propuestas para el sistema de informaciones de ‘paz y
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Propuestas para el Sistema de Informaciones de ‘Paz y Justicia’
(ASJ, Honduras)
LABORATÓRIO DE ANÁLISE DA VIOLÊNCIA Universidade do Estado do Rio de Janeiro
Investigadores: Ignacio Cano Emiliano Rojido
Robson Rodrigues
Septiembre de 2017
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Contenido
PROPUESTAS PARA EL SISTEMA DE INFORMACIONES DE ‘PAZ Y JUSTICIA’ ............. 1
1.Introducción.................................................................................................................................................3
2.Objetivo..........................................................................................................................................................7
3.Metodología..................................................................................................................................................7
4.ElSistemadeControldeCasos...............................................................................................................7
5.UsosyPercepcionesdelSistemadeControldeCasos....................................................................8
6.SistemadeInformaciones:DiagnósticoyPropuestas.................................................................14
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1.Introducción
Paz y Justicia (PyJ) es un proyecto de la Asociación para una Sociedad más
Justa (ASJ), una organización de la sociedad civil que colabora con la investigación de
homicidios en áreas de alta incidencia, fortaleciendo el desempeño de los
operadores del sistema de justicia criminal. Además de contribuir a reducir la
impunidad, ofrece apoyo legal, social y psicológico a familiares de las víctimas para
que superen el trauma derivado de la violencia y puedan recomponer sus vidas.
PyJ se implementa en diferentes colonias de Tegucigalpa y San Pedro Sula,
que son elegidas en función de su alta incidencia de homicidios. El proyecto se
propone atender a todos los homicidios cometidos en las colonias intervenidas o
contra un residente de ellas. Adicionalmente, cuando se tienen noticias de que un
habitante de esas comunidades ha cometido un asesinato fuera de la misma, el caso
también es investigado.
Actualmente la estructura organizacional de PyJ se compone de
coordinadores, investigadores, abogados, psicólogos, y personal de apoyo en áreas
como administración y análisis de datos. En total trabajan en el proyecto 21
personas, distribuidas entre Tegucigalpa (12) y San Pedro Sula (09). A nivel
operativo, hay un equipo de trabajo para cada área, siendo que en principio cada
uno de ellos está conformado por un investigador, un abogado y un psicólogo.
PyJ se originó en el año 2005 con una plantilla de 2 funcionarios y ha
experimentado en los últimos años una rápida e importante ampliación. De alguna
manera el proyecto sufrió, en función de este crecimiento, nuevos requerimientos
de documentación, estandarización de procesos, monitoreo y supervisión. En tal
sentido, la gestión de la información se tornó un aspecto fundamental para el
funcionamiento del proyecto a medida en que iba aumentando la complejidad de la
organización.
La información es un recurso crítico de cualquier organización y sirve para
fundamentar las operaciones y las decisiones. La información permite conocer la
realidad, pero es siempre parcial en al menos dos sentidos: i) es siempre selectiva,
pues se refiere a una parte de la realidad, ya que no es posible incorporarlo todo; ii)
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parte de una observación fundamentada en determinados marcos conceptuales y en
propósitos específicos.1
Un sistema de información se refiere a la estructura que contempla los
mecanismos de recolección, almacenamiento, procesamiento, circulación, análisis y
difusión de datos. Los datos pueden ser recogidos y transmitidos de múltiples
formas, entre ellas:
a) personalmente o por vía telefónica;
b) por medio del correo, electrónico o convencional;
c) a través de registros en medio físico, como el papel;
d) utilizando programas de computador comerciales o especialmente diseñados al
efecto.
La estructura de un sistema de informaciones se basa en múltiples
componentes, entre los que se destacan: i) los equipos informáticos (hardware), ii)
los programas (software), iii) el personal (recursos humanos). A pesar de las
particularidades de unos sistemas y otros, los datos procesados suelen ser utilizados
para: i) hacer análisis o diagnósticos; ii) gestionar (distribuir recursos, supervisar,
etc.); iii) facilitar la transparencia y la divulgación de las actividades; iv) evaluar; y v)
tomar decisiones en base a evidencias.
