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PROJETO PROCESSO DIGITALConfiguração do ambiente de GED
CASA CIVILGoverno do Estado do Rio de Janeiro
Ricardo Pezzi de LimaConsultor Oracle ECM
ECM – Visão Prática
Oracle ECM. O que é?
Conceitos básicos da ferramenta de ECM
Configuração de indexadores
Configurando a Digitalização
Administração de usuários
Configuração do gerenciador de registros
Criando plano de retenção
Gerenciando os registros
Congelando registros
Emissão de relatórios
Agenda
O que é ECM?
A Explosão da InformaçãoDocumentos, Imagens, Voz, Video, Email …
Cerca de 80% do conteúdo gerado
NÃO é estruturado, ou seja, não possui
um sistema integrado de gestão.
Fato
Enterprise Content Management são as tecnologias, ferramentas e métodos usados para:
Capturar, gerenciar, armazenar, preservar e distribuir conteúdo em um empresa (Ciclo de Vida)
No nível mais básico, as ferramentas e estratégias de ECM possibilitam o gerenciamento de qualquer
informação não estruturada em uma organizaçãoPapel, e-mail, documentos, web sites, multimídia, etc
O que é ECM?
Entendendo sobre ECMGerenciando Conteúdo em todo seu cliclo de vida
Aplica controles e suporte adequado a cada fase da vida:• Criar: criar & capturar
documentos• Gerenciar: gravar,
versionar, indexar, gerenciar documentos
• Distribuir c/ segurança: cleanse, filtrar, manejar direitos de acesso
• Publicar: publicar para Web, visualizar, pesquisar documentos
• Reter para compliance: declarar, classificar, arquivar, reter Publicar
Criar
Indexar
Armaz.
Reter
Limpar
Buscar
Distribuir
VersionarCapturar
Gerenciar
Benefícios - ECM• Minimizar o risco e dar controle ao ciclo de vida do conteúdo• Compartilhar conteúdo por toda empresa• Eficiência nos processos – eliminar redundâncias• Automatizar processos – roteamento, conversão, captura• Melhora comunicação• Aumenta a eficiência dos colaboradores• Melhora o processo de criação e reutilização dos ativos corporativos• Reduz custos – entrega, impressão e armazenamento
ODC - Oracle Document Capture
UCM - Universal Content
Management
BPM - Business Process Management
BPEL - Process Manager
WCM - Web Content Management
IRM - Information Rights
Management
URM - Universal Records
Management
Oracle ECM Suite
Publicar
Criar
Indexar
Armaz.
Reter
Limpar
Buscar
Distribuir
VersionarCapturar
Gerenciar
ECM – O que é? ODC – Oracle Document Capture
Modulo da solução responsável por digitalizar e capturar documentos, de forma distribuída com o Distribuited Document Capture ou centralizada com o Document Capture.
Principais Características:CompressãoDigitalização DistribuídaDigitalização CentralizadaReconhecimento Automático de CaracteresTratamento de Imagens
CaptureCrie
Gerenciador unificado de conteúdo, tem como objetivo servir como repositório de todos os conteúdos não estruturados da organização (documentos, vídeos, imagens e etc.)
Principais Características:Pesquisa Full-TextConversão de formatosWorkFlow de AprovaçãoControle de RevisõesControle de AcessoFácil Integração (Arquitetura SOA)Repositório Centralizado ou DistribuídoEscalabilidade. Pode crescer conforme necessidade
Crie
Indexar
Armazene
Busque
Versione
Gerenciar
ECM – O que é? UCM - Universal Content Management
ECM – O que é? BPM - Business Process Management
Gerenciador de processo de negócios, tem como objetivo servir como ferramenta para desenhar, simular e executar processos de negócios.
Principais Características:Interface visual e intuitivaNotação BPMNFluxo orientado a regras de NegóciosRegras de Negócios podem ser alteradas por usuários administrativos sem desenvolvimentoFácil Manutenção (Visual)Fácil Integração (Arquitetura SOA)Escalabilidade
Gerencie
ECM – O que é? WCM – Web Content Management
O WCM permite criação rápida de sites de conteúdo e redução dramática no custo de manutenção.
