projeto - estatÍsticas mensais das bibliotecas das unidades de ensino do ceeteps - 2º semestre...
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GABINETE DA SUPERINTENDÊNCIA
CHEFE DE GABINETE CENTRO DE GESTÃO DOCUMENTAL
PROJETO:
ESTATÍSTICAS MENSAIS DAS BIBLIOTECAS DAS
UNIDADES DE ENSINO DO CEETEPS
Governador Geraldo Alckmin
Vice-Governador
Guilherme Afif Domingos
Secretário do Desenvolvimento Econômico, Ciência e Tecnologia
Rodrigo Garcia
Secretário-Adjunto do Desenvolvimento Econômico, Ciência e Tecnologia
Nelson Baeta Neves Filho
CENTRO ESTADUAL DE EDUCAÇÃO TECNOLÓGICA PAULA SOUZA
Presidente do Conselho Deliberativo
Laura Laganá
Diretora Superintendente
Laura Laganá
Vice-Diretor Superintendente
César Silva
Chefe de Gabinete da Superintendência
Coordenadora da Pós-Graduação, Extensão e
Pesquisa
Helena Gemignani Peterossi
Coordenador do Ensino Superior de
Graduação
César Silva
Coordenador de Desenvolvimento e
Planejamento
Luiz Carlos Quadrelli
Coordenador do Ensino Médio e Técnico
Almério Melquíades de Araújo
Coordenador de Infraestrutura
Rubens Goldman
Coordenador de Gestão Administrativa e
Financeira
Armando Natal Maurício
Coordenador de Recursos Humanos
Elio Lourenço Bolzani
Assessora de Comunicação
Gleise Santa Clara
Coordenador de Inovação Tecnológica
Oswaldo Massambani
Coordenadora de Formação Inicial e
Educação Continuada
Clara Maria de Souza Magalhães
PROJETO: ESTATÍSTICAS MENSAIS DAS BIBLIOTECAS DAS UEs DO CEETEPS
Responsável:
Tatiane Silva Massucato Arias
Equipe:
Alice Cristina Salgado de Lima
Leticia Rolim Albuquerque
Maria Ivete Morales Locatelli
Nair da Silva
Paloma dos Santos Altran
Rua dos Andradas, 140 –Santa Ifigênia – São Paulo - SP
Brasil – 01208-000
http://www.centropaulasouza.sp.gov.br
55 11 3324-3656 __________ Copyright © 2013 - 1º edição
LISTA DE FIGURAS
Figura 1 - Organograma geral do Centro de Gestão Documental .........................3 Figura 2 - Fluxograma de atuação ...................................................................... 13 Figura 3 - Frequência de usuários ....................................................................... 15 Figura 4 - Empréstimo de materiais .................................................................... 16 Figura 5 - Serviços prestados.............................................................................. 17 Figura 6 - Circulação de materiais ....................................................................... 18 Figura 7 - Processamento técnico ....................................................................... 19 Figura 8 – Inventário semestral ........................................................................... 20
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO ...................................................................................................3 2 JUSTIFICATIVA ................................................................................................6 3 OBJETIVOS .......................................................................................................7 3.1 Objetivo Geral ................................................................................................7 3.2 Objetivo Específico .......................................................................................7 4 O PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO E SUAS FUNÇÕES ..............................9 5 PLANO DE AÇÃO ........................................................................................... 10 6 ESTATÍSTICA .................................................................................................. 11 6.1 Metodologia e Ferramentas para Estatística CGD ................................... 11 7 MODELOS DE PLANILHAS ............................................................................ 14 7.1 Planilha de Estatística Mensal das Fatecs e Etecs ................................. 14 8 CONSIDERAÇÕES FINAIS ............................................................................. 23 REFERÊNCIAS .................................................................................................. 24 GLOSSÁRIO ....................................................................................................... 25
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1 INTRODUÇÃO
Em 2008, a Administração Central do Centro Estadual de Educação
Tecnológica Paula Souza (CEETEPS) foi reorganizada pela Deliberação nº
003/2008. Com isso, o Grupo de Informação Documentária (GID), criado em
1993, passou a se chamar Centro de Gestão Documental (CGD), constituindo
dois núcleos: Núcleo de Documentação Técnico-Científica e o Núcleo de
Biblioteca.
