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Programa Gestão Viva

Diretoria de Administração

Superintendência de Administração Geral – SAG - Norma Regulamentar n.02/76, finalidade : executar atividades relacionadas com pessoal, material, comunicação, contabilidade e serviços gerais;

SAG -> Diretoria de Administração – DIRAD - Portaria nº 2140/94 da Coordenação de Modernização da Superintendência de Administração Geral do Ministério da Saúde;

Diretoria de Administração - Composição

Estatuto da Fiocruz-Decreto n.4725 de 09/06/2003- Competências:

Planejar, coordenar, supervisionar e executar as atividades relativas a:

I - operações comerciais nacionais e internacionais;II - gestão econômica, financeira, contábil e dos bens móveis;III - informações gerenciais na área administrativa; eIV - suporte administrativo às unidades da FIOCRUZ

- 3 Departamentos: Gestão da Informação Administrativa e Assessoria, Operações Comerciais e Econômico-Financeiro.


A Gestão por programas estabelece dois enfoques:

a busca por resultados; e a realidade problematizada.

Esse novo modelo de gestão pretende melhorar a qualidade dos serviços prestados pela administração pública à sociedade.


Em 2001, inspirado pelo modelo de gestão por programas, surgiu o Programa Gestão Viva cujos objetivos:

Organização departamentalizada -> matricial paradigmas mecanicistas/burocráticos -> inovação gerencial (PQ

2001-2005)

a diretriz principal

levantamento e identificação das “situações-problema” = entraves nas áreas, visando o aperfeiçoamento das práticas e a melhoria dos resultados

Problema -> Causas -> Metas -> Objetivos -> Indicadores -> Resultados


Cada subprograma – 1 Gerente e 1 Monitor. Gerente mobiliza pessoas, estrutura e recursos. Monitor auxiliar o gerente nos resultados: Equipes multidisciplinares

Recursos Utilizados

Humanos: colaboradores da Dirad Materiais: orçamento necessário previsto no Plano da

Unidade (POM/PEF/PA)

Subprogramas

2001 - 8 subprogramas, 2003- 11 subprogramas, 2005 – 13 subprogramas Almoxarifado – gestão com ênfase na qualidade Gestão Competente de Compras Gestão e divulgação da Informação (administrativa) e conhecimento Assessoramento, coordenação e logística em comércio exterior Gestão de Pessoas Pagamento com foco no cliente Sistemas Vivos Viajando com economia Gestão de Contratos Pensando no futuro, planejando no presente Projeto Fóruns DIRAD Projeto Farmácia Popular Gestão Estratégica

Subprogramas – principais ações

Gestão Estratégica - Redefinição a missão

“ DESENVOLVER, DISPONIBILIZAR E IMPLEMENTAR SOLUÇÕES E PRÁTICAS DE GESTÃO PARA O DESENVOLVIMENTO DA FIOCRUZ.”

e definição da visão de futuro

“ SER A UNIDADE DE GESTÃO ADMINISTRATIVA RECONHECIDA INSTITUCIONALMENTE COMO PADRÃO DE EXCELÊNCIA E INOVAÇÃO. ”

Participação ativa de integrantes de todos os Departamentos da DIRAD no planejamento -> reforça a cultura de planejamento e elaboração do Plano Anual conforme os Subprogramas


Gestão de Pessoas - capacitação/desenvolvimento profissional, enfoque na responsabilidade social

- ações motivacionais (eventos de integração, gincana,

estímulo à idéias criativas, qualidade de vida) - planejamento anual para treinamentos técnicos e gerenciais – público: Dirad e Unidades

- 2002 - 37 cursos - 2003 - 89 cursos - 2004 - 52 cursos - 2005 - 61 cursos TOTAL 2002/2005 - 239 cursos


Almoxarifado – gestão com ênfase na qualidade Gerenciamento unificado do estoque “gestão” – compras e

distribuição; Parceria com os almoxarifados - negociação para evitar

desabastecimento aos usuários, padronização de itens de consumo, agilização da distribuição de materiais estocados (24 h, 48 h e expressa);

Aperfeiçoamento do sistema de almoxarifado-SGA para os usuários, implantado no INQCS, CPQRR, CPQGM, CPQLMD. Em andamento: ENSP, Direb, IPEC e IFF;

