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PROPOSTAS DE APRESENTAÇÃO,

CONTROLE DE ACESSO E PUBLICAÇÃO DA

CADEIA DE VALOR AGREGADO E DOS

PROCESSOS CORPORATIVOS DO

MINISTÉRIO DA FAZENDA

DOCUMENTO DATA VERSÃO PÁGINA

Propostas de apresentação, controle de acesso e publicação da cadeia de valor agregado e dos processos Ministério da Fazenda

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IDENTIFICAÇÃO DO PROJETO

Informações do contrato:

Nº999/2012-Ministério da Fazenda

Objetivo:

Operacionalizar o escritório de processo do

Ministério da Fazenda

Ministério da Fazenda

Fiscal do Contrato:

Viviane Bittencourt Moreira

MEMORA

Preposto:

Luciano Passaglia

Consultores:

Claudio de Castro

Haylla Balzani

Leonardo Marques

Roberta Miotto



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IDENTIFICAÇÃO DO DOCUMENTO

OBJETO DOCUMENTO

Propor alternativas de apresentação, controle de

acesso e publicação dos processos corporativos

do Ministério da Fazenda.

Proposta de controle de acesso e

publicação de processos corporativos e

VAC do Ministério da Fazenda



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CONTROLE DE REVISÃO

Data Versão Descrição Autor

01/05/2013 1.0 Criação do documento Claudio de Castro

05/05/2013 1.1

Alteração do documento para incluir

novas informações para as propostas

de controle de acesso.

Leonardo Marques

24/01/2014 2.0

Inclusão da 4ª proposta de

gerenciamento e controle de acesso

da VAC e processos

Leonardo Marques

27/01/2014 2.1 Revisão e adequações no documento Haylla Balzani

28/01/2014 2.2 Complemento de informações na 4ª

proposta Leonardo Marques

29/01/2014 2.3 Revisão e adequações no documento Haylla Balzani

30/01/2014 2.4 Revisão e adequações no documento Viviane Moreira

05/02/2014 2.5 Revisão e adequações no documento Leonardo Marques



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SUMÁRIO

IDENTIFICAÇÃO DO PROJETO ............................................................................... 2

IDENTIFICAÇÃO DO DOCUMENTO ......................................................................... 3

CONTROLE DE REVISÃO ........................................................................................ 4

1. INTRODUÇÃO .................................................................................................... 6

2. DEFINIÇÃO DAS PROPOSTAS ......................................................................... 8

2.1. Proposta 1 –Base de dados única para o Ministério da Fazenda.................... 9

2.2. Proposta 2 – Duas bases de dados para o Ministério da Fazenda ............... 10

2.3. Proposta 3 – Uma base de dados para cada unidades/órgão do Ministério da Fazenda e uma base de dados única para a publicação ......................................... 13

2.4. Proposta 4 - Três bases de dados para o Ministério da Fazenda organizada por Macroprocessos (Produção, desenvolvimento e publicação) ............................ 20

3. VERSIONAMENTO DA CADEIA DE VALOR AGREGADO .............................. 28



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1. INTRODUÇÃO

Uma das premissas ao gerenciamento de processos é a disponibilização aos

envolvidos dos modelos de processos da organização. É papel do Escritório de

Processos - EP atuar como repositório de processos e prover essa acessibilidade,

assim este documento apresenta um conjunto de propostas como alternativas para

viabilizar o controle de acesso e publicação dos macroprocessos, processos e

Cadeia de Valor Agregado - VAC do Ministério da Fazenda.

O intuito deste trabalho é que os processos sigilosos estejam disponíveis

para pessoas restritas, mantendo a confiabilidade das informações e evitando

transtornos às unidades/órgãos que os executam.

É necessário que haja uma análise e eleição entre as propostas

apresentadas, de forma a escolher a que melhor se ajustará às demandas do

Ministério da Fazenda, bem como garantir que as unidades/órgãos sigam as

definições para que não culmine em falta de padronização e problemas como a

perda de informações fundamentais.

Após a definição da proposta mais adequada é indicada a realização de um

projeto piloto de implantação, com a identificação de gargalos e/ou problemas que

não foram identificados durante a elaboração da proposta adotada.

