiera debido a que ésta sea manipulada por personal operativo de forma indebida


Cada vez que ingresa un Especialista Contable nuevo a la Unidad Orgánica, el Analista de Sistemas otorga los nuevos accesos en función a lo que el Jefe de Unidad disponga, dejando como evidencia un correo de confirmación de accesos otorgados al nuevo personal.

Analista de sistemas

Cada vez que sucede

Preventivo Automático Bajo N/A N/A

de 125


Subproceso Código

del Riesgo



Código de




Tipo de control:







Subproceso Código

del Riesgo



/ Operacional /



Código del

Control



de su realización.



Diario, Semanal,

Quincenal, Mensual,


Anual



Semiautomático




actividad

5 R15

Que existan distorsiones en la información financiera debido a que la información utilizada como input para el cierre contable no sea adecuada, completa y oportuna.


Cada cierre contable, el Especialista Contable de cada cuenta revisa que la información proporcionada por cada Unidad Orgánica sea consistente, validando montos y analizando variaciones mensuales, para que luego esta información sea validada y autorizada por la Jefa de Unidad de Finanzas.


Cada vez que sucede


O.M.5.5 Plantear la creación de un Módulo de interface Contable, que permita ejecutar las siguientes funciones: a.- Administrar los datos contables generados desde varios sistemas, de tal forma que con la ayuda del estructurador contable, se pueda armar las transacciones contables que serán enviadas a contabilidad. b.- Disponer de opciones que permitan consultar y modificar las transacciones generadas, en caso de ser requerido. c.- Poseer reportes que ayuden a analizar los datos de los diferentes sistemas antes de ser transferidos a contabilidad. d.- Manejar los datos contables de cualquier aplicación, permitiendo su adecuada parametrización para luego poder transferir los asientos a contabilidad. O.M.5.6 Elaborar y formalizar el procedimiento de Cierre Contable, en el que se incluya como mínimo: - Alcance y Vigencia - Responsables - Base Legal - Disposiciones específicas del Cierre: Cronograma de Cierre Contable Crear la carpeta de cierre contable cada fin de mes Validación y autorización del Registro de Asiento manuales Conciliaciones bancarias


5 R16

Posibles fraudes debido a que se ingresen asientos manuales sin contar con la documentación necesaria y sin la autorización correspondiente.


Cada que se realiza un asiento manual, la Jefa de Unidad de Finanzas revisa y aprueba dichos asientos para que puedan ser registrados, dejando como evidencia un correo electrónico de aprobación.

Jefa de unidad

Mensual Detectivo Manual Bajo

O.M.5.6 Elaborar y formalizar el procedimiento de Cierre Contable, en el que se incluya como mínimo: - Alcance y Vigencia - Responsables - Base Legal - Disposiciones específicas del Cierre: Cronograma de Cierre Contable Crear la carpeta de cierre contable cada fin de mes Validación y autorización del Registro de Asiento manuales Conciliaciones bancarias


de 125


Subproceso Código

del Riesgo



Código de




Tipo de control:







Subproceso Código

del Riesgo



/ Operacional /



Código del

Control



de su realización.



Diario, Semanal,

Quincenal, Mensual,


Anual



Semiautomático




actividad

5 R17

Debilidades en la documentación contable debido a que los libros contables no se encuentren impresos incumpliendo con la normativa de la Administración Tributaria.


Anualmente, el Técnico de Contabilidad legaliza los libros según las normas de la SUNAT, dentro de los tres meses de culminado el EEFF del periodo anterior, esta acción es supervisada por la Jefa de la Unidad de Finanzas.

Técnico de contabilidad

Anual Preventivo Manual Bajo N/A N/A

5 R18

Que se existan distorsiones en la información financiera debido a que no se cuenta con un sistema automático en el SIAF para realizar el análisis de cuentas y detectar posibles errores


Mensualmente, el especialista contable revisa la información fuente generada en el INGEADMIN con la información obtenida del SIAF y verifica que no hayan diferencias, dejando como evidencia la autorización del registro por la Jefa de Unidad de Finanzas.





5 R19

Que existan distorsiones en la información financiera por contar con sistemas no integrados para el registro de compras (SIAF) y para el registro contable (INGEADMIN)


Mensualmente, la Jefa de la Unidad de Finanzas verifica que lo registrado en el SIAF esté de acuerdo a lo extraído del registro de compras del INGEADMIN mediante sumatorias de montos totales en Excel, dejando como evidencia un correo electrónico de aprobación del registro de compras.

Jefa de unidad




de 125


Subproceso Código

del Riesgo



Código de




Tipo de control:







Subproceso Código

del Riesgo



/ Operacional /



Código del

Control



de su realización.



Diario, Semanal,

Quincenal, Mensual,


Anual



Semiautomático




actividad

5 R20

Debilidades en el registro oportuno de las transacciones de la entidad debido a que no se registren la totalidad de documentos correspondientes al mes.


Diariamente, el Especialista Contable extrae los reportes diarios del INGEADMIN y se registra de forma manual en el SIAF, adicionalmente, la Jefa de la Unidad de Finanzas evalúa que estos reportes hayan sido ingresados de manera adecuada en el SIAF, verificando que no existan diferencias entre lo ingresado en INGEADMIN y SIAF.


Diario Detectivo Manual Bajo



5 R21

Que se generen inconsistencias en la información financiera debido a que la información proporcionada por la Oficina de Asesoría Jurídica a la Unidad Financiera referida a las contingencias legales existentes no refleja la situación real de los procesos en curso.

Cumplimiento Alto N/A No hay control Medio

O.M.5.7 Solicitar mensualmente un Informe actualizado de los procesos judiciales y/o laborales que tengan incidencia contable a la Oficina de Asesoría Jurídica, que contenga como mínimo: a.- Existencia de juicios o gestiones judiciales o extrajudiciales a favor o en contra de la Institución, con indicación de su denominación, concepto, monto actualizado al (fecha de cierre del ejercicio ), situación actual, porcentaje de probabilidad de resolución a favor o en contra, existencia de seguros y monto cubierto al (fecha de cierre de ejercicio), honorarios y costas a nuestro cargo. b.- Una lista que describa la naturaleza y los importes de cualquier juicio terminado, o arreglos extrajudiciales, en que la Institución haya sido parte, desde comienzo del ejercicio hasta la fecha de su contestación.


de 125




5 R1 2.2 2.0 1.0 1.2

5 R2 2.8 2.4 1.4 1.8

5 R3 2.2 1.2 1.0 1.2

5 R4 2.2 1.0 1.8 1.2

5 R5 2.4 1.2 1.0 1.0

5 R6 2.6 1.4 1.4 1.2

5 R7 2.2 1.0 1.2 1.0

5 R8 2.2 1.6 1.0 1.0

5 R9 1.6 1.2 1.0 1.0

5 R10 2.8 1.4 1.8 1.6

5 R11 2.8 1.6 1.2 1.6

5 R12 2.4 1.4 1.2 1.0 5 R13

2.6 2.0 1.0 1.0 5 R14

1.0 1.0 1.0 1.0 5 R15

2.4 2.2 1.2 1.2 5 R16

2.2 2.2 1.0 1.0 5 R17

1.6 1.0 1.0 1.2 5 R18

2.2 1.6 1.0 1.0 5 R19

2.4 1.8 1.0 1.0 5 R20

2.6 2.2 1.0 1.2 5 R21

3.0 2.4 1.8 2.0

Riesgo Inherente

Riesgo Residual

de 125



Código del

Riesgo Descripción del Riesgo Tipo de Riesgo


Código de




Tipo de control:







Código del


Estratégico / Cumplimiento / Operacional /



Código del

control




Cada vez que

sucede, Diario,



Anual



Semiautomático




actividad

6 R1

Que se generen reprocesos e incumplimiento de los objetivos establecidos debido a que la Dirección de Concesiones Mineras realiza labores que le competen a otras Dirrecciones.

Operacional Alto N/A No hay control Alto

O.M.8.13 Realizar un análisis de la carga de trabajo mediante el cálculo de FTE´s, en base a las actividades actuales de las Unidades Orgánicas. A partir de este análisis rediseñar la estructura organizacional de la oficina considerando la inclusión de nuevos puestos donde corresponde . Deberá elaborar el perfil de dichos puestos nuevos e iniciar un proceso de contratación. O.M.8.14 Elaborar un análisis de Segregación de Funciones sobre las actividades de los procesos críticos de la institución. La evaluación deberá plasmarse en matrices de segregación de funciones, identificando y evaluando al personal responsable de las fases de un proceso: - Autorización - Procesamiento - Revisión - Control - Custodia - Registro de Operaciones - Archivo de la Documentación.


6 R2

Que se incurra en afectaciones a la legalidad y se generen posibles pérdidas económicas debido a la utilización de recibos de trámite inválidos.


Cada vez que un administrado presenta los requisitos para formular un petitorio minero deberá presentar al encargado de Mesa de Partes de la sede Central del INGEMMET o de las Oficinas Desconcentradas del INGEMMET los comprobantes de pago originales de derecho de trámite y derecho de vigencia, más dos copias simples, este pago puede realizarse en la Caja del INGEMMET o en la Cuenta Corriente del Banco de la Nación, luego de comprobar la validez del documento, éste es adjunto al expediente del petitorio y es enviado a la Dirección de Concesiones Mineras.

Encargado de Mesa de

partes

Cadavez que sucede


O.M.6.1 Semanalmente, el Asistente de Legal encargado de la verificación de pagos por Derecho de Trámite y/o Vigencia, deberá solicitar a la Unidad de Finanzas el reporte de acreditación de pagos, en el que hayan sido validados los siguientes conceptos: -Monto -Fecha -Hora -Código único -Número de voucher correspondiente a cada transacción Esta validación se realiza en base a una

Asistente Legal

de 125


Código del



Código de




Tipo de control:







Código del





Código del

control




Cada vez que

sucede, Diario,



Anual



Semiautomático




actividad

6 C2

Cada vez que llega un petitorio a la Dirección de Concesiones Mineras, el Asistente de Legal valida que los comprobantes de pago adjuntos y, de ser el caso, Certificados de Devolución, en cada expediente sean los originales y que el monto no sea menor al 10% de una UIT establecido por Ley para el pago de Derecho de Trámite, en caso se haya omitido alguno de los recibos originales del pago de Derecho de Vigencia y/o Trámite, o Certificados de Devolución de ser el caso, el petitorio será rechazado por la Direcciones de Concesiones Mineras o la Autoridad Regional, según corresponda.

Asistente de Legal

Cada vez que sucede

Detectivo Manual

comparación del estado de cuenta y el voucher físico correspondiente a cada pago, con la finalidad de dar conformidad a la validez del comprobante de Derecho de Trámite y/o Vigencia. Este reporte deberá ser archivado en una carpeta virtual para mantener evidencia de la validez del comprobante de pago.

6 R3

Que se incurra en afectaciones a la legalidad y se generen perjuicios económicos debido a la utilización de recibos de Derechos de Vigencia inválidos.

Alto

6 C1

Cada vez que un administrado presenta los requisitos para formular un petitorio minero deberá presentar al encargado de Mesa de Partes de la sede Central del INGEMMET o de las Sedes Desconcentradas del INGEMMET los comprobantes de pago originales de derecho de trámite y derecho de vigencia, más dos copias simples, este pago puede realizarse en la Caja del INGEMMET o en la Cuenta Corriente del Banco de la Nación, luego de comprobar la validez del documento, éste es adjunto al expediente del petitorio y es enviado a la Dirección de Concesiones Mineras.


partes

Cadavez que sucede

Preventivo Manual

Alto

O.M.6.1 Semanalmente, el Asistente de Legal encargado de la verificación de pagos por Derecho de Trámite y/o Vigencia, deberá solicitar a la Unidad de Finanzas el reporte de acreditación de pagos, en el que hayan sido validados los siguientes conceptos: -Monto -Fecha -Hora -Código único -Número de voucher correspondiente a cada transacción Esta validación se realiza en base a una comparación del estado de cuenta y el voucher físico correspondiente a cada pago, con la finalidad de dar conformidad a la validez del comprobante de Derecho de Trámite y/o Vigencia. Este reporte deberá ser archivado en una carpeta virtual para mantener evidencia de la validez del comprobante de pago.

Asistente Legal

6 C2


Asistente de Legal

Cada vez que sucede

Detectivo Manual

de 125


Código del



Código de




Tipo de control:







Código del





Código del

control




Cada vez que

sucede, Diario,



Anual



Semiautomático




actividad

6 R4

Que se incurra en afectaciones a la legalidad y/o se generen perjuicios económicos debido a la utilización de certificados de devolución inválidos (originales y duplicados).

Cumplimiento Alto

6 C1

Cada vez que un administrado presenta los requisitos para formular un petitorio minero deberá presentar al encargado de Mesa de Partes de la sede Central del INGEMMET o de las Sedes Desconcentradas del INGEMMET el comprobante de pago original del derecho de trámite, más dos copias simples, este pago puede realizarse en la Caja del INGEMMET o en la Cuenta Corriente del Banco de la Nación, luego de comprobar la validez del documento, éste es adjunto al expediente del petitorio y es enviado a la Dirección de Concesiones Mineras.


partes

Cada vez que sucede

Preventivo Manual

Alto



Vigencia

6 C2


Asistente de Legal

Cada vez que sucede

Detectivo Manual

O.M.6.2 Cada vez que se ingrese un petitorio y se entregue un certificado de devolución, el Asistente Legal deberá ingresar al módulo de visualización de Certificados de Devolución del SIDEMCAT(ver O.M.3.3) para validar la veracidad y validez del documento, comparando datos y el número documento. Asimismo, deberá indicar a qué petitorio está siendo aplicado dicho documento.

Asistente Legal

6 R5

Que existan reprocesos por no llevar un control de los petitorios mineros en trámite que cuentan con dos o más años de vencido el pago de sus derechos de vigencia

Operacional Alto N.A. Alto

O.M.6.3 La Directora de Concesiones Mineras, en coordinación con la Dirección de Sistemas de la Información, deberá establecer la posibilidad de generar un reporte de Anticuamiento de los pagos de los Petitorios, de tal manera que se pueda identificicar: -Petitorios dentro del plazo de pago según la fecha de vencimiento del último período de Derecho de Vigencia (De 0 días a 360 días desde la última fecha de pago) -Petitorios con un año de vencimiento según la fecha de vencimiento del último período de Derecho de Vigencia. (De 361 días a 720 días de vencimiento). -Petitorios con dos o más años de vencimiento según la fecha de vencimiento del último período de Derecho de Vigencia. (Mayor a 720 días de vencimiento). -Mensualmente, la Directora de Concesiones

Directora de Concesiones Mineras

de 125


Código del



Código de




Tipo de control:







Código del





Código del

control




Cada vez que

sucede, Diario,



Anual



Semiautomático




actividad

Mineras deberá enviar este reporte, mediante memorándum, al Consejo Directivo, solicitando la inclusión de las Resoluciones de Caducidad de Petitorios en los expedientes que correspondan por parte de la Dirección de Derecho de Vigencia.

