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ROTEIRO

OPERACIONAL

CONTABIL

MÓDULO 04

Datahouse Automação – Rua Barão do Itaqui, número 55, sala 101, Bairro Passo D’areia, Porto Alegre / RS

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CRONOGRAMA CONTABIL

MÓDULO 04

MÓDULO 04 - MOVIMENTOS CONTÁBEIS

Implantação de Saldos

Lançamentos Contábeis

Conciliação de Lançamentos

Consultas

Relatórios

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Sumário

1) Movimentos Contábeis

1.1) Implantação de Saldos Contábeis ................................................................................................. 04

1.2) Lançamentos Contábeis …............................................................................................................. 05

1.3) Conciliação de Lançamentos …..................................................................................................... 07

1.4) Consultas …............................…..................................................................................................... 08

1.5) Relatórios ….................................................................................................................................... 10

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CONTABILIDADE

MÓDULO 04

.............................................................................................................................................................................

A configuração e manutenção destes dados é de única responsabilidade do usuário, devendo este estar

ciente das informações nestes indicadas bem como as alterações nestes feitas.

1. MOVIMENTOS CONTÁBEIS

1.1: IMPLANTAÇÃO DE SALDOS:

Para auxílio no processo de Implantação de Saldos Contábeis o Sistema Questor possui uma rotina

específica para este fim. Para acesso a tela de inclusão dos lançamentos de implantação de saldo, o usuário

devera ir no menu MOVIMENTOS / IMPLANTAÇÃO DE SALDOS CONTÁBEIS:

Moeda: Informe o código da moeda que será implantado o saldo da conta. Para o Real, informe o código

zero.

Tipo de Lançamento: Indicar o tipo de lançamento, se Normal, Societário ou Fiscal.

Natureza do Saldo: A natureza do saldo pode ser Devedora ou Credora conforme a situação de cada conta

contábil. Solicitamos atenção ao seu preenchimento nas situações em que o saldo está "estourado". Caso a

conta seja de natureza credora e seu saldo esteja negativo, informe para o lançamento de implantação do

saldo como sendo de natureza devedora e vice-versa.

Valor do Saldo: Informe o valor do saldo da empresa/filial/conta. Solicitamos atenção ao seu

preenchimento nas situações em que o saldo está "estourado". Caso a conta seja de natureza credora e seu

saldo esteja negativo, assinale o campo Natureza da Conta como devedor e, nesse campo, informe o valor do

saldo sem o sinal matemático. O mesmo ocorre para as contas que são devedoras e estão negativas, o

Usuário deve informar no campo Natureza o valor Credor e no campo saldo um valor sem sinal matemático.

Observação: Os lançamentos de implantação de saldo, quando tem sua data de implantação no meio do

exercício também são considerados no momento do Encerramento do Exercício.

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1.2: LANÇAMENTOS CONTÁBEIS:

Para inserção dos lançamentos contábeis o usuário deverá acessar o menu MOVIMENTOS /

LANÇAMENTOS CONTÁBEIS:

Sequência: Esse campo é controlado pelo sistema e, para cada lançamento gerado, o mesmo fornece um

número que será o identificador do lançamento dentro do sistema. Para alterar/excluir lançamentos, o

Usuário deve informar o código da chave do mesmo ou utilizar os recursos das consultas. A numeração de

cada lançamento ocorre de forma sequêncial e é administrada pelo sistema.

Data: Informe a data do lançamento contábil que está sendo efetuado. Esta data deverá estar entre o

exercício social da empresa e o usuário deverá ter permissão para efetuar lançamentos no período que

pretende.

Lembramos que o sistema fornece controles por usuário, empresa e período de digitação, ou seja, um

determinado usuário pode estar limitado a efetuar lançamentos somente em um intervalo de datas. Não

sendo permitido ao mesmo efetuar qualquer manutenção na tabela de lançamentos fora do período

estabelecido. Esses controles fornecem a segurança necessária para que, por descuido, algum Usuário não

altere dados de períodos contábeis já fechados. Esses controles são definidos por empresa.

Debite: Informe o código da conta contábil para o campo débito do lançamento. Lembramos ao Usuário que

o sistema fornece diversas formas para pesquisar a conta desejada. Entre elas podemos citar:

Apelido da Conta: Cada conta contábil tem um apelido que é sugerido pelo sistema. Esse apelido,

geralmente, são as letras iniciais de cada palavra que compõe o nome da conta. O sistema aceita mais de

uma conta com o mesmo apelido, quando ocorrer tal situação, será demonstrado para o Usuário todas as

contas que tenham em sua definição, um mesmo apelido. Facilitando em muito a forma de pesquisa no plano

de contas. Esse recurso está disponível em todas as janelas que solicitam o código da conta contábil.