Ressalta-se que, o Escritório de Processos da Subsecretaria de Gestão

Estratégica da Secretaria Executiva (EP/SGE/SE) é o responsável por consolidar e

reportar ao Comitê Estratégico de Gestão do MF (CEG) as informações dos

processos corporativos do Ministério, portanto é o responsável em manter a Cadeia

de Valor Integrada do MF, a Cadeia de Valor dos órgãos e os processos

corporativos do Ministério.

Neste sentido, é de responsabilidade da equipe do EP/SGE/SE conduzir o

trabalho proposto neste documento.



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Ressalta-se, ainda, que, atualmente, o repositório dos processos

corporativos do MF está estruturado na ferramenta de gestão de processos ARIS

Business Architect.



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2. DEFINIÇÃO DAS PROPOSTAS

Serão apresentadas quatro propostas para apresentação, controle e

publicação das informações de acordo com as possibilidades de gerenciamento do

banco de dados da ferramenta ARIS.

Algumas peculiaridades são comuns a todas as propostas apresentadas,

sendo elas:

a) Definição de acesso à Cadeia de Valor Integrada do MF: todas as

unidades/órgãos do Ministério da Fazenda terão acesso de leitura, mas caberá a

Subsecretaria de Gestão Estratégica – SGE coordenar as alterações e adequações;

b) Análise e aprovação de mudanças nos macroprocessos corporativos

do MF: caberá ao Comitê Gestor de Cadeia de Valor Corporativa do MF a análise e

aprovação de quaisquer mudanças nos macroprocessos corporativos que afetam a

relação dos órgãos que participam de determinada Cadeia de Valor Corporativa do

MF, conforme estabelece o Modelo de Governança e Operacionalização da

Inovação de Gestão no Ministério da Fazenda em seu capítulo 3 – Interlocutores –

Papéis e Responsabilidades;

c) Definição de níveis na cadeia de valor: para cada nível da cadeia de

valor haverá uma pasta com a definição de um líder ou gestor para cada processo

transversal (processos corporativo do MF). Essa divisão e definição são relevantes

para a definição do controle de acesso nas propostas apresentadas;

d) Sigilo na publicação: serão observadas as indicações de sigilo

apontadas pelas unidades/órgãos em todas as publicações de processos a fim de

garantir o sigilo das informações;

e) Versionamento da base: toda base de dados deverá ser criada com

versionamento;

f) Definição de grupos de usuários1: cada unidade/órgão possuirá um ou

mais grupos de usuários, onde são definidos quais privilégios serão concedidos a

1 Grupo de usuários: conjunto de usuários que compartilham do mesmo nível de acesso às informações e possuem o mesmo

privilégio de acesso à base.



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cada grupo. Cada grupo terá acesso somente às pastas e processos dos quais

possuem privilégios de acesso; e

g) Definição de usuários: cada usuário será criado e vinculado a um

grupo e herdará as definições do grupo de usuário inserido.

2.1. Proposta 1 – Base de dados única para o Ministério da Fazenda

organizada por órgãos

Esta proposta tem como embasamento a estrutura já existente dentro do

Escritório de Processos da SGE/SE – EP, que preconiza a organização da base em

pastas divididas de acordo com as unidades/órgãos do Ministério.

A SGE possui total controle da base de dados com a coordenação baseada

na criação de pastas para cada unidade/órgão do Ministério da Fazenda, sendo que

o controle de acesso a essas pastas serão definidos através dos grupos de usuários

e filtros que a SGE define para cada unidade/órgão demandante dos serviços do

Escritório de Processos. Abaixo a representação gráfica da proposta.

Figura 1: Proposta 1 – Base Única.

Divisão por área/órgãos do Ministério da Fazenda

Representação de divisão dentro da base



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Pontos Fortes

a) Utilização de base única, facilitando o controle e gerenciamento da SGE,

inclusive com a identificação visual das unidades/órgãos onde há iniciativas

de processos;

b) Todos os usuários teriam os seus privilégios definidos pelo EP da SGE/SE,

facilitando o controle dos acessos e alterações na base;

c) O merge (Fusão) de informações é realizado pelo EP da SGE/SE, mitigando

os riscos de perda de informações;

d) O backup da base de dados é realizado pelo EP da SGE/SE, garantindo a

unicidade e fidelidade da guarda das informações.