6 R6

Que existan errores en los procesos de trámite o reprocesos debido a que no se revise de manera adecuada los requisitos de admisibilidad y procedencia presentados en la solicitud de petitorio minero

Operacional/ Cumplimiento

Alto 6 C3

Cada vez que ingresa un expediente con un petitorio, el Ingeniero y el Jefe de la Unidad Técnico Operativa, el Abogado y el Jefe de la Unidad Técnico Normativa, así como la Directora de la Unidad de Concesiones Mineras verifican que los datos ingresados en el expediente del petitorio referidos al Formulario de Petitorio, Formulario de Compromiso previo, y la certificación vigente de los Productores Mineros Artesanales y los Pequeños productores Mineros (en caso corresponda) cumplan con los requisitos técnicos y legales establecidos en la Ley General de Minería para la admisión y procedencia del petitorio, dejando como evidencia informes y resoluciones firmadas por cada uno de los revisores.

Ingeniero/ Jefe de la

Unidad Técnica

Operativa Abogado / Jefe de la

Unidad Técnica

Normativa

Cada vez que sucede


6 R7 Que existan reprocesos por errores en la graficación de las coordenadas contenidas en el informe técnico

Cumplimiento Bajo 6 C4

Cada vez que ingresa un petitorio, el Ingeniero y el Jefe de la Unidad Técnica Operativa comparan las coordenadas de graficación del sistema SIDEMCAT ingresado por la Dirección de Catastro y la existente en la solicitud entregada por el Administrado, de modo que el Administrado haya determinado las coordenadas del área a solicitar de manera exacta y correcta, dejando como evidencia un informe aprobado por el Jefe de la Unidad Técnica Operativa y el Ingeniero.

Ingeniero/ Jefe de la

Unidad Técnica

Operativa

Cada vez que sucede

Detectivo Automático Bajo N/A N/A

de 125


Código del



Código de




Tipo de control:







Código del





Código del

control




Cada vez que

sucede, Diario,



Anual



Semiautomático




actividad

6 R8 Que se generen reprocesos debido a que no se identifiquen de manera oportuna los petitorios vinculados a áreas restringidas.


Diariamente, la Dirección de Catastro Minero deberá informar mediante correo electrónico al Jefe de la Unidad de Técnica Normativa y al Jefe de la Unidad Técnica Operativa aquellas áreas de No Admisión de Denuncios publicadas en el Diario El Peruano por El Registro Público de Minería.

Jefe de la Unidad de

Legal/ Jefe de Unidad Técnica

Diariamente Detectivo Manual Bajo N/A N/A

6 R9

Que existan reprocesos debido a que el Proceso de Simultaneidad no pueda ser culminado satisfactoriamente por la acción u omisión de los Gobiernos Regionales


La Directora de Concesiones Mineras elabora un Cronograma Anual de Capacitaciones a los Gobiernos Regionales, en el que determina que como mínimo se deberá capacitar a 6 Gobiernos Regionales, en las instalaciones del INGEMMET (pasantías) o en las Oficinas Descentralizadas (In Situ). Los principales temas a tratar serán: - Proceso de Simultaneidad ante el INGEMMET y el Gobierno Regional, de acuerdo al Artículo 26 A del Reglamento de Procedimientos Mineros.

Directora de Concesiones

Mineras Anual Preventivo Manual Alto

O.M.6.4 La Directora de Concesiones Mineras deberá incluir dentro del Plan de Capacitación en Procesos de Simultaneidad a Gobiernos Regionales, una Evaluación Final con el propósito de certificar a las personas capacitadas en los temas y asegurarse que el conocimiento brindado fue asimilado y se pondrá en práctica de forma adecuada. Asimismo, deberán realizarse evaluaciones constantes para verificar que el Procedimiento de Simultaneidad están siendo realizadas correctamente

Directora de Concesiones Mineras

6 R10

Que no exista claridad en los indicadores de desempeño debido a que la producción del día no es reportada correctamente al sistema.

Cumplimiento Bajo 6 C7

Semanalmente, el Técnico Informático de Concesiones Mineras elabora un reporte de inconsistencias basado en las resoluciones ingresadas en el SIDEMCAT y las resoluciones que fueron revisadas por la Directora de Concesiones Mineras, dejando como evidencia el reporte enviado a la Jefa de Unidad Técnica Normativa y al Jefe de la Unidad Técnica Operativa.

Técnico Informático

Semanal Detectivo Manual Bajo N/A N/A

de 125




2 R1 3.0 3.0 3.0 3.0

2 R2 1.8 3.0 2.0 2.8

2 R3 2.8 3.0 2.8 3.0

2 R4 2.8 3.0 2.8 3.0

2 R5 3.0 3.0 2.8 3.0

2 R6 2.0 2.8 1.0 1.5

2 R7 1.3 2.0 1.0 2.0

2 R8 1.0 1.3 1.0 1.8

2 R9 3.0 3.0 2.8 3.0

2 R10 1.3 1.3 1.5 1.5

Riesgo Inherente

Riesgo Residual

de 125



Código del


Tipo de Riesgo


Código de




Tipo de control:




Responsable OM



Código del



/ Operacional /



Código del

control





Diario, Semanal,

Quincenal, Mensual,


Anual



Semiautomático




actividad

7 R1

Que existan reprocesos debido a la ausencia de procedimientos en las actividades de Programación y Servicios Generales.

Estratégico Alto N.A. No hay control Alto

O.M.7.1 Elaborar procedimientos e instructivos para las actividades de Programación y Servicios Generales en los que se desarrollen principalmente los siguientes temas respecto de: - Programación: Lineamientos a seguir para el desarrollo de los actos preparatorios correspondientes al proceso de convocatoria y selección de proveedores, que contemplen como mínimo, Alcance, Responsables y Funciones Específicas de cada responsable. - Servicios Generales: Determinación de actividades claves a realizar en este proceso, para así poder desarrollar un lineamiento en el que se defina, el Alcance, Responsables y Funciones específicas de cada responsable.


7 R2

Que no se presente a tiempo el Plan Anual de Adquisiciones y Contrataciones (PAC) ante el Consejo Directivo debido a demoras en la elaboración, presentación y evaluación de los requerimientos de cada área usuaria.


Anualmente, el Coordinador de Contrataciones solicita vía correo electrónico a las áreas usuarias las especificaciones técnicas o Términos de Referencia (TDR) de los requerimientos ingresados en el cuadro de necesidades, consolida el PAC, y lo presenta a la Secretaría General y al Consejo Directivo para su aprobación dentro de los 15 días posteriores a la aprobación del Presupuesto Institucional Anual (PIA).

Coordinador de

Contrataciones

Anual Preventivo Manual Bajo

O.M.7.2 Incluir, dentro del Procedimiento de Contratación de Bienes y Servicios, un calendario que establezca claramente los plazos para: - El ingreso de los requerimientos de bienes y servicios, por parte de las áreas usuarias, al cuadro de necesidades en el sistema INGEADMIN; - La consolidación de los requerimientos de todas las áreas usuarias, por parte de la Unidad de Logística, para su inclusión en el proyecto de PAC; - La entrega de las áreas usuarias de las especificaciones técnicas o términos de referencia de los requerimientos; - En caso de reducción del presupuesto previsto, la determinación de los procesos a ejecutar con cargo a los recursos asignados; - La programación final de los procesos de contratación, y la aprobación final del PAC mediante Resolución de Presidencia; y - La ejecución y supervisión del PAC.


7 R3

Que no se cumplan con los objetivos institucionales al no convocarse la totalidad de los procesos establecidos


Mensualmente, el Coordinador de Contrataciones junto al Jefe de la Unidad de Logística, hacen seguimiento a la ejecución del PAC, dejando como evidencia un informe de Avance de Ejecución del mismo.

Coordinador de

Contrataciones

Mensual Preventivo Manual Alto

O.M.7.2 Incluir, dentro del Procedimiento de Contratación de Bienes y Servicios, un calendario que establezca claramente los plazos para: - El ingreso de los requerimientos de bienes y


de 125


Código del


Tipo de Riesgo


Código de




Tipo de control:




Responsable OM



Código del



/ Operacional /



Código del

control





Diario, Semanal,

Quincenal, Mensual,


Anual



Semiautomático




actividad

en el PAC debido a demoras en los actos preparatorios (ausencia de normativa del OSCE)

7 C3

Cada que se realice un proceso de selección, el Operador de Logística deberá gestionar, oportunamente, la aprobación de la realización de los procesos de selección conforme a la programación establecida en el PAC. Asimismo, deberá requerir a la Oficina de Planeamiento y Presupuesto, la certificación de disponibilidad presupuestal de la existencia de recursos disponibles para la ejecución de cada proceso de selección previsto en el PAC por el año fiscal vigente. En el otorgamiento de la disponibilidad presupuestal debe observarse lo señalado en la Ley N° 28411 Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto y modificatorias.


Cada vez que sucede

Preventivo Manual

servicios, por parte de las áreas usuarias, al cuadro de necesidades en el sistema INGEADMIN; - La consolidación de los requerimientos de todas las áreas usuarias, por parte de la Unidad de Logística, para su inclusión en el proyecto de PAC; - La entrega de las áreas usuarias de las especificaciones técnicas o términos de referencia de los requerimientos; - En caso de reducción del presupuesto previsto, la determinación de los procesos a ejecutar con cargo a los recursos asignados; - La programación final de los procesos de contratación, y la aprobación final del PAC mediante Resolución de Presidencia; y - La ejecución y supervisión del PAC.

7 R4

Que existan sobrecostos por no se estimar adecuadamente el presupuesto debido a que los inputs empleados en su estimación se encuentran desactualizados (p.e: catálogo de bienes y servicios)

Operacional Alto N.A. No hay control Alto

O.M.7.3 Actualizar el catálogo de bienes y servicios de la Unidad de Logística, basado en la depuración, ampliación y actualización de precios acorde al mercado de la gama de bienes y servicios que utiliza actualmente el INGEMMET.


7 R5

Que la Oficina de Planeamiento y Presupuesto no entregue la certificación presupuestal y no se efectúen las compras planificadas debido a que existan diferencias no justificadas entre el valor referencial inicial del PAC y el valor referencial que se obtuvo luego del estudio de mercado realizado por el Unidad de Logística.


El Operador de Logística envía una solicitud de certificación presupuestal a la Oficina de Planeamiento y Presupuesto, de modo que se verifique que la desviación del valor referencial inicial no supere el 20% del presentado por logística para poder aprobar dicha solicitud, dejando como evidencia el documento aprobado y adjunto al expediente.


Cada vez que sucede


de 125


Código del


Tipo de Riesgo


Código de




Tipo de control:




Responsable OM



Código del



/ Operacional /



Código del

control





Diario, Semanal,

Quincenal, Mensual,


Anual



Semiautomático




actividad

7 R6

Que no se cumpla con las fechas establecidas en el PAC debido a que se realice una inadecuada distribución de tareas entre los operadores logísticos


Anualmente, el Coordinador de Contrataciones, luego de que se aprobó el PAC, distribuye entre todos los Operadores de Logística las compras del PAC para su ejecución, de acuerdo al planeamiento establecido por cada área usuaria.

Coordinador de

Contrataciones




7 R7

Que existan contingencias legales debido a que no se cumplan con los requerimientos de transparencia requeridos en la Ley de Contrataciones del Estado y sólo se publique el PAC en la página web de la Institución.


El Jefe de la Unidad de Logística publicará el PAC en el SEACE dentro de los 5 días hábiles siguientes a su aprobación. Adicionalmente, el PAC deberá estar a disposición de los interesados en la Unidad de Logística y en la página web del INGEMMET.


Cada vez que sucede

Semiautomático

Manual Bajo N/A N/A

7 R8

Que existan contingencias legales debido a que se realicen compras a proveedores que no se encuentran habilitados e inscritos en el registro de proveedores publicado por la OSCE.


Cada vez que se realiza un proceso de contratación, el Operador de Logística revisa que el proveedor postulante se encuentre registrado y habilitado en el portal del Organismo Supervisor de Contrataciones del Estado (OSCE), dejando como evidencia el reporte obtenido del OSCE, el cual se adjunta en el expediente de contratación que será revisado por el Comité Especial.


Cada vez que sucede


de 125


Código del


Tipo de Riesgo


Código de




Tipo de control:




Responsable OM



Código del



/ Operacional /



Código del

control





Diario, Semanal,

Quincenal, Mensual,


Anual



Semiautomático




actividad

7 R9

Que se generen perjuicios económicos debido a que se otorgue la buena pro a un proveedor con deuda al Estado.


Cada vez que se realiza un proceso de contratación, el Operador de Logística revisa que el proveedor postulante se encuentre registrado y habilitado en el portal del Organismo Supervisor de Contrataciones del Estado (OSCE), dejando como evidencia el reporte obtenido del OSCE, el cual se adjunta en el expediente de contratación que será revisado por el Comité Especial.


Cada vez que sucede

Preventivo Automático Medio

O.M.7.4 Realizar evaluaciones crediticias aleatorias y periódicas a los proveedores del INGEMMET con la finalidad de asegurar que a la fecha de contratación de los mismos poseen un récord crediticio estable.

N/A

7 R10

Que ocurran afectaciones a la legalidad del proceso de convocatoria y selección de proveedores debido a que no se cumpla con los plazos establecidos en el calendario de adquisiciones y contrataciones.


Cada que se realiza un proceso de contratación y se publica en la página del Organismo Supervisor de Contrataciones del Estado (OSCE), el Operador de Logística cumple los plazos establecidos en la Ley para cada etapa del proceso, mediante revisiones periódicas a los plazos establecidos en las publicaciones en la página del OSCE, llevando a cabo cuando corresponda la publicación en la página del OSCE.


Cada vez que sucede


O.M.7.5 Evaluar la posibilidad de implementar un sistema que automatice la revisión periódica del calendario de adquisiciones y contrataciones de los procesos publicados en la página del OSCE, mediante notificaciones de alerta de vencimiento de los plazos a los Operadores de Logística y al Jefe de la Unidad Orgánica. O.M.7.6 Elaborar un reporte de Seguimiento al calendario de adquisiciones y contrataciones en que se detalle como mínimo: fecha de publicación de convovcatoria, número de proceso, unidad orgánica solicitante, Operador de Logística a cargo. Este documento deberá ser elaborado por el Operador de Logística y enviado al Jefe de la Unidad Orgánica

Jefe de Unidad de Logística/

Directora de Sistemas de

la Información

7 R11

Que se realicen compras innecesarias e inoportunas debido a que no se cumplen con los TDR´s y especificaciones técnicas del área usuaria por contar con personal que no cuenta con las habilidades y conocimientos necesarios para cumplir con ichas responsabilidades.

