relatório dgsaesp jan-ago 2012 · rua voluntários da pátria, 596 cep 02010-000 – santana –...

CCaassaa CCiivviill

AArrqquuiivvoo PPúúbblliiccoo ddoo EEssttaaddoo

DDGGSSAAEESSPP

DDeeppaarrttaammeennttoo ddee GGeessttããoo ddoo

SSiisstteemmaa ddee AArrqquuiivvooss ddoo EEssttaaddoo ddee

SSããoo PPaauulloo -- DDGGSSAAEESSPP

RReellaattóórriioo ddee AAttiivviiddaaddeess -- 22001122

SSããoo PPaauulloo

JJaanneeiirroo ddee 22001133

Rua Voluntários da Pátria, 596

CEP 02010-000 – Santana – São Paulo - SP

www.arquivoestado.sp.gov.br

PABX: 2089-8100

Governador do Estado de São Paulo

Geraldo Alckmin

Secretário-Chefe da Casa Civil

Edson Aparecido

Arquivo Público do Estado

Carlos de Almeida Prado Bacellar - Coordenador

Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo

Ieda Pimenta Bernardes - Diretora Técnica

Edna Maria da Silva

Ivani Albuquerque

Centro de Gestão Documental

Hilda Delatorre - Diretora Técnica

Elisangela Mendes Queiroz

Maria Luiza de Araújo

Núcleo de Assistência Técnica aos Órgãos do SAESP

Bruna Attina - Diretora Técnica

Alexandre Bianchi Oliveira

Caio Graco Valle Cobério

Silmara da Silva Vilalba

Núcleo de Formação e Treinamento

Patricia Mirabile Barbosa Banevicius - Diretora Técnica

Claudia Beatriz Alves Rocha

Elia Alexandre

João Daniel Borges

Núcleo de Monitoria e Fiscalização

Ednaldo Aparecido Rodrigues da Mata – Diretor Técnico

Benedito Vanelli do Carmo

Marcelo Banevicius

Núcleo de Normas Técnicas

Camila Giovana Ribeiro - Diretora Técnica

Danilo Renato Pereira dos Santos

Maria Elisa Pereira

Centro de Assistência aos Municípios

Camila Brandi de Souza Bentes - Diretora Técnica

Igor Blumer Marangone

Manuella Soares Ramalho

Marcelo Antonio Chaves

Rodrigo Fagundes Sardinha Benettão

Sérgio Hideki Kanomata

Centro de Coordenação dos Protocolos Estaduais

Eliana Martinelli - Diretora Técnica

André Montagner

Alessandra Zorzetto Moreno

Lauriany Geize da Silva

Rogério Madeira de Moura Campos

Centro de Arquivo Administrativo

Josival Soares da Silva - Diretor Técnico

Núcleo de Processamento Técnico

Karina Cristiane de Albuquerque - Diretora Técnica

Aurineide Lima da Cruz

Camila Aparecida Nascimento Modesto

Daniela Araújo Rafael

Humberto Moniz Calouro

Juliana Almeida de Souza

Lenita Rodrigues Rocha

Maria do Socorro das Neves Alves

Paula Regina Pinheiro Armando

Susan Novais de Oliveira

Sonia Vera Beiler Santana de Souza

Terezinha Marques do Carmo

Núcleo de Apoio Logístico

Joylline Almeida Rodrigues de Moura

Paulo Rogério Cosme da Silva

Central de Atendimento ao Cidadão

Elissandra Patricia Melo - Diretora Técnica

Bruno de Oliveira Ferreira

Luciane Rossi Silva Garcia Leal

Luiz Claudio D' Agostino

Maurício Dias Ferreira

Maurício Afonso dos Santos

Nelson Fernandes Junior

Núcleo de Registro e Empréstimo

Alexandre Muniz

Elcio Uzun

Giselda Grangeiro da Costa Silva

Milton Silva Lima Junior

Núcleo de Apoio ao Comitê Gestor

Erich Ewald Kliemke

Keli Davi Moreira

Leandro Teixeira Estrella

http://www.arquivoestado.sp.gov.br/

GOVERNO DO ESTADO DE SÃO PAULO CASA CIVIL

Arquivo Público do Estado de São Paulo

Relatório de Atividades - 2012




PABX: 2089-8100

SSUUMMÁÁRRIIOO

PERFIL INSTITUCIONAL ........................................................................................................................... 1

ACÕES DESENVOLVIDAS EM 2012 ........................................................................................................... 1

Coordenação da Implementação da Política Estadual de Acesso à Informação ........................................... 1

Atendimento ao Cidadão ............................................................................................................................. 21

Programa de Gestão Documental Itinerante - PGDI ................................................................................... 27

Apoio Técnico-Administrativo às Atividades do Comitê Gestor do SPdoc .................................................. 57

Projeto InterPARES – International Research on Permanent Authentic Records in Electronic System ..... 69

Assistência Técnica aos Órgãos do SAESP ................................................................................................... 71

Formação e Treinamento ............................................................................................................................ 92

Normas Técnicas .......................................................................................................................................... 96

Monitoria e Fiscalização .............................................................................................................................. 99

Assistência Técnica aos Municípios ........................................................................................................... 104

Coordenação dos Protocolos Estaduais .................................................................................................... 135

Arquivo Administrativo .............................................................................................................................. 141

Divulgação da Política Estadual de Arquivos ............................................................................................. 146

Publicações ................................................................................................................................................ 151

Participação em cursos e eventos ............................................................................................................. 152

1ª Conferência Nacional de Arquivos - CNARQ ......................................................................................... 153

1ª Conferência Estadual de Transparência e Controle Social - CONSOCIAL.............................................. 153

Comunicação institucional e divulgação das ações do DGSAESP .............................................................. 154





1 Rua Voluntários da Pátria, 596



PABX: 2089-8100

PPEERRFFIILL IINNSSTTIITTUUCCIIOONNAALL

O Departamento de Gestão do SAESP (DGSAESP) exerce as atribuições legais

do Arquivo Público do Estado na condição de órgão central do Sistema de Arquivos do

Estado de São Paulo - SAESP. Nesses termos, é responsável por propor a política de

arquivos e gestão documental e desenvolver um conjunto de ações que contribuem

para a modernização da administração e o desenvolvimento do governo

eletrônico, o pleno acesso às informações como direito essencial ao exercício da

cidadania, o controle das finanças públicas e a transparência administrativa, bem

como para a preservação de seu patrimônio documental.

Além do trabalho de orientar a implementação da política de gestão documental

e coordenar a integração sistêmica dos Serviços de Informações ao Cidadão - SIC nos

órgãos e entidades da Administração Pública Estadual, o DGSAESP desenvolve junto

aos Municípios Paulistas o Programa de Institucionalização de Arquivos Públicos

Municipais fomentando a implementação de políticas municipais de arquivos,

respeitada a autonomia das Prefeituras e Câmaras Municipais.

AACCÕÕEESS DDEESSEENNVVOOLLVVIIDDAASS EEMM 22001122

CCoooorrddeennaaççããoo ddaa IImmpplleemmeennttaaççããoo ddaa PPoollííttiiccaa EEssttaadduuaall ddee AAcceessssoo àà IInnffoorrmmaaççããoo

Sancionada em 18 de novembro de 2011, a Lei federal nº 12.527 regula o

acesso à informação e dispõe sobre os procedimentos a serem observados pela União,

Estados, Distrito Federal e Municípios. A "Lei de Acesso", nome pelo qual o ato legal

ficou conhecido, entrou em vigor em 16 de maio de 2012, mesma data em que foi

regulamentada, no âmbito da Administração Pública Paulista, pelo Decreto Estadual nº

58.052.

A "Lei de Acesso" regulamenta dispositivos constitucionais, especialmente o art.

5º, inciso XXXIII da Constituição Federal, o qual prevê que "Todos têm direito a

receber dos órgãos públicos informações de seu interesse particular, ou de interesse







PABX: 2089-8100

2

coletivo ou geral, que serão prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade,

ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindível à segurança da sociedade e do

Estado".

Nesse sentido, a Lei federal nº 12.527/2011 representa um importante passo

para a consolidação da democracia no Brasil e para dar efetividade ao preceito

constitucional da transparência na administração pública, embora nos proponha, de

forma incontornável, o grande desafio de criar as condições e construir os

mecanismos, de ordem técnica e operacional, para assegurar o seu efetivo

cumprimento.

Esclareça-se, a propósito, que o pleno acesso às informações somente será

assegurado pela atuação eficaz de arquivos públicos e a implementação de políticas

de gestão documental. A própria Constituição Federal reconhece que a gestão

documental é condição necessária ao acesso, em seu art. 216, § 2º: "Cabem à

administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e

as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem".

Ressalte-se, também, que a Lei federal n° 8.159/1991, que regulamentou esse

dispositivo constitucional, determina que "A administração da documentação pública

ou de caráter público compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do

Distrito Federal e municipais", deixando evidente o papel estratégico dos arquivos

públicos para a garantia do direito de acesso à informação.

Por essa razão, o Arquivo Público do Estado de São Paulo, por meio do

Departamento de Gestão do SAESP, esteve envolvido nas ações tomadas pelo

Governo coordenando a implementação da Política Estadual de Acesso à Informação.

AAttiivviiddaaddeess ddeesseennvvoollvviiddaass::

1. Elaboração, no âmbito do Grupo Técnico instituído junto ao Comitê de Qualidade

da Gestão Pública - CQGP (Resolução CC-3, de 09/01/2012), da minuta do Decreto

nº 58.052, de 16 de maio de 2012, regulamentando a Lei federal n° 12.527,

de 18 de novembro de 2011, no Estado de São Paulo e dá providências correlatas.








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3

2. Realização de diagnóstico preliminar sobre as práticas adotadas na

Administração Pública Paulista para tratar documentos, dados e informações

com alguma restrição de acesso:

O diagnóstico foi elaborado para auxiliar os trabalhos do Grupo Técnico

instituído pela Resolução CC-3, de 09/01/2012, responsável pela elaboração de

minuta de Decreto regulamentador da "Lei de Acesso à Informações" no âmbito

estadual.

Para a realização do diagnóstico, foram encaminhados 91 ofícios aos órgãos e

entidades da Administração Pública Estadual, ao Ministério Público, à Defensoria

Pública e à Assembleia Legislativa solicitando o preenchimento de formulário

eletrônico composto por questões sobre:

A realidade da prestação de serviços de informação ao cidadão;

A existência (ou não) de setores estruturados de protocolo e arquivo, e a

efetividade de seus serviços;

O universo de documentos (convencionais e/ou digitais) com alguma

restrição de acesso;

Os atuais agentes públicos responsáveis pela definição de sigilo;

A existência de normas internas e/ou legislação específica, reguladoras da

restrição de acesso;

As práticas adotadas para produzir, tramitar e arquivar documentos com

alguma restrição de acesso;

O nome dos documentos (convencionais e/ou digitais) e das informações

em bases de dados e/ou sistemas com alguma restrição de acesso.

Foram recebidos 68 formulários, dos quais 52 foram respondidos

completamente, 18 advindos dos órgãos da Administração Direta e 34 da

Administração Indireta, e também 16 formulários incompletos. Não responderam o

formulário 23 órgãos e entidades.

De um modo geral, é possível observar as conclusões do diagnóstico no gráfico

abaixo:








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3. Elaboração, no âmbito do Grupo Técnico junto ao Comitê de Qualidade da Gestão

Pública - CQGP (Resolução CC-63, de 23/05/2012), da minuta de Decreto que

institui a Comissão Estadual de Acesso à Informação - CEAI e dá providências

correlatas, bem como da minuta de Deliberação CEAI que dispõe sobre o

Regimento Interno da Comissão.

4. Estruturação da Central de Atendimento ao Cidadão – CAC:

4.1. Instalação da CAC no 10º andar do Arquivo Público do Estado, no

Departamento de Gestão do SAESP, (em caráter temporário, até que seja concluída

a reforma do espaço anexo ao novo prédio do Arquivo Público).

4.2. Elaboração do orçamento para a infraestrutura física e tecnológica da CAC.

4.3. Elaboração da proposta de suplementação orçamentária da CAC para 2012.

4.4. Elaboração da proposta orçamentária setorial da CAC para 2013.

4.5. Recebimento e avaliação de Proposta de Assessoria Técnica à Central de

Atendimento ao Cidadão – CAC, elaborada pela FUNDAP.

56%

63%

65%

40%

88%

94%

0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100

Possuem algum ato normativo que

regula a restrição de acesso

Possuem bases de dados ou sistemas

eletrônicos com alguma restrição de

acesso

Produzem ou guardam documentos com

alguma restrição de acesso

Têm dificuldade para localizar

documento ou informação

Possuem setores de protocolo e arquivo

na instituição

Possuem setores de atendimento ao

público








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5

5. Implementação dos Serviços de Informações ao Cidadão - SIC nos 90

órgãos e entidades da Administração Pública Estadual:

5.1. Acompanhamento das atividades do Grupo Técnico (Resolução CC-71,

de 11/06/2012, alterada pela Resolução CC-76, de 19/06/2012),

responsável por propor ações estratégicas que objetivem a efetividade da política

de acesso às informações, notadamente a implantação do Sistema Informatizado

Unificado de Gestão Arquivística de Documentos e Informações - SPdoc e dos

Serviços de Informações ao Cidadão - SIC.

Participação em 14 reuniões do GT realizadas regularmente às sextas-feiras,

na sede do Arquivo Público do Estado.

Apresentação, na última reunião do GT, para os integrantes do grupo e

servidores da Subsecretaria de Comunicação sobre os seguintes temas: 1) Breve

exposição dos trabalhos e deliberações do GT; 2) Acesso à informação,

transparência ativa e transparência passiva: As iniciativas do Governo de São

Paulo; e 3) Padronização e comunicação visual: Encaminhamentos e pendências.

Contribuição para a elaboração do relatório de atividades do Grupo Técnico.

5.2. Participação de representantes da CAC em reuniões de negócio na Secretaria

de Gestão Pública, com servidores da UTIC e da PRODESP, para discutir o

planejamento do desenvolvimento e manutenção do Sistema SIC.SP,

contratado pela Casa Civil e desenvolvido pela PRODESP.

5.3. Elaboração e encaminhamento à UTIC da Secretaria de Gestão Pública, de 3

relatórios de homologação do Sistema SIC.SP indicando as correções e os

ajustes necessários, bem como o prazo desejável para sua execução. Os problemas

identificados foram observados a partir de testes realizados em cada funcionalidade

do Sistema nos perfis "Usuário" e "Gestor CAC". Os relatórios foram encaminhados

pela CAC nas seguintes datas: 31/08/2012, 06/07/2012 e 10/10/2012. Outras

análises complementares continuam sendo feitas.

5.4. Elaboração de respostas padrões para encaminhamento automático pelo

Sistema SIC.SP.








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5.5. Relatório encaminhado a Subsecretaria de Comunicações sobre as

providências necessárias à estruturação da identidade visual do Serviço de

Informações ao Cidadão, em materiais de comunicação e sítio.

5.6. Realização de 2 reuniões com Unidade de Marketing da Subsecretaria de

Comunicação, nas datas 19/09/2012 e 13/11/2012. A primeira reunião teve como

objetivo o alinhamento das necessidades de padronização visual referente ao

Serviço de Informações ao Cidadão e ao Acesso à Informação; e a segunda

reunião, a apresentação do banner Acesso à Informação e da página Acesso à

Informação.SP aprovados pelo Grupo Técnico mencionado no item 4.1.

5.7. Solicitação, recebimento e adaptações na proposta de identidade visual

encaminhada pela Unidade de Marketing da Subsecretaria de Comunicação para

padronização visual dos Serviços de Informações ao Cidadão. Esse material foi

apelidado pelo Marketing de enxoval de comunicação.

5.8. Contribuição na criação do banner online Acesso à Informação que irá remeter

à seção sobre as informações específicas do órgão/entidade, bem como à

transparência ativa de que trata o artigo 23 do Decreto 58.052/2012.

5.9. Desenvolvimento de base de dados de todos os órgãos e entidades da

Administração Pública Estadual que devem providenciar a instalação do seu SIC.

Com a definição de requisitos, fornecimento dos dados cadastrais em estrutura pré-

definida ao Centro de Processamento de Informações Digitais do Arquivo Público do

Estado, e acompanhamento da elaboração.

5.10. Envio de e-mail aos Chefes de Gabinete dos órgãos e Dirigentes das

entidades (com cópia para responsáveis pelos SIC) dos 90 órgãos entidades da

Administração Pública Estadual, para coleta de dados cadastrais referentes aos SIC,

responsáveis pelo Serviço, suplentes, atendentes e unidades subordinadas ou

descentralizadas.

5.11. Envio de e-mail a todos os responsáveis pelo SIC, identificados na base de

dados, reforçando a necessidade de complementação dos dados cadastrais

referentes aos SIC, responsáveis pelo Serviço, suplentes, atendentes e unidades

subordinadas ou descentralizadas para emissão de senha do Sistema SIC.SP.








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5.12. Contato telefônico com todos os responsáveis pelo SIC, identificados na base

de dados da CAC, para coleta de dados cadastrais faltantes, necessários para a

emissão de senha do Sistema SIC.SP.

5.13. Atualização dos dados cadastrais referentes aos SIC dos órgãos e entidades

da Administração Pública Estadual:

90 SIC Centrais (informações sobre o SIC, responsável SIC e suplente).

113 atendentes dos SIC Centrais (dados cadastrais dos atendentes).

114 SIC Setoriais (informações sobre o SIC, responsável SIC e suplente).

108 atendentes dos SIC Setoriais (dados cadastrais dos atendentes).

178 atendentes dos SIC Subsetoriais (dados cadastrais dos atendentes).

5.14. Encaminhamento de e-mails para a UTIC com dados cadastrais referentes

aos SIC, responsáveis pelo Serviço, suplentes, atendentes e unidades subordinadas

ou descentralizadas para emissão de senha do Sistema SIC.SP.

5.15. Monitoramento, por meio do Diário Oficial do Estado de São Paulo, de todas

as publicações de atos normativos (portarias, resoluções etc.) referentes aos SIC.

Foram publicados pelos diversos órgãos e entidades da Administração Pública

Paulista 104 atos normativos referentes à instituição ou reestruturação dos

Serviços de Informações ao Cidadão, todos devidamente arquivados, física e

digitalmente.

5.16. Realização de treinamento para operação do Sistema SIC.SP ao Responsável

SIC da Casa Civil.

5.17. Realização de treinamento para operação do Sistema SIC.SP a 125

servidores públicos que atuam nos Serviços de Informações ao Cidadão – SIC

dos órgãos/entidades da Administração Pública, promovido, nos dias 11, 12 e

13/12/2012, pelo Arquivo Público do Estado e pela Secretaria de Gestão Pública

com apoio da Fundação do Desenvolvimento Administrativo – FUNDAP e do

Comando Geral da Polícia Militar do Estado de São Paulo.

6. Elaboração do Plano de Ações Estratégicas para a Implementação do

Decreto nº 58.052/2012: Integração de Políticas Estaduais de Arquivo e Gestão

Documental e de Acesso a Documentos, Dados e Informações.








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7. Elaboração de material para treinamento:

7.1. Roteiro para a Instalação do Serviço de Informações ao Cidadão - SIC:

Ação Estratégica para a Implementação do Decreto nº 58.052/2012.

7.2. Roteiro para Atualização das Comissões de Avaliação de Documentos e

Acesso – CADA: Ação Estratégica para a Implementação do Decreto nº

58.052/2012.

7.3. Cartilha para a instalação do Serviço de Informações ao Cidadão - SIC,

elaborado em parceria com a Secretaria de Gestão Pública e a Fundação de

Desenvolvimento Administrativo – FUNDAP, (disponível no Blog de Fomento à

Cultura de Transparência no Estado de São Paulo:

http://gestaolai.sp.gov.br/index.php).

7.4. Roteiro para elaboração de Tabela de documentos sigilosos e pessoais

para a Administração Pública Estadual (em desenvolvimento).

7.5. Manual de Aplicação do Decreto nº 58.052/2012 (em desenvolvimento).

8. Realização de eventos de capacitação:

8.1. IV Seminário Gestão Documental e Tecnologias da Informação: Oficina

de capacitação sobre a Lei federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011,

que aconteceu no Auditório do Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo, dia 15

de maio de 2012 e contou com o apoio da Assembleia Legislativa do Estado de São

Paulo, do Ministério Público do Estado de São Paulo, do Tribunal de Justiça do

Estado de São Paulo e da Escola Paulista da Magistratura. O evento teve início às

9h e encerramento às 17h, e foi composto por 7 palestras.

O IV Seminário teve como objetivos: capacitar os servidores públicos sobre

os principais aspectos da Lei e seus impactos nas atividades técnicas de gestão

documental e na organização de serviços de informações; esclarecer sobre os

aspectos inovadores da Lei nº 12.527/2011 e sobre a necessidade da criação de

mecanismos institucionais, organizacionais e culturais para a sua efetiva

implementação; refletir sobre o dever do Poder Público em promover a gestão

documental, como condição necessária para assegurar o direito de acesso à








PABX: 2089-8100

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informação, bem como eficiência e agilidade à Administração Pública; e apresentar

as iniciativas de e-gov na Administração Paulista e a utilização de modernas

tecnologias de informação e comunicação para democratizar o acesso à informação.

O público-alvo foi composto por de cerca de 320 participantes, entre eles,

servidores de 88 órgãos e entidades da Administração Pública Estadual,

representantes das Comissões de Avaliação de documentos de Arquivo, bem como

dos Grupos Setoriais de Tecnologia da Informação e Comunicação da Administração

Estadual, além de 21 servidores do Tribunal de Justiça de São Paulo e 14

funcionários da Escola Paulista da Magistratura. O evento contou, ainda, com a

participação de representantes das câmaras e prefeituras municipais, entre eles, 4

servidores da câmara municipal de São Paulo, 2 de Campinas, 2 de Bauru e 2 de

Barueri; representando as prefeituras municipais, estiveram presentes 2 servidores

da cidade de Santos, 2 de Presidente prudente, 2 de Campinas, 2 de Bauru e 2 da

cidade de São Paulo.

Foi distribuída aos participantes uma ficha de avaliação com o objetivo de

analisar se suas expectativas em relação ao evento foram atendidas, bem como o

que acharam da qualidade do atendimento, da organização, do material fornecido,

dos recursos audiovisuais, a adequação do horário, carga horária, conteúdo, o

desempenho dos conferencistas, o grau de aplicabilidade dos conhecimentos

abordados e a continuação do Seminário.

Conteúdo Programático

9h Credenciamento e entrega de material 9h10 Abertura Prof. Dr. Carlos de Almeida Prado Bacellar Coordenador do Arquivo Público do Estado Desembargador Eutálio José Porto de Oliveira Presidente da Comissão de Arquivos do Tribunal de Justiça de São Paulo Desembargador Armando Sérgio Prado de Toledo Diretor da Escola Paulista da Magistratura 9h40 A Lei de acesso à informação Guilherme Canela de Souza Godoi - Coordenador de Comunicação e Informação da UNESCO no Brasil 10h20 Intervalo para café 10h40 Aspectos gerais da implementação da Lei de Acesso na Administração Pública Estadual Prof. Dr. Carlos de Almeida Prado Bacellar - Coordenador do Arquivo Público do Estado e do Grupo Técnico instituído na Casa Civil para promover estudos e pesquisas sobre a Lei Federal nº 12.527/2011 11h20 O Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP e o acesso à informação: uma perspectiva histórica Prof.ª Ieda Pimenta Bernardes - Diretora técnica do Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo/ Arquivo Público do Estado 12h Intervalo para almoço 13h30 Democracia e acesso à informação Dr. Raul de Mello Franco Junior - Promotor de Justiça do Patrimônio Público e Social de Araraquara/ Ministério








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Público do Estado de São Paulo

14h10 "Portal da Transparência Estadual" Dr. Gustavo Ungaro - Corregedor Geral da Administração 14h50 Intervalo para café 15h10 "Governo Aberto" Roberto Meizi Agune - Assistente Técnico da Secretaria de Planejamento e Desenvolvimento Regional 15h50 - A Lei de Acesso à Informação e os Dados Abertos Prof.ª Dr.ª Gisele da Silva Craveiro - Coordenadora do Grupo de Pesquisa em Políticas Públicas para o Acesso à Informação/USP 16h30 Considerações finais 17h Encerramento

8.2. Primeira Reunião Executiva para Alinhamento das Ações e

Providências Necessárias para Instalação dos Serviços de Informações ao

Cidadão – SIC:

Promovida pelo Departamento de Gestão do SAESP, em parceria com a

Secretaria de Gestão Pública e a Fundação de Desenvolvimento Administrativo –

FUNDAP, realizada em 4 de julho de 2012, no auditório do Arquivo Público do

Estado.

O evento teve como objetivo orientar os servidores públicos paulistas acerca

das ações estratégicas para a implementação do Decreto nº 58.052/2012 que

regulamenta a Lei de Acesso, além de: orientar os responsáveis pelos Serviços de

Informações ao Cidadão – SIC e suas respectivas equipes de atendentes acerca das

providências necessárias para a instalação e o funcionamento dos Serviços nos

órgãos e entidades da Administração Estadual Paulista; bem como esclarecer as

Comissões de Avaliação de Documento e Acesso - CADA sobre as ações que

deverão ser adotadas para sua adequação à nova configuração e a ampliação de

suas atribuições determinadas pelo Decreto nº 58.052/2012.

O público-alvo foi constituído por responsáveis e integrantes dos SIC, bem

como dos coordenadores das 86 CADA dos órgãos que integram o Sistema de

Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP.

Em sua totalidade, a I Reunião Executiva contou com a presença de 221

agentes públicos distribuídos entre órgãos/entidades da Administração Pública

Estadual, conforme apresentado no gráfico abaixo:








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O evento contemplou o seguinte conteúdo programático:


14h00 - Recepção dos servidores, assinatura da lista de presença e entrega do material

14h15 - A importância da instalação dos Serviços de Atendimento ao Cidadão – SIC na implementação

da política estadual de acesso à informação

Prof. Dr. Carlos de Almeida Prado Bacellar

Coordenador do Arquivo Público do Estado, do Comitê Gestor do SPdoc, e do Grupo Técnico de implantação do

SPdoc e dos SIC - Arquivo Público do Estado / Casa Civil

14h20 - Apresentação do vídeo: Gestão Documental e Acesso Informação

14h25 - Acesso à informação: Dever do Estado e direito do cidadão - contexto legal

Dr. Levi de Mello

Corregedor - Corregedoria Geral da Administração / Casa Civil

14h35 - Instalação dos Serviços de Informação ao Cidadão – SIC

Prof.ª Ieda Pimenta Bernardes

Diretora Técnica do Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - Arquivo Público do

Estado / Casa Civil

15h25 - As Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA e o Decreto nº 58.052/2012

Hilda Delatorre

Diretora Técnica do Centro de Gestão Documental - Arquivo Público do Estado / Casa Civil

15h55 - Sistema Integrado de Informações ao Cidadão - SIC.SP

Aldo Fabio Garda

Coordenador da Unidade de Tecnologia, Informação e Comunicação – UTIC / Secretaria de Gestão Pública

16h15 - Esclarecimento de dúvidas e preenchimento de ficha de dados cadastrais

17h00 - Encerramento








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8.3. Segunda Reunião Executiva para Alinhamento das Ações e


Cidadão – SIC:

Promovida pelo Departamento de Gestão do SAESP, por meio da Central de

Atendimento ao Cidadão – CAC em colaboração com demais Centros e Núcleos do

DGSAESP, tendo por objetivo: realizar diagnóstico para conhecer o processo de

implementação do SIC nos 90 órgãos e entidades da Administração Pública

Estadual; orientar os responsáveis pelos SIC na implementação do Serviço com

foco nas especificidades de cada entidade para garantir o cumprimento da

legislação e a integração sistêmica dos SIC por meio da CAC; apresentar um Plano

de Ação personalizado para cada órgão e entidade, tendo em vista a urgência das

adequações na instalação e estruturação dos SIC.

A II Reunião Executiva, em continuidade ao evento ocorrido em 4 de julho,

foi organizada por meio de um conjunto de reuniões personalizadas realizadas no

período de 1 a 2 de agosto e de 9 a 16 de agosto de 2012, ocorrendo,

simultaneamente, no do Arquivo Público do Estado.

Para o atendimento de todos os órgãos e entidades da Administração Pública

Estadual foram realizadas ao todo 35 reuniões, distribuídas em 11 reuniões

com os órgãos da Administração direta e 24 reuniões com entidades da

Administração Indireta, conforme o quadro apresentado abaixo:

II Reunião Executiva com a Administração Direta

Data /Horário Equipes Órgão Monitor

01/08/2012

9:30h às 12:00h

Mediador: Eliana e

Melo

Gestão: Salvador

Desenvolvimento Social André

Educação Alessandra

Mediador: Hilda

Gestão: Nadya

Casa Civil Elisangela e Maria Elisa

Desenvolvimento Econômico, Ciência e

Tecnologia Luciane

Gestão Pública Bianchi e Caio

Mediador: Camila

FUNDAP: Bruno Saúde

Chaves, Rodrigo, Kelly e

Leandro








PABX: 2089-8100

13

Meio Ambiente Giovana e Danilo

Mediador: Mirabile

Gestão: Fernando

Logística e Transporte Maurício

Transportes Metropolitanos Luiz Cláudio

Agricultura e Abastecimento Bruno

01/08/2012

9:30h às 12:00h

Mediador: Josival

Gestão: Gabriela

Energia Maria Elisa

Saneamento e Recursos Hídricos Elisangela

Mediador: Mirabile e

Maurício

Gestão: Tiago

Habitação Bruna

Desenvolvimento Metropolitano João Daniel

Mediador: Hilda e

Luciane

Gestão: Salvador

Segurança Pública Caio e Bianchi

Administração Penitenciaria Marcelo e Ednaldo

Mediador: Melo

Gestão: Rodrigo

Planejamento e Desenvolvimento

Regional Danilo

Emprego e Relações do Trabalho

(reunião realizada excepcionalmente em

16/08)

Giovana

01/08/2012

14:30h às 17:00h

Mediador: Camila

Gestão: Gabriela

Direitos da Pessoa com Deficiência Ednaldo

Cultura Marcelo

Mediador: Hilda

Gestão: Salvador

Procuradoria Geral do Estado Caio e Bianchi

Fazenda Josival

Mediador: Melo e

Mirabile

Gestão: Rodrigo

Justiça e Defesa da Cidadania Luiz Cláudio

Turismo Maurício

Esporte, Lazer e Juventude Bruna e João Daniel

II Reunião Executiva com a Administração Indireta

Data / Horário Entidades Responsável DGSAESP

09/08/2012

9:30h às 12:00h

Fundação Padre Anchieta Patricia Mirabile

Fundação Memorial da América Latina João Daniel








PABX: 2089-8100

14

Companhia de Desenvolvimento Agrícola De São Paulo Josival

Fundação de Proteção e Defesa do Consumidor Bruno

Fundação Instituto de Terras Luiz Cláudio

Departamento de Estradas de Rodagem Patricia Melo

Departamento Aeroviário do Estado De São Paulo Maurício

09/08/2012

14:30h às 17:00h

Agencia Reguladora de Serviços Públicos e Delegados de

Transporte do Estado de São Paulo Josival

Desenvolvimento Rodoviário Bruno

Companhia Docas de São Sebastião Luiz Cláudio

Fundação Casa Patricia Melo

Instituto de Medicina Social e de Criminologia de São Paulo Luciane

Instituto de Pesos e Medidas do Estado de São Paulo Maurício

Caixa Beneficente da Policia Militar Patricia Mirabile

Fundação Previdência Complementar Estado de São Paulo João Daniel

10/08/2012

9:30h às 12:00h

Fundação Para O Desenvolvimento da Educação Patricia Melo

Fundação de Amparo à Pesquisa do Estado de São Paulo João Daniel

Centro Estadual de Educação Tecnológica "Paula Souza" Maurício

Fundação para o Remédio Popular Leandro

Fundação Oncocentro de São Paulo Chaves

Fundação Pró-sangue Hemocentro de São Paulo Kelly/Patricia Mirabile

Superintendência de Controle de Endemias Rodrigo

Universidade Estadual de Campinas Bruno

Universidade Estadual Paulista Luiz Cláudio

10/08/2012

14:30h às 17:00h

Hospital das Clínicas da Faculdade de Medicina Ribeirão Preto Camila / Kelly

Faculdade de Medicina de São Jose do Rio Preto Josival

Instituto de Pesquisas Energéticas e Nucleares Luiz Cláudio

13/08/2012

9:30h às 12:00h

Instituto de Pagamentos Especiais de São Paulo Josival

São Paulo Previdência Luciane

Desenvolve SP – Agência de Desenvolvimento Paulista Luiz Cláudio

Companhia de Seguros do Estado de São Paulo Patricia Melo

Faculdade de Medicina de Marília Maurício

Superintendência do Trabalho Artesanal nas Comunidades João Daniel

13/08/2012

14:30h às 17:00h

Companhia Desenvolvimento Habitacional Urbano do Estado de

São Paulo Josival

Instituto de Pesquisas Tecnológicas do Estado de São Paulo Luciane e

Fundação para a Conservação e a Produção Florestal do Estado de

São Paulo Maurício

Imprensa Oficial Do Estado Patricia Mirabile

Companhia Paulista de Obras e Serviços João Daniel

Fundação Prefeito Faria Lima - Centro de Estudos e Pesquisas da

Administração Municipal Patricia Melo








PABX: 2089-8100

15

Agência Paulista de Promoção de Investimentos e Competitividade Luiz Cláudio

14/08/2012

9:30h às 12:00h

Companhia do Metropolitano de São Paulo Josival

Empresa Metropolitana Transportes Urbanos de São Paulo Luiz Cláudio

Hospital das Clínicas da Faculdade de Medicina da USP Leandro

Hospital das Clínicas da Faculdade de Medicina de Botucatu Chaves

Fundação "Professor Doutor Manoel Pedro Pimentel" Banevicius

Companhia de Saneamento Básico do Estado de São Paulo João Daniel

Departamento de Águas e Energia Elétrica Patricia Mirabile

Fundação do Desenvolvimento Administrativo Patricia Melo

Companhia de Processamento de Dados do Estado de São Paulo Bruno

Instituto de Assistência Medica Ao Servidor Público do Estado de

São Paulo Maurício

14/08/2012

14:30h às 17:00h

Agência Metropolitana da Baixada Santista Patricia Melo

Agência Metropolitana de Campinas Maurício

Empresa Paulista de Planejamento Metropolitano Luiz Cláudio

Agencia Reguladora de Saneamento e Energia do Estado de São

Paulo Patricia Mirabile

Companhia Energética de São Paulo João Daniel

Empresa Metropolitana De Águas E Energia Maurício

Companhia Paulista de Trens Metropolitanos Luiz Cláudio

Universidade de São Paulo Josival

16/08/2012

14:30h às 17:00h

Superintendência de Controle de Endemias Josival

Companhia Paulista de Eventos e Turismo Maurício

Fundação Sistema de Análise de Dados Luiz Cláudio

Instituto de Pesquisas Energéticas e Nucleares Bruno

Companhia de Processamento de Dados do Estado de São Paulo Patricia Melo

Secretaria do Emprego e Relações do Trabalho Luciane

Para a realização do diagnóstico junto aos órgãos e entidade, foi aplicado o

Questionário de Monitoramento da Instalação do SIC. As respostas dos

questionários foram inseridas em um sistema desenvolvido pela FUNDAP para

tabulação dos resultados e geração do Plano de Ação personalizado a ser

encaminhado a todos os representantes dos órgãos e entidades presentes nas

reuniões.

O público-alvo foi constituído por responsáveis e integrantes dos Serviços de

Informação ao Cidadão – SIC, bem como alguns integrantes dos SIC Setoriais do

respectivo órgão/entidade.








PABX: 2089-8100

16

Em sua totalidade, a II Reunião Executiva contou com a presença de 155

agentes públicos distribuídos entre 90 órgãos e entidades da Administração

Pública Estadual, conforme gráficos abaixo:

II REUNIÃO EXECUTIVA COM ÓRGÃOS DA ADMINISTRAÇÃO DIRETA 1 E 2 DE AGOSTO DE 2012

TOTAL GERAL= 25 ÓRGÃOS E 53 SERVIDORES

II REUNIÃO EXECUTIVA COM ÓRGÃOS DA ADMINISTRAÇÃO INDIRETA 9 E 16 DE AGOSTO DE 2012

TOTAL GERAL= 64 ENTIDADES E 102 SERVIDORES








PABX: 2089-8100

17

8.4. Terceira Reunião Executiva para Alinhamento das Ações e


Cidadão – SIC:

Promovida pela Secretaria de Gestão Pública e pela Fundação de

Desenvolvimento Administrativo em parceria com o Arquivo Público do Estado

realizado em 08 de agosto de 2012, no auditório da FUNDAP, Rua Alves Guimarães,

429 – Cerqueira César – São Paulo SP.

A III Reunião Executiva teve como principal objetivo orientar os responsáveis

pelo Serviço de Informação ao Cidadão acerca da Transparência Ativa e do Sistema

SIC.SP, ações previstas no Decreto estadual nº 58.052/2012 que regulamenta a Lei

de Acesso.

Estiveram presentes 57 órgãos e entidades da Administração Estadual

Paulista, destes 43 enviaram os responsáveis nomeados para estar à frente dos

SIC, conforme levantamento realizado pela Secretaria de Gestão Pública.

Em sua totalidade, a III Reunião Executiva contou com a presença de 77

agentes públicos envolvidos com os trabalhos dos Serviços de Informação ao

Cidadão, distribuídos entre órgãos e entidades da Administração Pública Estadual.

O evento contemplou o seguinte conteúdo programático:


08h30 - Recepção e Credenciamento

09h15 - Abertura pelo Senhor Secretário Davi Zaia

09h30 - Apresentação do Evento

10h00 - Apresentação da Central de Atendimento ao Cidadão

10h30 - Intervalo

11h00 - Transparência Ativa e Apresentação da Cartilha

12h00 - Sistema SIC.SP

13h00 - Almoço

14h30 - Início da 1ª Etapa dos Grupos de Trabalho e Debate

15h30 - Intervalo

16h00 - Início da 2ª Etapa dos Grupos de Trabalho e Debate

17h00 - Previsão de Término

8.5. Realização do II Ciclo de Palestras sobre Arquivos e Gestão

Documental: Aperfeiçoamento e Atualização Profissional:








PABX: 2089-8100

18

O evento teve como objetivo disseminar informações sobre a Lei de Acesso à

Informação nº 12.527/2011 e sobre o Decreto nº 58.052/2012, que a regulamenta

na Administração Estadual, bem como disseminar conhecimentos sobre a Política

Estadual de Acesso à Informação e sobre as atividades em curso sob a

responsabilidade do Arquivo Público do Estado.

O ciclo de palestras teve a carga horária de 11 horas. Foram 9 palestras com

50 minutos cada, durante 3 dias, de 16 a 18 de outubro, das 9h às 12h30 e um

debate encerrando o evento. A organização foi realizada pelo Departamento de

Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo, através do Núcleo de

Formação e Treinamento, reuniu nove grandes especialistas para tratarem de

temas contemporâneos do maior interesse para a formulação de políticas públicas

de gestão documental e acesso à informação.

O público alvo foi formado por cerca de 107 funcionários do Arquivo

Público do Estado de São Paulo e por cerca de 44 servidores de outros

órgãos, os quais são: Assembleia Legislativa do Estado de São Paulo, Defensoria

Pública do Estado, Ministério Público do Estado de São Paulo, PRODAM, Tribunal de

Justiça do Estado de São Paulo; e a convite do Centro de Assistência aos Municípios

do Departamento de Gestão do SAESP, representantes dos municípios de

Caraguatatuba, Jacareí, Mogi das Cruzes e Santo André, bem como do Arquivo

Histórico de São Paulo e da Fundação Arquivo e Memória de Santos.

A abertura do evento foi realizada pelo Prof. Dr. Carlos de Almeida Prado

Bacellar, Coordenador do Arquivo Público do Estado. Em seguida, foi exibido o

Vídeo Institucional "Gestão documental e acesso à informação".

Posteriormente, seguiram-se as apresentações de Dr. Alexandre Andrade Sampaio,

oficial de projetos na área de direito de acesso à informação da organização

internacional de direitos humanos Artigo 19, e Dr. Levi de Mello, Diretor de

Assuntos Jurídicos e Disciplinares da Corregedoria Geral da Administração e, por

último, palestrou o Prof. Dr. Carlos de Almeida Prado Bacellar. O segundo dia

contou com as palestras da Prof.ª Ieda Pimenta Bernardes, Diretora técnica do

Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo,

Elissandra Patricia Melo, Diretora do Núcleo da Central de Atendimento ao Cidadão

- CAC e Responsável pelo Serviço de Informações ao Cidadão - SIC do Arquivo








PABX: 2089-8100

19

Público do Estado; Luciana Durand Negro, Assessora de Gabinete da Secretaria de

Gestão Pública e Aldo Fabio Garda, Coordenador de Tecnologia da Informação e

Comunicação da Secretaria da Gestão Pública. O último dia de evento teve as

palestras da diretora do Centro de Assistência aos Municípios do DGSAESP, Camila

Brandi, e Vivaldo Conti, Superintendente de Tecnologia da Informação da Fundação

SEADE. Ao final, formou-se uma mesa de debate, que teve a mediação da Diretora

do Núcleo de Formação e Treinamento e foi composta pelos seguintes palestrantes:

Ieda Pimenta Bernardes, Camila Brandi, Vivaldo Conti, Elissandra Patrícia Melo e

pelos convidados Danilo Renato Pereira dos Santos e Hilda Delatorre. Foram

distribuídos aos participantes um material de apoio contendo apostila, folder do

evento, bloco e caneta, ficha para registro de perguntas aos palestrantes e ficha de

avaliação do evento.


Dia 16 9h– Abertura Prof. Dr. Carlos de Almeida Prado Bacellar Coordenador do Arquivo Público do Estado/Casa Civil 9h20 – As leis de Acesso à informação na América e na Europa Dr. Alexandre Andrade Sampaio ONG Artigo 19 Brasil 10h10 – Acesso à informação – LAI: Lei Federal nº 12.527/2011 Dr. Levi de Mello Corregedoria Geral da Administração 11h – Intervalo 11h15 – Aspectos gerais do Decreto 58.052/2012, que regulamenta a Lei nº 12.527/2011 Prof. Dr. Carlos de Almeida Prado Bacellar Coordenador do Arquivo Público do Estado/Casa Civil 12h05 – Perguntas 12h30 – Encerramento

Dia 17 9h – Análise retrospectiva da política de acesso à informação na Administração Estadual Ieda Pimenta Bernardes Diretora do Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo 9h50 – A Central de Atendimento ao Cidadão – CAC e a coordenação dos Serviços de Informações ao Cidadão – SIC Patricia Melo Diretora da Central de Atendimento ao Cidadão – CAC/CAA/DGSAESP 10h40 – Intervalo 11h – Transparência Ativa e o Sistema integrado de informações ao cidadão SIC.SP Luciana Durand Negro e Aldo Fabio Garda Secretaria da Gestão Pública 12h00 – Perguntas 12h30 – Encerramento Dia 18 9h – A lei de Acesso à informação nos municípios paulistas Camila Brandi Diretora do Centro de Assistência aos Municípios/DGSAESP 09h50 – Catálogo de Sistemas e Bases de Dados da Administração Pública do Estado de São Paulo – CSBD Vivaldo Conti Fundação SEADE








PABX: 2089-8100

20

8.6. Realização do Seminário Gestão Documental e Acesso à Informação:

Estratégias para a implementação do Decreto nº 58.052/2012:

O evento aconteceu no Auditório da Secretaria de Estado da Fazenda em 29

de novembro, das 9h às 18h, em parceria com a Secretaria de Estado da Fazenda.

Foi organizado pelo Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de

São Paulo - SAESP e Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso -

CADA/Secretaria de Estado da Fazenda. O Seminário contou com o apoio da

Secretaria de Gestão Pública, Corregedoria Geral da Administração/Casa Civil,

Escola Fazendária do Estado de São Paulo – FAZESP, Fundação SEADE, FUNDAP, e

TecReg – Tecnologia para Rede de Escolas de Governo.

O objetivo geral foi disseminar informações sobre a Lei de Acesso à

Informação nº 12.527/2011 e sobre o Decreto nº 58.052/2012, que a regulamenta

na Administração Estadual, bem como temas correlatos. Ao todo foram oito

palestrantes e nove palestras apresentadas, conforme programa abaixo.

O público foi formado por funcionários dos órgãos/entidades da

Administração Pública direta e indireta. Foram realizadas 264 inscrições de

participantes presenciais, mais 73 inscrições de funcionários das

regionais localizadas em 19 polos da Secretaria da Fazenda no interior

do Estado, que acompanharam o Seminário através de videoconferência. O

evento também foi transmitido ao vivo pela internet, contando com 470

acessos, por meio da TecReg – Tecnologia para Rede de Escolas de Governo.


8h30 – Credenciamento

9h – Abertura 9h15 – Vídeo: Gestão Documental e Acesso à Informação 9h20 – Acesso à informação – LAI: Lei Federal nº 12.527/2011 Dr. Levi de Mello Assessor Jurídico da Corregedoria Geral da Administração do Estado de São Paulo 10h10 – Coffee-break 10h40 – Aspectos gerais do Decreto nº58.052/2012, que regulamenta a Lei nº 12.527/2011 Prof. Dr. Carlos de Almeida Prado Bacellar Coordenador do Arquivo Público do Estado/Casa Civil 11h30 – Análise retrospectiva da política de acesso à informação na Administração Estadual Paulista 12h10 – Restrições de Acesso a Documentos, Dados e Informações (Sigilosos e Pessoais) Ieda Pimenta Bernardes

10h40 – Intervalo

11h – Mesa Redonda (perguntas e debate) 12h30 – Encerramento








PABX: 2089-8100

21

Diretora do Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo/Arquivo Público do Estado

12h50 – Almoço 14h20 – A Central de Atendimento ao Cidadão – CAC e a coordenação dos Serviços de Informações ao Cidadão – SIC Elissandra Patricia Melo Diretora da Central de Atendimento ao Cidadão – CAC/CAA/DGSAESP/Arquivo Público do Estado 15h10 – O SPdoc como ferramenta da gestão documental e do acesso à informação Eliana Martinelli Avagliano Diretora do Centro de Coordenação dos Protocolos Estaduais - DGSAESP/Arquivo Público do Estado 15h40 – Coffee-break 16h – O Sistema integrado de informações ao cidadão "SIC.SP" Maurício de Moraes Gestor de Projetos da UTIC/Secretaria de Gestão Pública 16h30 – Transparência Ativa Dra. Luciana Durand Negro Assessora Técnica de Gabinete da Secretaria de Gestão Pública 17h – Catálogo de Sistemas e Bases de Dados da Administração Pública do Estado de São Paulo – CSBD Vivaldo Conti Superintendente de Tecnologia da Informação da Fundação SEADE 17h30 – Encerramento

9. Participação nas reuniões semanais, de 02/10/2012 a 30/10/2012, do Grupo

de Trabalho sobre a Lei de Acesso à Informação (Resolução SGP nº 31, de

14/06/2012), coordenado pela Secretaria de Gestão Pública, com a participação da

UCRH, FUNDAP e Arquivo Público do Estado com o objetivo de elaborar:

Plano Estadual de Capacitação em Práticas Relacionadas à Transparência na

Administração Pública Estadual;

Plano Estadual de Fomento à Cultura de Transparência e de Conscientização do

Direito Fundamental de Acesso à Informação.

AAtteennddiimmeennttoo aaoo CCiiddaaddããoo

A Central de Atendimento ao Cidadão – CAC foi criada como unidade de

serviço técnico do Centro de Arquivo Administrativo, do Departamento de Gestão do

SAESP, pelo Decreto nº 54.276/2009 que reorganizou a Unidade do Arquivo Público

do Estado; e teve suas atribuições ampliadas pelo Decreto nº 58.052/2012 que

regulamentou a Lei federal nº 12.527/2011, de acesso à informação, no Estado de

São Paulo.

A CAC é um serviço organizado para atender e orientar o cidadão sobre a

localização e o andamento de documentos de seu interesse particular ou coletivo,

devendo para a execução dessa atividade, operar e tornar disponível o acesso ao








PABX: 2089-8100

22

Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de Documentos – SPdoc,

bem como ao Sistema Integrado de Informações ao Cidadão, conhecido como

SIC.SP.

Dessa forma, a CAC atua como um centro de referência do Estado no sentido

de informar ao cidadão sobre o local de custódia dos documentos, dados e

informações produzidas pelos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual,

além de oferecer um serviço complementar de atendimento à disposição daqueles que

não sabem a qual órgão se reportar para obter a informação que deseja.

Além de prestar atendimento ao público e promover as condições necessárias

ao exercício pleno do direito à informação, cabe à CAC coordenar a integração

sistêmica dos Serviços de Informações ao Cidadão – SIC, instituídos nos órgãos e

entidades da Administração Pública Estadual conforme determina o Decreto nº

58.052/2012.

