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Relatório de Achados de Auditoria

ESTADO DE MATO GROSSO

PREFEITURA MUNICIPAL DE COLÍDER/MT

CONTROLADORIA GERAL DO MUNICÍPIO

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CONTROLADORIA-GERAL DO

MUNICÍPIO

LICITAÇÕES

Rev. 01

01/06/2017

CONTROLADORIA GERAL DO MUNICÍPIO DE COLÍDER

RELATÓRIO DE AUDITORIA – GESTÃO DE FROTAS

Objetivo: Definir os padrões gerais de elaboração de relatório relativo aos trabalhos de auditoria e

fiscalização na área de gestão de frotas.

Em atendimento à determinação contida na Ordem de Serviço nº 001/CIM/2017, apresentamos os

resultados dos exames realizados sobre atos e consequentes fatos de gestão, ocorridos na Unidade

Auditada, no período.

I. ESCOPO

Os trabalhos foram realizados na Sede da Unidade Auditada, no período de 19/04/2017 a 15/05/2017,

em estrita observância às normas de auditoria aplicáveis ao serviço público, objetivando o

acompanhamento preventivo dos atos e fatos de gestão ocorridos no período de abrangência do

trabalho.

Nenhuma restrição foi imposta à realização dos exames.

De acordo com o escopo definido pela equipe de auditoria, e em face dos nossos exames, realizados

por amostragem, foram efetuadas as seguintes análises:

Sistema de Controle Interno - Avaliação da estrutura de controles internos em nível de atividade, qual

seja, a área de Gestão de Frotas, abordando aspectos essenciais relacionados às atividades de controle

aplicadas sobre uma amostra de processos, abrangendo as categorias de objetivo operacionais e de

conformidade da área avaliada.

II – CONCEITOS

a) Equipamento de Transporte (ET):Veículos, máquinas ou equipamentos movidos a motor

de propulsão para transportar pessoas ou coisas (ex.: automóveis, micro-ônibus, ônibus,

motocicletas, caminhonetes, reboques, caminhões, utilitários e tratores).

b)Frota Pública:Conjunto de ETs de propriedade ou à disposição das organizações públicas

para consecução de serviços públicos de interesse da sociedade.

c) Classificação da Frota: Segmentação dos ETs em grupos, conforme critérios




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estabelecidos pela própria Organização, como o tipo de serviço ou a utilidade ou os usuários

(ex.: veículos de representação, veículos especiais, veículos de transporte institucional,

veículos de serviços comuns e veículos de serviços especiais).

c) Sistema de Transportes (ST): Conjunto de atividades e procedimentos que tem como

objetivo atender satisfatoriamente a demanda por transporte de uma Organização, de maneira

eficaz, eficiente, econômica e segurança. É composto pelas funções de operação, de

manutenção e de gestão.

e)Função de Operação: Função que visa acompanhar a movimentação dos ETs para o

atendimento das necessidades de transporte da Organização.

f) Função de Manutenção: Função que visa acompanhar as ações voltadas diretamente para

a conservação da frota, visando mantê-la sempre em condições de operação.

g) Função de Gestão: Função que visa acompanhar sistematicamente o desempenho da frota,

através da análise das informações das funções de operação e de manutenção.

h) Condutores: Pessoas habilitadas e credenciadas para dirigir ou operar os ETs da frota de

uma Organização.

III – BASE NORMATIVA

a) Constituição Federal de 1988: Art. 37, caput.

b) Lei nº 9.503, de 23 de setembro de 1997 (Código de Trânsito Brasileiro).

c) Jurisprudência dos Tribunais de Contas.

d) Lei Municipal 2005/2008

e) Instrução Normativa- STR N° 20/2009

VI. RESULTADO DOS TRABALHOS

Com base em elementos de conhecimento prévio sobre a unidade auditada e ainda, considerando o

Planejamento Anual de Auditoria da Controladoria-Geral do Município, apresenta-se a seguir o

resultado dos trabalhos de avaliação dos controles internos:

1. ANÁLISE GERENCIAL

A Administração Pública no desempenho de suas funções deve submeter-se a controles diversos,

incluindo os controles que deve exercer sobre seus próprios atos, denominados controles internos. A

existência e efetivo funcionamento de sistemas de controles internos nos municípios é uma obrigação

estatuída pela Constituição Federal de 1988 (art. 31). A finalidade desses controles é garantir que a

administração atue em consonância com princípios constitucionais, como da legalidade e da eficiência,

almejando com isso assegurar o melhor aproveitamento dos recursos públicos e a boa qualidade dos

serviços prestados à população.




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Nesse contexto, este trabalho teve como objetivo avaliar os sistemas de controles internos do município

de Colíder/MT, na atividade de gestão e Frotas, bem como fornecer subsídios para estruturá-los e/ou

aprimorá-los, em busca da melhoria da governança na gestão municipal.

