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• Recrutamento e seleção
• Exames admissionais
• Documentos admissionais
• Matriz, Filial, departamento
• Áreas de riscos, Equipamentos de segurança
• CLT, Autônomo, Pessoa Jurídica
• Cuidados e saúde do trabalhador
• Cargos, Funções, Horários
• Cálculos, Pagamentos
• Treinamentos, exames periódicos
• Obrigações com o governo
• Férias, Rescisão, Aposentadoria
• Históricos • Impostos• Documentos
“O PROJETO QUE PROMETE MUDAR A GESTÃO DAS INFORMAÇÕES ENTRE O GOVERNO E AS EMPRESAS”
ESOCIAL 2.0 – UM PROJETO DO GOVERNO QUE VAI ALÉM DOS ENVIOS DE INFORMAÇÕES DAS
EMPRESAS
Papel do governo
Impacto nas
empresas
Arquitetura do Projeto
Gestão da Informação
O futuro sem papel
O QUE SERÁ APRESENTADO?
• O que é o eSocial ?
• Porque o governo criou este modelo de envio de informações?
• Como funcionará o eSocial?
• Quais serão os impactos para as empresas?
• O que você ganha com isso?
• Como ficará a gestão dessas informações nas empresas?
ARQUITETURA
INFORMAÇÕES
GOVERNO
EMPRESAS
GESTÃO DA INFORMAÇÃO
CONCLUSÃO
ESOCIAL
O QUE É O ESOCIAL?
“O eSocial é um projeto do governo federal que tem por objetivo desenvolver um sistema de coleta das informações descritas no seu objeto, armazenando-as no Ambiente Nacional do eSocial, possibilitando aos órgãos participantes do projeto, sua efetiva utilização para fins trabalhistas, previdenciários, fiscais e de apuração de tributos e do FGTS”. FONTE: www.esocial.com.br
ARQUITETURA
INFORMAÇÕES
GOVERNO
EMPRESAS
GESTÃO DA INFORMAÇÃO
CONCLUSÃO
ESOCIAL
O QUE É O ESOCIAL?
É um projeto do governo federal cujo objetivo é UNIFICAR, INTEGRAR e PADRONIZAR
o envio de todas as informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais sobre
qualquer forma de trabalho contratada no Brasil.
ARQUITETURA
INFORMAÇÕES
GOVERNO
EMPRESAS
GESTÃO DA INFORMAÇÃO
CONCLUSÃO
ESOCIAL
DESAFIOS DO ESOCIAL
Pessoas
Sistemas e Infra Estrutura
Processos
Legislação
Governança nas empresas
Fazer com que todas as partes envolvidas no eSocial trabalhem corretamente e em sincronia.
ARQUITETURA
INFORMAÇÕES
GOVERNO
EMPRESAS
GESTÃO DA INFORMAÇÃO
CONCLUSÃO
ESOCIAL
MOTIVOS PARA NÃO ESPERAR...
1. O eSocial não altera a legislação;
2. Mudanças nos processos das empresas podem demorar muito a acontecer.
3. Faltam informações atualizadas sobre os empregados nas empresas.
4. O envio dos arquivos do eSocial é a parte mais simples, mas existe um caminho longo a percorrer.
ARQUITETURA
INFORMAÇÕES
GOVERNO
EMPRESAS
GESTÃO DA INFORMAÇÃO
CONCLUSÃO
ESOCIAL
• Arquivo no formato XML padroniza o envio das informações, e a identificação dos arquivos será pelo CNPJ para pessoa jurídica, CPF com algumas combinações para determinados tipos de pessoa física;
• A utilização de um sistema WebService para as grandes corporações , acaba com os programas validadores e a transmissão do arquivo será diretamente na internet;
• O certificado digital é necessário para garantir a segurança de comunicação do empregador com o Governo. Os tipos de certificados são: e-CPF e e-CNPJ.
