programa permanente de preservação e acesso a documentos ... · de armazenamento, se comparada...

Programa Permanente de Preservação e Acesso a Documentos Arquivísticos Digitais - ANDigital

Arquivo Nacional

Rio de Janeiro, 2010

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Programa Permanente de Preservação e Acesso a Documentos Arquivísticos Digitais

Índice

Índice...............................................................................................................3

1 Introdução ......................................................................................................4

2 Objeto ............................................................................................................7

3 Detalhamento do objeto....................................................................................9

4 Estratégia de execução e acompanhamento....................................................... 17

4.1 Qualificação dos fornecedores ....................................................................... 17

4.2 Aceitação das etapas.................................................................................... 17

4.3 Aceitação dos projetos ................................................................................. 17

4.4 Aceitação de estágios intermediários de cada projeto ....................................... 18

4.5 Premissas estratégicas e técnicas .................................................................. 18

5 Cronograma físico-financeiro ........................................................................... 18

5.1 Três etapas................................................................................................. 18

5.2 Etapa preliminar .......................................................................................... 19

5.3 Investimento global ..................................................................................... 20

5.3.1 Projeto 1: Visitas técnicas......................................................................... 20

5.3.2 Projeto 3: Inventário da produção documental digital .................................. 20

5.3.3 Projeto 2: Pesquisa aplicada ..................................................................... 20

5.3.4 Projeto 4: Modelagem de processos ........................................................... 20

5.3.5 Projeto 5: Abordagem do Arquivo Nacional ................................................. 20

5.3.6 Projeto 6: Especificação de requisitos......................................................... 20

5.3.7 Projeto 9: Capacitação de profissionais....................................................... 21

5.3.8 Projeto 10: Metodologia do Arquivo Nacional............................................... 21

5.3.9 Projeto 11: Implantação da metodologia – Primeira Etapa ............................ 21

5.3.10 Projeto 7: Desenvolvimento do Sistema..................................................... 21

5.3.11 Projeto 12: Implantação da metodologia – Segunda Etapa........................... 21

5.3.12 Projeto 8: Implantação do projeto-piloto.................................................... 22

5.3.13 Projeto 13: Implantação da metodologia.................................................... 22

6 Anexo – Cronograma..........................................................................................23

1 Introdução

O Arquivo Nacional é responsável por gerir, preservar e dar acesso aos documentos arquivísticos digitais e convencionais produzidos e acumulados pela Administração Pública Federal. Seu acervo é composto por documentos que devem ser permanentemente preservados, devido ao seu valor probatório, informativo ou histórico.

Preservar documentos arquivísticos autênticos significa não apenas preservar os documentos em si, mas também as conexões com as atividades nas quais eles foram produzidos. Assim, os arquivistas identificam três dimensões relativas aos documentos que devem ser preservadas: seu contexto, seu conteúdo e sua forma. Os requisitos para gerenciar documentos arquivísticos correntes que apóiam as atividades do dia-a-dia são significativamente diferentes daqueles que buscam garantir a preservação e o acesso a documentos autênticos para usuários do futuro, cujos interesses, objetivos, métodos e ferramentas são essencialmente desconhecidos1.

O Arquivo Nacional vem se empenhando, através de várias iniciativas, para enfrentar os desafios relativos a preservação e acesso aos objetos digitais, na preparação de sua infra-estrutura, no presente, para garantir os arquivos do futuro.

O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), vinculado ao Arquivo Nacional, emitiu, em 2004, a Carta para a Preservação do Patrimônio Arquivístico Digital, em que discorre sobre os principais desafios e propõe a implementação de ações, alinhadas às principais iniciativas nacionais e internacionais, com a participação de agências governamentais de fomento e amparo à pesquisa, universidades e outras entidades dos setores público e privado. Essa carta mostra que o desafio de preservar documentos digitais advém de alguns problemas básicos:

§ dependência social da informação digital: nossa sociedade depende, cada vez mais, de informação digital não disponível em outra forma para o exercício de suas atividades.