Operacional Medio

7 C9

Cada vez que se realiza un proceso de contratación, el Operador de Logística es el encargado de responder con el fundamento legal necesario y basándose en las necesidades de las áreas usuarias, la formulación y absolución de consultas de los TDR´s y especificaciones técnicas.


Cada vez que sucede

Preventivo Manual

Alto



7 C10

Cada vez que se realiza un proceso de contratación, el Operador de Logística solicita a cada área usuaria los TDR´s y especificaciones técnicas para poder realizar los primeros estudios de mercado, como evidencia se adjunta un reporte del estudio de mercado en el expediente de contratación.


Cada vez que sucede

Preventivo Manual

de 125


Código del


Tipo de Riesgo


Código de




Tipo de control:




Responsable OM



Código del



/ Operacional /



Código del

control





Diario, Semanal,

Quincenal, Mensual,


Anual



Semiautomático




actividad

7 R12

Que se generen ineficiencias operativas por no designar un Comité Especial responsable de conducir el proceso de Compras recurrentes de forma adecuada.

Estratégico Bajo 7 C11

Anualmente, el Coordinador de Contrataciones, designa un Comité Especial, con la finalidad de elaborar las bases administrativas y conducir el proceso de selección, el cual deberá estar conformado por tres miembros, un miembro de la Unidad de Logística, un miembro del área usuaria y un Especialista, de acuerdo a Ley

Coordinador de

Contrataciones


O.M.7.8 Definir la conformación permanente de un Comité Permanente para Compras Recurrentes de menor cuantía que esté integrado por un Miembro de la Unidad de Logística y un Miembro del Área usuaria, cuyas principales funciones, de acuerdo a ley, sean: a.- Elaborar las bases administrativas del proceso de selección. b.- Llevar a cabo el proceso de selección desde su convocatoria hasta su culminación, que ocurre en los siguientes supuestos: con la confirmación de la buena pro, cancelación del proceso, el postor ganador renuncie a la buena pro por causas atribuibles a la entidad y cuando no se firme el contrato por razones de recorte presupuestal específicas para el proceso o porque haya desaparecido la necesidad.


7 R13

Que se incumplan con las especificaciones técnicas y TDR´s solicitados por cada área usuaria, dando origen a compras inadecuadas, debido a que en la etapa de formulación y absolución de consultas y observaciones se aceptaron términos que discrepan significativamente de lo inicialmente presupuestados.


Cada vez que se realiza un proceso de contratación, el Operador de Logística es el encargado de responder con el fundamento legal necesario y basándose en las necesidades de las áreas usuarias, la formulación y absolución de consultas de los TDR´s y especificaciones técnicas.


Cada vez que sucede

Correctivo Manual Alto



7 R14

Que se realicen compras de bienes y servicios no acorde con las especificaciones técnicas ó TDR´s debido a una asignación incorrecta de los factores de evaluación.


Cada vez que se realiza un proceso de contratación, el Comité Especial asigna, de acuerdo al tipo de compra, los factores de evaluación técnicos y económicos, al momento de elaborar las bases del concurso de modo que se procure la selección del postor que cumpla satisfactoriamente con los requerimientos solicitados por el área usuaria.

Comité especial

Cada vez que sucede

Preventivo Manual Medio N/A N/A

de 125


Código del


Tipo de Riesgo


Código de




Tipo de control:




Responsable OM



Código del



/ Operacional /



Código del

control





Diario, Semanal,

Quincenal, Mensual,


Anual



Semiautomático




actividad

7 R15

Qu existan perjuicios económicos y/o fraudes debido a que no pasen por un proceso de concurso y/o adjudicación aquellas compras mayores a 3 UIT´s.

Cumplimiento Alto

7 C8

Cada que se realiza un proceso de contratación y se publica en la página del Organismo Supervisor de Contrataciones del Estado (OSCE), el Operador de Logística cumple los plazos establecidos en la Ley para cada etapa del proceso, mediante revisiones periódicas a los plazos establecidos en las publicaciones en la página del OSCE, llevando a cabo cuando corresponda la publicación en la página del OSCE.


Cada vez que sucede

Preventivo Manual

Bajo

O.M.7.9 Como parte de las funciones formales del Comité Especial, deberá especificarse, como requisito indispensable para la asignación de factores de evaluación en los procesos de contratación, la revisión de la información del Estudio de Posibilidades que ofrece el Mercado (EPOM), de modo que sea posible determinar dichos factores enfocándolos de manera tal que faciliten la identificación de aquellos aspectos que permitirán el destaque y distinción del postor de mayor conveniencia para la institución. Asimismo, es necesario definir con mayor detalle los parámetros a utilizar en el EPOM que permitan la recopilación de la información adecuada para la determinación de qué factores de evaluación permitirán diferenciar al postor que cumpla con los requerimientos solicitados por el área usuaria. De este modo, la asignación de los factores de evaluación en todos los casos deberá estar sustentada por la información obtenida en el EPOM.

Comité Especial

7 C13

Cada vez que se elabora el PAC, el Jefe de Unidad de Logística junto con el Jefe de la Oficina de Planeamiento y Presupuesto deberán considerar todas las licitaciones públicas, concursos públicos, adjudicaciones directas públicas, adjudicaciones directas selectivas o adjudicaciones de menor cuantía, que se convocarán durante el correspondiente año fiscal vigente. Asimismo, las adjudicaciones de menor cuantía serán incluidas en el PAC cuando puedan ser planificadas o programadas de forma habitual y anticipadamente antes que dicho documento de gestión sea aprobado. en este sentido, no será obligatorio incluir las adjudicaciones de menor cuantía que obedecen a nuevas necesidades de la entidad que no pudieron ser previstas y surjan luego de la aprobación del PAC, y requieren ser atendidas durante el año fiscal.



7 R16

Que existan perjuicios económicos debido a que el proveedor no cumpla con todos los requisitos solicitados en el proceso de formalización contractual.


Cada vez que se realiza un proceso de contratación, el Operador de Logística verifica que el postor ganador presente la documentación para la suscripción del contrato, en los plazos indicados en la ley, de lo contrario, perderá automáticamente la Buena Pro, sin perjuicio de la sanción administrativa aplicable. En tal caso, la Unidad de Logística llamará al postor que ocupó el segundo lugar en el orden de prelación para que suscriba . Si este postor no suscribe el contrato, dicho órgano declarará desierto el proceso de selección, sin perjuicio de la sanción administrativa aplicable.


Cada vez que sucede


de 125


Código del


Tipo de Riesgo


Código de




Tipo de control:




Responsable OM



Código del



/ Operacional /



Código del

control





Diario, Semanal,

Quincenal, Mensual,


Anual



Semiautomático




actividad

7 R17

Que existan perjuicios económicos debido a que no se cobren las penalidades a un proveedor que incumple fehacientemente los TDRs o especificaciones técnicas


Cada vez que se recibe un bien, el usuario solicitante deberá dar la conformidad a dicho bien y/ o servicio; en un plazo de 10 días, basando su juicio en el cumplimiento estricto de los TDR´s y especificaciones técnicas presentados al inicio del proceso de contrataciones, dejando como evidencia un formato de conformidad, el cual se adjunta al expediente, para poder efectuar el pago de la factura y realizar el descuento correspondiente a la penalidad y/o multa incurrida.

Usuario Solicitante

Cada vez que sucede


O.M.7.10 Pasados los siete (07) días hábiles de otorgada la bueno pro a un postor (03 en el caso de contratos mediante orden de compra o servicio), el Comité Especial deberá entregar un checklist al Jefe de la Unidad de Logística en el cual se evidencie, de ser el caso, la presentación de toda la documentación y requisitos solicitados al postor en el proceso de formalización del contrato; o, de lo contrario, la ausencia de aquella documentación/requisitos que no han sido presentados a la fecha. Dicho checklist deberá ser firmado por el Jefe de la Unidad de Logística en señal de conformidad.

Comité Especial

7 R18

Que existan perjuicios económicos y/o contingencias legales debido a que no se realice un adecuado seguimiento a las cartas fianzas pendientes de renovación.


Cada vez que se adjudica la Buena Pro a un proveedor, el Operador de Logística verifica que la carta fianza cumpla con todos los requisitos establecidos en las bases, de modo que pueda ser enviada a la Unidad de Finanzas para su custodia, en dicha Unidad se ingresarán al INGEADMIN los datos de la carta fianza, tales como monto, entidad financiera, fecha de entrada en vigencia y fecha de vencimiento. Al vencimiento de cada carta fianza el sistema INGEADMIN activará una alarma notificando el vencimiento de dicha carta al Operador de Logística.


Cada vez que sucede

Preventivo Automático Alto

O.M.7.11 Modificar el formato de conformidad de bienes y servicios de modo que permita indicar el cobro de cualquier penalidad en la que haya incurrido el proveedor. Antes de realizar el pago de una factura relacionada a un bien o servicio adquirido, el Tesorero deberá revisar dicho formato y validar que las penalidades existentes hayan sido cobradas de manera efectiva. De cumplirse lo anterior, el Tesorero deberá dejar su visto bueno en el formato de conformidad y efectuar el pago de la factura; de lo contrario deberá comunicar el hecho al Jefe de la Unidad de Logística, vía memorándum, adjuntando el formato de conformidad en el que se evidencie la ausencia de prueba del cobro de la penalidad.

Jefe de Unidad de Logística/ Jefe de Unidad

Financiera

7 R19

Que existan perjuicios económicos debido a que el almacén no notifique oportunamente al área usuaria la recepción del bien para que puedan dar conformidad del mismo


Cada vez que se recibe un bien, el Operador de Almacén deberá notificar dentro de los 10 días calendarios establecidos por ley al área usuaria para que de conformidad al bien, dejando como evidencia un Formato de Conformidad del bien.

Operador de Logística de

almacén

Cada vez que sucede


O.M.7.12 Programar en el sistema que la emisión de alarmas de las cartas fianza enviadas al Operador de Logística tengan una frecuencia periódica a lo largo del plazo de validez de la carta, de modo que se facilite la ejecución de un seguimiento preventivo.


Directora de Sistemas de

la Información

7 R20

Inconsistencias en la activación de bienes entre control patrimonial y registro contable debido a que no se entregue la PECOSA al usuario en el momento de retiro del bien de almacén.


Mensualmente, el Asistente de Control Patrimonial compara las órdenes de compra vs el reporte de movimiento mensual de almacén, dejando como evidencia un reporte conciliado y aprobado por el Coordinador de Bienes Patrimoniales.

Asistente de control

patrimonial Mensual Preventivo Manual Bajo

O.M.7.13 Cada vez que un bien sea recibido por el Operario de Almacén, deberá enviar una notificación al Jefe de la Unidad de Logística mediante el sistema vía correo electrónico. Asimismo, pasados los 5 días calendario, o antes de ser el caso, el Operario de Almacén deberá copiar al Jefe de la Unidad de Logística en la notificación enviada al área usuaria referida a la recepción del bien.

Operario de Almacén

de 125


Código del


Tipo de Riesgo


Código de




Tipo de control:




Responsable OM



Código del



/ Operacional /



Código del

control





Diario, Semanal,

Quincenal, Mensual,


Anual



Semiautomático




actividad

7 R21

Posibles perjuicios económicos, sanciones legales y/o financieras debido a que el área usuaria exceda el plazo establecido en ley para dar conformidad a los bienes recibidos.

Cumplimiento Bajo

7 C17

Cada vez que se recibe un bien, el Operador de Almacén deberá notificar dentro de los 10 días calendarios establecidos por ley al área usuaria para que de conformidad al bien, dejando como evidencia un Formato de Conformidad del bien.

Usuario Cada vez

que sucede Preventivo Manual

Bajo N/A N/A

7 C15

Cada vez que se recibe un bien, el usuario solicitante deberá dar la conformidad a dicho bien y/ o servicio; en un plazo de 10 días, basando su juicio en el cumplimiento estricto de los TDR´s y especificaciones técnicas presentados al inicio del proceso de contrataciones, dejando como evidencia un formato de conformidad, la cual se adjunta al expediente, para poder efectuar el pago de la factura y realizar el descuento correspondiente a la penalidad y/o multa incurrida.

Usuario Cada vez

que sucede Preventivo Manual

7 R22

Debilidades en el registro e identificación de bienes debido a que no se asigne de manera oportuna el código de barra a los bienes entregados.


Cada vez que se entrega un bien de almacén a un usuario, el Asistente de Patrimonio coloca una etiqueta en el bien entregado para luego llenar una ficha de registro de entrega de bien, la cual es aprobada por el Coordinador de Bienes Patrimoniales.

Asistente de Patrimonio

Cada vez que sucede


O.M.7.14 Establecer como plazo para el Operario de Almacén un máximo de 5 días calendario para notificar la recepción de los bienes recibidos al área usuaria, de modo que se agilice el proceso de entrega de la conformidad por parte del usuario.

Operario de Almacén

7 R23

Posibles contingencias legales debido a que no se aseguren de manera oportuna los bienes adquiridos.


Cada dos años, el Coordinador de Bienes Patrimoniales verifica que todos los bienes hayan sido registrados adecuadamente en la póliza de seguros, verificando que el seguro otorgue una cobertura del 100%, que cubra por el tiempo necesario, etc., Dejando como evidencia un informe de los bienes asegurados.

Coordinador de control patrimonial

Cada dos años


7 R24

Qu existan perjuicios económicos debido a desórdenes en el traslado de los bienes ya que no se realiza un adecuado seguimiento de los mismos.


Cada vez que un usuario traslada internamente un bien de INGEMMET de un área a otra, el usuario deberá informar al Coordinador de Bienes Patrimoniales mediante el del Formato de orden de salida de bienes, el traslado de dicho bien.

Usuario Cada vez

que sucede Preventivo Manual Alto

O.M.7.15 Definir un mecanismo de reporte a través del sistema mediante el cual el Asistente de Bienes Patrimoniales pueda notificar al Coordinador de Bienes Patrimoniales el registro en la póliza de seguro de los bienes al momento de su adquisición.

Coordinador de Bienes

Patrimoniales

7 R25

Que existan pérdidas económicas / robos / deterioro de los bienes debido a que no se identifican y registran en el inventario las modificaciones de ubicación de los equipos


Cada vez que un usuario traslada internamente un bien de INGEMMET de un área a otra, el usuario deberá informar al Coordinador de Bienes Patrimoniales mediante el del Formato de orden de salida de bienes, el traslado de dicho bien.

Usuario Cada vez

que sucede Preventivo Manual Alto

O.M.7.16 Elaborar una base de datos de registro en la cual el Coordinador de Bienes Patrimoniales pueda ingresar la información contenida en los formatos de orden de salida de bienes provistos por los usuarios, de modo que sea posible realizar un seguimiento del traslado y ubicación de los bienes.

