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Centro de Convenções Ulysses Guimarães Brasília/DF – 25, 26 e 27 de março de 2014
PROCESSO ELETRÔNICO NACIONAL: SUA CONSTRUÇÃO COLABORATIVA
E SUAS PERSPECTIVAS
VINÍCIUS LEOPOLDINO DO AMARAL CARLOS EDUARDO UCHÔA
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Painel 07/020 Processo Eletrônico Nacional: uma contribuição para a transformação da gestão da Administração Pública brasileira
PROCESSO ELETRÔNICO NACIONAL:
SUA CONSTRUÇÃO COLABORATIVA E SUAS PERSPECTIVAS
Vinícius Leopoldino do Amaral Carlos Eduardo Uchôa
RESUMO Este artigo apresenta informações atualizadas sobre o projeto Processo Eletrônico Nacional que visa à construção de uma solução de processos administrativos eletrônicos que possa ser utilizada por qualquer ente federativo, órgão ou entidade pública, independentemente de sua área de atuação específica. Como diretriz, pretende-se facilitar a adoção do processo eletrônico em todas as esferas de governo, permitindo redução de custos, ganhos de produtividade e ampliação da transparência. A solução permitirá também o trâmite eletrônico de processos entre entes, órgãos e entidades distintas, simplificando e agilizando a comunicação entre eles e desonerando o cidadão. É apresentada a solução escolhida, o SEI – Sistema Eletrônico de Informações, desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região, e é demonstrado o estado atual de cada um dos produtos que compõem o projeto Processo Eletrônico Nacional. A solução de software, primeiro produto, deverá estar homologada até junho de 2014.
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SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO.................................................................................................... 04
2 OBJETIVOS E BENEFÍCIOS DO PROCESSO ELETRÔNICO NACIONAL..... 05
3 ESCOPO DO PROJETO..................................................................................... 06
3.1 Software de Processo Eletrônico................................................................. 06
3.2 Serviços centralizados de processo eletrônico.......................................... 07
3.3 Metodologia de implantação da solução..................................................... 08
3.4 Estrutura de apoio e consultoria.................................................................. 11
3.5 Modelo de gestão da manutenção e evolução dos produtos.................... 11
4 A ESCOLHA DO SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÕES – SEI............ 11
4.1 Solução eficaz e simples para a tramitação de processos administrativos............................................................................................... 12
4.2 Uso de linguagem de programação e de banco de dados não proprietários................................................................................................... 13
4.3 Uso já comprovado em órgãos públicos do judiciário e do executivo..... 13
4.4 Escalabilidade................................................................................................. 14
4.5 Facilidade de uso e de manutenção............................................................. 14
4.6 Características de Acesso: portabilidade e acesso remoto....................... 15
4.7 Parceria proporcionada pelo TRF4............................................................... 15
5 SITUAÇÃO ATUAL E PERSPECTIVAS FUTURAS.......................................... 16
5.1 Software de Processo Eletrônico................................................................. 16
5.2 Serviços centralizados de processo eletrônico.......................................... 17
5.3 Metodologia de implantação da solução..................................................... 17
5.4 Estrutura de apoio e consultoria.................................................................. 18
5.5 Modelo de gestão da manutenção e evolução dos produtos.................... 18
6 CONCLUSÕES................................................................................................... 19
7 REFERÊNCIAS................................................................................................... 20
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1 INTRODUÇÃO
Tem sido crescente a pressão da sociedade para a melhoria da aplicação
dos recursos públicos no Brasil. Diante dessas exigências e da evolução
tecnológica, o Poder Público começou a buscar soluções que conferissem maior
agilidade e transparência aos processos de trabalho, preservando ou até mesmo
ampliando a segurança e possibilitando a manipulação, a recuperação e o
cruzamento de informações. Foi assim que sistemas tecnológicos estruturantes
passaram a fazer parte do dia-a-dia da administração pública, tendo sido
introduzidas novas práticas e novos modelos por meio de sistemas de planejamento,
orçamento, de administração de pessoal, de convênios, dentre outros.
Nesse contexto surgiu o processo eletrônico, no qual os atos processuais
são processados, armazenados e disponibilizados por meio eletrônico. Desde 2006
processos judiciais eletrônicos são uma realidade. Em todas as varas e tribunais do
Brasil, os processos já abertos continuaram ou não tramitando em papel, mas novos
processos somente são aceitos se originados em meio eletrônico. Já os processos
administrativos eletrônicos foram adotados por diversos órgãos do Judiciário e por
alguns órgãos dos Executivos Federal, Estadual e Municipal, com resultados
expressivos de redução de custos e em diversas outras dimensões.
