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Regulamento de Avaliação do Programa - RAP Página 1/39

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Revisão JAN/2018

REGULAMENTO DE AVALIAÇÃO DO PROGRAMA - RAP

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Revisão JAN/2018

ÍNDICE OBJETIVO 03

CAMPO DE APLICAÇÃO 03

DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA 03

DEFINIÇÕES/SIGLAS 03

INSCRIÇÃO NO PROGRAMA 08

USO DA MARCA DE CONFORMIDADE 09

ETAPAS DO PROCESSO DE AVALIAÇÃO DA CONFORMIDADE 12

AUDITORIA INICIAL 13

EMISSÃO DO ATESTADO DE CONFORMIDADE 14

HOMOLOGAÇÃO DE ORG, DE AVAL. DA CONFORMIDADE (OAC) 17

IMPLANTAÇÃO DE AÇÕES CORRETIVAS 18

ORIENTAÇÕES PARA REALIZAÇÃO DE AUDITORIA PELO OAC 19

AUDITORIAS ALEATÓRIAS 20

ANEXOS: ANEXO I: TERMO DE ADESÃO 21

ANEXO II: FORMULÁRIO DE INSCRIÇÃO/SOLICITAÇÃO 22

ANEXO III: MODELOS PADRÃO DO PARCONIMA 24

ANEXO IV: SISTEMÁTICA PARA QUALIFICAÇÃO DE AUDITORES PARA APLICAÇÃO DO

PARCONIMA 27

ANEXO V: ORIENTAÇÕES PARA APLICAÇÃO DA AUDIT PELO OAC 31

ITENS IMPORTANTES A SEREM OBSERVADOS 37




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1. OBJETIVO

Estabelecer os critérios para avaliação da conformidade do Programa Brasileiro de

Autorregulamentação de Boas Práticas em Arbitragem, Conciliação e Mediação, intitulado

(PARCONIMA), órgão permanente do Conselho Nacional das Instituições de Mediação e Arbitragem

(CONIMA).

2. CAMPO DE APLICAÇÃO

Este regulamento é aplicável a todas as Instituições de Mediação e Arbitragem (IMAs) que sejam

certificadas no PARCONIMA, devendo ser empregado pelos Organismos de Avaliação da

Conformidade (OAC) que estejam habilitados junto ao PARCONIMA.

3. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA

• ABNT ISO/IEC GUIA 27 – Diretrizes para ações corretivas a serem adotadas por um organismo de

certificação no caso de uso indevido de sua marca de conformidade.

• NIE-CGCRE-009 – Uso da logomarca, do símbolo e de referências à acreditação.

• ABNT ISO/IEC GUIA 23 – Métodos de indicação de conformidade com normas para sistemas de

certificação por terceira parte.

• ABNT ISO 17021 – Requisitos para organismos que fornecem auditorias e certificação de sistema

de gestão.

• ABNT NBR ISO 9001:2008 – Requisitos para o Sistema de Gestão da Qualidade.

• Programa Brasileiro de Autorregulamentação de Boas Práticas em Arbitragem, Conciliação e

Mediação (PARCONIMA),

• Regimento interno de funcionamento do Conselho Gestor (CG) do PARCONIMA.

4. DEFINIÇÕES E SIGLAS 4.1 Regulamento de Avaliação do Programa (RAP)

Documento que contém as regras específicas estabelecendo tratamento sistêmico à avaliação da

conformidade de um processo, serviço ou sistema de gestão. É estabelecido pelo Conselho Gestor

(CG) do PARCONIMA para que seus critérios sejam respeitados pelos Organismos de Avaliação da

Conformidade (OAC) e demais partes envolvidas. Estas regras estão baseadas em ferramentas de

gestão da qualidade, voltadas para propiciar confiança na conformidade às Normas de referência,

definidas como objetivos a serem atingidos pelo CG do PARCONIMA, com o menor custo possível a

todas as partes envolvidas.




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4.2 PARCONIMA

Programa que estabelece os requisitos técnicos mínimos seja diretamente, de referência ou

incorporação do conteúdo de uma Norma, de uma Especificação Técnica ou mesmo de um Código

de Prática.

4.3 Organismo de Avaliação da Conformidade – OAC

Organismo público, privado ou misto, de terceira parte e também denominado OAC, que seja

acreditado pelo INMETRO, de acordo com os critérios por ele estabelecidos, com base nos princípios

e políticas adotadas no âmbito do Sistema Brasileiro de Avaliação da Conformidade (SBAC), que

conduz e concede a certificação do serviço, com base nas normas Internacionais, Regionais,

Nacionais ou ainda, de Regulamentos Técnicos.

4.4 Avaliação da Conformidade (AC)

Operação realizada pelo OAC, que tem por objetivo constatar se as condições técnicas dos serviços

e dos sistemas de gestão atendem aos requisitos do respectivo regulamento aplicado.

a) Conformidade: Atendimento aos requisitos previstos neste REGULAMENTO, atendendo as

exigências previstas nas normas técnicas específicas da ABNT ou mesmo regulamentos de

órgãos governamentais.

b) Não conformidade: Não atendimento a uma necessidade ou expectativa expressa neste

REGULAMENTO.

4.5 Conselho Gestor (CG):

É o órgão colegiado de deliberação, formado por participantes que integram o PARCONIMA,

composto por especialistas em Arbitragem, Conciliação e Mediação e sistemas da qualidade,

responsável também pelas diretrizes estratégicas do PARCONIMA.

Parágrafo 1º: O CG tem a incumbência de implementar, coordenar e gerir o Programa elaborado,

conceder e cancelar os Certificados e direitos de uso da marca de conformidade PARCONIMA,

respeitando suas regras de uso.

Parágrafo 2º: O CG é composto por representantes de entidades que não tenham interesse direto,

ou seja, entidades que não sejam beneficiadas diretamente com a outorga ou cancelamento de uma

IMA, sendo que, caso haja conflito de interesse, este membro deverá se abster da decisão.




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As principais atribuições do Conselho Gestor são:

• Definir calendário das reuniões do Conselho Gestor;

• Escolher o CT e o GT;

• Apoiar técnica e eticamente o CT do PARCONIMA;

• Propor emendas e alterações no regulamento do PARCONIMA;

• Acompanhar e promover o desenvolvimento do PARCONIMA;

• Propor a extensão de escopo do PARCONIMA para outros serviços do setor;

• Promover e participar das ações de divulgação do PARCONIMA;

• Decidir sobre o desligamento de membro do CG que romper ou desrespeitar os

compromissos assumidos para o uso da marca de conformidade do PARCONIMA;

• Manter o necessário sigilo sobre os assuntos tratados no CG;

• Deliberar sobre eventuais temas ou situações no PARCONIMA ou nos documentos

administrativos avaliados pelo CT;

• Validar e/ou homologar as decisões técnicas do CT;

• Zelar pela boa imagem do PARCONIMA;

• Cuidar da condução ética e digna das ações do PARCONIMA;

• Divulgar o PARCONIMA promovendo eventos de divulgação;

• Facilitar a interlocução entre as partes envolvidas nos processos do PARCONIMA;

• Estabelecer regras para realização dos sorteios para Auditorias Aleatórias.

4.6 Comitê Técnico (CT):

É composto por especialistas em Arbitragem, Conciliação e Mediação e em sistemas da qualidade,

cujas atribuições são as de deliberar sobre questões técnicas do PARCONIMA e seus membros

serão escolhidos pelo CG.