Principais Características:Edição de Conteúdo WYSIWYGUtiliza o UCM como base
possibilitando a utilização de todos os recursos de gerenciamento de conteúdo
Permite criação de conteúdo com base em arquivos MS Office.
Reutilização de templates
Publique
Controle os registros de sua organização, defina ciclo de vida e localidades física para a informação.
Principais Características:Conformidade leis para guarda e
retenção de documentos (físicos e digitais)
Redução e melhor controle do espaço e uso de documentos físicos (papel) e digitais
Requisitos de gestão documental ( plano de classificação, metadados … )
Ferramenta para ArquivistaGerenciamento de outros
repositórios (adaptadores)Certificado DoD 5015.2
Busque
Retenha Limpe
ECM – O que é?URM – Universal Records Managements
Conceitos básicos da ferramenta de ECM
Conceitos básicos da ferramenta de ECMHands - ON
• CheckIn e Checkout de documento• Controle de versão• Pesquisa de documento por indexadores• Personalizando o servidor de conteúdo• Criando consultas personalizadas• Alterando idioma• Alterando visualizações
• Funcionalidades do “Meu Servidor de Conteúdo”• Criando relatórios para resultados de consultas.
Conceitos básicos da ferramenta de ECMHands - ON
Menu de acesso as pesquisas de documentos e processos, novo
armazenamento, configuração para Registro, alteração do perfil, logoff do
sistema e Ajuda.
Conceitos básicos da ferramenta de ECMHands - ON
Interface padrão do URM – Menu Lateral:
Menu de acesso as funcionalidades da ferramenta, tais como: tarefas atribuídas
para os usuários, pesquisas salvas, conteúdos recuperados, navegação pelo plano de classificação, pesquisa, etc ...
Conceitos básicos da ferramenta de ECMHands - ON
Exibição de resultados de
pesquisa, campos de inclusão, etc ...
Conceitos básicos da ferramenta de ECMHands - ON
Incluindo um novo conteúdo no URM (check-In) :
1° Passo: Navegue até o tipo documental cadastrado no plano de classificação para inserir um novo
documento.
Conceitos básicos da ferramenta de ECMHands - ON
Incluindo um novo conteúdo no URM (check-In) :
2° Passo: Clique no tipo documental
3° Passo: Selecione a opção CheckIn de Novo
Item de Conteúdo
Conceitos básicos da ferramenta de ECMHands - ON
Incluindo um novo conteúdo no URM (check-In) :
4° Passo: Informe os indexadores do documento. Dependendo do tipo
documental escolhido no plano de classificação, alguns indexadores serão
preenchidos de forma automática.
Conceitos básicos da ferramenta de ECMHands - ON
Incluindo um novo conteúdo no URM (check-In) :
Tela de confirmação do checkIn do documento.
Tela de visualização dos indexadores do
documentos.
Conceitos básicos da ferramenta de ECMHands - ON
Recuperando conteúdo (check-out):
1° passo: Clique no link da imagem para
exibir as informações do
conteúdo
Conceitos básicos da ferramenta de ECMHands - ON
Recuperando conteúdo (check-out):
2° passo: Clique no link “Ações do conteúdo” opção “CheckOut”
Conceitos básicos da ferramenta de ECMHands - ON
Versão do conteúdo:
A cada novo check-in de um documento já
existente é criada uma nova versão para o
conteúdo
Conceitos básicos da ferramenta de ECMHands - ON
Pesquisa Processo e Documentos:
No menu de Pesquisa selecione o tipo de pesquisa desejado:
processo ou documento.
Conceitos básicos da ferramenta de ECMHands - ON
Pesquisa Processo e Documentos:
Será listado os indexadores de
pesquisa, para a opção selecionada.
Conceitos básicos da ferramenta de ECMHands - ON
Pesquisa Processo e Documentos:
Tela com o resultado da pesquisa.
O produto oferece opções de pesquisa
para facilitar consulta dos documentos.
Configuração de indexadores
Configuração de indexadoresHands - ON
• Criando indexadores• Criando regras• Criando perfis
Configuração de indexadoresHands - ON
Para manutenção dos indexadores, perfis e regras,
precisamos navegar até a opção “Applets de administração”.