Com tantos e tão expressivos registros de benefícios já alcançados,
torna-se evidente que a disseminação do processo eletrônico na Administração
Pública brasileira é altamente desejável. E essa é justamente a motivação do projeto
Processo Eletrônico Nacional: disponibilizar um conjunto de ferramentas,
metodologias e instrumentos normativos que permitam a adoção do processo
eletrônico por qualquer ente federativo, órgão ou entidade pública.
O projeto Processo Eletrônico Nacional é uma iniciativa conjunta de
entes, órgãos e entidades de diversas esferas de Governo, tendo sido formalmente
instituída por acordo de cooperação técnica assinado inicialmente entre o Ministério
do Planejamento, Orçamento e Gestão, a Comissão de Valores Mobiliários, o
Governo do Distrito Federal e a Empresa Brasileira de Pesquisa Agropecuária. Além
desses, outros órgãos, entidades e entes vêm participando intensamente do projeto.
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2 OBJETIVOS E BENEFÍCIOS DO PROCESSO ELETRÔNICO NACIONAL
O objetivo principal do projeto Processo Eletrônico Nacional é a
construção de uma infraestrutura pública de Processo Administrativo Eletrônico, que
possa ser utilizada por qualquer ente federativo, órgão ou entidade pública,
independentemente de sua área de atuação específica.
Essa solução será construída de forma aberta e disponibilizada no Portal
do Software Público Brasileiro. Com isso, serão garantidos tanto a propriedade
pública e a inexistência de custos de licenciamento quanto o domínio tecnológico e a
autonomia de evolução do produto. Assim, além de representar vultosa economia
para a Administração Pública, a solução se tornará acessível a centenas de órgãos
públicos e a milhares de entes federativos – especialmente pequenos municípios -
que, isoladamente, não teriam os recursos humanos e financeiros para a aquisição
ou desenvolvimento de uma solução dessa natureza.
Os seguintes benefícios podem ser esperados com a implantação da
solução proposta:
redução do tempo de execução dos processos administrativos;
compartilhamento simultâneo de documentos e processos, para fins de
contribuição, acompanhamento da tramitação ou simples consulta;
incremento na publicidade dos processos, tornando mais fácil seu
acompanhamento por servidores e por administrados, e o seu controle
interno e pela sociedade;
ampliação da gestão do conhecimento e da possibilidade de melhoria
de processos, em razão da criação de uma plataforma única que
permitirá a análise de fluxos de processos, sua comparação entre
órgãos distintos e a melhoria baseada em experiências de sucesso;
aumento da possibilidade de definição, coleta e utilização direta e
cruzada de dados e indicadores, em razão da criação de um conjunto
de bases de dados de mesma natureza;
redução de custos financeiros e ambientais associados à impressão
(impressoras, toner, papel, contratos de impressão);
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redução de custos operacionais relacionados à entrega e ao
armazenamento de documentos e processos;
eliminação de perdas, extravios e destruições indevidos de
documentos e processos;
auxílio aos servidores em sua rotina, com a disponibilização de
modelos e orientações sobre como proceder em situações específicas.
3 ESCOPO DO PROJETO
Os principais produtos a serem entregues pelo projeto Processo
Eletrônico Nacional são:
1. Software de Processo Eletrônico
2. Serviços centralizados de processo eletrônico
3. Metodologia de implantação da solução
4. Estrutura de apoio e consultoria
5. Modelo de gestão da manutenção e evolução dos produtos
As seções a seguir detalham cada um desses produtos.
3.1 Software de Processo Eletrônico
O software de Processo Eletrônico permitirá às organizações públicas
criar e tramitar documentos e processos administrativos totalmente digitais, com
agilidade e segurança. O software será disponibilizado no Portal do Software Público
(http://www.softwarepublico.gov.br/), juntamente com os artefatos técnicos
relacionados, permitindo assim sua utilização por qualquer ente, órgão ou entidade
pública brasileira, sem qualquer custo de licenciamento do software.
A concepção e o desenvolvimento do software de Processo Eletrônico
devem balizar-se pelas seguintes diretrizes:
Poder ser utilizado por qualquer ente, órgão ou entidade da
Administração Pública, seja da esfera federal, estadual ou municipal:
além da disponibilização no Portal do Software Público, isso implica
que o sistema deve poder atender às distintas características técnicas,
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financeiras e organizacionais desses órgãos. Assim, por exemplo, deve
ser possível utilizar o sistema em uma plataforma tecnológica (sistema
operacional, software de banco de dados etc.) integralmente em
software livre, viabilizando assim a adoção da solução por entes de
menor porte. Além disso, deve conseguir atender os requisitos de
escalabilidade, disponibilidade e segurança tanto de organizações
públicas de grande quanto de pequeno porte.