As principais atribuições do Comitê Técnico são:

• Homologar Organismos Avaliação da Conformidade – “OAC” para o PARCONIMA;

• Avaliar o parecer do OAC quanto à recomendação das IMAs para a certificação;

• Deliberar sobre questões técnicas demandadas pelo CG, OAC, Instituições Filiadas ou de

qualquer outra parte interessada;

• Responder formalmente questionamentos técnicos de qualquer natureza;

• Desenvolver metodologia para gerenciamento do PARCONIMA;

• Propor alterações necessárias ao PARCONIMA;




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• Receber e esclarecer dúvidas sobre o PARCONIMA aos interessados;

• Divulgar o PARCONIMA promovendo workshops, palestras, seminários, encontros,

publicação de anúncios ou artigos, fornecendo informações e materiais para o site na

web, entre outros;

• Preparar e oferecer treinamentos sobre o PARCONIMA;

• Apoiar as atividades do CG;

• Executar as entregas definidas no cronograma de realização dos trabalhos de gestão do

PARCONIMA;

• Desenvolver documentação específica necessária ao gerenciamento do PARCONIMA;

• Realizar interlocução entre as partes envolvidas nos processos do PARCONIMA;

• Gerenciar o controle de alterações de normas técnicas relacionadas PARCONIMA e

divulgar informação;

• Gerenciar e controlar o Regulamento de Avaliação do PARCONIMA – “RAP”, bem

como propor alterações e atualizações;

• Realizar interface com a Ouvidoria do CONIMA obtendo informações positivas ou negativas

sobre o PARCONIMA;

• Controlar as regras de homologação do OAC no PARCONIMA;

• Receber e analisar documentos técnicos de credenciamento de OAC(s) no PARCONIMA;

• Realizar a interface junto aos OAC(s) para alinhamento dos critérios de auditoria em

campo;

• Definir em conjunto com as OAC(s) os métodos e condutas para realização dos trabalhos

de auditoria;

• Realizar treinamentos sobre o PARCONIMA;

• Gerenciar o processo de adesão das Instituições Filiadas ao PARCONIMA;

• Acompanhar o processo de auditorias (inicial e acompanhamento), quando necessário;

• Gerenciar os prazos de certificação das instituições filiadas participantes do PARCONIMA;

• Gerenciar controle e emissão de autorização do uso da marca de conformidade

PARCONIMA;

• Manter cadastro com relação de auditores da OAC.

4.7 Organismo de Avaliação da Conformidade (OAC):

É a Instituição responsável por realizar a certificação do PARCONIMA e tem as seguintes

responsabilidades:




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a) Estar de acordo e seguir as diretrizes éticas e jurídicas estabelecidas pelos órgãos responsáveis

pelo PARCONIMA.

b) Realizar as atividades de Certificação (inclusão e exclusão do PARCONIMA) e/ou avaliação da

conformidade, sendo responsável pelas auditorias realizadas, conforme este RAP.

c) Salvaguardar sigilo de informações confidenciais obtidas durante sua operação.

d) Coordenar, juntamente com os órgãos responsáveis pelo PARCONIMA, os procedimentos de

auditoria e emissão de relatórios.

e) Obter e manter a acreditação junto ao INMETRO – Instituto Nacional de Metrologia, Qualidade e

Tecnologia, que o habilite a emitir certificados de avaliação da conformidade.

f) Obter e manter habilitação junto ao CG do Programa de Certificação de IMAs de acordo com os

requisitos estabelecidos neste Regulamento, bem como no respectivo Programa.

f) Possuir em seu quadro de pessoal, ou em cadastro de pessoal subcontratado, auditores com a

qualificação exigida no documento pelo PARCONIMA.

g) Desenvolver internamente um Programa de Certificação de IMAs, de acordo com este Programa,

incluindo treinamento dos auditores e de seu pessoal interno nos aspectos específicos relacionados

a esta certificação.

4.8 Autorização para uso da marca de conformidade, intitulada PARCONIMA:

Documento emitido de acordo com os critérios estabelecidos pelo CG, com base nos princípios e

políticas adotadas pelo PARCONIMA, pelo qual, um OAC, previamente homologada para o Programa

PARCONIMA, outorga a uma IMA, mediante um contrato, o direito de utilizar a identificação da

conformidade em seus produtos, de acordo com este regulamento e suas regras internas, conforme

Anexo I.

4.9 Instituição de Arbitragem, Conciliação e Mediação - IMA:

Pessoa natural ou jurídica, pública ou privada, nacional ou estrangeira, bem como os entes

despersonalizados que desenvolvem atividades ou prestam serviços de Arbitragem, Conciliação e

Mediação.

4.10 Termo de Adesão:

Documento que deverá ser encaminhado pela IMA ao OAC escolhido, com cópia para o CONIMA,

para aplicar sua certificação e, posteriormente, encaminhada ao CG do PARCONIMA, para fins de

abertura do processo de certificação.

4.11 Entidade Gestora CONIMA: É a entidade responsável pela gestão do Programa PARCONIMA.




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5. INSCRIÇÃO NO PROGRAMA: 5.1 Para inscrição no PARCONIMA a IMA deverá:

a) Conhecer e aderir ao Programa Brasileiro de Autorregulamentação de Boas Práticas em

Arbitragem, Conciliação e Mediação (PARCONIMA) disponível no site: www.parconima.com.br.

b) Preencher o Termo de Adesão e Formulário de Inscrição/Solicitação – Anexo I e II deste

Regulamento e encaminhá-lo ao organismo de Avaliação da Conformidade (OAC) que tenha

escolhido, dentre aqueles habilitados para aplicação do PARCONIMA. Os OACs estão relacionados

no site acima mencionado.

c) Para fins de consulta visualizar as normas técnicas da ABNT – Associação Brasileira de Normas

Técnicas relacionadas ao PARCONIMA no item 3 deste documento.

NOTA: O CONIMA, entidade gestora do Programa Brasileiro de Autorregulamentação de Boas Praticas

em Arbitragem, Conciliação e Mediação denominado PARCONIMA, poderá indicar os meios para

aquisição de tais normas.

5.2 O OAC selecionado pela IMA, ao receber o termo de Adesão e o Formulário de Inscrição/Solicitação

devidamente preenchidos, bem como as respectivas documentações, requeridas pelo PARCONIMA, da

IMA, deverá encaminhar ao CG.

a) Após análise do Termo de Adesão e Formulário de Inscrição/Solicitação, pelo CG, estes

documentos recebem um número de protocolo e o OAC é comunicado.

b) A IMA que optar por seu desligamento do PARCONIMA, não terá direito ao ressarcimento dos

valores pagos anteriormente. O pedido de desligamento deverá ser feito por escrito e a IMA deverá

estar com seus compromissos financeiros, em decorrência da adesão, quitados.

c) A IMA desligada do PARCONIMA poderá, em recurso próprio, no prazo de 30 (trinta) dias a

partir da data da comunicação de seu desligamento, solicitar sua readmissão, desde que tenha(m)

sido sanado(s) o(s) motivo(s) que provocou (aram) seu desligamento ou, tenha demonstrado a não

procedência deste(s) motivo(s). A apreciação deste recurso caberá ao CG.

d) O Conselho Gestor atualizará a cada semestre no site a inclusão ou afastamento de

participantes do presente Programa de Avaliação da Conformidade.

NOTA: O OAC escolhido deverá, obrigatoriamente, estar homologada no PARCONIMA, conforme regras

definidas neste Regulamento de Avaliação da Conformidade – RAP.


http://www.parconima.com.br/



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6. USO DA MARCA DE CONFORMIDADE

6.1 As IMAs certificadas têm o direito à divulgação do uso da LOGOMARCA do Programa, que inclui o

logo do PARCONIMA e o CERTIFICADO DA MARCA DE CONFORMIDADE do PARCONIMA em

conjunto nas seguintes condições:

a) O CERTIFICADO DA MARCA DE CONFORMIDADE só pode ser utilizado nos limites

estabelecidos no escopo contido no mesmo e somente para a unidade da IMA avaliada, dentro do

seu prazo de validade.

b) A IMA deverá comunicar qualquer modificação realizada em relação à certificação

originalmente concedida, para o OAC e ao CG do PARCONIMA, para que sejam tomadas as

providências necessárias à sua manutenção ou extensão do escopo da certificação (conforme

definido neste RAP);

c) A LOGOMARCA PARCONIMA PODERÁ SER UTILIZADA na papelaria da IMA que inclui:

cartões de visita, banners promocionais, papel para cartas, folders dos serviços, entre outros desta

classe.

d) A LOGOMARCA PARCONIMA PODERÁ SER UTILIZADA no site da IMA, nas propagandas

enviadas por e-mails, identificação de veículos e uniformes profissionais para fins exclusivos de

uniformização dos colaboradores da IMA.

e) Demais utilizações devem ser submetidas previamente para aprovação pelo OAC e CG do

PARCONIMA.

6.2 As IMAs CERTIFICADAS têm o direito ao uso da MARCA DE CONFORMIDADE do PARCONIMA

nas seguintes condições:

a) A utilização DA MARCA DE CONFORMIDADE nos níveis ingresso, certificação plena e nível

superior podem ser feitas, diretamente nos documentos da IMA demonstrando a conformidade da

mesma ao PARCONIMA, além do atendimento aos requisitos das normas de sistemas de gestão da

qualidade deverão ser identificados da seguinte forma:

b) O uso da MARCA DE CONFORMIDADE PARCONIMA, deve seguir o modelo, tamanho, cores e

aplicações, conforme Anexo III deste procedimento.