1 Los datos constituyen la base de cualquier sistema de información. Un dato es la representación simbólica (numérica, alfabética, etc.) de un atributo o característica de cierto elemento o fenómeno (personas, cosas, eventos, etc.). La información se logra cuando los datos se relacionan entre sí y se ponen en contexto, de modo que puedan ser interpretados.
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Figura 1. Esquema general de un sistema de información.
A lo largo de su trayectoria, PyJ ha variado el tipo y volumen de información
que produce así como las maneras de gestionarla. Inicialmente, dado su pequeño
tamaño, el proyecto operaba a partir del conocimiento tácito de sus miembros y de
algunos registros puntuales en papel. Con el crecimiento institucional 2 otras
soluciones como el uso de software comercial (planillas Excel) se fueron haciendo
necesarias para sistematizar datos. Posteriormente, fueron desarrollados software
específicos para esta función.
En ese sentido, los investigadores han tenido constancia de por lo menos tres
fases en el manejo de la información referida a los casos con los que el programa
trabaja;
a) una primera fase que usaba apenas registros en papel y ocasionalmente planillas
Excel para consolidar las informaciones;
b) una segunda fase que comienza en 2014 con la creación de un Sistema
Informatizado de Control de Casos (SCC), un software especialmente diseñado a
estos efectos por el analista de sistemas de la organización. Este sistema está
2 Para obtener un panorama de los cambios programáticos y organizacionales del proyecto a lo largo del tiempo, consultar la “Sistematización del Proyecto Paz y Justicia en Honduras: 12 años de vida (2005-2016)”, otro producto del Laboratorio de Análisis de la Violencia, que es parte del presente proyecto sobre el programa ‘Paz y Justicia’.
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plenamente desarrollado, excepto por la parte que corresponde a los
psicólogos, y en operación desde 2015;
c) una tercera fase que estaba en período de diseño e implementación durante las
visitas de los investigadores a PyJ. En esta nueva fase, se desarrollará un nuevo
software, más actualizado, para el Sistema informatizado de Control de Casos.
Paralelamente, un miembro del equipo fue capacitado en el software de la
empresa IBM denominado I2, que permite análisis de un gran volumen de
informaciones y es usado frecuentemente en inteligencia policial. La intención
es usarlo como una herramienta de análisis criminal no apenas con los datos de
PyJ sino con todas las informaciones que llegan a ASJ. Uno de los objetivos es
ayudar a identificar grupos criminales y mejorar las probabilidades de captura
de sus integrantes, identificando personas y estructuras que reaparecen en
varios contextos o en varios crímenes. El analista de sistemas de PyJ ya fue
entrenado en el uso de I2 con la idea de que se convierta en analista criminal,
dejando así su puesto de analista de sistemas.
El SCC que estaba en operación durante las visitas de campo del equipo de
investigación del LAV-UERJ es el que fue implantado en 2015, aunque aún se puede
considerar inconcluso y pendiente de ajustes. Los datos del proyecto sobre los casos
individuales con los que el programa trabaja están en buena parte abrigados por ese
sistema, aunque también existen diversas informaciones sobre recursos financieros y
humanos que son compiladas de forma centralizada en otros ámbitos de ASJ. Puede
decirse que el SCC es básico tanto para la parte operativa como para el
gerenciamiento del proyecto.
Paralelamente, como se detallará más adelante, muchos de los técnicos del
programa mantienen sus propios registros, ya sea en planillas Excel o, más
comúnmente, en papel, que son esenciales para el trabajo diario y solo parte de
cuyo contenido acaba siendo ingresado en el SCC.
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2.Objetivo
El objetivo de este documento es analizar el sistema de informaciones de PyJ,
con especial énfasis en el Sistema de Control de Casos, y ofrecer recomendaciones
para: i) fortalecer su capacidad de respuesta a las demandas de información; y ii)
promover una gestión pautada por informaciones estratégicas.
3.Metodología
Para la realización de este trabajo fueron entrevistados todos los técnicos y
coordinadores operativos de Tegucigalpa y San Pedro Sula con el propósito de
conocer sus prácticas y sus percepciones en relación al sistema de información.
Adicionalmente, fueron examinados diversos materiales de PyJ, como documentos,
manuales, instrumentos de registro y el propio SCC.