Permitir a completa eliminação do trâmite de papel: somente dessa
forma serão obtidos os benefícios esperados. Assim, a solução precisa
ter recursos tanto para produzir documentos originalmente digitais,
quanto para incorporar ao processo eletrônico aqueles documentos
criados originalmente em papel.
Ser de fácil utilização por parte dos usuários finais: essa característica
é fundamental para viabilizar a adoção em larga escala pelas
organizações públicas, pois facilitará a implantação e reduzirá os
custos de treinamento e suporte técnico.
Possuir mecanismos para a melhoria dos processos de trabalho: a
solução deve permitir o mapeamento, execução e acompanhamento
dos processos de trabalho executados pelas organizações públicas.
Assim, a solução atuará como um elemento facilitador da elevação da
maturidade dos processos da organização.
Estar em acordo com os padrões técnicos definidos pelo Governo
Federal: facilitará a sua interoperabilidade com soluções já existentes e
a outras a serem desenvolvidas futuramente.
3.2 Serviços centralizados de processo eletrônico
Os serviços centralizados de processo eletrônico são um conjunto de
serviços eletrônicos que permitirão a intercomunicação entre entes, órgãos e
entidades usuários de quaisquer soluções de processo eletrônico. Eles serão
implementados por meio da criação de um Barramento de Serviços Inter-Órgãos.
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Entre os serviços disponibilizados estará, por exemplo, o trâmite
totalmente eletrônico de processos e documentos administrativos entre diferentes
entes federativos, órgãos e entidades. Com isso, tramitar um processo para outro
órgão ou ente será, na essência, tão prático quanto tramitar um processo para outra
área do mesmo órgão. Esse trâmite será possível ainda que as organizações
públicas sejam usuárias de diferentes softwares de processo eletrônico, graças à
definição e estabelecimento de um protocolo comum de trâmite de processos
eletrônicos.
Outros serviços candidatos são: a consulta integrada de processos entre
órgãos, entidades e entes; a postagem eletrônica de documentos nos Correios; a
publicação automática de documentos em diários oficiais; a validação cadastral
distribuída; a coleta de estatísticas gerenciais de processos.
Os serviços centralizados de processo eletrônico são um elemento
efetivamente inovador na realidade da Administração Pública, pois permitirão a
integração de processos e informações entre diferentes organizações públicas.
Atualmente, essas atividades consomem enorme esforço humano e material (muitas
vezes a cargo do próprio cidadão, que atua como “integrador” entre as diferentes
organizações públicas) e produzem grande impacto ambiental. As novas
funcionalidades facilitarão a interação e colaboração entre todos os entes, órgãos e
entidades que compõem o Estado brasileiro.
3.3 Metodologia de implantação da solução
A implantação bem-sucedida de uma solução de Processo Eletrônico
envolve uma miríade de aspectos gerenciais e tecnológicos. Para possibilitar a
realização sistemática e consistente de implantações de sucesso, é fundamental que
haja uma adequada documentação das ações necessárias para tal. Assim, um dos
produtos do projeto será a elaboração e publicação de uma metodologia de
implantação da solução de Processo Eletrônico. Os artefatos da metodologia serão
disponibilizados no Portal do Software Público em conjunto com o software de
Processo Eletrônico.
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A metodologia deve considerar as diferentes capacidades institucionais,
financeiras, técnicas e humanas dos diversos entes federativos, órgãos e entidades
públicas potencialmente usuárias.
Em termos de aspectos gerenciais, está prevista a abordagem das
seguintes questões:
Gestão da Mudança: diretrizes, melhores práticas e recomendações a
serem seguidas pelos entes/órgãos/entidades implantadores em
relação à gestão da mudança na organização. Incluirá, entre outros,
aspectos culturais, necessidade de investimentos e revisão de
políticas.
Melhoria de Processos: diretrizes, melhores práticas e recomendações
a serem seguidas pelos entes/órgãos/entidades implantadores em
relação à melhoria, revisão e/ou redesenho dos seus atuais processos
de negócio, de forma que possam extrair o máximo proveito do
Processo Eletrônico Nacional.
Programa de Capacitação de Negócio: elaboração de programa de
capacitação, nas modalidades presencial ou EaD, para os servidores
dos entes/órgãos/entidades implantadores, incluindo a construção dos
respectivos materiais didáticos (apresentações, manuais, vídeos,
procedimentos, FAQs etc.). O programa de capacitação deve ser
diferenciado conforme os perfis da solução, incluindo, entre outros:
usuários finais; disseminadores; administradores de negócio.