Figura 1 – Organograma Geral do Centro de Gestão Documental
O Núcleo de Documentação Técnico-Científica é responsável pelos
serviços de consulta e empréstimo de material bibliográfico e pelo intercâmbio
de informações com unidades congêneres - das comunidades interna e externa
- para divulgação do material produzido pelo CEETEPS. Também lhe cabe
elaborar e manter atualizado o fichário de leis federais e estaduais relativas a
serviços científicos e atividades de pesquisa.
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Já o Núcleo de Biblioteca do Centro de Gestão Documental, com a
ampliação e reestruturação da equipe em 2011, organiza e administra a
Biblioteca Central e as 267 Bibliotecas das Unidades de Ensino do CEETEPS,
sejam Escolas Técnicas ou Faculdades de Tecnologia, distribuídas em 161
municípios paulistas.
Voltadas ao desenvolvimento do ensino e da cultura, as Bibliotecas
disponibilizam livros, jornais, revistas e mídias, oferecem acesso a
computadores e atuam como centros difusores de informação e leitura, tendo
como meta permanente contribuir para a formação contínua de leitores
competentes, críticos, criativos, conscientes do exercício da cidadania e
preparados para o mercado de trabalho.
Fazem parte das atribuições do Centro de Gestão Documental
coordenar e orientar a organização e o funcionamento das bibliotecas das
Unidades de Ensino do Centro Paula Souza, em cumprimento às diretrizes
técnicas estabelecidas pelo departamento, bem como solicitar informações que
auxiliarão no planejamento global das UEs.
Segundo Valentim (2010), todo ambiente organizacional resulta em um
ambiente informacional que também está diretamente relacionado aos saberes
e fazeres da organização/instituição. Desta forma, “a informação se constitui
em insumo para o desempenho das atividades, tarefas e tomada de decisão de
curto e médio prazo” (VALENTIM, 2010, p. 14).
Assim, este projeto tem por objetivo inicial mostrar a necessidade de
organização e planejamento dentro das bibliotecas das Unidades de Ensino
(UEs).
A gestão de unidades e serviços de informação envolve práticas e
processos de uso mais intensivo da informação, para a geração de
conhecimento que, segundo Belluzzo (2010, p. 25), “é o recurso econômico
mais valioso no processo produtivo e de inovação, peça-chave para a
sobrevivência num ambiente de alta-competitividade” e que proporciona
subsídios para a definição de estratégias e tomada de decisão nos ambientes
organizacionais. Levando em conta a importância da obtenção e gestão da
informação para direcionamento das ações, apresentaremos a estatística e o
planejamento estratégico como uma forma prática de coleta de informações
para análise, pois as estatísticas permitem ao bibliotecário e à Administração
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Central o acompanhamento diário, mensal ou na periodicidade desejada dos
serviços oferecidos na biblioteca, assim como das necessidades de seus
usuários e, consequentemente, da Unidade.
O projeto tem por objetivo geral obter, organizar e analisar dados,
determinar as correlações existentes e suas consequências para descrever,
explicar, prever e organizar as ações futuras, colaborando para a produção da
melhor informação possível, a partir dos dados obtidos pelas planilhas
estatísticas, que contribuirão para tomadas de decisões e busca de melhorias
contínuas nas Unidades e na Instituição como um todo.
Muito mais que um sistema de indicadores e controle, o relatório
estatístico é uma ferramenta indispensável para a gestão adequada dos
sistemas de informação na biblioteca.