Coordinador de Bienes

Patrimoniales

de 125


Código del


Tipo de Riesgo


Código de




Tipo de control:




Responsable OM



Código del



/ Operacional /



Código del

control





Diario, Semanal,

Quincenal, Mensual,


Anual



Semiautomático




actividad

7 R26

Posibles contingencias legales debido a que se realiza la baja de activos sin contar con el informe técnico correspondiente.


Alto 7 C22

Cada vez que se identifican bienes que están aptos para dar de baja, el Coordinador de Bienes Patrimoniales, elabora un informe técnico, en el que recomienda la baja de dichos activos, este informe debe ser aprobado por el Jefe de la Unidad de Logística para posteriormente ser elevado a la Oficina de Administración, dejando como evidencia una resolución administrativa de la baja.

Encargado de Bienes

Patrimoniales

Cada vez que sucede


7 R27

Posibles contingencias en la verificación física del activo fijo debido a que no se realicen inventarios físicos periódicos.


Anualmente, un equipo de inventario realiza un inventario físico a todos los bienes de la institución, dejando como evidencia un reporte de activos fijos entregado al Coordinador de Bienes Patrimoniales.

Equipo de inventario

físico Anual Preventivo Manual Bajo N/A N/A

7 R28

Posibles perjuicios económicos y/o daños de los activos fijos en custodia debido a que no se cuenta con las instalaciones adecuadas para la conservación de los mismos.


O.M.7.17 Evaluar la posibilidad de ampliar las instalaciones de almacén, con la finalidad de optimizar las condiciones de las operaciones de mantenimiento y control patrimonial.


7 R29

Posibles inconsistencias en la información registrada en el maestro de activos fijos debido a errores en la asignación de los bienes.


Cada vez que se adquiere un bien, el Operador de Bienes Patrimoniales ingresa dicho bien al INGEADMIN con los datos obtenidos de la orden de compra, estas operaciones son supervisadas mensualmente por el Coordinador de Bienes Patrimoniales, dejando como evidencia un informe de altas de activo fijo.

Operador de Bienes

Patrimoniales

Cada vez que sucede


7 R30

Que existan ineficiencias en las operaciones por fallas en los vehículos debido que no se cuenta con un procedimiento que permita la adecuada ejecución de los mantenimientos preventivos y correctivos y el control adecuado del consumo de combustible de los vehículos


O.M.7.18 El Encargado de Servicios Generales, deberá definir un plan de mantenimientos preventivos para las unidades de transporte de INGEMMET, basándose en un cronograma detallado de actividades mensuales.

Encargado de Servicios

Generales/ Coordinador de Bienes

Patrimoniales.

de 125




7 R1 3.0 3.0 3.0 3.0 7 R2 3.0 3.0 1.0 1.0 7 R3 3.0 3.0 3.0 3.0 7 R4 3.0 3.0 3.0 3.0 7 R5 1.0 1.0 1.0 1.0 7 R6 3.0 3.0 3.0 3.0 7 R7 1.0 1.0 1.0 1.0 7 R8 3.0 3.0 1.0 1.0 7 R9 3.0 3.0 1.0 3.0

7 R10 3.0 3.0 2.0 2.0 7 R11 2.0 2.0 2.0 3.0 7 R12 1.0 1.0 2.0 2.0 7 R13 3.0 3.0 2.0 3.0 7 R14 3.0 3.0 1.0 3.0 7 R15 3.0 3.0 1.0 1.0 7 R16 3.0 3.0 1.0 1.0 7 R17 3.0 3.0 2.0 2.0 7 R18 3.0 3.0 2.0 3.0 7 R19 3.0 3.0 2.0 3.0 7 R20 3.0 3.0 1.0 1.0 7 R21 1.0 1.0 2.0 2.0 7 R22 3.0 3.0 1.0 1.0 7 R23 3.0 3.0 1.0 1.0 7 R24 3.0 3.0 3.0 3.0 7 R25 3.0 3.0 3.0 3.0 7 R26 3.0 3.0 1.0 1.0 7 R27 3.0 3.0 1.0 1.0 7 R28 3.0 3.0 3.0 3.0 7 R29 3.0 3.0 1.0 1.0 7 R30 3.0 3.0 3.0 3.0

Riesgo Inherente

Riesgo Residual

de 125



Código del


Tipo de Riesgo


Código de




Tipo de control:




Responsable de la OM



Código del



/ Operacional /



Código del

control





Diario, Semanal,

Quincenal, Mensual,


Anual



Semiautomático




actividad

8 R1

Que existan ineficiencias operativas debido a que el área usuaria no especifica el perfil adecuado del personal a ser contratado en la etapa de requerimiento.


Cada vez que el área usuaria necesita contratar personal nuevo, el Jefe de Unidad de Personal, envía sus requerimientos al Asistente Administrativo de Personal con las especificaciones necesarias para la contratación de nuevo personal, esto lo plasma en un formato TDR.


Cada vez que sucede


O.M.8.1 Elaborar un documento en el que se formalice, estandarice, evalúe y actualice las consideraciones a tenerse en cuenta para la elaboración de los Términos de Referencia respecto a contratación de personal. En dicho documento, deberá definirse los requisitos mínimos, tales como: grado académico, experiencia mínima laboral, capacitaciones, conocimientos de sistemas de la información, las funciones específicas, etc; y deberá ser difundido a las áreas usuarias para su aplicación al elaborar el perfil requerido. O.M.8.2 Realizar un mapeo de los puestos de la entidad, de acuerdo a lo establecido en la ley N°30057 – Ley de Servicio Civil. Evaluar la actualización del ROF y del manual de procesos, así como, elaborar un Cuadro de puestos de la entidad (CPE), que reemplaza al CAP y PAP, tal como lo establece el Art. 128 Del Reglamento General de la Ley N° 30057, Ley del Servicio Civil (Ver O.M.2 Plan de Trabajo de Implementación del SCI).


8 R2

Qu existan contingencias legales debido a no cumplir con lo estipulado en la Ley N° 28518, Ley de Practicantes respecto de la contratación a practicantes.


Cada vez que se inicia o se renueva la relación laboral con un practicante, el Asistente Administrativo de Personal elabora los convenios de práctica asegurándose de que dicho contrato cumpla con lo establecido en la Ley N° 28518, Ley de Practicantes. Asimismo, solicita al practicante la firma del convenio de prácticas y posteriormente la del Jefe de Unidad para que posteriormente sea firmado por la universidad e ingresado al Ministerio de Trabajo antes de su vencimiento.

Asistente Administrativo de Personal

Cada vez que sucede


O.M.8.3 Cada vez que el Asistente Administrativo de Personal elabore un convenio de prácticas deberá enviarlo al Jefe de la Unidad de Personal para que otorgue su visto bueno, cerciorándose que cumpla con los requisitos establecidos en la Ley. Asimismo, una copia de dicho convenio deberá ser enviada al área usuaria de modo que tengan en cuenta los términos establecidos al momento de asignar y supervisar las funciones del nuevo practicante.


8 R3

Que existan contingencias por elaborar y aprobar Contratos de Administración de Servicios (CAS) que no cumplen con lo requerido por el régimen regimen de contratación de personal del sector público (p.e periodo de


Cada vez que se realiza una convocatoria CAS, el Asistente Administrativo de Personal elabora un informe y lo envía a la Oficina de Asesoría Jurídica para que valide las cláusulas contractuales del contrato, luego este contrato retorna a la Unidad de Personal y es registrado en el sistema INGEADMIN y aprobado por el Jefe de Unidad de Personal, dejando como evidencia el contrato registrado y aprobado.


Cada vez que sucede

Preventivo Semiautomático Bajo N/A N/A

de 125


Código del


Tipo de Riesgo


Código de




Tipo de control:







Código del



/ Operacional /



Código del

control





Diario, Semanal,

Quincenal, Mensual,


Anual



Semiautomático




actividad

duración no mayor a un año).

8 R4

Sanciones legales debido a que la institución no cuente con el registro actualizado y completo de personal contratado CAS, (artículo 3 del Decreto Supremo N° 075-2008-PCM).


Cada vez que se realiza una contratación CAS, el Asistente Administrativo de Personal, actualiza la base de datos del personal contratado CAS para poder llevar un historial de todos los contratados.


Cada vez que sucede


O.M.8.4 Una vez cada 3 meses, el Asistente Administrativo de Personal enviará a todas las áreas el consolidado de la base de datos del personal contratados CAS de modo que validen la actualización y vigencia de la información y enviarán su conformidad mediante correo electrónico al Asistente Administrativo con copia al Jefe de la Unidad de Personal


8 R5

Contingencias legales debido a que algún servidor CAS continúe prestando servicios sin haber suscrito la prórroga y/o renovación del contrato después de su vencimiento.


Cada vez que un contrato CAS se encuentra por vencer, el Asistente Administrativo de Personal consulta mediante correo electrónico con el área usuaria si dicho contratado CAS es apto para renovar su contrato. Luego de aprobada la renovación, verifica con la Oficina de Planeamiento y Presupuesto que el área usuaria cuente con presupuesto disponible, para finalmente enviar el expediente del contratado a la Oficina Jurídica para que haga la adenda a dicho contrato, dejando como evidencia la adenda firmada.


Cada vez que sucede


O.M.8.5 El Asistente Administrativo de Personal deberá comunicar, con 15 días de anticipación como mínimo al área usuaria, cuántos contratos de personal CAS tiene por vencer de modo que los Jefes y/o Directores comuniquen con tiempo si es que se le va a renovar el contrato. Si se obtiene una respuesta positiva, deberá comunicársele al la Oficina de Asesoría Jurídica para que proceda a la elaboración la adenda del contrato, solicitando su emisión antes de la fecha de vencimiento del contrato.


8 R6

Inconsistencias en la información existente en el maestro de registro de personal debido a que no se consideren la totalidad de las bajas/altas o que éstas sean ingresada de manera errónea al sistema.


Cada vez que alguien ingresa o termina su relación laboral con la institución, el Asistente Administrativo de Personal registra en el INGEADMIN el alta del servidor, luego coteja dos reportes: el reporte de aprobaciones de cero errores remitido por el MEF y el reporte del INGEADMIN, dejando como evidencia el reporte de altas aprobado por el Jefe de Unidad de Personal. Para el caso de bajas, cada área usuaria comunica por correo electrónico al Asistente Administrativo de Personal aquellos contratados que dejaron de laborar para que se realice la baja del contratado en el Sistema INGEADMIN.


Cada vez que sucede


O.M.8.6 Desarrollar un procedimiento formal de Altas y Bajas de personal, en el que se definan los responsables, plazos, y documentos a presentar para dar de alta y/o baja del personal contratado. Asimismo, definir dentro del procedimiento, los mecanismos de registro y control de altas y bajas.


de 125


Código del


Tipo de Riesgo


Código de




Tipo de control:







Código del



/ Operacional /



Código del

control





Diario, Semanal,

Quincenal, Mensual,


Anual



Semiautomático




actividad

8 R7

Multas y/o sanciones debido a que no se registre y declare la planilla electrónica de manera oportuna ante la SUNAT.


Mensualmente, el Asistente Administrativo de Personal obtiene un reporte de la planilla del INGEADMIN para poder declararlo en la planilla electrónica de la SUNAT, validando que el cálculo de todos los datos ingresados en la página de la SUNAT sean correctos, adicionalmente compara los montos totales del resumen de planillas y lo calculado de manera automática en el T- Registro de la SUNAT verificando que coincidan para poder proceder a realizar el pago.


Mensual Preventivo Manual Medio

O.M.8.7 Mensualmente, el Jefe de Unidad de Personal solicitará previo a la declaración en SUNAT un reporte al Asistente Administrativo de Personal en el que se indiquen los datos que están siendo declarados en la planilla electrónica y su correspondencia con el reporte de planilla de INGEADMIN, de modo que exista una evidencia de que dicha declaración está siendo realizada de manera oportuna.


8 R8

Contingencias legales, sanciones y/o multas debido a que no se registre en el T-Registro de la SUNAT a todos los servidores dentro del plazo establecido en la ley.

Cumplimiento Medio

8 C6

Cada vez que alguien ingresa o termina su relación laboral con la institución, el Asistente Administrativo de Personal registra en el INGEADMIN el alta del servidor, luego coteja dos reportes: el reporte de aprobaciones de cero errores remitido por el MEF y el reporte del INGEADMIN, dejando como evidencia el reporte de altas aprobado por el Jefe de Unidad de Personal. Para el caso de bajas, cada área usuaria comunica por correo electrónico al Asistente Administrativo de Personal aquellos contratados que dejaron de laborar para que se realice la baja del contratado en el Sistema INGEADMIN.


Cada vez que sucede

Preventivo Manual

Bajo N/A N/A

8 C8

Cada vez que hay un nuevo ingreso, salida o cambios de puesto de alguien que labora en la institución, el Jefe de la Unidad de Personal aprueba el alta, cambio de puesto o baja para que l Asistente Administrativo de Personal ingrese a la plataforma electrónica del T Registro de la SUNAT y pueda dar de alta, modificar o dar de baja a algún servidor, en un plazo máximo de 48 horas según lo establecido por la SUNAT, como evidencia de ello deja un reporte de altas, bajas o modificaciones aprobado por el Jefe de Unidad de Personal.


Cada vez que sucede

Preventivo

8 R9

Que existan reprocesos en el pago de la planilla por no contar con los inputs de forma adecuada, completa y oportuna (faltas, descuentos, turnos de trabajo, horario extras, descansos médicos, etc.).


Mensualmente, los Asistentes Administrativos de Personal encargados de horas trabajadas, licencias médicas, descuentos por préstamos, envían el registro mensual en Excel vía correo electrónico al Asistente Administrativo de Personal encargado de la elaboración de planillas para que ingrese dichos datos al cálculo de la planilla global en el INGEADMIN, realizando luego un análisis de variaciones mensual de los saldos totales, validando que la variación en monto cancelado sea proporcional a la variación del número de empleados, enviando luego el cálculo de la planilla global validado al Jefe de la Unidad Orgánica para que la apruebe.


Mensual Preventivo Automático Bajo

O.M.8.8 Adicionalmente al análisis de variaciones en los montos totales de las planillas, el Asistente Administrativo encargado debe obtener reportes consolidados de cada input que implica una modificación de la planilla, de modo que pueda asegurar que estén siendo procesados adecuadamente y que haya consistencia entre los sustentos y las variaciones en la planilla. O.M.8.9 Elaborar un reporte de variaciones mensuales de planillas en el que se detallen los incrementos o decrementos del monto de las mismas. En dicho reporte se explicarán las principales variaciones en los componentes del


de 125


Código del


Tipo de Riesgo


Código de




Tipo de control:







Código del



/ Operacional /



Código del

control





Diario, Semanal,

Quincenal, Mensual,


Anual



Semiautomático




actividad

pago del pago de planillas.

8 R10

Que se generen errores en los pagos realizados al personal debido a inconsistencias en la información de las horas trabajadas producto de debilidades en el control y registro de ingreso y salida del personal.

