DPS Proc ADM A5 1

Processos Administrativos

22.09.09

DPS Proc ADM A5 2

Ambiente de Tarefa

• Enquanto o ambiente geral influencia genericamente todas as empresas, o ambiente de tarefa é específico e singular em cada empresa. É o ambiente próprio da empresa e corresponde ao segmento do ambiente geral mais imediato e próximo da empresa. É constituído de empresas, instituições, grupos e indivíduos com os quais a empresa mantém interface e entra em interação direta para poder operar.

• Interface • Interface é uma palavra utilizada para descrever a área de contato entre

uma empresa e seu ambiente.

86

DPS Proc ADM A5 3

Setores do ambiente de tarefa

• O ambiente de tarefa da empresa é constituído de quatro setores principais:

• 1. Consumidores ou usuários dos produtos ou serviços da empresa (clientes da empresa).

• 2. Fornecedores de recursos, isto é, os fornecedores de capital e dinheiro (o mercado de capitais tratado pela área financeira), de materiais (o mercado de fornecedores tratado pela área de suprimentos e compras), de pessoal (o mercado de recursos humanos tratado pela área de RH), de equipamentos ou serviços (composto de empresas prestadoras de serviços, como propaganda, contabilidade, processamento de dados etc), e de espaço de trabalho (imobiliárias ou aluguéis). Este setor é o mercado de suprimento de entradas e insumos necessários às operações da empresa.

87

DPS Proc ADM A5 4

• 3. Concorrentes: tanto para mercados (clientes, consumidores ou usuários) quanto para recursos (materiais, humanos, financeiros, tecnológicos, entre outros).

• 4. Grupos reguladores: ou agências reguladoras, incluindo governo, sindicatos, associações entre empresas, associações de classe, ONGs (organizações não-governamentais) e outros órgãos.

87

DPS Proc ADM A5 5

• Mercado

• O ambiente de trabalho se caracteriza por segmentos denominados mercados. O mercado pode ser definido como o conjunto de todas as pessoas ou organizações que compram ou podem ser induzidas a comprar um determinado produto ou serviço.

• Arena de operações• Quando a empresa tem um único produto ou serviço, seu ambiente

de tarefa torna-se simples e homogêneo. Mas quando ela tem uma variedade de produtos ou serviços diferenciados, o seu ambiente de tarefa passa a ser complexo e heterogêneo (diversidade de clientes, fornecedores, concorrentes etc.)

88

DPS Proc ADM A5 6

Dinâmica ambiental

• Cada empresa está sujeita a influências e condições exteriores provindas do ambiente, independentemente das influências e condições interiores provocadas por sua tarefa e seu ramo de atividade e pela tecnologia que utiliza para realizar sua tarefa.

89

DPS Proc ADM A5 7

Restrições, coações, contingências, problemas, ameaças e oportunidades

• Logo, o ambiente apresenta continuamente uma série de restrições, coações, contingências, problemas, ameaças e oportunidades às empresas.

• Quais são as diferenças entre tais influências ambientais?

• 1. Restrição: é uma limitação causada pelo ambiente, que reduz o grau de liberdade da empresa. É o caso do salário mínimo, do tabelamento de preços pelo governo ou do racionamento de certos recursos escassos.

• 2. Coação é uma imposição coercitiva do ambiente, à qual a empresa não se pode furtar.é o caso de pedidos de falências, quando algumas empresas se mostram extremamente impontuais em seus pagamentos.

90

DPS Proc ADM A5 8

• 3. Contingência: é um evento futuro provável (mas não certo) que pode afetar seriamente o trabalho de uma empresa, como greve, guerra, mudanças de preços ou da política governamental

• 4. Problema: é um evento corrente que afeta desfavoravelmente o desempenho empresarial, como a quebra de um equipamento ou o atraso no fornecimento de matéria-prima.

• 5. Oportunidade: é uma situação potencialmente favorável que deve, quando localizada e reconhecida, ser explorada pela empresa.

• 6. Ameaça: é uma evento que produz alguma forma de perigo ou de cerceamento da atividade empresarial. É o prenúncio de qualquer coisa má ou atemoriza a empresa em função de possível castigo ou malefícios.

90

DPS Proc ADM A5 9

O impacto das mudanças ambientais sobre os três níveis da empresa

Ambiente do Sistema

Nível InstitucionalMudanças nos objetivos e nas

estratégias

Nível IntermediárioMudanças na estrutura

organizacional: órgãos, funções, relações e recursos

Nível OperacionalMudanças na tecnologia, nas tarefas e operações

Mudanças no ambiente

Mudanças nos Produtos/Serviços

94

DPS Proc ADM A5 10

O imperativo ambiental

Certeza e Previsibilidade

Organizações Mecanísticas Burocracia Ambiente

Estável

Incerteza eImprevisibilid

ade Organizações AdhocraciaAmbiente

Instável

99

DPS Proc ADM A5 11

A Tecnologia e sua Administração

• As empresas precisam utilizar uma certa tecnologia para executar suas operações e realizar sua tarefa.