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2 JUSTIFICATIVA
Após levantamento realizado pelo Centro de Gestão Documental (CGD)
sobre a estrutura, recursos e serviços de cada biblioteca das Unidades de
Ensino (UEs), observou-se a necessidade de planejar, elaborar e proporcionar
às unidades um método para obtenção de dados estatísticos sobre os serviços
realizados. A decisão de criar um procedimento apropriado para coleta de
dados padronizará a execução e a compilação dessas informações, que
fornecerá subsídios para nortear não somente os trabalhos das próprias
bibliotecas, na criação, adequação de serviços e geração de produtos, como,
também, auxiliarão as ações do CGD, agregando conhecimento sobre os
trabalhos executados nas bibliotecas, favorecendo a coordenação e
planejamento de atividades, projetos e aquisição de materiais que se
mostrarem necessários para as UEs. Devido ao aumento do fluxo de usuários
(discentes, docentes, servidores e comunidade externa) nas UEs, a elaboração
de um plano estatístico fez-se necessária, a fim de conhecer e desenvolver
melhorias nos serviços prestados aos usuários. As estatísticas mensais das
unidades, a partir da ferramenta elaborada e disponibilizada pelo CGD,
possibilitarão as análises das funções executadas e auxiliarão na padronização
de uma sistemática de serviços, com o propósito de melhorar a qualidade do
atendimento de nossos usuários.
7
3 OBJETIVOS
Este trabalho tem o intuito de oferecer, às bibliotecas das Unidades de
Ensino do Centro Paula Souza, uma ferramenta para obtenção padronizada de
dados estatísticos sobre as atividades, serviços e produtos realizados em cada
unidade.
3.1 Objetivo Geral
Conhecer de forma aprofundada o trabalho que já está sendo
desenvolvido em cada biblioteca das Unidades de Ensino do Centro Paula
Souza, bem como as dificuldades encontradas, se houver, para desenvolver e
proporcionar um plano de ação para adequar os elementos em inconformidade
aos padrões estabelecidos pelo Centro de Gestão Documental, criar diretrizes,
disponibilizar cursos de aperfeiçoamento profissional e treinamentos, a fim de
obter a melhora na qualidade dos produtos e serviços prestados.
3.2 Objetivos específicos
Identificar e mensurar os serviços já executados nas bibliotecas da UEs
do Centro Paula Souza;
A partir da análise dos dados obtidos, buscar soluções para as unidades
que apresentem dificuldades na execução de suas atividades por falta
de recursos;
Planejar ações para garantir a utilização dos serviços e produtos das
bibliotecas pelos usuários, estimulando o aumento na frequência e uso
das bibliotecas pela comunidade;
Obter indicadores que possam nortear a implantação de ações voltadas
ao incentivo à leitura e eventos culturais de acordo com as necessidades
dos usuários;
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Agilizar e facilitar a obtenção de dados e, consequentemente, a
comunicação entre as UEs e o CGD;
Melhorar os sistemas de informações para atender às necessidades das
UEs e facilitar a forma de trabalho;
Padronizar o sistema de trabalho, incluindo metodologia, políticas e
processos.
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4 O PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO E SUAS FUNÇÕES
Planejamento é o ato de pensar antecipadamente nas ações que serão
executadas para atingir os objetivos propostos pela instituição no futuro.
“Planejamento pode ser definido como desenvolvimento de processos, técnicas
e atitudes administrativas as quais proporcionam uma situação viável de avaliar
as implicações futuras” (OLIVEIRA, 1999, p.34).
A aplicação do planejamento estratégico não é algo novo dentro da
educação. O planejamento visa a otimização de processos, por este motivo, “o
planejamento estratégico envolve identificar a missão da instituição, avaliar
seus recursos e examinar o ambiente para determinar quais devem ser suas
prioridades e estratégias” (KOTLER; FOX, 1994, p.97). Ainda segundo Kotler e
Haider (1993, p. 86), “o desafio da comunidade é planejar-se como um sistema
em atividade, que pode assimilar choques e adaptar-se rápida e eficientemente
a novos desenvolvimentos e a novas oportunidades”. Desta forma, planejar as
ações da instituição no presente é fundamental para a sobrevivência e o
sucesso da implementação dos processos.