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NOTAS:

1) O OAC deverá informar a IMA, quando aprovado, o seu número de registro, único e sequencial

(concedido e controlado pelo CG do PARCONIMA), que identificará a certificação da IMA para o

serviço certificado. Isso ocorrerá após o CT e CG terem apreciado o relatório de auditoria do OAC e

confirmarem a aprovação.

2) Será fornecido certificado impresso à IMA certificada, confeccionado pelo OAC em papel

especial, constando à logomarca do PARCONIMA, a logomarca do CONIMA e o nível de

certificação conquistado pela IMA. Somente o OAC pode autorizar a reprodução do seu cerificado

ou fornecer cópias adicionais.

3) O uso e a divulgação da MARCA DE CONFORMIDADE do PARCONIMA são de

responsabilidade total da IMA que detêm o certificado ficando sujeita às penalidades, caso seja

verificado o uso indevido.

6.3 Cabe ao OAC a orientação e o controle do uso correto da LOGOMARCA DO PARCONIMA e da

MARCA DE CONFORMIDADE, pelas IMAs certificadas. Ocorrendo infrações às regras estabelecidas, o

OAC deverá aplicar advertência e/ou as penalidades previstas no(s) respectivo(s) contrato(s) com a IMA,

de acordo com os regimentos internos do OAC.

6.4 O OAC deverá tomar providências quanto ao uso indevido/incorreto da MARCA DE

CONFORMIDADE e/ou DA LOGOMARCA do PARCONIMA, quando tomar conhecimento de tal fato.

São considerados usos indevidos da LOGOMARCA DO PARCONIMA e da MARCA DE

CONFORMIDADE do PARCONIMA as seguintes ações:

a) Uso da marca de conformidade, certificados, logomarcas ou outros documentos antes da

assinatura do respectivo contrato com o OAC;

b) Divulgação promocional em desacordo com as orientações deste procedimento;

c) Uso da marca de conformidade, certificados, logomarcas ou outros documentos fora da

vigência do contrato com o OAC;

d) Uso da marca de conformidade, certificados, logomarcas ou outros documentos durante o

período de suspensão;

e) Uso da marca de conformidade, certificados, logomarcas ou outros documentos fora do

escopo para a qual a IMA foi certificada;




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f) Uso da marca de conformidade, certificados, logomarcas ou outros documentos não

estando em dia com suas obrigações contratuais com o OAC;

g) Usos que caracterizam uma contraposição às regras estabelecidas para a certificação; e.

h) Usos que caracterizem uma contraposição às regras estabelecidas pelo PARCONIMA

e aos valores éticos e morais das entidades envolvidas.

NOTA: O uso incorreto, indevido ou abusivo sujeita o infrator às penalidades previstas no contrato com o

OAC, bem como as punições previstas deliberadas pelo CG do PARCONIMA.

6.5 A MARCA DE CONFORMIDADE DO PARCONIMA, NÃO DEVE SER USADA:

a) Em cartões de visita, carimbos, uniformes da própria IMA, letreiros, fachadas, muros,

outdoors e veículos;

b) Em quaisquer outras formas de identificação não autorizadas neste procedimento.

6.6 O certificado da MARCA DE CONFORMIDADE DO PARCONIMA será emitido pelo OAC escolhida

pela IMA, desde que autorizado pelo CG do PARCONIMA. O contrato firmado com o OAC possui

vigência de quatro anos e o certificado será emitido pelo mesmo período e revalidado anualmente sendo

a IMA aprovada na auditoria até o término da vigência do contrato.

6.7 O Certificado emitido pelo OAC para o PARCONIMA possui formato/modelo “especial” que exibe sua

logomarca em conjunto com a do CONIMA e deverá ser em papel “especial” para evitar fraudes e

pirataria, com numero único de identificação.

6.7.1 A reprodução eletrônica do certificado é permitida, no entanto sua cópia xerográfica é proibida.

6.7.2 Caso a IMA necessite de mais que um original deverá fazer a solicitação ao OAC.

6.8 A partir do momento que o OAC e o CG do PARCONIMA tomarem conhecimento sobre qualquer

irregularidade relacionada com a utilização indevida da Marca de Conformidade e/ou a Logomarca do

PARCONIMA deverá:

a) Notificar a IMA imediatamente;




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b) Solicitar a remoção da marca de conformidade do PARCONIMA e/ou a logomarca do

PARCONIMA, por meio do recolhimento de todos os materiais que ostentem o selo de

identificação nas instalações da IMA.

NOTAS:

1) Quando houver necessidade e os itens acima não puderem ser aplicados, o OAC em

conjunto com o CG do PARCONIMA publicarão informe de esclarecimento ao público em

geral, por meios de comunicação existentes;

2) Quando a marca/certificado/declaração for utilizada sem a existência de contrato com o

OAC ou em desacordo com o mesmo, o CG do Parconima em conjunto com o OAC acionará,

inclusive, juridicamente, a IMA certificada;

3) Para o caso mencionado no item acima, a IMA está sujeita às legislações civis e penais

previstas, além de indenizações que se fizerem necessárias tendo em vista as perdas e

danos sofridos pelos envolvidos.

6.9 Consultas sobre o uso da marca.

A utilização da MARCA DE CONFORMIDADE do programa, em situações não previstas neste

procedimento deverá ser submetida à aprovação prévia evidenciando o uso pretendido, por escrito,

do OAC em conjunto com o CG.

7. ETAPAS DO PROCESSO DE AVALIAÇÃO DA CONFORMIDADE: 7.1.1 AVALIAÇÃO INICIAL: ANÁLISE DA SOLICITAÇÃO E DA DOCUMENTAÇÃO: 7.1.2 SOLICITAÇÃO DE INÍCIO DE PROCESSO DE CERTIFICAÇÃO: 7.1.2.1 No caso de solicitação de certificação no nível de INGRESSO a IMA deve encaminhar a

documentação ao CONIMA. Para os níveis PLENO E SUPERIOR a documentação deve ser enviada ao

OAC. Os documentos necessários e o Termo de Adesão e Formulário de Inscrição/Solicitação estão

apresentados nos Anexos I e II. Caso o OAC escolhido pela IMA necessite de outros documentos

complementares deverá solicitar os documentos que julgar pertinentes.

7.1.2.2 O OAC, ao receber a documentação, deve abrir um processo, realizar uma análise quanto à

pertinência da solicitação, além de uma avaliação da documentação encaminhada pela IMA.




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7.1.2.3 Caso seja identificada não conformidade(s) na documentação recebida, esta deve ser

formalmente comunicada a IMA. A IMA deverá providenciar a(s) sua(s) correção (ões) e formalizá-la(s)

ao OAC, evidenciando a implementação (ões) da(s) mesma(s) para nova análise.

7.1.2.4 Após análise do Termo de Adesão, da Solicitação e da documentação enviada pela IMA, o OAC

encaminhará ao Comitê Técnico, em pasta única (eletrônica ou impressa), todos os documentos

necessários para que, após análise, forneça número de processo – único e exclusivo – da IMA.

NOTAS:

1) Caso a IMA possuir o Certificado de Sistema de Gestão da Qualidade, conforme a norma

ABNT NBR 9001, reconhecido no âmbito do Sistema Brasileiro de Avaliação da Conformidade –

SBAC, válido e vigente para objeto da solicitação da Certificação deverá encaminhar ao OAC

que o isentará da avaliação dos respectivos requisitos já abrangidos por tais certificações.

2) Os documentos referidos no item 7.1.2.4 e NOTA 01, deverão ter sua autenticidade

comprovada pelo OAC, com os documentos originais.

3) Tão logo receba a solicitação para certificação o OAC deverá comunicar ao CG este fato e

informar os dados conforme disposto neste RAP. Caberá ao CG outorgar um número de registro

provisório e exclusivo.

4) A IMA poderá migrar de OAC ao longo do processo, porém, tal fato, desde logo, deverá ser

comunicado ao CG do PARCONIMA, sendo mantido o mesmo número de registro e o novo OAC

deverá obrigatoriamente ser homologada pelo Programa.

5) O tempo de auditoria na IMA deverá estar de acordo com as práticas de auditoria previstas

nas normas de referência e nas boas práticas de certificação.

8. AUDITORIA INICIAL 8.1 O OAC deve realizar auditoria na unidade de serviço da IMA, com o objetivo de verificar a

conformidade da documentação encaminhada referente ao Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ)

existente na IMA.

8.2 O certificado do SGQ emitido por um OAC acreditado por um Organismo signatário do IAF (Fórum

Internacional de Certificação) poderá ser aceito desde que atenda aos critérios estabelecidos neste RAP.




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8.3 O certificado do SGQ emitido por um OAC estrangeiro deve estar acompanhado de tradução

juramentada no idioma português.