• A tecnologia pode ser rudimentar (como a limpeza com a vassoura ou o escovão) ou sofisticada (como o processamento de dados em computadores).

• Todavia, uma coisa é certa: todas as empresas dependem de algum tipo de tecnologia ou conjunto de tecnologias para funcionar e alcançar seus objetivos.

• A tecnologia é algo que se desenvolve predominantemente nas empresas por meio de conhecimentos acumulados e desenvolvidos sobre tarefas (know-how) e pelas suas manifestações físicas decorrentes – como máquinas, equipamentos, instalações – constituindo um complexo de técnicas usadas na transformação dos insumos recebidos pela empresa em resultados, isto é, em produtos ou serviços colocados no ambiente de tarefa.

101

DPS Proc ADM A5 12

Noções de tecnologia

• Desde eras imemoriais sempre existiu alguma forma de tecnologia em toda e qualquer organização social.

• Desde a pedra lascada e pedra polida o ser humano buscou ferramentas e utensílios para melhorar seu desempenho, seja na defesa, no ataque, na alimentação, no abrigo e na autopreservação.

• Com essa preocupação ao longo dos tempos, o ritmo de inovação tecnológica vem se tornando cada vez mais rápido e impressionante: uma verdadeira bola de neve.

102

DPS Proc ADM A5 13

• A tecnologia pode ser física e concreta ou pode ser conceitual e abstrata.

• 1. Tecnologia física e concreta: a tecnologia pode envolver aspectos físicos e concretos (hardware) – como, por exemplo, máquinas, equipamentos, instalações, circuitos.

• 2. Tecnologia conceitual e abstrata: a tecnologia pode envolver aspectos conceituais e abstratos (software) – como políticas, diretrizes, processos, procedimentos, regras e regulamentos, rotinas, planos, programas e métodos de trabalho. Muitas vezes, recebe o nome de know-how.

102

DPS Proc ADM A5 14

• Por outro lado, existem tecnologias de capital intensivo e de mão-de-obra intensiva.

• 1. Tecnologia de capital intensivo: baseia-se na utilização intensiva de máquinas e equipamentos com forte ênfase na mecanização e automação.

• 2. Tecnologia de mão-de-obra intensiva: baseia-se na utilização intensiva de pessoas com habilidades manuais ou físicas e com forte ênfase na manufatura.

102

DPS Proc ADM A5 15

A divisão do mundo

• Impacto relativo dos fatores humanos e tecnológicos.

• Exemplos: Exemplos: Exemplos:

Fatores Tecnológicos

Fatores Humanos

Fatores Tecnológicos

Fatores Humanos

Fatores Tecnológicos

FatoresHumanos

Operação deTecnologiaIntensiva

Operação de Média

Tecnologia

Operação deMão-de-obra

Intensiva

Refinarias de petróleoProcessamento de

dados Produção de cimento

Siderúrgicas

Crediário e cobrançaInjeção de plásticos

Tecelagem semi-automatizada

Construção civilMontagens manuais

Serviços de escritório

102

DPS Proc ADM A5 16

A tipologia de tecnologias segundo o arranjo da empresa.

TECNOLOGIA PRINCIPAIS CARACTERÍSTICASElos em seqüência Interdependência serial entre as diferenças tarefas.

Ênfase no produto.Tecnologia fixa e estável.Repetitividade do processo produtivo, que é cíclico.Abordagem típica da Administração Científica.

Mediadora Diferentes tarefas padronizadas são distribuídas extensivamente, em diferentes locais.Ênfase em clientes separados, mas interdependentes, que são mediados pela empresa.Tecnologia fixa e estável, produto abstrato.Repetitividade do processo produtivo, que é padronizado e sujeitos a normas e procedimentos.Abordagem típica da Teoria da Burocracia.

Intensiva Diferentes tarefas são focalizadas e convergidas sobre cada cliente tomado individualmente.Ênfase no cliente. Tecnologia flexível.Processo produtivo envolvendo variedade e heterogeneidade de técnicas que são determinadas por meio da retroação fornecida pelo próprio objeto (cliente).Abordagem típica da Teoria da Contingência.

107

DPS Proc ADM A5 17

• Quanto ao seu produto ou resultado, a tecnologia pode ser:

• 1. Produto concreto: é o produto ou serviço que pode ser descrito com grande precisão, identificado com grande especificidade, medido e avaliado. É o produto fisicamente palpável e tangível, como o automóvel, artigos de consumo, utilidades domésticas e a grande massa de produtos e serviços fisicamente identificáveis.

