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PROCEDIMENTO PARA ATENDIMENTO

A FORNECEDORES E CLIENTES EXTERNOS

REVISÃO 4

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1. OBJETIVO: Estabelecer a sistemática de trabalho adotada para garantir que os serviços realizados nas instalações dos Clientes e Fornecedores estejam conforme os padrões de qualidade definidos pela TRUFER, garantindo adequada proteção ao meio ambiente.

2. ABRANGÊNCIA: Os critérios deste procedimento aplicam-se aos funcionários alocados em serviços prestados nos Clientes e Fornecedores e as Áreas Comercial, Transporte e Controladoria da TRUFER .

3. IMPACTOS AMBIENTAIS:

Nos serviços prestados nas instalações dos Clientes/Fornecedores, aplica-se a sistemática de “coleta seletiva” conforme critérios indicados no documento “Procedimento para Gerenciamento de Impactos Ambientais”.

4. CONTROLE DE REGISTROS:

IDENTIFICAÇÃO DO REGISTRO

LOCAL DE ARMAZENAMENTO

FORMA DE RECUPERAÇÃO

TEMPO DE RETENÇÃO TIPO DE ACESSO

Solicitação Retirada Material Setor de Transporte Cronológica 1 ano Livre

Sistema Informatizado Setor de TI Diversas Backup periódico Livre

Relação de Entregas Programadas

Setor Comercial Cronológica 1 ano Livre

Cadastro de Fornecedores Setor Controladoria Cronológica 1 ano Restrito

Balanço Compra x Venda Setor Controladoria Cronológica 1 ano Restrito

5. REGISTRO DAS REVISÕES:

REVISÃO ALTERAÇÃO IMPLEMENTADA 0 Revisão inicial do documento.

1 Revisão geral do documento para correção de sua aplicabilidade, com alteração no título do documento.

2

Revisão geral periódica do documento, em atendimento ao requisito 4.2.3 do Manual do Sistema Integrado de Gestão da TRUFER; Incluído novo item para identificação dos impactos ambientais envolvidos.

3 Alteração do cargo do funcionário responsável pelas atividades.

4 Revisão geral do documento, com alteração no título e adequação a versão 2015 da norma; Atualização do item 3; Atualização do fluxograma (item 7); inclusão dos itens 8 a 11.

6. APROVAÇÃO:

Elaborado por:

Luciano Theophilo Filho

Aprovado por:

Márcio Trujillo Rodrigues Atualizado por:

Hugo Barros

Data de Elaboração:

05 / 04 / 2006Data de Atualização:

09 / 11 / 2017

Data de Aprovação:

09 / 11 / 2017



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7. FLUXOGRAMA:



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8. DOCUMENTOS DE APOIO:

8.1 SOLICITAÇÃO DE COLETA:

8.2 PROGRAMAÇÃO DE ENTREGA:



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9. MAPEAMENTO DO PROCESSO:

10. MONITORAMENTO:

10.1 O monitoramento das atividades do Departamento Comercial é realizado diariamente pelo seu Gestor, através do acompanhamento de todas as atividades. Para tanto, utiliza-se das informações cadastradas nos sistemas informatizados, e-mails e também de alguns relatórios.

10.2 Adicionalmente é realizada anualmente uma “Pesquisa de Satisfação de Clientes” para avaliar o grau de atendimento às necessidades e expectativas dos Clientes ativos da TRUFER.

10.3 Por meio dos “Registros de Ocorrências” e “Reclamações de Clientes” é feito o acompanhamento de possíveis problemas causados pelas atividades, permitindo avaliar o grau de atendimento das necessidades dos Clientes.

10.4 No caso de serem identificados problemas ou dúvidas, o Gestor é responsável por providenciar junto aos profissionais sua correção, orientando-os quanto a melhor forma de realização das tarefas.

10.5 Caso seja identificada alguma oportunidade de melhoria durante as atividades de monitoramento, o Gestor avaliará sua implantação, e se for identificado algum problema, o mesmo será levado ao conhecimento do ao Representante da Direção, que registra o problema no formulário “Registro de Ocorrência” para tratamento.



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11. GESTÃO DE RISCOS:

NORMA ATIVIDADE PROBLEMA PARTES

INTERESSADAS AÇÃO PREVENTIVA MITIGAÇÃO REGISTROS

ISO 9001

Levantamento dos dados cadastrais de

fornecedores pelo Comercial

Levantamento incorreto

dos dados dos fornecedores e

Clientes

Clientes Fornecedores

Sócios

Solicitação de cópia de documentos cadastrais

dos fornecedores

Informar a Controladoria para

correção do cadastro do fornecedor

Sistema Informatizado

Identificação das necessidades de logística

pelo Transporte

Cálculo incorreto de custos ou uso

de veículo ou caçamba

inadequado


Sócios

1. Utilização de dados fornecidos pelo Cliente ao Comercial 2. Visita ao fornecedor pelo Comercial

Corrigir o cadastro do fornecedor


Cadastramento do fornecedor pela Controladoria

Não efetivar o cadastro

do fornecedor e Cliente, impedindo

que possa trabalhar com a

TRUFER


Sócios

Cadastro realizado diretamente no Sistema

Informatizado

Realizar imediatamente o cadastro do

fornecedor


Cadastro incorreto, causando

problemas ao fornecedor e

Cliente trabalhar com a TRUFER


Sócios

1. Conferência pela Controladoria 2. Conferência com a cópia dos documentos cadastrais dos fornecedores

Corrigir o cadastro do fornecedor


Lançamento de pedidos de materiais pelo Comercial

Não cadastrar a solicitação do

Cliente e fornecedor ou lançar dados

errados


Sócios

Conferência pelo Comercial

Corrigir a planilha "Programação de

Entrega" e atender imediatamente o Cliente

1. Sistema Informatizado 2. Planilha Programação de Entrega

Agendamento de solicitações de retirada de materiais pelo Transporte

Não cadastrar a solicitação do fornecedor ou

Cliente ou lançar dados errados


Sócios

Conferência pelo Transporte

Corrigir a planilha "Solicitações de Coleta"

e atender imediatamente o

fornecedor

1. Sistema Informatizado 2. Planilha Programação de Entrega 3. Planilha Solicitações de Coleta

Elaboração da programação de

atendimento a siderúgicas e fundições (veículos

terceiros) pela Diretoria e Gerência

Não considerar necessidade do

Cliente e fornecedor ou lançar dados

errados


Sócios

Conferência pela Diretoria, Gerência e Balança

Corrigir a programação de pedidos de

carregamento a tender imediatamente o Cliente

1. Sistema Informatizado 2. Cronograma Mensal 3. Relação de Pedidos de Venda

ISO 14001 Coleta Seletiva Separação equivocada de materiais

Fornecedores Comunidade

Treinamento e Conscientização

Separar corretamente os materiais

NA

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