• Existirá um repositório central, denominado RET, que fará a validação de todas as informações do empregado e de seus pagamentos.
Folha de PagamentoAdmissão de ColaboradorAfastamentoAlteração de Contrato de TrabalhoAlterações de Dados CadastraisAlterações em Tabelas
ARQUITETURA
INFORMAÇÕES
GOVERNO
EMPRESAS
GESTÃO DA INFORMAÇÃO
CONCLUSÃO
ESOCIALSerão 39 Arquivos que poderão ser enviados, cada um de acordo com as informações abaixo:
PROCESSOS E ARQUIVOS
Atestado de Saúde OcupacionalInsalubridade, Periculosidade e aposentadoria especialAviso PrévioComunicação de Acidente de TrabalhoCondição Ambientais de Trabalho...
MatrizFiliaisDepartamentosÁreas de riscosHoráriosCargosFunçõesProcessos AdministrativosRubricasExclusão de EventosReintegraçãoRescisãoTrabalhador sem Vínculo
ARQUITETURA
INFORMAÇÕES
GOVERNO
EMPRESAS
GESTÃO DA INFORMAÇÃO
CONCLUSÃO
ESOCIAL
Eventos Iniciais e de TabelaInformações de natureza permanente, armazenadas em tabelas como:Tabela de RubricasTabela de CargosTabela de HoráriosTabela de Estabelecimentos e Obras de Construção CivilTabela de ProcessosInformações do Empregador (identificadores)Outras
Eventos Não Periódicos
Registro de ações ou situações advindas da relação entre empresa e trabalhador, como:AdmissãoAlteração ContratualCATAfastamentosCondições ambientais de trabalhoOutras
Eventos Periódicos
Registro de Dados, como:Remuneração dos TrabalhadoresAquisição e comercialização de Produção ruralInformações Tributárias, trabalhistas e previdenciárias.
Classificação dos Eventos (Arquivos)
ARQUITETURA
INFORMAÇÕES
GOVERNO
EMPRESAS
GESTÃO DA INFORMAÇÃO
CONCLUSÃO
ESOCIAL
• Informações permanentes do Empregador
EVENTOS INICIAIS
• Informações trabalhistas
EVENTOS NÃO PERIÓDICOS • Informações de
folha de pagamentos e outros
EVENTOS PERIÓDICOS
SEQUÊNCIA DE ENVIO DOS ARQUIVOS
ARQUITETURA Como funcionará a arquitetura do esocial?
O empregador
gera o arquivo
eletrônico segundo cada
leiaute e processo.
Assina-o digitalmente.
Transmite o arquivo pela internet para o ambiente nacional do
eSocial
Verifica a integridade formal do
arquivo (RET)
Emite o protocolo de recebimento
Envia para o empregador
Recebe e Armazena a confirmação
de envio
ARQUITETURA
INFORMAÇÕES
GOVERNO
EMPRESAS
GESTÃO DA INFORMAÇÃO
CONCLUSÃO
ESOCIAL
PADRONIZAÇÃO E CENTRALIZAÇÃO DAS INFORMAÇÕES ENVIADAS
ARQUITETURA
INFORMAÇÕES
GOVERNO
EMPRESAS
GESTÃO DA INFORMAÇÃO
CONCLUSÃO
ESOCIALQUAIS OBRIGAÇÕES SERÃO SUBSTITUIDAS
• Livro de Registro de Empregado.
• Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED).
• Relação Anual de Informações Sociais (RAIS).
• Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte(DIRF).
• Arquivos eletrônicos entregues à fiscalização (MANAD).
• Guia de Recolhimento do FGTS (SEFIP).
• Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT).
• Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP).
• ...
ARQUITETURA
INFORMAÇÕES
GOVERNO
EMPRESAS
GESTÃO DA INFORMAÇÃO
CONCLUSÃO
ESOCIAL • R$ 4 bilhões lançados em 2012 de diferença Folha de pagamento x GFIP.