A CAC deverá, ainda, gerar informações gerenciais para o Governo do Estado

consolidando e sistematizando dados sobre os documentos, dados e informações que

tenham sido desclassificadas nos últimos 12 (doze) meses; sobre aqueles classificados

em cada grau de sigilo, com identificação para referência futura; e gerar relatório

estatístico contendo a quantidade de pedidos de informação recebidos, atendidos e

indeferidos.


1. Elaboração e execução do projeto de estruturação da Central de Atendimento ao

Cidadão - CAC.

2. Coordenação da implementação dos Serviços de Informações ao Cidadão - SIC nos

90 órgãos e entidades da Administração Pública Estadual.

3. Redação do Roteiro para a Instalação do Serviço de Informações ao Cidadão - SIC:

Ação Estratégica para a Implementação do Decreto nº 58.052/2012.








PABX: 2089-8100

23

4. Colaboração na redação da Cartilha para a instalação do Serviço de Informações ao

Cidadão - SIC.

5. Colaboração na realização de estudos, pesquisas e redação do Manual de Aplicação

do Decreto nº 58.052/2012 (desenvolvimento).

6. Organização da Primeira Reunião Executiva para Alinhamento das Ações e

Providências Necessárias para Instalação dos Serviços de Informação ao Cidadão -

SIC.

Para a realização do evento a Central de Atendimento ao Cidadão desenvolveu

as seguintes atividades:

Elaboração e envio de e-mail convite aos Chefes de Gabinete e Dirigentes

de entidades, com cópia aos responsáveis pelo SIC (identificados na base de

dados da CAC) dos 90 órgãos e entidades da Administração Pública Estadual.

O e-mail foi assinado pelo coordenador do Arquivo Público do Estado e

encaminhado pelo notes da CAC;

Atualização da lista de presença após a realização do evento, com a

identificação e levantamento do total de servidores Responsáveis pelo SIC.

7. Organização da Segunda Reunião Executiva para Alinhamento das Ações e

Providências Necessárias para Instalação dos Serviços de Informação ao Cidadão -

SIC.

Para a realização do evento a Central de Atendimento ao Cidadão desenvolveu

as seguintes atividades:

Elaboração e envio de ofício aos Chefes de Gabinete e Dirigentes de

entidades, com cópia aos responsáveis pelo SIC (identificados na base de

dados da CAC) dos 90 órgãos e entidades da Administração Pública Estadual.

O e-mail foi enviado pelo notes da CAC, com ofício anexo assinado pelo

coordenador do Arquivo Público do Estado;

Elaboração de Questionário para Monitoramento da Instalação do SIC

aplicado durante as reuniões personalizadas;








PABX: 2089-8100

24

Atualização da lista de presença após a realização do evento, com a

identificação e levantamento do total de órgãos e servidores presentes nas

35 reuniões;

Elaboração do Plano de Ação da Casa Civil em parceria com a equipe do

PGDI que atende o órgão;

Elaboração dos Planos de Ação dos demais órgãos/entidades a partir do

preenchimento do Questionário para Monitoramento da Instalação do SIC

aplicado durante as reuniões personalizadas;

Elaboração do padrão a ser utilizado como Plano de Ação, em parceria com

a FUNDAP.

8. Colaboração na organização da Terceira Reunião Executiva para Alinhamento das

Ações e Providências Necessárias para Instalação dos Serviços de Informação ao

Cidadão - SIC.

Para colaborar com a realização do evento a Central de Atendimento ao

Cidadão desenvolveu as seguintes atividades:

Ação conjunta com a Secretaria de Gestão Pública e a FUNDAP para

desenvolvimento da Cartilha para Instalação dos Serviços de Informações ao

Cidadão – SIC, está disponível no Blog de Fomento à Cultura de

Transparência no Estado de São Paulo. Para o planejamento e

desenvolvimento do conteúdo a ser impresso na cartilha foram realizadas

reuniões, ora na Secretaria de Gestão Pública, ora no Arquivo Público do

Estado. O conteúdo sobre a instalação do SIC, bem como os anexos da

Cartilha foram elaborados em ação conjunta da Central de Atendimento ao

Cidadão, do Centro de Atendimento aos Municípios, do Centro de

Coordenação dos Protocolos Estaduais, do Núcleo de Formação e

Treinamento e da FUNDAP. A introdução e o tema sobre transparência ativa

foram desenvolvidos pela Secretaria de Gestão Pública, responsável também

pela configuração, editoração e impressão do material.

Apresentação da CAC na III Reunião Executiva de Instalação do SIC

proferida pela Diretora da Central. Na ocasião foi apresentado o histórico da

CAC, desde sua criação até as novas atribuições determinadas pelo Decreto








PABX: 2089-8100

25

58.052/2012, entre as quais se destaca a responsabilidade por coordenar a

integração sistêmica dos Serviços de Informações ao Cidadão-SIC em todos

os órgãos e entidades da Administração Pública Estadual.

9. Colaboração nas atividades do Grupo de Trabalho sobre a Lei de Acesso à

Informação (Resolução SGP nº 31, de 14/06/2012).

10. Colaboração nas atividades do Grupo Técnico (Resolução CC-71, de 11/06/2012,

alterada pela Resolução CC-76, de 19/06/2012), responsável por propor ações

estratégicas que objetivem a efetividade da política de acesso às informações,

notadamente a implantação do Sistema Informatizado Unificado de Gestão

Arquivística de Documentos e Informações - SPdoc e dos Serviços de Informações ao

Cidadão - SIC.

11. Organização da capacitação de agentes públicos para utilização do Sistema

SIC.SP.

O treinamento foi realizado nos dias 11, 12 e 13/12/2012 com o objetivo de

capacitar os responsáveis e as equipes de atendentes dos SIC quanto ao uso do

Sistema SIC.SP e o esclarecimento de dúvidas sobre suas funcionalidades. O evento

foi organizado pelo Arquivo Público do Estado e pela Secretaria de Gestão Pública com

apoio da Fundação do Desenvolvimento Administrativo – FUNDAP e do Comando Geral

da Polícia Militar do Estado de São Paulo. O treinamento contou com a presença de

125 servidores públicos que atuam nos Serviços de Informações ao Cidadão – SIC dos

órgãos/entidades da Administração Pública. O convite para este primeiro encontro foi

feito aos servidores públicos lotados nos SIC que por algum motivo nunca haviam

acessado ao sistema ou seu último acesso foi superior a 45 dias.

12. Realização de 1817 atendimentos em 2012:

Além da análise qualitativa apresentada abaixo, a CAC possui um relatório

descritivo sobre o atendimento realizado incluindo: órgão solicitante, data, assunto,

encaminhamento, servidor que realizou o atendimento e forma de resposta.








PABX: 2089-8100

26

Há um grande esforço para atingir um elevado padrão estatístico, além do

estudo constante, neste início de estruturação da Central, para o aperfeiçoamento das

ferramentas necessárias à elaboração de estatísticas sobre as demandas de consulta e

os perfis de usuários do Sistema SIC.SP.

Para tanto, sabemos que elaboração de estatísticas precisas sobre a demanda

dos SIC, assim como da CAC, será possível quando o Sistema estiver sendo

efetivamente utilizado por todos os órgãos e entidades para o registro de todos os

pedidos de informação.

Atendimentos

realizados pela CAC Maio Junho Julho Agosto Setembro Outubro Novembro Dezembro Total

Por telefone - - 7 63 160 149 196 63 638

Pelo Sistema SIC.SP - - - 47 38 116 115 125 441

Presencial - - - 1 - - - 0 1

Por carta - - - 30 - 2 - 0 32

Por e-mail - - 17 49 98 91 238 212 705

Total de

Atendimentos 0 0 24 190 296 358 549 400 1817

35%

24%0%

2%

39%

Atendimentos CAC

POR TELEFONE: 638

PELO SISTEMA SIC.SP: 441

PRESENCIAL: 1

POR CARTA: 32

POR E-MAIL: 705








PABX: 2089-8100

27

Dentre o total de atendimentos realizados pela CAC, apuramos que as

solicitações mais frequentes referem-se a pedidos de envio de material de apoio para

implementação do SIC, tais como: roteiro de instalação, fluxo de atendimento,

cartilha de instalação do SIC. Além disso, houve muitas dúvidas sobre o Sistema

SIC.SP, principalmente sobre login, senha e operação do Sistema. Registramos

também inúmeros questionamentos sobre comunicação visual do SIC (logo, banner,

placas) e dúvidas sobre o valor de cobrança das cópias que forem solicitadas pelo

cidadão.

A equipe está reunindo esforços para identificar outras estimativas, com o

objetivo de enriquecer a atual base de dados e fornecer valioso suporte para o

Relatório Anual.

PPrrooggrraammaa ddee GGeessttããoo DDooccuummeennttaall IIttiinneerraannttee -- PPGGDDII

Com o PGDI, o DGSAESP visa desenvolver as ações necessárias ao

cumprimento de suas atribuições legais no que se refere à avaliação de documentos

no âmbito da Administração Pública Estadual e à aplicação dos procedimentos de

eliminação, transferência ou recolhimento dos documentos ao Arquivo Público do

Estado, nos termos dos artigos 11 e 13 do Decreto nº 54.276, de 27 de abril de 2009.

Os objetivos específicos do Programa são:

Orientar a identificação, o tratamento técnico e o recolhimento dos

documentos produzidos e/ou acumulados até 31/12/1940, que de acordo

com o Decreto nº 48.897/2004, art., 31, inciso III são destinados à guarda

permanente;

Orientar a elaboração de Planos de Classificação e de Tabelas de

Temporalidade de Documentos das atividades-fim;

Orientar a aplicação dos Planos de Classificação e das Tabelas de

Temporalidade de Documentos das atividades-meio e atividades-fim;

Orientar acerca da implementação do SPdoc.

O trabalho está sendo realizado em parceria com Comissões de Avaliação de

Documentos e Acesso (CADA) dos órgãos da Administração Direta do Estado,








PABX: 2089-8100

28

considerados prioritários nesse momento. As entidades da Administração Indireta

serão integradas na ação numa segunda etapa do trabalho.


1. Identificação de mais de 3 quilômetros lineares de documentos produzido

e/ou acumulados até 31/12/1940 pelos órgãos da Administração Direta,

conforme quadro abaixo:

Órgão

Quantidade Identificação Concluída? Metros

Lineares Outros

Secretaria da Administração Penitenciária

53 - Não

Secretaria de Agricultura e Abastecimento

61 2090 livros. Não

Casa Civil 0,4 104 livros. Sim

Secretaria da Cultura 2,5 - Sim

Secretaria de Desenvolvimento Econômico, Ciência e Tecnologia

Não possuí documentos produzidos e/ou acumulados até 31/12/1940

Sim

Secretaria de Desenvolvimento Metropolitano


Sim

Secretaria de Desenvolvimento Social 3 300 processo. Não

Secretaria dos Direitos da Pessoa com Deficiência


Sim

Secretaria de Educação 161 5211 livros; 23 cadernos; 44 pastas; 18 álbuns; 1 fotografia; 120.000 fichas; 527 folhas; 304 itens e 147 unidades.

Não

Secretaria do Emprego e Relações do Trabalho

Em fase inicial de identificação Não

Secretaria de Energia 23 - Sim

Secretaria de Esporte, Lazer e Juventude


Não

Secretaria da Fazenda 68 415 livros. Não

Secretaria de Gestão Pública Não possuí documentos

produzidos e/ou acumulados até 31/12/1940 Sim








PABX: 2089-8100

29

Secretaria de Habitação Não possuí documentos


Secretaria da Justiça e Defesa da Cidadania

14 - Não

Secretaria de Logística e Transportes Em fase inicial de identificação Não

Secretaria do Meio Ambiente 2 - Não

Secretaria de Planejamento e Desenvolvimento Regional

43,5 - Sim

Procuradoria Geral do Estado 1111 7 livros; 18 pacotes. Não

Secretaria de Saneamento e Recursos Hídricos

37 - Não

Secretaria da Saúde 1100 - Não

Secretaria de Segurança Pública 300 - Não

Secretaria dos Transportes Metropolitanos


Sim

Secretaria de Turismo Não possuí documentos


Total 2.979,4 7827 livros; 18 pacotes; 300 processos; 23 cadernos; 44 pastas; 18 álbuns; 1 fotografia; 120.000 fichas; 527 folhas; 304 itens e 147 unidades.

2. Recolhimento ao Arquivo Público do Estado de São Paulo de 196,5 metros

lineares de documentos produzido e/ou acumulados até 31/12/1940 pelos

órgãos da Administração Direta, conforme quadro abaixo:

Órgão Documentação Quantidade

(metros lineares)

Secretaria da Administração Penitenciária / Hospital de Custódia de Franco da Rocha

Parecer DGSAESP - nº 16/2012. Relação de Recolhimento SAP - nº 01/2012

53,2

Secretaria de Segurança Pública / Museu da Polícia Civil - ACADEPOL

Parecer DGSAESP - nº 19/2012. Relação de Recolhimento SSP - nº 05/2012

116

Secretaria de Segurança Pública / Gabinete Parecer DGSAESP - nº 24/2012 Relação de Recolhimento SSP - nº 08/2012

1

Secretaria de Segurança Pública / IML Central

Parecer DGSAESP - nº 25/2012 Relação de Recolhimento SSP - nº 09/2012

24

Secretaria de Segurança Pública / Delegacia de Polícia de Altinópolis

Parecer DGSAESP nº - 31/2012 Relação de Recolhimento SSP – nº 12/2012

1








PABX: 2089-8100

30

Secretaria de Segurança Pública / Delegacia de Polícia de Pirangi

Parecer DGSAESP - nº /2012 Relação de Recolhimento SSP - nº 13/2012

1

Total 196,2

3. Realização de 6 eventos de capacitação que contaram com a presença de 897

agentes públicos:

I Encontro de Capacitação dos Servidores da Secretaria da Educação, realizado

em 17/01/2012, na sede da Pasta, para 53 agentes públicos do órgão, dentre os

quais: dirigentes escolares e funcionários de secretaria das 23 escolas mais antigas

da Capital e suas respectivas Diretorias de Ensino; bem como representantes de 2

escolas convidadas e da sede do órgão;

I Palestra sobre o Programa de Gestão Documental Itinerante e a Lei de Acesso,

realizada em 13/03/2012, no Instituto Butantã, para cerca de 100 agentes

públicos do instituto;

Oficina de orientação sobre os procedimentos técnicos para conservação dos

documentos acumulados até 1940 e aplicação do Plano de Classificação e da Tabela

de Temporalidade dos Documentos das Atividades-Meio, realizada em 20/03/2012,

na sede da Secretaria da Segurança Pública, para 50 membros das

Subcomissões de Avaliação de Documentos e Acesso da Polícia Civil;

II Encontro de Capacitação dos Servidores da Secretaria da Educação, realizado

em 29/03/2012, no Palácio dos Bandeirantes, para 500 agentes públicos do

órgão, dentre os quais: representantes de todas as 6 Coordenadorias de Ensino,

das 92 Diretorias de Ensino e das 378 Escolas Estaduais fundadas antes de 1940.

II Palestra sobre o Programa de Gestão Documental Itinerante e a Lei de Acesso,

realizada em 24/04/2012, no Instituto Butantã, para cerca de 100 agentes

públicos do instituto;

Reunião para apresentação do balanço das atividades do PGDI na Secretaria da

Educação, realizada em 26/09/2012, na sede da Pasta, para 94 agentes públicos

do órgão, dentre os quais: membros da CADA, dirigentes e supervisores de ensino

e diretores e funcionários das 23 escolas mais antigas da Capital.

4. Elaboração de 10 Pareceres Técnicos:








PABX: 2089-8100

31

Parecer Técnico DGSAESP nº 06/2012: Escola Estadual Pedro Voss - Secretaria

da Educação. Parecer avaliando o estado de conservação da documentação

deteriorada pela infestação de cupins.

Parecer Técnico DGSAESP nº 07/2012: Escola Estadual São Paulo - Secretaria da

Educação. Parecer avaliando o estado de conservação da documentação


Parecer Técnico DGSAESP nº 08/2012: Escola Estadual Pereira Barreto -

Secretaria da Educação. Parecer avaliando o estado de conservação da

documentação deteriorada pela infestação de cupins.

Parecer Técnico DGSAESP nº 09/2012: Escola Estadual João Kopke - Secretaria

da Educação. Parecer avaliando o estado de conservação da documentação


Parecer Técnico DGSAESP nº 16/2012: Hospital de Custódia de Franco da Rocha

– Secretaria da Administração Penitenciária. Parecer referente às condições de

guarda e tratamento técnico dos prontuários de pacientes do hospital (produzidos

entre 1897 e 1952), recomendando o recolhimento destes ao Arquivo Público do

Estado.

Parecer Técnico DGSAESP nº 19/2012: Museu da Academia de Polícia – Polícia

Civil - Secretaria da Segurança Pública. Parecer recomendando recolhimento dos

documentos produzidos e/ou acumulados até 1940 ao Arquivo Público do Estado.

Parecer Técnico DGSAESP nº 24/2012: Gabinete - Secretaria da Segurança

Pública. Parecer recomendando recolhimento dos documentos produzidos e/ou

acumulados até 1940 ao Arquivo Público do Estado.

Parecer Técnico DGSAESP nº 25/2012: Instituto Médico Legal Central -

Superintendência da Política Técnico-Científica - Secretaria da Segurança Pública.

Parecer recomendando recolhimento dos documentos produzidos e/ou acumulados

até 1940 ao Arquivo Público do Estado.

Parecer Técnico DGSAESP nº 31/2012: Delegacia de Polícia de Altinópolis -

Polícia Civil - Secretaria da Segurança Pública. Parecer recomendando recolhimento

dos documentos produzidos e/ou acumulados até 1940 ao Arquivo Público do

Estado.








PABX: 2089-8100

32

Parecer Técnico DGSAESP nº 33/2012: Delegacia de Polícia de Pirangi - Polícia

Civil - Secretaria da Segurança Pública. Parecer recomendando recolhimento dos

documentos produzidos e/ou acumulados até 1940 ao Arquivo Público do Estado.

5. Realização de 38 reuniões de trabalho, 155 visitas técnicas e 71

orientações técnicas feitas por e-mail e/ou telefone:

Quadro Demonstrativo das Atividades do PGDI

Órgão Tipo de

Atendimento Assunto /

Encaminhamentos Data Participantes

Secretaria da Administração

Penitenciária / Hospital de

Custódia de Franco da Rocha

Visita Técnica /

Recolhimento

Verificação do tratamento

técnico dos prontuários de

pacientes do Hospital que irão

ser recolhidos ao Arquivo

Público

Recolhimento - 53,2 metros

lineares

Parecer DGSAESP -

nº16/2012. Relação de Recolhimento

SAP - nº 01/2012.

06/07/2012

DGSAESP: Ednaldo Rodrigues

da Mata e Marcelo Banevicius.

SECRETARIA: Fabrício Henrique

Lopes, e do Hospital de Custódia

Luiz Henrique Negrão e Karinny

Pakland Vieira Santos.


Penitenciária

Reunião

Reunião para elaboração do

Plano de Classificação e Tabela

de Temporalidade de

Documentos das Atividades-

Fim da Secretaria da

Administração Penitenciária:

identificação dos documentos

produzidos e/ou acumulados.

10/10/2012


da Mata, Marcelo Banevicius, e

Benetido do Carmo Vanelli.

SECRETARIA: Adriana Langone,

Fabrício Henrique e membros da

subcomissão das

coordenadorias.


Penitenciária

E-mail

Envio do quadro parcial de

atribuições da SAP

11/10/2012


da Mata, Marcelo Banevicius, e Benetido do Carmo Vanelli.



subcomissão das

coordenadorias.


Penitenciária

Reunião

Reunião para elaboração do

Plano de Classificação e Tabela

de Temporalidade de


Fim da Secretaria da

Administração Penitenciária: entrega da planilha com as

atribuições do órgão

preenchida com os

documentos produzidos.

28/11/2012


da Mata e Benetido do Carmo

Vanelli.



subcomissão das coordenadorias.

Secretaria da Administração Penitenciária - Contabilizados em 2012 = 1 visita técnica; 1 recolhimento; 1 parecer técnico;

1 relação de recolhimento; 2 reuniões de trabalho; 1 orientação técnica por e-mail.

Secretaria de Agricultura e

Abastecimento

Reunião

Apresentação das atividades

do PGDI

13/02/2012

DGSAESP: Josival Soares da

Silva, Elissandra Patricia, Giselda

Grangeiro.

SECRETARIA: Aldizio Junior

(CDA),Maristela V. Maia (EDA-

Orlandia), Maraisa C.Sales

Duarte (EDA- Presidente

Prudente), Jair do Carmo

Vilela(CDA), Claudio S.

Domingos (IDA-Martinopolis).

Secretaria da Agricultura e Abastecimento

Visita Técnica

Esclarecimento de dúvidas de classificação de documentos e

organização do arquivo e

documentos. 15/02/2012

DGSAESP: Josival Soares, Elissandra Patrícia, Giselda

Grangeiro (CAA).

SECRETARIA: Representante da

CADA e Grupo de Trabalho.








PABX: 2089-8100

33

Secretaria da Agricultura e

Abastecimento

Visita Técnica

Acompanhamento das

atividades de classificação

documental e organização do

arquivo.

27/02

a

29/02/2012

DGSAESP: Elissandra Patrícia,

Giselda Grangeiro, Vanessa

Blinke, Humberto Calouro (CAA).




Abastecimento

Visita Técnica

Esclarecimento de dúvidas de

classificação de documentos e

organização do arquivo e

documentos.

19/03/2012

DGSAESP: Bruno de Oliveira

Ferreira, Luciane Rossi e

Aurineide Lima da Cruz (CAA).

SECRETARIA: Representantes

da CADA.


Abastecimento

Visita Técnica

Esclarecimento de dúvidas de

classificação de documentos e

organização do arquivo e documentos nos Institutos:

Tecnologia de Alimentos,

Agronômico de Campinas,

Zootecnia e CDA.

09/04

a

11/04/2012

DGSAESP: Josival Soares,

Elissandra Patrícia, Giselda

Grangeiro (CAA). SECRETARIA: Representante da



Abastecimento

Visita Técnica

Organização dos arquivos da

CODEAGRO e Sede.

10/05/2012


Silva, Bruno Oliveira Ferreira e

Aurineide Lima da Cruz (CAA).


de Grupo de Trabalho e áreas técnicas.


Abastecimento

Visita Técnica

Orientação técnica de

identificação e tratamento de

documentos anteriores a 1940

e aplicação do PC e TTD-Meio

no Instituto de Zootecnia.

28/05

a

30/05/2012

DGSAESP: Elissandra Patrícia,

Giselda Grangeiro, Vanessa

Blinke, Humberto Calouro (CAA).




Abastecimento

Visita Técnica

Identificação e organização do

arquivo no Instituto da Pesca.

19/06/2012


Silva, Bruno de Oliveira Ferreira,

Luciane Rossi e Aurineide Lima

da Cruz (CAA).


de Grupo de Trabalho.


Abastecimento

Visita Técnica

Orientação de elaboração da

relação de documentos para

recolhimento no Instituto

Biológico. 28/06/2012


Silva, Bruno de Oliveira Ferreira,

Luciane Rossi e Aurineide Lima

da Cruz (CAA). SECRETARIA: Representantes



Abastecimento

Reunião

Adequação do arquivo para

classificação documental e

preparar relatório da

implementação da Gestão

Documental na CODEAGRO

para a Chefia de Gabinete.

13/07/2012


Silva, Bruno de Oliveira Ferreira.


da CADA.


Abastecimento

Oficina

Orientação Técnica de

aplicação do PC e TTD- Meio e

preenchimento com os

documentos do quadro de

elaboração da TTD- fim.

13/09/2012

DGSAESP: Josival Soares, Milton

Lima Junior e Aurineide Lima da

Cruz.


de Grupo de Trabalho e áreas

técnicas.

Secretaria de Agricultura e Abastecimento / Instituto de

Pesca. Visita Técnica

Acompanhamento das atividades de classificação


arquivo e documentos

26/09/2012

DGSAESP: Josival Soares, Milton Silva Lima Junior e Aurineide

Lima da Cruz.




Abastecimento / Institutos

DDD, DGE, ITAl, CDA Visita Técnica

Acompanhamento das




04/10/2012

a

05/10/2012

DGSAESP: Josival Soares, Elcio

Uzun, Susan Novais e Terezinha

Marques do Carmo




Abastecimento

Reunião


do PGDI

09/10/2012

DGSAESP: Representantes do

CAA/SAESP- Josival Soares da

Silva,Aurineide Lima da Cruz.

SECRETARIA: Representantes de Grupo de Trabalho das áreas

de Assessoria Técnica, Protocolo,

Suprimentos, GSTIC, GTAC

Grupo de trabalhos e

Acompanhamento de Convêios,








PABX: 2089-8100

34

Recursos Humanos, Nucleo de

Engenharia, GTC , grupo de

Tomada de Contas, APTA ,

Protocolo, CATI Infraestrutura,

CDA , Infraestrutura, CODEAGRO

, Biblioteca, CODEAGRO , Nucleo

de Pessoal, IEA , Protocolo, NIE,

CDA, DAI e Suprimentos.


Abastecimento

Visita Técnica

Acompanhamento das


documental e organização do arquivo e documentos

19/10/2012



Silva, Aurineide Lima da Cruz e Susan Novais de Oliveira.


da CADA - Miriam Ioshico

Takahashi, Irene Barbosa de

Moura (DRHU/Sede) e

Representantes de Grupo de

Trabalho.


Abastecimento

Visita Técnica


do PGDI e reconhecimento da

estrutura e organização dos

Arquivos e Massa Documental 22/10/2012

a

23/10/2012



Silva, Aurineide Lima da Cruz,

Giselda Grangeiro, Milton Lima

da Cruz e Susan Novais de Oliveira.

SECRETARIA: Funcionários do

Instituto.


Abastecimento

Visita Técnica

Acompanhamento das




24/10/2012




Milton Lima Junior e Susan

Novais de Oliveira.


da CADA - Miriam Ioshico

Takahashi e Servidores do Instituto.


Abastecimento

Palestra

Palestra sobre os

Procedimentos de Execução do

PGDI – Na Reunião

Administrativa da CATI com

Diretor de Núcleo e mais

Quarenta (40) Regionais.

24/10/2012

a

25/10/2012



Silva, Giselda Grangeiro e Susan

Novais de Oliveira.


da CATI e Servidores de

Quarenta Regionais.


Abastecimento

Palestra

I Padronização dos Trabalhos

da Área de Recursos

Humanos.

30/10/2012



Silva, Giselda Grangeiro, Milton

Lima Junior e Susan Novais de Oliveira.


CADA – Miriam Ioshico

Takahashi e Servidores do

Instituto.


Abastecimento

Visita Técnica

Atividades de

Acondicionamento,

Classificação e Arquivamento

de documentos.

31/10/2012



Silva,Aurineide Lima da Cruz,

Milton Lima Junior e Susan

Novais de Oliveira.

SECRETARIA: Representante da CADA - Miriam Ioshico

Takashahi Servidores do

Instituto.


Abastecimento / Instituto de

Zootecnia

Visita Técnica

Identificação, Classificação de

documentos e Organização de

arquivo.

07/11/2012

a

09/11/2012



Silva, Elcio Uzun, Karina

Cristiane, Susan Novais de

Oliveira e Terezinha Marques do

Carmo.


CADA – Miriam Ioshico Takashahi Servidores do

Instituto e Coordenadoria.








PABX: 2089-8100

35


Abastecimento / CATI

Reunião

Reunião Administrativa –

Protocolo e Arquivo dos

Escritórios Regionais e Sede

13/11/2012




Susan Novais de Oliveira e

Terezinha Marques do Carmo.

SECRETARIA: Servidoras dos

Escritórios Regionais e do

Instituto.


Abastecimento

Visita Técnica

Acompanhamento das


documental e organização do arquivo e documentos

23/11/2012



Silva, Giselda Grangeiro, Susan Novais de Oliveira.

SECRETARIA: Servidoras do

Instituto - Irene Barbosa de

Moura (DRHU/SEDE), Cristiane

Balbuene (Divisão Compras e

Patrimônio), Andrea P. Rezende

(DA/Suprimentos) e Dóris Nadal

Bosco (Grupo Técnico AZ – SAA).

Secretaria de Agricultura e Abastecimento - Contabilizados em 2012 = 4 reuniões de trabalho; 16 visitas técnicas; 1

oficina; 2 palestras.

Casa Civil

Reunião

Primeira reunião com a CADA

reestruturada pelo Decreto nº

58.052/2012

19/09/2012

DGSAESP: Hilda Delatorre e

Elisangela Mendes Queiroz

SECRETARIA: Luiz Carlos de

Carvalho Silva (coord.), Caroline

Santos de Queiroz, Edison

Bastos Machado Junior, Eduardo

Jaty Silva, Helio Rodrigues Lima,

Maria Cecilia de Almeida

Domingos.

Secretaria da Casa Civil - Contabilizado em 2012 = 1 reunião de trabalho.

Secretaria de Desenvolvimento

Econômico Ciência e Tecnologia

Reunião

Identificar os documentos de

atividade-fim produzidos pela

Coordenadoria de

Desenvolvimento Regional e

Territorial. 19/04/2012

DGSAESP: Elissandra Patrícia de

Melo, Bruno de Oliveira Ferreira,

Giselda Grangeiro da Costa

Silva.

SECRETARIA: Dulcina Eugênio

dos Santos (Coordenadora da

CADA) e dois servidores da

Coordenadoria de

Desenvolvimento Regional e Territorial.

Secretaria de Desenvolvimento Econômico Ciência e Tecnologia

Reunião

Verificar os documentos de atividade-fim produzidos pelas

Coordenadorias de Ensino

Técnico, Tecnológico e

Profissionalizante / Ciência e

Tecnologia /

Empreendedorismo e Apoio as

Microempresas e Empresas de

Pequeno Porte e a

Coordenadoria de Ensino Superior.

25/04/2012

DGSAESP: Josival Soares da Silva, Bruno de Oliveira Ferreira,

Luciane Rossi S. G. Leal e

Giselda Grangeiro da Costa

Silva.

SECRETARIA: Erci Maria

Massucato (Coordenadoria de

Ensino Técnico, Tecnológico e

Profissionalizante), Francisco

Giorgio Zamith, Fernando Batolla (Coordenadoria de Ciência e

Tecnologia), Natálie Lavez

(Coordenadoria de

Empreendedorismo e Apoio as

Microempresas e Empresas de

Pequeno Porte), Nora Miya

(Coordenadoria de Ensino

Superior), Dulcina Eugênio dos

Santos (Coordenadora da

CADA).

Secretaria de Desenvolvimento Econômico e Ciência e Tecnologia - Contabilizados em 2012 = 2 reuniões de trabalho


Social

Reunião

Apresentação do PGDI para a

CADA reestruturada.

13/03/2012

DGSAESP: Eliana Martinelli

Avagliano, Luiz Felipe L. Foresti,

Ricardo Silvestre

Secretaria: CADA reestruturada.








PABX: 2089-8100

36


Social

Reunião

Identificação dos documentos

produzidos pela Secretaria de

Estado de Desenvolvimento

Social – SEDS. 22/05/2012


Avagliano (Diretora Técnica do

Centro de Coordenação dos

Protocolos Estaduais), Ricardo

Silvestre e Luiz Felipe Lourenço

Foresti (Executivos Públicos).

Secretaria de Desenvolvimento Social - Contabilizados em 2012 = 2 reuniões de trabalho.

Secretaria dos Direitos da

Pessoa com Deficiência

Visita Técnica

Levantamento de documentos

para elaboração do Plano de

Classificação e Tabela de

Temporalidade de Documentos

das Atividades-Fim. 18/01/2012

DGSAESP: Antonio Gouveia de

Sousa e Marcelo Banevicius.

Secretaria: Bianca Fontes

Pereira, Lilian Treff, Janaina

Ribeiro, Simone Mendonça e

Cristina Mancio Barata.

Secretaria dos Direitos da

Pessoa com Deficiência

Visita Técnica


para elaboração do Plano de



das Atividades-Fim. 19/01/2012

DGSAESP: Antonio Gouveia de

Sousa e Marcelo Banevicius.

Secretaria: Bianca Fontes

Pereira, Fadi Taraboulsi Júnior,

Márcio Bustamante da Costa,

Elza Ambrósio e Maria Isabel da

Silva.

Secretaria dos Direitos da Pessoa com Deficiência

Visita Técnica

Levantamento de documentos para elaboração do Plano de



das Atividades-Fim.

09/04/2012

DGSAESP: Marcelo Banevicius. Secretaria: Bianca Fontes

Pereira, Flávio Scavasin e Marcos

Alexandre Schwerz.

Secretaria dos Direitos da Pessoa com Deficiência - Contabilizados em 2012 = 3 visitas técnicas.

Secretaria de Estado da

Educação

Capacitação

Apresentação da Política

Estadual de Arquivos, das

atividades do Programa de

Gestão Documental Itinerante na Secretaria da Educação e

de orientações sobre

conservação e

acondicionamento

documental.

17/01/2012

ARQUIVO PÚBLICO DO

ESTADO: os funcionários do

CCPE Eliana Martineli Avagliano,

Alessandra Zorzetto Moreno, Luiz Felipe Loureiro Foresti e Ricardo

Silveira; do NC Gabriela

Beakiewicz e Gisleni Rocha; e do

NAE Adriana Neitzel.

SECRETARIA: Neusa Maria

Ramos Tobias (Coordenadora

CADA) e Elisabete Marcolino

Meirelles (membro CADA);

Fernando Padula (Chefe de

Gabinete), Norma Kazue (Assessora do Chefe de

Gabinete), Edson Souza

Cavalcante (Assessoria do Chefe

de Gabinete) e 53 servidores

públicos, dentre dirigentes

escolares e funcionários de

secretaria das 23 escolas mais

antigas da Capital e de suas

respectivas Diretorias de Ensino, além de duas escolas convidadas

(EE Sud Menucci e EE Pedro

Voss) e de servidores da sede da

Secretaria.








PABX: 2089-8100

37


Educação

Reunião

Apresentação de proposta de

Cronograma para visitas às

escolas mais antigas da

Capital – PGDI SEE – para o

1º semestre de 2012.

23/01/2012

DGSAESP: os membros do


Protocolos Estaduais: Eliana

Martinelli Avagliano (Diretora

Técnica do Centro de

Coordenação dos Protocolos

Estaduais), Alessandra Zorzetto

Moreno, Luiz Felipe Loureiro

Foresti, Ricardo Silvestre e

Rogério Madeira de Moura Campos (Executivos Públicos).

SECRETARIA: os servidores da

Secretaria Estadual da

Educação: Norma Kazue,

Elisabete Meireles, Edson de

Souza Cavalcante (Assessoria de

Chefe do Gabinete), Neusa

Ramos Tobias (Coordenadora da

CADA) e Dione (membro da CADA).


Educação

Reunião


CADA reestruturada.

23/01/2012

DGSAESP: Ricardo Silvestre,

Alessandra Zorzetto Moreno e

Rogério Madeira de Moura

Campos (Executivos Públicos). SECRETARIA: membros da

CADA da Educação.


Educação/ EE Pedro Voss (SP)

Visita Técnica

Avaliar o estado de

conservação da documentação

deteriorada pela infestação de

cupins e encaminhar

orientação técnica para a sua

recuperação ou eliminação,

em conformidade com as

determinações do Decreto nº

48.897/2004 e da Instrução Normativa APE/SAESP nº

2/2010.

Parecer DGSAESP - nº

6/2012.

30/01/2012

ARQUIVO PÚBLICO DO

ESTADO: Eliana Martinelli



Protocolos

Estaduais/Departamento de

Gestão do SAESP), Alessandra

Zorzetto Moreno e Ricardo

Silvestre (Executivos Públicos do Centro de Coordenação dos

Protocolos

Estaduais/Departamento de

Gestão do SAESP), Gabriela

Beakiewicz (Diretora do Núcleo

de Conservação/ Departamento

de Departamento de Preservação

e Difusão de Acervo).

SECRETARIA: Elisabete

Marcolino Meirelles (CADA Educação).


Educação/ EE Conselheiro

Antonio Prado (SP) Visita Técnica

Acompanhamento do PGDI.

30/01/2012

DGSAESP: Luiz Felipe Loureiro

Foresti, Rogério Madeira de

Moura Campos.


Ramos Tobias (SEE).

Secretaria da Educação/ EE

João Kopke (SP)

Visita Técnica



9/2012.

31/01/2012

ARQUIVO PÚBLICO DO


Avagliano, Alessandra Zorzetto

Moreno e Ricardo Silvestre

(DGSAESP/Arquivo Público do

Estado); Gabriela de Melo Beakiewicz (Diretora do Núcleo

de Conservação/Arquivo Público

do Estado).

SECRETARUA: Elisabete

Meirelles Marcolino (SEE).


Padre Anchieta (SP)

Visita Técnica


01/02/2012

DGSAESP: Alessandra Zorzetto

Moreno e Ricardo Silvestre.

SECRETARIA:Neusa Maria


CADA).








PABX: 2089-8100

38

Secretaria da Educação/ EE São

Paulo (SP)

Visita Técnica



7/2012.

01/02/2012

ARQUIVO PÚBLICO DO

ESTADO: Luiz Felipe Loureiro


Moura Campos (DG-SAESP),

Gabriela Beakiewicz (Núcleo de

Conservação/Arquivo Público do

Estado).


Meirelles (SEE).


Pereira Barreto (SP)

Visita Técnica



8/2012.

02/02/2012

ARQUIVO PÚBLICO DO


Avagliano, Luiz Felipe Loureiro

Foresti (DG-SAESP/Arquivo

Público do Estado), Gabriela

Beakiewicz (Núcleo de

Conservação/Arquivo Público do Estado).


Meirelles e Neusa Ramos Tobias

(SEE).


Marechal Floriano

Visita Técnica


06/02/2012


Avagliano e Alessandra Zorzetto

Moreno.


Marcolino Meirelles (SEE).


Eduardo Prado (SP)

Visita Técnica


06/02/2012



Moura Campos.

SECRETARIA: Neusa Maria Ramos Tobias (Coordenadora

CADA).


Buenos Aires (SP) Visita Técnica


08/02/2012


Moreno e Ricardo Silvestri. SECRETARIA: Elisabete



Marechal Deodoro (SP)

Visita Técnica


08/02/2012


Foresti, Rogério Madeira de Moura Campos.



CADA).


Educação/ EE Amadeu Amaral

(SP) Visita Técnica


15/02/2012 -


Oscar Thompson (SP) Visita Técnica


15/02/2012


Moreno, Ricardo Silvestre.




Arhur Guimarães (SP)

Visita Técnica


27/02/2012



Moura Campos.


Ramos Tobias (SEE).


Orestes Guimarães (SP) Visita Técnica


27/02/2012

DGSAESP: Ricardo Silvestre.



Secretaria da Educação/ EE Seminário da Glória

Visita Técnica


28/02/2012

DGSAESP: Alessandra Zorzetto Moreno.


Oswaldo Cruz (SP) Visita Técnica


28/02/2012

DGSAESP: Rogério Madeira de

Moura Campos.

SECRETARIA: Neusa Maria Ramos Tobias (SEE).


Seminário Nossa Senhora da

Glória (SP) Visita Técnica


28/02/2012












PABX: 2089-8100

39


Educação

Reunião

Entrega para a assessoria do

Chefe de Gabinete da

Secretaria de Educação dos

pareceres técnicos elaborados

pela equipe do DG-SAESP

referentes a atuação do PGDI

SEE; proposta de organização

de um evento para a

divulgação do trabalho do

PGDI na Secretaria da Educação e apresentação de

ação que será iniciada pelo

Arquivo do Estado visando ao

recolhimento/transferência de

documentos anteriores a

1940.

29/02/2012

DGSAESP: Os membros do


Protocolos Estaduais: Eliana



Coordenação dos Protocolos

Estaduais), Luiz Felipe Loureiro

Foresti, Ricardo Silvestre e


Campos (Executivos Públicos). SECRETARIA: e os servidores

da Secretaria Estadual da

Educação: Norma Kazue,

Elisabete Meireles, Edson de

Souza Cavalcante (Assessoria de

Chefe do Gabinete), Neusa


CADA).


Maria José (SP)

Visita Técnica


29/02/2012



Moura Campos.


Ramos Tobias (SEE)

Secretaria da Educação/ EE EE

Drª Maria Augusta Saraiva (SP) Visita Técnica


29/02/2012





Antonio Firmino de Proença



05/03/2012

DGSAESP: Ricardo Silvestre

(Executivo Público).

SECRETARIA: Elisabete Marcolino Meirelles

(DA/COGSP/membro da CADA)


Romão Puiggari (SP)

Visita Técnica


05/03/2012



Moura Campos.

SECRETARIA: Edson de Sousa

Cavalcante (SEE).


Paulo Eiró (SP)

Visita Técnica


07/03/2012



Moura Campos.


Cavalcante (SEE).


Prudente de Morais (SP) Visita Técnica


07/03/2012


SECRETARIA: Elisabete Marcolino Meirelles (SEE).


Educação

E-mail

Solicita informações sobre

pareceres referentes a

contratação de empresas para

desinfestação de acervos e

entrega das estantes.

13/03/2012



Moura Campos.


Ramos Tobias (SEE).


Rodrigues Alves (SP) Visita Técnica


14/03/2012






Santos Dumont (SP)

Visita Técnica


14/03/2012



Moura Campos.


Cavalcante e Marilene Medeiros

(SEE).


Paulo (SP)

Visita Técnica


16/03/2012


Avagliano, Luiz Felipe Loureiro Foresti, Rogério Madeira de

Moura Campos.

SECRETARIA: Marilene

Medeiros (SEE).




16/03/2012












PABX: 2089-8100

40


João Kopke (SP)

Visita Técnica


19/03/2012



Moreno e Ricardo Silvestre.


Meirelles Marcolino (SEE).


Pereira Barreto (SP)

Visita Técnica


19/03/2012

DGSAEP: Luiz Felipe Loureiro


Moura Campos.


Medeiros (SEE).


Padre Anchieta (SP) Visita Técnica


21/03/2012









21/03/2012


Moura Campos.


Medeiros.


Educação

Capacitação

II Encontro de Capacitação de

Servidores.

29/03/2012

PÚBLICO ALVO: Diretorias de

Ensino da capital, mas sim, todas as 06 Coordenadorias de

Ensino, as 92 Diretorias de

Ensino e as 378 Escolas

Estaduais fundadas antes de

1940.

Totalizando a participação de

500 servidores da Educação

Secretaria da Educação/

Diretoria de Ensino Centro

Oeste (SP) E-mail

Solicita Material distribuído na

II Capacitação. 02/04/2012

DGSAESP: Felipe Loureiro.

Secretaria da Educação/ Diretoria de Ensino Região de

Sorocaba E-mail

Solicita Material distribuído na II Capacitação. 02/04/2012


Avagliano.


Diretoria de Ensino de São

Joaquim da Barra E-mail


II Capacitação. 04/04/2012 DGSAESP: Eliana Martinelli Avagliano.


Diretoria de Ensino de

Penápolis E-mail


II Capacitação. 04/04/2012 DGSAESP: Ricardo Silvestre.

Secretaria da Educação /EE Cel.

Joaquim José (São João da Boa

Vista)

E-mail

Solicita prorrogação do prazo para limpeza e catalogação

dos documentos. 04/04/2012 -



Guaratinguetá E-mail

Solicita informações 1)

obrigatoriedade de

recolhimento dos documentos

2) conservação de

documentos.

05/04/2012 DGSAESP: Alessandra Zorzetto Moreno.



Sertãozinho E-mail

Solicita informações 1)

Aplicação Tabela Meio 2)

Documentos anteriores a

1940.

10/04/2012 DGSAESP: Alessandra Zorzetto

Moreno.


Eduardo Prado (SP) Visita Técnica


11/04/2012


Moura Campos. SECRETARIA: Marilene

Medeiros (SEE).


Marechal Floriano

Visita Técnica


14/04/2012


Avagliano e Alessandra Zorzetto

Moreno.




Oscar Thompson (SP) Visita Técnica


16/04/2012


Moreno.




Marechal Deodoro (SP) Visita Técnica


16/04/2012


Moura Campos.

SECRETARIA: Marilene Medeiros (SEE).








PABX: 2089-8100

41


Seminário da Glória (SP) Visita Técnica


18/04/2012


Moreno.






19/04/2012


Moura Campos.


Ramos Tobias (SEE).

Secretaria da Educação /EE

João Feliciano E-mail

Solicita informação sobre o

recolhimento de docs. ao

Arquivo Público do Estado.

20/04/2012 DGSAESP: Eliana Martinelli

Avagliano.


Educação/ EE Amadeu Amaral (SP)

Visita Técnica


23/04/2012


Moura Campos. SECRETARIA: Marilene

Medeiros (SEE).

Secretaria da Educação/ EE EE

Drª Maria Augusta Saraiva (SP) Visita Técnica


23/04/2012


Avagliano.



Secretaria da Educação /EE São

Paulo E-mail

Solicita esclarecimentos sobre

área-meio e área-fim. 23/04/2012


Avagliano.

EE Timotheo Silva E-mail


a identificação de documentos

anteriores a 1940, acumulados

na escola, mas que pertencem a unidades escolares extintas.


Avagliano.


Marechal Deodoro E-mail

Solicita orientação sobre

identificação de documentos

anteriores a 1940 acumulados

na escola e procedimento de

recolhimento ao APE.

24/04/2012 DGSAESP: Rogério Madeira de

Moura Campos.


Prudente de Morais (SP) Visita Técnica


25/04/2012


Moreno. SECRETARIA: Elisabete



Arthur Guimarães (SP) Visita Técnica


25/04/2012


Moura Campos.


Medeiros (SEE).

EE Drª Maria Augusta Saraiva E-mail




na escola.

25/04/2012

DGSAESP: Lauriany da Silva.


Barão de Franca E-mail




na escola e procedimento de

identificação de atividade meio e fim.

25/04/2012


Avagliano.

Secretaria da Educação/ EE Antonio Firminio de Proença


Acompanhamento do PGDI

02/05/2012



Marcolino Meirelles

(DA/COGSP/membro da CADA).

Diretoria de Ensino de Avaré E-mail

Solicita o material utilizado na

Reunião realizado no dia

29/03/12 no Palácio dos

Bandeirantes, sobre gestão

documental itinerante


Avagliano.


Timotheo Silva E-mail

Sobre a identificação dos docs.

anteriores a 1940 02/05/2012


Avagliano.


Maria José (SP) Visita Técnica


03/05/2012


Moura Campos.


Medeiros (SEE).








PABX: 2089-8100

42


Educação

Reunião

Planejamento das ações do

PGDI pós-evento realizado no

dia 29/03/2012.

04/05/2012

DGSAESP: os funcionários do


Protocolos Estaduais/ DG-

SAESP: Eliana Martinelli


Centro), Alessandra Moreno

Zorzetto, Ricardo Silvestre e


Campos (Executivos Público).

SECRETARIA: os funcionários da Secretaria: Norma Kazue,

Neusa Ramos Tobias, Dione Luiz

dos Santos e Elisabete Meirelles.


Educação/ EE Peixoto Gomide

(Itapetininga)

Visita Técnica

Atender a solicitação de

orientação para organização

do acervo da escola,

encaminhada pela Direção da

Escola em 30/03/2012.

Relatório Técnico.

04/05/2012


Avagliano, Rogério Madeira de

Moura Campos.


Meireles (Secretaria de Estado

da Educação).

EE Dr. Casemiro da Rocha

(Guaratinguetá) E-mail

Solicita envio do formulário

eletrônico de identificação da

documentação anterior a 1940.


Moura Campos.

Secretaria da Educação /EE Dr.

Jair Miranda (Guarulhos) E-mail



documentação anterior a

1940.


Moura Campos.


Educação

Reunião

Revisão do cronograma de

visitas às 23 escolas mais

antigas da capital.

07/05/2012

DGSAESP: A equipe do Centro

de Coordenação dos Protocolos

Estaduais: Eliana Martinelli

Avagliano (Diretora Técnica),

Lauriany Geize da Silva (Oficial

Administrativo), Alessandra

Moreno Zorzetto, Luiz Felipe Loureiro Foresti, Rogério Madeira

de Moura Campos (Executivos

Públicos).




07/05/2012


Moreno.




Romão Puiggari (SP) Visita Técnica


07/05/2012


Moura Campos.


Medeiros (SEE).

Secretaria da Educação /EE Francisco da Silveira Franco

(Amparo)

E-mail


procedimentos de conservação

de acervo e prazos de guarda

de documentos.

07/05/2012



Educação

Reunião

Balanço dos trabalhos do PGDI

nas 23 escolas mais antigas

da capital e apresentação do

cronograma de trabalho para

as próximas etapas.

09/05/2012

DGSAESP: Os funcionários do


Protocolos Estaduais Eliana



Coordenação dos Protocolos Estaduais), Alessandra Zorzetto


Foresti e Rogério Madeira de

Moura Campos (Executivos

Públicos).