Pontos Fracos

a) Sobrecarga no trabalho de gerenciamento da base com o aumento das

demandas e volume de informações produzidas;

b) Criação de barreiras à independência de atuação da unidade/órgão, pois

terão acesso limitado dentro da base de dados;

c) A manutenção dos grupos de usuários, com grande volume, pode prejudicar

a execução das atividades operacionais do EP;

d) A publicação dos processos coorporativos é de responsabilidade do EP do

Ministério da Fazenda, porém, com a utilização de base única não haverá a

possibilidade de definição do processo a ser publicado pela unidade/órgão,

pois, a publicação é feita a partir da base de dados e a publicação da base

implicaria na publicação de todos os processos constantes no banco de

dados, impedindo assim a garantia ao sigilo.

2.2. Proposta 2 – Duas bases de dados para o Ministério da Fazenda

organizadas por órgãos



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Esta proposta preconiza a criação de duas bases de dados, sendo uma para

a modelagem da Cadeia de Valor e Processos e outra base para a publicação.

Assim como na primeira proposta, é baseada na estrutura existente dentro do EP,

com a particularidade de tratar os processos em dois momentos distintos:

modelagem e publicação.

Com esta proposta a SGE continua com total controle da base de dados, que

está pautado na criação de pastas para cada unidade/órgão do Ministério da

Fazenda com o controle de acesso realizado através da criação dos grupos de

usuários e filtros para cada unidade/órgão demandante de apoio do Escritório de

Processo da SGE.

Esta proposta é uma evolução da proposta anterior em função da

necessidade de maior independência para a realização da publicação a ser

realizada pelo EP, de tal forma que, essa independência não prejudique a perda de

dados. Assim, caso ocorra algum problema em uma das bases, a outra não seria

prejudicada.



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Figura 2: Proposta 2 – Duas bases - Modelagem e Publicação

Pontos Fortes

a) Garantia ao sigilo das informações publicadas, pois somente seriam

publicados os processos devidamente selecionados e armazenados na base

“PUBLICAÇÃO”;

b) Facilidade de controle das demandas com a identificação visual das

unidades/órgãos onde há iniciativas de processos;

c) Todos os usuários teriam os seus privilégios definidos pelo EP da SGE/SE,

facilitando o controle dos acessos e alterações na base;

d) O merge (Fusão) de informações é realizado pelo EP da SGE/SE, mitigando

os riscos de perda de informações;

e) O backup da base dados é realizado pelo EP da SGE/SE, garantindo a

unicidade e fidelidade da guarda das informações.

Pontos Fracos

a) Sobrecarga no trabalho de gerenciamento da base com o aumento das

demandas e volume de informações produzidas;

b) Criação de barreiras à independência de atuação da unidade/órgão, pois

terão acesso limitado dentro da base de dados;

Base 1: Modelagem

Base 2: Publicação



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c) A manutenção dos grupos de usuários, com grande volume, pode

prejudicar a execução das atividades operacionais do EP da SGE/SE;

d) A existência de duas bases para o gerenciamento também poderá causar

uma maior demanda de trabalho operacional no EP da SGE/SE.

2.3. Proposta 3 – Uma base de dados para cada unidade/órgão do

Ministério da Fazenda e uma base de dados única para a publicação

organizadas por Macroprocessos

Esta proposta visa propiciar maior independência às unidades/órgãos do

Ministério da Fazenda, cada unidade/órgão terá sua base de dados com estrutura

de pastas definidas pelo Escritório de Processos da SGE/SE e a Cadeia de Valor do

Ministério da Fazenda será replicada em todas as bases de dados pelo EP/SGE/SE.

Os processos não serão separados por unidade/órgãos, mas por

macroprocessos. O acesso na publicação será para as unidades/órgãos pré-

determinados e que possuírem o perfil adequado para visualização de acordo com o

sigilo do processo modelado.