Operacional Alto

8 C9



Mensual Preventivo Automático

Bajo N/A N/A

8 C10

Cada vez que un servidor ingresa a la institución, pasa su fotocheck por el marcador de tarjetas o registra su huella digital en el sistema de huella digitales. Ambos sistemas están interrelacionados con el INGEADMIN donde se calculan las horas trabajadas diariamente en base al registro de los ingresos, este reporte es validado de manera semanal mediante una plantilla obtenida de manera semanal por el Asistente Administrativo de Personal mediante la revisión obtenida de los dos sistemas y el reporte obtenido del INGEADMIN.


Cada vez que sucede

Preventivo Automático

de 125


Código del


Tipo de Riesgo


Código de




Tipo de control:







Código del



/ Operacional /



Código del

control





Diario, Semanal,

Quincenal, Mensual,


Anual



Semiautomático




actividad

8 R11

Posibles perjuicios económicos, contingencias legales y/o ineficiencias operativas debido a la ausencia de control en el seguimiento de las licencias médicas y subsidio.


Mensualmente, el Asistente Administrativo de Personal, realiza un anticuamiento de todos los descansos médicos solicitados durante el periodo acumulado a la fecha de revisión, verificando que ninguno de ellos haya excedido el plazo vigente establecido por ESSALUD (los primeros 20 días los asume la institución y el resto ESSALUD).


Mensual Correctivo Manual Bajo

O.M.8.10 La administración de cada licencia médica deberá ser asignada a un Asistente Administrativo de Personal, quien deberá responsabilizarse de notificar al Jefe de la Unidad de Personal, mediante correo electrónico, cuando la licencia esté próxima a cumplir los 20 días. Dichas funciones deberán formalizarse en los perfiles de puestos de los Asistentes Administrativos. O.M.8.11 Elaborar un reporte de anticuamiento de licencias en el que se detalle las licencias asumidas por INGEMMET y las licencias asumidas por ESSALUD.


8 R12

Que existan perjuicios económicos debido a que el otorgamiento de préstamos no se reporte de manera oportuna y/o no cuente con la debida autorización, producto de la ausencia de un procedimiento formal.

De Reporte Medio 8 C12

Mensualmente, el Asistente Administrativo de personal valida que el listado de los contratados a quienes se les otorgó algún préstamo enviado por CAFAE, tenga las firmas y las autorizaciones correspondientes, para realizar los descuentos, de los usuarios.



O.M.8.12 Desarrollar un procedimiento formal de otorgamiento de préstamos en el cual se precise el proceso, condiciones y requerimientos para la solicitud y aprobación de los préstamos otorgados al personal, así como la definición de los mecanismos de registro, seguimiento y descuento. Dicho procedimiento deberá especificar los rangos específicos de los montos que podrán ser otorgados así como los criterios ligados a la adquisición de cada rango, asimismo, deberá informar los niveles de aprobación asociados a dichos rangos.


Administración

8 R13

Errores en el cálculo de la planilla debido que existan cambios no autorizados en los parámetros de cálculo del sistema de planillas.





O.M.8.13 Controlar los accesos brindados por la oficina de Sistemas de la Información a los servidores de la Unidad de Personal , en base al puesto y las funciones que cada uno de ellos realiza. De manera que, los accesos queden restringidos sólo al Asistente Administrativo de Personal encargado de la elaboración de la planilla


de 125


Código del


Tipo de Riesgo


Código de




Tipo de control:







Código del



/ Operacional /



Código del

control





Diario, Semanal,

Quincenal, Mensual,


Anual



Semiautomático




actividad

8 C13

Mensualmente, el Asistente Administrativo de Personal realiza una evaluación de los saldos totales de las variaciones mensuales de los pagos efectuados al personal de la institución, validando así que la variación en monto cancelado sea proporcional a la variación del número de empleados, asimismo, el Asistente Administrativo realiza un muestreo al azar para corroborar que los cálculos efectuados por el INGEADMIN son los correctos.


Mensual Detectivo Manual

8 R14

Contingencias legales debido a que en el INGEADMIN no se procese adecuadamente la suspensión del impuesto a la renta presentada por los servidores.


Bajo 8 C14

Mensualmente, el Asistente Administrativo de Personal realiza un muestreo aleatorio en el que corrobora que la información referida a la suspensión del impuesto a la renta, ingresada en el INGEADMIN por el personal CAS, guarde relación con el pago efectivo del servidor.



O.M.8.14 Elaborar un reporte de Suspensión de Impuesto a la Renta en el que se detalle la relación de servidores CAS que se acogen a dicho beneficio tributario, código de suspensión, fecha de alta y tiempo de suspensión. Dicho reporte deberá ser revisado y aprobado por el Jefe de la Unidad de Personal.

8 R15

Que existan contingencias legales por no contar con los cargos de recepción de entrega de las boletas de pago.


Bajo 8 C15

Mensualmente, el Asistente Administrativo de Personal, distribuye a todos los servidores las boletas de pago en físico, para luego entregar un reporte al Jefe de Unidad de Personal con los cargos firmados por cada servidor, dejando como evidencia el reporte firmado por el Jefe de la Unidad de Personal.


Mensual Preventivo Manual Bajo N/A N/A

8 R16

Que exista incumplimiento de los objetivos e ineficiencias operativas, a nivel de la institución y de las áreas, debido a la ausencia de un proceso de evaluación de desempeño adecuado (formulación y seguimiento de objetivos anuales, beneficios e incentivos ligados al desempeño, estandarización del proceso de feedback, designación de distintos niveles de evaluadores, etc.)


Anualmente, el Jefe de Unidad de Personal o Director de Unidad, realiza la evaluación de desempeño en base a factores (Conocimientos del puesto, Cantidad de trabajo, Calidad de trabajo, Iniciativa, Creatividad, Asistencia y puntualidad, Cumplimiento de normas, Colaboración, Autodesarrollo, Relaciones personales) y posteriormente la evaluación es entregada al Asistente Administrativo de personal quien compila los resultados de las evaluaciones y los archiva en el expediente de cada empleado.



O.M.8.15 Implementar un proceso de evaluación de desempeño que involucre la participación de todas las Unidades Orgánicas y que sirva como base para la definición de un plan anual de capacitación y los ascensos del personal. Dicho proceso deberá considerar la formulación y seguimiento de objetivos anuales, la definición de beneficios e incentivos ligados al desempeño, la estandarización del proceso de feedback y la designación de distintos niveles de evaluadores: El proceso de evaluación de desempeño deberá estructurarse en las siguientes fases: 1.- Difusión de los objetivos corporativos 2.- Diseño de los objetivos individuales 3.- Evaluación (medición del cumplimiento de los objetivos individuales a través de indicadores) 4.- Diseño del Plan de Desarrollo 5.- Gestión diferenciada (definición de beneficios e incentivos, líneas de carrera, planes de sucesión)


Administración

de 125


Código del


Tipo de Riesgo


Código de




Tipo de control:







Código del



/ Operacional /



Código del

control





Diario, Semanal,

Quincenal, Mensual,


Anual



Semiautomático




actividad

8 R17

Que no se cuente con el personal clave debido a la ausencia de una estrategia de retención de personal adecuada.

Estratégico Medio N/A Bajo

O.M.8.16 Llevar a cabo las siguientes actividades como parte de la estrategia de retención del personal clave: - Análisis de equidad interna y externa de las compensaciones - Encuesta de satisfacción laboral. - Estructuración y comunicación de líneas de carrera.


8 R18

Que existan cuellos de botella por sobrecarga laboral debido a una inadecuada asignación de las tareas al personal (p.e. no se realiza una análisis de la carga labora o una evaluación de segregación de funciones)

Operacional Alto N/A Bajo



de 125


Código del


Tipo de Riesgo


Código de




Tipo de control:







Código del



/ Operacional /



Código del

control





Diario, Semanal,

Quincenal, Mensual,


Anual



Semiautomático




actividad

8 R19

Que no se logren sinergias entre áreas por no contar con mecanismos que integren al personal a nivel institucional y fortalezcan la cultura organizacional


Anualmente, el Asistente Administrativo de Personal, elabora un Plan Anual de actividades de integración, como por ejemplo, outdoor fuera de Lima, el cual debe estar alineado al POI de la institución y ceñido al presupuesto asignado.

Asistente Administrativo

Anual Preventivo Manual Bajo

O.M.8.19 El Jefe de Unidad Orgánica junto con su equipo deberá realizar la Integración de las Culturas organizacionales, teniendo en cuenta lo siguiente: 1. Entendimiento de la cultura organizacional Entender a alto nivel la cultura organizacional de ambas compañías, a través de: Encuestas, entrevistas y talleres no invasivos realizados a personal clave. Revisión de Información sustantiva asociada a la personalidad de ambas empresas. 2. Análisis de impacto de las brechas existentes Identificar las brechas existentes entre ambas culturas organizacionales. Identificación de posibles riesgos asociados a estas brechas. 3. Identificación de elementos clave para mitigar las brechas Elaboración de lineamientos para mitigar estos posibles riesgos. Identificar las competencias necesarias asociadas a realizar una buena gestión y adaptación al proceso de Integración y a la compañía resultante.

Dirección de Sistemas de

la Información

8 R20

Que se generen perjuicios legales, económicos y/o reputacionales a la institución debido a que el personal cesado aún tenga accesos informáticos vigentes en la institución.

Operacional/ TI

Medio 8 C18

Cada que alguien culmina su relación laboral con la institución, cada área usuaria comunica mediante memorándum al Asistente Administrativo de personal aquellos contratados a los que no se les renovará su contrato y éste comunica a la Dirección de Sistemas de la Información para que puedan deshabilitar todos los accesos informáticos que se le habían otorgado a dicho servidor, dejando como evidencia un reporte de bajas en el sistema otorgado por sistemas. Asimismo, existe una directiva en la que se señala que de manera mensual se deberá comunicar al área de sistemas de la información todas las altas, bajas o renovaciones de personal.

Cada área usuaria

Cada vez que sucede




8 R21

Que existan contingencias legales por no llevar un control rsobre el cumplimiento de las Normas de Seguridad y Salud Ocupacional (SSO) aplicables a la institución

Cumplimiento Medio N/A Bajo

O.M.8.20 Toda vez que ingresa un nuevo servidor a la Institución, el Asistente Administrativo de Personal deberá hacer firmar el registro de recepción/ entrega del Reglamento de Seguridad y Salud en el Trabajo para cumplir con lo establecido en la Ley N° 29783


Administración

de 125


Código del


Tipo de Riesgo


Código de




Tipo de control:







Código del



/ Operacional /



Código del

control





Diario, Semanal,

Quincenal, Mensual,


Anual



Semiautomático




actividad

8 R22

Qu existan sanciones legales por no cumplir de manera oportuna con la toma de exámenes médicos ocupacionales.


Anualmente, el comité de seguridad y salud de la institución, coordina la realización de exámenes médicos al personal de laboratorio, ya que son los más expuestos a peligros propios del giro del negocio, dejando como evidencia un cargo firmado por la realización de dichos exámenes. Adicionalmente, se realizan exámenes médicos preventivos a los servidores de la institución.

Comité de seguridad y

Salud Anual Preventivo Manual Medio

O.M.8.21 El Comité de Seguridad y Salud deberá cumplir con lo establecido en el Reglamento de la Ley Nº 29783, Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo, respecto a los exámenes médicos ocupacionales comprendidos en el inciso d) del artículo 49 de la Ley: a) Al inicio de la relación laboral o, para el inicio de la relación laboral, se realiza un examen médico ocupacional que acredite el estado de salud del trabajador. Los trabajadores deberán acreditar su estado de salud mediante un certificado médico ocupacional que tendrá validez por un período de dos (2) años, siempre y cuando se mantengan en la misma actividad económica. Los certificados de los exámenes médicos ocupacionales que se realizan durante la relación laboral, tienen igual período de validez.


Administración

8 R23

Que existan contingencias legales por no contar con documentación actualizada y completa para atender los requerimientos de información solicitados por las entidades reguladoras (p.e para procesos judiciales labores, etc.)


Cada vez que se realiza la contratación de un nuevo personal, el Asistente Administrativo de Personal encargado de legajos es responsable de elaborar el expediente de cada contratado CAS. Dicho expediente contiene el contrato que inicialmente fue enviado por la Oficina de Asesoría Jurídica, evaluaciones de desempeño realizadas por la Unidad de personal y memorándums de cada servidor. Este expediente será enviado a la Oficina de Asesoría Jurídica cuando lo solicite, dejando como evidencia un memorándum de entrega de información.


Cada vez que sucede


O.M.8.22 Definir formalmente las políticas de actualización y resguardo de los expedientes laborales de los servidores de la institución (las cuales deberán ser aplicables a todos los regímenes laborales existentes). En dichas políticas deberá indicarse el tipo de documentación que deberá figurar obligatoriamente en los expedientes; las actividades y plazos necesarios para la actualización oportuna de los expedientes; los mecanismos a implementar para procurar un resguardo adecuado de la información; y los responsables a cargo de la puesta en práctica y supervisión de cada una de las acciones mencionadas.


de 125




8 R1 2.0 2.0 1.0 1.7

8 R2 2.7 3.0 1.0 2.3

8 R3 1.7 2.3 1.0 1.0

8 R4 2.3 2.3 1.0 2.0

8 R5 2.3 2.7 1.0 1.3

8 R6 1.7 2.0 1.0 1.7

8 R7 2.3 2.7 1.0 2.7

8 R8 2.3 2.3 1.3 1.7

8 R9 2.0 2.0 1.0 1.3

8 R10 2.3 2.7 1.3 2.0

8 R11 2.0 2.3 1.0 2.0

8 R12 2.0 2.0 1.0 2.0

8 R13 3.0 2.7 1.0 2.0

8 R14 1.3 1.7 1.3 2.0

8 R15 1.3 1.3 1.0 1.3

8 R16 2.3 2.7 1.0 2.0

8 R17 1.7 1.7 2.0 2.0

8 R18 2.0 2.3 1.3 1.7

8 R19 2.0 2.7 1.0 1.3

8 R20 2.3 2.3 1.3 1.7

8 R21 1.7 1.7 1.0 2.0

8 R22 2.0 2.3 1.0 2.3

8 R23 2.0 2.3 1.7 2.0

8 R24 2.7 2.7 1.0 2.0

Riesgo Residual

de 125

2.5 Status de los Planes de Acción documentados en los talleres de identificación de riesgos y controles

Como parte del marco de referencia del Sistema de Control Interno, se inventariaron los riesgos y

controles actuales de cada sub-proceso identificado previamente como crítico. Luego, los

participantes de los talleres plantearon actividades para mitigar los riesgos que aún no tenían

actividades de control asociadas o que de tenerlas, no gestionaban adecuadamente el riesgo.

Cabe mencionar que el grado de cumplimiento o status de las actividades consignadas las matrices de

riesgos y controles se ha determinado sobre la base de una escala de tres (3) niveles:

Realizada: Si la actividad, a la fecha de culminación de nuestra asistencia, ha sido finalizada por

el(los) responsable(s) correspondiente(s).