8.4 O OAC, durante a auditoria, deve emitir relatório, registrando o resultado da mesma em formulário

próprio padronizado, tendo como referência este documento (Anexo V).

8.5 O relatório deve ser assinado pelo auditor, uma cópia deve ser disponibilizada a IMA, que deve

protocolar recebimento, em forma de rubrica, na via do auditor, após se certificar de que se trata de

cópia idêntica.

8.6 Deve ser usada lista de verificação, com as anotações das evidências de conformidade, bem como

as evidências de não conformidades, caso ocorram.

8.7 Caso ocorram Não Conformidades (NCs) o tratamento de envio de documentos para sanar NCs

deverá ser tratado conforme a sistemática do OAC.

NOTA: A recomendação (ou não) à certificação, por parte do OAC ao CG deverá ocorrer após todas as

NCs serem sanadas, caso ocorram.

9. EMISSÃO DO ATESTADO DE CONFORMIDADE: 9.1 Cumpridos todos os requisitos exigidos neste RAP o OAC deverá apresentar o processo ao CG que

deliberará sobre a Certificação.

9.2 A decisão do CG não isenta o OAC da responsabilidade nas certificações concedidas.

9.3 Não havendo Não Conformidade detectada a IMA será recomendada à Certificação pelo CG, o OAC

deve autorizar o uso da MARCA DE CONFORMIDADE, conforme previsto neste Regulamento.

NOTA: Havendo informações documentadas de que a IMA tem histórico recente de má conduta no

mercado, o CG deverá questionar a IMA sobre suas ações corretivas para com tais condutas, avaliando-

as, antes de conceder a certificação PARCONIMA.

9.4 REGISTRO: 9.4.1 Para que a IMA venha a fazer parte da relação de IMAs habilitadas ao uso da MARCA DE

CONFORMIDADE do PARCONIMA o OAC deve solicitar ao CG o registro da IMA como usuário da

marca.




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9.4.2 O OAC deverá encaminhar para o CG do PARCONIMA a solicitação de registro da IMA a ser

certificada, segundo os requerimentos e procedimentos do PARCONIMA, informando o quanto segue:

a) Data da realização da auditoria de certificação, data da realização da reunião do CT que

ratificou a indicação à Certificação, feita pelo OAC, para que a IMA esteja autorizada ao uso da

Marca de Conformidade “PARCONIMA”.

b) Razão social, nome fantasia (se aplicável), endereço completo e CNPJ da IMA;

c) No caso de IMA estabelecida fora do país, o OAC deverá apresentar cópia do documento, em

português (por tradutor juramentado), que identifique o representante legal no Brasil, contendo

sua razão social, nome fantasia (se aplicável), endereço completo e CNPJ;

d) Indicação e endereço completo das instalações da IMA e/ou representantes no Brasil;

e) Identificação completa da (s) família (s) de serviços certificados.

9.4.3 O CG, de posse dessas informações e da recomendação à certificação feita pelo OAC, deverá

registrar em controle próprio a inclusão com todos os dados fornecidos pelo OAC, dando-lhe um número

exclusivo de identificação junto ao PARCONIMA.

9.5 RECERTIFICAÇÃO: 9.5.1 Anualmente as etapas e processos necessários para a Avaliação/Auditoria deverão ser repetidos

pela IMA para fins de manutenção de sua certificação, devendo eventuais mudanças no seu escopo ser

informadas em observações na ficha de “Solicitação”. Para iniciar o processo de recertificação a IMA

deve enviar uma nova ficha de Solicitação (Anexo I) ao OAC e esta deverá encaminhar cópia para o CG.

9.5.2 O número de registro da IMA deverá ser mantido, sendo vetado o uso de mais de um número de

registro pela mesma IMA.

9.5.3 Com base nas informações recolhidas durante a auditoria, o OAC verifica a conformidade aos

requisitos estabelecidos neste documento e encaminha ao CG para análise e deliberação da

recertificação.

9.5.4 Caso seja verificada qualquer Não Conformidade para a qual não tenha sido evidenciada a

implementação da respectiva ação corretiva, não deve haver recomendação da recertificação.




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9.5.5 O OAC, após a conclusão do processo deve informar a IMA e ao CG, sobre a recomendação ou

não da recertificação. Sendo recomendada a certificação da IMA, o CG analisa a documentação e

ratifica o registro da IMA.

9.5.6 Caso não seja recomendada a recertificação o número de registro da IMA deverá ser cancelado,

ficando vetada a outorga daquele número a outra IMA.

9.6 TRATAMENTO DOS DESVIOS NO PROCESSO DE AVALIAÇÃO DA CONFORMIDADE: 9.6.1 TRATAMENTO DE NÃO CONFORMIDADE NA AVALIAÇÃO (CERTIFICAÇÃO E

RECERTIFICAÇÃO). 9.6.1.1 As não conformidades verificadas durante o processo de avaliação inicial dos processos ou

Sistema de Gestão da Qualidade da IMA deve ser devidamente registrada e discutida entre o OAC e a

IMA, com o objetivo de determinar a(s) possível (eis) linha(s) de ação (ões) corretiva(s) a ser (em)

adotada(s) para correção (ões) e eliminação da(s) mesma(s).

9.6.1.2 A IMA deve evidenciar a implementação da(s) ação (ões) corretiva(s) ao OAC, detalhando as

ações que foram adotadas. Caso não seja (m) satisfatório(s) tais esclarecimentos prestados pela IMA, o

processo de autorização para uso da marca de conformidade do PARCONIMA deverá ser cancelado.

9.6.1.3 O OAC deve emitir um relatório de acompanhamento de ações corretivas detalhando a(s) ação

(ões) adotada(s) para correção (ões) da(s) não conformidade(s) e a(s) evidência(s) de implementação

(ções) e sua(s) efetividade(s).

9.6.1.4 O OAC deve solicitar, se julgar necessário, realizar nova auditoria para verificar a efetividade

da(s) ação (ões) corretiva(s) implementada (s).

9.7 TRATAMENTO DE NÃO CONFORMIDADE NA AVALIAÇÃO DE MANUTENÇÃO:

9.7.1 As não conformidades verificadas durante o processo de avaliação do Sistema de Gestão da

Qualidade da IMA, devem ser devidamente registradas e discutidas entre o OAC e a IMA, com o objetivo

de determinar a(s) possível (eis) linha(s) de ação (ões) corretiva(s) a ser (em) adotada(s) para correção

(ões) e eliminação da(s) mesma(s).

9.7.2 A IMA deve evidenciar a implementação da(s) ação (ões) corretiva(s) para o OAC, detalhando as

ações que foram adotadas. Caso não seja (m) satisfatória(s) tais esclarecimentos prestados pela IMA, a

autorização para uso da marca de conformidade do PARCONIMA deverá ser cancelada.




Revisão JAN/2018

9.8 TRATAMENTO DE RECLAMAÇÕES: 9.8.1 A IMA deve dispor de uma sistemática para o tratamento de reclamações de seus USUÁRIOS,

evidenciando que a IMA:

a) Valoriza e dá efetivo tratamento às reclamações apresentadas por seus USUÁRIOS;

b) Estimula e analisa os resultados, bem como toma as providências devidas, em função das

estatísticas das reclamações recebidas;

c) Define responsabilidades quanto ao tratamento das reclamações;

d) Compromete-se a responder ao CG por qualquer reclamação que o mesmo tenha recebido no

prazo por este estabelecido.

9.8.2 A IMA deve dispor de uma pessoa ou equipe formalmente designada, devidamente capacitada e

com liberdade para o devido tratamento das reclamações.

9.8.3 A IMA deve possuir procedimentos para tratamento de reclamações, que deve contemplar os

registros de reclamações dos USUÁRIOS, bem como, o rastreamento, investigações, resposta,

resolução e fechamento das reclamações, contemplando, ao menos:

a) Controle que permita visualizar com facilidade a situação (análise/progresso/ situação atual) de

cada uma das reclamações apresentadas pelos usuários;

b) Estatísticas que evidenciem o número de reclamações formuladas e o tempo médio de

resolução.

9.8.4 A IMA deve realizar uma análise crítica das estatísticas das reclamações recebidas e evidências

da implementação das correspondentes ações corretivas, bem como, das oportunidades de melhoria.

9.8.5 A IMA deve disponibilizar número do telefone para atendimento das reclamações e também

dispor de formulário de registro de reclamações.