4.ElSistemadeControldeCasos
El SCC contiene los datos operativos más generales y más importantes de
PyJ,3 aunque, como ya fue mencionado, la información asociada al servicio de
asistencia psicológica aún no fue incorporada al sistema y se registra solo en formato
papel.4 Si bien el SCC compila datos a partir de su creación en el año 2015, se halla
en curso un esfuerzo por introducir datos de años anteriores en el sistema. No
obstante, esta es una actividad subsidiaria para la organización y no puede preverse
una fecha para su culminación.
El SCC permite acompañar el trabajo de PyJ en los casos atendidos,
sistematizando un conjunto de datos vinculados a los homicidios (características del
hecho, identificación de la víctima, del presunto agresor, etc.), a la investigación
(hipótesis, pericias científicas, testigos, etc.), al proceso de justicia criminal (número
de expediente, fiscal y jueces asignados, tipo de audiencia, etc.) y a los técnicos de
PyJ (investigador, abogado y psicólogo) responsables por cada caso. El sistema
3 El SCC también es utilizado por el programa Rescate, no obstante este informe se restringe a PyJ. 4 El SCC solo especifica si el caso recibe o no asistencia psicológica, pero nada dice sobre su duración, naturaleza o motivos.
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también incluye datos relativos a los beneficiarios del proyecto y a las eventuales
ayudas sociales otorgadas (según tipo, monto, etc.).
Todas las informaciones mencionadas son agrupadas en un "expediente
digital" que replica de alguna manera la idea del expediente policial tradicional: un
procedimiento administrativo que reúne los documentos relativos a cada caso. Este
paralelismo no debería sorprender, dada la centralidad del componente
investigativo en el proyecto. Una vez que un expediente digital es creado en el SCC,
los distintos miembros del equipo técnico pueden ingresar los datos específicos de
su área de actuación. El expediente es actualizado en la medida en que el caso
avanza, por ejemplo, cuando nuevos sospechosos son identificados, cuando se pasa
de una etapa a otra del proceso penal, o cuando se prestan sucesivas ayudas
sociales.
Los miembros de los equipos técnicos son quienes ingresan la información al
SCC pero también la consumen, en alguna medida, para dar seguimiento a su
trabajo, a pesar de que, en la práctica, tienden a depender mucho más de sus
propias anotaciones en papel.
5.UsosyPercepcionesdelSistemadeControldeCasos
Una de las características de PyJ es su abordaje interdisciplinario, a partir de
la actuación coordinada de investigadores, abogados y psicólogos.
Las funciones del investigador son detectar los nuevos casos de homicidio,
abordar a los potenciales testigos, desarrollar hipótesis sobre el crimen y realizar
diligencias para aclararlos. Por su parte, los abogados brindan asistencia jurídica a
familiares de las víctimas y acompañan el proceso judicial de inicio a fin. La actuación
de los psicólogos es diferente porque no ocurre necesariamente en todos los casos,
sino en aquellos en los que hay víctimas indirectas o testigos que requieren de
asistencia para superar el trauma de la violencia o el estrés de hacer frente al
proceso penal. Con todo, como ya fue mencionado, el SCC no cuenta todavía con un
módulo sobre la atención psicológica.
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Otros consumidores frecuentes del SCC son los coordinadores operativos que
organizan y supervisan los equipos técnicos; el personal de apoyo administrativo que
se encarga de controlar los gastos; y los integrantes del grupo de monitoreo y
evaluación de ASJ que hacen un seguimiento de las actividades del proyecto y miden
el cumplimiento de las metas.
El administrador del SCC es un "analista de sistemas" con formación en
informática que fue quien desarrolló el propio sistema. A su cargo están diversas
tareas como el mantenimiento del software, el diseño de la arquitectura de datos, la
capacitación de los funcionarios para un uso adecuado del sistema, y la elaboración
de reportes a solicitud de la coordinación de PyJ. 5 El analista también vela por la
seguridad de los registros, evitando las filtraciones y estableciendo una serie de
procedimientos para el manejo responsable de la información. En tal sentido, por
ejemplo, la información es clasificada según su nivel de sensibilidad, existen accesos
diferenciales para distintos usuarios, y está restringido el uso de pendrives o
dispositivos similares para almacenar o transferir información de PyJ. La estructura
del sistema está concebida que un técnico no puede tener acceso a los casos que no
son suyos y los diversos tipos de técnicos tienen también acceso a diversos tipos de
informaciones, todo ello para incrementar la seguridad.