Neste trabalho, foi utilizado o Questionário de Avaliação de Controles Internos (QACI) para coleta de

dados junto ao gestor municipal, no que se refere aos controles internos existentes na atividade de

Gestão de Frotas. O QACI foi confeccionado com base nos conceitos e terminologias constantes nas

Normas de Controle Interno do Escritório Geral de Contabilidade dos Estados Unidos (GAO –

Ferramenta de Gestão e Avaliação de Controle Interno), que foi construído com fundamento na

metodologia delineada no modelo de referência do Committee of Sponsoring Organizations of the

Treadway Commission (Coso I – Estrutura integrada de controles internos).

Por relevante, cabe destacar que a responsabilidade por conceber, implantar, manter e

monitorar controles internos para assegurar os objetivos acima mencionados é da administração

do órgão ou entidade pública, cabendo à auditoria interna ou ao órgão de controle interno

avaliar a qualidade desses controles.

Ademais, a ausência ou insuficiência dos controles internos representa a principal causa dos achados

de auditoria presentes neste relatório, demandando uma atuação preventiva do gestor municipal para

implementação de controles adequados e efetivos à atividade de Gestão da Frota no município de

Colíder/MT.

Cada uma das constatações identificadas por meio da aplicação do Questionário de Avaliação de

Controles Internos (QACI) será analisada especificamente na sequência, considerando as fragilidades

encontradas, as causas e suas consequências.

Dentre os controles preventivos inerentes às atividades de controle, destaca-se a formalização de

procedimentos, uma vez que todas as atividades importantes devem ser documentadas de forma

completa e precisa, a fim de que seja fácil rastrear as informações desde o momento de autorização até a conclusão.

Os municípios devem, assim, elaborar normas e manuais com a descrição detalhada dos

procedimentos, de forma a orientar seus servidores e empregados e uniformizar os procedimentos

adotados na atividade de Gestão de Frotas, evitando falhas na execução e prejuízos com retrabalho.

Por meio do QUESTIONÁRIO DE AVALIAÇÃO DE CONTROLES INTERNOS – QACI e da

MATRIZ DE RISCOS E CONTROLES – GESTÃO DE FROTAS, sugeridas pelo TCE-MT

aplicadas no município de Colíder/MT, foi possível listar as seguintes fragilidades:




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ACHADOS DE AUDITORIA E MATRIZ DE RISCO

Os achados de AUDITORIA indicam que a atividade de gestão de Frotas no município de Colíder/MT apresenta vulnerabilidades e deficiências significativas em seus sistemas de gestão de riscos e controles internos. Dessa forma, é imperioso que o gestor municipal adote providências, com base no diagnóstico realizado, buscando implementar os controles inexistentes apresentados neste achado de auditoria com base na matriz de risco elaborada pelo TCE-MT, com objetivo de aprimorar a gestão da atividade e consequentemente, contribuir para melhor aplicação dos recursos públicos em benefício da sociedade.

GRUPO 1: GESTÃO ADMINISTRATIVA DA FROTA

Matriz 1 - Atividade: Estruturação do setor de transporte

Objetivo: Assegurar que o setor responsável pelo gerenciamento da frota possua recursos humanos, materiais e tecnológicos adequados para o desenvolvimento de suas atividades e que os trabalhos sejam conduzidos com planejamento, organização, direção e controle. Risco Controle Interno Sugerido – Inexistência ou deficiências estruturais no Setor de Transporte (falta de recursos humanos, materiais ou tecnológicos) e falta de liderança do gerente de transporte para planejar, organizar, dirigir e controlar a frota pública, levando a prática de atos de gestão sem planejamento, organização, direção e controle, com consequente ineficiência na gestão da frota.

– Unidade administrativa, responsável pela gestão da frota, dotada de recursos humanos, materiais e tecnológicos, suficientes e adequados para realizar efetivamente sua competência institucional.

– Gerente de transporte, responsável por planejar, organizar, dirigir e controlar a frota pública.

CONSTATAÇÃO 001 DESCRIÇÃO SUMÁRIA

O setor de transporte não possui uma estrutura física que funciona como ponto referencial para as secretarias exporem suas duvidas e buscarem orientações, cada secretaria esta cuidando de sua frota.

FATOS




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A realidade é que uma Unidade administrativa, responsável pela gestão da frota, dotada de recursos humanos sem capacidade técnica, recursos materiais e tecnológicos, insuficientes e adequados para realizar efetivamente sua competência institucional, com um gerente de transporte responsável por planejar, organizar, dirigir e controlar a frota publica contribuiria para a melhor aplicação dos recursos públicos, um bom planejamento nas compras e documentação dos veículos de forma mais organizada, estrutura e profissionais capacitados para exercer a função.