• R$ 2 bilhões levantados de FGTS sob ação fiscal.
• 2,5 milhões de trabalhadores com vínculos extemporâneos incluídos no CNIS em 2012.
• 30% dos trabalhadores autônomos na informalidade.
• Valor superior à R$ 1 bilhão em fraudes e pagamentos indevidos de Seguro.
• A Receita Federal prevê um incremento anual de R$ 20 bilhões na arrecadação quando o eSocial estiver funcionando plenamente.
IMPACTOS NAS CONTAS DO GOVERNO
ARQUITETURA
INFORMAÇÕES
GOVERNO
EMPRESAS
GESTÃO DA INFORMAÇÃO
CONCLUSÃO
ESOCIAL Garantir os direitos dos trabalhadores.
Modernizar e integrar o sistema de fiscalização, permitindo a automatização
das informações com a transmissão única de dados para os diferentes órgãos
e entidades participantes do projeto.
Reduzir os custos operacionais, por simplificar e padronizar a entrega das
informações.
Aumentar a arrecadação de impostos.
BENEFÍCIOS
ARQUITETURA
INFORMAÇÕES
GOVERNO
EMPRESAS
GESTÃO DA INFORMAÇÃO
CONCLUSÃO
ESOCIAL
Eliminar a redundância nas informações prestadas para o governo.
Diminuir a inadimplência, a incidência de erros, a sonegação e a fraude.
Integrar os sistemas informatizados das empresas com o ambiente nacional do
eSocial.
BENEFÍCIOS
ARQUITETURA
INFORMAÇÕES
GOVERNO
EMPRESAS
GESTÃO DA INFORMAÇÃO
CONCLUSÃO
ESOCIAL
O prazo para envio das informações geradas seguirá o mesmo regulamento para os envios atuais. Mudam apenas os meios de envio.
Ouvimos sempre que “as leis no Brasil são boas, o que acontece é que não são seguidas”. Pois bem, o eSocial tem agora o poder de fechar o cerco e fazer valer o que a lei propõe.
O governo aumentará o poder de fiscalização e arrecadação, com informações consistentes e com menos burocracia nos tipos e formas de entregas.
A FISCALIZAÇÃO DENTRO DO ESOCIAL
ARQUITETURA
INFORMAÇÕES
GOVERNO
EMPRESAS
GESTÃO DA INFORMAÇÃO
CONCLUSÃO
ESOCIAL
CENÁRIO ATUAL NAS EMPRESAS
Um estudo realizado pelo Grupo Employer, especializado em soluções para o RH,
revela que para se adequar as exigências será necessário o esforço de diferentes
setores da empresa, e não apenas do Recursos Humanos, como muitos imaginam.
ARQUITETURA
INFORMAÇÕES
GOVERNO
EMPRESAS
GESTÃO DA INFORMAÇÃO
CONCLUSÃO
ESOCIAL Os empregadores são obrigados a preencher diversas declarações e documentos que
possuem as mesmas informações para ser enviado ao governo.
CENÁRIO ATUAL NAS EMPRESAS
Geração e envio de obrigações ao governo dentro do tempo
Informações divergentes enviadas ao governo
Falta de controle e locais para armazenar documentos físicos
ARQUITETURA
INFORMAÇÕES
GOVERNO
EMPRESAS
GESTÃO DA INFORMAÇÃO
CONCLUSÃO
ESOCIAL• Dificuldades para garantir os direitos dos trabalhadores.
• Complexidade para o cumprimento das obrigações pelos empregadores.
• Baixa qualidade das informações.
• Ausência de padrões de processos;
• Duplicidade de informações e trabalhos;
• Armazenamento inadequado de documentos físicos;
CENÁRIO ATUAL NAS EMPRESAS
ARQUITETURA
INFORMAÇÕES
GOVERNO
EMPRESAS
GESTÃO DA INFORMAÇÃO
CONCLUSÃO
ESOCIAL
IMPACTOS DO ESOCIAL NAS EMPRESAS
Acabará com as obrigações acessórias, exigindo que as informações sejam transmitidas de forma correta e com qualidade em um prazo que as empresas não estão preparadas.