§ rápida obsolescência do hardware, software e formatos necessários para armazenar, recuperar, processar e comunicar a informação.

§ fragilidade intrínseca do armazenamento da informação digital: a tecnologia digital é comprovadamente um meio mais frágil e mais instável de armazenamento, se comparada com os meios convencionais de registrar informações.

O CONARQ aprovou, ainda, resoluções relativas aos documentos arquivísticos digitais:

1 THIBODEAU, Kenneth. Building the Archives of the Future. D-Lib Magazine, February 2001.

§ Resolução nº 20, de 16 de julho de 2004: Dispõe sobre a inserção dos documentos digitais em programas de gestão arquivística de documentos dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos.

§ Resolução nº 24, de 3 de agosto de 2006: Estabelece diretrizes para a transferência e recolhimento de documentos arquivísticos digitais para instituições arquivísticas públicas.

§ Resolução nº 25, de 27 de abril de 2007: Dispõe sobre a adoção do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos – e-ARQ Brasil pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR.

Vale lembrar que a Administração Pública Federal tem incentivado e apoiado a produção eletrônica de documentos arquivísticos digitais através de programas, como o Governo Eletrônico (e-GOV). Atualmente, já é grande a variedade de computadores, mídias dígitais, formatos e softwares utilizados nos trabalhos do governo, bem como a quantidade de documentos digitais criados através de inúmeros softwares e formatos. Como parte integrante desse programa, o governo criou o e-PING (Padrões de Interoperabilidade de Governo Eletrônico), que propõe uma arquitetura para alcançar a interoperabilidade, ou seja, a troca de informações e serviços, entre os vários sistemas da gestão pública federal.

Este Projeto Básico apresenta o Programa Permanente de Preservação e Acesso a Documentos Arquivísticos Digitais, uma resposta do Arquivo Nacional a esses desafios, que visa a:

§ enfrentar a obsolescência tecnológica, de forma a preservar documentos arquivísticos autênticos;

§ construir uma solução dinâmica que incorpore a expectativa de mudança contínua na tecnologia da informação: um sistema de preservação e acesso, com base na Norma Brasileira ABNT NBR 15472: Sistemas especiais de dados e informações – Modelo de referência para um sistema aberto de arquivamento de informação (SAAI)2;

§ encontrar formas de se beneficiar do progresso contínuo da tecnologia da informação para garantir o acesso aos documentos arquivísticos digitais para os usuários do Arquivo Nacional: servidores públicos e cidadãos brasileiros;

§ se constituir como um centro de excelência nacional na preservação de documentos arquivísticos digitais.

2 Space data and information systems – Reference model for an open archival information system (OAIS)

No presente, não há soluções comerciais disponíveis que atendam plenamente a estes requisitos. O futuro da missão do Arquivo Nacional depende da realização bem sucedida dos projetos aqui descritos.

O Programa é uma iniciativa abrangente que eleva o Arquivo Nacional a um outro patamar no enfrentamento dos desafios colocados pelos documentos digitais.

SEM UM PROGRAMA PERMANENTE DE PRESERVAÇÃO E ACESSO A DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS DIGITAIS, NÃO HAVERÁ ARQUIVO

NACIONAL NO FUTURO.

2 Objeto

O programa descrito neste documento visa a desenvolver e implementar o Programa. Ele deverá incluir: pesquisa aplicada, serviços técnicos especializados – de análise e desenvolvimento de software, implantação, capacitação e qualificação, manutenção e suporte (os quais podem ser feitos por meio de parcerias, convênios e consultoria) –, assim como a aquisição de equipamentos para construir uma infra-estrutura básica no Arquivo Nacional para recolher, descrever, armazenar, preservar e dar acesso aos documentos arquivísticos digitais produzidos pela Administração Pública Federal.