Para a publicação o EP definirá uma periodicidade, onde as unidades/órgãos

deverão disponibilizar os processos em pasta designada “PUBLICAÇÃO” da base

de dados “01-Base Principal SGE” através da funcionalidade merge da ferramenta.

O EP, por sua vez, realizará a publicação dos processos na periodicidade definida.

Para melhor exemplificar a proposta temos como exemplo a estrutura de

bases de dados:

01 - Base Principal SGE

02 - Base RFB

03 - Base PGFN

04 - Base STN

05 - Base CARF



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Figura 3: Proposta 3 Uma base para cada unidade/órgão

2.3.1. Definição das bases de dados

2.3.1.1. Base de dados SGE (01 – Base Principal SGE)

Essa base de dados deverá conter toda a Cadeia de Valor do Ministério da

Fazenda e os processos que serão publicados conforme definido pelas

unidades/órgãos.

Nessa base será criada uma pasta chamada “PUBLICAÇÃO” para que as

unidades/órgãos possam realizar o merge dos processos que devem ser publicados

pelo Escritório de Processos, dentro deste grupo existirá uma pasta para cada

macroprocesso que será publicado pela SGE.



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Figura 4: Proposta 3 – Base Principal SGE.

Definição de acesso das unidades/órgãos à pasta “Publicação”

Ao definir os grupos de usuários à pasta, devemos observar quais

macroprocessos as unidades/órgãos poderão ter acesso conforme exemplo abaixo.

RFB - Tem acesso aos macroprocessos A e B, Tributário;

STN - Tem acesso aos macroprocessos A e C;

PGFN - Tributário e D;

CARF - Tributário e E.



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Figura 5: Proposta 3 - Exemplo dos Macroprocessos do Ministério da Fazenda

Ao definir os grupos de usuários a permissão dará acesso de visualização de

todo o conteúdo da pasta do macroprocesso, qualquer restrição será feita através

do filtro e grupo de usuários. Cada usuário criado tem total acesso às pastas dos

macroprocessos utilizados por ele.

Grupos criados para acessar a pasta publicação:

Grupo RFB

Grupo STN

Grupo CARF

Grupo PGFN

Usuários criados para acessar a pasta publicação:

Usuário RFB

Usuário STN

Usuário CARF

Usuário PGFN



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Figura 6 – Proposta 3 – Exemplo - Grupos e usuários.

2.3.1.2. Base de dados das unidades/órgãos (RFB, CARF, PGFN...)

Esta base representa a produção das informações de cada unidade/órgão. A

estruturação das pastas dentro da base de dados de cada unidade/órgão deve

seguir a definição do documento “Padrão de Organização e Nomenclatura da

Estrutura de Grupos da Base de Dados” e a definição do controle de acesso será

responsabilidade da própria unidade/órgão.

Pontos Fortes

a) Independência das unidades/órgãos para modelar seus processos;

b) Unidades/órgãos podem realizar manutenção dos grupos de usuários, filtro e

templates definidos em suas bases;

c) A base de dados estaria em total controle de cada unidade/órgão, criando a

possibilidade de apropriação do conteúdo e desenvolvendo habilidades dos

envolvidos no trato com a ferramenta;



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d) As unidades/órgãos controlam o acesso aos processos, garantindo o sigilo às

informações;

e) As unidades/órgãos não terão acesso aos processos na base de dados “01 –

Base principal SGE”, esse acesso será através da ferramenta Business

Publisher, assegurando um banco de dados íntegro, coeso e padrão;

f) A SGE não terá a responsabilidade de monitoramento dos processos nas

bases de dados das unidades/órgãos;

g) A SGE não terá a responsabilidade de realizar a manutenção dos privilégios

dentro dos grupos de usuários nas bases de dados das unidades/órgãos;

h) A publicação dos processos sigilosos é de responsabilidade das

unidades/órgãos. A responsabilidade do EP é de apoio para a realização da

atividade de publicação;

i) O backup é mantido pela própria unidade/órgão da base de dados;

j) Um único backup será mantido pelo EP, que será o da Base SGE.