Investimento em tecnologia, atualização dos sistemas existentes e também nos processos internos e na cultura da organização.
As empresas terão que fazer a revisão das informações do cadastro dos trabalhadores, dos cargos e funções, treinamentos obrigatórios, jornada de trabalho, concessão de benefícios, procedimentos e políticas de RH, entre outros...
ARQUITETURA
INFORMAÇÕES
GOVERNO
EMPRESAS
GESTÃO DA INFORMAÇÃO
CONCLUSÃO
ESOCIAL
VANTAGENS PARA AS EMPRESAS
• Simplificação do cumprimento das obrigações acessórias, ao eliminar o preenchimento e envio de vários documentos para o governo;
• Redução de custos com o uso de papel de espaço físico;
• Maior controle dos serviços relativos a área trabalhista e previdenciária;
• Acesso fácil e rápido das informações;
• Maior qualidade das informações prestadas;
ARQUITETURA
INFORMAÇÕES
GOVERNO
EMPRESAS
GESTÃO DA INFORMAÇÃO
CONCLUSÃO
ESOCIAL
O QUE AS EMPRESAS PODEM FAZER PARA O ESOCIAL?
• Criar um comitê interno para o projeto do eSocial;
• Fazer a qualificação dos dados para envio no eSocial;
• Criar e adequar os processos de RH (admissão, Afastamento,Férias, etc);
• Adequar e cumprir os prazos determinados pela legislação trabalhista e previdenciária;
• Revisar e melhorar processos de Segurança e Medicina do Trabalho ( PPP, PPRA, PCMSO, CAT, etc);
• Atualizar os sistemas para atender a todos requisitos do eSocial, inclusive de envio dos arquivos;
ARQUITETURA
INFORMAÇÕES
GOVERNO
EMPRESAS
GESTÃO DA INFORMAÇÃO
CONCLUSÃO
ESOCIAL
informações nas Empresas
Estruturada em Papel
Capital Intelectual
Estruturada em
computadores
Não Estruturada
A ONDE ESTÃO AS INFORMAÇÕES E CONHECIMENTOS NAS EMPRESAS
ARQUITETURA
INFORMAÇÕES
GOVERNO
EMPRESAS
GESTÃO DA INFORMAÇÃO
CONCLUSÃO
ESOCIAL
FONTES DE INFORMAÇÕES NAS EMPRESAS
EMPRESAS
RH
SESMT
JURIDICO
FINANCEIRO
TI
FINANCEIRO
• Folha de pagamento
• Movimentações trabalhistas
• Impostos e contribuições sobre a folha
• Outros pagamentos
• Informações sobre medicina e segurança do trabalho.
• Processos administrativos.
• Extração e segurança da informação
ARQUITETURA
INFORMAÇÕES
GOVERNO
EMPRESAS
GESTÃO DA INFORMAÇÃO
CONCLUSÃO
ESOCIAL
ESOCIAL – PROBLEMA OU OPORTUNIDADE?
Estamos diante de mais uma obrigação complexa que exigirá grande esforço das empresas ou estamos diante de uma oportunidade de melhorar os nossos processos internos, reduzir o retrabalho e transformar a gestão das informações nas empresas?
ARQUITETURA
INFORMAÇÕES
GOVERNO
EMPRESAS
GESTÃO DA INFORMAÇÃO
CONCLUSÃO
ESOCIAL O eSocial pode trazer novas oportunidades para o mercado de gestão de informações.
As empresas estão implantando processos para adaptar os sistemas atuais as novas regras exigidas pelo governo.
O próximo passo então será manter esta informação a disposição da organização.