SECRETARIA: os membros da

CADA: Neusa Maria Ramos

Tobias (Coordenadora CADA) e

Elisabete Marcolino Meirelles

(DA-COGSP); os funcionários da Secretaria: Norma Kazue

(Assessora do Chefe de

Gabinete), Edson Souza

Cavalcante (Diretor CECAD).








PABX: 2089-8100

43


Paulo Eiró (SP)

Visita Técnica


09/05/2012



Moura Campos.


Cavalcante (SEE).

Secretaria da Educação /EE Koki Kitajima

E-mail

Solicita orientação sobre o

prazo de organização do

arquivo da escola.

09/05/2012



Romão Puiggari E-mail


preenchimento do formulário



1940.

10/05/2012



Professor Antonio Firmino de

Proença

E-mail

Encaminha dúvida e alega que

a escola não tem documentação anterior a

1941. O e-mail foi respondido

com registro fotográfico

demonstrando a incorreção da

informação.

10/05/2012



Profº Jefferson Soares de Souza (Jumirim)

E-mail




1940.

10/05/2012


Moura Campos.

EE Artur Belem Junior E-mail




1940.

11/05/2012



João Feliciano E-mail

Encaminha dúvida sobre

cadastramento de documento

anterior a 1940, se deve ser

incluído na planilha mesmo

sem ter como comprovar a data exata.

11/05/2012



Plinio Rodrigues de Moraes

(Tietê-SP)

E-mail


eletrônico de identificação da documentação anterior a

1940.

11/05/2012


Moura Campos.

EE Prof° Francisco Augusto da

Costa Braga E-mail




1940.

11/05/2012



Lucidio Motta Navarro E-mail

Informar que não irá enviar o

formulário eletrônico de

identificação da documentação

anterior a 1940 no prazo

determinado.

14/05/2012



Barão Homem de Mello (Diretoria Centro)

E-mail



documentação anterior a 1940, e esclarecimentos sobre

o seu preenchimento.

14/05/2012

DGSAESP: Felipe e Lauriany.


Bom Sr. Secklr E-mail




1940, e esclarecimentos sobre

o seu preenchimento.

16/05/2012



Educação

Reunião

Apresentação do balanço dos

trabalhos do Programa de

Gestão Documental Itinerante

(PGDI) nas 23 escolas mais

antigas da capital e do

cronograma de trabalho para as próximas etapas, nas

escolas onde as atividades

estão paralisadas.

17/05/2012

DGSAESP: os funcionários do


Protocolos Estaduais Eliana



Coordenação dos Protocolos Estaduais), Alessandra Zorzetto


Foresti, Ricardo Silvestri, Rogério

Madeira de Moura Campos

(Executivos Públicos) e Lauriany

Geise da Silva (oficial

administrativo).

SECRETARIA: os membros da

CADA: Neusa Maria Ramos Tobias (Coordenadora CADA) e








PABX: 2089-8100

44

Elisabete Marcolino Meirelles

(Infraestrutura); os funcionários

da Secretaria: Edson Souza

Cavalcante (Diretor CECAD); os

Dirigentes de Ensino: Maria de

Fátima Lopes (Centro),

Rosangela A. A. Valim Gonçalves

(Centro-Oeste), Maria Isabel

Faria (Centro-Sul), Eliana

Albarrans Leite (Leste 1); a Supervisora de Ensino Ivany T.

Lérco Flygare (Leste 5); o

Diretor Técnico I Wilson

Lancellotti (Sul 1); os diretores

das Escolas: José Cruz Junior (EE

Antonio Firmino de Proença),

José Manzato Filho (EE João

Kopke), Hennis Edilon (EE Maria

José), José Cordonha (EE Orestes Guimarães) e Mauricio

Balbino Brasil (Oscar

Thompson); os vice-diretores

Joel C. Camargo (EE Drª Maria

Augusta Saraiva) e Ione Pessini

(EE Marechal Floriano) e o

agente de organização escolar

Marcos Lacerda (EE São Paulo).


Educação/ EE Conde de

Parnaíba (Jundiaí)

Visita Técnica



do acervo da escola, encaminhada pela Sr ª Ana

Leonor Sala Alonso,

Coordenadora da

Coordenadoria de

Infraestrutura e Serviços

Escolares –CISE.


18/05/2012


Moura Campos.

SECRETARIA:Elisabete Meirelles e Neusa Ramos Tobias.


Educação/Diretoria de Ensino

de Jundiaí

Visita Técnica



do acervo da escola, encaminhada pela Sr ª Ana

Leonor Sala Alonso,

Coordenadora da

Coordenadoria de

Infraestrutura e Serviços

Escolares –CISE.


18/05/2012


Moura Campos.

SECRETARIA: Elisabete Meirelles e Neusa Ramos Tobias


Educação

Reunião

Balanço da reunião realizada

no dia 17/05/2012, visita à

EEMI Conde do Parnaíba e

medidas a serem adotas para finalizar a identificação dos


1940.

21/05/2012




Protocolos Estaduais), Alessandra Zorzetto Moreno,

Ricardo Silvestre, Rogério


(Executivos Públicos) e Lauriany

Geize da Silva (Oficial

Administrativo).





21/05/2012


Foresti.


Meirelles (SEE).




21/05/2012


Moura Campos. SECRETARIA: Neusa Maria

Ramos Tobias (SEE).


Arthur Guimarães (SP)

Visita Técnica


22/05/2012


Moreno.


Marcolino Meirelles

(Infraestrutura/membro da

CADA)








PABX: 2089-8100

45




22/05/2012



Medeiros (SEE).


Paulo Eiró E-mail

Solicita que o DG-SAESP

reforce, junto à assessoria do

Chefe de Gabinete da

Secretaria da Educação, o

pedido de mão de obra, feito

pela Diretora, para

preenchimento das Fichas

Cem, referentes aos Livros pontos de 1941 a 2005.


Moura Campos.


Profº Jefferson Soares de Souza

(Jumirim)

E-mail

Solicita estantes e recurso

humanos para organizar o

arquivo escolar.


Moura Campos.



Leste 3 (SP)

Visita Técnica

Verificar a correta aplicação do

Plano de Classificação e

Tabela de Temporalidade da Administração Pública do

Estado de São Paulo:

Atividades-Meio e,

consequente, destinação dos

documentos administrativos

relacionados no edital.


28/05/2012


Avagliano e Rogério Madeira de

Moura Campos. SECRETARIA: Elisabete


(Secretaria de Estado da

Educação).


Prudente de Morais (SP)

Visita Técnica


29/05/2012


Moreno.


Marcolino Meirelles


CADA).





29/05/2012



Medeiros (SEE).

Secretaria da Educação/ EE Paulo Eiró (SP)

Visita Técnica


04/06/2012

DGSAESP: Rogério Madeira de Moura Campos.


Medeiros (SEE).


Santos Dumont (SP)

Visita Técnica


04/06/2012



Moura Campos.


Cavalcante e Marilene Medeiros

(SEE).



Visita Técnica


05/06/2012


Moreno.


Marcolino Meirelles (Infraestrutura/membro da

CADA)




05/06/2012



Medeiros (SEE).





11/06/2012


Foresti.


Meirelles (SEE).




11/06/2012


Moura Campos.


Ramos Tobias (SEE).



Visita Técnica


12/06/2012


Moreno.

SECRETARIA: Elisabete Marcolino Meirelles


CADA)





12/06/2012



Medeiros (SEE).








PABX: 2089-8100

46



Norte 1 (SP)

Visita Técnica

Orientar os funcionários

quanto aos procedimentos

necessários para a correta

aplicação do Plano de


Temporalidade da

Administração Pública do

Estado de São Paulo:

Atividades-Meio e,

consequente, destinação dos documentos administrativos.

Relatório Técnico

15/06/2012


Moreno.




Educação).

Diretoria de Ensino Jundiaí E-mail

Solicita informações sobre a

existência de tabela de

temporalidade para

organização dos documentos

fins das escolas extintas.


Moura Campos.

Secretaria da Educação /E.E.

Francisco da Silveira Franco E-mail

Solicita informações sobre

como etiquetar as caixas. 18/06/2012 DGSAESP: Lauriany da Silva.

Secretaria da Educação/ EE Rodrigues Alves (SP)

Visita Técnica


22/06/2012


SECRETARIA: Neusa Tobias

(SEE).




22/06/2012



Medeiros (SEE).



Visita Técnica


26/06/2012


Moreno.


Marcolino Meirelles


CADA).




26/06/2012



Medeiros (SEE).

Secretaria da Educação/ EE Santos Dumont (SP)

Visita Técnica


04/07/2012

DGSAESP: Ricardo Silvestre. SECRETARIA:Neusa Maria


CADA - SEE).




05/07/2012



Medeiros (SEE).


Paulo Eiró (SP) Visita Técnica


05/07/2012


Moura Campos. SECRETARIA:

Marilene Medeiros (SEE).




06/07/2012


Moreno.

SECRETARIA: Neusa Tobias

(SEE).


Rodrigues Alves (SP)

Visita Técnica


06/07/2012

DGSAESP: André Montagner,

Rogério Moura Campos.

SECRETARIA: Elisabete Meirelles e Marilene Medeiros


Educação).



Visita Técnica


11/07/2012


Moreno.


Marcolino Meirelles


CADA).




11/07/2012



Medeiros (SEE).




16/07/2012


Moura Campos. SECRETARIA: e Marilene

Medeiros (SEE).



(SP)

Visita Técnica


16/07/2012

DGSAESP: Ricardo Silvestre

(DG-SAESP).









PABX: 2089-8100

47

Meirelles (SEE).



Visita Técnica


17/07/2012



Marcolino Meirelles


CADA).




17/07/2012



Medeiros (SEE).


Clodomiros Caneiro E-mail

Orientação para organização

do acervo escolar 20/07/2012


Moura Campos.




23/07/2012


Moura Campos,


Ramos Tobias (SEE).


Santos Dumont (SP) Visita Técnica


23/07/2012




CADA - SEE).



Visita Técnica


24/07/2012



Marcolino Meirelles


CADA).


Seminário da Glória (SP) Visita Técnica


24/07/2012



Medeiros (SEE).


Prudente de Morais Visita Técnica Acompanhamento do PGDI.

24/07/2012 DGSAESP: Alessandra Zorzetto

Moreno.




13/08/2012


Avagliano.


Medeiros (SEE).



Visita Técnica


14/08/2012


Avagliano, (Diretora Técnica do


Protocolos Estaduais),

Alessandra Zorzetto Moreno, André Montagner, Rogério


(Executivos Públicos).


Marcolino Meirelles e Marilene

Medeiros (SEE).



Visita Técnica


14/08/2012



Moreno, André Montagner,

Rogèrio M. de Moura Campos.

SECRETARIA: Elisabete Meirelles e Marilene Medeiros

(SEE).


Eduardo Prado (SP)

Visita Técnica


15/08/2012


Rogério M. de Moura Campos

(DGSAESP/Arquivo Público do

Estado).

SECRETARIA: Neusa Ramos

Tobias (SEE).



Leste 1 (SP) Visita Técnica



17/08/2012




Meirelles e Neusa Ramos Tobias.


Marechal Deodoro (SP)

Visita Técnica


22/08/2012


Avagliano, André Montagner,

Rogério M. de Moura Campos.


Medeiros (SEE).


Seminário Nossa Senhora da

Glória (SP) Visita Técnica


24/08/2012



Rogério M. de Moura Campos. SECRETARIA: Marilene








PABX: 2089-8100

48

Medeiros (SEE).



Visita Técnica


24/08/2012





Medeiros (SEE).




24/08/2012


Avagliano, André Montagner, Rogério M. de Moura Campos.


Medeiros (SEE).


Prudente de Moraes (SP)

Visita Técnica


27/08/2012





Meirelles Marilene Medeiros

(SEE).


Paulo Eiró (SP)

Visita Técnica


28/08/2012



Rogério M. de Moura Campos. SECRETARIA: Marilene

Medeiros (SEE).


Educação

Reunião


CADA reestruturada.

28/08/2012


Moreno, André Montagner e


Campos.

SECRETARIA: CADA da

Educação.


Oswaldo Cruz (SP)

Visita Técnica


29/08/2012




SECRETARIA: Dione Di Pietro

(Assessora do Secretário), Lanair, Neusa Ramos Tobias,

Elisabete Meirelles(SEE).


Santos Dumont (SP) Visita Técnica


30/08/2012




Meirelles (SEE).


Antonio Firmino de Proença



04/09/2012

DGSAESP: Rogério M. de Moura

Campos, André Montagner.


Tobias, Laneir Garcia Gonzales,

Maria Nícia Pestana de Castro.


Conselheiro Antonio Prado (SP)

Visita Técnica


05/09/2012



Rogério Moura Campos. SECRETARIA: Dione Di Pietro,

Neusa Ramos Tobias, Elisabete

Meirelles Marcolino.

Secretaria da Educação/ EE Drª

Maria Augusta Saraiva (SP)

Visita Técnica


10/09/2012





Tobias, Elisabete Meirelles

Marcolino.


João Kopke (SP)

Visita Técnica


11/09/2012




SECRETARIA: Neusa Ramos Tobias, Elisabete Meirelles

Marcolino, Ana Maria Gonzaga

Medanha, Lilian Tanaka.


Maria José(SP)

Visita Técnica


12/09/2012




Tobias, Alexandre de Andrade,

Lilian Tanaka.


Orestes Guimarães(SP) Visita Técnica


13/09/2012











PABX: 2089-8100

49

SECRETARIA: Dione Di Pietro,

Margarete Cruz, Neusa Ramos

Tobias e Elisabete Merirelles

Marcolino.


Oscar Thompson(SP)

Visita Técnica


17/09/2012




SECRETARIA: Maria Nícia

Pestana de Castro, Neusa Ramos

Tobias e Elisabete Merirelles Marcolino.


Marechal Floriano(SP)

Visita Técnica


17/09/2012




SECRETARIA: Maria Nícia

Pestana de Castro, Neusa Ramos


Marcolino.


Paulo(SP)

Visita Técnica


18/09/2012




SECRETARIA: Laneir Garcia

Gonzales, Neusa Ramos Tobias e Elisabete Merirelles Marcolino.


EEArtur Guimarães (SP)

Visita Técnica


20/09/2012



SECRETARIA: Edson de Souza

Cavalcante, Neusa Ramos

Tobias, Elisabete Merirelles

Marcolino e Ségio H. Ishikawa

(FDE).

Secretaria da Educação

Reunião

Análise da pauta da reunião

com a CADA: balanço das

atividades do PGDI 21/09/2012


Avagliano, André. Montagner,

Alessandra Moreno Zorzetto,

Lauriany Geize da Silva e Rogério Moura Campos.


Reunião

Balanço das atividades do PGDI na Secretaria da

Educação

26/09/2012

DGSAESP: Eliana Martinelli Avagliano, André Montagner,

Alessandra Moreno Zorzetto,

Rogério Moura Campos, Lauriany

Geize da Silva.

SECRETARIA: CADA, dirigentes

e supervisores de ensino e

diretores e funcionários das 23

escolas mais antigas da Capital,

num total de 94 agentes públicos.


Visita Técnica

Intercâmbio técnico e metodológico. Visita à EE

Carlos Gomes, escola

participante do projeto de

organização dos acervos

escolares promovido pelo

Grupo de Pesquisa CIVILIS -

FE/UNICAMP.

28/09/2012

DGSAESP: Eliana Martinelli Avagliano, André Montagner e

Rogério Moura Campos


Visita Técnica

Intercâmbio técnico e

metodológico. Visita à EE

Culto à Ciência, escola

participante do projeto de organização dos acervos

escolares promovido pelo

Grupo de Pesquisa CIVILIS -

FE/UNICAMP.

28/09/2012


Avagliano, André Montagner e



Visita Técnica

Intercâmbio técnico e

metodológico. Visita à EE Artur

Segurado, escola participante

do projeto de organização dos

acervos escolares promovido

pelo Grupo de Pesquisa

CIVILIS - FE/UNICAMP.

28/09/2012


Avagliano, André Montagner e


Secretaria da Educação/ EE Conselheiro Antonio Prado (SP)

Visita Técnica


08/10/2012

DGSAESP: André Montagner, Lauriany Geize da Silva.










PABX: 2089-8100

50

Marcolino.




24/10/2012


Lauriany Geize da Silva.


Tobias.




29/10/2012



SECRETARIA: Neusa Ramos Tobias.

Secretaria de Educação /

Diretoria de Ensino Leste 1 E-mail

Orientação para eliminação de

Livros de legislação 25/10/2012


Moura Campos




30/10/2012




Tobias

Secretaria de Educação

Reunião

Orientação elaboração da TTD-

Fim 22/11/2012

DGSAESP: Eliana Avagliano

Martinelli e André Montagner

SECRETARIA: CADA

Secretaria da Educação - Contabilizados em 2012 = 2 encontros de capacitação (total de 553 agentes públicos); 12

reuniões de trabalho; 115 visitas técnicas; 4 pareceres técnicos; 6 relatórios técnicos; 36 orientações técnicas por e-mail.

Secretaria de Energia

Reunião

Planejamento da elaboração

da TTD-Fim.

13/02/2012

DGSAESP: Elisangela Mendes

Queiroz e Maria Elisa Pereira (CGD).

SECRETARIA: Membros da

CADA Francine Carbonari

(coord.) e Maria Célia G. M.

Moura.

Secretaria de Energia

Telefone / E-mail

Solicita recomendações para

construção de arquivos do

Conarq. 11/07/2012


Queiroz (CGD).

SECRETARIA: Francine

Carbonari (coord. CADA).

Secretaria da Energia - Contabilizados em 2012 = 1 reunião de trabalho; 1 orientação técnica por e-mail / telefone.

Secretaria da Fazenda

Reunião - 20/01/2012


Silva (Diretor do CAA), Karina

Cristiane de Albuquerque

(Diretora do Núcleo de

Processamento Técnico) e Humberto Moniz Calouro

(Executivo Público do CAA).

SECRETARIA: Leonor Correa da

Cunha Domingues

(Coordenadora da CADA),

Augusto Jerônimo Martini, Dinah

Garbelotti Farto Ferrari

(FAZESP).

Secretaria da Fazenda

Visita Técnica Visita ao Arquivo da Secretaria

da Fazenda de SOROCABA. 02/07/2012

DGSAESP: Karina Cristiane de

Albuquerque (Diretora do Núcleo

de Tratamento Técnico – CAA), Milton Silva Lima Júnior (Oficial

Administrativo do CAA),

Humberto Moniz Calouro

(Executivo Público - CAA).


da CADA – Ângela Maria Ligieiro

Fiorello (Diretora DSD –

Sorocaba).

Secretaria da Fazenda - Contabilizados em 2012 = 1 reunião de trabalho; 1 visita técnica.

Secretaria de Gestão Pública

Treinamento

Aplicação da TTD-Meio

12/11/2012

DGSAESP: Hilda Delatorre,

Alexandre Bianchi e Caio Graco

Valle Cobério. SECRETARIA: Gabriela Toledo

Silva, Carlos Salgado, Nádia

Cristina, Annelise O., Ione

Bauer, Lourdes Marta e Eduardo

B.








PABX: 2089-8100

51

Secretaria de Gestão Pública - Contabilizado em 2012 = 1 treinamento.

Secretaria da Habitação

E-mail

Elaboração da TTD-Fim.

09/03/12

DGSAESP: Bruna Attina.

SECRETARIA: Helder de

Almeida Coelho (Coordenador da

CADA).


E-mail


25/06/12




CADA).


Reunião


05/07/2012

DGSAESP: Bruna Attina, Daniel Borges.



CADA), Maria Célia Deamatos

(Funcionária do GRAPROHAB)


E-mail


13/08/2012




CADA).


E-mail


17/08/2012



Almeida Coelho (Coordenador da CADA).

Secretaria da Habitação - Contabilizados em 2012 = 1 reunião de trabalho; 4 orientações técnicas por e-mail / telefone.

Secretaria da Justiça e Defesa

da Cidadania Visita Técnica

Visita ao Arquivo da Secretaria

da Justiça de SOROCABA. 02/07/2012



de Tratamento Técnico – CAA),

Milton Silva Lima Júnior (Oficial

Administrativo do CAA), Humberto Moniz Calouro

(Executivo Público - CAA).


da CADA – Ângela Maria Ligieiro

Fiorello (Diretora DSD –

Sorocaba).

Secretaria da Justiça e Defesa

da Cidadania Visita Técnica

Orientação do tratamento

técnico dos documentos

anteriores a 1940.

25/05/2012

e

26/05/2012



de Tratamento Técnico - CAA),

Luis Cláudio D'Agostino

(Executivo Público - CAA), e pelos Oficiais Administrativos:

Daniela Araújo, Paula Regina

Armando, Benedito Vanelli do

Carmo Neto e Maria do Socorro

das Neves.

SECRETARIA: Claudio Roberto

De Gan (Coordenador da CADA),

Funcionários da Secretaria -

Ângela Maria, Rogério Farias e Rogério Vila Nova.

Secretaria da Justiça e Defesa da Cidadania - Contabilizados em 2012 = 2 visitas técnicas.

Secretaria de Logística e

Transporte

Reunião

Revisão de Proposta do Plano

de Classificação e da TTD –

FIM – Tabela de

Temporalidade de Atividades-

Fim, da SLT e do DH e,

apresentação de mostruário

de documentos que compõem

a tabela.

12/07/2012


Silva, Maurício Dias Ferreira,

Sérgio Sasaki, Milton Silva Lima

Junior.

SECRETARIA: Membros CADA.

Secretaria de Logística e Transporte - Contabilizado em 2012 = 1 reunião de trabalho.

Secretaria do Meio Ambiente Telefone

Acompanhamento PGDI. 15/08/2012 DGSAESP: Danilo.

Secretaria do Meio Ambiente

E-mail

Encaminha diagnóstico da


1940.

14/02/2012 SECRETARIA: CADA.

Secretaria do Meio Ambiente E-mail

Acompanhamento PGDI. 16/02/2012 DGSAESP: Giovana e Danilo.








PABX: 2089-8100

52

Secretaria do Meio Ambiente - Contabilizados em 2012 = 3 orientações técnicas por e-mail / telefone.

Secretaria do Planejamento e

Desenvolvimento Regional Telefone

Acompanhamento PGDI.

15/08/2012 DGSAESP: Camila Giovana Ribeiro.


Desenvolvimento Regional E-mail

Acompanhamento PGDI.

06/01/2012 DGSAESP: Danilo Renato

Pereira dos Santos.

Secretaria do Planejamento e Desenvolvimento Regional E-mail

Destinação de material gráfico composto por matrizes de

processamento fotográfico. 23/01/2012

DGSAESP: Danilo Renato

Pereira dos Santos.



Encaminha diagnóstico da


1940. 08/02/2012 SECRETARIA: CADA.



Elaboração de Plano de


Temporalidade. 09/02/2012

DGSAESP: Camila Giovana

Ribeiro e Danilo Renato Pereira

dos Santos

Secretaria do Planejamento e Desenvolvimento Regional

Reunião

Elaboração de Plano de Classificação e Tabela de

Temporalidade.

14/02/2012

DGSAESP: Camila Giovana Ribeiro e Danilo Renato Pereira

dos Santos

SECRETARIA: Michel Vítor Cury

(CPA/DTI), Alexandre Iamamoto

Ciuffa (GC) e Eliane Aparecida

Neres (substituindo Antônio

Jardim, da Gerência de Apoio

Técnico à "Divisão Administrativa

e Territorial").



Orientação sobre eliminação

de documentos. 16/02/2012 DGSAESP: Camila Giovana

Ribeiro.



Informações sobre

procedimentos para

elaboração de TTD 12/11/2012

DGSAESP: Camila Giovana

Ribeiro

SECRETARIA: Coordenador da

CADA Michel Cury.

Secretaria do Planejamento e Desenvolvimento Regional - Contabilizados em 2012 = 1 reunião de trabalho; 7 orientações

técnicas por e-mail / telefone.

Procuradoria Geral do Estado -

PGE

Reunião

Análise de proposta de Tabela

de Temporalidade de


Fim 07/12/2012

DGSAESP: Hilda Delatorre

(Diretora do Centro de Gestão

Documental), Alexandre Bianchi

e Caio Graco (Executivos Públicos do DGSAESP).

PROCURADORIA: Dr. Geraldo

Alves de Carvalho.

Procuradoria Geral do Estado - Contabilizados em 2012 = 1 reunião de trabalho

Secretaria de Saneamento e

Recursos Hídricos Visita Técnica

Acompanhamento da 1ª

atividade do PGDI (Identificação e tratamento

técnico de documentos

anteriores a 1940).

24/01/2012

DGSAESP: Hilda Delatorre e

Maria Elisa Pereira. SECRETARIA: Membros da

CADA Jairo Ciati Alves (coord.) e

Ana Tiemi Ogura (CRH).








PABX: 2089-8100

53


Recursos Hídricos

Reunião

Balanço de 1 ano de PGDI na

Secretaria e esclarecimentos

sobre o Decreto nº

58.052/2012.

05/06/2012


Queiroz e Maria Elisa Pereira.


CADA Jairo Ciati Alves (coord.),

Cassia Regina Gennari

(Consultoria Jurídica), Rafaela

Fernandes de Souza (Finanças),

Ivani Paixão Ferraz (GSPOFP), Erica Vieira Silva (Ass. Gestão

Empresarial), Ana Tiemi Ogura

(CRH), Leandro D’Amato

(Protocolo) e Maria Aparecida da

Silva Dias (CRHI/MA); e demais

funcionários da Secretaria,

Antonio Carlos S. Paula

(Ouvidoria), Regina Coneglian

Urbaneto (Chefia de Gabinete),

Maria Aparecida de Campos (Coordenadoria Saneamento),

Ricardo Ruy Fukuara Rebello

Pinho (CH/SSRH), Marcos C. F.

Sanches (GSTIC), Edson Ortega

(Assistência Técnica), José

Carlos Karabolad (Assessoria

Técnica) e Sunao Assae

(Assessoria Técnica).


Recursos Hídricos E-mail

Dúvida sobre classificação de

documentos das atividades-

meio e eliminação dos mesmos.

28/06/2012


Queiroz.

SECRETARIA: Jairo Ciati Alves (coord. CADA).


Recursos Hídricos

Vista Técnica

Conferir a medição dos


1940. 28/08/2012


Queiroz e Silmara da Silva

Vilalba


CADA Jairo Ciati Alves (coord.) e

Ana Tiemi Ogura (CRH).


Recursos Hídricos E-mail

Orientação transferência de

acervo.

07/12/2012


Queiroz

SECRETARIA: Jairo Ciati Alves.

Secretaria de Saneamento e Recursos Hídricos - Contabilizados em 2012 = 1 reunião de trabalho; 2 visitas técnicas sobre

os documentos anteriores a 1940; 2 orientações técnica por e-mail.

Secretaria da Saúde - Hospital

Francisco Ribeiro Arantes E-Mail / Telefone

Agendamento de visita para

mensuração do acervo

documental. 17/01/2012

DGSAESP: Marcelo Chaves.

SECRETARIA: Alzira Claus.

Secretaria da Saúde - Hospital

das Clínicas Ribeirão Preto E-Mail / Telefone

Reitera solicitação de TTD

versão eletrônica. 16/01/2012


SECRETARIA: Aires Garcia.

Secretaria da

Saúde/Departamento Regional de Saúde da Grande São Paulo

Telefone

Solicitou confirmação de e

informações acerca de como constituir uma subCADA,

sendo que desconhecia a

existência da própria CADA da

Secretaria de Saúde, bem

como de quem poderia

executar os trabalhos de

medição, higienização e

listagem prévia de

documentos encontrados, pois possuem documentos em

Mogi, Franco da Rocha e Santo

André. Enfatizei a importância

dele entrar em contato com a

CADA da Secretaria da Saúde.

24/01/2012

DGSAESP: Leandro Teixeira

Estrella. SECRETARIA: Jorge Matos.

Secretaria da Saúde/Hospital

de Mirandopolis

E-Mail / Telefone

Solicitou informações sobre o

andamento das atividades do

PGDI visando orientações

sobre como eliminar

documentos pós 1940.

26/01/2012

DGSAESP: Leandro Teixeira

Estrella.

SECRETARIA: Vera.








PABX: 2089-8100

54


Francisco Ribeiro Arantes

Visita Técnica

Mensuração de acervos

arquivísticos/Orientações

sobre aplicação TTD-

Meio/Orientações sobre

organização do acervo.

26/01/2012

DGSAESP: Chaves e Erich.

SECRETARIA: Alzira Claus

(HFRA).


Francisco Ribeiro Arantes (Itu) E-mail

Agendamento de visita para

completar mensuração do

acervo documental. 03/02/2012


SECRETARIA: Alzira Claus.

Secretaria da Saúde/Centro de

Reabilitação Casa Branca Telefone

Consulta sobre documentos

pré-1941. 08/03/2012

DGSAESP: Chaves.

SECRETARIA: Cidinha (Assistente Técnico de Direção).

Secretaria da Saúde/Associação

Santa Terezinha (antigo

Preventório de Carapicuíba) Telefone

Feito contato com Associação

MORHAN de Barueri para

viabilizar visita ao antigo

Preventório.

08/03/2012

DGSAESP: Chaves.

SECRETARIA: Tereza.



Preventório de Carapicuíba) Telefone

Marcação de visita ao antigo

Preventório. 09/03/2012

DGSAESP: Chaves.

SECRETARIA: Tereza.

Secretaria da Saúde/Instituto

Butantã Palestra

Informações sobre o PGDI-

Saúde e importância da implantação de política de

gestão documental e Lei de

Acesso.

13/03/2012

DGSAESP: Chaves.

SECRETARIA: cerca de 100 pessoas, com predominância de

funcionários dos laboratórios.



Preventório de Carapicuíba)

Reunião

Contato inicial, junto com

MOHAN. Apresentação mútua

e organização do acervo das

instituições voltadas para a

hanseníase. 15/03/2012

DGSAESP: Chaves, Camila e

Leandro.

SECRETARIA: Nelson Aldá Filho

(Coordenador Geral da

Associação Santa Teresinha) e

Tereza de Oliveira

(representante do MORHAN de

Barueri).

Secretaria da Saúde/Hospital Francisco Ribeiro Arantes Telefone

Agendamento de visita técnica/Informes sobre ação

com hospitais de hanseníase. 22/03/2012

DGSAESP: Marcelo Chaves. SECRETARIA: Alzira Claus.

Secretaria da

Saúde/Coordenação da CADA Reunião

Sobre ação com instituições de

hanseníase; visita a Itu; ação

no Butantã e Projeto Museu da

Saúde.

28/03/2012

DGSAESP: Chaves, Camila

Brandi.

SECRETARIA: Marcelo Araújo

(SES).


Butantã E-mail

Informações sobre

procedimentos para

elaboração de TTD.

29/03/2012

DGSAESP: Chaves.

SECRETARIA: Cátia Senne.


Butantã Telefone Agendamento de palestra no

IB. 05/04/2012 DGSAESP: Chaves.

SECRETARIA: Cátia Senne.

Secretaria da Saúde/Secretaria

da Saúde

Palestra

Apresentação do PGDI e Lei de

Acesso para servidores do

Instituto Butantã. 24/04/2012


SECRETARIA: Marcelo Araújo

(SES) e cerca de 100 servidores

do IB, principalmente

funcionários dos laboratórios.

Secretaria da Saúde/Centro

Pioneiro em Atenção Psicossocial "AJJE"

Telefone

Informações sobre eliminação

de documentos. 11/05/2012


Repassado contato para o CGD (Maria Elisa).

Instituto Butantã

Reunião

Encaminhamentos do PGDI e

Projeto de Museu da Saúde. 22/05/2012

DGSAESP: Marcelo Chaves e

Camila Brandi.

SECRETARIA: Cátia Senne,

Suzana e Cristina (IB).


de Saúde

Reunião


produzidos/acumulados até

1940 e referente ao período

de internato compulsório

hanseníase.

21/05/2012


Camila Brandi.

SECRETARIA: Yara Monteiro

(IS).


Pe. Bento e Associação Lauro de Sousa Lima

Visita Técnica


produzidos/acumulados até 1940 e referente ao perído de

internato compulsório

hanseníase.

23/05/2012


Leandro Estrela. SECRETARIA: Angelina Lopes

(Hospital Pe. Bento) e Wallace

Pereira (Associação Lauro de

Sousa Lima).








PABX: 2089-8100

55

Secretaria da Saúde/Caixa

Beneficente Pe. Bento

Visita Técnica





hanseníase.

30/05/2012

DGSAESP: Chaves e Keli.

SECRETARIA:Ivan Uchoa (Caixa

Beneficente) e Domingos

Norberto Aletti (Hospital Pe.

Bento).

Centro Espec. Dr. Arnaldo

Pezzuti

Visita Técnica





hanseníase.

31/05/2012

DGSAESP: Marcelo Chaves, Keli

Moreira.

SECRETARIA: diretor e

servidores do hospital.

Secretaria da Saúde/Instituto Lauro de Sousa Lima

Visita Técnica

Levantamento de documentos produzidos/acumulados até



hanseníase.

04 e

05/06/2012

DGSAESP: Marcelo Chaves, Keli Moreira.

SECRETARIA: Marcos Cunha

Lopes Virmond (Diretor) e

servidores do hospital ligados a

arquivo e Recursos Humanos.


Santa Tereza de Ribeirão Preto Telefone


até 1940 e orientações sobre

eliminação de documentos. 14/06/2012

DGSAESP: Chaves.

SECRETARIA: Márcia Shimper.


Fco. Ribeiro Arantes

Visita Técnica



1940 e referente ao período de internato compulsório

hanseníase,

20/06/2012


Moreira.

SECRETARIA: diretores da instituição, interventor e

servidores do hospital.

Instituto Emílio Ribas

Visita Técnica



1940. 22/06/2012


Moreira.

SECRETARIA: diretor da

instituição e servidores

responsáveis por arquivo e

biblioteca.


Pasteur

Visita Técnica



1940. 22/06/2012


Moreira.

SECRETARIA: diretor da


responsáveis por arquivo e biblioteca.

Secretaria da Saúde/Arquivo Edgard Leuenroth

Visita Técnica

Levantamento de documentos de hospital de hanseníase, ex-

colônia. 26/06/2012

DGSAESP: Marcelo Chaves, Keli Moreira.

SECRETARIA: coordenador da


responsáveis pelo arquivo.


Osvaldo Brandi Telefone

Informações sobre o PGDI,

aplicação de Tabela Meio. 29/06/2012


SECRETARIA: Vera Bizzi.

Secretaria da Saúde/Centro de

Reabilitação de Casa Branca

Visita Técnica

Acompanhamento do

PGDI/Ação com instituições de

hanseníase. 02 e

03/08/2012


Moreira.

SECRETARIA: Diretoras do CRCB, Funcionário de arquivo da

Prefeitura.


Arnaldo Pezzuti Telefone

Resposta à solicitação de

cursos de organização de

arquivos.

20/08/2012


SECRETARIA: Cida Aramaki.


Butantã

Reunião

Informações sobre o acervo do

Museu Emílio Ribas e

possibilidade de recolhimento

de documentos para o APESP. 23/08/2012

DGSAESP: Chaves e Camila.

SECRETARIA: Maria Cristina da

Costa Marques e Suzana Cesar

Gouveia Fernandes (IB).

Secretaria da Saúde / Centro

de Atenção Integral à Saúde

(CAIS) de Santa Rita do Passa Quatro

Telefone

Informações sobre a

continuidade do PGDI,

organização do Arquivo e Lei de Acesso à informações.

22/11/2012

DGSAESP: Marcelo Chaves

SECRETARIA: Marta Helena

Alves Scaglia (coordenadora de subcomissão)

Secretaria da Saúde - Contabilizados em 2012 = 2 palestras (total de cerca de 200 agentes públicos); 5 reuniões de

trabalho; 10 visitas técnicas; 16 orientações técnicas por e-mail.








PABX: 2089-8100

56

Secretaria da Segurança

Pública

Oficina

Orientação sobre os

procedimentos técnicos para

conservação dos documentos

acumulados até 1940 e

aplicação da Tabela das

Atividades-Meio. 20/03/2012

DGSAESP: Hilda Delatorre ,

Alexandre Bianchi, Caio Graco

Valle Cobério e Maria Luiza de

Araújo.

SECRETARIA: Célia Taquehara ,

Maysa Parisi, Dr. Carim José

Feres e 50 membros da

subcomissão de avaliação de documentos de arquivo da

Polícia Civil de diversas regiões

do Estado.


Pública/Divisão de

Administração e Planejamento

Visita Técnica

Avaliação das condições do

acervo e orientações para a

aplicação da Tabela-Meio.

20/04/2012




Araújo.

SECRETARIA: Célia Taquehara,

Maysa Parisi, Delegado Paulo

Jesus de Souza Filho (DAP),

Solange Gonçalves de Lima Silva (DAP), Silvia Maria Costa (PC),

Elso Silva (CADA/DAP), Carla

Cristina de Freitas

(Corregedoria), Luis Guilherme

Marcondes (DAP) e Delegado

Ramiro Antunes.


Pública/ACADEPOL

Visita Técnica /

Recolhimento


Recolhimento - 116 metros

lineares

Parecer DGSAESP - nº 19/2012.

Relação de Recolhimento -

nº 05/2012.

31/05, 01,

04, 13, 22,

28 e

29/06/2012



Valle Cobério, Silmara Vilalba,

Benedito Vanelli e Maria Luiza de

Araújo. SECRETARIA: Célia Taquehara,

Maysa Parisi, Delegada Carla Del

Nero, José Rafael Moura Neves,

e outros servidores da Academia.

Secretaria de Segurança

Pública

Reunião

Orientações para elaboração

de TTD-Fim

14/06/2012

DGSAESP: Alexandre Bianchi e

Maria Luiza de Araújo.

SECRETARIA: Maysa Parisi,

Célia Taquehara e demais

membros da CADA.


Pública/IML Central

Visita Técnica


23, 30 e

31/08/2012

DGSAESP: Alexandre Bianchi,

Caio Graco Valle Cobério,

Silmara Vilalba e Maria Luiza de

Araújo.


Silvia Izidora dos Santos, Armando Alvesd Pontes e José

Machado da Silva; do IML -

Ferdinando José, Alan da Silva,

José Alex Sandro, Elmo Antonio

de Azevedo.


Pública / Gabinete

Recolhimento

Recolhimento - 1 metro

linear


24/2012.

Relação de Recolhimento

SSP - nº 08/2012.

10/07/2012 -


Pública / IML Central

Recolhimento

Recolhimento - 24 metros

lineares

Parecer DGSAESP - nº 25/2012.


SSP - nº 09/2012.

03/09/2012 -


Pública / Delegacia de Polícia de

Altinópolis Recolhimento


linear

Parecer DGSAESP nº -

31/2012.


SSP nº12/2012

29/10/2012 -


Pública

E-mail

Recebimento de Proposta TTD-

Fim das Polícias Civil, Militar e

Técnico-Científica 11/09/2012

DGSAESP: Alexandre Bianchi

SECRETARIA: Célia Taquehara








PABX: 2089-8100

57


Pública

Visita Técnica

Museu da PM.

13/09/2012




Araújo.

SECRETARIA: Maysa Parisi,

Célia Taquehara, Silvana Mara,

Edvan Charley, Maria Aparecida

e Magro Pereira.


Pública

Visita Técnica

IML Santos

05/12/2012


Alexandre Bianchi, Caio Graco Valle Cobério e Maria Luiza de

Araújo.


Ferdinando José Soares

Francisco, Nádia Anselmo, Eliana

T. B. Vieira.


Pública / Delegacia de Polícia de

Pirangi Recolhimento


linear

Parecer DGSAESP nº -

33/2012.

Relação de Recolhimento SSP - nº 13/2012.

21/12/2012 -

Secretaria da Segurança Pública - Contabilizados em 2012 = 1 oficina de orientação técnica (total 50 agentes públicos); 5

visitas técnicas; 5 pareceres técnicos; 5 recolhimentos; 5 relações de recolhimento; 1 orientação técnica por e-mail.

Secretaria dos Transportes

Metropolitanos

Reunião

Reunião da Proposta de

Elaboração da TTD Atividade – Fim

08/03/2012


Albuquerque, Luiz Claudio D'Agostino, Humberto Moniz

Calouro, Paula Regina Pinheiro

Armando e Hilda Delatorre.

SECRETARIA: Marta Lucia D.

Oliveira, Beatriz Correa N.

Cavalcanti, josé Faustino, Juliana

Ap. Catarino, Afonso D. M. Neto,

Marcos Aurélio G. Mansu,

Michael Sotelo Serqueira, Sirley

Pinto da Silva, Ester Costa de Vita, José Lito Ferreira Pimentel,

Izabel Chimenes Gil.

Secretaria de Transporte Metropolitano - Contabilizado em 2012 = 1 reunião de trabalho.

Secretaria de Turismo

Reunião

Apresentação PGDI.

25/06/2012


Silva, Maurício Dias Ferreira e

Sérgio Sasaki

SECRETARIA: Vera Lucia

Ferreira Neves, Rosalina Casini,

Arlete Penha Santos , Fernanda

J. Garcia, Ana Maria Ferreira,

Elza Carvalho Ribeiro, José Nilton

Bezerra da Assunção, Joyce Borges Galdino, Marco Antonio

da Silva e Leonardo Costa.

Secretaria de Turismo - Contabilizado em 2012 = 1 reunião de trabalho

AAppooiioo TTééccnniiccoo--AAddmmiinniissttrraattiivvoo ààss AAttiivviiddaaddeess ddoo CCoommiittêê GGeessttoorr ddoo SSPPddoocc

O Comitê Gestor do SPdoc (CGSPdoc) foi instituído pelo Decreto nº

55.479/2010, na Casa Civil, junto ao Gabinete do Secretário, com redação alterada

pelo Decreto nº 56.260/2010, para planejar a implementação progressiva e

aperfeiçoamento contínuo do Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística








PABX: 2089-8100

58

de Documentos e Informações - SPdoc, ferramenta da gestão documental estratégico

para a implementação da política estadual acesso à informação.

Composto por representantes da Casa Civil, Gestão Pública, Planejamento e

Desenvolvimento Regional, Procuradoria Geral e PRODESP, o CGSPdoc é coordenado

pelo Arquivo Público do Estado e conta com Núcleo de Apoio, sob a responsabilidade

do Departamento de Gestão do SAESP

Segue abaixo o conjunto de atividades desenvolvidas pelo Núcleo de Apoio ao

Comitê Gestor do SPdoc em 2012.


1. Planejamento Orçamentário e Financeiro do Projeto

1.1. Contrato com a PRODESP:

Reunião com a PRODESP, realizada em 08/10/2012, para esclarecimentos e

alinhamento do Contrato do SPdoc.

1.2. Elaboração da Proposta de Suplementação Orçamentária do Comitê Gestor do

SPdoc para 2012.

1.3. Elaboração da Proposta Orçamentária Setorial do Comitê Gestor do SPdoc para

2013.

2. Implementação do SPdoc:

2.1. Ajuste no SPdoc da Secretaria de Desenvolvimento Metropolitano

(antiga Secretaria de Relações Institucionais, cuja denominação foi alterada pelo

Decreto nº 56.635/2011), de acordo com a deliberação do Comitê Gestor em sua

17ª reunião de 22/08/2011:

Reunião para planejamento do ajuste, realizada no dia 10/01/2012;

Adequação executada nos dias 18/01/2012 e 30/01/2012, em parceria com o

Centro de Gestão Documental e o Centro de Coordenação dos Protocolos

Estaduais.








PABX: 2089-8100

59

2.2. Ajuste no SPdoc e treinamento do quadro de funcionários da

Secretaria de Energia (antiga Secretaria de Comunicações, cuja denominação foi

alterada pelo Decreto nº 56.635/2011), de acordo com a deliberação do Comitê

Gestor em sua 17ª reunião, em 22/08/2011:

Reuniões de planejamento do ajuste e do treinamento, realizadas nos dias

30/05/2011 e 26/03/2012;

Adequação executada nos dias 18/01/2012 e 30/01/2012;

Treinamento realizado nos dias 19/06/2012, 20/06/2012, 21/06/2012 e

25/06/2012 para 40 servidores públicos, além do plantão de dúvidas

promovido no dia 12/07/2012, em parceria com o Centro de Gestão Documental

e o Centro de Coordenação dos Protocolos Estaduais;

Elaboração e encaminhamento do Ofício CGSPdoc nº 01/2012, sobre as

atividades finais de conclusão da implementação do SPdoc na Secretaria de

Energia.

2.3. Implementação do SPdoc no Departamento Estadual de Trânsito de

São Paulo (Detran/SP), conforme deliberação do Comitê Gestor na 17ª reunião,

realizada em 22/08/2011:

Reuniões de planejamento, realizadas nos dias 30/05/2011 e 26/03/2012;

Reunião realizada em 21/08/21012 para alinhamento das estratégias e

necessidades para implementação;

Análise das informações encaminhadas pelo Detran e elaboração do

Organograma das Unidades Administrativas do Órgão para validação.

2.4. Implementação do SPdoc – Fundação Parque Zoológico de São Paulo,

conforme deliberação do Comitê Gestor por e-mail de 27/04/2012:

Reuniões de planejamento realizadas nos dias 28/06/2012 e 26/07/2012;

Reunião realizada em 27/09/21012 para assessorar no preenchimento das

planilhas com as informações necessárias para a preparação das bases de

homologação e produção;

Carregamento da Base de homologação com as informações validadas de

forma bem sucedida, servindo como teste de implementação antes da produção

e ficando a base de homologação já preparada para treinamento;








PABX: 2089-8100

60

Capacitação dos servidores públicos postergada para Fevereiro/2013 e

proposta de treinamento de multiplicadores em análise pelo Núcleo.

2.5. Implementação do SPdoc na PRODESP, aprovada na 21º Reunião do

Comitê Gestor do SPdoc, realizada em 06/11/2012:

Reunião em 09/08/2012 de apresentação do SPdoc e detalhes referente aos

pré-requisitos, especificamente da Tabela de Temporalidade;

Em 14/09/2012 foi encaminhada ao Centro de Gestão Documental proposta da

Tabela de Temporalidade Fim.

3. Manutenção e aprimoramento do SPdoc:

3.1. Realização de 2 reuniões de negociação e planejamento com a PRODESP e

representantes da Casa Civil, uma em 22/06/2012 e outra em 20/08/2012, para

definição do contrato de correção, manutenção e ampliação do SPdoc.

3.2. Estudo das funcionalidades do Sistema e elaboração de roteiros de

implantação e dos padrões de perfis operacionais.

3.3. Testes e simulações na base de homologação do SPdoc para aquisição de

conhecimento técnico para administração do sistema:

Inserção da Tabela de Temporalidade – Atividade Fim

Inserção de Órgão Produtor e suas respectivas Unidades Administrativas

Exclusão ou bloqueio dos usuários

Perfil de funcionalidade: domínio e/ou controle

Alteração no status do documento

3.4. Participação em 4 reuniões de validação do Manual de Procedimentos de

Protocolo para aprimoramento e/ou alterações das funcionalidades do SPdoc

Referencial.

Está sendo elaborado relatório com as propostas de alterações no SPdoc para

alinhamento com o Manual de Protocolo, proposta essas que serão

posteriormente analisadas para verificar sua viabilidade.

3.5. Elaboração de nova minuta de ato normativo que define o Administrador

Central do SPdoc e regulamenta suas atividades, atualmente em análise pelo

Centro de Gestão Documental (em andamento).








PABX: 2089-8100

61

4. Elaboração do Manual Operacional do SPdoc:

Entre maio e dezembro, foram realizadas atividades relacionadas à elaboração

do novo Manual Operacional do SPdoc, por grupo de trabalho integrado por

membros do Núcleo de Apoio e do Centro de Coordenação dos Protocolos

Estaduais.

Participação nas reuniões para validação do Manual de Protocolo promovidas pelo

Centro de Coordenação dos Protocolos, com o intuito de encaminhar a elaboração

de ato normativo que aprove o referido Manual.

5. Organização de 2 reuniões ordinárias do Comitê Gestor do SPdoc (08/10/2012 e

06/11/20

6. Interoperabilidade do SPdoc com o SIC.SP:

Participação em 14 reuniões do Grupo Técnico responsável por propor ações

estratégicas que objetivem a efetividade da política de acesso às informações,

notadamente a implantação do Sistema Informatizado Unificado de Gestão

Arquivística de Documentos e Informações - SPdoc e dos Serviços de Informações

ao Cidadão - SIC (Resolução CC-71, de 11/06/2012, alterada pela Resolução CC-

76, de 19/06/2012).

Atribuição de código numérico sequencial para todas as entidades da

Administração Pública Estadual, medida necessária à interoperabilidade do SIC.SP

com o SPdoc.

7. Realização de 4 visitas técnicas para conhecer outros sistemas informatizados de

gestão documental, conceitos e procedimentos de protocolo.