Cada tipo de técnico, investigadores, abogados y psicólogos, posee
expectativas particulares y opera bajo diferentes lógicas o perspectivas basadas en
su formación profesional. Considerando que el funcionamiento del SCC depende de
forma de decisiva de los equipos técnicos, tanto en lo que respecta al ingreso como
al uso de los datos, es importante comprender las particularidades de estos puntos
de vista.
De las entrevistas realizadas se desprende que varios investigadores dicen no
tener tiempo suficiente para ingresar información al SCC, lo que compromete la
actualización de los datos del sistema. Según ellos, los datos a completar son muchos
y esa tarea consume un tiempo que puede ser mejor aprovechado en el trabajo de
5 La capacitación del personal es un elemento crítico para la implantación y sustentabilidad del sistema. En el caso del SCC de PyJ, fue elaborado un video tutorial para explicar a los técnicos como utilizar el sistema.
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campo. Algunos investigadores reclamaron de las computadoras, las cuales a veces
están fuera de servicio.
Debo decir la verdad, yo no me he metido porque mi computadora estaba
mala [risas] no habían metido mi sistema, así que yo, sinceramente, no es
que no me guste, es que estoy poco, porque como me paso en la calle no
he metido, pero me gusta, está todo aquí, entonces, todo esto ya está
escaneado, toda la información mía ya está escaneada. Pero en el libro
anoto todo, las fechas y todo porque aunque tengas una memoria buena,
dos o tres días y te olvidas, y no paso todos los días a la computadora, lo
paso de vez en cuando, entonces cuando anoto luego paso las actas. Todo
lo que escucho me gusta anotar, mis anotaciones cuando fui investigador
[…] anotaba... (Investigador r1, San Pedro Sula6).
Más allá del argumento de la falta de tiempo, no puede descartarse una
motivación cultural para prescindir del Sistema de Control de Casos: como ex-
policías, los investigadores acaban reproduciendo las mismas lógicas de sigilo que
son habituales en el medio policial y acostumbran mantener sus datos en soportes
físicos y no compartidos, incluso cuando luego deban posteriormente ingresarlos al
SCC, lo que en principio, representaría un trabajo doble. En la práctica esta
renuencia a introducir en el sistema las informaciones refuerza la separación entre
los datos de investigación, que son mantenidos en registros personales y sigilosos, y
los datos de control burocrático, que son identificados con el SCC. Así, el SCC es
percibido más como un sistema para controlarlos a los investigadores que como una
herramienta para su trabajo, aunque en teoría debería cumplir ambas funciones. De
hecho, esto se torna un círculo vicioso porque la escasa entrada de datos dificulta el
uso del SCC en la investigación y su falta de operatividad investigativa reduce el
incentivo para utilizar el sistema.
Entre los miembros de los equipos técnicos, los abogados son probablemente
quienes más utilizan el SCC. Eso también puede relacionarse a las particularidades de
su actividad, ya que generalmente el trabajo transcurre en el ámbito de la oficina y
consiste en acompañar las fases de un proceso legal pre-establecido y sistemático.
6 Los entrevistados serán designados por un código para preservar su identidad.
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Aunque los abogados suelen percibir las ventajas del sistema y utilizarlo con cierta
frecuencia y regularidad, algunas veces también reclaman del exceso de trabajo ya
mencionado por los investigadores.
Los psicólogos no tienen más opción que hacer sus anotaciones fuera del
SCC, ya que el mismo todavía no dispone de un módulo a tales efectos.
Tenemos un archivo, una hoja entrevista. Todo se anota ahí, a mano en
un registro de apoyo social, cuando se le va conociendo la persona vamos
viendo la precariedad que existe en la persona. Si ocupa un apoyo social,
porque en una terapia psicológica no me sirve que una persona esté sin
comer porque la persona va a estar teniendo hambre y no va a estar
presente en la terapia. Y después cuando esta persona se va, anexo esta
hoja de registro al archivo, para después a la siguiente semana o al mes
cuando se acerque esta persona que se trabajó la ultima vez, leemos, ah,
ok va con esto. Obviamente que siempre nos preparamos para cada
terapia, leemos lo que vamos a trabajar con cada persona (Psicólogo r1,
Tegucigalpa).