O município dispõe de sistema informatizado para alimentação da frota e diversos controles necessários, no entanto, ainda não tem definido o responsável efetivo, por os secretários municipais interferem nas decisões do gerente de frotas, a respeito de controle dos veículos.

Foto 1 – Sala do gerente de frotas. Colíder (MT), 19/05/2017

Foto 2 – Escrivaninha onde fica armazenada as chaves dos veículos e o livro de entrada e saída de veículos Colíder (MT), 19/05/2017

Foto 3 – Escrivaninha onde fica armazenada as chaves dos veículos e o livro de entrada e saída de veículos Colíder (MT), 19/05/2017

Foto 4 – – Escrivaninha onde é armazenada as chaves dos veículos e o livro de entrada e saída de veículos Colíder (MT), 19/05/2017




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Matriz 2 - Atividade: Identificação visual da frota

Objetivo: Assergurar que os ET5 possuam uma identificação visual padronizada.

Risco Controle Interno Sugerido – Inexistência de um Manual de Identificação Visual, definindo a diagramação dos símbolos (dimensão, cores, formatos de textos) e as especificações técnica (adesivo ou tinta automotiva) da frota pública, levando a utilização dos ETs da frota sem nenhuma identificação ou com identificação incorreta da Organização, com consequente prejuízo do controle social sobre a frota pública; utilização indevida, roubos e furtos dos ETs.

– Identificação dos ETs de acordo com o Manual de Identidade Visual da Organização, contendo a diagramação dos símbolos (dimensão, cores, formatos de textos) e as especificações técnicas dos materiais (adesivo, tinta automotiva, etc.) da frota pública.

CONSTATAÇÃO 02 DESCRIÇÃO SUMÁRIA

Alguns veículos da frota municipal estão com identificação visual e o município não possui

manual de identidade visual.

FATO

Embora o município possua alguns veículos com identificação visual recomenda-se que

esta identificação seja padronizada/normatizada, através de manual de procedimentos e

ainda que o número do patrimônio, secretaria onde esta lotado o veiculo e ainda o telefone

da Ouvidoria esteja disponível para a clientela (cidadãos), adotando também identificação

para todos os veículos locados, e ainda que a frota disponha dos seguintes dizeres “USO

EXCLUSIVO EM SERVIÇO”.

5Equipamento de Transporte (ET): Qualquer veículo, máquina ou equipamento com força motriz própria, utilizado para o deslocamento de materiais e/ou pessoas.




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Foto 1 – Identidade visual somente através de adesivo na porta contendo o brasão do município, sem os dizeres “USO EXCLUSIVO EM SERVIÇO” e sem o número da Ouvidoria Colíder (MT), 19/05/2017

Foto 2 – – Identidade visual somente através de adesivo na porta contendo o brasão do município, sem os dizeres “ USO EXCLUSIVO EM SERVIÇO” e sem o número da Ouvidoria Colíder (MT), 19/05/2017

Foto 3 – – Identidade visual somente através de adesivo na porta contendo o brasão do município, sem os dizeres “ USO EXCLUSIVO EM SERVIÇO” e sem o número da Ouvidoria Colíder (MT), 19/05/2017

Foto 4 – – Identidade visual somente através de adesivo na carroceria contendo o brasão do município, sem os dizeres “ USO EXCLUSIVO EM SERVIÇO” e sem o número da Ouvidoria Colíder (MT), 19/05/2017.




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Matriz 3 - Atividade: Organização documental

Objetivo: Assegurar a organização dos documentos dos veículos, máquinas e equipamentos da frota e o controle dos prazos de validade dos documentos que precisam ser renovados periodicamente. Risco Controle Interno Sugerido – Ausência de arquivos físicos individualizados para a guarda dos documentos dos ETs e de controle de prazos de validade dos documentos que precisam ser renovados periodicamente, levando a desorganização dos documentos da frota e mora no pagamento das renovações dos documentos, com con-sequente extravios, furtos e roubos de documentos; despesas com pagamentos de multas e juros de mora.

– Arquivos físicos, individualizados por ET, para arquivamento de documentos (ex.: nota fiscal de aquisição; registro de propriedade junto aos órgãos de trânsito; licenciamento e seguro obrigatório (recibos anuais – CRLV e DPVAT); certificados de garantia e comprovantes de revisões; manuais do fabricante; apólices de seguro patrimonial). – Controle do prazo de validade dos documentos dos ETs que precisam ser renovados periodicamente (ex.: licenciamento e seguro obrigatório; certificados de garantia; apólices de seguro patrimonial facultativo, etc.).