Clicar no botão Gerenciamento de
Configuração
Configuração de indexadoresHands - ON
Tela para criação e configuração dos
indexadores.
Configuração de indexadoresHands - ON
Tela para criação e configuração de regras.
Configuração de indexadoresHands - ON
Tela para criação e configuração dos perfis.
Administração de usuários
Administração de UsuáriosHands ON
•Grupos de usuário•Atribuições de cada grupo•Conceito de contas
Administração de UsuáriosHands ON
Para manutenção dos usuários do sistema,
precisamos navegar até a opção “Applets de administração”.
Clicar no botão Administração de
Usuários
Administração de UsuáriosHands ON
Tela para manutenção dos usuários do sistema.
Administração de UsuáriosHands ON
Tela para manutenção dos grupos de usuários do
sistema.
Configurando a Digitalização
Configurando a DigitalizaçãoHands ON
•Conhecendo a ferramenta ODC •Criando perfil de digitalização
Configurando a DigitalizaçãoHands ON
Interface do ODC
Tela de digitalização e indexação dos
documentos que serão anexados ao
processo.
Configurando a DigitalizaçãoHands ON
Criação de Perfil no ODC
Tela de administração e
criação de perfil de digitalização e indexação de documentos.
Configuração do gerenciador de registros
Configuração do Gerenciador de RegistrosHands ON
•Configurando campos da Auditoria•Configurando Ações para Auditoria•Configuando níveis de restrição no RM•Configuração dos favoritos
Configuração do Gerenciador de RegistrosHands ON
Para configurar os campos que serão
auditados pelo sistema navegue pelo menu até a opção campo de
Auditoria.
Campos da Auditoria
Configuração do Gerenciador de RegistrosHands ON
Selecione os campos que serão
auditados.
Campos da Auditoria
Configuração do Gerenciador de RegistrosHands ON
Ações para Auditoria
Selecione os ações que serão auditadas.
Configuração do Gerenciador de RegistrosHands ON
Recursos Ativados
Para configurar os recursos da ferramenta,
navegue até a apção de menu conforme tela.
Configuração do Gerenciador de RegistrosHands ON
Recursos Ativados
Tela de configuração dos recursos do URM.
Configuração do Gerenciador de RegistrosHands ON
Configuração dos favoritos
Tela de configuração dos
favoritos.
Criando plano de retenção
Criando Plano de RetençãoHands On
• Configurando períodos de retenção• Criando plano de classificação• Criando Categoria de Retenção• Configurando a temporalidade dos documentos• Aprovando transferência de arquivos• Aprovando descarte de registros
Criando Plano de RetençãoHands On
Períodos de retenção
Para configurar os períodos de
retenção, navegue até a apção de menu conforme
tela.
Criando Plano de RetençãoHands On
Períodos de retenção
Tela de configuração do
período de retenção.
Criando Plano de RetençãoHands On
Plano de Categoria de Retenção
Para configurar uma categoria de retenção, selecione o tipo documental no plano de
classificação e navegue pelo menu, conforme tela abaixo.
Criando Plano de RetençãoHands On
Plano de Categoria de Retenção
Tela para configuração da categoria de
retenção.
Criando Plano de RetençãoHands On
Temporalidade dos documentos
Tela de informação da temporalidade do
documento (ciclo de vida).
Criando Plano de RetençãoHands On
Descarte de registros
Tela para criação das regras de descarte.
Gerenciando os registros
Gerenciando os RegistrosHands On
• Aprovando transferência de arquivos• Aprovando descarte de registros
Criando Plano de RetençãoHands On
Aprovando descarte de registros
Tela de aprovação de descarte.
Congelando registros
Congelando RegistrosHands On
• Criando tipos de congelamento• Selecionando registros• Consultado registros congelados
Criando Plano de RetençãoHands On
Tipos de congelamento
Tela de configuração dos tipos de
congelamento.
Criando Plano de RetençãoHands On
Consultado registros congelados
Tela para consulta dos registro congelados.
Emissão de relatórios
Emissão de RelatóriosHands ON
• Histórico de Alteração• Relatório de Auditoria• Relatórios básicos de Retenção• Relatórios avançado de Retenção• Relatório de usuários• Relatório de regras dos usuários• Relatórios de grupo de usuários
Dúvidas?