produção de congressos profissionais

8/16/2019 Produção de Congressos Profissionais

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1 - Introdução

Um congresso, do latim congressu (encontro, reunião), corresponde ao

encontro de interesses de um determinado segmento profissional no

qual discute-se um assunto levando em consideração todos os seus as-

pectos. Ao longo das atividades o tema é exposto em diferentes ses-

sões, com a presença de um público abrangente e diferenciado. É um

evento na maioria das vezes vinculado a uma associação ou entidade.

Muita gente confunde, mas os congressos são diferentes dos seminários,

cuja intenção é discutir sobre um tema, agregar opiniões, mas que não chega

obrigatoriamente a nenhuma conclusão. E também são diferentes das con-

ferências. Na verdade, como um congresso possui diferentes formatos, ele pode

ou não ter conferências em sua programação. Estes formatos são as chamadas

sessões, que podem ocorrer simultaneamente ou não. Além disso, outra impor-

tante característica que distingue os congressos é o fato de que as conclusões

alcançadas no final do evento são registradas em documento final oficial.

Organizar um congresso não é uma tarefa fácil, mas pode es-

tar nas mãos de qualquer pessoa! Todo o processo deve ser pensa-

do levando-se em consideração pequenos detalhes típicos deste

tipo de evento, sem falar no público, que é bastante exigente.

Ao montar todo o planejamento é preciso desmembrar cada passo, do pré ao

pós evento. Para isso, é preciso conhecer a fundo o conceito dos temas, das

abordagens e descobrir a melhor maneira de transmitir esse conceito ao pú-

blico. Mas seguindo os passos de forma coerente, o seu congresso poderá ser

um sucesso e ainda se tornar referência! Quer entender mais? O Guia Sympla

para Organização de Congressos Profissionais te mostra!

1 Introdução (Pág. 3)

2 Formação da comissãoorganizadora (Pág. 4)

3 Primeiro passo:planejamento estratégico(Pág. 6)

4 Conceituação doevento (Pág. 7)

5 Encontrando o espaçocorreto (Pág. 11)

6 Quantidade decongressistas(Pág. 12)

7 Seleção dos palestrantes eexpositores (Pág. 13)

8 Comercializando ospatrocínios e definindovalores (Pág. 15)

9 Definindo aprogramação (Pág. 18)

10 (Pág. 21)

11 Inscrições (Pág. 23)

12 Contratação de serviços(Pág. 26)

13 Organização do espaço(Pág. 31)

14 Credenciamento dosparticipantes (Pág. 33)

15 Durante o congresso(Pág. 36)

16 Finalização do congresso(Pág. 39)

17 Conclusão (Pág. 43)

18 Sobre a Sympla (Pág. 44)

Divulgação


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GUIA SYMPLA: PRODUÇÃO DE CONGRESSOS PROFISSIONAIS WWW.SYMPLA.COM.BR

A comissão deve ser formada com antecedência de pelo menos 1 ano, para que

exista tempo suficiente de planejar cada detalhe e colocar em prática cada

uma das ações. Geralmente é composta por subgrupos que cuidam de áreas

específicas:

- Presidente do Congresso: responsável pela coordenação geral do evento. É a sua

assinatura que vai constar nos certificados de participação emitidos ao final do

congresso.

- Secretário ou Cronista: deve permanecer o tempo todo presente na sala do

congresso para elaborar a ata.

- Subcomissões: Financeira, Captação de patrocínios e Apoios, Cultura,

Infraestrutura e Recepção, Divulgação e Publicidade, Avaliação, que cuidarão dos

procedimentos de suas respectivas áreas.

- Comissões técnicas ou moderadores: coordenadores das sessões. São

estudiosos de um tema que devem analisar e debater sobre os trabalhos queserão apresentados no plenário.

Lembre-se: a comissão organizadora precisa ser composta por pessoas realmente

competentes e envolvidas na produção, que busquem obter sempre os melhores

resultados para fazer com que o evento seja um sucesso.

Quer saber mais sobre como montar um dream team sensacional e ter a melhor

comissão de todas? Acesse o link abaixo!

#DicaSympla: Staff para eventos: Como montar seu dream team!

A comissão organizadora precisaser composta por pessoasrealmente competentes e envolvi-das na produção.

2 - Formação da comissão

organizadora

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A primeira ação a ser tomada pela comissão organizadora para iniciar a preparação

do congresso é o desenvolvimento do planejamento estratégico detalhado. Isto

significa colocar numa planilha tudo o que é necessário providenciar para produziro evento, desde a pré-produção até a pós. A importância deste planejamento

é dar a visão do todo, permitindo acompanhar durante a organização do evento

as datas previstas para cada ação definidas no início e colocadas na planilha.

#DicaSympla: Planejamento Estratégico para eventos: qual a importância e como

fazer

Se preferir, você já pode baixar direto a planilha que preparamos pra você:

3 - Primeiro passo: o planejamentoestratégico

4 - Conceituação do evento

É na pré-produção que a comissão organizadora começa a pensar nos detalhes

do evento, e é nesta etapa que devem ser estabelecidas as características e as

peculiaridades do congresso que se pretende promover.

4.1- O que será o evento e quanto podemos gastar?

Qual é o objetivo? Será regional, nacional ou internacional? Para quantas e quais

pessoas?

A comissão prevê agora tudo o que será necessário para que o evento aconteça

de acordo com o que estão imaginando. A equipe responsável pelas finanças de-

verá fazer uma estimativa de custo com o desenvolvimento de um orçamento

detalhado e apresentar ao corpo diretor.

#DicaSympla: Como fazer o orçamento do seu evento e qual sua importância

Nesta etapa são definidos também todos os formatos de apresentação que serão

oferecidos durante o evento. Alguns destes formatos que podem estar presentes

em um congresso são:

- Simpósios

- Seminários

- Mesas-redondas

- Workshops

- Conferências

- Feiras

- Outros

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gresso no Brasil deve ter no mínimo 300 participantes (em outros países este

número chega a 2.500) e estes são credenciados e agrupados a partir de sua

representatividade por grupo de interesse ou por área geográfica.

Quando o congresso não é aberto ao público em geral, as vagas têm que ser bem

distribuídas e faz-se necessário criterizar a escolha dos participantes para que

não participem do congresso pessoas com perfil inadequado.