Conteúdo de negócios embarcado: conteúdo de negócios
potencialmente útil para a implantação da solução, passível de ser
carregado automaticamente para a sua base de dados. Exemplos:
planos de classificação, modelos de processos, lista de valores de
tabelas de configuração.
Modelos de Atos Normativos: modelos de atos normativos a serem
estabelecidos pelos entes federativos, órgãos e entidades públicas
para conferir plena eficácia ao Processo Eletrônico em suas
respectivas áreas de jurisdição.
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Em termos de aspectos tecnológicos, está prevista a abordagem das
seguintes questões:
Diretrizes de Infraestrutura e Segurança: diretrizes e recomendações
sobre a infraestrutura computacional e medidas de segurança
necessárias para a implantação do Processo Eletrônico Nacional no
ente/órgão/entidade.
Modelos de especificações técnicas: modelos de especificações
técnicas para aquisição de componentes tipicamente necessários no
processo de implantação de solução de Processo Eletrônico.
Exemplos: especificações de scanners, especificações de aceleradores
de WAN, especificações de serviços de emissão de certificados
digitais.
Programa de Capacitação Técnica: elaboração de programa de
capacitação, nas modalidades presencial ou EaD, para os servidores
dos entes/órgãos/entidades implantadores, incluindo a construção dos
respectivos materiais didáticos (apresentações, manuais, vídeos,
procedimentos, FAQs etc.). O programa de capacitação deve ser
diferenciado conforme os perfis da solução, incluindo, entre outros:
instaladores; administradores técnicos; desenvolvedores.
Manual de Instalação e Configuração: manual detalhando os
procedimentos técnicos necessários para a adequada instalação e
configuração da solução, cobrindo todos os ambientes computacionais
suportados.
Manual de Customização: manual detalhando os procedimentos
técnicos necessários para a customização da solução às
particularidades de cada ente/órgão/entidade usuária, com ênfase nos
cenários mais comuns de customização.
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3.4 Estrutura de apoio e consultoria
Além da elaboração e publicação da metodologia de implantação, faz-se
necessário o estabelecimento de uma estrutura de apoio e consultoria, capaz de
auxiliar as organizações públicas interessadas no processo de implantação da
solução de Processo Eletrônico. Tal estrutura permitirá a retenção de capital
intelectual crítico sobre a solução, e será fundamental para a disseminação
constante das melhores práticas.
A estrutura deverá atuar no apoio aos projetos de implantação tanto de
forma direta quanto indireta. Determinados serviços de apoio e consultoria serão
prestados diretamente por essa equipe. Além disso, ela deverá fomentar a criação
de uma rede de prestadores de serviços relacionados ao Processo Eletrônico
Nacional, tais como consultorias de mapeamento e redesenho de processos,
prestadores de serviços de customização de software, instalação e treinamento,
entre outros.
3.5 Modelo de gestão da manutenção e evolução dos produtos
Por final, é necessário definir um modelo de gestão para a manutenção e
evolução dos produtos entregues pelo projeto – software de Processo Eletrônico,
metodologia, estrutura de apoio e consultoria etc. Esse modelo deverá garantir a
permanente atualização de todos os produtos, acompanhando as inovações
gerenciais, jurídicas e tecnológicas relacionadas e evitando, assim, a obsolescência
da solução.
Um dos mecanismos fundamentais para isso será, sem dúvida, a
permanente interlocução com todas as organizações usuárias, permitindo identificar
tanto melhores práticas quanto deficiências da solução.
4 A ESCOLHA DO SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÕES - SEI
De forma a acelerar a entrega dos resultados e reduzir riscos, buscou-se
identificar alguma solução já existente que pudesse ser utilizada como ponto de
partida. Assim, foi publicada Consulta Pública solicitando manifestação de interesse
de eventuais detentores de soluções em disponibilizá-las ao projeto. A Consulta
Pública esteve em vigência de 09 de janeiro de 2013 a 05 de fevereiro de 2013.
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Vários órgãos públicos manifestaram interesse em colaborar com suas
experiências, especialmente órgãos do poder judiciário. Dentre as soluções
apresentadas, destacou-se a proveniente do Tribunal Regional Federal da 4ª
Região, o SEI – Sistema Eletrônico de Informações, que acabou por ser a escolhida
como base para o desenvolvimento da solução de software do projeto Processo
Eletrônico Nacional.
