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REGULAMENTODASCONDIÇÕESDEACESSO,CONSULTAEREPRODUÇÃODADOCUMENTAÇÃODOARQUIVOPAROQUIAL

PREÂMBULOFace à documentação que guarda nos seus arquivos, a Igreja tem umaduplaresponsabilidade:porum lado,velarpelasuaconservaçãoerectautilização e, por outro, procurar que contribua para o bem comum dasociedade,atravésdainvestigaçãoeconhecimento.Porisso,deveaIgrejaprocurarqueautilizaçãodadocumentaçãosejabenéficaparatodos,semgerarqualquerprejuízo.Alémdisso,temodireitoeaobrigaçãodeimporcertasrestriçõesquantoaoacesso,consulta,publicaçãoereproduçãodadocumentação que produz e recolhe convenientemente em atenção aobemcomumeindividual.É, pois, da exclusiva competência da Igreja e, por conseguinte, da suahierarquia,oestabelecimentodaregulamentaçãodoacessoeconsultadadocumentaçãoconservadaepreservadanosarquivoseclesiásticos.Emtodasasparóquiasdeveexistiroarquivoparoquial (cans.486-491e535). Os párocos que tenham a seu cargo o cuidado destes arquivosparoquiais devem providenciar que toda a documentação recolhida ouproduzida na paróquia seja cuidadosamente conservada e integrada noarquivo paroquial, uma vez ela constituirá no dia de amanhã a fonteprimordial do conhecimento da atividade comunitária da paróquia.Igualmente devem empenhar todo o cuidado necessário para que adocumentação custodiada no arquivo paroquial não se perca, nem sedeteriore,nemdesapareçaouapareçaemmãosestranhas.Osarquivosparoquiais,tantocomoosdiocesanos,sãoamemóriavivadaIgreja local, da sua ação evangelizadora, dos dons queDeus prodigalizaaos fiéis através dos sacramentos e dos sacramentais, das pessoas quecomungaramodomdafécristã,aolongodegerações.

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CAPÍTULOIPRINCÍPIOSGERAIS

Artigo1.º–Normativahabilitante

§ 1 – O presente regulamento resulta da “Minuta de Regulamento dasCondições de Acesso, Consulta e Reprodução da Documentação doArquivo Paroquial”, apresentado pelo Departamento do PatrimónioImóvel,ArtísticoeDocumentaldoInstitutoCatólicodeVianadoCastelo,aprovadopeloBispoDiocesanodeVianadoCastelo.§ 2 – Entende enquadrar-se nas normas do Código deDireito Canónicoem matéria de documentos e arquivos e aspira integrá-las em sentidotécnico.§3–Assumem-seasindicaçõesesugestõesdaCartaCirculardaComissãoPontifícia para os Bens Culturais da Igreja, sobreA função pastoral dosarquivoseclesiásticos,de2deFevereirode1997,edaLeidosArquivosdaSanta Sé, de 21 de Março de 2005, dos documentos da ConferênciaEpiscopal Portuguesa, dosPrincípios de acesso aos arquivos: orientaçãotécnicaparagestãodearquivoscomrestrições,adoptadoemAgostode2012peloConselhoInternacionaldeArquivos,bemcomoasdisposiçõesconstantesnocapítuloVIIIdoRegulamentoDiocesanodosBensCulturaisdaIgreja.§4–AnormativarespeitanteàreproduçãodedocumentostemporbaseoRegulamentodereproduçãodedocumentosdaDirecção-GeraldoLivro,dosArquivosedasBibliotecas,de19deJunhode2015.

Artigo2.º–Âmbito

§ Único – O presente regulamento define as normas sobre acomunicabilidade e a acessibilidade da documentação do arquivoparoquial, produzida, recolhida, conservada e preservada pela paróquiadeArcosdeValdevez(Salvador),suaentidadedetentora.

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Artigo3.º–Estatutolegal§1–Todooarquivonasceedesenvolve-seao serviçodapessoaoudainstituição que o produz, isto é, o arquivo é, em primeiro lugar, uminstrumento privado e reservado ao serviço dos interesses de quem oproduz.§ 2 – Tanto a documentação histórica como a corrente, pertencente àDiocese de Viana do Castelo, forma parte do seu fundo arquivístico.Desdeomomentoemque seproduzou se recolheadocumentaçãonainstituiçãopassaráafazerparteintegrantedoarquivosemqueaalguémque receba ou utilize esta documentação possa atribuir-se o direito dedisporlivrementedelaoufazê-ladesaparecer.§3–IntegramosbensculturaisdaDiocesedeVianadoCastelotodososbens que são propriedade da Diocese, das paróquias, dos santuários edemaisinstituiçõesdiretamentesujeitasàjurisdiçãodiocesana.§4–EntreosbensculturaisdaDiocesedeVianadoCasteloconta-setodoo património arquivístico e bibliográfico, produzido ou adquirido pelasparóquias.§5–Osarquivosparoquiaisenquadram-sesobosprincípiosqueregulamousodosbensculturais.