A dica é pensar no tema e associá-lo a quem deverá ser atingido. Por exemplo, um

congresso de medicina dificilmente interessará um grupo da área de humanas.

4.4- Duração e periodicidade

A duração do evento varia de acordo com a amplitude do tema e os tipos de apre-

sentação. Os congressos podem durar até 8h por dia, e geralmente são estendidos

de 3 a no máximo 5 dias. Devem ter em sua totalidade pelo menos 24h.

Porém é muito importante uma definição antecipada de um cronograma

(baixar planilha) para que seu evento possa contemplar todas as apresentações

relevantes pensadas. Além disso, o tempo e a programação diária também são

chamarizes do público, portanto bastante atenção nesse ponto, lembrando de es-

tipular intervalos, debates e coffee-breaks.

Os congressos, em sua grande maioria, possuem periodicidade, podendo ser

realizados anualmente, bienalmente, etc...

É essencial que este início do planejamento seja bem organizado, com planilhas

especiais para cada mini-projeto. Já citamos o orçamento, check-list e crono-

grama. Mas existem outras planilhas que ainda serão utilizadas.

#DicaSympla: Planilhas para um produtor de eventos bem organizado

Tudo irá depender do que a comissão organizadora julgar como importante para

alcançar o objetivo definido do evento.

Nesta etapa, a comissão organizadora também faz todos os check-lists (baixar

planilha) necessários, com os itens que devem ser providenciados, e também é o

momento no qual se antecipam problemas e planejam suas soluções.

Tão importante quanto o planejamento prévio e organizado, é conceituar o even-

to, enquadrando-o em categorias para determinar o que será preciso para ex-

ecutá-lo. É agora o momento da definição oficial do tema do evento e qual será sua

abordagem.

4.2- A escolha do tema e do lema

Todo congresso, além de um tema, possui um lema geralmente composto por

uma frase curta. A escolha do tema é um grande passo da produção de qualquer

evento, e com os congressos não é diferente. Para definir o conteúdo central será

necessário um afunilamento de algum assunto, que faz parte de um determinado

nicho.

Vamos exemplificar: A copa do mundo de 2014 foi a ideia inicial central do congres-

so técnico realizado pela Fifa em Florianópolis, em fevereiro de 2014. Mas o tema

não foi simplesmente a copa do mundo, até porque seria muito amplo. Houve um

afunilamento e o tema central principal foi a logística e segurança do torneio.

O tema precisa ser bem claro, de fácil compreensão, e ser colocado de uma forma

que instigue a vontade de participação por parte dos congressistas.

4.3- Definindo o público-alvo

A definição do público-alvo vem juntamente com a delimitação do tema. Um con-

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É essencial queeste começo sejabem organizado,com planilhasespeciais paracada mini-projeto

O local escolhido para um congresso deve contar com um bom auditório, ser

amplo e permitir uma boa acomodação de todos. A escolha deve levar em con-

ta não somente o perfil do evento, como também o número de pessoas que

irão participar e o orçamento (baixar planilha) disponível para a realização.

Procure locais com bons assentos, ventilação na medida e boa iluminação.

Se possível, é bom que as cadeiras estejam dispostas em fileiras em degraus,

uma mais alta do que a outra, para facilitar a visualização do palco por todos

os presentes. Deve prever também salas de reunião para desenvolvimento de

sessões, espaço para coffee-break, e um espaço para receber a imprensa, se

for o caso.

E não se esqueça: no caso de congressos o local deve ser escolhido pensando

também na localização, que deverá ser perto de hotéis e bons restaurantes.

Recomenda-se fazer até mesmo um convênio entre o evento e estes lugares,

oferecendo preços melhores para os congressistas e palestrantes.

#DicaSympla: Como escolher corretamente o local para seu evento

5 - Encontrando o espaçocorreto

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7 - Seleção dos palestrantes eexpositores

6 - Quantidade de congressistas

A quantidade de participantes vai ser definida de acordo com o perfil do seu con-

gresso e a capacidade do local de realização. Lembre-se que para um evento deste

porte ser efetivo deve ter a presença de no mínimo 300 pessoas.

O nicho do congresso também poderá influenciar. Um nicho muito específico tem,

consequentemente, uma quantidade de adeptos e interessados menor que um

segmento mais popular, por exemplo. E também existe a questão da verba, o famo-

so orçamento.

Portanto, para a definição da quantidade do público atente-se para o que deve ser

levado em conta:

-Tamanho do local

- Perfil do nicho

- Orçamento (baixar planilha)

A escolha dos palestrantes e dos expositores é a chave para o sucesso do con-

gresso. Tenha bons profissionais e veja o público sentir que ir ao seu evento

para conhecer e ouvir aquelas pessoas foi realmente um investimento!

7.1- Como selecionar e fazer contato

O perfil dos oradores deve estar adequado às características e ao tema do even-

to. No caso de congressos existem tanto palestrantes e expositores convidados

quanto inscritos previamente.

No caso dos convidados, se você não possui nenhum nome em vista, a dica é

pesquisar muito antes de definir. A internet é uma ferramenta importante, mas

considere ouvir sugestões de pessoas que já estejam envolvidas com atividades

afins ao tema do seu evento. Elas, normalmente, são formadoras de opinião e

podem dar boas sugestões. A comissão deve se lembrar que um bom palestran-

te precisa ter algumas características especiais. Veja no link da #DicaSympla

deste tópico.

Feito isso, entre em contato com os candidatos. Para agir de forma profissional,

elabore um release, que é uma breve apresentação, por escrito, do objetivo do

evento, com a data, duração local e pontos importantes sobre o que foi plane-

jado. Depois, entre em contato por telefone ou e-mail e pergunte ao candidato

se há interesse em receber mais informações. Aí sim, envie o release e retome

o contato procurando saber sobre a disponibilidade dele.

Caso você não tenha tempo ou não possa fazer esse trabalho por algum moti-

vo, considere contratar uma empresa especializada em oferecer serviços de

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8 - Comercializando ospatrocínios e definindo valores

palestrantes, por exemplo. Elas comumente possuem um cadastro amplo de

profissionais, divididos por área de atuação e características pessoais.

#Dica Sympla: Como escolher o palestrante do meu evento?

7.2- Hospedagem e transporte dos palestrantes

No caso de alguns palestrantes, muitas vezes a própria comissão organizadora

providencia todos os trâmites do traslado e ainda realiza a reserva nos hotéis

conveniados. É importante planejar a acomodação e transporte já que muitas

vezes eles são de outra cidade ou até mesmo outro país.