10. HOMOLOGAÇÃO DE ORGANISMOS DE AVALIAÇÃO DA CONFORMIDADE (OAC):

Os OACs poderão buscar sua homologação no PARCONIMA, enviando solicitação formal ao CG, com

manifestação desse interesse, contendo o registro de acreditação junto ao INMETRO para concessão de




Revisão JAN/2018

certificados de conformidade de sistema, especificando seus números de escopos de acreditacão junto

ao INMETRO.

11. IMPLANTAÇÃO DE AÇÕES CORRETIVAS: 11.1 Serviços não conformes:

Após detecção dos serviços não conformes a IMA deverá deixar de usar a MARCA DE

CONFORMIDADE do Programa PARCONIMA.

NOTA: Ações corretivas deverão ser tomadas imediatamente pela IMA. 11.2 Caso a(s) ação (ões) corretiva(s) seja(m) tomada(s) e considerada(s) satisfatória(s) pelo OAC e

pelo CT, será enviada correspondência para todos aqueles que receberam correspondência anterior,

com as seguintes informações:

a) O cancelamento da suspensão imposta à parte envolvida, com a liberação para continuar a

utilizar a marca de conformidade do PARCONIMA;

b) A explicação da ação corretiva tomada e, quando aplicável, quais foram as modificações

empregadas, no intuito de distinguir o serviço corrigido do anterior.

11.3 Para evitar a recorrência do problema, o OAC deverá realizar auditoria interna nos procedimentos

para verificação de possíveis problemas e, caso necessário, convocar o CT do PARCONIMA para propor

alterações normativas ou proposição de alterações aos órgãos competentes.

11.4 Caso a IMA se negar a executar a ação proposta, o OAC deverá tomar as seguintes providências:

a) cancelar o contrato de certificação;

b) comunicar ao CG o ocorrido, inclusive sobre o cancelamento da certificação;

c) acionar a IMA juridicamente.

11.5 Para o caso em que a IMA se negar a executar as ações corretivas necessárias, o OAC deverá

acionar juridicamente a IMA, além de:

a) cancelar o contrato de certificação;




Revisão JAN/2018

b) comunicar ao CG o ocorrido, inclusive sobre o cancelamento da certificação;

c) informar ao público, pelos meios de comunicação, sobre o problema ocorrido com o serviço.

12. ORIENTAÇÕES PARA REALIZAÇÃO DE AUDITORIA PELO OAC: As auditorias de certificação e recertificação devem ser realizadas conforme instruções do Anexo V, que

contém os requisitos do Programa PARCONIMA a partir do qual o OAC deve preencher a lista de

verificação, onde serão registradas todas as evidências objetivas de conformidade e não conformidade e

demais constatações de auditoria que se fizerem necessárias.

12.1 Poderão ser aplicadas as seguintes penalidades, caso a IMA não cumpra com as obrigações

assumidas:

a) Advertência, com obrigação de eliminar dentro de um prazo determinado, as infrações

verificadas;

b) Suspensão da certificação concedida ou,

c) Revogação da certificação concedida. 12.2 A advertência será utilizada na situação em que não houver má fé da IMA certificada tal como, o

uso do certificado após o término do contrato.

12.3 A suspensão será aplicada quando há o uso indevido da certificação, no caso de interpretação

incorreta, não existindo má-fé ou, quando de uma auditoria periódica, for verificada não conformidade

que não implique em revogação.

12.4 A revogação da certificação se aplica nas seguintes situações:

a) Se a IMA não cumprir com as obrigações financeiras;

b) Se a IMA estiver em situação falimentar/falir;

c) Se a IMA estando suspensa, continuar a utilizar e divulgar a certificação ou, se as medidas

para sanar a suspensão forem insatisfatórias e,

d) Se durante a auditoria forem verificadas má-fé da IMA ou reincidência da pratica que

acarretou na suspensão.




Revisão JAN/2018

12.5 Em caso de inadimplência financeira, o OAC emitira carta de advertência a IMA com ciência ao CG,

não ocorrendo nenhum contato desta num prazo de 20 dias úteis, o OAC poderá cancelar o contrato.

12.6 O cancelamento da certificação se dará caso a IMA, já certificada não desejar prorrogá-la (não

realizando as necessárias auditorias de manutenção) ou, se as normas em que se baseou a certificação

forem alteradas e a IMA não realizar as modificações necessárias dentro do prazo estipulado pelo OAC.

13. AUDITORIAS ALEATÓRIAS

Para as situações em que o CG - Conselho Gestor - receber denúncias sobre a má utilização da

MARCA DE CONFORMIDADE do PARCONIMA pelas IMAs certificadas, poderá este determinar a

realização de Auditoria Aleatória junto à IMA denunciada, a ser efetivada pela OAC.

Na hipótese de a denúncia ser comprovada pela Auditoria Aleatória, ficará a IMA denunciada

responsável pelos custos da referida Auditoria; caso contrário, o CG arcará com os respectivos custos.




Revisão JAN/2018

ANEXO I

TERMO DE ADESÃO

Cidade,_____ de _________________de 20__

AO

CONIMA

São Paulo, SP.

A/c do Conselho Gestor do Programa Brasileiro de Autorregulamentação de Boas

Práticas em Arbitragem, Conciliação e Mediação – PARCONIMA.

Razão social completa, com sede na Cidade de

___________________, no Estado de ______, Rua ______________,

número_________, Bairro______, inscrita no CNPJ/MF sob número_________,

neste ato representada, na forma de seu Contrato Social e/ou Estatuto Social, pelo

Sr.______________vem por meio deste, oficializar o interesse em integrar, na

qualidade de Instituição de (Arbitragem - Conciliação ou Mediação) (IMA) a ser

certificada no Nível (Ingresso, Pleno ou Superior) do PARCONIMA.

Declaramos estar cientes e de acordo com todas as condições e

obrigações constantes no Regulamento de Avaliação do Programa – RAP, incluído

no site (www.parconima.org.br) e assumimos o compromisso de atender seus

requisitos.

Para tanto, anexamos cópia do Contrato Social/Estatuto Social.

Atenciosamente,

Assinatura/Nome/Cargo

OFÍCIO EM PAPEL TIMBRADO E ASSINADO PELO DIRIGENTE DA IMA , CONFORME MODELO ABAIXO




Revisão JAN/2018

Revisão maio 2015 Aprovado na 5ª Reunião do Conselho Gestor realizada no dia 11 de setembro de 2013. Alterações

aprovadas na 7ª Reunião do Conselho Gestor realizada no dia 28 de novembro 2013.

ANEXO II

FORMULÁRIO DE INSCRIÇÃO/SOLICITAÇÃO

CERTIFICAÇÃO: ( ) INICIAL ( ) MANUTENÇÃO/SUPERVISÃO

1. Informações cadastrais

Razão Social:

Nome Fantasia:

Endereço:

Bairro: Cidade: UF: CEP:

Telefone: Fax: CNPJ:

E-mail site

Número de funcionários envolvidos no escopo

Total Administrativos Produção Total Produção em caso de turnos

2. Dados do representante legal

Nome:

Cargo:

3. Dados do contato

Nome:

Cargo:

Telefone: Fax:

Celular: E-mail:

4. Dados técnicos




Revisão JAN/2018

A empresa já possui alguma certificação de:

Serviço: SIM NÃO Em fase de certificação

Sistema: SIM NÃO Em fase de certificação

Certificação Inicial “PARCONIMA” SIM NÃO Em fase de certificação

Em caso de aumento de escopo especificar

Qual (is) famílias de produtos serão

certificadas?

Qual(is) a(s) Norma(s) aplicáveis?

4. Dados dos processo de realização dos serviços

Os serviços são realizados em quantas unidades?

Anexar o fluxograma simplificado do processo produtivo, informando as etapas onde são realizados os controles da qualidade.

5. Expectativa de prazo para a certificação

Qual OAC escolhido?

Contratação

Auditoria Inicial:

6. Observações da empresa

7. Responsável pelo preenchimento

Nome: Assinatura:

Cargo: Data:




Revisão JAN/2018

ANEXO III

MODELO PADRAO DO PARCONIMA

MARCA DE CONFORMIDADE DO PROGRAMA

INSTITUIÇÃO CERTIFICADA INGRESSO




Revisão JAN/2018

ANEXO III



INSTITUIÇÃO CERTIFICADA PLENO




Revisão JAN/2018

ANEXO III



INSTITUIÇÃO CERTIFICADA SUPERIOR




Revisão JAN/2018

ANEXO IV

SISTEMÁTICA PARA QUALIFICAÇÃO DE AUDITORES PARA APLICAÇÃO do PARCONIMA 1. Objetivo Este procedimento estabelece a sistemática de qualificação e manutenção da qualificação de auditores

para a realização de auditorias no PARCONIMA.