• 2. Produto abstrato: é o produto ou serviço que não permite descrição precisa, nem identificação e especificação adequada. É o produto ou serviço que não tem correspondente físico ou concreto capaz de permitir uma dimensão descritível ou perfeitamente identificável, como ensino ou educação, serviços de rádio, informação e propaganda falada, boa parte da atividade política e a grande massa de serviços oferecidos de forma conceitual, abstrata ou simbólica.

108

DPS Proc ADM A5 18

Influência da tecnologia

• A tecnologia não funciona apenas como mera ferramenta de produção ou de informação.

• Ela constitui tudo o que nos permite fazer coisas com maior eficiência e eficácia.

• Na verdade, a tecnologia permite reconfigurar os recursos com que a empresa trabalha. Logo, os três tipos de tecnologia – produção unitária, produção em massa e produção por processamento contínuo – envolvem diferentes abordagens na manufatura do produtos, cada qual com processos de produção diferentes.

110

DPS Proc ADM A5 19

O imperativo tecnológico.

ProduçãoUnitária(oficina)

Mão-de-obraintensiva

Pouco Padronizada

OuAutomatizada

Baixa Previsibilidad

e doProcesso

SistemaOrgânico

Produção em Massa

MecanizadaTecnologia

Estável Linhas de

Montagem Rotina e

Estabilidade do processo

Sistema Mecanístico

Produção Em

ProcessoContínuo

(Automatizada)

TotalmentePadronizado eAutomatizado

TecnologiaIntensiva

ElevadaPrevisibilidad

e do Processo

Sistema Orgânico

111

DPS Proc ADM A5 20

• Estratégia Empresarial• Como o contexto ambiental muda dinamicamente a cada instante, as

empresas precisam continuamente redistribuir reajustar e reconciliar seus recursos e competências disponíveis com seus objetivos e com as oportunidades percebidas no ambiente de tarefa.

• Cada empresa procura desenvolver seus negócios e operações de um modo coerente e consistente por meio de padrões distintos e personalizados de estratégia.

• Noções de estratégia• A noção de estratégia surgiu da atividade militar desde os tempos de Sun

Tzu, 2500 anos atrás, passando por Clauzewitz e chegando aos tempos atuais.

• O antigo conceito militar define estratégia como sendo a aplicação de força em larga escala contra algum inimigo.

• Em termos empresariais, Lodi define a estratégia como • “a mobilização de todos os recursos da empresa em âmbito global

visando atingir objetivos a longo prazo”.

113

DPS Proc ADM A5 21

Abordagens da Estratégia• A estratégia pode constituir um padrão de comportamento, uma posição

desejada ou uma perspectiva futura. Isso depende de como ela é entendida e interpretada para ser colocada em ação. Mintzberg, Ahlstrand e Lampel apresentam uma classificação das escolas sobre estratégia empresarial.

Processo de Mensagem Pretendida

Mensagem Realizada

Contribuição

Prescritivas eNormativasDesignPlanejamentoPosicionamento

ConcepçãoFormal Analítico

AjusteFormalizaAnalise

PenseProgrameCalcule

Olhar para o futuroOlhar para o futuroOlhar para o passado

Descritivas e ExplicativasEmpreendedorismo Cognitiva AprendizadoPoderCulturalAmbientalconfiguração

Visionário MentalEmergenteNegociaçãoSocialReativoTransformação

VislumbreCrieAprendaPromovaCombineReajaIntegre

CentralizePreocupeJogueEntesourePerpetueCapituleAcumule

115

DPS Proc ADM A5 22

Componentes da estratégiaempresarial

• 1. Ambiente: isto é, as oportunidades visualizadas no ambiente de tarefa, e mais especificamente no mercado, bem como as restrições, limitações, contingências, coações e ameaças nele existentes.

• 2. Empresa: isto é, a organização, sua missão e visão de futuro, os recursos de que ela dispõe ou pode utilizar com vantagem, suas competências e habilidades, bem como seus pontos fortes (que precisam utilizados) e fracos (que devem ser corrigidos ou melhorados), compromissos e objetivos.

• 3. Adequação entre ambos: isto é, que postura a empresa deverá adotar para compatibilizar seus objetivos, recursos, competências, potencialidades e limitações com as condições ambientais no sentido de extrair o máximo das oportunidades externas e expor-se o mínimo às ameaças, coações e contingências ambientais. Esta adequação deve necessariamente produzir alguma vantagem competitiva diante dos concorrentes.

116/117

DPS Proc ADM A5 23

Os componentes básicos da estratégia empresarial

• Como compatibilizar todas as • variáveis envolvidas?

