relatorio maia ass · 2012-07-30 · nomeadamente o provedor da misericórdia, avaliar a estrutura...

Santa Casa da Misericórdia da Maia

2009-07-10

Relatório Diagnóstico Área Gestão Global

Consultor: Jorge Oliveira Dias

“Gestão Sustentável” - Diagnóstico de Gestão - Relatório


2

Trabalho desenvolvido no âmbito do programa de formação acção da União das

Misericórdias Portuguesas denominado “Gestão Sustentável” e financiado pelo POPH

Financiamento

Execução Avaliação Template

Plataforma

Consultor: Jorge Oliveira Dias



3

Conteúdo Sumário Executivo ........................................................................................................... 6

Identificação da Misericórdia ....................................................................................... 6

Programa Formação-Acção .......................................................................................... 6

Decurso dos trabalhos................................................................................................... 6

Principais Conclusões................................................................................................... 6

Principais Medidas de Acção ....................................................................................... 7

Cronograma geral ......................................................................................................... 7

Caracterização da Misericórdia ........................................................................................ 9

Análise Global ................................................................................................................ 10

Perspectiva Interna ..................................................................................................... 10

Benchmarking............................................................................................................. 10

Análise por Área............................................................................................................. 12

Estratégia .................................................................................................................... 12

Análise Agregada ................................................................................................... 12

Análise Desagregada .............................................................................................. 13

Governance................................................................................................................. 16



Gestão Financeira ....................................................................................................... 23



Gestão Recursos Humanos ......................................................................................... 26





4

Gestão Aprovisionamentos......................................................................................... 27



Gestão Património ...................................................................................................... 29



Gestão Sistemas Informação & TIC’s ........................................................................ 30



Análise SWOT................................................................................................................ 33

Pontos Fortes e Pontos Fracos.................................................................................... 33

Ameaças & Oportunidades......................................................................................... 33

Plano de Medidas ........................................................................................................... 36

Cronograma ................................................................................................................ 37

Plano Global de Formação ............................................................................................. 38

Acções não incluídas no plano de formação do programa “Gestão Sustentável” ...... 40

Comentários do Consultor .............................................................................................. 41

Comentários do Representante da Misericórdia............................................................. 42

Validação do Relatório ................................................................................................... 43

Consultor .................................................................................................................... 43

Misericórdia................................................................................................................ 43

Coordenação UMP ..................................................................................................... 43

Anexos............................................................................................................................ 44

Estratégia .................................................................................................................... 44

Governance................................................................................................................. 44

Gestão Financeira ....................................................................................................... 44



5

Gestão Recursos Humanos ......................................................................................... 47

Gestão Aprovisionamentos......................................................................................... 51

Gestão Património ...................................................................................................... 52

Sistemas de Informação e TIC’s................................................................................. 53

Respostas Sociais........................................................................................................ 56



6

Sumário Executivo

Identificação da Misericórdia

A Santa Casa da Misericórdia da Maia, tem valências e respostas sociais na maior parte

das freguesias do concelho, orientadas para a Família e Comunidade – em particular

para a 1ª Infância – e Apoio à Terceira Idade.

Programa Formação-Acção

O projecto,”Misericórdias – Gestão Sustentável” vai desenvolver um trabalho em

diferentes níveis, envolvendo dirigentes, técnicos e trabalhadores de 75 Misericórdias

distribuídas pelas regiões Norte, Centro, Alentejo e Algarve.

Numa primeira fase o consultor especialista irá, juntamente com os dirigentes,

nomeadamente o Provedor da Misericórdia, avaliar a estrutura funcional da instituição.

Perante o diagnóstico efectuado, que será analisado também pelos principais técnicos,

será concebido um plano de intervenção para a Misericórdia. Nesta estratégia a carga

horária de formação assumirá especial importância, pois tanto ao nível do sector

administrativo como do sector financeiro há que reorientar os técnicos para novos

procedimentos e regras mais eficazes.

Decurso dos trabalhos

Os objectivos do Programa Formação/Acção para Entidades de Economia Social,

promovido pela União das Misericórdias Portuguesas, foram considerado prioritários

pelos interlocutores da Instituição – em particular pela Srª Provedora e o Assessor

Jurídico, Dr. Carlos Moreira – constatando-se a sua total disponibilidade e participação

na disponibilização documental, nas reuniões de trabalho e resposta aos questionários

da Plataforma. Assim, antevê-se uma acção capaz de cumprir integralmente os

objectivos do Programa.

Principais Conclusões

As conclusões que se retirou da 1ª fase da acção são:

1. A Instituição apresenta uma gestão equilibrada 2. A sua actividade procura abranger todas as freguesias do concelho da Maia,

através de respostas sociais diversificadas na acção e localização



7

3. A S.C. Misericórdia da Maia tem preocupações relacionadas com a sua sustentabilidade futura, ameaçada principalmente pela decrescente natalidade e construção de novas salas pelas entidades públicas destinadas sobretudo à infância, em concorrência directa com as que a própria Misericórdia dispõe, sendo que aquelas apresentam a vantagem para os utentes de terem menores custos.

4. Pretende identificar claramente as suas “Forças”, “Fraquezas” e as “Ameaças”, “Oportunidades”

5. Pretende formular estratégias mais adaptadas aos recursos da Instituição e dispor de métodos e ferramentas com o objectivo de avaliar a eficácia das suas estratégias

6. A Instituição pretende implementar o seu Sistema de Gestão da Qualidade; como início deste processo, deseja certificar uma das suas respostas sociais

7. Na área dos RH, gostaria de possuir um Manual de Acolhimento adequado à Instituição e melhor informação sobre a ética dos colaboradores

8. O aprovisionamento merece atenção, sobretudo no que concerne à avaliação de fornecedores e à definição de parâmetros de avaliação dos bens comprados.

Principais Medidas de Acção

1. Minimização dos riscos resultantes da concorrência do sector público 2. Implementação de sistema periódico e regular de identificação das suas

“Forças”, “Fraquezas” e as “Ameaças”, “Oportunidades” 3. Implementação de ferramentas de apoio à formulação de estratégias mais

adaptadas aos recursos da Instituição 4. Implementação de métodos e ferramentas com o objectivo de avaliar a eficácia

das suas estratégias 5. Implementação de Sistema de Gestão da Qualidade de acordo com a Norma ISO

9001 numa das suas respostas sociais 6. Preparação de Manual de Acolhimento adequado à Instituição 7. Implementar sistema de informação eficaz sobre a ética dos colaboradores 8. Redefinição do sistema de avaliação de fornecedores

Cronograma geral

Conforme foi referido,

Na 1ª fase (desde Abril até Julho de 2009) – Consultoria, foi preparado um Diagnóstico

e um Plano de Intervenção pelo Consultor, através da análise documental e reuniões

com os Dirigentes, Técnicos e Coordenadores da Misericórdia; foram igualmente

respondidos questionários disponíveis na Plataforma Aptus.com.pt, que deram origem a

relatórios incluídos neste documento, muito centrados na metodologia de Balanced

Score Card e Benchmarking;

Na 2ª fase (desde Julho até Outubro de 2009) – Formação, serão levados a cabo

Módulos de Formação que dêem resposta às necessidades evidenciadas na 1ª fase,



8

destinados a Mesários, Directores Técnicos, Coordenadores, Técnicos Administrativos,

Chefes de Secção, Técnicos de Contabilidade, Técnicos de Recursos Humanos e

Técnicos de Tesouraria; estes módulos contemplarão formação em Sala e em Contexto

de Trabalho.

Nesta 2ª fase e posteriormente serão levadas a cabo acções pela Instituição referidas no

Plano de Medidas, que não estão incluídas no plano de formação do programa “Gestão

Sustentável”, de modo a concretizar os seus objectivos estratégicos.



9

Caracterização da Misericórdia

A Santa Casa da Misericórdia da Maia, tem valências e respostas sociais na maior parte

das freguesias do concelho, orientadas para a Família e Comunidade – em particular

para a 1ª Infância – e Apoio à Terceira Idade. Tem cerca de 360 colaboradores.



10

Análise Global

Perspectiva Interna

A análise realizada à Santa Casa da Misericórdia da Maia proporcionou a seguinte perspectiva comparada

na amostra em que se inseriu:

Entidade Benchmarking Área

Pontuação Classificação Sinal Amostra Classificação Sinal

Estratégia 2.44 Atenção Especial 2.87 Normal

Governance 3.23 Normal 3.00 Normal

Gestão Financeira 3.18 Normal 3.01 Normal

Gestão Recursos Humanos 2.95 Normal 2.80 Normal

Gestão Aprovisionamentos 3.45 Normal 3.31 Normal

Gestão Património 2.39 Atenção Especial 2.25 Atenção

Especial

Sistemas de Informação e TIC's 3.65 Bom 2.84 Normal

Respostas Sociais 3.80 Bom 3.48 Normal

TOTAL 3.26 Normal 3.01 Normal

Extraído da Aptus, Quadro nº 1 Relatório Resumo por Áreas de Intervenção

Obteve assim uma pontuação global de 3,26, numa escala de 0 a 5, posicionando-se acima da média da

amostra. Apresenta um comportamento superior ao da amostra em quase todas as áreas, sendo o seu

maior afastamento em relação à amostra ao nível da Área Sistemas de Informação e TIC's, pela positiva,

logo seguida pela Área de Estratégia, a qual necessita de atenção especial. Em termos absolutos, a pior

pontuação deu-se ao nível da Área de Gestão de Património.

Benchmarking

O Benchmarking permite recolher um conjunto de dados de instituições para a análise comparativa, de

modo a facilitar as tomadas de decisão pelos seus gestores, permitindo identificar as áreas em que

apresentam melhor desempenho e outras que requeiram melhorias. Assim, os resultados obtidos na

análise de benchmarking não poderão de deixar de ser entendidos como a possibilidade de aferição

comparada das áreas em que se torna necessário intervir.



11

Pontuação Amostra Máximo

Estratégia 2,44 2,88 5,00

Governance 3,23 3,01 5,00

Gestão Financeira 3,18 3,00 5,00

Gestão Recursos Humanos 2,95 2,80 5,00

Gestão Aprovisionamentos 3,45 3,32 5,00

Gestão Património 2,39 2,28 5,00

Sistemas de Informação e TIC's 3,65 2,85 5,00

Respostas Sociais 3,80 3,49 5,00

Valor Global 3,26 3,01 5,00

Extraído da Aptus, Quadro nº 2 - Relatório Benchmarking por Áreas de Intervenção

0,00

1,00

2,00

3,00

4,00

5,00Estratégia

Gestão Aprovisionamentos

Gestão Financeira

Gestão Património

Gestão Recursos HumanosGovernance

Respostas Sociais

Sistemas de Informação e TIC's

Valor Global

Pontuação

Amostra

M áximo

Ilustração 1 - Benchmarking por Áreas de Intervenção

As anteriores conclusões estão bem ilustradas ao nível da circunscrição dos diversos componentes

relativamente à amostra.