Con todo, la posibilidad de usar el SCC en el futuro tampoco es percibida con
entusiasmo por parte de los psicólogos, quienes por ética profesional tienden a
evitan compartir informaciones clínicas de sus pacientes con los otros técnicos. Por
ese motivo, es probable que los psicólogos se muestren inicialmente renuentes a
utilizar el SCC cuando esa posibilidad exista, y soliciten algunas garantías como el
acceso restringido a la información de sus pacientes.
En suma, tanto los psicólogos como los investigadores manejan buena parte
de la información que precisan, a menudo la más necesaria para su trabajo, en
registros paralelos en papel o en Excel, al margen del sistema de registro oficial.
Parte de esa información acaba siendo registrada, solo de vez en cuando, en el
sistema informático.
Aunque los coordinadores operativos no alimentan el sistema, suelen
consultarlo habitualmente para gerenciar el proyecto. Por esa razón, reclaman a los
funcionarios que actualicen periódicamente el SCC. Por su parte, no es tampoco
inusual que los gestores y los coordinadores elaboren sus propias planillas de Excel
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con fines de monitoreo, a partir de las informaciones suministradas por los técnicos
o por el propio SCC.
A pesar de reconocerse que ha habido una mejora en la frecuencia y la
calidad del llenado de información en el SCC, el grado de actualización de este último
está aún lejos de lo que fue planeado. A continuación se muestra la frecuencia con
que son ingresados los datos al SCC, según la función del personal del proyecto y la
ciudad en la que se desempeñan.
Tabla 1. Frecuencia media de ingreso de datos al SCC según función y ciudad
CIUDAD FUNCIÓN FRECUENCIA MEDIA DE
INGRESO DE DATOS AL SCC San Pedro Sula OTROS TÉCNICOS Y COORDINADORES r1 Solo consulta
San Pedro Sula ABOGADO r1 3 veces a la semana
San Pedro Sula INVESTIGADOR r2 2 veces a la semana
San Pedro Sula INVESTIGADOR e3 2 veces a la semana
San Pedro Sula INVESTIGADOR r1 1 vez a la semana
San Pedro Sula INVESTIGADOR r3 1 vez a la semana
Tegucigalpa OTROS TÉCNICOS Y COORDINADORES n1 Solo consulta
Tegucigalpa OTROS TÉCNICOS Y COORDINADORES r3 Solo Consulta
Tegucigalpa OTROS TÉCNICOS_COORDINADORES r2 Solo consulta
Tegucigalpa ABOGADO r1 Diario
Tegucigalpa ABOGADO r2 Diario
Tegucigalpa INVESTIGADOR r1 Diario
Tegucigalpa INVESTIGADOR n1 Diario
Tegucigalpa INVESTIGADOR r2 Diario
Tegucigalpa INVESTIGADOR e1 Diario Fuente: Control de ingreso reportado por el analista de datos de PyJ.
La tabla presentada apunta dos conclusiones. En primer lugar, como se había
adelantado, los abogados tienden a utilizar el SCC con mayor asiduidad que los
investigadores. En segundo lugar, hay una clara diferencia entre la utilización del
sistema en Tegucigalpa, donde es más regular, y en San Pedro Sula, donde es más
escasa. Varios motivos podrían estar por detrás de esta diferencia. Por un lado, la
distancia de San Pedro Sula en relación al único analista de datos del proyecto,
radicado en Tegucigalpa. Por otro lado, el hecho de que el equipo de San Pedro Sula
es menor en tamaño y comenzó a funcionar recientemente, en 2014, por lo que
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podría tener menos experiencia con este tipo de sistemas. Otra razón de esta
divergencia puede vincularse a los diferentes estilos de coordinación en ambas
ciudades o a la exposición del equipo de Tegucigalpa a otras formas de control por
estar próximo de los directivos y de las oficinas centrales de ASJ.
Aunque puede ser positivo que el proyecto permita ciertas diferencias entre
los equipos de Tegucigalpa y San Pedro Sula para adaptarse a los contextos locales,
la falta de homogeneidad en el registro de datos puede amenazar la integridad de
PyJ y comprometer la planificación estratégica y la toma de decisiones. En este
sentido, debe fomentarse un entendimiento institucional acerca de los beneficios
del SCC. Para ello, además de extremar las exigencias, el sistema debe ser capaz de
contemplar de buena manera los requerimientos de sus principales proveedores de
datos, que deberían ser también consumidores centrales: los miembros de los
equipos técnicos.