O SEI possui como princípios a redução do tempo de realização das
atividades administrativas e a organização dos fluxos de trabalho. Apresenta
práticas inovadoras de trabalho, uma vez que se desprende do paradigma do papel,
ou seja, não se baseia na reprodução eletrônica das práticas impostas pelo uso do
papel. Ao contrário, utiliza os benefícios do meio eletrônico para proporcionar
agilidade, transparência e segurança. Uma de suas marcantes inovações consiste
no compartilhamento do conhecimento por meio eletrônico, com a atualização e a
comunicação de novos eventos em tempo real. O sistema possibilita a virtualização
do processo de trabalho na área administrativa e permite a atuação simultânea de
várias unidades num mesmo processo, mesmo que distantes fisicamente.
A seguir, detalham-se motivos específicos que conduziram à escolha do
SEI como o software de base para o projeto Processo Eletrônico Nacional.
4.1 Solução eficaz e simples para a tramitação de processos administrativos
O Sistema Eletrônico de Informações – SEI – constitui-se em uma solução
completa para a criação, tramitação e guarda de processos administrativos. Permite
a criação e a formalização de processos pelo próprio usuário, sem a necessidade de
atuação de uma unidade de protocolo. Os documentos a serem inseridos em um
processo podem ser criados em um editor contido na solução ou em quaisquer
ferramentas de edição de textos, planilhas ou outras ferramentas de produção de
arquivos. Os documentos podem ser assinados por meio de login e senha ou por
meio de certificado digital. O SEI permite a busca e a consulta a quaisquer
processos cadastrados, desde que não sinalizados como de acesso restrito ou
sigiloso, o que significa que nunca mais será necessário perguntar sobre a
localização física de um processo. Mas foi no quesito inovação que o SEI arrebatou
a escolha como solução a ser adotada pelo projeto Processo Eletrônico Nacional:
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o SEI rompe com a tramitação linear e tradicional inerente à limitação física do
papel, de modo que vários órgãos podem ser demandados simultaneamente a tomar
providências e a manifestarem-se no mesmo expediente administrativo sempre que
os atos sejam autônomos entre si. E mais: possibilita a liberação de acesso externo
para interessados que não tenham acesso ao SEI e até mesmo a assinatura de
documentos por particulares, o que pode ser especialmente útil, por exemplo, para a
assinatura de contratos.
4.2 Uso de linguagem de programação e de banco de dados não proprietários
Sua construção com linguagem (PHP) e banco de dados (MySQL)
gratuitos permitirá a adesão por órgãos, entidades e prefeituras sem necessidade de
investimentos adicionais em softwares. Também poderá ser livremente alterado e
continuamente aperfeiçoado sem dependência em relação a alguma empresa
específica.
4.3 Uso já comprovado em órgãos públicos do judiciário e do executivo
Desenvolvido em 2009, o SEI foi concebido e implantado para satisfazer
as necessidades de uso pelo TRF4. Contudo, em decorrência das características
aqui expostas, outros órgãos, principalmente tribunais regionais federais e eleitorais,
enxergaram no SEI uma ótima solução para a tramitação e a gestão de seus
processos administrativos. A proatividade do TRF4 em atender às solicitações de
cessão do seu sistema tem se mostrado determinante para a disseminação do SEI.
A gestão dessa disseminação, com dedicação especial a cada nova instalação e
novo “cliente” e com a manutenção centralizada das evoluções do SEI, também tem
sido importante para o fortalecimento consistente de uma solução universal,
adaptada a um sem número de distintas realidades e particularidades vigentes em
diferentes órgãos dos poderes judiciário e executivo.
O SEI atende plenamente, ainda, aos requisitos de acesso à informação
descritos na Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011 - Lei de Acesso à
Informação, ao vincular as regras de acesso ao tipo de processo e por proporcionar
ou exigir senhas ou meios de acesso específicos sempre que necessário, conforme
a classificação de sigilo do processo ou dos documentos nele contidos.
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Igualmente eficazes são as características de segurança proporcionadas
pela solução, que veda o livre cancelamento ou a exclusão de páginas, documentos
ou processos.
4.4 Escalabilidade
O SEI já era utilizado em servidores de acesso que suportavam milhares
de usuários simultâneos, sem perda significativa de desempenho. O melhor exemplo
é o seu uso pelo Tribunal Regional Federal da 1ª Região (São Paulo), que alcança
até 4.000 usuários em acesso simultâneo, ou seja, em operações rotineiras de início
de processos, redação ou inserção de documentos, pesquisas e consultas a
processos, tramitação, dentre outras ações, sem travamentos ou perdas de
desempenho relevantes.
Tal capacidade decorre de um inteligente desenvolvimento e do uso de
um editor próprio, em linguagem PHP, em que a maior parte dos documentos são
criados e armazenados. Assim, um típico processo não precisa ocupar espaço
relevante (não mais do que 1kb por página).