12

Análise por Área

Estratégia

Análise Agregada

Benchmarking Número de Entidades Questionário Pontuação Classificação Sinal

Amostra Sinal < Média ≥ Média

COD 008 - Área Estratégia - Nível I 2.55 Normal 2.74 34 37

COD 009 - Área Estratégia - Nível II 1.60 Insuficiente 2.58 32 39

COD 010 - Área Estratégia - Criação de Valor 3.18 Normal 3.28 40 30

TOTAL 2.44 Atenção Especial 2.87 35 35

Extraído da Aptus, Quadro nº 3

A performance a este nível é relativamente baixa, assumindo uma posição de Insuficiente, alcançando um

indicador inferior à média da amostra. Traduzindo-se em termos ilustrativos em:

51%

32%

64%

49%

55%

52%

66%

58%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70%

COD 008 - ÁreaEstratégia - Nível I

COD 009 - ÁreaEstratégia - Nível II

COD 010 - ÁreaEstratégia - Criação

de Valor

TOTAL

Amostra

Pontuação

Ilustração 2 – Pontuação da entidade e da amostra em função do máximo possível

Observa-se uma boa performance ao nível da Criação de Valor pela Instituição, penalizada pelo deficiente

planeamento estratégico das suas acções.



13

Análise Desagregada

Questionário : COD 008 - Área Estratégia - Nível I

Benchmarking

Questão Resposta Não Responde

Podia ser melhor

Necessita de atenção

Normal Razoável Bom Muito Bom Excelente

Não pode ser melhor

32 - Estão identificadas as "Forças", "Fraquezas", "Ameaças" e "Oportunidades" actuais da entidade?


4 7 23 11 8 12 3 1 1

33 - Existe uma atitude proactiva no que diz respeito à utilização das forças para combater as ameaças?


1 8 17 13 7 17 6 1 0

34 - Existe uma atitude proactiva no que diz respeito ao aproveitamento das oportunidades para suprir as fraquezas?


4 3 15 13 7 21 6 1 0

107 - A missão e visão da entidade encontram-se escritas formalmente?


1 5 19 13 5 13 10 5 0

160 - A entidade possui métodos para comparar o seu desempenho com entidades similares?

Podia ser melhor

9 21 28 5 4 3 1 0 0

280 - O balanço "Cumprimento da Missão" Vs "Sustentabilidade Economico-Financeira" encontra-se bem equilibrado?

Razoável 1 9 12 7 8 18 11 5 0

339 - Existe algum processo de reflexão que permita antecipar evoluções (previsíveis) futuras?

Razoável 0 7 15 10 10 17 11 1 0

340 - A entidade têm alguma estratégia explícita de captação e integração de voluntários?

Normal 7 16 19 8 6 8 6 1 0

341 - A entidade procura o estabelecimento de parcerias estratégicas?

Bom 1 7 8 11 6 24 13 1 0

342 - Os "gestores" da entidade empenham-se no planeamento?

Normal 1 5 11 11 4 23 13 3 0

343 - São estabelecidos objectivos de m.l.p. prazo?

Razoável 1 10 14 6 9 19 11 1 0

344 - São considerados cenários alternativos?

Normal 5 10 16 10 5 17 8 0 0

345 - O processo de implementação da estratégia é claro na responsabilização?

Muito Bom

1 8 20 8 3 22 6 3 0

346 - O processo de implementação da estratégia é claro na calendarização das actividades?


2 8 21 7 6 18 7 2 0

347 - O processo de implementação da estratégia é claro na distribuição dos recursos?

Razoável 3 9 11 8 6 26 6 2 0

348 - O processo de implementação da estratégia é claro na definição de prioridades dos colaboradores?


3 7 17 6 7 25 4 2 0



14

Questionário : COD 009 - Área Estratégia - Nível II

Benchmarking


Podia ser melhor




136 - A direcção analisa regularmente o desempenho da entidade com o intuito concreto de avaliar a eficácia das estratégias?


2 6 16 8 5 22 10 2 0

137 - A direcção formula estratégias considerando as necessidades e/ou capacidades dos agentes intervenientes, definindo acções para potenciar o seu desempenho?


1 8 18 8 6 21 5 3 0

138 - A entidade define indicadores para avaliar a implementação das estratégias e estabelece metas periodificadas?


3 18 24 5 6 10 3 1 0

140 - As estratégias são traduzidas em planos de acção com identificação dos recursos necessários à sua implementação?


4 6 16 10 4 22 7 1 0

160 - A entidade possui métodos para comparar o seu desempenho com entidades similares?

Podia ser melhor

11 18 27 9 1 4 0 0 0

275 - Os recursos encontram-se perfeitamente alinhados e enquadrados com os vectores chave da estratégia preconizada pela entidade?

Podia ser melhor 3 6 14 12 6 20 7 2 0

276 - A entidade tem por norma a recolha formal de informações actualizadas sobre a evolução da comunidade, de potenciais utentes e das suas necessidades?

Podia ser melhor 0 9 21 10 2 23 3 3 0

277 - A entidade já recorreu ou recorre a algum agente externo no sentido de procurar apoio para o desenvolvimento e consolidação de novas estratégias?

Podia ser melhor

7 12 23 9 5 10 5 0 0

278 - As metas e indicadores de realização/cumprimento/alcance da estratégia são frequentemente revistos e discutidos?

Podia ser melhor 4 13 16 10 3 17 5 2 0

279 - Quando existem desvios ao cumprimento da estratégia são tomadas atempadamente acções correctivas?

Razoável 4 8 15 11 5 18 6 3 0

Confirmamos nos quadros anteriores que um deficiente planeamento estratégico da actividade da

instituição, bem como uma envolvente menos conseguida em termos de apoio nessa área, penaliza

fortemente este indicador.



15

Por outro lado, e actuando em sentido contrário, existe uma boa noção das necessidades da comunidade,

assim como também dos impactes conseguidos pelas acções da instituição, sendo porém, este aspecto,

ligeiramente penalizado por uma divulgação insuficiente das acções promovidas, como se pode confirmar

no quadro seguinte:

Questionário : COD 010 - Área Estratégia - Criação de Valor

Benchmarking Questão Resposta

Não Responde

Deficiente Insuficiente Normal Bom Muito Bom

8 - A entidade consegue identificar bem as externalidades que gera para a comunidade?

Bom 0 0 4 24 35 7

9 - A entidade consegue "medir" bem as externalidades que gera para a comunidade?

Normal 3 1 24 23 13 6

10 - O valor das externalidades positivas geradas é bem percebido pelos mecenas/potenciais financiadores?

Normal 7 8 24 15 13 3

12 - A entidade já efectou algum estudo que lhe permitisse quantificar o valor gerado na comunidade (externalidades positivas)?

Insuficiente 15 19 27 6 2 1

126 - Como classifica a percepção que a comunidade tem do valor criado pela entidade?

Bom 1 5 3 11 40 10

259 - Existe uma preocupação constante da entidade, com a melhoria dos processos chave que criam efectivamente valor para os seus utentes (actuais e potenciais)?

Bom 0 0 3 22 33 12

260 - Os utentes são "ouvidos e achados" no processo de desenvolvimento da missão da entidade, enquanto elementos chave para o reconhecimento da criação de valor?

Normal 0 4 17 23 23 3

364 - Como se apresenta a satisfação dos agentes com os quais a entidade se relaciona, nomeadamente os familiares e outros grupos de referência dos utentes?

Normal 1 0 1 18 41 9

366 - Como se apresenta a satisfação dos agentes com os quais a entidade se relaciona, nomeadamente os colaboradores da entidade?

Normal 0 1 3 22 35 9

382 - Como avalia o cumprimento da missão por parte da entidade?

Normal 2 0 4 17 36 11

573 - Como avalia a "Marketização"/Divulgação do valor acrescentado proporcionado à comunidade/utentes?

Normal 2 7 34 8 15 4

A análise destes quadros é complementada pelos gráficos seguintes.

Estratégia - Gestão/Práticas

Questões

Conhecimento do posicionamento e das variáveis chave 1.67

Práticas de gestão 2.13

Implementação da Estratégia 2.08




16

Criação de Valor

Questões

Identificação 3.50

Medição 2.80

Divulgação 3.25


Governance

Análise Agregada



COD 001 - Área Governance - Como se organiza a gestão de topo directores eleitos e processo de tomada de decisão?

4.06 Muito Bom 4.13 30 43

COD 002 - Área Governance - Grau de conhecimento/Percepção que existe dos utentes

3.27 Normal 3.25 33 40

COD 003 - Área Governance - Transparência, Liderança e Etica de Gestão

3.50 Bom 3.42 26 47

COD 004 - Área Governance - Qualidade & Inovação

3.08 Normal 2.54 34 39

COD 005 - Área Governance - Comunicação & Marketing I

3.30 Normal 2.99 36 37

COD 006 - Área Governance - Comunicação & Marketing II

2.00 Insuficiente 1.42 47 26

COD 007 - Área Governance - Relações com a Comunidade

3.41 Normal 3.09 33 36

TOTAL 3.23 Normal 2.98 34 38


A performance a este nível é relativamente elevada, assumindo uma posição de Normal, alcançando um

indicador superior à média da amostra. Traduzindo-se em termos ilustrativos em:



17

81%

65%

70%

62%

66%

40%

68%

65%

82%

66%

69%

52%

61%

29%

63%

60%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90%

COD 001 - ÁreaGovernance - Como seorganiza a gestão de

COD 002 - ÁreaGovernance - Grau de

conhecimento/ Percepção

COD 003 - ÁreaGovernance -

Transparência, Liderança

COD 004 - ÁreaGovernance - Qual idade

& Inovação


Comunicação &


Comunicação &

COD 007 - ÁreaGovernance - Relações

com a Comunidade

TOTAL

Amostra

Pontuação


Observa-se uma boa performance pela Instituição ao nível de ‘Como se organiza a gestão de topo

directores eleitos e processo de tomada de decisão’ e da ‘Transparência, Liderança e Ética de Gestão’.


Questionário : COD 001 - Área Governance - Como se organiza a gestão de topo directores eleitos

e processo de tomada de decisão?


Sim Não

40 - As decisões importantes da entidade são tomadas por mais que uma 1 pessoa? Sim 71 4

41 - Existe um registo (actas/memorandos/…) das reuniões e decisões tomadas pela direcção? Sim 71 2

42 - O processo de tomada de decisão é muito moroso? Não 8 65

104 - A estrutura organizacional da entidade facilita os processos de comunicação internos? Sim 58 15

105 - A estrutura organizacional da entidade facilita os processos de tomada de decisão? Sim 65 8

117 - A direcção revê periodicamente os seus princípios de actuação de forma a melhora-los? Não 48 25

118 - A direcção têm normas de funcionamento? Sim 68 5

119 - É procurado o consenso entre directores na tomada de decisões importantes? Sim 73 0

120 - A maioria dos directores têm cargos de responsabilidade executiva? Não 42 31

121 - Em mais de 90% do tempo existe em permanência na entidade pelo menos 1 director? Sim 59 14

122 - A direcção reúne regularmente? Sim 71 2

123 - As normas instituidas para o funcionamento da direcção são cumpridas? Sim 72 1

124 - A direcção concentra as suas preocupações/decisões nas áreas estratégicas, delegando as questões operacionais nas chefias intermédias?

Não 58 15

131 - A direcção reune regularmente com as chefias intermédias? Sim 60 13

132 - A direcção no processo de tomada de decisões solicita opiniões e/ou pareceres às chefias intermédias?

Sim 69 4

133 - A direcção acompanha a implementação das decisões que toma? Sim 72 1



18

Questionário : COD 002 - Área Governance - Grau de conhecimento/Percepção que existe dos

utentes

Benchmarking


Podia ser melhor




1 - Como considera o nível de satisfação dos utentes da entidade?

Bom 0 1 7 12 5 36 11 1 0

11 - Como avalia o cumprimento da missão por parte da entidade?

Muito Bom

0 1 4 9 3 33 21 1 0

22 - A capacidade da entidade perceber realmente as necessidades dos beneficiários/utentes é satisfatória?