Definidos a infraestrutura e os convidados, é hora de calcular todos os custos do

evento para elaborar as cotas de patrocínio que serão oferecidas. Tendo uma

planilha de gastos com itens como a vinda de palestrantes, equipamentos, alimen-

tos, decoração e aluguel do local, o produtor pode começa a separar as cotas de

acordo com o montante destas despesas.

8.1- Tipos de patrocínio

Existem diversas chancelas de patrocínios que podem ser ofertadas. Elas podem

ser institucionais, nas quais a parceria tem em vista a associação da marca patro-

cinadora com uma causa. Já as promocionais visam expor a marca para angariar

novos consumidores e aumentar vendas. O patrocínio pode ser ainda híbrido ou mis-

to, contendo elementos tantos institucionais quanto promocionais. Dentro desses

conceitos, as formas de exercício do contrato de parceria se dividem em:

- Patrocinador

- Co-patrocinador

- Support

- Naming Rights

- Apoios de Mídia

Saiba mais sobre cada um deles clicando no link:

#DicaSympla: Quais são os tipos de patrocínio

Se o orçamento permitir, não economize no conforto desses itens, assim você

garante um palestrante satisfeito e com energia suficiente para conquistar a

atenção do seu público.

Dependendo do perfil do congresso, é interessante até mesmo convidar pal-

estrantes internacionais! Para isso, existem algumas dicas importantes para

que o convite e a recepção sejam feitos corretamente e a parceria seja bem

sucedida! Veja no post abaixo:

#DicaSympla: Dicas para chamar palestrantes internacionais para seu evento

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Cada tipo de parceriaprecisa ser calculadaem função dos custosgerais. A exposição damarca é negociada de

acordo com o valor in-vestido pela empresa.

Cada tipo de parceria precisa ser calculada em função dos custos gerais. A exposição

da marca é negociada de acordo com o valor investido pela empresa. Um co-patro-

cinador, por exemplo, terá uma exibição mais limitada. Ele poderá aparecer nos

impressos de divulgação, mas não nos backdrops. Ao elaborar a proposta, é preciso

pensar em que tipo de divulgação o evento vai oferecer e a qual preço.

8.2- Escolhendo os patrocinadores e fechando negócio

Aqui, cabe ao produtor inferir que tipo de patrocínio pode interessar a qual empre-

sa e porquê. A ligação da marca ao tema e ao lema do congresso ajudará muito na

hora de angariar parcerias. Procure levantar uma lista de possíveis patrocinadores

cuja marca dialogue com o assunto do evento.

Para facilitar a conversa com as empresas potencialmente interessadas, o

produtor pode montar um book de captação que contenha dados e argumen-

tos que possam interessar àquela marca especificamente. Se o congresso tem

como tema uma especialidade médica, por exemplo, será conveniente a um

laboratório farmacêutico que fabrique medicamentos receitados pelos médi-

cos da área inserir sua marca no evento. Caso o assunto seja literatura e um

dos autores convidados for de outro país, a editora dele no Brasil certamente

terá interesse na cota das despesas de viagem e hospedagem. O produtor pre-

cisará do feeling ao oferecer o tipo certo de patrocínio para a empresa adequa-

da, reunindo os argumentos e as razões pelas quais aquela parceria é conveni-

ente para tal marca.

Os dados mais pragmáticos também precisam estar na ponta da língua. Onde

o nome da empresa vai aparecer, qual a abrangência do evento, quem é o pú-

blico-alvo, que tipo de cobertura da mídia está sendo esperada. Associando as

vantagens com o valor da cota, apoio ou do patrocínio esperado, as chances de

sucesso na negociação são bem maiores.

Com todas as demandas preparativas encaminhadas, fechados os acordos com

palestrantes e patrocinadores, chega o momento de definir a programação.

#DicaSympla: Como vender patrocínio para eventos

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9 - Definindo a programação

É muito importante planejar de antemão o cronograma (baixar planilha) do con-

gresso para todos os dias do evento. Controlar o tempo, reservando o período

necessário para cada acontecimento é essencial para o produtor, congressistas,

palestrantes e expositores.

9.1- Abertura e pausas

Comece definindo como se dará a abertura. Ela será pela manhã um coquetel

inicial, um café de boas-vindas ou é mais conveniente começar com a fala de um

dos convidados ou autoridades que apresentam o tema do evento? Não defina

um horário de início muito cedo, geralmente a partir de 8h é o mais recomenda-

do.

Lembre-se de pensar também nos horários de pausa ou coffee-break. Geralmente,

neste tipo de evento, acontecem dois por dia, um de manhã e um de tarde, e po-

dem demorar de 30 min a 1h.

Pense ainda se terá horário de almoço. Se sim, geralmente reserva-se 1h para

que dê tempo dos congressistas saírem do local do evento e dirigirem-se aos

restaurantes conveniados para almoçarem.

9.2- Formatos de apresentação (sessões)

Com o formato e horário da abertura definidos, é hora de definir o crono-

grama das sessões. Como dissemos no início deste guia, um congresso pode

ser composto por diferentes tipos de exposição do conteúdo. Podem ser

mesas-redondas, cursos e workshops, seminários, feiras, simpósios, e outros.

Com estes formatos já escolhidos na fase do planejamento, chega o mo-

mento de definir o dia e horário de cada um deles. Na maioria dos congres-

sos, as manhãs são reservadas para as palestras e

conferências, e as tardes

são reservadas aos cursos e workshops. Mas isto não é regra a ponto de não

poder ser mudada. A comissão organizadora definirá qual é a melhor ma-

neira de organizar o cronograma de acordo com o seu tema e seu público.

Os temas devem ser es tudados sem aprofundamento de cases específicos, e por

grupos de interesse dos congressistas para manter a coerência e facilitar as dis-

cussões. Estes grupos são coordenados por mediadores. Vale pedir aos convida-

dos que enviem a apresentação para a produção antes do evento. Isso facilita a

organização do roteiro e o produtor pode garantir a relevância e veracidade dos

dados apresentados.

Na maioria dos congressos, as manhãs sãoreservadas para as palestras e conferências, e astardes são reservadas aos cursos e workshops.