O Programa está fundamentado em quatro grandes linhas de ação:

§ Prospecção

§ Modelo de Negócios

§ Sistema de Preservação e Acesso

§ Gestão do Programa

Cada uma destas linhas de ação está organizada nos seguintes projetos, que constituem objeto de contratação deste Projeto Básico:

Projeto Título Linha de ação

Projeto 1 Visitas técnicas a instituições que fazem preservação digital

Prospecção

Projeto 2 Pesquisa em preservação e acesso digital

Prospecção

Projeto 3 Inventário da produção documental digital aplicado no âmbito do SIGA

Prospecção

Projeto 4 Modelagem de processos Modelo de negócios

Projeto 5 Abordagem de gestão e preservação digital

Modelo de negócios

Projeto 6 Especificação de requisitos Sistema de Preservação e Acesso

Projeto 7 Desenvolvimento do sistema Sistema de Preservação e Acesso

Projeto 8 Implantação de projeto-piloto Sistema de Preservação e Acesso

Projeto 9 Capacitação em gerenciamento de projetos

Gestão do Programa

Projeto 10 Metodologia de gerenciamento de projetos

Gestão do Programa

Projeto 11 Implantação da metodologia de gerenciamento de projetos - Primeira Etapa

Gestão do Programa

Projeto 12 Implantação da metodologia de gerenciamento de projetos - Segunda Etapa

Gestão do Programa

Projeto 13 Implantação da metodologia de gerenciamento de projetos - Terceira Etapa

Gestão do Programa

O desenvolvimento e implementação dos projetos se farão por meio da seguinte estrutura organizacional:

a. Grupo Executivo: composto pelos técnicos da equipe de documentos

eletrônicos envolvidos no programa de preservação digital, tendo, minimamente, um administrador e dois técnicos especialistas em documentos digitais. Tem por finalidades o planejamento, implementação, acompanhamento e /ou execução dos projetos.

b. Comitê de Integração: composto por coordenadores e especialistas

de diferentes áreas do Arquivo Nacional. Tem a finalidade de definir estratégias para a integração das diversas unidades da instituição no que diz respeito à preservação digital.

c. Comitê de Apoio Técnico-Científico: composto por especialistas em

arquivo, tecnologia da informação e documentos digitais, de diversas instituições. Tem por finalidade prestar apoio em questões técnicas e conceituais.

3 Detalhamento do objeto

Este Programa envolve treze projetos articulados entre si e distribuídos em três etapas consecutivas.

A Etapa Preliminar tem o objetivo de estruturar o programa. Nesta etapa, já serão desenvolvidos os primeiros projetos, que tem como objetivo conhecer experiências similares no exterior e fazer o inventário da produção de documentos digitais pelos órgãos do governo.

A Primeira Etapa caracteriza-se pela busca de insumos teóricos, por meio de experiências similares no exterior e de parcerias, sempre tendo em vista a necessidade de contextualização com a realidade nacional e da Administração Pública Federal. É nessa fase que deve ocorrer um entendimento avançado dos processos de negócios relacionados à documentação digital e ao desenvolvimento da abordagem de preservação digital do Arquivo Nacional. Estes esforços devem subsidiar o detalhamento dos requisitos do Sistema de Preservação e Acesso, inclusive os de integração com os sistemas legados. Nesta etapa, também ocorre a capacitação de profissionais do Arquivo Nacional em gerenciamento de projetos e a definição de uma metodologia e de um escritório de projetos para o gerenciamento efetivo de todas as atividades do Programa.

A Segunda Etapa corresponde à construção e homologação do Sistema de Preservação e Acesso, gerenciado pelo Escritório de Projetos. O desenvolvimento de software privilegiará softwares abertos e livres, de acordo com recomendações do governo, bem como a reutilização de componentes comprovadamente relevantes.

Na Terceira Etapa, ocorre a implantação de um projeto-piloto. Do ponto de vista gerencial, ocorrerá o acompanhamento de todas essas atividades. Por fim, o Escritório de Projetos realizará o encerramento do Programa.

Os quadros a seguir apresentam uma visão geral de cada projeto que compõe o Programa, com seus objetivos e atividades principais. Os projetos estão relacionados com a etapa em que são executados e categorizados nas quatro linhas de ação principais: Prospecção, Modelo de Negócios, Sistema de Preservação e Acesso e Gestão do Programa.