Bom 0 2 1 16 3 31 19 1 0

23 - A capacidade da entidade antecipar as necessidades dos beneficiários/utentes é satisfatória?

Razoável 0 1 4 16 12 23 15 2 0

116 - A entidade avalia a efectiva mais-valia que a sua missão e actividades ocasionam nos utentes?

Bom 0 3 12 8 10 25 13 2 0

127 - Como avalia a importância que a entidade têm na vida dos utentes?

Bom 0 0 1 6 3 20 31 11 1

141 - Como classifica os instrumentos que permitem avaliar a satisfação e a insatisfação dos diversos grupos de utentes ?

Razoável 0 9 27 4 7 17 8 1 0

212 - Os utentes são envolvidos nos processos de melhoria continua tendentes ao cumprimento da missão?

Razoável 0 5 11 15 12 17 13 0 0

213 - Como avalia a evolução da satisfação dos utentes ao longo dos ultimos 3 anos?

Bom 2 3 10 7 9 28 12 2 0

214 - Existe alguma sistema que permita a comunicação directa entre os utentes e a direcção (sugestões, reclamações,…)

Razoável 0 4 17 9 5 22 12 4 0

215 - Como considera o processo de relacionamento com os familiares dos utentes?

Razoável 0 0 3 13 7 28 19 3 0

216 - Existem momentos espeficificos para atendimento/relacionamento dos familiares dos utentes

Razoável 0 1 9 12 4 25 17 4 1

217 - Existe conhecimento das caracteristicas do agregado familar do utente?

Razoável 0 0 2 15 8 17 22 9 0



19

Questionário : COD 003 - Área Governance - Transparência, Liderança e Etica de Gestão


Sim Não

128 - A entidade possui algum sistema formal de monitorização da ética comportamental dos seus colaboradores?

Não 31 42

129 - A entidade estimula o comportamento ético e transparente com os agentes com que se relaciona?

Sim 58 15

134 - As chefias são seleccionadas e avaliadas com base nas competências exigidas para o exercicio das funções, analisando-se as suas qualidades comportamentais e capacidade de prosseguir e implementar as estratégias preconizadas?

Sim 55 18

142 - A entidade identifica os impactos sociais e ambientais das suas práticas? Sim 57 16

218 - A entidade possui acções para estimular o desenvolvimento social sustentável da comunidade em que se insere?

Sim 55 18

219 - Há preocupação em promover processos transparentes de relato economico-financeiro? Sim 69 4

220 - As relações com os diversos agentes da entidade são pautadas por princípios transparentes e demonstráveis?

Sim 47 26

222 - A entidade promove a igualdade de oportunidades? Sim 71 2

223 - A entidade têm internamente alguma politica e/ou sistema de promoção da responsabilidade social, que não a subjacente à missão que desempenha?

Não 23 50

224 - O funcionamento da entidade é auditado de forma regular por algum organismo externo? Não 34 39

Questionário : COD 004 - Área Governance - Qualidade & Inovação


Sim Não

123 - As normas instituidas para o funcionamento da direcção são cumpridas? Sim 72 1

130 - A direcção define explicitamente valores e directrizes para promover a cultura da qualidades e corresponder às necessidades dos utentes, financiadores, trabalhadores, fornecedores e comunidades?

Sim 49 24

135 - A entidade incentiva, promove e estimula a melhoria e a inovação desde a concepção de novas ideias até à sua implementação?

Não 42 31

221 - Nas respostas socias/valências para as quais existem manuais de processo chave, os mesmos estão implementados?

Sim 46 27

225 - Nas respostas socias/valências para as quais existem manuais de processo chave, caso os mesmos ainda não estejam implementados, encontram-se em processo de preparação?

Sim 51 22

226 - A entidade encontra-se certificado segundo a norma ISO 9001? Não 4 69

227 - A entidade encontra-se em processo de certificação segundo a norma ISO 9001 Não 10 63

228 - Considera os processos organizativos vigentes na instituição adequados? Sim 45 28

229 - Os processos de qualidade independentemente das auditorias a que estejam sujeitas, são monitorizados internamente?

Sim 27 46

230 - Existe um responsável efectivo pelo sistema de qualidade/organizacional com formação adequada?

Não 18 55

231 - Existe algum sistema de captação e desenvolvimento de ideias? Sim 26 47

232 - E efectuado algum intercâmbio com instituições similares para a divulgação e transferência das boas práticas?

Não 44 29

233 - Existe algum processo de monitorização do cumprimento dos dispositivos legais aplicaveis às diversas vertentes do funcionamento da entidade?

Sim 49 24



20

Questionário : COD 005 - Área Governance - Comunicação & Marketing I


Não Responde


5 - Como avalia o plano de comunicação que a entidade tem com os "mecenas"?


7 - Como avalia a "Marketização"/Divulgação do valor acrescentado proporcionado à comunidade/utentes?

Normal 4 7 25 15 17 5

56 - A instituição apenas tem apenas um tipo de comunicação comercial, com vista à promoção do valor criado?

Bom 4 5 29 17 15 3

143 - Como classifica a divulgação que é feita junto dos utentes, dos projectos que a entidade está envolvida

Bom 0 0 19 23 26 5

144 - Como classifica a divulgação que é feita junto da comunidade em geral ,dos projectos em que a entidade está envolvida?

Bom 1 0 24 23 22 3

147 - Como classifica o plano de comunicação das actividades em que a entidade se encontra envolvida?

Bom 2 5 28 14 21 3

149 - Como classifica o portfólio que a entidade tem das suas actividades correntes e/ou dos projectos que desenvolve?

Normal 1 1 13 22 29 7

234 - Considera que as ferramentas de comunicação da entidade com o exterior são suficientes/adequadas?

Normal 0 1 31 21 18 2

235 - Considera que as ferramentas de comunicação interna da entidade são suficientes/adequadas?

Normal 0 2 14 30 25 2

236 - Considera que existem barreiras ao feedback informativo, por parte dos agentes (internos e externos) que se relacionam com a entidade?

Normal 1 4 16 31 17 4

Questionário : COD 006 - Área Governance - Comunicação & Marketing II


Sim Não

148 - A comunicação com o exterior é efectuada só por uma pessoa seleccionada para o efeito? Não 17 56

170 - A entidade possui um site? Sim 35 38

171 - O site é mantido actualizado? Sim 22 51

179 - A entidade edita/envia alguma newsletter? Não 18 55

578 - A página Web é dinamica (permite comunicação bi-direccional)? Não 12 61

Questionário : COD 007 - Área Governance - Relações com a Comunidade

Benchmarking


Podia ser melhor


Normal Razoável Bom Muito Bom

Excelente


145 - A entidade promove algum dia de porta aberta à comunidade?


2 12 19 6 4 14 9 3 0

434 - Como considera que a entidade é aceite na comunidade em que se insere?

Muito Bom

0 0 3 7 4 21 26 7 1

435 - A entidade organiza eventos (seminários, palestras,

Bom 8 8 13 10 7 13 10 0 0



21

exposições, etc.) abertos à comunidade?

436 - A entidade é proactiva na participação em eventos realizados por outras organizações da comunidade?

Bom 1 1 2 12 6 28 15 4 0

437 - Como classifica o conhecimento que a entidade possui sobre os recursos existentes na comunidade?

Muito Bom

0 0 2 12 2 22 27 3 1

438 - Há conhecimento sobre as entidades (qualquer que seja a sua forma jurídica) com as quais a entidade pode estabelecer parcerias?

Muito Bom 0 1 5 9 7 23 19 4 1

439 - Como avalia os resultados alcançados com parcerias em curso ou passadas?

Muito Bom

0 3 4 11 6 25 17 3 0

440 - A entidade edita algum jornal, folheto informativo, ou qualquer processo de comunicação para o exterior independentemente do suporte utilizado?

Normal 6 16 20 5 1 13 6 2 0

441 - Como classifica a presença (referências a…) da entidade nos órgãos de comunicação social de âmbito local?

Bom 0 5 8 8 10 24 11 2 1

Confirmamos nos quadros anteriores que o modelo de funcionamento da direcção se

situa em nível superior à amostra, mas penalizado por fraco desempenho ao nível das

práticas internas.

Por outro lado, a um bom relacionamento com a comunidade, corresponde uma

deficiente comunicação com os utentes e a comunidade.


Modelo de funcionamento da direcção

Questões

Processo tomada decisão 4.17

Intervenção da direcção na gestão operacional 3.33

Organização interna da direcção 3.75



22

Grau de conhecimento/Percepção que existe dos utentes

Questões

Conhecimento 3.36

Relacionamento 3.17

Compreensão da realidade familiar do utente 3.00

Transparência, Liderança e Ética de Gestão

Questões

Práticas Internas 2.00

Práticas para a comunidade 4.17

Processos Interventivos 3.75

Qualidade & Inovação

Questões

Envolvimento 2.86

Relacionamento 2.86

Certificação 2.50

Comunicação & Marketing

Questões

Utentes – Comunicação 1.75

Comunidade – Comunicação 1.60

Instrumentos/Práticas 2.84



23

Relações com a comunidade

Questões

Abertura à comunidade 3.25

Envolvimento na comunidade 3.67

Reconhecimento pela comunidade 3.50

Gestão Financeira

Análise Agregada



COD 012 - Área Financeira - Conhecimentos & Práticas 3.68 Bom 3.10 35 37

COD 013 - Àrea Financeira - Fontes de Financiamento 2.14 Atenção

Especial 2.57 43 29

COD 014 - Área Financeira - Orçamento 3.58 Bom 3.25 29 42

COD 015 - Área Financeira - Eficiência

3.32 Normal 3.09 33 39

TOTAL 3.18 Normal 3.00 35 37


A Área Financeira apresenta um comportamento equilibrado, revelando uma gestão

eficaz, traduzida em resultados positivos.

A preocupação com as fontes de financiamento e as reservas manifestadas quanto à sua

manutenção futura em contexto de crise e condicionadas pelas alterações

regulamentares ao financiamento por parte das entidades públicas, justificam a

pontuação inferior obtida neste capítulo.



24

74%

43%

72%

66%

64%

62%

51%

65%

62%

60%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80%

COD 012 - Área Financei ra -Conhecimentos & Práticas

COD 013 - Àrea Financei ra - Fontes deFinanciamento

COD 014 - Área Financei ra - Orçamento

COD 015 - Área Financei ra - Eficiência

TOTAL

Amostra

Pontuação


A eficiência da Área Financeira é elevada, como resulta da análise dos quadros

anteriores e do quadro resumo seguinte, referente aos resultados dos últimos 3 anos.

Os Resultados Operacionais apresentam uma tendência de crescimento, com valores

absolutos mais elevados em 2007, enquanto os Resultados Financeiros apresentam

crescimento significativo e os Resultados Extraordinários algum decréscimo:

(Unid.: euros)

2006 2007 2008

Resultados Operacionais 218.638,32 314.924,74 276.208,17

Resultados Financeiros 14.494,73 36.967,60 77.589,61

Resultado Extraordinários 476.511,05 283.083,01 271.107,19

Regista-se um incremento nas receitas correntes, impulsionadas pelas comparticipações

e subsídios - mas o aumento ao nível dos custos apresenta uma tendência ligeiramente

superior. As prestações de serviços apresentam uma ligeira diminuição entre 2007 e

2008.