CONSTATAÇÃO 03 DESCRIÇÃO SUMÁRIA Não há controle individualizado de guarda de documentos e controle de validade dos documentos. FATO Em constatação “in loco” este controlador recebeu informação do Gerente de frotas que os documentos físicos não estão arquivados individualmente, e que não possui controle dos vencimentos de documentos, quer seja manualmente ou em planilhas eletrônicas. E que o cadastro de veículos oferecido pelo software é genérico, e se encontra desatualizado.

Matriz 4 - Atividade: Infrações de trânsito

Objetivo: Assegurar que as multas de trânsito, inclusive seus encargos, sejam pagas ou ressarcidas pelos agentes que lhes deram causa. Risco Controle Interno Sugerido – Falta de controle dos processos administrativos de infração de trânsito e dos processos administrativos de ressarcimento de valores ao erário, levando ao pagamento de multas, sem o devido ressarcimento ao erário, com

– Controle dos processos administrativos de infração de trânsito (notificação de condutores, controle dos prazos para recursos, etc.) e, quando cabível, controle dos processos de ressarcimento de valores ao erário em desfavor do agente causador da infração.




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consequente prejuízo ao erário.

CONSTATAÇÃO 04 DESCRIÇÃO SUMÁRIA Não há controle individualizado processos administrativos de infrações de trânsito e ressarcimento. FATO Em constatação “in loco” este controlador recebeu informação do Gerente de frotas que não há controle de processos administrativos de infrações de trânsito e ressarcimento de valores ao erário pelo pagamento de multas.

Matriz 5 - Atividade: Acidentes de trânsito

Objetivo: Assegurar que a responsabilidade por acidentes de trânsito seja devidamente apurada. Risco Controle Interno Sugerido – Falta de controle dos processos administrativos de apuração de acidente de trânsito, conduzidos pela Comissão de Acidentes de Trânsito, levando ao pagamento de despesas com consertos e reformas nos ETs envolvidos em acidentes e de danos causados a terceiros, sem o devido ressarcimento ao erário, com consequente prejuízo ao erário.

09.01 – Controle dos processos administrativos de apuração de acidentes de trânsito, que devem ser conduzidos por uma Comissão de Acidente de Trânsito, especialmente designada.

CONSTATAÇÃO 05 DESCRIÇÃO SUMÁRIA Não há controle individualizado processos administrativos de acidentes de trânsito FATO Em constatação “in loco” este controlador recebeu informação do Gerente de frotas que não há controle de processos administrativos de acidentes de trânsito.

Matriz 6 - Atividade: Sustentabilidade ambiental

Objetivo: Garantir que sejam adotadas práticas de sustentabilidade ambiental no uso da frota. Risco Controle Interno Sugerido – Não implementação de ações de sustentabilidade ambiental no uso da

– Práticas de sustentabilidade ambiental no uso da frota (ex.: política de descarte de




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frota pública, conforme definido no Plano de Gestão Ambiental, levando a adoção de práticas poluentes ao meio ambiente, com consequente poluição do meio ambiente.

resíduos, utilização de combustíveis renováveis (etanol e biodisel), realização de manutenções preventivas, treinamento de condutores, renovação periódica da frota, etc.).

CONSTATAÇÃO 06 DESCRIÇÃO SUMÁRIA Não há práticas de sustentabilidade ambiental no uso da frota. FATO Em constatação “in loco” este controlador verificou o armazenamento incorreto e o não descarte de pneus usados/velhos ou danificados. E que não existe manual de políticas de descarte de resíduos

Foto 1 – Não há descarte adequado dos pneus usados ou danificados. Colíder (MT), 19/05/2017

Foto 2 - Não há descarte adequado dos pneus usados ou danificados. Colíder (MT), 19/05/2017




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Foto 3 – Pneus sendo doados a terceiros. Não há descarte adequado dos pneus usados ou danificados. Colíder (MT), 19/05/2017

Foto 4- Pneus sendo doados a terceiros. Não há descarte adequado dos pneus usados ou danificados. Colíder (MT), 19/05/2017

GRUPO 2: GESTÃO OPERACIONAL DA FROTA

Matriz 7 - Atividade: Utilização da frota

Objetivo: Assegurar que a utilização da frota seja para atender as demandas da Organização. Risco Controle Interno Sugerido

– Ausência de rotina de registro de solicitação e de rotina de registro de utilização dos ETs, levando a utilização indevida dos ETs (desvio de finalidade) e desconhecimento das informações sobre a demanda e sobre a utilização dos ETs, com consequente utilização da frota para fins particulares e im-possibilidade de se realizar o planejamento eficiente da utilização da frota e de se avaliar os custos e o desempenho operacionais dos ETs.