Consulta/Pesquisa no plano de contas: Para consultar o plano de contas a partir desse ponto, pressine Alt +

seta para baixo ou dê um clique no ícone ao lado do campo. Quando abrir a janela de consulta basta escrever

um conjunto de caracteres que seja válido para o nome da conta. O sistema filtra todas as contas do plano de

contas que contenham a sequência de caracteres digitada. Efetuada a seleção basta transportar o dado para o

respectivo campo. Esse recurso está disponível em todas as janelas que solicitam o código da conta contábil.

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Credite: Informe o código da conta contábil para o campo crédito do lançamento. Lembramos ao Usuário

que o sistema fornece diversas formas para pesquisar a conta desejada. Entre elas podemos citar:

Apelido da Conta: Cada conta contábil tem um apelido que é sugerido pelo sistema. Esse apelido,

geralmente, são as letras iniciais de cada palavra que compõe o nome da conta. O sistema aceita mais de

uma conta com o mesmo apelido, quando ocorrer tal situação, será demonstrado para o Usuário todas as

contas que tenham em sua definição, um mesmo apelido. Facilitando em muito a forma de pesquisa no plano

de contas. Esse recurso está disponível em todas as janelas que solicitam o código da conta contábil.

Consulta/Pesquisa no plano de contas: Para consultar o plano de contas a partir desse ponto, pressine Alt +

seta para baixo ou dê um clique no ícone ao lado do campo. Quando abrir a janela de consulta basta escrever

um conjunto de caracteres que seja válido para o nome da conta. O sistema filtra todas as contas do plano de

contas que contenham a sequência de caracteres digitada. Efetuada a seleção basta transportar o dado para o

respectivo campo. Esse recurso está disponível em todas as janelas que solicitam o código da conta contábil.

Histórico: Informe o código do histórico padrão para o lançamento. Lembramos que o sistema permite criar

Grupos de Históricos e relacionar com esses grupos determinadas contas. Esse recurso facilita a digitação

pois, as consultas estarão filtradas pelo grupos e somente serão demonstrados históricos pertinente a cada

conta.

É importante que o usuário mantenha a integridade dos históricos contábeis, pois para montar os relatórios

de Demonstrações estes históricos podem ser utilizados como filtro.

Complemento: Informe o complemento para o lançamento que está sendo efetuado. Lembramos que o

sistema permite, na definição dos Históricos Padrões, intercalação de textos com campos e variáveis

integradas ao mesmo, dessa forma, o Usuário passa a digitar menos dados no complemento do lançamento.

Valor: Informe o valor para o lançamento que está efetuando. O sistema controla, em processo separado,

eventuais diferenças que podem ocorrer durante o procedimento de digitação de lançamentos. Temos as

seguintes situações:

Na tela de lançamentos: No rodapé da tela de lançamentos o sistema demonstra eventuais diferenças de

débito/crédito na data do lançamento que está visível na janela.

Diferenças de saldo: No menu movimentos, existe uma opção que demonstra eventuais diferencas de saldos

por dia.

Diferenças de saldo por Usuário: No menu movimentos, existe uma opção que demonstra eventuais

diferenças por Usuários.

Diferenças de saldos por Lote: No menu movimentos, existe uma opção que demonstra eventuais diferenças

por lote. Nesse caso será levado em consideração somente os lançamentos de determinado lote. Essa opção

estará disponível para os usuários que utilizam o controle de lotes.

É importante observar alguns ícones disponíveis na barra de ferramentas na tela dos lançamentos contábeis:

Ícone de lançamentos automáticos;

Ícone para lançamentos gerenciais (centro de custos) à débito;

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Ícone para lançamentos gerenciais (centro de custos) à crédito;

Ícone para cadastrar Notas Explicativas relacionadas ao período e diretamente relacionada ao lançamento

contábil incluído;

1.3: CONCILIAÇÃO DE LANÇAMENTOS:

A fim de facilitar e agilizar a conferência dos lançamentos contábeis, o Sistema Questor possui a rotina de

Conciliação de Lançamentos, a qual permite ao usuário uma visão geral e segura de todos os lançamentos do

sistema bem como sua identificação e assim conciliação. Para utilização desta rotina o usuário deverá

acessar o menu MOVIMENTOS / CONCILIAR LANÇAMENTOS CONTÁBEIS:

Para rotina de conciliação deverão ser observados alguns parâmetros:

Data Inicial e Final: Indicar as datas de início e fim do período a ser conciliado;

Conta Contábil: Indicar, caso queira, a conta contábil cuja conciliação será feita;

Contrapartida: Indicar, caso queira, a conta contábil que deverá ser considerada como contrapartida a

conciliação;

Conciliar Automático Contrapartida: Indicar se o sistema deve fazer a conciliação automática dos

lançamentos observando a conta de contrapartida informada no parâmetro acima;

Exibir Lançamentos Conciliados Normal: Indicar se o sistema deve demonstrar os lançamentos contábeis

que já foram conciliados anteriormente;

Exibir Lançamentos Conciliados Bancário: Indicar se o sistema deve demonstrar os lançamentos bancários

que já foram conciliados anteriormente;

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A tela a seguir mostra a interface da conciliação dos lançamentos contábeis:

É mostrado um lançamento por linha mesmo que este possua dupla partida, ou seja, para cada uma das duas

contas será visualizado um registro. Na aba Conciliação de Lançamentos podem ser visualizados os

lançamentos que retornaram da pesquisa feita levando em consideração os filtros dos parâmetros.

