RESULTADOSRedução dos custos de processamento de viagens em 50%Redução dos custos diretos por transação em até 5%Taxa de adoção de 74%: três vezes maior que a média do setor

O sucesso alcançado na difusão do uso do novo sistema explica por que a Bosch tem reduzido tanto seus

custos com viagens corporativas. Desde janeiro de 2003, o custo com o processamento de reservas caiu

50%. Os custos diretos com viagens – especialmente viagens aéreas – foram reduzidos em até 5%.

“As empresas têm prestado cada vez mais atenção ao volume e aos custos de suas viagens a negócios.

O recurso de auto-reserva facilita a adesão a políticas e tarifas negociadas. O gerenciamento de viagens

on-line permite às empresas identificar as fontes de redução de custos.”

SAP TRAVEL MANAGEMENT COM AMADEUS E-TRAVEL

A parceria entre a Amadeus e a SAP, líder mundial em software empresarial, proporciona um sistema que

facilita a integração dos procedimentos de reservas de viagens e do controle de políticas a uma estrutura de

ERP (Enterprise Resource Planning). O SAP Travel Management integra os funcionários, os agentes de

viagens e a área financeira em um único fluxo de trabalho contínuo. As vantagens para a empresa são

significativas, reduzindo-se os custos anuais com viagens em até 30%.

O SAP Travel Management fornecido pela Amadeus e-Travel permite a integração de todas as atividades

relacionadas a viagens corporativas através do SAP ERP Suite. Esse sistema oferece uma interface baseada

na Web para a realização de todos os auto-serviços disponíveis aos funcionários, a qual é compartilhada pelo

SAP TM. Através dela, os usuários do SAP Travel Management aumentam sua produtividade e eficiência com

baixa exigência de treinamento e alta taxa de aprendizagem.

OUTROS GRANDES USUÁRIOS DA SOLUÇÃO SAP TRAVELMANAGEMENT COM AMADEUS E-TRAVEL

• Bayer, Alemanha• Disney Worldwide• Nestlé, França• Nike, EUA• Phillip Morris, Holanda• Siemens Worldwide

OMECE reORGANIZE rePENSE reNOVE reADAPTE reCONDUZA reDEFINA reFAÇA reAFIRME reCOMBINE reDIRECIONE reDISTRIBUA reCONQUISTE reENCONTRE reANIME reESTRUTURE reCRIE reCONSIDERE reFORMULE reINTEGRE reCONSTRUA reINVENTE reCOMECE reORGANIZE rePENSE reNOVE reADAPONDUZA reDEFINA reFAÇA reAFIRME reCOMECE reORGANIZE rePENSE reNOVE reADAPTE reCONDUZA reDEFINA reFAÇA reAFIRME reCOMBINE reDIRECIONE reDISTRIBUA reCONQUISTE reENCONTRE reANIME reESTRUTURE reCRIE reCONSIDERE reFORMULE reINTEGRE reCONSTRUA reCOMECE reORGA

Saiba como uma multinacional alemã com mais de 225 mil funcionários reduziu os custosde processamento de viagens em 50%.

Índice

• A Bosch

• O Desenvolvimento da Bosch Travel

• Aproveitando uma Cultura Voltada à Tecnologia

• A Difusão do Uso

• ResultadosRedução dos custos de processamento de viagens em 50%Redução dos custos diretos por transação em até 5%74% dos funcionários têm utilizado o sistema de auto-reservas:cifra três vezes maior que a média do setor

• SAP Travel Management com Amadeus e-Travel

Estudo de Caso

OMECE reORGANIZE rePENSE reNOVE reADAPTE reCONDUZA reDEFINA reFAÇA reAFIRME reCOMBINE reDIRECIONE reINVENTE reDISTRIBUA reCONQUISTE reENCONTRE reANIME reESTRUTURE reCRIE reCONSIDERE reFORMULE reINTEGRE reCONSTRUA reCOMECE reORGANIZE rePENSE reNOVE reADAPONDUZA reDEFINA reFAÇA reAFIRME reCOMECE reORGANIZE rePENSE reNOVE reADAPTE reCONDUZA reDEFINA reFAÇA reAFIRME reCOMBINE reDIRECIONE reDISTRIBUA reCONQUISTE reENCONTRE reANIME reESTRUTURE reCRIE reCONSIDERE reFORMULE reINTEGRE reCONSTRUA reCOMECE reORGA

A BOSCH

A Bosch, um dos maiores grupos industriais do mundo, com atividades diversificadas em setores que variam

de equipamentos eletrônicos para automóveis a eletrodomésticos, está reduzindo significativamente seus

custos com viagens de negócios.

O sistema SAP Travel Management com Amadeus e-Travel é o principal componente de uma solução

de auto-reservas que tem ajudado a Bosch a reduzir pela metade os custos com o processamento de

transações e a implantar uma política efetivamente global de gerenciamento de viagens.

O DESENVOLVIMENTO DA BOSCH TRAVEL

Sediada em Stuttgart, Alemanha, a Bosch tem mais de 225 mil funcionários atuando em mais de 250 filiais

em todo o mundo. Quase um quarto desses profissionais realiza viagens de negócios com freqüência.

