Project OfficeProject Office

Luís Eduardo M C de OliveiraLuís Eduardo M C de Oliveira

Fernando Pedrosa LopesFernando Pedrosa Lopes

Surgimento de Surgimento de Project OfficesProject Offices

desejo de melhorar a taxa de sucesso de projetos, que continuamente se tornam mais complexos

necessidade de aliviar o gerente de projetos de tarefas administrativas associadas ao gerenciamento de um projeto.

Veremos então...Veremos então...• O que vem a ser um Project Office ou

“Escritório de Projetos”.

• Funções Básicas de um Project Office.

• Competência em Gerência de Projetos.

• Como Implementar um Project Office.

O que vem a ser um O que vem a ser um Project OfficeProject Office ou ou

“Escritório de “Escritório de Projetos”?Projetos”?

• Um programa para manter as melhores práticas de GP

• Um lugar para os GPs• Um “depósito” estático da

informação de GP controlado pelo alto nível da organização

• Uma entidade organizacional que apoia o GP no atingimento das metas do projeto, dando assistência no planejamento, estimativa, cronograma, monitoramento e controle do projeto

Objetivo Básico de Objetivo Básico de um um Project OfficeProject Office

Dar orientação e suporte que permita à

organização desenvolver seus projetos da forma mais eficiente e eficaz

possível.

Project OfficeProject Officealgumas variaçõesalgumas variações1. Projeto Autônomo

2. Project Support Office

Projeto AutônomoProjeto Autônomo• Separado das operações da

empresa• Gerenciamento de um

projeto específico• Responsabilidade total

sobre o sucesso do projeto

Equipedo projetoAutônomo

Alta Administração

GP doProjeto Autônomo Operações

da empresa

Project Support Project Support OfficeOffice(apoio, planejamento e controle)(apoio, planejamento e controle)• Apoio a diversos projetos

simultâneos• Suporte, ferramentas e

serviços para planejamento, controle de mudanças, prazos e custos

ProjectSupportOffice

Projeto1

Projeto2

Projeto3

Projeto4

Funções Básicas de Funções Básicas de um um

Project OfficeProject Office

1. Suporte 1. Suporte AdministrativoAdministrativo- Manutenção de cronogramas- Manutenção de controle de horas- Produção e distribuição de relatórios- Manutenção de uma “sala de visibilidade”

ou “sala de guerra”- Arquivamento (propostas, ordens de

mudanças, controle de horas, orçamentos, cronogramas, dados relacionados às pessoas)

- Manutenção de histórico do projeto- Operação de ferramentas computacionais

2. Métodos e 2. Métodos e PadrõesPadrões- Implementação do Projeto: (quais procedimentos devem ser seguidos no

desenvolvimento do projeto?)- Preparação de proposta- Avaliação de riscos- Construção de WBS (work breakdown

structure)- Elaboração de cronograma e orçamento- Alocação de recursos- Gerenciamento de contratos / suprimentos- Fechamento do projeto- Gerenciamento de mudança

2. Métodos e Padrões 2. Métodos e Padrões (cont.)(cont.)- Documentação do Projeto: (qual a documentação necessária para

o projeto?)- Desenvolvimento de formulários

padrão- Educação dos envolvidos no seu papel

no trabalho com documentação- Coleção e manutenção de

documentação- Arquivo de documentação

3. Consultoria e 3. Consultoria e MentoraçãoMentoração- Suporte ao desenvolvimento de

propostas- Assistência no start up de projetos- Resposta imediata às necessidades da

organização- Condução de avaliações de riscos- Assistência na retomada de projetos- Mentoração com alta gerência

4. Treinamento4. Treinamento- Desenvolvimento, junto a experts de

educação e treinamento, de currículo para treinamento em gerência de projetos

- Ajuda no desenho de cursos específicos- Identificação de fornecedores que

possam preparar e desenvolver cursos pertinentes

- Apoio à área de treinamento da empresa na realização de cursos

5. Manutenção de 5. Manutenção de GPsGPs- Descrição de cargos em projetos- Alocação da pessoa certa p/ o cargo

certo no momento certo- Apoio na contratação de profissionais

de projetos necessários- Avaliação das capacidades dos GPs- Identificação de níveis salariais

oferecidos no mercado p/ profissionais de projetos nos seus diferentes níveis de competência e experiência

Posições Possíveis Posições Possíveis em um em um Project Project OfficeOffice• Chief Project Officer (CPO)• Gerentes de Projetos• Experts em Metodologia• Especialistas em Documentação• Coordenador de Suporte

Administrativo• Coordenador de Comunicação• Coordenador de Controle de

Mudanças e Resolução de Problemas• Coordenador de Gerenciamento de

Riscos

Chief Project Officer Chief Project Officer (CPO)(CPO)Responsável pelo portfólio de projetos da organização