2. Referências normativas Os documentos relacionados a seguir contêm disposições que, ao serern citadas neste texto, constituem

prescrições válidas para este procedimento. As edições indicadas estavam em vigor no momento desta

publicação. Como os documentos estão sujeitos a revisões, recomenda-se aqueles que utilizem este

procedimento, que verifiquem a conveniência de utilização de edições mais recentes dos documentos

indicados.

- ABNT NBR ISO 19011:2002 - Diretrizes para auditoria de sistemas da qualidade parte 2

- Critérios para qualificaçao de auditores de sistema da qualidade.

- Classificação dos ramos de atividades - NACE (Nomenclatura Estatística de Atividades

Econômicas).

3. Descrição do processo de qualificação 3.1 Para atuação no Programa de certificação PARCONIMA, os auditores ou técnicos especialistas

devem ter:

a) Formação específica e/ou experiência comprovada na área de ARBITRAGEM,

CONCILIAÇÃO e MEDIAÇÃO.

b) Formação específica como auditores de sistemas de gestão da qualidade.

c) Conhecimento específico nos requisitos estabelecidos pelo Programa Brasileiro de

Autorregulamentação de Boas Práticas em Arbitragem, Conciliação e Mediação, PARCONIMA

e seu respectivo Regulamento de Avaliação do Programa - RAP.

3.2 São as seguintes as formações específicas na área de sistemas de gestão aceitas pelo Programa

em auditoria de sistemas de gestão da qualidade;

Seguem abaixo os requisitos específicos para formação, treinamento e experiêcnia para auditores e

auditores líderes:




Revisão JAN/2018

Quadro 1 - REQUISITOS DOS AUDITORES

PARÂMETRO AUDITOR AUDITOR LÍDER

E Educação Nível médio Nível superior

Nível médio

Nível superior

Experiência profissional total 05 anos 03 anos 05 anos 03 anos

Experiência profissional específica 03 anos 01 ano 03 anos 01 ano

Treinamento em auditoria 40 horas 40 horas 40 horas 40 horas

Experiência em auditoria 20 dias 10 dias 3 30 dias* 20 dias*

(*) Os 10 dias a mais de experiência para o auditor líder deve incluir uma auditoria completa atuando como líder da equipe auditora, sob a supervisão de um auditor líder qualificado pelo Programa PARCONIMA. 3.3 O CT do PARCONIMA deverá manter um cadastro com a relação de auditores e técnicos

especialistas devidamente qualificados para atuação no PARCONIMA, que deverá ser enviado

obrigatoriamente pelo OAC, homologada para o Programa PARCONIMA.

3.4 A metodologia de qualificação dos auditores do Programa PARCONIMA deverá se basear na

metodologia de conformidade do Organismo acreditado pelo INMETRO.

3.5 O OAC, além da sua respectiva metodologia de seleção e avaliação de auditores, deverá, após a

aprovação do cadastro do candidato e antes da participação do candidato de forma independente em

auditorias do Programa, oferecer treinamento abrangendo os seguintes tópicos:

a) Postura em realização de auditorias;

b) Conduta ética;

c) Apresentação

d) Cuidado profissional;

e) Independência;

f) Procedimentos do Programa;

g) Abordagem baseada em evidências.

3.6 A última etapa do processo de qualificação deverá consistir na realizaçao de uma auditoria,

acompanhada por um auditor já qualificado para o PARCONIMA.

Os candidatos que atenderem a todos os requisitos deste procedimento e que não tenham

impedimentos, após a avaliação na condução de uma auditoria do Programa, devem ser

recomendados para aprovação, para fazer parte do Cadastro. Após a aprovação, o auditor deverá

assinar o código de ética do OAC e demais procedimentos internos da mesma.




Revisão JAN/2018

No caso de desrespeito do integrante do cadastro ao código de ética, o CG tomará as medidas

necessárias junto o OAC, que podem incluir as relacionadas abaixo, sem prejuizo das medidas legais

cabíveis:

a) Advertência escrita;

b) Suspensão da participação no cadastro de auditores do Programa;

c) Cancelamento da participação no Programa.

3.7 O cadastro de auditores ou técnicos especialistas para certificar o Programa PARCONIMA de todas

os OACs homologados para o Programa é gerido pelo CT do Programa PARCONIMA. A gestão do

cadastro envolve as seguintes atividades:

a) Análise, da documentação dos candidatos propostos pelos OACs;

b) Autorização para inclusão dos auditores aprovados, cadastro e comunicação ao OAC.

4. Manutenção da qualificação

4.1 A manutenção da qualificação e competência do auditor ou técnico especialista para auditar o

Programa PARCONIMA, que é de responsabilidade do OAC, deverá ser realizada com base em um ou

mais dos seguintes requisitos, a critério do CT do PARCONIMA, conforme o caso:

a) Participação em cursos, treinamentos ou outros eventos;

b) Realização de, pelo menos, 1 (uma) auditoria por ano, no Programa PARCONIMA;

c) Avaliação positiva por parte da Certificadora e do Comitê Técnico do desempenho do

auditor, em relação aos requisitos do Programa;

d) Não infringêncía do código de ética;

e) Aprovação no monitoranento em campo, conforme estabelecido no item 4.2 deste

procedimento;

f) Avaliação da equipe auditora pelas organizações auditadas, conforme item 4.3 deste

procedimento.

Caso o auditor ou técnico especialista não tenha participado de nenhuma auditoria do PARCONIMA no

período de 1 (um) ano, somente poderá voltar a realizar auditorias de forma independente, após

participar de uma auditoria acompanhado por um auditor qualificado pelo Programa PARCONIMA.

4.2 Os auditores e técnicos especialistas atuando no Programa de certificação PARCONIMA devem ser

monitorados em campo, pelo menos 1 (uma) vez a cada 2 (dois) anos pelo OAC que deverá forneceder




Revisão JAN/2018

informações sobre os resultados do monitoramente ao CG. O monitoramento deve ser programado

quando houver uma auditoria programada para ser realizada por mais de um auditor.

O CT deverá determinar qual auditor da equipe deverá ser avaliado, conforme necessidade.

4.3 Após a realização de cada auditoria, o OAC deverá enviar a IMA auditada a ficha de avaliação da

equipe auditora e os resulatdos deverão ser enviados ao Comiê Técnico.

As fichas de avaliação da equipe auditora devem ser avaliadas individualmente pelo OAC e Comitê

Técnico, de forma a concluir pela necessidade ou não de tomada de ações corretivas ou preventivas.

Anualmente o Comitê Técnico e o OAC deverão realizar análise do conjunto de avaliações individuais

dos auditores, de forma a consubstanciar a avaliação da manutenção das qualificações.




Revisão JAN/2018

ANEXO V

ORIENTAÇÕES PARA REALIZAÇÃO DE AUDITORIA PELO OAC

As orientações deste anexo contém todos os itens do Procedimento para o OAC efeutar auditorias no

Programa PARCONIMA. Sua finalidade é ajudar os auditores na realização das auditorias do Programa

Brasileiro de Autorregulamentação de Boas Práticas em Arbitragem, Conciliação e Mediação nas

Instituições de Arbitragem, Conciliação e Mediação IMAs, para concessão do uso da marca do

PARCONIMA.

Todas as anotações relevantes referentes às constatações da auditoria, evidências etc, devem ser feitas

conforme sistemática do OAC, transferidas para o relatório da auditoria e demais procedimentos internos

do OAC. Cabe ressaltar que são apenas orientativas e que todas as dúvidas devem ser sanadas no

procedimento próprio do OAC o qual deve ser sempre utilizado na auditoria.

1. Nível de certificação

A IMA informou oficialmente para que nível pretende obter a certificação no Formulário de

Inscrição/Solicitação (INGRESSO, PLENA ou SUPERIOR)?

NOTA: Os documentos abaixo relacionados serão analisados pelo CG para o nível ingresso.

O nível certificação de Ingresso é o de menor complexidade e exigências, englobando requisitos que

demonstrem organização interna, capacidade de gestão e regularidade jurídica. Estes requisitos estão

relacionados abaixo de forma sintética:

• Cadastro

• Contrato social e/ou Estatuto da IMA

• CNPJ

• Regulamentos

• Certidões Negativas

• Árbitros/conciliadores/ mediadores

• Declarações assinadas pelos responsáveis pela IMA

• Macrofluxo do planejamento da realização dos serviços oferecidos

NOTA: Além dos requisitos normativos apresentados outros aspectos de responsabilidade social devem

ser atendidos para certificação no PARCONIMA, como, por exemplo: Trabalho infantil, Empresa limpa e

Discriminação.