O planejamento estratégico é determinante na forma como as
organizações irão atuar em relação ao ambiente, definindo estratégias para
alcançar seus objetivos.
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5 PLANO DE AÇÃO
O plano de ação deve ser elaborado em consonância com a missão e
com os objetivos estratégicos do departamento. Consiste no planejamento de
ações e procedimentos para se alcançar o objetivo estratégico definido. No
plano de ação são estabelecidas as metas, estratégias, os responsáveis pela
ação, o prazo de cumprimento e os recursos financeiros necessários.
Dentro do planejamento estratégico do Centro de Gestão Documental
foram definidos planos de ação para lidar com questões táticas e operacionais
voltadas para o médio e curto prazos, para se alcançar as metas estabelecidas.
Desta forma, levando em conta as atribuições do CGD, de coordenar e orientar
a organização e o funcionamento das bibliotecas das Unidades de Ensino do
Centro Paula Souza, em cumprimento às diretrizes técnicas estabelecidas, o
projeto de estatísticas mensais das Unidades de Ensino constitui um plano de
ação para coletar e padronizar dados gerando, assim, índices, informações que
se tornarão subsídios para a tomada de decisão.
O Plano de Ação será executado da seguinte forma:
Departamento: Centro de Gestão Documental - CGD
Área: Núcleo de Biblioteca
Objetivo Estratégico: melhorar e padronizar os serviços e produtos das bibliotecas das UEs por meio dos indicadores
Indicador Meta Estratégia de ação Prazo Recursos
Falta de informações sobre as atividades realizadas nas bibliotecas das UEs.
Obter informações padronizadas sobre os serviços, produtos e usos das bibliotecas para gerar informações que norteiem o desenvolvimento de planos de ação para aprimorar as bibliotecas.
Desenvolver e disponibilizar às bibliotecas das UEs uma ferramenta (planilha) para obtenção e padronização dos dados referentes ao uso, produtos e serviços oferecidos, gerando dados estatísticos mensais que subsidiarão a tomada de decisão do CGD no desenvolvimento de ações para o cumprimento de seu planejamento estratégico.
Os envios das estatísticas deverão ser entregues todo dia 05 de cada mês, durante o 2º semestre (de agosto de 2013 a dezembro de 2013).
Não será necessário recurso financeiro adicional.
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6 ESTATÍSTICA
A estatística tem como finalidade colher subsídios para tomada de
decisões, é uma ferramenta muito utilizada no planejamento estratégico. Por
fazer parte da matemática aplicada, fornece métodos para coleta, organização,
descrição, análise e interpretação de dados para utilização na tomada de
decisões. A estatística possui dois grandes ramos, a estatística descritiva, que
“compreende o manejo dos dados para resumi-los ou descrevê-los, sem ir
além, isto é, sem procurar inferir qualquer coisa que ultrapasse os próprios
dados” (FREUND; SIMON, 2000 apud DIEHL; SOUZA; DOMINGOS, 2007), e a
estatística indutiva ou inferencial, que compreende procedimentos de análise e
interpretação dos dados para obter conclusões ou inferências sobre
populações com base em dados amostrais, associados a uma margem de
incerteza. Fundamentam ainda as medidas de incerteza que resultam na teoria
da probabilidade, baseia-se em teorias da probabilidade (LOPES, 2007 apud
FRANÇA, 2012).
Dentro das definições mencionadas, utilizaremos em nossos estudos a
estatística descritiva, pois o nosso propósito é coletar o máximo de informações
sobre as ações das unidades, a fim de avaliar, de forma precisa, a sistemática,
os serviços executados e deficiências existentes para, desta forma, encontrar a
curto ou médio prazo, soluções adequadas para as problemáticas das
unidades pesquisadas.