25

Conhecimento & Práticas

Questões

Conhecimento 3.50

Práticas 3.75

Eficácia 3.88

Fontes de Financiamento

Questões

Conhecimento / Práticas 2.00

Risco 1.67

Equilíbrio 2.14

Orçamento

Questões

Mercado 3.60

Eficiência 3.38

Eficiência

Questões

Equilíbrio 3.17

Eficiência 3.57

Conhecimento 3.25



26

Gestão Recursos Humanos

Análise Agregada



COD 021A - Área RH - Recursos Humanos I 3.14 Normal

3.20

39 33

COD 021B - Área RH - Recursos Humanos II 3.54 Bom

3.35

37 35

COD 021C - Área RH - Recursos Humanos III 3.36 Normal

3.16

37 35

COD 022A - Área RH - Formação Profissional I 3.00 Normal

2.78

38 34

COD 025 - Área RH - Instrumentos de Apoio à Formação

3.03 Normal

2.97

39 33

COD 026 - Área RH - Voluntários 2.70 Normal

2.29

27 34

TOTAL 3.13 Normal

2.96

36 34


63%

71%

67%

60%

61%

54%

63%

64%

67%

64%

56%

60%

45%

59%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80%

COD 021A - Área RH - Recursos Humanos I

COD 021B - Área RH - Recursos HumanosII

COD 021C - Área RH - Recursos HumanosIII

COD 022A - Área RH - FormaçãoProfissional I

COD 025 - Área RH - Instrumentos deApoio à Formação

COD 026 - Área RH - Voluntários

TOTAL

Amostra

Pontuação

Ilustração 5– Pontuação da entidade e da amostra em função do máximo possível

A Área de Recursos Humanos apresenta um comportamento equilibrado, registando-se,

no entanto, um desempenho da Instituição ligeiramente inferior à amostra no que

concerne ao estímulo à iniciativa e envolvimento dos colaboradores no processo de

organização, gestão e melhoria.



27


Recursos Humanos – I, II, III

Questões

Motivação 3.22

Desempenho (GRH) 3.30

Práticas 3.30

Formação Profissional

Questões

Práticas 1.42

Ajustamento 1.50

Instrumentos 1.67

Necessidades 1.07


Análise Agregada



COD 030- Área Aprovisionamento - I 3.89 Bom 3.69 30 40

COD 032- Área Aprovisionamento - II 3.00 Normal 2.86 37 32

TOTAL 3.45 Normal 3.28 34 36




28

78%

60%

69%

55%

52%

58%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90%

COD 030- ÁreaAprovisionamento

- I

COD 032- ÁreaAprovisionamento

- II

TOTAL

Amostra

Pontuação

Ilustração 6– Pontuação da entidade e da amostra em função do máximo possível

Confirmamos nos quadros anteriores que a área de aprovisionamento apresenta um

comportamento claramente superior à amostra, embora os factores de decisão

necessitem de melhoria.


A análise destes quadros é complementada pelo gráfico seguinte.

Aprovisionamento – I, II

Questões

Profissionalização 3.33

Instrumentos 3.88

Factores Decisão 1.82



29

Gestão Património

Análise Agregada



COD 028 - Área Património - I 1.88 Insuficiente 1.84 28 43

COD 029 - Área Património - II 2.90 Normal 2.63 35 34

TOTAL 2.39 Atenção Especial 2.24 32 39


38%

58%

48%

38%

53%

46%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70%

COD 028 - ÁreaPatrimónio - I

COD 029 - ÁreaPatrimónio - II

TOTAL

Amostra

Pontuação


Confirmamos nos quadros anteriores que a área de aprovisionamento apresenta um

comportamento superior à amostra.

A gestão do património da Instituição está muito condicionada pelo facto da quase

totalidade das instalações em que tem respostas sociais/valências não serem sua

propriedade mas das entidades públicas – sobretudo da autarquia (Câmara Municipal e

Juntas de Freguesia).



30


A análise destes quadros é complementada pelo gráfico seguinte, dos quais ressalta o

comportamento particularmente positivo ao nível da gestão do património.

Património – I, II

Questões

Conhecimento 1.88

Instrumentos 1.38

Gestão (manutenção valor) 4.08

Gestão Sistemas Informação & TIC’s

Análise Agregada



COD 016 - Área TICs - Internet/Intranet

3.85 Bom 2.02 41 30

COD 017 - Área TICs - Instrumentos 3.46 Normal 3.37 34 37

COD 018 - Área TICs - Gestão de Sistemas 3.57 Bom 3.27 36 34

COD 019 - Área TICs - Grau de Eficácia dos Sistemas 3.00 Normal 3.15 34 37

COD 020A - Área TICs - Formação I 3.00 Normal 2.88 36 35

COD 020B - Área TICs - Formação II 5.00 Muito Bom 2.28 45 25

TOTAL 3.65 Bom 2.83 38 33




31

77%

69%

71%

60%

60%

100%

73%

41%

68%

66%

64%

57%

45%

57%

0% 20% 40% 60% 80% 100% 120%

COD 016 - Área TICs - Internet/ Intranet

COD 017 - Área TICs - Instrumentos

COD 018 - Área TICs - Gestão de Sistemas

COD 019 - Área TICs - Grau de Eficácia dosSistemas

COD 020A - Área TICs - Formação I

COD 020B - Área TICs - Formação II

TOTAL

Amostra

Pontuação


Confirmamos nos quadros anteriores que a área de sistemas de informação e TICs

apresenta um comportamento superior à amostra.



Internet/Intranet

Questões

Conhecimento/Práticas 4.29

"Instrumentos" 4.00

Instrumentos

Questões

Básico 5.00

Intermédio 5.00

Avançado 1.00



32

Gestão/Eficácia Sistemas

Questões

Recursos 3.29

Práticas 1.67

Utilização 1.50

Formação

Questões

Básica 1.50

Intermédia 1.50

Avançada 4.00

A análise destes gráficos permite concluir existir um desempenho particularmente

positivo ao nível da Internet/Intranet e instrumentos básicos e intermédios.



33

Análise SWOT

Pontos Fortes e Pontos Fracos

Pontos Fortes/Fracos 1 2 3 4 5

Estratégia adaptada à Instituição

0 1 0 0 0

Análise SWOT periódica 0 1 0 0 0

Ferramentas de controlo de gestão

0 1 0 0 0

Finanças e gestão financeira 0 0 0 1 0

Gestão da Qualidade 0 0 1 0 0

Manual de Acolhimento 0 0 1 0 0

Sistema de avaliação de fornecedores

0 0 1 0 0

Sistema de avaliação de bens comprados

0 0 1 0 0

Cálculo do custo de utentes 0 0 0 1 0

Gestão dos Utentes 0 0 0 1 0

Quadro nº 12

Ameaças & Oportunidades

As principais ameaças sentidas pela Instituição são:

• Concorrência do Sector Público

• Abertura de novas salas destinadas a creches e jardins de infância, com custos

para os utentes inferiores aos praticados no mercado

• Traduz-se por uma redução do número de crianças nas instalações homólogas da

Misericórdia

• Transferência de competências para as autarquias



34

• Tem efeitos idênticos ao da Concorrência do Sector Público

• Crise económica

• Redução da capacidade financeira das famílias

• Traduzida na redução do valor das comparticipações de utentes de creches e

infantários e Lares de Terceira Idade

• Diminuição da taxa de Natalidade

• Redução do número de crianças

• Traduzida na redução do número de utentes de creches e infantários

• Aumento do desemprego

• Redução das receitas

• Traduzida na redução da capacidade de comparticipação das famílias nas acções

de Apoio à Terceira Idade promovidas pela Instituição junto dos seus familiares

mais idosos

• Políticas Sociais do Estado

• Traduz-se na comparticipação/subsídios mais reduzidos por cada utente,

claramente insuficientes para fazer face aos custos

• Enquadramento legal

• Alteração das taxas e contribuições da Instituição para a Segurança Social

• Traduz-se por um aumento dos valores pagos pela Instituição à Segurança Social

em função dos salários dos seus colaboradores

No caso das políticas sociais do Estado, tal como na Concorrência do Sector Público,

Enquadramento Legal e nas Directrizes de Organismos Tutela/Supervisores/de

Acompanhamento, a diminuição do impacto da ameaça passa pela sensibilização dos

órgãos do Estado e a sua posterior alteração ou anulação, com base nos dados concretos

fornecidos pelas Instituições Sociais.



35

As principais oportunidades detectadas pela Instituição são:

• Relacionamento com a comunidade

• Permite a detecção das suas necessidades

• Traduz-se por uma capacidade de resposta mais rápida e eficaz, aumentando a

qualidade do serviço

• Incentivos Comunitários/Públicos (Investimento, Conservação de Património,

Contratação, etc)

• Permite investimentos e outras acções de conservação e reabilitação do

património

• Traduz-se por uma capacidade de resposta mais rápida e eficaz, aumentando a

quantidade e qualidade dos investimentos, como forma de responder às

exigências actuais impostas para o funcionamento das valências/respostas sociais

e permitir a criação de novas unidades

• Constituição de parcerias com entidades públicas e privadas

• Permite sinergias que melhorem o apoio prestado a situações diversificadas de

apoio, particularmente no âmbito da Inserção e Acção Social



36

Plano de Medidas

As medidas a implementar são

Objectivo Acção Instrumento Impacto

Gestão

Impacto

Financeiro

Adaptar a

estratégia à

Instituição

Melhoria das qualificações dos dirigentes em estratégia

Formação 4 5

Análise SWOT

periódica

Melhoria das qualificações dos dirigentes em estratégia

Formação 4 5

Ferramentas de

controlo de

gestão

Melhoria das ferramentas de controlo de gestão

Formação 4 5

Finanças e

Gestão

Financeira

Melhoria da gestão da financeira

Formação 4 5

Gestão da

Qualidade

Melhoria do sistema de gestão da qualidade

Formação 4 5

Manual de

Acolhimento

Melhoria do manual de acolhimento

Formação 4 5

Sistema de

avaliação de

fornecedores

Melhoria do sistema de avaliação de fornecedores

Formação 4 5

Cálculo do custo

de utentes

Melhoria do Cálculo do custo de utentes

Formação 4 5

Gestão dos

Utentes

Melhoria da Gestão dos Utentes

Formação 4 5

Nota: Objectivo � o que se pretende alcançar

Acção � o que fazer em concreto Instrumento � formação/consultoria/software/…… Impacto Gestão � 1 a 5 (pouco a muito) Impacto Financeiro �1 a 5 (pouco a muito), analisar não em termos absolutos, mas sim na

capacidade de a entidade suportar.