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10 - Divulgação

A divulgação dos congressos deve ser bem direcionada ao público que tem

interesse no assunto abordado. Seja pelos lugares limitados ou por uma estraté-

gia mais certeira, o produtor precisa selecionar com muito cuidado os meios que

utilizará para expor o evento.

Comece retomando qual será o público-alvo: médicos, professores de determi-

nada área, comerciantes de determinado produto. Com esse filtro, é possível

pensar qual a maneira mais adequada de chegar até eles. Mas existem algumas

ações de divulgação que são básicas e servem para a maioria destes públicos.

Atualmente, não existe evento sem divulgação online!

9.3- Tempo para os debates

A duração dos debates também é prevista com

antecedência. Os convidados precisam saber

se haverá e quanto tempo irá durar a interação

com o público. Para quem comparece, também

é essencial pontuar essa questão. A comissão

organizadora pode estabelecer um limite de

perguntas ou até uma inscrição prévia para a

fala. Com o tempo definido, há menos margem

para imprevistos ou fugas do protocolo.

9.4- Encerramento

Por fim, estabeleça como se dará o encerramento do evento. Algumas das

possibilidades são um coquetel de confraternização com os congressistas ou ain-

da com a fala de alguma autoridade presente.

Outro momento importante é a hora de distribuir os brindes, caso faça parte do

planejamento. Procure encaixar a distribuição no início ou no fim das atividades,

para não interromper o andamento das apresentações. Eles podem ser distribuí-

dos no coquetel de encerramento como forma de agradecer as presenças ou na

hora da inscrição, despertando o interesse dos participantes.

Agora com a programação definida, chegou a hora de mostrar isto ao público e

partir para a divulgação!

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Esta tem sido uma das alternativas mais eficientes para se chegar ao públi-

co alvo com eficácia, basta escolher eficácia, basta escolher os canais cor-

retos, como blogs e sites da área, e claro, nas redes sociais! A abrangên-

cia é cada vez maior. Existem plataformas online de gestão de inscrições

e participantes que você pode, além de vender as inscrições antecipadas,

utilizar as ferramentas disponíveis para amplificar a divulgação, linkando a

página do evento no site ao facebook , enviando convites por email, dentre outras.

A divulgação offline também pode ser usada. Espalhe cartazes anunciando o even-

to e descrevendo a programação, destacando os principais convidados e afixe-os

em locais estratégicos pensados a partir da definição do público. O mesmo vale

para flyers e outros impressos.

É importante que toda a programação esteja muito bem definida antes dessa

etapa pois ela deve constar em todos os meios de divulgação utilizados. Em con-

ferências e seminários, são os convidados, os temas e o roteiro como um todo

que desperta o interesse do público. Portanto, destaque um convidado especial

ou chame a atenção para uma discussão sobre um tema em voga nos dias atuais.

Selecione os pontos altos da programação e puxe a divulgação por eles.

#DicaSympla: 4 erros que você não deve cometer na divulgação do seu evento

No item 12.5, iremos falar um pouco mais sobre como devem ser desenvolvidos

os materiais gráficos. Vamos agora para mais uma etapa, uma das principais: as

inscrições!

11 - Inscrições

Não há dúvidas: a inscrição é uma das etapas mais importantes da organização

do evento, afinal, não há evento sem público.

No caso dos congressos, quando falamos de inscrições, podemos estar nos

referindo tanto às inscrições dos congressistas em geral quanto a de

palestrantes e expositores. E para ambos os casos uma boa alternativa é abrir as

inscrições antecipadas. Não se esqueça, a comissão organizadora deve se cer-

tificar de que a comunicação deixará bem claro a diferença entre as inscrições

para que as pessoas não se confundam.

A partir das inscrições antecipadas, é possível calcular a demanda para o con-

gresso e definir, a partir destes números, os serviços de buffet, brindes e kits,

e conhecer mais sobre o público que estará presente nas atividades. Por isso,

para obter sucesso no processo de inscrição, é preciso seguir algumas dicas e

contar com as melhores ferramentas que o ajudarão a executar esta tarefa.

Independentemente do caráter das inscrições, se elas serão feitas presencial-

mente ou à distância, ou até mesmo, das duas formas, é importante que você

ofereça as melhores condições e um bom suporte. Por isso, não hesite em lançar

mão de recursos que vão facilitar a ida de seus colaboradores.

Veja neste E-book as 6 grandes vantagens da

venda antecipada de ingressos e inscrições!

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Para disponiblizar as inscrições antecipadas, utilizar plataformas online que

permitem cadastrar todos os participantes, diferenciando palestrantes e ex-

positores dos congressistas, e que geram relatórios, fazem toda a diferença.

Isto lhe dará um panorama completo de seu evento, permitindo tomar ações

estratégicas. A partir destas informações, você poderá ver se a campanha de

divulgação está sendo efetiva, e ainda conhecer melhor o seu público e plane-

jar, para os próximos congressos, em quais locais, para qual faixa etária e gru-

pos profissionais você deverá focar

#DicaSympla: Como aumentar as inscrições para meu congresso

11.1- Inscrições online

Para que os seus participantes possam efetuar a inscrição online, o mais

importante é oferecer uma página que possa ser navegada sem grandes

problemas. Por isso, se você pretender realizar o processo na internet, lem-

bre-se de contar com bons suportes que auxiliarão os interessados a confir-

mar a participação no evento. Dess a forma, o organizador evita frustrações e

possíveis reclamações por erros no site utilizado para efetuar as inscrições.

Use uma boa plataforma de venda e gestão de inscrições e se surpreenda

com a facilidade tanto para o comprador quanto pra você, que terá controle

automático de todas as vendas, além de ferramentas diferenciadas de gestão

que irão ampliar o sucesso do evento.

Se houver a necessidade de apresentação de documentos, é importante

que avise anteriormente os participantes. É possível pedir para que eles

entreguem via postal ou pode exigir que eles apresentem o dossiê requeridodurante o registro e o cadastramento no dia do evento.

11.2- Inscrições presenciais

Ao realizar as inscrições presencialmente, saiba que é muito importante se-

guir algumas medidas para que possa obter o maior número de participantes e

garantir o sucesso de seu evento. A primeira coisa a pensar são os locais onde

se pretende instalar os pontos de venda/inscrição. Em congressos é comum

utilizar os espaços acadêmicos e instituições relacionadas ao tema do evento.