Quando Demonstrativo das Visitas Técnicas aos Setores de Protocolo

Visita nº 01

Local: Casa Civil

Endereço: Palácio do Governo – Av. Morumbi, 4500

Data: 03/02/2012

Participantes: Os funcionários do DG-SAESP, Eliana Martinelli Avagliano (Diretora Técnica do Centro de

Coordenação dos Protocolos Estaduais), Alessandra Zorzetto Moreno, Leandro Teixeira Estrella, Luis Felipe Loureiro








PABX: 2089-8100

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Foresti, Ricardo Silvestre e Rogério Madeira de Moura Campos (Executivos Públicos) e os funcionários da Casa Civil,

Luiz Carlos de Carvalho Silva (Diretor do Departamento de Gestão da Documentação Técnica e Administrativa)

Sérgio Antonio dos Santos (Diretor do Centro de Protocolo e Expedição) e Bernadete das Graças Rodrigues Santos

(Diretora Substituta do Centro de Protocolo e Expedição) Tema: Visita técnica ao Setor de Protocolo da Prefeitura para conhecer os procedimentos e utilização do SPdoc

Visita nº 02

Local: UNICAMP

Endereço: Campus UNICAMP – Campinas/SP

Data: 10/02/2012

Participantes: Os funcionários do DG-SAESP, Ricardo Silvestre, Rogério Madeira de Moura Campos (Executivos

Públicos do Centro de Coordenação dos Protocolos Estaduais) e Leandro Teixeira Estrella (Executivos Público do

Núcleo de Assistência ao Comitê Gestor do SPdoc) e os funcionários da UNICAMP Sirlene, Neire e Fabio. Tema: Visita técnica para conhecer o sistema informatizado com seus conceitos e procedimentos, e as bases do

desenvolvimento do novo sistema informatizado de protocole que encontra-se em fase embrionária.

Visita nº 03

Local: Metro

Endereço: Rua Boa Vista 175, 7º andar, mezanino

Data: 02/03/2012

Participantes: Os funcionários do DG-SAESP, Alessandra Zorzetto Moreno, Luis Felipe Loureiro Foresti, Ricardo

Silvestre, Rogério Madeira de Moura Campos (Executivos Públicos do Centro de Coordenação dos Protocolos

Estaduais) e Leandro Teixeira Estrella (Executivos Público do Núcleo de Assistência ao Comitê Gestor do SPdoc) e os

funcionários do Metrô, Miguel Luiz de Oliveira (Supervisor de Serviços Administrativos – Coordenadoria de Serviços

para Edifícios Administrativos), José Carlos da Costa Pontes (Coordenador de Serviços para Edifícios

Administrativos), Sidnei Costa (Chefe de Departamento – Protocolo), Maria Tereza Ribeiro (Assistente

Administrativa 5) e Helio Rossini Júnior (Coordenador da Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo). Tema: Visita técnica ao Setor de Protocolo para conhecimentos dos procedimentos e do sistema informatizado

SISRAD III

Visita nº 04

Local: Prefeitura de São José dos Campos

Endereço: Sede da Prefeitura de São Jose dos Campos - Rua José de Alencar, 123, Vila Sta. Luzia

Data: 29/05/2012

Participantes: pela prefeitura, Angeliq, da Secretaria de Administração (Protocolo e TI) e Reinaldo (TI); pela

PRODESP, Rubens e Fugita; pelo DGSAESP Camila, Erich, Leandro e Rogerio. Tema: Visita técnica ao Setor de Protocolo da Prefeitura para conhecer o sistema informatizado de gestão

documental SIPEX.

8. Capacitação de agentes públicos para utilização do SPdoc:

Realização de 4 reuniões de apresentação do SPdoc visando a capacitação de 26

funcionários públicos (22 do DGSAESP, 1 da Casa Civil, e 1 da PRODESP).

Quando Demonstrativo de reuniões

Reunião nº 01

Local: DGSAESP

Data: 27/02/2012








PABX: 2089-8100

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Participantes: Alexandre Bianchi, Caio, Elisangela, Hilda, Maria Elisa, Erich e Leandro

Reunião nº 02

Local: DGSAESP

Data: 10/04/2012

Participantes: Danilo, Giovana, Hilda, Marcelo, Erich e Leandro

Reunião nº 03

Local: DGSAESP

Data: 10/04/2012

Participantes: Alessandra, Eliana, Felipe, Ricardo, Rogério, Erich e Leandro

Reunião nº 04

Local: DGSAESP (ministrado pelo Luiz Carlos – CC)

Data: 30 e 31/05/2012

Participantes: Alessandra, Bruna, Daniel, Elisangela, Erich, Lauriany, Leandro, Nelson, Rogério e Sergio (SAESP),

Rubens (Prodesp) e Fabio (Casa Civil)

Importante: Esse treinamento teve como objetivo a formação de monitores para os treinamentos de capacitação

dos agentes públicos da Administração Estadual Paulista.

9. Divulgação do SPdoc:

9.1. Atualização do site do Comitê Gestor do SPdoc com as informações dos novos

membros do Comitê e demais informações (em andamento);

9.2. Apresentação do Sistema.

Reunião com a Fundação para o Desenvolvimento Escolar - FDE, realizada em

22/11/2012, tendo como objetivo o alinhamento futuro do atual GED da entidade

com o SPdoc.

10. Atendimento aos Órgãos: Realização de 129 atendimentos aos órgãos em

2012

Quadro Demonstrativo de Atendimentos do Núcleo de Apoio ao CGSPdoc

Proveniência Interessado Data Tipo Assunto

CGSPdoc

ANA PAULA LOPES DA SILVA - CENTRO DE GESTÃO DA DOCUMENTAÇÃO TÉCNICA E ADMINISTRATIVA DA SECRETARIA DE DESENVOLVIMENTO METROPOLITANO

13/1/2012 E-MAIL e telefone

REUNIÃO DE 18/01/2012, 14H NA SECRETARIA DE DESENVOLVIMENTO METROPOLITANO








PABX: 2089-8100

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DETRAN

IARA LOPES DA SILVA

DETRAN 16/1/2012 E-MAIL

RECEBIMENTO DE RELATÓRIO

PARA PLANEJAMENTO DA IMPLANTAÇÃO (PARCIAL)

CGSPdoc

S. DESENVOLVIMENTO METROPOLITANO

24/1/2012 E-MAIL

REUNIÃO DE 31/01/2012, 14H NA SECRETARIA DE DESENVOLVIMENTO METROPOLITANO

DETRAN

DETRAN

10/2/2012 E-MAIL

ENVIO DO ORGANOGRAMA DA SEDE DO DETRAN PARA MELHOR INTERPRETAÇÃO DO DIMENSIONAMENTO/PROPOSTA (MODIFICADO) DE UAs EM QUE SE DEVE IMPLANTAR O SPdoc NO DETRAN

CGSPdoc

CARLOS DE ALMEIDA PRADO BACELLAR

13/2/2012 E-MAIL

TESTE DE ACESSO DO SPdoc NO CENTRO DE ARQUIVO ADMISTRATIVO E MIGRAÇÃO DE DADOS PARA O SPdoc

UTIC (S. DE GESTÃO PÚBLICA)

ALDO FABIO GARDA (UTIC)

15/2/2012 E-MAIL

OFERTA DE AJUDA DA S. GESTÃO PÚBLICA E UTIC NA IMPLANTAÇÃO

DO SPdoc NO DETRAN

S. ENERGIA

FRANCINE CARBONARI (COORDENADORA DA CADA E ASSISTENTE TÉCNICA DO GABINETE), E PATRÍCIA CORREA DE SOUZA, DIRETORA DO DEPARTAMENTO DE ADMINISTRAÇÃO (REPRESENTANDO O CHEFE DE GABINETE DA SECRETARIA DE ENERGIA)

17/2 – 27/3/2012

E-MAIL

AGENDAMENTO DE REUNIÕES PARA IMPLANTAÇÃO DO SPdoc NA ENERGIA E ATIVIDADES PREPARATÓRIAS E DECORRENTES DAS REUNIÕES

CGSPdoc CASA CIVIL

16/3/2012

INFORMAR A INTERESSADO NA CASA CIVIL SOBRE A SITUAÇÃO DA IMPLEMENTAÇÃO NO DETRAN

CGSPdoc RUBENS SAYEGH (PRODESP)

21/3/2012 E-MAIL CADASTRO COMO USUÁRIO DO SPdoc

CGSPdoc

FRANCINE CARBONARI (COORDENADORA DA CADA E ASSISTENTE TÉCNICA DO GABINETE), E PATRÍCIA CORREA DE SOUZA, DIRETORA DO DEPARTAMENTO DE ADMINISTRAÇÃO (REPRESENTANDO O CHEFE DE GABINETE DA SECRETARIA DE ENERGIA)

26/3/2012 E-MAIL

REUNIÃO DE TRABALHO PARA IMPLANTAÇÃO DO SPdoc.

NACGSPdoc LUIZ CARLOS CGSPdoc 28/3/2012 TELEFONE

STATUS DAS ATIVIDADES DESENVOLVIDAS NA S. DE ENERGIA

PRODESP CGSPdoc 29/3/2012

E 30/3/2012

E-MAIL ENC: PROPOSTA DE MANUTENÇÃO SPdoc

DETRAN IARA LOPES DA SILVA DETRAN

30/3/2012 E-MAIL IMPLEMENTAÇÃO DO SPdoc NO DETRAN

JUSTDIGITAL - GOOGLE

ENTERPRISE PARTNER NO

BRASIL

CG-SPdoc

04/4/2012 TELEFONE E

E-MAIL

SOLUÇÃO GOOGLE SITE SEARCH

PRODESP

RUBENS SAYEGH PRODESP 05/4/2012 E-MAIL

INFORMAÇÕES GERAIS SOBRE SPdoc E IMPLEMENTAÇÃO NA SEC DE ENERGIA








PABX: 2089-8100

65

ZOOLÓGICO MARIA LUIZA GONÇALVES

ZOOLÓGICO 05/4/2012 E-MAIL SIGAM / SPdoc - CONTATO PARA

REUNIÃO

S. DIREITOS DA PESSOA COM DEFICIÊNCIA

BIANCA FONTES PEREIRA S. DIREITOS DA PESSOA COM DEFICIÊNCIA

09/4/2012 E-MAIL

ERRO STATUS DE DOCUMENTO

NACGSPdoc S. ENERGIA

12/4/2012 E-MAIL PLANILHA USUÁRIOS POR PERFIL - SECRETARIA DE ENERGIA

S. ENERGIA

FRANCINE CARBONARI (COORDENADORA DA CADA E ASSISTENTE TÉCNICA DO GABINETE)

12/4/2012 a

16/4/2012 E-MAIL

PLANEJAMENTO DO TREINAMENTO DA SECRETARIA DE ENERGIA



19/4/2012 E-MAIL

TELA DE ERRO NO SPdoc

CGSPdoc

CARLOS DE ALMEIDA PRADO BACELLAR CGSPdoc

19/4/2012 E-MAIL

MINUTA DE E-MAIL PARA DR. DANIEL ANNENBERG, COORDENADOR DO DETRAN

NACGSPdoc

S. ENERGIA

23/4/2012 E-MAIL

DEFINIÇÕES SOBRE O TREINAMENTO NA ENERGIA GERADAS EM REUNIÃO NO DGSAESP em 10/4/2012

CGSPdoc

CGSPdoc e ZOOLÓGICO

27/4/2012 E-MAIL

NOTÍCIAS AO CGSPdoc E DELIBERAÇÃO SOBRE A IMPLMENTAÇÃO NO ZOOLÓGICO

CIRETRAN DE LIMEIRA

PATRÍCIA JOHANSEN COSTA LIMA DETRAN

02/5/2012 E-MAIL POUPAFILA

S. CULTURA

JORGE UCHIYAMA - COORDENADOR DA CADA S. CULTURA 03/5/2012 E-MAIL

SOLICITA AO LUIZ E ENCAMINHA CÓPIA AO CGSPdoc QUESTÃO ACERCA DA CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS DA ATIVIDADE 01.01.04 DA TTD-MEIO


03/5/2012 E-MAIL TREINAMENTO SPdoc - SECRETARIA DE ENERGIA



ZOOLÓGICO MARIA LUIZA GONÇALVES ZOOLÓGICO

08/5/2012 E-MAIL IMPLEMENTAÇÃO DO SPdoc NO ZOO



08/5/2012 E-MAIL

CRIAÇÃO DE UM CONTROLE ESPECÍFICO PARA O COMANDO: TRAMITAÇÃO RECEBER



NACGSPdoc

S. ENERGIA

25/5/2012 E-MAIL

PLANO DE AULA QUE LUIZ UTILIZOU EM UM TREINAMENTO ANTERIOR

P. SÃO JOSÉ DOS CAMPOS

CGSPdoc

29/5/2012 E-MAIL

TERMO DE REFERENCIA DA COMPRA DO SIPEX E APRESENTAÇÃO EM SLIDES

NACGSPdoc

S. ENERGIA

29/5/2012 E-MAIL

LEMBRA SOBRE O TREINAMENTO, E PEDEM QUE ALERTEM AOS DIRETORES DE CENTRO QUANTO À NECESSIDADE DE DEFINIR QUEM PARTICIPARÁ DO TREINAMENTO.

S. DES. ECON. CIÊNCIA E

TECNOLOGIA

DULCINA EUGÊNIO DOS SANTOS S. DES. ECON. CIÊNCIA E TECNOLOGIA

30/5/2012

SITE DO ARQUIVO

DO ESTADO (FALE

CONOSCO)

PASSO A PASSO COMO IMPLANTAR O SPDOC E O SIC








PABX: 2089-8100

66

NACGSPdoc

S. ENERGIA

25/5/2012 E-MAIL

TREINAMENTO SPdoc -

SECRETARIA DE ENERGIA: MUDANÇA DE DATA

S. DESENVOL. METROPOLITANO

NACGSPdoc

5/6/2012 E-MAIL

INFORMA NOVO TELEFONE DA SECRETARIA: 3775-6200

CGSPdoc CGSPdoc 6/6/2012 E-MAIL SIGOB e TRANSDOC


12/6/2012 E-MAIL MUDANÇA DE DATA DE TREINAMENTO

NACGSPdoc

FRANCINE CARBONARI (COORDENADORA DA CADA E ASSISTENTE TÉCNICA DO GABINETE) S. ENERGIA

12/6/2012 TELEFONE

ENVIO DA PROGRAMAÇÃO DOS TREINAMENTOS DA SECRETARIA DE ENERGIA


14/6/2012 E-MAIL PLANO (TTD-MEIO) POR FUNÇÃO: MATERAIL DE TREINAMENTO ELABORADO POR LUIZ


14/6/2012 E-MAIL MANUAL DO PLANO DE CLASSIFICAÇÃO TTD E AGENDA

S. ENERGIA

S. ENERGIA

15/6/2012 E-MAIL

CONFIRMAÇÃO DA PRESENÇA, HORÁRIO, LOCAL E DIAS – TREINAMENTO DO SPdoc NA S. ENERGIA

NACGSPdoc

S. ENERGIA

18/6/2012 E-MAIL

ENVIO DO MATERIAL PARA EXERCÍCIO DE CLASSIFICAÇÃO, PARTICIPANTES POR PERFIL (CONFIRMADOS) E ESCALA DOS PARTICIPANTES (CONFIRMADOS)

PRODESP CG-SPdoc

19/6/2012 E-MAIL REUNIÃO: SPdoc DIGITAL E SOLUÇÃO IBM

NACGSPdoc S. ENERGIA 22/6/2012 E-MAIL PROPOSTA PLANO DE AULA

S. ENERGIA S. ENERGIA

22/6/2012 E-MAIL CONFIRMAÇÃO DOS PARTICIPANTES

CGSPdoc NACGSPdoc

22/6/2012 E-MAIL REUNIÃO COM A UTIC SOBRE E-SIC

CGSPdoc REGINA TOSHIKO PRODESP 25/6/2012 E-MAIL

ENCAMINHA PROPOSTA DE INTEROPERABILIDADE E-SIC/SPdoc

NACG-SPdoc CGSPdoc

26/6/2012 E-MAIL AVALIAÇÃO TREINAMENTO SPdoc NA S. ENERGIA

S. ENERGIA

FRANCINE CARBONARI (COORDENADORA DA CADA E

ASSISTENTE TÉCNICA DO GABINETE) S. ENERGIA

27/6/2012 E-MAIL

INSTRUÇÕES PARA ACERTAR UA PROTOCOLO

DETRAN

IARA LOPES DA SILVA DETRAN

27/6/2012 E

28/6/2012

E-MAIL E OFÍCIO

ENCAMINHOU E-MAIL, E-MAIL DO OFÍCIO, E OFÍCIO EM QUE É DEFINIDA COMO INTERLOCUTORA DO DETRAN PARA O SPdoc

NACGSPdoc

CGSPdoc

29/6/2012 E-MAIL

CRIAÇÃO DE NOVA SERIE DOCUMENTAL NO SPdoc (EXPEDIENTE DE ATENDIMENTO DE SOLICITAÇÃO DE INFORMAÇÃO)


02/7/2012 E-MAIL PLANTÃO DE DÚVIDAS NA S. ENERGIA

CGSPdoc CGSPdoc

04/7/2012 E-MAIL ORÇAMENTOS PARA A CASA CIVIL - MODERNIZAÇÃO DO SISTEMA SPdoc

DGSAESP CGSPdoc

06/7/2012 E-MAIL LEITURA DE MATERIAL PARA IMPLEMENTAÇÃO DO DECRETO Nº 58.052/2012








PABX: 2089-8100

67

NACGSPdoc S.ENERGIA

06/7/2012 E-MAIL PLANTÃO DE DÚVIDAS NA

S.ENERGIA

NACGSPdoc CASA CIVIL

10/7/2012 E-MAIL TEXTO SOBRE A IMPORTÂNCIA DO SPdoc PARA JUSTIFICAR O ORÇAMENTO 2013

NACGSPdoc HILDA DELATORRE NACGSPdoc 11/7/2012 E-MAIL

IMPLANTAÇÃO SPdoc NA DERSA

PRODESP CGSPdoc

13/7/2012 E-MAIL RESUMO ESPECIFICAÇÃO DE SERVIÇOS E PREÇOS - SISTEMA SPdoc

ZOOLÓGICO MARIA LUIZA GONÇALVES ZOOLÓGICO

16/7/2012 E-MAIL AGENDAMENTO DE REUNIÃO NO ARQUIVO PÚBLICO

NACGSPdoc

IARA LOPES DA SILVA DETRAN 17/7/2012

TELEFONE E E-MAIL

AGENDAMENTO DE REUNIÃO NO APE SOBRE IMPLEMENTAÇÃO NO DETRAN

S. SAÚDE RODRIGO DE OLIVEIRA DANZA S. SAÚDE

18/7/2012 TELEFONE E

E-MAIL APRESENTAÇÃO DO SPdoc AO GABINETE DA SES

PRODESP CGSPdoc 18/7/2012 TELEFONE ORÇAMENTO SPdoc

FUNDAÇÃO CASA

FUNDAÇÃO CASA ARILTON PEREIRA LEITE

20/7/2012 E-MAIL

SOLICITA ENVIO DE E-MAIL INFORMANDO ESTIMATIVA SOBRE CUSTOS ENVOLVIDOS NA ADESÃO AO SPdoc

NACGSPdoc CGSPdoc

23/7/2012 E-MAIL PROPOSTA DE ATO NORMATIVO PARA ADMINISTRADOR CENTRAL DO SPdoc

NACGSPdoc DETRAN 24/7/2012 TELEFONE REUNIÃO DE 26/07/2012

IMESP MIRIA FELISA MORENO GALLEGO IMESP 24/7/2012

OFÍCIO VP - 79/2012

ADESÃO AO SPdoc COM BASE NO DEC 58.052/2012

NACGSPdoc DETRAN

26/7/2012 E-MAIL TABELAS PARA LEVANTAMENTO DE DADOS - SPdoc no DETRAN

DETRAN IARA LOPES DA SILVA DETRAN

27/7/2012 E-MAIL SPdoc - ACESSO IARA

ZOOLÓGICO ANA LUCIA GONÇALVES NOVELINI (TI) ZOOLÓGICO

27/7/2012 E-MAIL MAPEAMENTO D SISTEMAS INF. DO ZOO

PRODESP JORGE FUGITA PRODESP

31/7/2012 E-MAIL MIGRAÇÃO GESTÃO DOCUMENTAL - SPdoc

MINISTÉRIO PÚBLICO DO

ESTADO DE SÃO PAULO

RENATA TIEMI YAMAMOTO WATANABE MINISTÉRIO PÚBLICO DO ESTADO DE SÃO PAULO

01/8/2012 E-MAIL

APRESENTAÇÃO DO SPdoc

PRODESP VERA LUCIA ALVES DE MELO

PRODESP 02/8/2012 E-MAIL IMPLEMENTAÇÃO DO SPdoc NA

PRODESP

INTERPARES TEAM BRASIL

CGSPdoc 06/8/2012 E-MAIL

ADIAMENTO DO ENCERRAMENTO INTERPARES TEAM BRASIL

NACGSPdoc MARIA LUIZA GONÇALVES ZOOLÓGICO

07/8/2012 E-MAIL IMPLEMENTAÇÃO DO SPdoc NO ZOO

NACGSPdoc CGSPdoc 08/8/2012 E-MAIL NOVO MANDATO NO CGSPdoc

PRODESP CGSPdoc

09/8/2012 E-MAIL MINUTA - ESPECIFICAÇÃO DE SERVIÇOS E PREÇOS - 1º MÓDULO SPDOC - REFERENCIAL

ZOOLÓGICO

MARIA LUIZA GONÇALVES ZOOLÓGICO 10/8/2012 E-MAIL

PLANEJAMENTO DA IMPLEMENTAÇÃO DO SPdoc NO ZOO

NACGSPdoc PRODESP

15/8/2012 E-MAIL ENCAMINHADA PLANILHA E FORMULÁRIO DE MAPEAMENTO DE SIST INF

PRODESP VERA LUCIA ALVES DE MELO PRODESP 15/8/2012 E-MAIL

ENCAMINHADA PROPOSTA DE TTD-FIM DA PRODESP

CAC NACGSPdoc 16/8/2012 E-MAIL VIDEOS E MANUAL SOBRE SIC.SP








PABX: 2089-8100

68

DETRAN

DETRAN

17/8/2012 E-MAIL

PLANILHA COM QUANTITATIVOS

DE CADA POSTO DA 1ª FASE DE IMPLEMENTAÇÃO (SEM ARMÊNIA)

GOOGLE CGSPdoc 20/8/2012 TELEFONE SOLUÇÕES GOOGLE

NACGSPdoc DETRAN

20/8/2012 E-MAIL DETRAN: PROPOSTA DE PAUTA E MATERIAL DE APOIO

NACGSPdoc CGSPdoc 20/8/2012 E-MAIL ESP´s SPdoc - 2012 e 2013

ZOOLÓGICO MARIA LUIZA GONÇALVES ZOOLÓGICO 21/8/2012 E-MAIL

PLANEJAMENTO DA IMPLEMENTAÇÃO DO SPdoc NO ZOO

S. MEIO AMBIENTE

Neide S. MEIO AMBIENTE

21/8/2012 TELEFONE INTEROPERABILIDADE DO SPdoc COM O SIGAM

NACGSPdoc DETRAN

24/8/2012 TELEFONE IMPLEMENTAÇÃO SPdoc NO DETRAN

FUNAP DANIEL (TI DA FUNAP) 27/8/2012 TELEFONE CONHECER O SPdoc

CGSPdoc IEDA P. B. CGSPdoc

28/8/2012 E-MAIL SPdoc DIGITAL

NACGSPdoc DETRAN

29/8/2012 E-MAIL IMPLEMENTAÇÃO SPdoc NO DETRAN

NACGSPdoc DETRAN

06/9/2012 E-MAIL Encaminha planilha sobre UAs e planilha sobre usuários e perfis

PRODESP PRODESP

11/9/2012 E-MAIL Envio do formulário de sistemas

legados preenchido

NACGSPdoc ZOOLOGICO

11/9/2012 E-MAIL Envio do link do SPdoc para testar se há acesso ao intragov e planilha com organograma atual

NACGSPdoc

PRODESP

12/9/2012 E-MAIL

Encaminha planilha indicando as Secretarias que precisam ser atualizadas ou inseridas no SPdoc (ambiente de produção)

SPPREV SPPREV

13/9/2012 E-MAIL Informações sobre o SPdoc e sobre procedimento para adesão

PRODESP PRODESP 14/9/2012 REUNIÃO Apresentação do SPdoc à PRODESP

NACGSPdoc PRODESP 26/9/2012 E-MAIL Acesso SPdoc - Produção - Consulta

NACGSPdoc PRODESP 01/10/2012 E-MAIL Campos do BD SPdoc

NACGSPdoc DETRAN

02/10/2012 E-MAIL interlocutor do DETRAN para tratar de assuntos SPdoc

NACGSPdoc FDE 02/10/2012 E-MAIL interoperabilidade com o SPdoc

NACGSPdoc DETRAN

02/10/2012 E-MAIL interlocutor do DETRAN para tratar de assuntos SPdoc

NACGSPdoc PRODESP

03/10/2012 E-MAIL Importar planilha para o ambiente de homologação

NACGSPdoc FAZENDA

07/10/2012 E-MAIL Solicita estudo de caso InterPARES e legislação que oficializa uso do correio eletrônico (E-MAIL)

NACGSPdoc DETRAN 10/10/2012 TELEFONE SPdoc no DETRAN

NACGSPdoc

ZOOLOGICO

29/10/2012 E-MAIL

Proposta de treinamento apresentado para postergação para fevereiro/2013 e treinamento de multiplicadores

NACGSPdoc

PRODESP

01/11/2012 E-MAIL

Solicitação de criação do Órgão Produtor Zoológico e importação da planilha de Unidade Administrativas na base de homologação

NACGSPdoc FAZENDA

07/11/2012 E-MAIL Minuta da Fazenda referida na 21ª Reunião do CGSPdoc e solicitação de apresentação sobre interPARES

NACGSPdoc CGSPdoc 08/11/2012 E-MAIL Envio da Ata da 20ª reunião

NACGSPdoc CGSPdoc

08/11/2012 E-MAIL Atualização do currículo dos membros no site do GSPdoc

NACGSPdoc PRODESP

09/11/2012 E-MAIL Diferença entre perfis administrativos no ambiente de








PABX: 2089-8100

69

homologação e no ambiente de

produção

NACGSPdoc FDE

22/11/2012 REUNIÃO Apresentação do sistema SPdoc para integrantes da Cada TI e SEE TI

NACGSPdoc SAESP 23/11/2012 E-MAIL Apresentação do SPdoc ao GETIC

NACGSPdoc SAESP 23/11/2012 E-MAIL Apresentação do SPdoc ao GETIC

NACGSPdoc GESTÃO PUBLICA

29/11/2012 TELEFONE Solicitando a inclusão de dois órgãos externo no SPdoc

S. MEIO AMBIENTE

Elizabeth Meio Ambiente

05/12/2012 TELEFONE Solicita informações para adesão ao SPdoc

DERSA Carlos Roberto Trindade Borgonovi DERSA

05/12/2012 TELEFONE Solicita informação sobre o SPdoc

CULTURA Jorge Cultura

12/12/2012 E-MAIL Documento “travado” no SPdoc

CULTURA Valéria 18/12/2012 TELEFONE Processo parado na Cultura

PPrroojjeettoo IInntteerrPPAARREESS –– IInntteerrnnaattiioonnaall RReesseeaarrcchh oonn PPeerrmmaanneenntt AAuutthheennttiicc

RReeccoorrddss iinn EElleeccttrroonniicc SSyysstteemm

Em 2012, o Departamento de Gestão do SAESP concluiu sua participação no

Projeto InterPARES — sigla em inglês para Pesquisa Internacional sobre Documentos

Arquivísticos Autênticos Permanentes em Sistema Eletrônico — desenvolvido pela

Universidade de British Columbia, no Canadá. Iniciado em 1999, o Projeto contou com

a participação de equipes interdisciplinares (Arquivologia, Artes, Biblioteconomia,

Comunicações, Direito, História, Tecnologia da Informação, etc.), integradas por

estudantes e profissionais de instituições públicas e privadas da África, das Américas,

da Ásia e da Europa.

Coordenado pela arquivista canadense Luciana Duranti, o InterPARES teve

como principal objetivo desenvolver conhecimento teórico-metodológico essencial à

formulação de estratégias, políticas e padrões capazes de assegurar a preservação e o

acesso por longo prazo de documentos arquivísticos autênticos produzidos e/ou

gerenciados eletronicamente.

O Brasil passou a colaborar com os estudos do InterPARES no ano de 2007,

quando o Arquivo Nacional assumiu a coordenação do TEAM Brasil. Esta equipe contou

com a participação do Ministério da Saúde, da UNICAMP, da Câmara dos Deputados,

da Prefeitura de Porto Alegre e do Arquivo Público do Estado de São Paulo.








PABX: 2089-8100

70

O Arquivo Público, por meio do Departamento de Gestão do SAESP, ingressou

no InterPARES como parceiro de pesquisa em 2010, data em que assinou acordo de

cooperação técnica com o Arquivo Nacional. A participação do Arquivo Público no

Projeto consistiu, principalmente, no estudo do Sistema Informatizado Unificado de

Gestão Arquivística de Documentos e Informações do Governo do Estado de São

Paulo, mais conhecido como SPdoc.

Para desenvolver o estudo sobre o SPdoc, a equipe do Departamento de Gestão

do SAESP aplicou o conhecimento teórico-metodológico elaborado nas duas primeiras

fases do Projeto InterPARES.

O estudo foi dividido, basicamente, em duas fases.

A primeira delas consistiu numa ampla análise do contexto no qual o SPdoc está

inserido. Nesta etapa, foram esmiuçadas as informações obtidas sobre a constituição

e funcionamento do Comitê Gestor do SPdoc, bem como sobre as cerca de 13.000

unidades produtoras de documentos da Administração Pública Paulista que

potencialmente serão atendidas pelo SPdoc.

Na segunda parte do estudo, foi realizada a análise do SPdoc, a partir dos

parâmetros definidos pelo InterPARES para sistemas de gestão de documentos

arquivísticos.

O estudo foi concluído com a elaboração de um plano de ação que indicou,

entre outras medidas imperativas para o aprimoramento do SPdoc, a análise de

conformidade do Sistema com a Instrução Normativa APE/SAESP – 1/2009.


1. Conclusão do Relatório Final da pesquisa (disponível no sítio do Projeto:

http://www.interpares.org/ip3/ip3_case_studies.cfm).

2. Tradução para o inglês do Relatório Final da pesquisa.

3. Apresentação dos resultados do estudo de caso no evento de encerramento das

atividades do TEAM Brasil, realizado, no dia 24/10, no âmbito dos Fóruns

Permanentes de Ciência e Tecnologia da UNICAMP, organizado pelo Arquivo Central

do Sistema de Arquivos (Siarq) da UNICAMP em parceria com a Comissão de Gestão

de Preservação de Documentos Digitais da Universidade, e com o Arquivo Nacional.








PABX: 2089-8100

71

4. Redação de notícia sobre o encerramento do Projeto InterPARES.

AAssssiissttêênncciiaa TTééccnniiccaa aaooss ÓÓrrggããooss ddoo SSAAEESSPP

O Núcleo de Assistência Técnica aos Órgãos do SAESP, do Centro de Gestão

Documental, é responsável pela orientação dos órgãos integrantes do SAESP na

formulação e na implementação de programas de gestão, acesso e preservação de

documentos. Para tanto, o Núcleo analisa e promove a adequação das propostas de

planos de classificação e tabelas de temporalidade de documentos; orienta quanto aos

procedimentos de: identificação e elaboração da tabela de documentos, dados e

informações sigilosas e pessoais; de eliminação, transferência e recolhimento de

documentos; e de operação de sistema informatizado de gestão arquivística de

documentos (Decretos nº 54.276/2009 e nº 58.052/2012).

O desenvolvimento desse trabalho é feito em colaboração com as Comissões de

Avaliação de Documentos e Acesso - CADA, grupos permanentes e multidisciplinares

instituídos nos órgãos integrantes do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo -

SAESP para atuarem na implementação da política estadual de gestão de documentos

e acesso à informação (Decretos nº 29.838/1989 e nº 58.052/2012).


1. Acompanhamento das 92 Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso -

CADA, 76 Subcomissões e 10 Grupos de Trabalho instituídos na Administração

Pública Paulista, conforme os Decretos nº 29.838/1998, nº 48.897/2004 e nº

58.052/2012:

1.1. Foram encaminhados 93 ofícios aos órgãos e entidades da Administração

Pública Estadual, ao Ministério Público, à Defensoria Pública e à Assembleia

Legislativa, com o objetivo de informar sobre a Lei Federal nº 12.527/2011 que

regula o acesso à informação pública (em 1º de março).








PABX: 2089-8100

72

1.2. Foram encaminhados 16 ofícios aos órgãos e entidades do Governo do Estado

de São Paulo solicitando a instituição ou a reestruturação das respectivas CADA

(em 2 de maio).

1.3. Foi encaminhado um ofício circular para todos os órgãos e entidades da

Administração Pública Paulista solicitando a instituição da Comissão de Avaliação de

Documentos e Acesso - CADA, nos termos do Decreto nº 58.052/2012 e

informando sobre a nomeação do responsável pelo Serviço de Informações ao

Cidadão - SIC e sobre a elaboração do Catálogo de Sistemas e Bases de Dados da

Administração Pública do Estado de São Paulo - CSBD (em 22 de junho).

1.4. Foram monitoradas, por meio do Diário Oficial do Estado de São Paulo, todas

as publicações de atos normativos (portarias, resoluções, etc.) referentes às

Comissões de Avaliação de Documentos e Acesso - CADA dos diversos órgãos e

entidades da Administração Paulista. Ao todo foram publicados 163 atos

normativos acerca da instituição ou reestruturação das Comissões, Subcomissões

e Grupos de Trabalho.

Relação das Comissões, Subcomissões e Grupos de Trabalho

instituídos ou reestruturados até 30 de novembro de 2012

Número

Sequencial Órgão / Entidade Ato Normativo Publicação do D.O.E.

01 Hospital das Clínicas de Botucatu Ofício nº 008/2012 – SHCFMB, de 09//01/2012

__

02 Fundação CASA (Subcomissão) Portaria Administrativa nº 18, de 13/01/2012

14/01/2012, p. 122

03 Secretaria de Desenvolvimento Social Resolução SEDS nº 03, de 20/01/2012

01/02/2012, p. 39

04 Secretaria dos Direitos da Pessoa com Deficiência

Resolução SEDPcD nº 02, de 06/02/2012

08/02/2012, p. 23

05 CETESB Resolução nº 007/2012/P, de 31/01/2012

__

06 Secretaria de Agricultura e Abastecimento (Coord. de Assistência Técnica Integral – Grupo de Trabalho)

Portaria CATI nº 05, de 19/03/2012

21/03/2012, p. 27

07 IAMSPE Portaria IAMSPE nº 06, de 20/03/2012

22/03/2012, p.5

08 Secretaria de Agricultura e Abastecimento

(APTA – ITAL – Grupo de Trabalho)

Portaria ITAL-DG nº 011, de 22/03/2012

24/03/2012, p. 20

09 IMESC Portaria nº 03 – S – IMESC, de 23/03/2012

24/03/2012, p. 10

10 EMPLASA CT.PRE-016/12, de 19/03/2012 __

11 PROCON Portaria Interna da Diretoria Executiva nº 33, de 23/03/2012

27/03/2012, p. 8

12 Secretaria de Planejamento e Desenvolvimento Regional

Resolução SPDR nº 03, de 27/03/2012

28/03/2012, p. 4

13 Fundação CASA (Subcomissão da Diretoria Administrativa)

Portaria Administrativa nº 211, de 27/03/2012

28/03/2012, p. 7

14 Secretaria dos Transportes Metropolitanos Resolução nº 038, de 03/04/2012

04/04/2012, p. 53








PABX: 2089-8100

73

15 Secretaria de Agricultura e Abastecimento (Instituto de Zootecnia - Grupo de Trabalho)

Portaria IZ nº 33, de 04/04/2012 05/04/2012, p 44

16 IPESP Portaria do Superintendente, de 02/04/2012

06/04/2012, p. 28

17 Secretaria da Justiça e Defesa da Cidadania Resolução SJDC nº 015, de 05/04/2012

06/04/2012, p. 17

18 Secretaria dos Transportes Metropolitanos Resolução nº 038, de

03/04/2012 (Republicação) 10/04/2012, p. 45

19 Procuradoria Geral do Estado Resolução PGE nº 10, de 10/04/2012

11/04/2012, p. 47

20 Ministério Público Portaria nº 3183/2012, de 13/04/2012

14/04/2012, p. 41

21 Secretaria de Segurança Pública (Subcomissões)

Resolução SSP nº 55, de 24/04/2012

25/04/2012, p. 15

22 Secretaria de Segurança Pública Resolução SSP nº 56, de 24/04/2012

25/04/2012, p. 15

23 Empresa Metropolitana de Transportes Urbanos (EMTU)

Ato do Presidente AP/53/2011, de 12/09/2011

Comunicado apenas em 20/05/2012

24 Secretaria de Turismo Resolução ST nº 4, de 03/05/2012

04/05/2012, p. 129

25 Secretaria da Fazenda Resolução SF nº 32, de 02/05/2012

04/05/2012, p. 49

26 Ministério Público Portaria nº 4247/2012, de 07/05/2012

08/05/2012, p. 62

27 Secretaria da Administração Penitenciária Resolução SAP nº 100, de 11/05/2012

12/05/2012, p. 23

28 Instituto Biológico Portaria IB nº 12, de 14/05/2012 15/05/2012, p. 47

29 SPPREV Portaria SPPREV nº 99, de 07/05/2012

16/05/2012, p. 21

30 Assembleia Legislativa Processo RG nº 09247/96 18/05/2012, pp. 31-32


22/05/2012, p. 9

32 SUCEN Portaria do Superintendente Interino s/nº, de 15/05/2012

30/05/2012, p. 59

33 ARSESP Deliberação ARSESP nº 337, de 30/05/2012

05/06/2012, p. 3

34 METRÔ Ato do Diretor Presidente nº 180/2012, de 06/06/2012.

__

35 UNESP Portaria UNESP nº 333, de 05/06/2012

13/06/2012, p. 71

36 Hospital das Clínicas da Faculdade de Medicina de Ribeirão Preto

Portaria HCRP nº 167, de 11/06/2012

13/06/2012, p. 60

37 Secretaria do Meio Ambiente Resolução SMA nº 47, de 11/06/2012

13/06/2012, p. 63

38 Instituto de Pesquisas Tecnológicas – IPT Pres-Dir-029/2012, de 14/06/2012

__

39 Companhia de Seguros do Estado de São Paulo - COSESP

Resolução da Presidência nº 003/2012, de 14/06/2012

__

40 Fundação Pró-Sangue - Hemocentro Portaria nº 07, de 14/06/2012 15/06/2012, pp. 61-62


15/06/2012, p. 38

42 Fundação CASA Portarias Administrativas nº 437 e 438, de 14/06/2012

15/06/2012, p. 35

43 DERSA – Desenvolvimento Rodoviário S.A. Portaria DERSA PR/PR 001/2012, de 14/06/2012 (Caderno Empresarial)

16/06/2012, p. 36

44 Instituto Lauro de Souza Lima – Bauru (Subcomissão + dois grupos de trabalho)

Portaria do Diretor, de 15/06/2012

16/06/2012, p. 55

45 Secretaria de Logística e Transportes Resolução SLT 007, de 12/06/2012

16/06/2012, p. 56

46 Departamento Hidroviário (Subcomissão) Portaria – ST-DH-094, de 15/06/2012

16/06/2012, p. 57

47 Fundação para a Conservação e a Produção Florestal do Estado de São Paulo

Portaria FF 067, de 15/06/2012 16/06/2012 , p. 64








PABX: 2089-8100

74

48 Fundação Parque Zoológico de São Paulo Portaria FPZSP – 21, de 15/06/2012

16/06/2012, p. 64

49 Saneamento e Recursos Hídricos Resolução SSRH nº 10, de 15/06/2012

16/06/2012, p. 67

50 PRODESP R.D. 24.259/2012, de 18/06/2012

__

51 CPTM Ato do Presidente – AP 4885, de 18/06/2012

__

52 Fundação Prefeito Faria Lima – Centro de Estudos e Pesquisas de Administração Municipal - CEPAM

Portaria FPFL/CEPAM nº 24, de 13/06/2012

19/06/2012, p. 36

53 Companhia Docas de São Sebastião Ato do Diretor Presidente, de 19/06/2012 (Caderno Empresarial)

19/06/2012, p. 55

54 CEETEPS Portaria CEETEPS nº 339, de 18/06/2012

19/06/2012, p. 77

55 Fundação Centro de Atendimento Socioeducativo ao Adolescente (Subcomissão)

Portaria Administrativa – 449, de 19/06/2012

20/06/2012, p. 08

56 Secretaria do Desenvolvimento Metropolitano

Resolução SDM nº 05, de 22/06/2012

23/06/2012, p. 13

57 Instituto Geológico (Subcomissão) Portarias do Diretor Geral IG nº 29, de 22/06/2012

23/06/2012, p. 44

58 Procuradoria Geral do Estado Resolução PGE 21, de 25/06/2012

26/06/2012, p. 44

59 Lauro de Souza Lima – Bauru (Subcomissão + dois grupos de trabalho)

Portaria do Diretor, de 15/06/2012 (Republicação no DO)

26/06/2012, p. 36

60 Imprensa Oficial do Estado S/A Portaria do Diretor-Presidente nº 08/12, de 25/06/2012

27/06/2012, p. 5

61 Agência Metropolitana de Campinas Portaria AMC – 2, de 26/06/2012 27/06/2012, p. 26

62 Secretaria da Habitação Resolução SH-32, de 26/06/2012

27/06/2012, p. 54

63 Instituto de Botânica (Subcomissão) Portaria IBT / 008 / 2012 27/06/2012, p. 55

64 Secretaria de Desenvolvimento Econômico, Ciência e Tecnologia

Resolução SDECT nº 05/2012, de 25/06/2012

27/06/2012, pp. 53-54

65 Companhia Paulista de Obras e Serviços – CPOS

Ato do Diretor-Presidente (Caderno Empresarial)

27/06/2012, p. 45

66 Secretaria de Gestão Pública Resolução SGP nº 31, de 15/06/2012

20/06/2012, p. 06

67 Fundação SEADE Resolução Normativa nº 019/2012, de 14/06/2012

__

68 CDHU Ato do Presidente AP/033/2012, de 05/06/2012

__

69 CPOS Ato da Presidência – AP/013/2012, de 04/06/2012

__

70 Fundo Social de Solidariedade do Estado de São Paulo – FUSSESP

Portaria FUSSESP / GP nº 01, de 29/06/2012

03/07/2012, pp. 01 e 03

71 Departamento Estadual de Trânsito – DETRAN

Portaria Detran n° 825, de 26/06/2012

28/06/2012, p. 6

72 Fundação de Previdência Complementar do Estado de São Paulo - SPPREVCOM

Portaria PREVCOM nº 21/06/2012, de 15/06/2012

16/06/2012, p. 33

73 IPESP Portaria IPESP nº 023/2012, de 15/06/2012

16/06/2012, p. 32

74 Secretaria de Energia Resolução SEE nº 02, de 03/07/2012

04/07/2012, pp. 01 e 03

75 Agência Metropolitana da Baixada Santista – AGEM

Portaria AGEM nº 03, de 03/07/2012

04/07/2012, p. 22

76 Fundação de Apoio ao Ensino, Pesquisa e Assistência do HCRP (subcomissão)

Resolução FAEPA nº 42, de 03/07/2012

04/07/2012, p. 52


05/07/2012, p. 75

78 Fundação Parque Zoológico de São Paulo Ofício FPZSP nº 159/2012, de 29/06/2012

Republicação

79 Imprensa Oficial do Estado de São Paulo Portaria 11/12, de 05/07/2012 06/07/2012, p. 04








PABX: 2089-8100

75

80 Fund. De Apoio ao Ensino, Pesquisa e Assistência do Hospital das Clínicas – Ribeirão Preto

Resolução Faepa – 42, de 03/07/2012

04/07/2012, p. 52

81 Instituto Geológico (subcomissão) Portaria do Diretor Geral, de 04/07/2012

06/07/2012, p. 55

82 Fundação do Desenvolvimento Administrativo - Fundap

Portaria nº 06/2012, de 05/07/2012

12/07/2012, p. 13

83 Secretaria dos Direitos da Pessoa com Deficiência

Resolução SEDPcD nº6, de 06/07/2012

11/07/2012, p. 18

84 Instituto de Pesos e Medidas do Estado de São Paulo – IPEM

Portaria IPEM-SP nº112, de 06/07/2012

11/07/2012, p. 07

85 EMAE Boletim Interno da Presidência nº 20, de 11/07/2012

__

86 Instituto Florestal (Subcomissão) Portaria de 11-07-2012 13/07/2012, p. 64 e 65

87 Departamento Aeroviário do Estado de São Paulo

Portaria DAESP – 54, de 16/07/2012

17/07/2012, p. 29

88 Secretaria da Fazenda Resolução SF, de 16/07/2012 17/07/2012, p. 12 e 13

89 Instituto Geológico – Revoga a Portaria do Diretor Geral IG nº 29, de 22/06/2012 (subcomissão)


18/07/2012, p. 53

90 IAMSPE Portaria IAMSPE 17, de 10/07/2012

18/07/2012, pp. 4-5

91 INVESTE-SP Carta DIR nº 52/12, de 12/07/2012

__

92 ARTESP Portaria ARTESP nº 12, de 18/07/2012

20/07/2012, p. 55

93 Instituto de Pagamentos Especiais de São Paulo – IPESP

Portaria do Superintendente, de 20/07/2012

24/07/2012, p. 34

94 Secretaria de Logística e Transportes Resolução SLT nº 10, de 23/07/2012

24/07/2012, pp. 48-49

95 Secretaria de Emprego e Relações do Trabalho

Resolução SERT nº 16, de 17/07/2012

27/07/2012, p. 5

96 Secretaria de Esporte, Lazer e Juventude Resolução SELJ nº 15, de 26/07/2012

28/07/2012, p. 44

97 FAMEMA Portaria FAMEMA nº 42, de 12/04/2012

__

98 CPETUR PRD/DAF/005/2012, de 19/06/2012

__

99 Secretaria da Educação Resolução 76, de 30/07/2012 31/07/2012, p. 38

100 Instituto de Botânica Portaria do Diretor, de 30/07/2012

31/07/2012, p. 61

101 Secretaria de Esporte, Lazer e Juventude Resolução SELJ nº 15, de 26/07/2012

01/08/2012, p. 52

102 FDE Portaria nº 080/2012, de 20/06/2012

__

103 EMPLASA Diretoria Colegiada da EMPLASA em Reunião, de 24/05/2012

__

104 Desenvolve - SP Circularnº 003/2012, de 19/06/2012

__

105 Secretaria de Agricultura e Abastecimento Resolução SAA – 56, de 01/08/2012

02/08/2012, p. 68

106 Hospital das Clínicas da Faculdade de Medicina da USP

Portaria do Superintendente, de 01/08/2012

02/08/2012, p. 83

107 FUNDAP Portaria RH, de 02/08/2012 – Portaria nº 08/2012 (Inclusão / Substituição)

03/08/2012


09/08/2012, p. 38

109 Secretaria de Desenvolvimento Econômico, Ciência e Tecnologia

Resolução SDECT nº 05, de 25/06/2012 (republicação)

09/08/2012, p. 71

110 Secretaria de Transportes Metropolitanos Resolução STM nº 73, de 08/08/2012

09/08/2012, p. 95

111 Fundação Padre Anchieta Portaria nº 001/PR/2012, de 25/05/2012

__

112 Casa Militar Resoluções de 07/08/2012 09/08/2012, p. 3








PABX: 2089-8100

76

113 CETESB Resolução 050/2012/P 13/07/2012

114 EMTU Ato do Presidente AP / 43/2012, de 15/06/2012

__

115 CESP Comunicado da Presidência nº 04, de 15/06/2012

__

116 ARTESP Portaria ARTESP 14, de 07/08/2012

10/08/2012, p. 95

117 Secretaria da Justiça e Defesa da Cidadania Resoluções SJDC nº 037, de 09/08/2012

10/08/2012, p. 10

118 CEPAM Portaria FPFL / CEPAM nº 33, de 08/08/2012

10/08/2012, p. 06

119 FAPESP Portaria PR nº 08/2012, de 06/08/2012 (instituição)

__

120 FAPESP Portaria PR nº 09/2012, de 06/08/2012 (membros)

__

121 Secretaria do Meio Ambiente - Coordenadoria de Educação Ambiental (Subcomissão)

Portaria CEA – 07, de 02/07/2012

11/08/2012, p. 39

122 Secretaria de Segurança Pública Resolução SSP – 113, de 13/08/2012

14/08/2012, p. 06

123 FAPESP Portaria PR nº 08/2012, de 06/08/2012 (instituição DO)

14/08/2012, p. 40


15/08/2012, pp. 36, 37

125 Hospital das Clínicas da Faculdade de Medicina de Ribeirão Preto da USP

Portaria HCRP – 196, de 07/08/2012

15/08/2012, p. 62

126 FAPESP Portaria PR nº 08/2012, de 06/08/2012 (Republicação)

15/08/2012, p. 35

127 FAMEMA Portaria FAMEMA nº 121/12, de 13/08/2012

15/08/2012, p. 35

128 SUTACO Portaria nº 9, de 15/08/2012 16/08/2012, p. 23

129 DER Portaria SUP/DER – 055/08/2012 16/08/2012, p. 76, 77

130 Casa Civil Resolução de 16/08/2012 (Designa membros da CADA)

16/08/2012, p. 01

131 DER Portaria SUP/DER – 055 – 15/08/2012 (Retificação)

18/08/2012, p. 34

132 Universidade de São Paulo Portaria GR nº 5812, de 20/08/2012

21/08/2012, pp. 33, 34

133 PROCON Portaria Interna da Diretoria Executiva nº 103, de 14/08/2012

21/08/2012, p. 07

134 DER Portaria SUP/DER – 055, de 15/08/2012 (Retificação)

21/08/2012, p. 30

135 Hospital das Clínicas da Faculdade de Medicina de Botucatu

Resolução SHCFMB – 2, de 20/08/2012

22/08/2012, p. 44

136 Hospital das Clínicas da Faculdade de Medicina de Botucatu

Portaria SHCFMB – 22, de 20/08/2012

22/08/2012, p. 44

137 Secretaria do Emprego e Relações do Trabalho

Resolução SERT nº 19, de 20/08/2012

23/08/2012, p. 29

138 Secretaria de Segurança Pública Resolução SSP – 117, de 27/08/2012

28/08/2012, pp. 06 e 07

139 SEADE Resolução Normativa nº 026/2012, de 20/08/2012

__

140 Secretaria de Segurança Pública Resolução SSP – 117, de 27/08/2012 (Republicação)

29/08/2012, p. 21

141 Unesp Portaria UNESP – 555, de 31/08/2012

01/09/2012, p. 41

142 Secretaria da Educação Resolução SE 88, de 04/09/2012 05/09/2012, p. 36

143 Desenvolve – SP Circular nº 005/2012, de 04/09/2012

06/09/2012, p. 23

144 IAMSPE (Grupo de Trabalho TTD – Fim) Portaria IAMSPE 27, de 05/09/2012

12/09/2012, p. 21

145 Defensoria Pública Ato da Defensoria Pública do Estado, de 12/09/2012

13/09/2012, p. 52

146 Secretaria da Cultura Resolução SC – 71, de 11/09/2012

14/09/2012, p. 35








PABX: 2089-8100

77

147 Hospital Infantil Cândido Fontoura (Comissão que deveria ser Subcomissão)

Portaria HICF – 22, de 17/09/2012

18/09/2012, p. 26

148 CPOS Portaria CPOS – 23, de 15/08/2012

19/09/2012, p. 06

149 DAEE Portaria DAEE – 2195, de 21/09/2012

22/09/2012, p. 43

150 Companhia de Processamentos de Dados - Prodesp

Resolução de Diretoria nº 24.259/2012 de 05/06/2012

22/09/2012, pp. 23, 24

151 Secretaria da Justiça e Defesa da Cidadania Resolução SJDC nº 045, de 26/09/2012

27/09/2012, pp. 03, 04

152 Caixa Beneficente da Polícia Militar do Estado - CBPM

Portaria 1000-0003/2012-S, de 26/09/2012

27/09/2012, pp. 06, 07

153 Secretaria da Justiça e Defesa da Cidadania Resolução SJDC nº 051, de 26/09/2012 (Retificação da Res. SJDC nº 045)

28/09/2012, p. 12

154 FAMERP Portaria FAMERP n° 095, De 21/09/2012

29/09/2012, p. 43

155 Imprensa Oficial do Estado - IMESP Portaria IMESP – 19, de 28/09/2012

29/09/2012, p. 04

156 UNICAMP Portaria GR nº 30/2012, de 13/04/2012

___

157 HC Ribeirão Preto (Subcomissão) Portaria Conjunta HCRP – 241, de 01/10/2012

02/10/2012, p. 27

158 Coordenadoria de Defesa Agropecuária (Subcomissão)

Portaria CDA nº 19, de 13/11/2012

15/11/2012, p. 28

159 Hospital Infantil Cândido Fontoura (Portaria do Diretor, tornando sem efeito a portaria 22, de 17/09/2012)


31/10/2012, p. 43

160 SPPREV Portaria SPPREV nº 240, de 22/11/2012

23/11/2012, p. 48

161 DERSA Portaria DERSA PR/PR 005/2012, de 23/11/2012

29/11/2012, p.29

162 Hospital Nestor Goulart Reis – Américo Brasiliense (Subcomissão)

Portaria do Diretor Técnico de Saúde III, de 06/12/2012

07/12/2012, p. 67

163 Imprensa Oficial do Estado - IMESP Portaria Imesp – 26, de 17/12/2012

18/12/2012, p. 05

2. Realização de 288 atendimentos, sendo 257 aos órgãos e entidades

integrantes do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo: 82 por telefone e

175 por e-mail; e 31 atendimentos aos demais consulentes: 3 por telefone e 28

por e-mail.