6.1 Metodologia e ferramentas para Estatística CGD
A coleta de dados será mensal e semestral a todas as Etecs e as Fatecs
do CEETEPS, a fim de conhecer a demanda dos serviços e atendimentos das
bibliotecas, dessa forma teremos um indicador. Como mencionado no início
deste projeto, o objetivo deste trabalho é promover ações que busquem a
melhoria dos produtos e serviços oferecidos pelas bibliotecas.
O CGD possui um material inicial de coleta de dados, que foram
aplicados em 2011. Com tudo, se faz necessário a adoção e continuação de
um procedimento estatístico e indicativo sistemático e com periodicidade, a fim
de conhecer melhor o perfil de cada unidade.
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Seguem informações sobre o procedimento da metodologia de coleta a
ser aplicada:
Quadro 1- Procedimentos
AÇÕES PROCEDIMENTOS
AÇÃO INICIAL
Coleta de dados mensais
COMO SERÁ ENTREGUE
As UEs devem preencher as planilhas em
Excel, elaboradas pelo CGD, com as
informações locais da biblioteca e os serviços
desenvolvidos. Após o preenchimento mensal
as planilhas deverão ser enviadas via e-mail:
PERIODICIDADE DA COLETA DE DADOS
O CGD receberá a planilha de estatística, via
e-mail, de todas as unidades até dia 5 do mês
subsequente. A falta do envio de dados
poderá comprometer os relatórios do CGD, e
consequentemente prejudicar um plano de
ação para melhorar a funcionalidade e
objetivos da biblioteca.
ÍNICIO DO PROJETO Agosto de 2013.
Conforme o quadro 1, podemos verificar que os procedimentos
solicitados às bibliotecas das UEs são de fácil aplicabilidade, pois o CGD
enviará as planilhas prontas, sendo a atividade de preenchimento um processo
muito simples, que não requer habilidade específica para seu entendimento.
A devolução dos dados, via e-mail, otimizará o processo de envio e
deverá ser realizado dentro do prazo estipulado pelo CGD.
Importante salientar que os bibliotecários e demais servidores das
bibliotecas deverão atentar para o preenchimento correto das planilhas e para
o cumprimento do prazo de entrega nas datas estipuladas pelo CGD,
lembrando que o descumprimento do envio acarretará prejuízos na correta
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coleta de dados e, consequentemente, no levantamento das informações
necessárias para o desenvolvimento ideal deste trabalho.
Segue abaixo, um simples fluxograma de atuação, para uma clara
visualização de como funcionará a coleta de dados, e como este procedimento
implicará nas decisões tomadas posteriormente pelo CGD, para melhorias no
atendimento, produtos e serviços oferecidos pelas bibliotecas das unidades:
Figura 2- Fluxograma de atuação
De acordo com as orientações da figura 2, podemos observar de forma
simples a importância do preenchimento correto dos relatórios e sua entrega na
data estipulada pelo Centro de Gestão Documental, para análise das
problemáticas existentes e suas resoluções. Por este motivo, solicitamos a
cooperação constante das UEs em parceria com o Centro de Gestão
Documental, para a elaboração do Plano de Ação Individual e Geral.
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7 MODELOS DE PLANILHAS
Conforme informado anteriormente, o procedimento necessário para
coleta de dados será o envio de planilhas preenchidas mensalmente pelas
UEs. As planilhas foram desenvolvidas pela equipe do CGD e serão
oportunamente enviados às unidades, para início dos trabalhos.
A apresentação das planilhas a seguir tem por finalidade ilustrar as
tabelas que deverão ser preenchidas para a coleta de dados de cada UEs.
7.1 Planilha de Estatística Mensal das Fatecs e Etecs
Para controle e análise dos resultados, e comparação com os objetivos
estabelecidos nos planejamentos, são necessários relatórios mensais, que
oferecem dados para compor o relatório semestral e anual das atividades
exercidas nas bibliotecas. Este é o melhor índice para constatar a utilidade da
biblioteca, para identificação dos horários mais procurados, onde será
justificada a necessidade de novas contratações e/ou movimentação de
pessoal, além de quantificar os atendimentos, os produtos e os serviços
oferecidos pelas bibliotecas.