Entretanto, é interessante também espalhar os seus estandes em locais de

grande circulação, como shoppings, parques e centros de convivência. Mes-

mo que não pareça um espaço adequado, eles podem atrair outros públicos eaumentar o seu potencial de divulgação. Além disso, outra ideia é se juntar a

outros eventos e criar parcerias para que possa divulgar e realizar a inscrição

dentro destas organizações.

É muito importante que sejam coletados dados como nome completo, cidade,

profissão e função de cada uma das pessoas, em ambas a inscrições.

http://www.sympla.com.br/home.htmlhttp://blog.sympla.com.br/divulgacao-a-chave-para-o-sucesso-de-seu-evento/http://blog.sympla.com.br/como-aumentar-as-inscricoes-para-o-meu-congresso/http://www.sympla.com.br/home.htmlhttp://blog.sympla.com.br/como-adicionar-pedidos-manualmente/http://blog.sympla.com.br/divulgacao-a-chave-para-o-sucesso-de-seu-evento/http://blog.sympla.com.br/divulgacao-a-chave-para-o-sucesso-de-seu-evento/http://blog.sympla.com.br/como-adicionar-pedidos-manualmente/http://blog.sympla.com.br/10-motivos-para-disponibilizar-as-inscricoes-do-seu-evento-pela-internet/http://www.sympla.com.br/home.htmlhttp://blog.sympla.com.br/como-aumentar-as-inscricoes-para-o-meu-congresso/http://blog.sympla.com.br/divulgacao-a-chave-para-o-sucesso-de-seu-evento/http://www.sympla.com.br/home.html


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Com os dados obtidos no processo de inscrição, é hora de organizar e con-

tratar os serviços de suporte que irão compor o seu congresso. Buffet para

coffee-break, brindes, equipamentos, panfletos e materiais gráficos: tudo

isso deve ser bem pensado para que os seus participantes tenham uma óti-

ma experiência durante o evento. Lembre-se de que é muito importante ter

um check-list (baixar planilha) com a relação de todos os fornecedores e

responsáveis para que você tenha sempre à mão os dados para quando pre-

cisar e não correr o risco de esquecer nada.

#DicaSympla: Como encontrar boms fornecedores para seu congresso

Se você pretende organizar uma boa conferência ou um grande seminário,

confira agora o que deverá ser levado em conta na hora de realizar a con-

tratação de cada um destes itens:

12.1- Crachás e fichas de identificação

Os crachás em congressos são essenciais por vários motivos. Além de per-

mitirem o livre acesso em todos os espaços durante todos os dias de evento,

ele permite a fácil identificação das pessoas na hora da entrada e na hora do

networking.

Para produzi-los é importante saber exatamente quais informações serão

inseridas naquela identificação. Por isso, a comissão deve ter em mente

que deverá requerer todas as informações necessárias para diferenciar os

palestrantes e expositores dos congressistas. Uma boa ideia é recolher to-

dos estes dados já no momento da inscrição pois dessa maneira ficará muito

mais fácil para você utilizá-los e realizar a confecção de seus crachás. Utilizaruma plataforma online de inscrição também ajudará a automatizar todo este

processo.

Lembre-se também que o material para a elaboração destes crachás e fichas

de identificação deve ter grande durabilidade para todos os dias do evento.

Além disso, deverá ser utilizada neste material a mesma identidade visual

utilizada na divulgação do evento (fontes, cores, disposição das informações).

Uma conversa com a empresa que irá elaborar estas peças é uma boa opor-

tunidade para analisar as opções, a fim de obter um melhor serviço e garantir

a satisfação dos presentes em sua organização.

12.2- Buffet

Não dá para produzir um congresso se não houver um bom serviço de

coffee-break, que é o momento do networking, onde os participantes poderão

interagir entre eles e discutir ideias e projetos. Por isso, para que o congresso

não deixe nada a desejar, é muito importante oferecer o melhor também na

hora da pausa entre as atividades, lembrando que o evento provavelmente

durará o dia inteiro.

Antes de demandar o serviço, é necessário analisar o número de convidados

e calcular bem a quantidade de itens necessários. Segundo especialistas, a

12 - Contratação de serviços

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dica é de uma porção de 12 a 15 unidades e 600 ml de bebida por pessoa. Se

estiver na dúvida, uma boa dica também é utilizar ferramentas e calculadoras

disponíveis na internet para definir a quantidade exata. Mas lembre-se que

o buffet contratado pode fazer isso. Porém, é importante ter noção sobre os

números para não ser levado a pedir comes e bebes muito além da conta. Aqui

também entra a importância da venda online antecipada, que permite que você

veja de antemão quantas pessoas já se inscreverem e tenha uma ideia do públi-

co estimado para o dia, facilitando as compras do buffet.

Outra dica muito importante para a contratação destes serviços é adequar o

tipo de buffet ao evento. Se ele ocorrer durante as manhãs, é melhor contra-

tar pratos e receitas mais leves. Caso a pausa para o coffee-break ocorra no

começo da noite, a dica é oferecer alimentos mais apropriados para o horário,

como salgados e, quem sabe, doces mais pesados. Além disso, a época do ano e

a dinâmica do evento também influenciam no cardápio, dando prioridade para

pratos quentes ou frios, por exemplo, e lanches prontos ou montáveis.

12.3- Brindes

Brindes são essenciais para este tipo de evento. Apesar da ideia favorecer prin-

cipalmente aqueles que se inscreveram no evento, a empresa ou organização

que promoveu a atividade também pode ser beneficiada com a entrega de pro-

dutos que levarão a sua marca e a sua mensagem. Portanto, ao captar patrocí-

nio, a comissão organizadora pode propor a algumas empresas auxiliá-la no for-

necimento de brindes.

Mas lembre-se, é importante pensar no público do evento e tentar confeccionar

itens que agradarão os participantes e que devem ter a cara do evento. Squeez-

es e garrafas térmicas, por exemplo, se encaixam perfeitamente em eventos

que ocorrem durante dias mais quentes. Cadernos, blocos de nota e agendas

são indicadas para pessoas que utilizam bastante estas ferramentas em seu

trabalho. Além disso, a empresa parceira pode oferecer um brinde que lembra o

serviço: um congresso de uma empresa de soluções elétricas pode fornecer um

chaveiro com luzinha.