Projeto Título Linha de ação Etapa

Projeto 1 Visitas técnicas a instituições de preservação digital

Prospecção Primeira

Objetivo e atividades principais

O objetivo deste projeto é conhecer e estudar diferentes iniciativas de preservação digital, a fim de proporcionar subsídios para o Programa.

Visitas iniciais de três técnicos do Arquivo Nacional às instituições de preservação digital:

· RODA - Portugal · EUA · Reino Unido · Holanda

A duração de cada visita está estimada em 5 dias. Elas visam a conhecer in loco as experiências com programas similares, e buscar parcerias estratégicas e cooperação. Um formulário deve ser preparado, com as questões fundamentais a serem discutidas em cada visita, e um relatório com os principais resultados deve ser produzido.


Projeto 2 Pesquisa aplicada em preservação e acesso digital



O objetivo deste projeto e de seus resultados é subsidiar as decisões do Arquivo Nacional no âmbito de preservação e acesso digital, envolvendo os demais projetos. Assim as propostas de pesquisas deverão prover demonstrações empíricas de seus resultados.

Temário:

· Modelo de referência para um sistema aberto de arquivamento de informação (SAAI) – ABNT NBR 15472;

· Programa de pesquisa: InterPARES (The International Research on Permanent Authentic Records in Electronic Systems), coordenado pela equipe do Canadá.

· Componentes de software abertos e livres (tais como; Dspace, desenvolvido pelo Massachusetts Institute of Technology – MIT e pela Hewlett-Packard – HP, e usado no Archivist Workbench, do ERA; Xena, do National Archives da Austrália; e ICA-AtoM, do Conselho Internacional de Arquivos), além de formatos de dados abertos.

· Processos e métodos de preservação, recolhimento, armazenamento e acesso digital.


Projeto 3 Inventário da produção documental digital


O objetivo deste projeto é obter dados sobre os documentos digitais produzidos e a “massa documental digital acumulada”, a fim de subsidiar a estimativa da escala do Programa.

Estudo de caso inicial: Documentação digital da Telebrás sob a guarda do Arquivo Nacional.

Inventário da produção documental digital da Administração Pública Federal – atividades previstas:

1. Preparar questionário para levantamento de software, hardware, documentos e formatos utilizados;

2. Selecionar órgãos representativos a serem consultados;

3. Consultar uma amostra representativa;

4. Tabular e analisar respostas;

5. Apresentar resultados.

Observação: A aplicação dos questionários deverá ser feita por meio do SIGA.


Projeto 4 Modelagem de processos

Modelo de negócios

Primeira


O objetivo é entender o impacto da abordagem de gestão e preservação do Arquivo Nacional sobre os processos atuais, a necessidade de adaptações e novos processos.

Atividades previstas:

§ Modelagem dos processos atuais;

§ Modelagem dos processos futuros;

§ Elaboração do Plano de Transição para o Arquivo Digital.


Projeto 5 Abordagem de gestão e preservação digital

Modelo de negócios

Primeira


Definição da abordagem — políticas, procedimentos, diretrizes, métodos e aspectos técnicos arquivísticos — de gestão e preservação digital do Arquivo Nacional. Este projeto será conduzido por especialistas do Arquivo Nacional que já vêm estudando as questões envolvidas, como arquivos intermediários e custódia. Este projeto visa a buscar parcerias com pesquisadores e especialistas de destaque do meio acadêmico e do mercado, para reforçar e apoiar a equipe do Arquivo Nacional. Este projeto, através de suas definições e resultados, embasará os demais projetos do Programa.


Projeto 6 Especificação de requisitos

Especificação de requisitos

Primeira


Análise dos softwares legados do Arquivo Nacional e dos resultados de pesquisas aplicadas relacionadas a componentes de software e formatos de dados. Os sistemas atuais do Arquivo Nacional (SIAN, bases MicroISIS, Ficheiro Digital etc.) são dedicados a descrição e acesso (instrumentos de pesquisa) do acervo convencional.