Catálogo Unificado com 14.700 itens de consumo, permanente e serviços;


Viajando com economia pela negociação com empresa contratada, antecedência e planejamento da viagem, alcançou economia em:

2002 - R$ 1.754.000,00 2003 - R$ 3.091.000,00 2004 - R$ 4.068.371,18 2005 - R$ 5.719.746,40


Gestão competente de compras

Utilização do Pregão em todas as modalidades – 471 pregões Presencial – 319 Eletrônico – 126 Internacional - 26

Inexigibilidade – redução de 140 em 2002 para 05 em 2004 Dispensa – redução de 1682 em 2002 para 407 em 2004 Registro de preços – 28 até 2004 Implementação do instrumento cotação eletrônica Economia com a adoção das novas modalidades: R$ 11.050.323,75. Padronização de procedimentos – parceria com Unidades

Compra por lote Padronização de editais


Assessoramento, coordenação e logística em comércio exterior

Compra unificada de itens comuns; Realizar a modalidade pregão internacional por lote,

reduzindo preços e custos de entrada dos itens na Fiocruz; Mudança na logística de importação – custos pagos pelo

exportador até a Fiocruz Alteração na rotina de pagamento para remessa sem saque,

onde o pagamento somente é liberado após o atesto na nota fiscal

Reunião com fornecedores de produtos importados para divulgação dos procedimentos adotados pela Fiocruz e órgãos públicos (comércio exterior)

Implantação de sistema de importação – SGA – consulta intranet aos usuários


Assessoramento, coordenação e logística em comércio exterior Destaque para a Fiocruz no Ranking das 250 maiores exportadoras e

importadoras brasileiras, Revista Análise 2005/2006: 22ª importadora que mais avançou no período, 7º lugar por setor (farmacêutico), 113º lugar entre as maiores importadoras, com 0,13% de participação no total das importações Brasileiras, deixando para trás: CARGILL AGRÍCOLA ( 115º), MERCK (118º), IVECO FIAT (116º) SCHERING (121º), GLAXOSMITHKLINE (127º), AKZO NOBEL (129º)

Parcerias com profissionais da área de importação nas Unidades - divulgação da informação e experiência

Parceria com usuários das Unidades para esclarecimento de questões ligadas a importação/exportação – assessoria em documentos especializados visando reduzir a burocracia e otimizar a importação de materiais para pesquisa de cura para a hepatite C


Pagamento com foco no cliente – Redução prazos de pagamentos - 15 dias e prioritários 48 horas – ampliação do universo de fornecedores e competitividade

Inclusão de justificativa em caso de multas e juros – comprometimento e estudo do fluxo para evitar reincidência


Gestão da informação administrativa – área documental

Desenvolvimento e implantação do sistema de informações-módulo documentos – início documento eletrônico e arquivamento

Total documentos cadastrados: 2004 – 3.189 2005 – 7.858 Parceria com Unidades na estruturação de arquivos

administrativos Descentralização das atividades de Protocolo da Unidade

CpqLMD

Gestão da informação – área de sistemas: Migração de módulos do SGA para versão web – processos,

diárias, importação, patrimônio e almoxarifado, emissão de notas fiscais e integração dos dados dos sistemas

Desenvolvimento de sistemas específicos: módulos de Recursos Humanos e sistema de atendimento usuário-suporte informática


Gestão da informação – área de sistemas: Responsável pela conexão dos Centros Regionais e Unidades

da FPB à base de dados do Rio de Janeiro Reestruturação da rede Quinino, propiciando maior

velocidade Reformulação intranet Dirad

O Projeto Fóruns DIRAD, que a cada ano vem se aperfeiçoando, contou com uma participação total em 2005, de 550 colaboradores, em apenas 8 encontros. Em 2004, houve a participação total de 513 colaboradores, em 16 encontros.

OBJETIVOS

Gestão Estratégica 2005-2008

Plano Quadrienal 2005/2008 – inovação gerencial e pró-atividade

Não-conformidades – indicador de gestão Disseminação do Programa de Gestão Viva em parceria com

as Unidades Estímulo a capacitação e promoção de ações motivacionais

Obrigada pela atenção ,

[email protected] - 21-3836-2262

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