Artigo4.º–Naturezadoarquivoparoquial

§ Único – Por «arquivo paroquial» entende-se o conjunto de espéciesdocumentaisproduzidasou recolhidasemumaparóquia, respeitantes àatividade paroquial, no estrito cumprimento das normas do Código deDireitoCanónicoedasdeterminaçõesdoBispoDiocesano.

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Artigo5.º–Função§Único–Afunçãodoarquivoparoquialnãodevelimitar-seàcustódiaeconservaçãodadocumentaçãoneledepositada,mastemtambém,alémda social e eclesial, uma missão cultural e de investigação a cumprir,disponibilizandoadocumentaçãoparaquepossaserconsultada.

Artigo6.º–Documentaçãodoarquivoparoquial§ 1 – O arquivo paroquial é, regra geral, constituído pelo seguintepatrimónio:a)Documentaçãoderegistodossacramentos;b)Inventáriosdosbensculturais;c)EscrituraseregistosdepropriedadedosbensdaFábricadaIgreja;d) Atas de reuniões e de acontecimentos, cerimónias e celebraçõesrelevantes,marcantesesolenes;e)Relatóriosdevisitaspastorais;f) Documentação provenientes do Bispo, da Vigararia Geral, da CúriadiocesanaedoVigárioForâneo;g)Mapasdemovimentoreligioso;h)Correspondênciarecebidaeexpedida;i) Documentação referente às associações de fiéis sediadas na área daparóquia,anãoserquepossuamoseuarquivopróprio;j)Documentaçãodevalorhistórico;l)Bibliotecaehemeroteca;m)Outradocumentaçãoincorporada.§2–Adocumentaçãorecolhidanoarquivoparoquialestásubdivididaemtrêsfases:a) Arquivo corrente, em que os documentos são necessários,prioritariamente,àatividadedaentidadequeosproduzourecebe;

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b)Arquivo intermédio,emqueosdocumentos,tendodeixadodeserdeutilização corrente, são ainda utilizados ocasionalmente, em virtude doseuinteresseadministrativo;c) Arquivo definitivo ou histórico, em que os documentos, tendo, emgeral,perdidoutilidadeadministrativa,sãoconsideradosdeconservaçãopermanente, para fins probatórios, informativos ou de investigação,quandoasuafunçãoespecíficasuperouolimiteconvencionalde75anos.

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CAPÍTULOIICOMUNICAÇÃOEDIFUSÃO

Artigo7.º–Competência

§ Único – Compete ao arquivo paroquial promover a comunicação e adifusãodoseuacervodocumental.

Artigo8.º–Formasdecomunicaçãoedifusão§1–As formasde comunicaçãoedifusãopassíveisde seremutilizadassãoasseguintes:a)Comunicaçãododocumentob)Comunicaçãodainformação§2–Acomunicaçãododocumentopodeserfeita:a)porconsultadireta,oferecendodiretamenteodocumentoaousuário.b)mediantecópiasoucertificadosdodocumentonasuatotalidadeouemparte.c)noâmbitodeatividadesculturais(exposições).

Artigo9.ª–Consultadireta§Único–Aconsultadiretadecorrededoistiposdeprocedimentos:a)Consultadedocumentoouexpedientedoarquivocorrente,solicitadoàentidade detentora por uma entidade dependente ou diocesana, naqualidade de préstimo, para sua devolução e reintegração posterior(empréstimosinternos).b) Consulta de documento do arquivo histórico, solicitado à entidadedetentora,paraefeitosdeestudoeinvestigação,feitaemsaladeleitura.

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Artigo10.º–Comunicaçãodainformação§ Único – A comunicação da informação dos documentos do arquivoparoquialprocessa-sepelosseguintesmeios:a) instrumentosdedescrição (inventários,guias, catálogos, índices)paracomunicar o conteúdo dos documentos ou a sua referência comomeiomais adequado para facilitar o acesso aos documentos e à suainformação.b) publicação de fontes e estudos históricos em edições próprias daentidadedetentoraouemcolaboraçãocomoutrasentidades.c)atividadeseducativaseculturais.