Com a análise dos relatórios gerados a partir da tabulação dos dados
fornecidos pelas UEs, por meio das planilhas estatísticas, será possível
detectar eventuais desvios, déficits, e efetuar correções necessárias. A
estatística, em conjunto com o planejamento estratégico é uma excelente
ferramenta para a avaliação, servindo, também, para justificar pedidos de
aumento de funcionários, movimentação de pessoal, de ferramentas de
trabalho adequadas, de verbas para atividades e outros parâmetros. As
informações devem ser computadas diariamente, conforme o modelo a seguir
(Figura 3), que ilustra a planilha de frequência de usuários em uma biblioteca.
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Figura 3 - Frequência de usuários
Conforme o exemplo da Figura 3, sobre frequência de usuários, a
inserção dos dados no formulário deve ser realizada diariamente e por
períodos (matutino, vespertino e noturno), descriminando as categorias de
usuários, com a quantidade de alunos, professores, servidores e comunidade
externa que visitaram a biblioteca para que, ao final do mês, tais informações
sirvam de base para elaboração da estatística, facilitando a tabulação do
relatório semestral/anual.
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As planilhas devem ser preenchidas sem alteração da formatação
original.
Figura 4 - Empréstimo de materiais
A Figura 4, empréstimo de materiais, mostra a estatística de entrada e
saída de materiais, que facilitará o gerenciamento pontual e eficiente de toda a
biblioteca, principalmente durante o período em que as UEs não tiverem, ainda,
um sistema (software) de automação de bibliotecas que proporcione a
integração em rede de todas as unidades e seus acervos.
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Figura 5 - Serviços Prestados
A figura 5 apresenta planilha de serviços prestados, fornecendo e
quantificando o atendimento ao usuário, os serviços disponíveis nas Bibliotecas
das UEs e possíveis serviços para implantação. Com esta planilha será
possível constatar a procura e utilização de cada serviço para, posteriormente,
elaborar ações de divulgação dos serviços, tendo como objetivo o aumento de
suas demandas por parte dos usuários.
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Figura 6 - Circulação de materiais
A Figura 6, mostra a planilha com os dados referente a circulação de
materiais, nela serão mensuradas as quantidades de materiais que circulam
mensalmente dentro das bibliotecas das UEs, seja para empréstimo aos
usuários da unidade, reservas, consultas locais ou empréstimos às outras
unidades.
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Figura 7 - Processamento Técnico
A figura 7, apresenta que o controle de dados sobre o processamento
técnico é importante para acompanharmos a organização e disponibilização
dos materiais bibliográficos aos usuários. Como o Centro Paula Souza ainda
não disponibiliza um sistema de gerenciamento de bibliotecas, a planilha é a
ferramenta disponível para este controle parcial do gerenciamento.
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Faz parte dos objetivos do CGD a aquisição de um software de
gerenciamento de bibliotecas para que o processamento técnico e os serviços
de empréstimo, devolução, renovação e pesquisa sejam padronizados e
integrados entre todas as bibliotecas das UEs. Entretanto, enquanto esse
projeto não se concretiza, os dados gerados pela planilha de processamento
técnico serão muito úteis para o conhecimento e gerenciamento das
informações.
Figura 8 – Inventário Semestral
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A figura 8 apresenta a planilha de inventário semestral que deve ser
enviada no final de cada semestre. Tem como objetivo conhecer o acervo das
bibliotecas das UEs e acompanhar o seu desenvolvimento e crescimento,
subsidiando o desenvolvimento das coleções.
O inventário possibilita a organização dos materiais, a identificação dos
materiais que precisam de reparos, correção de problemas de processamento
técnico (etiquetas erradas) e principalmente a identificação de materiais
extraviados.
Com os dados desta planilha será possível constatar informações
especificas de cada UE, como horário de funcionamento e equipe, permitindo
identificar as necessidades particulares de cada biblioteca.