En proceso: Si la actividad, a la fecha de culminación de nuestra asistencia, aún está en proceso

de desarrollo por el(los) responsable(s) correspondiente(s).

No iniciada: Si la actividad, a la fecha de culminación de nuestra asistencia, aún no ha sido

iniciada por el(los) responsable(s) correspondiente(s).

Avance de actividades a nivel procesos (al 18 de febrero de 2015)

Proceso

Número de Oportunidades

De Mejora

Realizadas En proceso No iniciadas


8 0 8 0

Sistemas de la Información 13 0 13 0

Derechos de Vigencia 5 0 5 0

Investigación Geológica 17 0 17 0

Finanzas 7 0 7 0

Concesión Minera 4 0 4 0

Logística 17 0 17 0

Personal 22 0 22 0

Total 93 0 93 0

El detalle de actividades a nivel de proceso, responsables, status de desarrollo de la actividad, y riesgo asociado al que impacta la actividad se presenta en la siguiente tabla.

Aspectos a implementar a nivel Procesos

Estado (Pendiente / En proceso / Realizado)

Responsable de implementación

Riesgo Asociado

Proceso

O.M.1.1 Formalizar e incluir dentro del Procedimiento de Contratación de Bienes y Servicios la elaboración de un reporte mensual de gastos de otro periodo en el que se identifiquen aquellos gastos que corresponden a períodos anteriores pero que se están ejecutando con recursos del año vigente.

En proceso Directora de


1R3 Gestión de


O.M.1.2 Evaluar la posibilidad de la conformación de un comité evaluador que esté encargado de validar las solicitudes de certificación presupuestal enviadas a Oficina de Planeamiento y Presupuesto (estableciendo montos mínimos para priorizar las solicitudes más significativas). El comité deberá programar reuniones para analizar, evaluar y validar la información que se recibe de las Unidades Orgánicas para la elaboración del presupuesto anual.



1R5

Gestión de Planeamiento y Presupuesto

O.M.1.3 Evaluar la posibilidad de incluir en el Procedimiento de Contratación de Bienes y Servicios del INGEMMET una sección que formalice la revisión de compras no programadas dentro del Plan Anual de Contrataciones, en el que se consideren: - Flujo de Aprobaciones - Monto máximo de las Compras. - Requisitos necesarios para la aprobación de la compra. - Memorándum en el que se sustente la causa de la no programación de dicha compra



1R6


O.M.1.4 Elaborar un reporte en Excel en el que se pueda hacer posible la evidencia de la revisión efectuada por el Especialista de Presupuesto y Finanzas, en que figure como mínimo: - N° Certificación Presupuestal - Fecha de Certificación Presupuestal - Proceso de compra asociado - Operador logístico - Centro de Costo



1R7


O.M.1.5 Evaluar la posibilidad de automatizar la interconexión entre SIAF e INGEADMIN; es decir, que exista una migración automática del presupuesto del SIAF al INGEADMIN, luego de ejecutar la operación presupuestal. Asimismo, que las transferencias presupuestales se efectúen de manera sincronizada en el SIAF e INGEADMIN.



1R8


de 125




Riesgo Asociado

Proceso

O.M.1.6 La Directora de Planeamiento y Presupuesto deberá proponer al Consejo Directivo incluir dentro de la Directiva de Planeamiento Estratégico, una Sección que abarque el tema de las modificaciones al PEI, de modo que se impida realizar modificaciones al PEI no consensuadas con el Consejo Directivo de una institución.



1R10


O.M.1.7 Se recomienda evaluar la emisión de una Resolución de Presidencia que establezca que el Consejo Directivo de la institución deberá participar en el proceso de toma de decisión para la definición de cualquier modificación en el desarrollo de las actividades establecidas en el PEI, y que deberá informarse de manera oportuna a las Unidades Orgánicas que se vean afectadas por dichas modificaciones. Asimismo, deberá considerarse que dichas variaciones sean actualizadas oportunamente en el documento del PEI.



1R11


O.M.1.8 Llevar a cabo un estudio que recoja qué deficiencias de infraestructura existen actualmente en la institución y cuál es su dimensión (en función a su magnitud/costo y al impacto que tienen en el desarrollo de las actividades de la institución). Elaborar un plan de acción para el siguiente año que permita priorizar la subsanación de aquellas deficiencias que implican un menor esfuerzo y gasto pero que impactan positivamente en la aproximación al cumplimiento de los estándares de calidad, procurando que en un período de un año pueda alcanzarse lo requerido para obtener las certificaciones de calidad deseadas. Presentar tanto el estudio como el plan de acción ante el Consejo Directivo de modo que se obtenga la aprobación para su implementación.

En proceso

Directora de Planeamiento y Presupuesto /

Consejo Directivo

1R12


O.M.2.1 Reportar la revisión y modificación del PETI a la Secretaría General y/o Consejo Directivo, de modo que exista un alineamiento entre lo establecido en el PETI y los cambios en la estrategia/objetivos de la Alta Dirección.


Sistemas de la Información

2R1 Gestión de


O.M.2.2 Mensualmente, el Analista de Sistemas y la Directora de la Oficina de Sistemas de la Información sostendrán una reunión en la que se revisen los deadlines propuestos en el PMDA y su cumplimiento, dejando como evidencia un reporte con el status del PMDA aprobado por la Directora que incluya



2R2, 2R3, 2R4, 2R5,


de 125




Riesgo Asociado

Proceso

acciones inmediatas a implementar para subsanar y prevenir incumplimientos. O.M.2.3 Cada vez que se realice una modificación del alcance de una solicitud de asistencia del PMDA que involucre un mayor número de recursos para la institución y la ampliación del plazo de las asistencias, pasarán por un flujo de aprobaciones dejando como evidencia una firma electrónica del último aprobador.



2R2, 2R3, 2R5, 2R7


O.M.2.4 Generar un reporte diario en el que se muestren las solicitudes ordenadas por prioridad, el cual deberá ser validado por el Analista de Sistemas.



2R6, 2R8


O.M.2.5 Desarrollar un instructivo y/o documento interno en el que se establezcan solicitudes de atención tipo y la clasificación de prioridad que se les debe asignar.



2R6


O.M.2.6 Registrar en el reporte diario de atención de solicitudes el status de atención de las mismas. Si la solicitud fue atendida y es conforme, se deberá hacer referencia al documento que da conformidad a las solicitudes. Si aún no ha sido atendida dicha solicitud aparecerá como pendiente.



2R8


O.M.2.7 - Integrar las políticas de cada sistema de gestión en una política única de sistema integrado de gestión (es decir, que se siga el mismo “reglamento” para la administración de ambos sistemas). Integrar en un único Manual de Gestión la documentación de los sistemas de gestión que se aplican. - Definir las responsabilidades y funciones del personal relacionado con los procesos críticos para la gestión de todos los aspectos que cubre el sistema integrado (calidad, medio ambiente, salud y seguridad ocupacional, etc.). Es recomendable separar funciones por procesos y no por sistemas.



2R11


O.M.2.8 Evaluar la posibilidad de adquirir un grupo electrógeno, que se encienda de manera automática cada que hay alguna falla en el sistema eléctrico.



2R12


O.M.2.9 Elaborar un Plan de Contingencias de los Sistemas de Información que comprenda el desarrollo de las siguientes actividades: - Analizar los riesgos de los sistemas críticos para determinar su nivel de tolerancia en caso de desastre o cualquier otra eventualidad - Definir un plan de recuperación que incluya el periodo crítico de recuperación y los sistemas que deben



2R12, 2R16, 2R18


de 125




Riesgo Asociado

Proceso

ser recuperados antes que se generen pérdidas significativas o irrecuperables. - Definir las variables para priorizar las aplicaciones /sistemas críticos y determinar el orden de atención éstos al momento de ocurrir un desastre. - Determinar el período de tiempo (horas, días, semanas) entre la declaración de desastre y el momento en el que el centro alternativo puede procesar las aplicaciones críticas. - Designar un Centro Alternativo de Proceso de Datos. - Definir los mecanismos para asegurar la capacidad de las comunicaciones. - Definir los seguros a contratarse para disminuir las pérdidas económicas y gastos en caso de ocurrir un desastre. Realizar pruebas para evaluar la viabilidad del plan de contingencia y ajustar su diseño de ser requerido. Definir al personal responsable de revisar periódicamente el plan de contingencia y actualizarlo de ser necesario. O.M.2.10 Elaborar un Programa Anual de Mantenimiento Preventivo (PAMP) y pruebas periódicas sobre el funcionamiento de los sistemas críticos. Esta actividad comprenderá la elaboración y reporte sobre el avance o cumplimiento del PAMP e informes con los resultados de las pruebas y firmas de los responsables de su ejecución.



2R13


O.M.2.11 Incluir en el Procedimiento de Generación de copias de respaldo y restauración de la información la ejecución de pruebas periódicas de restauración de información respaldada. Dichas pruebas deben tener un responsable y dejar evidencia de su ejecución.



2R15 2R17


O.M.2.12 En base al análisis de segregación de funciones y a los tipos de información existentes en la institución, elaborar perfiles de usuarios de sistemas definidos. Cada vez que se reciba, por parte de alguna Dirección, una solicitud de generación de accesos y activación de usuarios y con el solicitante deberá evaluar las funciones del puesto, características y condiciones de los perfiles de usuarios para determinar cuál será el que se le asignará al nuevo empleado.



2R19


O.M.2.13 La Entidad evaluará: 1. Elaborar un Procedimiento formal sobre Gestión de Seguridad Lógica debidamente aprobado por el personal



2R19


de 125




Riesgo Asociado

Proceso

responsable. 2. Periódicamente realizar una revisión de personal cesado para verificar que existan cuentas de usuarios activas. 3. Para mantener una adecuada segregación de funciones, es necesario mantener separadas las funciones del administrador de la base de datos y del administrador de la seguridad del sistema, lo que implica que sean realizadas por personas distintas.

O.M.3.1 Trimestralmente, el Director de Derecho de Vigencia realizará un muestreo aleatorio del universo de petitorios mineros ingresados al SIDEMCAT por la Unidad de Administración de Archivos, con la finalidad de verificar que todos los datos ingresados por UADA hayan sido registrados de manera correcta y oportuna. Como resultado de esta verificación, el Director de Derecho de Vigencia deberá elaborar un Memorándum en el que se informe los resultados de su revisión a UADA, una vez consensuado el resultado de la revisión, el memorándum será elevado a la Oficina de Administración.

En proceso Director de Derecho de

Vigencia 3R7

Gestión de Derecho de

Vigencia

O.M.3.2 En coordinación con el Consejo Directivo, evaluar la posibilidad de presentar una solicitud de modificación de la Ley con respecto a la distribución inmediata del dinero recaudado por derecho de vigencia que debería ser devuelto y no es solicitado al momento por el titular, ya que genera ineficiencias en el proceso una vez que dicho titular decide solicitar la devolución del dinero.


Vigencia 3R4


Vigencia

de 125




Riesgo Asociado

Proceso



Vigencia 3R6


Vigencia

O.M.3.4 Mensualmente, el Ingeniero Analista deberá solicitar el estado de cuenta bancario de las cuentas que mantiene con las diferentes entidades para realizar la verificación de los abonos realizados en dichas cuentas, para así poder identificar si se realizó algún abono significativo del cual no se conozca su procedencia, dejando como evidencia un reporte de verificación de los Estados de Cuenta entregado al Director de Derecho de Vigencia.

En proceso Ingeniero Analista 3R7 Gestión de Derecho de

Vigencia

O.M.3.5 En coordinación con el Consejo Directivo, evaluar la posibilidad de presentar una solicitud de modificación de la Ley respecto de los recursos legales que amparan a los Administrados en caso el Petitorio presentado incurra en caducidad, considerando que los plazos y mecanismos establecidos pueden retrasar y generar reprocesos a la Dirección de Derecho de Vigencia.


Vigencia 3R11


Vigencia

O.M.4.1 Formalizar como requisito previo a la realización de modificaciones en el contenido del POI y/o PEI (en los temas referidos a las Direcciones de Geología) el contar con un informe de conformidad que sea firmado por las tres Direcciones.

En proceso Directores de

Geología 4R1

Gestión de Investigación

Geológica

O.M.4.2 Revisar y modificar el procedimiento de “Control de Documentación del Sistema de Calidad”

En proceso 4R2 Gestión de

Investigación Geológica

de 125




Riesgo Asociado

Proceso

de modo que no pueda aprobarse la vigencia de nueva documentación normativa interna, o las modificaciones a la ya existente, sin que atraviese por la revisión y visto bueno de las Direcciones a las que aplicaría su alcance.

O.M.4.3 Definir formalmente la necesidad de que, tras la entrevista personal realizada por la Unidad de Personal a los postulantes, deba solicitarse la validación definitiva del Director de Geología correspondiente para la contratación o rechazo del candidato.


Geología 4R4


Geológica

O.M.4.4 En función a lo obtenido en el análisis de distribución de la carga laboral de las Direcciones de Geología, determinar la necesidad actual de soporte administrativo y, en base a ello, elaborar perfiles de puesto para la contratación del personal administrativo necesario. A medida que se desarrolle este proceso, desasignar al personal operativo de las Direcciones de Geología de las funciones administrativas de apoyo que han venido desempeñando.


Geología 4R5


Geológica

O.M.4.5 Cada vez que surja la necesidad de llevar a cabo trabajos de prospección minera en áreas de no admisión de petitorios, deberá elaborarse un plan de trabajo que contenga la distribución de actividades a lo largo de un período máximo de dos (02) años, el cual deberá ser presentado y sustentado por la Dirección de Geología correspondiente al Consejo Directivo, quien deberá otorgar su aprobación para dar inicio a los trámites de solicitud de autorización ante el MINEM.


Geología 4R6


Geológica

O.M.4.6 Elaborar un instructivo adicional al procedimiento de rendición de cuentas existente, que considere las especificidades del trabajo en campo que afectan el flujo de rendición de cuentas convencional y plantee alternativas que permitan reportar aquellas situaciones en las que no es posible cumplir con los estándares del proceso de rendición de cuentas actual a causa de las condiciones presentadas en campo, como por ejemplo, informes de reporte de condiciones excepcionales a la Unidad de Finanzas


Geología 4R7


Geológica

de 125




Riesgo Asociado

Proceso

que deban contar con el visto bueno de la Dirección de Geología correspondiente.

O.M.4.7 Elaborar un plan de difusión del uso adecuado de la directiva de Rendición de Cuentas. Este plan deberá contener un cronograma de capacitaciones a los servidores del INGEMMET por Oficinas y/o Direcciones.