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CAPÍTULOIIIACESSOECONSULTADOARQUIVOPAROQUIAL

Artigo11.º–Acessoeconsultabilidadedosdocumentos

§ 1 – Apenas o pároco tem acesso livre à documentação do arquivoparoquial, o qual deve cuidar pela sua conservação, preservação eacondicionamento.§2–Opárocopodedelegaroacessoapessoadasuaestritaconfiançaocuidadopelasuaconservação,preservaçãoeacondicionamento.§3–Quem temacessoaoarquivoparoquial não facilitarádocumentosporrazõesdeamizadeoufamiliaridade.§ 4 – Os documentos de carácter público podem ser consultados semlimitesdedata.§ 5 – Os documentos que, por sua natureza, são confidenciais sãoexcluídosdaconsulta.§6–Adocumentaçãodoarquivoparoquialpodeserfacilitada,medianteprévia autorização, sendo do arquivo corrente, quando o teor da suainformaçãofordecarácterpúblicoeserefiraaoestadodapessoaqueosolicita.§ 7 – Por princípio, a documentação dos últimos 75 anos há-depermanecervedadaàlivreepúblicaconsulta;nãoobstante,hásériesoucategoriasdocumentaisque,a juízodoBispoDiocesanooudotitulardoarquivo, sejam consideradas livres desta limitação, quando oconhecimento ou investigação do seu conteúdo em nada quebre oprincípiogeralquemotivaareserva.§8–Anormageral sobreadocumentação restritaa consultaconsentecontudoapossibilidadedeumaderrogaçãoemcasosconcretos,quandoassimascircunstânciasoucausasoaconselhem.§9–Emcasosconcretosejustificados,sobrepesadasasrazõesalegadas,pode-se derrogar a proibição de acesso a uma determinadadocumentação,normalmentereservada,eistosobcondiçõesespecíficas,

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concretaseaceitesporescrito,constantesnaautorizaçãoconcedidapeloBispoDiocesano.§ 10 – A consulta de documentos que contenham dados pessoais,acessíveis por autorização, está sujeita ao respeito dos direitos dasliberdades fundamentais e dignidade das pessoas envolvidas e nãoimplicaasuadifusão.§ 11 – A documentação do arquivo paroquial pode ser facilitada,mediante prévia autorização, sendo do arquivo histórico, aosinvestigadores devidamente acreditados, salvo se se tratar dedocumentosquetenhamalgumarestrição.

Artigo12.º–Autorizaçãoparaconsulta§ 1 – É prerrogativa exclusiva do Bispo Diocesano declarar aberta aconsultadetodosoupartedosarquivoshistóricosdaDiocesedeVianadoCastelo.§ 2 – O acesso e consulta da documentação do arquivo paroquialpressupõe a obtenção de prévia e expressa autorização por parte doBispoDiocesano,nostermosdopresenteregulamento.

Artigo13.º–Pedidodeacessoeconsulta§1–Opedidodeconsultadedocumentaçãodoarquivohistóricodeveserformuladocomumaantecedêncianãoinferiora15diasemrelaçãoàdataprevistaparaconsultadireta,nasaladeleituradoarquivoparoquial.§2–OpedidodeveserendereçadoporescritoemsuportedepapelaoPároco,titulardoarquivo,queoreencaminharáaoBispoDiocesano.§3–OpedidodirigidoaoPárocodeveseracompanhadodos seguinteselementos:

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a)Identificaçãob)Objectoc)Finalidade§ 4 – A propósito pode o Bispo Diocesano solicitar o parecer doDepartamentodoPatrimónioImóvel,ArtísticoeDocumental,doInstitutoCatólicodeVianadoCastelo.

Artigo14.º–Restriçõesdeacesso§1–OPároco,comotitulardoarquivoparoquial,reserva-senodireitoderevogarapermissãodeacessoàdocumentação,semprequeoutilizadornãorespeiteaspresentesnormasdeacesso.§2–Éproibidooacessoaolugarousaladedepósitodadocumentaçãodoarquivoparoquial,comexceçãodoPárocooudepessoadasuaestritaconfiançaporeleautorizada.