– Rotina de registro de solicitação dos ETs, identificando o requisitante, o condutor, a finalidade, o local de destino e o período de utilização (controle por formulários Requisição de Veículos, Solicitação de Veículos, etc. e/ou por sistema informazado). – Rotina de registro de utilização dos ETs, identificando o motorista, a data, a hora e o km/horímetro de saída/retorno (controle por formulários Diário de Bordo, Boletim de Veículo, Diário de Tráfego, etc. e/ou por sistema informatizado). – Sistema de rastreamento por satélite (GPS) para ETs empregados em obras públicas e serviços realizados em áreas rurais, que possuam como características dificuldade de comprovação da




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utilização e elevado custo operacional.

CONSTATAÇÃO 07 DESCRIÇÃO SUMÁRIA Ausência de rotina de registro de solicitação dos ET FATO Em constatação “in loco” este controlador verificou que as secretarias não seguem a IN STR 20/2009, que dispõe do anexo para a solicitação formal de veículos. Sendo que as solicitações são verbais ao gerente da frota ou ao secretário da pasta onde está lotado o veículo. A entidade não possui sistema de rastreamento via satélite

Matriz 8 - Atividade: Guarda da frota

Objetivo: Garantir que os veículos, máquinas e equipamentos sejam recolhidos em locais seguros. Risco Controle Interno Sugerido – Inexistência de local apropriado para guardar os ETs (garagem ou pátio público), levando ao recolhimento da frota em local inseguro e inapropriado para fins operacionais, com consequente roubos e furtos de acessórios ou dos próprios ETs e avarias nos ETs decorrentes da ação de vândalos.

– Garagem ou pátio com estrutura física e condições de segurança adequadas para a guarda dos veículos, máquinas e equipamentos da frota.

CONSTATAÇÃO 08 DESCRIÇÃO SUMÁRIA Inexistência de local apropriado para a guarda de veículos FATO Em constatação “in loco” este controlador verificou que a garagem central não comporta a quantidade de veículos da frota, quando das férias escolares, sendo que também é usada pelos servidores que estão em serviço no paço municipal, em relação à segurança os portões e muros são baixos e iluminação noturna deficiente.




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Foto 1 – Portão de entrada da garagem central danificado, não possui sinalização de entrada e saída de veículos. Grades e muros baixos Colíder (MT), 19/05/2017.

Foto 2 Grades e muros baixos. Colíder (MT), 19/05/2017

Foto 3 - Portão de entrada da garagem central danificado Colíder (MT), 19/05/2017.

Foto 4 Grades e muros baixos. Colíder (MT), 19/05/2017




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Matriz 9 - Atividade: Utilização de pneumáticos

Objetivo: Assegurar que os pneumáticos adquiridos sejam efetivamente utilizados nos bens da frota, de forma eficiente e econômica. Risco Controle Interno Sugerido – Ausência de identificação física nos pneumáticos e de rotina de registro das informações técnicas, da vida útil e dos serviços realizados nos pneus, levando a utilização de pneumáticos sem identificação e desconhecimento das características técnicas, da vida útil e dos serviços realizados nos pneumáticos da frota, com consequente substituições indevidas de pneus novos por usados ou de qualidade ou preço inferiores; desvio, roubos e furtos de pneumáticos; e carência de informações para aferir a durabilidade e o custo operacional dos pneus.

– Identificação física dos pneus, que pode ser realizada por marcação à fogo ou etiqueta eletrônica.

– Rotina de registro das informações técnicas, vida útil, recapagens e remoções de pneus, possibilitando a aferição da durabilidade e do rendimento operacional destes insumos (controle por Ficha de Controle de Pneus e/ou por sistema informatizado).

CONSTATAÇÃO 09 DESCRIÇÃO SUMÁRIA Inexistência de Controle na identificação física nos pneumáticos e de rotina de registro das informações técnicas, da vida útil e dos serviços realizados nos pneus. FATO Em constatação “in loco” este controlador verificou que o almoxarifado central, o almoxarifado da Secretaria de Obras e Infraestrutura não possui controle manual ou eletrônico dos pneumáticos.




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Foto 1 – Pneus e Câmaras de ar armazenados inadequadamente no almoxarifado da Secretaria de Infraestrutura Colíder (MT), 19/05/2017

Foto 2 Pneus e Câmaras de ar armazenados no almoxarifado Central Colíder (MT), 19/05/2017

Matriz 10 - Atividade: Manutenção da frota

Objetivo: Manter a frota de veículos, máquinas e equipamentos em um estado desejado de eficiência, maximizando o tempo disponível para operação e minimizando os custos de manutenção. Risco Controle Interno Sugerido – Ausência de Plano de Manutenção de Operação, Plano de Manutenção Preventiva, registro de solicitação, autorização e execução dos serviços de manutenção, levando a incapacidade para detectar falhas ou defeitos mecânicos nos ETs de forma célere; ocorrência de defeitos mecânicos por falta de manutenção preventiva; desconhecimento das informações sobre a demanda e sobre os serviços de manutenção executados nos ETs, com consequente ocorrência de falhas ou defeitos mecânicos nos ETs não detectados tempestivamente ou por falta de manutenção preventiva, elevando a taxa de indisponibilidade da frota; impossibilidade de se avaliar os gastos com manutenção da frota total e por ET.