#DicaSympla: Saiba porque distribuir brindes é um boa ideia

12.4- Equipamentos

Para dar andamento às atividades do congresso, é muito importante que você

conte com os melhores equipamentos e tenha tudo o que for necessário à mão.

Aparelhos de áudio, som e vídeo são imprescindíveis e são importantes para que

os participantes possam acompanhar melhor as palestras e os debates durante o

evento.

http://blog.sympla.com.br/10-motivos-para-disponibilizar-as-inscricoes-do-seu-evento-pela-internet/http://blog.sympla.com.br/saiba-porque-distribuir-brindes-e-uma-boa-ideia/http://blog.sympla.com.br/saiba-porque-distribuir-brindes-e-uma-boa-ideia/http://blog.sympla.com.br/10-motivos-para-disponibilizar-as-inscricoes-do-seu-evento-pela-internet/


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Defina o número mínimo de microfones, caixas de som, aparelhos de áudio,

projetores, notebooks e data shows, e sempre peça uma quantia maior para ter

reservas em caso de falhas. Teste junto ao fornecedor todo o material antes do

evento e peça um treinamento rápido para resolver pequenos problemas com o

material.

12.5- Materiais gráficos e kits

Os congressos devem ter um apelo visual bastante claro e efetivo. Panfletos,

programação, anais e compilações: todos estes materiais são imprescindíveis

e deverão conter a identidade do evento, e ficarão sob os cuidados da parte da

comissão responsável pela divulgação e publicidade.

Para situar os congressistas, divulgar as empresas participantes, ou demonstrar

a programação e as atividades que farão parte daquele evento, as publicações

gráficas devem ser produzidas para todos os presentes. Ao contratar os serviços

de uma gráfica para realizar estes trabalhos, a comissão deverá conferir a pro-

porção desejada e o que conterá cada material. Dessa forma, a empresa que

prestará estes trabalhos poderá organizar os conteúdos e desenvolver os produ-

tos que serão veiculados durante o seu evento.

Não se esqueça que a produção de peças gráficas também se aplica para

inserção online! Para cada site e rede social diferente é necessário desenvolver

peças diferentes. A capa do facebook é um exemplo. Deve ser feita do tamanho

exato para mostrar profissionalismo e deve ter a cara do seu evento.

No caso de congressos, também é comum a entrega de kits personalizados na

entrada do evento. Nestes kits, além da programação, a comissão organizadora

deverá colocar lápis, folhas em branco timbradas com o logotipo do evento, e

panfletos com os nomes dos restaurantes cadastrados para os congressistas.

13 - Organização do espaço

Para receber bem os congressistas, é importante que a comissão organizadora or-

ganize bem o local onde acontecerão as atividades programadas. Abaixo citaremos

alguns pontos a serem levados em consideração e que não podem ser esquecidos.

13.1- Segurança e sinalização

Fazer um evento sem segurança é como nadar e morrer na praia. É essencial que o

produtor leve em consideração todos os itens de segurança previstos para realização

de eventos como estes. Cheque os instintores de incêndio, portas de emergência e

não deixe que o número de inscritos seja maior do que o número permitido para o

local. E conte com uma equipe de segurança eficiente.

#DicaSympla: Quais são as medidas de segurança essenciais para um evento

acontecer

http://blog.sympla.com.br/razoes-para-seu-evento-ter-um-logotipo/http://blog.sympla.com.br/como-a-tecnologia-esta-revolucionando-a-producao-de-eventos/http://blog.sympla.com.br/como-escolher-corretamente-o-local-para-seu-evento/http://blog.sympla.com.br/quais-sao-as-medidas-de-seguranca-essenciais-para-um-evento-acontecer/http://blog.sympla.com.br/quais-sao-as-medidas-de-seguranca-essenciais-para-um-evento-acontecer/http://blog.sympla.com.br/quais-sao-as-medidas-de-seguranca-essenciais-para-um-evento-acontecer/http://blog.sympla.com.br/quais-sao-as-medidas-de-seguranca-essenciais-para-um-evento-acontecer/http://blog.sympla.com.br/quais-sao-as-medidas-de-seguranca-essenciais-para-um-evento-acontecer/http://blog.sympla.com.br/quais-sao-as-medidas-de-seguranca-essenciais-para-um-evento-acontecer/http://blog.sympla.com.br/como-escolher-corretamente-o-local-para-seu-evento/http://blog.sympla.com.br/como-a-tecnologia-esta-revolucionando-a-producao-de-eventos/http://blog.sympla.com.br/razoes-para-seu-evento-ter-um-logotipo/


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14 - Credenciamento dosparticipantes

O controle de entrada é uma etapa essencial, pois garante a segurança e a

identificação correta de cada um dos presentes, bem como a boa gestão dos

mesmos pela comissão. Há várias maneiras de organizar o acesso, mas é pre-

ciso avaliar qual a forma de controle que melhor se adequa ao contexto e ao

porte do congresso. No entanto, é importante que esse processo ocorra com

rapidez e responsabilidade, evitando longas filas e confusão na entrada dos

participantes, e isto pode ser feito utilizando a plataforma online - Veja na

#DicaSympla deste tópico.

Se o congresso for de grande porte, as melhores opções para controle de entra-

da são o check-in online ou via smartphone. Para fazer o check-in online, você

precisa de computadores e conexão de internet rápida e garantida. Quando

os participantes chegam, os recepcionistas os encontram no sistema online e

procedem com seu credenciamento, fornecendo os kits do evento. Caso opte

por registro de entrada através de smartphone, basta instalar um aplicativo

e proceder com os check-ins, que podem ser feitos por meio de códigos QR.

Para tanto, também é necessária a garantia de uma boa internet local.

Para que o seu espaço seja bem aproveitado pelos participantes, é interessante

apresentar placas de sinalização e indicar corretamente os locais onde ocorrerão

cada um dos formatos de apresentação do seu congresso. Para isso é necessário

implantar painéis de indicação, não se esquecendo também de indicar onde é a

entrada, onde estão os banheiros, as saídas, onde acontece determinada pales-

tra, o local do coffee-break, do estacionamento, da área de fumantes e outros.

Cada placa deve ser legível, com figuras simples ou palavras com tipografia e ta-

manho claros.

13.2 - Limpeza

Antes de tudo, é necessário que você tenha um local bem arejado e limpo.