Artigo15.º–Consulta

§ 1 – Obtida a respectiva autorização, a admissão à leitura faz-semedianteaapresentaçãodarespectivaautorizaçãoperanteoPároco.§ 2 – A admissão à leitura da documentação do arquivo paroquial épermitida após o preenchimento de uma ficha de consulta ou derequisição e da apresentação dos respectivos documentos deidentificaçãopessoal.§ 3 – A ficha de consulta ou de requisição deve conter os seguinteselementos:a)Nomeb)Profissãoc)Idade

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d)Moradae)Númerododocumentodeidentificaçãof)Designaçãododocumentog)Objectivodaconsultah)Datai)Assinaturaj)Nomedoassistente

Artigo16.º–Agendamento§ 1 – O arquivo paroquial funciona em horário próprio definido pelaentidadedetentora,devendoestarfixadoemlugardeestilo.§2–Nocasodenãohaverumhorárioprópriodeatençãoaopúblico,oagendamentodaconsultadeveserconcertadocomoPároco.

Artigo17.º–Localdeconsulta§Único–Aconsultadiretadadocumentaçãoéasseguradaeminstalaçãoprópriaou,nãoexistindo,emespaçoreservadoparaoefeito.

Artigo18.º–Recursosdeapoioàconsulta§1–Osinstrumentosdedescriçãodadocumentação,comoinventários,guias,catálogoseíndices,havendo-os,bemcomoapublicaçãodefontese estudos históricos em edições próprias da entidade detentora ou emcolaboraçãocomoutrasentidades,podemserutilizadospeloinvestigadorparafacilitaroacessoaosdocumentoseàsuainformação.§2–Nãoéautorizadaareproduçãodosinstrumentosdedescrição.

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Artigo19.º–Cuidadosnomanuseamentodadocumentaçãoconsultada§1–Osvolumesedocumentosdevemsertratadoscomomáximorespeito.§2–Éconsentidaapenasautilizaçãodelápisnoespaçoousaladeleitura.§3–Reclama-seespecialcuidado:a)aoretiraroucolocarosdocumentosemcaixasoucapilhas;b)aomanuseardocumentosdegrandesdimensões,usando,sendopossível,estantesdeleitura;c)nadetecçãodequalqueranomaliaoudoestadoprecáriodeconservação,alertandooassistente.§4–Porqueosmateriaisdesuportesãofrágeiseosdocumentosdearquivosãosingulareseúnicos,semprequehajaeelespossamsatisfazerasuainvestigação,nãoexijaooriginal.§5–Éproibido:a)Fazeranotaçõessobreadocumentação,aindaquealápis,ecolocarqualquerobjecto,mesmoquesejaumlivro,sobreumdocumentoaberto;b)Perturbaraordemdadaàsfolhasearquivos;c)Dobraraspáginasdeumdocumento;d)Endireitaraspáginasdobradasevincadasoucomcantosvincados,oquepodeacentuaradeterioração;e)Apoiar-sesobreosdocumentos;f)Arremesseosdocumentossobreamesa,semodevidocuidado;g)Colocarosdocumentosnochão;h)Forçaraaberturadosdocumentos;i)Enrolarosfóliosedeixaroslivrosaoaltonamesaassentessobreabase;j)Levarconsigooquepossadanificarosdocumentos,comosejam,alimentos,cola,tintadeescrita,fitaadesiva,tesouraseobjetoscortantes;l)Viraraspáginascomosdedoshumedecidos;m)Cortarfitasquenãoconsigadesatareforçaraaberturadefechos;

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n)Separarpáginasqueseencontremcoladas;o)Acumulardocumentossobreamesaparaconsulta;p)Conservardesnecessariamenteosdocumentosemseupoderdepoisdeacabadaaconsulta;q)Usarcanetasesferográficas,canetas,marcadores,etc.r)Éproibidotransferirqualquerdocumentoparaforadoarquivoparoquiale/oudoespaçoousaladeleitura.

Artigo20.º–Restriçõesàconsulta§ 1 – Para salvaguarda da integridade física do documento original, aconsulta de documentos em mau estado de conservação poderá serimpedida,oufacultadaapenasemcópia(papeloudigital)casoexista.§2–Nãoépermitidaaentradanoespaçodeconsultaousaladeleituradeobjetosquepossampôremcausaobomfuncionamentodoarquivoouasegurançadosdocumentos.§3–Constituemespéciesdocumentaisdeconsultarestritatodasasque,comotal,tiveremsidoclassificadascomo:a)Emmauestadodeconservação;b)Reproduzidasemfotocópiaousuportedigital,sendofacultadoacessoàreprodução,exceptoemcasosdevidamentejustificados;c) Documentos submetidos a reserva de consulta ou de acesso restritoporimposiçãolegaloucontratual.§4–Paraconsulta foradoarquivoparoquialnuncapoderáser retiradodocumento algum domesmo pertencente a secção histórica, a não serque tenha expressa autorização por escrito do Bispo Diocesano ou dotitulardoarquivotenharecebidoanecessáriaautorização.