37

Cronograma

Acção 09T3 09T4 2010 2011

Adaptar a estratégia à Instituição

Análise SWOT periódica

Ferramentas de controlo de gestão

Finanças e Gestão Financeira

Gestão da Qualidade

Manual de Acolhimento

Sistema de avaliação de fornecedores

Cálculo do custo de utentes

Gestão dos Utentes



38

Plano Global de Formação

Modulo Horas Formandos

Cálculo de Custos de Utentes 8 Susana Santos Marisa Moreira M. Emília Ribeiro

A Qualidade nas Instituições Sociais 6

Fernanda Machado Maria Dores Ferreira Elisabete Martins Jaquelina Rodrigues Fernanda Campos Margarida Duarte Margarida Costa Susana Fontoura Ana Luísa Fonseca Montserrat Pedrola Andreia Silva Cidália Moreira Fernanda Santos Virgínia Rodrigues Sandra Domingues António Figueiredo

A Gestão Financeira das Instituições Sociais 15

Susana Santos Marisa Moreira M. Emília Ribeiro Lino Ramos Sandra Domingues Maria João Ramos Carlos Moreira

Controlo de Gestão 16

Maria Eunice Coelho Ana Maria Neves Susana Esteves Fernanda Machado Virgínia Rodrigues Rosa Couto Alice Azevedo Sandra Domingues Montserrat Pedrola

Sistemas de Avaliação de Fornecedores 6

Maria João Ramos Altina Martins Andreia Monteiro Virgínia Rodrigues

A Gestão dos Recursos Humanos 8 Lino Coelho Carlos Moreira Sandra Domingues



39

Modulo Horas Formandos

A Gestão dos Utentes 8

Susana Santos Marisa Moreira M. Emília Ribeiro Virgínia Rodrigues Andreia Silva Margarida Duarte

Os Sistemas de Informação para a Gestão 8

António Figueiredo Carlos Moreira Álvaro Moreira Andreia Silva Susana Fontoura

Como suporte à programação dos módulos de formação foi também considerada a

informação do seguinte quadro:

Questionário : COD 022B - Área RH - Formação Profissional II

Número de Entidades Questão SIM NÃO

SIM NÃO

372 - Nos próximos 12 meses está previsto aumento do numero de colaboradores(a)? X 37 36

375 - Nos próximos 12 meses está prevista alguma alteração das condições de funcionamento que implique formação especifica?

X 33 40

376 - A entidade encontra-se em processo de implementação de algum sistema de qualidade que implique formação profissional?

X 30 43

377 - A entidade vai abrir novas respostas sociais? X 38 35

378 - A entidade vai encerrar respostas sociais? X 6 67

379 - Está em curso alguma alteração legislativa que tenha implicações no funcionamento da entidade?

X 16 57

380 - A entidade vai abrir novos espaços fisicos - processo de crescimento? X 53 20

381 - A entidade vai encerrar espaços fisicos - processo de decréscimo? X 2 71

TOTAL 3 5 27.00 46.00

Extraído da Aptus, Quadro nº 13 - Relatório Benchmarking por Áreas de Intervenção – Recursos

Humanos B



40

Acções não incluídas no plano de formação do programa “Gestão

Sustentável”

Algumas acções serão desenvolvidas pela Entidade, ainda que partindo de

conhecimentos adquiridos na formação integrante deste Plano Global, designadamente

• Adaptação da Estratégia à Instituição

• Análise SWOT periódica

• Preparação e utilização de ferramentas de controlo de gestão

• Melhoria do sistema de informação de gestão

• Preparação do Manual de Acolhimento

• Preparação e utilização de Sistema de Avaliação de Fornecedores



41

Comentários do Consultor

O envolvimento da Santa Casa da Misericórdia na preparação do diagnóstico e do

respectivo relatório foi a melhor, prevendo-se que a execução dos Planos de Medidas e

de Formação decorra de acordo com o previsto, traduzindo-se em importantes

benefícios para a Instituição.



42

Comentários do Representante da Misericórdia

O Programa de Formação Acção “Gestão Sustentável” da UMP é muito importante para

a evolução e melhoria da nossa instituição e, de um modo geral, de todas as

Misericórdias participantes.

A análise feita reflecte o rigor da visão que temos sobre a nossa própria Entidade

traduzindo um empenhamento grande no processo de melhoria da organização e do seu

funcionamento.

O acompanhamento dos processos de melhoria das Instituições envolvidas nesta

iniciativa da UMP, leva-nos a propor que, neste âmbito, se faça uma verificação da

evolução através de novo relatório diagnóstico no próximo ano, que permita comparar a

situação actual com a que então exista.



43

Validação do Relatório

Consultor

Misericórdia

Coordenação UMP



44

Anexos

Relatórios individualizados dos questionários

Estratégia

Os Relatórios Individuais de Questionários da área Estratégia constam do corpo do

relatório.

Governance

Os Relatórios Individuais de Questionários da área Governance constam do corpo do

relatório.

Gestão Financeira

Questionário : COD 012 - Área Financeira - Conhecimentos & Práticas

Benchmarking


Podia ser melhor




3 - Têm conhecimento dos custos, essencialmente os custos fixos da estrutura?

Muito Bom

0 2 3 6 7 32 15 6 1

13 - Como classifica quanto ao grau de eficácia a gestão orçamental global da entidade?

Muito Bom

0 7 8 8 9 20 15 5 0

14 - Como classifica quanto ao grau de eficácia a gestão orçamental, individualmente, perante cada uma das valências?

Muito Bom 0 9 14 8 7 20 10 4 0

20 - O valor dos custos estruturais da entidade é monitorizado regularmente, a fim de evitar excessos?

Muito Bom 0 4 9 10 8 23 14 4 0

21 - Os preços dos serviços aos quais a entidade recorre são revistos/negociados regularmente?

Muito Bom 0 1 5 9 8 33 12 4 0

45 - A entidade trabalha com poucos bancos? (3 como referencial normal)

Bom 0 1 2 26 6 24 10 3 0

108 - Existe, na entidade, a clara noção da importância da dupla perspectiva: desempenho da missão e o equilíbrio Economico-Financeiro?

Muito Bom

0 1 5 7 6 27 20 5 1

200 - A entidade efectua análise de execução orçamental, pelo menos trimestralmente?

Excelente 0 9 11 7 10 16 10 9 0

201 - Como classifica o nível de Excelente 0 12 8 9 8 21 7 7 0



45

análise que a entidade faz à execução orçamental?

202 - A contabilidade é processada internamente?

Bom 5 4 5 6 3 30 11 7 1

203 - Como classifica, quanto ao nível de proeficiência, o sistema contabilistico da entidade?

Muito Bom

0 2 4 10 8 32 12 4 0

204 - São elaborados e monitorizados planos de tesouraria?

Razoável 2 10 17 10 3 21 5 4 0

359 - A entidade tem algum painel de controlo de gestão, do tipo Tableaux de Bord/Balanced Scorecard?

Podia ser melhor

10 19 26 5 2 5 3 2 0

371 - Como classifica o conhecimento existente relativo aos custos reais de cada valência?

Bom 0 2 14 5 7 30 10 4 0

Questionário : COD 013 - Àrea Financeira - Fontes de Financiamento


Sim Não

6 - A entidade possui conhecimentos sobre as alternativas disponíveis para obtenção de financiamento?

Não 66 6

43 - O maior financiador é responsável por menos de 25% das fundos correntes da entidade? Sim 37 35

55 - Os "mecenas" não têm um grau de fidelidade ao membro(s) da equipa de angariadores superior ao que têm à entidade.

Não 20 52

150 - As receitas que provêm do estado representam menos de 50% das do orçamento global de exploração?

Não 39 33

205 - Nos ultimos 3 anos os recursos correntes foram suficientes para cobrir os custos inerentes a uma boa prossecução da missão?

Sim 40 32

206 - As expectativas para os próximos 3 anos é de que os recursos correntes serão suficientes para cobrir os custos inerentes a uma boa prossecução da missão?

Sim 46 26

207 - A entidade têm capacidade de endividamento negociada e disponível? Sim 67 5

208 - A entidade têm alguma área de intervenção que gera excedentes financeiros e que podem ser alocados ao financiamento da missão?

Sim 42 30

209 - A entidade utliza a figura do individuo/empresa que financia um investimento e vê o seu nome ligado ao mesmo?

Não 9 63

210 - A entidade utliza a figura do individuo/empresa que financia um projecto e vê o seu nome ligado ao mesmo?

Não 13 59

211 - A entidade utiliza alguma forma de auto-produção que represente mais de 5% do orçamento anual?

Não 7 65

356 - Existe uma orientação clara da entidade no sentido de alargar as fontes de financiamento alternativo, nomeadamente uma aposta na divulgação de actividades junto da comunidade e de potenciais mecenas?

Não 29 43

360 - A entidade tem por hábito estar a par dos sistemas de incentivos disponíveis? Sim 69 3

362 - Existe um dia fixo, previsto pela entidade, para efectuar pagamentos? Não 34 38



46

Questionário : COD 014 - Área Financeira - Orçamento


Não Responde


349 - Existe na entidade recursos humanos com formação na área orçamental?


350 - É efectuado periodicamente um orçamento de actividades da entidade?

Bom 0 2 17 19 30 4

351 - O orçamento é tido pela entidade como um instrumento eficaz de gestão?

Bom 1 2 18 14 30 7

355 - No caso de o orçamento ser periódicamente elaborado, este contempla uma projecção dos proveitos?

Bom 0 2 14 19 30 7

357 - As metas da entidade são compatíveis ou consistentes com os seus recursos financeiros?

Bom 0 0 10 24 29 9

358 - Tem havido crescimento de receitas ao longo dos últimos anos?

Normal 1 0 12 34 19 6

361 - São tomadas acções correctivas pela entidade, quando existem desvios ao orçamento?

Bom 0 2 13 27 25 5

383 - Como classifica quanto ao grau de eficácia a gestão orçamental global da entidade?

Bom 0 1 14 20 28 9

384 - Como classifica quanto ao grau de eficácia a gestão orçamental, individualmente, perante cada uma das valências?

Bom 2 3 16 22 20 9

388 - Como classifica o nível de análise que a entidade faz à execução orçamental?

Bom 1 3 14 20 27 7

576 - A entidade efectua análise de execução orçamental, pelo menos trimestralmente?

Bom 3 3 18 13 27 8

577 - A entidade têm algum software para gestão orçamental?


Questionário : COD 015 - Área Financeira - Eficiência

Benchmarking


Podia ser melhor



Excelente


16 - A entidade apresentou superavit no último ano de actividade?

Bom 1 11 13 5 8 19 13 2 0

17 - O processo de formação/definição de preços dos serviços prestados apresenta deficiências?

Razoável 0 4 10 26 9 17 6 0 0

18 - O processo de actualização de preços dos serviços prestados apresenta deficiências?

Razoável 1 7 2 28 12 16 4 2 0

19 - O valor das receitas correntes da entidade permitem cobrir os custos de estrutura?

Bom 0 8 17 12 11 11 13 0 0

21 - Os preços dos serviços aos quais a entidade recorre são revistos/negociados regularmente?

Muito Bom 0 1 6 17 8 27 11 2 0

46 - A gestão da tesouraria é crítica?

Podia ser melhor

0 5 10 11 6 26 8 3 3



47

59 - Existem atrasos frequentes nos pagamentos a fornecedores?

Bom 1 2 4 10 2 23 12 10 8

352 - A entidade tem um contolo rigoroso dos seus débitos e créditos (valores a pagar, valores a receber, créditos vencidos e não pagos, rendas, etc)?

Razoável 0 2 3 9 2 25 21 6 4

353 - A entidade recorre ao crédito bancário para suportar a tesouraria?

Muito Bom

7 2 1 13 3 13 14 11 8

354 - A entidade apresenta dificuldades na cobrança de valores a receber?

Bom 0 2 5 27 6 19 10 3 0

359 - A entidade tem algum painel de controlo de gestão, do tipo Tableaux de Bord/Balanced Scorecard?

Podia ser melhor 9 20 23 8 4 4 2 2 0

363 - Os indicadores financeiros ou o desempenho económico-financeiro da entidade é discutido no âmbito das reuniões de direcção?

Excelente 0 7 9 13 3 27 7 5 1

370 - São calculados os custos por utente?

Excelente 1 5 13 7 5 23 11 6 1

390 - Como classifica o conhecimento existente relativo aos custos reais de cada valência?

Excelente 0 2 10 13 5 22 16 4 0

Gestão Recursos Humanos

Questionário : COD 021A - Área RH - Recursos Humanos I


Não Responde


31 - Existe capacidade para envolver cada vez mais os RH no espírito da missão?