A partir da análise dos dados gerados por meio deste projeto, serão
identificadas as realidades e necessidades de cada unidade. O estudo e
análise dessas informações serão de extrema relevância para que o Centro de
Gestão Documental possa desenvolver suas atividades em consonância às
suas atribuições, de modo que as atividades desenvolvidas possam
proporcionar uma melhora na estrutura e qualidade do atendimento, produtos e
serviços oferecidos pelas 268 bibliotecas do Centro Paula Souza.
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8 CONSIDERAÇÕES FINAIS
O levantamento de informações sobre o atendimento, produtos e
serviços realizados nas bibliotecas, como um todo, sempre se faz necessário,
sendo ele de forma manual ou informatizada. O importante é detectarmos o
que se faz e como se faz em cada setor das UEs avaliadas. Este projeto não
tem o intuito de restringir o excelente trabalho já executado pelos bibliotecários
das UEs, tão atuantes e presentes. Porém, existe a necessidade de
padronização dos serviços como um todo. Para este fim, é preciso mensurar os
processos estabelecidos. Assim, nos locais onde for observada deficiência,
haverá a possibilidade de orientação para se obter as melhorias necessárias.
É necessário enfatizar a importância da realização do trabalho de
qualidade em equipe. Para a eficiente aplicação deste projeto, será importante
o esforço de todas as Unidades de Ensino (UEs), a fim de estabelecer e
desenvolver de forma conjunta a melhoria dos serviços.
O projeto busca detectar as necessidades de aprimoramento no
atendimento, produtos e serviços prestados pelas bibliotecas das Unidades
de Ensino (UEs), visando a padronização dos mesmos. A coleta de dados
por meio da estatística é indispensável para conhecermos os serviços
desenvolvidos e a frequência de usuários, assim, esses dados nos ajudarão
a analisar de forma apropriada os procedimentos de trabalho.
A análise dos dados estatísticos, que serão obtidos com a execução
deste projeto, fornecerá índices que subsidiarão a gestão e tomada de decisão
do Centro de Gestão Documental nas ações para o cumprimento dos objetivos
estratégicos definidos pelo departamento, que visam a coordenação e
orientação do funcionamento e organização das bibliotecas das UEs,
estabelecendo serviços padronizados e atendimento de qualidade em todas as
unidades, além de manter de forma ágil e pontual a comunicação do Centro de
Gestão Documental junto às bibliotecas existentes.
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REFERÊNCIAS
BELLUZZO, Regina Célia Baptista de. Competências e novas condutas de gestão: diferenciais de bibliotecas e sistemas de informação. In: VALENTIM, Marta. Ambientes e fluxos de informação. São Paulo: Cultura Acadêmica, 2010. DIEHL, Carlos Alberto; SOUZA, Marcos Antônio de; DOMINGOS, Laura Elaine Cabral. O uso da estatística descritiva na pesquisa em custos: análise do XIV congresso brasileiro de custos. ConTexto, Porto Alegre, v. 7, n. 12,p.1-24, 2007. Disponível em:< http://seer.ufrgs.br/ConTexto/article/view/11157/6605>. Acesso em: 01 abr. 2013. FRANÇA, Adilson Nazaré. Estatística: um caminho a perseguir. 2012. 42 p. Monografia (Especialização em Docência do Ensino Superior)- AVM Faculdades Integradas, Rio de Janeiro, 2012. Disponível em:<http://www.avm.edu.br/docpdf/monografias_publicadas/K222468.pdf>. Acesso em: 01 abr. 2013.
KOTLER, Philip; HAIDER, Donald. Marketing público. São Paulo: Makron Books, 1993.
KOTLER, Philip; FOX, Karen. Marketing estratégico para instituições educacionais. São Paulo: Atlas, 1994. OLIVEIRA, Djalma. Planejamento estratégico. São Paulo: Atlas. 1999. VALENTIM, Marta (Org.). Ambientes e fluxos de informação. São Paulo: Cultura Acadêmica, 2010.