Geología 4R7


Geológica

O.M.4.8 Formalizar el Procedimiento de Sensibilización a las Comunidades, en el que se establezca como mínimo: - Objetivos - Responsables del procedimiento - Comisión Técnica - Alcance y duración - Metodología a Utilizar, que incluya: - Análisis de la Situación actual de la Comunidad - Diagnóstico Adicionalmente, se deberá evaluar qué herramienta de gestión se utilizará, así como evaluar la posibilidad de delegar la responsabilidad de las campañas de sensibilización a la Oficina de Relaciones institucionales debido a la mayor disponibilidad de capacidades y recursos.


Geología 4R8


Geológica

O.M.4.9 Elaborar un procedimiento que permita la certificación del cumplimientos de los requerimientos solicitados a los servicios de transporte entregados en provincia, mediante una revisión in situ a cargo de las Oficinas Descentralizadas, previamente a que el Geólogo inicie sus labores en campo.


Geología 4R10


Geológica

O.M.4.10 De acuerdo a las necesidades de seguridad existentes en los procesos de las Direcciones de Investigación Geológica, elaborar un perfil para el puesto de Coordinador de Seguridad que sirva como base para los procesos de contratación.


Geología 4R11


Geológica

O.M.4.11 Cada vez que deban trasladarse a campo los Geólogos deberán recibir una capacitación de seguridad especializada, dejando como evidencia un acta de conformidad de recepción.

O.M.4.12 Anualmente, deberá definirse un programa de capacitaciones de seguridad para el personal de las


Geología 4R12


Geológica

de 125




Riesgo Asociado

Proceso

Direcciones de Geología, cuyo cumplimiento deberá ser reportado al Consejo Directivo como parte del desarrollo del Plan Operativo de las Direcciones.

O.M.4.12 Anualmente, deberá definirse un programa de capacitaciones de seguridad para el personal de las Direcciones de Geología, cuyo cumplimiento deberá ser reportado al Consejo Directivo como parte del desarrollo del Plan Operativo de las Direcciones.


Geología 4R12


Geológica

O.M.4.13 Elaborar un cronograma con la Programación Anual de los trabajos que se deberán realizar en el Laboratorio interno. Se deberá tomar como base para la programación de las actividades los proyectos del POI anuales de las Direcciones de Geología.


Geología 4R14


Geológica

O.M.4.14 Documentar el procedimiento a seguir para la ejecución de los estudios y capacitar al personal de las Direcciones de Geología para que pueda asumir la responsabilidad de forma adecuada. Asimismo, hacer estudios de prueba, bajo la supervisión de los responsables de laboratorio, para evaluar si el personal de la Dirección de Investigación de Geología está apto para realizar dichos estudios.


Geología 4R14


Geológica

O.M.4.15 Planear reuniones anuales de alineamiento estratégico entre el asesor y los Direcciones de Geología.


Geología 4R15


Geológica

O.M.4.16 Elaborar un cronograma con Programación Anual de la publicación de los mapas geológicos que deberá presentar el INGEMMET. Se deberá tomar como base para la programación de las actividades las metas POI anuales de las Direcciones de Geología.


Geología 4R16


Geológica

O.M.4.17 Anualmente, los Geólogos junto con el Director de Recursos Minerales deberán elaborar y aprobar conjuntamente procedimientos alternativos de conservación de minerales, dejando como evidencia un procedimiento interno aprobado por las Direcciones de Geología.


Geología 4R18


Geológica

O.M.5.1 Elaborar un procedimiento de custodia y registro de títulos valores y/o garantías, en el que se defina como

En proceso Jefa de la Unidad

de Finanzas 5R1, 5R2

Gestión de Finanzas

de 125




Riesgo Asociado

Proceso

mínimo: - Alcance y vigencia - Base Legal - Responsables - Disposiciones específicas de la custodia a.- Registro físico de los títulos valores b.- Registro virtual de los títulos valores c.- Resguardo físico de los títulos valores d.- Plan de contingencia en caso de pérdidas e.- Formato de seguimiento de vencimiento de las cartas fianza - Procedimiento para la renovación y/o ejecución de una carta fianza.

O.M.5.2 Definir un responsable de controlar se cumplan los plazos de la rendición de gastos del personal, mediante la revisión semanal del estado de las rendiciones de gastos asignar como parte de sus responsabilidades enviar un correo recordatorio 3 días útiles antes de la fecha de vencimiento para la rendición de gastos. Evaluar la designación de una penalidad al personal que no cumple con los plazos establecidos para la rendición de gastos. Desarrollar mecanismos para difundir el procedimiento de rendición de gastos y esta pueda ser interiorizada por el personal.


de Finanzas 5R6


O.M.5.3 La Institución deberá incluir dentro de la Directiva de "Entregas a Rendir": - En la sección de Solicitud se deberá detallar: a.- La condición contractual del solicitante b.- Fecha de vencimiento de su contrato c.- Cargo del solicitante d.- Formato de solicitud con las aprobaciones correspondientes.


de Finanzas 5R7






O.M.5.5 Plantear la creación de un Módulo de interface Contable, que permita ejecutar las siguientes funciones: a.- Administrar los datos contables generados desde varios sistemas, de tal


de Finanzas

5R12, 5R13, 5R15, 5R18, 5R19, 5R20


de 125




Riesgo Asociado

Proceso

forma que con la ayuda del estructurador contable, se pueda armar las transacciones contables que serán enviadas a contabilidad. b.- Disponer de opciones que permitan consultar y modificar las transacciones generadas, en caso de ser requerido. c.- Poseer reportes que ayuden a analizar los datos de los diferentes sistemas antes de ser transferidos a contabilidad. d.- Manejar los datos contables de cualquier aplicación, permitiendo su adecuada parametrización para luego poder transferir los asientos a contabilidad.

O.M.5.6 Elaborar y formalizar el procedimiento de Cierre Contable, en el que se incluya como mínimo: - Alcance y Vigencia - Responsables - Base Legal - Disposiciones específicas del Cierre: Cronograma de Cierre Contable Crear la carpeta de cierre contable cada fin de mes Validación y autorización del Registro de Asiento manuales Conciliaciones bancarias




O.M.5.7 Solicitar mensualmente un Informe actualizado de los procesos judiciales y/o laborales que tengan incidencia contable a la Oficina de Asesoría Jurídica, que contenga como mínimo: a.- Existencia de juicios o gestiones judiciales o extrajudiciales a favor o en contra de la Institución, con indicación de su denominación, concepto, monto actualizado al (fecha de cierre del ejercicio ), situación actual, porcentaje de probabilidad de resolución a favor o en contra, existencia de seguros y monto cubierto al (fecha de cierre de ejercicio), honorarios y costas a nuestro cargo. b.- Una lista que describa la naturaleza y los importes de cualquier juicio terminado, o arreglos extrajudiciales, en que la Institución haya sido parte, desde comienzo del ejercicio hasta la fecha de su contestación.


de Finanzas 5R21


O.M.6.1 Semanalmente, el Asistente de Legal encargado de la verificación de pagos por Derecho de Trámite y/o Vigencia, deberá solicitar a la Unidad de Finanzas el reporte de acreditación de pagos, en el que hayan sido validados

En proceso Asistente Legal 6 R2, 6R3 Gestión de

Concesiones Mineras

de 125




Riesgo Asociado

Proceso

los siguientes conceptos: -Monto -Fecha -Hora -Código único -Número de voucher correspondiente a cada transacción Esta validación se realiza en base a una comparación del estado de cuenta y el voucher físico correspondiente a cada pago, con la finalidad de dar conformidad a la validez del comprobante de Derecho de Trámite y/o Vigencia. Este reporte deberá ser archivado en una carpeta virtual para mantener evidencia de la validez del comprobante de pago.

O.M.6.2 Cada vez que se ingrese un petitorio y se entregue un certificado de devolución, el Asistente Legal deberá ingresar al módulo de visualización de Certificados de Devolución del SIDEMCAT(ver O.M.3.3) para validar la veracidad y validez del documento, comparando datos y el número documento. Asimismo, deberá indicar a qué petitorio está siendo aplicado dicho documento.

En proceso Asistente Legal 6R4 Gestión de

Concesiones Mineras

O.M.6.3 La Directora de Concesiones Mineras, en coordinación con la Dirección de Sistemas de la Información, deberá establecer la posibilidad de generar un reporte de Anticuamiento de los pagos de los Petitorios, de tal manera que se pueda identificicar: -Petitorios dentro del plazo de pago según la fecha de vencimiento del último período de Derecho de Vigencia (De 0 días a 360 días desde la última fecha de pago) -Petitorios con un año de vencimiento según la fecha de vencimiento del último período de Derecho de Vigencia. (De 361 días a 720 días de vencimiento). -Petitorios con dos o más años de vencimiento según la fecha de vencimiento del último período de Derecho de Vigencia. (Mayor a 720 días de vencimiento). -Mensualmente, la Directora de Concesiones Mineras deberá enviar este reporte, mediante memorándum, al Consejo Directivo, solicitando la inclusión de las Resoluciones de Caducidad de Petitorios en los expedientes que correspondan por parte de la Dirección de Derecho de Vigencia.

En proceso Directora de Concesiones

Minera 6R5

Gestión de Concesiones

Mineras

de 125




Riesgo Asociado

Proceso

O.M.6.4 La Directora de Concesiones Mineras deberá incluir dentro del Plan de Capacitación en Procesos de Simultaneidad a Gobiernos Regionales, una Evaluación Final con el propósito de certificar a las personas capacitadas en los temas y asegurarse que el conocimiento brindado fue asimilado y se pondrá en práctica de forma adecuada. Asimismo, deberán realizarse evaluaciones constantes para verificar que el Procedimiento de Simultaneidad están siendo realizadas correctamente

En proceso Directora de Concesiones

Minera 6R9

Gestión de Concesiones

Mineras

O.M.7.1 Elaborar procedimientos e instructivos para las actividades de Programación y Servicios Generales en los que se desarrollen principalmente los siguientes temas respecto de:

- Programación: Lineamientos a seguir para el desarrollo de los actos preparatorios correspondientes al proceso de convocatoria y selección de proveedores, que contemplen como mínimo, Alcance, Responsables y Funciones Específicas de cada responsable.

- Servicios Generales: Determinación de actividades claves a realizar en este proceso, para así poder desarrollar un lineamiento en el que se defina, el Alcance, Responsables y Funciones específicas de cada responsable.

En proceso Jefe de Unidad de

Logística 7R1

Gestión Logística

O.M.7.2 Incluir, dentro del Procedimiento de Contratación de Bienes y Servicios, un calendario que establezca claramente los plazos para: - El ingreso de los requerimientos de bienes y servicios, por parte de las áreas usuarias, al cuadro de necesidades en el sistema INGEADMIN; - La consolidación de los requerimientos de todas las áreas usuarias, por parte de la Unidad de Logística, para su inclusión en el proyecto de PAC; - La entrega de las áreas usuarias de las especificaciones técnicas o términos de referencia de los requerimientos; - En caso de reducción del presupuesto previsto, la determinación de los procesos a ejecutar con cargo a los recursos asignados; - La programación final de los procesos de contratación, y la aprobación final del PAC mediante Resolución de Presidencia; y


Logística

7R2, 7R3, 4R13, 4R17

Gestión Logística

de 125




Riesgo Asociado

Proceso

- La ejecución y supervisión del PAC.

O.M.7.3 Actualizar el catálogo de bienes y servicios de la Unidad de Logística, basado en la depuración, ampliación y actualización de precios acorde al mercado de la gama de bienes y servicios que utiliza actualmente el INGEMMET.


Logística 7R4

Gestión Logística

O.M.7.4 Realizar evaluaciones crediticias aleatorias y periódicas a los proveedores del INGEMMET con la finalidad de asegurar que a la fecha de contratación de los mismos poseen un récord crediticio estable.


Logística 7R10

Gestión Logística

O.M.7.5 Evaluar la posibilidad de implementar un sistema que automatice la revisión periódica del calendario de adquisiciones y contrataciones de los procesos publicados en la página del OSCE, mediante notificaciones de alerta de vencimiento de los plazos a los Operadores de Logística y al Jefe de la Unidad Orgánica.

En proceso


Directora de Sistemas de la Información

7R10 Gestión

Logística

O.M.7.6 Elaborar un reporte de Seguimiento al calendario de adquisiciones y contrataciones en que se detalle como mínimo: fecha de publicación de convocatoria, número de proceso, unidad orgánica solicitante, Operador de Logística a cargo. Este documento deberá ser elaborado por el Operador de Logística y enviado al Jefe de la Unidad Orgánica


Logística 7R10

Gestión Logística



Logística 7R11, 7R13

Gestión Logística

O.M.7.8 Definir la conformación permanente de un Comité Permanente para Compras Recurrentes de menor cuantía que esté integrado por un Miembro de la Unidad de Logística y un Miembro del Área usuaria, cuyas principales funciones, de acuerdo a ley, sean: a.- Elaborar las bases administrativas del proceso de selección. b.- Llevar a cabo el proceso de


Logística 7R12

Gestión Logística

de 125




Riesgo Asociado

Proceso

selección desde su convocatoria hasta su culminación, que ocurre en los siguientes supuestos: con la confirmación de la buena pro, cancelación del proceso, el postor ganador renuncie a la buena pro por causas atribuibles a la entidad y cuando no se firme el contrato por razones de recorte presupuestal específicas para el proceso o porque haya desaparecido la necesidad.

O.M.7.9 Como parte de las funciones formales del Comité Especial, deberá especificarse, como requisito indispensable para la asignación de factores de evaluación en los procesos de contratación, la revisión de la información del Estudio de Posibilidades que ofrece el Mercado (EPOM), de modo que sea posible determinar dichos factores enfocándolos de manera tal que faciliten la identificación de aquellos aspectos que permitirán el destaque y distinción del postor de mayor conveniencia para la institución. Asimismo, es necesario definir con mayor detalle los parámetros a utilizar en el EPOM que permitan la recopilación de la información adecuada para la determinación de qué factores de evaluación permitirán diferenciar al postor que cumpla con los requerimientos solicitados por el área usuaria. De este modo, la asignación de los factores de evaluación en todos los casos deberá estar sustentada por la información obtenida en el EPOM.


Logística 7R15

Gestión Logística

O.M.7.10 Pasados los siete (07) días hábiles de otorgada la bueno pro a un postor (03 en el caso de contratos mediante orden de compra o servicio), el Comité Especial deberá entregar un checklist al Jefe de la Unidad de Logística en el cual se evidencie, de ser el caso, la presentación de toda la documentación y requisitos solicitados al postor en el proceso de formalización del contrato; o, de lo contrario, la ausencia de aquella documentación/requisitos que no han sido presentados a la fecha. Dicho checklist deberá ser firmado por el Jefe de la Unidad de Logística en señal de conformidad.