A especificação de requisitos do Sistema de Preservação e Acesso em si deverá considerar:

§ os processos de recolhimento, descrição, armazenamento, preservação e acesso ao acervo digital;

§ a necessidade de informações sobre cada processo envolvido, bem como suas operações;

§ que o processo de recolhimento envolve a verificação e garantia da integridade e autenticidade dos documentos, a validação de formatos e a detecção de falhas. A proposta deve incluir a elaboração de instruções para órgãos e entidades produtoras quanto a formatos e padrões de mídias aceitáveis para guarda permanente;

§ que o processo de descrição se baseia nos metadados de descrição da Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística (ISAD-G), da Norma Internacional de Registro de Autoridade Arquivística para Entidades Coletivas,

Pessoas e Famílias (ISAAR CPF) e da Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE);a capacidade, durabilidade e integridade do armazenamento;

§ a capacidade, durabilidade e integridade do armazenamento;

§ metadados de preservação baseados no Modelo de referência para um sistema aberto de arquivamento de informação (SAAI) – ABNT NBR 15472;

§ operações de preservação: atualização (refreshing), migração e conversão de dados;

§ que o processo de acesso inclui a indexação dos documentos, mecanismos avançados de busca e consulta, recuperação, exportação de documentos e de seus metadados, apresentação, controle de acesso e acesso via Web;aspectos de segurança (como trilhas de auditoria e cópias de segurança), desempenho, usabilidade e escalabilidade;

§ aspectos de segurança (como trilhas de auditoria e cópias de segurança), desempenho, usabilidade e escalabilidade;

§ necessidades de interoperabilidade;

§ metodologia consolidada de especificação de requisitos, como casos de uso.


Projeto 7 Desenvolvimento do sistema

Sistema de Preservação e Acesso

Segunda


O objetivo deste projeto é a construção do Sistema de Preservação e Acesso.

Atividades previstas:

1. O projeto do Sistema deve envolver:

§ Arquitetura do Sistema, com definição dos componentes (funcionais, preferencialmente abertos e livres), das camadas, da integração ao legado, e interoperável com outros sistemas;

§ Arquitetura do Ambiente Operacional, prevendo o dimensionamento dos dispositivos de armazenamento, rede de dados, sistema operacional, banco de dados e outros softwares de apoio necessários para o projeto-piloto. Este dimensionamento será validado durante a implantação do projeto-piloto (Projeto 8) e servirá de base para a expansão do ambiente para outros recolhimentos;

§ Modelo de dados;

§ Modelo da interação humano-computador.

2. Preparação de dados para testes, documentação e homologação.

3. Codificação, adotando-se o modelo incremental e a entrega de releases, linguagens consolidadas de desenvolvimento, como J2EE.

4. Revisões, testes e documentação completa (visão, casos de uso, modelo de dados, código, roteiro de testes, ajuda online, manual do usuário, instalação e administração).

5. Aquisição de equipamentos e montagem do ambiente de homologação e produção do Arquivo Nacional para o projeto-piloto.

6. Homologação do software pelo Arquivo Nacional.


Projeto 8 Implantação de projeto-piloto

Sistema de Preservação e Acesso

Terceira


O objetivo é a implantação de um projeto-piloto, incluindo:

§ instalação do Sistema de Preservação e Acesso;

§ treinamento e operação assistida para os técnicos do Arquivo Nacional;

§ definir e recolher um fundo significativo, efetuar a descrição, armazenar, efetuar atividades de preservação e dar acesso aos documentos arquivísticos digitais via Web;

§ suporte técnico e manutenção.


Projeto 9 Capacitação em gerenciamento de projetos

Gestão do Programa

Primeira


O objetivo é prover capacitação a profissionais do Arquivo Nacional em gerenciamento de projetos, para a boa consecução das atividades do Programa. O conteúdo programático deve ser baseado no PMBok 2009 (Project Management Body of Knowledge), quarta edição, desenvolvido pelo PMI (Project Management Institute), cobrindo as várias áreas do conhecimento: escopo, tempo, custo, riscos, recursos humanos, qualidade, comunicação, contratação e integração.