2. Sistema de Gestão




Revisão JAN/2018

A organização estabeleceu, documentou e mantém atualizado um Sistema de Gestão, considerando, no

mínino, os itens abaixo?

As evidências devem ser verificadas em função do Nível de Certificação solicitada e são acumuladas ,

conforme anexos II, III e IV, da seguinte forma:




Revisão JAN/2018

Anexo II: Requisitos da Certificação de Ingresso

Nível DEFINIÇÃO DOS REQUISITOS DE INGRESSO – REQUISITOS DE QUALIDADE

Item Requisitos Exigência aplicável

ING

RESSO

1

Cadastro Dados cadastrais completos (nome, endereço, e-mail, web, diretores

responsáveis, e outras se necessário).

2 Contrato

social e/ou

Estatuto da

IMA

Exigido xerocópia

O objeto social deverá estar voltado exclusivamente para o desenvolvimento

dos MESCs e seus correlatos. Não será aprovada a certificação de IMAs que

contenham objetivos diversos dos MESCs.

3 CNPJ CNPJ cópia simples

4 Regulamentos Todos os Regulamentos disponíveis (Arbitragem, Mediação, Conciliação, etc.)

5 Certidões Certidões Negativas Criminal, Cível e Trabalhista dos responsáveis pela IMA,

bem como da própria IMA.

6 Árbitros,

Conciliadores

e Mediadores.

Lista com nome dos Árbitros, Conciliadores e Mediadores e respectivas

qualificações.

7 Declarações

assinadas

pelos

responsáveis

pela IMA

7.1 De que os responsáveis pela IMA atuam ou não, como árbitros,

conciliadores/mediadores;

7.2 De que a IMA tem pleno conhecimento do Código de Ética das IMAs de

Arbitragem, Conciliação e Mediação e se compromete a cumpri-lo -

http://www.conima.org.br/cod_etica_institu

7.3 Se a entidade realiza ou não, arbitragem trabalhista; se o faz, a candidata

deverá:

a) relatar o procedimento, e, em especial se submete à arbitragem as verbas

rescisórias e se há liberação de FGTS, e adequá-lo, se for o caso, ao

Norteador de Boas Práticas Trabalhista do CONIMA; para acessá-lo consulte:

http://www.conima.org.br/nortea_arb_trab

b) Aderir expressamente ao Norteador de Boas Práticas Trabalhistas do

CONIMA

7.4 Se a entidade faz ou não arbitragem para cobranças de inadimplências;

se o faz, a candidata deverá:

a) relatar o procedimento e adequá-lo, se for o caso, ao Código de Ética das

Instituições de Arbitragem e Mediação do CONIMA, em especial ao item IX -

Da Instituição frente à sociedade em geral; para acessá-lo, consulte:


b) enviar cópia do modelo de notificação enviada aos usuários que se

enquadram nessa situação.

7.5 Se os responsáveis forem advogados, informar local do escritório de

advocacia.

8 Macrofluxo Macrofluxo do planejamento da realização dos serviços oferecidos. O

macrofluxo deve apresentar os principais processos para a realização dos

serviços oferecidos, bem como a sequência e a interação entre estes

processos.



http://www.conima.org.br/nortea_arb_trab




Revisão JAN/2018

Anexo III: Requisitos da Certificação Plena

Nível DEFINIÇÃO DOS REQUISITOS CERTIFICAÇÃO PLENA – REQUISITOS DE QUALIDADE

RN Requisitos Exigência aplicável

PLE

NA

1 Responsabilidade e

autoridade

A IMA deve assegurar que as responsabilidades e as autoridades

sejam definidas e comunicadas em toda a organização e que

processos de comunicação estejam estabelecidos.

2 Infraestrutura e

ambiente de trabalho

A IMA deve determinar prover e manter a infraestrutura

(equipamentos, edifícios, processos, materiais e serviços de apoio)

necessária para alcançar a conformidade com os requisitos do

serviço. Deve determinar e gerenciar o ambiente de trabalho (tais

como ruído, temperatura, umidade, iluminação) necessário para

alcançar a conformidade com os requisitos do serviço.

3 Identificação das

partes interessadas

A IMA deve identificar as partes interessadas em seus serviços, além

dos clientes, detectar suas percepções e buscar satisfazer suas

necessidades.

4

Planejamento da

realização do serviço

A IMA deve planejar e desenvolver os processos necessários à

realização do serviço. O planejamento da realização do serviço

pode envolver a necessidade de desenvolver documentos

(procedimentos ou instruções), aquisição de equipamentos,

qualificação de processos e pessoas. A saída deste planejamento

deve ser em uma forma adequada ao método de operação da

IMA.

5 Controle de

documentos

Os documentos e registros devem ser controlados. Um

procedimento documentado deve ser estabelecido para definir os

controles necessários para aprovar, documentar, analisar

criticamente, atualizar e reaprovar documentos, assegurando que

as alterações e a situação da revisão atual dos documentos sejam

identificadas, que estejam disponíveis e permaneçam legíveis e

prontamente identificáveis. Deve-se assegurar que documentos de

origem externa necessários sejam identificados e que sua

distribuição seja controlada, e evitar o uso não pretendido de

documentos obsoletos. Controles devem ser definidos para a

identificação, armazenamento, proteção, recuperação, retenção

e disposição dos registros.

6 Identificação e

rastreabilidade

A IMA deve estabelecer um meio de identificar o serviço ao longo

da sua realização, para fins de monitoramento e medição. Quando

a rastreabilidade for um requisito, a IMA deve controlar e registrar a

identificação única do serviço.

7 Requisitos do usuário A IMA deve identificar e atender os requisitos especificados pelo

usuário, incluindo os requisitos para entrega e para atividades de

pós-entrega e os requisitos não declarados por ele, mas necessários

para o uso do serviço conforme aplicação.

8 Comunicação com

usuário

A IMA deve determinar e implementar providências eficazes para

se comunicar com os usuários em relação às informações sobre o

serviço, tratamento de consultas, contratos ou pedidos, incluindo

emendas, e realimentação do usuário, incluindo suas reclamações.

9 Análise crítica dos

requisitos relacionados

ao serviço

A IMA deve analisar criticamente os requisitos relacionados ao

serviço. Esta análise crítica deve ser realizada antes da IMA assumir

o compromisso de fornecer um serviço para o usuário (por exemplo,

apresentação de propostas, aceitação de contratos ou pedidos,

aceitação de alterações em contratos ou pedidos) e deve




Revisão JAN/2018

assegurar que:

➢ os requisitos do serviço estejam definidos,

➢ os requisitos de contrato ou de pedido que difiram daqueles

previamente manifestados estejam resolvidos, e.

➢ a IMA tenha a capacidade para atender aos requisitos

definidos.

10 Capacidade para

atender aos requisitos

definidos

Devem ser mantidos registros dos resultados da análise crítica e das

ações resultantes da análise crítica. Quando o cliente não fornecer

uma declaração documentada dos requisitos, a organização deve

confirmar os requisitos do cliente antes da aceitação.

11 Ações corretivas A IMA deve executar ações para eliminar as causas de não

conformidades, de forma a evitar sua repetição. As ações corretivas

devem ser apropriadas aos efeitos das não conformidades

detectadas.

12 Controle de serviço

não conforme

A IMA deve assegurar que serviços que não estejam em

conformidade com os requisitos especificados sejam identificados e

controlados. Critérios devem ser estabelecidos para definir os

controles sobre o serviço não conforme.

Quando o serviço não conforme for corrigido, este deve ser

submetido à reverificação para demonstrar a conformidade com os

requisitos.

13 Satisfação do usuário Como uma das medições do desempenho de qualidade, devem

ser monitoradas informações relativas à percepção do usuário

sobre o atendimento de seus requisitos. Os métodos para obtenção

e uso dessas informações devem ser determinados pela IMA.

14 Competência,

treinamento e

conscientização.

A IMA deve determinar a competência necessária para as pessoas

que executam trabalhos que afetam a conformidade com os

requisitos do serviço, onde aplicável, prover treinamento ou tomar

outras ações para atingir a competência necessária, avaliar a

eficácia das ações executadas, assegurar que o seu pessoal esteja

consciente quanto à pertinência e importância de suas atividades e

de como elas contribuem para atingir os objetivos da qualidade, e

manter registros apropriados de educação, treinamento, habilidade

e experiência.

15

Requisitos legais

aplicáveis

A IMA deve assegurar a identificação e cumprimento dos requisitos

regulamentares e legais relacionados ao serviço.