3. Realização de 13 reuniões de trabalho:

Quadro Demonstrativo das Reuniões de Trabalho

Reunião nº 01 – Ministério Público do Estado de São Paulo

Local: Ministério Público do Estado de São Paulo - Subprocuradoria-Geral de Justiça Institucional

Endereço: Rua Riachuelo, 115 - 8º andar - São Paulo - SP

Data: 19/07/2012

Participantes: Bruna Attina e Caio Graco V. Cobério (Núcleo de Assistência Técnica aos Órgãos do SAESP),

Alexandre Rocha A. de Moraes (Assessor do Procurador-Geral de Justiça e coordenador da CADA), Renata T. Y.

Watanabe (Arquivo do MPSP e membro da CADA), Karina Santos de Oliveira (Memorial do MPSP)

Tema: Análise prévia sobre curso de preservação documental no Memorial do MPSP.








PABX: 2089-8100

78

Reunião nº 02 – Arquivo Público do Distrito Federal

Local: Arquivo Público do Estado de São Paulo

Endereço: Rua Voluntários da Pátria, 596 – Santana – São Paulo

Data: 18/07/2012

Participantes: Bruna Attina e Caio Graco V. Cobério (Núcleo de Assistência Técnica aos Órgãos do SAESP),

Cristiane de Assis Portela e Guilherme de Azevedo (Arquivo Público do Distrito Federal)

Tema: Informações Gerais sobre gestão documental no Estado de São Paulo.

Reunião nº 03 – Hospital das Clínicas da Faculdade de Medicina de Ribeirão Preto da Universidade de

São Paulo (HCRP), Fundação de Apoio ao Ensino, Pesquisa e Assistência ao HC-RP (FAEPA) e Fundação

Hemocentro de Ribeirão Preto (FUNDHERP)



Data:

Participantes: Bruna Attina e Alexandre Bianchi (Núcleo de Assistência Técnica aos Órgãos do SAESP), Josival

Soares e Mauricio Dias (Centro de Arquivo Administrativo), Ivone Menossi (Comissão de Avaliação de Documentos e

Acesso do HCRP), Sidnei Alexandre Ramos (FAEPA), Ana Paula R. Diniz e Silvia Elanie Corbacho (FUNDHERP)

Tema: A participação da referidas fundações no Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo

Reunião nº 4 – Secretaria dos Transportes Metropolitanos

Local: Secretaria dos Transportes Metropolitanos

Endereço: Rua Boa Vista, nº 175, 10º andar - Bloco B, Centro - São Paulo

Data: 21/08/2012

Participantes: Bruna Attina (Diretora do Núcleo da Assistência Técnica aos Órgãos do SAESP do DGSAESP),

Cláudia Alves Freitas (Companhia Paulista de Trens Metropolitanos - CPTM), Elisangela Mendes Queiroz (Executivo

Público do Centro de Gestão Documental do DGSAESP), Graciele Keri Beleini (Companhia do Metropolitano de São

Paulo - Metrô), Hilda Delatorre (Diretora do Centro de Gestão Documental do DGSAESP), Humberto Moniz Calouro

(Executivo Público do Núcleo de Processamento Técnico do DGSAESP), Isabel Cristina M. Nishitani (Companhia do

Metropolitano de São Paulo - Metrô), Janaina Le Martim (Empresa Metropolitana de Transportes Urbanos - EMTU),

Karina Cristiane de Albuquerque (Diretora do Processamento Técnico do DGSAESP), Kowqa Iha (Empresa

Metropolitana de Transportes Urbanos - EMTU), Luiz Cláudio D'Agostino (Executivo Público do Núcleo de Registro e

Empréstimo do DGSAEP), Luiz Roberto dos Santos (Chefe de Gabinete da Secretaria dos Transportes

Metropolitanos), Maria Luiz Vauz (Secretaria dos Transportes Metropolitanos), Marta L. D. Oliveira (Serviço de

Informações ao Cidadão da Secretaria de Transportes Metropolitanos), Melina Kurcgant Milzu Bonutti (Ouvidoria da

Secretaria dos Transportes Metropolitanos), Roberto Arantes (Serviço de Informações ao Cidadão da Secretaria dos

Transportes Metropolitanos), Sergio A. Ortona (Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso da Companhia do

Metropolitano de São Paulo - Metrô)

Tema: Adequação das informações referentes ao Decreto nº 58.052/2012, que regulamenta a Lei Federal

12.527/2011.

Reunião nº 05 – Secretaria de Gestão Pública



Data: 06/09/2012

Participantes: Ieda Pimenta Bernardes, Hilda Delatorre, (Centro de Gestão Documental), Bruna Attina, Caio

Graco, Silmara Vilalba (Núcleo de Assistência Técnica aos Órgãos do SAESP), Luciana Durand Negro e Gabriela








PABX: 2089-8100

79

Toledo da Silva (CADA da Secretaria de Gestão Pública)

Tema: Dúvidas (Conceitos de Atividades Meio e Atividades Fim)

Reunião nº 06 – Secretaria de Gestão Pública



Data: 17/09/2012

Participantes: Hilda Delatorre (Centro de Gestão Documental), Alexandre Bianchi, Bruna Attina, Caio Graco

(Núcleo de Assistência Técnica aos Órgãos do SAESP), Carlos Salgado, Claudia Santana Victório, Gabriela Toledo da

Silva, Maria Isabel de Lima (CADA da Secretaria de Gestão Pública) e Eduardo Baider (Secretaria de Gestão Pública)

Tema: Orientações gerais sobre os trabalhos da CADA

Reunião nº 07 – Defensoria Pública



Data: 26/09/2012

Participantes: Alexandre Bianchi, Bruna Attina e Caio Graco (Núcleo de Assistência Técnica aos Órgãos do SAESP);

Denis Carlos de Paula Artega, Kathya Beja Romero, Luciana Jordão da Motta A. de Carvalho e Ricardo Yamada

(membros da CADA da Defensoria Pública do Estado de São Paulo)

Tema: Orientações gerais acerca da política de gestão documental no estado de São Paulo

Reunião nº 08 – Secretaria da Fazenda



Data: 05/10/2012

Participantes: DGSAESP: Ieda Pimenta Bernardes (Diretora Técnica do Departamento de Gestão Documental do

SAESP), Hilda Delatorre, Alexandre Bianchi, Elisângela Queiroz e Bruna Attina (Centro de Gestão Documental),

Camila Brandi (Centro de Assistência aos Municípios); Secretaria da Fazenda: Leonor Corrêa da Cunha Domingues

(Coordenadora da CADA), Alexandre Palmeira Mendonça, Carlos Jacinto Pellegrino, Diogo Colombo de Braga,

Iracema Paes Landim, Augusto Jerônimo Martins, Juliano Montenegro Martins, Marcelo Lemos Correia, Maria

Dorotéia Ribeiro, Edneusa Santana, Karina Maria Ramos, Gabriel Luis Lassa, Eduardo do Amaral e Henrique

Pauletti(membros da CADA da Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo)

Tema: Orientações acerca do arquivamento e da natureza de e-mail e outros documentos

Reunião nº 09 – Fundação para o Desenvolvimento da Educação - FDE


Endereço:Rua Voluntários da Pátria, 596 – Santana – São Paulo

Data: 09/10/2012

Participantes: Alexandre Bianchi, Bruna Attina, Caio Graco e Silmara Vilalba (Núcleo de Assistência Técnica aos

Órgãos do SAESP); Sergio H. Ishikawa, Simone Gonçalves, Maria Mariluce Dias, Elaine Leite de Lima, Andrea

Primolan, Alberto Ishikawa, Conceição MitieKodama, Magda Nieto e Regiane Pessoa Lima (membros da CADA da

Fundação para o Desenvolvimento da Educação - FDE)


Reunião nº 10 – Fundação Hemocentro – Pró-Sangue



Data: 10/10/2012








PABX: 2089-8100

80

Participantes: Alexandre Bianchi, Bruna Attina, Caio Graco e Silmara Vilalba (Núcleo de Assistência Técnica aos

Órgãos do SAESP); Ernani Alberto Ferreira Santiago, Antônio Carlos Magnanelli, Marcelo Nunes Pereira, Maria

Luciene Oliveira, Paulo Flavio Bertechini Gomes e Denis Alessandro da Silva (Membros da CADA da Fundação Pró-

Sangue Hemocentro)


Reunião nº 11 – Fundação Padre Anchieta



Data: 19/10/2012

Participantes: Alexandre Bianchi, Bruna Attina e Silmara Vilalba (Núcleo de Assistência Técnica aos Órgãos do

SAESP); Ailton Levindo de Oliveira, Augusto Saraiva da Silva, Ednaldo Duarte Silva, Fernando Marques Arão e Maria

Yeda dos Santos Prije (Membros da CADA da Fundação Padre Anchieta), Júlio Antônio Oliveira e Marina de Souza

(SIC da Fundação Padre Anchieta)


Reunião nº 12 – Superintendência do Trabalho Artesanal nas Comunidades - SUTACO



Data: 31/10/2012

Participantes: Alexandre Bianchi, Bruna Attina e Silmara Vilalba (Núcleo de Assistência Técnica aos Órgãos do

SAESP); Maria Edvania Venceslau Santos, Josilene Ataíde, Bernadete Santos Araújo, Maria de Macedo Porta e

Marlene Augusta Santos da Costa (Membros da CADA da SUTACO).


Reunião nº 13 – Caixa Beneficente da Polícia Militar do Estado de São Paulo - CBPM



Data: 05/11/2012

Participantes: Alexandre Bianchi, Bruna Attina, Hilda Delatorre e Silmara Vilalba (Centro de Gestão Documental do

DGSAESP); Antonio Benedito dos Passos (Coordenador da CADA), Antonia Aparecida de Oliveira, Edna Perini

Camargo, Gilson Porfírio de Sousa e José Moreno Filho (membros da CADA da CBPM).


4. Realização de 2 visitas técnicas:

3º Batalhão de Policiamento Metropolitano – Polícia Militar (Secretaria de

Segurança Pública);

Instituto de Assistência Médica ao Servidor Público Estadual - IAMSPE.

5. Elaboração de 2 Pareceres Técnicos:

Parecer Técnico DGSAES nº 14/2012: Hospital Geral de São Mateus Dr. Manoel

Bifulo - Secretaria da Saúde. Parecer sobre a verificação dos danos causados a








PABX: 2089-8100

81

cerca de 204.000 Fichas de Atendimento Ambulatorial do ano de 2003 pelas chuvas

de fins de 2011 e início de 2012.

Parecer Técnico DGSAESP nº 26/2012: IASMPE (Instituto de Assistência Médica

ao Servidor Público Estadual). Parecer sobre o estado de documentação danificada

por infiltração de água e esgoto em meados de 2011. A documentação contaminada

é composta por prontuários médicos de servidores inativos ou de pacientes

atendidos (que não são servidores públicos estaduais) via SUS - Sistema Único de

Saúde.

6. Foram analisados, aprovados e publicados pelos órgãos e entidades integrantes do

SAESP 231 Editais de Ciência de Eliminação de Documentos no Diário Oficial do

Estado, autorizando a eliminação de 59.240 caixas de arquivo, que equivalem a

8.240,33 metros lineares, ou 412,0165 toneladas de documentos:

Quadro Demonstrativo dos Editais de Ciência de Eliminação de Documentos até 30 de novembro de 2012

Número sequencial

Órgão/nº Edital Publicação/página Quantidade

1 Secretaria de Administração Penitenciária, Edital nº 01/2012

DOE de 24/01/2011, p. 52 90 caixas

12,6 metros lineares

2 Ministério Público (Getulina), Edital nº 01/2012

DOE de 28/01/2012, p. 56 14 caixas 1,94 metros lineares

3 Ministério Público (Itararé), Edital nº 02/2012


4 Ministério Público (Catanduva), Edital nº 03/2012

DOE de 28/01/2012, p. 56-57 02 caixas 0,2235 metros lineares

5 Ministério Público (Biblioteca César Salgado), Edital nº 04/2012


6 Secretaria da Fazenda (CEDC), Edital nº 01/2012


7 Secretaria da Fazenda (CEDC), Edital nº 02/2012


8 Secretaria da Fazenda (DRA/3 - Sorocaba), Edital nº 03/2012

DOE de 08/02/2012, pp. 70-71 568 caixas 56,8 metros lineares

9 Ministério Público (Santa Branca), Edital nº 05/2012


10 Ministério Público (Mogi das Cruzes), Edital nº 06/2012


11 Ministério Público (Centro de Finanças e Contabilidade), Edital nº 07/2012


12 Ministério Público (Guaíra), Edital nº 08/2012


13 Ministério Público (1ª Promotoria de Lorena), Edital nº 09/2012


14 Ministério Público (2ª Promotoria de Lorena), Edital nº 10/2012


15 USP (Instituto de Química), Comunicado s/nº


16 Secretaria do Meio Ambiente (Instituto de Botânica), Edital SMA-IBt nº 01/2012

DOE de 18/02/2012, p. 62 50 caixas

7 metros lineares








PABX: 2089-8100

82


DOE de 23/02/2012, p. 101 Republicação


DOE de 24/02/2012, p. 43 2ª Republicação

19 Ministério Público (4ª Promotoria de Praia Grande), Edital nº 11/2012


20 Ministério Público (Ribeirão Preto), Edital nº 12/2012


21 Ministério Público (Bastos), Edital nº 13/2012


22 Ministério Público (CIPP), Edital nº 14/2012

DOE de 25/02/2012, pp. 46 203 caixas 28,42 metros lineares

23 Centro Paula Souza – CEETPS, Edital nº 01/2012

DOE de 29/02/2012, pp. 59-60 Não informou

24 Secretaria da Fazenda (DRA-10, Marília), Edital nº 04/2012

DOE de 02/03/2012, p. 56 110,75 caixas 15,505 metros lineares

25 Secretaria da Fazenda (DRT-12, ABCD), Edital nº 05/2012


26 Secretaria da Fazenda (DI), Edital nº 06/2012

DOE de 13/03/2012, p. 59 14 caixas

2,5 metros lineares

27 DETRAN, Edital nº 01/2012 DOE de 14/03/2012, p. 74 49 caixas


28 Universidade de São Paulo, Edital s/nº DOE de 14/03/2012, p. 84 204 caixas


29 Ministério Público (Porto Feliz), Edital nº 15/2012


30 Ministério Público (3ª Promotoria de Valinhos), Edital nº 16/2012


31 Universidade de São Paulo (ICMC de São Carlos), Edital s/nº (Lista de Eliminação nº 01/2011)

DOE de 23/03/2012, p. 37 01 caixas



DOE de 23/03/2012, p. 37 10 caixas



DOE de 23/03/2012, p. 37 04 caixas


34 Secretaria de Segurança Pública (Chefia de Gabinete, Seccional de S. J. Rio Preto e Polícia Militar)

DOE de 23/03/2012, p. 7 445 caixas


35 Secretaria de Transportes Metropolitanos, Edital nº 01/2012


36 Secretaria de Transportes Metropolitanos, Edital nº 01/2012

DOE de 13/04/2012, pp. 56-57 Republicação

37 Secretaria da Educação, Edital nº 01/2012

DOE de 17/04/2012, p. 97 6.372 caixas 892,06 metros lineares

38 Casa Civil, Edital nº 01/2012 DOE de 21/04/2012, pp. 87-88 629 caixas


39 Casa Civil, Edital nº 01/2012 DOE de 25/04/2012, pp. 109-

110 Republicação

40 Casa Civil, Edital nº 01/2012 DOE de 26/04/2012, pp. 163-

164 Republicação

41 Fundação CASA, Edital nº 01/2012

DOE de 26/04/2012, pp. 166-167

196 caixas 27,44 metros lineares







45 USP/IEB, Lista de Eliminação de Documentos nº 5, ano 2011


46 Secretaria da Educação, Edital nº 02/2012

DOE de04/05/2012, p. 140









PABX: 2089-8100

83

47 Secretaria de Segurança Pública, Edital nº 02/2012

DOE de 09/05/2012, pp. 87-88 2018 caixas




49 PROCON-SP, Edital nº 01/2012





DOE de 10/05/2012, pp. 116-117




















61 Secretaria de Gestão Pública, Edital nº 02/2012



DOE de 15/05/2012, pp.112-113

Republicação








DOE de 24/05/2012, p. 84-85 136 caixas 19,04 metros lineares



















76 Hospital das Clínicas de Ribeirão Preto, Edital nº 01/2012


77 Secretaria da Saúde, Edital nº 01/2012 DOE de 30/05/2012, p. 94 624 caixas











PABX: 2089-8100

84

79 Secretaria da Fazenda, Edital nº 07/2012 (saiu erroneamente como nº 05/2012)

DOE de 05/06/2012, pp. 77-78 382 caixas


80 Universidade de São Paulo, Lista de Eliminação de Documentos nº 34/2012


81 Secretaria da Fazenda, Edital nº 07/2012 (Retificação)

DOE de 12/06/2012, p. 165 Retificação



83

Secretaria de Segurança Pública, Edital n° 03/2012




85 Ministério Público, Promotoria de Justiça de Pinhalzinho, Edital n° 18/2012


86 Ministério Público, Promotoria de Justiça Cível de Ribeirão Preto, Edital n° 19/2012

DOE de 15/06/2012, p. 94 56 caixas






89 Ministério Público (Promotoria de Justiça de Tatuí), Edital nº 17/2012


90 Ministério Público (Promotoria de Valinhos), Edital nº 20/2012


91 Ministério Público (Promotoria de Jacareí), Edital nº 21/2012


92 Ministério Público (Promotoria de Justiça de Piratininga, Vara Única), Edital nº 22/2012

DOE de 21/06/2012, p. 44 03 caixas


93

Universidade de São Paulo – Serviço de Verificação de Óbitos da Capital, Edital de Eliminação de Documentos nº 02/2012

DOE de 27/06/2012, p. 87 7 caixas


94 Detran, Termo de Eliminação de Documentos 01/2012

DOE de 29/06/2012, p. 09 764 caixas 110 metros lineares

95 PROCON-SP, Edital n° 009/2012 DOE de 07/07/2012, p. 76 230 caixas


96 PROCON-SP, Edital n° 010/2012 DOE de 07/07/2012, pp. 76-77 251 caixas


97 PROCON-SP, Edital n° 011/2012 DOE de 07/07/2012, p. 77 63 caixas








101 Detran, Edital de Eliminação de Documentos 02/2012

DOE de 11/07/2012, p. 03 e 04

574 caixas 81 metros lineares

102 PROCON-SP, Edital n° 009/2012 DOE de 11/07/2012, p. 48 Republicação

103 PROCON-SP, Edital n° 010/2012 DOE de 11/07/2012, pp. 48-49 Republicação














PABX: 2089-8100

85





114 Secretaria de Segurança Pública, Edital n° 04/2012

DOE de 12/07/2012, p. 87 e 88


115 Ministério Público (5º Promotoria de Justiça de Atibaia), Edital nº 23/2012


116 Ministério Público (Área Regional de Ribeirão Preto), Edital nº 24/2012


117 Ministério Público (Promotoria de Justiça Criminal de Santos), Edital nº 25/2012

DOE de 14/07/2012, p. 73 40 caixas


118 Ministério Público (Área de Preparação e Controle de Pagamento de Pessoal), Edital nº 26/2012

DOE de 14/07/2012, p. 73 48 caixas


119 Ministério Público (Promotoria de Justiça de Quatá), Edital nº 27/2012


120

Ministério Público (Área de Contabilidade do Centro de Finanças e Contabilidade), Edital nº 28/2012

DOE de 14/07/2012, p. 74 35 caixas


121 Ministério Público (Promotoria de Justiça de São José dos Campos), Edital nº 29/2012

DOE de 14/07/2012, p. 74 54 caixas


122 Ministério Público (GAECO – SP, Subnúcleo Grande São Paulo I – Guarulhos), Edital nº 30/2012

DOE de 14/07/2012, p. 74 3 caixas


123 DETRAN, Edital n° 03/2012 DOE de 25/07/2012, p. 49

Apresenta incorreções

124 DETRAN, Edital n° 03/2012 DOE de 25/07/2012, p. 49 Apresenta incorreções

125 USP – Departamento de Administração, Lista de Eliminação nº 36




127 USP – Instituto de Biociências, Listas de Eliminação de 1 a 5




129 DETRAN, Edital n° 03/2012 DOE de 31/07/2012, p. 84 1.571 caixas

220 metros lineares

130 Ministério Público (Promotoria de Justiça de Pirapozinho), Edital nº 31/2012

DOE de 01/08/2012, p. 63 12 caixas


131 Ministério Público (Promotoria de Justiça de São Manuel), Edital nº 32/2012

DOE de 01/08/2012, pp. 63, 64


132 Ministério Público (Promotoria de Justiça de São Manuel), Edital nº 33/2012

DOE de 01/08/2012, p. 64 01 caixas


133 Secretaria da Administração Penitenciária, Edital 04/2012

DOE de 09.08.2012, p. 106 86 caixas 10,04 metros lineares

134 USP (Instituto de Astronomia, Geofísica e Ciências Atmosféricas), Lista de Eliminação nº 09 de 2012

DOE de 10.08.2012, p. 167 29 caixas


135 Secretaria da Fazenda, Edital 09/2012 DOE de 14/08/2012, p. 10 01 caixas

0,1 metros lineares

136 Secretaria da Fazenda, Edital 10/2012 DOE de 14/08/2012, p. 11 86 caixas

8,6 metros lineares

137 Secretaria da Fazenda (NFSAC, Divisão Regional de Administração de Ribeirão Preto), Edital 08/2012

DOE de 14/08/2012, p. 11 600 caixas









PABX: 2089-8100

86

138 Secretaria da Fazenda (DRTC – I da Coordenadoria da Administração Tributária – CAT), Edital 11/2012

DOE de 17/08/2012, p. 49 74 caixas


139 Secretaria da Fazenda (DRTC – I da Coordenadoria da Administração Tributária – CAT), Edital 12/2012

DOE de 17/08/2012, p. 49 30 caixas


140 Hospital das Clínicas da Faculdade de Medicina de Ribeirão Preto, Ciência de Eliminação de Documentos nº 02/2012

DOE de 18/08/2012, p. 98 213 caixas


141 Meio Ambiente (Companhia Ambiental do Estado de São Paulo), Edital 001/2012

DOE de 23/08/2012, p. 100 561 caixas


142 Secretaria da Administração Penitenciária (Penitenciária Valentim Alves da Silva), Edital 06/2012

DOE de 24/08/2012, p. 88 170 caixas


143

Secretaria da Administração Penitenciária (Coordenadoria de Unidades Prisionais da Região Central do Estado), Edital 05/2012

DOE de 24/08/2012, p. 88 27 caixas


144 Fundação CASA, Edital 06, de 24/08/2012


145 Ministério Público (Procuradoria de Justiça Cível), Edital nº 34/2012


146 Ministério Público (Promotoria de Justiça de Monte Azul Paulista), Edital nº 35/2012

DOE de 29/08/2012, p. 62 10 caixas


147 Ministério Público (Promotoria de Justiça Criminal de Campinas), Edital nº 36/2012

DOE de 29/08/2012, p. 63 21 caixas


148 Ministério Público (Promotoria de Justiça de Salto), Edital nº 37/2012


149 USP (Hospital de Reabilitação de Anomalias Craniofaciais), Lista de Eliminação de Documentos 16/2011

DOE de 29/08/2012, p. 75 109 caixas



DOE de 29/08/2012, p. 75 123 caixas


151 Ministério Público (Promotoria de Justiça de Atibaia), Edital nº 38/2012


152 Ministério Público (Promotoria de Justiça de Diadema), Edital nº 38/2012



DOE de 30/08/2012, p. 57 Retificação

154

METRÔ, Edital 01/2012 DOE de 06/09/2012, p. 24 529 caixas


155

DETRAN, Edital 04/2012 DOE de 07/09/2012, pp. 56 e 57 Retificado

156 Fundação CASA, Edital 07, de 11/09/2012


157 PROCON-SP, Edital 016/2012 DOE de 12/09/2012, p. 91 52 caixas


158 PROCON-SP, Edital 016/2012 (Republicação)

DOE de 13/09/2012, p.97 52 caixas 7,28 metros lineares

159 PROCON-SP, Edital 016/2012 (Republicação)


160 Fundação CASA, Edital 08/2012 DOE de 14/09/2012, p. 56 132 caixas


161 Secretaria da FAZENDA, Edital 14/2012 DOE de 19/09/2012, p. 96 394 caixas













PABX: 2089-8100

87

164 Fundação CASA (Diretoria Administrativa – Subcomissão), Edital 09/2012

DOE de 22/09/2012, pp. 62,63 448 caixas


165 Secretaria de Segurança Pública, Edital 06/2012

DOE de 27/09/2012, pp. 56, 57


166 UNESP (Instituto de Artes), Edital 82/2012

DOE de 29/09/2012, pp. 75, 76 e 77


167 Secretaria da Educação, Edital 03/2012 DOE de 29/09/2012, p. 67 238 caixas


168 Secretaria de Agricultura e Abastecimento, Edital 01/2012


169 Ministério Público (Promotoria de Justiça de Ribeirão Bonito), Edital 40/2012

DOE de 03/10/2012, p. 68 10 caixas


170 Ministério Público (Área de Contabilidade do Centro de Finanças), Edital nº 41/2012

DOE de 03/10/2012, p. 68 37 caixas


171 Ministério Público (Área Regional de Ribeirão Preto – Recursos Humanos), Edital nº 42/2012

DOE de 03/10/2012, pp. 68 e 69


172 Ministério Público (Promotoria de Justiça de Itapecerica da Serra) Edital nº 43/2012

DOE de 03/10/2012, p. 69 32 caixas


173 Ministério Público (Centro de Tecnologia da Informação e Comunicação – CTIC), Edital nº 44/2012

DOE de 03/10/2012, p. 69 38 caixas


174 Ministério Público (Procuradoria de Justiça Cível), Edital nº 45/2012


175 Ministério Público (Promotoria de Justiça de Miguelópolis), Edital nº 46/2012

DOE de 03/10/2012, pp. 69 e 70


176 Casa Civil, Edital CC – 2-2012 DOE de 04/10/2012, pp. 286 e

287 876 caixas


177 Casa Civil, Edital CC – 2-2012 (Republicação)


178 Unesp (Faculdade de Odontologia, campus de São José dos Campos), Edital 01/2012

DOE de05/10/2012, p. 71 08 caixas

1,2 metros lineares

179 Casa Civil, Edital CC – 2-2012 (Republicação)


180 CEETPS, Edital 002/2012 DOE de 09/10/2012, p. 55 a

59 1.341 caixas


181 Detran, Edital 04/2012 (Retificação) DOE de 09/10/2012, p. 47 907 caixas


182 Detran (Ciretran de Limeira), Edital 05/2012

DOE de 09/10/2012, pp. 47, 48


183 Detran (Ciretran Guarujá), Edital 05/2012


184 Meio Ambiente, Edital SMA/BT nº 002/2012


185 Meio Ambiente, Edital SMA/BT nº 002/2012 (Republicação)


186 Meio Ambiente, Edital SMA/BT nº 002/2012 (Republicação)


187 Segurança Pública, Edital nº 07/2012 DOE de 20/10/2012, p. 75 e

76 612 caixas


188 USP (Vice-Reitoria Executiva de Administração), Lista de Eliminação nº 37/2012

DOE de 20/10/2012, p. 88 33 Processos


DOE de 20/10/2012, p. 88 32 Processos


DOE de 20/10/2012, p. 88 126 caixas


191 Educação (Departamento de Administração), Edital nº 04/2012

DOE de 20/10/2012, p. 80 3.323 caixas 465,22 metros lineares








PABX: 2089-8100

88

192 DETRAN, Edital n° 07/2012 DOE de 20/10/2012, p. 74 552 caixas














199 USP (Faculdade de Zootecnia e Engenharia de Alimentos), Edital 001/2012

DOE de 24/10/2012, p. 68 14 caixas


200 USP (Faculdade de Zootecnia e Engenharia de Alimentos), Edital 001/2012


201 Fundação CASA (Diretoria Administrativa), Edital nº 10, de 14/11/2012

DOE de 15/11/2012, p. 101 75 caixas


202

Secretaria de Administração Penitenciária – SAP (Coordenadoria de Unidades Prisionais do Vale do Paraíba e Litoral), Edital nº 07/2012

DOE de 15/11/2012, p. 102 27 caixas


203 Detran, Edital nº 08/2012 DOE de 20/11/2012, p. 47 745 caixas


204 Detran, Edital nº 09/2012 DOE de 20/11/2012, p. 47 3.309 caixas


205 Secretaria da Fazenda, Edital nº 13/2012

DOE de 28/11/2012, p. 92 309,65 caixas 43,35 metros lineares



207 Instituto de Pesos e Medidas - IPT DOE de 29/11/2012, p. 52 87 caixas


208 Secretaria da Educação, Edital nº 04/2012 (numeração errada)


209 Secretaria da Administração Penitenciária, Edital nº 08/2012


210 FURP, Edital nº 01/2012 DOE de 08/12/2012, pp. 72 e

73 853 caixas



DOE de 11/12/2012, pp. 52 e 53




213 Ministério Público (3º PJ de Taquaritinga), Edital nº 47/2012


214 Ministério Público (Promotoria de Justiça de Atibaia), Edital nº 48/2012

DOE de 05/12/2012, pp. 76, 77


215 Ministério Público (Promotoria de Justiça de Miracatu), Edital nº 49/2012


216 Ministério Público (Promotoria de Justiça de Leme), Edital nº 50/2012

DOE de 05/12/2012, pp. 77, 78


217 Ministério Público (Promotoria de Justiça de Piedade), Edital nº 51/2012

DOE de 05/12/2012, pp. 78, 79


218 USP (Departamento de Administração), Edital nº 40/2012


219 USP (Departamento de Administração), Edital nº 41/2012

DOE de 14/12/2012, p. 75 54 processo








PABX: 2089-8100

89

220 USP (Departamento de Administração), Edital nº 40/2012 (Republicação)

DOE de 15/12/2012, p. 98 ____

221 USP (Departamento de Administração), Edital nº 41/2012 (Republicação

DOE de 15/12/2012, p. 98 ____


DOE de 18/12/2012, p. 86 ____


DOE de 18/12/2012, p. 86 ____




DOE de 18/12/2012, pp. 77 e 78


226 Ministério Público (Área Regional de Campinas), Edital nº 52/2012


227 Ministério Público (Promotoria de Justiça de São Bento do Sapucaí), Edital nº 53/2012

DOE de 19/12/2012, p. 83 42 caixas






230 DETRAN, Edital nº 10/2012 DOE de 22/08/2012, p. 80 7.608 caixas

1.065,12 metros lineares

231 DETRAN, Edital nº 11/2012 DOE de 27/12/2012, p. 78 3.363 caixas


TOTAL 59.240 caixas

8.236,27 metros lineares 411,8135 tonelada

7. Aprovação do Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de

Documentos das Atividades-Fim da Fundação Parque Zoológico de São Paulo,

oficializado pela Portaria FPZSP-8, de 16/03/2012 e publicado no DO de 27/03/2012.

8. Convênio com a Fundação SEADE:

Celebrado convênio entre a Casa Civil, por meio do Arquivo Público do Estado, e

a Fundação Sistema Estadual de Análise de Dados - SEADE (Processo CC nº

76.839/2010), para a formulação e implementação de programa de gestão,

acesso e preservação de documentos produzidos e/ou acumulados pela

Fundação SEADE; e a definição de critérios técnicos de seleção de

amostragem a ser preservada, no caso de documentos públicos destinados à

eliminação, em conformidade com o Decreto nº 48.897/2004, art. 29.

Para o desenvolvimento do estudo sobre critérios técnicos de seleção de

amostragem foi designado, pela Resolução CC de 26/09/2011, grupo de trabalho que

reúne funcionários do Departamento de Gestão do SAESP e da Fundação SEADE.

Quanto a implementação de programa de gestão dos documentos, foi iniciado o

Programa de Gestão Documental Itinerante (PGDI).

Ações realizadas pelo Grupo de Trabalho sobre Amostragem Documental:








PABX: 2089-8100

90

02 apresentações em Power Point, sobre proposta de trabalho para o grupo e

sobre o panorama de experiências em amostragem documental;

03 reuniões do GT, entre Arquivo Público do Estado e Fundação SEADE,

visando o aprimoramento dos conhecimentos arquivístico e estatístico de ambas

as partes e aprofundamento metodológico do objeto de estudo;

04 notícias publicadas em informativos digitais: SEADE (1), TRT/2ª Região

(1), Arquivo Público do Estado (2);

01 projeto de pesquisa, descrevendo escopo, estágio e perspectivas para a

consecução dos estudos do grupo de trabalho;

01 visita técnica aos arquivos do Tribunal Regional do Trabalho da 2ª Região,

sob a direção da Sra. Patrícia de Rossi, na qual houve uma apresentação sobre

os estudos de amostragem realizados nesta instituição;

01 participação no “2º Congresso Brasileiro de Arquivos do Judiciário”,

ocorrido no DF, em Brasília (28 a 30 de março);

01 manual de procedimentos (provisório) “Orientação Primária para Uso dos

Órgãos e Entidades Integrantes do SAESP: Seleção de Amostras em

Documentos Destinados à Eliminação”;

01 formulário de levantamento de dados, resultado prático da metodologia

de amostragem documental aplicada à realidade do SAESP;

25 títulos resultantes de levantamento bibliográfico, na maior parte em

língua inglesa, referente aos estudos de Archival Sampling;

01 recomendação de leitura, para fundamentação da aplicação das técnicas

estatísticas, com base nos seguintes autores e textos: BOLFARINE, Heleno e

BUSSAB, Wilton O. Elementos de Amostragem. São Paulo: Blucher, 2005 (ABE

– Projeto Fisher). P. 1 – 35. SILVA, Nilza Nunes da. Amostragem Probabilística.

São Paulo: EDUSP, 1998 (Acadêmica, 18). P. 13 – 22.

Ações realizadas durante o PGDI Fundação SEADE:

Iniciado no final de 2011, o PGDI na fundação SEADE seguiu as etapas

previstas para implementação da Gestão Documental na entidade. Na

oportunidade, os servidores da Fundação, designados para acompanhar essas

ações, foram informados e esclarecidos sobre as três etapas do programa;








PABX: 2089-8100

91

Quanto à 1ª etapa, de identificação dos documentos anteriores a

31/12/1940, foi concluída com êxito e relativa facilidade, pois os documentos

já se encontravam em ótimo estado de preservação e disponíveis para a

consulta, junto à Biblioteca da Gerência de Atendimento e Disseminação de

Informações – GEADI, situada à Avenida Cásper Líbero, nº 464. O formulário

diagnóstico foi preenchido e entregue. A Fundação manifestou interesse em

manter os documentos sob sua custódia, o que pareceu viável, vistas as boas

condições disponíveis, tanto em termos de recursos físicos, quanto humanos;

Quanto à 2ª etapa, de elaboração do Plano de Classificação e Tabela de

Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim da Fundação SEADE, as

reuniões iniciais permitiram levantamento da legislação e montagem do

quadro de estrutura e atribuições do órgão. Com as informações trazidas pelos

membros da CADA, as unidades da estrutura, relacionadas às atividades-fim

foram identificadas. Uma reunião para a identificação dos documentos

produzidos já foi realizada. Sublinha-se que a Fundação trabalha em grande

parte, com documentos eletrônicos;

Quanto à 3ª etapa, de aplicação do Plano de Classificação e Tabela de

Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Estado de São

Paulo: Atividades-Meio, os membros da CADA iniciaram a conscientização

prévia dos funcionários da Fundação para organização da produção

documental e dos arquivos e posterior classificação dos documentos.

03 reuniões de trabalho para o levantamento: da documentação produzida

e/ou acumulada antes de 31/12/1940; da estrutura da Fundação; e dos

documentos produzidos por Diretoria de Análise e Disseminação de

Informações.

9. Promoção de diagnóstico preliminar sobre as práticas adotadas na Administração

Pública Paulista para tratar documentos, dados e informações com alguma restrição

de acesso.








PABX: 2089-8100

92

10. Estruturação do Plano de Ações Estratégicas para a Implementação do Decreto nº

58.052/2012: Integração de Políticas Estaduais de Arquivo e Gestão Documental e de

Acesso a Documentos, Dados e Informações.

11. Redação do Roteiro para Atualização das Comissões de Avaliação de Documentos

e Acesso – CADA distribuído entre os materiais fornecidos aos participantes da I

Reunião Executiva para Alinhamento das Ações e Providências Necessárias para

Instalação dos Serviços de Informações ao Cidadão – SIC.

12. Colaboração na realização de estudos, pesquisas e redação do:

Manual de Aplicação do Decreto nº 58.052/2012 (desenvolvimento);

Roteiro para elaboração de Tabela de Documentos, Dados e Informações

Sigilosas e Pessoais (em desenvolvimento).

FFoorrmmaaççããoo ee TTrreeiinnaammeennttoo

O Núcleo de Formação e Treinamento, do Centro de Gestão Documental, é

responsável pela disseminação, em âmbito estadual, do conhecimento arquivístico, da

legislação e das normas técnicas relativas aos arquivos, protocolos e documentos

públicos, pela elaboração de manuais de normas e procedimentos para o pleno

funcionamento dos arquivos e protocolos estaduais, bem como pela elaboração do

calendário oficial de cursos, palestras e treinamentos visando a formação e a

capacitação de recursos humanos dos órgãos e entidades integrantes do Sistema

(Decreto nº 54.276/2009).


1. Elaboração de texto, montagem e revisão do Vídeo Institucional Gestão

Documental e Acesso à Informação. Com duração de cinco minutos, o vídeo foi

idealizado e desenvolvido pelo Departamento de Gestão do SAESP, por meio do

Núcleo de Formação e Treinamento, para esclarecer sobre a importância dos








PABX: 2089-8100

93

documentos e dos arquivos, tanto para a vida dos cidadãos quanto para as atividades

desenvolvidas pela Administração Pública. Suas cópias foram distribuídas no IV

Seminário Gestão Documental e Tecnologias da Informação: Oficina de capacitação

sobre a Lei federal nº 12.527/2011, bem como na Conferência Estadual sobre

Transparência e Controle Social – CONSOCIAL. O vídeo está disponível também no

site do Arquivo Público do Estado.

2. Organização do IV Seminário Gestão Documental e Tecnologias da Informação:

Oficina de capacitação sobre a Lei federal nº 12.527, de 18 de novembro de 2011.

3. Acompanhamento e divulgação de eventos na área arquivística para todos os

servidores do DGSAESP.

4. Colaboração na organização da I, II e III Reuniões Executivas para Alinhamento

das Ações e Providências Necessária para Instalação dos Serviços de Informação ao

Cidadão - SIC.

5. Participação na reformulação do site do Arquivo Público do Estado, além de

permanente atualização.

6. Acompanhamento da atualização do folder do Departamento de Gestão do

SAESP.

7. Acompanhamento da produção do Vídeo Institucional Serviços de Informações

do Cidadão - SIC e a Central de Atendimento ao Cidadão - CAC.

8. Realização de estudos para elaboração de manuais didáticos para o DGSAESP.

9. Organização do II Ciclo de Palestras sobre Arquivos e Gestão Documental:

Aperfeiçoamento e Atualização Profissional

Para a realização desse evento, foram desenvolvidas as seguintes atividades:

Reuniões de planejamento;








PABX: 2089-8100

94

Programação: estruturação das temáticas;

Palestrantes: convite, confirmação, currículo resumido e texto de

apresentação;

Auditório: reserva de sala e materiais de áudio e vídeo(logística)

Material de divulgação: contato com área de comunicação, visando

divulgação interna, elaboração de texto do convite e seu envio, produção de

cartazete;

Inscrições: elaboração da ficha de inscrição, controle e atualização da lista de

inscritos bem como envio de confirmação aos participantes e elaboração da

ficha de avaliação;

Material de apoio: provisão de pastas, canetas, folders e blocos de

anotações, elaboração de etiquetas das pastas, impressões do material de

apoio (textos dos palestrantes), do programa do evento, da lista de presença e

dos certificados, e montagem do kit;

Evento: definição da equipe de apoio, contato com a segurança e recepção

do prédio, recepção dos inscritos e palestrantes, suporte aos palestrantes

(água, computador, controle de tempo e autorização de uso de imagem)

logística de equipamentos (luz, projetor, som e microfone), reserva de carro

para palestrante, recolha da ficha de avaliação, entrega dos certificados e

registro fotográfico;

Pós-evento: consolidação das fichas de avaliação, envio de certificados,

agradecimento aos palestrantes e produção de dossiê.

10. Clipping de notícias sobre arquivos e gestão de documentos produzidas

pela equipe do DGSAESP (gestão: contato semanal com o Núcleo de Comunicação

do APE e atualização do relatório de clippings).

11. Coordenação e execução das visitas técnicas monitoradas ao DGSAESP (em

parceria com o Núcleo de Ação Educativa).

As atividades desenvolvidas contemplaram reunião de planejamento com todos

os envolvidos do Arquivo Público do Estado responsáveis pela ação; reserva da sala e

equipamentos de projeção; entrega de folder e recepção dos visitantes. Ao todo foram








PABX: 2089-8100

95

realizadas, entre os meses de agosto e novembro, 5 visitas monitoradas ao

DGSAESP, totalizando cento e 112 visitantes atendidos.

12. Acompanhamento da atualização da pasta do DGSAESP.

13. Organização do Seminário Gestão Documental e Acesso à Informação: Estratégias

para a implementação do Decreto nº 58.052/2012.

Para a realização desse evento, foram desenvolvidas as seguintes atividades:

Consolidação de parceria com a Secretaria da Fazenda e FUNDAP;

Reuniões de planejamento;

Visita técnica;

Programação: estruturação das temáticas;

Palestrantes: convite, confirmação, currículo resumido e texto de

apresentação;

Material de divulgação: elaboração de texto do convite e dos ofícios, criação

da identidade visual pelo Centro de Informática do Arquivo Público do Estado;

Inscrições: elaboração da ficha de inscrição, controle e atualização da lista de

inscritos bem como envio de confirmação aos participantes;

Material de apoio: envio de apostila eletrônica aos inscritos, provisão de

pastas, canetas, folders e blocos de anotações, elaboração de etiquetas das

pastas, impressões do material de apoio (somente aos palestrantes), do

programa do evento, da lista de presença e dos certificados e montagem do kit;

Evento: definição da equipe de apoio, recepção dos inscritos e palestrantes,

suporte aos palestrantes (água, controle de tempo e autorização de uso de

imagem), entrega dos certificados e registro fotográfico;

Pós-evento: envio de certificados, agradecimento aos palestrantes e

produção de dossiê.

14. Colaboração nas atividades do Grupo de Trabalho sobre a Lei de Acesso à

Informação (Resolução SGP nº 31, de 14/06/2012).









PABX: 2089-8100

96

Roteiro para a Instalação do Serviço de Informações ao Cidadão - SIC: Ação

Estratégica para a Implementação do Decreto nº 58.052/2012;

Cartilha para a instalação do Serviço de Informações ao Cidadão - SIC;




NNoorrmmaass TTééccnniiccaass

O Núcleo de Normas Técnicas, do Centro de Gestão Documental, é responsável

pela elaboração e proposição de princípios, diretrizes, normas e métodos sobre a

organização e o funcionamento de arquivos e protocolos dos órgãos e entidades do

Governo do Estado de São Paulo, de edição de normas legais, regulamentares e

instruções normativas que se fizerem necessárias à gestão, ao acesso e à preservação

de documentos arquivísticos públicos e privados declarados de interesse público e

social (Decreto nº 54.276/2009).


1. Auxílio técnico-administrativo ao Grupo Técnico instituído junto ao Comitê de

Qualidade da Gestão Pública - CQGP (Resolução CC-3, de 09/01/2012), responsável

pela elaboração de minuta de Decreto regulamentador do acesso a informações, que

foi publicada no Diário Oficial de 17/05/2012 sob o nº 58.052, de 16 de maio de

2012, regulamentando a Lei federal n° 12.527, de 18 de novembro de 2011, no

Estado de São Paulo e dá providências correlatas.