Normal 0 0 4 28 31 8

44 - Existe algum colaborador que possua conhecimentos que mais ninguém domine (grau de dependência)?


51 - A equipa de colaboradores têm muitos anos na entidade? A antiguidade (muito/pouca) dos colaboradores consitui um ponto forte da entidade?

Bom 0 1 3 37 25 5

58 - Nos Recursos Humanos existem planos de substituição nas áreas chave?

Normal 1 3 18 25 20 4

66 - Os esforços dispendidos pelos colaboradores não são desperdiçados?

Bom 0 1 13 30 24 3

68 - A insegurança (fisica/moral) é identificada e corrigida prontamente?

Normal 0 5 9 32 19 6

73 - A colaboração da equipa na definição da estratégia da entidade é solicitada?

Normal 2 4 21 21 17 6

74 - Os colaboradores são incentivados a tomar decisões?

Normal 1 4 9 32 21 4

75 - Os colaboradores são envolvidos na tomada de decisões chave da entidade?

Normal 1 6 19 26 16 3



48

76 - Os colaboradores são incentivados para melhorarem os seus métodos de trabalho?

Bom 0 4 14 29 17 7

80 - Existe um esforço na detecção das capacidades profissionais dos colaboradores?

Normal 0 3 20 28 15 5

81 - Os colaboradores são estimulados para prosseguir objectivos ambiciosos?

Normal 0 5 21 27 11 7

82 - Os obstáculos ao bom desempenho são identificados e prontamente eliminados?

Normal 0 1 8 33 25 4

368 - A entidade apresenta-se capaz de reter os melhores técnicos?

Normal 0 1 7 22 36 5

Questionário : COD 021B - Área RH - Recursos Humanos II


Não Responde


61 - Os colaboradores da entidade apresentam bons níveis de motivação?

Normal 1 1 10 34 23 2

62 - Os colaboradores da entidade têm bons níveis de produtividade?

Normal 1 0 6 34 26 4

63 - Os colaboradores da entidade têm um elevado grau de proactividade?

Normal 1 1 5 42 20 2

64 - Os colaboradores da entidade têm uma atitude positiva e optimista?

Normal 0 0 5 35 28 3

69 - Os colaboradores sentem-se verdadeiros "gestores" da entidade (sentem-se parte integrante, "vestindo a camisola")?

Bom 0 0 8 33 23 7

70 - Os colaboradores têm um sentido forte da identidade organizacional?

Bom 0 1 7 33 24 6

71 - Os colaboradores têm cuidado na utilização dos recursos da organização?

Bom 0 0 7 26 32 6

72 - Os colaboradores têm um conhecimento claro da visão, missão e cultura organizacional?

Normal 0 2 20 29 16 4

78 - Como percepciona o nível de colaboração entre os funcionários?

Bom 0 0 7 31 27 6

79 - A entidade apresenta dificuldades ao nível da comunicação entre os seus funcionários?

Bom 0 2 5 30 30 4

106 - Existe um bom relacionamento entre os dirigentes da entidade e os seus colaboradores?

Bom 0 0 3 18 41 9

112 - São promovidas actividades de que permitam elevar os níveis de motivação dos funcionários?

Normal 0 1 24 25 16 5

113 - O trabalho de equipa é promovido e/ou incentivado?

Bom 0 3 15 19 28 6

Questionário : COD 021C - Área RH - Recursos Humanos III


Não Responde


103 - É efectuado algum tipo de avaliação de desempenho formal no seio da entidade?

Normal 2 19 21 18 8 3

109 - O processo de selecção de colaboradores é uma área profissionalizada na organização?


110 - A delegação de responsabilidades é praticada na entidade?

Normal 1 4 11 28 23 4

111 - O processo de gestão de RH (objectivos, actividades, desempenho, …..) é uma área profissionalizada?

Normal 6 4 35 13 9 4

261 - A avaliação de desempenho tem em conta factores que estimulem e priveligiem o trabalho em

Bom 3 16 20 13 16 3



49

equipa?

262 - Como considera o ambiente de trabalho vivido na entidade?

Bom 1 0 4 27 33 6

263 - Como classifica o desempenho da entidade em termos de trabalho em equipa?

Bom 0 0 6 30 30 5

264 - Existem momentos formais de feedback entre a direcção e os colaboradores da entidade, quanto à qualidade do seu desempenho?

Normal 3 8 26 16 13 5

265 - Os problemas/obstáculos ao bom desempenho e ao bom funcionamento da entidade são debatidos com os colaboradores (Há espírito de entreajuda)?

Normal 1 3 17 24 21 5

266 - Os vencimentos dos colaboradores encontram-se regularizados (em dia)

Muito Bom 0 0 0 5 17 49

274 - Existem outros incentivos tangíveis, que não os salários, para motivar os colaboradores na prossecução de objectivos, de melhoria contínua?

Normal 2 10 26 24 6 3

281 - Os colaboradores têm por hábito o cumprimento das normas/regulamento interno?

Bom 0 2 2 26 30 11

282 - A hierarquia formal é respeitada por todos? Normal 0 2 2 19 35 13

284 - Existe algum tipo de hierarquia informal? Normal 6 3 3 33 23 3

Questionário : COD 022A - Área RH - Formação Profissional I


Não Responde


28 - Considera que a formação/training ministrada aos colaboradores é suficiente?

Normal 0 0 29 21 20 1

29 - A qualidade da formação/training ministrada aos colaboradores é a ajustada?

Normal 0 2 13 29 24 3

30 - A frequência das acções de formação/training ministrada aos colaboradores é ajustada?

Normal 0 1 18 26 23 3

267 - É avaliado, informalmente, o impacto da formação no desempenho dos colaboradores?

Bom 1 3 23 15 25 4

269 - É avaliado, formalmente, o impacto da formação no desempenho dos colaboradores?

Normal 4 15 30 10 9 3

270 - Existe, internamente, uma política de formação planificada, desde que um colaborador entra, acompanhando o seu processo de crescimento profissional?


271 - Os planos de formação individuais/colectivos, são ajustados às necessidades especiíficas de cada elemento ou grupo de elementos?

Normal 4 4 20 21 16 6

273 - A entidade já tomou parte em algum processo de coaching (ou formação on job) aos seus colaboradores?

Normal 5 18 24 17 5 2

285 - Existe algum tipo de manual de acolhimento para os novos colaboradores que entram na entidade?


286 - No ano transacto foram disponibilizadas acções de formação aos colaboradores da entidade?

Bom 1 2 11 24 22 11

Questionário : COD 022B - Área RH - Formação Profissional II


Sim Não

372 - Nos próximos 12 meses está previsto aumento do numero de colaboradores(a)? Não 37 35

375 - Nos próximos 12 meses está prevista alguma alteração das condições de funcionamento que implique formação especifica?

Não 32 40

376 - A entidade encontra-se em processo de implementação de algum sistema de qualidade que implique formação profissional?

Não 29 43



50

377 - A entidade vai abrir novas respostas sociais? Sim 37 35

378 - A entidade vai encerrar respostas sociais? Não 6 66

379 - Está em curso alguma alteração legislativa que tenha implicações no funcionamento da entidade?

Sim 16 56

380 - A entidade vai abrir novos espaços fisicos - processo de crescimento? Sim 52 20

381 - A entidade vai encerrar espaços fisicos - processo de decréscimo? Não 2 70

Questionário : COD 025 - Área RH - Instrumentos de Apoio à Formação

Benchmarking


Podia ser melhor



Excelente


101 - As necessidades de formação dos colaboradores encontram-se identifcadas e são revistas e actualizadas todos os anos?


0 6 26 13 3 13 6 3 0

102 - Existe um balanço de competências formal no seio da organização?


19 12 24 6 1 5 1 2 0

246 - A entidade possui algum colaborador com formação na área de gestão da formação?


12 12 23 8 1 5 7 2 0

247 - A entidade é acreditado no dominio da organização da formação?

Normal 27 19 12 4 0 2 2 3 1

248 - A formação é algo assumido como importante ao nível directivo?

Bom 0 2 3 11 5 24 19 6 0

249 - A entidade possui instalações próprias ou possam decorrer acções de formação?

Muito Bom

1 1 2 8 9 27 10 11 1

272 - A entidade possui os equipamentos adequados para ser ministrada formação (data-show, mesas de trabalho de grupo, quadros, canetas, etc)?

Muito Bom 4 2 5 10 4 18 17 8 2

291 - No âmbito da formação disponibilizada aos colaboradores, é usual a distribuição de documentação de suporte adequada (em qualidade e quantidade)?

Muito Bom

3 1 1 13 5 27 12 8 0

Questionário : COD 026 - Área RH - Voluntários

Benchmarking


Podia ser melhor




237 - São levantadas as competências e capacidades de cada voluntário?

Bom 18 14 11 11 2 11 2 2 0

238 - O trabalho dos voluntários é avaliado?


21 16 13 9 2 8 2 0 0

239 - É dado feed-back do desempenho dos voluntários?


22 14 6 12 3 7 6 1 0

240 - Os voluntários são adstritos a actividades de

Bom 19 13 4 9 7 13 6 0 0



51

acordo com as suas competências?

241 - O impacto do trabalho voluntário é medido?


22 18 16 7 1 5 2 0 0

242 - O impacto do trabalho voluntário é divulgado?

Normal 22 12 15 10 0 9 3 0 0

243 - Aos voluntários é dada formação especifica para as actividades que vão desempenhar?

Normal 23 18 8 8 4 7 2 1 0

244 - Os voluntários trabalham lado a lado com funcionários remunerados desempenhando as mesmas tarefas?

Normal 25 10 3 16 8 6 1 2 0

245 - Os voluntários conhecem e revêem-se na missão da entidade?

Razoável 20 8 3 12 3 19 4 2 0

289 - A institução tem facilidade na angariação de voluntários?

Normal 12 23 12 7 5 9 3 0 0


Questionário : COD 030- Área Aprovisionamento - I


Sim Não

294 - A entidade tem por hábito efectuar a avaliação e selecção de fornecedores? Sim 62 9

299 - A entidade possui um departamento ou um responsável pela avaliação da qualidade/integridade dos bens que compra?

Sim 60 11

301 - O trabalho do departamento/responsavel pela avaliação da qualidade das compras é supervisionado?

Não 55 16

302 - Existe algum instrumento formal de análise e preparação de encomendas? Sim 52 19

303 - Existe algum sistema de monitorização dos stocks? Sim 53 18

306 - Se aplicável, nos bens de consumo alimentar ou medicamentos é efectuado um controlo dos lotes recebidos?

Sim 60 11

308 - O controlo de stocks é efectuado através de sistema informático? Sim 48 23

309 - No caso do controlo de stocks ser efectuado através de sistema informático é frequente haver discrepâncias entre o stock físico e informático?

Não 21 50

310 - Existe algum tipo de sistema de requisições implementado na entidade (ex: requisições de material, requisições de bens alimentares, material administrativo e de escritório)?

Sim 63 8

Questionário : COD 032- Área Aprovisionamento - II

Benchmarking


Podia ser melhor




295 - A avaliação e selecção de fornecedores é efectuada formalmente?


1 5 26 16 3 11 9 0 0

296 - Os instrumentos de Necessita 1 11 22 14 3 11 8 1 0



52

suporte à avaliação e selecção de fornecedores são suficientes?

de atenção

298 - A entidade já alguma vez efectuou parcerias com outras entidades similares, com o intuito de conseguir economias de escala no processo de compras?