Pontos Fracos

a) O merge (fusão) dos processos que serão publicados será de

responsabilidade das unidades/órgãos, o que pode ocasionar a perda de

dados durante o procedimento;

b) Sobrecarga no trabalho de monitoramento dos processos na pasta

publicação na base de dados “01 – Base Principal SGE”;

c) Perda indevida dos símbolos nas bases de dados das unidades/órgãos em

função da execução da funcionalidade “REORGANIZAR”;

d) Responsabilidade de realizar merge da cadeia de valor agregado da base

principal, ”01 – Base principal SGE”, para todas as bases de dados das

unidades/órgãos podendo gerar inconsistência nas informações devido o

grande volume de dados.



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e) Necessidade de capacitação para efetuar as funções do arquiteto, (criação

de usuário, permissões, merge, filtro, template, etc).

f) Neste cenário cada órgão deverá ter uma licença do Aris Architect para

desempenhar a função de administrador da ferramenta, ou seja, criação de

usuários, permissões de acesso, merge, etc..



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2.4. Proposta 4 - Três bases de dados para o Ministério da Fazenda

organizada por Macroprocessos (Produção, desenvolvimento e

publicação)

Após a análise das 3 primeiras propostas apresentadas, levando em

consideração o cenário atual da gestão de processos no contexto dos órgãos do MF

e a escassez de recursos no Escritório de Processos da SGE/SE, uma alternativa

mais adequada seria o controle total da base de dados do Aris do EP/SGE/SE, com

o gerenciamento da base realizado em função da gestão por processos.

Esta proposta visa o gerenciamento mais eficiente onde o controle geral está

baseado na criação de pastas para cada Macroprocesso do Ministério da Fazenda.

É um avanço das propostas anteriores, portanto, leva em consideração alguns

pontos positivos e viáveis para execução das alternativas já apresentadas no item

“2” deste documento.

Para a eficácia desta proposta serão criadas três bases de dados:

Desenvolvimento: base destinada à elaboração e desenvolvimento de toda

a estrutura que será criada para atender a demanda da VAC Integrada do MF, além

da armazenagem das informações que estão em desenvolvimento pelas

unidades/órgãos.

Produção: armazenará as informações já homologadas durante a fase de

desenvolvimento. Representa a base de dados com tudo o que foi produzido e

homologado, armazenado de forma completa e padronizada, não sendo possível,

portanto, efetuar quaisquer alterações, qualquer alteração que se julgue necessária

será efetuada sempre na base de desenvolvimento.

Publicação: base destinada à armazenagem dos processos disponíveis para

publicação, após triagem e liberação pelas unidades/órgãos.



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Figura 7: Proposta 4 – 3 Bases organizadas por macroprocessos

Conforme pode ser observado na figura, a estrutura de pastas representaria

a hierarquia de processos do Ministério da Fazenda, representando a unidade/órgão

por processo e não departamentos, fomentando a cultura da gestão de processos.

A estrutura exposta na figura 7 será a mesma em todas as bases. O

Escritório de Processos da SGE/SE será responsável pela arquitetura e

gerenciamento das três bases.

Por se tratar de uma proposta, vislumbrada como uma das mais adaptadas à

demanda e realidade do Ministério da Fazenda, principalmente em virtude do



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desenho da cadeia de valor integrada, fez-se necessário a sua apresentação mais

particularizada, conforme exposto nos tópicos que seguem.

2.4.1. Acessibilidade e Segurança

Serão definidos os grupos de usuários por unidades/órgão para cada

macroprocesso da Cadeia de Valor Integrada do Ministério da Fazenda.

Exemplo: Macroprocesso “Formulação e Preparação da Decisão”.

Figura8: Proposta 4 – Macroprocesso “Formulação e Preparação da Decisão”.

Na figura acima, MF, SE, SPE, SAIN, SEAE e RFB têm acesso ao processo

“Propor diretrizes para subsidiar a formulação de políticas econômicas”, dessa

forma, será dada a permissão para acesso ao processo somente aos devidos

grupos pertencentes a estes órgãos.