Projeto 10 Metodologia de gerenciamento de projetos

Gestão do Programa

Primeira


Definição da metodologia de gerenciamento de projetos do Arquivo Nacional e estruturação de um escritório de projetos (Project Management Office – PMO) para gerir e acompanhar os projetos do Programa. A metodologia deve ser baseada no PMBok 2009 (Project Management Body of Knowledge), quarta edição, do PMI (Project Management Institute), e adaptada à realidade do Arquivo Nacional.

O Escritório de Projetos é responsável por acompanhar o andamento dos projetos com relação ao cumprimento de metas, gerenciar problemas, documentar mudanças e lições aprendidas e prover orientações.


Projeto 11

Implantação da metodologia de gerenciamento de projetos - Primeira Etapa

Gestão do Programa Primeira


O objetivo deste projeto é utilizar a metodologia de gerenciamento de projetos do Arquivo Nacional para garantir a boa consecução dos projetos da Primeira Etapa do Programa.

As atividades principais previstas são:

§ Início e planejamento da Primeira Etapa;

§ Acompanhar a execução e efetuar o controle dos projetos em andamento;

§ Encerramento da Primeira Etapa;

§ Início e planejamento da Segunda Etapa.


Projeto 12 Implantação da Gestão do Segunda

metodologia de gerenciamento de projetos - Segunda Etapa

Programa


O objetivo deste projeto é utilizar a metodologia de gerenciamento de projetos do Arquivo Nacional para garantir a boa consecução dos projetos da Segunda Etapa do Programa.


§ Conclusão do planejamento da Segunda Etapa;


§ Encerramento da Segunda Etapa;

§ Início e planejamento da Terceira Etapa.


Projeto 13

Implantação da metodologia de gerenciamento de projetos - Terceira Etapa

Gestão do Programa Terceira


O objetivo deste projeto é utilizar a metodologia de gerenciamento de projetos do Arquivo Nacional para garantir a boa consecução dos projetos da Terceira Etapa do Programa.


§ Conclusão do planejamento da Terceira Etapa;


§ Encerramento do Programa.

4 Estratégia de execução e acompanhamento

O Programa está organizado em treze projetos fortemente relacionados entre si, para:

§ possibilitar um melhor acompanhamento e gerenciamento;

§ garantir que os resultados esperados sejam alcançados com êxito;

§ que os melhores fornecedores e parceiros sejam encontrados;

§ que as melhores práticas sejam utilizadas.

Todos os projetos serão gerenciados e acompanhados pelo Grupo Executivo do Programa.

Parte das atividades será realizada pelos especialistas do Arquivo Nacional, podendo contar com a colaboração de parceiros e acordos de cooperação técnica.

No entanto, alguns projetos devem ser realizados necessariamente por meio de contratação de serviço: projeto 4, projeto 6, projeto 7, projeto 8 e projeto 9.

Com relação aos projetos que envolvem contratação, devem ser observados os seguintes aspectos:

4.1 Qualificação dos fornecedores

Para a condução das ações que envolvem a contratação de cada projeto, espera-se avaliar a melhor adequação e qualificação ao objeto de contratação. Assim, para a construção do Sistema de Preservação e Acesso, espera-se uma empresa que comprove sua experiência e capacitação no desenvolvimento de software, através de certificação SEI – CMM ou CMMI –, nível 3 ou superior, alcançada nos últimos 18 meses. A gestão do Programa deve ser baseada na abordagem do Project Management Institute – PMI e do PMBoK 2009 (quarta edição).

4.2 Aceitação das etapas

Como premissa básica, obrigatoriamente uma etapa deverá estar satisfatoriamente concluída e formalmente aceita para se viabilizar o início da etapa seguinte.

4.3 Aceitação dos projetos

Dada a articulação e sinergia entre os projetos do Programa, para se iniciar um projeto, é necessário que o respectivo fornecedor esteja encaminhando ou finalizando outros projetos a contento e não apresente situações impeditivas.