As áreas envolvidas no eSocial, principalmente o RH vai precisar da gestão segura e especializada de documentos tanto físicos como digitais.
OPORTUNIDADES PARA MUDAR
ARQUITETURA
INFORMAÇÕES
GOVERNO
EMPRESAS
GESTÃO DA INFORMAÇÃO
CONCLUSÃO
ESOCIALÉ importante lembrar que o eSocial não vai pegar os históricos das informações das empresas e dos seus empregados, por isso este trabalho de gestão da informação é necessário nas organizações.
• Armazenamento disciplinado de documentos;
• Tabela de temporalidade dos documentos;
OPORTUNIDADES PARA MUDAR
ARQUITETURA
INFORMAÇÕES
GOVERNO
EMPRESAS
GESTÃO DA INFORMAÇÃO
CONCLUSÃO
ESOCIAL Este trabalho vai desde o mapeamento, identificação das pessoas, fontes de informações, tecnologia utilizada até a forma como ela é distribuída e utilizada dentro da organização.
Todas as etapas e atores do fluxo de informação precisam ser identificados e nomeados a fim de detectar as influências que exercem sobre o processo e antever problemas que possam surgir.
Esta é uma condição imprescindívelpara o sucesso da gestão dos processos e das informações nas organizações.
OPORTUNIDADES PARA MUDAR
ARQUITETURA
INFORMAÇÕES
GOVERNO
EMPRESAS
GESTÃO DA INFORMAÇÃO
CONCLUSÃO
ESOCIALO governo Federal ao centralizar as informações e armazena-las no ambiente do eSocial, possibilitará que todos os órgãos participantes do projeto utilizem a mesma fonte de dados para fins previdenciários, trabalhistas, apuração de tributos e do FGTS. As empresas vão eliminar tarefas que consomem muito tempo ao longo do ano, que é atender a extensa agenda de obrigações fiscais.
Além disso, teremos uma mudança na política interna das empresas, ao se criar regras, processos e fazer melhor a gestão documental para atender ao esocial.
ARQUITETURA
INFORMAÇÕES
GOVERNO
EMPRESAS
GESTÃO DA INFORMAÇÃO
CONCLUSÃO
ESOCIAL As empresas sofrerão mais com essas mudanças, pois será uma mudança no fluxo de informações.
Por muitos anos a ausência de critérios na gestão documental prejudicou direitos, invalidou processos e trouxe uma insegurança para o empregador, pois havia penalidade envolvida e ele não tinha segurança nas informações prestadas.
O eSocial em sua estrutura informativa, já tem esse mapeamento e pretende estancar tais práticas, presente há muito tempo nas empresas, principalmente nas menores, que são as que mais empregam no país.
ACREDITAR NO PROJETO
ARQUITETURA
INFORMAÇÕES
GOVERNO
EMPRESAS
GESTÃO DA INFORMAÇÃO
CONCLUSÃO
ESOCIAL
ACREDITAR NO PROJETO
Com inicio para Maio de 2016, para as empresas com faturamento superior a R$ 78 Milhões em 2014(SESMT Janeiro de 2017);
Qualquer atividade ou faixa de faturamento, inclusive órgãos públicos em Janeiro de 2017 (SESMT em Julho 2017);
ARQUITETURA
INFORMAÇÕES
GOVERNO
EMPRESAS
GESTÃO DA INFORMAÇÃO
CONCLUSÃO
ESOCIAL
Precisamos conhecer e apoiar este projeto, pois a gestão correta das informações nas
empresas resultará em benefícios para todos os envolvidos ao longo do tempo.
ACREDITAR NO PROJETO
ARQUITETURA
INFORMAÇÕES
GOVERNO
EMPRESAS
GESTÃO DA INFORMAÇÃO
CONCLUSÃO
ESOCIAL
“Não seremos limitados pela informação que temos. Seremos limitados por nossa habilidade de processar esta informação.”
(Peter Drucker)