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Artigo21.º–Empréstimo§1–Nãoépermitidooempréstimodedocumentosdoarquivoparoquiale, somente em casos excepcionais e razoáveis, poderá ser autorizada asaídacircunstancialdadocumentação,tomando-seascautelasegarantiasnecessárias.§ 2 – O empréstimo de documentos por razão de exposição ou outracausa razoável, que implique o traslado fora do arquivo, necessita daautorizaçãodoBispoDiocesanooudotitulardoarquivorespectivo,enãosairádoarquivosemqueantesseproduzaporescritoumaata,naqualsejamespecificadasascondiçõesdotrasladoeasgarantiasquesehão-detomar.

Artigo22.º–Supervisãoecontrolo§ 1 – Durante o período de consulta deve ser sempre providenciada adevida supervisãoe controlo,medianteapermanentepresençadeumapessoaparamanteravigilância.§ 2 – Não é permitido praticar qualquer ato passível de perturbar onormalfuncionamentodocartórioparoquial.

Artigo23.º–Publicação§ 1 – O investigador obriga-se perante o titular do arquivo, mediantetermo escrito, a enviar, como obséquio, três exemplares da publicaçãoresultantedotrabalhodeconsultanoarquivoounaqualosdocumentosdoarquivosãocitadosouusados,sendodoisexemplaresparaabibliotecadaentidadedetentoraeoutroparaaBibliotecado InstitutoCatólicodeVianadoCastelo.§2–Onãocumprimentodaobrigaçãoinviabilizaráfuturamenteoacessoaoarquivoparoquiale/ouaautorizaçãofavorávelasolicitaçõesadicionaisdereproduçõesfotográficas.

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CAPÍTULOIIIREPRODUÇÃODADOCUMENTAÇÃODOARQUIVOPAROQUIAL

Artigo24.º–Objectivo

§Único–Areproduçãodadocumentaçãotemcomoobjectivofacilitaradivulgação dos conteúdos, optimizar a preservação a longo prazo dosdocumentosepotenciara investigaçãoeoconhecimentodeumaformaglobal.

Artigo25.º–Pressuposto§ Único – A reprodução de documentos tem como pressuposto aavaliação do estado de conservação da documentação, previamente aqualquer ato de reprodução. Só após essa avaliação se procederá àadequada transferência de suportes, com recurso às diferentestecnologias, nomeadamente, reprodução em papel, reproduçãofotográficaereproduçãodigital.

Artigo26.º–Condiçõesgerais§1–Semprequeosdocumentossolicitadosseencontremreproduzidos,ospedidosdereproduçãoserãosatisfeitosatravésdecópia.§2–Casosejanecessárioreproduzirparteoupartesdosdocumentosjáreproduzidos, com características técnicas diferentes, por razões dequalidade(resolução,formato,cor,dimensãoououtra),asuareproduçãodeveráserrealizadanaíntegra,emformatodigital.§3–Oscustosdoprocessoserãosuportadospelorequerente,deacordocomopreçáriodefinidopelaentidadedetentora.

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§4–Asreproduçõesdedocumentosserãorealizadaspreferencialmentenaíntegra,emformatodigitalporrazõesdepreservação.§5–Areproduçãoserácondicionadaquando,porrazõesdeconservação,a documentação necessite de intervenções prévias de conservação erestauro.§6–Orequerentecompromete-seanãofazerqualqueroutrautilizaçãodas imagens cedidas, senão aquela para a qual recebeu autorizaçãoexpressa.§7–Autilizaçãodiferentedaprevista,salvoseantecedidadeautorizaçãoexpressaeinequívoca,serásancionadanostermosdalei.§8–Autilizaçãodereproduçõesparapublicaçãoéautorizadadesdequeorequerentesecomprometaacumprira legislaçãoemvigoratravésdopreenchimentodeumformulário.