Conhecimentoe Capacitação em

Gerência por Projetos Superintendênciade Sistema de Gerenciamento

de Projetos de Grandes Empreendimentos

Revisõesde Projetos

Interface comAlta ADM

e Stakeholders

PlanejamentoEstratégico de

ProjetosDecisões de

Negócios em Novos Projetos

Prioridades eRecursos

Superintendênciade Projetos Estratégicos

CPO

Competência em Competência em Gerência de ProjetosGerência de Projetos

3 Níveis de 3 Níveis de CompetênciaCompetência

Competência em GP

Competência Individual

Competência de Equipe

Competência Organizacional

Nossos profissionais estão fazendo o melhor trabalho possível?Eles estão qualificados?

A organização oferece um ambiente que incentiva a condução de projetos de forma eficaz?

Estamos trabalhando com uma equipe de alta performance com toda eficiência?A equipe nos incentiva a produzir soluções mais rápidas, mais baratas e melhores que levem à satisfação do cliente?

Para uma organização desenvolver projetos

efetivamente, todas as três áreas de competências devem ser enfatizadas.

Portanto, Project Offices devem tratar de cada uma

das três áreas.

Como Implementar Como Implementar um Project Office?um Project Office?

O estabelecimento de O estabelecimento de um um Project OfficeProject Office tem tem

dois componentes:dois componentes:

•vender o conceito para alta gerência e profissionais

•de fato criar um Project Office

Vendendo o Vendendo o ConceitoConceitoPara alta gerência• convencê-los de que um

Project Office pode contribuir para o aumento dos resultados da organização.

Perguntas que a alta gerência Perguntas que a alta gerência fará:fará:- Quanto irá custar para estabelecer um

Project Office?- Quanto irá custar para mantê-lo funcionando

no dia-a-dia?- Como irá um Project Office permitir que a

empresa atinja suas metas mais efetivamente?

- Pode-se estabelecer uma ligação entre a existência de um Project Office e o aumento dos lucros e resultados?

Vendendo o Vendendo o ConceitoConceitoPara os profissionais• A implantação de um Project

Office normalmente encontra resistência dos profissionais, que ficam preocupados que ele simplesmente adicione requerimentos burocráticos e sirva como uma nova tentativa da gerência de controlá-los.

Perguntas que os Perguntas que os profissionais farão:profissionais farão:

- Por que precisamos de um Project Office?

- Como irá um Project Office tornar nossa vida mais fácil e não mais difícil?

- Irá o Project Office tirar nossa autoridade em tomadas de decisões importantes?

Na hora de sentar e de fato criar Na hora de sentar e de fato criar um um Project OfficeProject Office, 3 questões , 3 questões podem aparecer:podem aparecer:• Que funções deve conter o Project

Office? • Como irá o Project Office ser

organizado e administrado? • Onde irá o Project Office ficar

situado, tanto organizacional quanto fisicamente?

Passos para Criação Passos para Criação de um Project de um Project

OfficeOffice

Fazer uma avaliação de viabilidade

Preparar plano/

orçamento

Preparar plano de

comunicação

Determinar funções &

pessoas

Identificar um sponsor

Obter fundos & pessoas

Conduzir um piloto

Partida

ConclusãoConclusão

•Gerência por Projetos se trata de umacompetência estratégica para a organização•Ver Gerência por Projetos como solução•Não existe “Solução Mágica” !•Ter o comprometimento da alta administração•Vender a “idéia” para toda organização•Desenvolver liderança e espírito de equipe

Previsão do Gartner Previsão do Gartner GroupGroup• “Até 2004, as empresas de Informática eServiços de Tecnologia que estabelecerempadrões para gerenciamento de projetos,incluindo um Escritório de Projetos com boagovernabilidade, vão experimentar metade

dosproblemas de custos, atrasos e

cancelamentode projetos do que as que não conseguiremadotar essas práticas (70% de

probabilidade).”Gartner Group - Agosto de 2000.

Casos ReaisCasos Reais• Interferometry Software

Division Project Office– http://aips2.nrao.edu/

projectoffice/• GOOS Project Office

– http://ioc.unesco.org/goos/GPO.htm

• PM Solutions – http://www.pmsolutions.com/

services/pmo.htm

BibliografiaBibliografia•Kerzner, Harold, “Gestão de Projetos – As Melhores Práticas” – São Paulo: Bookman, 2002•Cleland D., Ireland L., “Gerência de Projetos” – Rio de Janeiro: Reichmann & Affonso Editores, 2002•PMI, “PMBOK – Project Management Body of Knowledge”, 2000 – disponível na Internet em http://www.pmi.org•Project Management Institute, “Site Oficial do PMI” -http://www.pmi.org

Muito Muito Obrigado!!!Obrigado!!!