No obstante, el sistema no solo posee dificultades vinculadas al ingreso de
los datos, sino también a su salida o consumo bajo la forma de reportes. De hecho,
los coordinadores operativos elaboran informes mensuales a solicitud del área de
monitoreo y evaluación de modo manual, que están basados en datos provenientes
del SCC.
Cada mes nosotros en la parte operativa mandamos nuestro informe
estadístico de cuántos homicidios, un resumen breve de los hechos
principales, cuántas capturas, cuántas investigaciones concluidas, cuántos
juicios, cuántas audiencias. Pero el problema de monitoreo es que yo
pretendo incluirlo dentro del programa... es el que lleva la parte de cómo
ir midiendo los casos exitosos, los estancamientos del proyecto, porque
ocurren ambas cosas (OTROS TÉCNICOS y COORDINADORES r1,
TEGUCIGALPA).
Para el desarrollo del presente proyecto, los investigadores del LAV_UERJ
solicitaron datos básicos del andamiento de Paz y Justicia (por ejemplo, casos
registrados, capturas, requerimientos fiscales, sentencias, etc.). Esos datos fueron
entregados varias veces de manera fragmentada, frecuentemente con
inconsistencias, lo que confirma que son elaborados ad-hoc a partir de un pedido y
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no proceden del sistema de informaciones de forma automática. El esfuerzo que
debió realizar el equipo de PyJ para suministrar informaciones y la forma en que lo
hizo evidenciaron que el SCC se halla en una etapa incipiente, a falta de fortalecer
diversas dimensiones que serán apuntadas en el próximo apartado.
6.SistemadeInformaciones:DiagnósticoyPropuestas
En función de las evidencias recogidas durante este estudio, y también en
razón de la experiencia de los miembros del equipo de investigación en otros países
y en otras instituciones, se ofrecen una serie de recomendaciones para el futuro del
Sistema de Información de Paz y Justicia. La intención no es que ellas sean adoptadas
en su totalidad de forma inmediata sino suscitar un debate al interior del proyecto
sobre la conveniencia de incorporar, en alguna medida y en algún momento, algunas
de estas iniciativas u otras parecidas para enfrentar las dificultades detectadas.
TEMA/ DIAGNÓSTICO PROPUESTAS
1. Hardware Para facilitar el llenado de la información y evitar el duplo trabajo de registro, podría valorarse la posibilidad de suministrar tablets a los investigadores, dado que la mayor parte de su trabajo transcurre fuera de la oficina y sus notas podrían realizarse en soporte digital. Sin embargo, es muy importante pensar con cuidado el tema de la seguridad y la protección de datos si se adopta una decisión en ese sentido.
La utilización de tablets también podría resolver la mayor dificultad que tienen los psicólogos para registrar sus informaciones, ya que los computadores se encuentran en la sede de PyJ, por motivos de seguridad, mientras que las terapias psicológicas son realizadas en otro local en la ciudad, alquilado al efecto, donde actualmente no hay equipos informáticos.
2. Software: varios programas se han tratado de implementar en los últimos años sin lograr consolidarse
a) Después de algunos intentos frustrados, PyJ desarrolló un Sistema de Control de Casos a medida en 2014 y 2015. Sin embargo, cuando el sistema no ha sido aún plenamente desarrollado para incluir todas las informaciones necesarias, como las relativas a los tratamientos psicológicos, aparentemente ya hay un nuevo sistema en construcción. En suma, si bien los adelantos tecnológicos e informáticos son bienvenidos, es importante apostar de manera estable en un SCC concreto y tener paciencia para consolidar su funcionamiento antes de comenzar un nuevo sistema, supuestamente de mayor calidad técnica. De hecho, el mejor
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funcionamiento de un SCC ayudaría a diseñar mejor el siguiente sistema, cuyo éxito no depende exclusivamente de su calidad técnica sino de la creación de rutinas satisfactorias de trabajo entre el personal técnico.