Artigo27.º–Condiçõesespeciais

§1–Asreproduçõescedidasparapublicaçãoestãosujeitasàsseguintescondições:1.1.–Publicaçãoefinscomerciais:a) A venda de imagens de documentos para inserção em trabalhos epublicações sem fins comerciais carece de justificação por parte dorequerenteedeautorizaçãodoBispoDiocesano;b) As imagens solicitadas para fins comerciais devem ser objeto deautorizaçãodoBispoDiocesano;c) É obrigatório mencionar na ficha técnica da obra os créditos dasimagens.d)Deverãoserfornecidos,atítulogratuito,doisexemplaresdarespectivaediçãoemqueestasimagensforemincluídas,destinadosumàbibliotecadaentidadedetentoradadocumentaçãoeoutroàBibliotecadoInstitutoCatólicodeVianadoCastelo,easuaentregadeveserrealizadanoprazomáximode90diasapósasuapublicação;

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e) As imagens não poderão ser vendidas nem trocadas com outrasorganizaçõesoupessoas,salvoseobtidaporescritoadevidaautorizaçãodo Bispo Diocesano, e nos casos em que ostentam, de forma visível eindubitável,marcaópticadaentidadedetentora;f)Asimagenssãoconsideradasdevalorcientífico;g)Aautorizaçãoéconcedidaparaumaúnicautilização.1.2.–PublicaçãoWeb:a) As imagens para utilização em plataforma informática (repositóriodigital,siteoublog)serãofornecidasemformatominiatura,nãosuperiora 314 x 235 pixéis, com marca óptica da entidade detentora dadocumentaçãoehiperligaçãoaoseurepositório;b)Aautorizaçãoéconcedidaporumperíodode3anos;c) É obrigatório mencionar na ficha técnica da obra os créditos dasimagens.§ 2— As imagens cedidas para produçãomultimédia estão sujeitas àsseguintescondições:a)Paraefeitosdeproduçãomultimédia,ceder-se-ãoimagensestáticasdeacordo comas especificações emvigor, tendoem conta a finalidadedasuautilização;b) É obrigatório mencionar na ficha técnica da obra os créditos dasimagens;c) É obrigatório o fornecimento, a título gratuito, de dois exemplaresdestinados um à biblioteca da entidade detentora da documentação eoutro à Biblioteca do Instituto Católico de Viana do Castelo, e a suaentrega deve ser realizada no prazo máximo de 90 dias após a suapublicação.§3—As imagenscedidasparagravaçãovídeonoarquivoestãosujeitasàsseguintescondições:a) A realização de filmagens ou gravações de vídeo, nomeadamente atomadadevistasgeraisdasinstalaçõesoudeexposições,comoobjectivode promover a sua divulgação, deverá ser autorizada pelo Bispo

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Diocesano,sendonoentantoasuautilizaçãorestritaafinsdedivulgaçãoouinformaçãodesseseventosnosórgãosdecomunicaçãosocial;b) As filmagens e gravações com outros objectivos, designadamente,publicitários, rodagem de filmes e filmagem ou gravação, serãoautorizadospeloBispoDiocesano,devendoospedidosserremetidoscom15diasdeantecedência,definindoporescritoasáreaseasespéciesemquestão,bemcomoosfinsaquesedestinamosregistos;c) É obrigatório mencionar na ficha técnica da obra os créditos dasimagens;d)Éobrigatórioofornecimento,atítulogratuito,dedoisexemplaresdoproduto realizado,destinadosumàbibliotecadaentidadedetentoradadocumentação e outro à Biblioteca do Instituto Católico de Viana doCastelo,ea suaentregadeveser realizadanoprazomáximode90diasapósasuapublicação.

Artigo28.º–Créditosdasimagens§1—Emtodasasimagensutilizadaséobrigatórioautilizaçãodemarcaóptica da entidade detentora do documento, bem como a identificaçãodos documentos através do título, cota, código de referência e aexpressão«ImagemcedidapeloArquivoParoquialdeArcosdeValdevez(Salvador)»e/ouentidadedetentora.§ 2 — No caso de fotografia deverá ser ainda mencionado o autor e,quando este não for conhecido, é usada a expressão «Autor nãomencionado».§ 3 – Para cada imagem reproduzida, deve ser indicada a assinaturadoarquivo e o texto «© [ano] Arquivo Paroquial de Arcos de Valdevez(Salvador)»,quenãopodeseralteradoouremovido.§ 4 – Nos créditos da publicação deve ser indicada a assinaturaarquivísticaeespecificadoqueéreproduzida«porconcessãodoArquivoParoquialdeArcosdeValdevez(Salvador),todososdireitosreservados».