4.5 Facilidade de uso e de manutenção
Ícones, recursos gráficos, legendas e a própria organização das telas
tornam a navegação intuitiva, de forma que uma capacitação de cerca de uma hora
já tem sido suficiente para o uso da maior parte das funções. A facilidade de uso é
característica fundamental para viabilizar a adoção em larga escala pelas
organizações públicas, pois facilitará a implantação e reduzirá os custos de
treinamento e suporte técnico.
Já ponto de vista tecnológico, a qualidade do desenvolvimento, em blocos
claramente identificados, permite fáceis e rápidas evoluções, o que já está sendo
muito útil para a adaptação do SEI a uma gama ainda maior de órgãos da
administração pública, já no contexto do projeto Processo Eletrônico Nacional.
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4.6 Características de Acesso: portabilidade e acesso remoto
O sistema SEI é 100% Web e pode ser acessado por meio dos principais
navegadores do mercado: Internet Explorer, Firefox, Google Chrome e Safari. Além
disso, pode ser acessado remotamente por diversos tipos de equipamentos, como
microcomputadores, notebooks, tablets e smartfones de diversos sistemas
operacionais (Windows, Linux, IOS da Apple e Android do Google. Isto possibilita que
as autoridades e servidores trabalhem à distância durante as viagens de trabalho, de
modo a resolver questões urgentes ou mesmo evitar acúmulo de trabalho.
4.7 Parceria proporcionada pelo TRF4
A Coordenação Executiva do Processo Eletrônico Nacional encontrou no
Tribunal Regional Federal da 4ª Região um parceiro altamente proativo, desde o
primeiro contato. Visitas foram realizadas por representantes do projeto ao TRF4,
sediado em Porto Alegre e, em sentido inverso, os idealizadores e gestores do SEI
não economizaram esforços em contribuir com o PEN, até mesmo por meio de
visitas técnicas e da aceitação em assumir parte do desenvolvimento evolutivo da
solução de software para o PEN, desvinculada de sua aplicação no TRF4.
Esse comprometimento foi formalizado com a assinatura de três acordos
de cooperação técnica em junho de 2013. O primeiro desses acordos foi firmado
entre o Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão e o Tribunal Regional
Federal da 4ª Região, para a cessão dos códigos da solução de software SEI –
Sistema Eletrônico de Informações e a colaboração na implantação do PEN. Um
segundo Acordo de Cooperação Técnica foi firmado entre o Ministério do
Planejamento, a Comissão de Valores Mobiliários (CVM) e a Empresa Brasileira de
Agropecuária (Embrapa). No momento do fechamento do presente artigo, já
estavam também colaborando ativamente no projeto e encontravam-se em fase de
adesão o Ministério da Defesa, o Ministério das Comunicações, a Agência Brasileira
de Telecomunicações (Anatel), a Prefeitura Municipal de Campinas e a Prefeitura
Municipal de Jundiaí. Um terceiro acordo foi assinado entre o Ministério do
Planejamento, Orçamento e Gestão e a Secretaria da Receita Federal do Brasil,
para a troca de experiências sobre a condução para projetos de desenvolvimento de
processos administrativos por meio eletrônico.
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Diante de todos esses elementos, o Comitê Gestor do projeto Processo
Eletrônico Nacional, decidiu pela adoção do Sistema Eletrônico de Informações –
SEI, como a solução de software do projeto. Como referência, constavam no
documento de base do projeto (UCHOA & AMARAL, 2013) os seguintes requisitos,
todos plenamente atendidos pelo SEI:
Poder ser utilizado por qualquer ente, órgão ou entidade da Administração Pública, seja da esfera federal, estadual ou municipal (...). O sistema deve poder atender às distintas características técnicas, financeiras e organizacionais desses órgãos. Além disso, deve conseguir atender os requisitos de escalabilidade, disponibilidade e segurança tanto de organizações públicas de grande quanto de pequeno porte.
Permitir a completa eliminação do trâmite de papel.
Ser de fácil utilização por parte dos usuários finais.
Possuir mecanismos para a melhoria dos processos de trabalho: a solução deve permitir o mapeamento, execução e acompanhamento dos processos de trabalho executados pelas organizações públicas.
Estar em acordo com os padrões técnicos definidos pelo Governo Federal, a fim de facilitar a sua interoperabilidade com soluções já existentes e com outras a serem desenvolvidas futuramente.
5 SITUAÇÃO ATUAL E PERSPECTIVAS FUTURAS
5.1 Software de Processo Eletrônico
No momento do fechamento do presente artigo, a solução de software do
PEN estava em fase final de homologação, após ter passado por uma série de
adaptações para satisfazer ou melhor contemplar requisitos relacionados a regras
de negócio (referentes à formação, tramitação e guarda de processos
administrativos), legais (como os concernentes à Lei de Acesso à Informação) ou
tecnológicos. As alterações foram consensadas por dois comitês do PEN, o Comitê
de Negócios e o Comitê de Tecnologia, sendo que o TRF4 participou de ambos e se
disponibilizou a implementar as evoluções definidas.