2. Auxílio técnico-administrativo ao Grupo Técnico junto ao Comitê de Qualidade da

Gestão Pública - CQGP (Resolução CC-63, de 23/05/2012) instituído pelo artigo 1º das

Disposições Transitórias do Decreto nº 58.052, de 16 de maio de 2012, com o

objetivo de promover estudos e propor as medidas necessárias à criação, composição,

organização e funcionamento da Comissão Estadual de Acesso à Informação. Nesse








PABX: 2089-8100

97

sentido, auxiliou-se a elaboração dos seguintes documentos:

2.1. Minuta de Decreto que institui a Comissão Estadual de Acesso à Informação -

CEAI e dá providências correlatas;

2.2. Minuta de Deliberação CEAI que dispõe sobre o Regimento Interno da

Comissão Estadual de Acesso à Informação – CEAI.

3. Colaboração técnico-administrativa ao Grupo de Trabalho instituído pelo

Ministério da Justiça (Portarias nº 625, de 23 de abril de 2012; nº 1636, de 1º de

agosto de 2012; e nº 3.122, de 03/12/2012) que visava a:

3.1. Rever a Lei federal de arquivos nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991;

3.2. Rever o Decreto federal nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, que regulamenta a

Lei nº 8.159/1991;

3.3. Elaborar Plano de Ação para o setor de arquivos públicos, em consonância com

as propostas aprovadas na I CNARQ – 1ª Conferência Nacional de Arquivos.

4. Elaboração de manifestação no Processo SSP nº 024/2012, que trata de

requerimento apresentado por Escrivão de Polícia, visando o pagamento de diária de

curso relativa ao deslocamento da sua sede de exercício para participar da “Oficina de

Capacitação em Gestão Documental”, ministrada em 20 de março de 2012 pelo

Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - SAESP, do

Arquivo Público do Estado, no auditório nobre da Secretaria de Estado dos Negócios

da Segurança Pública do Estado de São Paulo, localizado na Rua Líbero Badaró,

número 37, no centro da cidade de São Paulo.

5. Elaboração de resposta ao Ofício nº 234/2012 – DA/rmr, do Coordenador do

Departamento Estadual de Trânsito do Estado de São Paulo (DETRAN-SP) ao

Coordenador do Arquivo Público do Estado autorizando a instituição de Comissão de

Avaliação de Documentos e Acesso – CADA no referido Departamento.

6. Elaboração de resposta ao Ofício nº 187/12, da Chefia de Gabinete da

Secretaria da Segurança Pública do Estado de São Paulo ao Coordenador do Arquivo

Público do Estado e do Comitê Gestor do Sistema Informatizado Unificado de Gestão








PABX: 2089-8100

98

Arquivística de Documentos e Informações – SPdoc, solicitando a implantação deste

sistema na referida Secretaria de Estado, à vista do Decreto estadual nº 58.052, de

16 de maio de 2012, que regulamentou o acesso à informação no Estado de São

Paulo.

7. Participação no Grupo de Trabalho instituído para implementar o Plano de

Emergência Contra Incêndios no Arquivo Público do Estado.

8. Acompanhamento permanente de publicações sobre legislação arquivística

no âmbito nacional e estadual.





10. Elaboração de Relatório Final que encaminha a proposta de Tabela de

Temporalidade de Documentos – Atividades Fim da Secretaria do

Planejamento e Desenvolvimento Regional – SPDR para revisão do DGSAESP.

11. Entrega de Relatório do Projeto de Reestruturação do Sistema de

Arquivos do Estado de São Paulo, que apresenta os estudos e pesquisas já

realizados de acordo com as estratégias definidas no início da atividade.

12. Elaboração de requisitos para a Base de Dados do Centro de Gestão

Documental.

13. Elaboração e encaminhamento de Fluxograma do Núcleo de Normas

Técnicas.

14. Participação nas reuniões para validação do Manual de Protocolo promovidas

pelo Centro de Coordenação dos Protocolos, com o intuito de encaminhar a








PABX: 2089-8100

99

elaboração de ato normativo que aprove o referido Manual.

15. Elaboração de estudos e pesquisas visando a:

redação de Ato normativo que institui e regulamenta as competências dos

Administradores do Sistema SPdoc.

redação de Ato normativo que define os códigos dos órgãos produtores e a

numeração das funções das Atividades-Fim.

redação de Ato normativo que aprovará Manual de Procedimentos de Protocolo.

redação de Ato normativo sobre a Reestruturação do SAESP, prevendo a

atualização dos Decretos n° 22.789/1984 e n° 29.839/1989.

MMoonniittoorriiaa ee FFiissccaalliizzaaççããoo

O Núcleo de Monitoria e Fiscalização, do Centro de Gestão Documental, foi

instituído, pelo Decreto nº 54.276/2009 que reorganizou a Unidade do Arquivo Público

do Estado, com a finalidade de fiscalizar o cumprimento das diretrizes, normas e

procedimentos da Política Pública de Arquivos e Gestão Documental do Estado de São

Paulo. Para tanto, o Núcleo realiza fiscalização periódica, com avaliação documentada

e sistemática das instalações e práticas operacionais e de manutenção das unidades

de arquivos e protocolo; monitora a implementação de programas de gestão e

preservação documental, visando ao contínuo aperfeiçoamento das atividades de

arquivo e protocolo; e elabora dados gerenciais e recomenda a providência para

apuração e reparação de atos lesivos à política estadual de arquivos públicos e

privados.


1. Projeto de Identificação de documentos arquivísticos produzidos e/ou

acumulados pelo Departamento Estadual de Ordem Política e Social - DEOPS

nas delegacias da Polícia Civil da Secretaria da Segurança Pública - SSP:








PABX: 2089-8100

100

Em 9 de maio de 2011, a equipe do DGSAESP iniciou as atividades do PGDI na

Secretaria de Segurança Pública e, durante o desenvolvimento de suas ações, surgiu a

demanda de elaboração de um projeto específico para a identificação dos documentos

produzidos e/ou acumulados pelo extinto Departamento Estadual de Ordem Política e

Social - DEOPS (1924-1983) nas delegacias da Polícia Civil.

Para a realização da identificação dos documentos, foi enviado ao Delegado

Geral da Polícia Civil, em janeiro de 2012, ofício solicitando agendamento de visita nas

Delegacias e Departamentos Policiais.

Com o auxílio da CADA da Secretaria da Segurança Pública, foi enviada a todas

as unidades policiais a solicitação de informação sobre documentos produzidos e/ou

acumulados até o ano de 1988.

No mês de março, o Ministério Público Federal, decorrente dos trabalhos da

Comissão Nacional da Verdade, também enviou a SSP recomendação que seja

verificada em todas as Delegacias de Polícia do Estado a existência de documentos do

período da ditadura militar. Caso os encontrassem, deveriam ser encaminhados ao

Arquivo Público do Estado, para que seja devidamente tratado, acondicionado e

garantido seu acesso.

No total, 1575 Delegacias e Departamentos de Polícia responderam as

solicitações de informação. A seguir, o quadro das informações enviadas pelas

Delegacias e Departamentos de Polícia ao Arquivo Público do Estado:

TABELA DE INFORMAÇÕES RECEBIDAS

Departamento/ Unidades

Unidades que possuem

documentos do DEOPS

Não há documentos do período do

Ditadura Militar / DEOPS

Possuem documentos até o

ano de 1988

Unidades extintas / alteradas /

criadas posterior a 1988

DECAP 0 113 76 9

DEMACRO 0 154 21 4

DEINTER 1 1 98 0 0

DEINTER 2 0 100 0 0

DEINTER 3 0 164 3 1

DEINTER 4 2 141 0 1

DEINTER 5 2 198 3 0

DEINTER 6 0 78 0 0

DEINTER 7 1 149 0 0

DEINTER 8 0 87 0 0

DEINTER 9 1 111 0 9








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Departamento de Polícia de Proteção à Cidadania (DPPC)

0 16 0 0

Departamento de Investigações sobre Narcóticos (DENARC)

0 19 0 0

Departamento de Investigações sobre Crimes Patrimoniais (DEIC)

0 25 0 0

Departamento de Inteligência da Polícia Civil (DIPOL)

0 18 0 0

Departamento de Homicídios e Proteção à Pessoa (DHPP)

0 16 0 0

Departamento de Capturas e Delegacias Especializadas (DECADE) (Anteriormente DIRD)

0 23 0 0

Academia de Polícia (ACADEPOL)

2 20 2 0

Corregedoria 0 1 0 0

Departamento de Administração e Planejamento da Polícia Civil (DAP)

1 0 5 0

TOTAL 10 1531 110 24

Com base nas informações recebidas, elaboramos cronograma de visitas,

conforme descrição no quadro seguinte, o qual também apresenta os resultados

obtidos:

Quadro das visitas técnicas e de recolhimentos de Documentos do DEOPS realizadas pelo Núcleo de Monitoria e Fiscalização

Visita Data Participantes Resultado

Visita ao 17º DP da DECAP – Ipiranga 24/04/2012 Marcelo Banevicius, Danilo Santos Não há documentos do DEOPS

Visita ao 2º DP da DECAP - Bom Retiro 24/04/2012 Marcelo Banevicius, Danilo Santos Não há documentos do DEOPS

Visita à Academia de Polícia do Estado de São Paulo - ACADEPOL Campus I

04/05/2012 Marcelo Banevicius, Caio Graco, Alexandre Bianchi e Maria Luiza de Araújo

Documentos do DEOPS identificados e recolhidos. Relação de Recolhimento nº5 (1 Dossiê e 3 volumes de ofícios)

Documentos enviado ao arquivo pela DEINTER 4 custodiados pela Sede da DEINTERe Delegacia Municipal de Quintana

21/05/2012 -

Documentos do DEOPS identificados e recolhidos. Relação de Recolhimento nº1 (2 caixas)

Visita à sede da DEINTER 7 - Sorocaba 24/05/2012 Marcelo Banevicius, Danilo R. P. Santos e Rafaela Leuchtenberger (Arquivo Público DEOPS)

Documentos do DEOPS identificados e recolhidos. Relação de Recolhimento nº2 (3 caixas)

Documentos enviado ao arquivo pela DEINTER 1 custodiados pela Delegacia Municipal de São José do Barreiro

24/05/2012 -

Documentos do DEOPS identificados e recolhidos. Relação de Recolhimento nº3 (1 caixa)

Documentos enviado ao arquivo pela DEINTER 9 custodiados pelo 1º DP de Espirito Santo do Pinhal

27/06/2012 -

Documentos do DEOPS identificados e recolhidos. Relação de Recolhimento nº4 (1 caixa)








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19/07/2012 Marcelo Banevicius, Ednaldo da Mata Benedito Vanelli

Identificação parcial dos documentos do DEOPS. Prosseguiu em 30/08/12.

Visita ao Departamento de Administração e Planejamento da Polícia Civil -DAP

23/08/2012 Marcelo Banevicius, Ednaldo da Mata e Benedito Vanelli

Identificados 8 caixas de documentos do RH do DEOPS que foram recolhidos pelo MPU


30/08/2012 Marcelo Banevicius, Ednaldo da Mata Benedito Vanelli

Documentos do DEOPS identificados, em processo de recolhimento. Relação de Recolhimento nº6 (7 caixas)

Visita à delegacia Seccional da DEMACRO - Osasco


Não há documentos do DEOPS

Visita à sede do Departamento de Polícia Judiciária de São Paulo Interior DEINTER 9 - Piracicaba



Visita ao 1º Distrito Policial de Piracicaba - DEINTER 9



Visita à Delegacia Seccional de Rio Claro - DEINTER 9



Visita ao 36º Distrito Policial da DECAP -Vila Mariana

27/09/2012 Marcelo Banevicius e Ednaldo da Mata.


Visita à sede da DEINTER 1 - São José dos Campos



Visita à Delegacia Seccional de Policia Sul



Visita à 12º Delegacia de Polícia – Pari 22/10/2012 Marcelo Banevicius e Ednaldo da Mata.


Visita à sede da SSP para identificar documentos enviados pela DEINTER 5 que estavam custodiados pela Seccional de Votuporanga


Documentos do DEOPS identificados e em processo de recolhimento. (2 caixas)

Visita à sede da SSP para identificar documentos enviados pela DEINTER 5 que estavam custodiados pelo 1º DP de Mirassol


Documentos do DEOPS identificados e em processo de recolhimento. (1 caixa)

Visita à Delegacia Seccional de Santos 30/10/2012 Marcelo Banevicius, Ednaldo da Mata e Benedito Vanelli


Visita à sede da DEINTER 6 – Santos 30/10/2012 Marcelo Banevicius, Ednaldo da Mata e Benedito Vanelli


Visita à 1° Delegacia de Polícia - Liberdade



Visita à2º Delegacia de Polícia – Osasco



Visita à 3º Delegacia de Polícia - Osasco




27/11/2012 Ednaldo da Mata e Benedito Vanelli Documentos do DEOPS identificados. Prosseguiu em 06/12/12.


06/12/2012 Ednaldo da Mata e Benedito Vanelli Documentos do DEOPS identificados e em processo de recolhimento. (6 caixas)

Dessa forma, foram realizadas 24 visitas, 4 recolhimentos realizados e 5

recolhimentos em andamento. Totalizando 23 caixas de documentos, 1

Dossiê e 3 volumes de ofícios a serem recolhidos ao Arquivo público do

Estado.

A finalização do projeto aguarda a conclusão dos recolhimentos iniciados. O

Relatório parcial do projeto será entregue em dezembro de 2012.








PABX: 2089-8100

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2. Elaboração do Formulário de Monitoria e Fiscalização (Check-List):

Conclusão do formulário parcial incluindo os campos "Do espaço físico do

arquivo" e "Do acervo arquivístico";

Conclusão do embasamento jurídico/normativo dos itens do formulário;

Início do levantamento de itens para o campo "Do Protocolo".

Adequação do formulário com duas categorias: informações obrigatórias e

informações gerenciais.

3. Elaboração do Roteiro da Metodologia de Trabalho de Monitoria e Fiscalização:

Desenvolvimento de 4 capítulos do Manual de Monitoria e Fiscalização;

Adequação do roteiro para Árvore de Processos.

4. Elaboração e encaminhamento de Fluxograma do Núcleo de Monitoria:

Início da elaboração da árvore de processos de Monitoria e Fiscalização

(utilizando o software BizAgi).

Reestruturação da árvore de processos das atividades do Núcleo.

Adequação do item “Planejamento das Atividades” no fluxograma com inclusão

de ações rotineiras, não rotineiras e indicadores (PGDI, SIC, NATOS).

5. Realização de 7 visitas e reuniões de Monitoria e Fiscalização. Elaboração de 6

Pareceres Técnicos e 2 Relatórios:

• 10/02/2012 – Centro de Detenção Provisória de Guarulhos - SAP (Parecer

Técnico DGSAESP nº11/2012, referente à situação de guarda dos documentos

produzidos e acumulados pela unidade);

• 06/07/2012 – Hospital de Custódia de Franco da Rocha - SAP (Parecer Técnico

DGSAESP nº16/2012, referente às condições de guarda e tratamento técnico dos

prontuários de pacientes do hospital e a recomendação de recolhimento ao Arquivo

Público do Estado);

• 14/08/2012 –Coordenadoria de Desenvolvimento dos Agronegócios - SAA

(Parecer Técnico DGSAESP nº27/2012), referente à situação de guarda dos

documentos produzidos e acumulados pela Coordenadoria);








PABX: 2089-8100

104

26/09/2012 - Hospital de Custódia de Franco da Rocha – SAP (Relatório

Técnico DGSAESP nº 1/2012, Visita de monitoria e fiscalização para verificar

possíveis danos ao acervo de prontuários do hospital após incêndio ocorrido em

20/09/2012);

27/09/2012 - 36º Delegacia da Polícia Civil da Secretaria da Segurança Pública

do Estado de São Paulo (Parecer Técnico DGSAESP nº28/2012, referente à

situação de guarda dos documentos produzidos e acumulados pela Delegacia);

22/10/2012 - 12ª Delegacia da Polícia Civil da Secretaria da Segurança Pública

do Estado de São Paulo (Parecer Técnico DGSAESP nº30/2012, referente à

situação de guarda dos documentos produzidos e acumulados pela Delegacia);

09/11/2012 – Companhia do Metropolitano de São Paulo - METRÔ (Parecer

Técnico DGSAESP nº32/2012 e Relatório Técnico DGSAESP nº 1/2012,

referente ao incêndio ocorrido em terceirizada custodiadora de documentos do

METRÔ).

6. Distribuição do folder do Núcleo de Monitoria e Fiscalização.

AAssssiissttêênncciiaa TTééccnniiccaa aaooss MMuunniiccííppiiooss

O Centro de Assistência Técnica aos Municípios, divisão do Departamento de

Gestão do SAESP, é responsável por prestar orientação técnica às administrações

municipais e, desde 2003, coordena o Programa Permanente de Institucionalização de

Arquivos Públicos Municipais no Estado de São Paulo visando fornecer os subsídios

técnicos e estimular: a criação do de Arquivo Públicos Municipais; a formação e

implementação de políticas municipais de gestão documental; a implementação de

Sistema Municipais de Arquivo.


1. Gestão do Termo de Cooperação Técnica com o Ministério Público Estadual

e Assistência aos Municípios:








PABX: 2089-8100

105

Com o objetivo de contribuir com a implementação de políticas municipais de

gestão documental e com a institucionalização de Arquivos Públicos Municipais no

Estado de São Paulo, uma série de ações vêm sendo desenvolvidas pelo Arquivo

Público do Estado em parceria, firmada em 2000 e renovada e ampliada em 2009,

com o Ministério Público Estadual. Considerando a autonomia administrativa

municipal, a participação nas ações torna-se voluntária e não obrigatória.

Acompanhamento direto do Inquérito Civil contra a Prefeitura de São

Caetano do Sul, iniciado em 2002, sendo base para Ação Civil Pública,

iniciada em março de 2010, e com sentença favorável (condenatória para

Prefeitura) promulgada em janeiro de 2011 e publicada em fevereiro de 2011,

com recurso da Prefeitura. Realização de reunião e visita técnica no município,

em 04 de julho de 2012, para orientar os procedimentos necessários à

adequação da Prefeitura à legislação vigente e o cumprimentos das

determinações do Ministério Público.

Acompanhamento direto do Inquérito Civil nº 104/2010 contra a

Prefeitura de Mauá, iniciado em dezembro de 2010. Recebimento do Ofício

nº890/2012 do Ministério Público, em julho de 2012, solicitando informações.

Realização de reunião no Arquivo Público do Estado, em 27 de agosto de 2012,

e visita técnica ao município, em 26 de novembro de 2012. Elaboração de

Parecer técnico a ser encaminhada ao MP para instruir o referido Inquérito Civil.

Recebimento de denúncia de cidadão do município de Guarulhos por meio

da página Ameaças Ao Patrimônio Arquivístico no site do Arquivo Público do

Estado. Elaboração de ofício a ser encaminhado para a Prefeitura para

averiguação da situação descrita nesta denúncia.

Continuação da orientação técnica à Prefeitura de São Luiz do Paraitinga

e apuração de denúncia encaminhada ao CAM por cidadã do município sobre a

situação do acervo documental no município. Realização de reunião e visita

técnica, em 27 de junho de 2012, e elaboração de um plano de ação conjunto,

visando as adequações necessárias na gestão dos documentos públicos da

Prefeitura.








PABX: 2089-8100

106

2. Realização de 466 atendimentos a 100 diferentes Municípios Paulistas,

totalizando 18 visitas técnicas; 258 e-mails; 116 atendimentos por telefone, 19 ofícios

expedidos, 1 participação em curso, 13 participações em eventos, 13 pareceres

técnicos, 26 reuniões, 2 relatórios técnicos. Nestes contatos, os agentes municipais

apresentam a condição atual do município no que se refere à gestão documental

pública e à existência (formal/oficial ou preliminar) ou não do Arquivo Público

Municipal. Em seguida, orientamos tecnicamente os agentes municipais com o

objetivo de auxiliá-los na criação do Arquivo Público e na implementação de uma

política municipal plena de gestão documental. Para tanto, apresentamos nos

atendimentos:

Legislação arquivística federal e estadual;

Lei de acesso à informação Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011;

Decreto estadual nº 58.052, de 16 de maio de 2012, que regulamenta a Lei de

acesso no âmbito estadual;

Minuta de Projeto de lei de criação do Arquivo Público Municipal, do Sistema

Municipal de Arquivos e de Gestão de Documentos;

Minuta de Termo de Cooperação Técnica entre a Prefeitura e a Câmara

Municipal;

Apostila e Cd-rom dos Encontros Paulistas sobre Gestão Documental Pública;

Instrumentos de gestão documental para as Administração Municipais elaborado

pela Prof.ª Daíse Apparecida Oliveira; e

Estratégias individualizadas para realização e implementação do trabalho no

Município.

QUADRO DEMONSTRATIVO DE ATENDIMENTO TÉCNICO CAM 2012

Nº MUNICÍPIO PROVENIÊNCIA DATA TIPO ASSUNTO

1 Urupês Jaime de Matos - Prefeito 02-jan-12 ofício Retorno do ofício sobre regulamentação da Lei de acesso à informação

2 Bastos Gabinete da Prefeita/Virgínia

Fernandes 03-jan-12 ofício

Retorno do ofício sobre a Lei de acesso à informação.

3 Itaberá Mª Conceição da Câmara

Municipal 03-jan-12 telefone


4 Sumaré Silvana - Gabinete do Prefeito 03-jan-12 telefone

Retorno do ofício sobre regulamentação da Lei de acesso à informação - dúvida para quem encaminhar para que as providências sejam tomada.








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5 Registro CAM/DG-SAESP 04-jan-12 ofício Encaminha parecer Técnico DGSAESP/CAM 17/2012

6 São José do Rio

Preto Leonardo - APM 04-jan-12 telefone

Dúvidas a respeito de recolhimento e transferência de documentos.

7 Sorocaba Robson/Camara 04-jan-12 telefone Visita à Câmara em Fevereiro e outros

8 Cotia Everaldo/Administração/licitação 05-jan-12 telefone Retorno do ofício sobre a Lei de acesso à informação.

9 Itaberá Mª Conceição da Câmara

Municipal 05-jan-12 e-mail

Formalizou contato e enviou imagens do arquivo

10 Ribeirão Pires CAM/DG-SAESP 06-jan-12 telefone Apresentação do Chaves como responsável e orientação sobre TTD

11 São João da Boa

Vista Alexandre - Arquivo Municipal de

São João da Boa Vista 06-jan-12 e-mail

Questiona se o Arquivo da Prefeitura é obrigado a receber acervo da Câmara Municipal.

12 Bastos CAM/DG-SAESP 09-jan-12 e-mail Passos para implantação de arquivo em atenção à Lei 12.527/11

13 Capela do Alto CAM/SAESP 09-jan-12 e-mail Passos para implantação de arquivo em atenção à Lei 12.527/11

14 Itaberá CAM/SAESP 09-jan-12 e-mail Passos para implantação de arquivo em atenção à Lei 12.527/11

15 Santa Clara d Oeste Paulo Ricardo Santana - assessor

jurídico 09-jan-12 e-mail

Retorno do ofício sobre regulamentação da Lei de acesso à informação

16 Alto Alegre Ilson Peres Thomé - Prefeito 10-jan-12 ofício Retorno do ofício sobre regulamentação da Lei de acesso à informação

17 Lavrinhas Dra. Elisânia - Câmara Municipal

de Lavrinhas 10-jan-12 telefone

Retorno referente o ofício Circular CT/APE nº 267/2011 (Lei de Acesso á Informação).

18 Paraguaçu Paulista Sílvio/Diretor Financeiro 10-jan-12 telefone Retorno do ofício sobre a Lei de acesso à informação.

19 Santa Albertina Silmara - procuradora jurídica 11-jan-12 telefone Retorno do ofício sobre regulamentação da Lei de Acesso à informação

20 São José do Rio

Preto Leonardo - APM 11-jan-12 e-mail

Dúvidas sobre projetos federais de captação de recursos.

21 São Luiz do Paraitinga

Andréia Toledo 11-jan-12 telefone Retorno referente o ofício Circular CT/APE nº 267/2011 (Lei de Acesso á Informação).

22 Boituva Emerson Luis Fragoso/Jurídico 12-jan-12 e-mail Retorno do ofício sobre a Lei de acesso à informação.

23 Santos Antonio Augusto Orselli - Câmara

Municipal 12-jan-12 e-mail


24 São Carlos Aline Ulrich - documentalista 13-jan-12 telefone Envio de dúvidas sobre a CADA


CAM/DG-SAESP - Igor 13-jan-12 e-mail

Encaminha e-mail com apresentação dos trabalhos desenvolvidos pelo CAM, links de interesse (publicações e legislação) e esquema de trabalho proposto.


CAM/DG-SAESP - Igor 13-jan-12 e-mail

Solicita informações sobre a situação atual do APM de SLP, para subsidiar procedimento interno, devido denúncia oferecida através do site.








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27 Registro Diogo Costa Câmara Municipal 17-jan-12 reunião Informações gerais sobre CAM, Arquivo, CADA e parecer

28 Registro CAM/DG-SAESP 17-jan-12 ofício Encaminha parecer Técnico DGSAESP/CAM 18/2012

29 Registro CAM/DG-SAESP 17-jan-12 parecer Elaboração de parecer TécnicoDGSAESP/CAM 18/2012

30 Vargem Grande do

Sul Adriana Strazza de Lima -

Prefeitura 17-jan-12 telefone


31 Adamantina Acacio Rocha Perez Guerrero - Secretário Municipal de Cultura

18-jan-12 e-mail Retorno do ofício sobre a Lei de acesso à informação.

32 Campo Limpo

Paulista Berenice/Prefeitura 18-jan-12 e-mail


33 Casa Branca Luis Renato Thadeu Lima - APM 18-jan-12 telefone Retorno referente o ofício Circular CT/APE nº 267/2011 (Lei de Acesso á Informação).

34 São João do Pau d

Alho Eliane - Prefeitura 18-jan-12 telefone

Retorno do ofício sobre regulamentação da Lei de acesso à informação


CAM/DG-SAESP - Igor 18-jan-12 telefone

Solicita informações sobre a existência de procedimentos investigatórios relacionados ao APM de SLP.

36 Tambaú Antonio Agassi - Prefeito

Municipal 18-jan-12 reunião


37 São Pedro Rodrigo Luiz dos Santos - Museu

Gustavo Teixeira 19-jan-12 e-mail


38 Vargem Grande do


Prefeitura 19-jan-12 e-mail

Encaminha legislação municipal para análise e posterior retorno.


Samuel Damasceno - MP 20-jan-12 e-mail

Informa que para ter acesso ao procedimento investigatório solicitado, conforme orientação do Promotor de Justiça, apenas pessoalmente.

40 Sorocaba CAM/DG-SAESP 20-jan-12 parecer Elaboração de parecer Técnico 02/2012 referente visita técnica realizada em 10.08.12

41 Mogi-Mirim Alexandre Bigheti - APM 23-jan-12 telefone Retorno referente o ofício Circular CT/APE nº 267/2011 (Lei de Acesso á Informação).

42 Monte Alto Adriane - gabinete 23-jan-12 telefone Retorno do ofício sobre regulamentação da Lei de Acesso à informação.

43 Sorocaba CAM/DG-SAESP 24-jan-12 ofício Encaminha parecer Técnico nº 02/2012

44 Sorocaba CAM/DG-SAESP 24-jan-12 telefone Busca informações sobre ação do MP em relação ao Arquivo Público

45 Sorocaba CAM/DG-SAESP 24-jan-12 telefone Reabertura de contato com a Prefeitura/Agendamento de reunião para final de fevereiro

46 Casa Branca Luis Renato Thadeu Lima - APM 25-jan-12 e-mail Encaminha cópia digital do TAC/MP relativo à Prefeitura Municipal e à Câmara Municipal de Itobi.

47 Lavrinhas Dra. Elisânia - Câmara Municipal

de Lavrinhas 25-jan-12 e-mail

Encaminha informações preliminares, diagnóstico preenchido e algumas fotos de locais de arquivo.

48 Itobi Paulo Roberto Molina Basaglia -

Prefeitura 26-jan-12 e-mail

Informa que está com dificuldade para interpretar e implementar as ações propostas pelo livro da Profª Daise; Relata dúvidas em relação ao arquivamento, etiquetas, entre








PABX: 2089-8100

109

outros.

49 Ribeirão Preto Arthur Barros - APM 26-jan-12 telefone

Sobre a reunião com a Secretária da Cultura e a equipe do Departamento de Preservação - Marcelo e Beatriz

50 Santos CAM/DG-SAESP 27-jan-12 ofício Encaminha ofício CTAPE nº 06/2012. Encaminha parecer Técnico DGSAESP nº 01/2012

51 Santos CAM/DG-SAESP 27-jan-12 parecer Encaminhado conforme ofício CTAPE nº 06/2012.

52 Descalvado CT-APE 30-jan-12 e-mail Encaminha sugestão de proposta CONSOCIAL

53 Embu CAM/SAESP 30-jan-12 e-mail Encaminha sugestão de proposta para o CONSOCIAL

54 Guarujá Marcélia - Protocolo da Prefeitura 30-jan-12 telefone Retorno referente o ofício Circular CT/APE nº 267/2011 (Lei de Acesso á Informação).

55 Martinópolis CAM/SAESP 30-jan-12 e-mail Encaminha sugestão de propostas para o CONSOCIAL

56 Sorocaba CAM/DG-SAESP 30-jan-12 parecer Elaboração de parecer Técnico 03/2012 referente visita técnica realizada em 10.08.11


Andréia Toledo 01-fev-12 e-mail

Informa participação em curso de 02 dias em SP; questiona se houve contato com a Prefeita ref. Situação do APM; informa acúmulo de funções (Arquivo e Biblioteca).

58 Holambra CAM/DG-SAESP 02-fev-12 e-mail Encaminha sugestões de propostas para a CONSOCIAL Municipal.

59 Hortolândia CAM/SAESP 02-fev-12 e-mail Encaminha sugestões de propostas para a CONSOCIAL Municipal.

60 Leme CAM/DG-SAESP 02-fev-12 e-mail Encaminha sugestões de propostas para a CONSOCIAL Municipal.

61 São João da Boa

Vista CAM/DG-SAESP 02-fev-12 e-mail

Encaminha sugestões de propostas para a CONSOCIAL Municipal.


Preto DG-SAESP/CAM 02-fev-12 telefone

Pedido de informações sobre notícia veiculada na imprensa local sobre descarte de documentos.

63 Franca CT-APE 03-fev-12 e-mail Encaminha sugestão de proposta CONSOCIAL

64 Itajobi CT-APE/Manuella 03-fev-12 e-mail Encaminha sugestão de proposta CONSOCIAL

65 Mira Estrela CT-APE/Manuella 03-fev-12 e-mail Encaminha sugestão de proposta CONSOCIAL

66 Monte Alto CT-APE 03-fev-12 e-mail Encaminha sugestão de proposta CONSOCIAL

67 Outros

Atendimentos PM Lampão/BA/Dorilda de

Oliveira 03-fev-12 e-mail

Solicita informações sobre eventos sobre arquivos promovidos pelo APESP


Preto CT-APE 03-fev-12 e-mail

Encaminha sugestão de proposta CONSOCIAL

69 Sorocaba CAM/DG-SAESP 03-fev-12 ofício Encaminha parecer Técnico nº 03/2012

70 Casa Branca Luis Renato Thadeu Lima - APM 06-fev-12 e-mail

Informa que o APM é bastante procurado por consulentes em busca de documentos relacionados ao antigo Asilo Colonia Cocais, por essa razão, preocupado com a Lei de Acesso, solicita auxílio do CAM na confirmação de informações sobre a referida documentação.

71 Aguas de Lindóia Anselmo - SAAE Águas de

Lindóia 07-fev-12 telefone

Solicita informações sobre eliminação de documentos.

72 Atibaia CAM/DG-SAESP 07-fev-12 e-mail Encaminha sugestões de propostas para a CONSOCIAL Municipal.








PABX: 2089-8100

110

73 Barueri Reginaldo - CM 07-fev-12 e-mail Retorno do ofício sobre regulamentação da Lei de Acesso à informação.

74 Itajobi CT-APE/Manuella 07-fev-12 e-mail Encaminha sugestão de proposta CONSOCIAL

75 Monte Alto CT-APE 07-fev-12 e-mail Encaminha sugestão de proposta CONSOCIAL

76 Piracaia CAM/DG-SAESP 07-fev-12 e-mail Encaminha sugestões de propostas para a CONSOCIAL Municipal.

77 Santos CAM/DG-SAESP 07-fev-12 e-mail Encaminha sugestões de propostas para a CONSOCIAL Municipal.

78 Osasco CAM/DG-SAESP 08-fev-12 e-mail Encaminha sugestão de proposta para o consocial

79 Penápolis CAM/DG-SAESP 08-fev-12 e-mail Encaminha Sugestão de proposta para o Consocial

80 Rancharia CAM/DG-SAESP 08-fev-12 e-mail Encaminha Sugestão de proposta para o Consocial

81 São Carlos CAM/DG-SAESP 08-fev-12 e-mail Encaminhamento sugestão de proposta para o consocial

82 Sud Mennucci CAM/SAESP 08-fev-12 e-mail Encaminha sugestão de proposta para o Consocial

83 Araçatuba Câmara Municipal 09-fev-12 e-mail

Solicitação de reunião para 15 ou 16 de fev. para auxilio com o trabalho de elaboração da tabela de temporalidade e Gestão Documental.


Preto Leonardo - APM 09-fev-12 telefone

Relatar o que foi acordado na reunião realizada entre Secretaria da Cultura, Secretaria da Adm e EMPRO visando regulamentar a lei municipal de arquivos

85 São José dos

Campos Nadia - APM 09-fev-12 e-mail

Solicita envio de arquivo com resoluções aprovadas na CNARQ; questiona sobre a questão do Projeto de Lei de insalubridade.

86 São José dos

Campos Alan Batista - Assessoria de

Comunicação da FCCR 09-fev-12 telefone

Solicita informações em forma de questionário sobre o APM de São José dos Campos, para utilização na publicação da revista mensal da FCCR.

87 São José dos

Campos CAM/DG-SAESP - Igor 10-fev-12 e-mail

Informa que conversou com colegas do APESP que participaram da CNARQ e que não há um posicionamento formal a respeito do Projeto de Lei de Insalubridade citado em mensagem anterior; encaminha relatório final da CNARQ em anexo.

88 Araçatuba Câmara Municipal 13-fev-12 e-mail

Solicitação de reunião após o carnaval, em razão tb da abertura de licitação para aquisição de novos arquivos.

89 Barueri Reginaldo - CM 13-fev-12 e-mail Envio de informações sobre o Departamento de Documentação.

90 General Salgado CT-APE 13-fev-12 e-mail Encaminha sugestão de proposta CONSOCIAL

91 Mirassol CT-APE 13-fev-12 e-mail Encaminha sugestão de proposta CONSOCIAL

92 Sebastianópolis do

Sul CT-APE 13-fev-12 e-mail

Encaminha sugestão de proposta CONSOCIAL

93 Votuporanga CT - APE 13-fev-12 e-mail Encaminha sugestão de proposta CONSOCIAL

94 Campinas CAM/DG-SAESP 14-fev-12 e-mail Encaminha sugestões de propostas para a CONSOCIAL Municipal.








PABX: 2089-8100

111

95 Caraguatatuba Zenaide de Souza Bicudo

Vernizzi - FUNDACC 14-fev-12 e-mail

Encaminha ofício convidando a Diretora do CAM, Camila Brandi de Souza, na condição de palestrante, em evento a ser promovido pelo APM no dia 20/03/2012.

96 Caraguatatuba CAM-DG/SAESP 14-fev-12 e-mail Encaminha sugestões de propostas para a CONSOCIAL Municipal.

97 Indaiatuba CAM-DG/SAESP 14-fev-12 e-mail Encaminha sugestões de propostas para a CONSOCIAL Municipal.

98 Santa Bárbara d

Oeste CAM-DG/SAESP 14-fev-12 e-mail


99 São Vicente CAM-DG/SAESP 14-fev-12 e-mail Encaminha sugestões de propostas para a CONSOCIAL Municipal.

100 Valinhos CAM/DG-SAESP 14-fev-12 e-mail Encaminha sugestões de propostas para a CONSOCIAL Municipal.

101 Vargem Grande do

Sul CAM-DG/SAESP 14-fev-12 e-mail


102 Várzea Paulista CAM/DG-SAESP 14-fev-12 e-mail Encaminha sugestões de propostas para a CONSOCIAL Municipal.

103 Americana Fábio Rogério - Câmara

Municipal 15-fev-12 e-mail

Solicita auxílio em questões relacionadas à documentação armazenada Cds, Dvds, Hds e afins.

104 Casa Branca Luis Renato Thadeu Lima - APM 15-fev-12 e-mail Encaminha relatório de atividades do APM de Casa Branca.

105 Caraguatatuba CAM-DG/SAESP 17-fev-12 e-mail

Informa que o servidor Marcelo Chaves representará o CAM/APESP, na condição de palestrante, em evento a ser realizado no município em 20/03/2012.

106 Itatiba Luis Soares de Camargo/Sec.

Cultura 22-fev-12 telefone

Prestou algumas informações sobre o Arquivo e solicitou contato com Arquivo de Jundiaí que o procurou

107 Sorocaba CAM/DG-SAESP 22-fev-12 telefone

Agendamento/detalhamento sobre visita na semana de 27/02 a 03/03. Observações sobre parecer Técnico

108 Jardinópolis CM - Nélio/procurador -

Paulo/vereador 28-fev-12 reunião

Retorno do ofício sobre regulamentação da Lei de Acesso à informação.

109 Jundiaí Sandra/Prefeitura 28-fev-12 telefone Solicita assessoria para elaboração de projeto para aperfeiçoamento da gestão documental


Andréia Toledo 28-fev-12 e-mail

Relata que obteve notícias sobre o ofício enviado à Sra. Prefeita (Ref. Apuração de denúncia); Informa que haverá uma reunião sobre o APM.

111 Cajuru Maria do Carmo Pereira Arena 29-fev-12 e-mail Pedido de envio de servidores para auxiliar no APM

112 Caraguatatuba Denise Aparecida Lemes da Silva

- APM 29-fev-12 e-mail

Autoriza visita técnica às Unidades de Arquivo da FUNDACC, no dia 19/03/2012; agradece a divulgação do evento que será realizado no município, no dia 20/03/2012.

113 Novo Horizonte CM - Ver. Fabiano de Mello

Belentani 29-fev-12 ofício

Requerimento nº 42 - celebrar convênio com Programa de Gestão Documental Pública para criação do Arquivo Público Municipal

114 Araraquara Paulo Dimas Cezar 01-mar-

12 telefone

Solicita informações sobre inauguração do novo prédio do APESP; Demais assuntos








PABX: 2089-8100

112

relacionados ao APM.

115 São José dos

Campos CAM/DG-SAESP - Igor

02-mar-12

e-mail

Solicita informações complementares para elaboração de parecer Técnico referente PGDIM.

116 Mogi-Mirim Alexandre Bigheti - APM 05-mar-

12 telefone

Solicita informações sobre prevenção contra incêndio; informa que foi nomeado como novo encarregado da Div. Em Gestão de Protocolo e Arquivo.

117 Registro Câmara Municipal (Diogo, Hans,

Aléssio e Regina) 09-mar-

12 reunião parecer e plano de ação

118 Barueri CAM/SAESP e Reginaldo CMB 12-mar-

12 reunião

Reunião para acertos prévios para ação na Câmara de Barueri

119 Cajuru Maria do Carmo Pereira Arena 13-mar-

12 telefone

Pedido de envio de servidores para auxiliar no APM


Isabel Cristina Teixeira - Assessora Administrativa

14-mar-12

telefone

Retorno ref. ofício (Denúncia). Demonstrou interesse em realizar melhorias para o APM (RH, estrutura, legislação, etc); solicita auxílio na implementação de políticas públicas e contratação de serviço 3º; citou questão com Judiciário (guarda de acervo).

121 Vargem Grande do


Prefeitura 14-mar-

12 e-mail

Encaminha legislação referente à extinção do Departamento de Água e Esgoto do Município.

122 Campinas Arquivo Municipal 15-mar-

12 e-mail

Solicita informações para fazer convite para evento 20 anos da SANASA.

123 Poá Diretoria de Administração/PM 15-mar-

12 telefone

Retorno do ofício sobre regulamentação da Lei de acesso à informação.

124 São Caetano do Sul Ênio do Depto. De Obras 15-mar-

12 telefone

Informações gerais sobre importância e atribuições do APM. Lei de acesso. Distinção entre atividades de arquivo e Centro de Memória/Documentação. Necessidade de envolver outros setores da PM.



16-mar-12

e-mail Solicita data para agendamento de reunião.

126 Caraguatatuba APM 19-mar-

12 visita

técnica Visita técnica aos locais de guarda de documentos

127 Caraguatatuba APM 20-mar-

12

Evento (participaçã

o em) Palestra proferida em evento

128 Araçatuba Câmara Municipal 22-mar-

12 reunião

Foi apresentado o parecer da visita técnica e com os seus encaminhamentos, tb foi proposto uma parceria para a elaboração da Plano de classificação e da tabela de temporalidade modelo das CM a qual vai subsidiar a elaboração da tabela da CM Araçatuba

129 Outros

Atendimentos Prefeitura de Concórdia/SC

23-mar-12

e-mail Solicita contatos de APM de São Paulo para troca de experiência

130 Cajuru Maria do Carmo Pereira Arena 28-mar-

12 telefone

Pedido de auxílio para a organização do acervo do Arquivo Permanente.








PABX: 2089-8100

113

131 Jundiaí Sandra/Marcia - Prefeitura 28-mar-

12 reunião

Realizada reunião no prédio do APESP para tratar de assuntos relacionados à gestão documental e políticas públicas e apoio do CAM.


Preto Leonardo - APM

28-mar-12

telefone

Relatar o trabalho, comunicar que terminaram as visitas na Cultura, com levantamento dos documentos e iniciarão na Sec. Das Finanças

133 Franca CAM/DG-SAESP - Manuella 30-mar-

12 telefone

Solicitação de informações para conclusão de parecer técnico

134 Jundiaí CAM/DG-SAESP - Igor 30-mar-

12 e-mail

Encaminha informações e anexos referente SIGAD; e aviso nº 096-2010, de 23/02/2010, do MPSP.

135 Barueri CAM/SAESP 02-abr-12 reunião

Reunião realizada na Câmara Municipal de Barueri, visando a conscientização dos diretores de área e início dos trabalhos referente ao desenvolvimento do PC e TTD modelos.

136 São José dos

Campos Nadia - APM 02-abr-12 e-mail

Informa que SJC está desenvolvendo sua legislação ref. Arquivística eletrônica seguindo os metadados propostos pelo APESP; solicita envio do "arquivo aberto" da IN nº 01.

137 Barueri Reginaldo - CM 03-abr-12 e-mail Envia 55 arquivos PDF referente Sistema de Gestão implantado na Câmara Municipal.

138 Mogi das Cruzes PMMC/Valéria Servo 03-abr-12 telefone Agendamento de visita de Secretários para conversar sobre Arquivos e Lei de Acesso

139 Itaberá Prefeitura Municipal/Nilson

Domingos de Oliveira/Sec.Adm. 04-abr-12 telefone

Retorno do ofício sobre regulamentação da Lei de Acesso à informação.

140 Botucatu Izaura Bretan/Prefeitura/Sec.

Cultura (contratada) 10-abr-12 telefone

Solicita orientações para iniciar processo de institucionalização de arquivo no município

141 Itaberá Prefeitura Municipal/Nilson

Domingos de Oliveira/Sec.Adm. 10-abr-12 e-mail Agendamento de reunião

142 Praia Grande Wagner Torres - Prefeitura 11-abr-12 telefone Retorno referente o ofício Circular CT/APE nº 267/2011 (Lei de Acesso á Informação).

143 São José dos

Campos Nadia - APM 11-abr-12 e-mail

Confirma agendamento de visita em 29/05/2012; Solicita envio de ofício aos cuidados do Secretário Municipal de Administração.

144 Mogi das Cruzes PMMC 12-abr-12 reunião

Reunião no SAESP para debater sobre Lei de acesso e organização de arquivo. Chaves, Camila e Danilo com Antero e Perci da PMMC.

145 Barueri CAM/SAESP 13-abr-12 visita

técnica

Visita Técnica à Coord de RH; etapa do trabalho de elaboração de modelos de PC e TTD para Câmaras Municipais do Estado de SP.


técnica









PABX: 2089-8100

114

147 Araraquara CAM/DG-SAESP 20-abr-12 telefone Convite para IV Seminário de Gestão Documental e TI


técnica


149 Ribeirão Preto CAM/DG-SAESP 23-abr-12 telefone Convite para IV Seminário de Gestão Documental e TI

150 Boituva Valéria/Planejamento 24-abr-12 e-mail Orientações sobre instituição de arquivo e agendamento de reunião

151 Rancharia Prefeitura - Israel Gregório 24-abr-12 e-mail

Comunicou a formação da CADA da Prefeitura e solicitou a indicação dos próximos passas a serem tomados pela prefeitura a a gestão da sua documentação.

152 Araçatuba CAM/DG-SAESP 26-abr-12 e-mail

Convite para IV Seminário de Gestão Documental e Tecnologia da Informação: análise da Lei 12527/2011

153 Araraquara CAM/DG-SAESP 26-abr-12 e-mail

Convite para IV Seminário de Gesão Documental e Tecnologia da Informação: análise da Lei 12527/2011

154 Barretos CAM/DG-SAESP 26-abr-12 e-mail


155 Barueri CAM/DG-SAESP 26-abr-12 e-mail


156 Bauru CAM/DG-SAESP 26-abr-12 e-mail


157 Campinas CAM/DG-SAESP 26-abr-12 e-mail


158 Franca CAM/DG-SAESP 26-abr-12 e-mail


159 Presidente Prudente CAM/DG-SAESP 26-abr-12 e-mail


160 Registro CAM/DG-SAESP 26-abr-12 e-mail

Convite para IV Seminário de Gestão Documentação e Tecnologia da Informação: análise da Lei 12527/2011

161 Ribeirão Preto CAM/DG-SAESP 26-abr-12 e-mail


162 Santa Isabel Yara Fernandes/Assessora Sec.

De Educação e Cultura 26-abr-12 telefone

Solicita informações sobre tratamento de acervo de imagens e guarda de documentos da Prefeitura

163 Santos CAM/DG-SAESP 26-abr-12 e-mail



Preto CAM/DG-SAESP 26-abr-12 e-mail









PABX: 2089-8100

115

165 São José dos

Campos CAM/DG-SAESP 26-abr-12 e-mail


166 São Paulo CAM/DG-SAESP 26-abr-12 e-mail


167 Sorocaba CAM/DG-SAESP 26-abr-12 e-mail


168 Sorocaba CAM/DG-SAESP 27-abr-12 telefone Reatar contato, continuação da parceria para elaboração da TTD, cobrança de retorno do parecer.

169 Araçatuba CAM/DG-SAESP 02-mai-

12 e-mail

Retificação do convite encaminhado e-mail para informar inscrição de 01 representante por instituição

170 Araraquara CAM/DG-SAESP 02-mai-

12 e-mail


171 Barretos CAM/DG-SAESP 02-mai-

12 e-mail


172 Barueri CAM/DG-SAESP 02-mai-

12 e-mail


173 Bauru CAM/DG-SAESP 02-mai-

12 e-mail


174 Campinas CAM/DG-SAESP 02-mai-

12 e-mail


175 Franca CAM/DG-SAESP 02-mai-

12 e-mail


176 Marília CAM/DG-SAESP 02-mai-

12 e-mail


177 Presidente Prudente CAM/DG-SAESP 02-mai-

12 e-mail


178 Registro CAM/DG-SAESP 02-mai-

12 e-mail


179 Ribeirão Preto CAM/DG-SAESP 02-mai-

12 e-mail


180 Santos CAM/DG-SAESP 02-mai-

12 e-mail



Preto CAM/DG-SAESP

02-mai-12

e-mail









PABX: 2089-8100

116

182 São José dos

Campos CAM/DG-SAESP

02-mai-12

e-mail


183 Sorocaba CAM/DG-SAESP 02-mai-

12 e-mail



12 e-mail

Solicitação para inscrição de 01 servidor via site do Arquivo Público e encaminhamento de e-mail com dados dos demais interessados para [email protected]

185 Barretos Raquel - Museu 04-mai-

12 e-mail

Solicitação de relato sobre as ações realizadas, pois é a nova resposável pelo museu


12 e-mail

Solicitação para inscrição de 01 servidor via site do Arquivo Público e encaminhamento de e-mail com dados dos demais interessados para [email protected]


12 e-mail

Recebido e-mail com pedido de inclusão de participantes na lista de espera para o IV Seminário de Gestão Documental e Tecnologias da Informação


12 e-mail

Recebimento de e-mail solicitando a inclusão, em lista de espera, de servidora da biblioteca da Câmara Municipal para participar do IV Seminário

189 São Paulo CAM/DG-SAESP 07-mai-

12 ofício

IV Seminário de Gestão Documental e Tecnologias da Informação: análise da lei 12527/2011-solicitação de inscrição de Eduardo Miyashito

190 Araçatuba CAM/DG-SAESP 08-mai-

12 parecer

parecer Técnico DG-SAESP nº 12/2012 e ofício CT/APE nº 253/2012 encaminhados em 08/05/2012 e recebidos em 10/05/2012 conforme aviso de recebimento.