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Artigo29.º–Outrasutilizações§ Único – Outras utilizações, nomeadamente para fins comercias e/oureutilização,nãoprevistasnesteregulamentoficamsujeitasaautorizaçãoespecíficaparaoefeitoporpartedoBispoDiocesano.

Artigo30.º–Modalidadesdareprodução§ 1—A reproduçãodosdocumentos será efectuadade acordo comosprocedimentos recomendados pelas normas técnicas estabelecidasinternacionalmente pela International Standards Organisation (ISO) eNationalInformationStandardsOrganisation(NISO).§ 2—Aexecuçãodas reproduçõespoderá ser efectuadapela entidadedetentora dos documentos ou por terceiros, sob a orientação técnicadaquela,nasseguintesmodalidades:a)Reproduçãoempapel;b)Reproduçãodigital;c)Reproduçãofotográficadigital.§ 3 — Consideram-se «Pedidos Especiais» aqueles que se revistam deespecial complexidadedevidoa factores comoadimensão,oestadodeconservação, a heterogeneidade da documentação, a ausência dedescrição dos documentos originais, bem como todos que não seenquadraremnascondiçõesgerais.§4—Aexecuçãodosserviçosquerevistamnaturezadeumprojetoserãoobjectodeprotocoloououtroinstrumentoqueseencontreadequado,aestabelecercomaDiocesedeVianadoCastelo.§ 5— As condições de execução dos pedidos especiais serão definidospelo Departamento do Património Imóvel, Artístico e Documental, doInstituto Católico de Viana do Castelo, em articulação com o arquivoparoquial.5.1—Reproduçãoempapel:

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a)Acópiaempapelsóépermitidadeformaparcialeseosdocumentosnão se encontrarem reproduzidos em outro suporte, bem como se oestadodeconservaçãodosmesmosopermitir;b)Acópiaempapelérealizadaapretoebranco,emformatoA4e/ouA3;c) Este serviçonãoefetuaqualquer tipodemontagemdas reproduçõesrealizadas.5.2—Reproduçãodigital:a)Atecnologiadigitalpermiteareproduçãoemsuportesquefacilitamadifusão,potencializandoosconteúdosecontribuindoparaapreservaçãodopatrimónio;b) As especificações técnicas dos trabalhos de digitalização serãodefinidaspelaentidadedetentoradosdocumentosemconjugaçãocomoDepartamentodoPatrimónioImóvel,ArtísticoeDocumental,doInstitutoCatólico de Viana do Castelo, e em função das características dosdocumentos, das capacidades tecnológicas existentes, assegurando-se aqualidadenecessáriaparaleituraeimpressão;c)Asimagensproduzidassãoreproduçõesautênticasdosoriginaiseserãosubmetidas unicamente ao tratamento que seja considerado adequado,tendoemvistaalegibilidadedaimagemfinal;d) O suporte de gravação será definido de acordo com o espaço dainformaçãosolicitada;e) As reproduções digitais podem ser disponibilizadas ao requerenteatravés de descarregamento pela internet ou outra forma de entregaelectrónica.

Artigo31.º–Digitalizaçãoapartirdedocumentooriginal§1—Consideram-sedigitalizaçãoparcial apartirdedocumentooriginalospedidosquecontemplematé70%daunidadededescrição;

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§2—Consideram-sedigitalizaçãona íntegradodocumentooriginal,ospedidosquecontemplema totalidadedeumaunidadededescrição,oumaisde70%damesma;§3–Fornecem-secópiasdeimagensdigitaisexistentesemarquivo.§4—Digitalizaçãoapartirdemicrofilme:a)Fornecem-seimagensdemicrofilmesdeacordocomascaracterísticasdosdocumentos;b) A digitalização de rolos demicrofilme na íntegra é realizada, semprequepossível,emprocessoautomático;c)Adigitalizaçãodemicrofilmesnãonormalizadosepedidosparciaisdeimagens,porrazõestécnicas,sãosemprerealizadosemprocessomanual.§5—Digitalizaçãoapartirdematerialfotográfico:a)Adigitalizaçãoapartirdesuportesfotográficoséefectuadadeacordocom as capacidades tecnológicas e em função das características dosdocumentosoriginais;b) Os requisitos de qualidade das imagens digitais serão definidos peloserviço fornecedor, garantindo a qualidade e a autenticidade dainformaçãononovosuporte.