Um fornecedor que apresente problemas na consecução das atividades previstas terá um prazo máximo, estipulado em contrato, para equacioná-los e para finalizar os trabalhos em questão dentro dos padrões de qualidade esperados, de forma a continuar como prestador de serviços qualificado para outros projetos vinculados ao Arquivo Nacional.

Com relação aos projetos que envolvem contratação devem ser observados os seguintes aspectos:

4.4 Aceitação de estágios intermediários de cada projeto

Analogamente ao que ocorre na aceitação das etapas e dos projetos, cada um dos projetos propostos terão entregas e validações intermediárias periódicas, de forma a viabilizar o estágio seguinte.

4.5 Premissas estratégicas e técnicas

Todas as propostas de projeto endereçadas ao Programa deverão levar em conta o alinhamento:

§ às políticas, diretrizes e normas técnicas do Programa do Governo Eletrônico Brasileiro – e-GOV;

§ à arquitetura e-PING (Padrões de Interoperabilidade do Governo Brasileiro);

§ às premissas e estratégias técnicas (capítulo 6) deste Projeto Básico;

§ às diretrizes da abordagem de gestão e preservação digital do Arquivo Nacional (projeto 5).

5 Cronograma físico-financeiro

5.1 Três etapas

As pesquisas, as soluções, os produtos e os serviços prestados ao Arquivo Nacional estão distribuídos em três etapas consecutivas, cujas durações de execução dos trabalhos estão estimadas em:

§ Primeira Etapa: 18 meses

§ Segunda Etapa: 15 meses

§ Terceira Etapa: 18 meses

Cada uma das três etapas, com seus respectivos projetos, está representada em trimestres (T1, T2, T3 e T4) na figura a seguir:

Fig 1: Visão geral do Programa

Está prevista uma etapa preliminar a essas três, descrita na seqüência, e não incorporada ao Programa, com duração média estimada em seis meses, a ser conduzida integralmente pelo Grupo Executivo. O tempo previsto desta etapa, adicionado ao tempo estimado deste Programa, perfaz um total de cinco anos.

5.2 Etapa preliminar

Esta etapa engloba as seguintes atividades, não incorporadas ao Programa, que viabilizarão as três etapas principais do Programa:

§ Elaboração e publicação de editais;

§ Recebimento de propostas e projetos de pesquisa;

§ Análise técnica dos projetos por uma comissão especial de seleção;

§ Celebração de convênios e contratos;

§ Visitas técnicas.

5.3 Investimento global

O investimento global necessário para que o Arquivo Nacional leve à frente o Programa está estimado em R$5.579.700,00.

A seguir, são apresentados os valores estimados para cada um dos projetos do Programa.

ETAPA PRELIMINAR: PROJETOS DE PROSPECÇÃO

5.3.1 Projeto 1: Visitas técnicas

Estão previstas visitas de 3 técnicos do Arquivo Nacional para viagens com duração de 5 dias aos Arquivos Nacionais de Portugal, dos Estados Unidos, do Reino Unido e da Holanda para serem realizadas durante o primeiro ano do Programa. Os recursos, inclusos deslocamentos e diárias, são da ordem de R$108.000,00.

5.3.2 Projeto 3: Inventário da produção documental digital

Os trabalhos estão estimados em 6 meses, com despesas da ordem de R$352.700,00.

PRIMEIRA ETAPA: PROJETOS DE PROSPECÇÃO

5.3.3 Projeto 2: Pesquisa aplicada

Os recursos para viabilizar este projeto são da ordem de R$1.596.100,00, os quais serão destinados aos projetos de pesquisa selecionados para o Programa. A duração estimada para cada um é de 12 a 18 meses.

PRIMEIRA ETAPA: PROJETOS DO MODELO DE NEGÓCIOS

5.3.4 Projeto 4: Modelagem de processos

A modelagem dos processos atuais está estimada em 3 meses; a dos processos futuros, em 6 meses; e o Plano de Transição, para ser efetuado ao longo dos 3 meses subseqüentes. O investimento estimado, com deslocamentos e diárias dos consultores, é da ordem de R$100.000,00.