– Plano de Manutenção de Operação dos ETs, visando garantir condições primárias de operação e identificar eventuais falhas mecânicas. – Plano de Manutenção Preventiva dos ETs, com o objetivo de manter a frota operando num estado desejado de eficiência.

– Rotina de registro de serviços de manutenção realizados nos ETs (controle por Ordem de Serviço e/ou sistema informatizado).




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CONSTATAÇÃO 10 DESCRIÇÃO SUMÁRIA Ausência de Plano de Manutenção de Operação, Plano de Manutenção Preventiva, registro de solicitação, autorização e execução dos serviços de manutenção. FATO Em constatação “in loco” e pelo Ofício 48/2017 este controlador verificou que a entidade não possui os Plano de Manutenção de Operação, Plano de Manutenção Preventiva.




61 Foto 1 – Ofício 48/2017 resposta do Secretário de Infraestrutura sobre os planos de manutenção operacional e preventiva, aquisição de frota e custo operacional. Colíder (MT), 19/05/2017




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Matriz 11 - Atividade: Manutenção da frota (oficina mecânica própria)

Objetivo: Mensurar o tempo gasto na execução dos serviços de manutenção realizados na oficina própria do ente (variável importante para cálculo do custo operacional dos ETs).

Risco Controle Interno Sugerido

– Falta de rotina de registro do tempo de execução dos serviços de manutenção realizados na oficina própria, levando ao desconhecimento da produtividade da mão de obra utilizada na oficina própria, com consequente impossibilidade de se avaliar a produtividade da mão de obra e, por consequência, do custo por ET dos serviços de manutenção realizados na oficina própria.

– Rotina de registro do tempo de execução dos serviços de manutenção realizados na oficina própria (controle por formulário Ficha de Apropriação de Mão-de-Obra e/ou por sistema informatizado).

Matriz 12 - Atividade: Controle de estoques de materiais

Objetivo: Garantir que os suprimentos estocados no almoxarifado (peças, lubrificantes, pneus, filtros de óleo, filtros de ar, etc.) sejam utilizados na manutenção dos ETs da frota.


– Falta de controle de movimentação (entrada/saída) de materiais no almoxarifado da frota, levando a movimentação de materiais sem o devido registro de entrada/saída nos estoques, com consequente desvio de peças automotivas ou de outros materiais do almoxarifado; impossibilidade de se gerenciar de forma eficiente os estoques de materiais, como, por exemplo, definir o ponto de reposição de estoque, a rotatividade e o custo dos estoques.

– Controle de movimentação (entrada/saída) de materiais do almoxarifado da frota (controle por formulário Ficha de Estoque, Requisição de Material e/ou sistema informatizado).

CONSTATAÇÃO 11 DESCRIÇÃO SUMÁRIA Ausência de mensuração de tempo gasto na oficina e ausência de controle de entrada e saída de estoque FATO Em constatação “in loco” que a oficina não possui ferramental adequado, muito menos estrutura para os mecânicos efetivos executarem os serviços, não se utiliza os EPIs, e que em entrevista relataram que não controlam tempo de manutenção e que vários veículos ficam parados muitos dias aguardando peças.




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Foto 1 –Almoxarifado da Secretaria de Infraestrutura, não possui controle manual ou eletrônico de entrada e saída de peças, livre acesso de pessoas. Colíder (MT), 19/05/2017

Foto 2 Condições inadequadas da Oficina (mesa de ferramental) Colíder (MT), 19/05/2017

Foto 3 – Veículo em manutenção sobre tocos de madeiras, ausência de elevador e macacos hidráulicos. Colíder (MT), 19/05/2017

Foto 4 – Local (Borracharia) ausência de ferramental, e equipamentos adequados para a troca de pneus. Colíder (MT), 19/05/2017




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GRUPO 3: GESTÃO TÉCNICO-ECONÔMICA DA FROTA

13 - Atividade: Implantação de Sistema de Custos

Objetivo: Implantar um Sistema de Custos visando apurar e avaliar os custo operacionais da frota. Risco Controle Interno Sugerido – Não contabilização dos custos operacionais da frota, a partir de um Plano de Contas estruturado para identificar os tipos de despesas e os centros de custos, levando ao desconhecimento dos custos operacionais da frota, com consequente impossibilidade de se avaliar os custos operacionais da frota.

– Sistema de Custos, implementado a partir de um Plano de Contas estruturado para identificar os tipos de despesas e os centros de custos da frota.

14 - Atividade: Cálculo do custo operacional dos ETs

Objetivo: Calcular, analisar e acompanhar a evolução histórica do custo operacional dos ETs.