b) El actual SCC o el que venga a substituirlo precisa contemplar un módulo de asistencia psicológica que debería incluir al menos los siguientes campos: i) fecha; ii) tipo de terapia adoptada; iii) nombre de los beneficiarios y vínculo con la víctima iv) tiempo de duración de la sesión de terapia; v) apuntes u observaciones. Idealmente, los datos registrados relativos a las terapias pasarían a conformar la historia clínica del paciente. En este sentido, es preciso balancear la confidencialidad de la relación psicólogo-paciente con el hecho de que el tratamiento ofrecido por PyJ es institucional y no personal. Por ejemplo, es esperable que las informaciones sobre contenidos concretos de las terapias no estén disponibles, en principio, para quienes no sean psicólogos. Por otro lado, otros psicólogos de PyJ deben poder, potencialmente, acceder a estas informaciones en determinadas situaciones pues, de lo contrario, la salida de un psicólogo de la institución significaría la pérdida de la historia clínica de sus pacientes y la imposibilidad de continuar el trabajo a partir del punto en que terminó. El Sistema de Control de Casos debe llevar en cuenta estas particularidades.
c) Además de la inclusión del módulo de la psicología, el SCC probablemente necesita algunos ajustes. De manera general, se sugiere diseñar un fluxograma de los procesos de PYJ y en función de eso definir la arquitectura de datos del SCC de común acuerdo con sus usuarios, realizando pre-testes de las modificaciones propuestas antes de implementarlas definitivamente y evitando modificaciones ad-hoc y re-ajustes frecuentes. Estas alternaciones deben hacerse en contacto con los usuarios del sistema, para conocer su opinión y las dificultades de uso. Sin conocer los conflictos de las personas con el sistema es difícil plantear soluciones adecuadas. De hecho, las alteraciones del SCC deben tener como objetivo, entre otros, ayudar a garantizar un llenado satisfactorio (ver punto 4).
3. El antiguo analista de sistemas parece que se convertirá en analista criminal usando el programa I2
Sin entrar en la cuestión sobre si esta opción es o no la más adecuada o la más eficiente para el funcionamiento de PyJ, es importante recordar que la función de analista criminal requiere de un aprendizaje específico más allá del dominio del software correspondiente. Por ello, si el analista de sistemas se convierte en analista criminal, recomendamos que le sea ofrecido un curso intensivo de análisis criminal.
4. Llenado incompleto de las informaciones del SCC,
Para garantizar el correcto llenado de informaciones del SCC que sirva como base al Sistema de Informaciones se proponen las
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debido a falta de tiempo y a resistencias por parte de los funcionarios
siguientes acciones, que son complementarias:
a) Re-estructurar el SCC determinando qué informaciones son esenciales para el proyecto y, al mismo tiempo, susceptibles de ser introducidas en el sistema sin un costo excesivo de tiempo, como una forma de vencer las resistencias de los funcionarios. Esto significa que se procedería a una jerarquización de los datos, clasificándolos como esenciales (que deberían ser introducidos siempre por los técnicos) y opcionales (que serían recogidos en función de las características del caso y/o del tiempo disponible para los técnicos). Esta definición de los datos esenciales debe ser realizada en diálogo con los técnicos y considerando el tiempo de llenado, como forma de conseguir la adhesión de los técnicos al nuevo sistema.
b) El segundo paso sería llevar a cabo capacitaciones de los funcionarios dirigidas al SCC, enseñando cómo utilizarlo y qué se espera de los técnicos. La capacitación debe incluir necesariamente instrucciones sobre cómo los técnicos pueden utilizar el SCC en su propio trabajo para mejorar su desempeño. No hay mejor forma de mejorar la calidad de los datos de un sistema que mostrarle a los usuarios su utilidad para su trabajo, de forma que pasen a considerarlo una herramienta antes que una carga.
c) A partir de los dos puntos anteriores, se pasaría a exigir el llenado sistemático de los técnicos en relación a estos datos esenciales. Ello ayudaría a mejorar la información y la gestión al interior de PyJ y también disminuiría las diferencias entre la oficina de Tegucigalpa y la de San Pedro Sula.