11 27 23 8 1 1 0 0 0

300 - Existem parâmetros formais de avaliação da qualidade dos bens comprados?


1 14 22 13 7 9 4 1 0

304 - Existe uma política interna de stocks mínimos, para produtos de elevada rotação (elevado ritmo de consumo)?

Bom 2 7 9 20 6 21 5 1 0

307 - Com que frequência é efectuado um inventário dos bens de consumo corrente da entidade?

Bom 2 3 8 27 9 14 6 2 0

311 - Os vectores chave de compra instituido para a selecção de fornecedores, assenta principalmente no preço?

Muito Bom 5 2 4 30 11 12 7 0 0

312 - Os vectores chave de compra instituido para a selecção de fornecedores, assenta principalmente no rácio qualidade/preço?

Bom 4 0 3 17 4 31 10 2 0

313 - Os vectores chave de compra instituido para a selecção de fornecedores assenta principalmente no mix preço/qualidade/prazo de entrega/condições de pagamento/diversidade de oferta, entre outros (Serviço de atendimento, serviço pós-venda, resp. social

Bom 2 4 1 20 3 29 6 5 1

314 - Existe uma política cuidada de verificação dos prazos de validade dos bens alimentares e medicamentos, colocando-os à disposição pelo critério de antiguidade?

Bom 2 1 1 14 5 26 12 9 1

320 - Os vectorores chave de compra instituido para a selecção de fornecedores assenta principalmente na qualidade?

Bom 5 2 6 18 5 21 8 6 0

Gestão Património

Questionário : COD 028 - Área Património - I


Sim Não

83 - Está identificado e inventariado todo o património da organização Sim 46 25

252 - O património relevante encontra-se totalmente segurado? Sim 52 19

256 - A entidade tem uma noção clara do valor actual do seu património? Sim 40 31



53

292 - O responsável pela gestão do património tem ou teve algum tipo de formação para o efeito? Não 10 61

293 - O responsável pela gestão do património teve algum tipo de experiência profissional nessa área?

Não 18 53

367 - A entidade esteve recentemente ou está envolvida em algum programa de consultoria, formação ao nível da gestão do património?

Não 16 55

387 - A entidade tem software adequado à gestão do património? Não 22 49

574 - A entidade têm sistemas de código de barras e/ou RTI para gestão de património? Não 5 66

Questionário : COD 029 - Área Património - II

Benchmarking


Podia ser melhor




60 - Existem planos de contingência, previstos pelos centros decisão, para a entidade accionar em caso de sinistro ?

Razoável 0 9 24 11 9 13 3 1 0

251 - Existe algum Gabinete/Departamento/Colaborador de apoio e informação em relação aos programas de financiamento disponíveis para a reabilitação, salvaguarda e restauro do património?


5 17 20 13 4 9 1 1 0

253 - Existem planos de manutenção dos equipamentos da entidade (Tecnologia, Veículos, Eq. Climatização, Eq. Emergência, etc)?

Razoável 0 4 14 20 8 18 5 1 0

254 - Como considera o actual estado de conservação dos edifícios da entidade?

Bom 0 1 6 5 10 30 16 2 0

255 - Como considera o actual estado de conservação dos equipamentos da entidade?

Bom 0 1 2 9 12 31 14 0 1

257 - A entidade preocupa-se com a gestão do património intelectual, nomeadamente com a apropriação do know-how dos seus RH (Constituição de bases de conhecimento)?

Normal 5 16 21 12 2 10 3 1 0

258 - Existe algum processo ou prática intencional e sistémica para adquirir, capturar, compartilhar e utilizar o conhecimento produtivo, visando a melhoria da aprendizagem e a performance da entidade (Programa de gestão do conhecimento)?

Normal 7 17 24 11 2 8 1 0 0

575 - Considera que as potencialidades do software de gestão património estão a ser devidamente utilizadas?

Normal 24 17 12 8 2 6 1 0 0

Sistemas de Informação e TIC’s

Questionário : COD 016 - Área TICs - Internet/Intranet

Questão Resposta Benchmarking



54

Sim Não

100 - A entidade possui um site? Sim 35 36

167 - Na comunicação com o exterior é priveligiado o email? Sim 46 25

168 - Na comunicação interna é priveliegiado o mail ou algum sistema de mensagens interna? Sim 25 46

169 - São utilizadas agendas electrónicas (outlook ou similares)? Não 27 44

172 - Existe algum sistema de comunicação interna organizado de uma forma similar a um portal?(intranet)

Não 9 62

173 - É utilizada a internet como instrumento de pesquisa e obtenção de informação? Sim 66 5

174 - A gestão do site da entidade é efectuada internamente? Sim 25 46

175 - A entidade tem um domínio próprio? Sim 29 42

176 - A página Web é dinamica (permite comunicação bi-direccional)? Não 10 61

177 - Existem endereços de email adstritos aos colaboradores e/ou aos departamentos/secções? Sim 32 39

178 - É possivel o acesso remoto aos emails da instiruição? Sim 36 35

385 - O site é mantido actualizado? Sim 22 49

386 - A entidade edita/envia alguma newsletter? Sim 11 60

Questionário : COD 017 - Área TICs - Instrumentos


Sim Não

25 - Os computados e/ou servidores têm software anti-virus? Sim 67 4

49 - Existe, na entidade, alguma plataforma de gestão documental? Não 21 50

163 - A entidade têm software de gestão financeira (contabilidade geral, analitica e tesouraria)? Sim 62 9

164 - A entidade têm algum software para gestão orçamental? Não 28 43

165 - A entidade têm software de gestão recursos humanos? Sim 57 14

180 - A entidade priveligia o computador como instrumento de trabalho (nos casos em que se aplique)?

Sim 68 3

181 - Existem computadores e periféricos suficientes para os utilizadores efectivos/potenciais? Sim 62 9

182 - O software utilizado nos diversos computadores é compativel entre eles em funcionalidades e versões?

Sim 63 8

183 - A utilização de ferramentas do Microsoft Office ou similares é de utilização generalizada? Sim 66 5

184 - A entidade utiliza um servidor e ligação em rede dos diversos periféricos/computadores? Sim 53 18

185 - A entidade têm software de gestão de compras e stocks? Sim 47 24

188 - A entidade têm software adequado à gestão do património? Não 21 50

189 - A entidade têm sistemas de código de barras e/ou RTI para gestão de património? Não 6 65

Questionário : COD 018 - Área TICs - Gestão de Sistemas


Sim Não

50 - Existem procedimentos para se efectuarem cópias de segurança da informação central e/ou disseminada?

Sim 54 17

57 - A software house que gere os sistemas informáticos da entidade tem um plano de recovery? Sim 41 29

151 - Há na entidade uma pessoa responsável pelo sistema informático? Sim 38 32

152 - A entidade têm contratos de assistência para o parque informático? Não 50 20

153 - Existem procedimentos/regras para instalação de software no servidor? Sim 50 20

154 - Existem procedimentos/regras para instalação de software nos computadores? Não 48 22

155 - Existe um inventário do hardware? Sim 47 23

156 - Existe um inventário do software com referência às respectivas licenças? Sim 41 29

157 - As cópias de segurança são guardadas num local seguro? Sim 48 22



55

158 - São efectuadas actualizações regulares do software? Sim 60 10

159 - É efectuada uma análise dos gastos em consumiveis? Não 48 22

161 - Há integração entre os diversos softwares de apoio à gestão? Sim 40 30

198 - Existêm passwords padronizadas para acesso aos sistemas? Sim 41 29

199 - O acesso aos sistemas está hierarquizado por níveis? Não 35 35

Questionário : COD 019 - Área TICs - Grau de Eficácia dos Sistemas


Não Responde


166 - Considera que as potencialidades do software administratvo (contabilidades/recursos humanos/terceiros) estão a ser devidamente utilizadas?

Normal 3 1 19 26 18 4

187 - Considera que as potencialidades do software de compras/stocks estão a ser devidamente utilizadas?

Normal 9 8 19 23 9 3

190 - Considera que as potencialidades do software de gestão património estão a ser devidamente utilizadas?

Não Responde

25 18 14 7 7 0

194 - Considera que as potencialidades do software de gestão utentes estão a ser devidamente utilizadas?

Normal 6 7 8 17 26 7

195 - Existe uma base dados de utentes efectivos? Normal 2 4 2 20 33 10

196 - Existe uma base dados de utentes potenciais? Não Responde

7 10 17 16 16 5

197 - Existe uma preocupação com a actualização permanente da base de dados de utentes efectivos e potenciais?

Normal 1 6 15 20 23 6

Questionário : COD 020A - Área TICs - Formação I


Não Responde


85 - Qual considera ser o nível de conhecimento dos colaboradores da entidade para a utilização de ferramentas do Microsoft Office, nomeadamente o Excel?

Normal 0 3 25 24 16 3

86 - Qual considera ser o nível de conhecimento dos colaboradores da entidade para a utilização de ferramentas do Microsoft Office, nomeadamente o Word?

Normal 0 0 6 35 24 6

87 - Qual considera ser o nível de conhecimento dos colaboradores da entidade para a utilização de ferramentas do Microsoft Office, nomeadamente o Outlook?

Normal 0 5 26 23 15 2

90 - Qual considera ser o nível de conhecimento dos colaboradores da entidade com a web, nomeadamente na utilização de motores de busca (google, yahoo, etc)?

Normal 1 1 9 28 29 3

91 - Qual considera ser o nível de conhecimento dos colaboradores da entidade com a web, nomeadamente na utilização de aplicativos de gestão documental?

Normal 6 16 28 15 3 3

92 - Qual considera ser o nível de conhecimento dos colaboradores da entidade com a web, nomeadamente na utilização de aplicativos de gestão de agendas/calendário?

Normal 3 15 23 20 8 2

94 - Qual considera ser o nível de conhecimento dos colaboradores da entidade com a web, nomeadamente na utilização de aplicativos comunicação (msn, skype, voipbuister, etc)?

Normal 6 9 24 22 8 2

98 - Qual considera ser o nível de conhecimento dos colaboradores da entidade com a web, nomeadamente na utilização do balcões virtuais (bancos, estado, instituições, ...?

Normal 0 2 16 26 19 8

191 - Os utilizadores do software aplicacional estão Normal 2 1 18 29 16 5



56

devidamente formados para trabalharem como utilizadores?

Questionário : COD 020B - Área TICs - Formação II


Sim Não

88 - Existe na entidade colaboradores que tenham conhecimento em ferramentas do Microsoft Office, nomeadamente o PowerPoint?

Sim 62 8

89 - Existe na entidade colaboradores que tenham conhecimento em ferramentas do Microsoft Office, nomeadamente o Acess?

Sim 34 36

93 - Existe na entidade colaboradores que tenham conhecimento em ferramentas especificas da web, nomeadamente na utilização de aplicativos de gestão de grupos de trabalho?

Sim 20 50

95 - Existe na entidade colaboradores que tenham conhecimento em ferramentas especificas da web, nomeadamente na utilização de aplicativos de criação de templates (joomla, etc)?

Sim 17 53

96 - Existe na entidade colaboradores que tenham conhecimento em ferramentas especificas da web, nomeadamente na utilização de aplicativos de criação de blogs (blogspot, etc)?

Sim 28 42

97 - Existe na entidade colaboradores que tenham conhecimento em ferramentas especificas da web, nomeadamente na utilização de aplicativos de criação de redes sociais (myspace, hi5, etc)?

Sim 40 30

192 - Existe na entidade colaboradores com conhecimento na parametrização do software aplicacional?