Ao definir os grupos de usuários com os seus direitos de acesso, a permissão

será para visualização de todo conteúdo da pasta do macroprocesso, qualquer

restrição será feita através do filtro e grupo de usuários. Cada usuário criado tem

total acesso às pastas dos macroprocessos utilizados por ele.



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2.4.2. Layout

O layout a ser utilizado para elaboração da VAC Integrada do MF obedecerá

aos padrões da ferramenta ARIS, ou seja, para representar as Cadeias de Valores,

Macroprocessos, Processos e Subprocessos até o nível de Workflow serão

utilizados os objetos existentes na ferramenta, porém, será feito uma adaptação

quanto as propriedades dos mesmos, do tipo cor e tamanho, dessa forma não ficará

diferente da estrutura proposta pela empresa Elo Group. Qualquer alteração nos

objetos, bem como, inclusão de novos objetos deverá ser definida pelo Escritório de

Processos da SGE/SE.

Figura9: Proposta 4 – Layout da VAC integrada do MF.



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2.4.3. Navegabilidade

A navegabilidade poderá ocorrer de duas formas:

a) Através do Explorador (estrutura de pastas); e

b) Modelador (modelos ou diagramas).

Em ambas, a VAC será categorizada entre Atividades Finalísticas ou

Processos Finalísticos e Atividades de Suporte ou Processos de Suporte. Para

exemplicar, foi utilizada a categoria “Finalísticos”, conforme as figuras 10 e 11 a

seguir.

Acesso através do Explorador

Toda a VAC Integrada é representada por pastas, assim, o usuário poderá ir

direto ao foco sem a necessidade de navegação e exposição dos modelos.

Figura10: Proposta 4 – Navegação pelo explorador do Aris.

.

Acesso através do Modelador

Todo o diagrama da Cadeia de Valor Integrada - VAC do Ministério da

Fazenda será representado em um único modelo, composto pelas VACs específicas

com os respectivos valores gerados, os macroprocessos e os processos com os

seus participantes (órgãos do MF) no primeiro nível, dessa forma facilita à macro

visão do órgão e a busca por processos, como mostra a figura 11.



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Figura11: Proposta 4 – VAC integrada exposta em um único modelo

Para visualização dos subprocessos é necessário descer ao 2º nível da VAC

integrada, que representa as atividades que cada Órgão desenvolve dentro do

processo. Figura 12.



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Figura12: Proposta 4 – 2º nível – Órgãos responsáveis pela execução do processo Acompanhar e analisar a evolução dos indicadores econômicos.

Para visualização do workflow ou das atividades que cada órgão executa

dentro do processo acima é necessário descer ao 3º nível da VAC integrada, nesse

caso haverá uma associação com as cadeias de valor dos Órgãos do MF.

2.4.4. Publicação (Publisher)

A publicação ocorrerá pelo administrador da ferramenta através da opção

“Exportações do Publisher”.

Figura13: Proposta 4 –Publicação da base.

A base referente à publicação será alimentada somente com os processos

definidos para tal finalidade, respeitando os critérios de apresentação, formatação e

sigilo.



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Deverá ser definida com o Líder ou Gestor do Processo Corporativo do MF

com qual periodicidade a base terá seus processos publicados, bem como o tipo de

acesso para cada processo, em caso de processos que poderão ser públicos, estes

serão publicados sem restrições de acesso e caso exijam sigilo, publicados com

acesso restritos aos grupos previamente definidos.



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3. VERSIONAMENTO DA CADEIA DE VALOR AGREGADO

Com o início da modelagem da cadeia de valor agregado o Ministério da

Fazenda é importante que seja mantido o histórico de cada versão entregue, como

registro das adequações e base histórica de evolução.

A ferramenta ARIS possui a funcionalidade de versionamento, onde é

possível manter o registro das alterações em um banco de dados confiável e com

fácil acessibilidade.

Caberá à equipe do Escritório de Processos da SGE/SE a função de manter

ativa e em execução a funcionalidade do versionamento, controlando os arquivos

gerados e a armazenagem e gerenciamento das informações sempre que forem

apontadas melhorias, alterações e/ou adequações na cadeia de valor do Ministério

da Fazenda.

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