O que há no O que temos • ambiente? na empresa?

Oportunidades e ameaças, Pontos fortes e pontos fracos,• Restrições, coações e recursos disponíveis, • contingências. talentos, habilidades e • competências.

• • O que fazer?

Objetivos Globais da Empresa

Análise Ambiental

Análise Organizacion

al

Estratégia Empresarial

117

DPS Proc ADM A5 24

O desdobramento de planos estratégicos em planos táticos e operacionais

• Análise AmbientalMissão Organizacional

Visão de Futuro

Planejamento Estratégico

Nível Institucional Planos estratégicos para o alcance de objetivos globais da empresa.

Longo Prazo

Planejamento TáticoNível Intermediário Planos táticos para o alcance

de objetivos departamentais ou de cada unidade da empresa.

Médio Prazo

Planejamento Operacional

Nível Operacional Planos Operacionais para o cumprimento de tarefas para o alcance de metas operacionais.

Curto Prazo

Execução das Operações

121

DPS Proc ADM A5 25

Os desdobramentos estratégicos como conseqüência dos objetivos empresariais.

• Níveis da Organização

• Institucional

• Intermediário

• Operacional

Objetivos Globais da Empresa

Políticas Gerais

Planos Estratégicos

Normas e Procediment

osPlanos Táticos

Programas e Orçamentos

Regras e Regulament

osPlanos

Operacionais

Sistemas de Avaliação e

Controle

123

DPS Proc ADM A5 26

Estratégias empresariais e suas repercussões nos três níveis da empresa.

Nível Institucional

Nível Intermediário Nível Operacional

Estratégias Empresariais

Problema empresarial. Escolha do domínio produto/mercado.

Problema administrativo.Estruturação de atividades e estabelecimento de normas e processos

Problema de adequação tecnológica. Escolha e utilização de técnicas de produção.

Defensiva Manutenção do atual domínio de produtos/mercados

Garantir, defender e conservar o domínio atual de produtos/mercadosBusca da estabilidade do domínio.

Planejamento e controle das operações da empresa para assegurar ou aumentar a eficiência atual.Ênfase na conservação.

Produção de bens ou serviços da maneira mais eficiente, por meio de intensificação da tecnologia atual.Ênfase na tecnologia utilizada.

Ofensiva Ampliação e busca de novos domínios de produtos/mercados

Explorar e localizar novas oportunidades de produtos/mercado. Busca de novos domínios mesmo que transitórios.

Facilitar e coordenar as Freqüentes e diversas mudanças nas atividades e operações da empresa. Ênfase na mudança organizacional.

Manter flexibilidade nas tecnologias para acompanhar as mudanças nos domínios e modificar continuamente as operações.Ênfase na flexibilidade tecnológica.

128

DPS Proc ADM A5 27

Nível Institucional

Nível Intermediário Nível Operacional

AnalíticaManutenção de domínios estáveis e busca e conquista de novos domínios de produtos/mercados.

Garantir um domínio atual e ao mesmo tempo buscar, localizar e explorar novas oportunidades de produtos/mercados.Busca de estabilidade de um domínio e, simultaneamente, busca de novos domínios.

Diferenciar a estrutura e os processos organizacionais para acomodar e equilibrar áreas de operação estável com áreas dinâmicas e instáveis.Ênfase tanto na conservação quanto na mudança organizacional.

Adotar tecnologia dual para servir a um domínio híbrido: estável e mutável.Complexidade tecnológica.

Reativa Busca improvisada e despreparada de uma saída para fugir de um problema ou pressão ambiental.

Resposta empresarial despreparada, improvisada e pouco eficaz, utilizando estratégias inadequadas e envelhecidas.

Falta de relacionamento coerente entre estratégia e estrutura e processos organizacionais, provocando dificuldades de integração e coordenação organizacional.

Pouca eficiência nas operações.

128

DPS Proc ADM A5 28

O processo administrativo nos diversos níveis da empresa.

Níveis de Atuação

Planejamento Organização Direção Controle

Institucional Determinação de objetivos e planejamento estratégico.

Desenho da estrutura organizacional.

Políticas e diretrizes de direção e condução do pessoal.

Controles globais e avaliação do desempenho empresarial

Intermediário Planejamento tático e colocação de recursos.

Estrutura dos órgãos e de cargos. Rotinas e procedimentos.

Gerência e aplicação de recursos com vistas à ação empresarial e liderança.

Controles departamentais e avaliação do desempenho departamental.

Operacional Planos Operacionais.

Métodos e processos de trabalho e de operação.

Chefia, supervisão e motivação do pessoal.

Controles individuais e avaliação do desempenho individual.

128