Artigo32.º–Reproduçãofotográficadigital§ 1 — A fotografia é o processo de reprodução que mais se adapta àreprodução dos documentos com informação iconográfica (desenhos,retratos,plantas,selos,iluminuras,fotografia,etc.).§2—Éexecutadaapretoebrancoouacores,diretamenteapartirdosdocumentosoriginais,ouapartirdematerial intermédiojáexistenteemarquivo.§3—Asespecificaçõestécnicasdostrabalhosdefotografiadigitalserãodefinidas pela entidade detentora da documentação e em função dascaracterísticasdosdocumentos,dascapacidadestecnológicasexistentes,

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assegurando-se a qualidade necessária para garantir a leitura eimpressão.§4—Asimagensproduzidassãoreproduçõesautênticasdosoriginaiseserão submetidas unicamente ao tratamento que seja consideradoadequado,tendoemvistaalegibilidadeeautenticidadedaimagemfinal.

Artigo33.º–Formalizaçãodepedidos

§1—Aformalizaçãodospedidosdereproduçãopodeserpresencialouremotadevendo ser efectuadaatravésdopreenchimentode formuláriopróprio.§2—Salienta-seanecessidadedopreenchimentocuidadosoe integraldo formulário, a fim de se identificarem corretamente os documentospretendidos,devendoestes,semprequepossível, indicarotítulo,acotado documento ou o código de referência quando disponibilizado pelosistemadedescriçãoeonúmerodepáginas/fólios,bemcomootipodereproduçãopretendidaeafinalidadedotrabalhopretendido,quandosedestineapublicaçãoouparafinscomerciais.

Artigo34.º–Restriçõesàreprodução

§1—Otitulardoarquivoreserva-senodireitode:a)Nãoautorizarareproduçãodedocumentosnãocomunicáveis;b) Privar do acesso a reproduções documentais os requerentes quesolicitem trabalhos e que não efetuem o seu levantamento no prazomáximode1ano;c) Proibir a utilização comercial sem autorização prévia do BispoDiocesano e responsabilizar diretamente o requerente de pedidos dereproduçãopelautilizaçãodadaaosmesmos;

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d) Não permitir a reprodução dos documentos em mau estado deconservaçãosusceptíveisadanosirreversíveisduranteesteprocesso,semserem sujeitos a operações prévias de conservação e restauro quegarantamasuaintegridadefísicaeestabilidadequímicaedecidirpeloseutratamentoprévioeformadereprodução;e) Negar pedidos de reprodução de documentos que estejam emtratamentodeconservaçãoerestauro;f)Negarpedidosde reproduçãoparcial quandoomesmodocumento játiversidoobjetodetrêspedidosdereproduçãonoespaçode1ano;g) Negar pedidos de reprodução desde que os originais se encontremreproduzidosnaíntegra,aindaquenoutroformatoquenãoosolicitado;h) Negar pedidos de reprodução cujos documentos se encontremdisponibilizadosonline;i)Negartemporariamenteospedidosdereproduçãodedocumentosquenão se encontrem tratados arquivisticamente ou que estejam emtratamento.§ 2 — A reprodução será condicionada ou não permitida sempre queexistamimpedimentoslegaisprevistos.

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CAPÍTULOIVDISPOSIÇÕESFINAIS

Artigo35.º–Revisão

§1–Opresenteregulamentoserárevistoedeveseralvodeavaliaçãoeatualizaçãodecincoemcincoanos.§ 2 – Deve acompanhar a atualização dos restantes regulamentos eoutrosdiplomasquevenhamaserpublicadosnesteâmbito.§ 3 – Extraordinariamente pode ser revisto sempre que se revelepertinente a sua atualização com vista a um correto, eficaz e eficientefuncionamentodoarquivoparoquial.

Artigo36.º–Casosomissos

§ Único – Os casos omissos no presente regulamento serão propostospelo Departamento do Património Imóvel, Artístico e Documental, doInstituto Católico de Viana do Castelo, mediante consulta da entidadedetentoradoarquivoparoquial.

Artigo37.º–Entradaemvigor

§ Único – O presente regulamento entra em vigor após submissão domesmoàaprovaçãodoBispoDiocesano.Regulamento das condições de acesso, consulta e reprodução dadocumentação do Arquivo Paroquial da Paróquia de Arcos de Valdevez(Salvador),aprovadopor suaExcelênciaReverendíssimaoSenhorD.AnacletoOliveirapordespachoem8deJunhode2018.