5.3.5 Projeto 5: Abordagem do Arquivo Nacional

Por ser de relevância central para os demais projetos do Programa, este projeto tem suas atividades fortemente concentradas em toda a Primeira Etapa do Programa, com duração estimada de 18 meses. O valor destinado à contratação de pesquisadores e especialistas que apoiarão o Arquivo Nacional, já inclusos deslocamentos e diárias, é da ordem de R$14.500,00.

PRIMEIRA ETAPA: SISTEMA DE PRESERVAÇÃO E ACESSO

5.3.6 Projeto 6: Especificação de requisitos

Este projeto prevê o envolvimento tanto de analistas de requisitos com perfil adequado para as questões a serem abordadas quanto de arquitetos e/ou projetistas de software para análise dos softwares legados e componentes candidatos a integrarem a solução do sistema. O investimento de contratação

desses serviços, já inclusos deslocamentos e diárias, é da ordem de R$393.000,00.

PRIMEIRA ETAPA: GESTÃO DO PROGRAMA

5.3.7 Projeto 9: Capacitação de profissionais

A capacitação está prevista para ocorrer ao longo dos 3 meses iniciais do Programa, nas instalações do Arquivo Nacional. O investimento estimado, com deslocamentos, material de treinamento e diárias dos instrutores, é da ordem de R$20.000,00.

5.3.8 Projeto 10: Metodologia do Arquivo Nacional

Este projeto tem sua duração estimada em 3 meses. Não haverá custo adicional para o Arquivo Nacional, pois a definição da metodologia e o acompanhamento dos projetos serão feitos pelos especialistas do Arquivo Nacional designados para gerenciar os projetos.

5.3.9 Projeto 11: Implantação da metodologia – Primeira Etapa

Este projeto acompanha praticamente todos os trabalhos da Primeira Etapa, com duração estimada de 15 meses. Está prevista a contratação de um técnico em gerência de projetos, cujo custo é da ordem de R$54.000,00.

SEGUNDA ETAPA: SISTEMA DE PRESERVAÇÃO E ACESSO

5.3.10 Projeto 7: Desenvolvimento do sistema

Este projeto contará com diversos perfis profissionais necessários para que o Arquivo Nacional obtenha seu Sistema com os melhores padrões de qualidade disponíveis hoje para o desenvolvimento de software, como: arquiteto, projetista, projetista de ambiente operacional, analistas de requisitos, de testes, de configuração, de qualidade, de suporte, programador, redator técnico, coordenador. Estes perfis devem contar com um ambiente de hardware e software adequados para seus trabalhos. Os gastos com todos os estágios deste projeto são da ordem de R$1.495.500,00, sendo R$1.435.500,00 destinados à contratação de pessoal e R$60.000,00 destinados à aquisição de equipamentos.

SEGUNDA ETAPA: GESTÃO DO PROGRAMA

5.3.11 Projeto 12: Implantação da metodologia – Segunda Etapa

Este projeto acompanha todos os trabalhos da Segunda Etapa, com duração estimada de 15 meses. Está prevista a contratação de um técnico em gerência de projetos, cujo custo é da ordem de R$99.000,00.

TERCEIRA ETAPA: SISTEMA DE PRESERVAÇÃO E ACESSO

5.3.12 Projeto 8: Implantação do projeto-piloto

Este projeto contará com perfis profissionais adequados às atividades previstas, como coordenador de implantação, analista de suporte e instrutor, bem como com o apoio da equipe de desenvolvimento necessário para a manutenção corretiva do sistema. Os gastos com este projeto, inclusos deslocamentos e diárias, são da ordem de R$1.216.000,00.

TERCEIRA ETAPA: GESTÃO DO PROGRAMA

5.3.13 Projeto 13: Implantação da metodologia

Este projeto acompanha todos os trabalhos da Terceira Etapa, com duração estimada de 18 meses. Está prevista a contratação de um técnico em gerência de projetos, cujo custo é da ordem de R$130.700,00.

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