Verifique o estado de mesas, cadeiras, dos equipamentos que serão utilizados, da

área onde circularão os participantes e confirme se todos estão aptos para uso e

permanência do público presente. Uma boa dica é não deixar esta inspeção para

momentos antes de iniciar o seu evento. Dessa forma, caso necessite de trocar

ou limpar melhor alguma coisa, terá tempo para isso.

Contratar uma boa equipe de limpeza para atuar durante todo o evento é

imprescindível para manter não somente banheiros e espaço do coffee-breaks

sempre limpos, como também os locais de circulação do público.

13.3- Local do coffee-break

O espaço do coffee-break, além de arejado e amplo para caber mesas, cadeiras e

pessoas em pé, precisa facilitar a entrada dos alimentos e das equipes de orga-

nização. O ideal é um local bem decorado, que facilite a movimentação de cada

um e que esteja próximo ao armazenamento e preparo dos comes e bebes, o que

facilita o trabalho da equipe do buffet.

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As famosas listas de papel só são recomendadas para eventos de pequeno porte.

Essas listagens devem ser impressas após o encerramento das vendas de in-

gressos e permitem que você associe os dados do participante que está che-

gando com os dados da lista, assim autorizando sua entrada na conferência

ou seminário. A vantagem dessas opções de controle é que não necessitam de

internet. No entanto, o check-in leva um pouco mais de tempo para ser proces-

sado em comparação com as alternativas online.

Conforme o porte do seu evento e os recursos disponíveis, você pode escolher a

melhor opção para controle de entrada de participantes. Mas este controle não

pode deixar de ser feito, já que promove a segurança dos inscritos, a identifi-

cação correta dos mesmos, e o bom andamento das atividades organizadas.

#DicaSympla: Qual a melhor forma de controlar a entrada dos participantes no

meu evento

É importante que esse check-in dos partici-pantes ocorra com rapidez e responsabilidade,evitando longas filas e confusão na entrada dosparticipantes.

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15 - Durante o congresso

15.1- Apresentação

O congresso precisará de um mestre de cerimônias, que é aquela pessoa quesobre ao palco, faz as apresentações, e tem o contato direto com o público. Esta

pessoa deverá ser escolhida pela comissão organizadora, deve falar bem, e ficará

responsável por apresentar e guiar a programação de todo o evento, apresentan-

do e encerrando sessões que acontecerem no auditório geral para todos os pre-

sentes.

15.2- Desenvolvimento das sessões

Durante as diferentes sessões que acontecerem, as comissões técnicas (ou

moderadores) deverão estar presentes para mediar as discussões sobre o tema.

Mesmo após o início do evento, a comissão organizadora, informada pelos

moderadores, deverá manter o controle de tudo o que ocorre. Como congres-sos possuem diversas atividades, com palestrantes, oradores e expositores,

é necessário verificar a cada momento se estes estão chegando no horário

devido. Caso uma atividade esteja para começar e o palestrante ainda não

tenha aparecido, o produtor precisa entrar em contato com ele e contornar a

situação, seja ela de atraso ou, até mesmo, de falta do palestrante.

Quando as reuniões são abertas aos comentários e às participações dos

inscritos, também é relativamente comum a dificuldade de controle do tempo.

Se um palestrante, por exemplo, incentiva comentários e acaba ultrapassandoseu horário em meio às discussões, a organização do evento terá de resolver

o problema. Por isso, é fundamental que a equipe acompanhe o andamento

de cada palestra e possa intervir discretamente para que os horários sejam

respeitados.

No final de cada sessão, os chamados cronistas ou secretários elaboram as

atas descrevendo tudo o que foi discutido, quais os temas abordados e o que

ficou acordado. Posteriormente, estas atas serão reunidas e apresentadas no

plenário.

Baixe uma planilha de cronograma pronta para organizar o seu evento.

É fundamental que a equipe acompanhe oandamento de cada palestra e possa intervirdiscretamente para que os horários sejamrespeitados.

http://downloads.sympla.com.br/cronograma-para-eventoshttp://downloads.sympla.com.br/cronograma-para-eventoshttp://downloads.sympla.com.br/cronograma-para-eventos


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15.3- Garanta o funcionamento dos equipamentos

Os congressos usualmente trabalham com, no mínimo, computadores, projeto-

res e sistemas de microfone. Quando um desses instrumentos falha, tempo se

perde e a imagem do evento frente aos participantes não fica muito boa, afinal,

dá a impressão de que a organização do evento não agiu com responsabilidade,

sem testar todos os equipamentos com antecedência. De qualquer forma, mes-

mo com muitos testes, é possível que algum equipamento apresente problema

justamente no momento da atividade. E, nesse caso, você precisa ter equipa-

mentos reservas e profissionais prontos para agirem, resolvendo o problema

rapidamente.

Ter um plano B, em todas as situações da organização do evento, é sempre

importante. Porém, não há como prever todos os problemas que podem surgir.

Então, quando ocorre algo diferente do planejado, e não temos uma solução

imediata, o ideal é manter a calma e ser flexível. Ficar tranquilo durante o even-

to o ajudará a pensar em soluções criativas e rápidas, resolvendo os transtor-

nos com discrição e profissionalismo. E em situações extremas, é melhor ser

franco e comunicar aos presentes.

#DicaSympla: Os imprevistos mais comuns em Congressos, Conferências e

Seminários e como passar por eles

15.4- Hora da pausa!

Os congressos são eventos longos e, por isso, os horários para pausa e lanche

são essenciais. A principal função do coffee-break vai além do simples descan-

so. Ele estimula a troca de ideias e networking entre os congressistas, o que aca-

ba por contribuir para uma maior produtividade e interesse dos participantes

dentro do evento.

16 - Finalização do congresso

Nos momentos finais, muita coisa ainda deve ser levada em consideração em

detalhes, e farão com que o congresso seja fechado com chave de ouro.

16.1- Plenário

A finalização dos congressos sempre contém a redação de um documento ofi-

cial contendo os pontos acertados ao final das sessões durante todos os dias

do evento e descritos nas atas. Essas atas normalmente são redigidas pelos

chamados cronistas ou secretários, e entregues à comissão organizadora. No

final, a comissão pega todos estes documentos e expõe para todos os congres-

sistas no plenário.