191 Rancharia Prefeitura - Israel Gregório 08-mai-

12 e-mail

Encaminhamento da portaria que criou a CADA

192 São José dos

Campos Nadia - APM

08-mai-12

e-mail

Solicita orientação sobre procedimento relativo ao acesso de acervo de plantas residenciais, arquivado no APM.

193 São Paulo CAM/DG-SAESP 08-mai-

12 telefone

Contato pra obter dados de participante do IV Seminário de Gestão Documental, da Câmara Municipal

194 Mogi das Cruzes CAM/DG-SAESP 09-mai-

12 e-mail

Convite para IV Seminário de Gestão Documental e TI


Preto CAM/DG-SAESP

09-mai-12

telefone

contato com Sr. José Roberto dos Santos para orientar sobre inscrição no IV Seminário, solicitando e-mail com dados


12 e-mail

Comunicação de alteração do local do IV Seminário e confirmação de inscrição para Cléder e Antonio (Prefeitura) e Augusto e Iuna (Câmara)


12 e-mail

Comunicação de alteração do local do IV Seminário e confirmação de inscrição para Mirian

198 Mogi das Cruzes CAM/DG-SAESP 10-mai-

12 e-mail

Recebimento de dados para inscrição IV Seminário








PABX: 2089-8100

117


CAM/SAESP - Igor 10-mai-

12 e-mail

Solicita adiamento da reunião de 18/05 para 27/06/2012 em SLP.

200 Bauru PM Bauru 11-mai-

12 e-mail

Solicitando possibilidade de inscrição no IV seminário

201 Bauru PM Bauru 11-mai-

12 e-mail

Encaminhamento de dados para inscrição no IV Seminário

202 Ribeirão Preto CGD/SAESP 11-mai-

12 telefone

Daniel/CGD informou que email para Dr. Milton retornou. Trata-se de comunicação de mudança do local do IV Seminário

203 São José dos

Campos CGD-SAESP

11-mai-12

telefone

Daniel informou que email para Angeliki Fernanda, PM, com informação sobre mudança de local do IV Seminário retornou


CAM/SAESP - Igor 11-mai-

12 e-mail

Convite para o "IV Seminário - Gestão Documental e Tecnologias da Informação", em 15/05 na capital.


De Educação e Cultura 15-mai-

12 e-mail Agendamento de reunião

206 São José dos

Campos CAM/DG-SAESP

15-mai-12

Evento (convida)

Participação no IV Seminário (completar c/ nome dos participantes da Pref e CM)

207 São Caetano do Sul Mylene Gambale (ATL) 16-mai-

12 e-mail

Contato para compor reunião sobre institucionalização de APM


12 e-mail

Questiona por qual veiculo de imprensa local será publicada a matéria sobre o IV Seminário de Gestão Documental

209 Piracicaba Fábio - CM 17-mai-

12 telefone

Solicita informações sobre trabalho desenvolvido pelo CAM.

210 Sorocaba Robson Arquivo da Câmara 17-mai-

12 e-mail Informações sobre Lei de Acesso

211 Barueri CAM/DG-SAESP 23-mai-

12 visita

técnica

Visita Técnica à Coord Financeira; etapa do trabalho de elaboração de modelos de PC e TTD para Câmaras Municipais do Estado de SP.

212 Descalvado Alessandra Antonini Perez -

Procuradora Geral do Legislativo 23-mai-

12 e-mail

Como o municipio seguindo os parametros da lei federal poderá elaborar uma legislação propria visando assegurar o pleno acesso a informação

213 Santa Isabel Prefeitura 29-mai-

12 reunião

Institucionalização de Arquivo Público Municipal/Gestão de documentos/Lei de Acesso/Encaminhamentos

214 São José dos

Campos CAM/DG-SAESP

29-mai-12

visita técnica

Análise do sistema informatizado de processos e expediente SIPEX, para fins de aprimoramento do Spdoc. Participação PRODESP, Spdoc, Protocolo, CAM e Luiz Carlos.

215 Casa Branca Luis Renato Thadeu Lima - APM 30-mai-

12 e-mail

Solicita informações sobre cursos/seminários ref. A Lei de Acesso e sua implantação nos municípios,

216 Araraquara Prefeitura-secretaria da

administração 01-jun-12 e-mail

Tentativa de contato com Camila/Ieda por telefone sem sucesso, encaminhou email solicitando contato

217 Boituva Secretaria Municipal de Negócios

Jurídicos 04-jun-12 e-mail

Sugestão de agendamento de reunião para 12/06 às 15:00








PABX: 2089-8100

118

218 Rio Claro CAM/DG-SAESP 05-jun-12 e-mail Encaminha solicitação da sra. Sonia Cruz para os devidos fins.

219 Rio Claro Sonia Cruz - Associação Comercial e Industrial

05-jun-12 telefone

Solicita informações sobre direitos autorais de fotografias que supostamente são do acervo iconográfico do APESP.

220 São Caetano do Sul Prefeitura - Ênio 05-jun-12 e-mail propositura de data de visita com reunião ao município

221 São José dos

Campos CAM/DG-SAESP 05-jun-12 e-mail

Solicita minutas dos decretos referentes aos processos eletrônicos e ao SIPEX, além do manual de protocolo.

222 Rio Claro Maria Teresa - APM 11-jun-12 e-mail Solicita informações sobre modelo de edital de digitalização e catalogação/indexação de acervos.

223 São José dos

Campos CAM/DG-SAESP 11-jun-12 e-mail

Encaminha informações sobre o VII Seminário que será realizado em Santos (14 e 15/06).

224 Engenheiro Coelho CAM/DG-SAESP 12-jun-12 curso

participação no curso sobre a Lei de acesso - UNASP. Fez parte da comitiva da prefeitura de Casa Branca

225 São Carlos Aline Ulrich - documentalista 12-jun-12 e-mail

Perguntou se os documentos de registro civil (atestado de obito) digitalizados com intuito de preservação dos originais terão validade juridica ao serem impressos ou copiados do banco de dados.

226 Boituva Valéria e Emerson 13-jun-12 reunião Institucionalização do APM, gestão documental e Lei de acesso.

227 Barueri CAM/DG-SAESP 14-jun-12 e-mail Pedido de listagem de documentos do RH

228 Santos CAM/DG-SAESP 14-jun-12 Evento

(participação em)

Participação no VII Seminário Regional realizado pela FAMS (14 e 15/06).


Preto Leonardo - APM 15-jun-12 telefone

Contato para informar andamento dos trabalhos e a não participação na inauguração do novo prédio do APE.

230 Araraquara Paulo Dimas 18-jun-12 Evento

(convida) Participação na inauguração do Novo Prédio do APESP.

231 Casa Branca Luis Renato e Dra. Flávia 18-jun-12 Evento

(convida) Participação na inauguração do Novo Prédio do APESP.

232 Outros

Atendimentos Ione Pedreira Silva Maia - Estudante da Claretiano

18-jun-12 e-mail Solicita informações sobre acesso às informações públicas em Arquivos Públicos Municipais.



18-jun-12 e-mail Encaminha para análise arquivos referentes orientações e a Resolução nº 01/2012 do TCE.


Isabel e Ednaldo 18-jun-12 evento Participação na inauguração do Novo Prédio do APESP.

235 Araraquara CAM/DG-SAESP 19-jun-12 e-mail

Agradecimento da presença na inalguração do Novo Prédio da APESP e confirmação de solicitação.

236 Pindamonhangaba Francilucy Monteiro Ribeiro -

Arquivo Municipal 19-jun-12 telefone

Solicita orientação referente Tabela de Temporalidade; Informa procedimentos que estção sendo realizados no Município.








PABX: 2089-8100

119

237 Casa Branca Sérgio - Câmara Municipal 20-jun-12 telefone

Solicita informações sobre regulamentação da Lei Federal nº 12.527/2011 e sobre construção/reforma de Arquivos.

238 Jundiaí Sandra - Prefeitura 20-jun-12 e-mail Solicita agendamento de visita técnica para conhecer o APESP.


Preto CM/DG-SAESP 20-jun-12 e-mail

Envio da análise das minutas enviadas pelo APM para re-estruturação



20-jun-12 e-mail Solicita informações complementares sobre visita agendada para 27/06 em SLP.

241 Guarulhos Gilson Câmara 21-jun-12 telefone Informações sobre a implementação da Lei de Acesso

242 Outros

Atendimentos Natália Mazula Luiz 21-jun-12 e-mail

Solicita informações sobre como adquirir o Livro da Professora Daise Ap. Oliveira.

243 Guarulhos Câmara 25-jun-12 reunião Organização e institucionalização do Arquivo e Lei de Acesso

244 Barueri CM - Reginaldo 26-jun-12 e-mail Recebimento da listagem dos documentos do RH


CAM/SAESP - Igor e Manuella 27-jun-12 visita

técnica

Visita técnica ao Arquivo Público Municipal; reunião com representantes da Prefeitura; visita ao prédio da nova biblioteca; relação com denúncia realizada pelo site do APESP em 26/11/2011.


CAM/SAESP - Igor 02-jul-12 e-mail Encaminha Minuta de Plano de Ações.


- APM 03-jul-12 e-mail

Encaminha para ciência do CAM o ofício Nº 02/12-APMC, de: APMC, para: Gabinete do Prefeito Municipal.

248 São Caetano do Sul Prefeitura 04-jul-12 reunião Institucionalização do Arquivo Público do Município

249 São Caetano do Sul CAM/DG-SAESP - Chaves 05-jul-12 e-mail Agendamento de visita monitorada de representantes do município ao Arquivo Público do Estado

250 Barueri Reginaldo - CM 06-jul-12 e-mail Encaminha minuta para criação da Comissão de Avaliação. Solicita auxílio para revisão da mesma.

251 Boituva CAM/Sérgio 10-jul-12 telefone Agendamento de visita técnica ao município

252 Casa Branca CAM/DG-SAESP 10-jul-12 e-mail

Convida para palestra sobre digitalização e gerenciamento de arquivos digitais, com Millard Schisler, especialista no assunto. Dia 12/07/12, a partir das 9h30, no APESP.

253 Rio Claro CAM/DG-SAESP 10-jul-12 e-mail


254 Santa Isabel CAM - Sérgio 10-jul-12 telefone Agendamento de visita técnica ao município

255 Santos CAM/DG-SAESP 10-jul-12 e-mail









PABX: 2089-8100

120

256 São José dos

Campos CAM/DG-SAESP 10-jul-12 e-mail




10-jul-12 e-mail Acusa recebimento da Minuta de plano de Ações. Faz observações pertinentes.

258 Socorro Carolina Izidoro Roncato -

Prefeitura 10-jul-12 telefone

Solicita esclarecimento sobre a criação de uma Divisão de Arquivo, publicação de Tabelas de Temporalidade e eliminação de documentos públicos.

259 Barueri CAM/DG-SAESP 12-jul-12 reunião

Reunião no APE sobre o andamento da elaboraçao da TTD para as Câmaras Municipais e rápida visita ao novo APE

260 Rio Claro CAM/DG-SAESP 12-jul-12 e-mail

Informa sobre possibilidade de realização de visitas técnicas ao APESP. Informa que foi publicada a Lei Federal nº 12.682, de 09 de julho de 2012, que dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos.

261 Santos Marcelo Mathias - FAMS 12-jul-12 e-mail Questiona sobre a possibilidade de realização de estágio no setor Iconográfico do APESP.


Judas Tadeu de Campos - Pesquisador

12-jul-12 e-mail Solicita informações sobre pesquisas no acervo do APESP.

263 Barueri CAM/DG-SAESP 13-jul-12 e-mail Encaminha arquivos para utilização e teste na validação das tabelas do setor de Transportes e RH.

264 Caraguatatuba CAM/DG-SAESP 13-jul-12 e-mail Encaminha análise do ofício nº 02/12-APMC.

265 Araraquara Prefeitura-secretaria da

administração 16-jul-12 e-mail

Encaminha o decreto municipal nº 9.415/2010

266 Barueri CAM/DG-SAESP 16-jul-12 e-mail Envio da função RH da TTD e materiais para validação


Isabel - PM 16-jul-12 telefone Dúvidas sobre o Plano de Ações

268 Tatuí Adilson - CM 16-jul-12 telefone Dúvidas sobre a Lei de acesso à informação.

269 Jardinópolis CM - Denilze 17-jul-12 telefone Dúvidas sobre os próximos passos para a implantação do Arquivo

270 Mauá CAM - Sérgio 17-jul-12 telefone

Contato para informar o não recebimento de informações, recebimento de ofício da Promotoria de Justiça de Mauá - aguardando retorno sobre responsável pelo assunto, resposta aos questionamentos, informada do e-mail do CAM


Preto Leonardo - APM 17-jul-12 telefone

Questionamento se as capas do acervo da hemeroteca podem ser eliminadas


Preto Leonardo - APM 20-jul-12 e-mail

Envio da estimativa do acervo da APM

273 Jardinópolis CAM/DG-SAESP 23-jul-12 e-mail Envio do passo a passo.

274 Marília CAM/DG-SAESP 24-jul-12 parecer Elaboração de parecer referente visita técnica realizada em 26/10/2011








PABX: 2089-8100

121

275 Outros

Atendimentos Arquivo Histórico de Porto Alegre 24-jul-12 telefone Solicitação de visita ao APE

276 Jardinópolis CM - Denilze 25-jul-12 e-mail Envio do diagnóstico e foto do acervo.

277 Outros

Atendimentos Arquivo Histórico de Porto Alegre 25-jul-12 reunião

Reunião, apresentando o CAM, e visita ao APE

278 Jundiaí CAM/DG-SAESP 26-jul-12 e-mail Alteração do horário da visita técnica para o período da manhã.

279 Mauá PM - Tatyana Moretti 27-jul-12 telefone

retorno do contato de 26/07/2012. apresentou-se como uma das pessoas destacadas (jurídico) pela Dra. Ana Paula. Solicitei cópia do IC 104/2010 e as informações solicitadas anteriormente. Encaminhará e-mail sobre o IC e os dados.

280 Santos Márcio A. A. Quedinho - AGEM

Baixada Santista 27-jul-12 e-mail

Solicita apoio para esclarecimentos sobre o assunto da Lei de Acesso à Informação dando foco nos municípios.

281 Catanduva CAM/DG-SAESP 30-jul-12 e-mail Envio de email padrão

282 Catanduva CM - Reginaldo 30-jul-12 e-mail Solicitação de visita ao APE para conhecer seu funcionamento.

283 Marília CAM/DG-SAESP 30-jul-12 ofício Encaminhamento de pareceres para a Prefeitura Municipal de Marília

284 Mauá PM - Tatyana Moretti 30-jul-12 e-mail informações solicitadas no contato mantido em 27/07/2012, porém sem as informações do relatório

285 Mauá CAM-DG/SAESP 30-jul-12 telefone

Solicitação de cópia do IC nº. 104/2010 para acompanhamento do caso para Dra. Lauraní Assis de Figueiredo - Promotora de Justiça de Mauá

286 Sorocaba

FUNSERV - Fund da Seguridade Social dos Serv Públicos Mun de

SOROCABA - Carlos Eduardo Barbosa João

30-jul-12 e-mail

Solicitou informações (decretos, regulamentos, leis, etc.) de quanto tempo tem que arquivar as guias de prestação de serviços médicos (consultas, exames) e as contas hospitalares, visto que o volume dos documentos hoje arquivados ocupa gde. espaço físico.

287 Casa Branca Luis Renato (PM) e Sérgio (CM) 03-ago-

12 Visita

técnica

Visita aos arquivos da Prefeitura e da Câmara aproveitando a oportunidade de VT à antiga Colônia de Cocais (hoje CRCB).

288 Caraguatatuba CAM/SAESP 06-ago-

12 ofício

Enviado relatório da visita à Sec. Administração e à Fundacc, com cópia eletrônica para os Arquivos Administrativo e Histórico

289 Catanduva CM - Reginaldo F. Puydinser e

Thiago Baccanelli 06-ago-

12 reunião

Reunião com equipe CAM (Igor e Rodrigo)

290 Catanduva CM - Reginaldo F. Puydinser e

Thiago Baccanelli 06-ago-

12

visita técnica ao

APESP

Visita Técnica ao APESP (Ação Educativa)

291 Indaiatuba Sílvia Mendes Masson - Sistema

de Inf. e Arq. da Sec. da Fazenda

06-ago-12

e-mail

Solicita informações sobre resoluções da Secretaria da Fazenda Estadual referentes documentos com restrição de acesso.

292 Jundiaí Prefeitura - Sandra Kameyama e

Simone Zanotello 06-ago-

12 Visita APESP

Visita Técnica ao APESP (Ação Educativa)








PABX: 2089-8100

122

293 Marília PM/Secretaria de adm 06-ago-

12 telefone

Questionamento sobre necessidade de reunião proposta no parecer nº 15/2012

294 Santos CAM/DG-SAESP 06-ago-

12 parecer

Encaminhado conforme ofício CTAPE nº 320/2012.

295 Santos CAM/DG-SAESP 06-ago-

12 ofício

Encaminha ofício CTAPE nº 320/2012. Encaminha parecer Técnico DGSAESP nº 05/2012

296 Barueri CAM/DG-SAESP 07-ago-

12 e-mail

Solicita informações sobre utilização dos arquivos excel no processo de validação das tabelas.

297 Santa Isabel Prefeitura 08-ago-

12

visita técnica ao

APESP

Visita Técnica realizada aos locais de guarda de documentos da Prefeitura. Aproveitou-se para visitar a Câmara.

298 Paulínia Luciano Ap. de Lima - Secretário

de Finanças e Administração 09-ago-

12 telefone



- APM 10-ago-

12 e-mail

Encaminha Lei Municipal nº 1035/2003; Minuta de Lei de criação de Fundação; e Inventário referente às unidades escolares (enc: ao PGDI Educação)

300 Franca Adilson Marquete - Prefeitura 10-ago-

12 telefone

Solicita orientação sobre regulamentação da Lei federal nº 12/527/2011.

301 Jacareí Allan Oliveira 10-ago-

12 e-mail

Solicita cancelamento de reunião que seria realizada no APESP em 14/08/2012 às 10h00. Agendamento realizado com Marcelo Chaves.

302 Mauá Dayana Freitas - Secretaria de

Administração 10-ago-

12 telefone


303 Mauá Tatiana Moretti 13-ago-

12 e-mail

Email sugerindo reunião no APESP para tratar do IC 104/2010 PP.

304 Boituva CAM 14-ago-

12 telefone

Confirmação de Visita Técnica ao município.

305 Piracicaba Wagner de Almeida Sayão -

Fundação Municipal de Ensino 14-ago-

12 e-mail

Encaminhado (fale conosco). Solicita informações sobre gestão documental.

306 Boituva CAM 15-ago-

12 Visita

Técnica

Reunião com Secretárioda Administração e Visita aos locais de guarda de documentos

307 Mauá CAM-DG/SAESP 15-ago-

12 ofício

ofício enviado à Promotora Laurani Figueiredo prestando informações solicitadas

308 Mauá CAM-DG/SAESP 15-ago-

12 e-mail

Resposta ao email recebido de Tatyana Moretti, disponibilizando as datas sugeridas pela própria (27/28.Ago), solicitando antecedência no agendamento e dados de participantes

309 Outros

Atendimentos

Anderson - arquivista - Arquivo Público do Estado do Espírito

Santo

16-ago-12

telefone Solicitou informações sobre procedimentos do CAM para os municípios

310 Colina Natália 17-ago-

12 e-mail

Dúvidas sobre digitalização de documentos de escolas rurais estaduais e municipais.

311 Casa Branca CAM/DG-SAESP 20-ago-

12 e-mail

Proposição de data para visita de dois dias.

312 Casa Branca Luis Renato (PM) 20-ago-

12 telefone

Passou informes sobre documentos da PM relativos ao antigo Asilo de








PABX: 2089-8100

123

Cocais.

313 Itu CAM/DG-SAESP 20-ago-

12 telefone

Contato para se informar sobre mudança de endereço do arquivo. Está mudando para sede no novo Paço, em melhores condições.

314 Itu CAM/DG-SAESP 20-ago-

12 e-mail Sugestão de reunião em São Paulo

315 Marília CAM/DG-SAESP 20-ago-

12 parecer

Encaminhamento de parecer nº 18/2012

316 Marília CAM/DG-SAESP 20-ago-

12 ofício

Encaminhamento de parecer nº 18/2012, através do ofício nº 325/2012 para a Câmara Municipal de Marília

317 Outros

Atendimentos CAM/SAESP

20-ago-12

e-mail Responde solicitação e envia cópia de sentença de SCS.

318 Rio Claro APM de Rio Claro 20-ago-

12

visita técnica ao

APESP

20 funcionários do APM de Rio Claro realizaram visita técnica ao APESP monitorada pelo Núcleo de Ação Educativa. Houve apresentação dos trabalhos realizados pelo SAESP e CAM.

319 São Caetano do Sul CAM/DG-SAESP - Chaves 20-ago-

12 e-mail

Cancelamento/Agendamento de visita

320 Barueri CAM/DG-SAESP 21-ago-

12 telefone

Especificação dos próximos passos para elaboração da TTD.

321 Barueri Reginaldo - CM 21-ago-

12 e-mail

Enviou listagem com documentos da Segurança e da Gestão integrada

322 Colina Natália 21-ago-

12 telefone

Dúvidas sobre o termo dos documentos por conta da municipalização das escolas.

323 Artur Nogueira Priscila Vancetto Bassi 22-ago-

12 telefone

Pedido para envio do passo a passo para criação do Arquivo Público Municipal.

324 Artur Nogueira CAM/DG-SAESP 23-ago-

12 e-mail

Envio de passo a passo com 3 anexos.


- APM 23-ago-

12 telefone

Solicita auxílio sobre minuta enviada ao APESP em 10/08/2012 para tratativas em reunião a ser realizada em 24/08/2012, às 08h30, no gabinete do Prefeito Municipal.

326 Jardinópolis CM- Denilze 23-ago-

12 e-mail

Pedio de envio de minutas específica para CM

327 Barueri Reginaldo - CM 24-ago-

12 e-mail

Sobre agendamento de entrevistas com os setores e re-envio de listagem de documentos


- APM 24-ago-

12 e-mail

Informa detalhes da reunião realizada no gabinete do Prefeito Municipal em 24/08/2012.

329 Mauá Tatyana Moretti - Prefeitura 24-ago-

12 telefone

Solicita confirmação do horário (09h00) da reunião agendada para 27/08/2012 no APESP.

330 Mauá Prefeitura 27-ago-

12 reunião

Reunião para discussão de implementação do APM e IC.

331 Outros

Atendimentos

Anderson - arquivista - Arquivo Público do Estado do Espírito

Santo

27-ago-12

telefone

Solicitou informações sobre procedimentos para instituição de arquivos municipais e outras informações

332 Santa Bárbara d

Oeste Fernando Rodrigo da Silva

27-ago-12

e-mail Solicitou o encaminhamento do Decreto 48.898 e seus anexos I,II e III em PDF.


Oeste Fernando Rodrigo da Silva

27-ago-12

e-mail Solicitou indicação de manual de procedimentos para a digitalização








PABX: 2089-8100

124


- APM 28-ago-

12 e-mail

Encaminha Decreto Municipal nº 102, de 10 de agosto de 2012, que regulamenta a Lei federal nº 12.527/2011. Para análise.

335 Outros

Atendimentos CAM/Chaves

29-ago-12

e-mail

Informação sobre ato normativo para institucionalização de arquivo municipal/Solicita envio de citação de legislação

336 Barueri CM/Reginaldo 31-ago-

12 telefone

Sobre o recebimento da lista com documentos de 3 setores e dúvidas sobre o ato legal para constituição da Comissão de Avaliação.


Oeste CM/Fernando Rodrigo da Silva

31-ago-12

e-mail

Por estar finalizando a resolução do arquivo da Câmara, questionou sobre a possibilidade da existencia de um artigo impondo sanções aos usuários (funcionários) que danificarem os documentos.

338 Santa Isabel CAM/DGSAESP 31-ago-

12 relatório

Relatório de visita técnica realizada em 08.08.12, datado de 31.08.12, encaminhado pelo ofício nº 335/2012.

339 Caraguatatuba PM/Luzia 03-set-12 e-mail Solicita esclarecimentos de dúvidas relacionadas ao quadro da gestão documental no município.

340 Barueri CM/Reginaldo 05-set-12 e-mail Solicitação de entrevsita nos setores da CM no dia 06/09

341 Caraguatatuba CAM/Igor 05-set-12 e-mail

Coloca o CAM a disposição para realização de visita/reunião no APESP, para esclarecimento de dúvidas relacionadas à implantação de políticas de gestão documental.

342 Outros

Atendimentos OUTROS/Marília de Paiva 05-set-12 e-mail

Solicita envio de relatórios dos VI e IX Encontros de Municípios.

343 Tambaú PM/Luiz Carlos 05-set-12 telefone Solicitou auxílio para elaboração da minuta da lei de arquivo e adaptação a lei de acesso.

344 Franca PM/Adilson 10-set-12 telefone Solicita o envio do parecer por e-mail

345 Franca CAM/DGSAESP 10-set-12 parecer

parecer técnico DG-SAESP/CAM nº. 20/2012 sobre política de gestão de arquivos e gestão documental da Câmara Municipal encaminhado com ofício CT/APE nº. 333/2012, enviado por carta registrada, RQ272387514BR

346 Franca CAM/DGSAESP 10-set-12 parecer

parecer técnico DG-SAESP/CAM nº. 13/2012 sobre política de gestão de arquivos e gestão documental da Prefeitura Municipal encaminhado com ofício CT/APE nº. 332/2012, enviado por carta registrada, RQ272387505BR, RQ272387491BR e RQ272387488BR (pref. e secr)

347 São José dos

Campos CAM/DGSAESP 10-set-12 parecer

parecer técnico DG-SAESP/CAM nº. 10/2012 em continuidade do programa de gestão documental itinerante (PGDIM) na Câmara Municipal, encaminhado com o ofício CT/APE nº. 334/2012, postado por carta registrada RQ272387528BR (presidente da Câmara)

348 Tambaú CAM/Manuella 10-set-12 e-mail Resposta com análise do material enviado, inclusive da Lei do município de Orlândia.








PABX: 2089-8100

125

349 Boituva CAM/DGSAESP 12-set-12 relatório

Encaminhamento do relatório da visita aos arquivos da Pref de Boituva, através do ofício CT/APE nº 338/2012. Carta Registrada c/AR RQ272388523BR e RQ272388537BR

350 Barueri CAM/Manuella/Igor/Rodrigo 13-set-12 visita

técnica

Entrevista com os setores de transporte, segurança e manutenção para a elaboração da TTD da CM.

351 Barueri CM/Reginaldo 14-set-12 e-mail Envio de doc. Com sugestão de funções e solicitação de envio de TTD da subfunção da frota.

352 Barueri CM/Reginaldo 18-set-12 telefone Dúvidas sobre a subfunção frota no material enviado.

353 São José dos

Campos CAM/DGSAESP 18-set-12 parecer

parecer DGSAESP nº 21/2012; ofício CT/APE nº 342/2012; C/C: Secretário ADM e Presidente FCCR.

354 Caraguatatuba PM/Sonia 20-set-12 e-mail Solicita informações sobre cursos e treinamentos.

355 Caraguatatuba PM/Fernando 21-set-12 e-mail Solicita informações sobre cursos e treinamentos entre outros.

356 Casa Branca PM/Luis Renato 24-set-12 telefone Solicita informações sobre construção/reforma de Arquivo.

357 Franca CM/Afonso 25-set-12 telefone

Resposta do parecer DGSAESP/CAM nº 20/2012, para agendar reunião. E esclarecer que o Arquivo, por conta de uma Resolução de 2009, está ligado a Diretoria Legislativa..

358 São José dos

Campos CAM/DGSAESP 25-set-12 e-mail

Encaminha cópia do parecer DGSAESP nº 21/2012 e do ofício CT/APE nº 342/2012.

359 Franca PM/Adilson 26-set-12 telefone

Retorno do parecer DGSAESP/CAM nº 13/2012 para esclarecimentos sobre a legislação e agendamento de reunião.

360 Barueri CAM/Manuella 27-set-12 visita

técnica

Entrevista com os setores da comunicação e SIG para a elaboração da TTD da CM.

361 São José dos

Campos CAM/DGSAESP 27-set-12 e-mail

Informa o interesse da Prefeitura de Franca em realizar uma visita técnica e uma reunião com a Prefeitura de São José dos Campos.

362 São José dos

Campos PM/Nadia 27-set-12 telefone

Solicita informações sobre procedimentos do TCE relacionados ao envio de acervo ao Arquivo Público Municipal.


CAM/Igor 27-set-12 telefone

Solicita informações sobre os procedimentos do TCE relacionados ao envio de acervo ao Arquivo Municipal.

364 Barueri CAM/Manuella 28-set-12 e-mail Envio da TTD M&P e OF revisada.

365 Franca CAM/Manuella 28-set-12 telefone

Retorno para avisar sobre a negativa de SJC e sugerir que proponham data para reunião no APE.

366 Campinas PM/Galdino 01-out-12 Visita

Técnica

Visita técnica da equipe do APM de Campinas ao APESP (Ação Educativa).

367 Barueri CM/Reginaldo 02-out-12 e-mail Envio da Tabela da Gestão Integrada e de Documentos que integram outro documento.

368 Caraguatatuba OUTROS/Taiguara 04-out-12 telefone

Informa que está trabalhando na atualização da TTD do Poder Executivo. Solicita informações sobre o atendimento ao município.








PABX: 2089-8100

126

369 São José dos

Campos PM/Rodolfo 05-out-12 telefone

Retorno referente ao parecer DGSAESP nº 21/2012; Solicita agendamento de reunião para o período da manhã no dia 30/10/2012.

370 Araçatuba CAM/DGSAESP 09-out-12 e-mail Convite para II Ciclo de Palestras sobre Arquivos e Gestão Documental

371 Araraquara CAM/DGSAESP 09-out-12 e-mail Convite para II Ciclo de Palestras sobre Arquivos e Gestão Documental

372 Artur Nogueira CAM/DGSAESP 09-out-12 e-mail Convite para II Ciclo de Palestras sobre Arquivos e Gestão Documental

373 Barretos CAM/DGSAESP 09-out-12 e-mail Convite para II Ciclo de Palestras sobre Arquivos e Gestão Documental

374 Barueri CAM/DGSAESP 09-out-12 e-mail Convite para II Ciclo de Palestras sobre Arquivos e Gestão Documental

375 Bauru CAM/DGSAESP 09-out-12 e-mail Convite para II Ciclo de Palestras sobre Arquivos e Gestão Documental

376 Campinas CAM/DGSAESP 09-out-12 e-mail Convite para II Ciclo de Palestras sobre Arquivos e Gestão Documental

377 Caraguatatuba CAM/DGSAESP 09-out-12 e-mail Convite para II Ciclo de Palestras sobre Arquivos e Gestão Documental

378 Casa Branca CAM/DGSAESP 09-out-12 e-mail Convite para II Ciclo de Palestras sobre Arquivos e Gestão Documental

379 Franca CAM/DGSAESP 09-out-12 e-mail Convite para II Ciclo de Palestras sobre Arquivos e Gestão Documental

380 Franca PM/Adilson 09-out-12 e-mail Dúvida quanto a uns documentos pertencentes à Secretaria de Justiça e Cidadania

381 Jacareí CAM/DGSAESP 09-out-12 e-mail Convite para II Ciclo de Palestras sobre Arquivos e Gestão Documental

382 Marília CAM/DGSAESP 09-out-12 e-mail Convite para II Ciclo de Palestras sobre Arquivos e Gestão Documental

383 Mauá CAM/DGSAESP 09-out-12 e-mail Convite para II Ciclo de Palestras sobre Arquivos e Gestão Documental

384 Mogi das Cruzes CAM/DGSAESP 09-out-12 e-mail Convite para II Ciclo de Palestras sobre Arquivos e Gestão Documental

385 Piracicaba CAM/DGSAESP 09-out-12 e-mail Convite para II Ciclo de Palestras sobre Arquivos e Gestão Documental

386 Presidente Prudente CAM/DGSAESP 09-out-12 e-mail Convite para II Ciclo de Palestras sobre Arquivos e Gestão Documental

387 Rancharia CAM/DGSAESP 09-out-12 e-mail Convite para II Ciclo de Palestras sobre Arquivos e Gestão Documental

388 Registro CAM/DGSAESP 09-out-12 e-mail Convite para II Ciclo de Palestras sobre Arquivos e Gestão Documental

389 Ribeirão Preto CAM/DGSAESP 09-out-12 e-mail Convite para II Ciclo de Palestras sobre Arquivos e Gestão Documental

390 Santo André CAM/DGSAESP 09-out-12 e-mail Convite para II Ciclo de Palestras sobre Arquivos e Gestão Documental








PABX: 2089-8100

127

391 Santos CAM/DGSAESP 09-out-12 e-mail Convite para II Ciclo de Palestras sobre Arquivos e Gestão Documental

392 São Caetano do Sul CAM/DGSAESP 09-out-12 e-mail Convite para II Ciclo de Palestras sobre Arquivos e Gestão Documental


Preto CAM/DGSAESP 09-out-12 e-mail

Convite para II Ciclo de Palestras sobre Arquivos e Gestão Documental

394 São José dos

Campos CAM/DGSAESP 09-out-12 e-mail

Convite para II Ciclo de Palestras sobre Arquivos e Gestão Documental


CAM/DGSAESP 09-out-12 e-mail Convite para II Ciclo de Palestras sobre Arquivos e Gestão Documental

396 São Paulo CAM/DGSAESP 09-out-12 e-mail Convite para II Ciclo de Palestras sobre Arquivos e Gestão Documental

397 Sorocaba CAM/DGSAESP 09-out-12 e-mail Convite para II Ciclo de Palestras sobre Arquivos e Gestão Documental

398 Caraguatatuba PM/Sonia 10-out-12 e-mail Solicita informações sobre o II Ciclo de Palestras.

399 Caraguatatuba CAM/Igor 11-out-12 telefone

Sugere realização de reunião no prédio do APESP para discussão da implementação de políticas públicas de gestão documental em Caraguatatuba.

400 Franca CM/Presidente Valter Gomes 11-out-12 ofício

Envio de correspondência enviada em 03/10 em resposta ao ofício CT/APE nº 333/2012 como forma de agradecimento

401 São José dos

Campos CAM/Igor 11-out-12 telefone

Solicita retorno sobre data da reunião. Conforme o Sr. Rodolfo, ainda não há definição; realizará contato nos próximos dias.

402 Apiaí PM/Carlos 16-out-12 telefone

Solicita informações sobre a existência de regulamentação no Estado de São Paulo do piso salarial da profissão de arquivista.

403 Barueri CM/Reginaldo 16-out-12 telefone Informou que terminou a revisão das F4 e 5 da TTD.

404 Mauá OUTRO/Aline 16-out-12 telefone

Solicita informações sobre convênio entre o APESP e a Prefeitura; questiona obrigatoriedade de existência de APM; Informa que é advogada de um particular em uma Ação Civil Pública.

405 São José dos

Campos PM/Nadia 16-out-12 telefone

Informa que enviará ofício ao SAESP ref. TCE (vide Reg Interno, art. 250, §2º); informa situação e solicita apoio sobre acervo de escolas minicipalizadas; solicita adiamento da reunião ref. parecer para 2013.


De Educação e Cultura 17-out-12 telefone

Informações sobre o relatório da visita (solicita cópia). Solicita informações sobre laudo ou parecer em relação a acervo fotográfico.

407 Casa Branca PM/Luiis Renato 18-out-12 telefone

Esclarece sobre a situação precária do novo prédio tanto física e como no acondiconamento dos documentos, o qual será inalgurado as pressas pela atual gestão p e solicita esclarecimento de dúvidas relacionadas à gestão documental.








PABX: 2089-8100

128

408 Jacareí CAM/Igor 18-out-12 e-mail

Conforme combinado durante o II Ciclo de Palestras, encaminha senteça judicial de São Caetano do Sul para estudo/análise.

409 Mauá PM/Museu/Emília 18-out-12 telefone

Convite a participação em Fórum organizado pelo GT História e Memória do Consórcio Intemunicipal do Grande ABC

410 Araraquara CAM/DGSAESP 22-out-12 parecer Encaminha parecer 23/2012, através do ofício 344/2012 para presidente e diretor legislativo

411 Casa Branca PM/Luis Renato 23-out-12 telefone

Informa que o atual Prefeito não foi reeleito; informa que a data provável da inauguração do novo prédio do APM será em 12/11/2012; solicita esclarecimento de dúvidas relacionadas à gestão documental.

412 Barueri CAM/DGSAESP 24-out-12 reunião Reunião no APE para discutir alguns pontos da elaboração da TTD da CM.

413 Guarulhos OUTRO/Elson 24-out-12 e-mail Encaminha denúncia relalizada ao MPSP através do site do APESP.

414 Mauá OUTROS/Ministério Público 24-out-12 ofício

Of. 1.511 de 16.10.12 Solicita informações atualizadas sobre implementação de APM na PM de Mauá.

415 Barueri CM/Reginaldo 25-out-12 telefone Dúvidas a respeito da idade corrente e local de arquivamento.

416 Piracicaba CM/Fábio 26-out-12 telefone

Informa que a CM está em fase de implantação de um espaço destinado ao Centro de Documentação; solicita agendamento de visita ao APESP para conhecer procedimentos e equipamentos e reunião com CAM.

417 Colina PM/Natália 30-out-12 telefone

Dúvidas sobre documentos de creches da Secretaria do Desenvolvimento Social agora municipalizadas

418 Piracicaba CAM/Igor 30-out-12 telefone Informa disponibilidade para realização de visita técnica; solicita indicação de data.

419 Piracicaba CM/Fábio 31-out-12 e-mail Confirma visita para o dia 07/11/2012; solicita confirmação, endereço e horário.

420 São José dos

Campos PM/Nádia 31-out-12 telefone

Solicita novas informações sobre o caso do TCE.

421 São Lourenço da

Serra PM/Procuradoria Jurídica 31-out-12 e-mail

Retorno do ofício sobre a Lei de Acesso. Implementação da Lei de Acesso e institucionalização de APM

422 Mauá CAM/DGSAESP 01-nov-

12 e-mail

Solicita agendamento de data para visita técnica.

423 Santo André CAM/DGSAESP 01-nov-

12 telefone

Solicita informações sobre o Consórcio Intermunicipal e sobre evento do GT/Memória previsto para dezembro

424 São José dos

Campos CAM/Igor

06-nov-12

e-mail

Informa novamente, a pedido do Adilson, o interesse da Prefeitura de Franca em realizar uma visita técnica a Prefeitura de São José dos Campos.








PABX: 2089-8100

129

425 Piracicaba CM/Fábio/Nara 07-nov-

12 reunião

Reunião realizada no prédio do APESP para tratar de assuntos relacionados a implementação de políticas de gestão documental; além da reunião, ocorreu uma visita técnica aos demais deptos do APESP visando conhecer técnicas, aparelhos, materiais, etc.

426 Franca CAM/Igor 08-nov-

12 e-mail

Informa sobre a possibilidade de visita do pessoal de Franca a São José dos Campos. Encaminha cópia à Sra. Nadia, do APM de São José dos Campos.

427 Franca PM/Adilson 08-nov-

12 telefone

Solicita agendamento de visita técnica ao APESP.

428 Mauá CAM/Chaves 08-nov-

12 e-mail

Confirma visita técnica no dia 26/11 e envia cópia de ofício enviado ao MP.

429 São José dos

Campos CAM/Igor

08-nov-12

e-mail

Encaminha cópia de e-mail enviado ao Sr. Adilson, informando sobre a possibilidade de visita do pessoal de Franca a São José dos Campos.

430 São José dos

Campos CAM/Igor

08-nov-12

telefone Solicita confirmação de recebimento de e-mail enviado em 06/11/2012.

431 Diadema OUTROS/Consórcio ABC 09-nov-

12 reunião

Reunião realizada na Sede do Consórcio do Grande ABC; participação do APESP a convite; representou o município: Maria de Lourdes Ferreira.

432 Mauá OUTROS/Consórcio ABC 09-nov-

12 reunião

Reunião realizada na Sede do Consórcio do Grande ABC; participação do APESP a convite; representaram o município: Simone Bello Gimenez e Emília da Silva Barbosa.

433 Ribeirão Pires OUTROS/Consórcio ABC 09-nov-

12 reunião

Reunião realizada na Sede do Consórcio do Grande ABC; participação do APESP a convite; representaram o município: Marlene Spindorelo e Valéria Marchi.

434 Santo André OUTROS/Consórcio ABC 09-nov-

12 reunião

Reunião realizada na Sede do Consórcio do Grande ABC; participação do APESP a convite; representou o município: Nilo Mattos de Almeida.

435 São Bernardo do

Campo OUTROS/Consórcio ABC

09-nov-12

reunião

Reunião realizada na Sede do Consórcio do Grande ABC; participação do APESP a convite; representaram o município: Doraci Sponchiato e Jorge Magyar.

436 São Caetano do Sul OUTROS/Consórcio ABC 09-nov-

12 reunião

Reunião realizada na Sede do Consórcio do Grande ABC; participação do APESP a convite; representou o município: Paula Fiorotti.

437 Franca PM/Adilson 13-nov-

12 telefone

Solicita nova data para agendamento de reunião, fixando no dia 05/12.

438 Barueri CAM/Manuella 14-nov-

12 telefone

Pergunta sobre o recesso na CM e o novo cronograma de atividades.

439 São Lourenço da

Serra PM/Procuradoria Jurídica

14-nov-12

e-mail

Acusa recebimento de mensagem e encaminhamento ao Gabinete. Agendará reunião em São Paulo após 21.11.12.

440 São José dos

Campos PM/Nádia

22-nov-12

telefone Apresentou dúvidas quanto a municipalização das escolas estaduais e pediu posicionamento








PABX: 2089-8100

130

quanto ao TCE


12 ofício

Of. 1.511 de 16.10.12 Solicita informações atualizadas sobre implementação de APM na PM de Mauá.

442 Barueri CM/Reginaldo 26-nov-

12 e-mail

Enviou as TTD das funções OF e MP revisadas.


12 visita

técnica

Implantação de política de gestão de documentos. Visita aos locais de guarda de documentos.

444 São José dos

Campos PM/Nádia

27-nov-12

telefone

Refez o pedido de apoio na questão do TCE e relatou que já entraram em contato com o TCE, sem sucesso, e que irão enviar um ofício.

445 Barueri CM/Reginaldo 03-dez-12 telefone Perguntou se recebemos as TTD e quais os próximos passos.

446 Diadema CAM/DGSAESP 03-dez-12 e-mail

Convite para Encontro de Arquivos Públicos do Grande ABC, realizado pelo Consórcio Intermunicipal do Grande ABC

447 Mauá CAM/DGSAESP 03-dez-12 e-mail


448 Ribeirão Pires CAM/DGSAESP 03-dez-12 e-mail


449 Rio Grande da Serra CAM/DGSAESP 03-dez-12 e-mail


450 Santo André CAM/DGSAESP 03-dez-12 e-mail



Campo CAM/DGSAESP 03-dez-12 e-mail


452 São Caetano do Sul CAM/DGSAESP 03-dez-12 e-mail


453 Franca CAM/DGSAESP 05-dez-12 reunião Visita no APE e reunião como retorno do parecer técnico.

454 Guarulhos CAM/DGSAESP 06-dez-12 ofício

ofício CT/APE nº 372/2012 - Solicitando, ao Prefeito, reunião para esclarecimentos sobre arquivos (denúncia), AR RQ475124804BR

455 Franca PM/Adilson 07-dez-12 e-mail Envio das fotos do Arquivo Geral reformado.

456 Guarulhos PM/Cristina 07-dez-12 visita

Informações sobre funcionamento dos arquivos/informações sobre ações do CAM/possibilidades de atendimento ao município

457 Franca CAM/Manuella 10-dez-12 e-mail Especificações do scanner utilizado no APE.

458 Diadema OUTROS/Consórcio ABC 11-dez-12 Evento

(participação em)

Participação no Encontro de Arquivos Públicos do Grande ABC, realizado na sede do Consórcio Intermunicipal do Grande ABC em parceria com o SAESP.








PABX: 2089-8100

131

459 Mauá OUTROS/Consórcio ABC 11-dez-12 Evento

(participação em)


460 Ribeirão Pires OUTROS/Consórcio ABC 11-dez-12 Evento

(participação em)


461 Rio Grande da Serra OUTROS/Consórcio ABC 11-dez-12 Evento

(participação em)


462 Santo André OUTROS/Consórcio ABC 11-dez-12 Evento

(participação em)



Campo OUTROS/Consórcio ABC 11-dez-12

Evento (participaçã

o em)


464 São Caetano do Sul OUTROS/Consórcio ABC 11-dez-12 Evento

(participação em)


465 Casa Branca PM/Luis Renato 21-dez-12 telefone

Informa que foi inaugurado o novo prédio do APM e que no início de 2013 a Prefeitura enviará um relatório ao MPSP solicitando prorrogação do prazo do TAC.

466 Franca CAM/Manuella 21-dez-12 e-mail Envio do relatório da reunião de 05/12.

3. Continuação do Programa de Gestão Documental Itinerante nos Municípios,

ação com as 14 sedes de regiões administrativas de São Paulo. Envio de pareceres

para Araçatuba (Câmara Municipal), Araraquara (Câmara Municipal), Franca

(Prefeitura e Câmara Municipal), Marília (Prefeitura e Câmara Municipal), Registro

(Prefeitura – enviado em 2011 - e Câmara Municipal), Santos (Prefeitura e Câmara

Municipal), São José dos Campos (Prefeitura e Câmara Municipal), Sorocaba

(Prefeitura e Câmara Municipal). E reuniões com a Prefeitura de Sorocaba, in loco, e

no DG-SAESP com a Câmara Municipal de Registro, Câmara Municipal de Araçatuba e

Prefeitura de Franca, todas como decorrência do parecer, para elaboração de plano de

trabalho, para adequação da realidade do município com a legislação vigente e a

técnica arquivística.

4. Parceria com a Câmara Municipal de Barueri para a elaboração do Plano de

Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos da Câmara de








PABX: 2089-8100

132

Barueri e do Poder Legislativo, que sirva de modelo para as demais Câmaras

Municipais Paulistas. Realização de 10 visitas e reuniões nos setores da Câmara

Municipal de Barueri para levantamento das informações.

5. Elaboração de formulário eletrônico, visando facilitar o processo de validação e

inserção de documentos no Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade de

Documentos do Poder Legislativo. É uma ferramenta desenvolvida em formato Excel,

com utilização de macros, em que os documentos são validados individualmente, por

meio de perguntas, cujas respostas direcionam a novas perguntas, que são

necessárias para a identificação dos documentos que são produzidos e acumulados

pela instituição.

6. Integração com o Consórcio Intermunicipal Grande ABC (Santo André, São

Bernardo do Campo, São Caetano do Sul, Diadema, Mauá, Ribeirão Pires, Rio

Grande da Serra), com objetivo de elaborar estratégias relacionadas à

implementação de políticas públicas de gestão documental e institucionalização de

Arquivos Públicos Municipais, em escala regional. Participação em uma reunião do

Grupo de Trabalho – História e Memória, vinculado ao Eixo Educação, Cultura e

Esportes, para planejar esta ação conjunta. Apoio à realização do 1º Fórum

organizado por esse GT, com o tema Encontro de Arquivos do Grande ABC, que reuniu

50 pessoas de áreas afins, com o objetivo de esclarecer sobre o papel estratégico dos

arquivos nas administrações públicas e propor uma ação de diagnóstico aos

municípios presentes a ser apresentado em evento no início de 2013.

7. Apoio à regulamentação da Lei de Acesso à Informação nos Municípios:

Dos 1.290 ofícios, enviados no final de 2011 a todos os Prefeitos e Presidentes

de Câmaras Municipais, divulgando a Lei nº 12.527/2011, informando seu prazo

para entrar em vigor e reiterando a obrigatoriedade de regulamentação municipal,

e observando sua interligação com a gestão documental, houve o retorno de 34

Municípios. Neste retorno, foram realizadas reuniões e orientações técnicas,

inclusive com envio de recomendações aos Municípios para regulamentação da Lei








PABX: 2089-8100

133

de Acesso à Informação (material confeccionado em parceria com o Núcleo de

Normas Técnicas – CGD/DGSAESP).