Sim 22 48

Respostas Sociais

Questionário : COD 201 - Área Missão - Instalações & Equipamentos - Apoio à Terceira Idade

Benchmarking


Podia ser melhor



Excelente


391 - Qual é o grau de conservação/estado das instalações?

Excelente 0 0 11 3 6 29 15 3 1

392 - Como se apresentam as instalações quanto ao grau de limpeza e arrumação?

Excelente 0 0 1 7 3 27 22 7 1

393 - Como considera as acessibilidades e a adequação da funcionalidade das instalações face às exigências intrínsecas da resposta social?

Excelente 0 3 8 7 3 29 12 5 1

394 - Considerando o equipamento necessário para o desempenho adequado da resposta social. Qual é a sua avaliação da entidade em termos comparativos?

Excelente 0 1 4 3 9 33 13 4 1

396 - Os equipamentos encontram-se em bom estado de manuseamento

Excelente 0 1 3 5 8 32 15 3 1

397 - Como classifica o tipo de manutenção associada aos equipamentos (incluindo a preventiva)?

Muito Bom

0 4 4 6 7 30 15 2 0



57

398 - Como classifica o tipo de manutenção associada às instalações (incluindo a preventiva)

Muito Bom

0 2 8 7 6 31 12 2 0

399 - O inventário dos equipamentos está devidamente elaborado e actualizado

Muito Bom

0 6 14 9 7 21 9 2 0

400 - Como classifica as instruções visíveis quanto à utilização dos equipamentos e das instalações (quando aplicável)

Excelente 1 2 12 10 7 25 10 1 0

Questionário : COD 202A - Área Missão - Recursos Humanos I - Apoio à Terceira Idade


Sim Não

401 - O pessoal técnico da valência/resposta social é suficiente para o cabal desenvolvimento da missão?

Sim 57 11

402 - O pessoal não técnico da valência/resposta social é suficiente para o cabal desenvolvimento da missão?

Sim 62 6

403 - A entidade habitualmente tem estagiários (técnicos) a desempenhar funções? Não 45 23

404 - Há uma rotina de frequência de formação profissional por parte do pessoal técnico? Sim 49 19

405 - Há uma rotina de frequência de formação profissional por parte do pessoal não técnico? Não 44 24

406 - Está previsto a contratação de novos funcionários? Não 28 40

407 - Está previsto o despedimento de funcionários? Atenção pergunta em que a resposta é invertida ver ajuda

Não 18 50

408 - Os diversos funcionários utilizam vestuário adequado ao bom desempenho das suas funções? Sim 68 0

409 - Existe um processo “profissional” de contratação dos funcionários técnicos e não técnicos. Não 45 23

410 - Existe algum processo de avaliação de desempenho? Sim 30 38

411 - Existe uma clara definição e atribuição de funções? Sim 57 11

412 - Existe uma clara definição das hierarquias? Sim 64 4

Questionário : COD 202B - Área Missão - Recursos Humanos II - Apoio à Terceira Idade


Não Responde


413 - Como avaliam os utentes e/ou familiares, a eficácia do desempenho global do pessoal técnico?

Bom 1 1 4 18 36 9

414 - Como avaliam os utentes e/ou familiares, a eficácia do desempenho global do pessoal não técnico?

Bom 1 1 4 21 36 6

415 - Como classifica o sentimento dos colaboradores face à estabilidade profissional?

Bom 0 0 1 12 43 13

416 - Como avalia o grau de motivação patenteado/aparente no pessoal técnico

Bom 1 0 7 13 38 10

417 - Como avalia o grau de motivação patenteado/aparente no pessoal não técnico?

Bom 1 0 10 22 34 2

418 - Como avalia o grau de eficiência do pessoal técnico

Muito Bom 1 0 2 12 41 13

419 - Como avalia o grau de eficiência do pessoal não técnico?

Muito Bom 1 0 3 19 40 6

420 - Como caracteriza o sistema de avaliação existente na entidade?


421 - Que avaliação faz do sistema remuneratório da entidade para a valência/resposta social em análise?

Bom 2 0 12 34 18 3

422 - Como avalia a capacidade de diálogo ao longo da Normal 0 0 5 19 32 13



58

cadeia hierárquica invertida?

423 - Como avalia o relacionamento dos funcionários com os utentes/familiares?

Bom 0 0 2 12 46 9

Questionário : COD 203 - Área Missão - Público Alvo - Apoio à Terceira Idade

Benchmarking


Podia ser melhor




425 - Como avalia o efeito do número de utentes face à capacidade instalada para a valência?

Excelente 0 2 1 7 7 32 10 6 3

426 - Relativamente ao público-alvo da resposta social/valência, (utentes/familiares) como classifica o grau de conhecimento que a entidade tem do seu nível de satisfação ?

Muito Bom

0 2 8 7 5 33 10 3 0

427 - Como avalia o grau de satisfação associado ao desenvolvimento da missão (associada à resposta social) e das condições em que esta é exercida, por parte dos utentes/familiares?

Muito Bom

4 2 2 5 7 36 10 2 0

428 - Como avalia o conhecimento que é tido e as actividades que são desenvolvidas para incorporar as necessidades específicas dos utentes/familiares no desenvolvimento da missão?

Muito Bom

2 0 5 11 11 29 8 2 0

429 - Como avalia a eficiência das actividades que são desenvolvidos?

Muito Bom

1 0 2 4 7 37 14 3 0

430 - Como avalia o nível de diversidade das actividades que são desenvolvidas?

Muito Bom

0 3 2 8 8 28 17 2 0

431 - Como avalia o reconhecimento do nível de funcionamento que é efectuado pela comunidade da valência/resposta social?

Muito Bom

1 1 3 9 8 31 14 1 0

432 - O nível de divulgação que a entidade faz das actividades da valência / resposta social é eficiente?

Bom 1 9 10 13 12 17 5 1 0

Questionário : COD 301 - Área Missão - Instalações & Equipamentos - Familia e Comunidade

Benchmarking


Podia ser melhor



Excelente


391 - Qual é o grau de conservação/estado das instalações?

Excelente 0 0 3 5 3 20 15 5 1

392 - Como se apresentam as instalações quanto ao grau de limpeza e arrumação?

Excelente 0 0 2 1 1 23 19 5 1

393 - Como considera as acessibilidades e a adequação

Excelente 0 1 4 2 3 22 17 2 1



59

da funcionalidade das instalações face às exigências intrínsecas da resposta social?

394 - Considerando o equipamento necessário para o desempenho adequado da resposta social. Qual é a sua avaliação da entidade em termos comparativos?

Excelente 0 2 1 5 2 23 14 3 1

396 - Os equipamentos encontram-se em bom estado de manuseamento

Muito Bom

0 0 1 4 2 27 15 1 1

397 - Como classifica o tipo de manutenção associada aos equipamentos (incluindo a preventiva)?

Bom 0 0 1 9 5 23 11 2 0

398 - Como classifica o tipo de manutenção associada às instalações (incluindo a preventiva)

Bom 0 1 2 7 3 24 11 2 1

399 - O inventário dos equipamentos está devidamente elaborado e actualizado

Muito Bom 0 4 11 5 4 17 8 2 0

400 - Como classifica as instruções visíveis quanto à utilização dos equipamentos e das instalações (quando aplicável)

Muito Bom

2 1 7 8 4 20 7 1 1

Questionário : COD 302A - Área Missão - Recursos Humanos I - Familia e Comunidade


Sim Não

401 - O pessoal técnico da valência/resposta social é suficiente para o cabal desenvolvimento da missão?

Sim 46 5

402 - O pessoal não técnico da valência/resposta social é suficiente para o cabal desenvolvimento da missão?

Sim 45 6

403 - A entidade habitualmente tem estagiários (técnicos) a desempenhar funções? Não 31 20

404 - Há uma rotina de frequência de formação profissional por parte do pessoal técnico? Sim 36 15

406 - Está previsto a contratação de novos funcionários? Não 14 37

407 - Está previsto o despedimento de funcionários? Atenção pergunta em que a resposta é invertida ver ajuda

Não 13 38

408 - Os diversos funcionários utilizam vestuário adequado ao bom desempenho das suas funções? Sim 49 2

409 - Existe um processo “profissional” de contratação dos funcionários técnicos e não técnicos. Não 36 15

410 - Existe algum processo de avaliação de desempenho? Sim 25 26

411 - Existe uma clara definição e atribuição de funções? Sim 48 3

412 - Existe uma clara definição das hierarquias? Sim 50 1

Questionário : COD 302B - Área Missão - Recursos Humanos II - Familia e Comunidade


Não Responde


413 - Como avaliam os utentes e/ou familiares, a eficácia do desempenho global do pessoal técnico?

Bom 0 0 0 10 28 11

414 - Como avaliam os utentes e/ou familiares, a eficácia do desempenho global do pessoal não técnico?

Bom 0 0 2 7 31 9

415 - Como classifica o sentimento dos colaboradores face à estabilidade profissional?

Bom 0 0 0 11 28 10

416 - Como avalia o grau de motivação Bom 0 0 1 12 30 6



60

patenteado/aparente no pessoal técnico

417 - Como avalia o grau de motivação patenteado/aparente no pessoal não técnico?

Bom 0 0 1 18 26 4

418 - Como avalia o grau de eficiência do pessoal técnico

Muito Bom 0 0 2 8 25 14

419 - Como avalia o grau de eficiência do pessoal não técnico?

Muito Bom 0 0 2 13 27 7

420 - Como caracteriza o sistema de avaliação existente na entidade?


421 - Que avaliação faz do sistema remuneratório da entidade para a valência/resposta social em análise?

Bom 1 0 7 23 15 3

422 - Como avalia a capacidade de diálogo ao longo da cadeia hierárquica invertida?

Normal 0 0 1 13 22 13

423 - Como avalia o relacionamento dos funcionários com os utentes/familiares?

Bom 0 0 0 6 33 10

Questionário : COD 303 - Área Missão - Público Alvo - Familia e Comunidade

Benchmarking


Podia ser melhor




425 - Como avalia o efeito do número de utentes face à capacidade instalada para a valência?

Bom 0 0 2 8 4 22 9 5 1

426 - Relativamente ao público-alvo da resposta social/valência, (utentes/familiares) como classifica o grau de conhecimento que a entidade tem do seu nível de satisfação ?

Muito Bom

0 1 4 5 3 26 7 5 0

427 - Como avalia o grau de satisfação associado ao desenvolvimento da missão (associada à resposta social) e das condições em que esta é exercida, por parte dos utentes/familiares?

Muito Bom

3 0 2 6 4 24 8 4 0

428 - Como avalia o conhecimento que é tido e as actividades que são desenvolvidas para incorporar as necessidades específicas dos utentes/familiares no desenvolvimento da missão?

Muito Bom

0 0 4 6 3 27 8 2 1

429 - Como avalia a eficiência das actividades que são desenvolvidos?

Excelente 0 0 2 7 3 27 5 7 0

430 - Como avalia o nível de diversidade das actividades que são desenvolvidas?

Excelente 0 0 2 6 5 21 12 5 0

431 - Como avalia o reconhecimento do nível de funcionamento que é efectuado pela comunidade da valência/resposta social?

Muito Bom

0 0 3 5 3 27 10 3 0

432 - O nível de divulgação que a entidade faz das actividades da valência / resposta social é eficiente?

Bom 0 5 7 11 4 16 7 1 0

relatorio maia ass · 2012-07-30 · nomeadamente o provedor da misericórdia, avaliar a estrutura...

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