Após a confecção do documento oficial, de-

verão ser providenciadas as cópias para

entregar o documento para cada um dos

congressistas participantes. Lembre-se, se

estes documentos forem entregues muito

depois, o interesse por eles com certeza já

terá sido perdido.

http://blog.sympla.com.br/os-imprevistos-mais-comuns-em-congressos-conferencias-e-seminarios-e-como-passar-por-eles/http://blog.sympla.com.br/os-imprevistos-mais-comuns-em-congressos-conferencias-e-seminarios-e-como-passar-por-eles/http://blog.sympla.com.br/os-imprevistos-mais-comuns-em-congressos-conferencias-e-seminarios-e-como-passar-por-eles/http://blog.sympla.com.br/os-imprevistos-mais-comuns-em-congressos-conferencias-e-seminarios-e-como-passar-por-eles/


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16.2- Entrega dos certificados

No final do evento, os congressistas devem receber o certificado de partici-

pação no congresso. Estes certificados devem ser assinados pelo presidente

da comissão organizadora e entregues aos participantes que compareceram

ao evento.

A comissão pode definir como funcionará a entrega dos certificados. Se elaos enviará prontamente para todos os congressistas, se será em algum lo-

cal específico, ou se os participantes deverão solicitá-lo por email para o

receberem. Mas lembre-se, a comissão deverá comunicar a todos como fun-

cionará, desde o início do evento para que não existam dúvidas. Atualmente,

a maneira mais comum de realizar esta entrega é via email, coletados previa-

mente no ato de inscrição dos congressistas.

16.3- Pesquisa de satisfação

Mas para saber a opinião dos participantes sobre as atividades, o que eles

acharam dos temas abordados e dos palestrantes, o método mais utilizado e

com ótimo índice de retorno é o formulário de satisfação. O ideal é que este

seja entregue aos inscritos nas atividades finais, para que não tenham tempo

de esquecer detalhes que seriam úteis à sua equipe.

Não faça uma pesquisa muito longa, mas não deixe de ser o mais específico

possível. Pergunte sobre cada palestra, afinal o participante pode ter gostado

de uma, mas não de outra, e isso precisa ficar claro. Outros dados que pode-

se questionar no formulário são: a qualidade dos palestrantes, os horários

definidos, a localização e o espaço físico do evento, bem como a alimentação

oferecida. É importante também deixar espaços livres para que o participante

possa se manifestar sobre algo que não es tá perguntado no formulário de pesqui-

sa. E, por fim, lembre-se de manter o anonimato das respostas, pois isso incenti-

va que as pessoas se expressem de forma sincera.

Outra maneira de fazer a pesquisa de satisfação é via e-mail. Esta é uma boa opção

para os participantes mais conectados. Apenas lembre-se que ela não pode ser

obrigatória.

O produtor do seminário ou conferência também precisa do feedback dos pa-

trocinadores, equipes de limpeza, de seguranças e demais colaboradores para

melhorar constantemente suas organizações.

A etapa pós-evento é tãoimportante quanto asanteriores, pois é nessemomento que você vaiavaliar como tudo ocor-reu e verificar o que podeser melhorado em uma

próxima organização.


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16.4- Fechamento do borderô

Outro instrumento de extrema utilidade e essencial na avaliação do seu even-

to é o borderô (baixar planilha). Este documento apresenta em detalhes to-

das as transações financeiras realizadas na venda de inscrições e durante as

atividades.

Por meio dele, o produtor consegue conferir a quantidade arrecadada com as

inscrições e com o patrocínio, conferir o que foi gasto na produção do evento,somar o que foi arrecadado no dia do evento (se for o caso), e fazer o fecha-

mento total das transações. Também é possível verificar em quais áreas a ver-

ba foi mais gasta, a fim de que opções mais econômicas sejam pesquisadas..

Quando seu evento termina, começa o momento de avaliar e tirar conclusões

sobre tudo o que aconteceu. O objetivo é que você possa analisar os resulta-

dos, verificar se alguma meta não foi atingida e o porquê disso. Então, saberá

claramente os pontos fortes do seu planejamento e os pontos que precisam

ser revisados, garantindo mais chances de sucesso na próxima organização.

17 - Conclusão

Organizar um congresso exige disciplina. É necessário, de imediato, formar

uma comissão organizadora competente, com profissionais excelentes em

suas áreas, a fim de providenciar cada detalhe com perfeição.

No pré-evento, deve-se definir os dias do evento, escolher um espaço adequa-

do, verificar orçamentos, contratar fornecedores e buscar patrocínios, e ga-

rantir que toda a produção esteja andando devidamente. É preciso contatar

palestrantes e expositores e definir o regulamento. Tudo isso, com tempo sufi-

ciente de divulgá-lo com a programação definida e disponibilizar um meio para

que as pessoas se inscrevam.

No dia do evento, a comissão organizadora deverá estar atenta ao desenvolvi-

mento de cada uma das atividades presentes na sessões, com profissionais

qualificados em cada uma delas responsáveis pelas atas, importantíssimas

para a conclusão do evento, que será com todos os congressistas reunidos no

plenário para a redação do documento final oficial.

Pensar com cuidado em toda a dinâmica do congresso é muito importante para

que tudo corra bem quando chegar a hora, e facilitará até mesmo para os con-

troles pós-evento, como o borderô e as pesquisas de satisfação com o público

que esteve presente.

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Venda online de ingressos. Comece já!

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Agora que você já leu as dicas sobre a produção

de congressos profssionais, você precisa saber

mais sobre as 10 motivos para disponibilizar as

inscrições de seu evento pela internet!

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18 - Sobre a Sympla

A Sympla é a plataforma online para venda e gestão de ingressos e inscrições

feita para o produtor que deseja ter a melhor divulgação e oferecer a melhorexperiência de compra ao público.

Através de nosso sistema você, produtor, consegue realizar uma gestão total-

mente inteligente das vendas e dos participantes. Você tem acesso aos relatóri-

os de venda em tempo real, forma um mailing precioso, integra a página de

vendas ao Facebook, faz o controle de entrada automático no dia do evento e

desfruta de ferramentas especiais! Tudo isto proporciona a formação de uma

base de dados que pode ser analisada para tomada de ações estratégicas em

eventos futuros!

Utilizar uma ferramenta online com tantos benefícios garante ao produtor

um evento excelente, organizado com verdadeiro afinco e profissionalismo, e

ainda promove uma gestão de eventos que entende seu público de verdade. A

Sympla é o segredo para atrair o público, não importando tamanho, conceito e

tipo de produção!

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