Conforme disposto no texto do Acordo de Cooperação Técnica nº 02/2013,
cada órgão partícipe deverá implementar pilotos e finalizá-los até 20 de junho de
2014. A partir de 1º de julho de 2014 uma versão deverá ser disponibilizada para
qualquer órgão ou entidade da administração pública brasileira, seja ela municipal,
estadual ou federal possa instalar em seu servidor e utilizar plenamente a solução de
software do PEN. Assim, tais pilotos encontram-se em fase avançada de preparação.
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5.2 Serviços centralizados de processo eletrônico
O Barramento de Serviços Inter-Órgãos encontra-se em fase de
desenvolvimento e seu piloto será realizado entre o Ministério do Planejamento e o
Serpro a partir de junho de 2014. A título de ilustração, este projeto piloto irá
conectar as informações de dois sistemas diferentes, de forma a permitir que um
processo criado no Sistema de Emissão e Controle de Correspondências (SISCOR)
do Serpro seja recebido no Ministério do Planejamento por meio do SEI,
prosseguindo sua tramitação de forma transparente nesse Ministério, ou seja, sem
que qualquer usuário perceba diferença entre receber um processo de um usuário
do SISCOR, utilizado pelo Serpro, e de um usuário do SEI. A tramitação de
processos e documentos no sentido inverso, do Ministério do Planejamento para o
Serpro, também será possível por meio do barramento de serviços, também sem
qualquer intervenção de usuários.
5.3 Metodologia de implantação da solução
As equipes de implantação dos projetos pilotos em andamento estão
desenvolvendo artefatos para seus respectivos órgãos e entidades. Na fase final da
implantação desses pilotos, as melhores práticas serão selecionadas para formar
uma versão inicial dos artefatos que irão compor a metodologia de implantação da
solução de processo eletrônico. Dentre esses artefatos, encontram-se:
planilhas para modelagem e análise de processos;
roteiros para o redesenho de processos;
planilhas-modelo para gerenciamento de riscos;
orientações para gestão de mudanças;
programas de capacitação na ferramenta SEI;
manual de multiplicadores de uso do SEI;
manual do usuário do SEI;
planos de classificação de documentos;
modelos de atos normativos para implantação de processos
eletrônicos.
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Quanto aos aspectos tecnológicos:
diretrizes de Infraestrutura e Segurança;
modelos de especificações técnicas para aquisição de equipamentos;
programas de capacitação técnica para instalação, administração e
configuração.
5.4 Estrutura de apoio e consultoria
Da mesma forma que os artefatos citados no item anterior, os projetos
pilotos conduzidos pelos órgãos e entidades partícipes do Acordo de Cooperação
Técnica MP nº 02/2013 estão desenvolvendo estruturas de apoio que servirão de
modelo para a estrutura a ser criada para dar suporte às organizações públicas que
vierem a implantar a solução de processo eletrônico.
Os seguintes serviços de apoio e consultoria estão sendo estruturados:
modelagem, análise, desenho e transformação de processos;
infraestrutura tecnológica
gestão de documentos de arquivo
gestão de mudanças
5.5 Modelo de gestão da manutenção e evolução dos produtos
No decorrer do desenvolvimento das versões iniciais da solução de
software para o PEN, as organizações públicas partícipes criaram um comitê técnico,
responsável pela discussão e deliberação das necessidades de evolução técnica do
SEI e um comitê de negócio, responsável pela discussão e deliberação das
necessidades de evolução das funcionalidades do SEI. Em ambos os comitês, as
decisões são amplamente debatidas até o alcance do consenso no respectivo comitê.
Esse modelo é ainda inicial, restrito à solução de software de processo
eletrônico e surgiu naturalmente, para fins de organização e otimização dos esforços
de discussão. No decorrer de 2014, tal modelo deverá ser mais amplamente
debatido, de forma a se ter concebido e estruturado, até dezembro desse ano, um
modelo formal de gestão da manutenção e evolução dos produtos.
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6 CONCLUSÕES
O firme propósito de construir uma infraestrutura pública de Processo
Administrativo Eletrônico, que possa ser utilizada por qualquer ente federativo, órgão
ou entidade pública, independentemente de sua área de atuação específica está
sendo alcançado em prazo menor que o inicialmente planejado. A solução de
software já se encontra integralmente desenvolvida e em fase de execução de
pilotos que aperfeiçoarão ainda mais suas funcionalidades.