– Inexistência de cálculo, de análise e de monitoramento dos custos operacionais por ET, levando ao desconhecimento da composição e da evolução dos custos operacionais por ET, com consequente impossibilidade de se avaliar os custos operacionais por ET.

– Cálculo do custo operacional dos ETs (controle por planilha e/ou sistema informatizado).

15 - Atividade: Indicadores de desempenho

Objetivo: Calcular, analisar e acompanhar a evolução do comportamento de indicadores de desempenho da frota. Risco Controle Interno Sugerido – Inexistência de indicadores de desempenho, levando a falta de parâmetros para avaliar o desempenho do Sistema de Transporte, com consequente impossibilidade de se adotar medidas visando otimizar os indicadores com níveis insatisfatórios.

Cálculo de indicadores de desempenho do Sistema de Transporte (controle por planilha e/ou sistema informatizado).

16 - Atividade: Renovação da frota

Objetivo: Garantir que os ETs sejam utilizados num “ciclo de vida útil econômica”, observados padrões adequados de produtividade, segurança operacional e economicidade. Risco Controle Interno Sugerido – Ausência de Política de Renovação da Frota, definida a partir de critérios que considerem a vida útil econômica e as condições técnicas dos ETs, levando a

– Política de Renovação da Frota, definida a partir de critérios que considerem o ciclo de vida útil econômica e as condições técnicas dos




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redução da produtividade, da segurança e da economicidade dos ETs após o ciclo de vida útil econômica, com consequente utilização de ETs, após o ciclo de vida útil, em níveis insatisfatórios de produtividade, de segu-rança e de economicidade.

ETs.

17 - Atividade: Formação da frota

Objetivo: Assegurar que a aquisição de ET seja realizada com base em critérios técnicos, que condiderem os aspectos de adequação dos ET para a execução dos serviços demandados e de dimencionamento da frota. Risco Controle Interno Sugerido – Inexistência de Plano de Aquisição de ETs, elaborado a partir de critérios de adequação e de dimensionamento da frota, levando a inadequação dos ETs para execução das atividades e em quantidade superior ou inferior à demanda, com consequente operação de uma frota inadequada e mal dimensionada.

– Plano de Aquisição de ETs, baseado em critérios de adequação e de dimensionamento da frota.

CONSTATAÇÃO 12 DESCRIÇÃO SUMÁRIA Ausência de Plano de Aquisição de frota, sistema de custos, não realização de cálculo, análise do custo operacional e indicadores de desempenho FATO Em constatação “in loco” e pelo Ofício 48/2017 este controlador verificou que a entidade não efetua o controle através de planos, normas ou rotinas através de sistemas de custos, não realiza acompanhamento do custo operacional e indicadores de desempenho




66 Foto 1 – Ofício 48/2017 resposta do Secretário de Infraestrutura sobre os planos de manutenção operacional e preventiva, aquisição de frota e custo operacional. Colíder (MT), 19/05/2017




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Foto 2 –Veículos Inservíveis Colíder (MT), 19/05/2017.

Foto 3 Veículos Inservíveis. Colíder (MT), 19/05/2017

Foto 4 – Motoniveladora inservível Colíder (MT), 19/05/2017.

Foto 5 - Trator inservível. Colíder (MT), 19/05/2017




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24 - Atividade: Terceirização da frota (locação de veículos em caráter não eventual) Objetivo: Garantir que a decisão de terceirização da frota seja tomada a partir de critérios técnicos e econômicos para definição da melhor alternativa para a organização.


– Não realização de estudo sobre a vantajosidade da terceirização da frota, elaborado a partir de critérios técnicos e econômicos que considerem as vantagens e as desvantagens tanto da frota própria quanto da frota terceirizada, levando a terceirização da frota desvantajosa para a Organização, com consequente prejuízos ao erário.

– Avaliação da vantajosidade da terceirização da frota, elaborado a partir de critérios que considerem os aspectos técnicos e econômicos.

CONSTATAÇÃO 13 DESCRIÇÃO SUMÁRIA Ausência de estudo sobre a vantajosidade da terceirização da frota para a tomada de decisões FATO Em constatação “in loco” este controlador verificou que a entidade não efetua estudo sobre a vantajosidade da terceirização da frota.

IV – CONCLUSÃO

A avaliação realizada abrangeu aspectos essenciais do componente atividade de controle da área de gestão de frotas. As conclusões da equipe restringem-se aos elementos avaliados das atividades de controle relacionadas aos processos examinados e inspeções físicas realizadas.

Cumpre aqui se referir a ausência de resposta ou o atraso para o fornecimento de informações solicitadas pela controladoria que simplesmente foi ignorada pelos responsáveis caracterizando assim a sonegação de informação ao controle interno.