Para efetuar a conciliação propriamente dita, primeiramente deve-se marcar os lançamentos desejados como

"CONCILIAR = SIM" e posteriormente salvar as alterações. Pode-se alternar entre "SIM" e "NÃO" nesta

coluna teclando-se ENTER ou através do duplo clique. Este processo disponibiliza um recurso para marcar

todos lançamentos como "CONCILIAR = SIM", basta pressionar simultaneamente as teclas "Ctrl + Insert".

Atente para o fato de que essa marcação não é definitiva. Para que as alterações sejam realmente efetuadas é

necessário que se salvem essas alterações. Caso deseje cancelar as mudanças, tecle simultaneamente "Shift +

Esc" ou clique no botão correspondente na barra de ferramentas.

Quando uma determinada conta contábil for informada no parâmetro correspondente, poderão ser

visualizados alguns dados sobre esta logo acima dos lançamentos filtrados. Abaixo dos lançamentos são

mostrados os totais de lançamentos conciliados dentre os que são mostrados, bem como o total de débito e

crédito destes lançamentos.

Selecionando um registro, é possível abrir o lançamento para alterações. Isso se dá através do

pressionamento simultâneo das teclas "Ctrl + Enter" ou ainda através da tecla de atalho F6. Caso ocorra

alguma alteração no valor do lançamento, conta contábil ou conta de contrapartida, ao retornar ao processo

será solicitada a confirmação se deseja recalcular os Saldos Contábeis, caso informar "Sim", os valores

Saldo Anterior, Débitos, Créditos e Saldo Atual serão atualizados.

1.4: CONSULTAS:

O Sistema possui um menu específico para consultas em telas, estas consultas podem ser feitas selecionando

filtros e parâmetros a critério.

A partir destas consultas o Sistema também permite a impressão das informações consultadas:

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No exemplo abaixo foi feita a consulta de “Lançamentos Contábeis” apenas filtando o período inicial e

final. As consultas podem ser feitas levando em consideração qualquer dos filtros disponíveis.

Após a inserção dos dados o usuário deverá clicar no ícone de execução ou utilizar o atalho do (F9) para

retorno da consulta desejada. Este retorno será demonstrado na GRID abaixo dos parâmetros.

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1.5: RELATÓRIOS:

O usuário poderá fazer a emissão de diversos relatórios acessando o menu Relatórios e os sub-menus

desejados. Os relatórios são disponibilizados em Modelo Texto e Modelo Gráfico.

Por exemplo, para emitir os relatórios de Encerramento de Exercício o usuário deve acessar o menu

RELATÓRIOS / CONTÁBEIS / DEMONSTRAÇÕES CONTÁBEIS (Texto ou Gráfico) e então selecionar

o relatório que deseja imprimir:

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Ou ainda, para fazer a impressão dos Livros Contábeis o usuário deverá acessar o menu RELATÓRIOS /

CONTÁBEIS / LIVROS (Texto ou Gráfico) e então selecionar o relatório que deseja emitir.

O Sistema possui, além dos Livros, Balancetes e Demonstrações exigidos por Lei, diversos relatórios para

auxiliar no andamento das rotinas contábeis.

Seria interessante que o usuário fizesse a verificação e análise dos relatórios disponíveis e então optasse

pelos que mais atendem a sua necessidade.

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RELATÓRIO DE TREINAMENTO

NÚMERO:....................

CLIENTE:..........................................................................................................................................................

USUÁRIO:................................................................................CIDADE:.........................................................

TÉCNICO:.................................................................MÓDULO:....CONTÁBIL MÓDULO 04 …...........…

TIPO DE ATENDIMENTO:

LEVANTAMENTO INSTALAÇÃO TREINAMENTO ACOMPANHAMENTO

REVISÃO OUTROS(ESPECIFICAR).....................................................................................................

MANHÃ : HORA INICIAL:..........:.......... HORA FINAL:..........:.......... ODOMETRO: INICIAL:........................

TARDE : HORA INICIAL:..........:.......... HORA FINAL:..........:.......... FINAL :................ .......

DESCRIÇÃO DO ATENDIMENTO REALIZADO CARRO:

MOVIMENTOS CONTÁBEIS

Implantação Saldos Contábeis ⃝ Lançamentos Contábeis ⃝ Conciliação de Lançamentos Contábeis ⃝ Consultas ⃝ Relatórios ⃝

OBS: …............................................................................................................................................................... …....................................................................................................................................................................... …....................................................................................................................................................................... ….......................................................................................................................................................................

LOCAL: ..................................................................... DATA: ......./......../........

NOME RESPONSÁVEL/USUÁRIO ASSINATURA RESPONSÁVEL USUÁRIO ASSINATURA DO TÉCNICO

......................................................... ................................................................. .................................................