O forte interesse demonstrado por diversas organizações públicas
apresentadas ao projeto ao longo do ano de 2013 refletem sua credibilidade. Assim
é que se uniram recentemente ao projeto o Ministério da Defesa, o Ministério das
Comunicações, a Agência Nacional de Telecomunicações (Anatel) e as Prefeituras
Municipais de Campinas e Jundiaí. Além dessas organizações, diversas outras
expuseram a intenção de adotar a solução desenvolvida pelo PEN logo que
disponibilizada.
Todo esse interesse reforça a necessidade de comprometimento na
construção de uma solução consistente, que considere as múltiplas realidades
vigentes no pais em termos de capacidade institucional, seja ela representada por
infraestrutura tecnológica, disponibilidade e preparo do corpo funcional, ou quaisquer
outras variáveis que possam influir nos resultados da implantação de uma solução
de processo eletrônico.
Quanto mais se aproxima o lançamento da primeira versão da solução de
software a ser disponibilizada para toda a administração pública brasileira, mais o
foco do projeto se expande, rumo ao desenvolvimento de todos os demais produtos
do Processo Eletrônico Nacional. Sem dúvida, um projeto de proporções
gigantescas cujos desafios somente podem ser enfrentados e vencidos com a
convergência de esforços de organizações públicas de diferentes poderes e esferas.
Poucos projetos públicos têm tamanho privilégio e desafio. Assim se edifica o futuro
da administração pública brasileira.
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7 REFERÊNCIAS
COMISSÃO DE VALORES MOBILIÁRIOS. Treinamento de Multiplicadores – material de apoio. Acervo interno da Comissão de Valores Mobiliários. Rio de Janeiro, 2013.
DEFENSORIA PÚBLICA-GERAL DA UNIÃO. SEI – Sistema Eletrônico de Informações. Manual do Usuário. Acervo interno da Defensoria Pública-Geral da União. Brasília, 2013.
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RECEITA FEDERAL DO BRASIL. e-Processo – Processo Administrativo Digital. Disponível em http://inovacao.enap.gov.br/index.php?option=com_docman&task=doc_view&gid=322&Itemid=32.
SUPREMO TRIBUNAL FEDERAL. Processo Eletrônico: Bibliografia, Legislação e Jurisprudência Temática. Novembro de 2010. Disponível em http://www.stf.jus.br/arquivo/cms/bibliotecaConsultaProdutoBibliotecaBibliografia/anexo/Processo_eletronico_nov2010.pdf.
TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DO CEARÁ. Processo eletrônico no Judiciário estadual permite tramitação sete vezes mais rápida. Disponível em http://www.tjce.jus.br/noticias/noticia-detalhe.asp?nr_sqtex=29150.
TRIBUNAL REGIONAL ELEITORAL DO PARANÁ. PAD - Processo Administrativo Digital. In: XI MOSTRA NACIONAL DE TRABALHOS DA QUALIDADE NO PODER JUDICIÁRIO, 20 e 21 de outubro de 2011. Brasília. Disponível em http://www.tse.jus.br/hotSites/mostra-da-qualidade/pdf/trabalhos/ti/pad-processo-administrativo-digital.pdf.
TRIBUNAL REGIONAL FEDERAL DA 4ª REGIÃO. Tempo de tramitação de recurso no TRF4 reduz quase 80% com processo eletrônico. Disponível em http://www2.trf4.jus.br/trf4/controlador.php?acao=noticia_visualizar&id_noticia=7579.
TRIBUNAL REGIONAL FEDERAL DA 4ª REGIÃO. O Sistema Eletrônico de Informações – SEI e a Nova Administração Pública. In: XI MOSTRA NACIONAL DE TRABALHOS DA QUALIDADE NO PODER JUDICIÁRIO, 20 e 21 de outubro de 2011. Brasília. Disponível em http://www.tse.jus.br/hotSites/mostra-da-qualidade/pdf/trabalhos/planejamento-estrategico/o-sistema-eletronico-de-informacoes.pdf.
UCHOA, Carlos Eduardo; AMARAL, Vinícius Leopoldino. Processo Eletrônico Nacional: uma solução universal de Processo Eletrônico. In: VI CONGRESSO CONSAD DE GESTÃO PÚBLICA, 16 a 18 de abril de 2013. Brasília. Disponível em http://consadnacional.org.br/vi-congresso-consad-trabalhos-apresentados/.
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AUTORIA
Vinícius Leopoldino do Amaral – Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão.
Endereço eletrônico: [email protected]
Carlos Eduardo Uchôa – Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão.
Endereço eletrônico: [email protected]