Andreas Semmling é um dos Gerentes de Viagens da empresa, tendo seu cargo subordinado

à área de compras. Ele é diretamente responsável pelo gerenciamento de viagens da Bosch na Alemanha,

e suas atribuições consistem principalmente na implantação de sistemas de reservas on-line,

como o SAP Travel Management.

Atualmente, o gerenciamento de viagens na Bosch é realizado de forma descentralizada, de modo que cada

país é responsável por suas próprias transações. A empresa está progressivamente adotando um sistema

centralizado para o gerenciamento global de viagens, que será administrado pela equipe de gerentes da

Alemanha. “Nós possuímos uma equipe de gerentes de viagens responsável pela Alemanha, mas agora

queremos centralizar o gerenciamento das viagens da empresa em nível internacional.”

A centralização do gerenciamento de viagens aumenta o poder de barganha da Bosch ao negociar

com empresas aéreas, redes de hotéis e outras empresas do ramo, além de facilitar a definição

e o cumprimento de políticas corporativas. Deste modo, a Bosch terá condições de reduzir os custos de suas

viagens corporativas.

Para realizar o gerenciamento global de viagens, a Bosch criou a Bosch Travel, uma ferramenta que permite

a realização de reservas on-line pelos próprios usuários, desenvolvida com base no SAP Travel Management

com Amadeus e-Travel. Além de reduzir os custos diretos com viagens corporativas e de permitir

o seu gerenciamento no plano internacional, a Bosch Travel integra-se perfeitamente ao fluxo de trabalho

da empresa, reduzindo também os custos de processamento.

APROVEITANDO UMA CULTURA VOLTADA À TECNOLOGIA

A Bosch vem utilizando há bastante tempo recursos on-line para otimizar processos e reduzir custos, conforme

esclarece Andreas Semmling: “Realizamos compras on-line há quase dez anos. Se, por exemplo, alguém

deseja comprar papel, basta acessar a intranet e especificar o que necessita. Por que não fazer o mesmo com

viagens?” Durante oito anos, a sede da Bosch na Alemanha utilizou um sistema básico para requerimento de

reservas via e-mail. Este, porém, exigia que os usuários preenchessem manualmente um formulário no

Microsoft Outlook. Há dois anos, Andreas Semmling iniciou um programa de gerenciamento de viagens on-line.

“Eu sabia que o gerenciamento de viagens on-line poderia reduzir tanto os custos de processos como custos

diretos.” O principal executivo de compras da Bosch também foi rapidamente convencido. Ele ficou

impressionado quando lhe dissemos quanto poderíamos economizar. Assim, a decisão de adotar o

gerenciamento on-line de viagens tornou-se óbvia.

A DIFUSÃO DO USO

A forma como as empresas difundem o uso de sistemas de auto-reserva entre seus funcionários varia

principalmente de acordo com a cultura da empresa. Na Bosch, tem-se utilizado o modelo de obrigatoriedade.

A empresa já implantou diversos processos dessa forma – por exemplo, seu sistema de reservas via

e-mail –, de modo que os funcionários já estão habituados a esse modelo.

Porém, tornar o uso de sistema de auto-reservas obrigatório não basta. É necessário também que os

funcionários entendam as razões da mudança e sejam ensinados a aproveitá-la, conforme afirma

Andreas Semmling: “Nós aprendemos que, se você deseja que as pessoas tirem máximo proveito de uma

nova solução, o treinamento é essencial. Assim, quando implantamos a Bosch Travel, todos receberam

um dia de treinamento”. O treinamento é realizado em grupos de cerca de dez funcionários, que

aprendem a realizar reservas em conformidade com as políticas da empresa por meio de apenas

alguns cliques no mouse.

A empresa criou também um espaço na intranet para fornecer, de forma conveniente, informações sobre a

Bosch Travel. Em conjunto com o treinamento, esse recurso evita que a equipe de Andreas Semmling passe

muito tempo esclarecendo as dúvidas rotineiras dos funcionários e possa concentrar-se em auxiliar aqueles

que ainda não tenham adotado o novo sistema de reservas. “Nós ligamos para eles e nos oferecemos para

ajudá-los a utilizar o sistema”, esclarece Andreas Semmling.

Não há dúvidas de que essa abordagem tem produzido resultados. Desde que a Bosch Travel foi lançada,

em janeiro de 2003, a taxa de adoção atingiu 74%, cifra três vezes maior que a média do setor. Entre as

razões para tamanho sucesso, Andreas Semmling cita, além do treinamento e do suporte, a simplicidade e a

interface amigável do sistema: “As pessoas gostam dele. Com o sistema de auto-reservas, elas não têm de

esperar ao telefone para confirmar suas viagens. Além disso, ele é fácil de usar. Os usuários consultam na

tela todas as opções de viagens que estão de acordo com as políticas da empresa, escolhem a sua preferida

e, em seguida, clicam no botão ‘Reservar’. É simples”.