Importante esclarecer que a sonegação das informações solicitadas prejudicou o andamento do presente trabalho, tendo em vista que a controladoria tinha elaborado um planejamento de ações com base nas solicitações elaboradas.




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Nível de maturidade dos controles internos

Nesse sentido, a Prefeitura Municipal de Colíder ficou enquadrada no nível de maturidade de controles inicial, com 17,65 % dos pontos possíveis, fato que coloca a atividade em alta probabilidade de ocorrência de impropriedades e/ou irregularidades capazes de impactar negativamente os objetivos almejados quando da execução das ações envolvendo o sistema de transporte municipal. Ou seja, quanto maior for o nível de maturidade alcançado, menor será o seu risco residual de erros ou irregularidades na execução do programa, haja vista a relação inversamente proporcional entre controles internos e a ocorrência das mais diversas irregularidades. Face ao exposto, a análise em nível de atividades demonstra a necessidade de aperfeiçoamento dos sistemas controles internos no município de Colíder, o que pode ser alcançado com o comprometimento dos gestores em implementar medidas tendentes a robustecer os controles internos administrativos, como forma de contribuir para o aprimoramento da gestão e o desempenho da administração municipal na execução do programa em análise.

Face ao exposto, somos de opinião que a Unidade Examinada deve adotar medidas corretivas com vistas a elidirem os pontos ressalvados neste relatório, as seguintes medidas podem ser adotadas pela administração.

V - RECOMENDAÇÕES:

a) Atualização da Instrução Normativa-STR n° 20/2009, e a sua posterior divulgação/disponibilização para os servidores municipais.

b) Elaboração de um manual de identidade visual, estabelecendo os critérios e a forma que será realizada a identificação dos equipamentos de transporte.

c) Identificação dos equipamentos de transporte com o brasão do município, com o número da ouvidoria e os dizeres “USO EXCLUSIVO EM SERVIÇO”.

d) Disponibilização de pessoal para o departamento de frotas do município, permitindo assim que o mesmo organize todas as informações dos equipamentos de transporte.

e) Instituição de um termo de responsabilidade pela condução dos veículos para os servidores que efetuam a condução dos mesmos.

f) Realização de capacitação técnica para os servidores municipais, principalmente sobre direção defensiva, mecânica básica, legislação de trânsito e primeiros socorros.

g) Elaboração de um mecanismo de controle para a responsabilização dos pagamentos de multa de trânsito.

h) Criação de uma comissão permanente para apuração administrativa das causas de acidentes envolvendo bens públicos.

i) Utilização da solicitação de veículos, conforme IN STR 20/2009.




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j) Adoção de um sistema que permite o rastreamento dos equipamentos de transporte através do GPS.

k) Proibição de recolhimento dos equipamentos de transporte na casa dos servidores, exceção feita aos veículos do transporte escolar que deve permanecer no final da linha.

l) Responsabilização dos servidores que por ventura utilizou dos equipamentos de transporte para resolver assuntos privados.

m) Identificação dos pneumáticos para posterior controle. n) Efetue o registro da vida útil dos pneumáticos, bem como de outras informações

necessárias para posterior avaliação dos custos de cada veiculo. o) Efetue um aprimoramento do controle de combustível, principalmente dos

equipamentos em trânsito, abastecidos pelo veículo-tanque na zona rural. p) Elaboração de um plano de manutenção operacional e preventiva dos equipamentos. q) Estabeleça mecanismos de controle na oficina própria do município, tal controle deve

permitir identificar quais os veículos foi objeto de manutenção na oficina, o tempo que o mesmo ficou em manutenção e outras informações necessárias,

r) Estruture a oficina com ferramentais novos e adequados para a manutenção dos veículos e EPIs para os mecânicos.

s) Construa um muro e coloque um portão de qualidade na garagem central e iluminação necessária para evitar eventuais furtos pela atual falta de segurança e disponibilize sinalização de entrada e saída de veículos.

t) Elabore mecanismos para o acompanhamento dos custos dos equipamentos de transporte.

u) Implantar rotina de registro de abastecimento, identificando o equipamento, o condutor, a quilometragem e mantendo hodômetro e horímetro em funcionamento.

v) Elabore política ambiental de descarte de resíduos de pneus e óleos lubrificantes w) Elabore uma avaliação de desempenho dos equipamentos de transporte. x) Elabore uma política de renovação da frota municipal. y) Elabore um plano de aquisição para os equipamentos de transporte. z) Elabore um estudo técnico da vantajosidade quando da locação de veículos.

É o Relatório que se submete à consideração superior.

Colíder/MT, 03 de Agosto de 2017.

Carlos Frederico Carvalho de Oliveira

Controlador Público Interno

relatório de achados de auditoria - prefeitura de colíder€¦ · rev. 01 01/06/2017...

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