Nível DEFINIÇÃO DOS REQUISITOS CERTIFICAÇÃO PLENA

REQUISITOS DE RESPONSABILIDADE SOCIAL


PLE

NA

1 Requisitos legais

aplicáveis

A IMA deve assegurar a identificação e o cumprimento dos

requisitos legais aplicáveis referentes aos aspectos de

responsabilidade social, bem como assegurar seu cumprimento.

A IMA deve atender os requisitos estabelecidos por este

Programa no tocante a: Trabalho infantil, Trabalho forçado,

Empresa limpa, Discriminação, políticas de acessibilidade.

2

Tomada concreta

de ações sociais

internamente, para

os funcionários.

A IMA deve demonstrar a tomada concreta de ações sociais

internamente, para seus funcionários. Alguns exemplos deste tipo

de ação são: cesta básica, ajuda de custo para

desenvolvimento profissional, entre outras.




Revisão JAN/2018

Anexo IV: Requisitos da Certificação Superior

Nível DEFINIÇÃO DOS REQUISITOS CETIFICAÇÃO SUPERIOR - REQUISITOS DE QUALIDADE


SU

PER

IOR

1 Política e

objetivos da

qualidade

A IMA deve assegurar que a política da qualidade, se apropriada ao

propósito da organização, inclua um comprometimento com o

atendimento aos requisitos e com a melhoria contínua da eficácia do

sistema de gestão da qualidade, uma estrutura para estabelecimento e

análise crítica dos objetivos da qualidade, seja comunicada e entendida

por toda a organização, e seja analisada criticamente para a continuidade

de sua adequação. Deve ser assegurado que os objetivos da qualidade,

incluindo aqueles necessários para atender aos requisitos do serviço, sejam

estabelecidos nas funções e nos níveis pertinentes da IMA Os objetivos da

qualidade devem ser mensuráveis consistentes com a política da

qualidade.

2 Auditoria interna A IMA deve atender ao requisito de realização de auditoria interna, a qual é

um processo sistemático, documentado e independente para obter

evidências objetivas e avaliá-las objetivamente para determinar a extensão

no atendimento aos requisitos especificados. A IMA deve executar

auditorias internas a intervalos planejados para determinar se está conforme

com as disposições planejadas, e se seu sistema está mantido e

implementado eficazmente.

3 Análise crítica

pela Direção

A IMA deve analisar criticamente seu sistema de qualidade, a intervalos

planejados, para assegurar sua contínua adequação, suficiência e eficácia.

Essa análise crítica deve incluir a avaliação de oportunidades para melhoria

e necessidade de mudanças no sistema de gestão da qualidade, incluindo

a política da qualidade e os objetivos da qualidade. Devem ser mantidos os

registros das análises críticas feitas pela direção.

4 Medição e

monitoramento

de processos e

serviços

A IMA deve aplicar métodos adequados para monitoramento e, onde

aplicável, para medição dos processos. Esses métodos devem demonstrar a

capacidade dos processos em alcançar os resultados planejados. Quando

os resultados planejados não forem alcançados, correções e ações

corretivas devem ser executadas, como apropriado. A IMA deve monitorar

e medir as características do serviço para verificar se os requisitos foram

atendidos. Isto deve ser feito em estágios apropriados do processo de

realização do serviço, de acordo com as providências planejadas.

Evidência de conformidade com os critérios de aceitação deve ser

mantida.

Nível DEFINIÇÃO DOS REQUISITOS CERTIFICAÇÃO SUPERIOR

REQUISITOS DE RESPONSABILIDADE SOCIAL


SU

PER

IOR

1 Competência,

treinamento e

conscientização.

A IMA deve identificar as necessidades de treinamento associadas com

seus aspectos e com o seu sistema da gestão da responsabilidade social.

Deve assegurar a competência, por meio de educação, treinamento ou

experiência apropriados, de qualquer pessoa que realize tarefas para esta,

ou em seu nome, e que possa causar impactos significativos. A IMA deve

fornecer o treinamento ou adotar ações para atender às necessidades

levantadas, mantendo registros.




Revisão JAN/2018

3. Itens importantes a serem observados:

3.1 Controle de documentos

A organização estabeleceu um procedimento documentado contendo os requisitos para controle dos

documentos, inclusive registros?

Os requisitos contemplam, no mínimo:

a) aprovação da adequação dos documentos, antes de sua emissão?

b) análise crítica, atualização e reaprovação, quando necessário?

c) identificação das alterações e revísão atual dos documentos?

d) disponibilização das versões pertinentes dos documentos nos locais de uso?

e) identificação dos documentos?

f) controle e identificação de documentos de origem externa?

g) impedimento de utilização de documentos obsoletos?

3.2 Identificação e rastreabilidade

a) A organização estabeleceu um meio de identificar o servico ao longo da realização da

prestação do servico, passíveis de monitoramento e medição?

b) Quando a rastreabilidade é um requisito, a organização controla e registra a

identificação única do servico?

3.3 Preparação e resposta a emergências

a) A organização tem procedimentos para identificar potenciais situações de emergência e

potenciais acidentes que possam ter impactos sobre o meio ambiente?

b) Os procedimentos estabelecem como a organização responderá a estas situações?

c) A organização responde às situações reais de emergência e aos acidentes, e previne ou

mitiga os impactos ambientais adversos associados?

d) A organização testa estes procedimentos, sempre que exequível?

3.4 Medição e monitoramento

a) A organização mede e monitora os processos do sistema de gestão, incluindo os

processos de prestação do servico, de forma a assegurar a obtenção da qualidade

especificada?

b) Os procedimentos de monitoramento incluem o registro de informações para

acompanhar o desempenho, controles operacionais pertinentes e a conformidade com os

objetivos e metas estabelecidos?

c) A organização mede e monitora as características do servico em estágios apropriados,

para verificar o atendimento aos requisitos estabelecidos?




Revisão JAN/2018

3.5 Controle de não conformidades

A organização estabeleceu e implementou procedimento documentado para o tratamento de não-

conformidades e tomada de ações corretivas?

O procedimento define requisitos para:

a) Identificar e corrigir não-conformidades?

b) Investigar as não - conformidades e determinar sua (s) causa(s)?

c) Executar ações corretivas para evitar sua repetição?

d) Executar ações para mitigar seus impactos ambientais ou de responsabilidade social?

c) Registrar os resultados das ações executadas?

f) Avaliar a eficácia das ações corretivas executadas?

Quando a não-conformidade for relativa ao serviço, a organização toma ações

para impedir seu uso não pretendido, segregação, identificação e liberação

sob concessão, quando aplicável?

3.6 Competência, treinamento e conscientização

a) A organização assegura que qualquer pessoa que realize atividades que tenham influência

na qualidade do servico ou da responsabilidade social significativas tenham a competência

necessária?

b) A organização identifica as necessidades e providencia o treinamento de seu pessoal,

relacionadas com a qualidade do servico e da responsabilidade social?

3.7 Os treinamentos conscientizam o pessoal para:

a) A importância em estar em conformidade com a política e com os requisitos do sistema de

gestão?

b) Os aspectos da responsabilidade social significativos e respectivos impactos reais ou

potenciais associados?

c) As funções e responsabilidades em atingir a conformidade com os requisitos do sistema

de gestão?

d) Potenciais conseqüências da não observância dos procedimentos estabelecidos?

e) A organização avalia a eficácia dos treinamentos aplicados e mantém registros que

comprovem as competências de seu pessoal?

3.8 Auditoria de certificação

a) A organização corrigiu as observações apontadas na pré-auditoria (se aplicável)?




Revisão JAN/2018

b) A especificação técnica dos servicos a serem certificados está de acordo com a

solicitacão no respectivo nível?

3.9 Divulgação da certificação 3.9.1 Escopo

A organização divulga a certificação de acordo com o escopo certificado?

Utilização do logotipo

3.9.2 Caso se tratar de auditoria de recertificação verificar:

a) A organização utiliza corretamente a marca de conformidade do PARCONIMA?

b) A organização submeteu ao Organismo de Avaliação da Confomidade - OAC e ao CG,

para aprovação, os locais e a forma de utilizaçao do logotipo do Programa PARCONIMA em

casos não previstos neste RAP?

NOTA: Além dos requisitos normativos apresentados outros aspectos de responsabilidade social devem ser observados durante a auditoria que constam do Manual do Programa - PARCONIMA, como, por exemplo: Trabalho infantil, Empresa limpa e Discriminação.


regulamento de avaliaÇÃo do programa - rap · políticas adotadas pelo parconima, pelo qual, um...

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