d) Fiscalización del llenado de informaciones, ofreciendo, por un lado, un feedback automático para cada usuario en relación a la calidad y la temporalidad de su llenado (informaciones perdidas o imprecisas, atrasos, etc.) y por otro lado un feedback más cualificado y personalizado por parte de la persona encargada de la calidad de datos del sistema.
e) Otra posibilidad sería considerar la posibilidad de ofrecer premios e incentivos (económicos o simbólicos) a los técnicos que destacasen por la calidad de sus registros en el sistema.
f) Una vez implementados todos o algunos de los puntos anteriores, se recomienda establecer de forma clara metas y plazos para la mejora de la calidad de los datos del SCC, tanto para cada técnico como para grupos y para el conjunto de la institución. Esta sería una forma de generar compromiso individual y colectivo con la mejora de los datos en un tiempo predeterminado. Otra posibilidad sería contratar una consultoría externa durante algunos meses para analizar la calidad de las informaciones del sistema, de forma que ofrezcan un retorno a los técnicos hasta que éstas lleguen a un nivel satisfactorio.
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5. Falta de controles de calidad de los datos
Este punto está íntimamente vinculado al punto anterior (4), especialmente al punto 4d.
a) Además de velar por la disponibilidad de datos, la calidad de los mismos tiene que ser controlada. Para garantizar la calidad de los datos debe trazarse una estrategia que considere distintos puntos de control (al momento del registro, del procesamiento, del reporte, etc.) y mecanismos de análisis, ya sean automáticos (reglas de validación, control de inconsistencias, control estadístico de casos sin información, etc.) o no automáticos (revisión de muestras aleatorias de casos, doble entrada de datos, etc.).
b) Adicionalmente, tienen que estandarizarse y documentarse las normas aplicables a todas las fases de construcción del dato, definir protocolos y responsabilidades.
6. Falta de análisis y de reportes automáticos a partir de indicadores conocidos y divulgados regularmente
Es de extrema importancia que PyJ cuente con un conjunto de indicadores que sean calculados regularmente de forma automatizada para poder monitorear el avance del proyecto. Entre los indicadores de impacto más importantes podemos mencionar:
a) tasa de esclarecimiento, o número de casos enviados por la policía a la Fiscalía, para cada 100 casos registrados;
b) tasa de acusación, o número de casos con al menos un requerimiento fiscal, para cada 100 casos registrados;
c) tasa de sentencia, o número de casos con al menos una sentencia contra un reo, para cada 100 casos registrados;
d) tasa de condenación, o número de casos con al menos una sentencia condenatoria contra un reo, para cada 100 casos registrados;
Otros indicadores complementares podrían ser los siguientes:
e) tasas de emisión y de cumplimiento de órdenes de captura para cada 100 casos registrados;
f) Número medio de testigos entre los casos investigados;
g) Número Medio de Diligencias efectuadas en los casos atendidos;
h) Duración Media de los procesos penales (hasta la primera sentencia penal) en los casos registrados;
i) Duración Media de los atendimientos ofrecidos a los beneficiarios;
j) Costo medio del atendimiento por caso registrado.
Los indicadores deben ser calculados de dos formas: a) en relación al año en que sucedieron los procedimientos (requerimientos, sentencias, condenas, etc.), como una forma de monitorear los resultados del proyecto en cada momento; b) en relación al año en que sucedió el homicidio, independientemente del momento en que se produjeron los requerimientos, sentencias, condenas, etc., de modo que se pueda estimar el efecto del proyecto a medio plazo, una vez que haya habido suficiente tiempo para que el
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sistema de justicia criminal haya concluido los procesos.
Es imperativo que estos indicadores sean calculados automáticamente de forma regular por un software que sea parte del Sistema de Control de Casos o que sea alimentado por éste. Esta producción regular de indicadores facilitará el monitoreo, disminuirá los errores en el procesamiento de la información y disminuirá el tiempo que gestores y analistas deben dedicarle hoy a elaborar planillas Excel que están sujetas a diversos errores.
Es posible incluso que el software elabore no sólo los indicadores sino un informe preliminar de monitoreo, con datos, gráficos y tablas, lo que facilitaría aún más el proceso.
Además de indicadores para el conjunto del programa, el software debería calcular también indicadores de desempeño individual para cada técnico, que permitieran a los gestores acompañar el rendimiento de cada uno y a los propios técnicos tener un parámetro sobre su trabajo.