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GLOSSÁRIO
Baixa-Patrimonial
É a operação de baixa de um bem pertencente ao acervo patrimonial do órgão
e consequente retirada do seu valor do ativo imobilizado. Considera-se baixa
patrimonial a retirada de bem da carga patrimonial do órgão, mediante registro
da transferência deste para o controle de bens baixados, feita exclusivamente
pelo Setor de Patrimônio, devidamente autorizado pelo gestor.
Comutação Bibliográfica (COMUT)
A Comutação Bibliográfica é um programa que permite a qualquer pessoa
solicitar e receber, por intermédio de uma biblioteca, cópias de artigos
publicados em periódicos técnico-científicos (jornais, revistas, boletins, etc.),
teses e anais de congressos existentes nas bibliotecas do país ou exterior.
O Programa é mantido pela Coordenação de Aperfeiçoamento de Pessoal de
Nível Superior (Capes), Secretaria Nacional de Educação Superior (Sesu),
Financiadora de Estudos e Projetos (Finep) e Instituto Brasileiro de Informação
em Ciência e Tecnologia (IBICT), onde está instalado.
A Biblioteca da Escola de Engenharia é considerada uma Biblioteca Base
dentro do Sistema Comut (administrado pelo IBICT) em função do seu valioso
acervo. Opera on-line para solicitar e receber solicitação de artigos.
Os pedidos também podem ser feitos por Fax. O custo cobrado visa cobrir as
despesas operacionais do serviço, que não tem fins lucrativos.
Descarte
É um processo que ajuda a biblioteca a se manter atualizada e com um acervo
otimizado. O descarte faz parte da Política de Desenvolvimento de Coleções,
desenvolvida pelo CGD, e é feita mediante avaliação criteriosa do material
pelos coordenadores e professores especializados em cada assunto/área,
sendo que a decisão final é da biblioteca com anuência do Diretor da Unidade.
Tal procedimento deve ser realizado conforme orientação do CGD e/ou
Instrução de Serviço DPAT nº 05/2011.
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Empréstimo Domiciliar
O Empréstimo Domiciliar permite que o usuário, devidamente cadastrado,
empreste para utilização domiciliar obras do acervo circulante da biblioteca,
entre eles: livros, revistas, periódicos científicos, cd’s, dvd’s, entre outros.
Empréstimo Entre Bibliotecas (EEB)
O Empréstimo Entre Bibliotecas pode acontecer entre as bibliotecas das
Unidades de Ensino (UEs) do Centro Paula Souza, como também pode
acontecer, mediante convênio, entre bibliotecas do Centro Paula Souza e
demais instituições de ensino de Estado de São Paulo (como a USP, UNESP e
UNICAMP).
Encadernação
No sentido estrito, é unir, ordenadamente, por meio de costura sólida, os
cadernos de uma obra, para formar um volume compacto, cobrindo-o com uma
capa para proteção e embelezamento. Esse procedimento deve ser realizado
por profissionais especializados.
Materiais Especiais
São considerados Materiais Especiais as obras de referência (dicionários,
enciclopédias, mapas, entre outros) disponíveis para consulta local nas
bibliotecas, não sendo permitido o empréstimo domiciliar deste tipo de material.
Materiais extraviados
Todos os materiais perdidos, roubados e não devolvidos no semestre.
Outros Materiais
Entram na categoria Outros Materiais: boletins, apostila, slides e outros tipos de
materiais bibliográficos que não sejam livros,
Pequenos Reparos
São pequenas intervenções que podemos executar visando interromper um
processo de deterioração em andamento. Essas intervenções devem obedecer
a critérios rigorosos de ética e técnica e têm a função de melhorar o estado de
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conservação dos documentos. Para pequenos reparos devem utilizar materiais
de qualidade arquivística.
Restauração
Toda intervenção humana direta que tem por objetivo restituir o aspecto original
de um objeto do acervo danificado, mais utilizado para obras raras (no caso de
livros). Esse procedimento deve ser realizado por profissionais especializados.