Logística 7R17

Gestión Logística

O.M.7.11 Modificar el formato de conformidad de bienes y servicios de modo que permita indicar el cobro de cualquier penalidad en la que haya incurrido el proveedor. Antes de


Logística 7R18

Gestión Logística

de 125




Riesgo Asociado

Proceso

realizar el pago de una factura relacionada a un bien o servicio adquirido, el Tesorero deberá revisar dicho formato y validar que las penalidades existentes hayan sido cobradas de manera efectiva. De cumplirse lo anterior, el Tesorero deberá dejar su visto bueno en el formato de conformidad y efectuar el pago de la factura; de lo contrario deberá comunicar el hecho al Jefe de la Unidad de Logística, vía memorándum, adjuntando el formato de conformidad en el que se evidencie la ausencia de prueba del cobro de la penalidad.

O.M.7.12 Programar en el sistema que la emisión de alarmas de las cartas fianza enviadas al Operador de Logística tengan una frecuencia periódica a lo largo del plazo de validez de la carta, de modo que se facilite la ejecución de un seguimiento preventivo.

En proceso


Directora de Sistemas de la Información

7R19 Gestión

Logística

O.M.7.13 Cada vez que un bien sea recibido por el Operario de Almacén, deberá enviar una notificación al Jefe de la Unidad de Logística mediante el sistema vía correo electrónico. Asimismo, pasados los 5 días calendario, o antes de ser el caso, el Operario de Almacén deberá copiar al Jefe de la Unidad de Logística en la notificación enviada al área usuaria referida a la recepción del bien.

En proceso Operario de

Almacén 7R20

Gestión Logística

O.M.7.14 Establecer como plazo para el Operario de Almacén un máximo de 5 días calendario para notificar la recepción de los bienes recibidos al área usuaria, de modo que se agilice el proceso de entrega de la conformidad por parte del usuario.

En proceso Operario de

Almacén 7R22

Gestión Logística

O.M.7.15 Definir un mecanismo de reporte a través del sistema mediante el cual el Asistente de Bienes Patrimoniales pueda notificar al Coordinador de Bienes Patrimoniales el registro en la póliza de seguro de los bienes al momento de su adquisición.

En proceso Coordinador de

Bienes Patrimoniales

7R24 Gestión

Logística

O.M.7.16 Elaborar una base de datos de registro en la cual el Coordinador de Bienes Patrimoniales pueda ingresar la información contenida en los formatos de orden de salida de bienes provistos por los usuarios, de modo que sea posible realizar un seguimiento del traslado y ubicación de los bienes.

En proceso Coordinador de

Bienes Patrimoniales

7R25 Gestión

Logística

O.M.7.17 Evaluar la posibilidad de ampliar las instalaciones de almacén, con la finalidad de optimizar las condiciones de las operaciones de


Logística 7R28

Gestión Logística

de 125




Riesgo Asociado

Proceso

mantenimiento y control patrimonial.

O.M.7.18 El Encargado de Servicios Generales, deberá definir un plan de mantenimientos preventivos para las unidades de transporte de INGEMMET, basándose en un cronograma detallado de actividades mensuales.

En proceso

Encargado de Servicios

Generales/ Coordinador de

Bienes Patrimoniales.

7R30 Gestión

Logística

O.M.8.1 Elaborar un documento en el que se formalice, estandarice, evalúe y actualice las consideraciones a tenerse en cuenta para la elaboración de los Términos de Referencia respecto a contratación de personal. En dicho documento, deberá definirse los requisitos mínimos, tales como: grado académico, experiencia mínima laboral, capacitaciones, conocimientos de sistemas de la información, las funciones específicas, etc; y deberá ser difundido a las áreas usuarias para su aplicación al elaborar el perfil requerido.


Personal 8R1,


O.M.8.2 Realizar un mapeo de los puestos de la entidad, de acuerdo a lo establecido en la ley N°30057 – Ley de Servicio Civil. Evaluar la actualización del ROF y del manual de procesos, así como, elaborar un Cuadro de puestos de la entidad (CPE), que reemplaza al CAP y PAP, tal como lo establece el Art. 128 Del Reglamento General de la Ley N° 30057, Ley del Servicio Civil (Ver O.M.2 Plan de Trabajo de Implementación del SCI).


Personal 8R1


O.M.8.3 Cada vez que el Asistente Administrativo de Personal elabore un convenio de prácticas deberá enviarlo al Jefe de la Unidad de Personal para que otorgue su visto bueno, cerciorándose que cumpla con los requisitos establecidos en la Ley. Asimismo, una copia de dicho convenio deberá ser enviada al área usuaria de modo que tengan en cuenta los términos establecidos al momento de asignar y supervisar las funciones del nuevo practicante.


Personal 8R2


O.M.8.4 Una vez cada 3 meses, el Asistente Administrativo de Personal enviará a todas las áreas el consolidado de la base de datos del personal contratados CAS de modo que validen la actualización y vigencia de la información y enviarán su conformidad mediante correo electrónico al Asistente Administrativo con copia al Jefe de la Unidad de Personal


Personal 8R4


O.M.8.5 El Asistente Administrativo de Personal deberá comunicar, con 15 días de anticipación como mínimo al


Personal 8R5, 8R21


de 125




Riesgo Asociado

Proceso

área usuaria, cuántos contratos de personal CAS tiene por vencer de modo que los Jefes y/o Directores comuniquen con tiempo si es que se le va a renovar el contrato. Si se obtiene una respuesta positiva, deberá comunicársele a la Oficina de Asesoría Jurídica para que proceda a la elaboración la adenda del contrato, solicitando su emisión antes de la fecha de vencimiento del contrato.



Personal 8R6


O.M.8.7 Mensualmente, el Jefe de Unidad de Personal solicitará previo a la declaración en SUNAT un reporte al Asistente Administrativo de Personal en el que se indiquen los datos que están siendo declarados en la planilla electrónica y su correspondencia con el reporte de planilla de INGEADMIN, de modo que exista una evidencia de que dicha declaración está siendo realizada de manera oportuna.


Personal 8R7


O.M.8.8 Adicionalmente al análisis de variaciones en los montos totales de las planillas, el Asistente Administrativo encargado debe obtener reportes consolidados de cada input que implica una modificación de la planilla, de modo que pueda asegurar que estén siendo procesados adecuadamente y que haya consistencia entre los sustentos y las variaciones en la planilla.


Personal 8R9,2R9


O.M.8.9 Elaborar un reporte de variaciones mensuales de planillas en el que se detallen los incrementos o decrementos del monto de las mismas. En dicho reporte se explicarán las principales variaciones en los componentes del pago del pago de planillas.


Personal 8R9, 2R10


O.M.8.10 La administración de cada licencia médica deberá ser asignada a un Asistente Administrativo de Personal, quien deberá responsabilizarse de notificar al Jefe de la Unidad de Personal, mediante correo electrónico, cuando la licencia esté próxima a cumplir los 20 días. Dichas funciones deberán formalizarse en los perfiles de puestos de los Asistentes Administrativos.


Personal 8R11


O.M.8.11 Elaborar un reporte de En proceso Jefe de Unidad de 8R11 Gestión de

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Riesgo Asociado

Proceso

anticuamiento de licencias en el que se detalle las licencias asumidas por INGEMMET y las licencias asumidas por ESSALUD.

Personal Personal

O.M.8.12 Desarrollar un procedimiento formal de otorgamiento de préstamos en el cual se precise el proceso, condiciones y requerimientos para la solicitud y aprobación de los préstamos otorgados al personal, así como la definición de los mecanismos de registro, seguimiento y descuento. Dicho procedimiento deberá especificar los rangos específicos de los montos que podrán ser otorgados así como los criterios ligados a la adquisición de cada rango, asimismo, deberá informar los niveles de aprobación asociados a dichos rangos.


Personal 8R12


O.M.8.13 Controlar los accesos brindados por la oficina de Sistemas de la Información a los servidores de la Unidad de Personal, en base al puesto y las funciones que cada uno de ellos realiza. De manera que, los accesos queden restringidos sólo al Asistente Administrativo de Personal encargado de la elaboración de la planilla


Personal 6R1, 7R6,

8R13, Gestión de Personal

O.M.8.14 Elaborar un reporte de Suspensión de Impuesto a la Renta en el que se detalle la relación de servidores CAS que se acogen a dicho beneficio tributario, código de suspensión, fecha de alta y tiempo de suspensión. Dicho reporte deberá ser revisado y aprobado por el Jefe de la Unidad de Personal.


Personal 4R13, 6R1, 7R6, 8R14


O.M.8.15 Implementar un proceso de evaluación de desempeño que involucre la participación de todas las Unidades Orgánicas y que sirva como base para la definición de un plan anual de capacitación y los ascensos del personal. Dicho proceso deberá considerar la formulación y seguimiento de objetivos anuales, la definición de beneficios e incentivos ligados al desempeño, la estandarización del proceso de feedback y la designación de distintos niveles de evaluadores: El proceso de evaluación de desempeño deberá estructurarse en las siguientes fases: 1.- Difusión de los objetivos corporativos 2.- Diseño de los objetivos individuales 3.- Evaluación (medición del cumplimiento de los objetivos individuales a través de indicadores)


Personal 8R17


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Riesgo Asociado

Proceso

4.- Diseño del Plan de Desarrollo 5.- Gestión diferenciada (definición de beneficios e incentivos, líneas de carrera, planes de sucesión)

O.M.8.16 Llevar a cabo las siguientes actividades como parte de la estrategia de retención del personal clave: - Análisis de equidad interna y externa de las compensaciones - Encuesta de satisfacción laboral. - Estructuración y comunicación de líneas de carrera.


Personal 8R18


O.M.8.17 Realizar un análisis de la carga de trabajo mediante el cálculo de FTE´s, en base a las actividades actuales de las Unidades Orgánicas. A partir de este análisis rediseñar la estructura organizacional de la oficina considerando la inclusión de nuevos puestos donde corresponde. Deberá elaborar el perfil de dichos puestos nuevos e iniciar un proceso de contratación.


Personal 8R19


O.M.8.18 Elaborar un análisis de Segregación de Funciones sobre las actividades de los procesos críticos de la institución. La evaluación deberá plasmarse en matrices de segregación de funciones, identificando y evaluando al personal responsable de las fases de un proceso: - Autorización - Procesamiento - Revisión - Control - Custodia - Registro de Operaciones - Archivo de la Documentación.


Personal 8R19


O.M.8.19 El Jefe de Unidad Orgánica junto con su equipo deberá realizar la Integración de las Culturas organizacionales, teniendo en cuenta lo siguiente: 1. Entendimiento de la cultura organizacional Entender a alto nivel la cultura organizacional de ambas compañías, a través de: Encuestas, entrevistas y talleres no invasivos realizados a personal clave. Revisión de Información sustantiva asociada a la personalidad de ambas empresas. 2. Análisis de impacto de las brechas existentes Identificar las brechas existentes entre ambas culturas organizacionales. Identificación de posibles riesgos asociados a estas brechas. 3. Identificación de elementos clave


Personal 8R20


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Riesgo Asociado

Proceso

para mitigar las brechas Elaboración de lineamientos para mitigar estos posibles riesgos. Identificar las competencias necesarias asociadas a realizar una buena gestión y adaptación al proceso de Integración y a la compañía resultante.

O.M.8.20 Toda vez que ingresa un nuevo servidor a la Institución, el Asistente Administrativo de Personal deberá hacer firmar el registro de recepción/ entrega del Reglamento de Seguridad y Salud en el Trabajo para cumplir con lo establecido en la Ley N° 29783


Personal 8R22


O.M.8.21 El Comité de Seguridad y Salud deberá cumplir con lo establecido en el Reglamento de la Ley Nº 29783, Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo, respecto a los exámenes médicos ocupacionales comprendidos en el inciso d) del artículo 49 de la Ley: a) Al inicio de la relación laboral o, para el inicio de la relación laboral, se realiza un examen médico ocupacional que acredite el estado de salud del trabajador. Los trabajadores deberán acreditar su estado de salud mediante un certificado médico ocupacional que tendrá validez por un período de dos (2) años, siempre y cuando se mantengan en la misma actividad económica. Los certificados de los exámenes médicos ocupacionales que se realizan durante la relación laboral, tienen igual período de validez.


Personal 8R23


O.M.8.22 Definir formalmente las políticas de actualización y resguardo de los expedientes laborales de los servidores de la institución (las cuales deberán ser aplicables a todos los regímenes laborales existentes). En dichas políticas deberá indicarse el tipo de documentación que deberá figurar obligatoriamente en los expedientes; las actividades y plazos necesarios para la actualización oportuna de los expedientes; los mecanismos a implementar para procurar un resguardo adecuado de la información; y los responsables a cargo de la puesta en práctica y supervisión de cada una de las acciones mencionadas.


Personal 8R24


Recomendaciones

A continuación se presentan recomendaciones que deberán ser evaluadas y

consideradas por el Consejo Directivo de INGEMMET, a fin de mejorar el nivel de

adecuación del SCI:

Es importante que para el éxito de la adecuación efectiva del SCI, se continúe con la

ejecución de las actividades y acciones contempladas tanto en el Plan de Acción a

Nivel Entidad, como en las acciones de mejora de las matrices de riesgos y

controles, que a la fecha de nuestra revisión se encontraron “en proceso” o “no

iniciadas”. Lo anterior deberá ser liderado por el Grupo Directivo del Comité de

Control Interno, a través de reuniones de avance y talleres de sensibilización sobre

la importancia del SCI en la Compañía.

Se recomienda que los grupos que conforman el Comité de Control Interno

(directivo, operativo y evaluador) programen reuniones periódicas de avance, a fin

de monitorear el avance del Cronograma del Plan de Acción, a fin de cumplir con

los objetivos y fechas trazadas. Dichas reuniones deben seguir, como mínimo, una

periodicidad mensual.

Es importante que se mantenga el rol del Coordinador del Sistema de Control

Interno, independientemente del cargo que ocupe en la Entidad. Este responsable

debe apropiarse de la coordinación y administración del Control Interno, su

sensibilización, divulgación y actualización. Los documentos que se actualicen en

relación al SCI deben ser centralizados por este responsable.

A fin de mantener el SCI vigente y alineado a la evolución y necesidades de la

Entidad, se recomienda actualizar la documentación que lo soporta (p.e.

procedimientos, políticas, matrices de riesgos y controles, diagramas de flujo, entre

otros); así como los niveles de criticidad de los riesgos a nivel entidad y de

procesos, de manera anual. A su vez, el sistema de control interno debe responder

a los cambios que se produzcan en la organización. Se sugiere que dicha

actualización se realice anualmente.

Como parte de la adecuación efectiva del SCI, se recomienda diseñar y aplicar pruebas de controles, a fin de conocer la efectividad de los mismos, a nivel de diseño y de operación.

Se sugiere actualizar anualmente los resultados de la evaluación de riesgos,

considerando los criterios de evaluación, el inventario de riesgos y controles, la

valoración de los riesgos, los planes de acción para la administración de los

mismos, entre otros.

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Riesgo Inherente

Anexos

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servicio de consultoría para la actualización del ...final... · página 2 de 125 lima, 27 de...

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