Participação de representante da equipe técnica do CAM, proferindo palestra no I

Ciclo de Palestras: Arquivos Municipais e Gestão Documental, realizado em

março/2012, em Caraguatatuba/SP. Participação de 7 municípios neste evento.

Participação de 11 Prefeituras e 9 Câmaras Municipais de 14 Municípios no IV

Seminário de Gestão Documental e TI, realizado em maio/2012, pelo Arquivo

Público do Estado/DGSAESP em parceria com o Tribunal de Justiça de São Paulo.

Apresentação da palestra “Lei de Acesso e Gestão Documental”, na reunião da

Câmara Temática de Tecnologia da Informação e Comunicação, realizado em

agosto/2012, na sede da Agência Metropolitana da Baixada Santista (AGEM).

Participação no evento de 9 Prefeituras paulistas.

Apresentação no II Ciclo de Palestras sobre Arquivos e Gestão Documental:

Aperfeiçoamento e atualização profissional, da palestra "A Lei de Acesso à

informação nos municípios paulistas", realizado em outubro/2012, no Arquivo

Público do Estado. Participação de 6 municípios paulistas no II Ciclo de Palestras.

Elaboração da nova minuta de ato normativo para Criação do Arquivo Público

Municipal, para atualização com a Lei de Acesso à Informação (em andamento).

Colaboração nas atividades do Grupo de Trabalho sobre a Lei de Acesso à

Informação (Resolução SGP nº 31, de 14/06/2012). Participação em 5 reuniões de

trabalho.

8. Atualmente, temos notícias de 81 Arquivos Públicos Municipais instituídos no

Estado de São Paulo (eram 33 em 2000).

9. Informação de 48 novos Arquivos Públicos Municipais, representando um

aumento de 59,25% no número de arquivos instituídos.

10. Foram realizadas 29 ações do Ministério Público a 47 Municípios Paulistas

entre representações, procedimentos preparatórios, inquéritos civis, termos de

ajustamento de conduta e ações civis públicas.








PABX: 2089-8100

134

11. Foram registrados 4.012 acessos à página Assistência aos Municípios no site

do Arquivo Público do Estado, página destinada a disponibilizar informações,

publicações técnicas, legislação, bem como promover o diálogo, a troca de

experiências e a difusão do conhecimento técnico-arquivístico.

12. Foram registrados 365 acessos à página Ameaças Ao Patrimônio

Arquivístico no site do Arquivo Público do Estado, página na qual qualquer cidadão

ou instituição interessada que identifique situações de irregularidade, descaso ou

omissão com relação a documentos públicos pode:

informar ao Arquivo Público do Estado sobre ameaças ao patrimônio arquivístico;

ou

provocar o Ministério Público por meio de uma denúncia, encaminhada

diretamente ao MP, para que sejam tomadas as medidas jurídicas cabíveis.

13. Assinatura do Termo de Cooperação Técnica com a Assembleia Legislativa

do Estado de São Paulo, em novembro de 2012, com o objetivo de conjugar

esforços visando à gestão, acesso e preservação de documentos públicos no Estado

de São Paulo, a implementação de programa de gestão documental na Assembleia

Legislativa e a prestação de orientação técnica pelo Arquivo Público do Estado,

encontra-se em andamento a elaboração de um Termo de Cooperação Técnica com a

Assembleia Legislativa do Estado de São Paulo.

14. Acompanhamento da proposta de Convênio com a Fundação Prefeito Faria

Lima, Centro de Estudos e Pesquisas da Administração Municipal – CEPAM,

com o objeto de estabelecer mútua cooperação visando à institucionalização de

Arquivos Públicos Municipais e à implementação de políticas públicas de gestão

documental nos Municípios do Estado de São Paulo; e a prestação de orientação

técnica pelo Arquivo Público do Estado.

15. Reformulação dos procedimentos administrativos:

Elaboração de uma nova base de dados (HTML, inserção de novos campos,

acesso remoto e múltiplo) desenvolvida em parceria com Núcleo de Apoio à








PABX: 2089-8100

135

Informática do Centro de Processamento de Informações Digitais. A partir de abril

de 2012, quando se iniciou a formalização dos contatos, foram elaborados 11

relatórios de homologação da nova base de dados CAM, enviados 20 e-mails,

realizadas 15 reuniões, além de acompanhamento técnico de servidor do Núcleo.

26 Reuniões de Centro para informes gerais, estabelecimento de procedimentos

administrativos, estudo de temas frequentes no atendimento e aprimoramento

contínuo da equipe CAM.

Estabelecimentos de critérios para preenchimento de atendimento e

reorganização das pastas de cada município.

e-mail enviado: 1.637

e-mail recebido: 747

CCoooorrddeennaaççããoo ddooss PPrroottooccoollooss EEssttaadduuaaiiss

Criado pelo Decreto n.º 54.276/2009, que reorganizou a Unidade do Arquivo

Público do Estado, o Centro de Coordenação dos Protocolos Estaduais, integra o

Departamento de Gestão do SAESP, e tem como atribuições, coordenar a aplicação de

normas e procedimentos técnicos visando a padronização das atividades dos

protocolos dos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual, promover ações

coordenadas visando a integração sistêmica de protocolos e arquivos e desenvolver

estudos visando padronizar a tramitação e assegurar o rápido acesso às informações.


1. Elaboração do Manual de Procedimentos para Protocolo:

A padronização de procedimentos de protocolo para todos os órgãos e

entidades da Administração Pública Estadual se dará com a oficialização do Manual de

Procedimentos para Protocolo, que está sendo elaborado pela equipe técnica do

DGSAESP.








PABX: 2089-8100

136

Para auxiliar na elaboração do manual foram realizados estudos e pesquisas na

bibliografia produzida por instituições, públicas e privadas, do Brasil e do exterior,

bem como visitas técnicas aos setores de protocolo das Secretarias de Governo e das

entidades da Administração Pública Indireta, com o objetivo de mapear os diversos

procedimentos adotados.

Além dessas ações, o Centro também está em permanente diálogo com o Núcleo

de Apoio ao Comitê Gestor do SPdoc, que participa ativamente na construção do novo

instrumento, tendo em vista a necessidade de estabelecer a conformidade entre as

rotinas de protocolo do Sistema Informatizado Unificado de Gestão Arquivística de

Documentos e Informações - SPdoc e do Manual de Procedimentos para Protocolo.

1.1. Realização de 3 visitas técnicas aos órgãos integrantes do SAESP. Dando

continuidade ao mapeamento dos procedimentos de protocolo adotados pela

Administração Pública Estadual, iniciado no ano de 2011.

Quando Demonstrativo das Visitas Técnicas aos Setores de Protocolo e Arquivo

Visita nº 01

Local: Casa Civil

Endereço: Avenida Morumbi, 4500 - Morumbi -São Paulo - SP

Data: 03/02/2012


Coordenação dos Protocolos Estaduais), Alessandra Zorzetto Moreno, Luis Felipe Loureiro Foresti, Ricardo Silvestre

e Rogério Madeira de Moura Campos (Executivos Públicos) e os funcionários da Casa Civil, Luis Carlos de Carvalho

Silva (Diretor do Departamento de Gestão da Documentação Técnica e Administrativa) Sérgio Antonio dos Santos

(Diretor do Centro de Protocolo e Expedição) e Bernadete das Graças Rodrigues Santos (Diretora Substituta do

Centro de Protocolo e Expedição) Tema: Visita técnica ao Setor de Protocolo da Secretaria Casa Civil

Visita nº 02

Local: Universidade Estadual de Campinas - UNICAMP

Endereço: Prédio da Reitoria VI – Cidade Universitária “Zeferino Vaz”, Distrito de Barão Geraldo - Campinas

Data: 10/02/2012


Coordenação dos Protocolos Estaduais), Alessandra Zorzetto Moreno, Luis Felipe Loureiro Foresti, Ricardo Silvestre,

Rogério Madeira de Moura Campos (Executivos Públicos do Centro de Coordenação dos Protocolos Estaduais),

Leandro Teixeira Estrella e Erich Ewald Kliemke (Executivos Públicos do Núcleo de Assistência ao Comitê Gestor do

SPdoc) e os funcionários da Unicamp, Neire do Rossio Martins, Cirlene Domingues, José Ednilson Lima Paiva e Maria

Aparecida Forti.

Tema: Visita técnica ao Setor de Protocolo da Secretaria UNICAMP

Visita nº 03

Local: Companhia do Metropolitano de São Paulo - Metrô








PABX: 2089-8100

137

Endereço: Rua Boa Vista 175, 7º andar, mezanino - São Paulo/SP

Data: 15/04/2012

Participantes: Os funcionários do DG-SAESP, Alessandra Zorzetto Moreno, Luis Felipe Loureiro Foresti, Ricardo

Silvestre, Rogério Madeira de Moura Campos (Executivos Públicos do Centro de Coordenação dos Protocolos

Estaduais) e Leandro Teixeira Estrella (Executivos Público do Núcleo de Assistência ao Comitê Gestor do SPdoc) e os

funcionários do Metrô, Miguel Luiz de Oliveira (Supervisor de Serviços Administrativos – Coordenadoria de Serviços

para Edifícios Administrativos), José Carlos da Costa Pontes (Coordenador de Serviços para Edifícios

Administrativos), Sidnei Costa (Chefe de Departamento – Protocolo), Maria Tereza Ribeiro (Assistente

Administrativa 5) e Helio Rossini Júnior (Coordenador da Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo).

Tema: Visita técnica ao Setor de Protocolo do Metrô

1.2. Revisão do Manual e incorporação das determinações do Decreto nº

58.052/2012, referentes aos procedimentos de protocolo.

1.3. Encaminhamento do Manual para revisão da Direção do Departamento de

Gestão do SAESP.

1.4. Realização de 5 reuniões para validação do Manual, com representantes

dos Protocolos Centrais dos seguintes órgãos e entidades: Casa Civil, Secretaria da

Cultura, Secretaria da Educação, Secretaria da Fazenda, Secretaria do Meio

Ambiente, Secretaria da Saúde, Secretaria de Segurança Pública, Procuradoria

Geral do Estado, HC-SP, Fundação Florestal e CETESB.

Quadro Demonstrativos de Reuniões de validação do Manual de Procedimentos de Protocolo

Reunião nº 01

Local: Arquivo Público do Estado / DG-SAESP

Endereço: Av. Cruzeiro do Sul, 1777 - Santana – São Paulo - SP

Data: 07/11/2012

Horário: 10h00 - 17h00

Participantes: Belmiro Correa de Camargo (Procuradoria Geral do Estado), Claudete Francisco de Souza

(Secretaria de Estado da Segurança Pública), Dione Luiz dos Santos (Secretaria de Estado da Educação), Ednusa

Ribeiro de Santana (Secretaria de Estado da Fazenda), Joana D´Arc Filipe Machado (Companhia Ambiental do

Estado de São Paulo – CETESB), João Rocha Venceslau Filho (Hospital das Clínicas da Faculdade de Medicina da

Universidade de São Paulo), Jorge Uchiyama e Valquíria Beatriz Costa (Secretaria de Estado da Cultura), Juliano

Montenegro Martins (Secretaria de Estado da Fazenda), Luis Carlos de Carvalho Silva (Casa Civil), Maria Aparecida

de Oliveira representante da (Fundação para a Conservação e a Produção Florestal do Estado de São Paulo), Maria

Fátima Pereira Sardinha (Secretaria de Estado da Saúde), Maria Geruseneide Silva de Jesus (Secretaria de Estado

do Meio Ambiente). Representando o Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo -

DG-SAESP/Arquivo Público do Estado Eliana Martinelli Avagliano, Elisangela Mendes Queiroz, Erich Ewald Kliemke,

Keli Davi Moreira, Lauriany Geize da Silva, Leandro Teixeira Estrella e Rogério Madeira de Moura Campos

Tema: Validação dos Itens Documento e Recebimento








PABX: 2089-8100

138

Reunião nº 02



Data: 14/11/2012






Universidade de São Paulo), Jorge Uchiyama e Valquíria Beatriz Costa (Secretaria de Estado da Cultura), Luis

Carlos de Carvalho Silva (Casa Civil), Maria Fátima Pereira Sardinha (Secretaria de Estado da Saúde), Maria

Geruseneide Silva de Jesus (Secretaria de Estado do Meio Ambiente). Justificou ausência Maria Aparecida de

Oliveira representante da (Fundação para a Conservação e a Produção Florestal do Estado de São Paulo).

Representando o Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - DG-SAESP/Arquivo

Público do Estado André Montagner, Eliana Martinelli Avagliano, Elisangela Mendes Queiroz, Erich Ewald Kliemke,


Tema: Validação dos Itens Documento, Recebimento, Registro e Autuação

Reunião nº 03



Data: 21/11/2012






Universidade de São Paulo), Jorge Uchiyama (Secretaria de Estado da Cultura), Maria Aparecida de Oliveira

representante da (Fundação para a Conservação e a Produção Florestal do Estado de São Paulo), Maria Fátima

Pereira Sardinha (Secretaria de Estado da Saúde), Maria Geruseneide Silva de Jesus (Secretaria de Estado do Meio

Ambiente). Luiz Carlos de Carvalho Silva (Casa Civil) justificou previamente a ausência na reunião anterior.

Representando o Departamento de Gestão do Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo - DG-SAESP/Arquivo

Público do Estado André Montagner, Eliana Martinelli Avagliano, Elisangela Mendes Queiroz, Erich Ewald Kliemke,


Tema: Validação dos Itens Autuação, Tramitação e Recebimento

Reunião nº 04



Data: 28/11/2012



(Secretaria de Estado da Segurança Pública), Dione Luiz dos Santos (Secretaria de Estado da Educação), Joana

D´Arc Filipe Machado (Companhia Ambiental do Estado de São Paulo – CETESB), João Rocha Venceslau Filho

(Hospital das Clínicas da Faculdade de Medicina da Universidade de São Paulo), Jorge Uchiyama e Valquíria Beatriz








PABX: 2089-8100

139

Costa (Secretaria de Estado da Cultura), Maria Aparecida de Oliveira representante da (Fundação para a

Conservação e a Produção Florestal do Estado de São Paulo), Maria Fátima Pereira Sardinha (Secretaria de Estado

da Saúde), Maria Geruseneide Silva de Jesus (Secretaria de Estado do Meio Ambiente).

Tema: Validação dos Itens Tramitação e Expedição

Reunião nº 05



Data: 05/12/2012



(Secretaria de Estado da Segurança Pública), Ednusa Ribeiro de Santana (Secretaria de Estado da Fazenda), Joana

D´Arc Filipe Machado (Companhia Ambiental do Estado de São Paulo – CETESB), João Rocha Venceslau Filho

(Hospital das Clínicas da Faculdade de Medicina da Universidade de São Paulo), Jorge Uchiyama e Valquíria Beatriz

Costa (Secretaria de Estado da Cultura), Luis Carlos de Carvalho Silva (Casa Civil), Maria Aparecida de Oliveira

representante da (Fundação para a Conservação e a Produção Florestal do Estado de São Paulo), Maria Geruseneide

Silva de Jesus (Secretaria de Estado do Meio Ambiente). Representando o Departamento de Gestão do Sistema de

Arquivos do Estado de São Paulo - DG-SAESP/Arquivo Público do Estado André Montagner, Camila Giovana Ribeiro,

Eliana Martinelli Avagliano, Elisangela Mendes Queiroz, Erich Ewald Kliemke, Keli Davi Moreira, Lauriany Geize da

Silva, Leandro Teixeira Estrella, Maria Elisa Pereira e Rogério Madeira de Moura Campos,

Tema: Validação dos Itens Documento, Recebimento, Registro e Expedição

2. Realização de 7 atendimentos técnico por e-mail aos protocolos dos órgãos e

entidades da Administração Pública Estadual.

3. Realização de 6 reuniões do Centro de Coordenação dos Protocolos:

Quadro Demonstrativos de Reuniões do Centro de Coordenação de Protocolos Estaduais

Reunião nº 01



Data: 03/01/2012

Horário: 10:30h – 12h / 14h – 16h

Participantes: Eliana Martinelli Avagliano (Diretora Técnica do Centro de Coordenação dos Protocolos Estaduais),

Alessandra Zorzetto Moreno, Luiz Felipe Loureiro Foresti e Rogério Madeira de Moura Campos (Executivos Públicos)

Tema: Planejamento das atividades do Centro de Coordenação dos Protocolos Estaduais para o ano de 2012

Reunião nº 02

Local: Secretaria de Estado da Educação

Endereço:

Data: 17/01/2012

Horário: 15:00 – 17:00








PABX: 2089-8100

140

Participantes: Os membros do Centro de Coordenação dos Protocolos Estaduais: Eliana Martinelli Avagliano

(Diretora Técnica do Centro de Coordenação dos Protocolos Estaduais), Alessandra Zorzetto Moreno, Luiz Felipe

Loureiro Foresti, Ricardo Silvestre e Rogério Madeira de Moura Campos (Executivos Públicos) e os servidores da

Secretaria Estadual da Educação: Norma Kazue, Elisabete Meireles, Edson de Souza Cavalcante (Assessoria de

Chefe do Gabinete), Neusa Ramos Tobias (Coordenadora da CADA) e Dione (membro da CADA)

Tema: Apresentação de proposta de Cronograma para visitas às escolas mais antigas da Capital – PGDI SEE – para

o 1º semestre de 2012.

Reunião nº 03



Data: 10/05/2012

Horário: 10:00 – 11:40



Loureiro Foresti, Rogério Madeira de Moura Campos, (Executivos Públicos), Lauriany Geize da Silva (Oficial

Administrativo) e os membros do Núcleo de Apoio Comitê Gestor SPdoc: Erich Ewald Kliemke e Leandro Teixeira

Estrella, (Executivos Públicos).

Tema: Revisão do Manual de Protocolo.

Reunião nº 04



Data: 11/05/2012

Horário: 10:00 – 11:30



Loureiro Foresti, Rogério Madeira de Moura Campos, (Executivos Públicos), Lauriany Geize da Silva (Oficial

Administrativo) e os membros do Núcleo de Apoio Comitê Gestor SPdoc: Camila Brandi de Souza (Diretora Técnica

do Núcleo de Apoio Comitê Gestor SPdoc), Erich Ewald Kliemke e Leandro Teixeira Estrella, (Executivos Públicos).

Tema: Elaboração e validação do Manual do SPdoc.

Reunião nº 05



Data: 21/05/2012

Horário: 10h – 11h


Alessandra Zorzetto Moreno, Ricardo Silvestre, Rogério Madeira de Moura Campos (Executivos Públicos) e Lauriany

Geize da Silva (Oficial Administrativo).

Tema: Balanço da reunião realizada no dia 17/05/2012, visita à EEMI Conde do Parnaíba e medidas a serem adotas

para finalizar a identificação dos documentos anteriores a 1940.

Reunião nº 06



Data: 22/05/2012








PABX: 2089-8100

141

Horário: 9h40 – 10h15


Ricardo Silvestre e Luiz Felipe Lourenço Foresti (Executivos Públicos).

Tema: Identificação dos documentos produzidos pela Secretaria de Estado de Desenvolvimento Social – SEDS

AArrqquuiivvoo AAddmmiinniissttrraattiivvoo

O Centro de Arquivo Administrativo é uma unidade descentralizada do Arquivo

Público do Estado, localizado na Avenida Presidente Wilson nº 1.987, no bairro da

Moóca. Ele é responsável por gerir os documentos intermediários dos órgãos e

entidades da Administração Pública Estadual, observando os Planos de Classificação e

as Tabelas de Temporalidade de Documentos, assegurando a preservação e o acesso

a esses documentos.


1. Tratamento Técnico de documentos:

1.1. Separação e acondicionamento de documentos:

1.1.1. Secretaria do Interior:

O tratamento técnico documental da Secretaria do Interior iniciou-se no

final de 2011, e consequentemente, adentrou pelos primeiros meses de 2012. O

trabalho neste fundo consistiu em avaliar em nível de série documental os

documentos da Secretaria das funções 01 e 03 da "Tabela de Temporalidade de

Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo: Atividades-Meio"

e posterior higienização dos documentos avaliados como sendo de guarda

permanente. Os documentos classificados preliminarmente como Atividades-Fim

serão encaminhados para recolhimento, pois não existe Plano de Classificação e

Tabela de Temporalidade dos Documentos das Atividades-Fim deste órgão que já

foi extinto, fato que impossibilita a elaboração do instrumento de gestão

documental. Dessa forma, a organização do fundo ocorreu nos termos abaixo:








PABX: 2089-8100

142

Retirar os documentos das estantes;

Aspirar o pó acumulado;

Separar os documentos em anterior e posterior ao ano de 1940;

Acondicionar os documentos produzidos após 1940 em caixas arquivo

para aguardar avaliação documental;

Classificar os documentos produzidos após 1940 de acordo com as

funções da "Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração

Pública do Estado de São Paulo: Atividades-Meio";

Desmetalizar os documentos de guarda permanente através da

retirada de grampos, clips e objetos metálicos;

Acondicionar os documentos em caixas arquivo, organizados de forma

estrutural e por função identificadas com etiquetas contendo nome do

departamento, função e datas-limites;

Arquivar as caixas no acervo.

No período de janeiro a março foram higienizadas, acondicionadas e

identificadas um total de 355 caixas, 159 caixas de documentos de guarda

permanente e 196 caixas de documentos avaliados para posterior eliminação.

1.1.2. Escola Superior de Agricultura "Luiz de Queiroz":

Este fundo já estava organizado em caixas com documentos anteriores e

posteriores a 1940, sendo que em 2012 foram etiquetadas, localizadas e

preparadas para recolhimento 158 caixas. O fundo recebeu etiquetas contendo

seu nome, a data limite e a localização no acervo.

1.1.3. Secretaria da Educação:

Este fundo teve grande representatividade nas atividades desenvolvidas

Centro de Arquivo Administrativo no 1º semestre de 2012. Foram desenvolvidas

atividades nos documentos que estavam guardados em maços amarrados, sem

qualquer tipo de acondicionamento. O trabalho desenvolveu-se da seguinte

forma:

Retirados os maços de documentos das estantes;

Aspirado o pó acumulado;








PABX: 2089-8100

143

Transportados os documentos para as mesas de trabalho;

Separados os documentos em anterior e posterior ao ano de 1940;

Acondicionados os documentos produzidos após 1940 em caixas

arquivo para aguardar avaliação documental;

Acondicionados os documentos produzidos até 1940 em caixas

arquivo, as quais foram etiquetadas e localizadas no acervo para

posterior recolhimento;

Arquivadas as caixas no acervo.

Nesta atividade os documentos amarrados em maços foram acondicionados

num total de 3.435 caixas, sendo 2.276 posteriores a 1940 e 1.159 anteriores a

1940, estas últimas etiquetadas e localizadas aguardando recolhimento.

1.1.4. P. P. I.:

Neste fundo foram etiquetadas e localizadas 91 caixas de documentos

anteriores a 1940, as quais estão prontas para recolhimento. O trabalho deu-se

da seguinte forma:

Retiradas as caixas das estantes;

Etiquetadas e localizadas no acervo para posterior recolhimento.

1.1.5. Secretaria da Energia:

Foram etiquetadas e localizadas no total 711 caixas, das quais 548 caixas

são de documentos posteriores a 1940 e 163 caixas são de documentos

anteriores a 1940. Neste fundo, o trabalho prosseguiu nos termos abaixo:

Retiradas as caixas de documentos das estantes;

Separados os documentos em anterior e posterior ao ano de 1940;

Acondicionados os documentos produzidos até 1940 em caixas

arquivo, as quais foram etiquetadas e localizadas no acervo para

posterior recolhimento;


1.2. Acondicionamento dos livros para recolhimento:








PABX: 2089-8100

144

Os livros anteriores a 1940 foram acondicionados em caixas, aqueles em que

suas medidas permitiram, e os que estavam acima dessas medidas foram

acondicionados em pacotes de papel kraft, amarrados com fita de algodão. Essas

caixas e pacotes foram etiquetados e localizados no acervo, estando prontos para o

devido recolhimento. Tais livros pertencem aos fundos da Secretaria da Agricultura,

Secretaria do Interior e Casa Civil. Abaixo, seguem as tarefas executadas:

Retirados os livros das estantes;

Acondicionados os livros, que as medidas permitiram, em caixas arquivo, as

quais foram etiquetadas e localizadas no acervo para posterior recolhimento;

Aqueles que não puderam ser acondicionados em caixas arquivo foram

embalados em papel kraft, amarrados com fita de algodão, sendo etiquetados

e localizados no acervo para posterior recolhimento;


Foram etiquetadas e localizadas no total 387 caixas, das quais 349 são da

Secretaria da Agricultura, 32 são da Casa Civil, 04 da Secretaria da Justiça e 01 da

Secretaria do Interior. Já os livros embalados em papel kraft totalizam 38,80

metros lineares, pertencentes à Secretaria da Agricultura (37,06 metros), à

Secretaria da Justiça (1,42 metros) e à Casa Civil (0,32 metros).

2. Cadastramento de documentos em sistema informatizado de gerenciamento de

dados:

Diante da necessidade de dar acesso aos documentos custodiados pelo Centro

de Arquivo Administrativo devido à Lei de federal nº 12.527/2011 e do Decreto

estadual nº 58.052/2012 que regulamenta a referida lei, a equipe do CAA iniciou no

mês de abril a atividade de cadastramento de todos os documentos do acervo. O

Centro de Processamento de Informações Digitais do Arquivo Público do Estado

desenvolveu um cadastro online para que a atividade seja executada e os dados

cadastrados passem a ser armazenados no servidor do Centro de Arquivo

Administrativo. Iniciamos as atividades com o cadastramento dos documentos de

guarda permanente para poder emitir a Relação de Recolhimento através do sistema,

porém esta função ainda não está disponível.

Segue abaixo lista de fundos cadastrados inicialmente:








PABX: 2089-8100

145

Secretaria do Interior – 63 processos

Secretaria da Educação – 120 processos e 1500 caixas

Secretaria da Energia – 664 processos

Secretaria da Agricultura – 81 caixas

Revolução de 1932 – 442 caixas

3. Cadastramento dos documentos da Casa Civil:

O cadastramento dos documentos da Casa Civil no sistema desenvolvido pelo

Centro de Processamento de Informações Digitais iniciou em 21/05/2012 e finalizou

em 21/12/2012. A equipe foi dividida em duas frentes de trabalho, a primeira realiza

a identificação das caixas no acervo e as transporta para as salas de digitação, a

segunda frente de trabalho insere os processos no sistema. O cadastramento dos

documentos da Casa Civil consiste nas seguintes tarefas:

Identificação das caixas no acervo através de etiquetas contendo a

localização e número das caixas;

Retirada das caixas do acervo;

Envio das caixas para digitação;

Digitação dos processos no sistema;

Retorno das caixas para o acervo.

Nesse período foram cadastradas 5915 caixas.

4. Digitação das fichas cartorárias:

Devido a necessidade de elaborar a Relação de Recolhimento dos livros

cartorários, interrompemos o cadastramento dos documentos da Casa Civil e

iniciamos a atividade de relacionar as informações contidas nas fichas cartorárias em

uma planilha eletrônica, visando a elaboração da relação de recolhimento dos livros –

talões. A atividade iniciou em 04/07/2012 e finalizou em 17/08/2012, totalizando

199.664 fichas digitadas.

5. Remessa de documentos para avaliação documental:

5.1. Secretaria da Educação:








PABX: 2089-8100

146

A Secretaria da Educação retirou caixas de documentos posteriores a 1940 para

executar a avaliação documental de acordo com a "Tabela de Temporalidade de

Documentos da Administração Pública do Estado de São Paulo: Atividades-Meio".

Foram enviadas 25 caixas, tendo sido devolvidas 10 caixas avaliadas em 2012.

5.2. Casa Civil:

No dia 02/03/2012 a Casa Civil do Governo do Estado solicitou a remessa de seus

documentos custodiados no CAA/SAESP. Tal fundo totalizou 1.521 caixas que

foram preparadas e relacionadas no prazo de 10 dias.

Dessa forma, no dia 16/03/2012, cerca de 60 % daquele montante foi enviado para

a Casa Civil, através de um caminhão cedido pela Promoção Social, e o trabalho de

transporte e acondicionamento foi realizado por uma equipe da própria Casa Civil

(5 funcionários), conjuntamente com uma equipe do CAA (5 funcionários).

No dia 10/04/2012 o restante das caixas, cerca de 40% do total, foi remetido

utilizando-se o mesmo procedimento anterior, ou seja, remessa via caminhão,

sendo o acondicionamento e transporte realizados pelas equipes da Casa Civil e do

CAA, conjuntamente.

Todas as caixas de documentos foram relacionadas em planilha própria, remetida

uma via à Casa Civil e a outra ficando em posse do CAA/SAESP.

6. Empréstimos e Devoluções:

Atualmente, a atividade de recebimento, empréstimo e devolução de

documentos é desenvolvida por 3 Oficiais Administrativos. Houve no ano de 2012,

225 empréstimos, incluindo documentos e caixas e foram devolvidos 49

documentos e 13 caixas.

DDiivvuullggaaççããoo ddaa PPoollííttiiccaa EEssttaadduuaall ddee AArrqquuiivvooss

1. Apresentação de palestras em eventos:

"Arquivo Público do Estado, Gestão Documental e Lei de Acesso à Informação",

apresentada por Marcelo Antonio Chaves, servidor público do Centro de Assistência








PABX: 2089-8100

147

aos Municípios do DGSAESP, no I Ciclo de Palestras: Arquivos Municipais e Gestão

Documental, em Caraguatatuba - SP (20/03/2012).

"Experiências em Métodos e Situações de Amostragem Documental: Usos e

Possibilidades nos Arquivos do Poder Judiciário, no convênio Arquivo Público do

Estado de São Paulo - APE / Fundação Sistema Estadual de Análise de Dados -

SEADE", apresentada por Caio Craco Valle Cobério, servidor público do Núcleo de

Assistência Técnica aos Órgãos do SAESP do DGSAESP, no 2º Congresso Brasileiro

de Arquivos do Judiciário, Brasília - DF (28 a 30/03).

“Arquivos Municipais: Perspectivas e desafios”, apresentado por Igor Marangone,

servidor público do Centro de Assistência aos Municípios do DGSAESP, no VII

Seminário Regional de Memória, Arquivo, Biblioteca e Museu do Litoral Paulista e

Vale do Ribeira, em Santos - SP (14 e 15/06/2012).

"Instrução Normativa APE/SAESP nº 2/2010 e a Preservação na Arquivologia

Contemporânea", apresentada por Camila Giovana Ribeiro, Diretora do Núcleo de

Normas Técnicas do DGSAESP, no XVII Congresso Brasileiro de Arquivologia

promovido pela Associação dos Arquivistas Brasileiros - Preservação, acesso,

difusão: Desafios para Instituições Arquivísticas no século XXI, Rio de Janeiro – RJ

(18/06 a 22/06).

"A Lei de Acesso à Informação e o Decreto nº 58.052/2012”, apresentada por

Ieda Pimenta Bernardes, Diretora do Departamento de Gestão do SAESP, no

Seminário Lei de Acesso à Informação, organizado pela Associação de Arquivistas

de São Paulo - ARQ-SP, São Paulo - SP (31/07/2012).

"Gestão Documental e Lei de Acesso" apresentado por Igor Marangone, servidor

públicos do Centro de Assistência aos Municípios do DGSAESP, na Câmara Temática

Especial de Tecnologia da Informação e Comunicação, realizado pela AGEM, Santos

- SP (22/08/2012).

"Roteiro para instalação dos Serviços de Informação ao Cidadão (SIC): Ação

estratégica para implementação da política de acesso", por Ieda Pimenta

Bernardes, Diretora do Departamento de Gestão do SAESP, na Mesa de Debates no

Curso de "Capacitação de Gestão de Documentos da UNESP, realizada Universidade

Estadual Paulista "Júlio de Mesquita Filho", Águas de Lindóia - SP (13/09/2012).








PABX: 2089-8100

148

"Impactos da Lei de Acesso à Informação para os profissionais da informação"

apresentada por Ieda Pimenta Bernardes, Diretora do Departamento de Gestão do

SAESP, no VII Semana de Biblioteconomia da ECA / USP - Acesso e Democratização

da Informação, organizado pela Escola de Comunicações e Artes da Universidade de

São Paulo, São Paulo - SP (24/09/2012).

"Gestão Documental e Acesso à Informação: Aspectos inovadores do Decreto nº

58.052, de 16 maio de 2014", apresentada por Ieda Pimenta Bernardes, Diretora

do Departamento de Gestão do SAESP, no 3º Gestão de Protocolo, Expediente e

Arquivo (GEPEA) - Gestão de Documentos: Condição para o acesso à informação

pública, organizado pelo Arquivo Geral da Universidade de São Paulo, São Paulo

(30/11).

2. Vídeo institucional:

Gestão Documental e Acesso à Informação;

Serviços de Informações do Cidadão - SIC e Central de Atendimento ao Cidadão

- CAC (em elaboração).

3. Redação de notícias:

3.1. Total de 37 notícias publicadas no Informativo do Arquivo Público do

Estado:

Títulos Data de Publicação Número do Informativo

Arquivo Público integra Comissão Organizadora da I Conferência Estadual sobre Transparência e Participação Social

1ª quinzena de janeiro 29

Técnicos do Arquivo Público de São Paulo participam da I CNARQ 1ª quinzena de janeiro 29

Arquivo Público orienta municípios paulistas sobre a Lei de Acesso à Informação


Casa Civil cria grupo técnico para discutir a lei de Acesso à Informação


Arquivo Público oferece capacitação a servidores da Secretaria da Educação


PGDI - Planejamento: Secretaria finaliza primeira etapa do Programa 1ª quinzena de fevereiro 31

PGDI - Educação: Equipe do Arquivo Público realiza visitas técnicas em quatro escolas estaduais

1ª quinzena de fevereiro 31

Equipe do Arquivo Público se reúne com a Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo da Secretaria de Desenvolvimento Social

1ª quinzena de março 32

Arquivo Público lança vídeo sobre gestão documental e acesso à informação

2ª quinzena de março 33








PABX: 2089-8100

149

Programa de Gestão Documental e Itinerante chega à Polícia Civil 2ª quinzena de março 33

Arquivo Público participa da etapa estadual da CONSOCIAL 1ª quinzena de abril 34

Equipe do Arquivo Público promove capacitação para servidores da Secretaria da Educação

1ª quinzena de abril 34

Funcionário do Arquivo Público apresenta trabalho sobre amostragem documental em Brasília


Arquivo Público participa do 1º Ciclo de Palestras de sobre arquivos em Caraguatatuba


I Conferência Nacional sobre Transparência e Controle Social acontece em Brasília


Programa de Gestão Documental e Itinerante chega à Secretaria da Justiça e Defesa da Cidadania

1ª quinzena de maio 36

Equipe do Arquivo Público realiza oficina de gestão documental no Instituto de Zootecnia

1ª quinzena de maio 36

Lei de Acesso à Informação é tema de Seminário em São Paulo 2ª quinzena de maio 37

Arquivo Público coordena Grupo Técnico sobre Comissão Estadual de Acesso à Informação

1ª quinzena de junho 38

Aprovado plano de classificação e tabela de temporalidade do Zoológico de SP

1ª quinzena de junho 38

Acesso à Informação: Arquivo Público organiza reunião com responsáveis pelos SIC

1ª quinzena de julho 40

Servidora do Arquivo Público participa do XVII Congresso Brasileiro de Arquivologia


Equipe do Arquivo Público realiza visitas técnicas a quatro escolas estaduais


Acesso à Informação em Debate 1ª quinzena de agosto 42

Arquivo Público realiza treinamento com responsáveis pelos SIC 1ª quinzena de agosto 42

Grupo técnico finaliza minuta de decreto sobre a Comissão de Acesso

à Informação 1ª quinzena de agosto 42

Arquivo Público de SP discute o futuro da política nacional de arquivos 2ª quinzena de agosto 43

Técnicos do Arquivo Público debatem a Lei de Acesso à Informação em Santos

2ª quinzena de agosto 43

IML conclui tratamento técnico da documentação permanente 1ª quinzena de setembro 44

Equipe do Arquivo Público acompanha trabalho de gestão documental em escolas da capital

1ª quinzena de setembro 44

Servidores do SAESP participam do Seminário de Tecnologia Prodesp 2012

2ª quinzena de setembro 45

Universidades paulistas debatem Lei de Acesso à Informação 2ª quinzena de setembro 45

Arquivo Público do Estado apresenta balanço das atividades do PGDI na Secretaria da Educação

1ª quinzena de outubro 46

II Ciclo de Palestras discute o acesso à informação 2ª quinzena de outubro 47

Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo completa 28 anos 1ª quinzena de novembro 48

Arquivo Público do Estado promove Seminário sobre Gestão Documental e Acesso à Informação na Secretaria de Estado da Fazenda

1ª quinzena de dezembro 50

SAESP participa de Encontro de Arquivos no Grande ABC 2ª quinzena de dezembro 51

3.2. Total de 42 notícias publicadas no site do Arquivo Público do Estado:

Títulos Data de Publicação

Assistência aos Municípios (Arquivo Público orienta municípios paulistas sobre a Lei de Acesso à Informação)

11 de janeiro








PABX: 2089-8100

150

Arquivo Público participa da I Conferência Estadual sobre Transparência e Controle Social (Instituição integra Comissão Organizadora do evento, que acontece de 30 de

março a 1º de abril)

17 de janeiro

Gestão Documental na Educação (Arquivo Público oferece capacitação aos servidores das escolas mais antigas da Capital)

19 de janeiro

Programa de Gestão Documental Itinerante (Equipe do Arquivo Público do Estado realiza visita técnicas a quatro escolas estaduais)

6 de fevereiro

Arquivo Público coordena Grupo Técnico que regulamentará a Lei de Acesso (Grupo irá promover estudos e pesquisas sobre a Lei Federal nº 12.527/2011)

7 de fevereiro

Programa de Gestão Documental Itinerante (Secretaria de Planejamento e Desenvolvimento Regional finaliza a primeira etapa do Programa)

16 de fevereiro

Arquivo Público e Fundação SEADE realizam visita técnica ao Arquivo Central do TRT/2ª Região (Tribunal Regional do Trabalho conta com um acervo de mais de dois milhões de autos judiciais)

6 de março

PGDI na Secretaria de Desenvolvimento Social (Equipe do Arquivo Público se reúne com a Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo)

março

Arquivo Público lança vídeo sobre gestão documental e acesso à informação março

Etapa paulista da CONSOCIAL acontece no próximo dia 30 de março (Objetivo é estimular a participação da sociedade no acompanhamento e controle da gestão pública)

26 de março

O Arquivo Público do Estado, a CONSOCIAL e as políticas de acesso à informação 27 de março

Gestão Documental na Polícia Civil (Equipe do Arquivo Público realiza palestra para membros da Comissão de Avaliação de Documentos)

2 de abril

Gestão Documental no Instituto Butantã (Funcionário do Departamento de Gestão do SAESP falou sobre Programa de Gestão Documental Itinerante)

5 de abril

Arquivo Público participa da etapa estadual da CONSOCIAL (Representantes da instituição defenderam o fortalecimento dos Arquivos Públicos)

9 de abril

Arquivo Público participa do 1º Ciclo de Palestras sobre Arquivos em Caraguatatuba (Marcelo Chaves, funcionário do Departamento de Gestão do SAESP, proferiu a palestra de abertura)

10 de abril

2º Congresso dos Arquivos do Poder Judiciário (Funcionário do Arquivo Público apresentou trabalho sobre amostragem documental durante o evento) Participação: Caio Graco

11 de abril

Gestão Documental na Secretaria da Educação (Equipe do Arquivo Público promove encontro de capacitação para cerca de 500 servidores)

12 de abril

Equipe do Arquivo Público realiza Oficina de Gestão Documental no Instituto de Zootecnia (Ação faz parte do PGDI na Secretaria de Agricultura e Abastecimento)

7 de maio

Programa de Gestão Documental Itinerante chega na Secretaria da Justiça e Defesa da Cidadania (Funcionários do Arquivo Público analisaram mais de 300 caixas em dois dias)

10 de maio

Lei de Acesso à Informação é tema de evento em SP (Oficina de capacitação reuniu cerca de 320 servidores públicos para discutir a Lei Federal nº 12.527)

22 de maio

Gestão Documental (Aprovado plano de classificação e tabela de temporalidade da Fundação Parque Zoológico de SP)

11 de junho

Acesso à informação em SP (Decreto nº 58.052/2012 amplia o papel das Comissões de Avaliação de Documentos)

26 de junho








PABX: 2089-8100

151

Assistência aos municípios paulistas (Equipe do Arquivo Público realiza visita técnica a São Luiz do Paraitinga)

29 de junho

XVII Congresso Brasileiro de Arquivologia (Servidora do Arquivo Público divulga ato normativo em evento realizado no Rio de Janeiro)

11 de julho

Acesso à Informação em SP (Arquivo Público organiza reunião com responsáveis pelos Serviços de Informações ao Cidadão-SIC)

11 de julho

Gestão Documental na Segurança Pública (ACADEPOL conclui o tratamento técnico de 116 metros lineares de documentos)

12 de julho

Gestão Documental na Secretaria da Educação (Equipe do Arquivo Público do Estado realiza visitas técnicas a mais quatro escolas estaduais)

19 de julho

Gestão Documental na Secretaria da Educação (Equipe do Arquivo Público do Estado realiza visitas técnicas a mais quatro escolas estaduais)

julho

Assistência aos Municípios Paulistas (Técnicos do Arquivo Público falaram sobre Lei de Acesso à Informação em reunião na AGEM)

27 de agosto

Programa de Gestão Documental Itinerante na Segurança Pública

setembro

Equipe do Arquivo Público visita as escolas estaduais mais antigas da capital setembro

Arquivo Público realiza treinamento com responsáveis pelos SIC setembro

Universidades Paulistas debatem a Lei de Acesso à Informação (Prof.ª Ieda Pimenta Bernardes destaca a importância da Lei Acesso para a democracia no Brasil)

26 de setembro

Servidores do DGSAESP participam do Seminário de Tecnologia Prodesp 2012 (Especialistas em TI abordam a importância da tecnologia na promoção do acesso à informação pública)

27 de setembro

Alunos de Biblioteconomia da ECA/USP debatem o acesso à informação (Evento discute os impactos da lei de acesso no trabalho dos profissionais da informação)

27 de setembro

Arquivo Público do Estado apresenta balanços das atividades do PGDI na Secretaria da Educação

11 de outubro

II Ciclo de Palestras discute o acesso à informação (Arquivo Público promove evento sobre a aplicação do Decreto Estadual nº 58.052/2012)

31 de outubro

Arquivo Público do Estado apresenta estudo sobre SPDOC na UNICAMP (Departamento de Gestão do SAESP conclui sua participação no Projeto InterPARES)

14 de novembro

Sistema de Arquivos do estado de São Paulo completa 28 anos (Em seu aniversário, SAESP ganha novas atribuições)

14 de novembro

Arquivo Público do Estado promove Seminário de Gestão Documental e Acesso à Informação na Secretaria da Fazenda

06/12/2012

Departamento de Gestão do SAESP – participa de evento na USP, sobre acesso à informação (3º encontro do GEPEA- Gestão de Protocolo, Expediente e Arquivo da USP, realizado em Atibaia)

06/12/2012

Consórcio Intermunicipal Grande ABC promove evento sobre arquivo (Centro de Assistência aos Municípios do DGSAESP apoiou o evento)

Dezembro

PPuubblliiccaaççõõeess

1. Folder do Departamento de Gestão do SAESP atualizado








PABX: 2089-8100

152

PPaarrttiicciippaaççããoo eemm ccuurrssooss ee eevveennttooss

17/02 a 17/04/2012 - Curso EAD sem Tutoria 40h Ética na Administração Pública,

promovido pelo Instituto Legislativo Brasileiro (ILB), órgão do Senado Federal.

15/03 a 02/07/2012 - Curso EAD com tutoria 80h Gestão Administrativa no Setor

Público promovido pelo Instituto Legislativo Brasileiro (ILB), órgão do Senado Federal.

30/03 a 01/04/2012 - 1ª Conferência Estadual de Transparência e Controle Social -

Consocial - SP, promovida por comissão organizadora presidida pela Corregedoria

Geral da Administração - Casa Civil.

16/05/2012 - Seminário de Direito de Acesso a Informações Públicas e Liberdade

de Expressão, promovido pelo Fórum de Direito de Aceso a Informações Públicas,

Associação Brasileira de Jornalismo Investigativo (Abraji) e Relatoria Especial para a

Liberdade de Expressão da Comissão de Direitos Humanos da Organização dos

Estados Americanos.

30/05/2012 - 3º Seminário Ouvidoria e Qualidade - A Lei de Acesso à Informação e

a Ouvidoria - Desafios no mundo conectado, promovido pela PRODESP.

11 a 13/06/2012 - Participação no Curso sobre a Lei de Acesso à Informação,

realizado na UNASP, Campus Engenheiro Coelho/SP.

12/07/2012 - Palestra Preservação de Arquivos Digitais: Fotografia ministrada pelo

Prof. Millard da Cinemateca.

19/07/2012 - Reunião de trabalho sobre o Catálogo de Sistemas e Bases de Dados

– CSBD, promovida Fundação Seade e realizada no Palácio dos Bandeirantes.

20/08 a 25/09/2012 (Turma 1) e 24/09 a 01/11/2012 (Turma 2) - Curso EAD

Meritocracia e Gestão de Desempenho promovido pela FUNDAP (24 horas).

23/08 e 24/08/2012 - VIII Encontro Nacional de Controle Interno, promovido pela

Corregedoria Geral da Administração - Casa Civil e CONACI.

19/09 a 20/09/2012 – Seminário de Tecnologia Prodesp.

15/10 a 23/11/2012 – Curso de Gestão Pública - ALESP (36 horas).

24/10/2012 – Fóruns Permanentes de Ciência e Tecnologia da UNICAMP.

27/11 - I Congresso sobre Gestão de Pessoas, promovido pela Unidade Central de

Recursos Humanos, Secretaria de Gestão Pública.








PABX: 2089-8100

153

11ªª CCoonnffeerrêênncciiaa NNaacciioonnaall ddee AArrqquuiivvooss -- CCNNAARRQQ

1. Participação do Arquivo Público do Estado, por meio da nomeação da Diretora do

Departamento de Gestão do SAESP, no Grupo de Trabalho instituído pelo

Ministério da Justiça (Portarias nº 625, de 23 de abril de 2012; nº 1636, de 1º de

agosto de 2012; e nº 3.122, de 03/12/2012) como objetivo de rever a Lei federal de

Arquivos nº 8.159/1991 e do Decreto nº 4.073/2002 que a regulamenta; além de

elaborar um Plano de Ação para o setor de arquivos públicos, em consonância como

as propostas aprovadas na I CNARQ.

2. Organização de Grupo de Trabalho para elaboração de uma proposta paulista de

revisão da Lei nº 8.159/1991 e do Decreto nº 4.073/2002 e de Plano de Ação para o

setor de arquivos públicos. Foram realizadas duas reuniões na sede da Associação de

Arquivistas de São Paulo - ARQ-SP, nos dia 18/05 e 01/06/2012.

3. Participação na 2ª Reunião do GT - Ministério da Justiça realizada, nos dias 22 e

23/08/2012, no Arquivo Nacional, Rio do Janeiro - RJ.

4. Os trabalhos desenvolvidos em São Paulo incluíram a revisão da Lei federal de

arquivos nº 8.159/1991 e do Decreto federal nº 4.073/2002, que regulamenta a Lei

nº 8.159/1991, bem como a elaboração de Plano de Ação para o setor de arquivos

públicos, em consonância com as propostas aprovadas na I CNARQ – 1ª Conferência

Nacional de Arquivos. Esses documentos foram enviados para o GT - Ministério da

Justiça, para discussão e posterior inclusão nos documentos finais.

5. Recebido Relatório Final do GT - Ministério da Justiça, sendo enviada uma

solicitação de alteração de parte de seu conteúdo.

11ªª CCoonnffeerrêênncciiaa EEssttaadduuaall ddee TTrraannssppaarrêênncciiaa ee CCoonnttrroollee SSoocciiaall -- CCOONNSSOOCCIIAALL

1. Auxílio técnico-administrativo ao Coordenador do Arquivo Público do Estado de São

Paulo nomeado, pela Portaria CGA-ADM nº 004/2012, de 09/01/2012, para compor a

Comissão Organizadora Estadual da 1ª Conferência Estadual de

Transparência e Controle Social presidida pela Corregedoria Geral do Estado. O








PABX: 2089-8100

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evento foi realizado entre os dias 30/03 e 01/04/2012, no Palácio dos Bandeirantes, e

reuniu 497 pessoas, entre representantes da sociedade civil, do poder público, de

conselhos de políticas públicas, além de observadores e convidados.

CCoommuunniiccaaççããoo iinnssttiittuucciioonnaall ee ddiivvuullggaaççããoo ddaass aaççõõeess ddoo DDGGSSAAEESSPP

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relatório dgsaesp jan-ago 2012 · rua voluntários da pátria, 596 cep 02010-000 – santana –...

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